TIME MANAGEMENT
Materi berasal dari berbagai sumber
Heart Academy
Time Management
Sasaran Program •
Memahami konsep menghargai waktu.
•
Memahami cara menentukan prioritas.
•
Mampu melakukan penjadwalan aktivitas yang efektif.
Heart Academy
dan
pentingnya
Time Management
Isi Pembahasan •
Menghargai waktu
•
Menentukan prioritas
•
Mengatasi penundaan
•
Mengelola interupsi
•
Membuat jadwal
Heart Academy
Time Management
I. MENGHARGAI WAKTU
Heart Academy
Time Management
Bayangkan jika setiap pagi kita diberikan USD 86.400 (Rp. 1.209.600.000,00) If USD 1 = Rp. 14.000,00
Heart Academy
Time Management
ADAKAH HAL YANG LEBIH BERHARGA DARI UANG ?
”WAKTU KITA” • Setiap hari kita memiliki
86,400 detik
yang harus kita gunakan. • Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun menyimpannya. • Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama…. ….tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan, waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.
Heart Academy
Time Management
Hasil survey di Belgia 2006 (warga yang usianya lebih dari 60 th.):
Menyesal karena: • 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda. • 67 % : salah memilih profesi atau karier. • 63 % : waktu mendidik anak mereka atau menggunakan
pola didik yang salah. • 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan • 11 % : tidak memiliki cukup uang Sumber: www.pembelajar.com; Andrew Ho “Memanfaatkan Waktu Dengan Tepat Mencegah Penyesalan”
Heart Academy
Time Management
1. Mengapa Waktu Berharga? Waktu tidak bisa distop Waktu tidak dapat disimpan Waktu tidak dapat dibeli
Sekali waktu terlewati, selamanya pasti hilang! Heart Academy
Time Management
2. Pengertian Time Management Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Sumber: Kamus Wikipedia
Heart Academy
Time Management
Ciri “Time Management” yang tidak baik Tenggat waktu sering terlewat. Bekerja lembur terus – menerus. Merasa stress karena kurangnya waktu atau terlalu banyak hal yang dikerjakan. Melompat dari hal satu ke hal lain. Kurangnya arah dan tujuan.
Heart Academy
Time Management
Ciri “Time Management” yang baik Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali
kualitas kerja. Stress rendah dan lebih dapat menguasai perasaan.
Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas penting. Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.
Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.
Heart Academy
Time Management
II. MENENTUKAN PRIORITAS
Heart Academy
Time Management
1. Mengapa perlu menentukan prioritas? Prioritas: yang didahulukan dan diutamakan daripada yang lain www.KamusBahasaIndonesia.org
Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras,
tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan karena apa yang Anda kerjakan tidak dengan kepentingan strategis.
Heart Academy
Time Management
2. Teknik Menentukan Prioritas A. Menentukan Tujuan Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Anda dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai urutannya. Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas yang bertentangan.
Organisir dan laksanakan menurut prioritas (Stephen R. Covey)
Heart Academy
Time Management
TETAPKAN TUJUAN: / Tertentu / Terukur/dapat diukur
/ Dapat diraih/dicapai / Masuk akal / Jangka waktu Heart Academy
Time Management
B. Menyusun skala prioritas Penggolongan Aktivitas:
Penting
:
Genting : (mendesak)
Amat perlu; amat utama; sangat berharga; sangat berguna.
Berbahaya; kritis (keadaan yang mungkin segera menimbulkan masalah).
Sumber: Poerwadarminto; Kamus Besar bahasa Indonesia
Heart Academy
Time Management
Tidak penting
Penting
Mendesak
Tidak Mendesak
I
II
KRITIS LAKUKAN SEKARANG
RENCANAKAN KAPAN ANDA AKAN MELAKUKANNYA
III
IV
GANGGUAN
LAKUKAN NANTI atau HENTIKAN
Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler)
Heart Academy
Time Management
Mendesak Lakukan SEKARANG
Penting
Keadaan darurat, Kritis • Tuntutan dari atasan atau pelanggan • Tugas/ proyek yang terencana/ yang sekarang tenggat waktu • Pembuatan laporan dan pengiriman laporan yang berbatas waktu.
Tidak Mendesak RENCANA akan dikerjakan Perencanaan, persiapan, jadwal • Penelitian, investigasi, mendesain, pengujian • Membangun hubungan / jaringan • Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain • Pengembangan sistem dan proses • Antisipasi dan pencegahan • Pengembangan perubahan, arah, dan strategi
Tidak penting
Lakukan nanti atau HENTIKAN Permintaan sepele dari orang lain • Interupsi telepon dan gangguan tidak penting • Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan • Prosedur atau kegiatan yang bisa didelegasikan
Heart Academy
kegiatan yang „nyaman‟, permainan di komputer, pencarian di internet • Mengobrol, komunikasi sosial • Melamun, corat-coret , istirahat terlalu lama • Membaca artikel yang tidak relevan • Menyesuaikan peralatan yang tidak perlu
Time Management
Tidak Mendesak
Tidak penting
Penting
Mendesak
“We need to STOP doing things we do not need to do” Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler)
Hal-hal yang paling penting, tidak pernah boleh berada di bawah kekuasaan hal-hal yang paling tidak penting
Goethe
Heart Academy
Time Management
3. Menentukan Prioritas Kerja • Prioritas bisnis dan manajemen • Tingkat kepentingan dan mendesaknya
• Kebijakan perusahaan • Dampak Financial • Lamanya tenggat waktu yang akan dilaksanakan. • Moral tim/motivasi tim
Heart Academy
Time Management
KETIKA SEGALA SESUATU BERADA PADA PRIORITAS PUNCAK APA YANG HARUS DILAKUKAN?
Heart Academy
Time Management
……APA YANG HARUS DILAKUKAN? • Daftar semua tugas
• Urutkan tugas-tugas Anda untuk efisiensi • Negosiasikan batas waktu
• Nyatakan apa adanya • Berani berkata tidak • Minta dukungan
Heart Academy
Time Management
III. MENGATASI PENUNDAAN
Heart Academy
Time Management
1. Pengertian Menunda-nunda
Mengulur-ulur waktu
www.KamusBahasaIndonesia.org
Heart Academy
Time Management
2. Penyebab Kebiasaan Menunda • Kemalasan. • Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas.
• Tugas yang tidak menyenangkan . • Takut gagal. • Menunggu lebih banyak informasi.
Heart Academy
Time Management
3. Dampak Kebiasaan Menunda
Heart Academy
Time Management
4. Teknik Mengatasi Penundaan • Membuat jadwal kerja dan batas waktunya. • Optimalkan penggunaan matrix prioritas. • Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah dikerjakan.
Heart Academy
Time Management
5. Manfaat Mengatasi Penundaan • Pekerjaan bisa selesai sesuai target yang ditentukan. • Memiliki cukup waktu untuk merevisi pekerjaan yang salah. • Suasana hati terjaga dengan baik.
Heart Academy
Time Management
IV. MENGELOLA INTERUPSI
Heart Academy
Time Management
1. Pengertian Interupsi
suatu kejadian yang akan menghentikan sementara jalan program saat itu (= aktivitas terhenti karena kita menyela atau disela untuk tugas di luar yang kita jadwalkan (tugas dadakan). mikrokontroler.tripod.com/8051/int51.htm
Heart Academy
Time Management
2. Jenis-jenis Interupsi `
• Interupsi telepon. • Tamu tanpa perjanjian. • Interupsi email. • Tugas/meeting mendadak.
Heart Academy
Time Management
3. Teknik Mengelola Interupsi • Siapa dan apa topik bahasannya. • Tingkat kepentingan. • Apa yang Anda harapkan/diharapkan dari interupsi.
Apabila interupsi bisa ditunda atau bahkan tidak penting tidak perlu diikuti saat ini. Heart Academy
Time Management
Anda dapat meminimalisir, tapi pastikan Anda tidak membuat orang lain takut menginterupsi Anda saat mereka harus melakukannya.
Heart Academy
Time Management
V. MEMBUAT JADWAL
Jika Anda tidak mengambil waktu untuk perencanaan, Anda merencanakan untuk membuang waktu Anda.
Heart Academy
Time Management
1. Pengertian Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja;
daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci Sumber: http://kamusbahasaindonesia.org
Heart Academy
Time Management
2. Teknik Membuat Jadwal • Tulis daftar tugas yang harus dilakukan.
• Urutkan berdasarkan prioritas. • Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian). • Tetap fleksibel. • Tinjau kembali setelah tugas selesai.
Source : www.mindtools.com
Heart Academy
Time Management
Tips membuat jadwal 1. Agenda kerja
2. Optimalisasi Scheduling • Gunakan email (outlook, diary PDA‟s, dll.). • Gunakan mobile device. • Pastikan selalu mengarsip pesan.
Source : www.mindtools.com
Heart Academy
Time Management
3. Praktek Membuat Jadwal
Heart Academy
Time Management
JADWAL HARIAN Minggu
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
7:00 am :30 8:00 am :30 9:00 am :30 10:00 am :30 11:00 am :30 12:00 am
:30 1:00 pm :30 2:00 pm :30 3:00 pm :30 4:00 pm :30 5:00 pm
:30
Heart Academy
Time Management
RANGKUMAN Semakin menghargai waktu Mampu menentukan prioritas dengan baik Kemampuan mengatasi penundaan
dan mengelola interupsi semakin meningkat Mampu membuat jadwal kegiatan yang efektif
Heart Academy
Time Management
Heart Academy
Time Management
