Transparantieverslag 2013
31 maart 2014
Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................................ 2 00. Toon aan de top ..................................................................................................................................... 3 01. Juridische- en organisatiestructuur ....................................................................................................... 3 02. Internationaal netwerk ........................................................................................................................... 5 03. Bestuurs- en beheersstructuur .............................................................................................................. 6 04. Stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing ............................................................................. 7 05. Extern toezicht ..................................................................................................................................... 13 06. Verklaring dat intern toezicht op de naleving van de onafhankelijkheids-voorschriften is uitgevoerd. 14 07. Beloning externe accountants ............................................................................................................. 14 08. Totale omzet van onderdelen van het netwerk in Nederland ............................................................... 15 09. Verklaring vaktechnische ontwikkeling ................................................................................................ 15 10. Verklaring beleidsbepalers .................................................................................................................. 17 Appendix ..................................................................................................................................................... 18
1
Inleiding PKF Wallast wil helder en transparant zijn over haar juridische- en organisatiestructuur en geeft graag inzicht in de structuur van haar organisatie en de wijze waarop binnen de organisatie het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing is ingevuld. In dat kader komen in dit transparantieverslag onder andere de juridische- en organisatiestructuur van PKF Wallast, het internationaal netwerk waar PKF Wallast deel van uitmaakt, de onafhankelijkheidsvoorschriften alsmede de hoofdlijnen van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing aan de orde.
Tevens zijn enkele andere kwantitatieve gegevens vermeld over opdrachten met betrekking tot wettelijke controles en de daarmee gegenereerde omzet.
Tot slot is in dit transparantieverslag de verklaring van de Raad van Bestuur (de beleidsbepalers) opgenomen omtrent het functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. Het doel van dit transparantieverslag is om het maatschappelijk verkeer op hoofdlijnen inzicht te geven in onze organisatie en het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing.
Dit transparantieverslag heeft betrekking op het boekjaar 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013 en is gebaseerd op de voorschriften die hiervoor zijn opgenomen in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het daarbij behorende Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta). Dit transparantieverslag is conform artikel 30 Bta opgesteld.
2
00. Toon aan de top De Raad van Bestuur acht een goed systeem van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing van cruciaal belang voor de continuïteit van de onderneming. In paragraaf 2.2. van de database kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing (hierna: database K&K) is een statement opgenomen waaruit volgt dat binnen de organisaties continue aandacht dient te bestaan voor een vereist hoog kwaliteitsniveau van de dienstverlening en waar mogelijke verdere verbetering hiervan, alsmede de beperking van de risico’s verbonden aan deze dienstverlening.
De Raad van Bestuur ziet het als zijn taak om binnen de organisatie medewerkers te stimuleren om een continue hoge kwaliteit te leveren. Tevens is de ontwikkeling van de (kwaliteit van de) vaktechniek bij medewerkers een belangrijk criterium bij de beoordeling van het functioneren van medewerkers en bepaalt in belangrijke mate het carrièreperspectief binnen de organisatie. De Raad van Bestuur is van mening dat (mede) beleidsbepalers een voorbeeldfunctie hebben ten aanzien van integer en professioneel gedrag. Dit komt mede tot uitdrukking in het compliancereport en het beleidsplan 2013 2015 van de Maatschap PKF Wallast. In dit beleidsplan is onder meer opgenomen dat het de verantwoordelijkheid van de beleidsbepalers is om zorg te dragen voor een inspirerende werkomgeving, waarbij waardering is voor alle medewerkers die bijdragen aan de centrale doelstellingen van de organisatie. Voor de partners is een belangrijke taak weggelegd om aan dit proces invulling te geven. Hierbij is aangegeven dat de toon aan de top cruciaal is.
01. Juridische- en organisatiestructuur Juridisch gezien vormt PKF Wallast een maatschap waarvan alle maten als adviseur en/of accountant werkzaam zijn. De maatschap bestaat per 31 december 2013 uit 9 besloten vennootschappen opgericht naar Nederlands recht en wordt geregeerd door de Maatschapsbepalingen van PKF Wallast 2013. De Maatschapsbepalingen zijn laatstelijk gewijzigd in november 2013. De met de maat-BV verbonden natuurlijke persoon stelt zijn volledige arbeid en vlijt ter beschikking aan de maatschap. De maatschap PKF Wallast is de enige opdrachtnemer. Alle opdrachten worden aanvaard en uitgevoerd met uitsluiting van artikel 7:404 van het Burgerlijk Wetboek.
De maten van de maatschap PKF Wallast, verenigd in de Algemene Vergadering van Maten, hebben twee maten benoemd als bestuurders van de maatschap, de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur is op grond van de Maatschapsbepalingen belast met het bestuur van de maatschap en verantwoordelijk
3
voor het totale beleid van de organisatie. De kernactiviteiten van PKF Wallast vormen accountancy, belastingadvisering en bedrijfsjuridische dienstverlening. De organisatie heeft vier vestigingen, een Bureau Vaktechniek en een centrale staf voor alle vestigingsoverschrijdende aangelegenheden.
Binnen de centrale staf ressorteert de compliance officer die verantwoordelijk is voor de invulling en monitoring van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. De externe accountants zijn werkzaam in één van de vier vestigingen. Enkele externe accountants vervullen een rol bij de Vakgroep Accountancy en/of zijn (mede) verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de compliance officer en de assurance controller.
Voor een nadere toelichting op onze kernactiviteiten en een overzicht van onze vestigingen wordt verwezen naar de website: www.pkfwallast.nl.
De organisatiestructuur van PKF Wallast kan schematisch als volgt worden weergegeven:
AVvM AVvM RvB RvB Vestigingen
BuVa
Staf Staf
AVvM:
Algemene Vergadering van Maten
RvB:
Raad van Bestuur
Vestigingen:
Amsterdam, Delft, Rotterdam en Woerden. Elke vestiging heeft een vestigingsleider. Het Management Team, bestaande uit de vestigingsleiders, de Raad van Bestuur en Staf, heeft periodiek overleg.
BuVa:
Bureau Vaktechniek, bestaande uit accountancy- fiscale en juridische vakgroep
Staf:
Orgaan belast met coördinatie van vestigingsoverschrijdende activiteiten en de behartiging van de belangen van PKF Wallast als geheel, waaronder juridische zaken en het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing.
4
02. Internationaal netwerk PKF Wallast is aangesloten bij PKF International Limited, een toonaangevend internationaal netwerk van accountants, belastingadviseurs en organisatieadviseurs. PKF International Limited is een netwerk van financieel en juridisch onafhankelijke kantoren die geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden of 1
verantwoordelijkheid dragen voor diensten of activiteiten van andere PKF-kantoren. PKF International Limited bestaat uit meer dan 300 leden, verspreid over 440 locaties in 125 landen. Binnen PKF International Limited is een uniform stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing van toepassing gebaseerd op regelgeving van The International Federation of Accountants (IFAC). The PKF International Network Introduction The firm is a member firm of the PKF International Limited (PKFI) network of legally independent firms. PKFI has around 300 member firms and correspondents in 440 locations in around 125 countries providing assurance, accounting and business advisory services. PKFI member firms have $ 2.68 billion aggregate fee income (year end June 2012) and the network is a member of the Forum of Firms – an organization dedicated to consistent and high quality standards of financial reporting and auditing practices worldwide. The firm does not accept any responsibility or liability for actions or inactions on the part of any other individual member firm or firms within PKFI.
Legal Basis The network formed by PKFI (the Licensor) and the member firms (the Licensees) is regulated by adherence to an Operating Licence Agreement (OLA) between the Licensor and individual Licensees. The form of the OLA authorizes the Licensee to use the PKF name as defined under specific circumstances, under specific conditions, for specific purposes (The Business) and in a specific territory (The Territory), in consideration for which, the Licensee pays a License fee to the Licensor.
The licensor PKFI is a company registered in England and limited by guarantee. The Company’s articles of Association require a Board of Directors who conduct the business of the Company. The Board has a strategic and coordinating role but has no executive authority of the operations of individual member firms.
1
PKF Wallast is a member firm of the PKF International Limited network of legally independent firms and does not accept any responsibility or liability for the actions or inactions on the part of any other individual member firm or firms.
5
Each Licensee is a legally independent entity owned and managed in each location. Contractual relations are only formed between a client and the member firm engaged by the client and no other member firm may be held liable. PKFI has no financial management interest in any member firm. None of the directors of PKFI has a financial or management interest in any member firm other than his or her own.
Structure Member firms are organized into five geographical regions. Each region elects or nominates representatives to the PKFI Board of Directors.
There are six international committees – Professional Standards, Tax, Corporate Finance, Business Development, Hospitality Consulting, and Corporate Recovery & Advisory; each of which is central to the development of the PKF Brand throughout the world.
Quality Assurance PKFI operates a globally directed quality assurance program covering member firms. The principal objectives are to ensure that the standards expected for the performance of certain types of professional work by member firms are promulgated and communicated to firms, that those standards meet appropriate recognized professional practice requirements at least for transnational and referred work, and that a program of monitoring of compliance with expected standards is operating effectively. Member firms PKFI distinguishes between member firms and correspondent firms. Correspondent firms have none of the rights an privileges or responsibilities of member firms and are not covered by the globally directed quality assurance program. An up to date list of member and correspondent firms can be found on the website www.pkf.com.
03. Bestuurs- en beheersstructuur De bestuurs- en beheersstructuur van de organisatie bevat een verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diverse organen en functionarissen binnen de organisatie. De leden van de Raad van Bestuur zijn verantwoordelijk voor het beleid en het besturen van de organisatie. De leden van de Raad van Bestuur zijn aangemerkt als beleidsbepaler in de zin van de Wta. De maten van de maatschap zijn aangemerkt als medebeleidsbepaler.
6
De Raad van Bestuur bestaat uit de heer mr. S. van den Berg (voorzitter) en de heer drs. A. Buurman RA. De Raad van Bestuur is (eind)verantwoordelijk voor de opzet en naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. De Raad van Bestuur heeft twee functionarissen (en plaatsvervangers) aangesteld die op onderdelen verantwoordelijk zijn voor de implementatie en naleving van en communicatie over het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. Mevrouw mr. drs. J.M.T. van Nistelrode is als compliance officer aangesteld en de heer D. Pronk RA als assurance controller. De compliance officer adviseert de Raad van Bestuur periodiek over de opzet van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing en ziet toe op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing en de integriteitsbewaking. Daarnaast is een onafhankelijkheidsfunctionaris benoemd, de assurance controller, die verantwoordelijk is voor het toezicht op de onafhankelijkheidsrichtlijnen en tevens de kwaliteit van assurance opdrachten bewaakt. Zowel de compliance officer als de assurance controller zijn verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur.
De strategie en doelstellingen van PKF Wallast liggen besloten in het beleidsplan 2013 - 2015 en in de database K&K. In het beleidsplan is als doelstelling opgenomen dat PKF Wallast investeert in een hoge kwaliteit van dienstverlening en continuïteit van de organisatie. Hierbij wordt aangegeven dat PKF Wallast de focus richt op een marktbenadering waarin klantgerichtheid en multidisciplinaire dienstverlening centraal staat. Deze dienstverlening is gebaseerd op normen en waarden die worden ontleend aan de toepasselijke regelgeving en de Code of Conduct zoals opgenomen in de database K&K.
04. Stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing Om het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing op een duidelijke en herkenbare manier beschikbaar te stellen, is via ons intranet de database K&K ingericht en aan onze medewerkers beschikbaar gesteld. In deze database zijn procedures en richtlijnen opgenomen die zijn gebaseerd op de internationale en nationale wet- en regelgeving. De externe regelgeving is vertaald naar de PKF Wallast organisatie. De database K&K wordt continu up-to-date gehouden door de compliance officer. Bij de opzet van deze database K&K is de indeling van de International Standard on Quality Control (ISQC1) van The International Federation of Accountants gevolgd.
De database K&K bestaat uit de volgende hoofdstukken: 1. Kwaliteitsbeleid 2. Verantwoordelijkheid van de leiding 3. Ethische normen
7
4. Opdrachtaanvaarding en voortzetting 5. Personeelsbeleid 6. Uitvoering opdrachten 7. Bewaking
1.
Kwaliteitsbeleid
De Raad van Bestuur van PKF Wallast acht een goed stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing van cruciaal belang voor de continuïteit van de onderneming. De organisatie kan zich slechts onderscheiden in de markt door het leveren van een uitstekende kwaliteit van dienstverlening voor het marktsegment waarop PKF Wallast zich richt. De Raad van Bestuur vindt het wezenlijk dat alle medewerkers goede kennis hebben van alle interne richtlijnen en procedures die betrekking hebben op het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing en dit ook toepassen in de praktijk. PKF Wallast heeft een intern stelsel van kwaliteitsbewaking opgesteld dat uitgaat van permanente evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing door toetsing aan wet- en regelgeving en controle op de naleving van de procedures.
2.
Verantwoordelijkheid van de leiding
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de opzet en naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. Tijdens de vergaderingen van het Management Team en de Algemene Vergaderingen van Maten wordt aandacht besteed aan de totstandkoming en werking van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. De maten van de maatschap zijn aangemerkt als medebeleidsbepaler. De maten zijn mede verantwoordelijk voor de invulling en naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing.
De Raad van Bestuur heeft de opstelling van richtlijnen en procedures en de implementatie daarvan binnen de organisatie gedelegeerd aan de assurance controller en de compliance officer. De assurance controller en de plaatsvervangend assurance controller zijn vakbekwame registeraccountants die door de Raad van Bestuur zijn aangewezen voor de bewaking van de kwaliteit van assurance-opdrachten en de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
De compliance officer is de functionaris die namens de Raad van Bestuur toeziet op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing alsmede de integriteitsbewaking. Tevens is een plaatsvervangend compliance officer aangesteld. De Raad van Bestuur toetst periodiek de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing door middel van diverse interne peer reviews.
8
3.
Ethische normen
De Code of Conduct bevat ethische normen die gelden voor alle personen verbonden aan of werkzaam bij PKF Wallast die in acht moeten worden genomen bij de uitvoering van de werkzaamheden. De Code of Conduct bevat richtlijnen op de volgende gebieden: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, geheimhouding en professioneel gedrag.
Daarnaast zijn er in de database K+K richtlijnen onafhankelijkheid opgenomen. Deze richtlijnen gelden in beginsel voor alle personen verbonden aan of werkzaam bij PKF Wallast. Enkele richtlijnen zijn specifiek van toepassing op alle werkzaamheden. De overige richtlijnen zijn van toepassing op assuranceopdrachten. De richtlijnen zijn deels gebaseerd op de regels zoals PKF Wallast die heeft geformuleerd in de Code of Conduct, maar zijn ook gebaseerd op de regels opgesteld door de International Federation of Accountants (IFAC), de VGBA (Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants) en de ViO (Verordening inzake Onafhankelijkheid) en overige van belang zijnde wet- en regelgeving.
4.
Opdrachtaanvaarding en voortzetting
De richtlijnen met betrekking tot de opdrachtaanvaarding gelden bij PKF Wallast voor alle opdrachten. Voor de aanvaarding van een nieuwe opdracht wordt onder meer onderzocht of de opdrachtgever integer is en of er binnen PKF Wallast voldoende medewerkers met de voor de opdracht vereiste deskundigheid beschikbaar zijn om de opdracht uit te voeren.
Bij de cliëntacceptatie wordt tevens het risicoprofiel van de potentiële cliënt beoordeeld. Hiervoor wordt een integriteitstoets uitgevoerd en wordt vastgesteld of sprake is van een bijzonder risico ten aanzien van de integriteit en de vaststelling van de identiteit van de cliënt.
De (potentiële) cliënt alsmede de vertegenwoordiger van de cliënt wordt daarnaast op grond van wet- en regelgeving geïdentificeerd en de identiteit wordt geverifieerd. Daarnaast zijn richtlijnen opgesteld voor de vaststelling van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende (UBO). In de database K&K zijn richtlijnen opgenomen over de wijze waarop de identificatie en verificatie dient plaats te vinden.
Periodiek vindt herbeoordeling plaats van de cliëntrelaties om vast te stellen dat PKF Wallast in staat is de dienstverlening aan de cliënt professioneel en op basis van de vereiste kwaliteitsstandaarden te continueren. Daarnaast wordt vastgesteld dat er geen reden is om de integriteit van bestaande relaties in twijfel te trekken. Deze herbeoordeling vindt bij assurancecliënten jaarlijks plaats. Bij overige opdrachten vindt deze herbeoordeling minimaal eenmaal per twee jaar plaats.
9
In de database K&K zijn tevens procedures opgenomen hoe gehandeld dient te worden indien onregelmatigheden bij een cliënt worden gesignaleerd.
De Belastingdienst en PKF Wallast hebben een convenant gesloten voor horizontaal toezicht. In dit convenant wordt als uitgangspunt genomen dat PKF Wallast zorg draagt voor een systeem van interne beheersing, interne controle en externe controle met als doel het opstellen en indienen van aanvaardbare aangiften. De basis voor horizontaal toezicht is wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie.
5.
Personeelsbeleid
De richtlijnen op het gebied van personeelsbeleid zijn bedoeld om vast te stellen dat PKF Wallast in voldoende mate beschikt over integere medewerkers met de capaciteit en deskundigheid die noodzakelijk is om de opdrachten uit te kunnen voeren in overeenstemming met de vaktechnische richtlijnen en de door wet- en regelgeving gestelde eisen.
De richtlijnen ten aanzien van werving en selectie zien op het aantrekken van integere en goed gekwalificeerde medewerkers. Daarnaast worden in het kader van het personeelsbeleid instrumenten ingezet om de capaciteiten en bekwaamheden van medewerkers (verder) te ontwikkelen zodat een goede aansluiting plaatsvindt met het aanbod van werkzaamheden.
Jaarlijks vinden beoordelingsgesprekken plaats met alle medewerkers en partners en wordt op basis van kwalitatieve criteria getoetst of medewerkers/partners over voldoende kwaliteiten beschikken om de functie goed uit te oefenen en het vereiste kwaliteitsniveau te leveren.
6.
Uitvoering opdrachten
Om te waarborgen dat bij de uitvoering van opdrachten wordt voldaan aan de vereiste wet- en regelgeving wordt bij PKF Wallast gebruik gemaakt van instructies, richtlijnen en standaardmodellen waarin de relevante regelgeving is verwerkt. In de database K&K zijn per type opdracht richtlijnen opgenomen die bij de uitvoering van werkzaamheden in acht moeten worden genomen. In deze richtlijnen is tevens opgenomen in welke situatie binnen PKF Wallast verplichte consultatie vereist is en zijn procedures opgenomen die gevolgd moeten worden bij verschil van inzicht bij de uitvoering van de werkzaamheden.
De procedure verplichte consultatie is in mei 2013 gewijzigd. Hierbij zijn onder meer de criteria voor verplichte consultatie aangepast. Daarnaast is de wijze waarop de verplichte consultatie plaats moet vinden herzien. De verplichte consultaties worden nu voorafgaand aan de afronding van de
10
werkzaamheden bij de compliance officer ingediend, waarna de compliance officer bepaalt wie de verplichte consultatie behandelt.
In 2013 hebben ten aanzien van de volgende onderwerpen diverse verplichte consultaties plaatsgevonden: -
de strekking van de controleverklaring;
-
het gebruik van afgeleide financiële instrumenten;
-
indicaties voor een bijzondere waardevermindering;
-
een geconstateerd vermoeden van fraude;
-
een geconstateerde mogelijke ongebruikelijke transactie in de zin van de Wwft;
-
overige bijzonderheden zoals waarderingsvraagstukken en vragen in verband met een tussentijdse beëindiging van een opdracht.
Teneinde de kwaliteit van de controleopdrachten te verhogen is er in 2013 tevens voor gekozen om de procedure ten aanzien van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (hierna: OKB) aan te scherpen. Voor de OKB zijn diverse nieuwe gedragslijnen en procedures vastgesteld. Er zijn onder andere criteria vastgesteld op grond waarvan een OKB verplicht is. Hierbij gelden de volgende objectieve criteria: -
de controleopdracht is aangemerkt als opdracht met verhoogd risico;
-
er is sprake van een controleopdracht in een specifiek te benoemen branche;
-
er zijn inhoudelijke bevindingen geconstateerd in de peer review.
Daarnaast beoordeelt de assurance controller of op grond van andere omstandigheden een OKB dient plaats te vinden.
Daarnaast is de inhoud en de diepgang van de OKB aangescherpt. Als waarborg voor de kwaliteit van de dienstverlening zijn uitgebreide procedures opgesteld (het competentiesysteem en de postinstructie) waarin is geregeld wie bevoegd is bepaalde werkzaamheden uit te voeren en te reviewen en wie bevoegd is bepaalde documenten te ondertekenen en/of te verzenden.
7.
Bewaking
PKF Wallast heeft een bewakingssysteem opgezet waarin het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing continu wordt geëvalueerd en waarin periodiek interne onderzoeken (peer reviews) plaatsvinden naar de naleving van de richtlijnen. Deze bewaking kan ertoe leiden dat de Raad van Bestuur naar aanleiding van gesignaleerde tekortkomingen (corrigerende) maatregelen neemt en/of verbeteringen aanbrengt in het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing. De compliance officer ziet namens de Raad van Bestuur toe op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeleid en
11
kwaliteitsbeheersing. De continue bewaking vindt plaats tijdens een twee wekelijks overleg met de assurance controller.
De interne review op de werkzaamheden met betrekking tot controleopdrachten en de opdrachten met betrekking tot het samenstellen van jaarrekeningen heeft plaatsgevonden eind 2012 en begin 2013.
Bij de interne review controleopdrachten zijn op dossierniveau naast documentatie technische bevindingen enkele inhoudelijke bevindingen geconstateerd. Deze bevindingen kwamen deels overeen met de bevindingen uit het AFM onderzoek en zijn adequaat opgevolgd.
Eind 2013 is aangevangen met de peer review controleopdrachten ten aanzien van de in het jaar 2013 afgeronde controleopdrachten. Medio 2013 heeft de peer review kwaliteitssysteem plaatsgevonden. Uit de rapportage d.d. 28 oktober 2013 volgen enkele tekortkomingen in de naleving van de cliëntacceptatieprocedure. Daarnaast is vastgesteld dat de interne procedures met betrekking tot de bewaking van de betaaltermijn van debiteuren niet worden nageleefd.
Naast het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing heeft PKF Wallast richtlijnen opgesteld voor de behandeling van klachten van zowel medewerkers van PKF Wallast als van derden. De externe klachtenregeling is opgenomen op de website van PKF Wallast. In het jaar 2013 is conform deze klachtenregeling één klacht bij PKF Wallast ingediend.
Ten aanzien van de uitvoering van wettelijke controleopdrachten is PKF Wallast door één cliënt aansprakelijk gesteld en is tegen de destijds betrokken externe accountant een tuchtklacht ingediend. Deze externe accountant is niet meer bij PKF Wallast werkzaam.
Eventuele geconstateerde overtredingen van interne en externe regelgeving worden geregistreerd en opgenomen in een schendingenregister. Bij het constateren van schendingen worden passende maatregelen genomen. In het jaar 2013 hebben de geconstateerde schendingen onder meer betrekking op: -
het niet volgen van zowel interne als externe regelgeving omtrent een mogelijk vermoeden van fraude en een mogelijke ongebruikelijke transactie in het kader van de Wwft;
-
het niet volgen van interne procedures met betrekking tot het verrichten van nonassurancewerkzaamheden bij assurancecliënten;
-
het niet volgen van interne procedures met betrekking tot het waarborgen van de onafhankelijkheid bij aanvang van een assurance-opdracht.
12
05. Extern toezicht Naast de interne onderzoeken (peer reviews) wordt PKF Wallast periodiek getoetst door het College Kwaliteitsonderzoek (CKO), een door het bestuur van het NBA krachtens de Verordening Kwaliteitsonderzoek geïnstalleerd orgaan en door PKF International Limited. Het CKO en PKF International Limited hebben in 2013 geen onderzoek uitgevoerd.
De AFM heeft een vergunning aan PKF Wallast verleend om wettelijke controles te verrichten bij Organisaties van Openbaar Belang (OOB). In verband met de verkregen vergunning wordt PKF Wallast periodiek getoetst door de AFM. De AFM heeft in de periode van 6 november 2012 tot en met 6 december 2012 in het kader van het reguliere toezicht vier dossiers onderzocht. Voorts heeft een onderzoek naar het stelsel van kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing plaatsgevonden. Naar aanleiding hiervan heeft de AFM PKF Wallast op 14 maart 2013 de definitieve rapportage doen toekomen. Met deze definitieve rapportage is het onderzoek afgesloten. Tevens heeft de AFM de generieke rapportage op 21 maart 2013 gepubliceerd.
De AFM heeft tijdens het onderzoek tekortkomingen geconstateerd. Nadat het onderzoek heeft plaatsgevonden heeft PKF Wallast een oorzakenanalyse uitgevoerd. Naar aanleiding hiervan heeft PKF Wallast diverse maatregelen doorgevoerd. Deze maatregelen hebben onder meer betrekking op: -
maatregelen om tekortkomingen te redresseren in onderzochte dossiers;
-
inventarisatie vaktechnische issues ten behoeve van herstel in overige dossiers; het aanscherpen van de procedures rondom de afsluiting van controledossiers;
-
de verbetering van de procedures met betrekking tot de Opdrachtgerichte Kwaliteitsbeoordeling;
-
het intensiveren van de procedure met betrekking tot de verplichte consultatie bij complexe vaktechnische issues;
-
het formuleren van extra vaktechnische guidance ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden;
-
verbetering
opzet
en
planning
van
de
controle
op
basis
van
een
verplicht
voorbereidingsdocument (Story of the audit-planning, SOTA-P); -
een intensief cursusprogramma voor alle medewerkers die in de controle werkzaam zijn. Het cursusprogramma bestond onder meer uit een PKI cursus, een cursus schriftelijke communicatie alsmede diverse bijeenkomsten waarbij inhoudelijke onderdelen ten aanzien van het uitvoeren van een controle aan bod zijn gekomen;
-
versterking aandacht voor automatisering bij de cliënt;
-
het intensiever evalueren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing.
13
06. Verklaring dat intern toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften is uitgevoerd. De richtlijnen met betrekking tot het waarborgen van de onafhankelijkheid zijn van toepassing op alle werkzaamheden ten behoeve van assurance cliënten. De richtlijnen dienen als waarborg dat de medewerker van PKF Wallast onafhankelijk is van de assurance cliënt en zijn taak objectief kan vervullen. De Assurance Controller is verantwoordelijk voor een correcte naleving van de voorschriften.
Alle personen verbonden aan of werkzaam bij PKF Wallast hebben in 2013 een onafhankelijkheidsverklaring ondertekend. De Assurance Controller heeft vastgesteld dat er geen personen betrokken zijn bij werkzaamheden voor assurance cliënten waarbij mogelijk een risico bestaat voor aantasting van de onafhankelijkheid.
Daarnaast hebben alle externe accountants die in het AFM register staan ingeschreven over het jaar 2013 een betrouwbaarheidsverklaring ingediend. De Assurance Controller heeft vastgesteld dat er zich geen omstandigheden voordoen op grond waarvan er een risico bestaat voor de aantasting van de betrouwbaarheid van de externe accountants.
07. Beloning externe accountants Bij de beloning van externe accountants wordt onderscheid gemaakt tussen externe accountants die in dienst zijn van de maatschap PKF Wallast en externe accountants die door middel van een besloten vennootschap als maat (partner) lid (verbonden) zijn van de (aan) maatschap.
Externe accountants met een dienstverband ontvangen een vast salaris eventueel aangevuld met een bonus. De bonus is niet afhankelijk van de acquisitie van opdrachten bij bestaande assurance cliënten. Externe accountants die door middel van een besloten vennootschap lid zijn van de maatschap ontvangen een winstaandeel naar evenredigheid van hun aandeel in de maatschap en gerelateerd aan het resultaat van de maatschap als geheel. Voortzetting van de bonus of de winstdeling wordt jaarlijks beoordeeld aan de hand van diverse criteria. De belangrijkste criteria hierbij zijn het leveren van een hoog kwaliteitsniveau in de vaktechniek en conformiteit aan wet- en regelgeving. De beloning van externe
14
accountants is niet afhankelijk van de uitkomsten van de wettelijke controles of van andere aspecten die de onafhankelijkheid van externe accountants in het geding kunnen brengen.
08. Totale omzet van onderdelen van het netwerk in Nederland Hieronder wordt de verdeling van de omzet van PKF Wallast weergegeven over het boekjaar 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013. Wettelijke controleopdrachten Overige dienstverlening Totaal omzet boekjaar 2013
€ € €
2.308.517 16.821.695 19.130.212
Bij onderstaande Organisatie van Openbaar Belang heeft PKF Wallast in het boekjaar 2013 een wettelijke controle verricht: Naam Onderlinge Verzekeringsmaatschappij Rechtshulp CNV U.A.
Vestigingsplaats Utrecht
09. Verklaring vaktechnische ontwikkeling Onderdeel van het proces van kwaliteitsbewaking is het competentiesysteem dat waarborgt dat bij elke opdracht steeds ten minste twee gekwalificeerde personen betrokken zijn bij het opstellen en beoordelen van vaktechnische documenten.
Het Bureau Vaktechniek is belangrijk voor de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en een belangrijke waarborg voor de kwaliteit van de dienstverlening van PKF Wallast. PKF Wallast investeert veel in opleiding en permanente educatie voor al haar medewerkers. Door het Bureau Vaktechniek worden wekelijks meerdere (verplichte) bijeenkomsten georganiseerd voor verschillende groepen medewerkers. Tijdens de bijeenkomsten wordt informatie verstrekt over verschillende relevante actuele onderwerpen. Ook worden medewerkers hierbij getraind om deze know-how in de praktijk toe te passen. Daarnaast worden nieuwsbrieven over nieuwe ontwikkelingen op de diverse vaktechnische terreinen verspreid.
15
PKF Wallast heeft van de NBA een erkenning als onderwijsinstelling verkregen. Tevens beschikt PKF Wallast over een eigen stagebureau voor zowel de RA- als de AA-stages. Jaarlijks toetst de compliance officer of door alle RA’s en AA’s aan de verplichtingen omtrent de Permanent Educatie (PE) is voldaan.
Recentelijk heeft PKF Wallast ook van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) een licentie ontvangen om voor de NOB leden de opleiding voor de vereiste permanente educatie te verzorgen.
16
10. Verklaring beleidsbepalers Het kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersingssysteem van PKF Wallast is erop gericht om een redelijke mate van zekerheid te bieden dat de wettelijke controles worden uitgevoerd in overeenstemming met de daarvoor van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
De Raad van Bestuur van PKF Wallast (de beleidsbepalers) heeft de opzet en de werking van het kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersingssysteem, zoals in dit verslag op hoofdlijnen is beschreven, op 28 maart 2014 geëvalueerd, waarbij mede gebruik is gemaakt van de verslaggeving van de interne en de externe (peer) reviews alsmede de rapportages van de assurance controller en de compliance officer. Tevens heeft de Raad van Bestuur de bevindingen van de AFM zoals weergegeven in de rapportage d.d. 14 maart 2013 in aanmerking genomen. Naar aanleiding van deze bevindingen is een verbeterplan opgesteld. Hierin zijn diverse maatregelen opgenomen om tot een verbetering van de kwaliteit van de controledossiers te komen. De Raad van Bestuur heeft vastgesteld dat deze maatregelen ook zijn geïmplementeerd. De Raad van Bestuur volgt de ontwikkelingen nauwgezet en heeft er vertrouwen in dat de genomen maatregelen de gewenste verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening ten gevolg heeft.
Delft, 31 maart 2014
Maatschap PKF Wallast
mr. S. van den Berg (voorzitter) drs. A. Buurman RA
17
Appendix
PKF INTERNATIONAL Limited
2
THE BOARD (Operating Licence Agreements)
ARAF Inc (d.b.a. PKF North American Network) (Co-operation Agreement)
COMMITTEES
STAFF
Professional Standards
Director
Marketing
Audit/Accounting
Hospitality Consulting
Marketing
Tax
Book-keeping
Member firms
Office Support
2
PKF International Limited administers the PKF network of legally independent member firms.
Member firms of ARAF
