KEWANGAN angkasa
PROSEDUR
UNIT PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN
Setor Alatulis dan Alat Pejabat
KEW/2P-307
Bilangan Semakan : Q
Tarikh: 29.11.13
Disediakan oleh:-
Disahkan oleh :-
Ketua Unit
PERUBAHAN Ubahan
Muka surat
Tarikh
Keterangan
Diluluskan
B
B 8
B B Sistem Kualiti Kewangan
KEWANGAN
angkasa
I.
UNIT
: PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN
MUKA : 1 DARI 4
TAJUK
: SETOR ALATULIS & ALAT PEJABAT
BIL. SEMAKAN : 0
BILANGAN : KEW/2P-307
TARIKH : 29.11.13
Tujuan : Prosedur ini adalah bagi mengendalikan pengeluaran alatulis kepada kakitangan ANGKASA mengikut permohonannya.
II.
Skop : Meliputi dari penerimaan alatulis dari pembekal sehingga kepada penyerahan / merekod alatulis yang dikeluarkan dari setor.
III.
Istilah/Singkatan : KPK KU KK K
IV.
-
Ketua Pegawai Kewangan Ketua Unit Kerani Kanan Kerani
Rujukan : Tiada
Sistem Kualiti Kewangan
KEWANGAN
angkasa
V.
UNIT
: PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN
MUKA : 2 DARI 4
TAJUK
: SETOR ALATULIS & ALAT PEJABAT
BIL. SEMAKAN : 0
BILANGAN : KEW/2P-307
TARIKH : 29.11.13
Carta Aliran :
1. Penerimaan Alatulis
2. Permohonan Kakitangan
3. Persediaan
4. Pengeluaran
5. Merekod
6. Laporan
Sistem Kualiti Kewangan
KEWANGAN
angkasa
VI.
UNIT
: PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN
MUKA : 3 DARI 4
TAJUK
: SETOR ALATULIS & ALAT PEJABAT
BIL. SEMAKAN : 0
BILANGAN : KEW/2P-307
TARIKH : 29.11.13
Prosedur Terperinci :
1.
2.
Penerimaan Alatulis dan Alat Pejabat 1.1
Kerani Setor perlu memastikan alatulis dan alat pejabat yang diterima dari pembekal adalah sama dengan yang ditempah oleh Kerani Pembelian dari segi spesifikasinya seperti jenis, model dan jumlah. Alatulis yang telah disemak direkodkan ke dalam Sistem SBO. [ K ]
1.2
Tempahan kertas komputer yang diuruskan melalui tender, juga akan diterima oleh Kerani Setor. Walau bagaimanapun, kebanyakannya dipesan oleh Unit Komputer dan dihantar terus ke Unit berkenaan serta perlu ditandatangani sebagai pengesahan penerimaan. Sementara itu untuk kegunaan bahagian / unit lain akan disimpan di setor Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. [ K ]
1.3
Jika barang pesanan yang diterima tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan, kerani setor akan memulangkan barang tersebut dengan mengisi Borang Pengembalian Barang-barang [AKKM (U2P) 013 Pind.2014] dalam dua salinan dan perlu ditandatangan oleh pembekal sebagai tanda penerimaan pengembalian. [ K ]
Permohonan Kakitangan 2.1
3.
4.
Borang Bekalan Barang-Barang / Alatulis [AKKM (U2P) 008 Pind.2014] daripada kakitangan ANGKASA perlu diisi dalam dua (2) salinan dan mendapatkan sokongan Pegawai / Ketua Bahagian / Unit masing-masing. Borang ini akan dihantar kepada Kerani Setor di Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. [ K ]
Persediaan 3.1
Kerani Setor akan menyemak dan memastikan Borang Bekalan BarangBarang / Alatulis diisi dengan lengkap sepertimana yang dikehendaki. [ K ]
3.2
Setelah disemak, borang tersebut dihantar kepada Kerani Kanan untuk memastikan alatulis yang dipohon berpatutan dan jika perlu, mengurangkan jumlah yang dipohon sebelum meluluskan permohonan. [ KK ]
3.3
Alat pejabat yang telah didaftarkan diletakkan nombor rujukan. [ K ]
Pengeluaran 4.1
Pengambilan alatulis hanya dibenarkan pada jam 2:00 petang hingga 4:30 petang pada setiap hari Isnin hingga Jumaat. Walau bagaimanapun jika ada keperluan yang sangat penting, pengambilannya boleh diuruskan pada waktu pagi. [ K ] Sistem Kualiti Kewangan
KEWANGAN
angkasa
5.
6.
VII.
Bil.
UNIT
: PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN
MUKA : 4 DARI 4
TAJUK
: SETOR ALATULIS & ALAT PEJABAT
BIL. SEMAKAN : 0
BILANGAN : KEW/2P-307
TARIKH : 29.11.13
Merekod 5.1
Jumlah alatulis yang dikeluarkan oleh Kerani Setor direkodkan ke dalam Sistem SBO dengan menolak jumlah pengeluaran dari jumlah baki didalam Sistem SBO. Sesalinan Borang Bekalan Barang-Barang / Alatulis dihantar kepada Bahagian Kewangan untuk memastikan baki jumlah di setor adalah sama semasa Audit Dalaman menjalankan pengiraan. Kerani Setor perlu memastikan rekod yang dibuat di Unit Pembekalan dan Perkhidmatan adalah sama dengan Bahagian Kewangan. [ K ]
5.2
Alat pejabat yang didaftarkan dan direkodkan didalam Fail Rekod Alat-alat Pejabat, terus dihantarkan kepada pemohon untuk ditandatangani di dalam fail tersebut sebagai tanda penerimaan. [ K ]
Laporan 6.1.
Kerani Setor dipertanggungjawabkan supaya barang-barang sentiasa mencukupi di dalam setor alatulis pada setiap masa apabila diperlukan. [ K ]
6.2.
Kerani Setor akan mengisi Borang Pesanan Belian Untuk Simpanan Stok [AKKM (U2P) 007 Pind.2014] dalam dua salinan cetakan rekod alatulis didalam Sistem SBO dan menghantar kepada Kerani Kanan untuk semakan dan sokongan dengan menyatakan jenis barang, jumlah yang diperlukan dan spesifikasinya supaya barang yang ditempah mengikut seperti yang dikehendaki. [ K / KK / KU / KPK ]
6.3.
Perjalanan kerja-kerja tersebut akan dikawalselia oleh Ketua Unit dari masa ke semasa. [ KU ]
Rekod Kualiti :
Rekod
Tempat Simpanan
Tanggungjawab
Tempoh
1.
Borang Bekalan BarangBarang / Alatulis
Unit Pembekalan dan Perkhidmatan
Kerani
3 tahun
2.
Borang Pesanan Belian Untuk Simpanan Setor
Unit Pembekalan dan Perkhidmatan
Kerani
3 tahun
3.
Borang Pengembalian Barang-Barang
Unit Pembekalan dan Perkhidmatan
Kerani
3 tahun
4.
Fail Rekod Alat-Alat Pejabat
Unit Pembekalan dan Perkhidmatan
Kerani
3 tahun
Sistem Kualiti Kewangan
