Totaallijst taken fusiedossier

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

Gereed

Beh

Beh2 tekst

Vragen/uitvoeren

1

ADM Bekendmaken bestuur bank

01-01-13 01-06-13

PW

Verantwoordelijken wijzigen na de inschrijving bij de KVK Verantwoordelijken wijzigen na oprichtingsvergadering, na de notaris (eventueel)

2

ADM Bekendmaken bestuur KVK

01-01-13 01-06-13

PW

3

ADM Bestuur aanwijzen voor KNBB 01-01-13 02-06-13

EH

PN

Schrijven maken ter informatie van de KNBB, de Vereniging Carambole, het Gewest

Uitgevoerd

4

ADM Carambole informeren

01-01-13 09-02-13

EH

PN

Schrijven maken ter informatie van de KNBB, de Vereniging Carambole, het Gewest

Uitgevoerd

5

ADM Ereleden, leden van verdienste

01-01-13 23-04-13

LW

5

ADM Ereleden, leden van verdienste

01-01-13 01-06-13

6

ADM Gewest informeren

01-01-13 09-02-13

EH

7

ADM Herzien besluitenlijst

01-01-13 23-04-13

LW

8

ADM Historisch archief

01-01-13

Probeer vast te leggen welke zaken van belang zijn geweest voor de beide districten. Is het handig een archivaris te benoemen naast een secretaris? Misschien op tijdelijke basis?

9

ADM Huishoudelijk reglement

01-01-13 01-06-13

Ga na welke districtsbesluiten of regelingen er zijn die van belang zijn voor een nieuw district. Deze samenvoegen in een huishoudelijk reglement dat bij bestuursbesluit (DB) kan worden aangepast.

Verzamelen en administreren tbv historisch archief. De verzameling is gemaakt door Laurens. Wat willen we hier verder mee doen? Uitnodigen voor vergaderingen?

PN

Voorstel is deze bij de historie te laten en geen deel uit te laten maken van het nieuwe district. Uitzondering geldt voor financiële verplichtingen.

Schrijven maken ter informatie van de KNBB, de Vereniging Carambole, het Gewest Ga na welke districtsbesluiten of regelingen er zijn die van belang zijn voor een nieuw district. Deze samenvoegen in een huishoudelijk reglement dat bij bestuursbesluit (DB) kan worden aangepast.

Laurens heeft van AO de zaken verzameld. Ze zijn nog niet beoordeeld. Van ZAW staan ze op de site.

Besluiten worden op de website gepubliceerd. Er is nog geen noodzaak voor een huishoudelijk reglement aanghetoond

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

Gereed

Beh

01-01-13 01-06-13

11 ADM Leden overschrijven

01-01-13 01-06-13

Hoe gaat de ledenadministratie hiermee om?

12 ADM Naam district bekendmaken

01-01-13 25-03-13 Allen

Bepaalt het interimbestuur de naam?

13 ADM Oprichtingsvergadering beleggen

01-01-13 01-06-13

De oprichtingsvergadering is niet gelijktijdig de opheffingsvergadering van de districten

Er hoeft geen sprake te zijn van een opheffingsvergadering. De notulen van de vergadering in december zijn voldoende argument voor opheffing.

13 ADM Opheffen vereniging

01-01-13

Wordt gedaan door een ledenvergadering. Is dat gedaan en besloten in de vorige ledenvergadering?

Het besluit is genomen in december 2013. Het moet administratief worden afgehandeld.

14 ADM Statuten publiceren

01-01-13 25-03-13

14 ADM Statuten publiceren

01-01-13 01-06-13

We volgen het landelijk model. Hierop wordt gewacht. Een notariële wijziging kan niet landelijk worden meegenomen. Hiervoor moeten we naar de notaris.

15

ARB

Arbiteropleiding begroten

01-01-13 15-01-13

AVE

Is gereed

16

ARB

Registreren arbiters, lid maken

01-01-13 01-06-13

AVE

AK is in overleg.

17

ARB

Verrekenen vergoeding AV

01-01-13 15-01-13

PW

JK

Is gereed

18

ARB

Wijzigen beschrijving KVK

01-01-13 01-06-14

PW

DB

Misschien moet de naam, titel of doelstelling van de vereniging worden aangepast. Ter beoordeling aan de AVE.

19 BEST

Bestuur: aftreden en opvolgen

01-01-13 01-06-13 Allen

Wordt gedaan op de oprichtingsvergadering. Vooraf verkiezing bekend maken

20 BEST

Jaarvergadering

01-01-13 01-06-13 Allen

21 BEST

Vergaderlocaties en data

01-01-13 01-06-13

PW

01-01-13

LW

Samenvallen met oprichtingsvergadering. Thematisch. Rekening houden met 36 verenigingen, ereleden, lokaliteithouders etc. 100 man? Vastleggen wat we willen bewaren en misschien hoe en hoelang

COM Archief maken en beheren

EH

Vragen/uitvoeren

10 ADM Inschrijven KVK (of herschrijven)

8

PW

Beh2 tekst

PN

Kan na de oprichtingsvergadering. Daarin wordt het Het is mogelijk om de beschrijving van de vereninging aan te passen, bestuur formeel benoemd. evenals de bestuurders. Aanpassing van de statuten vergt een gang naar de notaris. Alle leden zijn overgeschreven naar het nieuwe district 125 Noord-Holland Midden De naam is gegeven en besloten op de vergadering van 25-3. Het wordt District Noord-Holland Midden, afgekort tot N-H M of NHM.

Buiten het breik van het districtsbestuur

Peter en Piet gaan op zoek

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

Gereed

Beh

Beh2 tekst

Vragen/uitvoeren

23 COM Communicatiebeleid

01-01-13

LW

EH

Welke zaken willen we communiceren en aan wie. Wat is daar voor nodig? Wie kan dat doen?

24 COM Publiceren notulen

01-01-13

LW

SEC

Gaan we een (uittreksel) van alle notulenen publiceren. Transparantie?

De verplichting maakt deel uit van de statuten. Verder ook andere belangrijke stukken.

25 COM Redactie vormen

01-01-13 01-04-14

LW

EH

Wie gaat wat publiceren?

Laurens vormt de redactie

26 COM Website beheren

01-01-13 01-04-14

LW

EH

27 COM Website bouwen

01-01-13 1-6-2013

EH

Moet een nieuw domein komen.

28 COM Welke middelen gebruiken

01-01-13 01-06-13

EH

29 TEAM 2 op 1 avond principe: kan dat ivm tussentijdse verhoging-verlaging?

10-01-13 26-03-13

KP

Bij voorkeur een CMS waarin betrokkenen kunnen Is geregeld. schrijven, Functies Is belangrijk voor de teamcompetitie. Er zijn vragen We zijn als district vrij in de keuze. gesteld of dit wel reglementair is, met name bij de aanpassing van de moyennes halverwege het seizoen. Als dit reglementair (te maken) is kan dit voor de teamcompetitie een uitkomst zijn.

30 TEAM Afhandeling finales

01-01-13 26-03-13

KP

Finales verdelen en bekend maken

31 TEAM Afhandeling wedstrijden

01-01-13 26-03-13

KP

Plan is alles samen te voegen en twee secties te houden. Later kijken of er naar 1 kan. Heeft te maken met '2 op 1 avond principe'

32 TEAM Beleid bepalen

01-01-13

EH

Beleid op hoofdlijnen uitzetten: wat willen we het komende jaar doen? Van daaruit ook de disciplines beschrijven.

33 TEAM Combineren teamwedstrijden 01-01-13 26-03-13

KP

Voorbereidingen worden getroffen. Gereed voor nieuwe seizoen.

34 TEAM Plannen seizoen 2013-2014

01-01-13 01-06-13

KP

35 TEAM Regelen prijzen

01-01-13 26-03-13

KP

36

FIN

01-01-13 26-03-13

PW

JK

37

FIN

Afsluitende verantwoording financiën district na 30-6 Bekendmaken restant bedrag rekeningen

Voorbereidingen worden getroffen. Gereed voor nieuwe seizoen. Aangeven welke prijzen nodig zijn. Overleg met Teun (regelt zaken voor PK) Hiervoor is het scenario bekend.

01-01-13 26-03-13

PW

JK

De bedragen worden bekend. Bestemming kiezen.

38

FIN

Bekendmaken/begroten bestuurskosten

01-01-13 26-03-13

PW

JK

Zit in het begrotingspakket

Laurens vormt de redactie Is geregeld.

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

Gereed

Beh

Beh2 tekst

39

FIN

Beleid bepalen

01-01-13

PW

40

FIN

01-01-13 01-06-13

PW

JK

41

FIN

Bepalen vergoedingen bestuur Boetes en heffingen

01-01-13 16-12-13

PW

JK

42

FIN

Gelijkmakende storting rekeningen

01-01-13 02-01-13

PW

JK

43

FIN

Openen rekening

01-01-13 01-01-13

PW

Verantwoordelijken wijzigen na oprichting, notaris en KVK

44

FIN

Openen spaarrekening

01-01-13 01-01-13

PW

Verantwoordelijken wijzigen na oprichting, notaris en KVK

45

FIN

Opstellen begroting 2012

01-01-13 15-01-13

PW

JK

46

FIN

Publiceren contributie

17-12-12 15-01-13

PW

JK

47

FIN

Sponsor gelden (na inning 50 % naar NHM ?)

01-01-13

PW

JK

48

FIN

Sponsoring

01-01-13

PW

49

FIN

Vergoeding bestuur km. €0,30/km

01-01-13 01-06-13

PW

JK

Maak voorstel alle bestuursvergoedingen

50

FIN

Vergoeding bestuur middelen 01-01-13 01-06-13 (computer, telefonie)

PW

JK

Maak voorstel alle bestuursvergoedingen

51

FIN

01-01-13 01-06-13

PW

JK

Maak voorstel alle bestuursvergoedingen

52

FIN

01-01-13 01-06-13

PW

JK

Maak voorstel alle bestuursvergoedingen

53

OVG

Vergoeding bestuur, structureel, incidenteel Vergoeding vertrekkende bestuursleden (€7,-/jaar) Afsluitende vergadering district

01-01-13 16-12-13

PN

EH

De oprichtingsvergadering is gelijktijdig de opheffingsvergadering van de districten

54

OVG

Afsluiting voor bestuur (aardigheidje)

01-01-13 01-06-13

EH

De oude besturen nemen afscheid. Hier iets mee doen?

55

OVG

Beleid bepalen

01-01-13

EH

Beleid op hoofdlijnen uitzetten: wat willen we het komende jaar doen? Van daaruit ook de disciplines beschrijven.

56

OVG

Bestuur benoemen

01-01-13 01-06-13

Vragen/uitvoeren

Beleid op hoofdlijnen uitzetten: wat willen we het komende jaar doen? Van daaruit ook de disciplines beschrijven.

Worden overgenomen naar nwe district

Is ter vegradering geweest. Strikt handhaven.

Is gedaan. 2013 wordt aangevangen met nwe bedragen

Wat gaat een sponsorbedrag worden? Wat krijgt men er voor?

Op de oprichtingsvergadering.

Hiervoor worden de oude normen gehanteerd per voormalig district.

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

Gereed

Beh

Beh2 tekst

Vragen/uitvoeren

57

OVG

Bestuursleden vragen

01-01-13 01-06-13

Verkiezing uitschrijven vóór de oprichtingsvergadering. Taken bekendmaken.

58

OVG

C Don Coupe ( ZW)

01-01-13 01-06-13

Zie historisch archief

59

OVG

Heeft nieuw bestuur middelen nodig

01-01-13

ALL

Inventariseer de middelen die je echt nodig hebt voor je functie. In hoeverre is hierin voorzien?

60

OVG

Jeugbeleid uitzetten

01-01-13 01-06-13

BL

Willen we iets met de junioren. Richten we ons op de jonge senioren?

Vooralsnog wordt geen beleid uitgezet rond de jeugd.

61

OVG

Maak een taakbeschrijving

15-01-13

Allen

Als we nieuwe bestuursleden zoeken moeten we kunnen vertellen wat hun te wachten staat. In het algemeen ook goed om eens te laten zien wat we nu eigenlijk doen voor de leden.

Laurens heeft voorstellen gemaakt van functies binnen de KNLTB.

62

OVG

Moet er sprake zijn van een dagelijks bestuur?

01-01-13 23-04-13 Allen

Om zaken snel en eenvoudig te kunnen afhandelen is het niet nodig altijd een volledige vergadering te beleggen. Hoe zien we dit anders. Kan dat ook digitaal?

Beslissingen kunnen tussen vergaderingen in worden genomen door de voorzitter met de penningmeester en/of secretaris. Zij informeren de overige bestuursleden. Er vindt evaluatie plaats bij een volgende bestuursvergadering.

63

OVG

Vervanging bestuursleden regelen

01-01-13 05-05-14

Wie kan wiens plaats innemen?

Noodzaak hiertoe is eerder van belang gebeleken dan voorzien. Is voortdurend onderwerp van bespreking. Lost goed op. Afdoen.

64

PK

Afhandeling finales

01-01-13 01-06-13

TJ

FB

Indeling is gemaakt

65

PK

Afhandeling wedstrijden

01-01-13 01-01-13

TJ

FB

Verdeling wordt gemaakt. Verenigingen mogen hierop inschrijven. Voorwedstrijden geen probleem. Finales ook niet.

66

PK

Beleid bepalen

01-01-13

TJ

EH

Een hoofdlijn uitzetten: wat willen we het komende jaar doen? Ook vanuit de onderliggende disciplines beschrijven.

67

PK

Combineren voorwedstrijden

01-01-13 01-01-13

TJ

FB

Is in voorbereiding. Geen probleem verwacht.

Zal worden uitgevoerd

68

PK

Online inschrijven?

01-01-13 20-01-13

TJ

Er is nu een wijze van inschrijving door Teun gemaakt. Sluit dat goed aan bij de administratie of willen we een digitale aanmelding via de website? Wordt voorlopig niet gedaan ivm privacy en bestaande structuur.

Voorlopig niet uitvoeren

Indeling wordt gemaakt.

Totaallijst taken fusiedossier Cat

Taak

Invoer

69

PK

Plannen seizoen 2013-2014

01-01-13 01-01-13

TJ

FB

70

PK

01-01-13

TJ

FB

71

PK

Presentie bij finales, bloemen etc Presentie bij finales, wie doet wat en wanneer

01-01-13

TJ

FB

72

PK

Regelen prijzen

01-01-13 26-03-13

TJ

73

PK

Samenstellen ranglijst 20132014

01-01-13 05-05-14

TJ

74

OVG

Bestellen vlaggen

25-03-13 05-05-14

PW

75

OVG

Rookbeleid

26-03-13 26-03-13

TJ

76 COM Websites opzeggen

23-04-13

Gereed

Beh

Beh2 tekst

Vragen/uitvoeren

Gezamenlijke actie van Teun en Freek. Geen Indeling wordt gemaakt. probleem verwacht. Wat gaan we doen, wie doet dat en hoe? Maak een (herzien) voorstel Wat gaan we doen, wie doet dat en hoe? Bestuursleden aanwezig bij finales? Wat oen we met reserves? Beloning van organiserende vereniging? Tean neemt contact op met Ad Klein

Contact is geweest.

FB

Is in voorbereiding

Indeling wordt gemaakt. Wordt opgeschoven ivm herstructurering.

KP

Is inventarisatie gedaan. Moeten nieuwe vlaggen komen per lokaal. Wat doen we met lokalen waar gerookt wordt

Binnen een jaar na de oprichting worden de domeinen opgezegd.

We kunnen niet handelend optreden. Wel waarschuwen bij PK, Team. Als dit in een lokaal wordt gehouden waar gerookt wordt zullen we dat vermelden op de uitnodiging. Ook aangeven dat er in nadrukkelijk overleg met de WL gespeeld wordt. Als er gerookt wordt (daadwerkelijk) bestaat er een klachtmogelijkheid bij het districtsbestuur. Als een wedstrijd niet kon worden (uit)gespeeld wordt het thuisspelende team hiervoor aangesproken. Een sanctie kan een verloren wedstrijd zijn.