TOOLKIT MAS-MARKT De MaS-markt biedt uitgelezen kansen voor alle betrokken partijen. Grote groepen leerlingen kunnen op een laagdrempelige manier in korte tijd kennis te maken met het diverse aanbod van stagebieders.
1
Toolkit MaS-markt
Colofon
Auteurs: Annette van den Bosch, Else-Marije Boss, Redactie: Afdeling communicatie MOVISIE Vormgeving: Axis Media-ontwerpers, Enschede MOVISIE Postbus 19129 3501 DC Utrecht T Algemeen 030 789 20 00 F Algemeen 030 789 21 11 © MOVISIE, februari 2010
Deze toolkit is gebaseerd op de Toolkit Beursvloeren (© MOVISIE). Hij is tot stand gekomen met medewerking van Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp, VC Kampen, VC Zwolle en Stichting de Baat. Veel dank gaat uit naar de lokale organisatoren die hun kennis en ervaring en materiaal ter beschikking hebben gesteld voor deze toolkit.
2
Voorwoord Maatschappelijke stage (MaS) is de afgelopen twee jaar in een versnelling geraakt. Op allerlei plekken, al dan niet aangewakkerd door landelijke pilots, zijn nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan tussen stagemakelaars, scholen en organisaties. De grootschalige pilots maakten dat er andere behoeften ontstonden in de organisatie van MaS. De fase van kennismaken en vrijblijvend uitwisselen lijkt inmiddels voorbij: nu moeten er concrete samenwerkingsafspraken gemaakt worden. Een stagemarkt is daarvoor een ideaal instrument. Op veel plekken organiseren makelaars stagemarkten om de verschillende partijen bij elkaar te brengen en matches te realiseren. Het ministerie van OCW heeft MOVISIE gevraagd om een toolkit te ontwikkelen voor het organiseren van dergelijke markten, zodat niet alle makelaars het wiel opnieuw hoeven uit te vinden en dus vrij eenvoudig aan de slag kunnen. Het concept van de MaS-markt Deze toolkit is gebaseerd op de aanpak van de Beursvloer - een concept dat door MOVISIE e.a. is ontwikkeld voor Maatschappelijke Betrokken Ondernemen - en aangevuld met diverse voorbeelden uit het veld. Het blijkt dat de MaS-markt een goed middel is voor het bijeenbrengen van vragers en aanbieders van maatschappelijke stage. Annette van den Bosch en Else-Marije Boss
3
Inhoudsopgave
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
4
Wat is het? Even in het kort Doel: Voor wie:
het bij elkaar brengen van vrijwilligersorganisaties en leerlingen om te komen tot matches maatschappelijke stage vrijwilligersorganisaties, maatschappelijke organisaties en leerlingen Duur: 1 – 2 uur Initiatief: maatschappelijk makelaar Samenwerking: maatschappelijk makelaar, gemeente, coördinatoren scholen Voorbereiding: minimaal 50-80 uur Tijdens een MaS-markt worden vrijwilligersorganisaties en leerlingen in korte tijd en op een laagdrempelige en toegankelijke manier met elkaar in contact gebracht. Meestal wordt de MaS-markt georganiseerd door de lokale stagemakelaar, in samenwerking met de coördinatoren van de deelnemende scholen. De deelnemers aan de MaS-markt zijn: leerlingen en docenten/coördinatoren van verschillende scholen, vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties. Waarom de naam MaS-markt? Wij hebben gekozen voor de term MaS-markt vanwege twee redenen: 1. Hij is onderscheidend van de term Beursvloer waar het bedrijfsleven bij betrokken is. 2. De term stagemarkt roept te veel associaties op met de beroepsstages. De MaS-markt biedt uitgelezen kansen voor alle betrokken partijen. Grote groepen leerlingen kunnen op een laagdrempelige manier in korte tijd kennis maken met het diverse aanbod van stagebieders. De school roostert slechts één middag vrij om al haar MaS-leerlingen tegelijkertijd een stageplek te laten zoeken. Vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties krijgen de kans om op efficiënte en overzichtelijke wijze scholen en leerlingen te informeren over de stageplaatsen en direct vacatures in te vullen. Nieuwe partijen krijgen in kort tijdsbestek een indruk van de vele mogelijkheden en doen ideeën op voor eigen stageprojecten. Tijdens de MaS-markt tekenen leerling en stagebieder ter plekke een stageovereenkomst en maken verdere afspraken. Het resultaat is veel matches, goede matches, onverwachte matches...
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Hoe ziet het eruit? Probeert u zich dit plaatje eens in te beelden: een middelgrote stad in Nederland waar circa 15 lokale organisaties (bij ongeveer 100 leerlingen) aan de MaS-markt deelnemen. Zij bieden hier hun stageplaatsen aan met een duidelijke omschrijving van hun klus(sen); wat een leerling gaat doen en hoeveel uur hij stage kan lopen.
5
De markt wordt geopend met een verassende stageplaats, een mooi project of een eigen initiatief van de leerlingen. Het is rumoerig, chaotisch en druk. De leerlingen zoeken hun weg langs de kraampjes waar ze kunnen kiezen uit een divers stageaanbod.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Het gaat snel, er is immers beperkte tijd. Iedereen is gespitst op het vinden van een goede match. Verschillende werelden ontmoeten elkaar. Leerlingen gaan in gesprek met organisaties over wat ze kunnen en willen, bestaande vacatures worden ingevuld, nieuwe stageactiviteiten en -mogelijkheden worden door organisatie en leerling onderzocht. De stageformulieren worden ingevuld en voorgelegd ter goedkeuring aan de coördinator van de school. Leerlingen die nog niets hebben gevonden, kunnen bij de stagemakelaar terecht voor ondersteuning.
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
Het is rumoerig. Het krioelt. Het bruist. Zo ziet een MaS-markt eruit!
3. Projectplan
9
Wie organiseert?
4. Tijd en locatie
10
Meestal is de initiator van de MaS-markt de stagemakelaar: hij is immers de spin in het web die alle partijen bij elkaar brengt. De makelaar heeft vanwege zijn rol en taak vaak al contacten met de betrokken partijen: scholen, stagebiedende organisaties en gemeente. De MaS-markt biedt een prima kans om de samenwerking tussen deze partijen te stimuleren.
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
Idealiter faciliteert de gemeente in de vorm van genoeg uren voor de makelaar om de markt te organiseren. Als er geen lokale stagemakelaar is, kan ook een andere partij de MaS-markt organiseren, zoals een school, gemeente of makelaar. Maatschappelijke Betrokken Ondernemen. Dit betekent wel een grote investering in de contacten met de betrokken partijen. Dit loont wanneer u het ziet als investering in de toekomst en continuïteit van het netwerk en de bijbehorende contacten.
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Over deze toolkit Deze toolkit is een handreiking voor stagemakelaars die een lokale MaS-markt willen organiseren. De toolkit beschrijft stapsgewijs de voorbereiding, uitvoering en nazorg van de MaS-markt. Concrete voorbeelden van lokale MaS-markten zijn ter illustratie toegevoegd. Met deze toolkit hopen we bij te dragen aan een makkelijke, efficiënte, maar vooral professionele uitvoering van een succesvolle MaS-markt. U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden! Door gebruik te maken van deze basiskennis kunt u uw tijd en energie richten op de uitwerking hiervan in uw eigen werkomgeving. Deze toolkit is opgedeeld in elf stappen. In de bijlagen treft u goede praktijkvoorbeelden. Heeft u vragen, verbeterpunten of voor deze toolkit interessante ervaringen, instrumenten en voorbeeldmaterialen? Neem contact op met de auteurs van deze toolkit. U vindt de contactgegevens in het colofon.
6
1.Initiatief Het startpunt voor een MaS-markt is de wens van een school, de stagemakelaar of de gemeente om een MaS-markt te organiseren. Men is enthousiast over het idee en wil andere partijen erbij betrekken. Initiatiefnemer is meestal de maatschappelijk makelaar, omdat deze vanuit het convenant* de taak heeft om de verschillende partijen rondom de maatschappelijke stage bij elkaar te brengen. De MaS-markt biedt een prima kans om samenwerking in het bestaande netwerk te stimuleren, maar ook om nieuwe maatschappelijke organisaties of andere partijen, zoals het bedrijfsleven te betrekken bij de MaS. De MaS-markt is een middel om op een makkelijke manier leerlingen en stagebieders bij elkaar te brengen. Maar op de MaS-markten kunnen ook nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan tussen stagebiedende partijen en nieuwe projecten geïnitieerd worden. Daarnaast biedt de MaS-markt organisaties of scholen die nog in initiatieffase zijn de gelegenheid kennis te laten maken met de verscheidenheid aan sectoren en stagebieders die met de MaS aan de slag gaan.
2.De werkgroep Leg contact met enthousiaste coördinatoren van scholen en vraag hen zich te committeren aan de werkgroep om een MaS-markt op te zetten. Met dit team legt u de basis voor een breed gedragen initiatief binnen de scholen. De praktijk wijst uit dat de coördinatie van de MaS-markt bij de vrijwilligerscentrale of de stagemakelaar ligt omdat zij de spil in het lokale maatschappelijk veld zijn. Zonder voldoende draagvlak binnen de school komt u echter niet ver. Let bij het vormen van het team op een aantal zaken en bespreek deze met de partners: • Enthousiasme - De organisatoren moeten zich actief en met elkaar willen inzetten. - De dragers van het initiatief stralen energie voor de MaS-markt uit. - Het project heeft bij iedereen voldoende prioriteit. • De grootte van het team - Een groot team straalt uit dat de MaS-markt breed gedragen wordt. - Een klein team vergroot de daadkracht en besluitvorming. • De samenstelling van het team - Zorg voor een ervaren projectleider binnen een groep van (gelijkwaardige) teamspelers. - Zorg voor minstens één teamlid met toegang tot een groot netwerk van maatschappelijke organisaties en één bij de deelnemende school (of scholen). - Teamleden moeten de autorisatie en bereidheid hebben hun netwerken in te zetten. • Afspraken - Maak duidelijke afspraken over de inzet van tijd, investeringen, middelen, etc. - Kom op vaste tijden samen om de voortgang van het project te bespreken. - Wees voorbereid op verschillende werkwijzen. • Mandaat Zorg ervoor dat de leden van de werkgroep een mandaat hebben van hun achterban, zodat zij snel kunnen werken en niet voor elke beslissing toestemming moeten vragen.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
*Het ministerie van OCW, VWS en de VNG hebben in 2007 een convenant getekend waarin de taken van de makelaar zijn vastgelegd. Voor meer informatie zie www. maatschappelijkestage.nl
7
Intern draagvlak Zorg voor draagvlak binnen de organisaties van de werkgroepleden. Elke werkgroepdeelnemer zou, voordat het projectvoorstel wordt voorgelegd aan de eigen organisatie, een antwoord moeten formuleren op de volgende twee vragen: - Hoe past dit binnen de visie en doelstellingen van de eigen organisatie? Waarom is de MaS-markt de geschikte manier om leerlingen te bemiddelen naar de stage? Waarom zouden we eraan moeten deelnemen? - Welke barrières kan het management mogelijk opwerpen? Hoe nemen we deze barrières weg (door welke mensen te betrekken)? Extern draagvlak Gemeente In veel gevallen is de gemeente betrokken omdat zij de maatschappelijk makelaar financieren. De MaS-markt biedt een mooie gelegenheid om te laten zien wat er in de praktijk speelt bij de betrokken partijen. Door de gemeente in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken en ze in ieder geval op de hoogte te houden van de plannen en de voortgang, werkt u aan draagvlak bij een belangrijke speler. Zo brengt u uw eigen functie goed over het voetlicht. Met een zaal vol leerlingen, stagebiedende partijen, scholen en geslaagde matches kunt u de gemeente laten zien hoeveel energie er van dit thema uitgaat. Scholen en vrijwilligersorganisaties Als maatschappelijk makelaar heeft u waarschijnlijk goed zicht op de lokale situatie en de behoeften van verschillende scholen en organisaties. Zo niet, onderzoek dan kort het draagvlak voor een MaS-markt bij een select aantal scholen, vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties. Ook de timing van de MaS-markt is belangrijk voor de medewerking van bepaalde partijen. Zonder draagvlak binnen het maatschappelijk veld en de scholen heeft een MaS-markt geen zin. U werkt aan het vergroten van het draagvlak door een aantal gesprekken te voeren met sleutelfiguren binnen deze organisaties en de voordelen van de MaS-markt te benoemen.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
8
3.Projectplan Schrijf met de werkgroep een kort projectvoorstel waarin de volgende elementen zijn opgenomen: - Wat is de missie/doelstelling? Waarom willen we dit als groep, maar ook als individuele speler? Wat is de langetermijnvisie? - Welke eindresultaten willen we behalen (aantal matches, aantal deelnemende stagebieders, aantal bezoekers)? - Wat is de doelgroep, wie willen we bereiken (bestaande stageplekken, of veel nieuwe stageplekken)? - Wat hebben we nodig om deze resultaten te halen (financiering, middelen, accommodatie, personeelsinzet)? - Wanneer gaat de MaS-markt wel door en wanneer niet? - Wie is waarvoor verantwoordelijk en wie benadert welke partij? Leg vast wie doet wat doet in de verschillende fases van het project. De makelaar is verantwoordelijk voor de opzet van het projectplan, het informeren van stagebieders en het ondersteunen van organisaties bij het formuleren van goede stageklussen. De school is verantwoordelijk voor het voorlichten van ouders en het voorbereiden van de leerlingen. Als u de markt binnen de schoollocatie organiseert, zorgt de school ook voor de nodige faciliteiten en de catering. PR-materiaal en ander materiaal wordt in overleg vormgegeven. Ook over het opvolgen van de gemaakte matches en het contact tijdens en na de stages moet u duidelijke afspraken maken. Begroting Op basis van de plannen werkt u de kosten voor de MaS-markt uit. Algemene ramingen zijn moeilijk te geven. Kosten lopen erg uiteen, afhankelijk van de gekozen locatie en de tijdsinvestering. De hoogste kosten zijn die van de inzet van personeel om de MaS-markt te organiseren. Een tijdsinvestering van 50-80 uur is minimaal nodig voor de coördinatie. Afhankelijk van de grootte van de markt en de nodige investering in het voorbereiden van organisaties kan dit oplopen. De overige kosten van de MaS-markt hoeven niet hoog te zijn. Wanneer de MaS-markt plaatsvindt in de aula van de school of het restaurant van het lokale verzorgingstehuis, blijven de kosten beperkt. Tafels zijn snel geregeld, echte marktkraampjes kan de gemeente u wellicht tegen een laag tarief beschikbaar stellen. Zorg ervoor dat u de juiste partijen bij de organisatie betrekt. Partijen die bereid zijn tijd te investeren en gratis of tegen een gereduceerd tarief diensten te leveren zoals de locatie, catering, drukwerk en de website. Maak een begroting en leg vast welke partij een voorschot doet als er kosten zijn.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Maak duidelijke afspraken over de financiering van de MaS-markt, maar blijf creatief!
9
Mogelijke financiers/sponsors van een MaS-markt zijn: - gemeente/provincie - scholen - (lokale) fondsen - lokale bedrijven vanuit projecten Maatschappelijk Betrokken Ondernemen >
Bijlage 2: Voorbeeld begroting uit projectplan Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
4.Tijd en locatie Datum Het kan praktisch zijn om voor meerdere scholen verschillende markten te organiseren. Voor estafettestages kunnen via markten op bijvoorbeeld drie momenten per jaar steeds voldoende leerlingen gevonden worden. Ook de druk op organisaties wordt zo over het jaar gespreid. Denk goed na over geschikte data. Een MaS-markt aan het begin van het schooljaar zorgt voor een goede start, waarbij leerlingen en organisaties weten wat zij de rest van het jaar kunnen verwachten en al vele stages zijn ingevuld. Dit betekent wel dat u ruim voor de zomervakantie met de communicatie naar stagebieders moet starten. De datum mag niet te ver in de toekomst liggen, want dan loopt u het risico dat u gaandeweg het draagvlak kwijtraakt. Uit ervaring blijkt dat tussen het oprichten van een werkgroep en het daadwerkelijke plaatsvinden van een MaS-markt ongeveer 2 tot 4 maanden liggen. Houd hier rekening mee. Tijdspad: voor een periode van 3 maanden Maart: initiatief tot de stagemarkt, schrijven van een projectplan en vormen projectgroep Half april: starten met de werving van stagebieders. Oproep, persbericht, etc. Half mei: afspraken vastleggen, mogelijke knelpunten inventariseren, waaronder het aanbod. Dit is het moment waarop u bepaalt of de MaS-markt doorgaat. Eind mei: informatie naar deelnemende organisaties, workshop organiseren. Half juni: organisatie stagebeurs. Eind juni: evaluatie bij deelnemende partijen (organisaties) en met de projectgroep. >
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Bijlage 3: Voorbeeld draaiboek VC Kampen.
10
Tijdstip Houd bij het vaststellen van het tijdstip rekening met het feit dat, voor zover er geen betaalde vrijwilligerscoördinator is, vertegenwoordigers van vrijwilligersorganisaties vaak overdag werken en scholen liever niet teveel lessen uit laten vallen. Een MaS-markt aan het einde van de middag of begin van de avond kan daarvoor een ideale oplossing zijn. Plan dan bijvoorbeeld van 15.30 tot 17.00 uur of van 19.00 tot 21.00 uur op een doordeweekse dag. U kunt ook een kleine peiling houden onder de stagebiedende organisaties die u wilt uitnodigen.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
Tijdsduur De praktijk leert dat 1 tot maximaal 2 uur een optimale duur is om de spanning op de MaS-markt te houden. Als het langer duurt gaat dit ten koste van de dynamiek, als het korter duurt is er onvoldoende tijd voor leerlingen en stagebieders om met elkaar uit te wisselen. Een MaS-markt kan ook meerdere rondes hebben. Zo kunt u ervoor kiezen om leerlingen van verschillende onderwijsniveaus of scholen apart over de stagemarkt te laten lopen.
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
Locatie Eén van de succesfactoren is de uitstraling van de locatie waar de MaS-markt plaatsvindt. Wanneer de MaS-markt op een school wordt gehouden, zijn er vaak goede faciliteiten en technische ondersteuning. Bovendien is dit voor leerlingen een vertrouwde omgeving en voor de school logistiek eenvoudig te organiseren. Heeft u verschillende scholen in uw netwerk? Kijk dan of u een MaS-markt per school kunt organiseren. Het gemeentehuis, de welzijnsstichting of een locatie zoals een jongerencentrum of poppodia, kan heel sfeervol zijn. Vaak is het zo dat de aanbieder van de locatie tevens de catering voor zijn rekening neemt. Let bij de keuze van de locatie op: - uitstraling, sfeer - grootte (afhankelijk van de geïnventariseerde interesse) - technische faciliteiten: • internet, computer(-aansluitingen) • deelbaarheid in diverse expertisehoeken (per thema of stagevorm) • mogelijkheid een groot scherm te plaatsen (tonen matches/ projecten) • akoestiek (grote groepen leerlingen en organisaties) • mogelijkheid om stageformulieren te dupliceren • facilitaire en technische ondersteuning - beschikbaarheid overdag of tijdens avonduren - bereikbaarheid - parkeergelegenheid
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
11
5.Communicatie Communicatieplan Communicatie is het sleutelwoord voor een goede MaS-markt. In de voorbereidende fase is het dan ook belangrijk een communicatieplan op te stellen. Het hoeft geen dik boekwerk te zijn, maar bevat in ieder geval een korte uitwerking van doelgroepen en middelen. Als u enkele uitgangspunten op papier zet, zullen uw inspanningen veel effectiever zijn. U kunt als volgt te werk gaan: 1. Bepaal de mogelijke doelgroepen. Dit zijn alle personen of organisaties die u over de MaS-Markt wilt informeren, of erbij wilt betrekken. Denk aan vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties, maar ook aan wijk- en buurtverenigingen, serviceclubs, woningcorporaties etc. De school bereidt de leerlingen voor maar bij een MaS-markt buiten lestijden moeten zeker ook ouders voldoende geïnformeerd worden. Ook de media vormen een aparte doelgroep. Denk daarnaast ook aan doelgroepen die niet zo vanzelfsprekend zijn. Inwoners uit de regio komen misschien niet allemaal naar de MaS-markt, maar willen wel graag weten wat er in hun omgeving gebeurt. Zij zijn de vrijwilligers die in de verschillende maatschappelijke organisaties te maken krijgen met de leerlingen die hier hun stages gaan lopen. 2. Bepaal per doelgroep wie van de partijen deze het best kan bereiken en hoe. Anders gezegd, welke communicatiemiddelen u het beste kunt inzetten om uw boodschap te vertellen. 3. Licht vooral ook de lokale pers en de lokale omroep (ook een stagebieder!) in en nodig hen uit.
Doelgroep Maatschappelijke organisaties Inwoners
Door wie bereikt Middel Door wie Website, mailing, persoonlijke contacten, flyer, nieuwsbrieven, bereikt via trainingen of bijeenkomsten Stagemakelaar Buurtbladen, kranten, lokale tv of of gemeente radio Folder, nieuwsbrief Scholen
Leerlingen en ouders Sleutelfiguren, Werkgroep ambassadeurs
Via persoonlijke contacten
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
12
Eén middel voor meerdere doelgroepen Met sommige communicatiemiddelen kunt u meerdere doelgroepen tegelijk informeren. Een flyer kunt u bijvoorbeeld zó schrijven dat deze zowel voor de stagebieders als voor andere geïnteresseerde partijen te gebruiken is. Als u een beperkt budget heeft, kunt u het beste beginnen met het opzetten van deze middelen. Maak in de werkgroep afspraken wie voor welk stuk communicatie verantwoordelijk is en laat de communicatie ruim op tijd plaatsen. De kostenverdeling onderling is een belangrijk punt, waarbij idealiter een groot deel via de eigen kanalen van de betrokken partijen verspreid kan worden. In de bijlagen van deze toolkit vindt u een overzicht van communicatiemiddelen en voorbeelden uit de praktijk. Huisstijl MaS Stagemarkten volgens het concept van de MaS-markt worden inmiddels door heel Nederland georganiseerd door stagemakelaars en scholen. Landelijk is hard gewerkt aan de herkenbaarheid van MaS met een aparte huisstijl. Het is handig deze huisstijl ook op lokaal niveau te gebruiken, letterlijk overgenomen of enigszins aangepast aan de lokale situatie. Door het logo en de stijl van toe te voegen, draagt u bij aan de herkenbaarheid van MaS. Voor lokale (vrijwilligers) organisaties, maar ook voor andere partijen die door de MaS-markt met het fenomeen maatschappelijke stage in aanraking komen.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
Via www.maatschappelijkestage.nl zijn folders en andere promotiematerialen voor maatschappelijke stage te downloaden.
8. Inrichting MaS-markt
15
6.Werven en voorbereiden
9. Spelregels
17
Werven aanbieders Als maatschappelijk makelaar heeft u de belangrijkste partijen rondom MaS goed in beeld. Maar wellicht zijn er nog nieuwe partijen die u wilt betrekken met de MaS-markt? Heeft u alle vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke organisaties in de gemeente al betrokken? Zijn er wellicht via partijen zoals het sportservicepunt nieuwe organisaties te bereiken? De gemeente beschikt vaak over een register stichtingen/verenigingen waar u nieuwe partners in kunt vinden.
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
In de praktijk blijkt dat het werven van stagebieders het meest intensieve aspect is bij het organiseren van de MaS-markt. Denk goed na over de benadering die u kiest; gaat u persoonlijk langs om organisaties te motiveren? Gaat u zich vooral richten op de bestaande contacten of ziet u de MaS-markt als kans om met een nieuw aanbod organisaties te enthousiasmeren? Hoeveel organisaties moeten er minimaal deelnemen om de MaS-markt succesvol te laten zijn?
13
Groots aangepakt Stichting de Baat, de welzijnsorganisatie van gemeente de Ronde Venen, heeft de organisatie van de MaS-markt groot aangepakt. Alle 300 vrijwilligersorganisaties uit de gemeente zijn benaderd voor deelname via brief en persberichten. De Baat heeft sportverenigingen apart benaderd en gevraagd om een persoonlijk gesprek. Vanuit het steunpunt vrijwilligerswerk zijn verschillende organisaties bezocht om ze voor te lichten over maatschappelijke stage. Voorbereiden stagebieders Acht tot twaalf weken voor de geplande datum ontvangen maatschappelijke organisaties een (digitale) uitnodiging om aan de MaS-markt mee te doen en om het aanbod aan stageplaatsen te inventariseren. In deze uitnodiging doet u gelijk het aanbod voor een ondersteunende workshop die drie weken later zal plaatsvinden. De organisatie van deze workshop is essentieel, omdat maatschappelijke- en vrijwilligersorganisaties regelmatig moeite hebben om hun activiteitenaanbod op een voor jongeren aantrekkelijke wijze te presenteren.
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
Bijlage 4: Voorbeeld bevestiging deelname organisaties VC Zwolle
10. Draaiboek
18
Creatief voorbereiden Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp organiseerde voor de deelnemende organisaties een workshop; Creatief inspelen op MaS. Het bureau lichtte organisaties voor over maatschappelijk stage en de leerlingen die naar de MaS-markt zouden komen. Tijdens deze workshop ervoeren de beginnende en/of aankomende stagebieders hoe ze op een creatieve manier invulling kunnen geven aan MaS. Met de zogeheten ideeëncarrousel werkten ze aan nieuwe vacatures die zinvol en geschikt voor jongeren zijn. Bureau Vrijwilligerswerk stimuleerde de organisaties hun nieuwe vacatures ook daadwerkelijk aan te bieden. Na afloop van de workshop wisten de deelnemende organisaties precies wat te verwachten tijdens de MaS-markt. Iedereen, ook Bureau Vrijwilligerswerk, haalde goede ideeën uit de workshop. Ook Stichting de Baat organiseerde een voorbereidende activiteit met organisaties. Ze stelden met de organisaties de vacaturetekst voor de maatschappelijke stage op. Wat zijn de richtlijnen? Hoeveel uur? Welke werkzaamheden gaan de jongeren uitvoeren? Wat zijn de voorwaarden voor de stage? Hierdoor beschikte de organisaties over een duidelijke beschrijving van hun stageplek en konden nietingevulde vacatures direct ingevoerd worden in de vacaturebank.
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Tijdens de workshop schrijft u samen met organisaties de vacaturetekst en helpt u ze het aanbod aantrekkelijk te verwoorden. Ook ondersteunt u hen om een goede inschatting te maken wat van bijvoorbeeld een 15-jarige leerling gevraagd kan worden. Daarnaast kunt u toelichten welke wensen scholen hebben voor de inrichting van maatschappelijke stage. U kunt bovendien de verwachtingen van de aanbieders realistisch houden door te vermelden dat er geen garantie is voor de match en dat, wanneer het matchen niet tijdens de MaS-markt, de vacaturebank nog altijd uitkomst kan bieden. >
Wat is het?
14
Voorbereiden leerlingen Een voorwaarde voor het slagen van de MaS-markt is het goed voorbereiden van de leerlingen. Dit is de verantwoordelijkheid van de school, maar vaak speelt de stagemakelaar hier ook een rol in. Tijdens een gastles kunt u leerlingen uitleggen wat vrijwilligerswerk is, hoe de markt precies in zijn werk gaat, een blik werpen op de stageplaatsen die beschikbaar zijn en/of een toets afnemen om te kijken waar hun interesses liggen. Plan de voorbereidende les niet te ver van tevoren, maar houd hem het bij voorkeur in de week voorafgaand aan de MaS-markt. Dan heeft u de stageplekken op een rij en is de informatie bij de leerlingen nog vers als ze de MaS-markt bestormen. Test: Ik ben geweldig NJR (voorheen de Nationale Jeugdraad) heeft een test gemaakt waarmee leerlingen kennismaken met de mogelijkheden van het vrijwilligerswerk die aansluiten op hun interesses: Ik ben geweldig. Deze test kunt u voor de stagemarkt door de leerlingen in laten vullen. Tijdens de MaS-markt kunnen leerlingen dan direct de organisaties en sectoren van hun voorkeur opzoeken.
7.Vastlegging matches Denk na hoe een gemaakte match tijdens de markt wordt vastgelegd en hoe de goedkeuring plaatsvindt. Tijdens de MaS-markt gaan de leerlingen in gesprek met de aanbieders. Wanneer zij er samen uitkomen, is het belangrijk de stageplek te laten goedkeuren en vast te leggen. Het is eenvoudig om te werken met een standaardformulier voor leerlingen waarop ze de gemaakte afspraken met de organisatie vastleggen. De coördinator maatschappelijke stage kan op een centrale plek de stageplaats goedkeuren; de school is tenslotte eindverantwoordelijk. Wanneer de leerling en de aanbieders langs de coördinator zijn geweest, kan de match in het systeem worden ingevoerd. Wanneer u niet ter plekke de match in het digitale systeem kunt of wilt invoeren, kunt u de matches ook op een groot, goed zichtbaar opgehangen, prikbord schrijven. Zo kan iedereen zien hoeveel en welke matches er gemaakt zijn! >
Bijlage 5: Voorbeeld afsprakenformulier voor leerling en stagebieder VC Zwolle
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
8.Inrichting MaS-markt Het is goed na te denken over de fysieke inrichting van de ruimte. Een goede inrichting heeft invloed op het verloop van de MaS-markt. Kunnen de leerlingen de weg makkelijk vinden naar de organisaties van hun voorkeur? Is er een centrale plek waar de coördinatoren van scholen te vinden zijn? Is er een goede plek voor het overzicht van de gemaakte matches?
15
Expertisehoeken of door elkaar De MaS-markt kan ingericht worden met verschillende themahoeken of expertisehoeken waar de leerlingen vanuit eigen voorkeur of interesse voor hun maatschappelijke stage terecht kunnen. Denk aan sport, zorg, natuur of cultuur, werken met kinderen of met ouderen. U kunt er ook voor kiezen om de organisaties juist door elkaar te zetten, zodat leerlingen zoveel mogelijk organisaties tegenkomen. Of om een scheiding naar aanleiding van duur of vorm van de stages te maken, zodat de leerlingen naar aanleiding van de randvoorwaarden vanuit hun school het goede aanbod gepresenteerd krijgen. Dit zijn keuzes die juist in de werkgroep, in samenwerking met de scholen gemaakt kunnen worden. Belangrijk is in ieder geval dat u een duidelijke keuze maakt en dat op de dag zelf een duidelijke plattegrond voor alle deelnemers beschikbaar is. Aankleding Denk bij de aankleding bijvoorbeeld aan een format waarmee stagebieders eenduidig hun vacatures kunnen aanbieden. Hoeveel stageplekken heeft een organisatie te bieden en hoe ziet een leerling of het aanbod voor hem/haar geschikt is?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
Denk daarnaast aan banieren of vlaggen met het logo van de Vrijwilligerscentrale, de scholen of de maatschappelijke stage. Het plaatsen van zithoekjes waar leerlingen kunnen bijkletsen met een docent zijn ook handig.
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
Bijlage 6: Voorbeeld plattegrond MaS-markt Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Het is goed deze informatie in een brochure te publiceren die iedereen op de dag zelf krijgt, maar denk vooral ook na hoe het ter plekke zichtbaar wordt gemaakt.
>
Wat is het?
Matchpoint! Op de MaS-markt in Pijnacker waren er matchpoints. Deze matchpoints werden bemand door docenten van de verschillende scholen. Leerlingen die een leuke stageplek hadden gevonden op de markt moesten eerst langs het matchpoint om de match goed te laten keuren door een docent.
16
Communicatie op de MaS-markt Hoe communiceren de stagebieders het aantal (nog) beschikbare stageplaatsen en hoe maak je de leerlingen en stagebieders herkenbaar? Een aantal tips: - Maak badges in verschillende kleuren per doelgroep (aanbieder, leerling, school, makelaar). - Zet bordjes bij de aanbieders waarop ze het aantal beschikbare plekken kunnen aangeven met krijt, stickers, grote stift, etc. - Verzorg duidelijke bordjes met de organisatienaam en de sector/ expertise. Maak de verschillende hoeken duidelijk zichtbaar met kleuren, (helium)ballonnen of parasols. Stichting De Baat gaf alle stagebiedende organisaties een groot bord naast hun stand. Hierop was een sticker geplakt met de afbeelding van een aantal figuren met bordjes in hun hand. Hierop werden de namen van de leerlingen die gematched waren geschreven. Leerlingen zagen meteen of er nog plek was bij de stagebieder en met welke andere leerlingen ze samen hun stage gingen doen. Aan het eind zijn de organisaties met het bord in de hand gefotografeerd, met daarop de ingevulde matches. Aftrap en afsluiting Bedenk een ludieke manier om de MaS-markt te openen en af te sluiten. Geef bijvoorbeeld leerlingen hier een rol. Een duidelijke aankondiging van het einde maakt het voor organisaties en leerlingen duidelijk dat ze nog even snel afspraken moeten maken. Een afsluitende borrel voor organisaties is een goede waardering, maar let hierbij wel op regels rondom alcoholgebruik en aanwezige leerlingen.
9.Spelregels Bepaal de regels die op de MaS-markt gelden. Belangrijke vragen zijn: • Waar kunnen de organisaties zich melden bij binnenkomst en hoe wordt hun plek toegewezen? • Hoe moeten leerlingen zich tijdens de MaS-markt gedragen? Mogen er bijvoorbeeld niet meer dan 5 leerlingen bij een marktkraam staan? • Bij wie moeten leerlingen zich aan- en afmelden tijdens de MaS-markt? • Welke afspraken maken organisaties en leerlingen? • Hoe worden de afspraken vastgelegd? Is er na afloop een getekend stagecontract? • Wie controleert de match of keurt hem goed?
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
De regels moeten voor iedereen duidelijk zijn, dus licht ze toe op de gastles op school én reik bij binnenkomst op de MaS-markt de spelregels op papier uit aan zowel leerlingen als organisaties of meldt de regels bij de opening van de MaS-markt. >
Bijlage 7: Voorbeeld spelregelboekje van Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
17
10.Draaiboek Het moet van tevoren duidelijk zijn wie op de dag van de MaS-markt welke taken op zich neemt. Leg in een draaiboek vast wie verantwoordelijk is voor de volgende taken: • Aankleding ruimte • Ontvangst van de aanbieders • Hulp bij inrichten stands (vraagbaak) • Ontvangst van de leerlingen en scholen • Gastheer/welkomstwoord (bij de aftrap van de MaS-markt) • Dagvoorzitterschap/leider MaS-markt • Registratie matches • Drankjes en hapjes, hostesswerk (bijvoorbeeld door leerlingen zelf) • Vastleggen van de MaS-markt: interviews, foto’s, film • Opruimen Als alle voorbereidingen met zorg getroffen zijn kan de MaS-markt niet mislukken. Houd als stagemakelaar de coördinatie in handen en deel uzelf niet voor vaste taken in. U heeft dan tijd om rond te lopen, te ervaren hoe de MaS-markt verloopt, met de aanwezigen een praatje te maken, vragen te beantwoorden en te genieten van de drukte en de matches die er gemaakt worden! >
Bijlage 8: Voorbeeld draaiboek Bureau Vrijwilligerswerk PijnackerNootdorp 160 matches in twee uur Hoeveel matches worden er gemiddeld gemaakt op een MaS-markt? Hoeveel organisaties en leerlingen ontmoeten elkaar en hoeveel stages levert het daadwerkelijk op? Op de jaarlijkse stagemarkt van VC Kampen vindt gemiddeld 80% van de leerlingen een stageplek. In Pijnacker werden er binnen 2 uur 160 matches gemaakt en tijdens de stagemarkt van de Baat 75. Het ging hier niet alleen om bestaande stageplekken, want soms waren organisaties zo van leerlingen gecharmeerd dat er ter plekke een nieuwe plek werd gecreëerd. De MaS-markt blijkt bijzonder geschikt om in een kort tijdsbestek een grote groep leerlingen te matchen aan de stageplek van hun voorkeur.
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
18
11.Na afloop Nazorg Afhankelijk van de rol en de taakverdeling tussen school en stagemakelaar zal de nazorg en evaluatie anders ingevuld worden. Wie is verantwoordelijk voor het verdere contact tussen leerling en organisatie? Neemt de school vanaf de gerealiseerde match het volgen van de verdere stage-invulling over, of speelt u als makelaar nog een rol in het bezoeken van de stageadressen? In overleg met de school bepaalt u wie de nazorg naar de organisaties en de opvolging van de overeengekomen stages controleert. Vergeet daarnaast niet de diverse partners te bedanken voor hun inzet. Het vieren van successen wordt vaak vergeten, maar werkt goed om je netwerk bij te houden. Informeer buitenwereld Breng de buitenwereld op de hoogte van het succes van de MaS-markt. Noem het aantal gerealiseerde matches, het aantal deelnemende stagebieders en leerlingen. Kondig aan welke vervolgstappen de makelaar nu gaat zetten: overgebleven vacatures op de vacaturebank, stages volgen, berichten over stages zelf, etc. Maak een persbericht! Blijf aandacht besteden in de lokale media, in uw nieuwsbrieven etc. aan de matches die in de maanden na de MaS-markt nog tot stand komen. Vergeet ook niet uw eigen organisatie/ collega’s op de hoogte te stellen van het succes van de MaS-markt. En stuur eventuele artikelen, foto’s, etc door naar de partijen die aan de MaS-markt hebben meegewerkt. >
Bijlage 9: Voorbeeld persbericht na afloop van VC Zwolle Evalueer Evalueer het hele project met zoveel mogelijk betrokken partijen (scholen, stagebieders, leerlingen, gemeente etc.) en leg dit vast. Kijk ook in hoeverre voldaan is aan het projectvoorstel dat de werkgroep opgesteld heeft in de opstartfase en leg vast welke aanpassingen u zou doen voor een volgende keer. Een evaluatie onder deelnemende organisaties is altijd de moeite waard omdat u dan volgend jaar nog gerichter de voorbereiding of uitvoering op maat kunt aanbieden.
>
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Bijlage 10: Voorbeeld evaluatieformulier VC Kampen
19
Communicatiemiddelen Hier gaan we wat dieper in op enkele belangrijke communicatiemiddelen die de meeste organisatoren van een MaS-markt gebruiken. Uitnodiging aan stagebieders Een gerichte uitnodiging aan stagebieders om zich te presenteren op de MaS-markt werkt vaak het beste. In deze uitnodiging kunt u niet alleen toelichten wat de MaS-markt aan voordelen en mogelijkheden biedt, maar ook het ondersteuningsaanbod voor organisaties onder de aandacht brengen. Organiseert u bijvoorbeeld een workshop ter voorbereiding waar organisaties creatief met hun stageaanbod aan de slag kunnen? Of biedt u ondersteuning bij het formuleren van een goede vacaturetekst? Zo kunt u organisaties net even over de drempel helpen om met de MaS aan de slag te gaan. Folder of flyer Met een folder of een flyer kunt u verschillende doelgroepen tegelijk bereiken. De kosten zijn relatief laag: vaak maakt het niet veel uit of u 500 of 1000 exemplaren laat drukken. Bovendien kunt u een flyer gemakkelijk verspreiden. >
Bijlage 1a: Voorbeeld uitnodigingsbrief Stichting De Baat Bijlage 1b: Voorbeeld uitnodiging Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Bijlage 1c: Voorbeeld oproep VC Kampen Website Bijna alle stagemakelaars beschikken over een eigen website voor de matching van de maatschappelijke stage. Dit is bij uitstek het medium om actuele informatie op te zetten rondom de MaS-markt. Echter, maatschappelijke organisaties en vrijwilligersorganisaties die nog niet bekend zijn met MaS zult u met deze website niet bereiken. Zet voor een breed bereik van partijen daarom verschillende promotieacties op en gebruik ook de website van de vrijwilligerscentrale of de welzijninstelling. Brief aan leerlingen en ouders Naast de stagebieders is het ook belangrijk ouders en leerlingen goed in te lichten over de MaS-markt. Een brief of voorlichtingsavond van ouders kan een belangrijke bijdrage leveren aan een soepele aanloop naar de MaS.
>
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Bijlage 1d: Voorbeeld brief ouders Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
20
MaS-marktkrant voor leerlingen U kunt overwegen een speciaal MaS-marktboekje uit te geven voor leerlingen. Deze krant heeft verschillende doelen: u kunt er het programma en de spelregels in vermelden, leuke achtergrondartikelen en interviews met oud-MaS-leerlingen kunnen er een plek in krijgen. Het belangrijkste onderdeel van de krant is een overzicht van de verschillende stagebieders, zodat bijvoorbeeld leerlingen, maar ook de vrijwilligersorganisaties weten wat er allemaal aan aanbod is. Promotieartikelen Het logo van MaS, of het eigen logo van de makelaar kan ook verwerkt worden in promotieartikelen, zoals banners, vlaggen, draagtassen, stickers enz. Op www.maatschappelijkestage.nl kunt u allerlei middelen downloaden die u als promotiemateriaal of als onderdeel daarvan kunt gebruiken. Persbericht Het is zaak de lokale pers tijdig op de hoogte te brengen. Publiciteit in de juiste media zal beslist helpen meer partijen bij de MaS-markt te betrekken. Hoe meer bekendheid uw MaS-markt krijgt, hoe gemakkelijker ook de werving van stagebieders zal verlopen.
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
5. Communicatie
12
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
Bijlage 1e: Voorbeeld persbericht vooraf van VC Kampen
11. Na afloop
19
Interviews Voor de bekendheid van de MaS-markt is het van belang om in veel lokale media te verschijnen. Bij het versturen van een persbericht is het afwachten of dit door de journalisten wordt opgepikt. U kunt ook zelf actief contact opnemen met de redacties en bijvoorbeeld een interview aanbieden met de voorzitter van de werkgroep of een ambassadeur van de MaS-markt.
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
Maak een lijst van lokale kranten, kabelkranten, radio en tv met de namen van de verantwoordelijke journalisten of medewerkers. Vraag duidelijk naar de manier waarop zij informatie aangeleverd willen krijgen (digitaal of op papier). Een persbericht kunt u op meerdere momenten opstellen. Bijvoorbeeld als het organiserende team is samengesteld en de eerste stappen worden gezet. Of als een grote sponsor zijn medewerking heeft toegezegd. Maar ook kort voordat de MaS-markt daadwerkelijk plaatsvindt en na afloop, als de matches bekend zijn. Perscontacten zijn goud waard. Onderhoud ze daarom goed! >
Wat is het?
Kijk voor webadressen van stagemarkten op de website www.maatschappelijkestage.nl. Landelijke website Informeer ons over de datum, locatie en het websiteadres van uw MaS-markt. Dit kan via www.maatschappelijkestage.nl, actueel, agenda, eigen agenda-item toevoegen (linksonder). Wij plaatsen uw gegevens gratis op deze landelijke site waardoor u extra promotie heeft en landelijke organisaties en financiers kan aantonen dat uw evenement onderdeel uitmaakt van een landelijke succesformule.
21
Bijlagen Bijlage 1a: Bijlage 1b: Bijlage 1c: Bijlage 1d: Bijlage 1e: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9: Bijlage 10:
Voorbeeld uitnodigingsbrief Stichting De Baat Voorbeeld uitnodiging Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld oproep MaS-markt VC Kampen Voorbeeld brief ouders Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld persbericht vooraf van VC Kampen Voorbeeld begroting uit projectplan Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld draaiboek VC Kampen Voorbeeld bevestiging deelname organisaties VC Zwolle Voorbeeld afsprakenformulier voor leerling en stagebieder VC Zwolle Voorbeeld plattegrond MaS-markt Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld spelregelboekje Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld draaiboek Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Voorbeeld persbericht na afloop van VC Zwolle Voorbeeld evaluatieformulier VC kampen
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
Wat is het?
5
Hoe ziet het eruit?
5
Wie organiseert?
6
Over deze toolkit
6
1. Initiatief
7
2. De werkgroep
7
3. Projectplan
9
4. Tijd en locatie
10
34
5. Communicatie
12
36 37
6. Werven
13
7. Vastlegging matches
15
8. Inrichting MaS-markt
15
9. Spelregels
17
10. Draaiboek
18
11. Na afloop
19
Communicatiemiddelen
20
Bijlagen
22
33
22
Bijlage 1a: Voorbeeld uitnodigingsbrief Stichting de Baat Mijdrecht, 18 augustus 2009 Betreft: uitnodiging stagemarkt maatschappelijke stages Beste mevrouw, meneer, Hierbij willen wij u graag uitnodigen voor een stagemarkt voor maatschappelijke stages (MaS-markt) voor leerlingen van VMBO 3 op dinsdag 29 september tussen 13.00 uur en 15.15 uur in het Veenlanden College. Uw organisatie krijgt middels deze maatschappelijke stagemarkt de kans zich aan de jongeren uit De Ronde Venen bekend te maken, en eventuele stageplaatsen aan te bieden. De 180 VMBO 3 leerlingen zoeken een stageplek voor 20 uur in het schooljaar 2009 – 2010. De 20 uur is op verschillende manieren in te delen. Daarbij kunt u o.a. denken aan wekelijkse middagen, ochtenden, avonden, projectweken of een eenmalige activiteit waarbij ook voorbereidingstijd wordt betrokken, of wisselende stagetijden in overleg te bepalen. Er zijn vele mogelijkheden. Wel is het zo dat de omvang van elke stage 20 uur dient te zijn. Bij twijfel kan worden overlegd met de stagemakelaar of de coördinator MaS van het Veenlanden College. Het is de bedoeling dat leerlingen via de maatschappelijke stage (nader) kennismaken met de maatschappij. Zij doen vrijwilligerswerk voor een organisatie of vereniging. Zij ervaren wat het betekent iets te doen voor een ander, de maatschappij, zij leren nieuwe mensen en organisaties kennen en ervaren hoe kostbaar hun bijdrage aan de maatschappij kan zijn. Voordelen van MaS voor de organisatie kunnen zijn: jongere vrijwilligers bij de organisatie betrekken (uit onderzoek is gebleken dat 1 op de 10 jongeren blijft als vrijwilliger), nieuwe ideeën en mogelijkheden van jongeren benutten (aanspreken van een jongere doelgroep, omgaan met nieuwe media / websites, frisse en creatieve ideeen), extra handen voor het uitvoeren van uw activiteiten. U kunt zich tot dinsdag 22 september opgeven voor de MaS-markt bij Dyanne van Tessel, stagemakelaar MaS van Stichting De Baat (telefoonnummer …, e-mail: …). U ontvangt dan een inschrijfformulier waarop de stagemogelijkheden bij uw organisatie kort en duidelijk in beeld kunnen worden gebracht. Het invullen van dit formulier zal maximaal een half uur in beslag nemen. De stagemarkt zelf duurt 2 uur en 15 minuten, inclusief voorbereiding. Verder is het wenselijk dat organisaties enig promotie- en informatiemateriaal naar de markt meenemen om hun stand in te richten. Meer informatie is te vinden op de website www.steunpuntvrijwilligerswerk.info. U kunt ook contact opnemen met Dyanne van Tessel op dinsdag, woensdag en donderdag, via bovenstaand telefoonnummer. Wij hopen u 29 september te mogen ontvangen. Met vriendelijke groet, Namens de werkgroep maatschappelijke stages, Dyanne van Tessel (stagemakelaar MaS Stichting De Baat)
23
Bijlage 1b: Voorbeeld uitnodiging Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
Stagebeurs MaS
Voor wie?
Komend schooljaar zullen zo’n 350 leerlingen van het Stanislas College Pijnacker en het Montaigne Lyceum hun maatschappelijke stage (MaS) gaan uitvoeren. Organisaties die één of meerdere stageplaatsen voor de MaS aan willen bieden, nodigen wij graag uit om aan de stagebeurs deel te nemen.
Datum
Doel van de stagebeurs: - De Stagebieders de kans bieden om op efficiënte en overzichtelijke wijze zoveel mogelijk leerlingen te informeren over de stageplaatsen. - De leerlingen (verplicht) kennis te laten maken met diverse stagebieders. - Ter plekke een stageovereenkomst te ondertekenen en verdere afspraken te maken. Stages die aansluiten bij de meewerkende scholen zijn: Voor het Stanislas College Pijnacker: 1. (lint)stages van 30 uur gedurende het hele schooljaar buiten schooltijd 2. overige stages van diverse duur buiten schooltijd Voor het Montaigne Lyceum: 3. een blokstage van ongeveer 32 uur in de week van 12 t/m 15 oktober 2009 4. (lint)stages van max. 15 uur gedurende het hele schooljaar buiten schooltijd Er is gekozen voor de opzet van een markt. De stagebieder krijgt de beschikking over een tafel/kraam voor informatiemateriaal. Dit betekent dat er geen presentaties gehouden worden, maar dat leerlingen zelf zoeken/snuffelen naar de stage die het beste bij hun past. Na aanmelding ontvangt u in september meer informatie over de markt.
U komt toch ook?
De stagebeurs is een gezamenlijk initiatief van: * Stanislas College Pijnacker: Anja van Boheemen, Marie Paule Geerlings en Aucke Forsten * Montaigne Lyceum: Peter Ong en Simon Foederer * Stagemakelaar Bureau Vrijwilligerswerk P-N: Monique Segijn
Organisaties die met vrijwilligers werken en één of meerdere vacatures hebben voor de MaS. Donderdag 1 oktober 2009
Tijd
18.00 uur opbouwen 19.00-21.00 uur beurs 21.00 opruimen en borrel
Plaats
Montaigne Lyceum Kiekendiefhof 25 2496 RP Den HaagYpenburg
Inschrijving
Per email onder vermelding van ‘Stagebeurs 1 oktober’. Omschrijf kort de vacatures: m.n. de werkzaamheden, tijdstip, plaats en aantal uren of stuur de vacature(s) als bijlage mee. Vergeet niet uw naam, organisatie, functie en telefoonnummer te vermelden.
Sluitingsdatum aanmelding:
15 september 2009
Voor meer informatie en inschrijving: 015-3617570,
[email protected]
24
Bijlage 1c: Voorbeeld oproep MaS-markt VC Kampen Beste contactpersonen, Deze oproep is verzonden naar de lokale kranten. Wie van jullie doet mee? In elke organisatie waar vrijwilligers meewerken, kunnen deze jongeren in 17 uur iets extra’s bijdragen. En wie weet… werf je op deze manier nieuwe vrijwilligers… In enkele uren, op dinsdagmiddag 12 juni, kunnen meteen afspraken worden gemaakt. Voor meer ideeën of meer informatie: neem contact op! Met vriendelijke groet, Ettie Holwerda
PERSBERICHT 30 mei 2007
Oproep voor vrijwilligersorganisaties! Wie wil jongeren laten kennismaken met vrijwilligerswerk én gebruik maken van hun inzet? Op 12 juni ’s middags van 12.30 tot 14.30 uur is er een Vrijwilligersmarkt op het Almere College. De Vrijwilligerscentrale Kampen organiseert samen met docenten deze markt. Organisaties presenteren zich op deze markt aan de leerlingen die op zoek zijn naar een leuke klus die als maatschappelijke stage kan worden uitgevoerd. Vanaf september gaan jongeren van ongeveer 16 jaar, leerlingen van de 4e klas Havo, VWO en de TL, aan de slag. Zij willen zich 17 uur inzetten voor de samenleving. Tegelijkertijd leren ze via deze vorm van vrijwilligerswerk hoe het is om iets voor een ander te doen, of hoe dat gaat, je inzetten voor een gemeenschappelijk belang.Voor organisaties een uitdaging: wie bedenkt klussen die in korte tijd kunnen worden uitgevoerd. Heeft uw organisatie misschien nog collectanten nodig? Moet er een ruimte worden opgeruimd, of opgeknapt? Welke klus blijft al jaren liggen? Wees creatief, maak een klussenlijst en zet deze nieuwe vrijwilligers in! Op 12 juni kan meteen een afspraak worden gemaakt. Uw organisatie kan nog meedoen op deze markt: meldt u nog deze week bij de Vrijwilligerscentrale, tel. 038 3325550 of via
[email protected]
Inlichtingen: Ettie Holwerda Vrijwilligerscentrale Kampen Vloeddijk 79 8261 GE Kampen Telefoon: 038 3325550 email:
[email protected]
25
Bijlage 1d: Voorbeeld brief ouders Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Pijnacker, 24 september 2009 Aan de ouders/verzorgers van de leerlingen 4 havo en 4 vwo, Uw zoon/dochter gaat dit jaar een maatschappelijke stage doen als onderdeel van het onderwijsprogramma van het Montaigne Lyceum. Om een geschikte stageplaats te vinden organiseert de stagemakelaar van het Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp in samenwerking met de scholen dit jaar een stagebeurs voor de leerlingen van het Montaigne Lyceum en het Stanislas Pijnacker. De stagebeurs is op donderdag 1 oktober 2009 van 19.00-21.00 uur in het gebouw van het Montaigne Lyceum, Kiekendiefstraat 25, 2496 RP Den Haag. Uw zoon/dochter is verplicht om naar deze stagebeurs toe te gaan en zal daarvoor 2 uur voor zijn maatschappelijke stage mogen rekenen. Het stageboek dat uw zoon/dochter één dezer dagen ontvangt dient hij/zij mee te nemen zodat de gemaakte afspraak met de stageaanbieder hierin genoteerd kan worden. Uw zoon/dochter hoeft niet de hele stagebeurs aanwezig te zijn, na afloop van het bezoek meldt hij/zij zich af bij het stagepunt van het Montaigne Lyceum. Mocht uw zoon/dochter andere verplichtingen hebben op deze avond, dan willen wij u vragen deze voor één keer af te zeggen. Indien dat écht niet mogelijk is, vragen wij u dit te melden bij de stagecoördinator. Leerlingen die hun gehele maatschappelijke stage al geregeld hebben en hun stageovereenkomsten door de ouders hebben laten ondertekenen en ingeleverd hebben zijn niet verplicht te komen. Met vriendelijke groet, S. Foederer en P. Ong Stagecoördinatoren Maatschappelijke Stage Montaigne Lyceum Pijnacker
Monique Segijn Stagemakelaar Maatschappelijke stage Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
De stagebeurs is een gezamenlijk initiatief van: * Stanislas College Pijnacker * Montaigne Lyceum * Stagemakelaar Bureau Vrijwilligerswerk P-N
26
Bijlage 1e: Voorbeeld persbericht vooraf van VC Kampen PERSBERICHT 29 januari 2009 Maatschappelijke stage in Kampen ook in de Via: de Vrijwilligersmarkt op 2 februari! Op maandag 2 februari, ’s middags van 15.00 tot 16.00 uur, wordt de eerste Vrijwilligersmarkt voor Maatschappelijke stages in dit jaar gehouden: deze keer op het Via, de nieuwe school voor VMBO van het Almere College en het Ichthus College, aan de Flevoweg. De Vrijwilligerscentrale Kampen organiseert samen met docenten deze markt. Organisaties presenteren zich daar aan de leerlingen die op zoek zijn naar een leuke klus die als maatschappelijke stage kan worden uitgevoerd. Tot de zomervakantie gaan deze leerlingen aan de slag. Zij gaan zich 20 uur inzetten voor de samenleving. Zo leren ze via deze vorm van vrijwilligerswerk hoe het is om iets voor een ander te doen, of om je in te zetten voor een maatschappelijk belang. Voor organisaties is deze nieuwe vorm van vrijwillige inzet een uitdaging: zij bieden klussen aan die in korte tijd kunnen worden uitgevoerd en ze laten jongeren op deze manier kennismaken met hun organisatie. Op de markt worden meteen afspraken gemaakt.De markten op het Almere College en het Ichthus College worden in verschillende perioden van het schooljaar gehouden. Leerlingen kunnen opeenvolgend aan de slag bij organisaties. Ook leerlingen van het Pieter Zandt College zijn al jaren actief als maatschappelijk stagiair. Vanaf 2011 worden Maatschappelijke Stages voor alle leerlingen van het voortgezet onderwijs verplicht. Nu al zijn in Kampen tientallen jongeren actief via een maatschappelijke stage. Ze zetten zich in bij allerlei verschillende organisaties. In mei 2009 zal de volgende markt gehouden worden: nu voor het Almere College in de Marinus Postlaan. Uw organisatie, vereniging of instelling kan ook meedoen op deze markt! Meldt u bij de Vrijwilligerscentrale, tel. 038 3325550 of via
[email protected] Inlichtingen over dit persbericht: Ettie Holwerda en Marianne de Graaff Vrijwilligerscentrale Kampen Vloeddijk 79 8261 GE Kampen tel. 038 3325550
[email protected]
27
Bijlage 2: Voorbeeld begroting uit projectplan Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp De begroting van de kosten van de beurs zijn gebaseerd op deelname van 300 leerlingen en 20 stagebieders: Voorlopige begroting Stagebeurs 2009
Soort
Kosten
Bijdrage scholen
PR freecards
100,00
100,00
PR uitnodigingen
100,00
stagebieders
700,00
700,00
Catering+borrel na afloop
0,00
0,00
Huur locatie
0,00
0,00
900,00
800,00
Bijdrage stagemakelaar/ gemeente
100,00
Digitale faciliteiten Concierge/personeel school Uren stagemakelaar 50 uur Totaal
100,00
nnb= nog niet bekend
28
Bijlage 3: Voorbeeld draaiboek VC Kampen Wanneer
Wat
maart
Wie
Opmerkingen
Plan maken
School en VCK
Periode uitvoering markt afspreken, nagaan of er geen bezwaren tegen de datum zijn
20 april
Starten met aqcuisitie organisaties
VCK
Datum + tijdstip van de markt moeten bekend zijn + aantal deelnemende leerlingen i.v.m aantal organisaties (ongeveer 15 per 100 ll)
21 april
Eventueel oproep en persbericht over mogenlijkheden organisaties verzenden
VCK
15 mei
Overleg werkgroep school en VCK
VCK / school
30 mei
Organisatie definitief bekend
VCK
Mailing met infomatie naar organisaties zenden
VCK
Informatie over de markt, de school, de verzekeringen, arbo enz. afspraakformulier, lijst deelnemende organisaties
Eventueel workshop voor organisaties houden
VCK
Programma: Informatie over MaS, aanbod aan jongeren presentatie organisatie
30 mei
Opening en persberichten opstellen
School
Inhoudelijk overleg
31 mei
Persberichten VW markt media verzenden
School of VCK
5 juni
Vergadering werkgroep Evt. voorgesprek wethouder
11 juni
Pers nogmaals uitnodigen
12 juni
Markt inrichten vanaf 13.00 uur en uitvoeren tussen 13.30 en 14.30 uur
19 juni
Evaluatie
Afspraken vastleggen, knelpunten door spreken, wijze van openen, hoe en door wie geregeld?
Markt doornemen, afspraken nalopen School of VCK
Actuele informatie
School School zorgt voor kramen, organisaties aankleding, catering en ontvangst + feestelijke VCK opening bv door wethouder. Organisaties presenteren zich aantrekkelijk en hebben geschikte vacatures. VCK coordineert, is vangnet Ervaringen, resultaten, faciliteiten, evaluatie organisaties, verbeterpunten
N.B. Data en uren zijn voorbeelden van een tijdschema van 2 maanden.
juni 2009
29
Bijlage 4: Voorbeeld bevestiging deelname organisaties VC Zwolle Zwolle, Betreft:
30 oktober 2009 Maatschappelijke stagemarkt Zwolle
Geachte heer/mevrouw, Hartelijk dank voor uw toezegging om mee te doen aan de maatschappelijke stagemarkt op donderdag 12 november 2009 in ’t Diezer College te Zwolle. Ik bevestig hiermee de gemaakte afspraken: • De stagemarkt wordt gehouden van 15.00 tot 17.00 uur. Programma overzicht zie bijlage. • Vanaf 14.00 uur kunt u terecht in ’t Diezer College, Russenweg 3 Zwolle, stagemarkt vindt plaats in de aula van de school. • U kunt uw organisatie presenteren op uw eigen manier. Er zijn geen standjes maar tafels, deze worden door ’t Diezer College beschikbaar gesteld. Afmeting van de tafel is 2 meter breed en 80 centimeter diep (2 tafels aan elkaar) • Er is stroom beschikbaar waardoor het mogelijk is een laptop of dergelijke aan te sluiten ter promotie. 800 • Er komen 112 leerlingen van verschillende voortgezet onderwijs scholen in Zwolle. U maakt directe afspraken met geïnteresseerde leerlingen. Zij kunnen ook komen kennismaken met uw organisatie op een nader af te spreken tijdstip. Het is aan te bevelen een goede omschrijving van de vacature te maken op papier, leerlingen kunnen deze dan ook meenemen. • De afspraken worden schriftelijk vastgelegd op een afspraakkaartje, deze krijgt u uitgereikt op de stagemarkt. • De leerlingen komen van verschillende scholen waardoor het aantal uren dat ze stage gaan lopen verschillend is, zo ook de termijn waarin de stage plaatsvindt. Informeer bij de leerling naar details. • Het doel van de stagemarkt is contacten tot stand brengen en te komen tot een match. Natuurlijk is het presenteren van uw organisatie op deze markt ook een goed PR middel en het geeft de mogelijkheid in contact te komen met andere vrijwilligers organisaties! Wij hopen dat de Maatschappelijke Stagemarkt een succes zal worden. Hebt u nog vragen of wenst u nadere informatie, neem dan gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, Odelia Otten, Dieneke Schulting. Bijlagen: - Routebeschrijving en parkeren - Overzicht deelnemende organisaties en VO scholen - Programma overzicht - Arbeidstijdenwet jeugdigen - 101 ideeën
30
Bijlage 5: Voorbeeld afsprakenformulier voor leerling en stagebieder VC Zwolle Naam leerling: Telefoonnummer: Email: Naam school: Klas: Contactpersoon school: De organisatie: Adres: Telefoonnummer: vertegenwoordigd door: spreekt het volgende af: op
om
uur
is er een kennismakingsgesprek op het adres: voor de Maatschappelijke Stage. Aantal uren Maatschappelijke Stage dat je bij deze organisatie kunt vervullen: Gemiddeld
uren per week
Periode:
31
Bijlage 6: Voorbeeld plattegrond MaS-markt Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
32
Bijlage 7: Voorbeeld spelregelboekje van Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Stagebeurs 2009 1 oktober 2009, 19.00 tot 21.00 uur @ Montaigne Lyceum
SPELREGELS Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp Montaigne Lyceum Stanislas College Pijnacker
Doel van de Stagebeurs
Tijdens de Stagebeurs zoek en vind voor jezelf een (of meerdere) Maatschappelijke Stage(s). Je hebt de mogelijkheid om de vrijwilligersorganisatie (stagebieder) direct jouw vragen te stellen over een MaS vacature die je leuk lijkt of over de organisatie zelf. Zien jij en een stagebieder elkaar helemaal zitten? Maak dan direct afspraken over de stage en laat meteen je stagecontract tekenen. Je kunt het alvast maar geregeld hebben!
Algemene spelregels tijdens de Stagebeurs
Om ervoor te zorgen dat alles een beetje ordelijk verloopt, willen we je vragen om de punten hieronder even goed te lezen en je aan deze spelregels te houden: - De Stagebeurs is van 19.00 tot 21.00 uur. - De stagebieders die aanwezig zijn, hebben een eigen kraam waar jij de vacatures van de organisatie kunt bekijken. - Interesse in een vacature? Vraag ernaar bij iemand van de desbetreffende vrijwilligersorganisatie. - Wees altijd beleefd naar iedereen toe en stel jezelf even netjes voor. - Gebruik de badges die bij binnenkomst worden uitgedeeld. Zo ben je herkenbaar voor de medewerkers van de stagebieders. - Staan er meer dan vijf leerlingen bij een kraam? Ga dan alvast even bij de volgende kraam kijken en kom later even terug. - Naast de kramen van stagebieders zijn er ook: • Stagepunt Bureau Vrijwilligerswerk: voor algemene vragen over Maatschappelijke Stages en vrijwilligerswerk • Stagepunt Montaigne Lyceum: voor vragen over Maatschappelijke Stages op jouw school • Stagepunt Stanislas College Pijnacker: voor vragen over Maatschappelijke Stages op jouw school - Niet gevonden wat je zocht? Meld je dan bij het Stagepunt van het Bureau Vrijwilligerswerk. Dan kijken zij samen met jou wat de mogelijkheden zijn. - Klaar en naar huis? Meld je af bij het Stagepunt van jouw school!
Veel plezier en succes met het zoeken naar een leuke stage!
33
Bijlage 8: Voorbeeld draaiboek Bureau Vrijwilligerswerk Pijnacker-Nootdorp
Draaiboek stagebeurs MaS Pijnacker-Nootdorp Tijdsplanning 18.00 uur 19.00 uur 21.00 uur
Ontvangst stagebieders: plaatstoewijzing en inrichten stand Ontvangst leerlingen: controle d.m.v. schoollijst en schoolpas De stagebeurs wordt gesloten Opruimen en borrel met stagebieders
Benodigdheden: Kraampjes (1 per organisatie) = ca 30 Kopieerfaciliteit Catering 3 Matchpoints (kraam die opvalt) Flyers/uitnodiging/kaart? Overzicht vacatures en spelregels Beurs Stagecontracten Stage keuzeformulieren Vacatures voor stagebieders Laptop Vlag voor aankleding matchpoint 400 badges
Montaigne Montaigne (afspraken kopieerkosten?) Montaigne Montaigne Montaigne/Stanislas BVW Montaigne/Stanislas BVW BVW BVW Montaigne/Stanislas BVW (afspraken kosten?)
‘Matchpoints’ Er zijn op de beurs 3 herkenbare punten: 1. matchpoint per school voor ‘goedkeuring stage’ en overige vragen. Hier zijn ook (extra) stageformulieren te krijgen. Per school is er minimaal 1 bemand matchpoint. Stanislas wil per afdeling een kraam (=3) Stanislas is aanwezig met 15 personen (mentoren/ coördinatoren/ teamleiders) 2. matchpoint Bureau Vrijwilligerswerk; 1. voor eigen stages 2. voor vacatures waarvan de organisatie niet aanwezig is/kan zijn en 3. overige vragen.
Stagebieders: De stagebieders die zich hebben aangemeld zijn: BibliotheekP-N, Brede school, BVKlapwijk, St.VTV Ipse, Jongerenraad,Jongerenwerk P, Jongin, K&V,Oliveo Handbal, Oranje Ver.Nootdorp, PVF Hofland, PVF Veenhage, Rode KruisScouting Delfgauw, Stichting Kwasa, Swop, Terre des Hommes, Trucker, Unicefwereldwinkel Pijnacker, WTCN, Kampeerterrein Bieslandse Bos(?), SKOP, St. Eendenkooi Stagebeurs: stagemakelaar regelt de vacatures in voldoende aantal (3 ll op een stageplaats=3 vacatures) > de stagebieders krijgen een kraam op de beurs, de stagemakelaar maakt een overzicht > Er komt 1 plek met vacatures waarvan de stagebieders niet aanwezig zijn en deze wordt bemand door BVW. > Hier kunnen leerlingen ook terecht als ze geen stage naar keuze hebben kunnen vinden.
34
Planning stagebieders • Worden voorgelicht en ondersteund door stagemakelaar • Juni: workshop Creatief inspelen op MaS door stagemakelaar • Juni: 1e uitnodiging voor de stagebeurs wordt verstuurd Leveren vacature aan volgens format Stagemakelaar Krijgen input voor vacatures van stagemakelaar • Augustus: stagebieders die niet gereageerd hebben krijgen reminder met extra informatie • September: alle vacatures worden nagekeken door de stagemakelaar en hierover is nog contact met de stagebieders indien nodig.
Leerlingen: Stagebeurs: Er komen 85 leerlingen van het Montaigne en 240 leerlingen van Stanislas. Leerlingen: > ontvangen contracten/stageboekjes van school > ontvangen van de stagemakelaar een boekje/overzicht van vacatures voor de ll gesorteerd op tijdsduur (blok en … urenstage) en korte instructie * Regel: er mogen niet meer dan 5 leerlingen bij een kraam staan > de stagemakelaar zorgt voor een stage-keuzeformulier voor ll die nog niet weten wat ze willen doen ll ontvangen badge voor schoolpas/MaSpas (speciale pas uitgereikt door school voor leerlingen die stage moeten lopen). Dit is voor de herkenbaarheid tijdens de beurs en tijdens de stage (bij een instelling bijv.). > Gaan voor goedkeuring van de stage naar de het Matchpoint waar vertegenwoordigers van de school zijn die de stage ‘goedkeuren’ Leerlingen die geen stageplaats gevonden hebben melden zich allemaal bij het Matchpoint Stagemakelaar. Daar kunnen ze een formulier invullen zodat: de leerling kenbaar kan maken wat hij/zij zoekt de stagemakelaar inzicht krijgt in de hoeveelheid en behoefte aan stageplaatsen de school weet dat de leerling aanwezig is geweest en ‘actie’ heeft ondernomen. Planning leerlingen • September: krijgen informatie via de school • Worden voorbereid op MaS tijdens de les (door docent school) • September: ouders ontvangen een brief thuis • 1 oktober: leerlingen die nog geen stage hebben komen naar de stagebeurs
35
Bijlage 9: Voorbeeld persbericht na afloop van VC Zwolle http://www.weblogzwolle.nl/content/view/14317/55/ (23 december 2009)
Eerste markt maatschappelijke stages groot succes Vrijdag 13 november 2009
Zwolle - Vijfenvijftig leerlingen van verschillende Zwolse scholen voor voortgezet onderwijs oriënteerden zich donderdag 12 november op vrijwilligerswerk in het kader van de Maatschappelijke Stage (MaS). Deze eerste markt voor maatschappelijke stages in Zwolle bleek een groot succes. De MaS is vanaf schooljaar 2011-2012 onderdeel van het schoolprogramma. Leerlingen zijn dan verplicht vrijwilligerswerk te doen. Vmbo- en praktijkonderwijsleerlingen 48, havoleerlingen 60 en vwo-leerlingen 72 uur gedurende hun middelbareschooltijd. Hoewel de MaS nu nog geen verplichting is, maken veel scholen er al een begin mee. Op de ‘MaS-markt’, die werd georganiseerd door Vrijwilligerscentrale Zwolle, waren zestien vrijwilligersorganisaties vertegenwoordigd die klussen voor scholieren aanboden. In totaal ging het om zo’n 140 vacatures. De leerlingen konden rondkijken bij de stands van de verschillende organisaties, informeren naar de vacatures en afspraken maken om klussen in het kader van de MaS te verrichten. Aan het eind van de middag waren 47 matches tot stand gekomen. “Dat betekent dat 85 procent van de leerlingen een match heeft gemaakt. Fantastisch”, zegt Dieneke Schulting, coördinator maatschappelijke stages bij Vrijwilligerscentrale Zwolle. Wat Schulting opviel, was dat de jongeren goed weten wat ze willen. “Het matchen was binnen een half uur gedaan”, vertelt ze. “Ze zoeken echt een organisatie waar ze hun talent en interesse voor willen inzetten. Bijvoorbeeld organisaties voor jeugdwerk, dieren of sport.” Het is de eerste keer dat de ‘MaS-markt’ werd georganiseerd in Zwolle. De organisatie koos bewust voor een eenvoudige opzet in de aula van 't Diezer College. Zo kon op kleine schaal worden uitgeprobeerd of deze vorm van matchen tussen leerlingen en vrijwilligersorganisaties werkt voor de stad. Schulting spreekt van een groot succes. “De sfeer was goed. De vertegenwoordigers van de vrijwilligersorganisaties vonden het leuk in gesprek te kunnen gaan met de docenten en prettig om de leerlingen te ontmoeten. Ze vinden het handig face to face afspraken met hen te maken. De stagemarkt krijgt dan ook zeker een vervolg.” De pilot ontstond vanuit de Klankbordgroep Maatschappelijke Stage, een intensief samenwerkingsverband waarin alle Zwolse scholen voor voortgezet onderwijs, Gemeente Zwolle en Vrijwilligerscentrale Zwolle zijn vertegenwoordigd. De klankbordgroep komt vier tot vijf keer per jaar samen om eenduidigheid en samenwerking met betrekking tot de MaS te bevorderen. De MaS-markt is een voorbeeld van het resultaat van die samenwerking. In de toekomst worden meer vormen voor matchmaking voor de MaS uitgeprobeerd.
36
Bijlage 10: Voorbeeld evaluatieformulier organisatie VC Kampen Evaluatie Vrijwilligersmarkt Vrijwilligerscentrale Kampen 12 juni 2007 De Vrijwilligerscentrale is benieuwd naar uw mening over deze markt. Wilt u dit formulier invullen en inleveren bij de tafel van de Vrijwilligerscentrale? Naam: Organisatie:
1.Wat vond u van de Vrijwilligersmarkt? - Opzet - Inrichting - Tijdstip - Faciliteiten 2.Hebt u afspraken met leerlingen kunnen maken? - zo ja, met hoeveel? - zo nee, waarom niet?
3.Wilt u een volgende keer weer meedoen?
O
ja
O
ik doe graag mee aan de Vrijwilligersmarkt in het Ichthus College op vrijdagmiddag 21 september 2007
nee, omdat
O
4.Wat verdient verbetering? Uw suggesties zijn welkom!
Hartelijk dank voor uw bijdrage aan Maatschappelijke Stage in Kampen!
37
Meer informatie?
kijk op www.maatschappelijkestage.nl MOVISIE Postbus 19129 3501 DC Utrecht T Algemeen 030 789 20 00 F Algemeen 030 789 21 11 © MOVISIE, februari 2010
38
