Transkip Wawancara a. VP Manager department HR & GPA P: Selamat Pagi Bapak Budi, terimakasih sebelumnya saya ucapkan karena Bapak telah bersedia untuk melakukan wawancara dengan saya sehubungan dengan kelengkapan data untuk skripsi saya yang membahas tentang kepuasan komunikasi karyawan pada department HR & GPA. N: Iya, Selamat pagi Frisca, silahkan mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan topik skripsi kamu. P: Baik Bapak, kita mulai saja wawancara ini. Pertama saya ingin menanyakan, bagaimana aliran informasi pada department HR & GPA dari atasan ke bawahan dan juga dari bawahan ke atasan dan juga saluran komunikasi yang digunakan? N: Segala informasi yang ingin disampaikan masing-masing divisi kepada saya baik itu secara langsung, maksudnya disini adalah langsung bertemu dengan saya maupun secara tidak langsung misalnya ingin meminta tandatangan ataupun mengkonfirmasi tentang sesuatu hal harus melalui sekertaris. Begitu juga dari saya kepada divisi-divisi. Saya selalu mengutamakan hal yang bersifat emergency dan hal yang harus segera dilaksanakan. Dengan adanya pengaturan aliran informasi ini, ketika saya sedang ada tamu dan tidak bisa diganggu, sekertaris dapat menghubungi saya jika ada informasi dari divisi yang harus segera saya tangani, karena tidak jarang saya mengunjungi lapangan dan sewaktu-waktu harus menghadiri seminar atau rapat. Saya juga sering langsung mendatangi meja-meja karyawan semua divisi dan menanyakan langsung apakah ada masalah atau ada kekurangan dalam masing-masing pekerjaan dalam divisi. P: Lalu bagaimana dengan jenis media yang bapak gunakan dalam melakukan komunikasi dengan karyawan dan mengapa bapak memilih media tersebut? Dan bagaimana pula pendapat bapak tentang jenis dan kualitas media yang di sediakan untuk para karyawan?
N: Kita tahu semua media pada dasarnya tujuannya sama yaitu sama-sama mau menyampaikan dan menerima informasi, tapi tentu saja kita sesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi dimana kita berada, seperti kamu dengan orangtua misalnya menggunakan skype biar bisa bertatap muka, karena kamu di jakarta dan orangtua kamu di pekanbaru, sama halnya seperti pada HR & GPA, saya sendiri sebagai manager VP menggunakan e-mail dan phone line. Media tersebut sudah memenuhi dan mendukung proses kerja saya, karena email bisa di akses dimana saja sekarang dan mudah dalam pemakaiannnya begitu juga dengan phone line. Saya merasa media yang ada sekarang sudah tepat dalam membantu karyawan dalam bekerja dan mempermudah pekerjaan mereka. Media tersebut seperti misalnya daily resume memberikan karyawan informasi tentang apa yang terjadi di perusahaan pada media massa. Karyawan yang satu divisi maupun yang berbeda divisi bahkan yang berbeda department bisa saling mengirim dan menerima email yang mendukung mereka dalam pekerjaan dari masing-masing divisi. Adanya radio didalam perusahaan juga sangat berfungsi untuk menyebarkan informasi ketika perusahaan mengadakan acara seperti adanya seminar yang di laksanakan oleh department SHE (Safety, Health and Environment) yang dapat di hadiri oleh seluruh department yang ada di perusahaan. Kamu juga sempat mengikuti program SHE kan? Banyak sekali manfaat yang bisa kita dapat dari program tersebut. P: hehehe bapak benar, biasanya saya memang menggunakan skype supaya bisa melihat orangtua saya. Ya pak, saya kemarin sempat ikut program donor darah nya SHE dan ikut beberapa seminarnya hehe, sangat bermanfaat dan menyenangkan Pak acara-acaranya. Lalu pak, bagaimana dengan isi informasinya, informasi-informasi seperti apa yang biasanya disampaikan atau diterima melalui media-media tersebut? N: hmmmmm,baik phone line maupun email, informasi nya yang pasti yang berhubungan dengan perusahaan terutama pada department hr & gpa, tentang kinerja karyawan kita, konfirmasi atau persetujuan tentang praktek pada pekerjaan, dan sejenisnya. Biasanya saya menerima telepon dari department lain juga ketika saya di telepon oleh unit kerja yang sedang berada di lapangan, tapi sebelumnya phone line saya di jawab oleh mbak alya, kemudian mbak alya
mengkonfirmasi ke saya juga lewat phone line, barulah telepon tersambung ke saya. P: Sejauh ini, apakah ada hambatan atau kekurangan dalam penggunaan mediamedia komunikasi tersebut, Pak? N: Saya pribadi merasa ya belum ada kekurangan dan hambatan untuk di kantor. Tapi untuk dilapangan, kadang cuaca yang buruk, daerah yang terpencil membuat komunikasi menjadi tersendat, karena ya kamu tahu sendiri gimana kalau kita berada dilapangan, sinyal nya susah hehehe.. P: hehe iya Pak saya mengerti kalau di daerah terpencil pasti sinyalnya susah. Jadi pak, ada tidak rencana untuk kedepannya mau mengubah atau menambah jenis media yang digunakan di hr & gpa dalam berkomunikasi? N: untuk di department kita sejauh ini belum ada rencana untuk dirubah maupun di tambah, karena segala aktivitas pekerjaan masih terbilang lancar dan belum ada kendala. P: Saya ingin tahu Pak, bagaimana cara bapak sebagai pemimpin dalam menghadapi konflik atau masalah pada suatu atau beberapa divisi yang saling berhubungan? N: Ya... Cara saya masih cara lama hehe dengan kekeluargaan, baik itu masalah perorangan maupun mencakup divisi itu sendiri. Saya terbiasa untuk tidak mendengar satu sisi saja. Jadi ketika ada konflik, saya lebih suka mengadakan rapat mendadak jika itu berhubungan dengan suatu divisi atau beberapa divisi, jadi semuanya berkumpul dan bisa saling mengeluarkan mendengar pendapat masing-masing. Kalau perorangan, cukup dengan memanggil orang tersebut keruangan saya dan dibicarakan baik-baik. Jika saya tidak bisa menyelesaikan ya dnegan kata lain saya tidak bisa mengambil keputusan, saya menyerahkan masalah tersebut kepada direktur utama atau dewan direksi. Ya begitulah kira-kira ya Frisca hehe P: hehehe baik Pak. Lalu pak, bagaimana dengan hambatan yang terjadi ketika Bapak menyampaikan informasi kepada karyawan?
N: Kalau bicara soal hambatan ya untuk saya pribadi apapun itu jangan pernah menganggap hal menjadi suatu hambatan, tapi dijadikan suatu tantangan untuk kedepannya lebih baik lagi. Hambatan atau yang menjadi kendala dalam penyampaian informasi ada beberapa jenis, misalnya ketika ada jadwal meeting namun meeting tersebut harus di batalkan dengan alasan yang sebenarnya bisa di selesaikan saat itu juga, tapi karena yang bersangkutan seperti memilah-milah informasi yang disampaikan berbeda dengan yang sebenarnya terjadi. Ada juga hambatan yang berupa kesulitan karyawan dalam mengontrol emosi, misalnya ada karyawan yang mungkin sedang ada masalah keluarga atau hal lainnya diluar pekerjaan, tanggapan karyawan atas apa yang disampaikan pasti berbeda, bisa karyawan tersebut hanya sekedar menjawab namun tidak mengerti apa yang disampaikan, bisa karyawan tersebut tidak fokus ketika kita sedang berbicara. Ya kira-kira hal semacam itu, Frisca. P: Pak, bagaimana dengan iklim yang terdapat di department hr & gpa? Apakah membawa pengaruh yang positif atau sebaliknya, membawa pengaruh yang negatif? N: hmmm tentang iklim ya, kalau Saya melihat di departement HR & GPA iklim yang tercipta membawa pengaruh yang positif bagi masing-masing karyawan ataupun pada masing-masing divisi. Saya bisa mengatakan seperti itu ya karena sejauh ini proses komunikasi antara karyawan dengan karyawan yang satu divisi dengan yang berbeda divisi tidak ada masalah namun mereka saling mendukung dan membagi hal-hal yang baru untuk diketahui oleh karyawan yang lain. Tidak ada jarak dengan kata lain tidak adanya suatu perbedaan statu sosial mapun jabatan menjadikan department HR & GPA terkenal akan suasananya yang kekeluargaan. P: ooohh begitu ya Pak hehe, baik Pak.. pertanyaan saya terakhir Pak.. saya ingin menanyakan bagaimana cara Bapak sebagai pemimpin department HR & GPA dalam mempertahankan dan juga meningkatkan kepuasan komunikasi karyawan? N: Saya sih tidak muluk-muluk. Dalam berkomunikasi intinya adalah kita bisa menyampaikan informasi dengan baik dan jelas dan juga dapat diterima oleh pendengar dengan jelas juga. Di setiap ada kesempatan saya selalu menghampiri masing-masing karyawan dan menanyakan kepada mereka apakah ada masalah
atau ada kendala, jika ada jangan ditunda-tunda, segera dikomunikasikan dengan saya. Kepuasan kita dalam berkomunikasi tidak hanya tentang fasilitas yang mendukung namun juga tergantung oleh masing-masing pribadi karyawan dan pemimpinnya. Saya kira itu saja. P: Terimakasih Bapak atas jawaban-jawaban yang telah Bapak sampaikan kepada saya, maaf bila ada pertanyaan atau tanggapan saya yang salah dan tidak berkenan di Bapak, hehehe. Semoga semua department selalu menjadi department yang berkualitas dan dapat membantu perusahaan dalam menjalankan visi dan juga misi nya ya Pak.. N: hahaha amin. Terimakasih kembali Frisca, semoga kita semua selalu sukses begitu juga dengan perusahaan ini dan juga untuk skripsi kamu.
b. Focus Group Discusion P: Selamat siang rekan-rekan semua, pada kesempatan ini kita akan melakukan wawancara group dimana saya berperan sebgai moderator dengan menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan topik skripsi saya. Pertama, saya ingin menanyakan pendapat rekan-rekan tentang jenis dan kualitas media yang digunakan pada department HR & GPA, apakah sudah mencukupi kebutuhan rekan-rekan dalam berkomunikasi dan mencukupi kebutuhan rekan-rekan sekalian dalam mengetahui informasi sehubungan dengan pekerjaan maupun tentang perusahaan? A : Media yang digunakan di kantor menurut saya sudah cukup mendukung dan dalam melaksanakan pekerjaan dan juga informasi yang saya butuhkan sejauh ini sudah terpenuhi, media-media tersebut juga bisa menjadi media informasi bagi karyawan pada department lain untuk saling mengetahui informasi di masingmasing department. Penggunaan email di kantor sudah sangat tepat, karena email lebih praktis. B: saya setuju dengan A, pendapat saya sama C: Di kantor media nya sih sudah sangat memadai kalau menurut saya D: Kalau untuk saya email adalah media yang paling cepat, akurat dan tepat untuk melaksanakan dan menyebarkan informasi ke karyawan lainnya dalam pekerjaan, tetapi itu semua harus didkung oleh kualitas internet yang ada dikantor dan sejauh ini hal tersebut sudah sangat memuaskan. F: Pendapat saya sama dengan yang lainnya, HR & GPA selalu mengupdate apapun itu yang berhubungan dengan pekerjaan baik dari kita yang sama-sama dari satu divisi maupun yang beda divisi. Kita juga bisa lihat dan selalu tahu informasi apa saja yang ada di media massa yang berhubungan dengan perusahaan dengan melalui daily resume tersebut.
P: Bagaimana dengan saudara E,G,H ? E: Jawaban saya sama seperti F, mba
G dan H : Saya setuju dengan semua pendapat yang sudah disampaikan D, F dan A mbak Frisca.
P: Baik, terimakasih. Selanjutnya saya ingin bertanya, bagaimana tentang jenis media yang rekan-rekan gunakan untuk melakukan komunikasi baik dengan atasan, sesama rekan satu divisi dan berbeda divisi dan dengan bawahan? A : Kita dikantor selalu memanfaatkan fasilitas yang ada sebaik mungkin. Email pada komputer masing-masing selalu aktif dan kalau email yang kita kirim atau kita terima kurang jelas, kita bisa langsung menelepon yang bersangkutan. Misalnya ketika saya mengirim email kepada semua karyawan Energi Mega Persada untuk mengingatkan penyetoran tabungan sibermas, jika ada karyawan yang kurang mengerti langsung dapat menelepon saya. Komunikasi ke atasan dapat melalui sekertaris, makdunya kalau sekertaris mengatakan atasan sedang available kita bisa langsung masuk keruangan beliau dan menyampaikan maksud serta tujuan kita. Dengan bawahan seperti misalnya kepada manmail (pengantar surat atau file) biasanya melalui telepon yang ada di meja security, karena mereka selalu standby disana dan kita bisa menitipkan pesan sesuai dengan kebutuhan kita. Baik email maupun phone line, kedua media ini ballance karena saling berhubungan dan saling mendukung. Ketika kita bisa menjelaskan sesuatu hal dengan pesan tertulis kita menggunakan email, namun jika ada penjelasan yang kurang di mengerti baik itu dengan rekan satu divisi maupun yang berbeda divisi kita masing-masing dapat menggunakan phone line yang tersedia. P: Bagaimana dengan rekan-rekan yang lain? Ibu C? Bapak D? C: hehehe saya sama seperti mbak A, semuanya juga pasti setuju dengan mbak A B: Iya betul, jawaban A sudah mewakili jawaban kita.
P: Lalu, bagaimana dengan aturan alran informasi dan saluran komunikasi yang diterapkan oleh bapak Budi selaku pemimpin department HR & GPA? F: Menurut saya cara Pak Budi dalam memproses informasi atau juga kinerja pada divisi sudah memenuhi standar, karena setiap divisi pasti emmpunyai kepentingan dengan pemimpin dan tidak jarang juga terjadi rebut-rebutan informasi, dengan
adanya pengaturan ini, semua informasi yang diterima dan yang mau disampaikan jadi lebih teratur dan tepat sasaran serta tepat pada waktunya. E: Saya merasa keperluan untuk divisi security seringkali menjadi yang nomor terakhir karena perusahaan lebih mementingkan divisi lain, padahal ya semua fungsi divisi sama pentingnya, dan saya menjadi tidak bebas karena wewenang dipegang oleh pemimpin, saya sih merasa ada perbedaan tingkat jabatan pekerjaan juga siapa yang lebih berkuasa dan siapa yang lebih mempunyai informasi yang istilahnya karena dia sudah lebih lama bekerja dia yang diutamakan. C: Saya lebih nyaman apabila bisa langsung melakukan komunikasi dengan atasan secara langsung dengan tatap muka, bukan hanya dengan membuat laporan kerja lalu di tandatangani atau menitipkan file pada sekertaris. Menurut saya komunikasi yang baik apabila kita bisa bertemu langsung dan melakukan pertukaran informasi secara langsung, namun juga hal ini tidak bisa dipaksakan karena kita tahu perusahaan kita bergerak di bidang minyak dan gas bumi dimana kita memiliki banyak lokasi kerja dan tidak jarang juga atasan sedang berada dilapangan. B: ahh bapak, itu hanya perasaan bapak saja, kita smeua dianggap sama kepentingannya, karena kita kan pekerjaannya saling mendukung dan berkaitan, jangan gitu dong pak, hehehe E: hahahaha iya Ibu, saya hanya mengungkapkan apa yang saya dan tim saya rasakan saja A: Betul bapak, kita smeua di pandang sama kok kepentingannya, hehehe P: hehe baik rekan-rekan sekalian, terimakasih untuk pendapat dan masukannya, kita semua bebas mengungkapkan apapun yang ingin di ungkapkan sehubungan dengan apa yang kita bahas. Selanjutnya, saya ingin bertanya pendapat rekanrekan sekalian, bagaimana tentang iklim komunikasi yang tercipta di department HR & GPA? H: Saya sudah bekerja di perusahaan ini khususnya di HR & GPA selama lebih kurang 7 tahun, dan selama waktu tersebut saya merasakan iklim yang tercipta didalam department tidak membawa pengaruh yang negatif kepada saya dan juga
kinerja saya dan tim lainnya, karena yang terlihat kita sama-sama membentuk kebiasaan dan tidak terlalu mencolok dari suatu divisi dan divisi lainnya, jadi sampai sekarang tidak pernah ada masalah. A, C, D : Saya setuju dengan pendapat bapak H. Pendapat saya sama seperti bapak. B : tunggu dulu, saya sih ngerasanya tidak sepenuhnya seperti itu ya, Mungkin iklim yang tercipta didalam depertement HR & GPA bagi karyawan tidak menimbulkan sesuatu yang negatif, tapi menurut saya hal itu berbeda dengan pekerja magang dimana ketika ada pekerja magang, yang saya lihat adalah ia terkesan di kucilkan karena sulit mengikuti keadaan kantor dengan berbedanya iklim di masing-masing divisi. Pekerja magang cenderung di pandang sebagai pekerja rendah oleh beberapa karyawan sehingga karyawan disini terkesan menarik diri dan tidak mau mengajak pekerja magang untuk bisa masuk kedalam suasana mereka. Terlihat jelas adanya jarak antara karyawan dan pekerja magang. A: Tapi mungkin itu terjadi karena mereka tergolong baru dan biasanya mereka tidak terlalu lama melaksanakan magang di department kita pak, jadi mereka belum sempat untuk beradaptasi. P: Selanjutnya bagaimana dengan program-program perusahaan yang dibuat untuk mendukung karyawan untuk berkomunikasi dengan sejawat? D: Family gathering yang diadakan perusahaan sangat bermanfaat, karena disini kita bisa merefresh pikiran sejenak dengan dapat bertemu langsung dengan karyawan lainnya dan juga dengan atasan. Tapi ketika kita dihadapkan oleh yang namanya deadline pekerjaan, hal ini bisa menjadi penghalang dan penghambat untuk kita menghadiri acara-acara tersebut karena kita terpaksa untuk menyelesaikan pekerjaan kita. A: Salah satu kegiatan pekan kesehatan dan keselamatan kerja dan lingkungan adalah dengan di adakannya seminar, disini kita bisa berkumpul dengan karyawan lainnya, melakukan sharing dengan pakar, dan mendapatkan informasi tentang lingkungan dan keselamatan kerja. Misalnya juga pada saat acara donor darah, selain kita bisa menyumbangkan darah kita, kita juga dapat bertemu dengan
atasan-atasan yang kebetulan hadir dan juga dengan karyawan lainnya. Hal-hal seperti ini dapat membalikkan semangat kita untuk bekerja lagi. P: baiklah rekan-rekan sekalian, saya lanjutkan dengan membahas tentang hambatan-hambatan apa saja yang rekan-rekan alami dalam penggunaan media untuk berkomunikasi dan proses komunikasi yang rekan-rekan lakukan baik dengan atasan, sesama rekan, dan dengan bawahan? A: kalau saya sih sejauh ini belum ada hambatan yang gimana-gimana, paling kalau tiba-tiba kantor mati lampu ya walaupun cuma beberapa detik tapi kalau file yang di ketik atau yang mau di send belum ke-save, disitu aja keluhan yang saya rasakan, dan itu sangat jarang terjadi. B: kalau saya sih mba, hambatannya ketika sedang meeting karena saya bukan tipe orang yang bisa ngomong di forum dengan banyak orang, jadinya grogi gugup dan kadang jadi berantakan ngomongnya hehehe C: saya lain lagi, saya kadang merasa banyak karyawan yang susah mengontrol emosi mereka ketika dalam pekerjaan, informasi yang diberikan dan yang diterima menjadi tidak maksimal karena mereka banyak yang terpengaruh dnegan suasana hatinya dan kurang profesional dalam bekerja D: kalau saya sih mba, sejauh ini belum ada merasakan hambatan atau kendala, sejauh ini semua kegiatan masih berjalan dengan lancar E: saya sependapat dengan C, dimana kita dituntut untuk memiliki kepekaan yang tinggi ketika berhdapan dengan berbagai karakter yang ada didalam kantor, karena tidak semua orang mempunyai emosi yang sama setiap saat dan tidak semuanya bisa bersikap profesional, jadi emosi merupakan hambatan yang sejauh ini saya rasakan dalam berkomunikasi dengan karyawan-karyawan tertentu. F: saya juga sama seperti B, dimana saya cenderung lebih nyaman berkomunikasi dengan fokus pada satu atau beberapa orang saja, kalau sudah masuk pada forum, saya akan gugup dan bisa blank tiba-tiba, hehehe G: hambatan yang saya rasakan sejauh ini tidak terlalu berpengaruh dalam pekerjaan saya, hanya saja ketika ada anggota divisi saya atau divisi lain yang sedang dilapangan dan susah untuk di hubungi, waktu yang terbuang untuk menunggu konfirmasi atau menunggu jawaban atas apa yang ditanyakan, agak sedikit lama dari yang biasanya, karena ya masalah sinyal dan kesibukan mendadak yang serng terjadi ketika kita dilapangan, hehehe
H: kadang penyampaian informasi dari bawahan atau dari rekan divisi yang sama maupun yang lain tidak sama dengan kenyataan yang ada, terkadang ada karyawan yang membuat seolah-olah keadaan baik-baik saja, padahal kenyataannya ada masalah dan harus dipecahkan bersama-sama, tapi ya hal itu jarang terjadi, Cuma kalau sering-sering dan menjadi terbiasa, nanti yang ada program kerja bisa menjadi kacau dan tidak berjalan sesuai dengan rencana.
P: Terimakasih untuk semua pendapat rekan-rekan. Pertanyaan terakhir yang ingin saya tanyakan adalah bagaimana pendapat rekan-rekan semua tentang kepuasan komunikasi rekan-rekan sekalian secara keseluruhan baik dalam penggunaan media-medianya maupun dengan anggota karyawan lainnya serta atasan? A: Saya puas dengan komunikasi yang tercipta dikantor baik dalam penggunaan media maupun dengan atasan dan karyawan. B dan C : sama seperti A, saya merasa puas,bisa terlihat dari kinerja divisi yang jarang sekali mengalami masalah atau kendala D: Saya merasa puas dan department HR & GPA harus dapat mempertahankan hubungan erat yang terjalin pada anggota-anggotanya begitu juga dengan department lain. E: tentunya saya merasa puas F: Saya juga dong, kepuasan saya menjadikan saya selalu bersemangat kerja, hehehe G: Saya cukup puas mba Frisca, hehe H: Sama dnegan yang lainnya, saya merasa puas dan senang berada dalam department HR & GPA ini, hehehe P: Wah... terimakasih untuk rekan-rekan semua atas jawaban-jawaban dan kesediaannya dalam mengikuti dan mendukung siskusi grup ini, semoga department HR & GPA semakin solid begitu juga dengan department lainnya sehingga kita bisa menjalankan visi dan misi peruusahaan dengan maksimal.
