III.
TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dengan berjalannya sistem pengolahan transaksi, baik ahli informasi perusahaan maupun manufaktur komputer menginginkan aktivitas-aktivitas komputer terus meningkat sehingga mereka berusaha mencari area aplikasi baru untuk dikembangkan. Tidak memerlukan waktu lama bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pengolahan transaksi masih jauh dari yang diharapkan. Sistem umumnya tidak mampu mengubah (transforming) sejumlah data menjadi informasi yang telah dikelompokkan, diurutkan, dan diolah yang dibutuhkan oleh manajer. Informasi yang terintegrasi menjadi sebuah sistem mutlak diperlukan dalam pengelolaannya sehingga menjadi alat yang berfungsi dalam menunjang kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi itu sendiri didefinisikan sebagai pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten 2004). Sistem informasi ini mempunyai pembagian lagi, yaitu sistem informasi manajemen. Definisi dari sistem informasi manajemen (SIM) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama (McLeod 2009). Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Sistem Informasi Manajemen mendukung manajer fungsional dengan menyediakan laporan berkala yang termasuk rangkuman, perbandingan, dan statistik lain (Turban 2008). Secara umum sebuah sistem informasi terdiri dari tiga komponen fundamental yaitu input, proses, dan output (Rademacher dan Harry 1983), seperti dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Unsur Sistem Informasi Berdasarkan gambar tersebut dapat dilihat bahwa sebuah sistem informasi terdiri dari 3 unsur, yaitu : 1. Menerima data sebagai masukan ( input) 2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain. 3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer. Sistem informasi berbasis komputer merupakan sebuah sistem yang terintegrasi, sistemmanusia-mesin yang memanfaatkan perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan prosedur yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung kegiatan organisasi. SIM memegang peranan yang sangat penting dalam organisasi, diantaranya : 1. Mendukung operasional organisasi sehingga organisasi mampu beroperasi secara efisien.
17
2.
3.
Mendukung pengambilan keputusan oleh manajerial organisasi. Sistem informasi menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta tersaji dalam bentuk sesuai dengan yang diinginkan. Mendukung strategi bisnis organisasi dan implementasi strategi sehingga organisasi mampu bertahan (dalam persaingan) dan bahkan lebih maju.
Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti perusahaan dan subunitnya. Ada versi khusus SIM yang dibuat untuk unit-unit tertentu dalam perusahaan, seperti sistem informasi pemasaran untuk unit pemasaran dan sistem informasi eksekutif untuk anggota eksekutif perusahaan. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Informasi dihasilkan dari data yang ada di dalam database menggunakan dua jenis perangkat lunak. 1. Perangkat lunak penulis laporan (report-writing software) menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Laporan periodik diolah dalam bahasa pemrograman dan dipersiapkan menurut jadwal yang telah ditetapkan. Laporan khusus, disebut juga laporan ad-hoc, disiapkan untuk merespons permintaan informasi dalam keadaan yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen database kini mempunyai fitur yang mampu merespons permintaan data atau informasi yang spesifik dengan cepat. 2. Pemodelan matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil simulasi operasional perusahaan. Model matematika yang menggambarkan hasil operasional perusahaan dapat ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. Namun penggunaan bahasa pemodelan khusus membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat. Output informasi yang digunakan oleh orang dalam perusahaan (baik manajer dan professional lainnya) yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai masalah organisasi. Definisi tersebut diilustrasikan dengan model SIM seperti terlihat dalam Gambar 14. Database terdiri dari data yang diberikan oleh sistem pengolahan transaksi, ditambah data dan informasi dari lingkungan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berhubungan dengan organisasi lain, seperti pemasok, untuk membentuk sistem informasi antarorganisasi (interorganization information sistem-IOS). Dalam kasus ini, SIM memberikan informasi pada anggota lain dari IOS sebagaimana halnya kepada pengguna dalam perusahaan.
Gambar 14. Model SIM (Mc. Leod, 2001) 18
B. KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI Pada era kecanggihan teknologi, peranan komputer telah merebak hampir di segala bidang termasuk di dalamnya bidang informasi. Komputer telah banyak sekali membantu manusia baik dalam menjalankan kegiatan perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian. Karena begitu praktisnya dalam penggunaan, maka semakin banyak organisasi yang memanfaatkannya. Informasi yang menyangkut apa saja yang telah dikerjakan, baik yang mengenai materinya (what) maupun yang mengenai bagaimana cara mengerjakannya (how) kemudian dianalisisnya untuk dapat diramalkan kecenderungannya. Berdasarkan data latar belakang ini, maka dengan bantuan komputer pimpinan dapat meramalkan akibat suatu keputusan yang akan diambil (Syamsi 2000). Sebagai contoh apa akibatnya terhadap konsumen jika harga barang hasil produksinya itu dinaikkan 5 %. Jika data-data mengenai penjualan dan harga-harga penjualan pada waktu yang lalu serta data-data lainnya yang dibutuhkan lengkap, maka komputer ini dapat dijadikan masukan bagi manajer sebagai bahan pengambil keputusan. Bahkan di Perancis pada tahun 1993 dengan menggunakan satelit cuaca dan penghitungan komputer telah dapat diramalkan hasil panenan beberapa bulan mendatang. Lahan pertanian dipantau melalui satelit cuaca, hasilnya dikirim ke stasiun bumi. kemudian dengan menggunakan komputer dapat dianalisis dan diramalkan hasilnya (Syamsi 2000). Komputer mempunyai kemampuan yang menakjubkan, tetapi ada hal-hal yang tidak dapat dijangkau oleh komputer karena masalah organisasi bukan sekedar masalah pemikiran, namun juga masalah perasaan. Hal ini yang tidak dapat dijangkau oleh komputer, sehingga bantuan konsultan tetap tidak dapat diabaikan. Komputer hanya dapat menyajikan alternatifalternatif hasil analisisnya, yang digunakan sebagai bahan pertimbangan. Pimpinan, tetap dominan dalam mengambil keputusan terakhirnya (Syamsi 2000). Meskipun tipe dan ukuran kemampuan komputer itu berbeda, namun secara umum kemampuan komputer adalah : 1. Melakukan pekerjaan berdasarkan perhitungan matematika (Perform operations of arithmatic) 2. Membandingkan data (Compare data) 3. Menyimpan data (Store data) 4. Memperoleh kembali dan memperbaiki data (Retrieve data) 5. Mengolah data dengan cermat dan tepat (Process data accurately) (Hicks, 1981, h. 576)
C. PEMROGRAMAN PHP PHP adalah teknologi yang diperkenalkan tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf. Beberapa versi awal yang tidak dipublikasikan digunakan pada situs pribadinya untuk mencatat siapa saja yang mengakses daftar riwayat hidup online-nya. Versi pertama digunakan oleh pihak lain pada awal tahun 1995 dan dikenal sebagai Personal Home Page Tools. PHP memiliki sebuah parser engine (mesin pengurai) yang sangat disederhanakan, yang hanya mampu mengolah macro khusus dan beberapa utilitas yang sering digunakan pada pembuatan home page, seperti buku tamu, pencacah, dan hal semacamnya. Parser tersebut ditulis ulang pada pertengahan 1995 dan dinamakan PHP/FI Version 2. FI(Form Interprenter) sendiri berasal dari kode lain yang ditulis juga oleh Rasmus, yang menerjemahkan HTML dari data. Ia menggabungkan script Personal Home Page Tools dengan 19
Form Interprenter dan menambahkan dukungan terhadap server database yang menggunakan format mSQL sehingga lahirlah PHP/FI. PHP/FI tumbuh dengan pesat dan orang-orang mulai menyiapkan kode-kode programnya supaya bisa didukung oleh PHP. Pada akhir 1996 diperkirakan PHP/FI sudah digunakan sedikitnya pada 15,000 situs web di seluruh dunia. Pada pertengahan 1997, angka tersebut berubah menjadi 50,000. Pada saat itu juga terdapat perubahan dalam pengembangan PHP. PHP berubah dari proyek pribadi Rasmus menjadi sebuah tim yang lebih terorganisasi. Parsernya ditulis ulang dari bentuk rancangan awal oleh Zeev Suraski dan Andi Gutmans, dan parser baru ini adalah sebagai dasar PHP Version 3. Banyak kode utilitas yang berasal dari PHP/FI diport ke PHP3, dan banyak diantaranya sudah selesai ditulis ulang secara lengkap. Pada pertengahan 1998, baik PHP/FI maupun PHP3 dikemas bersama dengan produkproduk komersial seperti server web StrongHold buatan C2 dan Linux RedHat, dan menurut survei yang dilakukan oleh NetCraft, kemungkinan PHP digunakan pada lebih dari 150,000 situs web di seluruh dunia. Sebagai pembanding, angka tersebut lebih banyak daripada pengguna server web Enterprise server buatan Netscape di Internet . PHP singkatan dari Personal Home Page Tools, adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan dalam HTML (Prasetyo 2008). Sebagian besar perintahnya berasal dari C, Java dan Perl dengan beberapa tambahan fungsi khusus PHP. Bahasa ini memungkinkan para pembuat aplikasi web menyajikan halaman HTML dinamis dan interaktif dengan cepat dan mudah, yang dihasilkan server. PHP juga dimaksudkan untuk mengganti teknologi lama seperti CGI (Common Gateway Interface). PHP bisa berinteraksi dengan hampir semua teknologi web yang sudah ada. Developer dapat menulis sebuah program PHP yang mengeksekusi suatu program CGI di server web lain. Fleksibilitas ini amat bermanfaat bagi pemilik situs-situs web yang besar dan sibuk, karena pemilik masih bisa mempergunakan aplikasi-aplikasi yang sudah terlanjur dibuat di masa lalu dengan CGI, ISAP, atau dengan script seperti Perl, Awk atau Python selama proses migrasi ke aplikasi baru yang dibuat dengan PHP. Hal ini mempermudah dan memperluas peralihan antara teknologi lama dan teknologi baru. Beberapa Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain : 1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya. 2. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa script yang paling mudah karena referensi yang banyak. 3. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem. 4. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai IIS sampai dengan apache, dengan konfigurasi yang relatif mudah. 5. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.
D. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS) Data merupakan hal yang mutlak diperlukan untuk menghasilkan sebuah informasi. Data yang diolah dan dikelola akan memudahkan dalam penggunaannya, hal tersebut dinamakan basis data. Basis data (database) adalah sekumpulan data yang disimpan dalam bentuk/format yang telah distandarisasi dan dibuat untuk dapat dipakai bersama oleh banyak pengguna (Post 1999).
20
Arsitektur sistem basis data memberikan kerangka kerja bagi pembangunan basis data. Arsitektur tersebut mengandung model-model data. Yang dimaksud dengan model data adalah sekumpulan tool konseptual untuk mendeskripsikan data, relasi-relasi antar data, semantik data & konsistensi konstrain. Prinsip-prinsip basis data dan penyimpanan mencakup hal berikut (Simarmata 2009) : 1. Desain Data Desain ini mencakup relasi entitas dan model data semantik dan translasinya ke dalam skema basis data relasional. 2. Bahasa Query Basis Data Bahasa ini digunakan untuk mengembalikan informasi. 3. Teori Mesin Pencari Internet Teori ini merupakan dasar-dasar dari pengembalian informasi dan pekerjaan terbaru pada ranking hit mesin pencari. 4. Fisik Alat Penyimpanan Alat penyimpan mencakup disk, tape, dan sistem berbasis memori. Terdapat beberapa macam model data, salah satunya adalah Entity-Relationship Model atau disebut juga E-R model. E-R model didasarkan atas persepsi terhadap dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entitas dan hubungan antar objek tersebut, disebut relationship. Entitas adalah objek di dunia yang bersifat unik. Setiap entitas mempunyai atribut yang membedakannya dengan entitas lainnya. Contoh : entitas Mahasiswa, mempunyai atribut nama, umur, alamat nomor ktm. Pemodelan data dengan model E-R menggunakan diagram E-R. Diagram E-R terdiri dari : 1. Kotak persegi panjang, menggambarkan himpunan entitas 2. Elip, menggambarkan atribut-atribut entitas 3. Diamon, menggambarkan hubungan antara himpunan entitas 4. Garis, yang menghubungkan antar objek dalam diagram E-R Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entitas sets, relationship sets, & attributes. 1. Entitas Sets Sebuah entiti adalah sebuah “benda” (thing) atau “objek”(object) di dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entitas sets adalah sekumpulan entiti yang mempunyai tipe yang sama. Kesamaan tipe ini dapat dilihat dari atribut/properti yang dimiliki oleh setiap entiti. 2. Relationship Sets Relationship adalah hubungan diantara beberapa entiti. Relationship set adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama 3. Kunci Relasi (Relation Keys) Nilai dari kunci relasi harus mengidentifikasikan sebuah baris yang unik didalam sebuah relasi. Kunci relasi terdiri dari satu atau lebih atribut-atribut relasi. Atribut-atribut dalam kunci relasi harus memiliki sifat sebagai berikut : a. untuk satu nilai hanya mengindentifikasikan satu baris dalam satu relasi. b. tidak memiliki subset yang juga merupakan kunci relasi tidak dapat bernilai null Pada model E-R dalam sebuah basis data terdapat kardinalitas pemetaan atau rasio kardinalitas yang menunjukkan jumlah entitas yang dapat dihubungkan ke satu entitas lain dengan suatu relationship sets. Kardinalitas pemetaan meliputi : 1. Hubungan satu ke satu (one to one).
21
2.
3.
4.
Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam relasi lain Hubungan satu ke banyak (one to many) Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam relasi lain. Satu entitas dalam relasi lain dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam suatu relasi. Hubungan banyak ke satu (many to one) Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam relasi lain. Satu entitas dalam relasi lain dapat dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam suatu relasi. Hubungan banyak ke banyak (many to many). Satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam relasi lain, & satu entitas dalam relasi lain dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam suatu relasi.
Sebuah basis data dikelola dan diatur agar efektif dan efisien dalam penggunaanya. Sebuah sistem yang mengatur basis data adalah Database Management System . DBMS adalah software yang mengolah database, menyimpan data, mendukung bahasa query, melakukan pembuatan laporan dan dapat digunakan untuk membuat tampilan data entry (Post 1999). DBMS atau sistem manajemen database mengatur volume data dalam jumlah yang besar yang digunakan perusahaan dalam transaksi sehari-hari. Pengorganisasian data juga harus memberi kemudahan bagi para manajer untuk menemukan data tertentu dengan cepat saat melakukan pengambilan keputusan. Perusahaan membagi volume data yang besar menjadi kelompok-kelompok data yang lebih kecil. Kelompok-kelompok kecil data ini disebut tabel data dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Dengan tabel data yang saling berhubungan maka data-data yang tidak diperlukan akan dikurangi sehingga konsistensi dan akurasi data akan meningkat. DBMS menangani semua akses ke basis data. Secara konsep apa yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. User melakukan pengaksesan basis data untuk informasi yang diperlukannya menggunakan suatu bahasa manipulasi data, biasanya disebut SQL. 2. DBMS menerima request dari user & menganalisa request tersebut 3. DBMS memeriksa skema eksternal user, pemetaan eksternal/konseptual, skema konseptual, pemetaan konseptual/internal, dan struktur penyimpanan. 4. DBMS mengeksekusi operasi-operasi yang diperlukan untuk memnuhi permintaan user. Struktur organisasi data perusahaan telah berubah dari tahun-tahun sebelumnya. Saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan database sesuai dengan struktur relasional. Dua alasan penting untuk hal ini adalah struktur database relasional (relational database structure) mudah digunakan dan hubungan antara tabel-tabel dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan struktur database relasional telah mendorong para manajer untuk menjadi pengguna langsung sumber daya database. Perancangan database harus dilakukan dengan hati-hati. Ahli sistem informasi dan pengguna dari kalangan bisnis bekerja sama untuk menentukan spesifikasi database. Pendekatan, seperti pemodelan berorientasi proses dan pemodelan enterprise, memungkinkan perancangan database ditujukan langsung terhadap masalah yang ada, misalnya bagaimana meraih dan memanfaatkan kesempatan melalui kerja sama yang baik antara berbagai area bisnis. Teknikteknik, seperti diagram hubungan entitas, dan diagram kelas menjelaskan komunikasi antara ahli informasi dan pengguna, sehingga perancangan database benar-benar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
22
Semakin pentingnya penggunaan database sebagai sumber daya yang membantu dalam proses pengambilan keputusan memaksa manajer untuk mempelajari dan menggunakan database secara langsung. Formulir dan laporan merupakan metode standar untuk mengakses database, tetapi pengajuan permintaan secara langsung saat ini menjadi lebih penting. Manajer yang dapat menggunakan sumber daya database secara langsung dapat membuat keputusan terbaik bagi perusahaan. Sistem manajemen database memungkinkan pembuatan dan penyimpanan database, pemeliharaan isinya, dan penyediaan isi tersebut bagi pengguna tanpa pemrograman khusus yang mahal. Kemudahan dalam penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses isi database tanpa perlu pelatihan mahal atau keahlian khusus. Setiap sistem yang ada dalam teknologi informasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tidak terkecuali dengan sistem manajemen database. 1. Keuntungan DBMS Saat perusahaan atau pengguna individu memutuskan apakah akan menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus dipertimbangkan. Keuntungan-keuntungan penggunaan DBMS adalah sebagai berikut : a. Mengurangi pengulangan data b. Mencapai independensi data c. Mengambil data dan informasi secara cepat d. Meningkatkan keamanan 2. Kerugian DBMS Keputusan untuk menggunakan DBMS menuntut perusahaan atau pengguna untuk : a. Menggunakan perangkat lunak yang mahal b. Membutuhkan perangkat keras dalam jumlah yang besar c. Menyewa dan mempekerjakan personal DBA
E. MANAJEMEN ASET Manajemen Aset atau Asset Management di Indonesia memang belum di implementasikan secara total, baik ditingkat korporasi maupun sektor pemerintahan. Ketidaktahuan atau ketidakpedulian sebagian besar manajemen perusahaan tentang pentingnya pengelolaan aset secara terintegrasi, antara lain dipicu oleh minimnya informasi serta literatur yang mengupas masalah ini. Realitas di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari kesalahan pengelolaan masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh, optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas. Hal ini menyebabkan sulitnya sistem untuk mengetahui apakah suatu aset sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dipergunakan. Pertanyaan berikutnya jika harus di pergunakan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan jika harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut. Hal tersebut di atas perlu diimbangi dengan Sumber Daya Manusia sebagai salah satu Non Tangible Asset dari suatu organisasi yang mempunyai keahlian mengelola Tangible Asset. Sangat penting untuk mengetahui bagaimana manajemen aset bekerja agar memberikan keuntungan untuk organisasi. Hal ini termasuk pelayanan bagaimana menangani siklus aset, mulai dari perencanaan sampai dengan penghapusan aset, dan lebih lanjut lagi ketersediaan Sistem Informasi Manajemen Aset. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) adalah salah satu perusahaan yang menerapkan manajemen aset dalam kegiatan usahanya. Sistem yang diterapkan sudah 23
sangat baik dan terintegrasi. Setiap perusahaan mempunyai spesifikasi tersendiri terhadap pengertian dan spesifikasi dari aset tersebut. Pada PT TMMIN yang dinamakan sebagai aset adalah barang yang dibeli dan dijadikan sebagai investasi. Pada umumnya pembelian suatu barang yang dilakukan perusahaan untuk melakukan kegiatan usahanya dapat dibagi menjadi dua kategori : 1. Expense : modal yang digunakan untuk membeli barang tersebut seluruhnya dibebankan sebagai biaya di bulan terjadinya pembelian. 2. Investment : barang yang dibeli menjadi aktiva tetap (fixed asset) dengan nilai buku awal sebesar modal yang dikeluarkan. Nilai buku akan menyusut setiap bulannya sesuai dengan aturan tertentu hingga habis setelah umur ekonomis barang tersebut tercapai. Besar angka penyusutan setiap bulannya dibebankan sebagai biaya di bulan bersangkutan dan disebut sebagai biaya depresiasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Penggolongan Aset Adapun kriteria aset-aset sebagai suatu aktiva tetap adalah sebagai berikut : 1. Harga perolehan (acquisition value) > Rp 2,500,000 2. Umur ekonomis (economic life time) > 1 tahun 3. Untuk dipakai sendiri / tidak untuk dijual 4. Dapat diidentifikasi fisiknya atau diketahui keberadaannya 5. Budget yang digunakan untuk pengadaan aset adalah budget investment di mana realisasi penggunaannya akan menjadi nilai perolehan (acquisition value) dari aset tersebut. Aset yang terdapat di perusahaan tersebar di seluruh lokasi baik lokasi produksi (plant) maupun non produksi (office). Barang-barang yang terdapat di lokasi non produksi digunakan sebagai fasilitas dan sarana penunjang untuk melakukan aktifitas kerja, sedangkan barang-barang yang terdapat di lokasi produksi umumnya berupa alat-alat yang digunakan untuk memproduksi komponen-komponen kendaraan. Berdasarkan sifat dan kegunaannya aktiva tetap (aset) dikelompokkan menjadi beberapa kelas seperti ditampilkan dalam Gambar 16.
24
Keterangan
Kelas Aset
Umur Ekonomis
Building
Prod & Non Prod
20 tahun
Structure
Prod & Non Prod
20 tahun
Machinery
Prod & Non Prod
8 tahun
ST & Eq-Comm
Prod & Non Prod
Untuk seluruh model
4 tahun
ST & Eq-Excl
Prod
Ekslusif untuk suatu model : Dies, Jig, Mould, CF
4 tahun
ST & Eq-OT
Prod
Digunakan oleh Supplier Outhouse
4 tahun
Furn & Fixt 1
Prod & Non Prod
Non Electrical
8 tahun
Furn & Fixt 2
Prod & Non Prod
Electrical
4 tahun
Transport
Prod & Non Prod
Mobil Kantor dan Alat Transportasi Pabrik
4 tahun
Mgt Car
Prod & Non Prod
Depresiasi non-tax deductible
4 tahun
Land
Prod & Non Prod
IA Software
Prod & Non Prod
Intangible Asset
4 tahun
AUC
Prod & Non Prod
Ditransfer menjadi FA, Depre dihitung setelah SVP
N/A
N/A
Gambar 16. Pengelompokan Kelas Aset Pada PT. TMMIN manajemen aset dilakukan sebagai berikut : 1. Asset Master Maintenance Asset master adalah suatu database aset pada sistem yang mencatat history asset, mulai dari nomor aset, deskripsi aset, tanggal dibuat, tanggal diakui sebagai aset, lokasi cost center, status pengecekan, dan lain-lain. a. Membuat Asset Master Data b. Membuat Sub Number dari Aset c. Mengubah Asset Master Data d. Menampilkan Asset Master Data e. Menampilkan Nilai dan Transaksi Aset 2. Asset Procurement – Acquisition Untuk memperoleh suatu aset, terdapat proses-proses administrasi yang harus dilakukan oleh user dan Purchasing Division dan General Affair Division. Suatu aset akan diakui secara fisik dan mulai disusutkan nilainya, sejak aset tersebut diterima. Dalam sebuah sistem yang dimiliki perusahaan (SAP) suatu aset akan bernilai secara otomatis setelah proses penerimaan dan pembayaran invoice. 3. AuC Settlement Asset under Construction (AuC) adalah aset yang masih dalam tahap pembuatan maupun yang belum siap digunakan karena masih dalam pemeriksaan, project yang belum selesai. Untuk menjadi aset dengan useful life, AuC harus dikapitalisasi terlebih dahulu melalui proses distribusi dan settlement AuC. 4. Asset Transfer Transfer aset terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu pemindahan aset, mengubah asset master data, serta membuat asset master receiver. 5. Asset retirement Aset-aset yang sudah tidak digunakan lagi oleh perusahaan karena sudah tidak mempunyai manfaat di masa yang akan datang, dapat dikategorikan sebagai aset yang akan di-retired. Beberapa kegiatan pada asset retirement yaitu : a. Melakukan retirement asset dengan scrapping b. Melakukan retirement asset dengan penjualan c. Melakukan clearing pada G/L Account untuk asset selling 25
6.
Periodic Processing for Asset Periodic Processing adalah proses untuk mendepresiasikan fixed asset yang memiliki useful life setiap bulan (bagian dari proses Month End Closing). Beberapa kegiatannya adalah : a. Menjalankan Monthly Depreciation Run b. Memproses Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting c. Membatalkan Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting
F. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) Dalam pengembangan sebuah sistem terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Salah satu metode yang umum dan banyak digunakan orang adalah System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem. Metodologi SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna, melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrograman, pilot testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan atau evaluasi (Marimin 2006). Tahapantahapan dalam SDLC (O’brien 2004) ditunjukkan pada Gambar 17.
Gambar 17. Tahapan System Development Life Cycle (O’brien 2004)
26
SDLC terdiri dari beberapa tahapan-tahapan berdasarkan analisa kebutuhan yang ada . Dimulai dari analisa kebutuhan perangkat lunak akan dibuat terlebih dahulu desain dari kebutuhan tersebut untuk mempermudah dalam pengerjaannya. Segala kebutuhan tersebut diimplementasikan, setelah melakukan implementasi maka dilakukan perawatan sistem. Untuk lebih jelasnya dijelaskan sebagai berikut :
1. Tahapan Investigasi Sistem Investigasi sistem adalah perencanaan awal untuk sebuah proyek untuk mendefinisikan lingkup, tujuan, jadwal, anggaran bisnis awal (Whitten 2004). Pada tahapan ini dilakukan perumusan masalah yang dihadapi dalam proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Semua informasi yang berkaitan dengan permasalahan dikumpulkan dan dirinci untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem yang akan dibuat. Dalam tahapan ini dibutuhkan pendekatan kepada calon pengguna untuk mengetahui dengan pasti kebutuhan perancangan sistem. Lebih rinci pada tahapan ini dilakukan beberapa hal sebagai berikut : a. Pengumpulan Informasi Pengumpulan informasi bertujuan untuk mendukung pembangunan atau pengembangan sistem yang akan dibuat. Informasi tersebut berupa data primer dan data sekunder, data primer diperoleh dengan melakukan observasi mengenai sistem informasi yang ada, konsultasi, wawancara dengan pembuat keputusan. Selain itu dapat juga dilakukan dengan pengisian kuisioner guna mendapatkan data-data yang diperlukan. Hasil wawancara tersebut berguna bagi penyusun model/rules dalam mendukung pembangunan atau pengembangan sistem. Data sekunder yang dimaksud adalah data yang tidak langsung diperoleh dari lokasi, akan tetapi melalui bahan-bahan kepustakaan sebagai data referensi atau dari buku-buku yang berhubungan dengan materi yang akan digunakan. b. Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada (sedang berjalan) merupakan salah satu cara untuk mengetahui kekurangan ataupun kelemahan yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. c. Identifikasi Kebutuhan Pengguna (User) Pembangunan atau pengembangan teknologi informasi yang tepat pada umumnya berorientasi pada factor kesesuaian budaya dan pengembangan solusi yang sesuai dengan kondisi pengguna. Dengan kata lain, pembangunan atau pengembangan solusi teknologi informasi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. d. Studi Kelayakan Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Aspek organisasi berkaitan dengan fungsi dan komponen dalam struktur organisasi. Aspek teknis berkaitan dengan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak. Aspek operasional berkaitan dengan ketersediaan sumberdaya manusia yang mampu mendukung operasi sistem. Aspek ekonomi berkaitan dengan keuntungan dan kerugian secara ekonomi terhadap implementasi sistem. Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangannya.
27
2. Tahapan Analisis Sistem Analisis sistem adalah studi domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan dan prioritas bisnis untuk solusi (Whitten 2004). Pada tahapan ini hal yang pertama dilakukan adalah menentukan jenis informasi apa yang dibutuhkan, baik dari segi format, jumlah, frekuensi, dan waktu. Selanjutnya menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk masing-masing aktifitas sistem seperti input, proses, output, penyimpanan, dan pengendalian sistem. Pada akhirnya akan diketahui kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem tersebut. Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan pengguna terhadap informasi yang tidak terikat pada perangkat, perangkat lunak, network, data, dan sumber daya manusia yang digunakan saat ini atau mungkin digunakan pada sistem yang baru.
3. Tahapan Desain Sistem Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat menyertakan spesifikasi peralatan yang akan digunakan (Mcleod 2001). Pada tahapan ini, karakteristik sistem secara fisik didesain. Hal pertama yang dilakukan adalah melihat kondisi lingkungan untuk mendukung operasi sistem. Sebagian besar input dan output subsistem didefinisikan. Semua kebutuhan input atau keinginan pengguna harus didokumentasikan, yang selanjutnya ditunjukkan kembali pada pengguna. Spesifikasi karakteristik sistem secara fisik dan desain detail dipersiapkan. Identifikasi subsistem dilakukan selama melakukan desain sistem, untuk membuat struktur sistem secara detail. Tujuan dari desain adalah menghasilkan suatu model atau gambaran sistem yang nantinya akan dibuat. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu : a. Desain User Interface Pada aktivitas desain ini pemgembang harus mengetahui karakter dari pengguna mengenai bagaimana mereka akan menggunakan sistem ini sehingga desain yang dibuat dapat memudahkan pengguna dalam menjalankan sistem. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan mengingat segala aktivitas yang dilakukan pengguna pada sistem berhubungan langsung dengan interface sistem. b. Desain Basis Data Merupakan suatu proses pembuatan sebuah desain database yang akan mendukung tujuan dan operasi suatu organisasi/perusahaan. Tujuan utamanya adalah: 1) Merepresentasikan data dan relationship antar data yang dibutuhkan oleh seluruh area aplikasi utama dan user group. 2) Menyediakan model data yang mendukung segala transaksi yang diperlukan pada data. 3) Menspesifikasikan desain minimal yang secara tepat disusun untuk memenuhi kebutuhan performa yang ditetapkan pada sistem. c. Desain Proses Aktivitas dalam tahapan ini merupakan tahapan prosedural sistem yang dibuat. Perancang menghubungkan logika proses yang akan dijalankan sistem, input serta output sistem, menghubungkan basis data pada sistem serta menampilkan interface yang telah dirancang. Spesifikasi mengenai perangkat lunak dan perangkat keras dari sistem juga harus didefinisikan secara jelas, agar sistem dapat berjalan sesuai dengan yang 28
diinginkan. Desain proses ini merupakan tahapan terakhir dalam proses perancangan sistem.
4. Tahapan Implementasi Sistem Tahapan implementasi merupakan konstruksi, instalasi, pengujian, dan pengiriman sistem ke dalam produksi (Whitten 2004). Dari tahapan ini dapat diketahui tingkat keberhasilan dari sistem yang dibuat, karena sistem yang didesain dengan baik akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan benar. Pengujian performansi sistem secara fungsional dan prosedural melibatkan pengguna secara langsung, sehingga mereka dapat mengetahui jika ada beberapa hal yang kurang sesuai dengan kebutuhan. Tahapan implementasi sistem melibatkan penerapan hardware dan software, pengembangan software dan pembangunan dokumentasi.
5. Tahapan Perawatan Sistem Tahapan akhir dari SDLC ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error. Perawatan sistem melibatkan pengawasan, evaluasi secara kontinyu dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan. Dalam tahapan pemeliharaan ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut sehingga akan menjadi lebih efektif dan efisien. Evaluasi sistem mendefinisikan bagaimana baiknya sistem tersebut beroperasi. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk menilai kemampuan teknis, pelaksanaan operasional, dan pendayagunaan sistem. Tahapan-tahapan SDLC tersebut juga menerapkan metode revisi yang dikenal dengan model proses waterfall, maksud dari proses tersebut adalah apabila terdapat revisi pada tahapan tertentu, maka yang direvisi langsung pada tahapan yang dimaksudkan. Sebagai contoh apabila terdapat revisi pada tahapan desain sistem, maka iterasi yang dilakukan langsung pada tahapan desain sistem, tanpa melalui tahapan investigasi dan analisis sistem terlebih dahulu. Lebih jelasnya mengenai model proses waterfall ini adapun kelebihan dan kekurangannya sebagai berikut : a. Kelebihan model proses waterfall 1) Proses-prosesnya mudah dipahami dan jelas 2) Mudah dalam pengelolaan (sebuah fase dijalankan setelah fase sebelumnya selesai) 3) Struktur sistem jelas b. Kelemahan model proses waterfall 1) Proyek dunia nyata jarang mengikuti alur proses 2) Kesulitan jika terjadi perubahan kebutuhan (waktu pengerjaan bertambah)
29
