BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan Mal Metropolitan merupakan salah satu anak perusahaan yang bernaung dibawah PT Metropolitan Land. Mal Metropolitan dibangun pada tahun 1992, dan mulai beroperasi pada Desember 1993. Bangunan yang terletak di jalan K.H. Noer Ali Bekasi Selatan, persis berdampingan dengan pintu tol Bekasi Barat. Sehingga mudah dicapai dari berbagai jalur alternatif lainnya. Untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen, Mal Metropolitan menghadirkan merek terkenal baik lokal maupun internasional serta beragam pilihan restoran dan kafe dalam satu area seluas lebih dari 30.000 meter persegi. Sebagai pusat perbelanjaan yang terpopuler di kota Bekasi, Mal Metropolitan memiliki visi yakni : “Menjadi salah satu mal yang terbesar dan terkemuka di Indonesia”. “Menjadi mal yang teramai, terlengkap dan ternyaman di Indonesia“. Adapun misi dari Mal Metropolitan adalah sebagai berikut : 1. Menjadi mal yang menyenangkan bagi seluruh keluarga sebagai pusat belanja dan rekreasi. 2. Menjadi unit usaha Metropolitan Land yang maju, berkembang dan sehat serta bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. 3. Memberikan lapangan kerja yang dikelola secara profesional serta berperan aktif dalam pembangunan negara. 65
66 3.2
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Mal Metropolitan (Sumber : Mal Metropolitan)
67 3.3 Tugas dan Wewenang Berikut ini merupakan tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur organisasi Mal Metropolitan : 1. General Manager
Menetapkan kebijakan strategis perusahaan sebagaimana dituangkan dalam rencana jangka panjang, rencana kerja, anggaran perusahaan, dan rencana operasional lainnya.
Merencanakan, membina, dan mengembangkan efektivitas dan efisiensi organisasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan.
Memelihara dan mengelola kekayaan perusahaan berdasarkan prinsip, peraturan, dan ketentuan yang berlaku.
2. Sekretaris
Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengaturan agenda kerja general manager.
Mencatat dan menyampaikan data perusahaan kepada general manager, baik yang berhubungan dengan administrasi maupun surat-surat penting perusahaan.
3. Marketing Manager
Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasikan proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.
Merencanakan program pemasaran, baik jangka menengah maupun yang bersifat taktis serta penggunaan media promosinya.
68
Membuat anggaran yang meliputi seluruh fungsi dan kegiatan pemasaran dan penjualan serta ikut mengontrol pengeluaran realisasi biaya-biayanya.
Aktif memberikan usulan yang bermanfaat untuk terciptanya efektivitas kerja perusahaan.
Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas, mengendalikan lingkungan kerja, khususnya pada divisinya serta aktif melakukan pembinaan terhadap staf bawahannya.
4. Technical Manager
Bertanggung jawab mengontrol dan memastikan bahwa pelaksanaan proyek di lapangan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dalam spesifikasi.
Memantau pelaksanaan proyek di lapangan sehingga sesuai dengan program kerja yang direncanakan dalam waktu yang telah ditentukan.
5. Financial Manager
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan
69 ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisis keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
6. Accounting Manager
Mengawasi jalannya sistem dan prosedur akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembukuan dan audit dalam perusahaan.
Membuat laporan keuangan baik untuk kepentingan internal perusahaan maupun eksternal.
Mengkoordinasikan
dan
mengontrol
perencanaan,
pelaporan
dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
70 7. Manager House Keeping
Memastikan bahwa semua operasi pembersihan cukup terlatih untuk tingkat yang dapat diterima, sepadan dengan tugas mereka untuk tampil.
Memastikan bahwa tim melakukan operasi pembersihan sesuai standar.
Memantau kinerja pegawai dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengelola kinerja.
Memastikan bahwa bahan-bahan pembersih yang digunakan dalam cara yang aman dan tetap aman.
Memastikan bahwa standar kesehatan dan keselamatan kebijakan ditaati sepanjang waktu.
8. HRD & General Affair
Bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi pengelolaan SDM.
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan fasilitas.
Pengawasan dan koordinasi dengan lingkungan sekitar (pemerintah kota, perizinan).
71 3.4
Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur Pendataan Pegawai Pegawai
HRD
mulai
1
Mengisi Biodata
Input Biodata Pegawai
T
1
selesai
Gambar 3.2 Flowchart Pendataan Pegawai Dalam prosedur ini, pegawai diharuskan mengisi formulir biodata pegawai. Informasi formulir biodata pegawai terlampir pada lampiran L5. Kemudian HRD akan memasukkan dan menyimpan informasi tersebut berdasarkan tanggal.
72 Prosedur Penggajian Pegawai Staf Administrasi
Bagian Penggajian
Membuat daftar hadir dan lembur pegawai
Bagian Keuangan
Pegawai
1
2
4
5
3
6
Daftar hadir dan lembur
Pengajuan ke Keuangan, HRD, dan GM
Surat pengantar ke bank
Slip Gaji
Mengeleuarkan giro
Slip Gaji
mulai
Menghitung jumlah hadir dan lembur pegawai
Departemen
Input daftar hadir dan lembur
Input potongan
Surat pengantar ke bank
Pencairan giro dan transfer rekening
Rekap gaji Daftar gaji Daftar hadir dan lembur
1
Slip Gaji
2
3
5
6
4
selesai
Gambar 3.3 Flowchart Penggajian Pegawai Dalam prosedur ini, staf administrasi bertugas menghitung jumlah hadir, jumlah lembur dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai. Kemudian bagian penggajian memasukkan daftar hadir dan lembur untuk menghasilkan daftar gaji yang akan diajukan kepada bagian keuangan, HRD, dan GM. Setelah mendapatkan persetujuan, bagian penggajian memasukkan potongan. Selanjutnya bagian keuangan akan mengeluarkan giro serta surat pengantar ke bank berdasarkan laporan dari bagian penggajian. Surat pengantar ke bank digunakan oleh bagian penggajian untuk mencairkan giro dan melakukan transfer ke masing-masing rekening pegawai. Setelah itu bagian penggajian akan mencetak slip gaji dimana komponen slip gaji dibagi menjadi dua bagian yakni penerimaan dan potongan. Yang termasuk dalam penerimaan adalah gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, tunjangan transport, tunjangan makan, lembur,
73 makan
lembur,
rapel,
THR/bonus,
tunjangan
kesehatan,
tunjangan
lain-lain,
JAMSOSTEK, tunjangan pajak. Sedangkan yang termasuk dalam potongan adalah kasbon, angsuran pinjaman, pinjaman koperasi, iuran koperasi, potongan lain, pembayaran terpisah, UKK, JAMSOSTEK, pajak PPh 21, koreksi pajak, pembulatan. Kemudian slip gaji tersebut diberikan kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai, contoh slip gaji dapat dilihat pada lampiran L10.
Prosedur Mutasi Pegawai Departemen mulai
Pengajuan Mutasi
HRD 2
Pegawai
1
3
SK Mutasi
SK Mutasi Analisa
Persetujuan
Ya
SK Mutasi
Tidak
1
3
T
2
T
selesai
Gambar 3.4 Flowchart Mutasi Pegawai Dalam prosedur ini, departemen dapat mengajukan permohonan mutasi terhadap pegawainya kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan mutasi seperti yang terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan
74 mutasi disetujui, HRD akan mengeluarkan surat keputusan (SK) mutasi seperti yang terlampir pada lampiran L7 dan menyimpannya berdasarkan tanggal. SK mutasi tersebut diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan yang tidak disetujui, maka surat permohonan mutasi akan tetap disimpan berdasarkan tanggal.
Prosedur Rotasi Pegawai Departemen mulai
Pengajuan Rotasi
HRD 2
Pegawai
1
3
SK Rotasi
SK Rotasi Analisa
Persetujuan
Ya
SK Rotasi
Tidak
1
3
T
2
T
selesai
Gambar 3.5 Flowchart Rotasi Pegawai Prosedur yang sama berlaku juga pada rotasi pegawai yakni, departemen dapat mengajukan permohonan rotasi terhadap pegawainya kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan rotasi disetujui, HRD akan mengeluarkan SK
75 rotasi seperti yang terlampir pada lampiran L8 dan menyimpannya berdasarkan tanggal. SK rotasi tersebut diterima oleh pegawai dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan yang tidak disetujui, maka surat permohonan rotasi akan tetap disimpan berdasarkan tanggal.
Prosedur Demosi Pegawai Departemen mulai
Pengajuan Demosi
HRD 2
Pegawai
1
3
SK Demosi
SK Demosi Analisa
Persetujuan
Ya
SK Demosi
Tidak
1
3
T
2
T
selesai
Gambar 3.6 Flowchart Demosi Pegawai Seperti prosedur sebelumnya yakni departemen dapat mengajukan permohonan demosi kepada HRD dengan mengisi formulir pengajuan demosi seperti yang terlampir pada lampiran L6. Kemudian HRD bertugas menganalisis, jika permohonan demosi disetujui, HRD akan mengeluarkan SK demosi seperti yang terlampir pada lampiran L9 dan menyimpannya berdasarkan tanggal. SK demosi tersebut akan diterima oleh pegawai
76 dari departemen yang bersangkutan. Jika terdapat permohonan yang tidak disetujui, maka surat permohonan demosi akan tetap disimpan berdasarkan tanggal.
Prosedur Cuti Pegawai Pegawai mulai
Pengajuan Permohonan Cuti
Departement
HRD
4
1
3
2
Surat Keterangan Cuti
Formulir Cuti
Surat Keterangan Cuti
Formulir Cuti
Formulir Cuti Persetujuan
Ya
Pemberian Formulir Cuti dan Konfirmasi HRD
Cek Sisa Cuti Karyawan
Tidak
Persetujuan
Ya
Surat Keterangan Cuti
Tidak
1
selesai
T
2
4
T
T
3
Gambar 3.7 Flowchart Cuti Pegawai Dalam prosedur ini, pegawai dapat mengajukan permohonan cuti dengan mengisi formulir cuti seperti yang terlampir pada lampiran L10. Departemen menerima formulir cuti tersebut kemudian memberikan persetujuan dan melakukan konfirmasi kepada HRD untuk diperiksa sisa hak cuti yang dimiliki pegawai. Apabila pegawai masih memiliki hak untuk cuti maka HRD dapat mengeluarkan surat keterangan cuti dan diserahkan kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai bersangkutan.
77 Prosedur Peringatan HRD
Departemen
1
3
SP (Surat Peringatan)
SK PHK
Pegawai 2
4
SP (Surat Peringatan)
SK PHK
mulai
Identifikasi Pegawai
Status SP3?
Ya
Membuat SK PHK
Tidak
SK PHK
Membuat SP
SP (Surat Peringatan)
2
4
1
T
3
T
selesai
Gambar 3.8 Flowchart Peringatan Dalam prosedur ini, HRD mengidentifikasi status peringatan pegawai, apabila surat peringatan (SP) yang diterima pegawai sudah mencapai tiga kali maka HRD dapat mengeluarkan SK PHK seperti yang terlampir pada lampiran L11. SK PHK tersebut diserahkan kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai yang bersangkutan. Apabila SP yang diterima belum mencapai tiga kali, HRD hanya mengeluarkan SP yang disimpan berdasarkan tanggal dan menyerahkannya kepada departemen untuk diteruskan kepada pegawai.
78 Apabila terdapat pegawai yang mengalami PHK pada waktu sebelum tanggal penggajian maka gaji terakhir dan hak-hak pegawai tetap diterima oleh pegawai.
Prosedur Pengunduran Diri
Gambar 3.9 Flowchart Pengunduran Diri Dalam prosedur ini, pegawai yang ingin mengundurkan diri dapat melakukan pengajuan pengunduran diri dengan mengisi surat pengunduran diri seperti yang terlampir pada lampiran L13. Kemudian bagian HRD akan mempertimbangkan pengajuan pengunduran
79 diri tersebut. Apabila pengajuan diterima, HRD akan mengeluarkan surat keputusan seperti yang terlampir pada L12 yang akan diterima oleh pegawai.
3.5
Kondisi Aktual Perusahaan Saat ini perusahaan memiliki 281 pegawai yang di dalamnya berjalan sistem kepegawaian seperti layaknya perusahaan pada umumnya. Setiap pegawai memiliki status kerja yakni kontrak, tetap, dan non aktif dimana setiap pegawai bernaung dalam departemen masing-masing. Untuk prosedur pendataan, pegawai diwajibkan mengisi formulir biodata yang kemudian akan dimasukkan ke dalam basis data oleh HRD. Kemudian perusahaan berhak memutuskan mutasi, rotasi, ataupun demosi yang biasa terjadi dua kali dalam satu tahun kepada pegawai yang dianggap perlu oleh masing-masing departemen. Perusahaan juga mempunyai hak untuk
melakukan
pemberhentian
kepada
pegawainya.
Untuk
tahun
ini
pemberhentian pegawai telah dilakukan oleh pihak Mal Metropolitan sebanyak enam kali. Pada waktu tertentu perusahaan juga memerlukan penerimaan pegawai untuk menggantikan posisi yang kosong pada perusahaan. Tetapi waktu dan besar pegawai yang diterima tergantung keadaan dan keperluan perusahaan. Setiap tahunnya perusahaan memberikan penambahan gaji secara berkala kepada para pegawainya. Setiap pegawai yang memiliki masa kerja lebih dari satu tahun berhak untuk melakukan permohonan cuti jika memiliki keperluan khusus seperti yang telah diatur dalam kebijakan perusahaan. Seluruh proses kepegawaian selain penggajian dilakukan secara manual. Misalnya dalam proses mutasi, rotasi, dan demosi, peringatan dilakukan dengan
80 mengisi formulir kemudian HRD bertugas untuk menyimpan data tesebut. Hal serupa juga terjadi pada proses lainnya di kepegawaian. Sedangkan dalam proses penggajian harus dilakukan secara berulang disebabkan oleh basis data yang tidak terintegrasi. Dalam hal mengikuti perubahan kebijakan pemerintah mengenai perubahan pajak penghasilan, perusahaan masih membutuhkan tenaga kerja dari luar untuk memenuhi kebijakan tersebut. Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan yakni : 1) Hardware Hardware yang dimiliki perusahaan, yaitu :
Server berjumlah dua buah.
PC berjumlah 50 buah.
Printer berjumlah 18 buah.
2) Software Pada sisi server sistem operasi yang digunakan yakni windows 2003, sedangkan pada sisi client digunakan windows XP dan database SQL Server 2000 dengan aplikasi Power Builder.
81 3) Network Accounting
`
`
`
`
`
nd
2 Floor Switch Finance
Marketing
Internet
`
Proxy Server
`
`
`
`
`
`
`
Server Data 2nd Floor Switch 2nd Floor Switch
HRD 1st Floor Switch
`
`
`
`
Keterangan : Total PC : 50 Koneksi Internet : 18 PC dalam LAN Hard Disk Server Data : 80GB Hard Disk Client : 10, 80, 160 GB
Gambar 3.10 Topologi Jaringan Perusahaan (Sumber : Mal Metropolitan) 4) Software Aplikasi Proses bisnis yang sudah menggunakan aplikasi yakni : a) Billing system Æ sistem pembayaran sewa tenant mal meliputi modul faktur, kwitansi dan laporan. Front-end : Power Builder Back-end : SQL Server b) GL accounting Æ proses pencatatan accounting mal general ledger. Front-end : Power Builder Back-end : SQL server
`
82 c) Absensi Æ proses absensi data kehadiran pegawai Front-end : Visual Basic Back-end : MS. Access d) Payroll Æ proses sistem penggajian pegawai mal sampai dengan PPh 21. Front-end : Foxpro for DOS Back-end : DBF Foxpro
3.6
Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi Deskripsi
Pendataan pegawai
Penyedia
HRD Staf Penggajian pegawai administrasi, payroll Departemen, Mutasi pegawai HRD Departemen, Rotasi pegawai HRD Departemen, Demosi pegawai HRD Departemen, Cuti pegawai HRD Departemen, Pengunduran Diri HRD Departemen, Peringatan HRD
Pengguna Seluruh pegawai
Lama Pembuatan Satu hari
Seluruh pegawai, HRD, bagian Dua keuangan, GM minggu Seluruh pegawai
Dua hari
Seluruh pegawai
Dua hari
Seluruh pegawai
Dua hari
Seluruh pegawai
Tiga hari
Seluruh pegawai
Tiga hari
Seluruh pegawai
Satu hari
83 3.7
Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis dan pengamatan terhadap Mal Metropolitan, maka dapat ditemukan bahwa sistem saat ini memiliki permasalahan sebagai berikut : 1. Data pada kepegawaian tidak terintegrasi yakni antara sistem absensi dengan penggajian pegawai. Akibat dari data yang tidak terintegrasi antara lain :
Proses pengolahan data dilakukan berulang. Bagian staf administrasi bertugas memasukkan data mengenai jumlah hadir, jumlah lembur, dan membuat daftar hadir dan lembur pegawai. Kemudian data tersebut dijadikan acuan oleh bagian penggajian untuk menghasilkan laporan gaji pegawai.
Data dapat tidak konsisten. Karena data yang di-input harus dilakukan secara berulang, maka data yang dihasilkan dapat tidak konsisten. Misalnya pada proses input data kehadiran untuk menghasilkan laporan gaji.
Sulit melakukan manipulasi data. Dengan tidak terintegrasi dan adanya data yang memiliki kemungkinan untuk tidak konsisten, misalnya pada sistem absensi dengan penggajian sehingga mempersulit pegawai yang bersangkutan untuk melakukan perubahan.
2. Beberapa proses pada sistem kepegawaian masih dilakukan secara manual, contohnya pada proses cuti, mutasi, rotasi, demosi dan peringatan pegawai. Sehingga menyebabkan akurasi data tidak terjamin. Salah satu masalah yang
84 terjadi adalah kesulitan untuk melakukan pencarian atau peninjauan kembali terhadap historical data pada saat diperlukan. 3. Jika terjadi penambahan komponen pada perhitungan gaji, maka memerlukan perubahan source code. Misalnya ketika perusahaan harus menambahkan iuran pensiun pada komponen gaji.
3.8
Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang suatu sistem basis data yang mengintegrasikan antara penggajian dengan sistem absensi (yang telah ada). Dimana sistem yang terintegrasi berguna sebagai sistem penyimpanan data sehingga dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan. Dan diharapkan proses pengolahan data dilakukan tidak berulang, memperkecil kemungkinan adanya data yang berulang, dan manipulasi data dapat dilakukan dengan lebih mudah. 2. Mengubah sistem kepegawaian yang masih dilakukan secara manual dengan cara merancang suatu sistem yang mendukung pengelolaan data kepegawaian. Aplikasi ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah pencarian data yang bersifat analisis. 3. Merancang suatu sistem yang mendukung perubahan komponen gaji.
