Transparantieverslag 2010
Inhoudsopgave 1. Inleiding ..................................................................................................................................................... 3 2. Structuur Extendum Audit B.V. ............................................................................................................... 4 2.1 Juridische structuur ............................................................................................................................ 4 2.2 Organisatorische structuur................................................................................................................ 4 2.2.1 Toelichting organisatorische structuur in 2009...................................................................... 5 3. Extendum Audit en haar netwerk........................................................................................................... 7 4. Kwaliteitsbeheersing ................................................................................................................................ 8 4. Kwaliteitsbeheersing ................................................................................................................................ 8 4.1 Systeembeschrijving op hoofdlijnen ................................................................................................ 8 4.1.1 Beleid............................................................................................................................................. 8 4.2 Verklaring over functioneren van het systeem ............................................................................... 9 4.3 Evaluatie van het systeem ................................................................................................................. 9 4.3.1 Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen ............................................................................. 9 4.3.2 Inspecties van afgeronde dossiers ........................................................................................... 9 4.3.3 Schendingen en incidenten ..................................................................................................... 10 4.3.4 Acties n.a.v. de evaluatie .......................................................................................................... 10 4.4 Toezicht AFM..................................................................................................................................... 10 5. Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang ............................................................... 11 6. Overige informatie.................................................................................................................................. 12 6.1 Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan................................................................ 12 6.2 Permanente educatie medewerkers ............................................................................................... 12 6.3 Omzet Extendum Audit over 2009................................................................................................. 12 6.4 Omzet netwerkonderdelen over 2009 ........................................................................................... 12 6.5 Beloning externe accountants......................................................................................................... 12 6.6 Functionarissen................................................................................................................................. 13
2
1. Inleiding Dit transparantieverslag van Extendum Audit B.V. is opgesteld om te voldoen aan de verplichting volgens artikel 30 van het Besluit Toezicht Accountantsorganisaties. Dit artikel stelt dat accountantsorganisaties die een wettelijke controle hebben verricht bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB) een transparantieverslag dienen op te stellen. Extendum Audit heeft op 29 september 2008 de vergunning verkregen voor het uitvoeren van wettelijke controles waaronder begrepen het uitvoeren van wettelijke controles bij OOB’s. In 2010 heeft Extendum Audit bij één OOB een controle van de jaarrekening en de verslagstaten voor De Nederlandsche Bank uitgevoerd. Een overzicht is opgenomen in dit transparantieverslag. De doelstelling van het transparantieverslag is inzicht te geven in de organisatie en structuur van Extendum Audit en haar netwerk. Wij geven een beschrijving van ons systeem van kwaliteitsbeheersing en de maatregelen die wij hebben getroffen om de werking van dit systeem te waarborgen. Deze maatregelen dienen mede om blijvend te voldoen aan de wettelijke - en beroepseisen op het gebied van beheerste bedrijfsvoering, onafhankelijkheid en integriteit. Extendum Audit voert vrijwel uitsluitend controlewerkzaamheden uit. De opdrachten daartoe zijn in twee hoofdgroepen te verdelen. De eerste groep bestaat uit werkzaamheden die ertoe leiden dat een aan Extendum Audit verbonden externe accountant een verklaring afgeeft bij de verantwoording, veelal de jaarrekening, van de opdrachtgever. De tweede groep bestaat uit werkzaamheden ter ondersteuning van een andere accountantspraktijk waarbij een aan deze praktijk verbonden (externe) accountant de verklaring afgeeft. De overige werkzaamheden van Extendum Audit bestaan uit het geven van cursussen op het vakgebied van accountants, het geven van advies en consultaties en het waarnemen van accountantspraktijken bij ziekte of andere afwezigheid van de betreffende accountant. De ondersteunende en overige werkzaamheden worden veelal uitgevoerd via de netwerkpartners. In 2010 heeft er geen onderzoek ter plaatse door de Autoriteit Financiële Markten plaatsgevonden. Wel is er overleg geweest tussen Extendum Audit en de AFM
3
2. Structuur Extendum Audit B.V. 2.1 Juridische structuur Extendum Audit is een besloten vennootschap. De aandelen zijn gecertificeerd waarbij het stemrecht op de aandelen wordt uitgeoefend door het bestuur van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. De certificaten van aandelen zijn voor 100% in het beziet van Extendum Holding B.V. Schematisch ziet deze structuur er als volgt uit:
Extendum Holding B.V.
100% certificaten Stichting Administratiekantoor Extendum Audit
100% aandelen Extendum Audit B.V.
De statuten van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit voorzien er in dat de meerderheid van het bestuur van de Stichting wordt gevormd door registeraccountants of certificeringsbevoegde accountant-administratieconsulenten.
2.2 Organisatorische structuur In 2010 zijn er geen wijzigingen geweest in de organisatiestructuur van Extendum Audit. Vrijwel alle controles waar Extendum Audit opdracht voor krijgt worden uitgevoerd met medewerkers in dienst van of verbonden aan de vennootschap. Incidenteel wordt voor een andere structuur gekozen. Extendum Audit is gevestigd in Soesterberg. In 2010 is de directie van Extendum Audit uitgebreid. Op 1 juli 2010 werd de directie gevormd door J.H. Hop RA, G. Kroes RA en P.P.B. Cornielje. De heer Hop is met ingang van 1 januari 2011 uit dienst getreden bij Extendum Audit en zal niet worden vervangen.
4
Schematisch kan de organisatie zoals die in 2010 functioneerde als volgt worden weergegeven:
Bestuur Stichting Adm.kantoor Extendum Audit
Directie Extendum Audit Administratie Compliance officer
Secretariaat Personeelsz. Externe accountants verbonden aan Extendum Audit
Medewerkers verbonden aan Extendum Audit
2.2.1 Toelichting organisatorische structuur in 2010 De directie van Extendum Audit legt verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders die wordt vertegenwoordigd door het bestuur van de Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. Op grond van de statuten van Extendum Audit B.V. dient de directie in meerderheid te bestaan uit registeraccountants of tot certificeren bevoegde accountant-administratieconsulent te zijn. Bij twee directeuren dient één van de twee certificeringsbevoegd accountant te zijn. De directie vertegenwoordigt de vennootschap en is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten. De directeur RA stuurt de externe accountants, controleleiders en stagiaires aan en fungeert tevens als hoofd vaktechniek en als extern accountant. De compliance officer is aan Extendum Audit verbonden. Gezien zijn specifieke en onafhankelijke rol en functie is zijn verbondenheid met een stippellijn aangegeven. De compliance officer is niet als extern accountant aan Extendum Audit verbonden. Hetzelfde geldt voor de plaatsvervanger van de compliance officer. De extern accountants zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van wettelijke en vrijwillige controleopdrachten. Bij de uitvoering van de controles worden de externe accountants ondersteund door controleleiders, assistenten en stagiaires. De medewerkers, waaronder meerdere registeraccountants en medewerkers die de opleiding tot registeraccountant volgen, worden ingezet bij de controleopdrachten en werken onder verantwoordelijkheid van externe accountants. Afhankelijk van opleiding en ervaring sturen zij in praktische zin de uitvoering van controleopdrachten aan. Daarnaast worden zij ook uitvoerend ingezet bij controleopdrachten. Extendum Audit voert alleen assurance opdrachten uit bij opdrachtgevers die klant zijn bij een bij netwerkpartner Extendum aangesloten accountantskantoor. Dit aangesloten kantoor speelt bij de opdrachten in zoverre een rol dat zij de opdrachtgever ondersteunen bij de voorbereiding op de
5
controle. In incidentele gevallen worden medewerkers van deze kantoren betrokken bij de uitvoering van de Assurance opdrachten. In zo’n geval worden waarborgen getroffen om kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen. Extendum Audit voert alleen assurance opdrachten uit. Indien de opdrachtgevers behoefte hebben aan accountantsdiensten op het gebied van (fiscaal) advies, samenstellen van de jaarrekening en administratieve dienstverlening kunnen zij daar de betrokken accountantspraktijken opdracht voor geven. Extendum Audit streeft er naar om haar werkzaamheden af te stemmen met deze accountants zodat een effectieve en efficiënte uitvoering van de controleopdracht wordt gewaarborgd. Diensten voor wat betreft administratie, secretariaat, personeelszaken en andere stafdiensten worden betrokken van netwerkpartner Extendum. Daarbij wordt uiteraard de onafhankelijke positie van Extendum Audit bewaakt.
6
3. Extendum Audit en haar netwerk Op grond van de criteria opgenomen in het Besluit Toezicht Accountantsorganisatie maakt Extendum Audit deel uit van een netwerk. De in het netwerk betrokken vennootschappen worden hierna schematisch weergegeven.
Extendum Holding BV
Stichting Adm.Knt. Extendum Audit
Extendum Audit BV
Extendum BV (Zeist,Drachten, Veldhoven en Hengelo)
Extendum Pensioen & Zorg BV
APactueel BV
Extendum Corporate Finance BV
Extendum Holding B.V. is een houdstermaatschappij. Extendum B.V. is gevestigd in Soesterberg (m.i.v. 1 januari 2011), Drachten en Veldhoven. De activiteiten van Extendum betreffen brede dienstverlening aan uitsluitend accountantspraktijken. Om deze reden wordt Extendum gezien als brancheorganisatie. De dienstverlening betreft accountantsvaktechnische ondersteuning, fiscale advisering, juridisch advies, personeel en organisatie waaronder werving en selectie, marketing en communicatie, salarisverwerking en opleidingen. Extendum Pensioen & Zorg B.V. adviseert op het gebied van pensioenen en financiële planning en heeft een vergunning in het kader van de Wet Financiële Dienstverlening. Extendum Corporate Finance B.V. verricht diensten op het gebied van koop- en verkoop van ondernemingen; ondernemingsfinanciering en herstructurering van ondernemingen.
7
4. Kwaliteitsbeheersing 4.1 Systeembeschrijving op hoofdlijnen 4.1.1 Beleid Het kwaliteitssysteem van Extendum Audit is zodanig opgezet dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verklaringen die door de externe accountants worden afgegeven bij financiële verantwoordingen in de gegeven omstandigheden juist zijn. Dit systeem is ingebed in het kwaliteitsbeleid zoals dat door de directeur en medewerkers wordt toegepast bij de uitvoering van de opdrachten. Het beleid ligt vast in het handboek van Extendum Audit en wordt verder omschreven in een periodiek op te stellen beleidsplan dat met ingang van 2007 wordt opgesteld. Voor de medewerkers worden trainingen georganiseerd in het kwaliteitsbeleid en de standaarden van Extendum Audit. In 2010 zijn wijzigingen aangebracht in het handboek om aan te sluiten bij de gewijzigde regelgeving voor accountants; de zogenaamde clarity standaarden. Extendum Audit is zich er van bewust dat een functie wordt vervuld die verder gaat dan het belang van de organisatie. Om die reden wordt gestreefd naar een kwaliteit die voldoet aan de eisen van onze opdrachtgevers en de eisen van wet- en regelgeving. Acceptatie en continuering van opdrachten Opdrachten worden alleen geaccepteerd en gecontinueerd als duidelijk is dat Extendum Audit de kennis en capaciteit heeft om de opdracht uit te voeren. Voordat tot acceptatie wordt overgegaan wordt vastgesteld dat de organisatie en de medewerkers onafhankelijk zijn van de opdrachtgever. Zo nodig worden waarborgen getroffen om deze problemen op te lossen of te voorkomen. Extendum Audit staat voor een uitoefening van het accountantsberoep in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Van onze opdrachtgevers verwachten wij een houding en instelling die hiermee overeenkomt. Samen met de adviserende accountantspraktijk wordt een bezoek gebracht aan de potentiële opdrachtgever om zo een beeld te vormen of deze past bij Extendum Audit. Mocht in latere instantie, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van de opdracht, nadere informatie bekend worden over de opdrachtgever dan wordt het eerder gevormde oordeel heroverwogen. Deze heroverweging kan leiden tot het treffen van waarborgen of tot het beëindigen van de opdracht. Indien de opdracht tussentijds wordt beëindigd wordt de Autoriteit Financiële Markten ingelicht.
8
4.2 Verklaring over functioneren van het systeem In 2010 hebben alle medewerkers verbonden aan Extendum de controleopdrachten in overeenstemming met het handboek uitgevoerd. Voor zover er sprake is van de inbreng van betrokken accountantspraktijken bij de controleopdrachten hebben deze en hun medewerkers ervoor gezorgd de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met het kwaliteitssysteem van Extendum Audit.
4.3 Evaluatie van het systeem Eind 2010 is het systeem van kwaliteitsbeheersing geëvalueerd. De afronding van de evaluatie heeft in het eerste kwartaal van 2011 plaatsgevonden. Hiervoor is de volgende input gebruikt: 1. 2. 3. 4. 5.
uitgevoerde opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen uitgevoerde inspecties van afgeronde dossiers klachtenafhandeling voor zover van toepassing gevraagde consultaties voor zover van toepassing verwerking van nieuwe wet- en regelgeving evenals van nieuwe of gewijzigde voorschriften in het kwaliteitssysteem van de accountantsorganisatie 6. onafhankelijkheidsverklaringen 7. permanente educatie en overige vaktechnische ontwikkelingen 8. schendingen en incidenten
4.3.1 Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen In 2009 zijn opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen uitgevoerd bij de controle van de jaarrekeningen van de Organisatie van Openbaar Belang (OOB) die wij onder onze cliënten tellen. Deze kwaliteitsbeoordelingen zijn op tijd uitgevoerd door een tijdige planning van deze onderzoeken. Daarnaast is op een aantal andere dossiers eveneens een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd, onder andere naar aanleiding van overnames van de opdrachtgever. In 2011 zal van meer controles de kwaliteit worden vastgesteld voor het afgeven van de controleverklaring.
4.3.2 Inspecties van afgeronde dossiers Van een aantal van de ultimo 2010 betrokken externe accountants zijn dossiers in de inspectie betrokken. Voor het jaar 2011 zullen de inspecties geïntensiveerd worden zodat de kwaliteit van de afgeronde dossiers vaker gemeten wordt. In 2010 is vastgesteld dat de kwaliteit van de controles in overeenstemming is met wat wet- en regelgeving op dat gebied eisen. Het is echter de wens van de directie de kwaliteit van de uitvoering verder te verhogen. De kwaliteit van Extendum Audit als onderdeel van de brancheorganisatie Extendum dient een voorbeeld te zijn.
9
4.3.3 Schendingen en incidenten In 2010 hebben zich schendingen van het kwaliteitssysteem voorgedaan. Naar aanleiding van deze schendingen zijn maatregelen op organisatorisch niveau getroffen en is het kwaliteitssysteem aangepast. De schendingen hebben in één geval geleid tot een sancties. Een aan Extendum Audit verbonden externe accountant is met ingang van 1 januari 2011 uitgeschreven uit het betreffende register van de AFM. Deze accountant blijft verbonden aan brancheorganisatie Extendum maar zal geen assurance-activiteiten meer verrichten.
4.3.4 Acties n.a.v. de evaluatie Naar aanleiding van de evaluatie zullen in 2011 de volgende acties worden ondernomen: De complianceactiviteiten zullen worden geïntensiveerd, de directie overlegt maandelijks met de compliance officer. De vrije toegang tot de compliance officer voor medewerkers is een communicatiekanaal waar wederzijds gebruik van kan worden gemaakt. De medewerkers is hier duidelijk op gewezen waarna in het eerste kwartaal van 2011 duidelijk gebruik van is gemaakt. In 2011 zal het aantal OKB’s en inspecties worden uitgebreid ten opzichte van 2010. Extendum als brancheorganisatie is betrokken bij de ontwikkeling van een systeem voor elektronische dossiervoering en procesbewaking. Twee controleopdrachten van Extendum Audit voor de controle van de jaarrekening 2010 lopen mee in een pilotproject. Bij goede resultaten zal in 2011 het aantal opdrachten in het systeem worden uitgebreid waarna in 2012 algehele invoering zal plaatsvinden. Wij denken dat invoering de kwaliteit van de dossiervoering en uiteindelijk de kwaliteit van de uitgevoerde controles zal verhogen.
4.4 Toezicht AFM In 2010 is er overleg geweest met de AFM op het gebied van kwaliteitshandhaving en uitvoering van controles. Tevens is deelgenomen aan het OOB-overleg. De AFM heeft in 2010 geen onderzoek ter plaatse uitgevoerd.
10
5. Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang Van onderstaande Organisaties van Openbaar Belang heeft Extendum Audit de controle van de jaarrekening en toezichtrapportages over het boekjaar 2009 uitgevoerd. Naam N.V. Algemene Risico Verzekering Maatschappij "Mercurius"
Vestigingsplaats Nijkerk
Branche Schadeverzekering
11
6. Overige informatie 6.1 Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan Extendum Audit hanteert onafhankelijkheidsvoorschriften in overeenstemming met wettelijke - en beroepsregels. Deze voorschriften strekken zich uit tot de aan Extendum Audit verbonden externe accountants en medewerkers, leiding en medewerkers van de netwerkpartners. Bij twijfel wordt de compliance officer ingelicht en wordt in overleg met hem besloten hoe met de situatie dient te worden omgegaan. De onafhankelijkheidsvoorschriften hebben in 2010 gefunctioneerd. Door de directie is hierop toezicht uitgeoefend.
6.2 Permanente educatie medewerkers Voor wat betreft de externe accountants en medewerkers die bij Extendum Audit in dienst zijn of die aan Extendum Audit verbonden zijn geldt dat in overleg opleidingen worden gevolgd die aansluiten bij de (geplande) werkzaamheden en de loopbaan. Vrijwel alle externe accountants en medewerkers worden als docent ingezet bij trainingen en cursussen op het vakgebied van de accountancy die worden aangeboden door netwerkpartner Extendum. In 2010 hebben alle medewerkers, voor zover van toepassing, voldaan aan de verplichting minimaal 20 pe-punten te behalen.
6.3 Omzet Extendum Audit over 2010 De totale omzet van Extendum Audit over 2010 bedroeg € 1.014.796. Hiervan heeft € 28.796 betrekking op controle opdrachten bij organisaties van openbaar belang en € 748.088 op wettelijke controleopdrachten en € 237.911 op overige opdrachten.
6.4 Omzet netwerkonderdelen over 2010 De omzet van netwerkonderdelen was € 4.036.718 (2009 € 4.168.929.)
6.5 Beloning externe accountants De beloning van externe accountants is gebaseerd op vaste salarissen dan wel, bij verbonden externe accountants, vaste tarieven per tijdseenheid.
12
6.6 Functionarissen Bestuur Stichting administratiekantoor Extendum Audit P.P.B. Cornielje W. Eelman AA G. Kroes RA Directie (1 januari 2011) G. Kroes RA P.P.B. Cornielje Compliance officer A.B.M. van Kempen CISA Externe accountants (1 januari 2011) G. Kroes RA C. Jonkers RA C. Vink RA Drs. H.M. de Jong RA Medewerkers (1 januari 2011) Drs. D.G. Bouma Drs. D. Yilmaz Drs. J.A. Abdoel RA S.H. van Essen R. Streedel
Extendum Audit B.V.
G. Kroes RA Directeur 28 maart 2010
13
