Hoe doen zij het? Tips voor de implementatie van de iWmo-standaarden Na 1 januari 2015 moeten gemeenten berichten kunnen uitwisselen met alle zorgaanbieders in hun regio. Om dit proces voor zowel de gemeenten als de aanbieders te vereenvoudigen is de IWmostandaard ontwikkeld. Maar hoe pas je de standaarden toe in je processen? In welke applicaties moeten de standaarden worden ingebouwd? Waar begin je eigenlijk? De gemeenten Rotterdam, Utrecht, Eindhoven, Westland en Drechtsteden zijn al op weg met de implementatie van de standaarden. Aan de hand van negen aandachtspunten geven zij tips.
Waarom werken met standaarden? Rotterdam: “Wij willen dat de uitwisseling van informatie met de zorgaanbieders zo goed mogelijk gebeurt. Daarbij is het om beveiligingsredenen goed om de infrastructuur optimaal in te regelen. Rotterdam gaat van zes aanbieders van huishoudelijke hulp naar circa 100 aanbieders. Dit willen we in Rotterdam dus zo veel mogelijk structureren. Zorgaanbieders zijn al gewend om met standaarden te werken.” Drechtsteden: “Het voordeel van het toepassen van de standaarden is dat je een helder overzicht creëert en aanbieders beter kan vergelijken. Het gebruik van standaarden doen wij ook om de aanbieders te faciliteren. En ook al wijkt de werkwijze onderling af, dan nog kun je met elkaar afspraken maken hoe je dit op gaat lossen.” Eindhoven: “Werken met standaarden is voor ons een uitgemaakte zaak. We willen zaakgericht werken zodat iedereen op ieder moment over dezelfde informatie beschikt. En we willen het zo overzichtelijk mogelijk inrichten: alle communicatie op dezelfde wijze, via een gedeelde, veilige, infrastructuur. iWmo-standaard voldoet daaraan.” TIP: MAAK GEBRUIK VAN DE IWMO-STANDAARDEN IN HET BERICHTENVERKEER MET ZORGAANBIEDERS. HET WERKT EFFICIËNTER, VEILIGER EN MEER GESTRUCTUREERD.
Stel vast wat je tenminste op 1 januari klaar wilt hebben (3D breed). Drechtsteden: “De focus ligt nu heel erg op de klant, maar de aanbieders worden vergeten. Wij zijn juist in januari 2014 begonnen met de aanbieders en hebben ze gewezen op de standaarden en dat ze daarmee aan de slag konden. Het uitgangspunt is dat het berichtenverkeer is ingeregeld.”
Vorm een adviesgroep met vertegenwoordigers van de zorgaanbieders en softwareleveranciers. Rotterdam: “Samen met diverse aanbieders hebben we een adviesgroep opgestart, waarin we alle relevante processen met elkaar doornemen en invullen. In een later stadium zijn ook de softwareleveranciers hierbij betrokken.” Westland: “We hebben al vroeg contact gezocht met onze softwareleverancier om te kijken hoe we dit moesten gaan aanpakken. Vervolgens hebben we het regionale Zorgkantoor gevraagd mee te denken, die hebben immers in de AZR-keten ervaringen met het uitwisselen van gegevens met aanbieders die ook met de Wmo te maken krijgen. Vervolgens hebben we daar ook enkele van die aanbieders bij betrokken. Zo is de hele keten in beeld.”
Breng de processen in kaart, doe een informatieanalyse en ga op basis daarvan het gesprek aan met aanbieders en softwareleveranciers. Drechtsteden: “De klant mag na de indicatie zelf een zorgaanbieder kiezen. Na deze keuze kan rechtstreeks met de externe partij alles geregeld worden door de aanbieder. Dit willen wij in principe vasthouden, met uitzondering van beschermd wonen en opvang. Daar willen we vooraf al weten wie de leverancier gaat zijn. Dit wordt dan ingevuld bij de indicatie, zodat snelheid en flexibiliteit gecreëerd wordt voor de klant, maar ook voor leveranciers en voor ons.” Eindhoven: “Het proces dat we in januari willen volgen is in grote lijnen duidelijk. De wijkteams hebben hun processen werkende weg ontwikkeld. Dat heeft eisen opgeleverd waaraan hun regiesysteem tenminste moet voldoen. Bijvoorbeeld dat de wijkteams daarmee de zelfredzaamheidsmatrix kunnen toepassen, afspraken vastleggen en het arrangement kunnen samenstellen. Aan het regiesysteem moet daarom een arrangementenmodule worden gekoppeld.”
Bepaal hoe je om wilt gaan met de codetabel productcategorie en optionele velden. Bedenk oplossingen binnen de standaarden. Drechtsteden: “Een ander vraagstuk is een nieuwe manier van dienstverlening en dus ook inkoop, de eigenlijke transformatie. Dit proces doorlopen we met alle aanbieders, waarvan ongeveer 20 ook fysiek aan tafel zitten: hoe gaan we dit met elkaar doen? Met de aanbieders bekijken we hoe we gaan transformeren en wat we gaan toepassen op de andere onderdelen. Maar daar is tijd voor nodig en daarom willen we de nieuwe manier van dienstverlening in 2016 invoeren. Dit geldt ook voor declaraties. Om grip op financiën te krijgen moet sneller aangeleverd worden, maar ook daarvoor wordt een overgangsperiode ingebouwd.” Rotterdam: “Met onze leveranciers hebben we de processen doorgenomen. Daarbij hebben we gekeken waar we in de standaarden eventueel velden moesten aanvullen of anders definiëren zodat ze bij werkwijze van de gemeente aansluiten. De softwareleverancier is nu bezig om te kijken hoe deze gewenste aanpassingen verwerkt kunnen worden. De standaard zelf is natuurlijk niet aan te passen, maar de codetabellen kunnen wel gewijzigd worden.”
Bespreek de berichtinrichting en de procesafspraken (waaronder retourberichten, fouten e.d.) met de aanbieders en softwareleveranciers. Westland: “We hebben van meet af aan opgetrokken met de leverancier, het Zorgkantoor en enkele aanbieders in deze regio. We hebben besloten dat het Zorgkantoor in het overgangsjaar nog de administratieve afhandeling verzorgt van de ondersteuning die vanuit de AWBZ naar de Wmo gaat. Daar richten we nu onze applicaties op in. En aan de voorkant ontwikkelt de leverancier een schil voor de kernteams. Die schil moet zijn voorzien van de instrumenten die de generalisten nodig hebben, zoals de participatieladder en de zelfredzaamheidsmatrix. De schil wordt gekoppeld met onze backofficeapplicaties. Ons voordeel is dat alles van dezelfde softwareleverancier is.” TIP: LAAT DE ZORGAANBIEDERS AANGEVEN MET WELKE LEVERANCIERS EN SOFTWAREPAKKETTEN ZIJ WERKEN.
Leg de afspraken vast in de inkoopcontracten. Drechtsteden: “Uitvoerders en leveranciers zijn hier direct bij betrokken. Daarnaast zijn inkoper, ict, consulenten, backoffice en de externe partij nauw betrokken bij de inkoop en systeemaanpassingen. Wij gaan zorg inkopen en voor sommige aanbieders is dit geheel nieuw. Deze aanbieders benaderen we dan ook nog eens extra apart. In principe kopen we in 2015 hetzelfde in als nu met de AWBZ. Daarbij bekijken we wel wat slimmer en efficiënter kan. We moeten bijvoorbeeld nog afspreken hoe we omgaan met bevoorschotting. We blijven wel bevoorschotten, maar gaan de werkwijze waarschijnlijk wel aanpassen.” Rotterdam: “Bepaal als gemeente hoe je de processen wilt inrichten. Dit hebben wij vastgesteld in het bestek. Ook hier waren de aanbieders bij betrokken. In het bestek hebben we opgenomen dat we werken met berichtenverkeer en hierin de landelijke ontwikkelingen volgen. Aanbieders moesten bij het indienen van hun offertes aangeven met welke software en leveranciers zij werken. Dit is bevorderlijk voor het rekening houden met ontwikkelen en testen van alle software. “
Bepaal de eventuele interne koppelingen tussen administratieve proces en het financieel proces. Rotterdam: “Binnen de gemeente hebben we een implementatieteam gevormd. Alles wat we binnen dit team vaststellen wordt getoetst bij de afdelingen zoals beleid en bestuur, maar uiteraard ook control en de uitvoering.” Drechtsteden: “Binnen de Drechtsteden is een implementatieteam gevormd en een projectorganisatie opgezet. Iedereen (van beleid, bestuur en uitvoering) is betrokken bij de implementatie en de projecten om aansluiting binnen alle processen en stappen te organiseren.” Utrecht: “De regie op de keten is voor ons cruciaal. Wij willen met behulp van korte feedbackloops samen met onze ketenpartners (waaronder de buurtteam-organisaties) sturen op kwaliteit en
snelheid. Hierbij is adequate (management)informatie cruciaal, deze informatie moet voor een belangrijk deel uit de buurtteam-organisaties komen. Zij gaan de applicatie CVS Conclusion gebruiken, waarmee zij in een dashboard (één scherm) afspraken en plannen met cliënten kunnen vastleggen, monitoren en bijsturen. Er is overigens bewust voor gekozen om CVS Conclusion niet te koppelen met backofficeapplicaties met klantgegevens. Het klantbeeld wordt op basis van de hulpvraag opgebouwd samen met de klant. Deze aanpak strookt erg goed met de privacywetgeving. Immers de vastlegging heeft daardoor altijd een één op één relatie met de hulpvraag (doelbinding). TIP: TOETS JE PLANNEN BIJ ALLE BETROKKEN AFDELINGEN. Eindhoven: “Vanuit de arrangementenmodule moet de inkooporder, het iWmo-bericht Toewijzing, kunnen worden gegenereerd. Dat is dus een eis die we aan de bouwers van het regiesysteem stellen. Van daaruit wordt het bericht doorgezet naar het zaaksysteem, het financieel systeem en vervolgens gaat het via de servicebus naar het gegevensknooppunt. De systemen worden daar nu op aangepast. We houden er rekening mee dat we per 1 januari as. nog niet zover zijn en we de inkooporder en het declaratiebericht nog via de backofficesystemen moeten verwerken. De definitieve route van de declaratie moet nog door ons worden bepaald.”
Regel privacy en beveiliging. Rotterdam: “We bekijken welke informatie wel en niet bij de aanbieders terecht moet komen. Het gaat hier om gevoelige informatie en dit doen we dan ook samen met onze juristen en natuurlijk de aanbieders. Daarbij willen we de klant aan de voorkant van het proces toestemming laten geven voor het doorgeven van relevante informatie aan de betrokken partijen.”
Op tijd testen en controles opzetten. Drechtsteden: “We hebben een helpdesk voor aanbieders waar ze heen kunnen bellen. Deze helpdesk wordt beheerd door de externe partij. Die leveren ook een dashboard waarin is te zien hoe de budgetten lopen, wat resultaten zijn, etc. In de iWmo-standaarden worden kwaliteitafspraken echter niet geregistreerd dus daar maken we zelf afspraken met de leveranciers.” Westland: “We hebben voor de hele 3D in beeld gebracht wat er moet gebeuren met de informatievoorziening om de processen te ondersteunen. We hebben een globale planning met de stappen die tot 1/2015 gezet moeten worden voor de hele 3D. Belangrijk is het hele overzicht te houden. In september gaan we testen met de koppeling tussen de schilapplicatie en het backofficesysteem. Daarna komt er een nieuwe release van het backofficesysteem waarin de berichten toewijzing en declaratie zitten. Dan gaan we met de aanbieders afspraken maken over de precieze inrichting van de velden en de processen rond de uitwisseling.” TIP: REGEL KETENTESTEN MET DE EXTERNE PARTNERS TIP: INFORMATIE OVER DE STANDAARDEN IS TERUG TE VINDEN OP ISTANDAARDEN.NL EN VISD.NL.
De Gemeenten Harro van de Brink is informatieadviseur bij gemeente Westland. Deze gemeente was pilotgemeente voor de ontwikkeling van de iWmo. “Hoewel nog niet alles precies is uitgekristalliseerd wil de gemeente gaan werken met de keten KCC/generalist - sociaal kernteam – tweede lijn. Het KCC moet met inzet van een generalist bekijken of vragen direct afgehandeld kunnen worden. Als dat niet zo is, dan volgt verwijzing naar een sociaal kernteam in de wijk. Die bestaan uit generalistische zorgregisseurs en specialisten vanuit verschillende disciplines en organisaties, zoals het AMW, JGZ/CJG, MEE en Bureau Jeugdzorg. Zij bepalen of de burger geholpen kan worden vanuit zijn sociale infrastructuur, waarvoor de oude dorpsnetwerken een functie kunnen (gaan) vervullen. Als dat niet zo is, dan kan het team zelf voor een oplossing zorgen, bv. door een Wmo-maatwerkvoorziening toe te wijzen. Bij complexe vragen verwijst zij door naar specialisten in de tweede lijn.”
Ankie Jansen is business consultant bij gemeente Eindhoven, Dewi Delhoofen is accountmanager WIJ040. “Eindhoven is in 2012 gestart met de WIJ-teams die zijn samengesteld uit professionals vanuit verschillende organisaties. Op dit moment zijn zeven WIJ-teams in de wijken actief, de laatste drie komen in oktober in actie. De teams hebben werkende weg hun eigen processen ingericht. 2015 en 2016 zijn ontwikkeljaren, in 2017 moet de transformatie zijn doorgevoerd. Dan moet de sociale infrastructuur van de wijken voor de burgers voldoende basis bieden om te ontspannen, wonen, werken, onderlinge hulp te bieden en van 0-lijns voorzieningen, zoals de huisartsen, gebruik te kunnen maken. De tien WIJ-teams zijn dan voldoende geëquipeerd om het grootste deel van de vragen van burgers zelf te kunnen afdoen en zo nodig goed te verwijzen naar (in te kopen van) tweedelijns-specialisten. Alle niveaus sluiten dan naadloos op elkaar aan.”
Marije Klink is projectleider implementatie bij Sociale Dienst Drechtsteden “De Sociale Dienst Drechtsteden is de regionale Sociale Dienst voor de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht. Samen vormen deze gemeenten de regio Drechtsteden. De Sociale Dienst Drechtsteden is verantwoordelijk voor de WMO en werk en inkomen. De afdeling Jeugd is ondergebracht in het programma Zorg voor Jeugd. Drechtsteden werkt met een externe partij die de backoffice regelt.”
Binnen het Living Lab Utrecht zijn Jorg Nieuwenhuizen(Informatieadviseur) en Pieter in’t Hout (Informatiemanager) verantwoordelijk voor de IT-implementatie en – ontwikkelingen. “ Utrecht experimenteert al twee jaar met buurtteams, in deze periode is een werkwijze ontwikkeld voor een integrale aanpak. De buurtteam-medewerker helpt het gezin of de burger in zijn stappen naar zelfredzaamheid. Gekozen is voor een aanpak met twee soorten buurtteams per wijk: een team ’sociaal’ en een team ‘jeugd en gezin’. De Utrechtse buurtteams gaan ver in het helpen oplossen van de problemen en het verlenen van zorg. De buurtteam-medewerker kan ook kleinere basisvoorzieningen zelf verstrekken (beperkt aantal uren huishoudelijke hulp) en als het nodig is, kan de buurteam-medewerker zorg verstrekken bij de tweede lijn. Hij heeft de professionele ruimte gekregen om te bepalen wat nodig is voor de burger of het gezin. De buurtteam-organisaties krijgen een maximaal budget waarmee ze het moeten doen.
Wesley Dokman is deelprojectleider Transitie AWBZ - Wmo bij gemeente Rotterdam “Bij gemeente Rotterdam bieden we zorgpakketten, bijvoorbeeld met dagbesteding, begeleiding of huishoudelijke hulp. Die laatste willen we dan ook gaan meenemen in het berichtenverkeer. Gemeente Rotterdam gaat van de huidige zes aanbieders naar circa 100 aanbieders. Als je kijkt naar de archetypes die KING heeft vastgesteld werken wij geclusterd integraal. Ons doel is één loket voor de burger: Vraagwijzer voor volwassenen en Jeugd en een apart loket voor dak- en thuislozen. Daarnaast maximaal 42 wijkteams met verschillende disciplines die werken met de zelfredzaamheidmatrix. Dit alles moet ondersteund gaan worden met een integraal systeem. In dit regiesysteem wordt de optimale ondersteuning en een ondersteuningsplan ingevoerd. Op het moment dat deze in werking treden worden de gegevens doorgestuurd naar onze backofficeapplicatie. Hier worden onder andere het berichtenverkeer en de financiën afgehandeld.
