ÚŘAD MĚSTSKÉ ČÁSTI PRAHA 7
KONTROLNÍ
V PRAZE DNE ..... 1
ŘÁD
Kontrolní řád Úřadu městské části Praha 7
Tento kontrolní řád stanovuje zásady kontrolní činnosti, prováděné jak v rámci samostatné působnosti, tak i v rámci přenesené působnosti ÚMČ Praha 7.
Kontrolní řád se nevztahuje: -
na činnost vykonávanou volenými orgány samosprávy – Zastupitelstvem MČ Praha 7, Radou MČ Praha 7, starostou a jeho zástupci a dále na kontrolní činnost poradních orgánů Z MČ P7 a R MČ P7 (výbory ZMČ P7 a komise RMČ P7).
-
Na vyřizování stížností a petic. Tato oblast je upravena zvláštními předpisy.
Čl. I. Definice kontroly Kontrola je činnost, při níž je porovnáván stav skutečný (zjištěný v průběhu kontroly) se stavem žádoucím (tj. normovaným obecně závaznými nebo interními předpisy).
Čl. II. Kontrolní systém ÚMČ Praha 7 1) Nejvyšším kontrolním článkem v systému vnitřní a vnější kontroly je starosta MČ Praha 7 a tajemník ÚMČ Praha 7, případně pověřený člen Rady MČ Praha 7, kteří odpovídají za zajištění podmínek pro výkon kontrolní činnosti na ÚMČ, nebo řídí činnost Útvaru kontroly a stížností. 2) Vedoucí odborů a oddělení vykonávají kontrolu pracovní agendy a pracovní kázně podřízených pracovníků jako nedílnou součást své řídící práce. Zajišťují rovněž kontrolu plnění smluv uzavřených ÚMČ Praha 7 či MČ Praha 7 s právnickými nebo fyzickými osobami na činnosti přímo související s agendou odboru či oddělení. Vedoucí odborů (ORJ a OFI) dále vykonávají řídící kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě. 3) V oblasti přenesené působnosti je kontrola prováděna v rozsahu stanoveném zvláštními předpisy (např. zákonem č. 255/2012 Sb, o kontrole (kontrolní řád) a zákonem č. 280/2009 daňový řád aj.). 4) V oblasti samostatné působnosti je kontrola prováděna na jednotlivých útvarech v rozsahu stanoveném Organizačním řádem ÚMČ Praha 7, případně dalšími interními předpisy.
2
5) Zvláštním kontrolním orgánem, vykonávajícím nezávislou kontrolní činnost, je Útvar kontroly a stížností. Jeho kontrolní pravomoc se nevztahuje na kolektivní rozhodování volených orgánů samosprávy – Zastupitelstvo MČ P7, jeho výbory a Rada MČ P7 a rozhodování poradních komisí Rady MČ P7.
Čl. III Základní zásady kontrolní činnosti
1) Cílem každé kontroly je zjištění nežádoucích odchylek od žádoucího stavu, zajištění a odstranění jejich příčin a provedení nápravy. 2) Kontrola musí být objektivní, úplná a včasná. Kontrolující osoby nesmějí být podjaté. Spory ve věci podjatosti rozhoduje ten, kdo vydal „Pověření k provedení kontroly“, tedy starosta MČ Praha 7, tajemník ÚMČ Praha 7 nebo pověřený člen Rady MČ P7. 3) Kritériem kontroly jsou obecně závazné předpisy, Statut HLMP, interní předpisy ÚMČ Praha 7, usnesení Zastupitelstva MČ P7 a Rady MČ P7, případně usnesení RHLMP a ZHLMP. Uvedená kritéria předkládají kontrole vedoucí kontrolovaných útvarů a organizací a to v rozsahu, který vyžaduje předmět kontroly. 4) Pracovníci provádějící kontrolu jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se v souvislosti s prováděnou kontrolou dozvěděli a žádným způsobem nezneužít získaných poznatků. 5) Předchozí zásadou není dotčena povinnost kontrolujících osob oznámit orgánům činným v trestním řízení podezření ze spáchání trestného činu, která vyplynou z kontrolního zjištění. Souběžně musí být písemně informován starosta MČ Praha 7 a tajemník ÚMČ Praha 7, případně kompetentní člen Rady MČ P7. 6) Kontrola vychází z písemných dokladů, podkladů, informací a vysvětlivek a to v originální podobě, případně z pořízených a ověřených originálů, na něž pak v kontrolním zjištění odkazuje. Využívá také vlastních poznatků získaných místním šetřením. 7) Sdělení nebo vysvětlivky odpovědných osob se vyžadují v průběhu kontroly. 8) Termíny, závazné pro kontrolované osoby pro doručení kontrole, pokud nebude s kontrolory písemně dohodnuto jinak: - dokumentace - předpisy - vysvětlivky - námitky ke znění protokolu
1 pracovní den od vyžádání kontrolou 2 pracovní dny od vyžádání kontrolou 3 pracovní dny od vyžádání kontrolou 5 pracovních dní od seznámení
9) Termín pro doručení výsledného materiálu o kontrole kontrolovanému subjektu a dalším dle rozdělovníku – první pracovní den následující po dni, kdy bylo definitivní znění materiálu předloženo vedoucímu kontrolujícího subjektu. 3
Čl. IV. Kontrolní postup 1) Zaevidování kontrolní akce do „Knihy kontrol“ vedené u kontrolujícího subjektu, s uvedením údajů: - předmět kontroly - kým a kdy byla uložena (odkaz na pověření ke kontrole, usnesení R MČ P7 apod.) - termín provedení - pojmenování kontrolovaného subjektu - jména a funkce kontrolujících osob 2) Zahájení kontroly, vyžádání potřebné dokumentace a předpisů od kontrolovaného subjektu, vymezení kritérií kontroly. 3) Zjištění skutečného stavu, odchylek, důsledků, příčin a závad a odpovědnosti za ně, vyžádání vysvětlivek a sdělení odpovědných pracovníků kontrolovaného subjektu. 4) Vypracování materiálu o výsledku kontroly (záznamu, zprávy, protokolu), včetně návrhu opatření k nápravě. 5) Seznámení vedoucího pracovníka kontrolovaného subjektu, případně dalších kontrolovaných osob, s obsahem výsledného materiálu – připomínkové řízení. Kontrolované osoby nejsou oprávněny v této fázi pořizovat kopie projednávaného materiálu, ani jeho částí. Odmítne-li se kontrolovaná osoba s obsahem seznámit, poznamená se tato skutečnost do protokolu a dotyčná osoba se tím vzdává práva k podání námitek. 6) Projednání námitek kontrolovaných osob – o akceptování či neuznání námitek rozhodne vedoucí kontrolujícího útvaru, v případě odvolání kontrolované osoby pak ten, kdo vydal „Pověření k provedení kontroly“, tedy starosta MČ Praha 7, tajemník ÚMČ Praha 7, případně pověřený člen Rady MČ Praha 7. 7) Předložení materiálu o výsledku kontroly vedoucími kontrolujícího útvaru (v konečném znění a v potřebném počtu originálů). Ten zajistí distribuci podle rozdělovníku. Materiál o výsledku kontroly vždy obdrží vedoucí kontrolovaného subjektu, starosta MČ Praha 7, tajemník ÚMČ Praha 7, případně radní, do jehož kompetence kontrolovaná oblast přísluší. Radě MČ Praha 7 a kontrolnímu výboru Zastupitelstva MČ Praha 7 poskytne vedoucí pracovník kontrolujícího útvaru materiál z kontroly na vyžádání. Dalším osobám lze poskytnout kopii materiálu z kontroly pouze na základě písemné žádosti opatřené souhlasem starosty MČ Praha 7 nebo tajemníka ÚMČ Praha 7. 8) Záznam o ukončení kontrol do „Knihy kontrol“.
4
9) Kontrola plnění uložených opatření k nápravě – vyžádání písemné zprávy od kontrolovaného subjektu, zda, jak a kdy byla uložená opatření realizována, případně z jakých důvodů splněna nebyla nebo byla splněna po stanoveném termínu. 10) Spisy týkající se provedených kontrol ukládá kontrolující útvar odděleně od ostatní pracovní agendy a zabezpečuje jejich archivaci v souladu se „Skartačním řádem“. 11) Kontrola musí vždy specifikovat: Předpis – kritérium kontroly – obecně závazný, případně interní předpis, usnesení Rady MČ P7 nebo Zastupitelstva P7, k němuž budou porovnávány zjištěné skutečnosti. Odchylku – negativní rozdíl mezi stavem předepsaným či určeným a stavem zjištěným, popis zjištěných nedostatků v členění na formální a věcné. Odpovědnosti – stanovení osobní, případně funkční odpovědnosti za zjištěné nedostatky, zavinění škody apod. Opatření – k nápravě kontrolou zjištěných nedostatků a termín splnění navrhuje vedoucí kontrolujícího subjektu. Podle závažnosti kontrolního zjištění opatření ukládá a schvaluje: a) vedoucí kontrolovaného subjektu (vůči svým podřízeným) b) Útvar kontroly a stížností (v protokolu z kontroly) c) Starosta nebo tajemník (formou úkolu vedoucímu útvaru) d) Rada MČ P 7 (formou usnesení) Doporučení - v případě, že zjištěný formální nebo méně závažný nedostatek by bylo, dle názoru kontroly, napříště lepší řešit jiným způsobem, nepodává kontrola přímo opatření k nápravě, ale pouze doporučení (ke zvážení). Na zjištěné nedostatky, které lze opravit nebo odstranit v průběhu kontroly již nebude podáváno opatření k nápravě ani doporučení.
Čl. V. Formální náležitosti kontroly Pověření k provedení kontroly – má formu pověření starosty či tajemníka k provedení kontroly. Obsahuje jména a funkce osob pověřených provedením kontroly, výstižné a dostatečně podrobné vymezení předmětu kontroly a termín provedení kontroly. Protokol o provedení kontroly – je obvykle členěn do čtyř částí. Úvod - zaměření kontroly, kdo k ní dal pokyn, případně na čí podnět, kdo, kde a kdy provedl. - Stanovení kritérií. Předmět - jaký je cíl kontroly - předpisy ze kterých kontrola vycházela a s kterými se seznámila 5
Zjištění - porovnání skutečného stavu s kritériem, zjištění odchylek, důsledků, příčin a stanovení zodpovědnosti. Závěr - shrnutí nedostatků a odpovědností a návrh opatření k nápravě či doporučení. - uvedení počtu příloh, počtu originálních výtisků protokolu a rozdělovník - datum vypracování protokolu, jména a podpisy kontrolorů nebo vedoucího kontrolní skupiny. Doložení seznámení kontrolovaných osob s obsahem protokolu: -
uvedení jmen a funkcí seznámených osob, data seznámení a podpisy seznámených osob stanovení termínu pro předložení námitek z protokolu.
Za věcnou a formální správnost materiálu o výsledku kontroly (protokolu, informaci, záznamu) odpovídá pracovník, který kontrolu provedl. Po metodické stránce odpovídá za správnost provedené kontroly vedoucí kontrolní skupiny, není-li určen tak vedoucí kontrolujícího útvaru. Přílohy k protokolu -
každá příloha musí být očíslována (Příloha č. ...) přílohou může být kopie dokladu, která musí odpovídat jeho originálu. Odpovědnost za shodu nese kontrolor provádějící kontrolu. V případě, že kontrolovaný subjekt předložil pouze kopii dokladu nese odpovědnost za shodu předkládající.
Vysvětlivky, sdělení kontrolovaných osob -
každá odpovědná osoba, podávající kontrole sdělení či vysvětlivku ji musí vypracovat samostatně (nikoliv kolektivně), za svou osobu, v písemné podobě (ne na úředním nebo firemním papíru), s uvedením adresáta, tedy kontrolující osoby, případně skupiny, věci, jíž se sdělení týká, vlastního sdělení, data jeho vypracování, jméno, funkci a podpis.
Čl. VI. Útvar kontroly a stížností 1) Útvar kontroly a stížností (ÚKS) je nezávislým orgánem kontroly s kontrolní působností na všech útvarech ÚMČ Praha 7 a u právnických osob pracujících pro ÚMČ Praha 7 na základě mandátní či jiných smluv, pokud taková kontrola nebude v rozporu se zněním předmětné smlouvy. 2) ÚKS provádí kontroly na základě zpracovaného plánu kontrolní činnosti případně kontroly na základě okamžité potřeby Rady MČ P7, starosty nebo tajemníka, dále pak
6
na základě svých vlastních poznatků nebo podnětů jiných útvarů či organizací. Při zahájení kontroly se pracovník prokáže pověřením tajemníka ÚMČ P7. 3) Vedoucí ÚKS zpracovává roční plán kontrol a předkládá jej ve stanovených termínech k odsouhlasení tajemníkovi ÚMČ P7. 4) V souvislosti s předmětem kontroly jsou pracovníci ÚKS oprávněni vstupovat do všech prostor kontrolovaného útvaru a to vždy za přítomnosti vedoucího tohoto útvaru, případně jím pověřeného pracovníka. Jsou oprávněni nahlížet do zápisu z jednání komisí Rady MČ P7, do zápisů z jednání výborů Zastupitelstva MČ P7 a odborných komisí ÚMČ P7. 5) Vedoucí kontrolovaného útvaru je povinen poskytnout ÚKS potřebnou součinnost a zajistit dodržení termínů stanovených tímto Kontrolním řádem. 6) Kontrolované osoby jsou povinny poskytnout ÚKS pravdivé a úplné informace o prověřovaných skutečnostech. 7) ÚKS je oprávněn, po předchozím souhlasu tajemníka ÚMČ Praha 7, vyžádat u příslušného odborného útvaru ÚMČ Praha 7, v souvislosti s odborným zaměřením kontroly, kontrolní součinnost odborného pracovníka tohoto útvaru, případně jeho přímou účast v kontrolní skupině a to na omezenou a dohodnutou dobu. 8) ÚKS spolupracuje s kontrolním výborem Zastupitelstva MČ P7, poskytuje mu potřebnou součinnost a na jeho činnosti se přímo podílí formou výkonu funkce tajemníka kontrolního výboru pracovníkem ÚKS. 9) ÚKS poskytuje v případě potřeby metodickou pomoc ostatním útvarům ÚMČ Praha 7 při výkonu jejich vlastní kontrolní činnosti, pokud o ní požádají. 10) ÚKS zajišťuje archiv protokolů z vlastních kontrol a evidenci v „Knize kontrol“.
7
