Konsep Internal Audit Internal Audit Tubuh manusia adalah sistem yang terus y g beroperasi, sejauh apa sistem efektif berjalan? Æ perlu check kesehatan regular
Check kolesterol
Sesuai
Manakah organ tubuh yang penting / kritikal? Misalkan dari informasi kesehatan, jantung merupakan bagian yang penting yang banyak di derita oleh orang yang yang berumur di atas 35 tahun, maka perlu dilakukan pemeriksaan jantung secara berkala
Hasil? Tidak sesuai standar Perbaikan
Masih tidak d k sesuai Cari perbaikan yang lain untuk menurunkan kadar kolesterol, misalkan olahraga teratur
Bila organ / bagian tubuh ada yang sakit atau dikeluhkan maka perlu dicheck secara intensip (lebih sering)
Eketif?
Kolesterol Turun
Pola hidup sehat dengan penekanan hasil perbaikan PT BMT
dengan obat, dan atau kontrol p kalori asupan Efektif ketika: ‐sudah minum obat dan sudah kontrol asupan kalori DAN ‐ kadar kolesterol turun
Organisasi adalah sistem Organisasi terdiri dari proses‐proses proses proses atau sub sitem. Apakah proses atau sub sistem sudah efektif? Efektif artinya: ‐ Sasaran p proses tercapai p dan ‐ Aturan dilakukan sesuai prosedur atau aturan PT BMT
Proses Internal Audit
Input Schedule audit yang di set berdasarkan status dan kepentingan pada: ‐ proses yang mempunyai hub dengan penyebab masalah (komplain, external, problem internal ‐ proses yang penting mempengaruhi hi persyaratan produk, safety, persyaratan lingkungan atau berhubungan dengan peraturan /perundangan
Internal Audit Internal Audit Review apakah kegiatan sesuai ketentuan
Semua proses / kegiatan berjalan sesuai dengan d aturan / ketentuan
‐ Evaluasi kesesuaian sistem Æ prosedur / IK/Form ‐ Mencari peluang peningkatan Æ Improvement ‐ Perbaikan sistem Æ Problem ‐ Bentuk follow up kegiatan / action plan Æ Rencana kerja ‐ Pemahaman proses kerja Æ training ‐ Audit pada proses proses produksi, produk dan sistem
X PT BMT
Inputan yang Audit yang Audit Semua proses atau kegiatan harus diaudit berkala tetapi proses yang dinilai tidak efektif harus dilakukan prioritas audit. Prioritas Audit Æ Audit Æ Audit Audit didahulukan didahulukan dan dilakukan lebih sering
PT BMT
Inputan audit harus direview oleh perwakilan manajemen j d dijadikan dan dij dik prioritas i i audit di • Area mana yyang yang g y g dominan mempengaruhi p g persyaratan produk / jasa? • Proses mana yang sering menyebabkan komplain? Waktu kapan masalah itu timbul? komplain? Waktu timbul? • Proses mana yang mempunyai resiko tinggi atau sering bermasalah pada K3 • Proses atau kegiatan apa yang bisa menyebabkan pencemaran lingkungan atau berhubungan d dengan masalah l h lingkungan li k • Kegiatan apa yang menyebabkan pemborosan? PT BMT
Kasus: Schedule yang dibuat sesuai permasalahan proses ‐
‐
Di perusahaan jasa service/perbaikan alat berat selama setahun ini mempunyai proyek di Halmahera, K t i B Kutai, Berau d Sumba. Kendala dan S b K d l mereka k adalah d l h: jumlah spare part yang bisa berlebihan atau kurang sehingga beberapa pengerjaan tertunda, bahkan ada beberapa part mahal yang sudah rusak di gudang krn kondisi penyimpanan yang tidak sesuai standar part Kejadian incident di project Halmahera yang lebih dominan dengan project lain, hasil evaluasi karena Halmahera adalah project baru dan hampir sebagian besar pekerjanya adalah pekerja baru
Maka audit proses audit proses pembelian, operasional pembelian, operasional di Halmahera, Penyimpanan Halmahera, Penyimpanan di project dan training dilakukan lebih sering
PT BMT
Tips Inputan Audit Tips Inputan ‐ Management Management Representative mereview Representative mereview semua kendala dan peluang sistem lalu diterjemahkan dalam: ‐ Schedule audit ‐ Kisi‐kisi checklist audit
PT BMT
Check List Audit Check List Audit Acuan untuk pemeriksaan proses Isi Check list: ‐ Normall ‐ Berisi pertanyaan rutin mengenai proses
‐ Inputan sistem ‐ Kendala sistem ‐ Peluang g Follow up meeting p g ‐ Sebagai PT BMT
Kasus pembuatan Check List Audit Check List Audit Dari informasi kecelakaan kerja yang terjadi di proyek Halmahera, beberapa kendalanya: Safety, krn setelah diidentifikasi : Pelaksanaan work permit sering diabaikan Induksi pekerja baru tidak ada buktinya Incident 7 kali dalam satu bulan sewaktu operasional tambang
Pembelian, Banyaknya barang yang dibeli sehingga melebihi stock Pengajuan barang proyek yang banyak pending Pembelian yang salah spec
Penyimpanan P i Beberapa barang yang bernilai mahal dalam keadaan rusak Area penyimpanan yang berantakan
PT BMT
Check List Audit Penyimpanan 1 2 3 4
Ada standard lama penyimpanan material Jika standard lama penyimpanan terlampui, harus ada pengecekan ulang kualitas produk / material yang disimpan Sistem FIFO berjalan dengan baik Material/ produk disimpan sesuai dengan persyaratan penyimpanan (misalnya tid k terkena tidak t k air, i tidak tid k terkena t k sinar i matahari t h i langsung, l persyaratan t temperatur t t tertentu, dll)
5 6
Material yang mempunyai expired date harus dikontrol expired date-nya Check rencana kerja di proses penyimpanan, apakah dilakukan sesuai aturan
7
Check area p penyimpanan y p apakah p lay y out ada dan apakah p sesuai dengan g actual
8
Check aturan simpan barang berat/besar atau barang kecil / ringan. Misalkan barang berat atau besar di simpan di atas Check pemahaman gudang, apakah mereka memahami pekerjaan / tugas mereka? Misalkan p paham FIFO,, p paham 5R,, antisipasi p gawat darurat… g Untuk alat antisipasi gawat darurat, apakah dilakukan pengechekan regular? Misalkan APAR, APAB atau Hidran di gudang Apakah ada standarisasi APD di Gudang dan diterapkan oleh pekerja? Untuk barang yang rusak, bagaimana penanganannya Check kondisi lapangan, lapangan apakah tatacara simpan sudah memenuhi kreteria 5 R?
10 11 12 13 14 16
untuk penyediaan barang sesuai dengan pekerjaan, bagaimana pengaturan barang yang diminta dari gudang tetapi tidak ada di Bill Of Material, bagaimana tata caranya?
17
Check penyimpanan barang per proyek yang berjalan, berjalan apakah pencatatan dilakukan secara kontinue sesuai permintaan proyek, Lalu bagaimana untuk barang yang diambil dari pembelian PT BMT
Point Pertanyaan: ‐1‐ 12 Normal ‐ 13 13‐ 17, 17 inputan sistem
Check List Audit Pembelian 1
2 3
4
5 6
7 8
Data pembelian harus jelas menceritakan spesifikasi produk yang akan dibeli dan persyaratan lainnya (persyaratan delivery, persyaratan approval produk, persyaratan kualifikasi personnel, dll) Check sistem seleksi supplier / sucont Hanya membeli dari supplier yang telah lulus seleksi. Pembelian yang dimaksud termasuk semua produk atau servis yang mempengaruhi mutu, termasuk proses rework, kalibrasi, sorting, dll Kontrol terhadap supplier dilakukan atas dasar efek produk yang dibeli terhadap produk akhir Note : lihat AVL, pastikan semua supplier yang mempengaruhi mutu produk telah tertulis untuk dikendalikan Check bukti pelaksanan check incoming Melakukan evaluasi performance supplier / Subcont - Delivery performance - Quality performance Bagaimana Pengaturan barang pembelian part paket, bila dibeli retail apakah ada persetujuan dari yang meminta? Bila ada perubahan spec pembelian dengan fungsi yang sama apakah ada penyetujuan dari yang meminta
9
Apakah ada koordinasi untuk pengajuan pembelian pending, apakah barang masih diperlukan atau tidak? 10 Untuk barang yang mengandung content berbahaya, berbahaya bagaimana mekanisme evaluasi sebelum dibeli? PT BMT
Point Pertanyaan: ‐1‐ 12 Normal ‐ 13‐ 17, inputan sistem
Studi Kasus: Buat check list proses Proyek ( (masukkan kk kendala k d l safety sesuai f i inputan i sistem) i ) • Kerjakan kelompok
PT BMT
