TINJAUAN KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA PERIODE BULAN JANUARI SAMPAI DENGAN MARET 2016 KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
UPIN NOFIATUN 1313010
PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2016
ii
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan kegiatan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini dengan baik, yang merupakan persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dengan judul : “Tinjauan kepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta Periode Bulan Januari Sampai Dengan Maret 2016”. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini, yaitu: 1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta; 2. dr. R. Gatot Titus Wratsongko, Sp.THT-KL., M.Kes selaku direktur Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang telah mengizinkan saya untuk melakukan penelitian; 3. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dan selaku pembimbing yang membantu sangat membantu dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini; 4. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang mendukung dan melancarkan saya dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah;
iv
5. Seluruh staf dan pegawai rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang telah mendukung dan membantu melancarkan kegiatan penelitian; 6. Ayah dan ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi semangat; 7. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah mendukung dan membantu dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah. Penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penulis sangat mengharapkan masukan dari berbagai piha demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Penulis berharap semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Yogyakarta,
Agustus 2016
Upin Nofiatun
v
DAFTAR ISI COVER .................................................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii LEMBAR PERNYATAAN ................................................................................... iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi DAFTAR BAGAN ................................................................................................. x DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii ABSTRAK ........................................................................................................... xiv ABSTRACT............................................................................................................ xv BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1 A. Latar Belakang .................................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 3 C. Tujuan Penelitian .............................................................................................. 3 D. Manfaat Penelitian ............................................................................................ 4 1. Manfaat praktis ............................................................................................ 4 2. Manfaat teoritis ............................................................................................ 4 E. Keaslian Penelitian............................................................................................ 4
vi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 8 A. Tinjauan Teori ................................................................................................... 8 1. Rekam medis ............................................................................................... 8 2. Unit rawat inap........................................................................................... 10 3. Ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis ................................ 11 4. Proses pengolahan rekam medis ................................................................ 12 B. Kerangka Konsep ............................................................................................ 14
BAB III METODOLOGI PENELITIAN.............................................................. 15 A. Desain Penelitian ............................................................................................ 15 1. Jenis penelitian........................................................................................... 15 2. Rancangan penelitian ................................................................................. 15 B. Data dan Sumber Data .................................................................................... 16 C. Alat dan Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 17 1. Alat pengumpulan data .............................................................................. 17 2. Teknik pengumpulan data .......................................................................... 18 D. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................................. 19 E. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................... 20 1. Metode pengolahan data ............................................................................ 20 2. Analisis data............................................................................................... 22 F. Etika Penelitian ............................................................................................... 22
vii
G. Lokasi dan Waktu Penelitian .......................................................................... 23 1. Lokasi ........................................................................................................ 23 2. Waktu ......................................................................................................... 23
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ...................................... 24 A. Gambaran Umum ............................................................................................ 24 1. Gambaran umum rumah sakit .................................................................... 24 2. Gambaran umum rekam medis .................................................................. 32 B. Hasil Penelitian ............................................................................................... 42 1. Pengembalian BRM ................................................................................... 42 2. Faktor penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian BRM .................... 46 C. Pembahasan Penelitian.................................................................................... 51 1. Pengembalian BRM ................................................................................... 51 2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM ............................... 51 D. Keterbatasan Penelitian .................................................................................. 53
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 54 A. Kesimpulan ..................................................................................................... 54 1. Pengembalian BRM ................................................................................... 54 2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM ............................... 54 B. Saran ............................................................................................................... 54 1. Pengembalian BRM ................................................................................... 54
viii
2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM ............................... 55
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... xvi LAMPIRAN ....................................................................................................... xviii
ix
DAFTAR BAGAN Bagan 2.1 Kerangka Konsep ................................................................................. 14 Bagan 4.1 Struktur Oraganisasi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta ................... 29 Bagan 4.2 Struktur Oraganisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda ................ 32 Bagan 4.3 Alur Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda ...................... 33
x
DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1 Diskripsi Jabatan Staf Pelaksana Assembling ................................... 50
xi
DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Performance pelayanan rawat inap tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Yogyyakarta .......................................................................... 30 Tabel 4.2 Performance pelayanan rawat jalan tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Yogyakarta ............................................................................ 30 Tabel 4.2 Laporan pengembalian berkas rekam medis rawat inap bulan Januari sampai dengan Maret 2016 ................................................................... 44
xii
DAFTAR LAMPIRAN 1.
Pedoman Wawancara Petugas Assembling
2.
Inform Consent Responden 1
3.
Transkrip Wawancara Petugas Assembling (Responden 1)
4.
Pedoman Wawancara Petugas Ruang C
5.
Inform Consent Responden 2
6.
Transkrip Wawancara Petugas Ruang (Responden 2)
7.
Inform Consent Responden 3
8.
Transkrip Wawancara Petugas Ruang (Responden 3)
9.
Pedoman Wawancara Kepala Instalasi Rekam Medis
10. Inform Consent Responden Triangulasi Sumber 11. Transkrip Wawancara Kepala Instalasi Rekam Medis (Triangulasi Sumber) 12. Studi Pendahuluan 13. Surat Keterangan Ethical Clearance 14. Surat Izin Penelitian RS Bethesda 15. Surat Izin Penelitian Instalasi Rawat Inap 16. Lembar Konsul
xiii
TINJAUAN KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA PERIODE BULAN JANUARI SAMPAI DENGAN MARET 2016
Upin Nofiatu
Oleh: , Sis Wuryanto., A.Md.Perkes., SKM., MP
ABSTRAK Latar belakang. Rekam medis merupakan bagian integral dari rumah sakit yang berperan penting dalam proses pelayanan di rumah sakit yaitu dalam pelayanan kepada pasien, mulai saat kunjungan pertama hingga kunjungan-kunjungan berikutnya. Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu bentuk kegiatan yang dilaksankan guna mencapai pelayanan yang cepat, akurat, dan tepat waktu sehingga informasi yang dihasilkan lebih efektif dan efisien. Salah satu faktor yang mendukung di dalamnya adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian instalasi rekam medis tersebut dengan tepat waktu. Oleh karena itu perlu adanya evaluasi penyebab ketidaktepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap tersebut untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Tujuan Penelitian. Mengidentifikasi masalah penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian instalasi rekam medis Metode Penelitian. Jenis penelitian ini merupakan penelitian diskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan rancangan cross sectional. Subyek penelitian ini adalah satu petugas assembling, 2 perawat ruang rawat inap dan kepala Instalasi Rekam Medis sebagai triangulasi. Obyek penelitian ini adalah data sekunder pengembalian berkas rekam medis rawat inap, job description dan SPO analisa dan assembling. Metode pengumpulan data dengan wawancara dan studi dokumentasi. Hasil Penelitian. Angka tertinggi pada keterlambatan pengembalian beras rekam medis rawat inap yaitu pada ruang rawat inap Galilea II-obsgyn dan ruang rawat inap F. Faktor yang menyebabkan keterlambatan adalah menunggu dokter untuk melengkapi berkas rekam medis sebelum dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dan belum jelasnya job description pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Kata Kunci: Pengembalian Berkas, Rekam Medis Rawat Inap
xiv
TINJAUAN KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA PERIODE BULAN JANUARI SAMPAI DENGAN MARET 2016 Upin Nofiatu
By: , Sis Wuryanto., A.Md.Perkes., SKM., MP
ABSTRACT Background: Medical records are an integral part of the hospital which was instrumental in the process of hospital services, which in patient care, from first visit to our next visit. Implementation of the medical record is one of the activities performed to achieve fast service, accurate, and timely so that the resulting information is more effective and efficient. One factor that supports therein timely return of inpatient medical record file for installation of medical records in a timely manner. Hence the need for a re-evaluation led to inaccuracies inpatient medical record file to improve the quality of hospital services. Purpose of research: Identifying the cause of the problem inaccuracy payback time inpatient medical record medical record installation file. Method of research: This research is a descriptive study with qualitative approach with cross sectional design. The subjects of this study is one assembly officer, 2 nurses inpatient and head Installation Medical Record as triangulation. This study is a secondary object of data files from inpatient medical records, job descriptions and analysis of SOP and assembly. Data were collected through interviews and documentation study. Result of research: The highest rate in the return end of inpatient medical records of rice was in Galilee II-obsgyn ward and inpatient F. Factors that cause the delay of waiting for the doctor to complete the medical record file before it is returned to the Medical Record Installation and unclear job description file returns hospitalization inpatient medical records. Keywords: File Returns, Inpatient Medical Record
xv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rekam medis merupakan bagian integral dari rumah sakit yang berperan penting dalam proses pelayanan di rumah sakit yaitu dalam pelayanan kepada pasien, mulai saat kunjungan pertama hingga kunjungan-kunjungan berikutnya. Penggunaan rekam medis diantaranya sebagai informasi tertulis tentang keperawatan kesehatan pasien, digunakan dalam pengelolaan dan pelayanan kesehatan, juga digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sub sistem dari sistem informasi rumah sakit secara keseluruhan yang memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan mutu dan pelayanan di rumah sakit itu sendiri (Wahyuni, 2013). Dilihat dari kegiatan yang dilakukan di rekam medis,
tidak hanya
melakukan pencatatan
tetapi
merupakan sistem
penyelenggaraan rekam medis yang dimulai sejak pasien mendaftar di rumah sakit, berobat jalan, masuk gawat darurat (UGD) sampai pasien dirawat dan keluar dari rumah sakit. Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu bentuk kegiatan yang dilaksankan guna mencapai pelayanan yang cepat, akurat, dan tepat waktu sehingga informasi yang dihasilkan lebih efektif dan efisien. Bagian rekam medis terus-menerus memberikan pelayanan yang berkualitas, sehingga dibutuhkan manajemen yang baik dan berkualitas di dalamnya, serta didukung dengan sumber daya yang memadai dan berstandar agar tercapai sebuah 1
manajemen yang baik, dengan didukung kecanggihan teknologi dan informasi yang cepat dan kompeten di dalamnya. Seiring dengan berjalannya waktu, rumah sakit sekarang semakin menunjukkan kualitas dalam pelayanan kepada masyarakat secara optimal, untuk mencapai tujuan pelayanan kesehatan secara optimal tersebut, perlu adanya sistem yang bagus yang mendukung dalam pelayanan tersebut dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di rumah sakit tersebut. Salah satu faktor yang mendukung di dalamnya adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis tersebut dengan tepat waktu. Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah rumah sakit yang telah terakreditasi oleh KARS 2012 dengan predikat lulus paripurna dan lulus ISO 9001:2008 dengan rata-rata kunjungan pasien rawat inap perharinya adalah 303 pasien dan BTO 44,66 kali. Sedangkan untuk BTO ideal antara 30-40 kali. Menurut kebijakan yang telah ditetapkan oleh Permenkes 269 tahun 2008 dan SPO analisa dan assembling berkas rekam medis No. S11/01/004 di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta, pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang tepat harus dikembalikan dalam waktu 2x24 jam setelah pasien pulang rawat inap. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis, maka sistem pelayanan akan terhambat dan terganggu saat kontrol, sehingga mengakibatkan pelayanan kepada pasien tertunda karena pencarian berkas yang semakin lama, mengganggu di dalam pengolahan pengodean dan indeksing data rekam medis, 2
mengganggu proses pembuatan pelaporan internal dan eksternal rumah sakit, sehingga kualitas pelayanan di rumah sakit tersebut dari segi waktu kurang efektif dan efisien. Sedangkan, berdasar studi pendahuluan yang telah dilakukan, diantara 5-10 berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan ke instalasi rekam medis, berkisar 3-4 berkas terlambat dalam pengembaliannya. Sehingga peneliti tertarik untuk meneliti masalah dalam ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian instalasi rekam medis. Untuk itu penulis melakukan penelitian pada periode bulan Januari sampai dengan Maret 2016. Berdasaran hal di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian tentang “Bagaimana pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta periode bulan Januari sampai dengan Maret 2016”. B. Rumusan Masalah “Bagaimana ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta periode bulan Januari sampai dengan Maret 2016”. C. Tujuan Penelitian 1. Mengetahui ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta periode bulan Januari sampai dengan Maret 2016. 2. Mengidentifikasi masalah penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis.
3
D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat praktis a. Bagi rumah sakit Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak rumah sakit dalam
upaya
peningkatan
mutu
pelayanan
dalam
pelaksanaan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap. b. Bagi peneliti Peneliti dapat menambah wawasan tentang berapa lama waktu pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap yang pulang. 2. Manfaat teoritis a. Bagi institusi pendidikan Dapat dimanfaatkan sebagai bahan diskusi dalam proses belajar mengajar maupun penelitian di bidang rekam medis dan informasi kesehatan terutama dalam pengolahan rekam medis. b. Bagi peneliti lain Sebagai referensi untuk dasar atau acuan dalam pengembangan penelitian lain. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang “Tinjauan ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta periode bulan
4
Januari sampai dengan Maret 2016” belum pernah dilakukan oleh orang lain. Namun penelitian yang mungkin serupa yaitu: 1. Zakiyah
(2014)
dengan
judul
penelitian
“dampak
keterlambatan
pengembalian berkas rekam medus rawat inap di RSUP Genteng Banyuwangi”. Persamaan dari penelitianini adalah sama-sama bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Perbedaan : pada penelitian Zakiyah (2014) membahas mengenai dampak keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap, sedangkan penelitian ini sekedar mengetahui tentang ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. 2. Wibowo (2013) dengan judul penelitian “faktor-faktor yang berhubungan dengan ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis di ruang ICU RSUP PROF. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto”. Persamaan : membahas tentang ketepatan pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan : pada penelitian Wibowo (2013) bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor yang berhubungan dengan ketepatan pengembalian berkas rekam medis sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis. 3. Saputro (2013) dengan judul penelitian “Aspek-aspek pengendalian keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke
5
assembling di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang bulan Januari 2013”. Persamaan : membahas mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Perbedaan : pada penelitian Saputro (2013) lebih membahas mengenai pengendalian terhadap pengembalian dokumen rekam medis rawat inap, sedangkan dalam penelitian ini membahas ketepatan waktu dan penyebab ketdaktepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. 4. Giyana (2012) dengan judul penelitian “Analisis sistem pengolahan rekam medis rawat inap rumah sakit umum daerah kota Semarang tahun 2012”. Persamaan : membahas tentang pengolahan berkas rekam medis rawat inap. Perbedaan : pada penelitian Giyana (2012) membahas tentang sistem pengolahan rekam medis rawat inap secara umum, sedangkan pada penelitian ini membahas mengenai masalah penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. 5. Setyawan (2013) dengan judul penelitian”Faktor-faktor keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke assembling di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang pada periode bulan Maret tahun 2013”. Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Perbedaan : pada penelitian Setyawan (2013) membahas tentang faktorfaktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
6
rawat inap, sedangkan pada penelitian ini meninjau ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
7
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN A. Gambaran Umum 1. Gambaran umum rumah sakit a. Sejarah Dr. J. Gerrit Scheurer sang pembuka lembaran baru sejarah Rumah Sakit di Yogyakarta, pada tanggal 20 Mei 1899 berdirilah rumah sakit Petronella atau Petronella Zending Hospital. Kemudian oleh masyarakat disebut sebagai RS TOELOENG/PITULUNGAN karena dalam pelayanan terhadap pasien, rumah sakit ini tidak memandang apa dan siapa pasien itu, tetapi mengutamakan pertolongan lebih dahulu. Rumah Sakit Bethesda tergabung dalam suatu yayasan yang menaungi rumah sakit Kristen, yang bernama YAKKUM (Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum). Yayasan ini resmi berdiri pada tanggal 1 Februari 1950. RS Bethesda ini mempunyai Moto “Tolong Dulu Urusan Belakang” lokasinya berada di Jalan Jendral Sudirman 70 Yogyakarta. Pergantian nama RS Bethesda yaitu: 1) Tahun 1899 bernama Petronella (Masy: RS Toeloeng); 2) Tahun 1942 bernama Jogjakarta Tjuo Bjoin; 3) Tahun 1945 berganti nama menjadi Rumah Sakit Umum Pusat; 4) Tahun 1950 namanya berubah menjadi RS Bethesda sampai sekarang.
24
RS Bethesda merupakan rumah sakit swasta terbesar di Yogyakarta dengan tipe B non pendidikan. Rumah sakit dengan fasilitas layanan kesehatan yang lengkap. Rumah Sakit Bethesda telah terakreditasi paripurna KARS 2012 lulus paripurna dan lulus ISO 9001:2008. Setiap memberikan pelayanan kepada pasien yang membutuhkan tanpa membedakan suku, agama, dan golongan. Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada semua pasien menjadi prioritas utama dalam setiap gerak langkah Rumah Sakit Bethesda sejak pertama kali berdiri pada tahun 1899 hingga saat ini. Penanganan kesehatan diberikan secara holistik dan efektif, berusaha mewujudkan pelayanan yang terjangkau dengan tetap menjaga mutu. Sumber daya manusia yang terus dikembangkan dan diberdayakan dari sisi kompetensi, dan diimbangi fasilitas, sarana, dan prasarana, penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi. Rumah Sakit Bethesda memiliki kapasitas tempat tidur sebanyak 445 TT (tempat tidur) yang terdiri dari : 1) Kelas VVIP
:
2) Kelas VIP
: 125 TT
3) Kelas I
: 46 TT
4) Kelas II
: 101 TT
5) Kelas III
: 110 TT
6) Tanpa kelas
: 62 TT
Jumlah
1 TT
445 TT
25
b. Visi dan misi 1. Visi Menjadi rumah sakit pilihan yang bertumbuh dan memuliakan Allah. 2. Misi a) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang holistik, unggul, efisien, efektif, dan aman yang berwawasan lingkungan; b) Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengembangan yang berkesinambungan untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berintegritas dan berjiwa kasih; c) Mewujudkan pelayanan kesehatan yang terjangkau, memuaskan pasien dengan jejaring yang luas dan mampu berkembang dengan baik; d) Menyediakan sarana dan prasarana pelayanan kesehatan dengan mempertimbangkan
perkembangan
Ilmu
Teknologi. c. Jenis pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Bethesda: 1) Instalasi rawat jalan meliputi : a) Klink Syaraf; b) Klink Penyakit Dalam; c) Klink Bedah; d) Klink Anak; e) Kardiologi; f) Klink Paru-paru & PFT;
26
Pengetahuan
dan
g) Klink Kebidanan & Kandungan; h) Klink Bayi Sehat (Vaksinasi & Pijat); i) Laktasi; j) Klink Keluarga Berencana; k) Klink THT; l) Klink Mata; m) Klink Kesehatan Jiwa; n) Klink Psikologi; o) Klink Kulit & Kelamin; p) Klink Gigi & Mulut; q) Partus Sehari; r) Klink Akupuntur; s) Klinik Konsultasi Gizi; t) Poliklinik 24 Jam; u) Poliklinik Spesialis Sore; v) Poliklinik Kartini; w) Operasi Rawat Jalan dengan kapasitas 2 kamar operasi; x) Pelayanan Hemodialisa; y) Pelayanan Elektrodiagnostik meliputi : ECG, EMG / BERA, dan EEG; z) Klinik alergi. 2) Instalasi Rawat Inap : a) Kelas VVIP;
27
b) Kelas VIP; c) Kelas I; d) Kelas II; e) Kelas III. 3) Intalasi Bedah Sentral; 4) Instalasi Gawat Darurat; 5) ICU, ICCU, NICU, PSA, IMC. d. Jenis pelayanan penunjang medis di RS Bethesda: 1) Farmasi; 2) Instalasi Gizi; 3) Instalasi pengolahan air limbah; 4) Instalasi rehabilitasi medik; 5) Laboratorium; 6) Pusat sterilisasi perlengkapan medik; 7) Radiologi.
28
e. Struktur organisasi RS Bethesda
Bagan 4.1 Struktur Oraganisasi Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta Sumber : Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta 29
f. Performance pelayanan rawat inap tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Yogyakarta Tahun
2011
2012
2013
2014
2015
BOR (%) LOS (hari) TOI (hari) BTO (kali) Jumlah Pasien dirawat (orang) Hari Perawatan GDR (%) NDR (%)
67,65 5,0 2,66 44,35 19.513
70,62 5,1 2,36 45,64 20.262
75,94 5,0 1,74 56,51 22.425
64,75 4,7 2,79 46,13 20.526
62,03 4,3 2,98 46,54 20.709
108.639 114.763 123.063 105.168 100.755 51,15 53,99 51,10 54,56 57,66 26,70 26,11 29,74 34,79 34,19 Sumber :Pelaporan di Rumah Sakit Yogyakarta Bethesda
g. Performance pelayanaan rawat jalan tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat Jalan tahun 2011 sampai 2015 RS Bethesda Yogyakarta Klinik & IGD 2011 2012 2013 2014 2015 Kunjungan Klinik (orang) 223.347 144.129 175.519 191.586 215.529 Kunjungan per hari (orang) 747 482 482 641 721 Kunjungan IGD (orang) 35.101 33.439 35.407 34.388 35.270 Kunjungan per hari (orang) 96 92 101 94 97 Sumber :Pelaporan di Rumah Sakit Yogyakarta Bethesda
31
2. Gambaran umum rekam medis Rekam medis di Rumah Sakit Bethesda telah berdiri sejak tahun 1974
dengan dimulai dari SDM yang minimum, sistem yang masih
disentralisasi. Seiring perkembangan jaman SDM yang ada di bidang rekam medis Rumah Sakit Bethesda dikirim untuk mengikuti pelatihanpelatihan.
32
a. Struktur organisasi bidang rekam medis STRUKTUR ORGANISASI BIDANG REKAM MEDIS RS BETHESDA YOGYAKARTA TAHUN 2016 WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIS Dr. Dijah P. Sekarmeranti, M.Kes, Sp.An
Pjs. KEPALA BIDANG RM Agung Dwi Saputro, AMd
KASA PENERIMAAN PASIEN DAN FILLING Darsono, AMdPerKes, S.ST
KSP Penerimaan Pasien Yulia Maria Yuliestina
Staf Pelaksana Admisi - Avin Puspajati - Brigita Yuli - Suji Lestari - Ratnaning Tri Utami - Yayuk OK, AMdPerKes - Kristina S, AMdPerKes - Koko - Christian Budi - Rina
Staf Pelaksana TPP Rajal - Puji Lestari - Eliya Christanti - Eliya Heni S - Christina Suci W
KASI PENGOLAHAN RM DAN STATISTIK Rahmawati Kwawi L, AMdPerKes
KSP PENGOLAHAN RM Nugrohowati S.
Staf Pelaksana Assembling Amin Satmoko
KSP SKM dan Pelaporan Zakarias K, Amd, S.Sos
Staf Pelaksana SKM - Eliana Hartanti - Jesica
Staf Pelaksana Koding - Ranny A, AmdPerKes - Vidyawati, SKM
SP Kelengkapan RM Giman Iswanto
SP. Sensus Harian RI Philipus Edy P
SP. P. Klaim Jamkesmas Bunga Staf Pel. Sensus Harian RJ Daniel Suharta
KSP Filling Yuliari Enda P
Staf Pelaksana Filling - Emannuel Limanto - Sumariyah - Sri Rahayuningsih - Margaretha Dyah S - Slamet Riyadi
SP. Distribusi Form RM Cecilia Suhartati
Distribusi RM - Jumini - Sumardi - Theresia Tining - Suprihatin
Bagan 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Sumber :Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
33
a. Pengelolaan manajemen rekam medis dan informasi kesehatan di rumah sakit
Bagan 4.3 Alur Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Sumber :Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta 1) Alur pengelolaan rekam medis pasien rawat jalan a) Alur pengelolaan rekam medis pasien baru Pasien yang mendaftar di TPP rawat jalan, berkas rekam medis akan dicetak di bagian pendaftaran dan didistribusi, setelah itu petugas distribusi akan memasukkan nomor rekam medis ke komputer dan menghantarkan berkas rekam medis ke poliklinik yang dituju. Setelah pelayanan di poliklinik selesai, maka berkas rekam medis dikembalikan ke petugas distribusi untuk dientri nomor rekam medisnya sebagai identifikasi kalau berkas rekam
34
medis sudah kembali. Setelah itu dikembalikan ke bagian filing untuk disimpan. b) Alur pengelolaan rekam medis pasien lama Setelah pasien melakukan pendaftaran di TPP rawat jalan, petugas di bagian filing akan mencarikan berkas rekam medis. Setelah itu berkas rekam medis tersebut nomor rekam medisnya dientri ke dalam komputer dan akan didistribusikan oleh petugas distribusi ke poliklinik yang dituju. 2) Alur pengelolaan rekam medis gawat darurat Untuk berkas rekam medis di gawat darurat, tidak perlu didistribusikan secara panjang. Petugas rekam medis bisa langsung membawa berkas rekam medis dari tempat penerimaan pasien langsung ke kamar pelayanan. Jadi setelah pasien melakukan registrasi maka berkas langsung ke kamar periksa. Setelah itu ditentukan pasien perlu rawat inap atau tidak, selanjutnya jika pasien perlu rawat inap maka berkas tersebut langsung dibawa ke bangsal. Apabila tidak perlu, maka berkas langsung dikembalikan ke bagian filing. 3) Alur pengelolaan rekam medis rawat inap Untuk alur rekam medis di rawat inap, berkas rekam medis pasien dari rawat jalan atau gawat darurat diambil kemudian dibawa
35
ke admisi untuk memilih kamar atau ruang rawat inap. Selanjutya, berkas rekam medis dibawa ke bangsal/ruang rawat inap. Setelah pasien pulang maka dilakukan assembling. Jika berkas tidak lengkap, maka berkas rekam medis dikembalikan ke bangsal untuk dilengkapi. Apabila berkas tersebut sudah lengkap dengan diagnosa dokter maka dikirim ke bagian coding untuk dilakukan pengkodean lalu kemudian indeksing. Setelah selesai maka dilakukan penggabungan berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Kemudian disimpan di bagian filing. b. Sistem informasi rekam medis dan informasi kesehatan di rumah sakit
1) Sistem penerimaan pasien Sistem penerimaan pasien di RS Bethesda meliputi TPP Rawat Jalan, TPP Rawat Inap, dan TPP Gawat Darurat. Pasien yang datang digolongkan menjadi pasien lama dan baru. a) Penerimaan pasien rawat jalan i. Penerimaan pasien baru Pasien baru adalah pasien yang sama sekali belum pernah berkunjung atau berobat ke RS Bethesda. Untuk memastikan bahwa pasien yang berkunjung merupakan pasien baru, maka petugas mengecek di komputer dengan cara mengetik nama dan alamat pasien. Apabila tidak ditemukan datanya berarti pasien tersebut benar-benar pasien
36
baru, sehingga tidak terjadi seorang pasien mempunyai nomor rekam medis lebih dari satu. Apabila benar pasien baru, petugas memasukkan data pasien sesuai dengan isian formulir pendaftaran yang telah diisi oleh pasien ke dalam komputer. Kemudian petugas mencetak label identitas pasien, nomor rekam medis dan nomor antrian serta kartu identitas berobat. Kemudian Kartu Indeks Berobat (KIB) dan label nomor antrian diserahkan kepada pasien. ii. Penerimaan pasien lama Pasien lama adalah pasien yang pernah berobat ke Rumah Sakit Bethesda. Pada saat penerimaan pasien lama ada beberapa tahap pelayanan. Petugas menanyakan KIB kepada pasien. Kemudian pencarian data pasien dilakukan dengan memasukkan nomor rekam medisnya ke dalam komputer. Tetapi apabila pasien tidak membawa KIB maka pencarian data pasien dilakukan dengan cara memasukkan data sosial yang diantaranya: nama, alamat. Kemudian petugas mencetak label identitas/antrian yang ditempel di tracer dan nomor urut yang di berikan kepada pasien. b) Penerimaan pasien gawat darurat Penerimaan pasien gawat darurat ini bermula di TPP IGD. Saat pasien datang pasien akan dilihat oleh dokter yang
37
bertugas di IGD. Setelah pasien tergolong gawat darurat, maka akan diperiksa oleh dokter. Setelah itu pasien akan mendapatkan pelayanan dari dokter. Sedangkan keluarga atau pendamping pasien mendaftarkan pasien di TPP IGD. c) Penerimaan pasien rawat inap Setelah mendapat surat pengantar rawat inap, kemudian pasien/keluarga pasien mendaftar ke TPP rawat inap. Petugas TPP rawat inap menginput data dan identitas pasien ke data base komputer, mencetak label dan menyertakan formulir ringkasan masuk keluar serta memberikan gelang identitas untuk pasien rawat inap kepada perawat yang bertugas. Selain itu pasien/keluarga
pasien
harus
menandatangani
formulir
persetujuan rawat inap dan penanggungjawab biaya perawatan di bagian admisi. c. Pengelolaan indeks penyakit dan tindakan guna kepentingan laporan 1) Sensus harian Untuk yang rawat inap setiap kepala bangsal wajib melaporkan setiap hari pasien yang masuk, keluar, pindah, dipindahkan atau meninggal dunia dalam lembaran laporan sensus harian rawat inap. Selanjutya bagian di sensus harian mengolah sensus harian yang dikirim dari ruang rawat inap. Setelah itu mengoreksi dan mengolah data pasien yang ada dalam komputer serta mencetak daftar pasien
38
pulang dan menyerahkan bersama KIUP ke urusan assembling. Sedangkan untuk sensus harian rawat jalan kode ICD 10 langsung di entri ke dalam komputer. 2) Indeksing Setelah dilakukan coding, selanjutnnya memasukkan kode ICD ke dalam komputer. Hasilnya berupa indeks penyakit, indeks pasien, indeks kematian dan indeks oprasi. Indeks dapat digunakan sebagai dasar pembuatan laporan dan data penelitian. 3) Statistik laporan Statistik di rumah sakit sangat dibutuhkan, karena statistik dapat digunakan untuk berbagai macam indikator statistik layanan kesehatan. Selain itu informasi dari statistik digunakan untuk perencanaan, memantau pendapatan dan pengaluaran dari pasien oleh pihak manajemen rumah sakit. Pengumpulan data di rumah sakit merupakan data yang dikumpulkan setiap hari dari pasien rawat inap dan rawat jalan. Data tersebut berguna untuk memantau perawatan pasien setiap hari, minggu, bulan, dan lain-lain. Statistik di Rumah Sakit Bethesda berfungsi untuk merekam semua pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit kepada pihak eksternal dan internal. Pihak internal adalah manajemen RS Bethesda, sedangkan
eksternal
adalah
permenkes,
pemerintah
daerah,
pemerintah kota dan yayasan. Data yang digunakn untuk statistik
39
rumah sakit adalah sensus harian rawat inap, rawat jalan, penunjang medis, penunjang medis adalah radialogi, farmasi, laboratorium, dan lain-lain. d. Assembling dan analisa rekam medis Berkas pasien dari ruang rawat inap diterima di bagian penerimaan untuk kemudian dicek kelengkapan pengisian berkas tersebut diantaranya identitas pasien, laporan penting, diagnosa dokter dan pendokumentasian tanda tangan dokter yang menangani pasien. Apabila berkas tersebut belum lengkap maka dikembalikan ke ruang rawat inap untuk dilakukan pengisian ulang agar berkas tersebut lengkap. Sedangkan jika belum terdapat diagnosa dokter maka dikembalikan ke dokter yang menanganinya. Berkas yang telah lengkap kemudian ditata dan diurutkan sesuai standar yang telah ditetapkan. Kemudian di analisa untuk dicek kelengkapan dan kebenarannya. e. Filing Semua berkas rekam medis yang keluar/diambil dari rak penyimpanan, harus menggunakan tracer. Tracer berfungsi sebagai alat untuk mengidentifikasi dimana berkas rekam medis tersebut berada. Di Rumah Saksi Bethesda Yogyakarta menggunakan beberapa macam warna tracer. Warna putih digunakan untuk mengganti berkas yang digunakan di pelayanan rawat jalan, warna putih yang dipinggirnya terdapat warna orange digunakan untuk pelayanan rawat inap, sedangkan
40
tracer warna putih yang dipinggirnya terdapat warna merah digunakan khusus untuk karyawan Rumah Sakit Bethesda. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di RS Bethesda adalah menggunakan sistem Terminal Digit Filling (TDF), tetapi penggunaannya berbeda karena bukan menggunakan dua nomor digit, tetapi satu nomor digit yang digunakan sebagai kunci pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda adalah sentralisasi, yaitu penyimpanan berkas rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu lokasi dan dalam satu berkas. Selain terminal digit filing, juga digunakan sistem warna penomoran berkas rekam medis agar mudah mengidentifikasi apabila ada berkas rekam medis yang berada tidak pada rak penyimpanan yang semestinya. f. Klasifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah-masalah yang berkaitan dengan kesehatan Pengkodean adalah pemberian kode pada diagnosis dokter dengan menggunakan huruf dan angka yang mewakili komponen yang ada. Pengkodean di Rumah Sakit Bethesda menggunakan ICD-10 untuk diagnosis penyakit, ICD-9 CM dan ICOPIM untuk tindakan operasi. Coding di Rumah Sakit Bethesda dibedakan menjadi beberapa: 1) Coding rawat inap; 2) Coding rawat inap INACBG’s;
41
3) Coding rawat jalan INACBG’s. B. Hasil Penelitian 1. Pengembalian BRM Berkas rekam medis rawat inap dikembalikan ke bagian Instalasi Rekam Medis dari bangsal setelah pasien pulang. Ditetapkan dalam maksimal waktu 2x24 jam. Berdasarkan dari wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 24 Agustus 2016 kepada responden 1 adalah petugas analisa dan assembling, memberikan keterangan sebagai berikut: “Itu biasanya kadang menunggu dokter untuk mengisi resumnya, resum medisnya itu. Pengembalian berkas dari ruangan, emmm ya antara, ya jadi rata-rata 75 perhari lah. 75 berkas rekam medis.
Yang terlambat itu 30%” Responden 1
Keterangan tersebut berbeda dengan keterangan yang didapatkan dari responden 2 yang dilakukan pada tanggal 24 Agustus 2016 di bangsal C dengan keterangan sebagai berikut: ” Emmm, nek keterlambatan tidak pernah sih selama ini. Kalau keterlambatan sekarang tidak pernah ada keluhan. Hambatan itu saya kira ya cuman belum sempat untuk melengkapi saja. Tapi tidak bisa lebih dari 2x24 jam tidak pernah. Mungkin besok aja sudah tak kembalikan. Nanti ini tak lengkapi. Tak lengkapi secepatnya. Karna satu gak ada tempat, kedua lebih aman kalo disana.” Responden 2
42
Sedangkan wawancara responden 3 yang sama dilakukan pada tanggal 24 Agustus 2016 di bangsal F memiliki kesesuaian terhadap keterangan yang
diberikan oleh responden 1 tentang masih adanya
keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Keterangan yang diberikan adalah sebagai berikut: “He’em. Pasien pulang? Ya kadang ada mbak”
Responden 3
Berdasarkan
studi
dokumentasi
didapatkan hasil sebagai berikut:
43
yang
telah
dilaksanakan,
Tabel 4.3 Laporan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Bulan Januari Sampai Dengan Maret 2016 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
RUANG
JML. RM
Suit Room Srikandi Anggrek Shinta Dahlia Bakung Canna Edelweys I Ruang Galilea II
1 116 136 56 116 102 502 128 1 346
TEPAT WAKTU YA TIDAK 1 0 47 69 64 72 28 28 109 7 42 60 356 146 89 39 0 1 267 79
11 Ruang Galilea II- Obsgyn 12 Flamboyan
585 261
281 185
304 76
Ruang Galilea III-Anak Hibiscus VI Ruang Bayi A Baru (IMC) B Ruang Galilea III C D E F Ruang Galilea IV H J Ruang PSA I.R.I (ICU) Gardenia Ruang PSH Cattleya JUMLAH
690 399 486 92 87 364 317 424 383 369 265 370 205 254 25 121 140 13 308 7662
665 379 334 68 41 342 300 275 286 158 96 241 117 166 13 51 94 2 266 5363 69,90%
25 20 152 24 46 22 17 149 97 211 169 129 88 88 12 70 46 11 42 2299 30%
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Sumber: Data Sekunder Pelaporan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
44
Berdasarkan keterangan dan hasil studi dokumentasi yang telah dilakukan, diketahui bahwa keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari ruang rawat inap ke Instalasi Rekam Medis lebih dari 2x24 jam paling banyak terjadi pada ruang rawat inap Galilea IIObsgyn dengan keterlambatan sebanyak 304 berkas dan ruang E sebanyak 211 berkas. Sedangkan untuk ruang rawat inap yang paling sedikit dalam keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap adalah ruang Galilea II- Anak dengan angka 25 dari 690 berkas dan ruang Hibiscus dengan angka 20 dari 399 berkas. Pada penelitian ini, peneliti hanya akan mewawancarai dua petugas ruang dari dua bangsal yang paling sering melakukan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Namun dari instalasi rawat inap, petugas ruangan yang dapat diwawancarai dibatasi hanya pada ruang C, D, E,F, H dan J karena yang paling dianggap berkompeten sesuai judul penelitian ini. Dalam penelitian ini dipilih ruang C yang merupakan pilihan paling awal dan ruang F yang ketiga paling sering terjadi keterlambatan pengembalian BRM. Pada awalnya peneliti meminta izin kepada petugas ruang D dan E, namun di ruang D sedang tidak terdapat petugas ruangan, sehingga disuruh untuk ke ruang yang lain. Kemudian ke ruang E, namun di ruang E sedang sibuk sehingga tidak ada waktu untuk mewawancarai petugas dari ruang tersebut. Hingga akhirnya peneliti disetujui untuk dapat mewawancarai petugas ruang di ruang rawat inap C dan F.
45
2. Faktor penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian BRM a. Man (sumber daya manusia) Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke bagian Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan oleh pramurti (asisten perawat) yang kemudian diterima oleh petugas analisa dan assembling. Pada wawancara kepada responden 1 atau petugas assembling yang dilakukan hari Rabu tanggal 24 Agustus 2016 di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta didapatkan keterangan sebagai berikut: “Kalau 2x24 jamnya itu dari kami dari rekam medis. Jadi itu juga tugas kami. Iya kalau menurut saya pribadi memang tenaganya kurang untuk analisa dan assembling. Karena apa? Karena pengembalian dalam 1 hari itu kan ada 75 berkas rekam medis dalam 1 hari. Trus pengerjaannya itu dalam 1 berkas rekam medis itu mungkin emmm 5 sampai 10 menit 1 berkas. Jadi dalam 1 hari kan ada 7 jam, ya 6 setengah jam lah. Kalau 10 menit dalam 1 jam berapa? Ada 6 berkas rekam mediskan? 6x6 sama dengan 36. Berarti masis sisa separo. Ya, idealisnya 2. Penerima itu, itu aja masih dikurangi menerima pengembalian, iya to? Cecklist itu,itu trus nanti masih ada pengambilan KIUP berkas yang sudah terassembling kan di kasih KIUP. Ha trus permintaan kelengkapan dokter yang merawat itu kan masih. Jadi saya kita yaaa 50% untuk bisa masuk, heemm kalau 1 petugas cuman 1 cuman 50%. Perlu tambahan tenaga. Responden 1
Keterangan yang serupa juga diberikan oleh responden 2 dan responden 3 yang diperoleh dari wawancara pada hari yang sama, yaitu sebagai berikut:
46
“Mestinya rekam medis itu ngambil, kalau yang lain. Mereka keliling
itu mengambil pake sepeda itu lho.” Responden 2
“Paling tenaga. He’em. Tenaganya belum sempat.”
Responden 3
Namun dari keterangan yang diberikan oleh responden 1, responden 2 dan responden 3 tidak sama dengan keterangan dari triangulasi sumber yang diperoleh dari kepala Instalasi Rekam Medis pada hari Kamis tanggal 25 Agustus 2016. Keterangan triangulasi tersebut adalah sebagai berikut: “Di kita kan SDM eee sifatnya tidak apa? Tidak kita tetap, tapi eee biasanya kan mbak wulan. Mbak wulan kan kalau assemblingnya numpuk yaa dia bantu assembling, kalau tidak kan dia di coding. Jadi, karna itu eee sifatnya tidak ditetapkan. Terlalu kelebihan tenaga kalau ditambah lagi.” Triangulasi sumber
47
Menurut keterangan yang telah diperoleh dari responden 1 bahwa kurangnya SDM di bagian analisa dan assembling karena dalam pelaksanaan kesehariannya assembling hanya dilakukan oleh 1 petugas. Sedangkan dari jumlah pengembalian berkas rekam medis rawat inap tersebut hanya dapat diselesaikan setengahnya saja, dan tenaga kerja yang ditunjuk untuk membantu di bagian assembling yang bersifat fleksibel hanya membantu kalau hanya terjadi penumpukan berkas yang belum terassembling. b. Method Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke bagian Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah suatu kegiatan yang rutin yang dilakukan oleh pramurti (asisten perawat) yang kemudian diterima oleh petugas analisa dan assembling. Hal ini tidak sesuai dengan job description dari asisten perawat yang keterangan diberikan oleh responden 1 (petugas assembling) pada wawancara yang dilakukan hari Rabu tanggal 24 agustus 2016 di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta. Keterangan yang diberikan adalah sebagai berikut:
“Kalau 2x24 jamnya itu dari kami dari rekam medis. Jadi itu juga tugas kami.” Responden 1
Keterangan lainnya yang didapat dari responden 2 dilakukan wawancara pada tanggal 24 Agustus 2016 yang menyatakan bahwa:
48
“Saat ini yang mengembalikan kita, kita yang mengembalikan. Untuk job desnya simpang siur e. Belum tau paham. Mestinya rekam medis itu ngambil, kalau yang lain. Mereka keliling itu mengambil pake sepeda itu lho.” Responden 2
Wawancara pada responden 3 dilakukan pada hari Rabu tanggal 24 Agustus 2016 di bangsal F. Responden memberikan keterangan sebagai berikut mengenai job description sesuai profesinya: “Yang nganter pramurti (asisten perawat). Gak, gak ada. Dari sini sendiri yang inisiatif untuk membantu.” Responden 3
Keterangan dari tiga responden tersebut tidak ada kesamaan dengan keterangan dari triangulasi sumber yang diperoleh dari kepala Instalasi Rekam Medis pada hari Kamis tanggal 26 Agustus 2016. Karena triangulasi sumber memberikan keterangan sebagai berikut: “Ya itu job desnya masuk di job des ruang rawat inap.” Triangulasi sumber
49
Berikut ini adalah job description bagian analisa dan assembling di Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta:
Gambar 4.1 Diskripsi Jabatan Staf Pelaksana Assembling Sumber: Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa perawat merasa pengembalian berkas rekam medis rawat inap itu bukan tugasnya, jadi sifatnya hanya membantu rekam medis. Sedangkan dari triangulasi menerangkan bahwa pengembalian berkas rekam medis rawat inap itu tugas dari perawat karena sifatnya rekam medis dipinjam oleh ruang rawat inap dan bukti dari pengembalian juga berada di rawat inap.
50
Dan apabila petugas assembling yang harus mengambil ke ruang rawat inap, petugas assembling juga tidak mengetahui sudah selesai atau belumnya dalam pengisian berkas rekam medis rawat inap. C. Pembahasan Penelitian 1. Pengembalian BRM Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta sebesar 2299 dari jumlah rekam medis rawat inap 7662 berkas. Angka keterlambatan tertinggi dalam bulan Januari sampai dengan Maret yaitu dari ruang Galilea II- obsgyn dengan angka 304 berkas dan ruang F dengan angka 211 berkas. Dalam hal ini kegiatan pengembalian dari ruang rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis belum memenuhi ketetapan Permenkes 269 tahun 2008 dan SPO analisa dan SPO assembling berkas rekam medis No. S11/01/004 di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta yang menentukan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dalam 2x24 jam. 2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM a. Man (sumber daya manusia) Keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terjadi karena menunggu dokter mengisi dan melengkapi resume dan lembar keluar masuk pada berkas rekam medis. Hal ini belum memenuhi tentang pengertian manusia menurut Pohan (2007), yaitu manusia merupakan unsur
51
manajemen yang pokok, manusia tidak dapat disamakan oleh benda, ia mempunyai peranan, pikiran, harapan serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaaan sekeliling dapat menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar diperhitungkan secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa diperhatikan untuk dikembangkan kearah yang positif sesuai dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia. b. Method Pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan oleh pramurti (petugas ruang). Namun di dalam job description petugas ruang dan assembling belum terdapat rincian tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hal ini belum memenuhi teori diagram fishbone tentang metode yang berarti suatu tata cara yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu kerja dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha (Harupto, 2001). Sehingga sangat penting terperincinya job description tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap untuk mengurangi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap, tidak terjadi saling melempar tanggung jawab serta memprioritaskan pasien.
52
D. Keterbatasan Penelitian 1. Waktu penelitian yang sangat terbatas, sehingga menyebabkan banyaknya kekurangan informasi yang didapat dalam penelitian ini seperti tidak dapat mewawancarai petugas ruang dari ruangan yang paling banyak melakukan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap; 2. Penentuan ruang rawat inap yang petugasnya dapat diwawancarai, sehingga tidak dapat memilih ruang rawat inap yang sering melakukan keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
53
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan 1. Pengembalian BRM Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari ruang rawat inap ke Instalasi Rekam Medis sebesar 30% dari 7662 berkas rekam medis rawat inap. 2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM Seringnya terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari ruang rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis karena petugas ruang rawat inap menunggu dokter untuk mengisi resume dan lembaran masuk keluar untuk dapat dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis. Penyebab lainnya yaitu sudah adanya job description antar petugas assembling dan petugas ruang rawat inap, namun masih belum terperincinya job description tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap. B. Saran 1. Pengembalian BRM Sebaiknya manajemen pelaksana menginformasikan kepada dokter tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap dalam waktu 2x24 jam, agar pengisian resume dan lembar keluar masuk juga segera dilakukan, dan berkas bisa langsung dikembalikan tepat waktu. 54
2. Faktor penyebab ketidaktepatan pengembalian BRM Sebaiknya di bagian Instalasi Rekam Medis dilakukan penghitungan tenaga assembling agar apabila job description ditetapkan pada bagian analisa dan assembling dapat mengurangi jumlah keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap, dan perlu dilakukannya evaluasi dan penegasan job description pada Instalasi Rekam Medis khususnya bagian analisa dan assembling, dan di ruang rawat inap khususnya
petugas
ruang
agar
mengerti
tentang
siapa
bertanggungjawab atas pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
55
yang
DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI (2007). Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Edna K.Huffman. 1994. Health Information Management, Edisi 10. Berwyn Illionis:Physicians’record company. Giyana, F. (2012). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Karya Tulis Ilmiah. Semarang: Fakultas Kesehatan Masyarakat UNDIP. Hatta, Gemala R. (2010). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di SaranaPelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-PRESS. Hatta, G. 2011. Tujuan Kegunaan, Pengguna dan Fungsi Rekam Kesehatan, dalam Hatta, G, editor. IFHIMA. (2012). Education Module for Health Record Practice: Module 3 – Record Identification Systems, Filing and Retention of Health Record. Diakses dari www.ifhima.org/learning-center/ pada tanggal 09 Januari 2014. Kementerian Kesehatan. 2008. Permenkes No. 269/MenKes/Per/XII/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Konsil Kedokteran Indonesia. 2006.Manual Rekam Medis. Indonesian Medical Council. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia. Notoatmodjo, S., 2012. Metode PenelitianKesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Peraturan Menteri Kesehatan Republik IndonesiaNo. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Pohan, Imbalo S.2007. Jaminan Mutu Layanan Kesehatan Dasar-Dasar Pengertian dan Penerapan. Jakarta: ECG Rustiyanto, E. 2009. Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: GrahaIlmu
xvi
Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta: Mitra Cendikia press. Sembiring, Nurhayati. 2003, Gambaran Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Rantau Prapat Tahun 2003, Skripsi FKM USU, Medan. Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D, cetakan kesebelas. Bandung: Alfabeta. Sugiyono. 2009.Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Wibowo, Y.T. (2013). Faktor-Faktor Yang Berhubungan Dengan Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Di Ruang ICU RSUP PROF. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto. Karya Tulis Ilmiah. Surakarta: Fakultas Ilmu Kesehatan UMS. Zakiyah, H. (2014). Dampak Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medus Rawat Inap Di RSUP Genteng Banyuwangi. Karya Tulis Ilmiah. Yogyakarta: Fakultas MIPA UGM.
xvii
