Raadsvoorstel Datum raadsvergadering: 3 juli 2008 Agenda nr.: Marijnen Portefeuillehouder: Registratiecode: Verantwoording bijdrage fractieondersteuning 2007 Onderwerp: Aan de raad van de gemeente Roosendaal
Voorstel Samenvatting: De raadfracties ontvangen jaarlijks een voorschot op de kosten welke de fracties door het jaar heen maken voor fractieondersteuning. Binnen de eerste drie maanden van het jaar moet er verantwoording worden afgelegd over de besteding van de bijdrage. In dit voorstel wordt verantwoording afgelegd over het gebruik van de bijdrage over 2007. Wij stellen u voor: 1. De door fracties aangeleverde verantwoording voor de besteding van het budget fractieondersteuning 2007 conform het voorstel vast te stellen. 2. de door de fracties aangegeven reserveringen vast te stellen voor 2008, te weten voor de PvdA €667.93, VVD €825,-,SP €525,-, D66 €172.19. 3. tot verrekening van de overschotten over te gaan, te weten voor de VVD €673.87 en de SP €187.66.
Aanleiding De raadfracties ontvangen jaarlijks een voorschot op de kosten welke de fracties door het jaar heen maakt voor ondersteuning. Het budget voor fractieondersteuning is bedoeld om fracties in de gelegenheid te stellen om met deze bijdrage hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Het budget per fractie is samengesteld uit een vast deel, namelijk €1000,- per fractie en flexibel deel, waarbij per fractielid €250,- euro aan het budget wordt toegevoegd. De jaarlijkse bijdrage voor de fracties in de periode 2006-2010 zijn op 29 september 2006 door de raad vastgesteld. In de verordening fractieondersteuningsbudget is vastgelegd dat elke fractie binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, verantwoording aflegt over de besteding van deze bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag (art. 6, eerste lid). Dit hebben alle fractie gedaan en in dit raadsvoorstel is aangegeven waaraan het besteed is.
Motivering / toelichting De fracties leggen jaarlijks verantwoording af over het gebruik van het aan hen toegekende budget. De kaders waarbinnen de bedragen mogen worden besteed zijn vastgelegd in de verordening fractieondersteuning, waarbij centraal staat dat de bijdrage besteed dient te worden aan ondersteuning van de raadswerkzaamheden. Als aanvulling op deze eis wordt verwezen naar zaken welke in strijd zijn met wettelijke bepalingen en andere regelgeving en zaken welke uit andere budgetten dienen te worden betaald. Hierbij kan gedacht worden aan zaken als reiskostenvergoeding en zaken die betaald dienen te worden uit de individuele onkostenvergoeding. In de VNG-uitgave “De rechtpositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers”. wordt aangeven voor welke zaken de individuele onkostenvergoeding voor raadsleden is bedoeld, namelijk; representatie, vakliteratuur, contributies, telefoonkosten, bureaukosten, zakelijke giften, bijdrage aan fractiekosten, ontvangsten en excursies. In de ‘verordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden’ staat aangegeven welke zaken op declaratiebasis geheel of gedeeltelijk vanuit het gemeentebudget gefinancierd kunnen worden, zoals reis- en verblijfkosten buiten Roosendaal, kosten van cursussen, symposia en congressen en internet aansluiting via ISDN, ADSL of kabel.
Beschikbare budgetten fractieondersteuning 2007 2007 Reserves Totaal
PvdA €3000,€3000,-
RLPR €3000,€900,€3900,-
VVD €2750,€825,€3575,-
CDA €2500
SP €1750,€ 400,50 €2150.50
€2500
GL €1500,€ 10,91 €1510.91
D66 €1250,€ 278,90 €1528.90
De beschikbare budgetten voor de fracties in 2007 is een optelling van de toekende budgetten met de reserves. De RLPR, VVD, Groenlinks en D66 hebben in 2006 gebruik gemaakt van de mogelijkheid om maximaal 30% van het niet gebruikte gedeelte van de bijdrage 2006 te reserveren voor 2007. De beschikbare budgetten per fractie voor 2007 staan in de bovenstaande tabel. In de Roosendaalse verordening zijn de volgende categorieën opgenomen waarop de bestedingen van deze budgetten kunnen worden geboekt, namelijk: A. facilitair en administratief: zoals, administratieve kosten, porto, telefoonkosten ed; B. inhoudelijke fractie ondersteuning: zoals vakliteratuur, inhuur externen, fractieassistenten; C. fractiegerichte opleidingen: zoals cursussen en coaching gericht op de fractie als geheel; D. ondersteuning bij de organisatie van fractie-/themabijeenkomsten: bijvoorbeeld kosten als zaalhuur, sprekers, organisatiekosten, versturen van uitnodigen; E. professionaliseren fractie: zoals de kosten van de website, nieuwsbrief en spreekuur. In het hieronder staande tabel geeft een overzicht van de uitgave per fractie in 2007. Voor een volledig overzicht van de declaraties per categorie, zie de bijlage bij dit voorstel. PvdA Facalitair en administratief Inhoudelijke fractieondersteuning Fractiegerichte opleiding en coaching Ondersteuning bij de organisatie van fractie bijeenkomsten en – excursies Professionalisering fractie TOTAAL
RLPR
VVD
€107.65 €369.99
€22.10
€205.45 €1648.98
€2332.07
CDA
SP
GL
€352.78
€481.50
€489.50
D66
€22.10
€269.20
€362.10
€22.10
€686.56
€422.31
€839.73
€257.26
€494.88
€1531.17
€1356.71
€461.85 €2398.70
€126.20
€1706.96
€1711.23
€1488.08
€2710.05
€4132.03
€2076.13
€4791.89
€1437.84
In de verordening is gesteld dat de fracties binnen 3 maanden in het nieuwe kalenderjaar verantwoording afleggen over het gebruik van de beschikbaar gestelde budgetten. Door alle fracties is de financiële verantwoording 2007 op tijd ingeleverd. Bijna alle verantwoordingen zijn compleet ingeleverd. Waar de bonnen bij de declaratie nog ontbreken staat de vraag uit om deze alsnog in te leveren. Het budget voor fractieondersteuning is op zeer diverse wijze ingezet door de fracties. Waar vorig jaar het meeste budget was ingezet op de post ‘Professionalisering fractie’ is er dit jaar het meeste budget uitgegeven op de post ‘Ondersteuning bij de organisatie van fractiebijeenkomsten en excursies. Opvallend weinig wordt het budget ingezet voor ‘Fractiegerichte opleiding en coaching’, zowel dit jaar als vorig jaar was dit het geval. Enkele declaraties zijn echter niet goedgekeurd, omdat deze betaald hadden moeten worden door de partij, uit het individuele onkostenvergoeding of door het aanbieden van het fractiehuis niet meer declarabel zijn. Bij de declaratie van de SP zijn niet goedgekeurd; de bloemen aan een medefractielid en de aanschaf van een computer voor fractieondersteuning. Bij de declaratie van Groenlinks is niet goedgekeurd de bloemen voor de dodenherdenking. Bij de declaratie van D66 zijn niet goedgekeurd de overlegkosten in horecagelegenheden die geen relatie hadden tot een activiteit die onder het fractieondersteuningsbudget valt en zijn reiskosten.
Gebruik budget fractieondersteuning 2007 Incl. reservering
Reservering voor 2007 Terugvordering 2007
PvdA 78% 100%
RLPR >100%
PvdA €667.93 -
RLPR -
VVD 58% 81% VVD €825,€673.87
CDA >100%
SP 67% 91%
GL >100%
D66 90% 100%
CDA -
SP €525 €187.66
GL -
D66 €172.19 -
In 2006 gaven met name de grote partijen een groot deel van hun budget niet uit. In het jaar 2007 hebben de fractie gezamenlijk een aanzienlijk groter deel van het budget uitgegeven. Er zijn zelfs drie fractie die meer het aan hen toegekende budget hebben uitgegeven. Er zijn twee fracties die na reservering overhouden op hun budget. Dit valt bij de SP mede te verklaren door de niet goed gekeurde declaraties. De PvdA, VVD, SP en D66 hebben aangeven gebruikt te willen maken van de mogelijkheid om het niet gebruikte gedeelte van de bijdrage voor 2007 te reserveren voor 2008. De fracties hebben tot het maximale percentage van 30% van het toegekende jaarlijkse budget laten reserveren. De reserveringen voor 2008 zijn af te lezen in de bovenstaande tabel. De niet gebruikte budgetten dienen door de fracties te worden terugbetaald. In de bovenstaande tabel is te zien dat het in 2007 gaat om 2 fracties, te weten de VVD en de SP.
Doel en evaluatie Verantwoording afleggen over het gebruik van de bijdrage fractieondersteuning in 2007.
Financiële aspecten en consequenties
De volgende bedragen zullen worden gereserveerd voor 2008, te weten voor de PvdA €667.93, VVD €825,-,SP €525,-, D66 €172.19 De volgende overschotten zullen door de fractie teruggestort moeten worden, te weten voor de VVD €673.87 en de SP €187.66
Bijlagen 1. De verantwoording over besteding van het fractieondersteuningsbudget van 2007 van de fractie RLPR, VVD, CDA, PvdA, SP, GroenLinks en D66. 2. Verordening Fractieondersteuning Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De griffier, E.M.J. van Straaten-Noyons
De burgemeester, mr M.J.H. Marijnen
Raadsbesluit Datum raadsvergadering: 3 juli 2008 Agenda nr.: Marijnen Portefeuillehouder: Registratiecode: Verantwoording bijdrage fractieondersteuning 2007 Onderwerp:
De raad van de gemeente Roosendaal, -
Gelet op het advies van de raadscommissie Bestuur d.d. 17 juni 2008
Besluit: 1. De door fracties aangeleverde verantwoording voor de besteding van het budget fractieondersteuning 2007 conform het voorstel vast te stellen. 2. de door de fracties aangegeven reserveringen vast te stellen voor 2008, te weten voor de PvdA €667.93, VVD €825,-,SP €525,-, D66 €172.19. 3. tot verrekening van de overschotten over te gaan, te weten voor de VVD €673.87 en de SP €187.66. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 juli 2008. De griffier,
De voorzitter,
E.M.J. van Straaten-Noyons
mr M.J.H. Marijnen
Overzicht ingediende kosten fractieondersteuning 2007 PvdA A. Facalitair en administratief Telefoonkosten Porto-kosten Vastrecht antwoordnummer Inrichtingskosten fractiekamer Kosten kantoorartikelen Kosten postbus Kosten financiële administratie B. Inhoudelijke fractieondersteuning Kosten fractieondersteuning Abonnement BN/De Stem Socialisme en democratie Atlas voor gemeenten 2007 Boek: geldstelsel Boek: grenzen overschrijden dualisering Boek: lokale verhalen C. Fractiegerichte opleiding en coaching Teambuilding fractie D. Ondersteuning bij de organisatie van fractiebijeenkomsten en –excursies Wijkbijeenkomsten/bezoeken Themabijeenkomsten Openbaar fractiebijeenkomst
VVD
CDA €232.78
SP €257.50 €109.00
Groenlinks
D66
€146.95 €138.50
€120.00 €99.95 €115.00 €7.70 €107.65
€352.78
€481.50
€172.55 €31.50 €489.50
€269.20
€98.60 €241.40
€200.00 €77.50 €58.83 €20.13 €13.53 €369.99
€1648.98 €1648.98
€22.10
€22.10
€269.20
€362.10
€22.10
€562.70 €1144.26
€686.56
€422.31
€839.73
€1706.96
€686.56
€422.31
€839.73
€22.10
€22.10
€22.10
€22.10
€461.85 €461.85
€205.45 €205.45
E. Professionalisering fractie Kosten website Kerst- en Nieuwjaarsadvertentie Drukkosten Nieuwsbrieven/Flyers/Foto’s Kosten extra e-mailadres fractielid Advertentiekosten algemeen Illustratiekosten TOTAAL
RLPR
€2398.70 €2398.70
€126.20 €126.20 €1200.00 €288.08
€1683.86 €27.37
€257.26
€400.00 €251.39 €233.20
€171.75
€1825.46
€2332.07
€1711.23
€1488.08
€2710.05
€4132.03
€2076.13
€4791.89
€1437.84
€257.26
€323.13 €494.88
€1531.17
€1356.71
“Verordening fractieondersteuning”. Artikel 1 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000,= voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 250,= per raadszetel. Artikel 2 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken en hanteren hierbij de volgende bestedingscategorieën: . a. Facilitair en administratief: administratieve kosten zoals kantoorartikelen fractie, porto, telefoonkosten fractiehuis e.d.; b. Inhoudelijke fractie ondersteuning: zoals vakliteratuur, inhuur externen, fractieassistenten of – secretarissen; c. Fractiegerichte opleidingen: zoals cursussen en coaching gericht op de fractie als geheel; d. Ondersteuning bij de organisatie van fractie-/themabijeenkomsten: bijvoorbeeld kosten als zaalhuur sprekers, organisatiekosten, versturen van uitnodigingen etc.; e. Het bevorderen van het professionaliseringsproces van de fractie door het opzetten van bijvoorbeeld een website, nieuwsbrief en spreekuur. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden. Artikel 3 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 6, tweede lid. Artikel 4 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt; b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 5 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. Tijdens de gehele raadsperiode kan de reserve niet groter zijn dan het maximum van 30% van het jaarbudget. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 6 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert,
dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van het jaarbudget van de oorspronkelijke fractie. Artikel 6 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad – via de griffier - verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. De verantwoording van de gelden voor fractieondersteuning dienen, m.b.v. in bijlage 1 opgenomen format, expliciet gerelateerd te worden aan de in deze verordening aangegeven bestedingsdoelstelling en bestedingscategorieën. 2. De raad stelt na ontvangst van het advies van de griffier de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten. Artikel 7 1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening fractieondersteuning”. 2. Bij vaststelling in de openbare raadsvergadering de gemeente Roosendaal op 28 april 2006 treedt deze verordening in werking. Op dat tijdstip vervalt de “Verordening Fractieondersteuning” vastgesteld bij raadsbesluit van 27 maart 2003. De gemeenteraad van Roosendaal. De griffier,
De voorzitter,
E.M.J. van Straaten-Noyons
mr M.J.H. Marijnen
