In dit artikel wordt stilgestaan bij de coöperatie als samenwerkingsvorm op o.a. facilitair gebied. In ‘Boekje drie’: Uitbesteden, zelf doen of samen doen? staan de facilitaire processen centraal. We zoeken daar naar antwoorden op de vraag: ‘zelf doen of uitbesteden?’ en we verkennen het alternatief samenwerken (‘samen doen’) in zijn verschillende verschijningsvormen, zoals de jointventure, het Shared Service Center, het Shared Control Center en de coöperatie. Dit artikel bevat een samenvatting van de beschrijving van de coöperatie. Lugger & Partners is in haar huidige praktijk momenteel bij een aantal opdrachtgevers bezig dit pad serieus te verkennen. Wij denken dat de coöperatie de komende jaren in toenemende mate toegepast zal worden.
Uitbesteden, zelf doen of samen doen? De coöperatie herontdekt! Drs. Ger Lugger Door de toegenomen marktwerking in de non-profit sector moeten ook deze organisaties steeds meer onderling concurreren. Hieruit ontstaat de noodzaak om klantgericht, kostenbewust en flexibel te werken en druk op de organisatie van de bedrijfsvoering en daarmee ook druk op de ondersteunende diensten. Organisaties richten zich steeds meer op hun kerntaken. En om hun doelen te bereiken worden steeds vaker samenwerkingsrelaties aangegaan die regelmatig uitmonden in fusies. Zo ontstaan dan, vanuit het streven naar grootschaligheid, zeer grote organisaties. Met alle, niet enkel positieve, gevolgen van dien. De menselijke maat. Het creëren van de optimale organisatiestructuur is de essentie van de permanente opdracht van bestuurders en managers. Dat heeft, vanuit efficiencydoelstellingen, in de afgelopen decennia vaak tot schaalvergroting geleid. Schaalvergroting die op haar beurt vaak tot anonieme en weinig transparante structuren leidde. Zowel medewerkers als klanten raken daardoor van elkaar -en van de organisatie- vervreemd. Organisaties op hun beurt komen als gevolg van schaalvergroting vaak hoe langer hoe verder van hun oorspronkelijke doelen af te staan. Dienend leiderschap verwordt tot ‘spreadsheetmanagement’. Daar waar solidariteit en zakelijkheid vroeger hand in hand gingen, overheerst inmiddels de zakelijkheid en anonimiteit. Kan het ook anders? Ongetwijfeld. We zien en ervaren een duidelijke contrabeweging. ‘Klein is fijn’, fusietoetsen, allerlei werkgroepen die met (soms tegenstrijdige) adviezen komen. Terug naar de menselijke maat. Van grootschalig naar goedschalig. Maar hoe ‘scoor’ je daarbij ook de synergie-effecten die uitsluitend door schaalvergroting te verkrijgen zijn? Het zijn complexe vraagstukken en bestuurders hebben vaak met tegenstrijdige belangen te maken. Maar er zijn natuurlijk mogelijkheden en oplossingen. De coöperatie kan zo’n maatwerkoplossing zijn. In onze huidige praktijk zijn we momenteel bij een aantal opdrachtgevers bezig dit pad serieus te verkennen. De verwachting is dat dit in 2010/11 tot de oprichting van een aantal coöperaties zal leiden.
1
De coöperatie. Krachtenbundeling met behoud van de menselijke maat Wat is een coöperatie? In het burgerlijk Wetboek wordt de coöperatie omschreven als ‘… een bij notariële akte als coöperatie opgerichte vereniging. Zij moet zich blijkens de statuten ten doel stellen in bepaalde stoffelijke behoeften van haar leden te voorzien krachtens overeenkomsten, anders dan van verzekering, met hen gesloten in het bedrijf dat zij te dien einde te hunnen behoeve uitoefent of doet uitoefenen’. Coöperatie vindt in het algemeen plaats tussen mensen of organisaties met een specifiek doel dat ze zonder samenwerking moeilijk kunnen realiseren. Omdat het om een eigen doel gaat is het voor betrokkenen niet aantrekkelijk om zich aan te sluiten bij een andere organisatie of om te fuseren met een partner. In coöperaties staat altijd voorop dat de leden zelfstandig blijven. De leden gaan dus niet in de coöperatie op, maar werken in de coöperatie samen ter behartiging van ‘bepaalde’ belangen. Wat precies binnen of buiten een coöperatie valt is een kwestie van afspraken. Bij de oprichting van een coöperatie maken de leden zakelijke en financiële afspraken en worden beslissingen genomen over (beperkte) aansprakelijkheid, zeggenschap, toetreding en profijt. Geschiedenis De coöperatie is een Britse uitvinding. In 1760 werden reeds coöperatieve meelfabrieken geopend in Woolwich en Chatham. De arbeiders waren eigenaren van de fabriek en konden niet alleen meel, maar ook brood, boter en zelfs thee en suiker van de fabriek kopen. Robert Owen (1771-1858) werd door het idee geïnspireerd. In 1816 stelde hij aan het Britse parlement voor coöperatieve gemeenschappen op te richten. Dit leidde weer tot de oprichting van het tijdschrift ‘The Co-operator’, wat instructies bevatte voor het oprichten en besturen van een coöperatieve gemeenschap. De aanhangers van het idee organiseerden een aantal congressen in de jaren 1831-1835 waar langzaam het idee van coöperatieve gemeenschappen plaats maakte voor coöperatieve winkels. Het marxisme omhelsde de coöperatieve beweging, waardoor het ook een politieke beweging was met natuurlijke politieke vijanden. De belangrijkste daarvan was de kerk. Deze had al eeuwen de armenzorg op zich genomen. Het zag de socialistische coöperaties daarom als een vorm van kritiek, temeer omdat het socialisme sterk antiklerikaal was. Bovendien was het doel van de armenzorg kerkbezoek, terwijl het doel van de c oöperatie emancipatie van de arbeider was. Belangrijke Nederlandse coöperatieve winkels droegen namen als ‘Eigen Hulp’ en ‘Help U Zelf’. Na de Eerste Wereldoorlog zette een langzaam verval van de coöperatieve beweging in. De coöperatieve winkels konden niet concurreren met de schaalvoordelen van steeds grotere winkelketens en het motief van armoedebestrijding werd ondergraven door de toenemende welvaart. Tegen die tijd waren echter weer nieuwe vormen van coöperaties van de grond gekomen, vooral in de agrarische sector en de daarmee samenhangende financiële instellingen, zoals de Raiffeisenbanken.
2
Wanneer is een coöperatie zinvol? Een coöperatieve vereniging onderscheidt zich van een gewone vereniging, doordat de coöperatie materiële voordelen voor haar leden mag behalen en deze ook mag uitkeren aan haar leden. Zij moet daarvoor overeenkomsten sluiten met haar leden. Dat is in het Burgerlijk Wetboek geregeld. De coöperatie combineert daarmee de voordelen van zeggenschap van de leden van een vereniging met de voordelen van een vennootschap ten aanzien van contractuele verplichtingen én de mogelijkheid tot het uitkeren van winst. Zeker met de invoering van marktwerking en het schoorvoetend toestaan van winst, wordt die zakelijke kant van de coöperatieve vereniging steeds belangrijker. De coöperatie biedt de mogelijkheid om als organisatie qua core business en identiteit zelfstandig te blijven en tegelijk samen te werken in die zaken, waarbij schaalvergroting voordelen biedt of bijdraagt aan het verbeteren van de dienstverlening. Voor organisaties kan de coöperatie een alternatief zijn voor een grootschalige fusie. Voor wie is een coöperatie zinvol? Een coöperatie is interessant wanneer: 1. Je op bepaalde specifieke gebieden de krachten wilt bundelen en wilt profiteren van de voordelen van schaalvergroting, maar tegelijkertijd bestuurlijk zelfstandig wilt blijven en ruimte voor eigen identiteit en keuzes wilt bewaren. Kortom, je zoekt een goede balans tussen ‘vrijblijvendheid’ en verlies van zelfstandigheid. 2. Je de nadelen van schaalvergroting wilt omzeilen: het primaire proces moet centraal blijven staan en niet overschaduwd worden door een zwaar, topdown werkend bestuurlijk en managerial apparaat. Je streeft naar kracht en vernieuwing aan de basis en wil in staat zijn om te luisteren naar de wensen van ouders, leerlingen en leraren en daar ook gehoor aan te geven. 3. Je op zoek bent naar een democratische vorm die van onderop wordt georganiseerd, waarin je kunt meedenken in de gezamenlijke onderneming en je invloed kunt laten gelden. 4. De aard van de inbreng, de belangen en de risico’s dermate groot zijn dat een zekere binding van belang is. Je wilt voorkomen dat van de ene op de andere dag een partner opstapt waardoor een deel van de risicospreiding wegvalt of waardoor je cruciale kennis mist. Kortom, je wilt investeren in samenwerking en ziet het belang van de continuïteit van de gezamenlijke onderneming in. 5. Je het van belang vindt om met je samenwerkingspartners zakelijke, heldere afspraken te maken over de verwachte prestaties, de verdeling van kosten en baten, voorwaarden voor toe- en uittreding. 6. Je vertrouwen in je partners hebt en naar een goede balans tussen solidariteit en eigenbelang zoekt. 7. Je wilt samenwerken in een vereniging die tegelijkertijd een actieve onderneming kan drijven. De gezamenlijke doelstelling van de onderneming kan bijvoorbeeld zijn: samen diensten of leermateriaal ontwikkelen, samen expertise of diensten inkopen, samen gebouwen exploiteren, samen de administratie organiseren. 8. Je de samenwerking slagvaardig wilt maken. Degenen die de activiteiten in de gezamenlijke onderneming ontwikkelen en uitvoeren, moeten de ruimte krijgen binnen de gestelde kaders en de afspraken. De coöperatie biedt meer dan een vereniging de
3
9.
10. 11.
12. 13.
mogelijkheid om de gezamenlijke onderneming ruimte te geven de gezamenlijke activiteit in te vullen en op een ondernemende manier voordeel voor de leden te behalen. Je risico’s zo goed mogelijk wilt afdekken en de mogelijkheid wil hebben om de aansprakelijkheid (bij eventuele ontbinding van de samenwerking) van de leden statutair te beperken of zelfs uit te sluiten. Je wilt deelnemen aan een samenwerkingsverband waarbij eventuele uitbreiding van het aantal leden mogelijk en goed georganiseerd is. Je op zoek bent naar een samenwerkingsverband waarin er ruimte is voor heterogeniteit. De inbreng van de diverse leden en de intensiteit van de relatie met de coöperatie hoeft niet per definitie gelijk te zijn; dit kan vastgelegd worden in een bilaterale overeenkomst tussen de coöperatie en het afzonderlijke lid. Vanzelfsprekend hoort hier het beginsel van evenredigheid bij en het motto ‘wat je er instopt, krijg je er ook uit’. De kosten en baten worden eerlijk over de leden verdeeld al naar gelang de investeringen die zij maken of de (extra) kosten die zij veroorzaken. Je het aantal onderwerpen waarop je gaat samenwerken open wilt laten en rekening wil houden met een groeimodel. Je de uitdaging wilt aangaan van het ondernemerschap en innoverend bezig wil zijn!
Randvoorwaarden Voor het oprichten van een coöperatie moeten de volgende randvoorwaarden duidelijk ingevuld zijn:
Een concrete, heldere doelstelling voor de gezamenlijke onderneming Homogeniteit in de doelstelling en de belangen Eenduidigheid over de termijn waarop de deelnemende partijen hun doelen willen realiseren en resultaat wensen te zien Onderling vertrouwen Heldere afspraken over de zeggenschap, de toe- en uittreding, de inbreng van eenieder en de verdeling van kosten en baten Scholing van bestuurders, managers en werknemers, niet alleen op het eigen vakgebied maar ook op het coöperatieve gedachtegoed Goede communicatie zodat leden binding met de coöperatie blijven voelen en de meerwaarde van de samenwerking blijven inzien Samenwerking vraagt een zekere discipline: denk met elkaar goed na hoe je met leden omgaat die zich op cruciale momenten willen onttrekken aan de samenwerking!
Voor- en nadelen van een coöperatie Voordelen kunnen zijn:
Behoud van de ‘menselijke maat’: omdat de organisatie niet opgaat in een groter geheel blijft het een kleine herkenbare eenheid waar medewerkers en klanten zich nauw mee verbonden kunnen voelen Schaalgrootte: dankzij de schaalgrootte is er binnen de coöperatie voldoende tijd, menskracht en ruimte voor vernieuwing, expertiseontwikkeling, kennisvermeerdering en specialisatie terwijl de ‘bottum-up’ structuur zorgt voor blijvende aansluiting bij de gebruikers De lidorganisaties blijven zelfstandig en behouden hun eigen identiteit: omdat het doel van de coöperatie is om samen te werken met behoud van zelfstandigheid, zal binnen de lidorganisaties niet snel weerstand ontstaan tegen ‘overname of inkapseling’ door een andere organisatie. Overigens is het wel mogelijk -maar niet
4
altijd even waarschijnlijk- dat individuele leden na verloop van tijd besluiten de samenwerking uit te breiden en mogelijkerwijs alsnog tot een fusie over te gaan De coöperatie kan als werkgever fungeren. Ook management en logistieke ondersteuning vanuit de coöperatie staan ten dienste van alle deelnemers De coöperatieve samenwerkingsvorm geeft een grote mate van vrijheid van deelname. De organisatie kan in en uit de coöperatie stappen zonder dat daar zware verplichtingen tegen over staan Makkelijk te realiseren gezamenlijke besluitvorming De activiteiten zijn gericht op de eigen groep (de leden) De coöperatie draagt een ondernemerskarakter uit De leden nemen deel in de coöperatie als zelfstandig ondernemer De leden delen in de winst.
Nadelen van de coöperatie kunnen zijn:
Schijn van vrijblijvendheid: de coöperatie heeft de schijn van vrijblijvendheid doordat de leden zelfstandig blijven. Toch is het noodzakelijk dat (toekomstige) leden van de coöperatie elkaar hun jawoord geven en bereid zijn op lange termijn in ‘hun’ coöperatie te investeren; Geen eenduidige structuur: de lidorganisaties zullen activiteiten hebben die buiten de coöperatie blijven. Er kan daarom voor externe partners sprake zijn van diverse relaties en aansturingslijnen. Ook kunnen leden besluiten voor verschillende doelen verschillende coöperaties op te richten. Ook dit zal de eenduidigheid niet ten goede komen.
Zeggenschap in een coöperatie Binnen de coöperatieve vereniging doe je dat gezamenlijk met gelijke zeggenschap van alle leden zonder het creëren van een centraal hiërarchisch machtscentrum. Dat garandeert dat de coöperatieve vereniging alleen dingen doet waar de leden behoefte aan hebben. De coöperatieve vereniging geeft daardoor flexibiliteit. Waar geen behoefte meer aan is wordt afgebouwd. Als de coöperatieve vereniging jouw organisatie geen voordelen meer biedt, kun je er uit stappen. Overigens enkel op basis van daarover vooraf gemaakte afspraken en onder afgesproken condities. ‘Uitstappen’ is bij een fusie lastiger. In situaties waar samenwerking op deelgebieden gewenst is, biedt de coöperatie dus duidelijk voordelen.
Conclusie De coöperatieve vereniging is een heel flexibele rechtspersoon, die veel mogelijkheden biedt om de organisatie toe te snijden op de wensen van de leden. De coöperatie biedt de mogelijkheid om als organisatie qua primair proces en identiteit zelfstandig te blijven en tegelijk samen te werken in die zaken waarbij schaalomvang voordelen biedt of bijdraagt aan het verbeteren van de dienstverlening. Wij denken als Inteon dat de coöperatie de komende jaren in toenemende mate toegepast zal worden.
5
