Treasurystatuut Stichting Proloog
Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Proloog d.d. 29 september 2009
INHOUDSOPGAVE
1.
INLEIDING
1.1
Verantwoording
1.2
Indeling Treasurystatuut
2.
DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE
2.1
Liquiditeit
2.2
Financieringskosten
2.3
Beleggingen
2.4
Betalingsverkeer
2.5
Rente-instrumenten
3.
INTERNE ORGANISATIE TREASURYFUNCTIE
3.1
Plaats binnen de organisatie
3.2
Besluitvormingsstructuur
3.3
Taken en verantwoordelijkheden uitvoering beleid
3.4
Evaluatie Treasurystatuut
4.
INFORMATIEVOORZIENING
pagina 2 van 7
1. INLEIDING 1.1 Verantwoording Het bestuur van de Stichting Proloog is zelf verantwoordelijk voor haar financiën. Jaarlijks ontvangt de Stichting een bedrag (lumpsumfinanciering) waaruit alle kosten moeten worden gedekt en waarmee waarborgen voor ‘bedrijfsvoering’ op langere termijn geschapen moeten worden. In de jaarverslaggeving is de Stichting Proloog gebonden aan de regelgeving van de Raad op de Jaarverslaggeving en daaruit voortvloeiend verplicht tot het voeren van Treasurybeleid. Daarnaast zijn vanuit het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen richtlijnen gegeven voor het beleggen en belenen van gelden. Deze richtlijnen zijn bekend gemaakt onder de naam ‘Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek.’ Om het beleid ten aanzien van Treasury bij het bestuur van de Stichting Proloog vast te leggen, is een Treasurystatuut opgesteld dat door het bestuur moet worden vastgesteld. Het Treasurybeleid is vastgelegd binnen de hierboven genoemde richtlijnen en regels voor zover van toepassing zijnde op de Stichting Proloog. In dit Treasurystatuut wordt beschreven welke Treasurytaken en -verantwoordelijkheden van toepassing zijn voor de Stichting Proloog. Tevens worden de beleidskaders vastgelegd voor degenen die bij deze taken en verantwoordelijkheden betrokken zijn. Bij instemming van het bestuur met dit statuut zal vervolgens zowel in de begroting als in het jaarverslag verslag gedaan worden van het Treasurybeleid. In het statuut worden afspraken vastgelegd over onderwerpen als beheersing van rentekosten en -risico's, financierings- en beleggingsvraagstukken.
1.2 Indeling Treasurystatuut Hoofdstuk 2 behandelt de doelstellingen van de Treasuryfunctie. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de interne organisatie van de Treasuryfunctie besproken. In hoofdstuk 4 wordt ten slotte ingegaan op de periodieke informatievoorziening ten aanzien van het Treasurybeheer.
pagina 3 van 7
2. DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE Treasury heeft bij Proloog primair als doel het beheren van financiële risico’s en secundair het reduceren van financieringskosten. De primaire doelstelling van Proloog is het werkzaam zijn op het gebied van primair onderwijs. Als gevolg hiervan is het financieren en beleggen ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. De algehele doelstelling voor de Treasuryfunctie bij Proloog is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit wordt in de volgende doelstellingen en voorwaarden gesplitst: • • • • •
Liquiditeit op korte en lange termijn; Lage financieringskosten; Liquideerbare en risicomijdende beleggingen; Kosteneffectief betalingsverkeer; Inzet rente-instrumenten.
2.1 Liquiditeit Algemeen Proloog zal ervan verzekerd moeten zijn te allen tijde aan haar verplichtingen te kunnen voldoen en zo nodig middelen te kunnen aantrekken. Het aantrekken van middelen zal zowel op korte als op lange termijn verzekerd moeten zijn. Voor het plannen van de omvang en het tijdstip waarop middelen benodigd zijn, is een goede informatievoorziening vanuit de organisatie noodzakelijk. Het gaat dan met name om inzicht in de kasstromen die de bedrijfsprocessen met zich meebrengen. Proloog zal een zodanige omvang aan liquide middelen c.q. kredietruimte aanhouden dat zij steeds aan haar korte termijn verplichtingen zal kunnen voldoen. Kortetermijnfinanciering Ter financiering van de kortstondige liquiditeitsbehoefte zal een totale kredietfaciliteit van tenminste 1% van de totale begroting, circa € 250.000 aangehouden worden, voldoende voor 1 tot 2 maanden. Wordt hierbij gebruik gemaakt van kortetermijninstrumenten (bijvoorbeeld kasgeldleningen) dan mogen deze het bedrag van de kredietfaciliteit niet te boven gaan. De toegestane kortetermijnfinancieringsinstrumenten zijn: daggeld, kasgeldleningen, kredietlimiet op rekening-courant. In het geval van (tijdelijk) overtollige middelen kan dit aanleiding zijn om een deel van de beschikbare middelen liquide aan te houden en het resterende deel zodanig te beleggen dat dit zonder al te veel kosten snel liquide te maken is. De hoogte van dit bedrag en de termijn van uitzetting zijn afhankelijk van de te verwachten inkomsten en uitgaven volgens de kasstroomprognose (zie hoofdstuk 4). In principe wordt een zo laag mogelijk saldo van direct beschikbare en dus liquide middelen nagestreefd. Wanneer het saldo structureel te hoog dreigt te worden, dient onderzocht te worden hoe dit kan worden weggewerkt.
pagina 4 van 7
Langetermijnfinanciering Eventuele beleggingen zullen voldoen aan de criteria van de Regeling ‘beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek.’: a. Het beleggen en belenen van publieke middelen en overige middelen, voor zover deze niet zijn afgescheiden van publieke middelen gebeurt risicomijdend; b. De transacties bedoeld onder a. worden alleen aangegaan met: • Financiële instellingen of door financiële instellingen uitgegeven papier met minimaal een A-rating, afgegeven door tenminste één erkende agency; • Rechtspersonen voor wier papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; • Financiële instellingen met een kredietwaardigheid vergelijkbaar met het gestelde onder het eerste punt, voor zover vastgelegd en onderbouwd door de instelling. c. Beleggingen dienen omzichtig te gebeuren. Doel is het verkrijgen van een zo goed mogelijk rendement waarbij geen overmatig risico wordt gelopen. Wanneer er alternatieven voorhanden zijn, zal worden gekozen voor een zo hoog mogelijke rating.
2.2 Financieringskosten Proloog wil binnen aanvaardbare risico's financiering aantrekken tegen zo laag mogelijke financieringskosten. Hiertoe zal Proloog per geval onderzoeken of garantiestelling door Rijksof gemeentelijke overheid mogelijk is. Daarnaast zal Proloog vaste afspraken maken met de huisbankier over een overeen te komen kredietlimiet. Voor het aangaan van kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening-courantkrediet, kasgeldleningen, onderhandse en andere meerjarige leningen) worden minstens 2 offertes bij verschillende financiële instellingen aangevraagd.
2.3 Beleggingen Met inachtneming van het onder 2.1 gestelde zullen overtollige middelen altijd worden belegd. Uit de beleggingen mogen nooit nieuwe risico's ontstaan. Overtollige geldmiddelen worden daarom uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is. Er zal gewerkt worden met partijen met een openbare kredietwaardigheidsbeoordeling zoals gesteld in 2.1.
2.4 Betalingsverkeer Gezien de omvang van het betalingsverkeer is het van belang dat de financiële logistiek optimaal is ingericht. Proloog zal haar betalingsverkeer zo inrichten dat het kosteneffectief kan worden beheerd. Het betalingsverkeer wordt geconcentreerd bij één bankinstelling. De bankrelatie van Proloog zal minimaal eens in de drie jaar, afhankelijk van de met de bank(en) gemaakte afspraken, worden geëvalueerd.
2.5 Rente-instrumenten Het ongedekt handelen in rente-instrumenten is uitgesloten evenals het creëren van 'open' posities. pagina 5 van 7
3. INTERNE ORGANISATIE TREASURYFUNCTIE Zaken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle op het gebied van Treasury zullen worden opgenomen in een aparte paragraaf in het AO-handboek (Administratieve Organisatie) van Proloog. Hierin gaat het met name over de uitvoering en delegatie van de Treasurytaken. In dit hoofdstuk van het Treasurystatuut wordt een bondige AO-beschrijving gegeven van de Treasuryfunctie binnen Proloog.
3.1 Plaats binnen de organisatie • Het Treasurystatuut wordt vastgesteld door het bestuur. • De algemene directie adviseert na vooroverleg met de penningmeester het bestuur in deze. • De uitvoering van de Treasuryfunctie wordt opgedragen aan de algemene directie. • De algemene directie is verantwoordelijk voor de totale uitvoering van het Treasurybeleid.
3.2 Besluitvorming Beleid Voorstellen tot beleidswijzigingen zullen na overleg met de penningmeester worden gedaan door de algemene directie en worden vervolgens vastgesteld door het bestuur. Paragraaf ‘financiering’ De paragraaf ‘financiering’ maakt onderdeel uit van de begrotingsstukken en is daarbij onderdeel van beoordeling. Middels de goedkeuring van de paragraaf ‘financiering’ in de begroting verleent het bestuur het mandaat aan de algemene directie om te handelen volgens de afspraken in deze paragraaf. Uitzonderingen Indien wijzigingen in de rentestructuur ontstaan, zodanig dat als gevolg hiervan andere beslissingen genomen moeten worden dan in de paragraaf ‘financiering’ zijn opgenomen of indien de directie instrumenten in wil zetten die niet zijn aangegeven in de paragraaf ‘financiering’ maakt de algemene directie na overleg met de penningmeester een uitzonderingsrapportage. Het bestuur bespreekt deze uitzonderingsrapportage. Slechts na verkregen instemming van het bestuur mag actie worden ondernomen.
3.3 Taken en bevoegdheden uitvoering beleid Het Treasurybeleid zal worden uitgevoerd door de controller. De bevoegdheden kunnen als volgt worden weergegeven in de hierna volgende bevoegdhedenmatrix:.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Autorisatie Aangaan overeenkomst van geldlening Renteherziening Vervroegde aflossing Uitzetten kort geld Openen externe bankrekening Opstellen kasstroomprognose Dagelijks betalingsverkeer
AD = Algemene Directie / B
Besluit
Uitvoering Registratie
B B B AD AD AD nvt
C C C C C C F
C C C C C C F
AD AD AD AD AD C C
= Bestuur / C = Controller / F = Financiële afdeling Proloog pagina 6 van 7
3.4 Evaluatie Treasurystatuut Het Treasurystatuut wordt iedere twee jaar geëvalueerd en eventueel aangepast. Die evaluatie (en het besluit tot eventuele aanpassingen) vindt plaats in een bestuursvergadering.
4. INFORMATIEVOORZIENING Het bestuur van de Stichting doet jaarlijks in de paragraaf ‘financiering’ zowel in de begroting als in het jaarverslag ten aanzien van de publieke middelen verslag van: a. het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen; b. de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen; c. de looptijden van de beleggingen en beleningen Tevens dient in de begroting een kasstroomprognose te worden opgenomen. Deze prognose heeft betrekking op de eerstvolgende 12 maanden en is gebaseerd op historische patronen, aangevuld met exacte gegevens voor zover voor handen.
pagina 7 van 7
