Toewijzen van knoppen, dashboards & privileges

eel

Toewijzen van knoppen, dashboards & privileges Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444

Newbase BV, Hardwareweg 16, 1033 MX Amsterdam, www.newbase.nl September 2013 – versie 1.0

pagina 1 van 29

eel

Inhoudsopgave 1 Introductie..................................................................................................3 2 Toewijsmode...............................................................................................5

2.1 Openen van de toewijsmode......................................................................................................5 2.2 Toewijs scherm .........................................................................................................................5 3 Knoppen.....................................................................................................6

3.1 Wat zijn knoppen?.....................................................................................................................6 3.2 Aan wie ken je knoppen toe?.....................................................................................................6 3.3 Hoe deel je knoppen uit?...........................................................................................................7 3.4 Hoe verwijder je knoppen?......................................................................................................17 3.5 Hoe sorteer ik mijn menu?......................................................................................................18 3.6 Hoe deel ik sub tabs uit onder andere tabs? ...........................................................................22 3.7 Opmerkingen om rekening mee te houden..............................................................................26 4 Privileges .................................................................................................27

4.1 Wat zijn privileges?.................................................................................................................27 4.2 Aan wie ken je privileges toe?.................................................................................................27 4.3 Hoe deel je privileges uit?.......................................................................................................27 5 Verplichte velden........................................................................................33

5.1 Wat zijn verplichte velden?.....................................................................................................33 5.2 Hoe deel je verplichte velden uit?...........................................................................................33 6 Dashboards...............................................................................................36

6.1 Wat zijn dashboards?...............................................................................................................36 6.2 Welke dashboards zijn er?.......................................................................................................36 6.3 Hoe kan ik mijn dashboards instellen?....................................................................................37 6.4 Verwijderen van een een dashboard .......................................................................................40 6.5 Aanpassen positie en/of eigenschappen...................................................................................40 6.6 Filter op dashboards................................................................................................................42 6.7 Aanpassen grootte en/of breedte van dashboards ...................................................................43


pagina 2 van 29

eel

1 Introductie In deze help file zal de toewijsmode binnen Newbase worden uitgelegd. De toewijsmode is een tool om per gebruiker de volgende onderdelen uit te delen of aan te passen:

–

Knoppen Knoppen zijn binnen de Newbase applicatie alles waarmee een gebruiker kan navigeren. Dit start al met het beginscherm. Daarin zie je aan de linkerzijde een menu met alle programma's. Door op een programma te klikken navigeer je naar dit programma. Tevens zijn in de knoppen opgenomen alle lijstweergaven, alle zoekacties & alle opties. Daarnaast vallen alle tabs en sub tabs onder knoppen.

–

Privileges Met privileges kun je aangeven welke mogelijkheden/rechten een gebruiker heeft. Privileges werken company overschrijdend.

–

Verplichte velden Verplichte velden zijn binnen de Newbase applicatie velden welke een gebruiker verplicht dient in te vullen binnen een programma. Verplichte velden kun je uitsluitend op company niveau inrichten, ze zijn dus voor alle medewerkers geldig.

–

Dashboards Dashboards zijn kleine schermen met management informatie welke geladen kunnen worden op de samenvattingsschermen van de hoofdprogramma's. Zodra je klikt op een hoofdprogramma komen alle dashboards voor dat hoofdprogramma in het detailscherm.

Afhankelijk van de werkwijze van uw bedrijf kan er per gebruiker andere knoppen, privileges, verplichte velden, dashboards worden uitgedeeld. Elk bovenstaand onderdeel zal hieronder stuk voor stuk worden uitgelegd, maar eerst zal er worden uitgelegd hoe de toewijsmode geopend kan worden. Er wordt verondersteld dat u goed vertrouwd bent met de basisfuncties van de Newbase applicatie voor wat betreft het navigeren en zoeken van gegevens. Mocht dit niet het geval zijn dan verwijzen wij u graag door naar de introductie handleiding.


pagina 3 van 29

eel

2 Toewijsmode 2.1 Openen van de toewijsmode De toewijsmode wordt geopend in Newbase door de control (of command bij Apple gebrukers) toets in te drukken op het toetsenbord en met de muis op de vierde knop van links boven in je scherm te klikken, dit noemen wij de pauze knop. Dus ctrl klik op de pauze knop. Screenshot:

2.2 Toewijs scherm Je komt vervolgens uit in het toewijsmode scherm. Let op! Het kan zijn dat je hiervoor een beheerders password moet in geven. Dit is afhankelijk of er een wachtwoord is ingesteld voor jullie bedrijf. Screenshot:


pagina 4 van 29

eel

Dit scherm bestaat uit een aantal onderdelen: –

De toewijs mogelijkheden (1), een keuze lijst met: knoppen, privileges, verplichte velden en dashboards.

–

De mogelijkheid om een medewerker te selecteren (2)

–

Een legenda met uitgelegd wat de verschillende kleuren betekenen (3)

–

Korte uitleg hoe de toewijsmode werkt en hoe de verschillende onderdelen kunnen worden uitgedeeld. (4)

–

Navigatie menu met alle programmagroepen en programma's (5)

Nu volgt de uitleg hoe knoppen, privileges, verplichte velden en dashboards kunnen worden toegewezen. Elk onderdeel zal apart worden uitgelegd.

3 Knoppen 3.1 Wat zijn knoppen? Knoppen zijn binnen de Newbase applicatie alles waarmee een gebruiker kan navigeren. Dit start al met het beginscherm. Daarin zie je aan de linkerzijde een menu, die uitgeklapt kan worden, waarmee je kunt navigeren. Tevens zijn in de knoppen opgenomen alle lijstweergaven, alle zoekacties & alle opties. Daarnaast kun je in detailschermen knoppen toewijzen aan de bovenkant (de tabs), en de sub tabs aan de onderkant.

3.2 Aan wie ken je knoppen toe? Binnen de Newbase applicatie heb je de mogelijkheid om navigatie buttons toe te wijzen aan: – gebruikers – privilege groepen – companies. Binnen de programmagroep instellingen kun je aan een gebruiker een privilege groep koppelen, alsmede een company/afdeling. Binnen het toewijzen van knoppen om te kunnen navigeren telt een afdeling niet, alleen de company, de privilegegroep of de gebruiker. Zodra alle gebruikers zijn gedefinieerd in de instellingen, kun je knoppen toekennen. De Newbase applicatie heeft de bovengenoemde splitsing (gebruikers, privilege groepen en companies) gemaakt, zodat niet voor elke gebruiker alle knoppen apart toegewezen hoeven te worden, maar dat je ook kunt bepalen om dit te doen voor een company of een privilegegroep in één keer. Dat bespaart je een hoop tijd.


pagina 5 van 29

eel

Advies van Newbase: Stel knoppen in per privilegegroep. Je bent dan altijd flexibel in het veranderen van knoppen profielen, terwijl je de werkzaamheden beperkt houdt.

3.3 Hoe deel je knoppen uit? Je bent al in het toewijsscherm (in hoofdstuk 2 beschreven). Standaard opent het scherm in de knoppen toewijsmode. Screenshot:

•

Kies voor voor welke gebruiker je knoppen wil toevoegen of wijzigen, door op het pijltje naast de gebruiker te klikken.

•

Klik met de rechtermuisknop en een programma, in dit voorbeeld CRM.

•

Het volgende scherm wordt zichtbaar.


pagina 6 van 29

eel

In het voorbeeld zoals hierboven zichtbaar zie je dat de programma's “organisatie”, “te plannen” en “te plannen items” niet zijn toegewezen binnen het programma CRM. •

Om het programma organisatie toe te voegen klik je op 'organisatie”.

•

Newbase vraagt nu of het programma “organisatie” moet worden toegewezen aan de privilegegroep APPLBEH Applicatie Beheer of alleen aan de gebruiker, in dit voorbeeld, Willem Applicatiebeheerder.

•

Maak een keuze met de muis. Wanneer je klikt op Willem Applicatiebeheerder wordt het programma oranje omdat dit programma alleen wordt uitgedeeld aan de gebruiker (zie legenda). Wanneer je klikt op privilegegroep dan wordt het programma zwart (zie legenda).


pagina 7 van 29

eel

Screenshot:

Newbase vraagt nu of voor het programma “organisatie” ook alle onderliggende knoppen direct mogen worden toegewezen. Wanneer je op ja klikt worden alle knoppen direct toegekend. Wanneer je op nee klikt worden de onderliggende knoppen niet toegewezen en kun je handmatig losse onderdelen/knoppen toewijzen voor dit programma. Dit doe je op dezelfde manier zoals bovenstaand, maar dan klik je met de rechtermuisknop op het programma i.p.v. de programmagroep.


pagina 8 van 29

eel

Als je kiest voor ja zal je scherm er nu als volgt uitzien:


pagina 9 van 29

eel

In het voorbeeld zijn nu de 3 verschillende legenda groepen zichtbaar. Groen: Het onderdeel “Thuis” is een standaard onderdeel van Newbase en valt te allen tijden onder de company en dus groen. Het thuisscherm is een samenvattingsscherm. Zwart: Alle programma's die zwart zijn, zijn uitgedeeld voor de privilegegroep APPLBEH Applicatie Beheer. Iedereen die onder deze privilegegroep valt kan deze programma's/onderdelen gebruiken. Oranje: Het programma organisatie is in bovenstaand voorbeeld op gebruikersniveau toegewezen voor de gebruiker Willem Applicatiebeheer. Binnen de privilegegroep APPLBEH Applicatie Beheer is Willem de enige die mag werken met het programma organisatie. Let op dit is een voorbeeld!!


pagina 10 van 29

eel

3.4 Hoe verwijder je knoppen? Klik met de rechtermuisknop op het onderdeel die je wilt verwijderen, hierbij heb je de keuze uit: –

Programmagroep

–

Programma

–

Tab

–

Sub tab

–

Lijstweergave

–

Zoekactie

–

Optie.

•

Klik op verwijder.


pagina 11 van 29

eel

3.5 Hoe sorteer ik mijn menu? Wanneer je een andere volgorde wilt van het menu dan kun je dit aanpassen. De programma's, tabs en sub tabs kunnen in een andere volgorde worden gezet.

•

Klik met de rechtermuisknop op een programma.

•

Klik op sorteer dit niveau.


pagina 12 van 29

eel

Door achter organisatie bijvoorbeeld een 2 te zetten en achter de holding/samenw. een 1 verander je de volgorde van deze 2 programma's. Klik op sluiten en je zult zien dat de volgorde van de programma's veranderd is. Op deze manier kun je dus zelf de gehele volgorde van alle programma's veranderen. Dit zelfde kun je doen voor tabs en sub tabs door met de rechtermuisknop op een tab of een sub tab te klikken.

3.6 Hoe deel ik sub tabs uit onder andere tabs? Newbase werkt binnen de verschillende programma's met tabs en sub tabs. Je hebt de mogelijkheid om de standaard sub tabs onder een andere tab te plaatsen. Hiermee kun je dus zelf bepalen waar welke sub tab moet komen te staan. Je kunt dus niet alleen de volgorde veranderen, maar ook waar welke sub tabs komen te staan. Om een sub tab onder een andere tab te laten vallen klik je met de rechtermuisknop op een sub tab. In het voorbeeld is dit sub tab detail.


pagina 13 van 29

eel

•

Klik met de rechtermuisknop op detail

•

Klik nu op toewijzen

•

Klik op overige sub tabs. Je ziet nu alle tabs binnen dit programma en die zijn weer onderverdeeld in sub tabs. Wanneer je de tab koppelingen openklapt zie je (zoals in bovenstaand voorbeeld) taken staan.

•

Wanneer je taken ook onder de tab detail wil laten vallen klik je nu op taken.

In de volgende screenshot kun je zien dat taken nu onder koppelingen valt, maar ook onder de tab detail.


pagina 14 van 29

eel

Screenshot:

3.7 Opmerkingen om rekening mee te houden Als je knoppen instelt, dan is je start van belang. Een knop in je menu aan de linkerzijde uitdelen aan een gebruiker, betekent dat je daar geen knoppen meer kunt plaatsen aan de company. Dus stel dat je CRM relatiebeheer hebt uitgedeeld aan een gebruiker, en je wilt daaronder knoppen toekennen aan de company of aan een privilegegroep, dan heb je deze mogelijkheid niet, omdat de hoofdknop CRM relatiebeheer al is uitgedeeld aan een gebruiker. Je kunt dus in dit geval beter de knoppen uitdelen op privilegegroep niveau, dan heb je de meest praktische weg te pakken. Je kunt dan nooit knoppen uitdelen op company niveau, maar wel op gebruikersniveau.


pagina 15 van 29

eel

4 Privileges 4.1 Wat zijn privileges? Privileges binnen Newbase bepalen welke mogelijkheden een gebruiker heeft binnen een programma. Afhankelijk van het programma kun je beschikken over meer / minder privileges. Bij financiële documenten zijn er extra privileges.

4.2 Aan wie ken je privileges toe? Binnen Newbase heb je de mogelijkheid om privileges toe te wijzen aan: – gebruikers – privilege groepen – companies. Binnen het programma instellingen kun je aan een gebruiker een privilegegroep koppelen, alsmede een company/afdeling. Binnen het toewijzen van privileges telt een afdeling niet, alleen de company, de privilegegroep of de gebruiker. Zodra alle gebruikers zijn gedefinieerd, kunnen privileges worden toegekend. Newbase heeft bovengenoemde splitsing (gebruikers, privilege groepen, companies) gemaakt, zodat niet voor elke gebruiker alle privileges gedefinieerd hoeven te worden, maar dat dit in 1 keer bepaalt kan worden voor een company of een privilegegroep. Dat bespaart een hoop tijd. Advies van Newbase: Stel privileges in per privilegegroep. Je bent dan altijd flexibel in het veranderen van privilege profielen, terwijl je de werkzaamheden beperkt houdt.

4.3 Hoe deel je privileges uit? In het hoofdstuk knoppen is uitgelegd hoe de toewijsmode opgestart kan worden.

•

Klik op het zwarte pijltje naast knoppen.

•

Klik op privileges.

•

De toewijsmode verandert nu het menu om privileges toe te wijzen.


pagina 16 van 29

eel

Ook privileges werken met een kleuren voor het niveau waarop het privilege van toepassing is. Voor uitleg kleuren zie paragraaf 3.3. Door met de rechtermuisknop te klikken in de menu-boom wordt een pop-up menu zichtbaar met verschillende opties: 1.Toewijzen van privileges 2. Verwijderen van privileges


pagina 17 van 29

eel

Voor zowel het toewijzen als verwijderen van privileges kan gekozen worden om direct 'alle' privileges te verwerken voor het programma waarop geklikt is of om de privileges stuk voor stuk te verwijderen of toe te wijzen.


pagina 18 van 29

eel

Klik op alle om privileges in 1 keer te verwijderen of toe te wijzen. Newbase vraagt nu op welk niveau dit moet worden toegewezen. Dit kan weer op de volgende niveaus: –

company

–

gebruiker

–

privilegegroep

Mogen niet alle privileges binnen een programma worden toegewezen klik dan op de betreffende privilege in het uitklap scherm. Tip! Als alternatief voor het opzetten van een privilege model kun je in het programma 'eigenaar' direct alle bestaande privileges uitdelen op privilege-groep niveau. (eigenaar > detail > privilegegroep) Via dit toewijs scherm kun je dan snel de privileges verwijderen die niet van toepassing zijn. Dit werkt ook vice versa.


pagina 19 van 29

eel

Je kunt tevens (kan in de startfase handig zijn) aan een gebruiker aangeven dat hij/zij alle privileges heeft. Zie hiervoor instellingen> gebruikers> klik op een medewerker> tab detail > aankruis vakje “alle gegevens”. Let op! Dit betreft alle privileges, waaronder verwijder mogelijkheden.

5 Verplichte velden 5.1 Wat zijn verplichte velden? Verplichte velden zijn binnen Newbase velden welke een gebruiker verplicht dient in te vullen binnen een programma. Afhankelijk van het programma kun je beschikken over meer / minder verplichte velden. Verplichte velden kun je uitsluitend op company niveau inrichten, ze zijn dus voor alle medewerkers geldig.

5.2 Hoe deel je verplichte velden uit? In het hoofdstuk knoppen is uitgelegd hoe de toewijsmode opgestart kan worden. Klik op het zwarte pijltje achter het veld toewijzen en klik op verplichte velden. Screenshot:


pagina 20 van 29

eel

Het instellen van verplichte velden is heel simpel in vergelijking tot de andere onderdelen. Hiervoor bestaan geen niveaus en alleen de programma's waarvoor verplichte velden zijn gedefinieerd worden weergegeven in het menu. Het toewijzen en verwijderen werkt wederom via rechts klikken en beschikt over een optie om alle beschikbare velden in 1 keer toe te wijzen of te verwijderen.

Opmerkingen om rekening mee te houden. Mochten er geen velden staan als zijnde verplicht veld, en je zou deze graag opgenomen willen hebben, stuur dan een mail naar [email protected]. Wij kunnen deze, na overleg, mogelijk opnemen.


pagina 21 van 29

eel

6 Dashboards 6.1 Wat zijn dashboards? Dashboards zijn kleine schermen met management informatie welke geplaatst kunnen worden op alle samenvattingsschermen van alle programmagroepen. Voorbeelden van programmagroepen zijn onderstaand weergegeven. Een samenvattingsscherm van een programmagroep is onderverdeeld in blokken. Afhankelijk van de grootte / resolutie van je beeldscherm kun je 3 x 3 dashboards, 4 x 3, of 4 x 4 dashboards plaatsen op de samenvattingsschermen. Opmerking: Houdt er rekening mee dat het laden (tonen) van de dashboards enige tijd kan duren. Dit is afhankelijk van het soort dashboard en het aantal dashboards op het samenvattingscherm. Dit omdat alle data 'live' geladen wordt vanuit de applicatie in de dashboards.

6.2 Welke dashboards zijn er? Kijk voor een overzicht van alle beschikbare dashboards in de betreffende help file te vinden op onze website.


pagina 22 van 29

eel

6.3 Hoe kan ik mijn dashboards instellen? In het hoofdstuk knoppen is uitgelegd hoe de toewijsmode opgestart kan worden.

•

Klik op het zwarte pijltje achter het veld toewijzen

•

Kies voor Dashboards

Dashboards worden toegewezen aan een samenvatting scherm van een programma groep. Ook dashboards werken met kleuren voor het niveau waarop het dashboard van toepassing is en kan een dashboard nooit een hoger niveau krijgen dan het hoofditem waaraan wordt toegewezen.

•

Klik met de rechtermuisknop op het programma waaraan je dashboards wilt toevoegen

•

In dit voorbeeld klikken we op 'Project'

•

Een pop-up menu wordt zichtbaar met verschillende opties:


pagina 23 van 29

eel

1. Toewijzen van een dashboard 2. Verwijderen van een dashboard 3. Aanpassen van de positie, grootte en/of eigenschappen van een dashboard

•

Kies voor het programma van waaruit je een dashboard wilt kiezen

•

Kies nu voor het dashboard naar keuze. In dit voorbeeld gaan we het dashboard status klantprojecten toewijzen onder project > klantproject.


pagina 24 van 29

eel

•

Geef nu aan op welk niveau het dashboard status klantproject mag worden toegewezen. Of op privilege niveau of op gebruikersniveau.

•

Direct na het toewijzen van een dashboard zal een nieuw venster openen waarin de positie van een dashboard kan worden gekozen uit een raster.


pagina 25 van 29

eel

Standaardschermgrootte is 1280x900, dus zoals in bovenstaand screenshot. In dit geval passen de dashboards niet in de rode vakjes en zijn dus alleen uit te delen op de plekken van de zwarte vakjes. Alle schermen die groter zijn dan 1280x900 kunnen deze rode vakjes wel gebruiken om dashboards op te plaatsen.

6.4 Verwijderen van een een dashboard •

Verwijderen van dashboards kun je doen door met de rechtermuisknop te klikken op een programmagroep. En de betreffende dashboard te verwijderen. Zie screenshot hieronder.

6.5 Aanpassen positie en/of eigenschappen Als laatste heb je nog de optie om de positie, grootte en/of eigenschappen van dashboards te wijzigen op een samenvattingsscherm in een programmagroep. •

Klik met de rechtermuisknop op een programmagroep

•

Kies voor aanpassen positie/grootte/eigenschappen.


pagina 26 van 29

eel

In het volgende scherm wordt zichtbaar welke dashboards op de betreffende programmagroep zijn uitgedeeld.


pagina 27 van 29

eel

6.6 Filter op dashboards Bij bepaalde dashboards heb je de mogelijkheid om een filter toe te passen. Gebruik je geen filter dan wordt alles getoond. Indien er een filtering bij een dashboard mogelijk is staat er een icoon van een radar achter de naam van het dashboard (zie achter mijn open taken in bovenstaande print screen). Als je daar op klikt, krijg je een pop-up met een keuze.


pagina 28 van 29

eel

Stel dat je het dashboard “mijn open taken” bekijkt, en je maakt geen gebruik van deze filtering, dan heb je automatisch al jouw taken. Wil je filteren, dan dien je uit de pop-up een keuze te maken (zie hierboven filter relatie of organisatie).

6.7 Aanpassen grootte en/of breedte van dashboards Volg de stappen in hoofdstuk 6.5 Kolom B van Border. Als je onder de kolom B de vakjes aanvinkt, dan krijg je een kader om je dashboard heen. Als je deze niet aanvinkt, dan wordt het dashboard zonder kader getoond. De kolom breedte (W) Hier bepaal je of je het dashboard een breedte wilt laten hebben van 1, 2, 3 of 4 vlakken. Dit kan bijv. handig zijn bij uren van alle medewerkers. Heb je bijv. 5 medewerkers, dan heb je een minder breed scherm nodig voor je grafiek, als dat je er 20 hebt. De kolom hoogte (H) Hier bepaal je of je het dashboard een hoogte wilt laten hebben van 1, 2, 3 of 4 vlakken. Dit kan bijv. handig zijn bij mijn projecten. Heb je bijv. weinig projecten, dan heb je een minder hoog scherm nodig voor je lijst, als dat je er 20 hebt. De positie op het scherm Hier bepaal je waar je het dashboard wilt hebben op het samenvattingsscherm.


pagina 29 van 29

Toewijzen van knoppen, dashboards & privileges

Recommend Documents