Treasurystatuut Hoge School van Amsterdam

Treasurystatuut Hoge School van Amsterdam Augustus 2009

Treasurystatuut

INHOUDSOPGAVE

1

Inleiding ................................................................................................................................3 1.1 Verantwoording ............................................................................................................3 1.2 Algemene doelstelling...................................................................................................3 2 Risicobeheer..........................................................................................................................4 2.1 Uitgangspunten risicobeheer .........................................................................................4 2.2 Renterisico....................................................................................................................4 2.2.1 Definitie ............................................................................................................4 2.2.2 Doelstelling .......................................................................................................4 2.2.3 Randvoorwaarden .............................................................................................4 2.3 Beleggersrisico .............................................................................................................5 2.3.1 Definitie ............................................................................................................5 2.3.2 Doelstelling .......................................................................................................5 2.3.3 Randvoorwaarden .............................................................................................5 2.4 Financieringsrisico........................................................................................................6 2.4.1 Definitie ............................................................................................................6 2.4.2 Doelstelling .......................................................................................................6 2.4.3 Randvoorwaarden .............................................................................................7 2.5 Liquiditeitrisico.............................................................................................................8 2.5.1 Definitie ............................................................................................................8 2.5.2 Doelstelling .......................................................................................................8 2.5.3 Randvoorwaarden .............................................................................................8 2.6 Cashmanagement..........................................................................................................9 2.6.1 Definitie ............................................................................................................9 2.6.2 Doelstelling .......................................................................................................9 2.6.3 Randvoorwaarden .............................................................................................9 3 Organisatiestructuur van de treasuryfunctie .........................................................................10 3.1 Algemeen ...................................................................................................................10 3.2 Plaats binnen de organisatie ........................................................................................10 3.3 Treasury-commissie....................................................................................................10 3.4 Besluitvorming ...........................................................................................................10 3.5 Uitvoering beleid ........................................................................................................11 3.6 Verantwoordelijkheden en taken .................................................................................11 3.7 Functiescheiding en tekenbevoegdheden .....................................................................13 3.8 Evaluatie treasurystatuut .............................................................................................13 3.9 Controle externe accountant........................................................................................13 4 Treasuryplan........................................................................................................................14 4.1 Algemeen ...................................................................................................................14 4.2 Beheer ........................................................................................................................14 Bijlage 1. “Beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek”.....................16 Bijlage 2. Begrippenkader ........................................................................................................24

2

Treasurystatuut

1

Inleiding

1.1

Verantwoording Door de Hogeschool van Amsterdam (HvA) werd en wordt behoedzaam met leningen, financieringen en liquide middelen omgegaan. Er is echter in dit verband geen specifiek treasurybeleid ontwikkeld en vastgesteld door de HvA. Gezien de maatschappelijke positie van de HvA, een instelling die wordt bekostigd door het Rijk, en gezien de ontwikkelingen op het gebied van corporate governance is het wenselijk een dergelijk treasurybeleid te ontwikkelen en vast te stellen. Gezien het bovenstaande is het wenselijk de hierop betrekking hebbende afspraken en het te voeren beleid vast te leggen in een treasurystatuut dat door het College van Bestuur moet worden vastgesteld. In dit statuut zijn opgenomen de algemene richtlijnen omtrent het beheer van financiële posities en geld- en informatiestromen van de HvA en wordt beschreven welke treasurytaken en verantwoordelijkheden voor de HvA van toepassing zijn. Tevens worden de beleidskaders vastgelegd voor diegenen die bij deze treasurytaken en verantwoordelijkheden betrokken zijn. Na instemming van het bestuur met dit statuut zal vervolgens jaarlijks een treasuryplan worden opgesteld waarin een overzicht met acties wordt opgenomen om te komen tot een praktische invulling van het gekozen beleid.

1.2

Algemene doelstelling Treasury heeft bij de HvA primair als doel het beheersen van financiële risico’s en secundair het reduceren van financieringskosten. De primaire doelstelling van de HvA is het werkzaam zijn op het gebied van het hoger onderwijs, een en ander vastgelegd in artikel 2 van de statuten van de stichting. Als gevolg hiervan is het financieren en beleggen ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. Kader voor de treasuryfunctie vormt de regeling “Beleggen en belenen door instelling voor onderwijs en onderzoek” van het Ministerie van OC&W (zie bijlage 1). In deze regeling wordt een kader gesteld waarbinnen de instellingen voor onderwijs en onderzoek hun financieringsen beleggingsbeleid kunnen inrichten. De algehele doelstelling voor de treasuryfunctie bij de HvA is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit wordt in de volgende doelstellingen en voorwaarden gesplitst: • Het beschermen van de vermogens- en renteresultaten van de HvA tegen ongewenst financiële risico's zoals renterisico's, beleggersrisico's, financieringsrisico's en liquiditeitenrisico’s • Het streven naar een optimaal renteresultaat binnen de kaders de voorgeschreven regels zoals in dit statuut zijn opgenomen • Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten van de HvA en eventueel externe kosten bij het beheer van geldstromen en financiële posities • Het relatiebeheer wordt uitgevoerd zonder de integriteit van de HvA te beschadigen

3

Treasurystatuut 2

Risicobeheer

2.1

Uitgangspunten risicobeheer Binnen de HvA kunnen de volgende uitgangspunten van risicobeheer worden onderscheiden: • Beheer van renterisico • Beheer van beleggersrisico • Beheer van financieringsrisico • Beheer van liquiditeitsrisico Daarnaast worden er in paragraaf 2.6 nog een aantal aandachtspunten genoemd voor cashmanagement.

2.2

Renterisico 2.2.1 Definitie Renterisico wordt gedefinieerd als de mogelijkheid dat het toekomstig resultaat en/of vermogensverhoudingen nadelig worden beïnvloed als gevolg van ontwikkelingen in de rente. Rentemanagement kan worden omschreven als het geheel aan maatregelen en activiteiten om renterisico’s te beheersen. Voor berekening van het renterisico dient gebruik te worden gemaakt van rentescenario's. In deze scenario’s dienen zowel rentestijgingen als rentedalingen te worden gesimuleerd. Bij deze simulaties is het van belang om de liquiditeitsontwikkeling van de HvA te analyseren. Scenario's worden bepaald door de actuele rentestructuur te vermenigvuldigen met de per looptijd voorgeschreven rentefactoren. Het ene scenario bestaat uit vermenigvuldiging van iedere rente in de huidige rentestructuur met een stijgingsfactor. Het andere scenario bestaat uit vermenigvuldiging van iedere rente in de huidige rentestructuur met een dalingsfactor. 2.2.2 Doelstelling Evenwichtige spreiding van risico’s. Het uitgangspunt voor nieuwe leningen is dat niet meer dan 20% van de hoofdsom een jaarlijkse renteaanpassing moet ondergaan; door de lening op te spitsen in vijf delen met verschillende renteperiode wordt het jaarresultaat minder gevoelig voor renteschommelingen in enig jaar. Van bestaande leningen zal niet meer dan 20% in één jaar worden geherfinancierd. Een secundaire doestelling is dat er ook sprake dient te zijn van beperking van rentekosten. Dit kan worden bewerkstelligd door het realiseren van een zo laag mogelijke vermogenskostenvoet van het vreemd vermogen. 2.2.3 Randvoorwaarden • Het gebruik van rente-instrumenten is toegestaan na een besluit van het College van Bestuur middels het treasuryplan of de onder 3.4 bedoelde uitzonderingsrapportage • Het gebruik van rente-instrumenten is uitsluitend toelaatbaar om het rentetype van de leningenportefeuille te veranderen dan wel om renterisico’s te beperken • Het gebruik van rente-instrumenten met een ‘open einde’ (zoals het schrijven van opties zonder onderliggende waarde) is niet toegestaan

4

Treasurystatuut Er dient steeds een verband te bestaan tussen de opbouw van de leningenportefeuille en nieuw aan te trekken middelen en het gebruik van rente-instrumenten • Het volume van de rente-instrumenten moet aansluiten bij de omvang van de gesignaleerde risico’s • Derivaten zijn toegestaan om renterisico’s in te beperken. Vooraf moet toestemming worden verkregen van het College van Bestuur • Valutarisico’s zijn niet toegestaan. • De treasury-commissie stelt een rentevisie vast • Toegestane rente-instrumenten zijn: Fixerend Forward Rate Agreement (t.b.v. de korte rente) Interest Rate Swap (t.b.v. de lange rente) Afschermend Cap of Floor (t.b.v. de korte rente) Swaption (t.b.v. de lange rente) •

2.3

Beleggersrisico 2.3.1 Definitie Het langdurig onttrekken van beschikbare middelen aan de liquiditeit met als doel het behalen van extra rendement. De tijdshorizon voor beleggen dient groter te zijn dan 1 jaar. De beschikbaarheid van middelen komt voort uit een overschot van liquidemiddelen. Als gevolg van het langdurig ontrekken van middelen kan er een liquiditeitsrisico ontstaan. Daarnaast kan de waarde van een dergelijk financieel product fluctueren waardoor het uiteindelijke rendement kan afwijken van de het verwachte rendement. Om de genoemde risico’s te minimaliseren zijn er randvoorwaarden opgesteld. 2.3.2 Doelstelling Overtollige liquide middelen dienen zo te worden belegd dat ze tenminste vrijkomen op het moment dat zich naar verwachting een financieringsbehoefte of renteconversie voordoet. Beleggingsopbrengsten dienen binnen de geformuleerde randvoorwaarden gemaximaliseerd te worden. 2.3.3 Randvoorwaarden • De treasury-commissie stelt richtlijnen voor de treasuryfunctionarissen op, waarbinnen transacties moeten plaatsvinden • Leningen worden niet aangetrokken met het doel deze tegen een hoger rendement uit te zetten • In het jaarlijkse treasuryplan wordt aangegeven welke instrumenten zijn toegestaan en tot welke bedragen • Eventuele beleggingen dienen te voldoen aan de criteria van de “Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek” (zie bijlage 1) • Voor alle beleggingen geldt dat deze moeten plaatsvinden in solide debiteuren en minimaal een ‘single A-‘rating of een hiermee vergelijkbare kredietwaardigheid

5

Treasurystatuut •

• •

•

• • • • •

2.4

Beleggingen mogen plaatsvinden in de volgende beleggingscategorieën: - inkoop van leningen - onderhandse leningen - deposito's of met deposito's vergelijkbare beleggings- en spaarvormen - staatsobligaties Beleggingen mogen geen langere looptijd hebben dan de beschikbaarheid van middelen of een langere looptijd dan de planningshorizon. Belegging kunnen enkel worden afgenomen van financiële instellingen met minimaal een A-rating van ten minste één erkende rating agency (bijvoorbeeld Moody’s en Standard & Poors). Deze rating geldt als een ondergrens voor alle beleggingen en beleningen, zowel op korte als op lange termijn Indien met financiële instellingen zonder rating met minimaal met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid transacties wordt aangegaan dient dit op een transparante wijze te geschieden. Concreet houdt dit in dat uitzettingen bij financiële instellingen zonder rating zijn toegestaan indien: - is aangeven hoe met financiële instellingen zonder rating als tegenpartij voor beleggingen en beleningen wordt omgegaan. - in het jaarverslag wordt aangeven bij welke van genoemde (en onderbouwde) tegenpartijen de desbetreffende instelling middelen heeft uitgezet. Tevens dient te worden aangegeven of zich in het verslagjaar belangrijke ontwikkelingen in de kredietwaardigheid van de tegenpartijen hebben voorgedaan. Derivaten zijn toegestaan om renterisico’s in te beperken. Vooraf moet toestemming worden verkregen van het College van Bestuur Bij beleggingen langer dan 1 jaar wordt een spreiding nagestreefd zodanig, dat maximaal 50% van de volledige beleggingsportefeuille is belegd bij één partij Uitzettingen door treasury vinden uitsluitend plaats uit overtollige liquidemiddelen Marktrisico’s zijn beperkt tot minimaal garantie van de hoofdsom Valutarisico’s zijn niet toegestaan

Financieringsrisico 2.4.1 Definitie Onder financiering wordt verstaan het voor langere termijn (> 1 jaar) aantrekken van gelden bij derden. Het financieringsrisico is het risico dat de tegenpartij of de bank van de tegenpartij niet aan haar contractuele verplichtingen kan voldoen. 2.4.2 Doelstelling Bij de HvA dient te worden gestreefd naar financiering op bedrijfsniveau. Bij bedrijfsfinanciering wordt de financiering (passivazijde van de balans) afgestemd op de financieringsbehoefte. Daarnaast dient te worden gestreefd naar flexibiliteit om in de toekomst de omvang van de financiering snel aan te kunnen passen aan een veranderde financieringsbehoefte. Naast flexibiliteit is spreiding van verplichtingen evident om het financieringsrisico te minimaliseren. De samenstelling van de huidige leningenportefeuille en meerjarige kasstroomprognoses zijn bepalend voor het aantrekken van leningen ten behoeve van de

6

Treasurystatuut financiering op lange termijn. Er wordt gestreefd naar een in de tijd gelijkmatige spreiding van aflossingsverplichtingen en rentebetalingen. 2.4.3 Randvoorwaarden • Er worden geen middelen aangetrokken voor een langere periode dan op grond van de prognoses noodzakelijk is • Bij een effectief renteniveau van 6% of hoger bedraagt de rentevastperiode op de aan te trekken financiering maximaal 10 jaar • Er wordt geen financiering aangetrokken ter dekking van een financieringsbehoefte waarvan de ingangsdatum meer dan drie jaar in de toekomst ligt • HvA zal over voldoende faciliteiten beschikken om te allen tijde aan haar betalingsverplichtingen te kunnen voldoen • De jaarlijkse aflossing op leningen is gemaximeerd tot 20% van de hoofdsom. Afwijking van deze maximale aflossing per jaar dient te worden voorgelegd aan het College van Bestuur • De HvA wil binnen aanvaardbare risico's financiering aantrekken tegen zo laag mogelijke financieringskosten. Het aantrekken van langlopende geldleningen geschiedt door minimaal 2 offertes aan te vragen • Financieringen kunnen enkel worden aangetrokken bij financiële instellingen met minimaal een A-rating van ten minste één erkende rating agency (bijvoorbeeld Moody’s en Standard & Poors). Deze rating geldt als een ondergrens voor alle beleggingen en beleningen, zowel op korte als op lange termijn • Indien met financiële instellingen zonder rating met minimaal met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid transacties wordt aangegaan dient dit op een transparante wijze te geschieden. Concreet houdt dit in dat uitzettingen bij financiële instellingen zonder rating zijn toegestaan indien: - is aangeven hoe met financiële instellingen zonder rating als tegenpartij voor beleggingen en beleningen wordt omgegaan. - in het jaarverslag wordt aangeven bij welke van genoemde (en onderbouwde) tegenpartijen de desbetreffende instelling middelen heeft uitgezet. Tevens dient te worden aangegeven of zich in het verslagjaar belangrijke ontwikkelingen in de kredietwaardigheid van de tegenpartijen hebben voorgedaan.

7

Treasurystatuut •

2.5

Financieringen kunnen enkel worden aangetrokken van financiële instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat de solvabiliteitsvrije (0%) status is toegekend. Deze status wordt door een bancaire EU-toezichthouder (op basis van de Solvabiliteitsrichtlijn 89/647/EEG) onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (decentrale, voor zover gelijkgeschakeld met) centrale overheden

Liquiditeitrisico 2.5.1 Definitie Het Liquiditeitsrisico ontstaat wanneer de HvA niet de mogelijkheid heeft om aan de benodigde financiële middelen te komen om aan de verplichtingen uit hoofde van financiële instrumenten te voldoen. 2.5.2 Doelstelling De HvA zal ervan verzekerd moeten zijn te allen tijde aan haar financiële verplichtingen te kunnen voldoen en zo nodig ook altijd liquide middelen te kunnen aantrekken. Het aantrekken van middelen zal zowel op korte als op lange termijn verzekerd moeten zijn. Voor het plannen van de omvang en het tijdstip waarop middelen benodigd zijn, is een goede informatievoorziening vanuit de organisatie noodzakelijk. Het gaat dan met name om inzicht in de kasstromen die de bedrijfsprocessen met zich meebrengen. Waar mogelijk worden door interne financiering de externe rentekosten geminimaliseerd. 2.5.3 Randvoorwaarden • De HvA zal een zodanige omvang aan liquide middelen c.q. kredietruimte aanhouden dat zij steeds aan haar korte termijn verplichtingen zal kunnen voldoen • Uitzettingen zijn toegestaan in de vorm van rekening courant, onderhandse leningen, deposito’s of hiermee vergelijkbare spaar- en beleggingsproducten en moeten voldoen aan de limieten per geldnemer • Ter financiering van kortstondige liquiditeitsbehoefte (korter dan 1 jaar) zal er een minimale kredietfaciliteit van 10 % van de jaaromzet aangehouden worden, voldoende voor 1 tot 2 maanden. Wordt hierbij gebruik gemaakt van korte termijn instrumenten (bijvoorbeeld kasgeldleningen), dan mogen deze het bedrag van de kredietfaciliteit niet te boven gaan • De HvA beschikt over een direct opvraagbare kredietfaciliteit, teneinde: - op onverwachte ontwikkelingen te kunnen inspelen (flexibiliteit) - om kortstondige liquiditeitstekorten te kunnen opvangen - binnen de kaders van dit statuut te kunnen financieren op basis van een geldmarktrente • Financieringen kunnen enkel worden aangetrokken bij financiële instellingen met minimaal een A-rating van ten minste één erkende rating agency (bijvoorbeeld Moody’s en Standard & Poors). Deze rating geldt als een ondergrens voor alle beleggingen en beleningen, zowel op korte als op lange termijn • Indien met financiële instellingen zonder rating met minimaal met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid transacties wordt aangegaan dient dit op een transparante wijze te geschieden. Concreet houdt dit in dat uitzettingen bij financiële instellingen zonder

8

Treasurystatuut

•

2.6

rating zijn toegestaan indien: - is aangeven hoe met financiële instellingen zonder rating als tegenpartij voor beleggingen en beleningen wordt omgegaan. - in het jaarverslag wordt aangeven bij welke van genoemde (en onderbouwde) tegenpartijen de desbetreffende instelling middelen heeft uitgezet. Tevens dient te worden aangegeven of zich in het verslagjaar belangrijke ontwikkelingen in de kredietwaardigheid van de tegenpartijen hebben voorgedaan. Financieringen kunnen enkel worden aangetrokken van financiële instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat de solvabiliteitsvrije (0%) status is toegekend. Deze status wordt door een bancaire EU-toezichthouder (op basis van de Solvabiliteitsrichtlijn 89/647/EEG) onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (decentrale, voor zover gelijkgeschakeld met) centrale overheden

Cashmanagement 2.6.1 Definitie Cashmanagement heeft betrekking op de volgende activiteiten: • het onderhoud in de structuur en het gebruik van betaalrekeningen bij banken, • de organisatie van het betalingsverkeer over deze rekeningen, • het gebruik van betaalinstrumenten en • de informatievoorziening over dit betalingsverkeer 2.6.2 Doelstelling De HvA heeft zicht tot doel gesteld om totale kosten van het betalingsverkeer te minimaliseren. Derhalve zal het betalingsverkeer zo worden ingericht dat het kosteneffectief kan worden beheerd. Het betalingsverkeer dient steeds op de goedkoopste wijze plaats te vinden, waarbij rekening wordt gehouden met de daaraan verbonden indirecte kosten. Daarnaast zal de HvA streven naar een inzichtelijke kostenstructuur. De voorkeur gaat uit naar een kostenstructuur op basis van stukstarieven. Tevens wordt gestreefd naar optimalisatie van de informatievoorziening over het betalingsverkeer waardoor te allen tijde (elektronisch) inzicht bestaat in de beschikbare liquiditeiten. 2.6.3 Randvoorwaarden • De directeur Planning & Financiën regelt en onderhoudt de bankrelaties • Bankrekeningen mogen alleen geopend of gesloten worden door de directeur Planning & Financiën • De voorwaarden van het betalingsverkeer worden minimaal iedere drie jaar getoetst op marktconformiteit • De bankrelaties van de HvA zullen minimaal eens in de 3 tot 5 jaar, afhankelijk van de met de bank(en) gemaakte afspraken, worden geëvalueerd • Het betalingsverkeer dient zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd te worden binnen één bank • Het betalingsverkeer dient te worden uitgevoerd conform de procuratieregeling

9

Treasurystatuut

3

Organisatiestructuur van de treasuryfunctie

3.1

Algemeen De treasuryfunctie is ingebed in de organisatie van de HvA en voor wat betreft de administratieve verwerking ondergebracht binnen het Administratief Centrum en voor de monitoring en advisering binnen Planning & Financiën, bij de afdeling Concern Controlling.

3.2

Plaats binnen de organisatie • Het treasurystatuut wordt vastgesteld door het College van Bestuur. • De treasury-commissie adviseert het College van Bestuur in deze. • De Directeur Planning & Financiën is verantwoordelijk voor de totale uitvoering van het treasurybeleid

3.3

Treasury-commissie Het bestuur laat zich in treasury-aangelegenheden bijstaan door een treasury-commissie. De samenstelling van de treasury-commissie is als volgt: • Directeur Planning & Financiën • Hoofd Concern Controlling • Medewerker Administratief Centrum, belast met de treasuryfunctie (te benoemen door de Directeur Administratief Centrum) De treasury-commissie vergadert 2 keer per jaar. Tijdens de vergadering worden in ieder geval de (eventuele) wijzigingen in de meerjarenontwikkeling en de marktomstandigheden besproken. Voor het begin van het nieuwe jaar worden de data vastgesteld waarop de treasurycommissie vergadert. In elk geval bij het opstellen van het eerste jaarplan zal de treasurycommissie beoordelen in welke mate bij de financieringsbehoefte sprake zal zijn van jaarlijks terugkerende, en dus structurele, elementen die van invloed kunnen zijn op de afweging tussen korte en lange financiering.

3.4

Besluitvorming • Beleid Voorstellen tot beleidswijzigingen zullen worden gedaan door de treasury-commissie en worden vervolgens vastgesteld door het College van Bestuur. • Treasuryplan Het treasuryplan maakt onderdeel uit van de begrotingsstukken en is daarbij onderdeel van beoordeling. Middels de goedkeuring van het treasuryplan verleent het College van Bestuur een mandaat aan de Directeur Planning & Financiën om te handelen volgens de afspraken in het plan. • Uitzonderingsrapportage Indien er wijzigingen in de rentestructuur ontstaan, zodanig dat als gevolg hiervan andere beslissingen genomen moeten worden dan in het treasuryplan zijn opgenomen of indien de Directeur Planning & Financiën instrumenten in wil zetten die niet zijn aangegeven in het treasuryplan maakt de treasury-commissie een uitzonderingsrapportage. Slechts na verkregen instemming van het College van Bestuur met de uitzonderingsrapportage mag actie worden ondernomen.

10

Treasurystatuut 3.5

Uitvoering beleid Het treasurybeleid zal worden uitgevoerd door de Directeur Planning & Financiën. Voor het aangaan van kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening courant krediet, kasgeldleningen, onderhandse en andere meerjarige leningen) worden minstens 2 offertes aangevraagd. Het besluit tot het aangaan van de betreffende overeenkomst van geldlening wordt genomen door het College van Bestuur. De Directeur Planning & Financiën rapporteert altijd aan de Portefeuillehouder Financiën in het College van Bestuur in geval van: a. openen/sluiten van rekeningen bij banken b. kort (<1 jaar) en lang (>1 jaar) wegzetten van gelden c. overboekingen van bedragen > € 100.000 in het kader van het uitzetten van gelden en beleggingen In het maandelijkse treasuryoverleg tussen de directeur Planning & Financiën, het hoofd Concern Controlling en het hoofd Administratief Centrum, wordt de voortgang van de in het treasuryplan opgenomen activiteiten en de financiële markt- en renteontwikkelingen besproken. Namens de Treasury-commissie rapporteert de Directeur Planning & Financiën aan de Portefeuillehouder Financiën in het College van Bestuur. Door middel van het jaarverslag, dient de HvA conform de “Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek”, of bij de aanvraag “vaststelling rijksvergoeding ten aanzien van de publieke middelen” ten minste verslag te doen van: • het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen; • de soorten en omvang van de belegging en beleningen; • de looptijden van de beleggingen en beleningen.

3.6

Verantwoordelijkheden en taken Onderstaand zijn de taken en verantwoordelijkheden van betrokkenen met betrekking tot de treasuryfunctie binnen de HvA weergegeven: Raad van Toezicht Instemmen met en adviseren over het treasurybeleid College van Bestuur Vaststellen en goedkeuren van het treasurybeleid. Uitvoering van het treasurybeleid wordt gedelegeerd aan de Directeur Planning & Financiën, die dit in zijn werkoverleg met de Portefeuillehouder Financiën van het CvB bespreekt. Treasury-commissie Vaststellen van het treasuryplan. Directeur Planning & Financiën: • bewaken van de uitvoering van het treasurybeleid en hierover rapporteren aan het College van Bestuur • rapporteert schriftelijk, namens de Treasury-commissie, aan de Portefeuillehouder Financiën van het CvB

11

Treasurystatuut • • • • • • •

aansturen van de treasuryactiviteiten adviseren van het College van Bestuur en de verschillende beheerseenheden m.b.t. de uitvoering van de treasuryfunctie onderhouden van contacten met financiële marktpartijen goedkeuren van transacties ten behoeven van het uitzetten van gelden en beleggingen opstellen van de treasuryparagraaf in de jaarrekening beoordelen van de door Concern Controlling geformuleerde marktvisie en de ontwikkeling van de liquiditeit vaststellen van het beleidskader waarbinnen de treasuryfunctie de komende periode dient te werken en informeren over relevante ontwikkelingen in de organisatie

Hoofd Administratief Centrum: • onderhouden van de bankrekeningstructuur (intern + extern ) • aangaan van (door de directeur Planning & Financiën goedgekeurde ) transacties in de geldmarkten en hierover periodiek rapporteren aan het College van Bestuur • uitvoeren van het betalingsverkeer • reguleren van de liquiditeitspositie • beheren van de administratieve procedure en inbedding in de administratie Medewerker Administratief Centrum belast met Treasury: • voeren van de treasuryadministratie in het grootboek en verslaglegging • voeren van de leningen u/g c.q. deelnemingenadministratie • controleren van de basisgegevens van het betalingsverkeer • afstemmen van de liquiditeitsprognose aan de hand van SAP • samenstellen van de rapportages • verzorgen van de afwikkeling van de geldstromen van treasurytransacties Hoofd Concern Controlling • opstellen van het treasuryplan op strategisch, operationeel en organisatorisch gebied (hierin wordt tevens opgenomen: het formuleren van een marktvisie en de ontwikkeling van de liquiditeit, rentevisie en rentescenario’s) • verantwoordelijk voor een doelgerichte en efficiënte controle op de treasuryactiviteiten (zowel beleidsmatig als operationeel) en rapportage hierover aan directeur Planning & Financiën. • periodiek evalueren van de bruikbaarheid, effectiviteit, kosten en opbrengsten van onder andere de financiële instrumenten, de informatiesystemen en de marktpartijen Medewerker Concern Controlling • opstellen van een liquiditeitsprognose en begroting op maandbasis • opstellen van een meerjaren liquiditeitsprognose • opstellen van een planning van operationele- en investeringskasstromen • vervaardigen van een interne en externe rapportage m.b.t. treasury Externe accountant • adviseren en controleren van de treasuryparagraaf in de jaarrekening

12

Treasurystatuut 3.7

Functiescheiding en tekenbevoegdheden Door functiescheiding te creëren tussen besluitvormende, registrerende en controlerende functies wordt misbruik zoveel mogelijk voorkomen. Naast de externe controle aan het eind van het proces vindt ook tijdens de processen controle plaats naar de juistheid en legitimiteit. De volgende functiescheidingen worden onderkend: • Besluitvorming: directeur Planning & Financiën • Registrerend: medewerker(s) Administratief Centrum • Controlerend en adviserend: hoofd Concern Controlling In de procuratieregeling 2008 van de Hogeschool van Amsterdam is opgenomen wie tot welke hoogte bevoegd is voor het aangaan van verplichtingen, betalingen, investeringen, enz. Concreet handelt deze regeling vooral over vormen van vertegenwoordiging die betrekking hebben op besluiten waarbij de HvA financieel wordt, dan wel kan worden gebonden. In de procuratieregeling ontbreekt vooralsnog de bevoegdheid rondom het uitzetten van gelden en beleggingen maar in onderstaand schema wordt een voorstel gedaan voor een aanvulling op de procuratieregeling: Hoofd Directeur College Procuratieregeling: Bedragen in euro’s 0 tot 1000.000 >1.000.000

Administratief Centrum Opstellen/Uitvoeren Opstellen/Uitvoeren

Planning & Financiën Goedkeuren Goedkeuren

van Bestuur Goedkeuren

In afwezigheid van de Directeur Planning & Financiën kan het Hoofd Concern Controlling van de HvA de betalingen goedkeuren zoals weergegeven in de procuratieregeling.

3.8

Evaluatie treasurystatuut Het statuut wordt uiterlijk na 5 jaar, voor het eerst op 30 juni 2014 geëvalueerd en eventueel aangepast. Die evaluatie (en het besluit tot eventuele aanpassingen) vindt plaats in een bestuursvergadering.

3.9

Controle externe accountant De externe accountant zal in de reguliere controle van de boekhouding op jaarultimo een rapportage opnemen over de financiële positie van de HvA inclusief de aangegane off-balance instrumenten en mogelijk open posities. Impliciet betekent dit dat de accountant controleert in hoeverre het treasurystatuut wordt nageleefd.

13

Treasurystatuut 4

Treasuryplan

4.1

Algemeen Het jaarlijkse treasuryplan maakt onderdeel uit van de begrotingscyclus. Het treasuryplan geeft een onderbouwing van de financiële haalbaarheid van de korte en middellange termijn plannen van de HvA. Daarbij worden de (financiële) kansen en bedreigingen voor de komende periode in kaart gebracht, waarin de volgende zaken zijn opgenomen: •

Liquiditeitenplanning (korte, middenlange en lange termijn) De liquiditeitenplanning voor de eerstvolgende 12 maanden is grotendeels gebaseerd op historische patronen, aangevuld met exacte gegevens, voor zover voorhanden. De planning op middellange en lange termijn (2 tot 5 jaar) is tevens een weergave van de verwachtingen ten aanzien van investeringen (early warning). Naast de liquiditeitsprognose wordt, met behulp van kengetallen, door de afdeling Concern Controlling, de ontwikkeling van de financierbaarheid, het eigen vermogen t.o.v. het vreemde vermogen en de rentabiliteit in de gaten gehouden.

•

Rentevisie banken De rentevisie van meerdere banken is gewenst om als basis voor rentescenario's te dienen.

•

Renterisico (indien en voor zover van toepassing) De leenmomenten, de renteaanpassingen en de samenstelling van de huidige leningenportefeuille worden weergegeven en doorgerekend met enkele rentescenario's.

•

Beschikbaarheid (korte en langere termijn) Op basis van de korte termijn planning kan worden aangegeven hoeveel kasgeld minimaal en maximaal noodzakelijk is. Tevens wordt aangegeven bij welke banken kasgeldfaciliteiten beschikbaar zijn bij de HvA.

•

Geld- en kapitaalmarktpartijen Hier wordt aangegeven (inclusief hoofdsommen en looptijden) waar de HvA haar overtollige middelen mag beleggen.

In het treasuryplan wordt een overzicht van uit te voeren activiteiten voor het volgende jaar opgenomen. Deze activiteiten worden toegewezen aan de verschillende verantwoordelijke functionarissen (zie 3.6). Verder wordt aangegeven bij welke renteniveaus de geanalyseerde risico's ingedekt moeten worden en van welke instrumenten gebruik gemaakt mag worden. Indien het bestuur een bepaald rente-instrument verwacht in te zetten zal het hiervan in het treasuryplan melding maken. Het zal hierbij vermelden onder welke omstandigheden het instrument ingezet zal worden. Financiële instrumenten waarvoor geen expliciete toestemming is verkregen via het treasuryplan of vanuit een uitzonderingsrapportage, zijn uitgesloten. 4.2

Beheer De uitvoering van de in het treasuryplan opgenomen activiteiten wordt periodiek getoetst en maandelijks in het treasuryoverleg besproken aan de hand van: 14

Treasurystatuut • een lange termijn liquiditeitsprognose, één keer per kwartaal • een korte termijn liquiditeitsprognose, één keer per maand • een planning van operationele- en investeringskasstromen (kasstroomprognoses) waarin zowel op beleids- als op uitvoerend niveau helderheid gegeven binnen de HvA over de financieringsbehoefte en de liquiditeitsplanning op korte en lange termijn door: • de uitgangspunten voor het financierings- en beleggingsbeleid vast te leggen, bijvoorbeeld door bepaling van de financieringsbehoefte, een analyse van de beleggings- en leningenportefeuille en de financiële randvoorwaarden; • een vervalkalender van te herfinancieren leningen, de nieuwe financieringsbehoeften, de te verwachten kasstromen en de tijdelijke kasoverschotten op te stellen; • een prognose op te stellen van de rente- en financieringsrisico’s die aanvaardbaar zijn en welke zullen worden afgedekt; • de minimale en maximale kasgeldlimiet aan te geven. • een interne en externe rapportage m.b.t. treasury De prognoses kunnen slechts adequaat worden opgesteld indien de eenheden inzage geven over de opbouw en frequentie van hun operationele kasstroom, de melding van buitengewone betalingsverplichtingen, verwachte substantiële ontvangsten e.d. Verder wordt een doelgerichte en efficiënte controle uitgevoerd op de treasuryactiviteiten (zowel beleidsmatig als operationeel).

15

Treasurystatuut

Bijlage 1. Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen van 12 juli 2001, nr. FVE 2001/57965N, houdende regels over het beleggen en belenen van publieke middelen (Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek) De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Besluit Gelet op - Artikel 2.14 en 2.9 Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, - Artikel 2.5.3 en 2.5.10 Wet educatie en beroepsonderwijs, - Artikel 18, 41 en 65 Bekostigingsbesluit WVO, - Artikel 15 en 30 Bekostigingsbesluit WPO, - Artikel 56 Bekostigingsbesluit WEC, - Artikel 25 Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, - Artikel 26 Wet houdende regeling van de Nederlandse Organisatie voor toegepast natuurwetenschappelijk onderzoek TNO. Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a) de minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en voor zover het onderwijs en onderzoek betreft op het gebied van de landbouw en de natuurlijke omgeving de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij; b) een instelling: het bevoegd gezag of bestuur van een door de minister bekostigde instelling of school als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het primair onderwijs, artikel 1 van de Wet op de expertisecentra, artikel 1 en artikel 124 van de Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 1.3.1, 1.3.4 en 1.5.1 van de Wet educatie en beroepsonderwijs, artikel 1.3 en 1.5 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, artikel 3 van de Wet houdende regeling van de Nederlandse Organisatie voor toegepast natuurwetenschappelijk onderzoek TNO en artikel 2 van de Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek; c) publieke middelen: gelden verkregen ten laste van de rijksbegroting of anderszins uit hoofde van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen verkregen gelden, alsmede de opbrengsten daarvan, waarover een instelling de beschikking heeft gekregen om de wettelijke taak te verrichten; d) overige middelen: alle gelden waarover een instelling beschikt, niet zijnde publieke middelen; e) beleggen en belenen: het uitzetten van middelen die tijdelijk niet worden aangewend ten behoeve van de uitoefening van de wettelijke taak; f) risicomijdend beleggen en belenen: beleggen en belenen, waarbij het behoud van de hoofdsom door een financiële instelling gegarandeerd is, alsmede openbare en onderhandse leningen uitgegeven door een financiële instelling; g) kasstroomprognose: uitspraak omtrent het vermoedelijk verloop of de vermoedelijke afloop van de financieringsbehoefte en de liquiditeitsplanning op korte en lange termijn; h) beleggingshorizon: de termijn waar de kasstroomprognose betrekking op heeft; i) jaarverslag: de jaarverslaggeving als verantwoordingsdocument van een instelling of rechtspersoon, die minimaal bestaat uit het bestuursverslag en de jaarrekening; j) aanvraag vaststelling rijksvergoeding: de jaarlijks door het bevoegd gezag van een instelling voor primair onderwijs bij de Minister in te dienen formulierenset voor de aanvraag van de rijksvergoeding,

16

Treasurystatuut voorzien van een accountantsverklaring, waarin tevens aanvullende informatie kan worden verstrekt of verslag kan worden gedaan over specifieke bekostigingsitems; k) papier: verhandelbare en niet-verhandelbare schuldtitels; l) solvabiliteitsratio: door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat voorgeschreven minimumniveau aansprakelijk vermogen van een financiële instelling tegenover aangehouden naar risicograad gewogen activum; m) financiële instelling: een rechtspersoon die aan één van onderstaande definities voldoet: 1° een op grond van de Wet toezicht kredietwezen 1995, of op grond van de Eerste Coördinatierichtlijn Bankrecht (77/780/EEG) en de Tweede Coördinatierichtlijn Bankrecht (89/646/EEG) in een lidstaat van de EU onder toezicht staande kredietinstelling, 2° een op grond van de Wet toezicht effectenverkeer 1995, of op grond van de Richtlijn 93/22/EEG van de Raad van 10 mei 1993 betreffende het verrichten van diensten op het gebied van beleggingen in effecten in een lidstaat van de EU onder toezicht staande effecteninstelling, 3° een op grond van de Wet toezicht beleggingsinstellingen, of op grond van de Richtlijn 85/611/EG van de Raad van 20 december 1985 tot coördinatie van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende bepaalde instellingen voor collectieve beleggingen in effecten (icbe’s) in een lidstaat van de EU onder toezicht staande beleggingsinstelling, 4° een op grond van de Wet toezicht verzekeringsbedrijf 1993, de Wet toezicht natura uitvaartverzekeringsbedrijf, of de Derde richtlijn schadeverzekering (92/49/EEG) van 18 juni 1992 of op grond van de Derde levensrichtlijn (92/96/EEG) van 10 november 1992 in een lidstaat van de EU onder toezicht staande verzekeraar, 5° een op grond van de Pensioen- en spaarfondsenwet onder toezicht staand pensioenfonds. Artikel 2 Jaarverslaggeving Instellingen doen jaarlijks in het jaarverslag of bij de aanvraag vaststelling rijksvergoeding ten aanzien van de publieke middelen ten minste verslag van: a) het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen; b) de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen; c) de looptijden van de beleggingen en beleningen. Artikel 3 Verplichtingen bij beleggen en belenen 1. Instellingen beleggen en belenen publieke middelen en overige middelen, voor zover deze niet zijn afgescheiden van de publieke middelen, risicomijdend. 2. Instellingen leggen de hoofdlijnen van de op het beleggen en belenen betrekking hebbende administratieve organisatie en interne controle vast, waaronder in ieder geval wordt begrepen de verdeling van taken en bevoegdheden, de voor de instelling toegestane beleggings- en beleningsvormen, de bijbehorende informatievoorziening minimaal bestaande uit een kasstroomprognose afgestemd op de beleggingshorizon, de verantwoordingsinformatie en de wijze waarop onderscheid wordt aangebracht tussen publieke en overige middelen. 3. De transacties, bedoeld in het eerste lid, worden alleen aangegaan met: a) financiële instellingen of door financiële instellingen uitgegeven papier met minimaal een A rating, afgegeven door tenminste één erkende rating agency, of met b) rechtspersonen voor wier papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt, of met c) financiële instellingen, met een kredietwaardigheid vergelijkbaar met het gestelde onder a, voor zover vastgelegd en onderbouwd door de instelling. Artikel 4 Overgangsbepaling

17

Treasurystatuut 1. Voor zover een bestaande belegging en/of belening van een instelling niet voldoet aan de eisen van deze regeling, draagt deze instelling er zorg voor dat die belegging of belening zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk met ingang van 1 januari 2003 aan deze regeling voldoet. 2. Ten aanzien van beleggingen en/of beleningen die, vanwege een onaanvaardbaar financieel nadeel, niet uiterlijk per 1 januari 2003 met de eisen van deze regeling in overeenstemming kunnen worden gebracht, dienen instellingen in hun jaarverslag dan wel bij hun aanvraag vaststelling rijksvergoeding over 2002 gemotiveerd aan te geven met ingang van welke datum wel aan de eisen van deze regeling zal worden voldaan. Artikel 5 Bekendmaking Deze regeling zal met toelichting in Uitleg OC&W-regelingen worden geplaatst. Van deze plaatsing zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant. Artikel 6 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de derde dag na de datum van uitgifte van Uitleg OC&W-regelingen waarin deze regeling is geplaatst, met dien verstande dat artikel 2 en artikel 3 tweede lid voor het eerst van toepassing zijn op het verslagjaar 2002. Artikel 7 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Drs. L.M.L.H.A. Hermans

18

Treasurystatuut Toelichting 1. Inleiding Met deze regeling “Beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek” (verder: de regeling) wordt een kader gesteld, waarbinnen de instellingen voor onderwijs en onderzoek hun financierings- en beleggingsbeleid zullen inrichten en organiseren. Tevens wordt met de regeling voldaan aan toezeggingen door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OC&W) aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal. De regeling heeft betrekking op instellingen die door de minister van OC&W, dan wel door de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) voor zover de instellingen belast zijn met het landbouwonderwijs en -onderzoek, voor hun instandhouding bekostigd worden. De regeling geeft voorschriften en instrumenten om te komen tot een gedegen financierings- en beleggingsbeleid, zodat de instellingen de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden ter zake weergeven, alsmede het gevoerde beleggings- en beleningsbeleid. Een en ander past in het voornemen van het kabinet om te komen tot beheersing van financiële risico’s bij rechtspersonen met een wettelijke taak en is mede gebaseerd op de Wet financiering decentrale overheden (fido). De regeling is een nadere uitwerking van de bestaande – uitgangspunten van de - regelgeving met betrekking tot de bekostiging van de instellingen, in het bijzonder dat de toegekende middelen overeenkomstig hun bestemming (onderwijs en onderzoek) moeten worden besteed. 2. Karakter van de regeling Deze regeling heeft het karakter van beleidsregel en alleen voor zover het de jaarverslaglegging door bekostigde instellingen in de zin van de Wet educatie en beroepsonderwijs en de Wet op het voortgezet onderwijs betreft, het karakter van een ministeriële regeling (zie artikel 2.5.3 en 2.5.10 van de Wet educatie en beroepsonderwijs en artikel 18 Bekostigingsbesluit WVO). Op grond van de onderwijswetgeving dienen de instellingen zich te verantwoorden door middel van hun jaarverslagen. In de sector primair onderwijs doen de instellingen jaarlijks opgave van de door hen aangevraagde rijksvergoeding in de formulierenset Aanvraag Vaststelling Rijksvergoeding (AVR). Deze wordt voorzien van een accountantsverklaring. De AVR zal vanaf het vergoedingsjaar 2002 worden aangepast voor de rapportage door het bevoegd gezag over de uitvoering van deze regeling. Uitgangspunt zal zijn om de beheerslast voor de instellingen zo beperkt mogelijk te houden. Uitgangspunt bij de bekostiging is dat de toegekende middelen overeenkomstig hun bestemming worden besteed. De onderwijswetten bevatten voorschriften daaromtrent. Wanneer een instelling de publieke middelen niet risicomijdend belegt of beleent, komt de bekostigde taak in gevaar. Daarom bevat deze beleidsregel ook voorschriften over het risicomijdend beleggen en belenen. Tot slot zij er op gewezen dat de onderwijswetten voorschriften bevatten op basis waarvan instellingen gehouden zijn om de minister in verband met de bekostiging inlichtingen te geven. 3. Uitgangspunten Een belangrijk uitgangspunt van deze regeling is het bevorderen en transparant maken van een solide beleggings- en beleningsbeleid, zonder de beschikkingsmacht van de door OCenW bekostigde instellingen aan te tasten. Autonomie, continuïteit en transparantie voor en van de instellingen, die door OCW bekostigd worden, is en blijft het leidend beginsel. Er wordt slechts een basis gelegd voor een verantwoorde inbedding van het financieel beleid op basis van de beginselen van een verantwoord beheer, zoals controleerbaarheid, functiescheiding, duidelijke toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, alsmede heldere beleidsmatige uitgangspunten en randvoorwaarden voor het beheer. Zo wordt voorkomen dat risico’s worden aangegaan, terwijl de infrastructuur niet is ingericht op de beheersing van dergelijke risico’s.

19

Treasurystatuut Uitgangspunt is en blijft dat publiek geld wordt verstrekt ten behoeve van het primaire proces van instellingen, te weten het verzorgen van onderwijs en onderzoek. Dit proces mag niet in gevaar worden gebracht door het aangaan van risico’s die daar niet direct betrekking op hebben, zoals het risicovol beleggen van tijdelijk overtollig publiek geld. Het instellingsbestuur of het bevoegd gezag beheert de verkregen middelen van de instelling op een zodanige wijze dat een behoorlijke exploitatie en het voortbestaan van de instelling op basis van de publieke middelen zijn verzekerd. Een behoorlijke exploitatie wordt onder meer gewaarborgd door het nemen van administratief-organisatorische maatregelen, bijvoorbeeld door het opstellen van een treasurystatuut en door zich te verantwoorden over het treasurybeleid in het jaarverslag, alsmede door risicomijdend te beleggen. 4 Relatie met andere regelgeving De regeling komt overeen met regelgeving die voor andere sectoren is ontwikkeld, met name met de Wet fido. Ook biedt de regeling een infrastructuur voor het beleggings- en beleningsbeleid. In tegenstelling tot de Wet fido bevat de regeling geen specifieke voorschriften op het gebied van korte en lange financiering, aangezien die problematiek niet relevant is voor de door OCenW of LNV bekostigde instellingen. Alle instellingen dienen rekenschap af te leggen, niet alleen aan de minister van OCenW maar ook aan de samenleving. Volledige publieke verantwoording is alleen mogelijk als de instellingen ook hun beleggings- en beleningsbeleid zichtbaar maken in het jaarverslag of bij de aanvraag vaststelling rijksvergoeding. Op deze wijze kan ook het bestuur van de instelling zijn sturende en controlerende rol vervullen; een rol die anders, door het snelle en ondersteunende karakter van de financieringsfunctie al snel het risico loopt onderbelicht te blijven. De verslaggeving verwoordt hoe de beleggings- en beleningsfunctie van de instelling is ingevuld. In het controleprotocol dat Cƒi jaarlijks publiceert, zal opgenomen worden dat de instellingsaccountants zullen toezien op de uitvoering van deze regeling. 5 Risicomijdend beleggen en belenen en deelnemen Publieke middelen dienen in overeenstemming met de bedoeling van de desbetreffende regelgeving aan publieke taken te worden besteed. Indien het vanuit de besturingsfilosofie gewenst is dat instellingen de publieke middelen enige tijd onder zich houden, dient conform de bedoeling van de regelgever voorkomen te worden dat deze publieke middelen voor andere doeleinden worden aangewend. In beginsel zijn alle middelen die instellingen voor korte of lange termijn niet aanwenden voor publieke taken tijdelijke overtollige liquiditeiten. Als publieke middelen niet zijn afgescheiden van de overige middelen zijn de bepalingen van de regeling ook van toepassing op de overige middelen. Van afgescheiden middelen is bijvoorbeeld sprake als uit de administratie het karakter van de middelen blijkt. De regeling schrijft voor dat de tijdelijk overtollige liquiditeiten beheerd dienen te worden op een wijze die zo veel mogelijk garandeert dat de hoofdsom intact blijft, bijvoorbeeld door te beleggen in vastrentende waarden voor de gehele looptijd van die waarden. De regeling schrijft daarom voor om risicomijdend te beleggen; directe beleggingen in aandelen of daarvan afgeleide producten zijn derhalve niet toegestaan, tenzij de belegging over een hoofdsomgarantie van een financiële instelling beschikt. Het is mogelijk dat een instelling in het kader van de uitoefening van haar wettelijke taak deelneemt in een vennootschap. In dat geval is geen sprake van beleggen, omdat tussen de instelling en de vennootschap een duurzame betrekking bestaat die de betekenis van de gehouden aandelen als waardepapier overschrijdt. Het gaat de instelling bij deze aandelen dus niet in de eerste plaats om het behalen van opbrengst en/of koerswinst, maar om aandelen die bijdragen aan de uitoefening van de wettelijke taak.

20

Treasurystatuut Bij beleggingen en belenen van publieke middelen dient gebruik te worden gemaakt van gegoede tegenpartijen, zodat de financiële risico’s beperkt zijn. Indien met minder kredietwaardige debiteuren in zee wordt gegaan, worden hierdoor weliswaar mogelijkerwijs (tijdelijk) hogere winsten behaald, maar lopen de instellingen daarbij (aanzienlijk) grotere financiële risico’s. Op basis van deze regeling wordt onder gegoede tegenpartijen verstaan: rechtspersonen wiens papier een solvabiliteitsvrije status heeft, financiële instellingen met minimaal een A-rating (of door financiële instellingen uitgegeven papier met minimaal een A-rating) en financiële instellingen zonder rating met een minimaal met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Onder g Een meerperioden overzicht van soorten inkomsten en uitgaven om inzicht te krijgen omtrent het vermoedelijk verloop van liquiditeitsoverschotten en –tekorten, de financieringsbehoefte en de liquiditeitsplanning. Onder i Het jaarverslag bestaat ten minste uit de jaarrekening en het bestuursverslag opgesteld conform de geldende OCenW Richtlijnen Jaarverslaggeving. Voor het begrip bestuursverslag worden ook wel de begrippen directieverslag of jaarverslag gebruikt. onder k Met de term papier worden waardepapieren bedoeld. In dit geval betreft het verhandelbaar papier, zoals obligaties, en niet-verhandelbaar papier, zoals onderhandse leningen. In dit geval wordt niet bedoeld aandelen. onder l Het begrip solvabiliteitsratio moet gelezen worden in samenhang met artikel 4, lid 3, sub b. Het betreft in dit geval overheden waarvoor de bancaire toezichthouders in de EU-lidstaten een solvabiliteitsratio van 0% hanteren, zodat banken voor een lening aan deze overheden geen vermogen ter dekking dienen aan te houden. Onder m Centraal uitgangspunt bij het definiëren van een financiële instelling is dat deze instelling ofwel in Nederland onder toezicht staat, ofwel elders binnen de EU op basis van geharmoniseerde wet- en regelgeving onder toezicht staat. Onder financiële instellingen volgens de in deze regeling gehanteerde definitie kunnen dus ook zelfstandige dochters vallen van financiële instellingen waarvan de moedermaatschappij buiten de EU is gevestigd. Onder financiële instellingen worden ten eerste kredietinstellingen verstaan die in Nederland of in een andere EU-lidstaat onder toezicht staan. In Nederland is De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) verantwoordelijk voor het toezicht op (onder meer) kredietinstellingen. De bedrijfseconomische EUtoezichthouder beoogt het risico van faillissement bij kredietinstellingen te minimaliseren (ter bescherming van de consument), maar kan dit in een markteconomie niet uitsluiten. Voor het uitzetten van middelen bij effecteninstellingen en beleggingsinstellingen geldt dat dit is toegestaan voor zover deze instellingen in Nederland (op grond van de Wet toezicht effectenverkeer 1995 en de Wet toezicht beleggingsinstellingen) of in een lidstaat van de EU onder toezicht staan (op grond van de zogenaamde ISD-richtlijn (Investment Services Directive, 93/22/EEG) voor effecteninstellingen en de ICBE-richtlijn (Instellingen voor Collectieve Beleggingen in Effecten, 85/611/EEG) voor beleggingsinstellingen). Het toezicht op beleggingsinstellingen wordt in Nederland door DNB uitgevoerd, het toezicht op effecteninstellingen door de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE). Het toezicht op effecten- en beleggingsinstellingen is voornamelijk gericht op het beschermen van de consument tegen ontoelaatbaar gedrag van financiële instellingen (gedragstoezicht).

21

Treasurystatuut Artikel 2 De instelling doet jaarlijks - in het jaarverslag of bij de aanvraag vaststelling rijksvergoeding - verslag van haar beleggings- en beleningsbeleid (de aanvraag vaststelling rijksvergoeding zal daartoe worden aangepast). De instelling vermeldt, mede op basis van OCenW-Richtlijnen Jaarverslaggeving, welke en wat voor beleggingen en/of leningen zij in het verslagjaar heeft uitstaan, welke mutaties hierin gedurende het verslagjaar zijn opgetreden en de looptijden van de beleggingen en beleningen hadden. Hiermede geven de instellingen inzicht in de hoofdpunten van de uitvoering van de beleggings- en beleningsfunctie. In het controleprotocol dat Cƒi jaarlijks publiceert, zal opgenomen worden dat de instellingsaccountants zullen toezien op de uitvoering van deze regeling. Artikel 3 lid 1 Het voorschrift om risicomijdend te beleggen geldt zowel voor de publieke middelen, als voor eventueel binnen de instelling aanwezige overige middelen, voor zover deze niet zijn afgescheiden van de publieke middelen. Om te kunnen spreken van afgescheiden middelen is het voldoende als uit de administratie het karakter van de middelen blijkt. Overigens gelden er thans geen richtlijnen gericht op het gescheiden administreren van publieke en andere vermogensbestanddelen. Deelnemen in vennootschappen in het kader van de uitoefening van de wettelijke taak is wel toegestaan, omdat deze activiteit niet, zoals bij beleggen, gericht is op het verkrijgen van opbrengsten en/of koerswinst. Onder risicomijdend beleggen wordt verstaan iedere belegging waarbij de terugbetaling van de hoofdsom gegarandeerd is door een financiële instelling, dan wel een belegging in vastrentende waarden uitgegeven door een financiële instelling. Vastrentende waarden zijn openbare en onderhandse leningen uitgegeven door een financiële instelling. Dit sluit belegging in aandelen uit, tenzij een financiële instelling een hoofdsomgarantie geeft. Tevens betekent dit, dat bij het verstrekken van leningen de nakoming van de wederzijdse verplichtingen dient te zijn uitgedrukt in de Nederlandse geldeenheid, zodat valutarisico’s worden vermeden. Leningen met indexatie van de hoofdsom zijn eveneens niet toegestaan. Ook in het beleggings- en beleningsbeleid van de Staat wordt geen gebruik gemaakt van indexleningen. Deze bepaling draagt aldus bij aan de uniformiteit van het beleggings- en beleningsbeleid. lid 2 Een financieel-organisatorische inbedding van het financieel beleid op basis van de beginselen van een verantwoord beheer geschiedt door vooraf een aantal voorwaarden en waarborgen te creëren. Vanzelfsprekend is het niet wenselijk dat deze verplichtingen uitsluitend gelden voor de publieke middelen; de verplichtingen in dit lid gelden voor alle middelen. De verplichtingen worden bij voorkeur in de vorm van een treasurystatuut vastgelegd. Onderwerpen die daarin in ieder geval aan de orde komen zijn: a) De organisatorische randvoorwaarden; bijvoorbeeld de voorwaarden voor de inrichting van de administratie, de scheiding van functies, het vastleggen van bevoegdheden, de explicitatie van taken en verantwoordelijkheden van bestuur en raad van toezicht en de informatievoorziening, waaronder begrepen de verantwoordingsinformatie ten behoeve van bestuur en raad van toezicht. In de kasstroomprognose wordt zowel op beleids- als op uitvoerend niveau helderheid aan de organisatie over de financieringsbehoefte en de liquiditeitsplanning op korte en lange termijn gegeven door: - de uitgangspunten voor het financierings- en beleggingsbeleid vast te leggen, bijvoorbeeld door bepaling van de financieringsbehoefte, een analyse van de beleggings- en leningenportefeuille en de financiële randvoorwaarden; - een vervalkalender van te herfinancieren leningen, de nieuwe financieringsbehoeften, de te verwachten kasstromen en de tijdelijke kasoverschotten op te stellen;

22

Treasurystatuut - een prognose op te stellen van de rente- en financieringsrisico’s die binnen de randvoorwaarden van het geautoriseerde overkoepelende financieel beleid aanvaardbaar zijn, welke zullen worden afgedekt; - de minimale en maximale kasgeldlimiet aan te geven. b) De nader uitgewerkte toegestane beleggingen. De publieke functie van de instellingen en de omstandigheid dat zij als zodanig nagenoeg volledig door gemeenschapsgelden worden bekostigd, betekent dat niet belegd wordt in aandelen of daar van afgeleide producten, tenzij sprake is van een hoofdsomgarantie. c) De wijze waarop in de administratie onderscheid wordt gemaakt tussen publieke en overige middelen. Indien een dergelijk onderscheid niet wordt gemaakt is het gevolg dat deze regeling zowel op de publieke als op de overige middelen van toepassing is, zie lid 1. In het PO zullen de meeste instellingen alleen een bankrekening aanhouden en geen andere belegging/belening overwegen. In dat geval dient alleen de verdeling van taken en bevoegdheden/functies inzake de beschikking over het banktegoed duidelijk te zijn (conform de machtigingen die aan de bank zijn verstrekt). lid 3 Aangezien instellingen gemeenschapsgeld beheren is het van belang dat hiermee op prudente wijze wordt omgesprongen. De keuze van tegenpartijen bij het uitzetten van middelen dient zich dan ook te beperken tot kredietwaardige tegenpartijen. Hieronder worden verstaan: a) financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen onder Nederlands of anderszins EU toezicht) met minimaal een Arating van tenminste één erkende rating agency (bijvoorbeeld Moody’s, Standard & Poors en Fitch IBCA). Deze rating geldt als een ondergrens voor alle beleggingen en beleningen, zowel op korte als op lange(re) termijn. b) instellingen aan wiens papier door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat de solvabiliteitsvrije status is toegekend. Deze status wordt door een bancaire EU-toezichthouder (op basis van de Solvabiliteitsrichtlijn 89/647/EEG) onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (decentrale, voor zover gelijkgeschakeld met) centrale overheden. c) financiële instellingen zonder rating met een minimaal met een A-rating vergelijkbare kredietwaardigheid, indien dit op een transparante wijze geschiedt. Concreet houdt dit in dat uitzettingen bij financiële instellingen zonder rating zijn toegestaan indien instellingen: 1. aangeven, bij voorkeur in een treasurystatuut, hoe met financiële instellingen zonder rating als tegenpartij voor beleggingen en beleningen wordt omgegaan; 2. in het jaarverslag aangeven bij welke van genoemde (en onderbouwde) tegenpartijen de desbetreffende instelling middelen heeft uitgezet. Tevens dient te worden aangegeven of zich in het verslagjaar belangrijke ontwikkelingen in de kredietwaardigheid van de tegenpartijen hebben voorgedaan. Artikel 4 Dit artikel biedt instellingen een ruime overgangsperiode periode om hun beleggingen en beleningen van publieke middelen aan te passen aan de regeling. Het voldoen aan de regeling kan leiden tot onaanvaardbare financiële gevolgen voor de instelling. Of er sprake is van een onaanvaardbaar financieel gevolg is verschillend per instelling en kan in eerste instantie het best door de instelling zelf beoordeeld worden. Daarom dienen instellingen als zij van mening zijn dat sprake is van een onaanvaardbaar financieel nadeel in hun jaarverslag of bij hun aanvraag vaststelling rijksvergoeding over 2002 gemotiveerd aan te geven met ingang van welke datum wel aan de eisen van deze regeling zal worden voldaan. Op basis van deze informatie zal de minister in daartoe strekkende gevallen met de desbetreffende instelling in overleg treden. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Drs. L.M.L.H.A. Hermans

23

Treasurystatuut Bijlage 2. Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen Financiele logistiek: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer) Liquiditeitsrisico: Dit is het risico dat de rechtspersoon loopt als zij niet de mogelijkheid heeft om aan de benodigde financiële middelen te komen om aan de verplichtingen uit hoofde van financiële instrumenten te voldoen Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie Liquiditeitenbeheer: Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid Obligatie: Verhandelbare deelneming in beursgenoteerde leningen Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen

24

Treasurystatuut Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen Rentevisie: Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling Treasuryfunctie: De treasuryfunctie bestaat uit de treasuryfunctionaris of de plaatsvervangende treasurer en omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

25