Twee belangrijke Wabo-dagen

Over deze nieuwsbrief Opmerkingen, suggesties, vragen over deze nieuwsbrief kunt u sturen naar [email protected]. Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit IT Solutions, niets uit deze nieuwsbrief mag zonder voorafgaande toestemming overgenomen o-dagen ngrijke Wab worden. 1 Twee bela ‘candy box’

wsbrief

In deze nieu

n : Wabo is ee 2 Interview ari’ voor u nu ja ‘1 n en va 3 De gevolg t XO Wabo in Squi 4 Uitleg: De rsiefabriek’ in de ‘conve ik bl n Ee g: 6 Uitle de toekomst pakket voor n Ee : w ie rv 7 Inte ijf én databedr 8 Roxit: ict-

Roxit nieuwsbrief No. 1 - September 2009

Twee belangrijke Wabo-dagen Met elkaar werken we toe naar 1 januari 2010, de invoeringsdatum van de Wabo. Wat Roxit betreft wordt echter ook 6 oktober een bijzondere dag. Dan brengen wij namelijk tijdens onze Gebruikersdag Squit XO versie 2.1 uit, de eerste volwaardige Wabo-versie van Squit. Sinds het ontstaan van ons bedrijf door de fusie van ECS IT Solutions en Syncera IT Solutions, en de introductie van onze applicatie voor integrale vergunningverlening en handhaving Squit XO, hebben wij gefocust op de doorontwikkeling van Squit XO en het in goede banen leiden van de fusie en de groei van Roxit. De positieve reactie van de markt op Squit XO heeft ons vertrouwen in de ingezette koers versterkt. Wij zijn trots op onze medewerkers, onze producten en de marktpositie die we inmiddels hebben ingenomen. Het vertrouwen van het snel groeiend aantal opdrachtgevers brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Het verder professionaliseren van onze dienstverlening is en blijft dan

ook een belangrijk doel. U goed informeren is daarin een onderdeel; vandaar deze Roxit nieuwsbrief! Het zal u niet verbazen dat de introductie van de Wabo op 1 januari 2010 ook bij ons hét gespreksonderwerp van de dag is. In deze nieuwsbrief informeren wij u over de Waboversie van Squit XO (versie 2.1) en schetsen wij een aantal scenario’s voor implementatie. In het bijzonder wordt ingegaan de uitvoering van data-conversies. In onze nieuwsbrief willen we niet alleen zelf aan het woord zijn. Daarom vragen we bijzondere aandacht voor de interviews met de gemeente Heerhugowaard en Waterschap Rivierenland. Uit hun bijdrage blijkt dat de

uitdaging waar we voor staan niet beperkt is tot automatiseren. De releasedatum van Squit XO versie 2.1 is 6 oktober, deze valt, niet geheel toevallig, samen met onze landelijke Gebruikersdag. We hopen dat u deze dag in uw agenda kunt vastleggen, want een bezoek aan onze Gebruikersdag is de moeite waard! Wij wensen u veel plezier bij het lezen van onze nieuwsbrief, staan natuurlijk open voor reacties en hopen u te ontmoeten op 6 oktober in Amersfoort! . René Eilander Rob van Tiel Rob Steneker

Gebruikersdag Roxit in Amersfoort Roxit organiseert op dinsdag 6 oktober in conferentiecentrum Regardz Eenhoorn te Amersfoort haar jaarlijkse Gebruikersdag. Deze dag zal in belangrijke mate in het teken staan van de komst van de Wabo, en dus van de Waboversie van Squit XO. Deze versie, release 2.1, zal tijdens de Gebruikersdag officieel gelanceerd worden. Om 10.00 uur zal de dag geopend worden, waarna door een gastspreker zal worden uitgelgd wat de komst van de Wabo gaat betekenen. Vervolgens wordt u vanaf 11.15 uur bijgepraat over de ontwikkelingen bij Roxit, de stand van zaken omtrent Squit XO, en het programma voor 2010. Na de lunch kunt u diverse workshops bijwonen. Van een ‘hands-on’ benadering voor

applicatiebeheerders, tot uitgebreide toelichtingen op bodemonderzoeken en handhaving in Squit. Ook de organisatorische kant van de implementatie van Squit XO komt aan de orde, evenals de technische, in relatie tot de mid-office. Nadat u twee van deze workshops hebt bijgewoond, is er om 16.00 uur een plenaire afsluiting en borrel. Naast het programma is er in de lounge van het conferentiecentrum een informatiemarkt van diverse partners. Bezoek voor meer informatie en inschrijven onze website. .

Roxit Nieuwsbrief september 2009 - 1

Marco Schouten, gemeente Heerhugowaard:

Interview

Wabo is een ‘candy box’ Een ‘candy box’. Zo ziet de gemeente Heerhugowaard de Wabo. “Het is een doos waarin alle soorten en smaken te vinden zijn. De Wabo is vooral het verpakken van verschillende vergunningen in één pakket”, zegt Marco Schouten, projectleider Omgevingsvergunning. “Squit XO is ons gereedschap om die ene vergunning te maken.” door Kasimir den Hertog

Werkprocessen Al jaren is Heerhugowaard bezig om aan die ijsberg te werken. Het begon in 2000 met het beschrijven van werkprocessen. Over een periode van twee, drie jaar werd er voor zowel Bouwen als Milieu op papier gezet volgens welk proces er gewerkt werd. Daarna volgde een project dat leidde tot samenwerking tussen de verschillende disciplines.

het project, maar van een organisatorische wijziging. De verantwoordelijkheden binnen het college werden gescheiden. De ene wethouder kreeg handhaving in zijn portefeuille, een ander vergunningverlening.” Maar het project Omgevingsvergunning draaide niet alleen om de komst van de Omgevingsvergunning en het herindelen van afdelingen. Er speelde ook een verbetering in beleid, in kwaliteit. “In 2005 is er een inspectie van het ministerie geweest, en die maakte duidelijk dat we qua beleid achterliepen. Dat maakte de driehoek beleid, planning, uitvoering zwak, hoewel we op die laatste twee redelijk tot goed scoorden.” “Aanvankelijk werd er in het project gekeken naar gevolgen in wet- en regelgeving van de Omgevingsvergunning. Dat leverde niet veel op, ook omdat er wat dat betreft nog veel

“Dat was eigenlijk al een stap richting de Wabo”, weet Schouten. “De gedachte aan een integrale omgevingsvergunning leefde hier al heel lang, maar wel op verschillende afdelingen.” Het ontstaan van één afdeling Omgevingsvergunning liet echter niet lang op zich wachten: in 2007 werd het project Omgevingsvergunning gestart, waarbij de handhaving en de vergunningverlening op verschillende afdelingen zou plaatsvinden. “Die scheiding was niet zozeer het gevolg van

in ontwikkeling was. We zijn het toen praktischer gaan bekijken, en kwamen tot de conclusie dat er een grote slag geslagen moest worden in de dienstverlening.” Dat sloot aan bij het streven van de gemeente voor ‘excellente dienstverlening’. De aanpak werd ‘projectmatig en pragmatisch’, met een duidelijke focus op de organisatie. “We hebben geen wetteksten doorgetijgerd, niet lopen googelen, we hebben een visie plus eindresultaten geformuleerd op één A4’tje.

Marco Schouten in het gemeentehuis van Heerhugowaard.

Om te benadrukken dat Squit niet meer en niet minder dan gereedschap is, toont Schouten een afbeelding van een reusachtige ijsberg. De top schittert boven het water, maar daaronder dobbert een enorme klomp die de witte punt drijvende houdt. De top is de buitenkant, dat is Squit, dat zijn de brieven en de vergunningen. De klomp, dat zijn de mensen en de afspraken die daartussen bestaan.


Op basis daarvan zijn zo’n vijftig deelprojecten gestart.” Bij het verbeteren van de dienstverlening werd de klant centraal gesteld. De belangrijkste vraag: wat wil de klant? Is het een informerende klant, dan kan hij terecht bij de frontoffice, bij een deskundige baliemedewerker. Heeft hij een aanvraag ingediend, kortom: is het een aanvraaggerichte klant? Dan komt hij bij de backoffice. In het model van Heerhugowaard is de backoffice weergegeven als blok met daaronder een serie smalle blokken, ofwel ‘sporen’. Voor elke vergunning is er een apart spoor. Het is de ‘candy box’ in diagramvorm. Squit De frontoffice is sinds december vorig jaar operationeel en scoort goed. Binnen de backoffice is de grootste verandering de invoering van Squit, dat per mei dit jaar gebruikt wordt. “Daarbij is er veel nagedacht over rollen. Over de rol van de coördinator, die van contactpersoon, inhoudelijk medewerker.” Met deze opzet is Heerhugowaard voorbereid op de Wabo, en zal de echte overstap naar verwachting weinig extra inspanning vereisen. “Squit is gefaseerd ingevoerd voor alle disciplines. Dat betekent dat iedereen, van bouwen tot brandveiligheid en APV, bij de invoering van de Wabo gewend is om in hetzelfde programma te werken – het grote voordeel van een echte Wabo-applicatie.” Over de uitgebreide manier van optuigen van zowel organisatie als applicatie heeft Schouten inmiddels veel andere gemeenten mogen voorlichten. “Ik zeg dan altijd dat het heel belangrijk is om medewerkers erbij te betrekken, en het continu positief te blijven benaderen. Want het gaat niet alleen om dat topje van die ijsberg, maar vooral ook om wat eronder zit.” .

Gemeente Heerhugowaard Inwoners: 51.054 Oppervlakte: 39,97 km2 Squit XO live: mei 2009 Aantal gebruikers: ruim 120 in totaal, 50 á 60 op dagelijkse basis

De gevolgen van ‘1 januari’ voor u Lang hebben we gedacht dat de Wabo nog verder uitgesteld zou worden tot 1 juli 2010 of nog later. Inmiddels kan niemand het zich veroorloven om uit te gaan van uitstel. Het lijkt erop dat de Wabo toch echt 1 januari 2010 van kracht wordt. door Rob van Tiel Roxit gaat er ook van uit dat de Wabo 1 januari 2010 van kracht wordt. Squit XO wordt daartoe klaargestoomd en we proberen ook zoveel mogelijk invulling vorm te geven. Er gaat voor u als klant ook het nodige gebeu-

ren: Squit XO wordt voorbereid op een andere manier van werken in Wabo-zaken (zie artikel ‘De Wabo in Squit XO’ op pagina 4-5) en ook voor de implementaties heeft het consequenties. In dit artikel beschrijven we wat er op u afkomt en hoe u zich daarop voorbereidt. Gevolgen voor beheerders en gebruikers Er gaat voor de Wabo in Squit XO een nieuw zaaktype komen, met een bijbehorend Wabo-

proces. Dit zaaktype en het proces wijken af van de inrichting van zaaktypes die nog volgens huidige wetgeving lopen. Om volgens de huidige wetgeving vergunningen te kunnen verlenen, moeten verschillende zaaktypes worden gebruikt: voor elke procedure (Reguliere Bouwaanvraag, Lichte Bouwaanvraag, enzovoort) een ander zaaktype, met een ander proces, zoals de wet dat voorschrijft. Met de komst van de Wabo, kan er nog maar één zaaktype bestaan, waarin willekeurig wat voor aanvraag (binnen Wabokader wel te verstaan) volgens hetzelfde juridisch (hoofd)proces moet worden afgehandeld. Dat betekent voor de applicatiebeheerder dat hij of zij nu één vergunningzaaktype moet inrichten. Dit is echter wel een veelomvattend en complex proces. Er kan een veelheid aan toetsen en adviezen worden ingericht, maar Roxit zal de meeste die nodig zijn volgens de wet (en dat zijn er erg veel) standaard meeleveren met een eenvoudig werkproces per toets. We adviseren u om in de aanloop naar 1 januari onze standaardopzet voor toetsen en adviezen te volgen. Begin

2010 zullen een aantal veel voorkomende toetsen van een wat uitgebreider proces worden voorzien. Het betekent voor de eindgebruikers, met name de case-managers, dat er voor een Wabo-aanvraag, ongeacht het onderwerp maar 1 zaaktype gekozen kan en hoeft te worden. De case-manager komt met de aanpak van de Wabo-zaak in een echte regisseursrol: hij of zij volgt het jurdisch Wabo-hoofdproces en stuurt het inwinnen van toetsen en adviezen bij specialisten. De casemanager kan uiteraard zelf ook toetsen uitvoeren, zodat eenvoudige vergunningaanvragen toch in één hand kunnen blijven. Gevolgen voor management en organisatie De komst van de Wabo dwingt organisaties meer nadrukkelijk dan voorheen om na te denken over de taak- en rolverdeling. Het gaat daarbij om de vraag of het case-management gelegd moet worden bij aparte medewerkers of teams die zich bezig houden met de administratief-juridische kant van de zaak. De aanpak van de Wabo in Squit XO maakt dat in ieder geval mogelijk, maar dwingt het niet af. Voordat u de Wabo gaat vormgeven in Squit XO moet u hier echter wel een beslissing over genomen hebben. .

Drie scenario’s: wanneer gaat u ‘live’? Voor de meeste van onze klanten was de komst van de Wabo een belangrijk motief om een ander vergunningenpakket te kiezen. Bij velen loopt de implementatie nog. Nu de introductie van de Wabo niet langer uitgesteld lijkt te worden, is het logisch dat de meerderheid per 1 januari ‘live’ wil gaan. Uitstellen van reeds geplande implementatiedata is in dezen geen optie. Roxit is met ruime voorsprong marktleider geworden en we kunnen de 150 thans lopende implementaties niet op hetzelfde moment opleveren. Er zijn een aantal scenario’s voor de livegang, afhankelijk van de fase waarin de implementatie zich bevindt: 1. U hebt Squit XO al (grotendeels) ingericht, de proefconversie van het milieuinrichtingenbestand en/of ProVAS zijn uitgevoerd en de datum voor livegang (en definitieve

conversies) staan gepland op afzienbare termijn. In dat geval gaat u gewoon ‘in productie’ zoals gepland en gaat u dus ook de vergunningaanvragen ‘oude stijl’ (wetgeving 2009) dit jaar al met Squit XO afhandelen. In oktober gaat u met de release van versie 2.1 het Wabo-proces inrichten. U kunt ermee in een testomgeving prima ‘proefdraaien’ om vervolgens de Wabo-zaak ‘live’ te zetten vanaf 1 januari 2010. De zaaktypes ‘oude stijl’ zet u vanaf dat moment op ‘vervallen’, zodat ze niet meer aangemaakt kunnen worden. 2. U bent begonnen met de inrichting van Squit XO, maar proefconversies moeten nog worden uitgevoerd en de datum livegang ligt in de laatste twee, drie maanden van het jaar. In dat geval moet u zich serieus afvragen of u voor deze relatief korte periode de vergunningverlening ‘oude stijl’ al in gebruik

wilt nemen in 2009 of dat u de datum livegang als volgt wilt splitsen: a. Zet de conversie van het milieu-inrichtingen bestand met volle kracht voort, zodat u zo snel mogelijk ‘live’ kunt met milieu. Het inrichtingswerk voor milieu blijft grotendeels behouden met de komst van de Wabo. De nadruk bij milieu ligt namelijk op het inrichtingenbestand, controlezaken en milieumeldingen, en dat verandert niet met de komst van de Wabo. Het voornaamste wat verandert zijn de vergunningaanvragen milieu, maar dat zijn er relatief weinig en dat inrichtingswerk kunt u dus sober houden. b. Los van het ‘live’ gaan van milieu richt u zich voor de vergunningverlening op aanpak ‘nieuwe stijl’, namelijk conform Wabo. Als u vóór oktober begint met de inrichting van Squit XO, dan kunt u ervaring opdoen met het inrichten van een complexe 8


8

vergunningzaak door de Reguliere Bouwvergunning (‘oude stijl’) in te richten. Veel van die ervaring kunt u gebruiken bij het inrichten van de Wabo-zaak in Squit XO. Zodra de Wabo-zaak begin oktober beschikbaar komt, dan kunt u beginnen met inrichten en proefdraaien. U gaat dan ‘live’ per 1 januari met de Wabo-zaak. Vergunningaanvragen ‘oude stijl’ kunt u tot 31 december blijven inboeken in uw oude BWT-pakket en daarin doet u de afhandeling totdat alle vergunningaanvragen zijn afgehandeld in uw oude pakket. Pas dan converteert u de historie van BWT-aanvragen. Dat moment zal logischerwijs de tweede helft van 2010 zijn. 3. U bent nog niet of slechts zeer recent begonnen met de implementatie en de datum livegang ligt niet vóór 1 januari. Als die reden voornamelijk samenhangt met een voorgaand conversietraject kunt u overwegen of u niet live kunt gaan voor de vergunning-

verlening nieuwe stijl per 1 januari of kort daarna en de conversie van bijvoorbeeld het milieubestand pas later te doen. Nota bene Bedenk dat de laatste mogelijkheid om in 2009 nog een definitieve conversie voor milieu op te leveren (en dus met een geconverteerd milieubestand de Wabo in te gaan) 1 december is. U zult immers in december (goed gerekend een halve maand) de acceptatietest moeten uitvoeren en Roxit moet eventuele correcties kunnen doorvoeren. In onze ervaring lukt dat niet meer vanaf de tweede helft van december. Gezien de piek in uw en ons werk rondom de jaarwisseling zal de eerstvolgende definitieve milieuconversies pas medio januari kunnen aanvangen en vanaf 1 februari 2010 kunnen worden opgeleverd. Bedenk ook dat het aanhouden van de standaardconversie die Roxit heeft ontwikkeld

wellicht niet tot perfectie leidt, maar wel tot een haalbare planning. Streven naar perfectie leidt in onze ervaring sowieso tot verstoring van de planning, met een relatief geringe meerwaarde. Met de deadline van 1 december voor ogen adviseren wij om straks vast te houden aan de standaardconversie. Bedenk tenslotte eveneens dat ProVAS-conversies voorafgaand aan de livegang van Squit XO alleen zinvol zijn als u dit jaar nog BWTvergunningen ‘oude stijl’ gaat uitvoeren. Is dat niet het geval, dan is het beter om de vergunningen ‘oude stijl’ in ProVAS af te handelen en de historie tweede helft 2010 te converteren. U richt Squit XO alleen ‘nieuwe stijl’ in. Raadpleeg uw projectleider We kunnen de situatie van 150 gemeenten en milieudiensten niet vangen in drie scenario’s. Treed daarom met uw Roxit-projectleider over dit onderwerp in overleg. .

Van zaken naar ‘hoofdzaken’ en ‘deelzaken’

Uitleg

De Wabo in Squit XO Squit XO wordt klaargestoomd om u dit najaar al zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om het Wabo-proces in te richten en er proef mee te draaien. In dit artikel beschrijven we wat er in hoofdlijnen gaat veranderen in Squit XO. door Rob van Tiel Een nieuw zaaktype Voor de komst van de Wabo maken we een nieuw zaaktype in Squit XO, dat anders is dan de huidige milieu- of bouwvergunningen die u van Squit XO gewend bent. Dit is nodig omdat het onderwerp van de aanvraag niet vooraf bekend is. Het kan bestaan uit zowel activiteiten op het gebied van Bouw, Milieu als andere Wabo-gerelateerde onderwerpen. Het kan één activiteit zijn of meerdere uit verschillende wettelijke kaders. In de Wabo-zaak is daarmee rekening gehouden door de gebruiker verschillende ‘Onderdelen’ te kunnen laten activeren die verband houden met de aanvraag. De terminologie sluit aan bij de thans bekende onderdelen van het Omgevingsloket Online.


Een nieuw proces Het juridisch proces van de Wabo is altijd hetzelfde, maar wordt, afhankelijk van de aard van de aanvraag op verschillende manieren doorlopen. Er zijn hier op landelijk niveau al twee voorbeeldprocessen voor beschikbaar: EGEM/VELDA (die door VROM als het standaardproces voor de Wabo wordt gezien) en van GovUnited. Roxit is bezig met een pilot (deelnemers zijn de Provincie Zuid-Holland en de gemeenten Westland, Rijswijk en Rijssen-Holten) om de proces en de Wabo-zaak te beproeven. Daarin worden beide lan delijke processen beproefd. Toetsen en adviezen ‘losser’ vormgegeven Het juridisch hoofdproces van de Wabo is belangrijk, maar Squit XO biedt ook ondersteuning voor de inhoudelijke toetsing en advisering. In de enkelvoudige aanvragen zoals u die kent van versie 1 van Squit XO maakte toetsing en advisering deel uit van het hoofdproces. Voor de Wabo is dit niet meer mogelijk of wenselijk. Daarom wordt voor versie 2 het principe van ‘Deelzaken’ geïntroduceerd.

Releaseplanning Met de release van Squit XO versie 2.1, thans gepland op 6 oktober, wordt de Wabo-zaak, inclusief juridisch hoofdproces opgeleverd. Een opzet voor ‘Onderdelen’ (Wabo-activiteiten) en ‘Deelzaken’ (toetsen) wordt in de update meegeleverd. Documentsoorten bij de Wabo-zaak worden eveneens meegeleverd, maar briefsjablonen van de vereniging Stadswerk zullen waarschijnlijk nog niet op dat moment leverbaar zijn, omdat de eerste tranche ervan (vergunningverlening) pas

medio september wordt gepubliceerd. Roxit zal de brieven dan nog moeten omzetten, testen, enzovoort en pas op een later tijdstip ter beschikking kunnen stellen. Er bestaan nog een aantal onzekerheden rondom de definitieve invulling van de Wabo in het Omgevingsloket Online bij de release van versie 2.1. Zo zal VROM het Omgevingsloket Online nog bijstellen ten behoeve van de Wabo en die wijzigingen worden 30 september bekend gemaakt. Vereniging Stadswerk

Elke toets of advies kent een eigen beknopt dossier met een eigen specifiek proces. Dit komt in de plaats van een procesonderdeel en een registratief tabblad in de hoofdzaak, zoals u bijvoorbeeld in de reguliere bouwvergunning gewend bent. Dat geeft de casemanager de flexibiliteit om specifiek die toetsingen in gang te zetten die nodig zijn en op overzichtelijke wijze het proces te sturen. Het deelzaakproces is relatief eenvoudig en kan ook, naar de situatie verlangt, opnieuw worden gedaan, worden gestopt of gepauzeerd.

publiceert de tweede tranche (bezwaar en handhaving en dergelijke) van haar voorbeeldbrieven pas medio oktober. Ook verwacht Roxit de Wabo-zaak in Squit XO ook nog te kunnen optimaliseren op basis van de (prille) gebruikerservaringen, met name in de interactie tussen hoofd- en deelzaken. Vandaar dat een versie 2.2 is gepland voor 1 december, zodat we nog een aantal punten op de ‘i’ kunnen zetten voordat de Wabo daadwerkelijk van kracht wordt! .


Converteren van uw gegevens van stap tot stap

Uitleg

Een blik in de ‘conversiefabriek’ Door veel organisaties is er voor gekozen om de bestaande gegevens met betrekking tot o.a. bodemverontreiniging- en sanering, milieuvergunningen, bouwvergunningen en gebruiksvergunningen door Roxit te laten converteren naar Squit XO. Omdat Roxit uw waardevolle data niet verloren wil laten gaan, voeren we de conversie in een aantal stappen uit. In dit artikel een korte toelichting per stap. door Hans Blonk

1.

3.

Voorafgaand aan een conversie is het van belang om de verwachting naar elkaar toe helder te hebben: wat doet Roxit wel en wat doet Roxit niet én heeft u als organisatie het systeem gebruikt zoals het bedoeld is c.q. door Roxit verwacht wordt. Door acceptatie van het Plan van Aanpak vertellen we elkaar dat we dezelfde verwachtingen hebben. Op basis van de doorontwikkeling van Squit XO en op basis van uw vragen en opmerkingen werken we dit Plan van Aanpak regelmatig bij. Op dit moment beschikken we over meer dan vijftien standaard Plannen van Aanpak van verschillende bronsystemen om bovenstaande conversies uit te voeren. Deze PvA’s zijn altijd gebaseerd op een actuele versie van het bronsysteem. Tip: voer tijdig updates van uw bronsysteem uit. Voor onze bestaande producten StraBis en StraBRS is geen inhoudelijke conversie nodig. Het datamodel binnen Squit XO is gelijk gebleven. Conversie van bestaande bodemgegevens uit andere systemen dan StraBis verloopt via het landelijke uitwisselprotocol SIKB0101.

Op basis van de brondata stelt Roxit een mappingtabel op. Met deze tabel kan uw organisatie de oude codes koppelen aan de nieuwe codes die in Squit XO gebruikt worden. Zo’n mappingtabel is nodig omdat elke organisatie in het oude (en nieuwe) systeem andere codes gebruikt. Het vullen van deze mappingtabel is bij een milieuconversie wat omvangrijker dan bij andere conversies. Hou er rekening mee dat bij milieuconversie dit zeker een dag kost.

Goedkeuren Plan van Aanpak

2.

Aanleveren (bron)data

Ten behoeve van de proefconversie mag uw organisatie de brondata van het oude systeem en de brondata van Squit XO aanleveren. Uiteraard is dit nodig om de conversie uit te voeren, maar is ook te beschouwen als leermoment: het aanleveren van de data voor de definitieve conversie moet straks direct goed gaan, want anders ligt het gebruik van Squit XO (nog) langer stil. Om te voorkomen dat data op de verkeerde plek binnen Roxit komt te liggen, mag deze alleen nof via onze FTP-server aangeleverd worden. Hiermee voorkomen we onnodige vertraging.


4.

Mappingtabel samenstellen

Proefconversie

6.

Definitieve conversie

Na akkoord op de proefconversie (eventueel met enkele aan- en opmerkingen) en aanlevering van actuele brondata voert Roxit zo snel mogelijk de definitieve conversie uit. De tijdsduur van deze conversie is sterk afhankelijk van de type conversie, maar ook van het aantal aanwezige records. Ook deze conversie beoordeelt een tweede medewerker. Het resultaat is vervolgens beschikbaar in de productieomgeving van uw organisatie. Na acceptatie van deze conversie kan binnen Squit XO weer gemuteerd worden. We hebben u hiermee een blik gegeven in de ‘Conversiefabriek’. In deze fabriek is alles

Op basis van de brondata en de mappingtabel voert Roxit de conversie uit. Eventuele bijzonderheden bij de conversie leggen we schriftelijk vast. Een tweede collega controleert vervolgens de uitgevoerde conversie. Dit om de kans op fouten zo klein mogelijk te laten zijn.

5.

Beoordelen proefconversie

Het resultaat kunt u bekijken en beoordelen in uw conversieomgeving van Squit XO. Wij verzoeken u om deze beoordeling heel serieus te nemen. Op basis van de proefconversie kunnen we de definitieve conversie nog bijsturen. Het aanpassen van een definitieve conversie is niet wenselijk: kost extra veel inspanning (en geld) en zorgt voor langer stil liggen van productieomgeving van Squit XO.

zoveel mogelijk standaard, zodat we zoveel mogelijk organisaties tijdig kunnen bedienen. Uiteraard is maatwerk mogelijk. We denken hierbij aan ‘bijzonder’ gebruik van een bronsysteem of aan ‘eigen’ bestanden. Met dergelijke verzoeken gaan we pragmatisch is: is bestand voldoende uniform opgebouwd, is conversie versus handmatige invoer lonend c.q. past dit maatwerk in de planning. Voor meer informatie of vragen over conversies kunt u terecht bij uw projectleider van Roxit of bij Hans Blonk (06-22940194). .

Marco Hoogendoorn, Waterschap Rivierenland:

Interview

‘Een pakket voor de toekomst’ Bij Waterschap Rivierenland (WSRL) brengt straks niet alleen de Wabo veranderingen met zich mee, het is vooral ook de nieuwe Waterwet waar de organisatie op moet inspelen. Een uitdaging die het waterschap dankzij een lang traject van verbeteringen in organisatie en ict aan moet kunnen. door Kasimir den Hertog

Adviserende rol “Daar tegenover staat dat het beheer van grondwater in de Waterwet is opgenomen. Dat is dus iets dat juist naar ons toekomt.” Voorts hebben waterschappen een belangrijke adviserende rol richting provincie en gemeente. Remmerswaal: “In hoofdzaak heeft de wetswijziging invloed op de vergunningverlening en de handhaving. Omdat we daar goede processen voor hebben, is het een kwestie die aan te passen. Het is inderdaad prettig dat we die procesmatige aanpak al uitgebreid onderzocht en ingevoerd hebben, dat maakt het

Waterschap Rivierenland Opgericht: 1 januari 2002 Oppervlakte: 201.000 ha Squit XO live: februari 2009 Aantal gebruikers: ruim 150 in totaal, 70 á 80 op dagelijkse basis

inspelen op de komende veranderingen veel eenvoudiger.” Ook de aanschaf en implementatie van vergunningverleningsoftware is een stap die Waterschap Rivierenland reeds gezet heeft. “Dat is iets dat we vanaf nul moesten opbouwen”, weet Hoogendoorn. “Vlak na de fusie werd gebruik gemaakt van meerdere zelfontwikkelde programma’s, geschreven in Access. Het bood ons precies de registratiemogelijkheden die we wilden, maar niet meer dan dat.” Na de beslissing om ook het nieuwe proces te gaan ondersteunen werd een lijst met selectiecriteria samengesteld en volgde een Euro-

te hoog gegrepen, voor zowel WSRL als Roxit. Uiteindelijk werd het vanaf medio februari 2009 gefaseerd ingevoerd. “Die versie was zodanig dat we er mee konden gaan werken. Alhoewel er nog een aantal openstaande punten zijn heeft de oplevering in juni van dit jaar plaatsgevonden. Openstaande punten zijn onder andere de koppeling met het documentsysteem Verseon en de managementrapporten.” Nu wacht de uitdaging van Waterwet en Wabo. “Daar draait het niet alleen om aanpassingen van processen en aanpassingen in Squit. Op het gebied van digitalisering en het

pese aanbesteding. Eind 2007 presenteerden zes leveranciers hun product. Squit XO van Roxit scoorde het best en werd begin 2008 aangeschaft. “Opvallend aan Squit waren de gebruiksvriendelijkheid en de toegankelijkheid”, zegt Remmerswaal. Hoogendoorn: “We zagen dat het een pakket is dat zowel door gemeenten, provincies als waterschappen gebruikt kan worden. Omdat die drie steeds meer gaan samenwerken, leek het ons een grote plus dat je dan gebruikmaakt van hetzelfde pakket.” De ingebruikname van Squit zou aanvankelijk in het voorjaar van 2008 zijn, maar dat bleek

behandelen van digitale aanvragen krijgen we te maken met het omgevingsloket online (OLO)”, vertelt Hoogendoorn.

Marco Hoogendoorn (links) en Frans Remmerswaal. Foto: Wim Vink (WSRL)

Vooruitstrevendheid heeft binnen de muren van het fraaie waterschapskantoor in Tiel ondermeer flexwerken, een procesmatige aanpak en diverse ondersteunende applicaties gebracht, waaronder de applicatie Squit XO Een ware vloedgolf aan veranderingen dus, maar dat was ook nodig. Het huidige waterschap komt immers voort uit niet minder dan zeven verschillende waterschappen, ofwel: zeven verschillende organisaties. “Door de fusie en een integratie, waarvan de laatste per 1 januari 2005, werd het noodzakelijk om meer te doen aan onze efficiency”, zegt Marco Hoogendoorn, functioneel applicatiebeheerder Squit XO. “We zijn toen binnen heel WSRL eerst gaan werken aan een procesmatige aanpak en later zijn er verschillende afdelingen samengevoegd.” En toen de organisatie en de interne processen grotendeels op orde waren, kwamen de nieuwe Waterwet en de Wabo. “Als waterschap hebben wij met de Wabo niet veel te maken, maar een gevolg is wel dat straks de gemeenten en provincies het bevoegd gezag zijn voor indirecte lozingen”, vertelt Frans Remmerswaal, Teamleider Lozingen Bedrijven.

Ideaalplaatje Het ideaalplaatje met het OLO is wat hem betreft dat een aanvraag via het OLO automatisch zowel in Squit als in het documentsysteem (DMS, Verseon) van het waterschap komt. Echter, zover is het nog niet. Het blijft erg stil op het front van het OLO. Terwijl het OLO voor de Wabo al aardig gevorderd is, staat het OLO voor de Waterwet nog in de kinderschoenen. Rijkswaterstaat moet hier voor 8


8 zorgen, maar vraagt voor de ontwikkeling ervan geld aan de waterschappen. Die verwachten zeggenschap in ruil daarvoor, iets dat Rijkswaterstaat niet wil. Een patstelling dus.” Hoogendoorn vindt dat jammer, maar een wezenlijk probleem vormt het niet. Niettemin betekent het een kleine kink in de kabel voor zijn organisatie, die flink inzet op digitaliseren. “Digitaliseren is iets dat steeds belangrijker wordt in waterschapsland. Zo moet er nage-

dacht worden over bronhouders en de beschikbaarheid van gegevens. En zoals gezegd speelt ook samenwerking met andere overheden een rol.” Waterschapshuis Waterschappen praten met elkaar over dergelijke kwesties binnen het Waterschapshuis. Waterschap Rivierenland blijft echter vooralsnog de enige als het gaat om de keus voor

Roxit: ict- én databedrijf Roxit is niet alleen een ict-bedrijf, er worden ook vele dataprojecten uitgevoerd. In dit artikel leest u wat u op het gebied van data kunt verwachten. In de volgende nieuwsbrieven worden één of meerdere onderdelen verder toegelicht. door Hans Blonk Roxit voert de volgende werkzaamheden op gebied van data uit: •

•

•

•

Handmatige verwerking van analoge gegevens. Bijvoorbeeld: invoer van bodemgegevens in Squit, invoer van vergunningsgegevens in Squit; Synchroniseren van bodemgegevens van twee organisaties. Bijvoorbeeld: synchronisatie van gemeentelijk Squit XO/ Bodem en provinciaal Globis; Conversies van bestaande gegevens naar systeem. Bijvoorbeeld: conversie bodem- en vergunninggegevens naar Squit XO, conversie veehouderijgegevens van diverse gemeenten naar één centrale database; Analyseren bestaande data inclusief adviseren dataverbetering en daadwer-

•

•

•

kelijke dataverbetering. Bijvoorbeeld: adressen geschikt maken voor de gebouwenadministratie BAG, of SIKB010-proof maken van bodemdata; Opstellen procedures en werkinstructies voor gebruik informatiesysteem; verwerken, beoordelen en beschikken van meldingen rondom bodemsaneringen, invoerprotocol Squit XO/Bodem, uitwisselprotocol gemeentelijke en provinciaal Bodeminformatiesysteem; Visualiseren data. Bijvoorbeeld: kaarten met basis-, afbraak- en eindproducten van VOCL-verontreinigingen op verschillende dieptes in grondwater. Projectmanagement dataprojecten: controle analoog en digitaal resultaat, verwerken digitaal resultaat bulkgewijs in systeem. .

Squit XO. De meeste gebruiken IRIS V+H, waar men als gebruiker via het Waterschapshuis mede-eigenaar van is. “Onze keus voor Squit is dus nog niet gevolgd. Hoewel Roxit er ons achteraf gezien in een wat te pril stadium van de ontwikkeling van het pakket mee aan de slag heeft laten gaan, hebben we geen spijt van die keus. Squit XO is, nu het verder is ontwikkeld, een pakket met potentie. In die zin blijft het een pakket voor de toekomst.” .

Extra opleidingen De inrichting van de Wabo-versie (2.1) van Squit XO vraagt om een goede voorbereiding en specifieke aandacht van de applicatiebeheerders. Roxit biedt vanaf oktober daarom extra cursussen aan waarin expliciet zal worden ingegaan op de wijze waarop de Wabo-functionaliteit in Squit XO ingericht dient te worden. De cursus is bestemd voor applicatiebeheerders die reeds bekend zijn met de inrichting van Squit XO en bij voorkeur al de reguliere applicatietraining hebben gevolgd. Inschrijven is mogelijk via onze website: www.roxit.nl.

Cursus rapportages Squit XO kent functionaliteit om uitgebreide rapportages te maken. Het inrichten van de rapportage-editor die hier voor zorgt, is echter niet eenvoudig. Om ervaren applicatiebeheerders op weg te helpen met het inrichten en gebruiken van deze ‘tool’, is er sinds kort een cursus rapportages. Via de website van Roxit kunt u zich hiervoor inschrijven.

Website krijgt ‘extranet’ voor klanten Veel klanten zullen bekend zijn met de ‘digitale map’, een map waarin documentatie voor de implementatie van Squit XO te vinden is. Echter, Roxit wil meer documentatie en dienstverlening bieden via digitale weg. Daarom wordt tijdens de Gebruikersdag het Roxit extranet gelanceerd. Dit extranet moet hét communicatiekanaal voor de gebruikersvereniging worden. Ook aan de rest van de digitale verschijningsvorm van Roxit zal het nodige veranderen. Zo worden uiterlijk, indeling en inhoud van de website gewijzigd. Voorts komt er een intranet om de drie locaties van Roxit, Zwolle, Delft en Arnhem, dichter bijeen te brengen.


Niet alleen de medewerkers, maar ook de klanten zullen hiervan profiteren. Het nieuwe extranet sluit naadloos aan op internet en intranet, en moet een belangrijke digitale schakel vormen tussen Roxit en haar klanten. Naast het bieden van documentatie is het extranet vooral ook bedoeld voor interactie. Leden van de gebruikersvereniging kunnen in dit afgeschermde

gedeelte ervaringen uitwisselen, maar eveneens bestanden, zoals rapportagemodellen, met elkaar delen.

Twee belangrijke Wabo-dagen

Recommend Documents