Toelichting benchmark overhead gemeenten
Drs. M.P.M. Huijben Drs. M. Hanekamp Drs. A.H. Mouthaan Dr. J.J.A. Posseth 2010
Toelichting benchmark overhead gemeenten
Inhoud
Pagina
1. Inleiding
1
2. Onze visie op het benchmarkonderzoek
2
2.1 Vraagstelling van het benchmarkonderzoek 2.2 Aanpak van het benchmarkonderzoek
2 2
3. Toelichting op de vragenlijst
4
3.1 Het invullen van de gegevens 3.2 Toelichting bij de taken
4 5
1. Inleiding
Voor u ligt de toelichting op de benchmark overhead gemeenten. Dit document bestaat uit twee onderdelen:
Onze visie op het benchmarkonderzoek In dit onderdeel geven wij onze visie op het benchmarkonderzoek weer. Daarbij gaan wij ook in op onze definitie van overhead en de manier waarop wij dat in beeld brengen.
Toelichting op de vragenlijst Dit onderdeel is de leidraad voor het invullen van de vragenlijst. Wij definiëren de gebruikte begrippen en geven aan op welke wijze de vragenlijst ingevuld dient te worden.
1
2. Onze visie op het benchmarkonderzoek
2.1 Vraagstelling van het benchmarkonderzoek Hoe verhoudt de overhead van uw gemeente zich tot die van andere gemeenten? Dat is de hoofdvraag waarop dit benchmarkonderzoek een antwoord gaat geven, om zodoende een objectieve bijdrage te leveren aan de discussie hierover binnen uw organisatie. Aan onze overheadbenchmarks hebben sinds 2002 meer dan 1.300 organisaties deelgenomen, in 20 delen van de publieke sector en 5 sectoren in het bedrijfsleven1. 2.2 Aanpak van het benchmarkonderzoek Doel overhead De overhead van een organisatie heeft als doel het sturen van de organisatie en het ondersteunen van ‘het primaire proces’, ofwel de uitvoering. Tot de overhead behoren alle functies die dit doel dienen. De overheadfuncties staan derhalve niet rechtstreeks ten dienste van de klant. Ze leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Verhouding overhead tot primair proces: het overheadpercentage In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van het primaire proces ('de uitvoering'). Wij drukken de omvang van de overhead in de rapportage dan ook steeds uit als percentage van de omvang van de organisatie als geheel. Wij hanteren daarbij het aantal formatieplaatsen als meeteenheid. Dit bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de belangrijkste werklastbepalende factor voor de overheadafdelingen. Kosten van de overhead Daarnaast brengen wij de kosten van deze functies in beeld. Het gaat om de volgende kosten:
Salariskosten.
Kosten van uitbesteding van activiteiten en inhuur van personeel.
Automatiseringskosten.
Huisvestingskosten.
In de toelichting op de vragenlijst (hoofdstuk 3) lichten wij deze begrippen toe.
1
In januari 2008 hebben wij daarover een boek gepubliceerd bij uitgeverij Academic Service (Heeft iemand de
overhead gezien?). Zie ook: Huijben, M.P.M. en Geurtsen, A., Overhead bij publieke organisaties: op zoek naar een norm, Tijdschrift Controlling, oktober 2006. En: Huijben, M.P.M. en Geurtsen, A. Overhead bij publieke organisaties: benchmark laat grote verschillen zien, Tijdschrift Controlling, oktober 2003.
2
De kern: het eenduidig vergelijken De kern van een goed benchmarkonderzoek is dat eenheden eenduidig worden gemeten. Dit voorkomt dat we ‘appels met peren’ vergelijken. De meeteenheid die in dit onderzoek centraal staat, is het aantal formatieplaatsen van de overheadafdelingen (inclusief vacatures). Wij vergelijken de overhead van uw organisatie met die van andere gemeenten. Tevens kunnen we een vergelijking maken met de overige sectoren. Wij meten de formatie van de volgende overheadfuncties: 1. Directie, lijnmanagement 2. Personeel en Organisatie. 3. Informatisering en Automatisering. 4. Financiën en Control. 5. Juridische Zaken. 6. Bestuurszaken/Bestuursondersteuning. 7. Communicatie en Kwaliteitszorg. 8. Facilitaire Zaken. 9. Secretariaten in het primaire proces
3
3. Toelichting op de vragenlijst
3.1 Het invullen van de gegevens Welke formatie? Uitgangspunt is de formatie per 1 januari 2010. Het maakt niet uit of het om een vast contract, of een tijdelijk contract gaat. Ook wanneer de functie tijdelijk niet ingevuld is, wordt deze meegerekend. Het gaat uitsluitend om personeel werkzaam binnen het gemeentelijk apparaat. En niet om personeel werkzaam bij een "op afstand geplaatste" instelling. Het gaat uitsluitend om volledig betaalde formatieplaatsen. Wij tellen bijvoorbeeld niet mee: wswers, vrijwilligers, stagiaires. Wij gaan uit van fulltime equivalent op basis van 36 uur per week. Wij adviseren u zoveel mogelijk uit te gaan van uw personeelsadministratiesysteem. Onze ervaring is dat dit een zuiverder beeld geeft dan informatie uit bijvoorbeeld de begroting. Indien u toch de begroting als uitgangspunt neemt, hou dan goed rekening met verschil in uurtarieven, toerekening van indirecte uren en andere verstorende factoren. Welke loonkosten? Wij gaan uit van de gemiddelde salarislasten bij een volledig dienstverband, dus inclusief sociale lasten, toeslagen, zoals bonussen en vakantiegeld, en pensioenpremies. Overige personele lasten, zoals opleidingsbudget, kosten voor werving en selectie, en dergelijke, nemen wij niet mee in de vergelijking. Wanneer een medewerker meerdere taken uitvoert, worden de salarislasten (bij benadering) conform de tijdsbesteding toegerekend aan de betreffende taken. Inhuur en uitbesteding Het gaat daarbij om alle kosten van inhuur en uitbesteding, met uitzondering van de kosten die worden gemaakt ter vervanging van personeel dat behoort tot de vaste formatie. Wel worden kosten voor het structureel inhuren van mensen meegenomen evenals kosten van het door middel van uitbesteding opvangen van pieken. Kosten voor het vervangen van een zieke medewerker of de inhuurkosten voor iemand die tijdelijk een vacature vervult waarvoor wordt geworven worden niet meegerekend. Automatiseringskosten Onder de automatiseringskosten verstaan wij de (afschrijvings-)kosten van hard- en software, licenties en overige computerfaciliteiten, bijvoorbeeld datacommunicatie.
4
Huisvestingskosten Onder huisvestingskosten verstaan wij de totale kosten voor huisvesting: afschrijvingen/huur, onderhoud gebouwen, wettelijke heffingen, energie en water, schoonmaak en verzekeringen. Het gaat om de huisvestingskosten van de gemeentekantoren (dus niet: de brandweerkazerne en gemeentewerf). Dit geldt eveneens voor het vloeroppervlak. 3.2 Toelichting bij de taken 1. Directie, lijnmanagement Gemeentesecretaris: uitsluitend de formatie van de gemeentesecretaris. Niet de formatie van zijn secretariaat. Dit valt onder bestuurszaken (overheadfunctie 5). Lijnmanagement: Onder lijnmanagers verstaan wij alle functionarissen wiens hoofdtaak het is om een rol als leidinggevende te vervullen in de lijn van de organisatie. Zij hebben een hiërarchische verantwoordelijkheid. Indicatoren daarvoor zijn het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken of deelname aan een bestuur, directieteam of managementteam. Het gaat daarbij om alle managementlagen. Niet: leidinggevenden van stafafdelingen. Deze worden toegerekend aan de betreffende stafafdeling. Ook projectleiders of coördinatoren rekenen wij niet tot het management, tenzij zij deel uitmaken van de lijn van de organisatie. 2. Personeel en Organisatie Hoofd, HRM-adviseurs/p-functionarissen (waaronder ook: bedrijfsmaatschappelijk werk, arbocoördinatie, interne opleidingen, loopbaanadvies), beleidsmedewerkers P&O, administratief medewerkers, P&O-secretariaten. Inclusief: salarisadministratie en OR-ondersteuning. Niet: tijdsbesteding OR-leden. Bij de uitbestedingslasten dient u alleen de uitbestedingslasten van P&O-taken in te vullen die betrekking hebben op de taken van de afdeling P&O. Het gaat hier niet om kosten die gemaakt zijn voor de hele organisatie, zoals bijvoorbeeld de kosten van een personeelsuitje, organisatiebrede kosten van arbo, kinderopvang, etc. 3. Informatisering en Automatisering Hoofd, informatiebeleid, systeem- en (technisch) applicatiebeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, technisch beheer internet en intranet (niet de inhoud), I&A-secretariaten. Ten aanzien van applicatiebeheer hanteren wij de volgende scheidslijn: technisch en algemeen applicatiebeheer is wel overhead; applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces is geen overhead. Applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruik in één van de stafafdelingen rekenen wij tot die stafafdeling. Technisch en algemeen applicatiebeheer: het gaat hier om het technisch goed laten functioneren van de software.
5
Functioneel applicatiebeheer: het gaat hier om het helpen van gebruikers bij het werken met de software. Dit betreft het applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten. Medewerkers internet/ intranet: het gaat hier om de medewerkers die zich bezighouden met het technisch beheer en onderhoud van de internetsite en het intranet. Het gaat daarbij niet om de inhoud van de site. De inhoud valt onder "Communicatie en Kwaliteitszorg". Automatiseringskosten: onder deze kosten verstaan wij de (afschrijvings-)kosten van hard- en software, licenties en overige computerfaciliteiten, bijvoorbeeld datacommunicatie. 4. Financiën en Control De formatie Financiën en Control is inclusief eventuele F&C-taken van decentrale bedrijfsbureaus. Hoofd, financieel beleid, planning en control (ook projectcontrol), AO, IC, treasury, administratie (financiële administratie/projectadministratie), bedrijfsbureaufunctie, F&C-secretariaten. Ook: formatie voor rechtmatigheidsonderzoek, btw-compensatiefonds, Walvis. Belastingen: De formatie voor alle belastingen, exclusief de volgende taken: uitvoeren woztaxaties, aanslagoplegging en inning OZB, afhandeling beroep en bezwaar OZB. De taken die resteren hebben onder andere betrekking op parkeerbelasting, hondenbelasting, precario, rioolheffing, afvalstoffenheffing en toeristenbelasting. Ook de formatie voor beleidsmatige taken op het gebied van Belastingen neemt u hier op. 5. Juridische Zaken Hoofd, juridisch medewerkers, secretariaat juridische afdeling. Uitsluitend juridische zaken die niet direct aan een product zijn te relateren. Concreet betekent dit dat het veelal alleen gaat om de centrale juridische staf. Beroep en bezwaar rekenen wij hier niet toe. 6. Bestuurszaken/Bestuursondersteuning Hoofd, bestuursondersteuning College van B&W, bestuurlijke samenwerking, beleidscoördinatie, adviseurs gemeentetop, voorbereiding overleggen / commissies gemeentetop, secretariaat bestuur/bestuurzaken, internationale samenwerking. Ook de formatie voor Onderzoek en Statistiek neemt u hier op. 7. Communicatie en Kwaliteitszorg Hoofd, interne communicatie (personeelsblad), externe communicatie, beantwoorden publieksvragen, beheer internet en intranet (de inhoud, niet de techniek), medewerkers kwaliteitszorg (systeem- en kwaliteitsaudits), secretariaat communicatieafdelingen en afdelingen kwaliteitszorg. 8. Facilitaire Zaken De formatie die u hier invult, betreft de formatie die zich bezig houdt met deze taken binnen het gemeentehuis / gemeentekantoor (niet daarbuiten). Het gaat om de volgende taken:
6
Postverzorging, drukkerij, repro (inclusief postregistratie). Archief / Documentaire Informatievoorziening. Magazijnbeheer. Inkoop. Receptie, telefooncentrale. Beleidsmatige taken facilitaire zaken. Gebouwbeheer, schoonmaak. Restauratieve voorzieningen. Beveiliging / bodes.
9. Secretariaten in het primaire proces Alle secretariaten in de diensten en sectoren, evenals de afdelingen tekstverwerking. Niet: de secretariaten van de staf en ondersteunende afdelingen.
7
