Toolkit Kracht door verbinding

toolkit

Toolkit Kracht door verbinding

Colofon Uitgever: Tekst:

JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling Aberrahim Kajouane, Pleun van den Dool, Bouchra Banhammou en Trix van der Kamp Datum uitgave: oktober, 2013 Bezoekadres: JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling Nieuwe Gouwe Westzijde 1, 2802 AN Gouda Postbus 540, 2800 AM Gouda T 0182 547888 F 0182 547889 E [email protected] www.jso.nl

Deze publicatie is in opdracht van de gemeente Den Haag samengesteld en tot stand gekomen dankzij een financiële bijdrage van de provincie Zuid Holland

Copyright © 2013 JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling en PEP. Gedeelten van deze uitgave mogen voor intern gebruik worden gekopieerd, mits daarbij de bron wordt vermeld.

Toolkit Kracht door verbinding JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 5 2. Toolkit .............................................................................................................................................. 7 2.1 Een heldere boodschap .......................................................................................................... 7 2.2 Visie en visieontwikkeling........................................................................................................ 7 2.3 Organisatiedoelen ................................................................................................................... 8 2.4 Participeren ............................................................................................................................. 8 2.5 Doelgroep ................................................................................................................................ 9 2.6 Communicatie ......................................................................................................................... 9 2.7 De continuïteit van de organisatie ......................................................................................... 12 2.8 Vrijwilligers werven en behouden.......................................................................................... 12 2.9 Netwerken en samenwerken................................................................................................. 14 2.10 Transparantie ...................................................................................................................... 16 2.11 Meten, weten en aantonen.................................................................................................. 16 2.12 Nieuwe activiteiten en Projecten ......................................................................................... 17 2.13 Financiën op orde ............................................................................................................... 18 2.14 Waar kan je voor ondersteuning terecht? ........................................................................... 21 3.

Bijlages .......................................................................................................................................... 23 3.1 Geraadpleegde literatuur ...................................................................................................... 23 3.2 Geraadpleegde websites ...................................................................................................... 23 3.3 Maken van afspraken ............................................................................................................ 24 3.4

Samenwerken met andere organisaties ............................................................................ 25

3.5 Projectplan ............................................................................................................................ 26 3.6 Organisaties en Websites die van pas kunnen komen ......................................................... 27 3.7 Verder lezen .......................................................................................................................... 27


3


4

1. Inleiding

Meedoen is het doel van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Iedere burger moet zo lang mogelijk kunnen meedoen aan de samenleving. Participatie en zelf organiserend vermogen zijn de sleutelbegrippen binnen deze wet. Het begrip zelforganisatie sluit aan op begrippen als eigen kracht, eigen verantwoordelijkheid, zelfsturing en regie over eigen leven. De gemeente Den Haag zoekt nadrukkelijk aansluiting bij het zelf organiserend vermogen van de samenleving. In de praktijk zien we al tal van voorbeelden waar zelforganisatie van inwoners van Den Haag tot uitdrukking komt. Voorbeelden hiervan zijn te vinden op het terrein van wonen en leefomgeving, openbare ruimte, zorg, ontmoetingsplekken en kunst en cultuur. Een aantal van deze initiatieven heeft betrekking op de Wmo en andere niet. De gemeente Den Haag wil die initiatieven van zelforganiserende verbanden en vrijwilligersorganisaties stimuleren die relevant zijn voor de WMO, waaronder die van de migrantenorganisaties. Burgers vinden het prettig wanneer zij zelf initiatieven kunnen ontplooien en controle hebben over hun eigen leven en leefomgeving. Maar dat gaat niet altijd vanzelf. Migrantenorganisaties hebben - net als andere vrijwilligersorganisaties -, de gevolgen gevoeld van de verzakelijking van de welzijn- en zorgsector. In Den Haag zijn de oude regelingen voor zelf- en vrijwilligersorganisaties omgezet in de ‘subsidieregeling leefbaarheid en bewonersparticipatie’. Dit betekent dat tegenwoordig de activiteiten worden gesubsidieerd in plaats van de organisaties. Door het afschaffen van structurele subsidiering zijn organisaties meer aangewezen op de eigen bijdragen van leden en bezoekers. De uitdaging voor de migrantenorganisaties is om minder afhankelijk te worden van alleen overheidssubsidies. De organisaties die wel een beroep willen doen op overheidssubsidies en op andere financiers, zullen duidelijk moeten maken wat hun maatschappelijke meerwaarde is. Ze zullen bijvoorbeeld moeten aantonen dat ze bijdragen aan één van de speerpunten van de gemeente of aan de doelstellingen van fondsen en dergelijke. Bijvoorbeeld: • dat ze voorzien in een maatschappelijke behoefte waar regulier gefinancierde instellingen niet aan kunnen voldoen; • dat ze een bijdrage leveren aan de participatie van groepen die door andere instellingen niet worden bereikt; • dat ze de activiteiten in samenwerking met andere partners uitvoeren. De gemeente Den Haag constateert dan ook dat: • De organisatiegraad, de signalering en het oplossingsvermogen van een deel van de migranten civil society versterking behoeft; • Dat deze verbanden nog te weinig van elkaar leren en te weinig gebruik maken van de aanwezige talenten en mogelijkheden; • Dat een gedegen- op de lokale context toegesneden- methodiek om de organisaties te versterken ontbreekt.


5

De transitie van de verzorgingsstaat naar een participatiemaatschappij, vergt dat steeds meer taken die voorheen vooral door de overheid werden uitgevoerd, nu door de samenleving worden opgepakt. Zekerheden en voorspelbaarheid nemen af en er ontstaan nieuwe vormen van samenwerking, zoals netwerken. Dit heeft niet alleen gevolgen voor burgers en zelforganiserende verbanden als migrantenorganisaties, maar ook voor de overheid en de professional. Om de zelforganisaties en vrijwilligers initiatieven in Den Haag te versterken en te stimuleren en professionals te faciliteren, heeft de gemeente Den Haag aan PEP en JSO (expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling) gevraagd om een Toolkit voor migranten organisaties te ontwikkelen. De Toolkit is op basis van bronnenonderzoek en een aantal netwerkbijeenkomsten voor en van migrantenorganisaties en gesprekken met individuele vertegenwoordigers uit de migrantengemeenschap samengesteld. Zij hebben input gegeven en een aantal van hen heeft de conceptteksten becommentarieerd. Wij willen hen dan ook bedanken voor hun inzet en samenwerking.


6

2. Toolkit 2.1 Een heldere boodschap Omdat anderen overtuigd moeten worden van het belang van de organisatie, is het belangrijk dat de boodschap helder, kort en krachtig is. Waar staat de organisatie voor, wat is het doel van de organisatie en welke groep(en) worden er bereikt? Draagt de organisatie bij aan de maatschappelijke participatie van de achterban, wat is de concrete inzet van de vrijwilligers en wie zijn de samenwerkingspartners? Hoe open en toegankelijk is de organisatie en heeft de organisatie bezoekers die voor de activiteiten willen betalen? Wordt de organisatie geïnspireerd door een religie of een politieke ideologie en is het relevant die uit te dragen? Kortom, om als organisatie succesvol te zijn is het belangrijk om na te denken over de visie. Vragen die daarbij aan de orde kunnen komen zijn: Hoe kijken de leden van de organisatie tegen de Nederlandse samenleving aan? Op welke wijze participeren zij in de samenleving? Wat is de rol van de organisatie daarin? Om deze rol te bepalen is het nodig om als organisatie een visie te hebben en concrete doelen te stellen.

2.2 Visie en visieontwikkeling Wat is een visie? Een visie geeft richting aan de gewenste toekomst, je kijkt naar de wereld van nu en de kansen in de toekomst en je beschrijft de gewenste droomsituatie. Om een visie voor je organisatie te formuleren, kan je jezelf de volgende vragen stellen: • Welke ontwikkelingen zijn belangrijk voor onze organisatie? • Hoe ziet onze toekomst eruit en die van onze achterban? • Welke ambities hebben wij op langere termijn? En wat kan onze bijdrage daaraan zijn? Bij een organisatie zijn verschillende mensen betrokken. Het is belangrijk om gezamenlijk met het bestuur, de medewerkers en de vrijwilligers een visie te ontwikkelen. Denk ook hoe de bezoekers/achterban hierin kan worden betrokken. Wanneer je samen een duidelijke visie hebt, kun je een sterke organisatie zijn. Dan kun je aan de toekomst gaan werken en passende activiteiten en projecten organiseren. Het is goed om regelmatig (bijvoorbeeld eens per jaar) na te denken over je visie als organisatie. Een visie ontwikkelen is een proces, waarbij je de tijd en ruimte moet nemen om stil te staan bij een aantal vragen: Waarom bestaan we? Wat vinden we? Wat willen we? Welke bijdrage leveren we aan de maatschappij? Wat is de inzet van de vrijwilligers en waarin onderscheiden we ons? Kortom, de belangrijkste vraag: wat is het bestaansrecht van onze organisatie? Taken Beschrijf kort wat jullie visie op de toekomst is. Denk hierbij aan de vraag; hoe ziet de organisatie er over een paar jaar uit? De organisatie is ooit gestart vanuit een ideaal, een visie. Op welke wijze zou je deze visie bespreekbaar kunnen maken binnen de organisatie? En bedenk ook op welke wijze je de visie zou kunnen ontwikkelen en of bijstellen. Probeer gegevens over ontwikkelingen te achterhalen; meten is weten!


7

2.3 Organisatiedoelen Als de visie duidelijk is, kunnen de doelstellingen worden geformuleerd. Als deze niet helder zijn, is het ook lastig vast te stellen hoe succesvol een organisatie is. Immers, dan is niet duidelijk te maken wat de organisatie al dan niet bereikt heeft. Een doelstelling geeft aan wat de organisatie wil bereiken in de maatschappij. Het vertelt waarom juist deze en geen andere activiteiten worden georganiseerd. Een doelstelling bepaalt welke projecten er opgezet gaan worden en welke activiteiten uitgevoerd worden. Probeer de doelstellingen heel concreet te formuleren. Denk daarbij ook aan: ‘Wat kan de organisatie? Wat zijn de capaciteiten van de vrijwilligers?’ Er zijn twee soorten doelstellingen: lange-termijn doelstellingen en kort termijn doelstellingen. Langetermijn doelstellingen zijn algemeen, ze zijn een logisch gevolg van de visie. Het duurt langer om deze te bereiken. Bijvoorbeeld: ‘Het bevorderen van de participatie en emancipatie van de allochtone gemeenschap binnen de Nederlandse samenleving.’ Een korte termijn doelstelling wil je in korte tijd bereiken. Bijvoorbeeld: ‘Ervoor zorgen dat meer Somalische vrouwen naar de activiteiten komen.’ Taken Staan de doelen helder en duidelijk op papier? • Zo ja, bekijk deze doelstellingen. Wat zijn de lange-termijndoelstellingen en wat de kortetermijndoelstellingen? Bekijk ook of ze nog steeds relevant zijn en of ze nog steeds bij de visie passen. En of je de verwachtte resultaten zo concreet mogelijk hebt benoemd. • Zo niet, probeer een aantal lange-termijndoelstellingen en korte-termijn-doelstellingen te formuleren, Denk hierbij aan de visie van de organisatie en benoem de resultaten.

2.4 Participeren Een aanzienlijk deel van de achterban van migrantenorganisaties bevindt zich nog steeds in een ongelijke maatschappelijke positie ten opzichte van de autochtone bevolking. Cijfers laten achterstanden zien: op de arbeidsmarkt, in het onderwijs en op het gebied van sociale en politieke participatie. Een organisatie bewijst haar maatschappelijke nut als zij voor die mensen van betekenis kan zijn. En dat haar activiteiten het hen mogelijk maakt om rond te komen en vooral ook vooruit te komen. Activiteiten die daarbij kunnen helpen zijn: voorlichting/educatie, taalles, inburgering, vergroten van het netwerk, emancipatie activiteiten, spreekuur en huiswerkbegeleiding. Kortom: activiteiten die mensen een steviger positie geven in de samenleving en hun zelfredzaamheid vergroot. Taken • Benoem de manier waarop de organisatie de achterban stimuleert om deel te nemen aan de samenleving. Hoeveel mensen worden met deze activiteiten bereikt? Kun je concrete resultaten noemen? • Geef de eventuele mogelijkheden aan om de activiteiten uit te breiden. Waar liggen behoeften van de achterban op dat vlak? (Denk daarbij aan het ontbreken van bepaalde kennis en vaardigheden.)


8

2.5 Doelgroep Welke groep bereikt uw organisatie? Hoe belangrijk is de organisatie voor de doelgroep? Het contact met de doelgroep is belangrijk voor een organisatie. De organisatie kan immers een intermediaire functie vervullen, tussen de Nederlandse samenleving en al haar instellingen en de achterban van de organisatie. Aansluiting bij de samenleving is daarom van belang, maar contact met de eigen achterban is minstens net zo belangrijk. Veel migrantenorganisaties verklaren dat zij groepen bereiken die andere organisaties niet bereiken. Dit is vaak zo, maar het kan lang niet altijd worden onderbouwd en dan komt het niet overtuigend over. Om dit in kaart te brengen kan er bijvoorbeeld regelmatig een inventarisatie worden gehouden onder uw achterban, waarin u ze bijvoorbeeld vraagt hoe vaak en waarom zij uw organisatie bezoeken en welke organisaties en instellingen zij nog meer bezoeken. Wanneer je ze ook vraagt naar bijvoorbeeld hun leeftijd, sekse, opleiding , werk, en naar of ze studeren en/of een uitkering ontvangen en waar zij belangstelling voor hebben, kunt je jouw aanbod beter op de bezoekersgroep afstemmen en kunt je de partners en subsidiënten laten zien welke groepen je bereikt. Dit soort inventarisaties kan bijvoorbeeld gedaan worden door studenten en/of stagiaires. Veel migrantenorganisaties richten zich op één groep, de eigen gemeenschap. Deze specialisatie kan de organisatie sterk maken, maar het kan ook nuttig zijn om een verbreding van de doelgroep te overwegen. Een dergelijke verbreding kan het netwerk van de organisatie vergroten, evenals de gerichtheid op de samenleving. Andere organisaties richten zich op meer gemeenschappen en groepen. Bij hen bestaat het gevaar dat de organisatie geen duidelijk profiel meer heeft en onvoldoende herkenbaar is voor achterban en partners. Taken Is de beoogde doelgroep van de organisatie nog steeds een logische doelgroep? • Ga na op welke wijze de doelgroep verbreed kan worden en of dit gewenst is. • Is de doelgroep te breed?( Waardoor de organisatie mogelijk niet gericht genoeg kan werken.) • Bereikt u een doelgroep die andere instanties niet bereiken? Kunt u dat aantonen? Neem een enquête af onder uw doelgroep (bezoekers, leden) zodat u uw aanbod beter op hun vraag kunt afstemmen. Zo kunt u ook aan partners en de overheid laten zien welke groepen u bereikt.

2.6 Communicatie Communicatie met de buitenwereld is voor migrantenorganisaties belangrijk. Een goede PR kan het draagvlak voor de organisatie vergroten. Het biedt kansen voor het bereiken van een grotere groep mensen en het werven van fondsen en vrijwilligers. Samenwerking met organisaties uit de buurt of met de gemeente, wordt ook makkelijker wanneer voor iedereen duidelijk is waar je voor staat. Hier staan een aantal instrumenten en informatie voor het voeren van een goede PR. •

Visuele identiteit (huisstijl en logo) Voor de herkenbaarheid van de organisatie is het van belang een visuele identiteit te ontwikkelen zoals een eenduidige huisstijl en een herkenbaar logo. Zo krijgt de organisatie een ‘eigen gezicht’. Consequent gebruik van de huisstijl zorgt voor een eenduidig beeld en draagt zo bij aan de herkenbaarheid. Een logo is een grafisch beeldmerk van de vereniging. Een logo bestaat meestal uit een woord/naam en een afbeelding. Veel verenigingen hebben al een logo. Nieuwe logo’s


9

kunnen ontworpen worden door een grafisch vormgever. Een logo geeft een eerste indruk van de organisatie en wordt overal toegepast. Daarom is het van belang om goed over de uitstraling van het logo na te denken en de vertaling aan een expert over te laten. Een huisstijl is eigenlijk een verzameling regels en richtlijnen, waaraan alle uitgaande informatie moet voldoen, zoals gebruik logo, lettertype en opmaak. •

De website Denk van tevoren goed na over het doel van uw website. Wat is de voornaamste functie? Informatie bieden, reacties uitwisselen of een combinatie hiervan? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor de manier waarop een website wordt gebouwd en ingericht. Als je het ontwikkelen van een site in eigen hand wilt houden, zijn daar mogelijkheden voor. Er zijn tal van partijen die standaard websites aanbieden. Deze kennen wel een uniforme opmaak, waarbij weinig of geen ruimte is voor specifieke wensen. Het voordeel is dat de kosten laag zijn. •

Tip: als je weinig of geen budget hebt, kijk dan of mensen binnen de organisatie ervaring hebben met het bouwen van websites en dit eventueel willen doen. Een website is een dynamisch medium, waarvan de inhoud altijd up to date moet zijn. Bezoekers van een website die verouderde of onvolledige informatie aantreffen, haken af. Zijn er veranderingen, plaats dat dan gelijk op de website.

•

Informatie en/of voorlichtingsbijeenkomst Doel van een informatiebijeenkomst is om in één keer zoveel mogelijk mensen op de hoogte te brengen van veranderingen of ontwikkelingen binnen of buiten de organisatie. De bijeenkomst gaat meestal over een voor de aanwezigen relatief nieuw onderwerp. Er moet dan ook uitleg worden gegeven over het onderwerp zelf, de consequenties en wat het betekent. In workshops of in groepen kunnen afzonderlijke onderwerpen besproken worden. Dit kan dan gerapporteerd worden naar het gehele publiek met als centrale vraag: wat ga je met de informatie doen? Wat zijn je volgende stappen? Een informatiebijeenkomst wordt meestal afgesloten met een hapje en/of drankje.

•

Een Nieuwsbrief Een nieuwsbrief kan op papier maar ook digitaal regelmatig verspreid worden. De nieuwsbrief is vergelijkbaar met een krant. Het doel is om de lezer snel op de hoogte te brengen van ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Veel nieuwsbrieven kennen een combinatie van feitelijk, inhoudelijk nieuws en persoonlijke verhalen. Nieuwsbrieven zijn belangrijk voor het wij-gevoel van een organisatie. Door middel van de nieuwsbrief blijft de achterban op de hoogte van het reilen en zeilen van de organisatie en leren ze elkaar beter kennen. Een nieuwsbrief heeft altijd een redactie. De redactie selecteert welke berichten worden geplaatst. Het nadeel van een nieuwsbrief is dat deze regelmatig ongelezen tussen het oud papier of in de verwijderde items belandt. Dat betekent dat het nieuws dat geplaatst wordt interessant genoeg moet zijn, zodat men in ieder geval naar de inhoudsopgave wil kijken. De nieuwsbrief is dus niet geschikt voor het verstrekken van informatie waarvan het belangrijk is dat iedereen het weet.

•

Social Media Social media is de verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee het mogelijk is om online informatie met elkaar te delen, op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze. Het gaat niet alleen om informatie in de vorm van tekst (nieuws of artikelen), maar ook om geluid (‘podcasts’ en muziek) en beeld (foto’s en video).


10

Social media - en in het bijzonder sociale netwerksites -, trekken veel bezoekers omdat je met mensen die je kent of waarmee je iets deelt informatie kan uitwisselen. Als er eenmaal genoeg mensen zijn bereikt, treedt er een sneeuwbaleffect op waardoor er steeds meer mensen op de sociale netwerksite kijken. Social media zijn een middel om je doel te bereiken, ze zijn dus geen doel op zich. Besef bovendien dat social media onderdeel zijn van een groter geheel, waarin andere communicatie middelen net zo belangrijk zijn. Juist de uitgekiende combinatie van het gebruik van social media met persoonlijk contact en met andere middelen (bijvoorbeeld een nieuwsbrief), is effectief. Waarom social media: • Met social media bereik je een grote groep mensen in korte tijd. • Met social media kun je snel informatie verzamelen en ontwikkelingen volgen op bepaalde thema’s of vraagstukken. • Social media zijn handig om (groepen) personen te vinden die affiniteit hebben met bepaalde onderwerpen. • Via social media ben je snel op de hoogte van de wensen, standpunten en belangen van de achterban. • Je kunt via social media contact leggen met deskundigen. Denk bijvoorbeeld aan ervaringsdeskundigen die niet vertegenwoordigd zijn binnen de organisatie. Of deskundigen die graag meedenken over bepaalde onderwerpen, maar daar geen lid hoeven te zijn van uw organisatie niet voor in de raad hoeven. Daarnaast leg je contact met mensen die als professional met dezelfde onderwerpen bezig zijn. Voorbeelden van social media waarvan je gebruik kan maken zijn: •

Linkedin. Dit is een internationaal sociaal netwerk dat gericht is op professionals. Het komt steeds vaker voor dat mensen eerst op LinkedIn kijken voor ze met iemand een afspraak maken. Het praat immers een stuk makkelijker met wat achtergrondinformatie over een samenwerkingspartner. In juli 2012 zijn bijna 3,5 miljoen Nederlanders te vinden op Linkedin. Daar zijn veel professionals uit zorg en welzijn en gemeenten onder te vinden. Het loont zeker de moeite om een Linkedin-profiel aan te maken en up-to-date te houden.

•

Facebook. Facebook is, net als Linkedin, een sociaal netwerk. Facebook is een internationale site waar miljoenen mensen wereldwijd aan deelnemen. Facebook wordt op tal van manieren ingezet. Denk bijvoorbeeld aan de protesten in Egypte in 2011. Nog altijd worden de ontwikkelingen in de Arabische Lente gezien als iets wat voor een groot deel is veroorzaakt door acties die via Facebook zijn georganiseerd. Het aantal mensen dat gebruik maakt van Facebook groeit nog steeds. In Nederland zijn dat er ruim zeven miljoen. Wanneer je als migrantenorganisatie weet dat de achterban gebruik maakt van Facebook, zet dan een groep op. Je kunt ervoor kiezen om dit besloten te doen (mensen eventueel op uitnodiging toe te laten) of openbaar te houden (iedereen kan dan meedoen en meekijken), afhankelijk van het doel waarmee je Facebook gebruikt.


11

•

Twitter. Twitter is een internetdienst waarbij berichtjes (‘tweets’) van 140 tekens kunnen worden geplaatst. Twitteren houdt het midden tussen chatten en bloggen. De basisvraag van de dienst is: wat gebeurt er? Op Twitter kun je zelf tweets plaatsen, maar je kunt er ook voor kiezen om alleen berichtjes van anderen te volgen. Een Twitteraar kan duizenden ‘volgers’ hebben en daarmee bedoeld of onbedoeld veel effect sorteren in het doen van uitspraken. Ga naar www.Twitter.com en vul de benodigde gegevens in op het registratieformulier om een profiel op Twitter aan te maken. Op www.Twitterinfo.nl vindt u een filmpje met uitleg over Twitter. Twitteren kan ook via de smart Phone, er zijn verschillende apps beschikbaar om het gebruik te vergemakkelijken. Twitter kan zowel privé- als werk-gerelateerd gebruikt worden, meestal is dit een mix. Voor je organisatie kan Twitter interessant zijn, omdat het makkelijk is om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in het gebied waarop u actief bent. Op Twitter kan namelijk gezocht worden op onderwerp, mensen of bepaalde thema’s.

Taken Ga na welke communicatiemiddelen voor uw organisatie geschikt zijn. • Op welke wijze gaat u deze inzetten en welke informatie wilt u daarmee delen? • Wie gaat u benaderen om dit te realiseren? • Hoe draagt u zorg voor de continuïteit van de informatieverspreiding?

2.7 De continuïteit van de organisatie Vrijwilligers, houden de organisatie draaiende.( waaronder de bestuursleden). Deze vrijwilligers (het kader) vormen het gezicht, het hart en de ziel van de organisatie. Zij organiseren de activiteiten en onderhouden de contacten met de buitenwereld. De kracht van de organisatie wordt in belangrijke mate bepaald door de kwaliteit van uw vrijwilligers Taken Beschrijf de sterke kanten van de vrijwilligers en bestuursleden: • Over welke kennis en vaardigheden beschikken de vrijwilligers en bestuursleden van de organisatie? En van welke netwerken maken zij deel uit? • Benoem ook de zwakke kanten van je organisatie. Welke kennis en informatie ontbreken?

2.8 Vrijwilligers werven en behouden De kwaliteiten en de inzet van de vrijwilligers - ook in het bestuur -, bepaalt de kracht van de organisatie. Motivatie en waardering zijn belangrijk voor het functioneren en de inzet van vrijwilligers. Daarnaast is het belangrijk steeds nieuwe, actieve vrijwilligers te werven en te betrekken bij de organisatie. Het is belangrijk de nieuwe vrijwilligers begeleiding te bieden. Die begeleiding zal

afhangen van het type vrijwilligers dat de organisatie heeft binnengehaald. Vrijwilligers zijn niet één pot nat. De één is hoog opgeleid, en dopt zijn boontjes het liefst zelf. Andere vrijwilligers hebben zorg en begeleiding nodig. Hierbij kun je denken aan mensen die in het kader van maatregelen op het gebied van sociale activering bij de organisatie komen werken. Begeleiden van vrijwilligers en hen waarderen is belangrijk voor het binden van de vrijwilligers aan de organisatie. Oog hebben voor werving maar ook behoud van vrijwilligers is dus belangrijk. Even belangrijk is ruimte te maken voor nieuwe mensen, soms kunnen lang zittende bestuurders een belemmering vormen voor nieuwe mensen met nieuwe ideeën. Op tijd plaats maken voor nieuwe bestuurders is dan ook van belang! Toolkit Kracht door verbinding JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling

12

Tien tips voor werving en behoud van vrijwilligers •

Mensen willen graag worden gevraagd Vraag hen!

•

Vrouwen en oudere mensen zijn de meest bereidwillige vrijwilligers Benader hen!

•

Denk buiten je eigen kring Vergroot je wereld!

•

Combineer taken met beschikbare vaardigheden Wees creatief

•

Begin met duidelijk omschreven taken Slechts een uurtje!

•

Wees positief Geef een compliment!

•

Gebruik de contacten van je organisatie om te werven Communiceer!

•

Laat mensen doen waar ze goed in zijn en zich betrokken bij voelen Teamwerk telt!

•

Doe een beroep op oud medewerkers en vrijwilligers Altijd welkom! Einde kader •

Bedenk manieren om toegewijde vrijwilligers te bedanken voor hun inzet voor je organisatie Geef mensen erkenning!

Taken Werven •

Beschrijf waar en hoe de organisatie nieuwe vrijwilligers kan werven?

•

Denk daarbij aan: • Doel (waar willen we vrijwilligers voor werven?) • Doelgroep (welk type vrijwilligers zoeken we?) • Boodschap (wat willen we vragen en wat hebben we te bieden?) • Middelen (waar zitten die vrijwilligers en hoe bereiken we ze?) • Organisatie (hoe gaan we het aanpakken?) Geef aan waarom het voor de vrijwilligers aantrekkelijk is om voor de organisatie te werken.


13

Begeleiden • Beschrijf hoe de begeleiding van (nieuwe vrijwilligers) in de organisatie is geregeld. Denk daarbij aan: • Introductie, kennismaking • Inwerken, samen bepalen welke, taken werkzaamheden • Contactpersoon, waar kan de vrijwilliger met vragen terecht • Regelmatig overleg, Sluiten de werkzaamheden aan bij de verwachtingen en motivatie van de vrijwilliger? • Op welke wijze komt de waardering voor het werk tot uiting? De vrijwilliger heeft zich aan je organisatie verbonden om de organisatie en de doelgroep te helpen. Maar, hoe kan de organisatie de vrijwilliger helpen? Door ervoor te zorgen dat hij of zij dat werk op een zo bevredigend en prettig mogelijke manier kan doen! Een luisterend oor is daarom belangrijk. Misschien kun je er door een kleine aanpassing voor zorgen dat iemand zich op zijn gemak voelt. Denk ook aan het (in het kort) op papier zetten van deze punten, het geeft nieuwe mensen een helder beeld hoe er in de organisatie wordt gewerkt met vrijwilligers. Overdracht • Hoe worden belangrijke zaken overgedragen aan nieuwe (bestuurs)leden? Staan belangrijke zaken van de organisatie op papier of zit het in de hoofden van de mensen?

2.9 Netwerken en samenwerken

Migrantenorganisaties staan met hun initiatieven midden in de samenleving. De omgeving waarin een organisatie actief is, is van groot belang. Deze contacten kunnen een organisatie versterken en effectiever maken. Daarom is het van belang dat er contact en verbinding gezocht wordt ook buiten de eigen achterban en doelgroep. Het hebben van contacten en relaties en verhoogt de kans op succes. Dit wordt wel het netwerk genoemd. Netwerk Een netwerk is een verzameling van formele en informele (samenwerkings)verbanden. Bewust netwerken kost tijd en openheid. Je ontmoet mensen bijvoorbeeld tijdens een nieuwjaarsreceptie, een wijkfeest, een informatiemarkt, een vrijwilligersbijeenkomst, een inspraakavond etc. Om netwerken op te bouwen is het belangrijk om dit soort gelegenheden te bezoeken en/of bewust te netwerken. Dat kan door bewust contacten te plannen en afspraken te maken met personen en organisaties die voor jouw organisatie van belang zijn.


14

Belangrijke organisaties voor een netwerk kunnen zijn: • organisaties met eenzelfde doelstelling en werkterrein; • de gemeente/ het stadsdeelkantoor; • maatschappelijke instellingen zoals scholen, woningcorporaties, politie, huisartsen, gezondheidscentra, ouderenzorg enz.; • geldschieters (zie hoofdstuk financiën); • PEP; • Yasmin; • Den Haag op maat; • I Shops; • vrijwilligerscentrale en vrijwilligersondersteuning; • opbouwwerk; • welzijnsinstellingen. Zo zijn er nog vele groepen te noemen waar je relaties mee kan aangaan en waarmee er een netwerk gevormd kan worden. Taken Maak je netwerk inzichtelijk: • Neem een groot vel papier en plaats in het midden in een cirkel de eigen organisatie. • Zet daarom heen de organisaties, initiatiefgroepen, medewerkers van de gemeente en dergelijke ook in een eigen cirkel. Degene waarmee jouw organisatie regelmatig goede contacten onderhoudt plaats je dichtbij en waarmee minder contact is op een grotere afstand. • Vervolgens maak je een inventarisatie van relaties en netwerken die ontbreken. Dus de personen of instanties die voor jouw werk belangrijk zijn en waar je op dit moment geen relaties mee hebt. • Maak een plan om je netwerk uit te breiden. Tips voor de uitbreiding van het netwerk Het uitbreiden van je netwerk is een actieve bezigheid. Voor succesvol netwerken zijn de volgende zaken van belang: • Zichtbaarheid ook op de sociale media. • Oprechte belangstelling voor de ander. • De bereidheid om voor anderen klaar te staan als ze jou nodig hebben. • Afspraken nakomen. Sommige organisaties vragen heel bewust bekende personen en ervaren netwerkers om op te treden als ambassadeur voor hun organisatie of als ere-bestuurslid. Dit is uiteraard goed om de invloed en de organisatie te vergroten Samenwerken Een stapje verder dan het aangaan van relaties en het ‘netwerken’, is samenwerken. Het hebben van meerdere samenwerkingspartners maakt een organisatie krachtig: het spreidt risico’s, vergroot draagvlak en vergroot het bereik. (Samen doe je meer.) Partners kunnen van dienst zijn bij het organiseren van activiteiten, bijvoorbeeld door ruimte ter beschikking te stellen, mensen te werven, maar ook door voor een ruimte of koffie en thee te zorgen. Samenwerkingspartners kunnen ook bekendheid geven aan de activiteiten van de organisatie. Verder kunnen ze als referentie dienen. Samenwerking met organisaties met een goede naam straalt ook op de eigen organisatie af. Tevens kunnen deze organisaties of mensen uit het netwerk de organisatie ook financieel steunen.


15

Tips Let bij het maken van afspraken op: • wat; • wanneer; • het waar; • met wie; • voor wie; • waarom; • waarmee. (Zie ook de format bijlage 3.3 ) Taken • Breng in beeld met welke personen en organisaties jouw organisatie samenwerkt en mogelijk in de toekomst kan samenwerken. (Gebruik hiervoor de format in bijlage 4.) • Geef aan, welke organisaties en/of personen behulpzaam kunnen zijn bij het organiseren van activiteiten of met andere vormen van ondersteuning. Denk daarbij ook aan het bedrijfsleven. • Noem de organisaties die als referent opgegeven kunnen worden. • Beschrijf de huidige relatie(s) met de lokale overheid.

2.10 Transparantie Transparantie - ofwel openheid en toegankelijkheid - van de organisatie is van belang bij het aangaan van een samenwerking. Het geeft aan of de organisatie gericht is op de samenleving. Het komt tot uitdrukking aan de bekendheid die de organisatie geeft aan haar activiteiten en of de organisatie toegankelijk is en makkelijk te benaderen. Zijn de bijeenkomsten bijvoorbeeld besloten of openbaar? Hoeveel bekendheid geeft een organisatie aan haar activiteiten? Is de organisatie te vinden op het internet en de sociale media? Organiseert zij publieke bijeenkomsten? Transparantie bepaalt niet het belang dat de organisatie heeft voor de achterban of de samenleving, maar het maakt het wel zichtbaar. Taken Maak inzichtelijk hoe vaak en op welke wijze de organisatie haar activiteiten bekend maakt. • Heeft de organisatie een eigen website? • Maakt de organisatie gebruik van sociale media?

2.11 Meten, weten en aantonen Tegenwoordig is het voor zowel professionals als voor vrijwilligersorganisaties belangrijk om hun maatschappelijke bijdrage uit te drukken in resultaten. Vrijwilligersorganisaties voeren vaak activiteiten uit die ook door professionals georganiseerd kunnen worden. Wanneer de vrijwilligers van je organisatie hun werk goed doen, leveren zij een bijdrage aan de maatschappij. Het is belangrijk concreet aan te geven wat de organisatie doet en vooral wat de resultaten van de projecten en activiteiten zijn. Toolkit Kracht door verbinding JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling

16

Taken • Beschrijf de activiteiten die door de vrijwilligers worden georganiseerd en gericht zijn op de samenleving dus niet voor de eigen organisatie. • Breng in kaart hoeveel uur uw vrijwilligers in totaal aan deze activiteiten besteden. • Maak een helder jaarverslag waaruit blijkt wat, de organisatie allemaal doet, ook handig om je te presenteren bij gemeente, fondsen en bedrijven.

2.12 Nieuwe activiteiten en Projecten

De visie is bepaald en doelstellingen zijn vastgesteld. Hiermee verwoordt de organisatie welke bijdrage zij wenst te leveren aan de samenleving. In de organisatie ontstaan nieuwe ideeën en er wordt via brainstormsessies met een aantal mensen nagedacht over nieuwe ideeën en/of plannen. Bestuursleden en vrijwilligers bedenken samen activiteiten. De beste en meest veelbelovende wordt uitgekozen en er wordt onderzocht of er een project van te maken is. Want activiteiten in de vorm van een project hebben meer kans op financiering. Wat zijn de stappen om van idee tot project te komen? Introductie Maak duidelijk wie je bent. (De organisatie en doel ervan.) Doelstelling • Wat zijn de doelen van het plan. • Waarom is het plan belangrijk voor de organisatie. • Welk resultaat of effect wil je bereiken? ( denk ook aan SMART criteria.) Beschrijving project of plan • Wat wil je gaan doen, welke activiteiten of project wil je uitvoeren? • Geef de verschillende stappen of fases aan, beschrijf het programma. Doelgroep(en) Geef aan welke doelgroep je al bereikt en welke je met dit plan wil bereiken. (Denk aan de grootte, de samenstelling, de leeftijd en eventueel een beschrijving van problemen of kenmerken.) Publiciteit Hoe zorg je door middel van publiciteit dat de gewenste doelgroep ook werkelijk wordt bereikt? Organisatie en aanpak • Hoe ziet de organisatie eruit, wat doe je met eigen mensen en waarvoor huur je deskundigheid in? • Geef de stappen weer in de voorbereiding en uitvoering van je plan. Planning Wanneer of op welke termijn moeten de verschillende voorbereidings- en uitvoeringsactiviteiten plaats vinden? Partners • Geef aan met wie je het plan eventueel samen gaat uitvoeren. • Probeer daarbij aan te geven wat ieder bijdraagt in het plan. Toolkit Kracht door verbinding JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling

17

Begroting • Geef zo reëel mogelijk de kosten weer. Specificeer de kosten zoveel mogelijk, laat zien voor welke dingen het geld nodig is. • Maak een dekkingsplan. (Welke inkomsten zijn er nodig om het plan uit te kunnen voeren?) • Noem ook een eigen bijdrage in het dekkingsplan, wat hebben de mensen zelf en de organisatie er voor over? Afronding • Afsluiting en evaluatie. • Verantwoording (inhoudelijk en financieel). Taken Werk een idee voor een nieuwe activiteit of project uit, aan de hand van het stappenplan. Gebruik hiervoor de format in bijlage 3.5.

2.13 Financiën op orde Een beroep doen op anderen voor een (financiële) bijdrage, begint met het op orde hebben van de eigen organisatie en financiën. In de handleiding is al gesproken over: • De visie en de doelen van de organisatie. • Een heldere boodschap, waar staat de organisatie voor en hoe is de doelstelling vertaald naar deze tijd? Een organisatie die 10 of 15 jaar geleden is opgericht moet blijk geven met de tijd mee te gaan en oog te hebben voor de ontwikkelingen in de samenleving. • Een duidelijk plan of projectbeschrijving, wat wil je gaan doen, wat zijn de geplande resultaten en met welke stappen wordt dit gerealiseerd? • Samenwerking, met wie werk je samen, welke afspraken zijn er gemaakt en op welke (doel)groepen richt je je? Deze informatie vormt de basis voor de financiële beschrijving. De inhoudelijke beschrijving en de financiële informatie vullen elkaar aan en maken het beeld van de organisatie en de activiteiten (wat er binnen de organisatie gebeurt) compleet. Wil je iemand interesseren om in de organisatie en/of activiteiten en projecten te investeren, dien je hem of haar niet alleen over de kosten van een project of activiteit te informeren, maar ook over de organisatie en de financiële situatie. Dit wordt inzichtelijk gemaakt door middel van de financiële administratie. Deze bestaat uit: • Een exploitatie overzicht over het lopende jaar; dit geeft informatie over interne en externe geldstromen, welke inkomsten zijn er en waaraan worden die besteed. • De balans, de bezittingen en schulden van de organisatie, laat zien hoe groot de financiële buffer van je organisatie is, zijn er voorzieningen opgebouwd, hoe hoog is het vermogen. Vervolgens Een organisatie is minder kwetsbaar als deze niet afhankelijk is van één financier, maar meerdere inkomstenbronnen heeft. Een organisatie staat dan sterker en kan zich onafhankelijker opstellen. Een onafhankelijke organisatie kan beter de eigen prioriteiten kiezen en daardoor ook herkenbaarder zijn voor de doelgroep en de partners. Toolkit Kracht door verbinding JSO Expertisecentrum voor jeugd, samenleving en ontwikkeling

18

Een organisatie is ook sterker wanneer de deelnemers en leden van de organisatie voor de activiteiten willen betalen. Dat geeft aan dat de activiteiten van de organisatie in een behoefte voorzien en dat de deelnemers en leden het belang ervan onderkennen. Verder is het een blijk van vertrouwen wanneer andere overheden, organisaties, fondsen, instellingen of bedrijven belang hechten aan de organisatie en dat ze willen betalen voor haar activiteiten of diensten. Daarom is het belangrijk om in kaart te brengen wie er voor de activiteiten van de organisatie een financiële bijdrage geven. Besef dat fondsen over het algemeen een tijdelijke impuls willen geven. Dus eenmalig een bijdrage geven of voor de duur van een project financiën ter beschikking stellen. Zij geven geen middelen voor de gewone alledaagse kosten (= exploitatiekosten) om de organisatie te laten voortbestaan. Ook de gemeente Den Haag is sinds 2012 meer gericht op het mogelijk maken van activiteiten en niet meer op het voortbestaan van de organisatie. Het verwerven van inkomsten • Eigen inkomsten Wat is redelijk om van de deelnemers aan een activiteit of project als eigen bijdrage te vragen, wat vind je dat zij ervoor over ‘moeten’ hebben. Het is in ieder geval belangrijk dat je deze vraag beantwoord in een financiële aanvraag. Voor een inhoudelijk project, zal een eigen bijdrage minder voor de hand liggen, maar voor een culturele activiteit of concert met een grote attractie is het niet vragen van een eigen bijdrage moeilijk uit te leggen. • Gemeente Naast de algemene subsidie, zoals in Den Haag de ‘subsidie leefbaarheid en bewonersparticipatie’, zijn er ook nog andere mogelijkheden die minder toegankelijk en bekend zijn, zoals fondsen of andere subsidiestromen. Probeer via de contacten met de gemeente te informeren naar deze andere mogelijkheden. Met door vragen kom je verder! •

Crowdfunding Crowdfunding gaat in principe als volgt: Een organisatie wil een project starten, maar heeft onvoldoende financiën. Om dit kapitaal te verwerven biedt hij of zij het project aan en vermeldt het benodigde bedrag erbij. Op deze manier kan iedereen investeren in het project en een participatie of ‘aandeel’ nemen in het project. Het idee erachter is dat veel particulieren een klein bedrag investeren en dat deze kleine investeringen bij elkaar het project volledig financieren. Dit in tegenstelling tot gemeente of fondsen, waarbij er sprake is van slechts één of enkele investeerders die een groot bedrag inbrengen. Deze kleine investeerders noemt men the crowd het Engelse woord voor de mensenmassa. Soms wordt er ook iets terug gedaan, bij crowdfunding voor een audio visuele productie kregen de crowdfunders/participanten, als zij er prijs op stelden, een dvd na afloop. • Fondsen Er bestaat een breed scala aan fondsen die ieder hun eigen beleid en doelen kennen. Het kan gaan om een heel beperkte doelstelling bijvoorbeeld een studiefonds voor nabestaanden. Soms kun je alleen voor een bepaalde regio of gemeente een aanvraag doen Zuid Holland of alleen in Den Haag. Andere fondsen stellen geld beschikbaar voor activiteiten van of ten gunste van bepaalde doelgroepen bijvoorbeeld ouderen, migranten en vrouwen. En dan zijn er ook nog fondsen die alleen bepaalde activiteiten financieren zoals theater en filmproducties. Oriënteer je op de mogelijkheden die er zijn, maar ook op de mogelijkheden die een fonds jou biedt. Er is een fondsenboek met veel informatie, maar ook op internet is heel veel te vinden. Kijk bijvoorbeeld op:


19

• • • • •

fondsenwerving.startpagina.nl vermogensfondsen.startpagina.nl goede-doelen.startpagina.nl En natuurlijk heeft vrijwel ieder fonds een eigen website met een schat aan informatie.

Sponsoring Nederland, sponsorland! Maar hiermee is meteen aangegeven dat sponsoring van jouw organisatie en jouw activiteiten geen eenvoudige zaak is. Bedrijven en instellingen worden overspoeld met aanvragen van organisaties en verenigingen en dat betekent vaak dat op jouw verzoek meestal met een beleefd afwijzingsbriefje wordt gereageerd. Niet doen dan maar? Dat niet, want niet geschoten is altijd mis!

Taken • Maak een heldere en inzichtelijke begroting (met zo nodig toelichtingen) voor de nieuwe activiteit. • Ga na welke personen, instellingen, overheden fondsen en of bedrijven bereid zijn mee te betalen voor de activiteiten. • Zijn er (meer) samenwerkingsmogelijkheden met andere partijen waardoor kosten gedeeld kunnen worden? • Zijn er sponsormogelijkheden van bedrijven uit het netwerk van je organisatie? • Kunnen er bijvoorbeeld collectes en of loterijen georganiseerd worden voor deze activiteit? • Zijn er mogelijkheden om onderdelen te regelen in natura (faciliteiten, goederen of diensten) in plaats van met geld? Tips • Kies bij het benaderen van bedrijven voor de persoonlijke benadering, met welke bedrijven hebben we al contact, zijn er leden die bij interessante bedrijven werken? Bij sponsoring gaat het niet uitsluitend over ‘wat je kent’, maar ook ‘wie je kent’ speelt een belangrijke rol. De basis voor sponsoring is vaak persoonlijk contact, neem de tijd om dit contact ook te leggen en op te bouwen. • Denk niet alleen aan geld, een lekker bedrag om de activiteit te realiseren. Materialen, diensten of faciliteiten kunnen ook bijzonder welkom zijn, bijvoorbeeld een aannemer die een ‘mannetje’ stuurt om een deur te repareren, een supermarkt die levensmiddelen e.d. beschikbaar stelt of een bedrijf die de kantine beschikbaar stelt voor een activiteit/bijeenkomst. • Ga, letterlijk, niet te ver van huis in uw zoektocht naar sponsoren. Het lijkt aantrekkelijk om landelijke bedrijven en multinationals aan te schrijven, maar vaak zijn dit nu net de bedrijven die dagelijks al tientallen verzoeken om sponsoring ontvangen. De vele miljoenen die zij te besteden hebben zijn vaak al in langlopende afspraken vastgelegd, denk maar aan de RABO-wielerploeg of de shirtreclame bij voetbal- en sportploegen (zie ook “Welke bedrijven doen aan sponsoring”). Bovendien zullen ze je, als Haagse (vrijwilligers)organisatie, naar alle waarschijnlijkheid niet kennen. Kijk daarom in eerste instantie naar de plaatselijke bedrijven. De bedrijven in Den Haag of in de buurt vinden lokale organisaties voor hun ‘imago’ ook vaak aantrekkelijker. Leuk voorbeeld is een buurtsupermarkt die enkele procenten van de omzet gemaakt door aankopen van leden van een vereniging, afdraagt aan die vereniging. • Wat voor fondsen geldt, geldt ook voor de bedrijven; sluit uw activiteit aan bij het bedrijf dat u benadert? Hoe meer dat het geval is, hoe groter de kans van slagen! Belangrijk is de ‘win, win’ situatie. De organisatie en het bedrijf doen iets en hebben daar beiden belang en voordeel bij. Soms is het voor bedrijven belangrijk om door middel van sponsoring in contact te komen met een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld jongeren of migranten.


20

2.14 Waar kan je voor ondersteuning terecht?

Veel activiteiten worden uitgevoerd door vrijwilligers. Daar is vaak geen ondersteuning bij nodig. Toch kan het zijn dat de organisatie advies, ondersteuning en hulp nodig heeft van beroepskrachten en/of van professionele organisaties. In Den Haag hebben zelforganisaties verschillende mogelijkheden om ondersteuning en advies te krijgen. Voordat je op zoek gaat naar ondersteuning, moet je eerst duidelijk zijn wat voor advies je wilt, waar je naar op zoek bent en hoe je wilt samenwerken. Het is belangrijk om je verwachting helder en duidelijk uit te spreken. Wat is je wens en wat wil je bereiken? Je zoekt ondersteuning omdat je waarschijnlijk een oplossing zoekt voor een probleem of knelpunt waar in je eigen organisatie geen kennis over aanwezig is. Je wilt bijvoorbeeld een grote activiteit voor de buurt organiseren en je bent op zoek naar ondersteuning om het projectplan goed te schrijven. Met dat plan wil je financiële middelen zoeken om die activiteit te realiseren. Waar ga je met je vraag naar toe? In principe zijn er binnen de gemeente Den Haag voldoende mogelijkheden voorondersteuning. Je kunt met je vraag terecht bij; • de welzijnsorganisaties in je buurt; • PEP; • de vrijwilligerscentrale; • het Buurthuis van de Toekomst; • bewonersorganisaties; • het stadsdeelkantoor van de gemeente Den Haag; • de informatiebalies bij je in de buurt en de I shop.

Je kunt ook collega verenigingen en zelforganisaties om advies vragen. Daarnaast is op internet ook veel informatie te vinden. Wat ga je vragen? Het is belangrijk om je vraag van te voren duidelijk te formuleren. Een duidelijke vraag is de helft van het antwoord. De adviseur kan zich dan goed voor bereiden op de mogelijkheden die hij/zij eventueel kan bieden. Een heldere communicatie draagt daar zeker aan bij. De vraag moet zo concreet en realistisch mogelijk zijn. Om inzichtelijk te krijgen wat de mogelijkheden zijn kun je vragen stellen als; • hoeveel uur er beschikbaar is; • wie er beschikbaar is; • wanneer die beschikbaar is; • voor welke periode kunnen we op ondersteuning rekenen; • zijn er kosten aan verbonden; • welke resultaat afspraken kunnen we maken.


21

Goed afspreken en aanspreken: Om misverstanden en irritaties in het proces van ondersteuning en samenwerking te voorkomen, is het van belang om heldere afspraken te maken over de volgende punten: • een duidelijke taakverdeling tussen de vrijwilligers en de ondersteuners; • het bewaken en begrenzen van je eigen initiatief; • de PR en communicatie; • de evaluatie en het verslag. De rol van de beroepskracht is ondersteunend van aard. Het is meestal niet de bedoeling dat een beroepskracht jouw initiatief overneemt of uitvoert. Zie voor meer informatie bijlage 3.7 voor interessante organisaties en websites.


22

3. Bijlages 3.1 Geraadpleegde literatuur

Toolkit Maatschappelijke meerwaarde, ACB kenniscentrum, Amsterdam, 2011. Ruimte voor zelforganisatie, implicaties voor gemeenten, Verwey Jonker Instituut, Utrecht, januari 2013 5 x B, Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden, Beëindigen, Utrecht, Civiq, 2005. Allochtone Vrijwilligers.2.0, ACB kenniscentrum, Amsterdam 2008. Allochtone zelforganisaties in Nijmegen, Tussen eigenheid en aanpassing, Onderzoek & Statistiek, gemeente Nijmegen, oktober 2000. EigenWijs Participeren, een wegwijzer voor zelforganisaties, FSM (Federatie Steunfuncties Minderheden, Zaandam, 2002. Handboek over integratie voor beleidsmakers en uitvoerder, Bureau voor publicaties van de Europese Unie, Luxemburg, 2010. “Zelforganisatie is inspirerend, maar mislukt ook vaak” interview met Justus Uitermark in TSS, juli 2012. De etnische bril, Categorisering in het integratiebeleid, Nederlands Interdisciplinair Demografisch Instituut, Amsterdam, 2012. Op weg naar Integratie, migrantenvrijwilligerswerk in de samenleving.IOM International, Organization for Migration, Den Haag 2013. Loslaten in vertrouwen, Burgerinitiatieven & maatschappelijke initiatieven, SCP, 2012. Vertrouwen in Burgers, WRR, /Amsterdam University Press, Den Haag/Amsterdam 2012.

3.2 Geraadpleegde websites

www.verenigingsburo.nl www.movisie.nl


23

3.3 Maken van afspraken

Waarop te letten bij het maken van afspraken in samenwerkingsverbanden?

Afspraken Wat

Wat is het onderwerp, thema, de activiteit die u gaat organiseren

Wanneer

Wanneer voert u de activiteit uit, datum en tijdstip

Waar

Plaats waar de organisatie wordt uitgevoerd, accommodatie, adres enz.

Met Wie

Met welke organisatie(s) gaat u dit organiseren en wie zijn de contactpersonen per organisatie (naam, adres, telefoonnummer)

Voor Wie

Voor wie organiseert u de activiteiten. Benoem zo exact mogelijk de specifieke kenmerken van de doelgroep op grond van leeftijd, etniciteit, sekse, etc.

Waartoe

Wat wilt u bereiken met deze activiteit, wat is het doel?

Waarmee

Wat hebt u nodig om de activiteit uit te voeren aan • middelen • menskracht • financiën (begroting) • taakverdeling (wie of welke samenwerkingspartners levert wat?)


24

3.4

Samenwerken met andere organisaties

HOE VER IS UW ORGANISATIE IN HET SAMENWERKEN? 1. Uitnodigen van andere organisaties op uw activiteiten (passief contact)

2. Gehoor geven aan uitnodigingen van andere organisaties en deelnemen aan hun activiteiten (actief contact)

3. Facilitaire samenwerking Bijvoorbeeld door gebruik te maken van elkaars • Accommodaties; • computers of andere middelen, enz.

4. Gezamenlijke PR of promotie voor afzonderlijke activiteiten Bijvoorbeeld een gezamenlijke activiteitenkalender

5. Delen van kennis en inzichten, deskundigheden Bijvoorbeeld door middel van bestuurlijke samenwerking) een kaderlid van de ene organisatie komt het bestuur voorlichten / informeren over een bepaalde aanpak

6. In contact komen met de netwerken / contacten van andere organisaties bijvoorbeeld door middel van doorverwijzingen van andere besturen

7. Incidenteel samen met een andere organisatie een activiteit uitvoeren

8. Een samenwerkingsplan t.a.v. activiteiten opzetten en uitvoeren voor een langere periode met heldere afspraken over verantwoordelijkheden: • Regionale samenwerking (wijk/buurt) • Doelgroep gerichte samenwerking (Marokkaans platform)’ • Thema gerichte samenwerking (huiselijk geweld)


25

3.5 Projectplan

Projectplan Versie Datum 1. Algemene gegevens werkgroep edel

Startdatum Streefdatum afronding / mijlpalen 2. Uitgangssituatie Aanleiding 3. Resultaten Algemene doelstelling .

Resultaten Hoe Randvoorwaarden 4. Aanpak Fasering Taken en verantwoordelijkheden 5. Planning Activiteiten, wie, geschatte duur en datum gereed 6. Kosten/begroting Kostenposte n en begrote bedragen

Kostenpost

Bedrag

Zaal Catering Aankleding Hulptroepen onvoorzien


26

3.6 Organisaties en Websites die van pas kunnen komen • • • • • • • •

www.xtra.nl www.pepdenhaag.nl www.boog.nl http://www.digitale-sociale-kaart.nl/organisatie/migrantenzelforganisaties.html www.stichtingyasmin.nl http://www.denhaagopmaat.nl/ www.vrijwilligerscentraledenhaag.nl/de gemeente/ het stadsdeelkantoor I shops in Centrum, Escamp, HaagseHout, Laak, Leidschenveen, Ypenburg, Loosduinen, Scheveningen en Segbroek.

3.7 Verder lezen PEP publicaties op het terrein van zelforganisaties: 1. 2. 3. 4.

‘Succesvol starten van beginnende organisaties.’ ‘Succesvol werken met vrijwilligers.’ ‘Werven met beleid, resultaatgericht werven van vrijwilligers.’ ‘Toolkit: op weg naar integratie, migrantenvrijwilligerswerk in de samenleving.’

Overige publicaties: Pels T. (2009) De vrijwillige inzet van nieuwe Nederlanders Daal, H.J. van (2001) Het middenveld als smeltkroes? Verschuivingen in deelname aan verenigingsleven en vrijwilligerswerk – Verwey-Jonker Instituut Bewonersonderzoek Den Haag 2012 (2012) Dimensus Beleidsonderzoek in opdracht van de gemeente Den Haag. Breda: Dimensus.


27

JSO. Omdat iedereen telt Nieuwe Gouwe Westzijde 1, 2802 AN Gouda Postbus 540, 2800 AM Gouda T 0182 547 888 - F 0182 547 889 - E [email protected] - www.jso.nl

Toolkit Kracht door verbinding

Recommend Documents