Transparantie. verslag Transparantie

Transparantie verslag 2014

Transparantie verslag

2014

1


Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding

pag. 3

Hoofdstuk 2. Historie

pag. 5

Hoofdstuk 3. Juridische en organisatorische structuur 3a Internationaal netwerk 3b HLB Nederland B.V. 3c HLB Van Daal & Partners N.V.

pag. 6 pag. 6 pag. 7 pag. 7

Hoofdstuk 4. Stelsel van Kwaliteitsbeheersing 4a Handboek kwaliteit (HKB) 4b Interne reviews 4b.1 OKB’s 4b.2 Vestigingsreviews 4b.3 Toetsing externe accountants 4c Externe reviews 4d Gedragscode 4e Sanctiebeleid 4f Toekomst

pag. 11 pag. 11 pag. 12 pag. 12 pag. 14 pag. 15 pag. 15 pag. 16 pag. 16 pag. 17

Hoofdstuk 5. Naleving Onafhankelijkheidsvoorschriften en overige regelgeving wetgever en NBA

pag. 19

Hoofdstuk 6. Onderhouden van vaktechnische kennis

pag. 20

Hoofdstuk 7. Grondslag voor de beloning van externe accountants en bestuurders

pag. 21

Hoofdstuk 8. Overige informatie

pag. 22

Hoofdstuk 9. Evaluatie stelsel van kwaliteitsbeheersing

pag. 24

Hoofdstuk 10. Raad van Toezicht (tevens commissie Publiek Belang)

pag. 25

2


1. Inleiding HLB Van Daal & Partners N.V. heeft in 2014 net als in 2013 veel werk gemaakt van haar doelstelling de kwaliteit te verbeteren. Met trainingen en werkoverleg zijn medewerkers en partners gedurende het jaar geïnformeerd over de uitkomsten van kwaliteitsonderzoeken en de wijze waarop Bestuur, Compliance en de Commissie Vaktechniek de kwaliteit willen verbeteren. Tevens zijn hierbij praktische handvatten verstrekt waarmee een verdere verbetering kon worden bewerkstelligd. HLB Van Daal & Partners N.V. zal zich tot het uiterste inspannen om haar kwaliteit op het niveau te brengen dat de maatschappij en de door haar ingestelde toezichthouders van haar verwachten. Een proces waarin medewerkers en partners een ander verwachtingspatroon moeten omarmen; van accountants die naar beste eer en geweten voor de maatschappij bepalen wat goed voor haar is naar accountants die luisteren naar de verwachtingen en behoeften van de maatschappij. Accountants die vervolgens ook invulling geven aan deze verwachtingen en behoeften. HLB Van Daal & Partners N.V. staat midden in dat proces. Een belangrijke rol in de kwaliteitshandhaving is weggelegd voor de in 2013 ingestelde onafhankelijke Raad van Toezicht (tevens commissie Publiek Belang) bij HLB Van Daal & Partners N.V. De Raad bestaat uit de volgende personen: Voorzitter: mr. F.F. Stiekema (oud-voorzitter van de maatschap Holla Advocaten, thans partner van Holla Advocaten) J.P. Bikker (oud-eigenaar en directeur van Uniekaas, oud-voorzitter van de Kamer van Koophandel Midden-Brabant en op dit moment General Manager van Midpoint Brabant en bestuurslid Brabants Zeeuwse Werkgeversvereniging) R.P.M. Swinkels (Commercial Director van CereX B.V., dochterbedrijf van Bavaria en bestuurslid Brabants Zeeuwse Werkgeversvereniging) De taken van de Raad omvatten mede de taken van de in de Code voor Accountantsorganisaties genoemde Commissie Publiek Belang en betreffen kort samengevat het houden van toezicht op Bestuur en Compliance van HLB Van Daal & Partners N.V. met betrekking tot kwaliteitsborging. In een afzonderlijk hoofdstuk van dit transparantieverslag doen zij uitgebreid verslag van hun rol, taken, werkzaamheden en uitkomsten van hun werkzaamheden.

Wij geven graag inzicht in hoe wij onze organisatie hebben vormgegeven, de kwaliteit waarborgen en zaken en gebeurtenissen die daarop in 2014 van invloed waren. Om die reden voldoen wij zeer graag aan transparantie die voortvloeit uit de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). De wetgever heeft daarin bepaald dat accountantsorganisaties die Organisaties van Openbaar Belang (OOB) controleren een zogenaamd transparantieverslag dienen op te stellen. In artikel 30 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) is deze verplichting nader uitgewerkt. Met onderhavig transparantieverslag geeft HLB Van Daal & Partners N.V. inzicht in haar structuur, het Bestuur, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en haar daadwerkelijk functioneren. De klanten voor wie HLB Van Daal & Partners N.V. verplicht de “OOB-vergunning” aanhield, zijn weggevallen en mede als gevolg van de economische crisis heeft HLB Van Daal & Partners N.V. ook geen potentiële cliënten meer voor wie het aanhouden van de “OOBvergunning” zinvol is. Daarbovenop zijn eind vorig jaar door een stuur- en werkgroep van de

3


beroepsorganisatie NBA voorstellen gedaan waaraan door accountantsorganisaties, waaronder HLB Van Daal & Partners N.V., in de nabije toekomst invulling dient te worden gegeven. Voorstellen om het vertrouwen in het beroep van accountant te herstellen. HLB Van Daal & Partners N.V. kan zich vinden in de door de stuur- en werkgroep gedane voorstellen. HLB Van Daal & Partners N.V. constateert dat met name de voorstellen ten aanzien van “OOB-vergunningshouders” op onderdelen door haar als zeer ingrijpend worden ervaren. Voor HLB Van Daal & Partners N.V. is een aantal voorstellen dermate ingrijpend dat partners, Bestuur en de Raad van Toezicht in onderling overleg hebben besloten dat het strikte tijdspad, waarbinnen de voorstellen door haar dienen te worden geïmplementeerd, een zorgvuldig intern proces in de weg staan. Het betreft dan bijvoorbeeld voorstellen die ingrijpen in haar bestaande organisatiestructuur, beoordelings- en beloningsstructuur van externe accountants en controlemedewerkers en invoering van een verdergaande sanctiestructuur. Gezamenlijk is daarom de keuze gemaakt om met ingang van 1 januari 2015 onze controlewerkzaamheden te continueren met een “gewone vergunning” in plaats van de “OOB-vergunning”. De komende jaren zal HLB Van Daal & Partners N.V. in een haar passend tijdspad de voorstellen uitwerken en implementeren in haar organisatie. Als dit proces is afgerond, zal zij opnieuw de afweging maken tussen de “gewone vergunning” en de “OOB-vergunning”. Voor de dagelijkse werkzaamheden maakt de overgang naar de gewone vergunning geen verschil, daar regelgeving ten aanzien van uit te voeren controlewerkzaamheden onder beide vergunningen hetzelfde is. De procedures en werkwijzen blijven ongewijzigd van kracht. De gewijzigde vergunning maakt geen verschil voor de ambitie van HLB Van Daal & Partners N.V. HLB Van Daal & Partners N.V. blijft staan voor hoge kwaliteit, innovatie en gedrevenheid. Voor een juist begrip van de informatie in onderhavig transparantieverslag is het naar onze mening noodzakelijk deze te plaatsen in haar context. De context betreft historie van HLB Van Daal & Partners N.V. Dit onderwerp wordt in hoofdstuk 2 nader uiteen gezet. Het transparantieverslag is verder verdeeld in een zevental hoofdstukken. In hoofdstuk 3 wordt de juridische en organisatorische structuur toegelicht. In dat hoofdstuk wordt tevens nader ingegaan op het internationale- en nationale netwerk. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Hoofdstuk 5 betreft de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften. Het onderhoud van vaktechnische kennis is onderwerp van hoofdstuk 6. De beloning van externe accountants, partners en medewerkers wordt nader toegelicht in hoofdstuk 7. Overige informatie zoals vereist in artikel 30 van het Bta is opgenomen in hoofdstuk 8. In hoofdstuk 9 is de evaluatie door het Bestuur van het stelsel van kwaliteitsbeheersing opgenomen. Hoofdstuk 10 betreft het verslag van de Raad van Toezicht / Commissie Publiek Belang. Het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. is zich er terdege van bewust dat “tone at the top” mede bepalend is voor naleving door de gehele organisatie van de fundamentele beginselen zoals opgenomen in VGBA. Mede daarom bevelen wij lezing van dit transparantieverslag aan al onze medewerkers van harte aan.

4


2. Historie HLB Van Daal & Partners N.V. is haar dienstverlening begonnen in Waalwijk in het jaar 1979. Vanaf de beginperiode is de organisatie gericht geweest op MKB-bedrijven en dan met name familiebedrijven. Begin jaren ’90 heeft HLB Van Daal & Partners N.V., toen nog gedreven in een maatschap, een sterke groei doorgemaakt. De groei had betrekking op zowel omzet, aantal vestigingen, aantal partners als ook het aantal medewerkers. Conform afspraken met andere HLB-partners (zie hoofdstuk 3) opereert HLB Van Daal & Partners N.V. primair in Noord-Brabant en Limburg. Rond het jaar 2000 heeft de toenmalige maatschap HLB Van Daal & Partners haar missie, visie en doelstellingen heroverwogen. Hierbij is de groei, zowel in aantal als in gemiddelde omvang, van de cliënten die zij bedient nadrukkelijk in de overwegingen betrokken. Uitkomst van de heroverweging is de keuze om hoogwaardige accountancy- en belastingadviesdiensten aan te bieden aan zowel MKB-bedrijven als ook aan grotere ondernemingen. Bij al haar dienstverlening staat een uitstekende prijs-/kwaliteitverhouding voorop. In de jaren daarna heeft HLB Van Daal & Partners - nog steeds een maatschap - deze keuze verder uitgewerkt. Binnen de organisatie zijn de verschillende expertises verder gesplitst. Binnen de accountancyafdeling is de splitsing tussen werkzaamheden voor het MKB, veelal gerelateerd aan samenstelwerkzaamheden, en de grotere ondernemingen, veelal gerelateerd aan controle van financiële informatie, verder vorm gegeven. In de belastingadviesafdeling heeft dit geleid tot verschillende kenniscentra zoals: omzetbelasting, pensioenen en een Nederland-België-desk. Zowel voor accountancy als voor belastingadvies geldt dat wij middels het internationale HLB-netwerk onze cliënten wereldwijd verder (kunnen) helpen. Het hierbij gehanteerde internationaal concept heet Global Care. Wij nodigen u uit hiervan kennis te nemen op de website van HLB International (www.hlbi.com).

In het jaar 2007 is de juridische structuur van HLB Van Daal & Partners door de vennoten heroverwogen. Besloten is de onderneming HLB Van Daal & Partners in het jaar 2007 in te brengen in een naamloze vennootschap (N.V.). De partners (voorheen vennoten in de maatschap) zijn, middels hun respectievelijke besloten vennootschappen, aandeelhouder van de N.V. De ontwikkelingen en gemaakte keuzes tot en met het jaar 2014 hebben er toe geleid dat wij een breed palet aan cliënten mogen bedienen. Kleine en (middel)grote familiebedrijven in vele branches blijven onze basis. Retail, ICT, groothandel, transport en aannemerij zijn slechts enkele voorbeelden van de branches waarin onze cliënten actief zijn. Daarnaast bedienen wij een groeiend aantal grotere, internationaal georiënteerde ondernemingen, waaronder een aantal in het buitenland beursgenoteerde ondernemingen.

5


3. Juridische en organisatorische structuur HLB Van Daal & Partners N.V. wordt gedreven in een Naamloze Vennootschap (N.V). HLB Van Daal & Partners N.V. was in 2014 samen met 2 andere accountantsorganisaties lid van HLB Nederland B.V. HLB Nederland B.V. is op haar beurt lid van HLB International.

3a Internationaal netwerk HLB International is een wereldwijd netwerk van circa 260 onafhankelijke accountants- en advieskantoren (members) met in totaal circa 600 vestigingen, verdeeld over 130 landen. In totaal zijn binnen het netwerk circa 17.000 werknemers actief, waarvan ongeveer 1.900 in de rol van partner. De totale jaaromzet voor 2014 bedraagt circa US$ 1,9 miljard. Elk van die members is een separate en onafhankelijke rechtspersoon. Om die reden zijn de members niet aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere members. HLB International Limited is een Engelse vennootschap die de internationale activiteiten van HLB International coördineert, zij verricht geen activiteiten ten behoeve van cliënten. Om die reden is HLB International noch HLB Van Daal & Partners N.V. aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere members en vice versa. Het Bestuur van HLB International is in handen van een vijftiental principal members waaronder HLB Nederland B.V. Zij bepalen gezamenlijk het beleid en worden hierbij ondersteund door het HLB International hoofdkantoor te Londen (UK). De principal members betreffen landenorganisaties die voor HLB International van relatief groot belang zijn. Ieder principal member heeft het recht een lid af te vaardigen voor de council (te vertalen als Raad van Toezicht) van HLB International. Voor Nederland is de heer mr. C.P.J.M. Versteden als council-lid benoemd. De heer Versteden is als partner/belastingadviseur verbonden aan HLB Van Daal & Partners N.V. De council benoemt uit haar midden een executive committee (bestuur) bestaande uit 5 personen. Aan deze keuze liggen naast kwalitatieve eisen ook geografische eisen ten grondslag (evenredige verdeling over economische regio’s). Het executive committee en de overige council-leden benoemen één van de leden van het executive committee tot voorzitter. Het executive committee stuurt het secretariaat aan, dat op haar beurt onder leiding staat van de chief executive. Het secretariaat omvat naast algemene taken als PR en Communicatie ook een vaktechnisch bureau, dat tevens verantwoordelijk is voor wereldwijde kwaliteitstoetsing van de landenorganisaties. De council komt tenminste tweemaal per jaar bij elkaar ter vergadering. Daarnaast vergadert zij veelvuldig middels telephone- of videoconferencing. Het executive committee vergadert tenminste eenmaal per maand. Voor meer informatie wordt hier verwezen naar de website van HLB International (www.hlbi.com) HLB International is lid van het Forum of Firms. De accountantsorganisaties die zijn erkend door het Forum of Firms voldoen aan hoge internationale kwalitatieve standaarden, mede door het bestaan van een kwaliteitssysteem en uniforme controlemethoden. HLB International neemt een vooraanstaande positie in op de wereldranglijst van accountantsorganisaties die erkend zijn door het Forum of Firms.

6


3b HLB Nederland B.V. HLB Nederland is het Nederlandse HLB-samenwerkingsverband van een drietal onafhankelijke Nederlandse accountantsorganisaties (leden). De samenwerking betreft de gezamenlijke ontwikkeling van een stelsel van kwaliteitsbeheersing dat is vastgelegd in een handboek kwaliteit (HKB), vaktechniek, delen van kennis en permanente educatie, PR en communicatie alsmede het behalen van gezamenlijke inkoopvoordelen. Het Bestuur van HLB Nederland wordt benoemd door haar leden en vergadert tenminste 6 maal per jaar in een bijeenkomst. Daarnaast kan zij ad hoc telefonisch vergaderen. Het Bestuur van HLB Nederland benoemt het council-lid in HLB International. Elk van de leden is een separate en onafhankelijke rechtspersoon. Om die reden zijn de leden niet aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere leden. HLB Nederland B.V. is een besloten vennootschap die een aantal Nederlandse activiteiten van HLB Nederland coördineert of uitvoert zoals in de vorige alinea omschreven. Zij verricht geen activiteiten ten behoeve van cliënten. Om die reden is HLB Nederland B.V. noch HLB Van Daal & Partners N.V. aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere leden en vice versa. Per 31 december 2014 zijn naast HLB Van Daal & Partners N.V. binnen HLB Nederland de onderstaande leden aanwezig: - HLB Den Hartog - HLB Nannen Binnen het netwerk wordt daarnaast samengewerkt via HLB Shared Service Center B.V. HLB Shared Service Center B.V. verzorgt voor leden van HLB Nederland B.V. het ITplatform, systeembeheer en een gedeelte van het applicatiebeheer.

3c HLB Van Daal & Partners N.V. HLB Van Daal & Partners N.V. is een naamloze vennootschap die statutair te Waalwijk is gevestigd. Alle aandelen worden middellijk gehouden door besloten vennootschappen van beroepsbeoefenaars (partners). In een aandeelhoudersovereenkomst is bepaald dat te allen tijde de meerderheid van de aandelen in HLB Van Daal & Partners N.V. middellijk of onmiddellijk in bezit dient te zijn van Registeraccountants of AccountantsAdministratieconsulenten. Het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. is zelfstandig bevoegd behoudens enkele bijzondere en/of ingrijpende besluiten, zoals fusies en overnames en besluiten met een substantiële financiële impact. Voor deze besluiten is instemming van de vergadering prioriteitshouders vereist. Het Bestuur wordt benoemd, ontslagen en eventueel geschorst door de vergadering van prioriteitshouders, nadat eerst instemming is verkregen van de Raad van Toezicht. Het Bestuur benoemt en ontslaat de Compliance Officer nadat daartoe toestemming van de Raad van Toezicht is verkregen. Het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. vergadert regulier tweemaal per week, behoudens vakantieweken. Circa tienmaal per jaar vergadert het Bestuur met alle partners over strategie, kwaliteit en ontwikkelingen. Tenminste viermaal per jaar vindt overleg plaats tussen Bestuur en Raad van Toezicht. Tenminste eenmaal per jaar zijn de leden van de Raad van Toezicht aanwezig bij de partnervergadering.

7


In 2014 was sprake van 23 partners, waarvan 20 accountant. Iedere partner is gerechtigd tot het uitbrengen van één stem in de vergadering van prioriteitshouders. De besluitvorming in de vergadering van prioriteitshouders vindt plaats op basis van gekwalificeerde meerderheid. De vergadering van prioriteitshouders vindt tenminste tweemaal per jaar plaats. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn conform de Code voor Accountantsorganisaties. Mede als gevolg van de fusies in 2013 is de structuur in de loop van het jaar gewijzigd. In het jaar 2014 zijn geen wijzigingen geweest in organisatie en juridische structuur. Het organogram per 31 december 2014 is als volgt:

Partners (d.m.v. beroepsvennootschappen)

VDP Vastgoed B.V.

Stichting Vote

(eigenaar van enkele vestigingslocaties)

(ter financiering van werkkapitaal HLB)

Vergadering prioriteitshouders

Raad van Toezicht

Mona I B.V. 50%

Mona II B.V. 50%

50%

50%

50%

50%

VDP Waalwijk Beheer B.V.

Lisa Properties B.V. (ei genaar va n i mma teriële va ste a cti va en tevens fi nancieringsvennootschap t.b.v. pa rtners)

HLB Van Daal & Partners N.V.

8

Deelnemingen:

bel ang:

HLB Nederland B.V. HLB Matchers B.V. HLB Fiscal Rep B.V. HLB SSC B.V.

33% 100% 100% 70%


HLB Van Daal & Partners N.V. heeft per 31 december 2014 dertien kantoren, verdeeld over Noord-Brabant, Limburg en Amsterdam.

HLB Van Daal & Partners N.V. wordt bestuurd door een directie. In het jaar 2014 werd de directie gevormd door drs. J.B.L.M. Bloemers RA en drs. E.W. van der Haar RA (geen wijzigingen ten opzichte van 2013). Beiden zijn aan te merken als beleidsbepaler in de zin van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Daarbij is een Raad van Toezicht ingesteld (voor de namen van de leden wordt verwezen naar hoofdstuk 1) die toezicht houdt op het Bestuur en Compliance voor wat betreft kwaliteit van de werkzaamheden van de organisatie. De directie wordt ondersteund door een aantal staffunctionarissen en professionals. Relevant in dit kader zijn met name de Commissie Vaktechniek en de compliancefunctie. De Commissie Vaktechniek wordt bemand door het Hoofd Vaktechniek aangevuld met enkele commissieleden. De compliancefunctie wordt vervuld door de Compliance Officer. De functie van Compliance Officer als bedoeld in artikel 23 lid 1 Bta werd in het jaar 2014 ingevuld door de heer drs. J.A.F. Kuijpers RA (geen wijzigingen ten opzichte van 2013). Hij wordt daarin onder meer bijgestaan door de plaatsvervangend Compliance Officer, de heer drs. E.A.A. van Iersel RA. De Compliance Officer is degene die toeziet op de naleving van het kwaliteitsbeleid, waaronder bijvoorbeeld toezicht op naleving van de Wta, Wwft, onafhankelijkheid en integriteit. Hij rapporteert daarover aan het Bestuur.

9


Het Bestuur legt het te voeren beleid vast in onder meer een beleidsplan en plannen ten aanzien van specifieke onderwerpen. Na goedkeuring door de Vergadering van Aandeelhouders is het Bestuur gemachtigd binnen de kaders van de plannen het dagelijks beleid uit te voeren. Een aantal activiteiten met betrekking tot corporate finance, fusies en overnames wordt niet door HLB Van Daal & Partners N.V. uitgevoerd. HLB Matchers B.V., waarin deze activiteiten voor een deel wel worden uitgevoerd, is aan te merken als onderdeel van het netwerk van HLB Van Daal & Partners N.V. Specialistische fiscale werkzaamheden en advisering met betrekking omzetbelasting en in het bijzonder fiscale vertegenwoordiging worden vanuit HLB Fiscal Rep B.V. verricht. Ook deze entiteit valt aan te merken als onderdeel van het netwerk. De overige entiteiten genoemd in het organogram zijn eveneens aan te merken als onderdelen van het netwerk, echter deze entiteiten treden niet naar buiten.

10


4. Stelsel van Kwaliteitsbeheersing Kwaliteit is de basis voor het functioneren van HLB Van Daal & Partners N.V. De eerder genoemde rapportages van de AFM hebben gezorgd voor nog meer inspiratie tot continue verbetering van kwaliteit van de geleverde diensten en de wijze van totstandkoming daarvan. De eindverantwoordelijkheid voor het stelsel van kwaliteitsbeheersing berust bij het Bestuur. In het beleidsplan en het jaarplan 2014 zijn door het Bestuur met betrekking tot kwaliteit een aantal plannen en uitwerkingen opgenomen. Dit betreft onder meer werving en selectie van medewerkers, het op peil houden van kennis in de organisatie c.q. bij de medewerkers van de organisatie, procedures, richtlijnen en kwaliteitsbewaking. Ook de invloed van en omgang met diverse sociale media zijn daarbij aan de orde. Ethiek en de naleving van de fundamentele beginselen zijn daarbij leidend. Zie hiervoor ook onze gedragscode, vermeld op onze website: www.hlb-van-daal.nl/gedragscode. Eenmaal per jaar evalueert het Bestuur de gedragscode, mede aan de hand van eventuele meldingen van niet met de gedragscode corresponderende gedragingen.

4a Handboek kwaliteit (HKB) In HLB Nederland verband is ten behoeve van de kwaliteitsbeheersing een handboek kwaliteit (HKB) ontwikkeld, dat periodiek wordt onderhouden. In het handboek zijn naast de door de wetgever en NBA op gestelde vereisten ook maatstaven, procedures, richtlijnen en checklists etc. opgenomen die van toepassing zijn bij alle door HLB Van Daal & Partners N.V. uitgevoerde werkzaamheden. Hieronder zijn mede begrepen de te hanteren controlebenadering, melding van fraude en ongebruikelijke transacties, consultatie, educatie, opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, interne reviews op werking van het kwaliteitssysteem alsmede opdrachtacceptatie en -continuatie. Het HKB is gebaseerd op de relevante Nederlandse Wet- en regelgeving voor accountants. Specifiek voor HLB Van Daal & Partners N.V. is bij het HKB een addendum gevoegd waarin aanvullende procedures, richtlijnen e.d. zijn opgenomen die uitsluitend voor HLB Van Daal & Partners N.V. van toepassing zijn. Het HKB en addendum zijn bindend voor alle partners en medewerkers van HLB Van Daal & Partners N.V. Opname in een controleteam van HLB Van Daal & Partners N.V. is slechts mogelijk voor medewerkers en partners die afgestudeerd zijn als accountant dan wel in opleiding zijn voor accountant. Voor afgestudeerden geldt daarbij dat het bijhouden van de PE-verplichting nauwlettend wordt gecontroleerd. Bij de samenstelling van controleteams wordt onder meer in aanmerking genomen dat tijdig over voldoende benodigde (specifieke) kennis en kwantitatieve capaciteit kan worden beschikt. Om de kwaliteit beter te borgen is eind 2013 besloten strengere eisen te stellen aan medewerkers en partners voor de controlepraktijk, inhoudende een minimum aantal jaarlijkse controle-uren (“vlieguren”). In de loop van 2014 is dit verder geïmplementeerd. In 2015 zal tevens verder worden gewerkt aan de centralisatie van de controlepraktijk. Acceptatie van controlecliënten is geregeld in de procedure cliëntacceptatie en voorbehouden aan het Bestuur. Dat is tevens bevoegd de externe accountant op de opdracht aan te wijzen, rekening houdend met eventueel specifiek benodigde kennis maar ook beschikbare tijd. Opdrachtcontinuatie is geborgd in de controlebenadering. In de loop van 2013 is besloten de acceptatieprocedure aan te scherpen en worden voor alle nieuwe

11


controleklanten bij externe daarin gespecialiseerde partijen nadere (internationale) informatie opgevraagd onder andere betreffende:    

Bevestiging ultimate beneficiary owners Verbonden partijen / deelnemingen etc. Sleutelpersonen Veroordelingen/ relevante overtredingen weten regelgeving van het bedrijf of sleutelpersonen  Nieuwsberichten met betrekking tot het bedrijf  Betalingsgedrag  Inschatting continuïteit. In 2014 is dit nader uitgewerkt. Voor bestaande controlecliënten zal periodiek roulerend deze informatie eveneens worden opgevraagd. De betreffende informatie wordt tevens waar relevant ook verder in het controleproces gebruikt. De te hanteren controlebenadering is nader uitgewerkt in een audit manual. De audit manual is gebaseerd op de audit manual, opgesteld door HLB International in overeenstemming met internationale regelgeving en door HLB Nederland aangevuld met zaken specifiek geldend voor de Nederlandse praktijk en regelgeving. De audit manual wordt periodiek onderhouden.

Ten behoeve van het borgen van kwaliteit wordt gewerkt met een elektronisch werkprogramma en dossier voor controle- en samenstelwerkzaamheden. De software is extern ingekocht doch aangepast en aangevuld met de wensen en eisen zoals deze voortvloeien uit het HKB en de audit manual. Het elektronisch werkprogramma is een sterk hulpmiddel gebleken om werkzaamheden op een systematische wijze uit te voeren en vast te leggen. Ook de mogelijkheden tot review van werkzaamheden zijn verbeterd. De software alsmede de aanpassingen en aanvullingen worden periodiek onderhouden. Het handboek schrijft voor dat in bepaalde situaties verplicht consultatie dient te worden aangevraagd. De belangrijkste in het huidig tijdsgewricht betreft de “going concern assumptie”. In het geval aan de continuïteit twijfel bestaat, dient verplicht te worden geconsulteerd bij de Vaktechnische Commissie. Toetsing op naleving hiervan vindt plaats tijdens de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen alsmede kantoorreviews.

4b Interne reviews Het intern reviewsysteem valt onder de verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. Jaarlijks stelt de Compliance Officer een complianceplan op. Hierin beschrijft hij op welke wijze hij zijn taak wil invullen en welke speerpunten hij daarbij heeft. De interne reviews zijn in 3 delen te splitsen. Het eerste deel betreft de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling bij wettelijke controleopdrachten. Het tweede deel betreft de vestigingsreviews. Het derde deel betreft de toetsing externe accountants.

4b.1 OKB’s De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) vindt plaats aan de hand van het controledossier maar ook aan de hand van mondeling en schriftelijk verkregen informatie, de gecontroleerde (financiële) verantwoording, voornaamste bevindingen en conclusies en het oordeel van de externe accountant zoals dat blijkt uit de door hem af te geven accountantsverklaring. De OKB dient te zijn afgerond voor datering van de verklaring. De OKB wordt uitgevoerd door het Bestuur aangewezen gekwalificeerde accountants. Deze

12


accountants betreffen externe accountants zijnde partner, dan wel accountants onder toezicht/verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. De Compliance Officer houdt toezicht op de uitvoering en uitkomsten van de OKB’s. OKB’s worden planmatig uitgevoerd. Bij het opstellen van de planning geldt een aantal uitgangspunten dat waarborgt dat van elke als zodanig functionerende externe accountant een minimaal aantal controledossiers onderwerp van OKB is. Dit minimale aantal wordt bepaald aan de hand van de lengte van de periode dat de externe accountant in functie is en van de uitkomsten van vorige OKB’s op zijn controledossiers. Een ander criterium kan zijn specifieke aandachtspunten voortkomende uit opdrachtacceptatie bij nieuwe controlecliënten of overige dienstverlening bij controlecliënten waarvoor separaat toestemming is verzocht in het kader van onafhankelijkheid. Controledossiers van OOB’s worden elk jaar aan een OKB onderworpen. Op grond van de uitkomsten van het door de AFM gehouden kwaliteitsonderzoek is in 2013 reeds besloten de OKB’s al tijdens het uitvoeren van controlewerkzaamheden in te zetten in plaats van na afloop. Hiertoe is de OKB gesplitst in 3 fasen; voorbereiding, interimcontrole en eindejaarscontrole. Hiermee wordt beoogd eventuele opmerkingen voortvloeiend uit de OKB tijdig mee te kunnen nemen in de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Dit proces is gedurende het gehele jaar 2014 van kracht geweest.

In 2014 is de OKB inhoudelijk verder aangescherpt en hebben de uitvoerders van de OKB onder leiding van de Commissie Vaktechniek diverse samenkomsten gehad om de kwaliteit van de uitvoering van de OKB verder te verhogen en verder te uniformeren. In 2014 hebben OKB’s geleid tot vragen aan de externe accountant met betrekking tot de toereikendheid van de verrichte werkzaamheden. In een beperkt aantal gevallen heeft dat geleid tot aanvullende controlewerkzaamheden. De escalatieprocedure, in het geval de externe accountant en de OKB-er verschil van inzicht hebben over de toereikendheid, is in 2014 niet in werking getreden. Indien een dergelijk verschil zich voordoet, moeten de toetsing en controle worden voorgelegd aan de Compliance Officer. Mede in overleg met het Bestuur en de Raad van Toezicht is de interpretatie van kwaliteitsvereisten uit weten regelgeving door de Compliance Officer fors aangescherpt. Dit is tevens vertaald in aanmerkelijk strengere uitgevoerde OKB’s. Als gevolg hiervan zijn extra aandachtspunten naar voren gekomen. OKB’s vinden in circa 65% van alle controles plaats. Op de daartoe aangewezen wettelijke controles is een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd. Voor nieuw aangesloten kantoren en nieuw aangemelde externe accountants geldt een integrale toetsing op alle wettelijke controles tot nadere evaluatie. Hiertoe is op iedere opdracht een OKB-er benoemd en opgenomen in de cliëntregistratie wettelijke controles. De ontvangen OKB formulieren zijn verwerkt in een separaat bestand ter beoordeling van de uitgevoerde OKB’s en ter controle of alle OKB’s (tijdig) zijn uitgevoerd, dus voor datering van de controleverklaring en tijdig zijn ondertekend door zowel de externe accountant en de OKB’er. Geconstateerd is dat eenmaal een controleverklaring is gedateerd voordat de OKB is afgerond. De externe accountant heeft hiervoor een schending en maatregel opgelegd gekregen. Uit de uitgevoerde OKB’s komt onder andere naar voren dat vastleggingen van overwegingen, gemaakte keuzes en onderbouwingen verbetering behoeft.

13


Uit de OKB’s blijkt duidelijk een leereffect, hoewel dit effect slechts bij een beperkte groep zichtbaar is. Zichtbaar is dat “ontvangen” bevindingen weer meegenomen worden in de uit te voeren OKB’s op een dossier van een ander. Tevens blijkt uit besprekingen dat ook positieve punten die geconstateerd worden door de OKB’er, meegenomen worden in eigen dossiers als extern accountant. De bevindingen uit de OKB’s zijn door Commissie Vaktechniek/Compliance Officer in diverse overleggen gedurende het jaar met alle accountants, controleleiders en assistenten werkzaam in de controlepraktijk besproken. Op basis van gestelde vragen, reviews op dossiers en bevindingen uit de OKB’s blijkt echter dat nog niet iedereen de gewenste verbeteringen heeft doorgevoerd. De compliance Officer concludeert dat de uitvoering van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen overeenkomstig het addendum op het kwaliteitshandboek heeft gefunctioneerd. Op grond van de genomen maatregelen verwachtte het Bestuur in 2014 ten aanzien van de controle-dossiers die vanaf september 2013 zijn geopend, en veelal eerst in de loop van 2014 zullen worden gesloten, een aanmerkelijke verbetering. Door de Compliance Officer is geconstateerd dat er wel een verbetering zichtbaar is, echter tevens dat er nog ruimte voor verbetering aanwezig is. Bestuur, Compliance Officer en de Commissie Vaktechniek zien in het vorenstaande evenwel in 2014 aanleiding om op korte termijn zich te beraden of aanvullende maatregelen eventueel gewenst zijn. Hiertoe is reeds eind 2014 een aanzet gemaakt door het starten van aanvullende cursussen op auditgebied.

4b.2 Vestigingsreviews Elke vestiging van HLB Van Daal & Partners N.V. wordt eenmaal per twee jaar intern gereviewd onder toezicht van de Compliance Officer. Hierbij komen onderdelen van het stelsel van kwaliteitsbeoordeling aan de orde. Tenminste eenmaal per jaar vindt toetsing op deelonderwerpen plaats. De vestigingsonderzoeken in 2014 hebben voor diverse vestigingen geleid tot verbeterpunten. Periodiek, minimaal eenmaal per kwartaal, vindt overleg plaats tussen Compliance Officers en Bestuur waarbij ook uitkomsten van OKB’s en vestigingsreviews worden besproken. Per kwartaal brengt de Compliance Officer over haar bevindingen een Complianceverslag uit. Tenminste 4 keer per jaar zijn kwaliteit en compliance onderwerp van bespreking op de partnervergadering. Hierin komen onder meer aan de orde best practices en veel voorkomende aandachtspunten voor de (controle)werkzaamheden voortvloeiend uit OKB’s en vestigingsbezoeken. Periodiek worden deze onderwerpen ook besproken met controleleiders en managers betrokken bij controleopdrachten. Eenmaal per jaar, achteraf, legt de Compliance Officer zijn bevindingen vast in het complianceverslag en schendingenverslag. Deze verslagen worden vervolgens door de Compliance Officer met het Bestuur besproken. Relevante bevinding in het kader van dit transparantieverslag is dat de procedure die samenhangt met het verlenen van aanvullende dienstverlening in de praktijk nog immer tot relatief veel schendingen leidt, in casu de aanvraag te laat wordt ingediend. Opgemerkt wordt dat de schendingen in 2014 in één geval heeft geleid tot twijfel aan de onafhankelijkheid van de extern accountant, door het Bestuur zijn passende maatregelen getroffen.

14


De Compliance Officer heeft met betrekking tot de interne reviews het volgende gerapporteerd: “In het vierde kwartaal van 2014 zijn 8 vestigingen onderzocht in het kader van de vestigingsreview. Algeheel kan worden geconcludeerd dat de werkzaamheden in basis worden verricht in overeenstemming met het kwaliteitsstelsel van HLB Van Daal & Partners N.V. Op sommige onderdelen zijn verbeterpunten per vestiging aangedragen. Deze worden in de praktijk verder verankerd en bij vervolgreviews gevolgd. De aangedragen verbeterpunten betreffen onder andere: aandacht voor het HKB bij adviesdossiers; zorgdragen voor separate archivering van adviesdossiers; zorgdragen voor verbetering in dossiervoering, zowel accountancy, fiscale als ook adviesdossiers; aandacht voor juiste/volledige naleving Wwft richtlijn; aandacht voor recente opdrachtbevestigingen. Genoemde verbeterpunten gelden niet integraal voor alle onderzochte vestigingen. Voor een gedetailleerd verslag per vestiging verwijzen wij naar de afzonderlijke rapportage welke beschikbaar is bij de Compliance Officer en aan het Bestuur is verstrekt.”

4b.3 Toetsing externe accountants Op grond van het complianceplan had op alle individuele externe accountants werkzaam voor HLB Van Daal & Partners N.V. een dossier op kwaliteit getoetst dienen te worden. Door het groter dan verwachte tijdsbestek is dit niet gelukt. In 2015 zal de toetsing alsnog worden afgerond.

4c Externe reviews In het transparantieverslag 2013 is uitgebreid ingegaan op het door de AFM bij HLB Van Daal & Partners N.V. gehouden regulier kwaliteitsonderzoek. Dit kwaliteitsonderzoek handelde rond jaareinde 2012 waarna de AFM op 21 februari 2013 schriftelijk haar bevindingen aan ons heeft gerapporteerd. Voor de tekst met betrekking tot deze review verwijzen wij u graag naar het transparantieverslag over het jaar 2013.

In 2014 zijn alle door de AFM genoemde punten door Bestuur, Compliance Officer en de Commissie Vaktechniek verder opgepakt en zijn plannen gemaakt en ingevoerd om de bevindingen van de AFM ten aanzien van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op te heffen. In 2014 heeft de AFM op vrijwillig verzoek van HLB Van Daal & Partners N.V. een dossier gezamenlijk doorgelopen en besproken. Op basis hiervan is een aantal aandachtspunten benoemd dat is opgenomen in cursussen en trainingen. De Compliance Officer rapporteert hieromtrent als volgt: “In 2014 heeft een vrijwillige review van de AFM plaatsgevonden op een dossier wat reeds door ons was gereviewd. De bevindingen van de AFM kwamen in grote lijnen overeen met de bevindingen uit de interne review, hoewel de AFM de bevindingen zwaarder weegt. Wij zijn door de AFM geadviseerd bevindingen in de materiële onderdelen van de controle zwaarder te wegen en onze bevindingen en onze totaalconclusie beter te documenteren.” Naast het vrijwillige onderzoek van de AFM heeft ook de SRA onderzoek uitgevoerd binnen HLB Van Daal & Partners N.V., het zogeheten toetsing systeem self-assessment. Dit

15


onderzoek is in december 2014 uitgevoerd. Medio januari 2015 heeft HLB Van Daal & Partners N.V. de conceptrapportage ontvangen. De concept conclusie van het reviewteam is dat de opzet en werking van het gehanteerde stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoen voor de onderzochte onderdelen – de niet aan de Wta-gerelateerde vrijwillige controleopdrachten en de beoordelingsopdrachten – voldoen aan de huidige in Nederland te stellen eisen voor de beroepsuitoefening.

4d Gedragscode De gedragscode die gepubliceerd is op de website van HLB Van Daal & Partners is bedoeld om duidelijkheid te verschaffen over de principes en normen en waarden die leidend zijn bij de uitvoering van ons werk, de zgn. klokkenluidersregeling. Iedereen binnen HLB Van Daal & Partners N.V. is met de gedragscode bekend en heeft de plicht om deze na te leven. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hanteren wij de volgende principes en normen en waarden: 1. Wij voeren onze werkzaamheden op een professionele, praktische en persoonlijke wijze uit, zodat de klant verzekerd is van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening toegespitst op de specifieke situatie van de klant. 2. Verantwoord handelen en integriteit zijn kernwaarden die leidend zijn bij de uitvoering van onze werkzaamheden. 3. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden streven wij ontwikkeling na, voor zowel de medewerkers zelf als voor onze organisatie. 4. Wij leveren toegevoegde waarde voor ondernemende klanten, waarbij wij ons richten op die klanten die onze normen en waarden respecteren en waarbij wij voldoende kennis en vaardigheden in huis hebben om een optimale dienstverlening te borgen. 5. Wij behandelen de zaken van onze klanten met respect voor vertrouwelijkheid en privacy en met in achtneming van onze onafhankelijkheid en objectiviteit. 6. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben we respect voor onze collega’s en klanten en dulden wij geen enkele vorm van discriminatie. 7. Wij streven naar een optimale balans tussen werk en privé en proberen onze medewerkers hierbij te helpen. We willen iedereen de mogelijkheid geven om problemen met betrekking tot de naleving van onze gedragscode anoniem te melden via de klokkenluidersregeling. Als zo’n melding bij ons Bestuur wordt gemaakt, dan wordt de situatie onderzocht en indien nodig aanvullende stappen ondernomen. In 2014 zijn geen meldingen binnen gekomen bij het Bestuur.

4e Sanctiebeleid HLB Van Daal & Partners N.V. kent een schriftelijk sanctiebeleid voor onder meer alle externe accountants. Op grond van dit sanctiebeleid kunnen medewerkers en partners worden gesanctioneerd indien hen ernstige verwijten vallen te maken bij de uitoefening van hun beroep. Het sanctiebeleid is door alle externe accountants getekend. De aard en omvang van de sanctie is afhankelijk van de aard en ernst van een verwijt en eventueel recidivegedrag. Sancties kunnen onder meer betreffen waarschuwingen, aanwijzingen, onder toezicht stellen, uitschrijving als externe accountant en financiële boetes.

16


Uit de schendingenregistratie over 2014 blijkt een 59-tal schendingen dat is onder te verdelen naar:  19 ernstige schendingen;  38 meer voorkomende schendingen, en  2 incidentele schendingen. De ernstige schendingen zijn in 7 gevallen opgelegd als gevolg van het niet tijdig naleven van formele weten regelgeving door de personal holding. Een tweetal schendingen is opgelegd als gevolg van het niet naleven van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Deze overtreding heeft geleid tot een norm overdragend gesprek, het van de betreffende opdracht halen van de externe accountant en tot het toekennen van een OKB op alle overige wettelijke controle opdrachten van deze externe accountant. De betrokken medewerker heeft de maatregel “aanwijzen toekomstig handelen” opgelegd gekregen. De overige ernstige schendingen zijn opgelegd als gevolg van het herhaaldelijk niet tijdig reageren op verzoeken vanuit de Compliance Officer, het niet tijdig up-to-date houden van ons kwaliteitshandboek, het formeel niet afwerken van de OKB, het aanvangen van de controle voor uitvoering van het eerste deel van de OKB en het niet reageren op opgelegde schending of sanctie. Deze overtredingen hebben allen geleid tot de maatregel “aanwijzen toekomstig handelen”. De meer voorkomende schendingen zien toe op het niet tijdig aanvragen van toestemming overige diensten in het kader van de Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en het niet tijdig sluiten (binnen 60 dagen) van de controledossiers. Dit zijn overtredingen van de bepalingen zoals respectievelijk opgenomen in de ViO en de artikelen 10 en 11 van de Bta. Met ingang van 2012 is de procedure hiervoor verder aangescherpt en bestaat de mogelijkheid tot vastlegging van verkregen toestemmingen overige diensten bij het invoeren van de urenmutaties in Alure. Het Bestuur is geadviseerd in een partnervergadering en vaktechnisch overleg hieraan wederom de benodigde aandacht te schenken. De incidentele schendingen betreffen beiden het dateren van de controleverklaring vóór goedkeuring van de uitgevoerde OKB. De betrokken externe accountants zijn geïnformeerd middels aanwijzen inzake toekomstig handelen. Het aantal schendingen en de ernst daarvan is een toename ten opzichte van 2014. Het Bestuur wijt dit vooralsnog aan de strengere interpretatie van weten regelgeving door de Compliance Officer, zoals overeengekomen met Bestuur en Raad van Toezicht. Het bestuur gaat er van uit dat het verbeteringsproces met betrekking tot kwaliteit op termijn zal leiden tot een kleiner aantal schendingen. Het Bestuur zal de ontwikkeling nauwlettend volgen.

4f Toekomst Bestuur en de Compliance Officer zijn mede naar aanleiding van het recente AFMonderzoek en de eigen in 2013 & 2014 gehouden interne reviews nog immer volop bezig het huidig kwaliteitssysteem te herbeoordelen en op onderdelen grondig te herzien. Wij verwachten dat dit ook in de toekomst tenminste jaarlijks een onderwerp voor Bestuur, Compliance Officer en de Commissie Vaktechniek dient te blijven. Daarbij dienen trends in nationale en internationale discussies en (verwachte) veranderingen in weten regelgeving telkens tijdig hun weerslag in het kwaliteitssysteem, handboeken en interne richtlijnen te vinden. Alleen dan kan een toekomstbestendig kwaliteitssysteem worden gewaarborgd. Dit systeem dient te zijn ingebed in een continu proces dat tijdige aanpassingen van het systeem aan veranderende behoeften en verwachtingen van de maatschappij garandeert.

17


Een belangrijk onderdeel hierbij blijft de gedrag- en attitudeverandering bij accountants die nodig is om de door de maatschappij vereiste kwaliteit te leveren. Het Bestuur is van mening dat deze veranderingen nog niet ten volle bij een ieder zichtbaar zijn. Om die reden zal het Bestuur dit veranderingsproces nauwgezet blijven volgen. Naar verwachting zal dit nog enkele jaren in beslag nemen. Daarnaast zullen ook in 2015 middels cursussen, trainingen en divers overleg de noodzakelijke veranderingen voor iedere medewerker en partner aan de orde blijven. HLB Van Daal & Partners N.V. zal in 2015 overgaan tot implementatie van nieuwe auditsoftware die beter aansluit bij onze verwachtingen ten aanzien van mogelijkheden tot ontsluiting en analyse van databestanden. In de zomer van 2015 zullen uitgebreide en toegesneden cursussen inzake deze software voor aangewezen personen binnen controleteams starten. Het meetbaar maken van kwaliteit is een belangrijke doelstelling voor de toekomst. De eerste stappen hiertoe worden in 2015 gezet.

18


5. Naleving Onafhankelijkheidsvoorschriften en overige regelgeving wetgever en NBA In het HKB zijn richtlijnen en maatregelen opgenomen ter waarborging van de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften. Het betreft hier de onafhankelijkheid van de organisatie, haar medewerkers en haar partners jegens cliënten. De richtlijnen en maatregelen betreffen onder meer:  Toetsing onafhankelijkheid in het proces van cliëntacceptatie als ook in het proces van continuering van opdrachten;  Jaarlijkse ondertekening door alle medewerkers en partners van een persoonlijke onafhankelijkheidsverklaring;  Toetsing volledigheid ontvangen persoonlijke onafhankelijkheidsverklaringen;  Ondertekening van een onafhankelijkheidsverklaring inzake een wettelijke controlecliënt door alle teamleden voor aanvang van de werkzaamheden;  Toetsing van opname in dossier van de onafhankelijkheidsverklaringen door alle teamleden;  Periodiek aandacht besteden aan belang naleving onafhankelijkheid in cursussen en trainingen. Hierbij merken wij op dat alle daarvoor in aanmerking komende accountants van HLB Van Daal & Partners N.V. de verplichte cursussen “Zeg wat je ziet” en de kennistoets inzake de NV COS reeds in 2013 hebben afgerond. Het verplichte onderdeel “Dossiermentoring” zal in het eerste halfjaar van 2015 worden afgerond;  Geschenkenregeling en -registratie;  Toetsing overige dienstverlening bij assurance-opdrachten;  Partner rotation proces. Vorengenoemde toetsingen worden mede uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Compliance Officer, tevens onafhankelijkheidsfunctionaris. Uitkomsten van de toetsingen worden in het periodiek overleg tussen Compliance Officer en Bestuur besproken. De Compliance Officer geeft aan dat de naleving van Toetsing Overige Dienstverlening bij assurance-opdrachten verbetering behoeft. Onderdeel van de benoeming van partners en managers op key-posities betreffen aanvullende maatregelen om de integriteit te toetsen. Hiertoe hoort onder meer het standaard aanvragen van verklaringen van goed gedrag en bij partnerbenoemingen aanvullend onderzoek naar persoonlijke fiscale integriteit. De toetsing van onafhankelijkheid in het proces van cliëntacceptatie als ook in het proces van continuering van opdrachten betreft voor zover relevant mede de samenwerkingspartners en HLB International. Het Bestuur hecht ook aan naleving van overige regelgeving door wetgever en NBA. Voor zover relevant en gebruikelijk is dit grotendeels al vertaald in onze gedragscode en vastgelegd in HKB en werkprogramma’s. Voorbeelden zijn toetsing aan fiscale regelgeving, het signaleren van fraude en de NV COS.

19


6. Onderhouden van vaktechnische kennis Zoals in hoofdstuk 2 van dit transparantieverslag is beschreven, heeft HLB Van Daal & Partners N.V. gekozen voor het aanbieden van hoogwaardige accountancy- en belastingadviesdiensten aan zowel MKB-bedrijven als ook aan grotere ondernemingen. Om dit mogelijk te maken, is het van noodzakelijk belang de kennis van medewerkers en partners op hoog niveau te houden. De Nadere Voorschriften permanente educatie, zoals vastgesteld door de beroepsorganisatie NBA, gelden daarbij slechts als een minimum. De Commissie Vaktechniek van HLB Van Daal & Partners N.V. is onder meer verantwoordelijk voor het onderhouden van de basiskennis en specialistische kennis van de medewerkers en partners. Ook draagt zij zorg voor het bijhouden van relevante ontwikkelingen op het vakgebied door deze medewerkers. Hiertoe wordt ten minste jaarlijks een inventarisatie gemaakt van de behoefte aan educatie voor de verschillende functies in de organisatie. Om de behoefte in te vullen, organiseert de Commissie Vaktechniek jaarlijks een mastercourse van enkele dagen waarmee tevens wordt voldaan aan eventueel vanuit de beroepsorganisaties als verplicht aangemerkte cursussen. Daarnaast organiseert zij door het jaar heen kleinere meetings ten behoeve van medewerkers en partners waarin actuele en/of meer specialistische onderwerpen worden uitgediept. Ten behoeve van medewerkers en partners worden door de commissie periodiek ook elektronische nieuwsbrieven uitgebracht. In de nieuwsbrieven worden actuele ontwikkelingen en/of zaken, aangebracht door bijvoorbeeld medewerkers of Compliance Officers, behandeld. Onderhoud van vaktechnische kennis is een belangrijk onderdeel van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken. In die gesprekken wordt door beoordelaars en medewerkers samen bepaald of en zo ja welke aanvullende educatiebehoeften bij individuele medewerkers bestaan. Deze individuele educatiebehoefte wordt veelal ingevuld middels het bijwonen van door externe partijen aangeboden toegesneden cursussen of trainingen. De Compliance Officers stellen jaarlijks vast dat door alle gekwalificeerde medewerkers tenminste wordt voldaan aan de eisen voortvloeiend uit genoemde Nadere Voorschriften.

20


7. Grondslag voor de beloning van externe accountants en bestuurders Bij de grondslagen voor de beloning van externe accountants dient onderscheid te worden gemaakt tussen partners en medewerkers. Alle partners c.q. hun besloten vennootschappen ontvangen een aansluitvergoeding. Deze vergoeding is voor iedere partner gelijk. Medewerkers van HLB Van Daal & Partners N.V. die door het Bestuur zijn gemachtigd op te treden als extern accountant ontvangen een vast salaris dat kan worden aangevuld met een individuele bonus. HLB Van Daal & Partners N.V. kent vastgestelde salarisschalen per functiegroep. Salarisverhogingen zijn afhankelijk van het presteren binnen de desbetreffende functiegroep. Prestatiemeting vindt in principe plaats door de vestigingsleiding en is onder meer afhankelijk van kennisniveau, mate van zelfstandigheid, leiderschap, productiviteit en acquisitievermogen. Specifieke aandacht wordt gegeven aan kwaliteit van geleverde dienstverlening. Prestatiemeting van medewerkers die tevens als extern accountant zijn aangewezen, wordt vooraf door de vestigingsleiding afgestemd met het Bestuur. Slechts bij wijze van uitzondering worden aan medewerkers bonussen toegekend. De omvang van eventuele bonussen is veelal afhankelijk van de mate waarin vooraf afgesproken doelen door de medewerker zijn behaald. De doelen kunnen onder meer betreffen: productiviteit, bijzondere bijdragen aan de ontwikkeling van de kwaliteit van de dienstverlening van HLB Van Daal & Partners N.V. of eventueel door de medewerker nieuw aangebrachte omzet. Als gevolg van de Verordening inzake Onafhankelijkheid per 1 januari 2014 is het bonusstelsel in het jaar 2014 herbeoordeeld. Bonusverstrekking op basis van cross-selling bij wettelijke controle cliënten vindt niet plaats. De beloning van de bestuurders is voor het jaar 2014 niet anders geweest dan de beloning van de overige partners van HLB Van Daal & Partners N.V. Er is geen afzonderlijk beloningsbeleid voor bestuurders.

21


8. Overige informatie HLB Van Daal & Partners N.V. mag meerdere beursgenoteerde ondernemingen tot haar cliëntenbestand rekenen. Het betreft dochterondernemingen van in het buitenland gevestigde beursgenoteerde ondernemingen. De omzet van HLB Van Daal & Partners N.V. over het boekjaar 2014 bedroeg € 29 miljoen, waarvan de omzet wettelijke controles circa € 2,5 miljoen. Het gemiddeld aantal medewerkers (inclusief partners) in het jaar 2014 bedroeg circa 285, in fulltime equivalenten circa 260. Voor 2015 verwacht HLB Van Daal & Partners N.V. een beperkte autonome groei. De omzet van de bij HLB Nederland B.V. aangesloten leden heeft in het jaar 2014 in totaal circa € 39 miljoen bedragen. Daar overige HLB Nederland B.V. aangesloten leden niet verplicht zijn omzetgegevens openbaar te maken, is het voor ons niet mogelijk op dit onderdeel nadere informatie te verschaffen. In 2014 hebben 6 incidentmeldingen aan de AFM plaatsgehad. Voorts zijn in 2014 59 schendingen geconstateerd. Zie hiervoor de paragraaf Sanctiebeleid. Eind 2013 liep nog een tweetal klachten bij de Accountantskamer tegen accountants verbonden aan HLB Van Daal & Partners N.V. In 2014 is één van de klachten nietontvankelijk verklaard. Op de andere klacht is uitspraak gedaan door de Accountantskamer. Door zowel klager als door de betrokkene is tegen de uitspraak beroep aangetekend bij het CBB. In 2014 heeft een klager opnieuw een klaagschrift ingediend bij de Accountantskamer in een lang slepende zaak waarover de Accountantskamer zich al eerder heeft gebogen en terzake waarvan hoger beroep is ingesteld bij het CBB. Naar verwachting zal behandeling van deze klacht nog enige tijd op zich laten wachten. Inzake het hoger beroep bij het CBB zal naar verwachting in 2015 nog geen uitspraak volgen. In 2014 is in een drietal gevallen door derden een aansprakelijkheidsstelling voor vermeend geleden schade tegen HLB Van Daal & Partners N.V. ingediend. Uit voorgaande jaren liep nog een tweetal aansprakelijkheidsstellingen. In 2014 is één aansprakelijkheidsstelling in de minne geschikt. De overige vier aansprakelijkheidsstellingen waren ultimo 2014 nog onderhanden. Ten aanzien van alle vier nog lopende aansprakelijkheidsstellingen zijn wij van mening dat zich ofwel geen schade heeft voor gedaan, dan wel bestrijden wij dat wij aan enige schade schuld dragen. Met ingang van 2012 vindt onderzoek plaats naar de klanttevredenheid. Uit het onderzoek 2014 blijkt, net als in 2013 een hoge mate van klanttevredenheid. Uitkomsten van het onderzoek worden geanalyseerd en waar nodig besproken binnen de partnergroep dan wel de individuele partner. Afhankelijk van de wens van de deelnemer aan het onderzoek vindt contact plaats over de op- en aanmerkingen om zo de kwaliteit van de dienstverlening van HLB Van Daal & Partners N.V. nog verder te verbeteren.

22


Jaarlijks wordt ook de medewerkertevredenheid onderzocht. In het algemeen kan gesteld worden dat medewerkers HLB Van Daal & Partners N.V. als goed waarderen. Positief valt op dat medewerkers erg tevreden zijn over de opleidingen en cursussen die worden aangeboden, alsmede over de inhoud van hun werkzaamheden en de collegialiteit onderling. Aandachtspunten blijven informatievoorziening van de leiding aan de medewerkers en enkele onderdelen van de secundaire arbeidsvoorwaarden. In goed overleg met de Ondernemingsraad zullen deze punten opnieuw worden opgepakt. Op grond van de Wet toezicht accountantsorganisaties voert de AFM toezicht op HLB Van Daal & Partners N.V. In dat kader heeft HLB Van Daal & Partners N.V. de AFM de voor dat toezicht benodigde informatie verstrekt en hebben zij in 2014 met elkaar over diverse onderwerpen constructief overleg gevoerd.

23


9. Evaluatie stelsel van kwaliteitsbeheersing Het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. erkent haar verantwoordelijkheid voor het functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Laatstelijk op 7 juli 2015 heeft het Bestuur, na overleg met de Compliance Officers, het stelsel van kwaliteitsbeheersing geëvalueerd. Op grond van de evaluatie verklaart het Bestuur dat:  Het stelsel van kwaliteitsbeheersing, zoals in hoofdlijnen in dit transparantieverslag beschreven, doeltreffend functioneert;  Intern toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften is uitgevoerd;  Intern toezicht heeft vastgesteld dat door de externe accountants de relevante weten regelgeving wordt nageleefd of indien dit niet het geval is, er tijdig passende maatregelen zijn getroffen;  Het beleid inzake het onderhouden van basiskennis van de medewerkers en het bijhouden van ontwikkelingen op hun vakgebied, zoals in dit transparantieverslag in hoofdlijnen omschreven, naar behoren wordt uitgevoerd. Daarbij merkte het Bestuur wel op dat het stelsel mede meting van diverse aspecten van kwaliteit omvat. De uitkomst van deze metingen, zoals onder meer verwoord in de paragrafen 4b en 4c van dit transparantieverslag, zijn naar mening van het Bestuur voor verbetering vatbaar. Het Bestuur heeft vertrouwen dat de genomen maatregelen leiden tot verbetering van de uitkomsten.

Waalwijk, 4 september 2015 HLB Van Daal & Partners N.V. Accountants & Belastingadviseurs

w.g. drs. E.W. van der Haar RA

w.g. drs. J.B.L.M. Bloemers RA

Mocht u vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van dit transparantieverslag, dan kunt u contact opnemen met het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. Het e-mail adres is [email protected].

24


10. Raad van Toezicht (tevens commissie Publiek Belang) Verslag Raad van Toezicht 2014 HLB Van Daal & Partners ======================================================================

Inleiding HLB Van Daal & Partners N.V. is een vennootschap met onder meer als doel het uitoefenen van de accountants-, belastingadvies- en consultancypraktijk, zulks met inachtneming van de daarop toepasselijke wettelijke bepalingen alsmede het voeren van de administraties, het geven van adviezen op fiscaal-, juridisch-, bedrijfseconomisch- en administratief gebied en in het algemeen het verrichten van al datgene wat door administrateurs, resp. adviseurs pleegt te worden gedaan. HLB Van Daal & Partners N.V. beschikt over een zogeheten OOB-vergunning. Met betrekking tot accountantsorganisaties met een dergelijke vergunning is een zogeheten Code Toezicht en transparantie vastgesteld. Onderdeel van deze code is de aanstelling van onafhankelijke derden in een toezicht houdende rol binnen de accountantsorganisatie. Deze onafhankelijke derden houden toezicht op o.a. beloningsbeleid, kwaliteitsbeleid en ethische kwesties. In dat kader is in de loop van 2012 door HLB Van Daal & Partners N.V. toenadering gezocht tot de huidige leden van de Raad van Toezicht, te weten:  de heer J.P. Bikker;  de heer R. P.M. Swinkels;  de heer F.F. Stiekema. De Raad van Toezicht is officieel geïnstalleerd op 1 januari 2013 na voorafgaande overlegvergaderingen waarin doel en werkwijze uiteen zijn gezet. In het kader van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht is in overleg met HLB Van Daal & Partners N.V. een reglement opgesteld. In dit reglement is o.m. opgenomen de overlegstructuur (zowel vast overleg als incidenteel overleg), de wijze van informatieverstrekking, goedkeuringsrecht en adviesrecht. Het goedkeuringsrecht van de Raad van Toezicht omvat de volgende onderwerpen:  aanpassing/aanvulling op het HLB Kwaliteitshandboek/addendum;  aanpassing beloningsbeleid bestuursleden;  aanpassing/aanvulling procedure van klachtafhandeling/incidentmeldingen;  aanpassing/aanvulling bevoegdheden bestuursleden;  benoeming/ontslag bestuursleden;  benoeming/ontslag compliance officer;  aanpassing beloningsbeleid compliance officer;  aanpassing/aanvulling bevoegdheden compliance officer. Daarnaast is er sprake van een adviesrecht van de Raad van Toezicht omvattende:  aansluiting met andere kantoren;  intreding en uittreding van partners;  opening/sluiting van vestigingen.

25


In het jaar 2014 heeft de Raad van Toezicht periodiek overlegd met het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V., bij welk overleg veelvuldig de Compliance Officer c.q. de plaatsvervangend Compliance Officer aanwezig zijn geweest. Als uitgangspunt voor de vergaderfrequentie geldt dat minimaal 1 x per kwartaal overleg plaatsvindt tussen de leden van de Raad van Toezicht, het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. en de Compliance Officer c.q. plaatsvervangend Compliance Officer. In 2014 hebben deze overlegvergaderingen plaatsgevonden op 18 maart, 27 mei, 9 september en 2 december. Vaste gesprekthema's zijn:  overzicht actuele stand van zaken;  overleg Compliance Officer/plaatsvervangend Compliance Officer omtrent alle, met betrekking tot compliance, relevante zaken;  tussentijdse cijfers;  verslag Bestuur. Het moge duidelijk zijn dat onder bespreking actuele stand van zaken alle de organisatie betreffende relevante zaken aan de orde komen zoals o.m. beloningsbeleid, kwaliteitsbewaking alsmede toezicht op de zogeheten controlemechanismes. In dat kader wordt opgemerkt dat de rol van de Raad van Toezicht zich in 2014 zowel heeft verbreed als verdiept. Buiten de hiervoor aangegeven vergaderingen vindt regelmatig telefonisch- en via mailverkeer overleg tussen Bestuur en leden van de Raad van Toezicht plaats indien en voor zover de omstandigheden dat noodzakelijk c.q. wenselijk maken. Het Bestuur heeft zowel in als buiten vergadering aan de Raad van Toezicht immer volledige opening van zaken gegeven omtrent alle facetten van de bedrijfsvoering binnen HLB Van Daal & Partners N.V. De Raad van Toezicht heeft immer de beschikking gekregen over zowel periodieke resultatenrekeningen alsmede de jaarrekening met toelichting terwijl de compliance kwartaalverslagen, het compliance jaarverslag alsmede het transparantieverslag ter hand is gesteld. Een en ander gaat telkenmale met een uitvoerige inhoudelijke toelichting zijdens het Bestuur resp. de Compliance Officer gepaard . Ook in het jaar 2014 is veel aandacht besteed aan de ontwikkelingen in de accountantssector. Zo is uitvoerig stil gestaan bij de op donderdag 25 september 2014 verschenen belangwekkende rapporten "In het publiek belang", het rapport van de AFM "Uitkomsten onderzoek kwaliteit wettelijke controles Big 4-accountantsorganisatie" en tenslotte het op 25 september door de Erasmus School of Law uitgevoerde evaluatie van de Wet toezicht accountantsorganisaties "bouwen aan vertrouwen" (Wta). Tijdens het overleg tussen het Bestuur en de Raad van Toezicht is daarbij met name nader aandacht besteed aan de aanbevelingen die de minister van Financiën heeft opgenomen in zijn brief naar aanleiding van het hiervoor genoemde evaluatierapport Wta. Zoals in het transparantieverslag over 2013 zijdens de Raad van Toezicht al aangegeven, is een belangrijke rol weggelegd voor de Compliance Officers ten aanzien van het toezicht houden op de wijze waarop met name controledossiers worden behandeld.

26


Ook over 2014 kan de Raad van Toezicht met genoegen berichten dat de Compliance Officers zich uiterst consciëntieus van hun taak hebben gekweten en de nodige aanbevelingen hebben gedaan die door het Bestuur ter harte zijn genomen en ook tot aanpassingen in protocollen hebben geleid. Uitgangspunten van de Code voor Accountantskantoren met een OOB-vergunning is de borging van het publieke belang binnen de accountantsorganisatie. Daarmee wordt gedoeld op het vertrouwen van het maatschappelijk verkeer in de betrouwbaarheid van verklaringen bij verantwoordingen. Zoals hiervoor al aangegeven is door de Raad van Toezicht tezamen met het Bestuur en de Compliance Officers uitdrukkelijk aandacht besteed aan de rapporten zoals die op 25 september 2014 zijn verschenen en waarop hiervoor al nader is ingegaan. Daaruit volgt dat de Raad van Toezicht oog heeft gehad voor het "publiek belang" en haar taak mede met dat als achtergrond heeft vervuld. Evenals in 2013 heeft ook in 2014 de Raad van Toezicht uitdrukkelijk meegekeken naar de principes van bedrijfsvoering e.d. binnen de organisatie van HLB Van Daal & Partners N.V. en heeft, zoals hiervoor al aangegeven, uitdrukkelijk een verbreding en verdieping van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht plaatsgevonden hetgeen ertoe heeft geleid dat regelmatig adviezen zijn uitgebracht en overigens ook door het Bestuur zijn opgevolgd om te komen tot verdere optimalisatie van de organisatie en werkwijze van HLB Van Daal en Partners N.V. Ook voor het jaar 2015 zal de Raad van Toezicht in het bijzonder aandacht besteden aan kwaliteitsborging en het publiek belang doch evenals in 2014 zal haar taak zich niet daartoe beperken.

w.g. J.P. Bikker

w.g. R.P.M. Swinkels

27

w.g. F.F. Stiekema

Transparantie. verslag Transparantie

Recommend Documents