vestiging: Zeist Drachten Hengelo Veldhoven
adres: Dalweg 48 postadres: Postbus 441
3700 AK Zeist telefoon: (030) 691 70 15
fax: (030) 691 58 29
e-mailadres:
[email protected]
internet: www.extendumaudit.nl
Transparantieverslag 2008
Extendum Audit B.V. ingeschreven in het Handelsregister van de KvK en Fabrieken voor Utrecht eo onder nummer 30186808. Van toepassing zijn de leveringsvoorwaarden, gedeponeerd bij de Arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 117/1997. Een exemplaar wordt u op aanvraag toegezonden. Btw nummer: NL 8123.69.567.B01
transparantieverslag-2008.indd 1
10-04-2009 12:22:47
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
2. Structuur Extendum Audit B.V.
4
2.1 Juridische structuur
4
2.2 Organisatorische structuur
4
2.2.1 Toelichting organisatorische structuur in 2008
5
2.2.2 Nieuwe structuur per 1 juni 2008
6
3. Extendum Audit en haar netwerk
7
4. Kwaliteitsbeheersing
8
4.1 Systeembeschrijving op hoofdlijnen
8
8
4.2 Verklaring over functioneren van het systeem
8
4.3 Evaluatie van het systeem
9
4.3.1 Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen
9
4.3.2 Inspecties van afgeronde dossiers
9
4.3.3 Onderzoek ter plaatse AFM
9
4.3.4 Acties n.a.v. de evaluatie
9
4.4 Toezicht AFM
4.1.1 Beleid
9
5. Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang
10
6. Overige informatie
11
6.1 Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan
11
6.2 Permanente educatie medewerkers
11
6.3 Omzet Extendum Audit over 2007
11
6.4 Omzet netwerkonderdelen over 2008
11
6.5 Beloning externe accountants
11
6.6 Functionarissen
12
transparantieverslag-2008.indd 2
10-04-2009 12:22:47
1. Inleiding Dit transparantieverslag van Extendum Audit B.V. is opgesteld om te voldoen aan de verplichting volgens artikel 30 van het Besluit Toezicht Accountantsorganisaties. Dit artikel stelt dat accountantsorganisaties die een wettelijke controle hebben verricht bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB) een transparantieverslag dienen op te stellen. Extendum Audit heeft op 29 september 2008 de vergunning verkregen voor het uitvoeren van wettelijke controles waaronder begrepen het uitvoeren van wettelijke controles bij OOB’s. In 2008 heeft Extendum Audit bij een viertal OOB’s controles uitgevoerd. Deze controles betreffen zowel de jaarrekening als de verslagstaten voor de toezichthouders. Een overzicht van deze OOB’s is opgenomen in dit transparantieverslag. De doelstelling van het transparantieverslag is inzicht te geven in de organisatie en structuur van Extendum Audit en haar netwerk. Wij geven een beschrijving van ons systeem van kwaliteitsbeheersing en de maatregelen die wij hebben getroffen om de werking van dit systeem te waarborgen. Deze maatregelen dienen mede om blijvend te voldoen aan de wettelijke - en beroepseisen op het gebied van beheerste bedrijfsvoering, onafhankelijkheid en integriteit. Extendum Audit voert vrijwel uitsluitend controlewerkzaamheden uit. De opdrachten daartoe zijn in twee hoofdgroepen te verdelen. De eerste groep bestaat uit werkzaamheden die ertoe leiden dat een aan Extendum Audit verbonden externe accountant een verklaring afgeeft bij de verantwoording, veelal de jaarrekening, van de opdrachtgever. De tweede groep bestaat uit werkzaamheden ter ondersteuning van een andere accountantspraktijk waarbij een aan deze praktijk verbonden (externe) accountant de verklaring afgeeft. De overige werkzaamheden van Extendum Audit bestaan uit het geven van cursussen op het vakgebied van accountants, het geven van advies en consultaties en het waarnemen van accountantspraktijken bij ziekte of andere afwezigheid van de betreffende accountant. De overige werkzaamheden worden veelal uitgevoerd via de netwerkpartners. In juni 2008 heeft de Autoriteit Financiële Markten (AFM) bij Extendum Audit opnieuw een onderzoek ter plaatse afgelegd in verband met de vergunningaanvraag. De resultaten van het onderzoek zijn voor de AFM aanleiding geweest om op 29 september 2008 de vergunning af te geven. Op 1 oktober 2008 heeft Dalstaete Accountants haar naam gewijzigd in die van Extendum Audit.
transparantieverslag-2008.indd 3
10-04-2009 12:22:47
2. Structuur Extendum Audit B.V. 2.1 Juridische structuur
Extendum Audit is een besloten vennootschap. De aandelen zijn gecertificeerd waarbij het stemrecht op de aandelen wordt uitgeoefend door het bestuur van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. De certificaten van aandelen zijn voor 100% in het beziet van Extendum Holding B.V. Schematisch ziet deze structuur er als volgt uit:
De statuten van Stichting Administratiekantoor Extendum Audit voorzien er in dat de meerderheid van het bestuur van de Stichting wordt gevormd door registeraccountants of certificeringsbevoegde accountant-administratieconsulenten.
2.2 Organisatorische structuur
In verband met het verkrijgen van de vergunning is op 1 oktober 2008 de naam van Dalstaete Accountants gewijzigd in die van Extendum Audit. In de loop van 2008 is de organisatiestructuur van Extendum Audit aangepast. Deze aanpassing was nodig in het traject tot het krijgen van de vergunning tot het verrichten van wettelijke en OOB-controles. De aanpassing houdt voornamelijk in dat de controleopdrachten uitgevoerd worden door eigen teams en dat geen personeel van de aangesloten kantoren meer wordt ingezet bij de opdrachten. In 2008 is tevens in overleg met het Novaa een opzet gemaakt op accountants in opleiding een stageplaats aan te bieden om zo te kunnen voldoen aan hun verplichting ervaring op te doen bij controleopdrachten. Met ingang van 1 oktober 2008 is de functie van algemeen directeur van Extendum Audit overgenomen door Jan Herman Hop van Gerrit Kroes. Extendum Audit is gevestigd in Zeist.
transparantieverslag-2008.indd 4
10-04-2009 12:22:47
Schematisch kan de organisatie zoals die in 2008 functioneerde als volgt worden weergegeven:
2.2.1 Toelichting organisatorische structuur in 2008 (zie ook paragraaf 2.2.2 Nieuwe structuur per 1 juni 2008) De directeur van Extendum Audit is volledig bevoegd, hij legt verantwoording af aan de algemene vergadering van aandeelhouders die wordt vertegenwoordigd door het bestuur van de Stichting Administratiekantoor Extendum Audit. Op grond van de statuten van Extendum Audit B.V. dient de (statutair) directeur een registeraccountant of een tot certificeren bevoegde accountant-administratie consulent te zijn. De directeur vertegenwoordigt de vennootschap en is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten. De directeur stuurt de externe accountants, controleleiders en stagiaires aan en fungeert tevens als hoofd vaktechniek en als extern accountant. De compliance officer is aan Extendum Audit verbonden. Gezien zijn specifieke en onafhankelijke rol en functie is zijn verbondenheid met een stippellijn aangegeven. Begin 2008 is de bestaande compliance officer teruggetreden en is een nieuwe compliance officer aangesteld. Deze is niet als extern accountant aan Extendum Audit verbonden. De extern accountants zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van wettelijke en vrijwillige controle- opdrachten. Bii de uitvoering van de controles worden de externe accountants ondersteund door controleleiders en stagiaires. De medewerkers, waaronder meerdere registeraccountants en medewerkers die de opleiding tot registeraccountant volgens, worden ingezet bij de controleopdrachten en werken onder verantwoordelijkheid van externe accountants. Afhankelijk van opleiding en ervaring sturen zij in praktische zin de uitvoering van controleopdrachten aan. Daarnaast worden zij ook uitvoerend ingezet bij controleopdrachten. Extendum Audit voert alleen controles uit bij opdrachtgevers die klant zijn bij een bij netwerkpartner Extendum aangesloten accountantskantoor. Dit aangesloten kantoor speelt bij de controles in zoverre een rol dat zij de opdrachtgever ondersteunen bij de voorbereiding op de controle. Extendum Audit voert alleen controleopdrachten uit. Indien de controlecliënten behoefte hebben aan accountantsdiensten op het gebied van (fiscaal) advies, samenstellen van de jaarrekening en administratieve dienstverlening kunnen zij daar andere accountantspraktijken opdracht voor geven. Extendum Audit streeft er
transparantieverslag-2008.indd 5
10-04-2009 12:22:48
naar om haar werkzaamheden af te stemmen met deze accountants zodat een effectieve en efficiënte uitvoering van de controleopdracht wordt gewaarborgd. Diensten voor wat betreft administratie, secretariaat, personeelszaken en andere stafdiensten worden betrokken van netwerkpartner Extendum. 2.2.2 Nieuwe structuur per 1 juni 2008 De uitvoering van het bedrijfsplan van Extendum Audit brengt een gewijzigde structuur met zich mee. Waar in 2007 bij de uitvoering van de controleopdrachten gebruik werd gemaakt van andere accountantspraktijken worden met ingang van 1 juni 2008 controleopdrachten volledig uitgevoerd door (externe) accountants en medewerkers die bij Extendum Audit in dienst zijn of aan haar verbonden zijn.
transparantieverslag-2008.indd 6
10-04-2009 12:22:48
3. Extendum Audit en haar netwerk Op grond van de criteria opgenomen in het Besluit Toezicht Accountantsorganisatie maakt Extendum Audit deel uit van een netwerk. De in het netwerk betrokken vennootschappen worden hierna schematisch weergegeven.
Extendum Holding B.V. is een houdstermaatschappij. Extendum B.V., Extendum II B.V. en Extendum III B.V. treden naar buiten onder de naam Extendum waarbij Zeist, Drachten, Veldhoven en Hengelo de vestigingsplaatsen zijn. De activiteiten van Extendum betreffen brede dienstverlening aan uitsluitend accountantspraktijken. Om deze reden wordt Extendum gezien als brancheorganisatie. De dienstverlening betreft accountantsvaktechnische ondersteuning, fiscale advisering, juridisch advies, personeel en organisatie waaronder werving en selectie, marketing en communicatie, salarisverwerking en educatie en training. Extendum Pensioen & Zorg B.V. adviseert op het gebied van pensioenen en financiële planning en heeft een vergunning in het kader van de Wet Financiële Dienstverlening. Extendum Corporate Finance B.V. verricht diensten op het gebied van koop- en verkoop van ondernemingen; ondernemingsfinanciering en herstructurering van ondernemingen.
transparantieverslag-2008.indd 7
10-04-2009 12:22:48
4. Kwaliteitsbeheersing 4.1 Systeembeschrijving op hoofdlijnen 4.1.1 Beleid Het kwaliteitssysteem van Extendum Audit is zodanig opgezet dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verklaringen die door de externe accountants worden afgegeven bij financiële verantwoordingen in de gegeven omstandigheden juist zijn. Dit systeem is ingebed in het kwaliteitsbeleid zoals dat door de directeur en medewerkers wordt toegepast bij de uitvoering van de opdrachten. Het beleid ligt vast in het handboek van Extendum Audit en wordt verder omschreven in het jaarlijkse beleidsplan dat met ingang van 2007 wordt opgesteld. Voor de medewerkers worden trainingen georganiseerd in het kwaliteitsbeleid en de standaarden van Extendum Audit. In 2008 zijn wijzigingen aangebracht in het handboek om aan te sluiten bij de gewijzigde regelgeving voor accountants (Verordening gedragscode, Controlestandaarden en nadere voorschriften). Ook is het handboek aangepast naar aanleiding van de naamswijziging en de directiewisseling. Het handboek zal in 2009 nog verder worden aangepast naar aanleiding van de jaarlijkse evaluatie zoals die door de compliance officer is uitgevoerd. Extendum Audit is zich er van bewust dat een functie wordt vervuld die verder gaat dan het belang van de organisatie. Om die reden wordt gestreefd naar een kwaliteit die voldoet aan de eisen van onze opdrachtgevers en de eisen van wet- en regelgeving. Acceptatie en continuering van opdrachten Opdrachten worden alleen geaccepteerd en gecontinueerd als duidelijk is dat Extendum Audit de kennis en capaciteit heeft om de opdracht uit te voeren. Voordat tot acceptatie wordt overgegaan wordt vastgesteld dat de organisatie en de medewerkers onafhankelijk zijn van de opdrachtgever. Zonodig worden waarborgen getroffen om deze problemen op te lossen of te voorkomen. Extendum Audit staat voor een uitoefening van het accountantsberoep in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Van onze opdrachtgevers verwachten wij een houding en instelling die hiermee overeenkomt. Om vooraf vast te kunnen stellen dat de integriteit van de opdracht- gever in orde is vragen wij de accountantspraktijk die als adviserend accountant fungeert bij die opdrachtgever, naar hun oordeel over de opdrachtgever. Ook wordt samen met de adviserende accountantspraktijk een bezoek gebracht aan de potentiële opdrachtgever om zo een beeld te vormen of deze past bij Extendum Audit. Mocht in latere instantie, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van de opdracht, nadere informatie bekend worden over de opdrachtgever dan wordt het eerder gevormde oordeel heroverwogen. Deze heroverweging kan leiden tot het treffen van waarborgen of tot het beëindigen van de opdracht. Indien de opdracht tussentijds wordt beëindigd wordt de Autoriteit Financiële Markten ingelicht.
4.2 Verklaring over functioneren van het systeem In 2008 hebben alle medewerkers verbonden aan Extendum de controleopdrachten in overeenstemming met het handboek uitgevoerd. Voor zover er nog sprake was van de inbreng van betrokken accountantspraktijken bij de controleopdrachten hebben deze en hun medewerkers ervoor gezorgd de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met het kwaliteitssysteem van Extendum Audit. Zowel de eigen evaluatie als de toetsing door het AFM hebben uitgewezen dat het systeem in 2008 voldeed aan de geldende wet- en regelgeving.
transparantieverslag-2008.indd 8
10-04-2009 12:22:48
4.3 Evaluatie van het systeem Begin 2009 is het systeem van kwaliteitsbeheersing geëvalueerd. De afronding van de evaluatie heeft in januari 2009 plaatsgevonden. Hiervoor is de volgende input gebruikt: 1. uitgevoerde opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen 2. uitgevoerde inspecties van afgeronde dossiers 3. het onderzoek ter plaatse van de AFM 4. klachtenafhandeling voor zover van toepassing 5. gevraagde consultaties voor zover van toepassing 6. verwerking van nieuwe wet- en regelgeving evenals van nieuwe of gewijzigde voorschriften in het kwaliteitssysteem van de accountantsorganisatie 7. onafhankelijkheidsverklaringen 8. permanente educatie en overige vaktechnische ontwikkelingen 4.3.1 Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen In 2008 zijn opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen uitgevoerd bij de controle van de jaar- rekeningen van de 4 Organisaties van Openbaar Belang (OOB) die wij onder onze cliënten tellen. Deze kwaliteitsbeoordelingen zijn onder grote tijdsdruk uitgevoerd en hebben niet tot opmerkingen geleid. De conclusie hiervan is dat de kwaliteitsbeoordelingen beter ingebed dienen te worden in de planning van de opdrachten zodat deze zonder overdreven tijdsdruk kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast is op een aantal andere dossiers eveneens een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoorde- ling uitgevoerd, onder andere naar aanleiding van overnames van de opdrachtgever. 4.3.2 Inspecties van afgeronde dossiers Van de ultimo 2007 betrokken externe accountants zijn dossiers in de inspectie betrokken. 4.3.3 Onderzoek ter plaatse AFM Bij het onderzoek ter plaatse heeft de AFM de controledossiers van 2 OOB’s en 3 andere opdrachten beoordeeld. Alle betrokken opdrachten waren op dat moment al afgerond Het onderzoek van de AFM heeft geresulteerd in het verstrekken van de vergunning voor het uit- voeren van wettelijke en OOB-controles. Daarbij heeft de AFM gevraagd uitvoering te geven aan het bedrijfsplan en niet meer opdrachten te aanvaarden als passen binnen de capaciteiten en deskundigheid van Extendum Audit. 4.3.4 Acties n.a.v. de evaluatie Naar aanleiding van de evaluatie zullen in 2009 de volgende acties worden ondernomen: Het handboek zal op een aantal punten worden aangepast waaronder de invoering van de WWFT. Het overleg met de compliance officer zal eens per twee maanden plaatsvinden, waarbij afwis- selende de vestigingen worden bezocht van waaruit de controleopdrachten worden uitgevoerd. Gekoppeld aan het bezoek van de compliance officer zal vier keer per jaar een vaktechnisch overleg worden georganiseerd waarbij alle medewerkers van Extendum Audit betrokken zijn. Hoewel de betrokkenheid van de externe accountants bij de controleopdrachten is gewaarborgd omdat zij veelal ook bij de uitvoering zijn betrokken kan dit in de dossiers beter zichtbaar worden gemaakt.
4.4 Toezicht AFM In 2008 heeft de AFM een onderzoek ter plaatse uitgevoerd in het kader van de beoordeling van onze vergunningaanvraag. De resultaten van het onderzoek zijn voor de AFM aanleiding geweest onze aanvraag te honoreren. onze aanvraag te honoreren.
transparantieverslag-2008.indd 9
10-04-2009 12:22:49
5. Wettelijke controle bij Organisaties van Openbaar Belang Van onderstaande Organisaties van Openbaar Belang heeft Extendum Audit de controle van de jaarrekening en toezichtrapportages over het boekjaar 2007 uitgevoerd. Naam N.V. Centraal RisicoFonds voor het Midden- en Kleinbedrijf U.A. Onderling Voorzieningsfonds U.A N.V. Verzekeringsmaatschappij Securitas van 1898 N.V. Algemene Risico Verzekering Maatschappij “Mercurius”
transparantieverslag-2008.indd 10
Vestigingsplaats
Branche
Amstelveen
Levensverzekering
Amstelveen
Schadeverzekering
Rotterdam
Schadeverzekering
Nijkerk
Schadeverzekering
10-04-2009 12:22:49
6. Overige informatie 6.1 Onafhankelijkheidsvoorschriften en naleving daarvan Extendum Audit hanteert onafhankelijkheidsvoorschriften in overeenstemming met wettelijke - en beroepsregels. Deze voorschriften strekken zich uit tot de aan Extendum Audit verbonden externe accountants en medewerkers, leiding en medewerkers van de netwerkpartners. Bij twijfel wordt de compliance officer ingelicht en wordt in overleg met hem besloten hoe met de situatie dient te worden omgegaan. De onafhankelijkheidsvoorschriften hebben in 2008 gefunctioneerd. Door de directie is hierop toezicht uitgeoefend.
6.2 Permanente educatie medewerkers Voor wat betreft de externe accountants en medewerkers die bij Extendum Audit in dienst zijn of die aan Extendum Audit verbonden zijn geldt dat in overleg opleidingen worden gevolgd die aansluiten bij de (geplande) werkzaamheden en de loopbaan. Vrijwel alle externe accountants en medewerkers worden als docent ingezet bij trainingen en cursussen op het vakgebied van de accountancy die worden aangeboden door netwerkpartner Extendum. In 2008 hebben alle medewerkers, voor zover van toepassing, voldaan aan de verplichting minimaal 40 pe-punten te behalen. Tevens zijn de cursussen voor de door de beroepsorganisatie verplicht gestelde onderwerpen gevolgd. 6.3 Omzet Extendum Audit over 2008 De totale omzet van Extendum Audit over 2008 bedroeg € 1.092.831. Hiervan heeft € 87.839 betrekking op controle opdrachten bij organisaties van openbaar belang en € 736.836 op wettelijke controleopdrachten en € 268.156 op overige opdrachten. 6.4 Omzet netwerkonderdelen over 2008 De omzet van netwerkonderdelen was € 4.439.478. 6.5 Beloning externe accountants De beloning van externe accountants is gebaseerd op vaste salarissen dan wel, bij verbonden externe accountants, vaste tarieven per tijdseenheid.
transparantieverslag-2008.indd 11
10-04-2009 12:22:49
6.6 Functionarissen Bestuur Stichting administratiekantoor Extendum Audit P.P.B. Cornielje W. Eelman AA G. Kroes RA Algemeen directeur G. Kroes RA (tot 15 november 2008) J.H. Hop RA (vanaf 15 november 2008) Compliance officer J.A. van der Meijden AA (tot 1 februari 2008) A.B.M. van Kempen CISA (vanaf 1 februari 2008) Externe accountants G.I. de Vries RA G. Kroes RA C. Jonkers RA J.H. Hop RA Medewerkers C.J. Jonkers RA B.A.P. Renard RA (tot 5 augustus 2008) Drs. Y. Hamstra RA (verbonden tot 31 maart 2008) Drs. D.G. Bouma Drs. D. Yilmaz (miv 1 februari 2008) Drs. L.P.P. Pahladsingh RA (1 april tot 1 oktober 2008) Drs. J.A. Abdoel (miv 1 januari 2009) Drs. A.F.G. van der Putten RA (miv 16 maart 2009)
Extendum Audit B.V.
J.H. Hop RA Algemeen directeur 18 maart 2009
transparantieverslag-2008.indd 12
10-04-2009 12:22:49
