Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan ANGKASA PROSEDUR UMUM. Peraturan Perolehan. PROIUIJK - 06 Bilangan Semakan : 2 Tarikh :

ANGKASA

PROSEDUR UMUM Peraturan Perolehan PROIUIJK - 06 Bilangan Semakan : 2 Tarikh : 11.03.13

Disediakan oleh

Disahkan oleh

Ketua Unit

Ketua Pegawai Kewangan

PERUBAHAN Ubahan Muka surat

Tarikh

Keterangan

Diluluskan

n A A

n Sistem Kualiti ANGWSA

I

ANGKASA

angkasa

I.

UNIT

: UMUM

MUKA : 1 DARI 16

TAJUK

: PERATURAN PEROLEHAN

BIL. SEMAKAN :

BILANGAN : PRO/U/JK - 06

TARIKH :

12

11.03.13

Tujuan: Menyediakan satu sistem / peraturan yang menentukan tanggungjawab untuk menyemak dan meluluskan dokumen-dokumen pembelian produk atau perkhidmatan dan seterusnya memastikan bekalan yang diterima adalah berkualiti dan memenuhi kehendak ANGKASA.

II.

Skop: Merangkumi pembelian / perkhidmatan yang diperolehi dari syarikat-syarikat yang berdaftar dengan Unit Pembekalan dan Perkhidmatan (2P) ANGKASA.

III.

Istilah/Singkatan : 2P AKKM(PB) A96 PIND.08/12 DO JKK KP KK KS KU2P KPK PO PP KPE ROC SUE PKTA JTK KUK PKPI

IV.

-

Pembekalan dan Perkhidmatan Borang Permohonan Alat-Alat Pejabat / Perkhidmatan Nota Hantaran Jawatankuasa Kerja Kebangsaan Kerani Pembelian Kerani Kanan Kerani Setor Ketua Unit 2P Ketua Pegawai Kewangan Pesanan Belian Pengurus Pelajaran Ketua Pegawai Eksekutif Pendaftar Syarikat Setiausaha Eksekutif Persidangan Kebangsaan Tahunan ANGKASA Jawatankuasa Tadbir ANGKASA Ketua Unit Kewangan Pengurus KPI

Rujukan : a) b) c)

Senarai Stok Alat-alat Tulis. Anggaran Belanjawan Tahunan. Prosedur PRO/U/JK -13 :

Kawalan Produk Dan Perkhidmatan Yang Tak Memenuhi Keperluan.

Sistem Kualiti ANGKASA

ANGKASA

angkasa

V.

UNIT

: UMUM

MUKA : 2 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

Carta Aliran :

1. Permohonan Pembelian / Perkhidmatan

2. Semakan

C

3. Ada Bajet?

4. Maklumkan pemohon untuk memohon bajet

Tiada

Ada Sebutharga

Tunai

B

5. Cara pembelian?

6. Dapatkan Pendahuluan dari Kewangan

7. Dapatkan Sebutharga / Pemilihan

Gagal 7.1 Pasukan Audit Pembekal Lulus 8. Dapatkan kelulusan pembelian

9. Penyediaan P.O

A


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 3 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

A

10. Maklumkan Pembekal

11. Terima dan Semak

12. Tepat?

Tidak

Kembalikan Kepada Pembekal

Ya 13. Rekod dan Agihkan Kepada Pemohon / Simpan Dalam Setor

14. Analisa Prestasi Pembekal

15. Memuaskan?

Tidak

Maklumkan dan Keluarkan dari Senarai Pembekal

Ya 16. Kekalkan dalam Senarai Pembekal

17. Sediakan Laporan Bulanan

Tamat


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 4 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

B

18. Dapatkan Sokongan Bajet daripada Mesyuarat JK Bahagian Berkaitan.

19. Dapatkan Kelulusan JKK

20. Maklumkan Bahagian Kewangan tentang Kelulusan Bajet Tambahan

21. Sertakan Keputusan Mesyuarat dan Sokongan KPK kepada Unit 2P. (Langkah 5)

C


ANGKASA

angkasa

VI.

UNIT

: UMUM

MUKA : 5 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

Prosedur Terperinci :

1.

Permohonan Pembelian / Perkhidmatan 1.1

Semua permohonan untuk mendapatkan perkhidmatan dari Unit 2P perlu melengkapkan borang dan dapatkan sokongan seperti di bawah :Gunakan Borang

Borang Permohonan Alat-Alat Pejabat / Perkhidmatan Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan (dikepilkan bersama Borang Arahan Bertugas)

Tujuan

Sokongan/Perakuan

i) Pembelian Peralatan Pejabat dan Mendapatkan Perkhidmatan ii) Pembelian Alat Tulis Tempahan Tiket Penerbangan

Timbalan Bahagian / Ketua Unit / Pegawai Pentadbiran Cawangan / Pegawai Penyelia

[ Semua Bahagian ]

2.

1.2

Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan (dikepilkan bersama Borang Arahan Bertugas) yang telah disokong perlu diserahkan kepada Ketua Bahagian / Pengurus Cawangan / Pengurus Bahagian untuk kelulusan. [ Semua Bahagian ]

1.3

Kedua-dua Borang Permohonan yang lengkap dengan kelulusan Pengurus Bahagian masing-masing seterusnya dihantar ke Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. [ Semua Bahagian ]

1.4

Borang permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan. [ Semua Bahagian ]

Semakan 2.1

Kerani Kanan Pembelian akan menyemak semula permohonan tersebut dan kemukakan kepada Ketua Unit 2P. [ KK ]

2.2

Untuk permohonan pembelian alat tulis, Ketua Unit 2P akan memberi ulasan sama ada barang yang dipohon itu betul-betul tidak ada di dalam simpanan stok dan perlu dibeli. [ KU2P ]

2.3

Untuk Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan ( telah diluluskan apabila diterima ), Ketua Unit 2P akan menyerahkan kepada Kerani Pembelian bagi membuat tempahan tiket penerbangan melalui panel agensi pelancongan ANGKASA dan diserahkan kepada pemohon. Setelah urusan tempahan dibuat dan inbois diterima dari pembekal, borang permohonan serta inbois disemak oleh Unit Pembekalan dan Perkhidmatan dihantar ke Bahagian Kewangan untuk urusan bayaran. [ KU2P ]


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 6 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :

BILANGAN : PRO/U/JK - 06 2.4

3.

4.

Sekiranya perlu dibeli, KU2P akan memajukan permohonan ke Bahagian Kewangan untuk memeriksa bajet di dalam Sistem Kewangan ANGKASA bagi menentukan samada perbelanjaan termasuk ke dalam bajet. [ KU2P ]

3.2

Sekiranya terdapat bajet, KU2P akan menyokong permohonan tersebut dan menyerahkan borang untuk kelulusan. [ KU2P ]

Maklumkan Pemohon Untuk Memohon Bajet Sekiranya perbelanjaan tersebut tidak termasuk di dalam bajet, KU2P akan memaklumkan pemohon agar memohon bajet. Rujuk Langkah 18.[ KU2P ]

Cara pembelian Ketua Unit 2P akan menyemak pembelian berdasarkan anggaran harga iaitu samada pembelian melibatkan harga di bawah RM 200.00. [ KU2P ]

Dapatkan Pendahuluan dari Kewangan 6.1

7.

Borang Permohonan Alat-Alat Pejabat / Perkhidmatan yang diterima seterusnya akan direkodkan ke dalam Sistem Kewangan ANGKASA oleh Kerani Kanan Pembelian. [ KK ]

3.1

5.1

6.

11.03.13

Ada Bajet

4.1

5.

TARIKH :

12

Untuk pembelian secara tunai kurang dari RM 200.00, Kerani Pembelian hendaklah membuat permohonan pendahuluan ke Bahagian Kewangan untuk mengeluarkan wang secara tunai, akan tetapi jika jumlahnya lebih dari RM 200.00, cek atas nama Kerani Pembelian akan dikeluarkan. Pembelian akan diuruskan oleh Kerani Pembelian dan resit asal diserahkan kepada Bahagian Kewangan sebagai bukti pembelian. [ KP ]

Dapatkan Sebutharga / Pemilihan 7.1

Pemilihan pembekal dibuat berdasarkan senarai pembekal yang telah berdaftar dengan ANGKASA. Pembekal yang ingin berdaftar dengan ANGKASA perlu menyerahkan profil syarikat atau melengkapkan Borang Pendaftaran Pembekal dan perlu mematuhi kriteria berikut : i)

Berdaftar dengan Pendaftaran Syarikat (ROC) atau Pendaftar Koperasi atau tersenarai di dalam ‘Yellow Pages’.

ii)

Diluluskan oleh pasukan audit pembekal, jika perlu melaksanakan audit. Keutamaan kepada pembekal yang mempunyai kontrak berjumlah lebih dari RM 250,000 dengan ANGKASA. Sekiranya audit tersebut lulus, ianya akan di bawa kepada Kelulusan Pembelian, manakala sekiranya audit tersebut gagal, pemilihan semula terhadap pembekal lain akan dilaksanakan. Pasukan audit akan ditentukan oleh Ketua Pegawai Kewangan.


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 7 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

iii)

Mendapatkan kelulusan Ketua Unit Pembekalan dan Perkhidmatan dan Ketua Pegawai Kewangan.

iv)

Walau bagaimanapun, di dalam keadaan tertentu sebutharga boleh juga dipelawa dari pembekal atau Koperasi / Syarikat yang belum berdaftar dengan ANGKASA tetapi perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu seperti 7.1 (iii) dan perlu didaftarkan kemudian.

7.2

Surat Tawaran disediakan oleh Kerani Pembelian untuk mempelawa Koperasi/Syarikat memberi sebutharga bagi barangan/perkhidmatan yang dikehendaki. Spesifikasi seperti jenis, model, jumlah keperluan serta tarikh tutup sebutharga dinyatakan. [ KP ]

7.3

Di Surat Tawaran tersebut juga dicatat jika jawapan tidak diterima selepas tarikh tutup, pihak ANGKASA beranggapan Koperasi / Syarikat berkenaan tidak dapat memenuhi permohonan dari pihak ANGKASA. Permohonan sebutharga melalui telefon tidak akan dilayan. [ KP ]

7.4

Polisi seperti di Jadual 8.1 perlu dipatuhi untuk mendapatkan sebutharga.

7.5

Hanya satu (1) sebutharga sahaja diperlukan dari Pembekal Tunggal. [ KP ]

7.6

Dalam kes-kes tertentu bilangan sebutharga kurang daripada tiga (3) dapat dipertimbangkan tertakluk pada keperluan segera dan skop kerja, pembelian atau perkhidmatan yang diperlukan. Kelulusan perlu diperolehi mengikut Had Kuasa Jadual 8.1. [ KU2P ]

7.7

Untuk pembelian melebihi RM 150,000.00 yang dibuat melalui tender tertutup, dan tender terbuka, surat jemputan juga akan dikeluarkan kepada pembekal berkaitan yang telah berdaftar dengan ANGKASA. Pembekalpembekal ini serta pembekal-pembekal baru yang mendapat maklumat melalui tender terbuka di dalam akhbar-akhbar tempatan perlu hadir dan membuat bayaran sekurang-kurangnya RM 10.00 untuk mendapatkan dokumen tender serta spesifikasi barang / perkhidmatan yang berkenaan dari ANGKASA. Namun begitu pengilang-pengilang barang atau pengedar utama dikecualikan daripada bayaran RM 10.00. [ KU2P ]

7.8

Kemudian semua sebutharga yang kurang daripada RM 150,000.00 jika boleh, dimasukkan ke dalam sampul dan akan dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga. Peti ini akan dibuka sekurang-kurangnya sekali pada setiap minggu mengikut keutamaan dihadapan Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Unit Kewangan dan Ketua Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. Setiap surat tawaran sebutharga yang diterima, perlu ditandatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan, Ketua Unit Kewangan dan Ketua Unit Pembekalan dan Perkhidmatan sebagai pengesahan penerimaan. Bagi pembelian secara tender yang melebihi RM 150,000.00, semua sebutharga akan dibuka dibilik Setiausaha Eksekutif. Jika sekiranya Setiausaha Eksekutif, Pengurus KPI tidak dapat hadir maka mereka harus hantar wakil. [ SUE / KUK / PKPI / KU2P ]

7.9

Borang Cadangan Pemilihan Pembekal akan disediakan dengan maklumat butir-butir yang diterima dari Koperasi/Syarikat yang telah memberi sebutharga. [ KP ] Sistem Kualiti ANGKASA

ANGKASA

angkasa

8.

UNIT

: UMUM

MUKA : 8 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH : dipatuhi

untuk

12

11.03.13

7.10

Polisi seperti di Jadual 8.1 perlu ulasan/persetujuan pemilihan pembekal.

mendapatkan

7.11

Jika ‘demo’ bagi sesuatu barangan perlu diuruskan, unit yang berkenaan bersama dengan Pihak Pengurusan akan menghadiri demo tersebut. Unit yang berkenaan bertanggungjawab menyediakan laporan demo untuk menentukan samada barangan berkenaan menepati keperluan ANGKASA sebelum mendapatkan kelulusan JKK.

Dapatkan kelulusan pembelian 8.1

Kelulusan untuk pembelian akan dibuat oleh pihak seperti berikut tanpa melalui JKK untuk penggunaan peruntukan kerana Belanjawan telah di luluskan semasa PKTA. Jadual 8.1

Jenis Pembelian dan Perkhidmatan Belanja Operasi ANGKASA Bukan Aset dan mengikut kelulusan Belanjawan oleh PKTA seperti bil telefon, elektrik, pos dan lain-lain. Pembelian Aset, barangan dan perkhidmatan bernilai kurang daripada RM2,000 dan yang tidak termasuk dalam semua perkara dalam jadual ini seperti pencetak, kerusi & lain-lain.

Kelulusan Peruntukan/ Belanjawan Oleh:

Kelulusan Borang Permohonan Pembelian

Kelulusan Had Kuasa Oleh:

Had Kuasa Pemilihan Pembekal

Sebutharga sekurangkurangnya

Kelulusan Oleh:

PKTA/ JKK/JTK

Pengurus / Ketua Bahagian (sokong b.permohonan cek)

Ketua Pegawai Kewangan (borang permohonan cek)

Tiada had untuk pembayaran

Tidak Perlu

Tidak Perlu dan PO tidak perlu.

Pengurus / Ketua Bahagian

1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif

1 atau beli terus

KPK/SUE/KPE PO Jika Perlu.

PKTA/ JKK/JTK

1. RM 2,000 2. RM 2,000 3. RM 2,000


ANGKASA

angkasa Jenis Pembelian dan Perkhidmatan

Pembelian Cenderamata untuk Program/stok termasuk beg, pakaian, pen dan lain-lain di mana contoh akan diluluskan oleh JK Bahagian/Pengurus Bahagian.

Belanja Hotel dan lain-lain untuk Kursus/Seminar/ Bengkel/Taklimat yang telah dirancang dalam Belanjawan Tahunan

Kursus/Seminar/Bengkel/ Taklimat yang tidak dirancang dalam Belanjawan Tahunan PKTA – program ‘ad-hoc’.

Ubahsuai Pejabat dan lainlain projek / kontrak penyelenggaraan bangunan, keselamatan, perlantikkan konsultan – perlu kertas cadangan.

Pembelian Aset, barangan, perkhidmatan, kontrak penyelenggaraan dan lainlain kontrak, perlantikkan konsultan dan lain-lain perkara selain daripada semua di atas.

UNIT

: UMUM

MUKA : 9 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :

BILANGAN : PRO/U/JK - 06 Kelulusan Peruntukan/ Belanjawan

PKTA / JK Bahagian / JKK/JTK

PKTA dan Panel Pembekal & Hotel telah diluluskan oleh JKK/JTK

JK Bhgn. Pemilihan Pembekal & Hotel bukan panel akan diluluskan oleh JK Bahagian/ JKK/JTK

PKTA/ JKK/JTK

PKTA/ JKK/JTK

Kelulusan B.Permohonan Pembelian




Pengurus / Ketua Bahagian selepas JKK lulus.

Pengurus / Ketua Bahagian selepas JKK lulus.

TARIKH :

Kelulusan Had Kuasa Oleh: 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif 4. Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender. 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif 4. JKK Pilih Pembekal 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif 4. Pilih Pembekal

1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif 4. Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender. 1. Ketua Pegawai Kewangan 2. Setiausaha Eksekutif 3. Ketua Pegawai Eksekutif 4. JKK Pilih Pembekal 5. Melalui Proses Tender/Sebut Harga

12

11.03.13

Had Kuasa Pemilihan Pembekal 1. RM 40,000

Sebutharga sekurangkurangnya  2

2. RM 40,000



2

2.SUE

3. RM 100,000



3

3.KPE

4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000 1. RM 40,000



3

4.JKK



3

5.JKK



2

1.KPK

2. RM 40,000



2

2.SUE

3. RM 100,000



3

3.KPE




3

4.JKK



3

5.JKK



2

1.KPK

2. RM 40,000



2

2.SUE

3. RM 100,000



3

3.KPE




3

4.JKK



3

5.JKK



2

1.KPK

2. RM 40,000



2

2.SUE

3. RM 100,000



3

3.KPE




3

4.JKK



3

5.JKK



2

1.KPK

2. RM 40,000



2

2.SUE

3. RM 100,000



3

3.KPE

4. Setakat RM 150,000 5. Melebihi RM 150,000



3

4.JKK



3

5.JKK

Kelulusan Oleh: 1.KPK


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 10 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


Harga

TARIKH :

12

11.03.13

Jumlah Sebutharga Pembekal

Ulasan / Persetujuan

Sokongan

Kelulusan

< RM 2,000

Sekurang-kurangnya 1 pembekal

Tidak Perlu

Tidak Perlu

KPK / SUE / KPE

>RM 2,000 tetapi < RM40,000


KU2P

Ketua Unit Kewangan (jika perlu)

KPK / SUE

>RM40,000 tetapi < RM100,000


KU2P

KPK

KPE

>RM100,000 tetapi < RM150,000


KU2P / KPK

Memo Pematuhan Spesifikasi

JKK

>RM150,000

Sekurang-kurangnya 3 pembekal (Tender)

KU2P / KPK

Memo Pematuhan Spesifikasi

JKK

8.2

Untuk permohonan kerja-kerja penyelenggaraan bangunan, Unit Pembangunan & Penyelenggaraan perlu menyediakan butir-butir permohonan melalui Borang Permohonan Kerja-Kerja Kontrak / Perkhidmatan untuk dibentang di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) perlu diperolehi. [ UPP ]

8.3

Semua permohonan pembelian, pemilihan syarikat / tender yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) hendaklah terus diambil tindakan berdasarkan arahan Ketua Pegawai Kewangan / Ketua Pegawai Eksekutif tanpa menunggu minit mesyuarat dikeluarkan. [ KK ]

8.4

Di dalam keadaan tertentu, setelah mendapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan(JKK), pembelian boleh terus dibuat tanpa melalui proses / prosedur tender atas alasan urusan segera atau syarikat berkenaan adalah merupakan satu-satunya pembekal tunggal atau jenama berkenaan hanya dikeluarkan oleh satu syarikat sahaja. Untuk pembelian seperti ini yang bernilai RM150,000 ke bawah, Ketua Pegawai Eksekutif akan membuat keputusan tersebut dan kemudian disahkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) jika perlu.

8.5

Manakala bagi pembelian / tempahan khas seperti beg Persidangan Tahunan ANGKASA (PKTA) dan lain-lain, sampel-sampel akan dikemukakan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) untuk terus membuat pemilihan dan keputusan.

8.6

Walau bagaimanapun, di dalam keadaan tertentu permohonan pembelian barangan/perkhidmatan yang memerlukan tindakan segera, kelulusan dari Ketua Pegawai Eksekutif atau Ketua Pegawai Kewangan perlu diperolehi tanpa dirujuk ke Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) sebelum diuruskan oleh Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. [ KU2P ]


ANGKASA

angkasa 9.

UNIT

: UMUM

MUKA : 11 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


9.1

Selepas mendapat kelulusan pemilihan pembekal dari pihak berkenaan, Pesanan Belian [AKKM (PB) A43 Pind 2006] di sediakan dengan keterangan seperti nama dan alamat pembekal, butir-butir pembelian, spesifikasi dan harganya. Bekalan barang-barang / perlaksanaan kerja perlu dihantar / diselesaikan pada atau tarikh yang dicatat di Pesanan Belian. [ KP ]

9.2

Pesanan Belian akan disemak dan ditandatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan / Setiausaha Eksekutif / Ketua Pegawai Eksekutif. [ KUK / KPE / SUE / ]

9.3

Pesanan Belian akan dikeluarkan kepada pembekal yang telah ditentukan seperti berikut : [ KP ]

-

salinan pertama dan kedua dihantar kepada pembekal (warna putih dan hijau) salinan ketiga dihantar kepada Bahagian Kewangan (warna merah muda) salinan keempat disimpan oleh Unit 2P (warna kuning)

9.4

Pesanan ini boleh dibatalkan jika barang-barang tidak diterima pada tarikh yang ditetapkan. [ KP ]

9.5

Sekiranya kontrak perlu disediakan, Unit 2P akan mendapatkan khidmat dari panel peguam ANGKASA sebelum diserahkan kepada pembekal. Sebarang makluman kerja dari masa ke semasa akan dibuat menggunakan Arahan Kerja.

Maklumkan Pembekal 10.1

11.

11.03.13

Penyediaan P.O.

-

10.

TARIKH :

12

Setelah Pesanan Belian siap diproses, Kerani Pembelian akan menyerahkan P.O/Arahan Kerja tersebut pada pembekal yang telah dipilih samada secara pos biasa, fax atau diambil sendiri oleh wakil syarikat. [ KP ]

Terima dan Semak 11.1

Alat tulis dan peralatan pejabat akan diterima dari pembekal berserta dengan Nota Hantaran (Delivery Order), Inbois dan Pesanan Belian. [ KS ]

11.2

Pembelian dan barang-barang yang ditempah khas akan dihantar terus kepada pemohon oleh kerana spesifikasinya ditentukan oleh unit berkenaan, contohnya untuk tempahan Buku Persidangan Kebangsaan/Negeri, Beg Persidangan, Kain Batik, Majalah Pelancar, Cenderamata, Diari, Kalender, Kertas Komputer, Peralatan Komputer dan sebagainya. [ KP ]


ANGKASA

angkasa

12.

13.

UNIT

: UMUM

MUKA : 12 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

11.3

Kerani Stor / Unit berkenaan adalah bertanggungjawab untuk menyemak / memeriksa barangan tersebut dari segi kualiti dan kuantiti. Jika berpuashati, turunkan tandatangan dan kembalikan sesalinan Nota Hantaran (DO) kepada pembekal. [ KS / BAHAGIAN / UNIT ]

11.4

Kerani Pembelian yang mengeluarkan Pesanan Belian tidak dibenarkan menerima barang dan menandatangani Nota Hantaran tersebut.

Tepat 12.1

Jika ada berlaku sebarang kerosakan ataupun tidak menepati spesifikasi bagi pembelian alat tulis, peralatan pejabat dan tempahan khas, barangan itu akan dipulangkan semula kepada pembekal dan minta gantian dengan segera serta dimaklumkan kepada Kerani Kanan Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. Kerani Kanan akan membuat ulasan pada Nota Hantaran (DO) jika barangan dipulangkan. [ KS / KK / BAHAGIAN / UNIT ]

12.2

Kerani Kanan akan merekodkan di dalam Log Pemantauan Pembekal dan Laporan Kegagalan Bekalan dan Perkhidmatan yang diterima dari Pembekal [U/JK 13/4.2] dan Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan dari Luar (Borang KPP) [U/JK 13/ 1.5] . [ KK ] Rujuk Prosedur PRO/U/JK-13, Kawalan Produk dan Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan.

Rekod dan Agihkan kepada Pemohon / Simpan Dalam Stor 13.1

Salinan D.O bersama Inbois dan Salinan Kuning Pesanan Belian (akan dicop dan ditandatangani oleh KU2P) jika diterima oleh Kerani Stor, perlu diserahkan kepada Kerani Pembelian untuk tujuan membuat bayaran. [ KS / KP ]

13.2

Salinan Kuning Pesanan Belian, (jika ada) Nota Hantaran dan Inbois akan direkodkan dan dihantar ke Bahagian Kewangan untuk urusan bayaran. [ KP ]

13.3

Kerani Stor yang menjaga stok akan merekodkan butir-butir semua barang alat-alat tulis, peralatan dan mesin-mesin yang dibeli melalui Pesanan Belian. Ini termasuk daftar aset ANGKASA. [ KS ]

13.4

Jika tiada sebarang masalah, Kerani Stor akan menyerahkan barangan berkenaan kepada pemohon ataupun menyimpan di dalam stor. [ KS ]

13.5

Semua barangan yang diterima hendaklah disimpan dengan baik dan teratur di dalam stor. Kerani Stor adalah bertanggungjawab ke atas barangan tersebut. [ KS ]

13.6

Untuk pembelian Harta Pejabat (Aset), Nombor Folio perlu dicatat pada barangan tersebut dan pengeluaran label aset perlu dibuat sebelum dihantar kepada pemohon di Bahagian / Unit berkenaan. [ KS ]


ANGKASA

angkasa

UNIT

: UMUM

MUKA : 13 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :

BILANGAN : PRO/U/JK - 06 13.7

14.

11.03.13

Jika berlaku kerosakan pada bekalan / perkhidmatan, Kerani Stor akan melaporkan kepada Kerani Kanan. [ KS / KK ] Rujuk PRO/U/JK-13 Kawalan Produk Dan Perkhidmatan Yang Tak Memenuhi Keperluan.

Analisa Prestasi Pembekal 14.1

Kerani Kanan Unit Pembekalan dan Perkhidmatan bersama-sama Pegawai di Unit / Bahagian berkenaan akan membuat penilaian prestasi terhadap pembekal jika perlu berdasarkan kepada Log Pemantauan Pembekal untuk tempoh satu (1) tahun. Ini termasuk kontrak perkhidmatan tahunan. [ KK / Semua Bahagian ]

14.2

Penilaian prestasi pembekal jika dibuat akan berdasarkan kepada kriteria berikut: [ KK ] a) b) c) d) e)

f)

14.3

15.

TARIKH :

12

Tempoh Serahan Kualiti dan Kuantiti Barangan Spesifikasi Barangan Khidmat Selepas Jualan Bilangan Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan dari Luar U/JK13/1.5 (KPP) dan Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (TPP) [BRG/UKK/01] yang diterima dari unit / bahagian lain. Laporan Prestasi Subkontraktor dari Unit Pembangunan & Penyelenggaraan (untuk kerja pengubahsuaian dan penyelenggaraan

Setiap bahagian akan membuat cadangan terhadap status pembekal dalam Borang Laporan Prestasi Pembekal. Ketua Unit Pembekalan dan Perkhidmatan akan menyokong cadangan tersebut. [ Semua Bahagian / KU2P ]

Memuaskan 15.1

Jika tidak berpuashati dengan prestasi pembekal, keluarkan satu surat panggilan kepada pembekal berkenaan serta adakan perbincangan dengan pihak pembekal supaya mereka boleh mengambil tindakan pembetulan. [ KK / KU2P ]

15.2

Kerani Kanan jika perlu mencadangkan agar audit ke atas pembekal dilaksanakan bagi memastikan pembekal telah mengambil tindakan yang sewajarnya. [ KK ]

15.3

Sekiranya audit mendapati tindakan pembetulan tidak diambil, cadangan untuk menggugurkan nama pembekal tersebut bolehlah dibuat oleh Kerani Kanan terus kepada Ketua Unit dan hendaklah disertakan dengan borang Laporan Prestasi Pembekal yang telah diluluskan oleh Ketua Pegawai Kewangan atau Ketua Unit Kewangan serta laporan audit jika ada. Manamana pembekal yang telah disenarai hitam tidak boleh mendaftar sebagai pembekal di ANGKASA selama 2 tahun. [ KK / KU2P / KPK / KUK ]


ANGKASA

angkasa 16.

UNIT

: UMUM

MUKA : 14 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


18.

17.1

Sediakan laporan bulanan tentang status pembelian pada setiap akhir bulan untuk semakan Ketua Pegawai Kewangan. [ KK / KU2P ]

17.2

Satu laporan tahunan prestasi pembekal perlu dimaklumkan kepada Mesyuarat JKK. [ KU2P ]

Dapatkan Sokongan Bajet daripada Mesyuarat JK Bahagian berkaitan. Untuk pembelian barangan / aset, perkhidmatan dan perbelanjaanperbelanjaan lain yang tidak dimasukkan dalam bajet, sediakan kertas cadangan untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa Bahagian masingmasing bagi mendapatkan sokongan. [ Unit / Bahagian ]

Dapatkan Kelulusan JKK 19.1

20.

Jika berpuashati dengan keputusan penilaian, teruskan sebagai pembekal berdaftar. [ KK ]

Sediakan Laporan Bulanan

18.1

19.

11.03.13

Kekalkan dalam Senarai Pembekal 16.1

17.

TARIKH :

12

Bentangkan kertas cadangan di dalam Mesyuarat JKK untuk mendapatkan kelulusan dan pengesahan. [ Unit / Bahagian ]

Maklumkan Bahagian Kewangan Tentang Kelulusan Bajet Tambahan 20.1 Maklumkan Bahagian Kewangan bagi membuat pindaan pada bajet. [ Unit / Bahagian ]

21.

Sertakan Keputusan Mesyuarat dan Sokongan KPK kepada Unit 2P. 21.1

Sertakan keputusan mesyuarat dan dapatkan sokongan dari Ketua Pegawai Kewangan sebelum memaklumkann Unit 2P. Terus ke Langkah 5. [ Unit / Bahagian ]


ANGKASA

angkasa

VII.

Bil.

UNIT

: UMUM

MUKA : 15 DARI 16

TAJUK


BIL. SEMAKAN :


TARIKH :

12

11.03.13

Rekod Kualiti :

Rekod

Tempat Simpanan

Tanggungjawab

Tempoh

1.

Borang Permohonan AlatAlat Pejabat / Perkhidmatan

Unit Pembekalan dan Perkhidmatan

Kerani Pembelian

3 tahun

2.

Pesanan Belian


Kerani Pembelian

3 tahun

3.

Buku Rekod Kelulusan Borang Permohonan Pembelian / Perkhidmatan


Kerani Pembelian

3 tahun

4.

Log Pemantauan Pembekal


Kerani Kanan

3 tahun

5.

Laporan Kegagalan Bekalan Dan Perkhidmatan Yang Diterima


Kerani Kanan

3 tahun

6.

Laporan Prestasi Pembekal


Kerani Kanan

3 tahun

7.

Borang Permohonan Membuat Tempahan Penerbangan


Kerani

3 tahun

8.

Buku Daftar Borang Permohonan Dan Tindakan


Kerani

3 tahun

9.

Borang Kegagalan Penyediaan Perkhidmatan Dari Luar (KPP)


Kerani Kanan

3 tahun

10

Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan (TPP)


Kerani Kanan

3 tahun


Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan ANGKASA PROSEDUR UMUM. Peraturan Perolehan. PROIUIJK - 06 Bilangan Semakan : 2 Tarikh :

Recommend Documents