Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen Datum: 18 mei 2015 Tijd: 14:00 uur – 16:30 uur Locatie: gemeentehuis Lochem, Verwolde/Ampsen Aanwezigen; Gem. Lochem (voorzitter) Gem. Lochem Adviesbureau Tim Robbe Gemeente Lochem/Zutphen Gemeente Lochem Zorggroep St Maarten
De heer
Gert Jansen
Mevrouw De heer
Marleen Oltvoort Tim Robbe
Mevrouw
Suna Kavak
Mevrouw Mevrouw
Freya Newton Ans Lensink
SZMK/ Hoge Weide/ Thuiszorg Marga Klompé Zorgboerderij ‘t Heuvel Zozijn
Mevrouw
Wenke Eijkelkamp
De heer
Jacco Korenblik
De heer
Henk Loman
Trajectum Humanitas DMH Zes op Maat
Mevrouw Mevrouw De heer
Netty Witmer Martine van de Voorde Rogier Lindenberg
De Lichtenvoorde Wmo Raad Lochem Cooperatie Zorgnetwerk op Maat Stichting welzijn Lochem Stichting Perspectief Zutphen
De heer De heer Mevrouw
Jeroen Stevens Maarten Hoek Gwendolin Vrooland
De heer
Bram Buiting
De heer
Daniel Hes
1
Gasten/sprekers: Peter van Dalen, gemeente Lochem, Jeannette ’t Hoen, gemeente Zutphen, Bert van der Laan, gemeente Zutphen Agendapunten: 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. De deelnemers van de volgende organisaties hebben zich voor vandaag afgemeld of waren niet aanwezig: Andreas Noordam, Angela Scholten, Karin Buwalda, Erik de Groot, Jelly Hamberg, Frans Kamsteeg, Daisy Janssen, Mark Schuitemaker, Angela Scholten, Rick van Aalten, Dinie Roeterdink, Corry Giesen 2. Mededelingen -
-
-
Vandaag nemen de 2 grote aanbieders van algemene oplossingen deel aan het Fysiek overleg. Vanuit Perspectief Zutphen neemt de heer Daniel Hes, controller, deel aan het overleg en vanuit Stichting welzijn Lochem neemt de heer Bram Buiting als waarnemend directeur, deel aan het overleg. Wenke Eijkelkamp van SZ Marga Klompe neemt vanaf heden deel aan het Fysiek overleg ter vervanging van Marcel Duvigneau. Wenke stelt zich kort voor. Mevrouw Sandra Krijgsman, deelnemer virtuele overlegtafel heeft een vraag over de kwaliteitseisen m.b.t. de BIG registratie en de SJK-registratie. Deze vraag zal worden voorgelegd aan de werkgroep kwaliteit. Het antwoord zal in een volgend overleg worden teruggekoppeld. Zowel vanuit de fysieke en virtuele overlegtafel komen er vragen binnen over het tarief en maximaal aanbod van respijtzorg . Gert geeft hier antwoord op. Het tarief is vastgesteld op € 162,84. Dit bedrag is opgebouwd uit 3 uur H300 (3x €44,27) en 1x Z996 (€30,03). Respijtzorg mag maximaal 3 etmalen achtereen aangeboden worden.
3. Vaststellen notulen vorige vergadering 30 maart 2015. Notulen worden vastgesteld zonder wijzigingen. 4. Presentatie project talent Jeannette ’t Hoen, Beleidsmedewerker Participatie, gemeente Zutphen en Bert van der Laan, adviseur Gemeente Zutphen stellen Project Talent voor. - Project Talent is opgezet met als doel om burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt te mobiliseren en mee te laten participeren in de maatschappij. Het aanbod dient laagdrempelig te zijn en moet leiden tot ontdekking/ontwikkeling van eigen kwaliteiten en talenten van deelnemers. Hierdoor voorkomen we isolement en verwaarlozing en leren deelnemers opnieuw om contacten te leggen en netwerken op te bouwen. Hiervoor is de hulp van organisaties nodig zodat deze burgers een plek hebben waar ze zich kunnen ontwikkelen en meedoen. Deze doelgroep behoeft een beperkte mate van begeleiding die in overleg met de consulent van het Plein besproken kan worden. Bert van de Laan zou graag in contact willen komen met organisaties die hieraan willen meewerken.
2
5. Algemene oplossingen De aanbieders van algemene oplossingen hebben zich aan het begin van het overleg in persoon voorgesteld. Ze krijgen de mogelijkheid om iets te vertellen over hun organisatie waarna Gert de vraag hoe te komen tot samenwerking voorlegt aan de aanwezigen. Daniel Hes neemt het woord en vertelt over Perspectief en het aanbod aan algemene oplossingen. Perspectief is in 2010 ontstaan uit een fusie van onder meer maatschappelijk werk, Opbouwwerkers en ouderenzorg. Een nieuwe functie die hieruit is ontstaan is die van de sociaal werker. De sociaal werker bevindt zich binnen een wijkteam. Perspectief heeft een vrijwilligerscentrale en is eigenaar van een aantal projecten zoals: -
Maaltijdservice, Mantelzorg ondersteuningsdiensten We helpen.nl (vraag en aanbodsite) Buurtservice Jongeren straatcoach en bieden daarnaast Voor- en vroegschoolse educatie aan
Met de gemeente Zutphen heeft Perspectief een subsidierelatie, meerdere jaren via lump-sum verdeling. In samenwerking met de gemeente is Perspectief momenteel bezig om toegang vorm te geven. Perspectief neemt deel aan de fysieke overlegtafels om te zoeken naar verbindingen met maatwerkdiensten. Bram Buiting van Stichting Welzijn Lochem geeft een korte inleiding in wie SWL isen wat zij doen. Binnen SWL zijn 350 vrijwilligers betrokken die in het brede kader van zorg en welzijn actief zijn. Ze werken voornamelijk op het preventieve veld. SWL heeft ook een subsidie relatie met de gemeente. Zij vragen jaarlijks subsidie aan. Het aanbod is te vergelijken met de diensten die Perspectief biedt binnen gemeente Zutphen zij het dat de benaming anders is. Ze hebben een goed zicht op de burger en zijn snel vindbaar. Na het voorstellen legt Gert de aanwezigen voor hoe we met elkaar kunnen zorgen voor een verschuiving van maatwerkdiensten naar algemene oplossingen. Hoe kunnen we elkaar vinden en versterken? -
Daniel geeft aan dat er al veel in ontwikkeling is. Preventie en vroeg-signalering is hierin een hot item. Het vroegtijdig signaleren van zorgvragen en problemen voorkomt maatwerk op den duur.
-
Rogier geeft aan dat samenwerking bemoeilijkt wordt door beleidsregels
-
Vanuit de virtuele deelnemers die als toehoorder aanwezig zijn wordt gevraagd waar de verbinding is met CJG als het gaat om vroeg-signalering. Er wordt in eerste instantie gereageerd op deze vraag maar de voorzitter geeft aan dat we deze vraag intern zullen doorspelen naar de bevoegde persoon. De fysieke tafel is niet het juiste instrument hiervoor.
3
Vanuit een casus voorbeeld wordt de discussie voortgezet over een samenspel van maatwerk en algemene oplossingen. Er wordt een case neergelegd: vrouw 18 jaar, werkeloos, met schulden wil weer naar school. Probleem is dat ze geen recht heeft op studiefinanciering omdat ze een lening heeft en hierdoor kan ze niet naar school en heeft minder kans op participatie op de arbeidsmarkt. Hoe kunnen we haar begeleiden en toeleiden naar de juiste hulpverlener? Wie neemt de regie? -
Er is veel bureaucratie , verbindingen zijn niet aanwezig er wordt veel doorgestuurd maar er komen geen uitspraken of oplossingen. De verbinding naar gebiedsteam/toegang is nog niet goed geregeld. Er is ook geen verbinding tussen maatwerk en algemene oplossingen. Gebiedsteam heeft hierin een belangrijke rol maar deze rol wordt nog niet goed opgepakt.
-
Er is een verschil tussen Zutphen en Lochem. In Zutphen werkt gebiedsteam beter dan in Lochem. Dit komt voornamelijk omdat Zutphen al langer bezig is met gebiedsteams waarin de taken duidelijk zijn gekaderd. Peter van Dalen geeft aan dat we in Lochem in de beginfase zitten waardoor een aantal zaken nog goed ingekaderd moet worden. Belangrijk is dat aanbieders en wijkteams elkaar moeten blijven opzoeken.
-
Er moet een snelle interactie komen bij moeilijke cases. Deze dienen ontrafeld te worden en dan dient de juiste partij en de juiste oplossing ingezet te worden. Hierbij is het belangrijk dat we allen dezelfde taal spreken.
-
Gert stelt voor om cases die vragen om meer samenwerking voor te leggen aan het gebiedsteam om processen beter op elkaar af te stemmen. Tim geeft naar aanleiding van deze discussie aan dat we toeleiding in de contracten uiteindelijk moeten aanpassen.
Rogier legt een tweede casus voor ter discussie als het gaat om de samenwerking zoeken met of verschuiven richting algemene oplossingen; Buurtservice biedt vanuit algemene oplossingen diensten aan tegen een kleine vergoeding. Het kostenaspect is voor cliënten een bezwaar om hier gebruik van te maken, ze kiezen dan liever voor een maatwerkoplossing uit de Wmo. -
Bram reageert hierop dat bij het aanbod van algemene oplossingen ook betaalde krachten betrokken zijn en dat er daarom een kleine vergoeding wordt gevraagd. Maar kan zich vinden in de oplossing van betaling door gemeente voor gebruik van algemene oplossingen
-
Tim geeft aan dat de gemeente juist wil toewerken naar algemene oplossingen ten koste van maatwerkvoorzieningen. Welke oplossingen hebben we hiervoor?
-
Daniel geeft aan dat begeleiding teruggeschroefd kan worden. Peter geeft aan om aanbod laagdrempelig in te zetten. Freya vraagt de aanwezigen of er zorgtaken zijn die vanuit de algemene oplossingen kunnen worden opgelost Zijn er initiatieven hiervoor?
Gert stelt voor om dit onderwerp terug te laten komen in het volgend overleg met het verzoek of de aanwezigen alvast willen nadenken over hetgeen zij aan oplossingen hebben om een verschuiving te maken van maatwerk naar algemene oplossingen (shared services Tim). 6. Subsidiecriteria algemene oplossingen
4
Gert geeft aan dat we de subsidiecriteria en het collegevoorstel Zutphen hebben doorgestuurd zodat de deelnemers op de hoogte zijn van de inhoud. Maarten vraagt of deze criteria ook voor gemeente Lochem gelden. Gert geeft aan dat dit het geval is. De deelnemers hebben geen vragen over de stukken. 7. Plan van aanpak werkgroep Vernieuwingsplatform De deelnemers hebben een concept Plan van aanpak werkgroep vernieuwingsplatform ontvangen om in te lezen. Deze werkgroep is in het vorige fysiek overleg opgestart en in dit overleg zou er een plan van aanpak worden ingediend. Suna geeft uitleg aan het plan en wat de verwachting is aan de deelnemers. Het plan heeft twee doelen; enerzijds willen we een digitaal platform opzetten waar aanbieders elkaar kunnen vinden en daarnaast willen we samen een methode ontwikkelen om de transformatie in beeld te brengen. Er zijn geen op- of aanmerkingen over het concept plan. De gemeente is bezig om de werkgroep te vormen. Leden van de fysieke overlegtafel hadden zich al gemeld, er zijn een drietal burgerinitiatieven uitgenodigd voor deelname en vanuit de virtuele tafel biedt stichting Philadelphia zich aan om deel te nemen aan de werkgroep. Er wordt afgesproken dat de werkgroep maximaal uit 10 personen dient te bestaan. Voortgang terugkoppelen in volgend werkoverleg. 8. Terugkoppeling van de werkgroepen: Werkgroep Kwaliteit en Monitoring: Vraagpunten: -
-
-
-
Hoe gaan we kwaliteit toetsen? Voorstel is om te auditen m.b.v. een protocol challenge list. Middels deze lijst wordt een aantal onderwerpen over de kwaliteitsborging in kaart gebracht zoals , personeelsplan, diploma’s, klachtenprocedure, verzekeringen etc. Er zal worden gestreefd naar een termijnstelling mocht je nu nog niet voldoen aan de audit Deze termijn dient in de werkgroep besproken en vastgesteld te worden. In het volgend fysieke overleg zal er een opzet worden aangeleverd voor kwaliteitstoetsing. Peter geeft als tip mee dat in Twente wordt gewerkt met ‘de menselijke maat’ . Deze gaat in op de bijdrage aan de transformatie doelen. Dit is al een ontwikkeld en geijkt auditmiddel. We moeten geen nieuwe wielen uitvinden. Er wordt een vraag gesteld of je cliënten mag inzetten voor toetsing aan de kwaliteitscriteria. Peter geeft aan dat vanuit het keukentafel gesprek toegang wordt besproken en gemeten. Dit kunnen we bespreken in het volgend fysiek overleg. Aanwezigen geven aan dat er niet dubbel ge-audit hoeft te worden. Als je al in bezit bent van een certificaat dan betekent dit dat je voldoen aan de kwaliteitseisen. Een tevredenheidsonderzoek is belangrijk. Ook hier dient naar gekeken te worden. Marleen legt dit terug in de uitvoering.
9. Personeel/communicatie: geen bijzonderheden 10. Communicatie: geen bijzonderheden
5
11. Rondvraag; geen vragen 12. Sluiting : Gert dankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actiepuntenlijst fysieke overlegtafel van 18 mei 2015
Datum Onderwerp
Actie
Wie
Termijn
S. Kavak
29-06-15
1. 18-0515
Voortgang werkgroep Vernieuwingsplatform
Deelnemers werkgroep bekend.
2. 30-0315
Dossierovergang van cliënten.
Steekproef nemen van cliënten die zijn overgegaan.
Eerste bijeenkomst plannen.
G. Jansen 29-06-15
Zutphen berichten dat hier behoefte aan is. 3. 30-0315
Terugkomen op de mail van Procesbeschrijving i.s.m. team Zorg. Sutfene, over hoe de gemeente omgaat met respijtzorg.
G. Jansen 29-06-15
4.
Werkgroep kwaliteit gaat de meting van kwaliteit bespreken.
Auditmiddel ontwikkelen, termijnen om te voldoen aan kwaliteitseis bespreken
M. Oltvoort
29-0615
5.
Overzicht van het aanbod van organisaties.
Het opzetten van een M. etalage/dienstencatalogus/productenlijst Oltvoort oppakken.
19-0615
6.
Atsje Rol- Boersma is rondom de calamiteiten in overleg.
Binnen de gemeente in overleg gaan met G. Jansen 29-06team Jeugd om samenwerking te zoeken 15
6
