Topprioriteiten CIO-IT Bedrijf 2014 Onderstaand de topprioriteiten van I-Projecten ingegeven vanuit de organisatie door de CIO en het IT Bedrijf.
De capaciteit die het IT Bedrijf te besteden heeft kan grofweg worden opgedeeld in twee typen. Eerste type capaciteit is benodigd voor het exploiteren van de bestaande technische en applicatie-infrastructuur. Het tweede type bestaat uit capaciteit die benut kan worden voor projecten, adviezen vanuit de aanbod- (IT Bedrijf) en/ of vraagkant (de organisatie). Het invullen van het tweede type capaciteit in het IT Bedrijf vindt plaats op twee manieren: 1. Op basis van afspraken die worden gemaakt met de CIO. De CIO maakt een prioritering van vraagstukken die vanuit de programma’s worden aangedragen en daarvoor wordt benodigde capaciteit van het IT Bedrijf vastgesteld voor deze geprioriteerde projecten (voor zover dit overeenkomt met de beschikbare capaciteit). De lijst met top prioriteiten met daarbij de daadwerkelijke beschikbaar gestelde tijd wordt door de CIO ter besluitvorming aangeboden aan het DirecteurenBeraad. 2. Wensen /vragen die gedurende een jaar opkomen kunnen zo mogelijk uit de extra beschikbaar gestelde capaciteit van het IT Bedrijf worden gehaald, maar deze capaciteit is beperkt. IT Bedrijf gaat zelf over besteding van deze uren. Bij conflict met de programma’s bij besteding van deze uren wordt een beslissing opgehaald bij de CIO-Adviesraad.
1
1. Ondersteuning organisatieontwikkeling IT moet ondersteunend zijn aan organisatieontwikkeling. Er zal een flexibele invulling worden gegeven aan onze IT Infrastructuur. Onderstaand figuur geeft aan waar IT moet ondersteunen.
Om de gemeentelijke IT Infrastructuur up-to-date te houden en aan te kunnen blijven sluiten bij ontwikkelingen die onze gemeente inzet (denk aan samenwerkingsverbanden die we aangaan, thuis werken, etc.) is het nodig een nieuwe baseline in de IT Infrastructuur uit te rollen. Deze baseline is een randvoorwaarde voor een goede, beveiligde en flexibele ondersteuning van het werken in de organisatie. Om naast de techniek ook op de software en onze gegevenshuishouding in control te blijven als gemeente, hoort bij de ondersteuning van de organisatieontwikkelingen ook het werken onder architectuur. Hiervoor dienen visies op de IT omgeving (hardware en software) voor de lange, middellange en korte termijn. Deze moeten in overeenstemming met doelstellingen en resultaten van de programma’s aardig gelijk op gaan. Het werken onder architectuur is daarbij de manier om inzicht te behouden en sturing te geven op de vele ontwikkelingen waar een gemeentelijke organisatie mee wordt geconfronteerd. Daarmee is architectuur een onderdeel wat bij alle projecten terugkomt waar het IT Bedrijf mee aan de slag gaat. Het IT Bedrijf realiseert een geheel nieuw opgezette infrastructuur en zorgt dat ‘de winkel open kan blijven’.
2
2. Taskforce Werkprocessen De Taskforce Werkprocessen (TFWP) voert de regie om het Lean gedachtegoed in de organisatie in te bedden en de processen volgens de Leanmethodiek efficiënter te maken. Aantonen waar opgelegde taakstellingen kunnen worden opgehaald is een van de resultaten uit de workshops die de TFWP organiseert. Zorgen dat de taakstellingen ook kunnen worden opgehaald is een resultaat uit het implementatietraject dat na een workshop wordt gestart. Om een concrete planning voor 2014 te maken is gekeken naar de taakstellingen zoals deze zijn genoemd in de Concept Programmabegroting 2014-2017. Daarbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd: - De implementatietrajecten hebben soms een lange doorlooptijd. Als in 2015 de resultaten voor de taakstellingen van dat jaar moeten worden behaald is het van belang om in 2014 te starten. - De prioritering daarin is als volgt: - De hoogte van de taakstelling. - In welk jaar deze wordt opgelegd. - Bundeling van taakstellingen met onderlinge raakvlakken. - Bundeling naar programma. - Er is per programma rekening gehouden met een spreiding over het jaar zodat de druk op de afzonderlijke programma’s verdeeld wordt. - De planning is per kwartaal ingevuld en wordt verder gespecificeerd als processen aan de taakstellingen zijn gekoppeld. Van het IT Bedrijf wordt gevraag de inregeling van de SOLL processen zo effectief mogelijk door te vertalen in de ondersteunende systemen. De capaciteit die hiervoor beschikbaar is gesteld wordt ingezet onder aanvoering van de TFWP.
3. Decentralisaties Enschede is in oktober 2013 de aanbesteding gestart om een cocreatietraject voor de informatievoorziening in het sociaal domein vorm te geven. Middels de aanbesteding is gezocht naar een ICT leverancier die samen met Enschede een partnerschap wil aangaan om een aantal modules te ontwikkelen. Medio januari 2014 heeft dit tot een definitieve gunning aan Topicus Overheid geleid. Tijdens deze aanbesteding zijn ook de gemeenten Losser, Rijssen-Holten, het samenwerkingsverband Noaberkracht (Tubbergen/Dinkelland), Apeldoorn en Zwolle actief aangehaakt. In gezamenlijkheid hebben deze gemeenten besloten om samen met Enschede het Living Lab Oost NL te gaan vormen (deze naam wordt op 12 maart “gelanceerd”). Van het IT Bedrijf wordt gevraagd de relatie met het bestaande applicatielandschap te standaardiseren, bewaken en te realiseren waar nodig.
4. IBO De gemeenten Almelo, Enschede, Borne en Losser starten per maart 2014 met de bouw van de samen te voegen bedrijfsvoeringsorganisaties tot één organisatie. Dit als onderdeel van de strategie om vervolgens te convergeren op Twentse schaal. In 2014 zullen onderstaande acties moeten worden uitgevoerd per bedrijfsvoeringtak. Voor de structurele situatie: 1. Modelleer de menukaart Enschede tot de menukaart producten en diensten IBO, uitgaande van de beslissingen van de colleges over het takenpakket in dit functionele domein. Formuleer de kwaliteitseisen waaraan de te leveren producten en diensten moeten voldoen (outputnormen) en wat je nodig hebt van de ( inputnorm) vraagorganisatie.
3
2. Formuleer aan welke kwaliteitseisen en voorwaarden (specialismen, softwarepakketten, anders) moet zijn voldaan om als functionele IBO afdeling een bepaald product of dienst te kunnen leveren. 3. Beschrijf op hoofdlijnen de verschillende werkprocessen en geef daarbij aan hoe de verschillende klanten (bestuur, management en andere medewerkers) worden bediend. 4. Doe een voorstel op hoofdlijnen voor de inrichting van de gestandaardiseerde en geüniformeerde werkprocessen, systemen en applicaties op basis van de best practise van de vier gemeenten, met oog voor innovatiekansen. Geef daarbij gemotiveerd aan welke onderdelen voor outsourcing in aanmerking komen en met welk doel. 5. Beschrijf per cluster van diensten/producten welke contacten op welk niveau (operationeel, tactisch, strategisch) nodig zijn met de gemeenten als het gaat om de uitvoering van de dienstverlening. 6. Breng de huidige formatieomvang naar type functie van de vier gemeenten in beeld en geef aan wat nodig is in IBO, afgezet tegen de huidige totaalformatie (randvoorwaarde) gegeven het uitgangspunt van volledig gestandaardiseerde werkprocessen, systemen en applicatie. 7. Breng het huidige budget voor materiële kosten en kapitaallasten voor de primaire taakuitvoering in beeld (dus zonder overhead, dat is een ordenend principe) en geef aan welke besparingskansen in € hier liggen met IBO. Voor de transitie-fase in het functionele domein: 1. Beschrijf de procescomplexiteit voor de verschillende taken (beleid, advies, beheer en administratie). 2. Geef een inschatting van een haalbare transitieperiode. 3. Geef aan op welke manier het transitieproces het beste kan worden aangepakt, zonder veel kosten te hoeven maken. 4. Geef een aanduiding van de opgaaf die er ligt op het terrein van de cultuuromslag en opleiding voor medewerkers. Het IT Bedrijf heeft ten aanzien van de eigen processen en producten de taak om bovenstaande opdracht uit te voeren, maar zal ook een rol spelen in ondersteuning van andere bedrijfsvoeringafdelingen in de uitwerking, standaardisering, richting en realisatie van de IBO samenwerking. Hier dus een dubbelrol !
5. Stedelijke dienstverlening In de kadernota van 2013 heeft het college besloten dat geïntegreerde dienstverlening van werk, inkomen en zorg op 1 januari 2015 een feit moet zijn. Dit besluit hangt samen met de taakuitbreiding die de gemeente krijgt in het kader van de drie decentralisatie en de noodzaak om deze dienstverlening met minder middelen te realiseren. In dat licht is het nodig om zowel bij de inzet van voorzieningen (uitkeringen, bijzondere bijstand, zorgvoorzieningen, hulp bij het huishouden) als bij de uitvoering van de daarbij behorende werkprocessen, te streven naar maximale effectiviteit (schadelastreductie) en efficiency (processen volgens de lean-gedachte). Hiervoor is ook een ambitieuze financiële taakstelling ingeboekt. Het goed organiseren van Stedelijke Dienstverlening is mede daarom een stevige bestuurlijke opdracht. Het is daarbij van belang om de beelden bij wat Stedelijke Dienstverlening is en de impact op langere termijn goed te convergeren. Dat spoor (spoor 2) pakken we in deze projectopdracht nu niet op, maar het past wel binnen de scope van een opdracht voor een projectleider (zoals ook andere deelprojecten/afstemming met andere stedelijke projecten). Met deze projectopdracht beginnen we in elk geval met een analyse en pilot integratie van processen, spoor 1. Dat spoor pakken we praktisch op, met oog voor draagvlak en enthousiasme bij betrokkene. Dit project heeft dan ook als doel het realiseren van geïntegreerde dienstverlening bij vragen om ondersteuning van een werkzoekende en/of zorgvrager en die dienstverlening te bezien vanuit 2 perspectieven: de burger (logica van de burger) en de organisatie (schadelastreductie en efficiency).
4
Het IT Bedrijf ondersteunt dit project met adviescapaciteit. Daarnaast zal inzet worden gevraagd van beheerders van applicaties die worden geraakt met project. Een concreet plan rondom benodigde capaciteit is nog niet gereed.
6. Digitaal aanvalsplan In het regeerakkoord is afgesproken dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Zo moeten bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen (zoals het aanvragen van een vergunning) digitaal kunnen afhandelen. In eerste instantie is dit het gestelde doel voor dienstverlening aan burgers en niet voor bedrijven. Digitaal aanvalsplan is een vertaling van wat Enschede in de praktijk gaat doen om de ambitie Digitaal 2017 te gaan halen. Dit project wordt getrokken vanuit publieksdienstverlening. Het project is nog niet concreet gedefinieerd. Verwachting is wel dat het IT Bedrijf in ieder geval een adviesrol gaat krijgen in dit project.
7. Managementinformatie In tijden van schaarste wordt het sturen, anticiperen en verantwoorden des te belangrijker. De vraag om managementinformatie overzichten, dashboards en dergelijk neemt toe en de centraal beschikbare capaciteit voor het genereren van nieuwe overzichten kent zijn beperkingen. Dit is een onderwerp wat dit jaar meer aandacht verdiend en waar de structuur rondom handelen en verdeling van capaciteit in de organisatie op elkaar moet worden afgestemd. Het IT Bedrijf start op korte termijn een gemeente brede discussie op rondom structurering van Cognos capaciteit in de organisatie. De huidige beschikbare capaciteit dekt de bestaande structurele managementinformatievoorziening. Aan de vraag voor structurele dan wel incidenteel overzichten kan bijna niet worden voldaan. In de maand mei zal duidelijk moeten zijn hoe we als gemeente hierin verder gaan
8. SSNT Op Twentse schaal zullen de andere Twentse gemeenten de convergentie aangaan in Shared Service Netwerk Twente. Daarbij zijn afspraken gemaakt over standaarden, gegevens en één applicatielandschap. Hoe we dat doen is vastgelegd in een manifest. Invulling wordt onder meer gegeven aan: - Nulmeting van het Twentse applicatielandschap - Glasvezelring - Gezamenlijk Rekencentrum - Informatiebeveiliging - Pilot standaardisatie werkprocessen - Centrale Digikoppelingadapter voor SSNT gemeenten Het IT Bedrijf neemt zitting in het I&A team van SSNT en initieert/trekt enkele deelprojecten ter bevordering van samenwerking in de regio.
9. Beveiliging Privacy Enschede volgt de landelijke ontwikkeling van de Informatiebeveiliging. De InformatieBeveiligingsDienst (IBD) van de VNG heeft in 2013 de "baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten" (BIG) opgesteld. Deze BIG is in de resolutie van 29 november 2013 door de leden van de VNG in hun algemene vergadering aangenomen als hét gemeentelijk basisnormenkader voor de informatiebeveiliging. De BIG omvat alle relevante thema's op het punt van de beveiliging. Enschede sluit aan bij de resolutie. 5
Het IT bedrijf gaat dit jaar aan de slag met: - CyberSecurity Management en het inrichten van een Quick Response Team. - DigID assessment - PIA Pilot – privacy impactassessment
10. Implementatie e-Suite Gemeente Enschede is lid van Dimpact. In de visie van Dimpact heeft een moderne gemeente haar digitale dienstverlening gekoppeld aan optimale bedrijfsvoering. Die moderne gemeente volgt landelijke e-overheid programma’s en standaarden, zoals i-NUP, @genda 2015, digitale overheid 2017, en concept Antwoord omschreven staan. Om die programma's te realiseren werkt ze zaakgericht. Dit alles wordt ondersteund met functionaliteiten vanuit de e-Suite. Vanuit een hernieuwde aanbesteding is een nieuwe e-Suite gekomen die in mei 2014 in gebruik wordt genomen door de organisatie. Het IT Bedrijf begeleid de ontwikkeling, testtrajecten, conversies, implementatie, configuratie en ondersteuning van de medewerkers ten aanzien van de Atos e-Suite
V0.3 / 23-4-14/ SR
6
