TI STUDI KASUS SEKOLAH TINGGI AGAMA KRISTEN PROTESTAN NEGERI AMBON KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN ARSITEKTUR SI/TI STUDI KASUS SEKOLAH TINGGI AGAMA KRISTEN PROTESTAN NEGERI AMBON

KARYA AKHIR

JERMIAS VICTOR MANUHUTU 1106121856

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

Perancangan arsitektur ..., Jermias Victor Manuhutu, Fasilkom UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

PERANCANGAN ARSITEKTUR SI/TI STUDI KASUS SEKOLAH TINGGI AGAMA KRISTEN PROTESTAN NEGERI AMBON

KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi

JERMIAS VICTOR MANUHUTU 1106121856

FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar

Nama

: Jermias Victor Manuhutu

NPM

: 1106121856

Tanda Tangan

:

Tanggal

: 28 Desember 2012

ii


HALAMAN PENGESAHAN

Karya Akhir ini diajukan oleh Nama NPM Program Studi Judul Karya Akhir

: : : : :

Jermias Victor Manuhutu 1106121856 Magister Teknologi Informasi Perancangan Arsitektur SI/TI: StudiKasus Sekolah TInggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing

: Rizal Fathoni Aji, M.Kom.

(

)

Penguji

: Wahyu Catur Wibowo, Ph.D. (

)

Penguji

: Bob Hardian, Ph.D.

)

Ditetapkan di Tanggal

: Jakarta : 16 Januari 2013

(

iii


KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yesus atas segala berkat, kasih karunia dan penyertaannya yang sempurna sehingga penulis mampu menyelesaikan karya akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penyusunan karya akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Selama penyunan karya akhir ini, berbagai pihak telah banyak memberikan dorongan, bantuan serta masukan sehingga dalam kesempata ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1.

Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah memberikan beasiswa GCIO kepada penulis

2.

Bapak Rizal Fathoni Aji, M.Kom selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bantuan, bimbingan, kritik dan saran kepada penulis dalan penyusunan karya akhir ini.

3.

Bapak Bob Hardian, Ph.D dan Bapak Wahyu C Wibowo, Ph.D yang telah meluangkan waktu untuk menjadi penguji karya akhir ini dan memberikan kritik dan saran untuk penyempurnaan karya akhir ini.

4.

Para rekan dari STAKPN Ambon yang sudah meluangkan waktu untuk dapat memberikan keterangan dan informasi yang dibutuhkan selama pembuatan karya akhir ini.

5.

Ibu dan kakak-kakakku yang tak henti-hentinya memberikan dorongan, doa dan semangat kepada penulis selama mengerjakan karya akhir ini.

6.

Adikku Denok yang selalu memberikan semangat untuk tetap berjuang menyelesaikan karya akhir ini, Flora yang memberikan pelayanan kesehatan terbaik buat penulis dan Dewi untuk semangat, dukungan dan doa bagi penulis

7.

Teman-teman kelompok MTI, (Pak Nyoman, Nita dan Wulan) dan rekanrekan seperjuangan MTI GCIO 2011 yang telah memberikan semangat untuk sama-sama berdiri di balairung. iv


8.

Rekan seperjuangan Nicole Makaruku yang menjadi sumber informasi dalam penulisan karya akhir ini. Semangat juga untuk tesisnya.

9.

Segenap Dosen MTI UI yang telah memberikan ilmu yang sangat berguna bagi penulis.

10. Ibu Dewi, Ibu Sutrisningsih, Bapak Suganda, Bapak Suwiryo serta staf MTI UI lainnya atas segala pelayanan dan kemudahan yang diberikan selama ini. Akhir kata penulis berharap Tuhan memberkati dan membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu penulisan karya akhir ini hingga selesai.

Jakarta, 21 Januari 2013

Penulis

v


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama NPM Program Studi Departemen Fakultas Jenis Karya

: Jermias Victor Manuhutu : 1106121856 : Magister Teknologi Informasi :: Ilmu Komputer : Skripsi/Karya Akhir/Disertasi

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Perancangan Arsitektur SI/TI Studi Kasus: Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Pada tanggal

: Jakarta : 28 Desember 2012

Yang menyatakan

(Jermias Victor Manuhutu) vi


ABSTRAK Nama : Jermias Victor Manuhutu Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Arsitektur SI/TI : Studi Kasus Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon

Perguruan tinggi merupakan institusi pendidikan yang sarat dengan pelayanan. Untuk meningkatkan pelayanan akademik dari perguruan tinggi diperlukan infrastruktur yang menjadi pondasi bagi seluruh sistem informasi yang dijalankan. TOGAF ADM merupakan sebuah metodologi yang sering digunakan dalam perancangan arsitektur SI/TI. Dengan menggunakan framework ini diharapkan adanya suatu rancangan arsitektur yang sesuai untuk STAKPN Ambon. Pemilihan TOGAF ADM sebagai framework dalam penelitian ini berdasarkan penelitian terdahulu dan TOGAF sendiri cocok dengan karakteristik dari perguruan tinggi, mudah diimplementasikan, bersifat generik serta fleksibel. Sebagai salah satu lembaga pendidikan, STAKPN Ambon belum mempunyai infrastruktur SI/TI yang memadai dalam mendukung layanan bagi seluruh civitas akademika dan belum adanya rancangan arsitektur SI/TI dalan mendukung kegiatan akademik. Untuk itu diperlukan adanya suatu rancangan arsitektur yang dapat menjadi panduan dalam membangun infrastruktur pada STAKPN Ambon. Dengan adanya rancangan arsitektur SI/TI diharapkan agar menjadi suatu panduan bagi lembaga pendidikan Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon dalam membangun infrastruktur sehingga menjadi optimal dalam penggunannya nanti.

Kata kunci

: Arsitektur SI/TI, TOGAF ADM, Enterprise Architecture, Perguruan tinggi : xiv + 146 halaman; 26 gambar; 22 tabel, 3 lampiran

vii

Universitas Indonesia


ABSTRACT Name : Jermias Victor Manuhutu Study Program : Magister Teknologi Informasi Title : Designing of Architecture IS/IT: A Case Study of Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon

University is an educational institution laden with services. To improve the academic services of the college is required infrastructure that became the foundation for all information systems that run. TOGAF ADM is a methodology that is often used in IS/IT architectural design. By using this framework is expected to emerge a design architecture that is suitable for STAKPN Ambon. Selection of TOGAF ADM as a framework in this study based on previous research and TOGAF itself matched with the characteristics of universities, readily implemented, generic and flexible. As one of the educational institutions, STAKPN Ambon does not have any IS/IT infrastructure that are adequate to support services for the entire academic community and the absence of IS/IT architecture design in supporting academic activities. For that needed an architectural design that can be a guide in building infrastructure in STAKPN Ambon. With this IS/IT architecture design is expected to be a guide for Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon in building the infrastructure that is optimal in its function later.

Keywords

: IS/IT Architecture, TOGAF ADM, Enterprise Architecture, Universities xiv + 146 pages; 26 images; 22 tables, 3 appendixes

viii



DAFTAR ISI HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ........................................... vi ABSTRAK ........................................................................................................... vii ABSTRACT ........................................................................................................ viii DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ............................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xiv BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1.

Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2.

Perumusan Masalah .................................................................................. 3

1.3.

Pembatasan Masalah ................................................................................ 5

1.4.

Tujuan Penelitian ...................................................................................... 5

1.5.

Manfaat Penelitian .................................................................................... 5

1.6.

Sistematika Penulisan ............................................................................... 6

BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 7 2.1

Infrastruktur Teknologi Informasi ............................................................ 7

2.1.1

Karakteristik Infrastruktur TI ............................................................ 7

2.2

Enterprise Architecture ............................................................................ 8

2.3

Kerangka Pengembangan Arsitektur Enterprise ...................................... 9

2.2.1

Zachman Framework ........................................................................ 9

2.2.2

Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) .................... 12

2.2.3

TOGAF (The Open Group Architecture Framework) .................... 13

2.2.3.1 ADM (Architecture Development Method) ................................. 15 2.2.3.2 TRM (Technical Reference Model) ............................................. 17 2.4

Pemilihan Kerangka Pengembangan Arsitektur Enterprise ................... 19

2.5

Penelitian Terdahulu ............................................................................... 23

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 32 3.1

Desain Penelitian / Kerangka Berpikir ................................................... 32 ix



3.2

Alur Pikir Penelitian ............................................................................... 35

3.3

Metode Pengumpulan Data .................................................................... 37

3.4

Jadwal Penelitian .................................................................................... 37

BAB 4 PROFIL MANAJEMEN STAKPN AMBON ...................................... 39 4.1

Profil STAKPN Ambon ......................................................................... 39

4.1.1

Sejarah STAKPN Ambon ............................................................... 39

4.1.2

Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran ....................................................... 39

4.1.2.1 Visi STAKPN Ambon ................................................................. 39 4.1.2.2 Misi STAKPN Ambon ................................................................ 39 4.1.2.3 Tujuan STAKPN Ambon ............................................................ 40 4.1.2.4 Sasaran STAKPN Ambon ........................................................... 40 4.1.3 4.2

Struktur Organisasi STAKPN Ambon ............................................ 41

Kinerja dan Manajemen Kegiatan Akademik ........................................ 41

4.2.1

Kegiatan Pendidikan di STAKPN Ambon ...................................... 41

4.2.2

Fasilitas Fisik .................................................................................. 45

4.2.3

Data dan Informasi .......................................................................... 45

4.3

Pemetaan Stakeholder dan Pemetaan Kegiatan Akademik .................... 46

4.4

Pemetaan Permasalahan ......................................................................... 54

4.5

Pola Solusi Permasalahan ....................................................................... 62

4.6

Infrastruktur SI/TI Saat ini ..................................................................... 76

4.6.1

Sistem Informasi, Teknologi dan Sumber Daya Manusia .............. 76

4.6.2

Infrastruktur Jaringan ...................................................................... 80

BAB 5 ANALISA DAN PEMBAHASAN ......................................................... 81 5.1

Preliminary ............................................................................................. 81

5.1.1

Menentukan Framework dan Metodologi ....................................... 81

5.1.2

Prinsip-Prinsip Perancangan Arsitektur .......................................... 82

5.1.2.1 Prinsip Bisnis ............................................................................... 82 5.1.2.2 Prinsip Data ................................................................................. 85 5.1.2.3 Prinsip Aplikasi ........................................................................... 88 5.1.2.4 Prinsip Teknologi ........................................................................ 91 5.1.3 5.2

Pemetaan Kesesuaian Pola Solusi dengan Prinsip Arstitektur ........ 96

Fase Requirement Management ........................................................... 102 x



5.2.1.

Visi Arsitektur ............................................................................... 103

5.2.2.

Arsitektur Bisnis ........................................................................... 103

5.2.3.

Arsitektur Sistem Informasi .......................................................... 103

5.2.4.

Arsitektur Teknologi ..................................................................... 104

5.2.5.

Peluang dan Solusi ........................................................................ 104

5.3

Visi Arsitektur ...................................................................................... 105

5.4

Arsitektur Bisnis ................................................................................... 110

5.5

Arsitektur Sistem Informasi ................................................................. 111

5.5.1

Arsitektur Data .............................................................................. 111

5.5.2

Arsitektur Aplikasi ........................................................................ 112

5.5.2.1 Pemetaan Sistem Informasi dan Hak Aksebilitas Pengguna ..... 124 5.5.2.2 Landscape Aplikasi ................................................................... 126 5.5.2.3 Peta Interoperabilitas ................................................................. 127 5.6

Arsitektur Teknologi Informasi ............................................................ 128

5.6.1

Taksonomi Komponen Umum ...................................................... 128

5.6.2

Perspektif Arsitektur ..................................................................... 129

5.6.3

Arsitektur Gabungan ..................................................................... 130

5.6.4

Integrasi Data ................................................................................ 133

5.6.5

Mekanisme Integrasi ..................................................................... 134

5.6.6

Platform Arsitektur Teknologi ...................................................... 135

5.6.7

Topologi Infrastruktur Teknologi ................................................. 136

5.7

Peluang dan Solusi ............................................................................... 139

5.7.1

Analisa Kesenjangan (Gap Analysis ) ........................................... 139

5.7.1.1 Kesenjangan Sistem Informasi .................................................. 139 5.7.1.2 Kesenjangan Teknologi ............................................................. 141 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 143 6.1

KESIMPULAN .................................................................................... 143

6.2

SARAN ................................................................................................ 144

DAFTAR REFERENSI .................................................................................... 145 LAMPIRAN

xi



DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Perbandingan Kerangka Arsitektur Enterprise ........................................21 Tabel 2.2 Peringkat Kerangka Arsitektur Enterprise ...............................................22 Tabel 3.1 Input dan Deliverable setiap kegiatan ......................................................33 Tabel 3.2 Jadwal Penelitian......................................................................................37 Tabel 4.1 Ukuran tingkat keberhasilan belajar ........................................................43 Tabel 4.2 Pemetaan Stakeholder Kegiatan Akademik .............................................46 Tabel 4.3 Pemetaan Kegiatan Akademik Setiap Stakeholder ..................................48 Tabel 4.4 Pemetaan Permasalahan ...........................................................................54 Tabel 4.5 Pola Solusi Permasalahan ........................................................................63 Tabel 4.6 Portfolio Sistem Informasi, Teknologi dan SDM STAKPN Ambon.......76 Tabel 4.7 Pemetaan McFarlan aplikasi as-is di STAKPN Ambon ..........................78 Tabel 5.1 Rangkuman Prinsip-prinsip Arsitektur ....................................................95 Tabel 5.2 Kesesuian Pola Solusi dengan Prinsip Arsitektur ....................................96 Tabel 5.3 Portfolio Sistem Informasi dan Unit terkait .............................................113 Tabel 5.4 Pemetaan McFarlan Aplikasi to-be di STAKPN Ambon ........................116 Tabel 5.5 Sistem Informasi, Modul dan Fungsionalitasnya .....................................117 Tabel 5.6 Pemetaan SI dan Hak Akesebilitas Pengguna (CRUD) ...........................124 Tabel 5.7 Pilihan Teknologi dan Prinsip Arsitekur..................................................131 Tabel 5.8 Integrasi Data ...........................................................................................133 Tabel 5.9 Mekanisme Integrasi ................................................................................134 Tabel 5.10 Gap Sistem Informasi...............................................................................140 Tabel 5.11 Gap Teknologi Informasi .........................................................................141

xii



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lapisan Infrasrtuktur ...........................................................................7 Gambar 2.2 Zachman Framework ...........................................................................10 Gambar 2.3 FEAF Federal Enterprise Architecture Framework ............................12 Gambar 2.4 Matriks Arsitektur FEAF .....................................................................13 Gambar 2.5 TOGAF Architecture Developemtn Cycle ...........................................15 Gambar 2.6 Technical Reference Model - High-Level View....................................18 Gambar 2.7 Perincian Technical Reference Model ..................................................19 Gambar 2.8 Model Framework untuk SI Perguruan Tinggi ....................................30 Gambar 3.1 Desain Penelitian / Kerangka Berpikir Penelitian ................................32 Gambar 3.2 Alur Penelitian / Langkah-langkah Penelitian .....................................35 Gambar 4.1 Struktur Organisasi STAKPN Ambon .................................................41 Gambar 4.2 Pemetaan Stakeholder dan Hubungannya ............................................48 Gambar 4.3 Infrastructure Network Diagram STAKPN Ambon ............................80 Gambar 5.1 Visi Arsitektur Penerimaan Mahasiswa Baru ......................................106 Gambar 5.2 Visi Arsitektur Perkuliahan ..................................................................107 Gambar 5.3 Visi Arsitektur Kelulusan Mahasiswa ..................................................108 Gambar 5.4 Arsitektur Bisnis STAKPN Ambon .....................................................110 Gambar 5.5 Arsitektur Data STAKPN Ambon .......................................................111 Gambar 5.6 Arsitektur Sistem Informasi STAKPN Ambon ....................................112 Gambar 5.7 Landscape Aplikasi ..............................................................................126 Gambar 5.8 Peta Interoperabilitas ............................................................................127 Gambar 5.9 Taksonomi Komponen Umum .............................................................129 Gambar 5.10 Perspektif Arsitektur Teknologi ...........................................................130 Gambar 5.11 Arsitektur Gabungan ............................................................................130 Gambar 5.12 Platform Arsitektur Teknologi mendatang ...........................................135 Gambar 5.13 Topologi Infrastruktur Jaringan Usulan untuk STAKPN Ambon .......138

xiii



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Transkrip Wawancara ...........................................................................L1 Lampiran 2 Data Komputer .....................................................................................L20 Lampiran 3 Data Infrastruktur SI/TI ........................................................................L22

xiv



BAB 1 PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Penggunaan teknologi informasi saat ini mempunyai potensi menjadi

penentu utama kesuksesan ekonomi di abad ke-21. Saat ini teknologi informasi telah menjadi sangat penting bagi keberhasilan organisasi, memberikan kesempatan-kesempatan menawakan

untuk

perlengkapan

mendapatkan

untuk

keunggulan

meningkatkan

kompetitif

produktifitas

dan

dan akan

memberikan nilai lebih di masa mendatang. Penerapan teknologi informasi dengan sukses untuk melakukan transformasi organisasi dan menciptakan produk dan layanan yang bernilai tambah telah menjadi kompetensi bisnis yang universal. Teknologi informasi juga merupakan kunci utama dalam menyimpan dan mengelola pengetahuan bisnis. Keberadaan teknologi informasi saat ini sangatlah terkait dan menjalar di berbagai bidang di organisasi. Pengelolaan terhadap teknologi informasi harus diberikan perhatian dengan menelaah sebesar apa kertergantungan organisasi terhadap teknologi informasi dan sepenting apa teknologi informasi bagi pelaksanaan strategi bisnis. Teknologi tinggi memungkinkan organisasi membangun sistem infromasi yang canggih yang mendukung pengelolaan sistem yang lebih efisien. Teknologi juga memudahkan pelayanan, pemrosesan, serta pengantaran layanan yang lebih teliti, cepat dan memuaskan pelanggan. STAKPN merupakan salah satu lembaga perguruan tinggi yang bernaung dibawah Kementerian Agama RI. STAKPN sendiri mempunyai cukup banyak mahasiswa, sehingga pelayanan yang prima dituntut dalam setiap pelayanan yang diberikan, terutama kepada bagian akademik dimana bagian ini merupakan bagian yang paling sering berinteraksi dengan mahasiswa. Bagian akademik merupakan inti dari sebuah perguruan tinggi dimana setiap data akademik mahasiswa ada dalam bagian ini. Dengan bantuan teknologi informasi maka pelayanan kepada mahasiswa harusnya dapat dilakukan secara maksimal. Akan tetapi pelayanan bagian 1



2

akademik kepada mahasiswa di STAKPN masih dilakukan dengan cara tradisional. Dimana cara-cara tradisional sangat membutuhkan usaha yang besar dari bagian akademik maupun dari mahasiswa sendiri, sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan. Waktu yang terbuang, ketidakkonsistensi data maupun data yang bisa saja hilang menjadi momok bagi pelayanan dengan caracara tradisional. Hal ini disebabkan karena belum adanya infrastruktur yang dapat mendukung kegiatan akademik di STAKPN Ambon baik dalam sisi sistem informasi maupun teknologi informasi. Dengan minimnya infrastruktur yang ada membuat proses akademik berjalan lambat dan adanya redundansi data karena tidak ada integrasi sistem di STAKPN Ambon. Berdasarkan wawancara awal yang dilakukan dengan Kepala Unit Komputer menunjukan bahwa STAKPN sendiri menginginkan adanya suatu rancangan infrastruktur SI/TI yang dapat menunjang seluruh kegiatan di STAKPN Ambon. Pemerintah memberikan jaminan tentang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu dalam penjelasan UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20 TAHUN 2003 TENTANG SISTEM PENDIDIKAN NASIONAL “BAB IX - STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN Pasal 35 ayat 1” Standar sarana dan prasarana pendidikan mencakup ruang belajar, tempat berolahraga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi, dan sumber belajar lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Jaminan juga diberikan kepada pendidik dan tenaga kependidikan yaitu dalam UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20 TAHUN 2003 TENTANG SISTEM PENDIDIKAN NASIONAL “BAB XI - PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN Pasal 40” Pendidik dan tenaga kependidikan berhak memperoleh: e). kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas pendidikan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.



3

Selain itu dalam Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) yang

dikeluarkan

oleh

Kementerian

Pendidikan

Nasional

tahun

2010

mengharuskan adanya manajemen fasilitas dan infrastruktur, manajemen sistem informasi dan pangkalan data perguruan tinggi dalam sebuah perguruan tinggi yang merupakan penjamin mutu dari perguruan tinggi tersebut dimana akses kepada data akademik merupakan hak dari mahasiswa. Sebagai konsenkuensi dari suatu lembaga pendidikan tinggi yang memberikan

layanan

kepada

mahasiswa,

jumlah

tenaga

pendidik

dan

kependidikan yang tidak sedikit, banyaknya fasilitas dan infrastruktur maka manajemen sistem informasi menjadi suatu keharusan. Manajemen sistem informasi ini meliputi : penyediaan sarana dan prasarana sistem informasi dan backbone jaringan telekomunikasi yang memungkinkan informasi proses utama pendidikan tinggi tersebut dapat diakses dengan cepat, akurat dan terpercaya. Dari dua pasal tentang sistem pendidikan nasional dan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi diatas menunjukan bahwa penggunaan SI/TI sangat berperan penting dalam dunia pendidikan termasuk dalam infrastruktur sistem informasi dan teknologi informasi.

1.2.

Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka ada beberapa masalah yang

terjadi di STAKPN Ambon : a.

Manajemen data akademik mahasiswa yang dilakukan secara manual mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada data yang diberikan.

b.

Proses pelayanan akademik yang diberikan oleh bagian akademik sangat lambat apalagi saat memasuki semester baru.

c.

Mahasiswa sering melakukan kesalahan dalam pengisian KRS karena tidak mengetahui total jumlah sks dan mata kuliah apa saja yang telah diambil.

d.

Mahasiswa sulit mendapatkan data akademik mereka berupa KRS dan KHS yang dilakukan secara manual. Hal ini pun dapat menyebabkan kesalahan dalam pencetakan.



4

e.

Perhitungan IP dan IPK yang sering mengalami kesalahan karena manajemen data yang dilakukan secara manual berbasis kertas.

f.

Perbedaan nilai yang terjadi dikarenakan adanya oknum-oknum tertentu yang dapat merubah nilai mahasiswa sehingga keamanan dari data-data akademik mahasiswa menjadi sangat rentan.

g.

Belum terintegrasinya data-data akademik mahasiswa menyebabkan sulitnya pencarian data, pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.

h.

Belum adanya jaringan backbone di lingkungan STAKPN Ambon yang sangat menyulitkan stakeholder dalam melakukan pertukaran data.

i.

Proses wisuda mahasiswa menjadi lama dan rumit karena dilakukan secara manual. Mahasiswa harus mengurus bebas nilai, bebas pustaka, bebas akademik dan mendaftarkan data diri mereka kembali. Proses pengelolaan data yang dilakukan secara manual ini menyebabkan kesalahan penulisan nama pada ijazah mahasiswa, padahal data mahasiswa seharusnya sudah direkap pada saat mereka mendaftar pertama kali di STAKPN Ambon.

j.

Belum terintegrasinya sistem dan data menyebabkan mahasiswa harus melewati proses yang panjang ketika membayarkan uang dari Bank untuk dapat melakukan registrasi maupun kegiatan lainnya. Bagian keuangan pun menjadi sulit karena harus melakukan pengecekan secara manual terhadap slip setoran mahasiswa dan data rekening koran dari bank pembayaran.

Dari permasalahan-permasalahan diatas maka perlu dilakukan penelitian yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi pada STAKPN Ambon, sehingga dapat menjawab pertanyaan berikut : RQ : Bagaimana Rancangan Arsitektur SI/TI untuk STAKPN Ambon?



5

1.3.

Pembatasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini adalah : 1. Penelitian ini dilakukan khusus hanya untuk keperluan civitas akademika STAKPN Ambon. 2. Penelitian ini dilakukan khusus untuk membuat rancangan arsitektur di STAKPN Ambon. 3. Hasil dari penelitian ini berupa pola rancangan teknologi informasi yang digunakan untuk merancang arsitektur STAKPN Ambon. 4. Penelitian ini akan menggunakan TOGAF ADM sebagai framework dalam merancang arsitektur SI/TI. 5. Penelitian ini tidak akan membahas masalah keuangan.

1.4.

Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Membuat sebuah rancangan arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi untuk STAKPN Ambon. 2. Memberikan rekomendasi rancangan arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi untuk STAKPN Ambon. 3. Menerapkan metodologi TOGAF ADM dalam merancang arsitektur Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

1.5.

Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dapat diambil dari penelitian ini adalah : a. Manfaat bagi instansi 1. Diharapkan dapat menjadi sebuah rancangan arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi untuk STAKPN Ambon. 2. Diharapkan dapat menjadi sebuah standar dalam pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi pada STAKPN Ambon di masa yang akan datang. b. Manfaat di bidang akademis Penelitian ini diharapkan menjadi referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang percanaan arsitektur teknologi informasi dalam dunia pendidikan khususnya perguruan tinggi. Universitas Indonesia


6

1.6.

Sistematika Penulisan  BAB I.

PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penulisan.  BAB II. LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori dan rujukan yang digunakan dalam penelitian ini, TOGAF ADM sebagai framework yang digunakan dalam perancangan infrastruktur dalam penulisan karya akhir ini dan penelitianpenelitian yang terkait dengan karya akhir ini.  BAB III. METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang desain penelitian / kerangka berpikir dan alur penelitian, metode pengumpulan data, metode analisa dan perancangan arsitektur dan jadwal pengerjaan karya akhir.  BAB IV. PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan profil STAKPN (Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri) Ambon mencakup sejarah organisasi, tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi. Dalam Bab ini juga akan dibahas mengenai situasi saat ini pada STAKPN Ambon dan akan dilakukan pemetaan stakeholder berserta tugas dan permasalahan yang dihadapi dimana akan ada solusi-solusi terhadap permasalah tersebut yang bersifat umum maupun dalam bentuk SI/TI.  BAB V. ANALISA DAN PEMBAHASAN Bab ini akan menjabarkan dan menjelaskan rancangan arsitektur teknologi informasi dengan menggunakan metodologi TOGAF ADM namun tidak semua fase dari TOGAF ADM akan digunakan dalam merancang arsitektur yang diusulkan. Arsitektur rancangan yang diusulkan dibuat berdasarkan kondisi saat ini dan permasalahan yang ada pada STAKPN Ambon.  BAB VI. PENUTUP Bab ini akan berisi kesimpulan dari penelitian dan saran kelanjutan dari penelitian yang dapat dilakukan selanjutnya. Universitas Indonesia


BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini berisi uraian mengenai berbagai literatur dari teori, metode, teknik yang digunakan dan yang berhubungan dengan permasalahan penelitian. 2.1

Infrastruktur Teknologi Informasi Robertson dan Sribar (2001) dalam bukunya mendefinisikan infrastuktur

dengan “structure beneath a structure”. Berdasarkan pengertian ini maka dapat disimpulkan adanya perbedaan lapisan dalam struktur yang ada. Robertson dan Sribar menggambarkan perbedaan lapisan-lapisan ini kedalam bentuk piramida, dimana puncak piramida adalah pengguna struktur dibawahnya, seperti pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Lapisan Infrastruktur (Robertson & Sribar, 2001) 2.1.1

Karakteristik Infrastruktur TI Infrastruktur TI yang komprehensif memilki beberapa karakteristik

seperti yang dijelaskan dalam penelitian yaitu : a. Digunakan bersama-sama (shared) oleh pengguna yang lebih luas, dibandingkan dengan struktur-struktur yang didukungnya. b. Lebih statis dan permanen dibandingkan dengan struktur-struktur yang didukungnya 7



8

c. Lebih dipandang sebagai sebuah servide (considered a service), termasuk orang-orang dan proses yang dilibatkan dalam support, lebih dari sekedar struktur atau perlengkapan (device) fisik. d. Terkadang terhubung secar fisik ke struktur yang didukungnya e. Terpisah (distinct) dari struktur-struktur yang didukungnya dalam hal lifecycle (Plan, build, run, change, exit) f. Terpisah (distinct) dari struktur- struktur yang didukungnya dalam hal kepemilikan dan orang-orang yang mengeksekusi lifecycle-nya 2.2

Enterprise Architecture Definisi tentang Enterprise Architecture beragam, berikut adalah beberapa

sumber dengan definisi mereka tentang Enterprise Architecture : 1. Enterprise Architecture menggambarkan bagiamana elemen-elemen dari suatu organisasi saling menyambung, termasuk didalamnya proses bisnis, organisasi yang bertanggung jawab terhadapnya, kemampuan IT dan infrastruktur, baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang (Mitre, 2004) 2. Enterprise Architecture adalah pendekatan untuk manajemen sistem informasi secara enterprise yang bergantung pada pemodelan dari sistem informasi dan lingkungannya (Källgren, 2009) 3. Enterprise IT Architecture adalah koleksi dari disiplin arsitektur dan strategis yang meliputi infrmasi, sistem bisnis dan teknikal (Perks and Beveridge, 2003) 4. Enterpise Architecture adalah sebuah aset dengan informasi strategis yang mendefiniskan bisnis, informasi yang diperlukan untuk mengopersikan bisnis, teknologi yang penting untuk mendukung kebutuhan

bisnis

dan

proses

transisi

yang

penting

mengimplementasikan teknologi baru sebagai respon

untuk

terhadap

kebutuhan bisnis yang berubah (CIT Council, 2005)



9

2.3

Kerangka Pengembangan Arsitektur Enterprise Fungsi utama dari Arsitektur Enterprise adalah menginformasikan,

memandu, dan membatasi keputusan bagi perusahaan khususnya yang terkait dengan investasi TI. Arsitektur Enterprise merupakan jalan untuk meningkatkan efisiensi Teknologi Informasi (TI) pada saat inovasi bisnis dikembangkan. Dengan menggunakan Framework dari Arstitektur Enterprise maka Organisasi dapat mengelola sistem yang kompleks dan menyeleraskan bisnis dengan TI sekaligus mengungkap inovasi dalam struktur organisasi, proses bisnis terpusat atau federasi, kualitas dan ketepatan waktu informasi bisnis, atau memastikan yang dibelanjakan untuk TI dapat dipertanggungjawabkan.

2.2.1 Zachman Framework Framework ini diperkenalkan oleh John Zachman dan lebih sering dikenal dengan Framework Zachman yang dikeluarkan oleh Zachman Institute for Framework Advancement (ZIFA). Zachman mengemukakan bahwa dokumendokumen enterprise itu bermacam-macam, ada yang berbentuk teks, diagram, gambar dan lain-lain. Dokumen-dokumen ini kadang menjelaskan hal yang sama namun dari sudut pandang yang berbeda. Agar dokumen tersebut dapat mudah dipahami dan dikelola, maka Zachman mengusulkan agar dokumen tersebut dikelompok-kelompokkan. Karakteristik-karakteristik yang dimiliki oleh Framework Zachman antara lain : 1. Mengkategorikan deliverable dari EA 2. Kegunaan Enterprise Arsitektur yang terbatas 3. Banyak diadopsi diseluruh dunia 4. Perspektif view yang kurang menyeluruh 5. Merupakan tool untuk perencanaan

Framework Zachman merupakan suatu alat bantu yang dikembangkan untuk memodelkan arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga gambaran organisasi dapat diperoleh secara utuh.



10

Kerangka kerja Zachman sendiri tidak harus digunakan untuk keseluruhan enterprise secara seketika karena akan memakan terlalu banyak waktu dan biaya. Penggunakan kerangka kerja ini dapat dilakukan secara bertahap berbasis pada pendekatan “piece by piece” atau sepotong-sepotong. Hal Ini berarti memecah proyek arsitektur enterprise menjadi proyek berdasarkan skala prioritas. Kerangka kerja Zachman untuk arsitektur enterprise terdiri dari 6 (enam) kolom dan 6 (enam) baris dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Zachman Framework (Ambler, 2004)

Gambar 2.2 diatas memperlihatkan Zachman Framework yang merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifak enterprise. Zachman framework terdiri dari 6 (enam) kolom dan 6 (enam) baris. Tiap baris menyajikan perspektif dari sudut pandang perencana (planner), pemilik (owner), perancang (designer),

pengembang

(builder),

sub-kontraktor

(sub-contractor)

dan

functioning enterprise. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi.



11

Secara

rinci,

setiap

baris

dalam

kerangka

kerja

Zachman

merepresentasikan perspektif berikut: 

Perencana (planner): menetapkan konteks, latar belakang, dan tujuan.



Pemilik (owner): menetapkan model konseptual dari enterprise.



Perancang (designer): menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik dan hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.



Pengembang (builder): menetapkan model teknis dan fisik yang digunakan dalam mengawasi penerapan teknis dan fisik.



Subkontraktor (sub-contractor): menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi.



Functioning enterprise: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil penerapan.

Dan untuk tiap kolom dalam kerangka kerja Zachman merepresentasikan fokus, abstraksi atau topik arsitektur enterprise, yaitu: 

What (data) Menggambarkan kesatuan yang dianggap penting dalam bisnis. Kesatuan tersebut adalah hal-hal yang informasinya perlu dipelihara.



How (function) Mendefinisikan

fungsi

atau

aktivitas.

Input

dan

output

juga

dipertimbangkan di kolom ini. 

Where (networks) Menunjukkan lokasi geografis dan hubungan antara aktivitas dalam organisasi, meliputi lokasi geografis bisnis yang utama.



Who (people) Mewakili manusia dalam organisasi dan metric untuk mengukur kemampuan dan kinerjanya. Kolom ini juga berhubungan dengan antar muka pengguna dan hubungan antara manusia dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.



12 

When (time) Mewakili waktu atau kegiatan yang menunjukkan kriteria kinerja. Kolom ini berguna untuk mendesain jadwal dan memproses arsitektur.



Why (motivation) Menjelaskan motivasi dari organisasi dan pekerjanya. Disini terlihat tujuan, sasaran, rencana bisnis, arsitektur pengetahuan, alasan pikiran dan pengambilan keputusan dalam organisasi.

2.2.2

Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) adalah framework

yang diperkenalkan oleh Federal CIO Council pada tahun 1999. FEAF ditujukan untuk mengembangkan arsitektur enterprise bagi negara-negara bagian di Amerika Serikat. FEAF

menyediakan

standar-standar

untuk

mengembangkan

dan

mendokumentasikan deskripsi arsitektur pada area-area yang menjadi prioritas utama. Framework ini cocok untuk mendeskripsikan arsitektur bagi pemerintahan federal. FEAF menyediakan sebuah struktur untuk mengembangkan, memelihara dan

mengimplementasikan

lingkungam

operasional

pada

top-level

dan

mendukung implementasi dari sistem TI. Framework ini membagi arsitektur ke dalam 3 area yaitu area bisnis, area data serta area aplikasi dan teknologi.

Gambar 2.3 Struktur Komponen FEAF Federal Enterprise Architetcture Framework (CIO Council 2001) Universitas Indonesia


13

Gambar arsitektur FEAF diatas ditujukan sebagai sebuah referensi untuk memfasilitasi koordinasi yang efektif dan efisien dari proses bisnis yang umum, penyisipan teknologi, aliran informasi dan investasi pada Federal Agencies. FEAF menyediakan

sebuah

struktur

untuk

mengembangkan,

memelihara

dan

menerapankan lingkungan operasional pada top-level dan mendukung penerapan dari sistem TI. Gambar 2.4 akan memperlihatkan gambaran matriks 5 x 3 dari FEAF dengan tipe-tipe arsitektur pada sumbu mendatar dan perspektif pada sumbu lainnya. Hubungan antara produk arsitektur enterprise terdapat pada cells matriks.

Gambar 2.4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council, 2001)

Karakteristik-karakteristik

yang

dimiliki

dari

Federal

Enterprise

Architetcture Framework (FEAF) adalah sebagai berikut : a. Merupakan arsitektur enterprise Reference Model b. Standar yang dipakai oleh pemerintahan Amerika Serikat c. Menampilkan perspektif view yang menyeluruh d. Merupakan tool untuk perencanaan dan komunikasi

2.2.3

TOGAF (The Open Group Architecture Framework) Sesuai dengan kepanjangan dari TOGAF itu sendiri, dapat kita lihat bahwa

TOGAF merupakan sebuah framework dalam pengembangan Enterprise Architecture. Framework ini dikeluarkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995. TOGAF sendiri sebenarnya diperuntukan untuk Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun TOGAF akhirnya banyak Universitas Indonesia


14

dipakai dalam berbagai bidang seperti perbankan, manufaktur dan departemen Negara. TOGAF terdiri dari dua bagian utama yaitu Application Development Method (ADM) dan Enterprise Continoum. Versi TOGAF terbaru saat ini adalah versi 9.1. TOGAF membagi arsitektur enterprise kedalam empat bagian yaitu : 1. Arsitektur Bisnis Bagian ini akan mendefenisikan strategi bisnis, tata kelola, pengorganisasian dan kunci proses bisnis (key business process) dari sebuah organisasi. 2. Arsitektur Data Bagian ini akan mendefenisikan struktur dari data perusahaan baik secara logical maupun fisik dan pengelolaan data. 3. Arsitektur Aplikasi Bagian ini menggambarkan blueprint dari satu persatu aplikasi yang akan dikembangkan, interaksi diantara aplikasi dan keterhubungannya dengan inti dari proses bisnis perusahaan. 4. Arsitektur Teknologi Bagian ini yang menggambarkan kemampuan dari perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk mendukung kegiatan bisnis, data dan layanan aplikasi, yang meliputi infrastruktur teknologi informasi,

middleware,

jaringan,

komunikasi,

pemrosesan,

standarisasi dan lain-lain. Arsitektur teknologi informasi merupakan rancangan teknologi informasi organisasi secara utuh bukan departmental agar didapatkan : -

Keselarasan proyek-proyek implementasi teknologi informasi setiap bagian dengan strategi organisasi

-

Kompabilitas / interopebalititas antar komponen-komponen teknologi informasi lintas bagian yang terstandarisasi

-

Utilitas dengan meminimasi duplikasi melalui penggunaan bersama (sharing) komponen-komponen teknologi informasi lintas bagian.



15

Keuntungan dari memiliki sebuah Enterprise Architecture menurut TOGAF adalah : 1. Operasioanl IT yang lebih efisien 2. ROI yang lebih baik 3. Procurement IT yang lebih cepat, mudah dan simple

2.2.3.1 ADM (Architecture Development Method) ADM adalah fitur penting dari TOGAF yang memungkinkan perusahaan untuk mendefenisikan kebutuhan bisnis dan membangung arsitektur spesifik untuk memenuhi kebutuhan itu. ADM terdiri atas fase-fase yang merupakan tahapan-tahapan dalam siklus ADM.

Gambar 2.5 TOGAF Architecture Development Cycle (The Open Group, 2009)



16

Berikut tahapan dalam ADM menurut TOGAF versi 9.1 : a. Preliminary Fase ini bertujuan untuk menggambarkan kerangka dan prinsip penerapan teknologi informasi. b. Visi Architecture Fase ini merupakan fase awal pada siklus ADM. Fase ini akan menggambarkan scope, vision, stakeholder dan visi arsitektur. c. Business Architecture Fase ini menggambarkan arsitektur bisnis yang akan mendukung visi arstitektur yang sudah disetujui. d. Information System Architecture Fase ini akan menggambarkan arstitektur aplikasi dan data yang diperlukan untuk menjalankan bisnis organisasi. e. Technology Architecture Fase ini menggambarkan pengembangan arsitektur teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi pada arsitektur sistem informasi. f. Opportunities and Solutions Fase ini menggambarkan rencana implementasi dari arsitektur sebagai pengembangan baru atau penggunaan kembali yang sudah ada sebelumnya. g. Migration Planning Fase ini akan menggambarkan rencana migrasi dan analisis resiko dan biaya yang bertujuan untuk memilih proyek implementasi yang bervariasi untuk menjadi urutan prioritas. h. Implementation Governance Fase ini menggambarkan cara implementasi dan prosedur implementasi dari arstitektur serta persiapan untuk implementasinya. i. Architecture Change Management Pada fase ini akan dilakukan evaluasi terhadap arsitektur dan trend teknologi yang berkembang untuk menentukan perubahan pada arsitektur yang baru. Universitas Indonesia


17

j. Requirements Management Fase ini mendefenisikan proses mengelola kebutuhan arsitektur pada seluruh siklus ADM. Mutyarini dan Sembiring dalam jurnal yang mereka tulis mengutarakan beberapa alasan mengapa TOGAF dapat digunakan sebagai framework dalam arsitektur sistem informasi di perguruan tinggi (Mutyarini & Sembiring, 2006) yaitu : 1. Dibutuhkan suatu metode yang fleksibel untuk mengintegrasikan unit-unit informasi dan mungkin juga sistem perencanaan sistem informasi (SI) dengan platform dan standar yang berbeda-beda. TOGAF mampu untuk melakukan integrasi untuk berbagai sistem yang berbeda-beda. 2. TOGAF cenderung merupakan suatu metoda yang bersifat generik serta fleksibel yang dapat mengantisipasi segala macam artefak yang mungkin muncul dalam proses perancangan (karena TOGAF memiliki resource base yang sangat banyak), standarnya diterima secara luas, dan mampu mengatasi perubahan. 3. TOGAF mudah diimplementasikan 4. TOGAF bersifat open source. Selain itu TOGAF juga sudah diimplementasikan oleh Monash University dalam peracangan arsitektur teknologi informasi mereka.

2.2.3.2 TRM (Technical Reference Model) Rachel Harrison dalam bukunya yang berjudul TOGAF 9 Foundation Study Guide, 2011 menjelaskan bahwa dalam membangun arsitektur diperlukan adanya pondasi yang dapat menjadi dasar dalam pembangunannya. TOGAF sebagai sebuah arsitektur enterprise juga mempunyai sebuah pondasi arsitektur. Pondasi arsitektur merupakan suatu arsitektur building block dan berkaitan dengan standar-standar yang mendukung keseluruhan arsistektur sistemnya dimana selanjutnya pondasi tersebut akan menjadi lingkungan komputasi yang lengkap. TOGAF menyediakan suatu pondasi arsitektur yang disebut dengan Technical

Reference

Model

(TRM)

dimana

TRM

akan

mendukung



18

pengembangan arsitektur enterprise menggunakan TOGAF ADM. Dalam TOGAF Architecture Development Method (ADM) akan menjelaskan bagaimana mengembangkan pondasi arsitektur secara generik menjadi arsitektur enterprise yang spesifik sedangkan Technical Reference Model (TRM) menggambarkan sebuah arsitektur dasar dengan teknologi-teknologi yang lebih spesifik untuk mendukung TOGAF ADM dalam membangun arsitektur enterprise berdasarkan teknologi-teknologi TOGAF TRM tersebut. Technical Reference Model (TRM) mempunyai dua komponen utama yaitu : 1. Taksonomi

yang

mendefenisikan

terminologi

dan

menyediakan

penjabaran koheren dari komponen-komponen dan struktur konseptual dari suatu sistem informasi. 2. Suatu model dengan penggambaran grafik tentang TRM, yang menyediakan

tampilan

visual

dari

taksonomi

sebagai

bantuan

pemahaman terhadap TOGAF TRM.

Gambar berikut akan menunjukan model high-level dari technical reference model. Tiga bagian utama dari TRM adalah Application software, Application Platform dan Communication Infarstructure yang terkoneksi melalui dua antarmuka/interface yaitu Application Platform Interface dan Communication Infrastructure Interface.

Gambar 2.6 Technical Reference Model - High-Level View (The Open Group, 2009) Universitas Indonesia


19

Rincian dan detail dari gambaran high-level Technical Reference Model (TRM) pada gambar 2.6 dapat dilihat pada gambar 2.7. Rincian pada gambar 2.7 dikembangkan dari Technical Reference Model high-level untuk menunjukan gambaran kategori servis dari platform aplikasi (Application Platform) dan dua kategori dari aplikasi perangkat lunak (Application software).

Gambar 2.7 Perincian Technical Reference Model (The Open Group, 2009)

2.4

Pemilihan Kerangka Pengembangan Arsitektur Enterprise Memilih kerangka pengembangan arsitektur enterprise merupakan langkah

awal yang harus diperhatikan. Untuk memilih sebuah kerangka arsitektur enterprise perlu mempertimbangkan beberapa hal/kriteria berbeda yang bisa dijadikan sebagai acuan yaitu (Setiawan, 2009) : 

Tujuan dari arsitektur enterprise dengan melihat bagaimana definisi arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur.



20 

Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan input teknologi.



Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain transisional utnuk evolusi dan perubahan. Menurut (Setiawan, 2009) kerangka/framework yang dipilih menjadi

dasar pengembangan seharusnya memiliki kriteria sebagai berikut: a. Reasoned Framework yang masuk akal yang dapat memungkinkan pembuatan arsitektur yang bersifat deterministik ketika terjadi perubahan batasan dan tetap menjaga integritasnya walaupun menghadapi perubahan bisnis dan teknologi serta tuntutan atau permintaan yang tak terduga. b. Cohesive Framework yang kohesif memiliki sekumpulan perilaku yang akan seimbang dalam cara pandang dan ruang lingkupnya (scope). c. Adaptable Framework Framework harus dapat beradaptasi terhadap perubahan yang mungkin sangat sering terjadi dalam organisasi. d. Vendor-independent Framework haruslah tidak tergantung pada vendor tertentu untuk benarbenar memaksimalkan benefit bagi organisasi. e. Technology-independent Framework haruslah tidak tergantung pada teknologi yang ada saat ini, tapi dapat menyesuaikan dengan teknologi baru. f. Domain-neutral Adalah atribut penting bagi framework agar memiliki peranan dalam pemeliharaan tujuan organisasi. g. Scalable Framework harus beroperasi secara efektif pada level departemen, unit bisnis, pemerintahan dan level korporat tanpa kehilangan fokus dan kemampuan untuk dapat diaplikasikan.



21

Hasil pemetaan dari ketujuh kriteria diatas dengan tiga framework EA yang telah dibahas pada subbab sebelumnya maka hasilnya akan ditunjukan pada tabel berikut: Tabel 2.1 Perbandingan Kerangka Arsitektur Enterprise (Setiawan, 2009)

Zachman Parsial

FEAF Ya

Ya

Tidak

Support terhadap evolusi arsitektur

Tidak

Ya

Standarisasi

Tidak

Tidak

Architecture Knowledge Base Pendorong Bisnis Input Teknologi Model Bisnis Desain Transisional

Tidak

Ya

Parsial Tidak Ya Tidak

Ya Ya Ya Ya

Neutrality Menyediakan Prinsip Arsitektur

Ya Tidak

Tidak Tidak Hanya untuk karakteristik FEAF

Definisi arsitektur dan pemahamannya Proses Arsitektur yang detil

TOGAF Ya Pada fase prelimnary Ya ADM dengan 9 fase yang detil Ya Ada fase migration planning Ya Menyediakan TRM, Standards Information Ya Ya Ya Ya Ya Hasil Fase Migration Planning Ya Ya

Dari hasil pemetaan kriteria tersebut dapat ditarik kesimpulan untuk studi kasus enterprise dimana masih belum terdapat arsitektur enterprise dan memiliki keperluan untuk pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas serta sesuai maka arsitektur enterprise framework yang cocok digunakan adalah TOGAF.



22

Roger Sesion (2007) juga membuat peringkat metodologi arsitektur enterprise dengan 12 kriteria yang digolongkan kedalam 4 nilai yaitu Sangat Buruk (1), Buruk (2), Baik (3) dan Sangat Baik (4).

Tabel 2.2 Peringkat Kerangka Arsitektur Enterprise (Session, 2007)

Ratings Criteria

ZACHMAN

TOGAF

FEAF

Taxonomy Completeness

4

2

2

Process Completeness

1

4

2

Reference Model Guidance

1

3

4

Practice Guidance

1

2

2

Maturity Model

1

1

3

Business Focus

1

2

1

Governance Guidance

1

2

3

Partitioning Guidance

1

2

4

Prescriptive Catalog

1

2

4

Vendor Neutrality

2

4

3

Information Availability

2

4

2

Time to value

1

3

1

1.

Taxonomy Completeness adalah kelengkapan dari artifak arsitektur.

2.

Process Completeness adalah kelengkapan panduan untuk proses pengembangan arsitektur.

3.

Reference Model Guidance adalah panduan untuk bagaimana kerangka tersebut membantu dalam membangun kumpulan model referensi.

4.

Practice Guidance adalah panduan untuk bagaimana kerangka kerja membantu asimilasi enterprise architecture ke dalam organisasi dan budayanya.

5.

Maturity Model adalah ukuran apakah kerangka kerja membantu dalam menghitung efektivitas dan tingkat kematangan dari perusahaan.

6.

Business Focus adalah ukuran apakah kerangka kerja akan berfokus pada penggunaan teknologi yang mendorong peningkatan nilai bisnis Universitas Indonesia


23

7.

Governance Guidance adalah panduan untuk membantu pembangunan tata kelola yang efektif untuk arsitektur

8.

Partitioning Guidance adalah panduan untuk membantu dalam memilahmilah perusahaan menjadi beberapa bagian untuk mempermudah analisa

9.

Prescriptive Catalog adalah ukuran apakah kerangka kerja memiliki kemampuan untuk membantu dalam menyusun catalog untuk aset arsitektur

10. Vendor Neutrality adalah ukuran apakah kerangka kerja tidak terikat pada vendor tertentu dan tidak menyebabkan keterikatan pada vendor 11. Information Availability adalah ukuran apakah kerangka kerja memiliku ketersediaan informasi yang lengkap 12. Time to value adalah ukuran apakah kerangka kerja memiliki kemampuan untuk memberikan solusi yang membantu bisnis dengan cepat Untuk menunjang penelitian ini penulis membutuhkan kerangka kerja yang memiliki ketersediaan informasi yang lengkat, kelengkapan panduan untuk proses pengembangan arsitektur, tidak terikat pada vendor dan tidak menyebabkan keterikatan pada vendor tertentu serta memiliki kemampuan untuk memberikan solusi yang membantu bisnis dengan cepat. Berdasarkan hasil tabel-tabel diatas maka penulis memilih TOGAF sebagai panduan kerangka pengembangan arsitektur enterprise.

2.5

Penelitian Terdahulu Penelitian-penelitan

tentang

penggunaan

TOGAF

dalam

institusi

perguruan tinggi maupun dalam institusi lain sudah banyak dilakukan. Berikut adalah beberapa literatur yang membahas penggunaan TOGAF dalam penelitian yang mereka lakukan: 1. Rancangan Model Service Oriented Architecture Pada Institusi Pendidikan Tinggi Dengan Pendekatan Enterprise Architecture Studi Kasus : Universitas Muhammadiyah Jakarta. (Ardiansyah, 2011) Penelitian ini dilakukan dengan mengambil salah satu perguruan tinggi sebagai studi kasus yaitu universitas muhammadiyah Jakarta. Penelitian ini dilakukan untuk membuat perancangan enterprise architecture dengan Universitas Indonesia


24

menggunakan ADM TOGAF sebagai proses utama dalam pembuatannya dan merancang model SOA yang sesuai dengan UMJ. Fase yang digunakan dalam TOGAF ADM adalah dari fase preliminary, arsitektur visi, arsitektur bisnis, arsitektur informasi dan arsitektur teknologi dan dilanjutkan dengan pembuatan model SOA yang mengambil input dari rangkuman dalam tahapan fase ADM. Fase preliminary pada penelitian ini akan menjabarkan Prinsip-prinsip arsitektur yang digunakan diambil dari dokumen TOGAF sebanyak 18 prinsip dari 20 prinsip yang tersedia. Prinsip-prinsip arsitektur yang digunakan adalah sebagai berikut : A. PRINSIP BISNIS 1. Keberlangsungan bisnis 2. Berorientasi layanan 3. Mematuhi hukum yang ada 4. Tanggung jawab IT 5. Perlindungan kepemilikan intelektual B. PRINSIP DATA 1. Data adalah aset 2. Bagi pakai data 3. Kemudahan dalam pengaksesan data 4. Pengawasan data 5. Keamanan data C. PRINSIP APLIKASI 1. Ketidakbergantungan teknologi 2. Kemudahan dalam penggunaan D. PRINSIP TEKNOLOGI 1. Perubahan berdasarkan kebutuhan 2. Respon terhadap manajemen perubahan 3. Penerapan open standard 4. interoperabilitas Fase selanjutnya adalah arsiktetur visi yang dibuat dengan menganalisa model bisnis organisasi dengan menggunakan use case dan menghasilkan sebauah gambaran visi arsitektur yang memodelkan proses bisnis UMJ. Universitas Indonesia


25

Arsiktektur bisnis merupakan pengembangan dari dukungan arsitektur visi yang telah disetujui yang kemudian di turunkan menjadi proses bisnis. Pada fase arsitektur sistem informasi akan digambarkan arsitektur sistem informasi yang diusulkan yang terbagi dalam pengembangan arsitektur darta dan aplikasi. Sedangkan pada fase arsitektur teknologi merupakan fase terakhir dari proses ADM dalam penelitian ini yang akan membuat arsitektur teknologi informasi berupa teknologi yang dipakai dan gambaran topologi infrastruktur dari teknologi-teknologi tersebut. Proses terakhir yang dilakukan adalah membuat model SOA. Model SOA ini dilakukan dengan merancang model web 2.0 dengan melakukan indentifikasi kandidat service bisnis menurut ketentuan SOA.

2. Perancangan Integrasi Sistem Menggunakan TOGAF Architecture Development Model: Studi Kasus Sistem Back-Office PT. XYZ (Utomo, 2011) Penelitian ini merancang integrasi sistem yang terpisah-pisah dan beberapa proses bisnis yang dilakukan dua kali dengan menggunakan TOGAF ADM. Tahapan dari TOGAF ADM yang digunakan dari fase Preliminary sampai fase Opportunities and Solutions. Hasil dari penelitian ini berupa solusi arsitektur integrasi aplikasi berdasarkan arsitektur Service-Oriented Architecture.

3. Perancangan Arsitektur Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Akademik pada Universitas Sriwijaya (Dalimunthe, 2009) Penelitian ini membuat rancangan arsitektur SI/TI pada Kampus UNSRI dengan

menggunakan

SSM

(Soft

System

Methodology)

untuk

mengidentifikasi stakeholder, merumuskan masalah dan menentukan pola solusi dan menggunakan 5 fase TOGAF ADM dari Preliminary hingga fase Opportunities and Solutions.



26

4. Perancangan Model Arsitektur Teknologi Informasi (TI) Menggunakan TOGAF Architecture Development Method : Studi Kasus Pada Elex Comic Center (Murtadio, 2009) Penelitian ini akan melakukan kombinasi antara strategi analisis BPR for e-business dengan kerangka kerja TOGAF ADM dalam menentukan model arsitektur TI di Elex Comic Center. Fase TOGAF yang dipakai adalah Preliminary hingga fase Opportunities and Solutions 5. Perancangan Arsitektur Infrastruktur Teknologi Informasi Adaptif pada Universitas Terbuka (Pasinringi, 2008) Penelitian ini dilakukan di Universitas Terbuka sebagai perguruan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan dengan sistem belajar jarak jauh. Penelitian ini dilakukan karena banyaknya kendala yang disebabkan belum terintegrasinya jaringan dan aplikasi-aplikasi yang ada di Universitas Terbuka. Dengan adanya perancangan arsitektur aplikasi berbasis layanan yang saling terintegrasi dan bersifat adaptif maka dapat mendukung dan mempercepat proses integrasi antar sistem yang ada di Universitas Terbuka.

Perancangan

arsitektur

dilakukan

dengan

menggunakan

pendekatan enterprise architecture model yang diturunkan dari kerangka kerja TOGAF. Teknologi yang digunakan adalah arsitektur berorientasi layanan (SOA) dimana terdapat suatu system bus (middleware) yang berfungsi sebagai container bagi layanan-layanan yang akan digunakan aplikasi-aplikasi

secara

bersama-sama.

Rancangan

jaringan

pada

Univeristas Terbuka akan dibuat menggunakan pendekatan model rancangan topologi jaringan yang disebut dengan three layer hierarchical network model (model jaringan hirarkis yang terdiri dari 3 layer) dimana, topologi rancangan tersebut memiliki manfaat terkait dengan isu skalabilitas, ketersediaan, kinerja, keamanan, kemudahan pengelolaan dan kemudahan perawatan. Fase yang digunakan dari TOGAF dalam merancang arsitektur teknologi informasi di universitas terbuka dalam penelitian ini dimulai dari fase visi arsitektur yang dilakukan dengan menentukan dan menguraikan kerangka kerja dan merancang prinsip-prinsip perancagan arsitektur. Kerangka kerja Universitas Indonesia


27

diuraikan dalam bentuk visi arsitektur sedangkan prinisp-pinsip dijabarkan kedalam 4 bagian yaitu prinsip bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Visi arsitektur teknologi informasi universitas terbuka yang diusulkan diturunkan dari visi universitas terbuka, Prinsip-prinisp arsitektur yang dibuat akan menjadi landasan dalam percangan arsitektur infrastruktur. Penyusunan prinisip-prinsip dasar yang dibuat dilakukan dengan merangkum beberapa sumber yaitu, renstra dari universiter terbuk, rencana operasional universitas terbuka, keterangan dari counterparts, serta mengacu pada industry best practice Prinsip bisnis 1. Pelayanan yang handal bagi stakeholder 2. Kesinambungan bisnis 3. Keuntungan yang maksimal bagi orgabisasi dan semua pihak 4. Pemulihan masalah, dalam menunjang kelangsungan bisnis Prinsip data 1. Data merupakan akses yang berharga 2. Data digunakan secara bersama-sama 3. Definisi umum dan kamus data 4. Keamanan data 5. Master dataset Prinsip aplikasi 1. Independensi teknologi 2. Kemudahan penggunaan Prinsip teknologi 1. Integrasi 2. Akses dari manapun dan kapan pun 3. Mengurangi kompleksitas integrasi 4. Minimalisasi konfigurasi kerangka perangkat keras 5. Mengacu pada standar industri 6. Acuan ruang lingkup dalam mendukung skalabilitas 7. Jaminan keamanan TIK (integritas, ketersediaan dan kerahasiaan) dan hak pribadi Universitas Indonesia


28

8. Prinsip biaya total kepemilihan (total cost of ownership) Selanjutnya

dilanjutkan

dengan

pembuatan

rancangan

arsitektur.

Rancangan arsitektur yang dibuat meliputi arsitektur bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Keempat rancangan arsitektur ini dirancang sesuai dengan visi dan prinisp-prinisp arsitektur teknologi informasi yang sudah didefenisikan sebelumnya. Pada perancangan arsitektur teknologi akan dijabarkan lagi prinsip-prinsip dalam perancangan infrastrktur. Prinsipprinsip ini ini dipilih berdasarkan karakterisktik yang menonjol dari layanan teknologi informasi Universitas Terbuka ke depan yaitu ketersediaan infrastruktur yang disediakan puskom, kebutuhan akan perlindungan terhadap kerahasiaan dan intergriras data serta aplikasi dengan tingkat kecanggihan relatif tinggi. Prinsip-prinsip tersebut adalah Scalability (skalabilitas), Security (keamanan), Availability (ketersediaan), Manageability (kemudahan pengelolaan) dan Serviceability (kemudahan perbaikan). Pada penelitian ini prinsip-prinsip SOA digabungkan kedalam perancangan rancangan arsitektur bisnis, data, aplikasi dan teknologi dan di akhir penelitian ini dilakukan perancangan terhadap kapasitas Storage dan perkiraan kebutuhan bandwith yang diperkirakan akan terpakai untuk mendukung arsitektur yang telah dibangun.

6. Perancangan Infrastruktur SI/TI untuk Pelaksanaan Pilkada Kota Palembang (Petrus, 2010) Penelitian ini akan membuat rancangan infrastruktur TI dengan menggunakan TOGAF meliputi hardware, software maupun networking yang akan diimplementasikan pada pelaksanaan pemilihan kepada daerah. Tahapan TOGAF ADM yang digunakan dimulai dari Prelimiary hingga Opportunities and Solutions

7. Perancangan Arsitektur Teknologi Informasi pada PT. XYZ Menggunakan Kerangka TOGAF dan Virtualisasi (Manik, 2012) Penelitian ini akan merancang Arsitektur TI yang efektif dan adaptif untuk PT.XYZ dengan menggunakan pendekatan TOGAF ADM dan Virtualisasi Universitas Indonesia


29

yang memungkinkan adanya infratruktur yang selalu siap dengan perubahan bisnis.

8. Arsitektur Sistem Informasi untuk Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia (Mutyarini & Sembiring, 2006) Penelitian ini merancang model arsitektur Sistem Informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian ini menggunakan prinsip-prinsip dalam TOGAF ADM dan COBIT. Penggunaan TOGAF untuk merancang arsitetkur Sistem Informasi (SI) dari organisasi dan COBIT digunakan untuk memberikan kerangka dasar untuk menciptakan Teknologi Informasi (TI) yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu COBIT juga dapat digunakan untuk melakukan pengukuran (maturity level) dari TI suatu organisasi. Dengan mempertimbangkan dua framework diatas sebagai acuan maka dibuatlah sebuah model. Prinsip-prinsip

arsitektur

sistem

informasi

perguruan

tinggi

diadaptasi dari Monash University yang telah mengimplementasikan TOGAF untuk membangun sistem informasinya. Control Objective dasar untuk perguruan tinggi yang harus digunakan adalah sebagai berikut : 1. Domain Planning and Organisation (PO) Terdiri atas : PO1 (Define a strategic IT Plan), PO3 (Determine technological direction), PO4 relationship), PO5

(Define the IT organization and

(Manage the IT Investment), PO7

(Manage

Human Resource) dan PO11 (Manage Quality) 2. Domain Acquisition and Implementation (AI) Terdiri atas : AI1 (Identify Automated Solutions), AI2 (Acquire and Maintain Application Software), AI3

(Acquire and Maintain

Technology Infrastructure), AI5 (Install and Accredit Systems), AI6 (Manage Changes) 3. Domain Delivery and Support (DS) Terdiri atas : DS2 (Manage Third Party Services), DS3 (Manage Performance and Capacity), DS4 (Ensure Continuous Service), DS5 (Ensure System Security), DS7 (Educate and Train Users), DS8 Universitas Indonesia


30

(Assist and Advice Customers), DS11 (Manage Data), DS12 : (Manage Facilities), DS13 (Manage Operations) 4. Domain Monitoring (M) Terdiri atas : M1 (Monitor the Process) Berikut adalah Model Framework yang dihasilkan dari penelitian ini pada gambar 2.8 :

Gambar 2.8 Model Framework untuk SI PT (Mutyarini & Sembiring, 2006)

9. Implementasi Enterprise Architecture Perguruan Tinggi (Yunis & Surendro, 2010) Penelitian ini membahas bagaimana mengimplementasikan Enterprise Architecture (EA) untuk meningkatkan tata kelola perguruan tinggi dan menyeleraskan strategi bisnis dengan penerapan TI dalam perguruan tinggi. Dari penelitian-penelitian terdahulu yang ada diatas, keseluruhan penelitian dilakukan dengan menggunakan TOGAF ADM sebagai framework dalam melakukan perancangan infrastruktur. Beberapa penelitian dari diatas menggambungkan TOGAF dengan metode lain dalam implementasinya seperti SSM (Soft System Methodology) dalam pemetaan stakeholder, permasalahan dan Universitas Indonesia


31

pola solusi. Ada juga penelitian yang menggabungkan TOGAF dan COBIT, dimana TOGAF digunakan untuk melakukan perancangan arsitektur sistem informasi organisasi dan COBIT digunakan untuk memberikan kerangka dasar untuk menciptakan Teknologi Infomrasi (TI) yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan pengukuran (maturity level) TI dari suatu organisasi. Penelitian yang lain menggambungkan TOGAF dengan konsep SOA dalam proses prinsipprinsip arsitekturnya yang melihat pada layanan kepada pengguna dan ada juga penelitian yang menggabungkan TOGAF dengan konsep virtualisasi dalam prinsip arisktetur yang ditawarkan. Dari 8 tahapan utama yang ada dalam siklus TOGAF ADM hampir semua penelitian menggunakan 5 tahapan utama sebagai tahapan dalam perancangan arsitektur enterprise yaitu Preliminary, Architecture Vision, Business Achitecture, information systems architecture, techonology architecture, Opportunities and Solutions. Dari Sembilan fase yang ada dalam siklus TOGAF ADM penulis hanya menggunakan 5 fase yaitu dari Architecture Vision, Business Architecture, Information System Architecture, Technology Architecture dan Opportunities and Solution sedangkan fase Preliminary dan Requirement management. Kelima fase dari TOGAF ADM ini dipilih berdasarkan dari studi literatur yang telah dilakukan dari penelitian terdahulu diatas.



BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini akan berisi metodologi penelitian. Dalam metodologi penelitian, penulis harus merumuskan langkah-langkah apa saja yang dilakukan untuk dapat mencapai hasil penelitian yang sesuai harapan. Metodologi penelitian ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu desain penelitian dan alur pikir penelitian.

3.1

Desain Penelitian / Kerangka Berpikir Berikut adalah bagan dari desain penelitian atau kerangka berpikir yang

menggambarkan penelitian ini : Pemetaan Stakholder dan Proses Kegiatan

Preliminasi

Visi Arsitektur

Analisa Proses Akademik

Pemetaan Permasalahan

Pola Solusi Permasalahan

Arsitektur Bisnis

Arsitektur Sistem Informasi

Manajemen Kebutuhan SI/TI Analisa Infrastruktur SI/TI Saat Ini

Arsitektur Teknologi Peluang dan Solusi

Infastruktur Si/TI Akan Datang

Gambar 3.1 Desain Penelitian / Kerangka Berpikir Penelitian

Desain penelitian / kerangka berpikir yang dirancang pada penelitian ini dibuat berdasarkan hasil dari tinjauan pustaka mengenai penelitian terdahulu dan 32



33

model dari TOGAF yang menjadi panduan utama dalam penelitian ini, sehingga dokumen dan hubungan sebab akibat yang ada dalam desain penelitian ini sudah jelas dan sesuai dengan tahapan-tahapan dalam siklus TOGAF ADM. Dari kerangka berpikir diatas dapat dilihat bahwa diperlukan adanya gambaran atau keadaan saat ini pada STAKPN Ambon sebelum dilakukan perancangan arsitektur SI/TI. Pemetaan stakeholder, proses kegiatan dan permasalahan akan mempengaruhi apa saja yang dibutuhkan dalam perancangan ini. Selanjutnya kebutuhan yang sudah dianalisa tersebut akan menjadi input dalam pengerjaan setiap tahapan dalam siklus TOGAF. Setiap tahapan juga akan menjadi masukan bagi tahapan yang lain sesuai siklus tahapan TOGAF

Tabel 3.1 Input dan Deliverable setiap kegiatan Kegiatan Analisa kegiatan akdemik Pemetaan stakeholder dan Proses kegiatan Pemetaan permasalahaan Pola solusi permasalahaan Analisa infrastruktur si/ti saat ini Manajemen kebutuhan si/ti

Persiapan : Kerangka dan prinsipprinsip arsitektur

Visi arsitektur

Input Berdasarkan wawancara dan observasi Berdasarkan wawancara dan observasi Berdasarkan wawancara dan observasi Berdasarkan wawancara dan observasi Berdasarkan wawancara dan observasi Berdasarkan wawancara dan observasi

Berdasarkan wawancara dan observasi serta penelitian terdahulu Berdasarkan wawancara dan

Deliverable Rich/annotated pricture dengan deskripsi tekstual -

Rich/annotated pricture dengan deskripsi tekstual - Portfolio Portfolio permasalahan

Portfolio solusi permasalahan

1. Portfolio infrastruktur si/ti saat ini 2. Network diagram - Rich/annotated pricture dengan deskripsi tekstual - Uml - Diagram - Portfolio Deskripsi tekstual

Rich/annotated pricture visi arsitektur dengan deskripsi Universitas Indonesia


34

Arsitektur bisnis

Arsitektur sistem informasi

Arsitektur teknologi

Peluang dan solusi

observasi sesuai dengan kebutuhan si/ti Berdasarkan wawancara dan observasi sesuai dengan kebutuhan si/ti Berdasarkan wawancara, observasi dan arsitektur bisnis sesuai dengan kebutuhan si/ti Berdasarkan wawancara, observasi dan arsitektur sistem informasi sesuai dengan kebutuhan si/ti Berdasarkan wawancara, observasi dan arsitektur teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan si/ti

tekstual

Diagram akritivitas proses kegiatan akademik

-

Rich/annotated pricture visi arsitektur dengan deskripsi tekstual Portfolio sistem informasi

Rich/annotated pricture visi arsitektur dengan deskripsi tekstual Portfolio teknologi informasi Network diagram

Portfolio gap



35

3.2

Alur Pikir Penelitian Tahapan-tahapan penelitian dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini.

Tahapan penelitian ini dibuat berdasarkan siklus metodologi TOGAF ADM dimulai dari fase Preliminary sampai fase Opportunities and Solutions : Merumuskan Masalah Penelitan

Melakukan Studi Literatur

Melakukan tahap persiapan

Menentukan Visi Arsitektur

Membuat Arsitektur Bisnis, Sistem Informasi dan Teknologi

Melakukan Identifikasi Solusi

Gap Analisis

Menarik Kesimpulan dan Saran

Gambar 3.2 Alur Penelitian / Langkah-langkah Penelitian



36

Secara garis besar ada beberapa langkah yang harus dilakukan : a. Merumuskan masalah penelitian Tahap ini merupakan tahap dimana masalah yang akan diteliti dalam penelitian ini dirumuskan dan kenapa penelitian ini dipilih untuk diteliti. b. Melakukan Studi Literatur Pada tahap ini dilakukan studi literatur yang berhubungan dengan penelitian. Dari tahap ini akan dilihat teori tentang arsitektur TI, penelitian-penelitian terdahulu dan apa saja yang dilakukan dan dipakai dalam penelitian terdahulu dibandingkan dengan penelitian yang sedang dilakukan sekarang. Dalam tahap ini juga ditentukan metodologi dan teknik yang dipakai dalam perancangan infrastruktur teknologi informasi sehingga dapat menentukan apa yang harus dilakukan dalam penelitian ini. c. Melakukan Tahap Persiapan Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan informasi, penentuan ruang lingkup dan mengidentifikasi prinsip-prinsip arsitektur.

d. Menentukan Visi Arsitektur Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi stakeholder dan business requirements, pembuatan visi arsitektur sesuai dengan cakupan yang sudah

ditentukan

sebelumnya

pada

tahap

persiapan

serta

mendefinikan target arsitektur. e. Membuat Rancangan Arsitektur Pada tahapan ini akan dikembangkan arsitektur saat ini berdasarkan visi yang telah dirumuskan untuk selanjutnya menjadi target arsitektur. f. Melakukan Identifikasi Solusi Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi solusi yang ada untuk memecahkan masalah yang teridentifikasi. Universitas Indonesia


37

g. Gap Analisis Pada tahapan ini solusi akan dipertajam sesuai dengan tujuan arsitektur untuk mencapai target arsitektur. h. Menarik Kesimpulan dan Saran Setelah semua langkah terselesaikan maka langkah terakhir yang dilakukan adalah membuat kesimpulan dan saran atas penelitian yang sudah dilakukan.

3.3

Metode Pengumpulan Data Data yang diambil sebagai masukan dalam penelitian ini terdiri atas dua

jenis yaitu : Data primer yaitu data yang diambil secara langsung oleh peneliti dari hasil observasi lapangan maupun wawancara. Data sekunder yang merupakan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber yang telah ada sebelumnya. Data sekunder ini dapat berupa literatur, jurnal, buku serta publikasi internet yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan ini. 3.4

Jadwal Penelitian Untuk kelancaran proses pelaksanaan penelitian agar sesuai dengan waktu

yang tersedia, maka disusun jadwal penelitian sesuai tahapan-tahapan metodologi sebagai berikut: Tabel 3.2 Jadwal Penelitian No

Nama Tahapan

1

Perumusan Masalah

2

Studi Literatur

3

Tahap Persiapan

4

Tahap Visi Arsitektur

5

Tahap Arsitektur Bisnis

Bulan Bulan Bulan Bulan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 ke-1 ke-2 ke-3 ke-4



38

6

Tahap Arsitektur SI

7

Tahap Arsitektur Teknologi

8

Identifikasi Solusi

9

Gap Analisis

10

Kesimpulan dan Saran



BAB 4 PROFIL MANAJEMEN STAKPN AMBON

Bab ini berisikan profil organisasi dimana penelitian ini dilakukan dalam hal ini Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon.

4.1

Profil STAKPN Ambon

4.1.1

Sejarah STAKPN Ambon Sekolah Tinggi Agama Kristen Protestan Negeri Ambon yang disingkat

STAKPN Ambon adalah lembaga pendidikan tinggi negeri yang berkedudukan di Ambon. Pendirian STAKPN Ambon merupakan peningkatan status dari APGAKPN Ambon yang diresmikan pendiriannya pada tanggal 25 April 2000 oleh Menteri Agama RI berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 19 Tahun 1999 tertanggal 13 Maret 1999. STAKPN Ambon sendiri merupakan lembaga pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama RI yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Agama RI.

4.1.2

Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Berikut adalah visi, misi dan tujuan dari lembaga pendidikan STAKPN

Ambon sesuai dengan buku panduan akademik STAKPN Ambon (STAKPN, 2010).

4.1.2.1 Visi STAKPN Ambon Visi STAKPN Ambon adalah Menjadi Pusat Pengembangan Ilmu Agama Kristen yang Unggul Secara Intelektual, Spiritual, dan Oikumenis

4.1.2.2 Misi STAKPN Ambon Misi STAKPN Ambon: 1.

Menyelenggarakan Pendidikan dan Pengajaran yang bermutu di Bidang Ilmu Agama Kristen

39



40

2.

Mengembangkan Penelitian dan Publikasi Ilmiah Dalam bidang Ilmu Agama Kristen

3.

Melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat dan Gereja sesuai bidang ilmu Agama Kristen

4.1.2.3 Tujuan STAKPN Ambon 1.

Menghasilkan lulusan yang profisional dalam bidang ilmu Agama Kristen.

2.

Menghasilkan lulusan yang dapat mengembangkan penelitian dan publikasi ilmiah dalam bidang ilmu agama Kristen.

3.

Menghasilkan lulusan yang mampu berpikir kritis, kreatif, inovatif dan analitis serta dapat menterjemahkan ilmu pendidikan agama Kristen pada masyarakat dan gereja

4.1.2.4 Sasaran STAKPN Ambon  Menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian secara profesional dibidang Pendidikan Agama Kristen, Pendidikan Teologi, Pendidikan Musik Gerejawi dan Pendidikan Pastoral Konseling.  Menghasilkan lulusan secara profesional di bidang Pendidikan Agama Kristen, Teologi, Musik Gerejawi, dan Pastoral Konseling yang mampu melaksanakan penelitian, mengembangkan dan mampu mempublikasi secara ilmiah sesuai dengan bidang professional  Kemampuan berpikir secara kritis, kreatif, inovatif dan analitis dalam menterjemahkan ilmu pengetahuan agama Kristen pada masyarakat dan gereja.



41

4.1.3 Struktur Organisasi STAKPN Ambon Struktur organisasi STAKPN Ambon dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini :

Gambar 4.1 Struktur Organisasi STAKPN Ambon

4.2

Kinerja dan Manajemen Kegiatan Akademik

4.2.1

Kegiatan Pendidikan di STAKPN Ambon A. Penerimaan Mahasiswa Baru Proses dalam penerimaan mahasiswa baru dalam lingkungan STAKPN Ambon dilakukan melalui 3 (tiga) jalur penerimaan yaitu : 1.

Jalur Prestasi Jalur prestasi merupakan jalur yang disediakan STAKPN Ambon bagi para siswa yang masuk dalam kategori sepuluh orang berprestasi di sekolahnya.Bukti otentiknya yaitu melalui nilai dari laporan pendidikan. Jika sesuai dengan ketentuan dapat langsung menjadi calon mahasiswa baru STAKPN Ambon tanpa melalui proses tes seleksi masuk.



42

2.

Jalur Bidik Misi Jalur bidik misi merupakan salah satu program beasiswa pemerintah yang diberikan kepada lulusan jenjang pendidikan menengah yang berprestasi dan merupakan calon mahasiswa yang potensial yang tidak dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan tinggi karena berasal dari keluarga kurang mampu secara ekonomi. Proses penerimaan mahasiswa baru melalui program beasiswa bidik misi ini yaitu setiap calon penerima beasiswa mendaftarkan diri sesuai dengan persyaratan yang tertera kemudian mengikuti proses seleksi yang telah ditetapkan.

3.

Jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur ini merupakan jalur umum proses penerimaan mahasiswa baru yang tiap tahunnya dilakukan oleh sebuah lembaga pendidikan tinggi tidak

terkecuali

STAKPN

Ambon

dimana

semua

lulusan

smu/sederajat mendafatarkan diri sebagai calon mahasiswa baru sesuai dengan persyaratan yang ada dan mengikuti proses seleksi.

B. Proses Pendidikan STAKPN Ambon Bagian ini akan menjelaskan penyelenggaraan pendidikan perkuliahan yang dijabarkan sesuai dengan buku peraturan akademik STAKPN Ambon (STAKPN, 2010). Kegiatan-kegiatan pendidikan di STAKPN Ambon terdiri dari : 

Kegiatan-kegiatan kurikuler meliputi : -

Pengajaran yang dapat berbentuk kuliah, diskusi, kerja praktek, ajang karya penulisan laporan hasil kerja, kuliah jarak

jauh,

praktikum,

kerja

lapangan,

penulisan

makalah/skripsi dan seminar -

Penelitian, sesuai dengan peraturan yang berlaku

-

Pengabdian pada masyarakat, sesuai dengan peraturan yang berlaku

-

Kegiatan kurikuler yang menyangkut pengembangan minat kebutuhan dan kesejahteraan mahasiswa



43 

Semua kegiatan kurikuler diberi bobot kredit sesuai dengan yang tercantum dalam kurikulum.

Susunan materi kurikulum di STAKPN Ambon terdiri dari kelompok mata kuliah yaitu Kelompok Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MPK), kelompok mata kuliah keilmuan dan Ketrampilan (MKK), kelompok Mata Kuliah Keahlian Berkarya (MBK), kelompok Mata Kuliah Perilaku Berkarya (MPB) dan kelompok mata Kuliah Berkehidupan (MBB). Susunan ini dikembangkan dalam jurusan-jurusan pada STAKPN Ambon. Setiap jurusan harus menjabarkan tujuan pendidikan dari tujuan STAKPN Ambon dan bersifat lebih khusus dalam wujud keahlian masingmasing.

Berdasarkan

peranan

dalam

setiap

program

pendidikan

matakuliah-matakuliah dikelompokan sebagai Matakuliah Inti dan Matakuliah Institusional. Kurikulum sendiri disusun dan dikembangkan oleh jurusan masing-masing berdasarkan pada kurikulum inti dan lokal, dimana perubahan/pengembangan kurikulum hanya diberlakukan terhadap mahasiswa yang mendaftar pada saat berlakunya kurikulum tersebut. Untuk menilai keberhasilan belajar mahasiswa digunakan Sistem Penilaian Portofolio. Penilaian Portofolio merupakan teknik evaluasi melalui pendokumentasian hasil

belajar berupa karya mahasiswa dan

unjuk kerja mahasiswa, dengan memperhatikan prinsip-prinsip dalam evaluasi.. Tingkat keberhasilan belajar mahasiswa untuk setiap mata kuliah dikategorikan sebagai berikut: Tabel 4.1 Ukuran tingkat keberhasilan belajar Kategori

Nilai Huruf

Bobot

Sangat baik

A

4

Baik

B

3

Cukup

C

2

Kurang

D

1

Gagal

E

0

Sumber : Buku Panduan Akademik, 2010



44

Evaluasi keberhasilan studi akan dilakukan pada 1 tahun pertama, 2 tahun pertama, 4 tahun pertama dan 6 tahun pertama. Setiap tahapan evaluasi akan dilihat apakah mahasiswa yang dievaluasi dapat melanjutkan studi atau dikeluarkan dan tidak diperkenankan untuk melanjutkan studi sesuai dengan peraturan yang beralku di setiap tahapan evaluasi. Mahasiswa yang telah mengumpulkan sekurang-kurangnya sejumlah nilai kredit (144–160) dinyatakan telah menyelesaikan program studi sarjana pada lembaga pendidikan STAKPN Ambon dengan syarat memiliki IPK diatas 2.00, tidak ada mata kuliah yang mendapt nilai E, maksimal mata kuliah yang memperoleh nilai D sebanyak 2 mata kuliah umum dan telah menyelesaikan skripsi. Proses pembelajaran di STAKPN Ambon sendiri saat ini masih berpusat pada dosen dan didominasi dengan metode ceramah dalam model pembelajaran. Proses pembelajaran yang berpusat kepada mahasiswa terus digalakan dalam proses belajar-mengajar di STAKPN Ambon sehingga akan menghasilkan lulusan yang menguasai bidang ilmu mereka masingmasing.

C. Pengelolaan Program Akademik STAKPN Ambon Proses kegiatan akademik pada STAKPN Ambon dikelola secara manual oleh sub bagian akademik dan kemahasiswaan. Kegiatan ini dimulai dari proses pendataan mahasiswa baru, registrasi ulang dan pengembalian yang berhubungan dengan KRS dan KHS, pengelolaan administrasi akademik kemahasiswaan sampai pada proses kelulusan. Data administrasi dan kemahasiswaan pada STAKPN Ambon dipusatkan pada sub bagian akademik ketika pendataan mahasiswa baru, selanjutnya data mahasiswa dalam hal ini nama dan nim mahasiswa didistribusikan kepada jurusan. Untuk memperoleh data mahasiswa yang lengkap, jurusan harus meminta persetujuan dari sub bagian akademik, selain itu sistem masih manual

menyulitkan

dalam

proses

pencarian

data.

Kondisi

ini

menyebabkan jurusan membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi tersebut. Penggunaan kertas dapat memungkinan terjadinya Universitas Indonesia


45

kesalahan data dan informasi pada proses ini. Selain itu dengan sistem manual ini akan membuka peluang terjadinya manipulasi data oleh pihakpihak tertentu. Sistem yang sedang berjalan pada STAKPN Ambon saat ini, menyebabkan proses pelayanan yang diberikan tidaklah efektif dan efisien, karena membutuhkan waktu yang lama sehingga terjadi proses antrian yang panjang, kesalahan dan data yang tidak akurat. Dari kondisi diatas maka diperlukan adanya sistem yang terpusat dan terintegrasi untuk mengelola kegiatan akademis, pertukaran data dan informasi yang di dalam STAKPN Ambon sehingga dapat diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan dan membantu para pimpinan STAKPN dalam mengambil keputusan dengan data yang cepat dan akurat.

4.2.2 Fasilitas Fisik Fasilitas fisik pada STAKPN Ambon terdiri atas 1 gedung rektorat, 1 gedung auditorium, 4 gedung program S1 yang terdiri dari gedung jurusan Pendidikan Agama Kristen (PAK), gedung jurusan Pastoral Konseling (PK), gedung jurusan Teologia dan gedung jurusan Musik Gerejawi (Muger). STAKPN Ambon memiliki 4 laboratorium yaitu1 ruang laboratorium komputer, 1 ruang laboratorium audio visual, 1 ruang klinik psikologi dan 1 ruang laboratorium musik serta1 gedung perpustakaan. Pada dasarnya setiap jurusan berhak untuk menggunakan laboratorium yang ada secara bersama-sama akan tetapi pengaturannya harus dikomunikasikan antar jurusan sehingga tidak terjadi kesalahan penggunaan lab.

4.2.3

Data dan Informasi Manajemen data dan informasi yang berjalan selama ini di dalam

lingkungan STAKPN Ambon masih bersifat manual dan menggunakan kertas sebagai media utama dalam penyimpanan data. Hanya pada perpustakaan yang menggunakan sistem informasi perpustakaan (digital library) yang berbasis web dan website STAKPN Ambon. STAKPN Ambon saat ini memiliki jaringan internet dengan bandwith sebesar 1 Mbps, dengan menggunakan astinet sebagai vendor Universitas Indonesia


46

4.3

Pemetaan Stakeholder dan Pemetaan Kegiatan Akademik Pemetaan stakeholder ini dilakukan untuk mengidentifikasi siapa saja dan

unit yang mana saja yang terlibat dalam kegiatan akademik. Hal ini dilakukan dengan wawancara dan melihat langsung kondisi di lapangan. Stakeholder atau orang dan unit yang terlibat dapat dilihat dalam tabel 4.2 yang menjelaskan unit mana saja dan siapa saja yang berhubungan langsung dengan kegiatan akademik. Setiap stakeholder yang teridentifikasi kemudian digambarkan bagimana hubungan dan keterkaitannya pada gambar 4.2. Tabel 4.2 Pemetaan Stakeholder Kegiatan Akademik No 1

Stakeholder Ketua STAKPN

Keterangan Pemimpin dari Sekolah Tinggi Agama Kristen Prostestan Negeri Ambon yang mempunyai wewenang dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi

STAKPN

Ambon,

penelitian,

dan

pengabdian masyarakat serta membina tenaga kependidikan, mahasiswa dan tenaga adminisitrasi dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama c.q Dirjen Bimas Kristen 2

3

Kepala Bagian

Kepala

Bagian

membawahi

Sub

Bagian

Administrasi

Akademik dan kemahasiswaan, Sub bagian

kemahasiswaan dan

Keuangan dan Kepegawaian, serta Sub Bagian

Umum

Umum.

Sub Bagian

Memberikan layanan akademik dan

Akademik dan

kemahasiswaan di lingkungan STAKPN Ambon

Kemahasiswaan 4

Sub Bagian

Memberikan layanan administrasi keuangan dan

Kepegawaian dan

kepegawaian di lingkungan STAKPN Ambon.

Keuangan 5

Sub Bagian Umum

Memberikan layanan administrasi dalam bidang kerumahtanggaan,

perlengkapan

dan

ketatausahaan Universitas Indonesia


47

6

Jurusan

Pengelola

sumber

daya

akademik

untuk

pengembangan ilmu pengetahuan dan pelaksana pendidikan

akademik,

professional

dan/atau

profesi dalam sebagian atau satu cabang ilmu, teknologi dan budaya 7

Unit Penelitian

Memberikan

layanan

dalam

pengabdian

masyarakat kepada mahasiswa maupun dosen dan mengorganisir

pengembangan

jurnal

dan

penulisan ilmiah di STAKPN Ambon 8

Unit Perpustakaan

Memberikan

layanan

kepustakaan

kepada

mahasiswa maupun dosen STAKPN Ambon 9

Laboratorium

Tempat dosen dan mahasiswa melakukan proses praktikum

10

Dosen

Melaksanakan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan bidanng

keahlian/ilmunya

serta

memberikan

bimbingan kepada mahasiswa dalam rangka pengembangan penalaran, minat dan kepribadian 11

Mahasiswa

Peserta didik yang terdaftar dan sedang mengikuti program pendidikan yang diselenggarakan oleh STAKPN Ambon

12

Bank

Tempat pembayaran SPP, registrasi dan biaya lainnya oleh mahasiswa

Melihat tabel pemetaan stakeholder akademik diatas maka berikut adalah gambar bagaimana setiap stakeholder tersebut saling terhubung dan berkaitan satu sama lain.



48

Bank

Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian

B J

Kabag Administrasi Kemahasiswaan dan Umum

Q

P

R

C

A

Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

D Mahasiswa

O

Sub Bagian Umum T

S

E

Perpustakaan K

G

L

F

Ketua

H Laboratorium

I

Jurusan M Dosen N Unit Penelitian

Gambar 4.2 Pemetaan Stakeholder dan Hubungannya Dari gambar 4.2 diatas maka penjelasan dari hubungan antar stakeholder dapat dilihat pada tabel 4.3 dibawah ini :

Tabel 4.3 Pemetaan Kegiatan Akademik Setiap Stakeholder Proses

Keterangan Mahasiswa melakukan pembayaran SPP,

Bank

A

Mahasiswa

registrasi semester dan biaya lainnya ke Bank

Bank

B

Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Bank memberikan data mahasiswa yang telah membayar SPP, registrasi semester dan biaya lainnya ke bagian keuangan Mahasiswa ke Bagian Keuangan -

Mahasiswa

menunjukan

pembayaran Mahasiswa

C


SPP,

bukti

registrasi

semester dan biaya lainnya ke bagian keuangan. Bagian Keuangan ke Bagian Mahasiswa -

Membuat

dan

mendistribusikan

jadwal pembayaran SPP, Registrasi Universitas Indonesia


49

dan

biaya

lainnya

kepada

mahasiswa -

Menyiapkan dan memberikan bukti pelunasan pembayaran SPP kepada mahasiswa agar bisa melakukan registrasi

ulang

pada

bagian

pengecekan

antara

akademik -

Melakukan

rekening koran yang diberikan oleh pihak

bank

dengan

setoran pembayaran

data

slip

bank

dari

mahasiswa -

Memberikan

keterangan

bebas

keuangan bagi mahasiswa yang ingin mengikuti ujian skripsi Mahasiswa ke bagian akademik -

Melakukan registrasi/daftar ulang setelah

mahasiswa

menunjukan

bukti pembayaran dari bank -

Melakukan

pengembalian

KHS

dan KRS Bagian Akademik ke Mahasiswa Mahasiswa

D

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

-

Mengelola nilai mahasiswa tiap semester.

-

Menyiapkan dan mendistribusikan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) kepada mahasiswa

- Membuat

dan

Mendistribusikan

absensi mahasiswa pada masingmasing

kelas

dan

melakukan

rekapan secara berkala. Universitas Indonesia


50

-

Membuat dan menyusun kalender akademik dan jadwal tatap muka sesuai mata kuliah per semester

-

Menyiapkan peraturan akademik dan data pendukung lainnya

-

Membuat konsep surat keterangan yang dibutuhkan oleh mahasiswa yang berhubungan dengan masalah akademis

-

Menginformasikan jadwal kuliah, kalender akademik, jadwal ujian skripsi, jadwal wisuda.

-

Mengelola

dan

mahasiswa

mencatat

yang

ada

data pada

STAKPN Ambon. -

Menyiapkan dan mendistribusikan kartu mahasiswa

-

Menentukan

layak

tidaknya

mahasiswa untuk mengikuti PKL berdasarkan ketentuan yg berlaku. Mahasiswa ke Perspustakaan -

Melakukan

peminjaman

dan

pengembalian bahan pustaka. -

Mahasiswa

mendapatkan

kartu

anggota perpustakaan Mahasiswa

E

Perpustakaan

Perpustakaan ke Mahasiswa -

Perpustakaan mempersiapkan dan mendistribusikan

kartu

anggota

perpustakaan kepada mahasiswa -

Perpustakaan memberikan layanan peminjaman dan pengembalikan buku kepada mahasiswa Universitas Indonesia


51

-

Perpustakaan memberikan

surat

keterangan bebas pustaka bagi mahasiswa yang akan mengikuti ujian skripsi Mahasiswa ke Jurusan -

Mengembalikan KHS dan KRS yang telah diisi dan disetujui dosen pembimbing akademik

Jurusan ke Mahasiswa Mahasiswa

F

Jurusan

-

Mengumumkan nilai akhir mata kuliah

-

Memberikan

keterangan

bebas

nilai untuk yang akan mengikuti ujian skripsi -

Menyelenggarakan

kegiatan

perkuliahaan Mahasiswa memakai laboratorium untuk Mahasiswa

G

Laboratorium

kegiatan praktikum. Mahasiswa ke dosen -

Mengikuti kegiatan pendidikan dan pengajaran.

-

Mengerjakan dan mengumpulkan tugas

Mahasiswa

H

Mengikuti ujian tengah dan akhir semester

Dosen

-

Melakukan

konsultasi

rencana

studi -

Menerima bimbingan skripsi dan bimbingan akademik

Dosen ke Mahasiswa -

Memberikan persetujuan KRS

-

Memberikan perkuliahan dan tugas Universitas Indonesia


52

-

Memberikan ujian tengah semester dan akhir semester

-

Menyusun dan memeriksa soal ujian tengah semester dan akhir semester

-

Memberikan bimbingan skripsi dan bimbingan akademik

Mengorganisir kegiatan penelitian dan Mahasiswa

I

Unit Penelitian

pengabdian masyarakat, mahasiswa dan dosen. Bagian



J

keuangan

memberikan

daftar

mahasiswa yang sudah membayar SPP kepada bagian akademik Laboratorium ke Bagian Akademik -

Menyusun

dan

mengorganisir

jadwal penggunaan laboratorium -

Memberikan jadwal praktikum dan penggunaan

Laboratorium


K

laboratorium

yang

telah disusun Bagian Akademik ke Laboratorium -

Memberikan jadwal mata kuliah dan

praktikum

yang

akan

diselenggarakan -

Mendapatkan

jadwal

praktikum

dan penggunaan laboratorium Bagian akademik ke Jurusan Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

L

Jurusan

-

Memberikan data mahasiswa baru

Jurusan ke Bagian akademik -

Memberikan nilai akhir mahasiswa

Dosen ke Jurusan Dosen

M

Jurusan

-

Memberikan

nilai

akhir

mata

kuliah kepada jurusan Universitas Indonesia


53

-

Memberikan silabus dari mata kuliah yang diampu kepada jurusan

-

Memberikan laporan proses belajar mengajar

Jurusan ke Dosen -

Menyediakan

kebutuhan

dosen

untuk proses perkuliahan Dosen ke Unit Penelitian -

Memberikan

hasil

penelitian,

tulisan ilmiah dan jurnal ke unit penelitan Dosen

N

Unit Penelitian

Unit Penelitian ke dosen -

Menghimpun

dan

menyimpan

jurnal-jurnal dan tulisan imliah yang dilakukan dosen -

Mempublikasi jurnal dan tulisan ilmiah dosen

Bagian Akademik ke Bagian Umum


O

-

Meminta penyediaan kartu KRS

-

Meminta penyediaan ATK untuk proses belajar mengajar

Bagian Umum

Bagian Umum ke Akademik -

Menyediakan kartu KRS

-

Menyediakan barang-barang ATK untuk proses belajar mengajar

Sub bagian keuangan dan kepegawaian Bagian Keuangan dan Kepegawaian

P

Bagian Umum

meminta kelengkapan berkas pegawai pada bagian umum untuk keperluan administrasinya


Q


Sub bagian akademik memberikan laporan kegiatan dan transaksi keuangan



54

Bagian Umum

Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

kegiatan umum Sub bagian akademik memberikan laporan


S

kegiatan akademis Kabag melaporkan data-data akademik,


4.4

Sub bagian umum memberikan laporan


R

T

Ketua

keuangan dan umum yang kepada ketua.

Pemetaan Permasalahan Dari hasil wawancara, obeservasi lapangan dan berdasarkan uraian tugas

dan fungsi dari masing-masing stakeholder maka dapat dipetakan permasalahanpermasalahan yang dihadapi setiap stakeholder berdasarakan tugas masingmasing dalam menununjang kegiatan akademik di lingkungan STAKPN Ambon. Pemetaan permasalahan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.4 Tabel 4.4 Pemetaan Permasalahan TUGAS

PERMASALAHAN KETUA

a. Membuat laporan berkala terhadap pelaksanaan pendidikan. b. Membuat

dan

menentukan

a. Proses

penerimaan

membutuhkan

data

yang

waktu

lama

sehingga penyusunan laporan dan

kebijakan secara fungsional sesuai

pengambilan

dengan tanggung jawab.

menentukan kebijakan juga lama. b. Sistem

keputusan

manajemen

guna

data

dan

informasi yang masih manual menyulitkan

dalam

proses

pencarian data. KABAG ADMINISTRASI, KEMAHASISWAAN DAN UMUM a. Menyusun konsep rencana dan

a. Proses

penerimaan

program kerja di bidang Akademik,

membutuhkan

kemahasiswaan,

sehingga

kepegawaian,

keuangan dan administrasi umum. b. Membuat

laporan

pelaksanaan

data

waktu

penyusunan

yang lama konsep

rencana dan program kerja serta laporan pelaksanaan tugas juga Universitas Indonesia


55

tugas secara berkala kepada atasan.

lama. b. Sistem

manajemen

data

dan

informasi yang masih manual menyulitkan

dalam

proses

pencarian data. SUB BAGIAN AKADEMIK a. Mengelola nilai mahasiswa tiap semester.

a. Penerimaan data nilai mahasiswa dari tiap dosen membutuhkan

b. Menyiapkan dan mendistribusikan

waktu yang lama.

Kartu Rencana Studi (KRS) dan

b. Pengisian KRS secara manual

Kartu Hasil Studi (KHS) kepada

sering me yebabkan terjadinya

mahasiswa.

kesalahan

c. Mengelola administrasi mahasiswa

dan

dosen

- Membuat dan Mendistribusikan

yang lama.

pembimbing

masih

rekapan secara berkala.

menyebabkan

dan

menyusun

dalam

manual

mahasiswa

tatap muka sesuai mata kuliah

panjang.

keterlambatan

dan

KHS antrian

ke yang

d. Karena sistem input data KHS

per semester. - Menyiapkan peraturan akademik

yang masih manual menyebabkan sering terjadinya kesalahan nilai

dan data pendukung lainnya. - Membuat surat keterangan yang dibutuhkan oleh mahasiswa yang

(human error). e. Pengelolaan dan pencatatan data

berhubungan dengan masalah

mahasiswa

akademis.

menyebabkan dan

sehingga

distribusi

kalender akademik dan jadwal

d. Mengelola

akademik

c. Input data nilai pada KHS yang

masing kelas dan melakukan

- Membuat

waktu

persetujuan terhadap KRS dari

yang mencakup:

absensi mahasiswa pada masing-

juga

mencatat

data

mahasiswa yang ada pada STAKPN Ambon. e. Menyiapkan dan mendistribusikan

terjadinya

yang

manual

kemungkinan

human

error

dan

kehilangan data sangat besar. f. Informasi

tentang

data

kemahasiswaan yang dibutuhkan Universitas Indonesia


56

kartu mahasiswa. f. Melakukan

oleh pihak-pihak terkait sulit dan

proses

administrasi

kelulusan mahasiswa g. Membuat

g. Data akademik mahasiswa masih

menyampaikan

berupa dokumen kertas sehingga

laporan evaluasi program studi

membutuhkan ruang penyimpanan

berbasis evaluasi diri (EPSBED) ke

yang cukup besar, mengingat

Dikti.

setiap tahunnya jumlah mahasiswa

h. Membuat

dan

membutuhkan waktu yang lama.

laporan

pelaksanaan

tugas kepada atasan.

bertambah.

Sedangkan

ruang

penyimpanan yang ada saat ini terbatas. h. Pengelolaan proses administrasi kelulusan

mahasiswa

masih

manual dan memerlukan banyak usaha

untuk

kelengkapan

mendapatkan

administrasi

dari

mahasiswa. i. Proses kelulusan masih harus menggunakan persetujuan berupa surat bebas perpustakaan, nilai, dll. j. Pencetakan nama di ijazah masih mengalami

kesalahan

karena

proses adminstrasi kelulusan yang masih

menggunakan

sistem

manual. SUB BAGIAN KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN Proses Pendukung : a. Mengelola yang

a. Manajemen data pegawai yang

administrasi

mencakup

pegawai

pengembangan

pegawai, mutasi, penata usahaan dan administrasi umum lainnya. b. Mengelola

keuangan

masih

manual

sehingga

menyulitkan dalam memperoleh data. b. Pengelolaan dan pencatatan data

dan

keuangan yang masih manual Universitas Indonesia


57

kesejahteraan pegawai. c. Menyiapkan,

menyulitkan

mengelola

dan

menyajikan data keuangan. d. Membuat

daftar

rencana

pelaporan, pencarian dan rekapan

c. Tidak adanya koneksi jaringan dengan

laporan evaluasi

dan

laporan pelaksanaan pengeluaran. f. Membuat

laporan

proses

data.

pengeluaran. e. Membuat

dalam

pihak

bank

sehingga

pencatatan keuangan mahasiswa masih dilakukan secara manual.

pelaksanaan

tugas kepada atasan.

Hal ini mengakibatkan proses registrasi

yang

rumit

untuk

mahasiswa. Proses Akademis : g. Membuat

d. Kemungkinan terjadinya human

dan

mendistribusikan

error

dalam

pencatatan

dan

pembayaran

dari

jadwal pembayaran SPP, Registrasi

pengecekan

dan

mahasiswa sangat besar.

biaya

lainnyakepada

mahasiswa.

e. Proses pencatatan dan pengecekan

h. Menyiapkan dan memberikan bukti pelunasan pembayaran SPP kepada

pembayaran butuh waktu yang lama.

mahasiswa agar bisa melakukan registrasi

ulang

pada

bagian

pengecekan

antara

akademik. i. Melakukan

rekening koran yang diberikan oleh pihak bank dengan data slip setoran pembayaran dari mahasiswa. j. Membuat

laporan evaluasi

dan

laporan pelaksanaan penerimaan.

SUB BAGIAN UMUM a. Menerima,

mencatat

dan

a. Pendataan dan pengarsipan surat

mengarsipkan surat masuk dan

masuk dan keluar masih manual

surat

sehingga terjadi kesalahan dalam

keluar,

mendistribusikan

serta surat

di

pencatatannya. Universitas Indonesia


58

lingkungan STAKPN Ambon. b. Menyebarluaskan

b. Butuh waktu lama untuk mencari

informasi

pada papan pengumuman.

data surat yang diinginkan. c. Penyebaran

c. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian umum.

informasi

masih

manual. d. Sulit melakukan inventaris barang

d. Menyusun dan mempersiapkan

karena tidak adanya sistem yang

konsep rencana dan program

dapat mencatat secara jelas lokasi

perlengkapan,

keberadaan

dan

tata

penyediaan

kerumahtanggan usaha,

ATK

misalnya (alat

tulis

kantor). e. Melakukan

inventaris

barang/aset organisasi

aset/barang

di

STAKPN Ambon e. Sulit

mengetahui

jumlah

dan

ketersediaan

aset

sehingga

menyulitkan

dalam

pembuatan

laporan kepada atasan

f. Mengadakan kegiatan publikasi dan hubungan masyarakat. g. Membuat

laporan

berkala

kepada atasan. JURUSAN a. Mengadministrasikan

dan

mendokumentasikan

nilai-nilai

mahasiswa.

pengajaran.

bagian

akademik

dan

membutuhkan

waktu yang lama. b. Data akademik mahasiswa masih

c. Menyusun dan mengembangkan kurikulum perkuliahan. d. Melaksanakan jurusan

e. Menyelenggarakan

berupa dokumen kertas sehingga membutuhkan ruang penyimpanan

kegiatan

yang cukup besar, mengingat

serta


melayani keperluan akademik. admnistrasi

ujian. f. Menerbitkan transkrip akademik mahasiswa.

dari

kemahasiswaan

b. Melaksanakan pendidikan dan

administrasi

a. Penerimaan data nilai mahasiswa

bertambah.

Sedangkan

ruang

penyimpanan yang ada saat ini terbatas. c. Kesulitan

dalam

membuat

transkrip

akademik

mahasiswa



59

karena pencatatan yang dilakukan masih manual. d. Kemungkinan terjadinya human error pada pembuatan transkrip akademik

mahasiswa

secara

manual sangat besar. UNIT PENELITAN a. Mengorganisir penelitian

kegiatan

dan

masyarakat,

pengabdian

mahasiswa

dan

dosen.

a. Penyimpanan

data

jurnal

dan

penulisan ilmiah masih manual menyebabkan

adanya

resiko

kehilangan data.

b. Menghimpun dan menyimpan jurnal-jurnal

dan

ilmiah

dilakukan

yang

penulisan oleh

dosen. c. Mempublikasikan

b. Akses terhadap jurnal dan tulisan imliah terdahulu sulit dilakukan dan membutuhkan waktu yang lama.

jurnal

dan

tulisan ilmiah.

c. Publikasi jurnal dan tulisan ilmiah hanya terbatas pada jurnal kampus

d. Melakukan kegiatan administrasi unit penelitian.

STAKPN Ambon yang d. Mahasiswa

hanya

dapat

mengakses hasil publikasi melalui jurnal yang telah dicetak dan diletakan di perpustakaan e. Unit penelitian tidak mempunyai sarana untuk

mempublikasikan

hasil penelitian maupun jurnal secara elektronis sehinnga dapat diakses oleh orang lain diluar STAKPN dan diluar pulau Ambon PERPUSTAKAAN a. Melaksanakan

administrasi

perpustakaan. b. Melaksanakan

a. Data keanggotaan perpustakaan tidak terintegrasi dengan data

pengadaan

mahasiswa sehingga pustakawan Universitas Indonesia


60

pelayanan

dan

pemeliharaan

bahan kepustakaan

mahasiswa

c. Melaksanakan

pelayanan

referensi, katalogisasi. d. Melaksanakan

harus menginput kembali data

dalam

berhubungan

dengan

anggota

perpustakaan. b. Kartu anggota perpustakaan tidak

tata

perpustakaan

sebagai

usaha hal

terintegrasi

dengan

kartu

ini

mahasiswa. Sehingga pustakawan

proses

harus membuat dan mencetak

peminjaman dan pengembalian

kartu anggota perpustakaan.

bahan pustaka dari dan ke mahasiswa maupun dosen. e. Melaksanakan

penyusunan

bibliografi,

indeks

dan

sejenisnya f. Mempersiapkan

dan

mendistribusikan

kartu

perpustakaan kepada mahasiswa. g. Membuat dan memberikan surat keterangan bebas pustaka bagi mahasiswa yang ingin mengikuti ujian skripsi. LABORATORIUM a. Menyusun dan mengorganisir jadwal

penggunaan

laboratorium. b. Membuat

a. Tidak tersedianya akses internet di dalam laboratorium. b. Jaringan

rencana

antar

PC

dalam

laboratorium tidak berfungsi.

pengembangan laboratorium. c. Membuat laporan pelaksanaan dan penggunaan laboratorium. DOSEN a. Melaksanakan pengajaran,

pendidikan, penelitian

dan

pengabdian kepada masyarakat

a. Akses

internet

yang

lambat

menyebabkan dosen sulit untuk mengakses informasi. Universitas Indonesia


61

sesuai

dengan

bidang

keahlian/ilmunya.

dalam

rangka

pengembangan penalaran, minat dan kepribadian, dalam hal ini berperan

tersedianya

pembelajaran

b. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa

b. Tidak

sebagai

penasihat

akademik.

ujian tengah semester dan akhir

berbasis

internet

yang dapat memudahkan dosen dan

mahasiswa

dalam

proses

belajar mengajar. c. Data nilai mahasiswa diberikan dalam bentuk dokumen kertas ke bagian

c. Menyusun dan memeriksa soal

media

akademik.

Hal

memungkinkan

ini

terjadinya

manipulasi data nilai.

semester. d. Mempersiapkan untuk

bahan

setiap

ajar

pertemuan

perkuliahan. MAHASISWA a. Mengikuti kegiatan pendidikan dan pengajaran. b. Melakukan

membutuhkan waktu yang lama

pembayaran

SPP,

registrasi semester dan biaya lainnya ke bank. c. Melakukan

proses

registrasi

pada bagian akademik.

b. Proses

registrasi

ulang

tiap

c. Sulit

mengakses

data

dan

informasi akademik. d. Pengisian KRS secara manual

d. Melakukan proses pengembalian KHS dan KRS.

memungkinkan

terjadinya

redudansi data.

peminjaman

dan

pengembalian bahan pustaka. f. Menggunakan

dikarenakan sistem yang manual.

semester yang panjang.

ulang disetiap awal semester

e. Melakukan

a. Pelayanan pada bagian akademik

laboratorium

untuk kegiatan praktikum. g. Melakukan konsultasi rencana studi. h. Menerima bimbingan skripsi dan

e. Mahasiswa tidak memiliki akses ke jaringan internet kampus. f. Proses

administrasi

kelulusan

manual

sehingga

harus

mendapatkan

masih mahasiswa

syarat-syarat ke bagian tertentu secara manual untuk memenuhi Universitas Indonesia


62

akademik.

kelengkapan

i. Mengikuti UTS dan UAS.

adminstrasi

kelulusan.

j. Menyusun Skripsi/Tugas Akhir.

g. Penulisan nama mahasiswa sering

k. Melakukan proses adminstrasi

mengalami kesalahan dikarenakan

kelulusan/wisuda

proses manual BANK

a. Menerima registrasi

pembayaran semester

SPP,

dan

biaya

lainnya dari mahasiswa

a. Tidak

terintegrasinya

pembayaran

di

STAKPN

b. Memberikan data mahasiswa yang

verifikasi

sistem

bank

Ambon

dengan sehingga

terhadap mahasiswa

telah melakukan SPP, registrasi

yang telah membayar dilakukan

semester dan biaya lainnya kepada

setelah

bagian keuangan

mahasiswa yang telah melakukan

bank

mencetak

daftar

pembayaran b. Pembayaran SPP, registrasi dan biaya lainnya masih belum bisa melalui ATM

4.5

Pola Solusi Permasalahan Dengan menggunakan pemetaan permasalahan yang telah dijabarkan pada

tabel 4.4, maka langkah selanjutnya adalah menentukan pola solusi yang diharapkan

dapat

membantu

untuk

dapat

menyelesaikan

permasalahan-

permasalahan tersebut. Selain itu pola-pola solusi secara SI/TI juga ditawarkan untuk dapat menfasilitasi pola-pola solusi yang telah ditawarkan. Pola-pola solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahanpermasalahan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5 di bawah ini.



63 Tabel 4.5 Pola Solusi Permasalahan PERMASALAHAN

SASARAN PERBAIKAN

POLA SOLUSI

POLA SOLUSI SI/TI

KETUA a. Proses

penerimaan

membutuhkan

data

yang

waktu

a.

lama

untuk

sehingga penyusunan laporan dan pengambilan

keputusan

guna

Data

yang

dibutuhkan

pelaporan

a.

dapat

tersaji dengan cepat. b.

menentukan kebijakan juga lama.

Aplikasi

online

sesuai

dengan

data

yang

dibutuhkan.

Proses pencarian data yang

dengan

cepat

yang masih manual menyulitkan

proses

dalam proses pencarian data.

dilakukan. c.

Informasi

Sistem

Informasi

Penjaminan Mutu c.

sehingga

pelaporan

Sistem Eksekutif

b.

dibutuhkan dapat dilakukan

b. Manajemen data dan informasi

a.

Infrastruktur jaringan

dapat

Otomisasi manajemen data dan informasi

KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI, KEMAHASISWAAN DAN UMUM a. Proses

penerimaan

membutuhkan sehingga

data

waktu

penyusunan

yang

a.

lama

untuk

konsep

rencana dan program kerja serta laporan pelaksanaan tugas juga

Data

yang

dibutuhkan

pelaporan

dapat

tersaji dengan cepat. b.

a.

Aplikasi

online

sesuai

dengan

data

yang

dibutuhkan.

Proses pencarian data yang

a.

Sistem

Informasi

Eksekutif b.

Infrastruktur jaringan

dibutuhkan dapat dilakukan



64 lama.

dengan

b. Sistem

manajemen

informasi

yang

menyulitkan

data

masih

dan

proses

manual

dalam

proses

cepat

sehingga

pelaporan

dapat

dilakukan. c.

pencarian data.

Otomisasi manajemen data dan informasi SUB BAGIAN AKADEMIK

a. Penerimaan data nilai mahasiswa dari

tiap

dosen

a.

membutuhkan

bagian

waktu yang lama. b. Pengisian KRS secara manual sering

menyebabkan

kesalahan

dan

b.

terjadinya

juga

waktu

Nilai dari dosen kepada

c.

akademik

a.

dapat

Aplikasi untuk melakukan administrasi

kegiatan

diserahkan dengan cepat

akademik (KHS &KRS)

Otomisasi proses pengisian

dan berhubungan dengan

KRS

data mahasiswa.

Persetujuan

dari

dan

dapat

b.

Aplikasi

yang

dosen pembimbing akademik yang

dilakukan dari mana saja.

cepat dalam pemberian

Otomosasi

nilai

d.

c. Input data nilai pada KHS yang masih

manual

sehingga

proses

membantu dosen secara

input

nilai KHS e.

kepada

bagian

akademik

Human error dan resiko

menyebabkan keterlambatan dalam

kehilangan

data

dapat

distribusi KHS ke mahasiswa dan

dikurangi / diminimalisir

c.

Aplikasi membantu terkait

yg

dapat

pihak-pihak untuk

b.

Informasi

Sistem

Infromasi

Data Alumni

dapat

dosen

Sistem Akademik

c.

persetujuan terhadap KRS dari

lama.

cepat

KRS

a.

Sistem

Informasi

Wisuda d.

Sistem

Informasi

Profil Mahasiswa e.

Website organisasi

f.

E-learning

g.

Infrastruktur Jaringan

dapat



65 antrian yang panjang.

dengan proses otomisasi

mengakses

Data kemahasiswaan dapat

kemahasiswaan

yang masih manual menyebabkan

diakses oleh pihak-pihak

dengan batasan masing-

sering terjadinya kesalahan nilai

yang terkait dan diperoleh

masing

(human error).

dengan waktu yang cepat

d. Karena sistem input data KHS

e. Pengelolaan dan pencatatan data mahasiswa

yang

menyebabkan terjadinya

f.

g.

data

Aplikasi menyimpan akademik

kemungkinan

dilakukan secara elektronis

secara elektronis

dan

sehingga

kehilangan data sangat besar. tentang

penggunaan data

kemahasiswaan yang dibutuhkan

h.

ruang

e.

fisik

Aplikasi

mahasiswa

yang

dapat

digunakan

untuk

dalam penyimpanan data

mengelola

administrasi

Proses

proses

pengelolaan

oleh pihak-pihak terkait sulit dan

administrasi

membutuhkan waktu yang lama.

dapat

k. Data akademik mahasiswa masih

mengurangi

dapat data

akademik mahasiswa dapat

error

sesuai

yang

manual

human

f. Informasi

Penyimpanan

d.

data

kelulusan

dilakukan

elektronis

mahasiswa

secara

yang

dapat

untuk

keperluan wisuda. f.

Aplikasi

yang

mempercepat

membutuhkan ruang penyimpanan

pendaftaran

dan

membantu mengelola dan

yang

mencegah kesalahan dalam

menampilkan data profil

penulisan nama di ijazah.

mahasiswa

besar,

mengingat


wisuda

digunakan

dapat

berupa dokumen kertas sehingga

cukup

proses

kelulusan

untuk



66 bertambah.

Sedangkan

ruang

i.

Surat bebas nilai, bebas

penyimpanan yang ada saat ini

perpustakaan,

terbatas.

diketahui langsung secara

l. Pengelolaan proses administrasi kelulusan

mahasiswa

elektronis

masih

dll

tanpa

dapat

harus

meminta ke bagian terkait

manual dan memerlukan banyak

sehingga

usaha

dalam proses pendaftaran.

untuk

kelengkapan

mendapatkan

administrasi

dari

mahasiswa. m. Proses

j.

Rangkuman

memudahkan

data

profil

mahasiswa dapap diperoleh

kelulusan

masih

harus

dengan cepat

menggunakan persetujuan berupa surat bebas perpustakaan, nilai, dll. g. Pencetakan nama di ijazah masih mengalami

kesalahan

karena

proses adminstrasi kelulusan yang masih

menggunakan

sistem

manual. h. Sulit mengetahui rangkuman profil mahasiswa



67 SUB BAGIAN KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN a. Manajemen data pegawai yang masih

manual

a.

sehingga

menyulitkan dalam memperoleh data.

b.

b. Pengelolaan dan pencatatan data keuangan

yang

menyulitkan

masih

manual

dalam

proses

c.

Manajemen data pegawai

a.

Aplikasi untuk membantu


proses manajemen data

atau terotomasi

dan informasi pegawai

Otomasi

dalam

pencatatan data keuangan c.

Aplikasi

Ambon sehingga Human

menyimpan

error karena verifikasi data

pegawai

sehingga

pembayaran dapat

diminimalisir

dan

masih dilakukan secara manual.

waktu

verifikasi

dan

Hal

pencatatan

mengakibatkan proses

registrasi

yang

rumit

untuk

yang

c.

dapat

Document Management System

untuk

d.

Payment Gateway

data-data

e.


mahasiswa

pencatatan keuangan mahasiswa

ini

Informasi

data keuangan

data.

bank

Sistem

Keuangan

membantu

pihak

b.

proses pengelolaan dan

antara bank dan STAKPN

dengan

Kepegawaian

pengelolaan dan pencatatan

pelaporan, pencarian dan rekapan

c. Tidak adanya koneksi jaringan

Informasi

Manajemen

koneksi

b.

Sistem

Aplikasi yang membantu

Dibangunnya

proses

a.

data

pembayaran menjadi cepat

mahasiswa. d. Kemungkinan terjadinya human error

dalam

pencatatan

dan



68 pengecekan

pembayaran

dari

mahasiswa sangat besar. e. Proses pencatatan dan pengecekan pembayaran butuh waktu yang lama. SUB BAGIAN UMUM a. Pendataan dan pengarsipan surat

a.

Otomisasi proses pendataan dan

sehingga terjadi kesalahan dalam

keluar dan masuk.

pengarsipan surat masuk

Pencarian data arsip surat

dan keluar

b.

b. Butuh waktu lama untuk mencari

dlikakuan dengan cepat dan

data surat yang diinginkan. c. Penyebaran

informasi

masih

c.

manual. d. Sulit melakukan inventaris barang d.

Tata Persuratan b.

Sistem

Informasi

manajemen Aset yang

dapat

c.

d.

Website Organisasi


e.

Webmail

elektronis

penyebaran

f.

Infrastruktur

Inventarisasi aset organisasi

secara elektronis

dilakukan

secara

keberadaannya memudahkan

sehingga pembuatan

c.

d.

Aplikasi

proses

Document

pencarian data arsip surat

keberadaan

STAKPN Ambon

Aplikasi

dan

Informasi

Penyebaran informasi dapat

dapat dicatat secara jelas

di

b.

pendataan

Sistem

membantu

dapat mencatat secara jelas lokasi aset/barang

proses

a.

mudah

juga

karena tidak adanya sistem yang

surat


masuk dan keluar masih manual

pencatatannya.

pengarsipan

a.

informasi

yang

membantu

Management System

Jaringan dapat dalam

melakukan invetaris aset



69 e. Sulit

mengetahui

jumlah

dan

ketersediaan

aset

sehingga

menyulitkan

dalam

pembuatan

laporan kepada atasan.

organisasi.

laporan kepada atasan

JURUSAN a. Penerimaan data nilai mahasiswa dari

bagian

akademik

kemahasiswaan

a.

dan

membutuhkan

waktu yang lama.

b.

b. Data akademik mahasiswa masih

yang

cukup

besar,

mengingat

c.

proses

a.

Aplikasi

penyerahan data nilai dari

menyimpan

bagian akademik

akademik

Penyimpanan akademik

berupa dokumen kertas sehingga membutuhkan ruang penyimpanan

Otomisasi

data mahasiswa

b.

Aplikasi

mahasiswa

dengan

data akademik mahasiswa

mahasiswa

c. Kesulitan

Informasi

Akademik b.

Infrastruktur

dapat proses

cepat

yang terintegrasi dengan

terbatas.

yang

penyerahan nilai secara

akademik

Sistem

Jaringan

Pembuatan

bertambah.

penyimpanan yang ada saat ini

mahasiswa

membantu

transkrip

a.

data



ruang

dapat

secara elektronis

setiap tahunnya jumlah mahasiswa Sedangkan

yang

c.

Aplikasi yang terintegrasi data

nilai sehingga

pembuatan transkrip nilai dalam

membuat

menjadi mudah dan cepat



70 transkrip

akademik

mahasiswa

karena pencatatan yang dilakukan masih manual. d. Kemungkinan terjadinya human error pada pembuatan transkrip akademik

mahasiswa

secara

manual sangat besar. UNIT PENELITIAN a. Penyimpanan

data

jurnal

dan

a.

Otomisasi

proses

a.


penulisan ilmiah masih manual

penyimpanan data jurnal

proses penyimpanan dan

menyebabkan

dan penulisan ilmiah

penulusuruan jurnal dan

adanya

resiko

kehilangan data.

b.

Akses

terhadap

jurnal

tulisan

ilmiah

dengan

b. Akses terhadap jurnal dan tulisan

terdahulu dapat dilakukan

imliah terdahulu sulit dilakukan

dengan dengan mudah dan

dan membutuhkan waktu yang

dengan waktu yang cepat

media

Jurnal dan tulisan ilmiah

dan tulisan imliah secara

dapat dipublikasikan diluar

luas

hanya terbatas pada jurnal kampus

lingkungan

STAKPN

elektronis

STAKPN Ambon yang

Ambon

dilakukan

lama.

c.

c. Publikasi jurnal dan tulisan ilmiah

dan

a.

Sistem

Informasi

Penelitian dan Riset b.


mudah dan cepat b.

Aplikasi untuk menjadi publikasi

dan

jurnal

berbasis



71 d. Mahasiswa

hanya

dapat

secara

elektronis

yang

mengakses hasil publikasi melalui

dapat memperbesar lingkup

jurnal yang telah dicetak dan

publikasinya.

diletakan di perpustakaan

d.

e. Unit penelitian tidak mempunyai sarana

untuk

Tersedianya sarana untuk publikasi jurnal dan tulisan

mempublikasikan

ilmiah secara elektronis

hasil penelitian maupun jurnal secara elektronis sehinnga dapat diakses oleh orang lain diluar STAKPN dan diluar pulau Ambon PERPUSTAKAAN a. Data keanggotaan perpustakaan tidak

terintegrasi

dengan

a.

Data anggota perpustakaan

data

terintegrasi

mahasiswa sehingga pustakawan

mahasiswa

harus menginput kembali data mahasiswa

sebagai

anggota

perpustakaan.

data

dengan

kartu

Database mahasiswa dan anggota

a.

perpustakaan

Terintegrasinya

kartu

secara

mahasiswa

kartu

mahasiswa adalah data

dan

otomatis

data

Sistem

Informasi

perpustakaan

yang terintegrasi sehingga

perpustakaan

b. Kartu anggota perpustakaan tidak terintegrasi

b.

dengan

a.

(Digital Library) b.


anggota perpustakaan. b.

Perbaikan Digital library yang ada untuk dapat



72 mahasiswa. Sehingga pustakawan

mengakses

harus membuat

mahasiswa

dan

mencetak

kartu anggota perpustakaan.

c.

data

Penggunaan

kartu

mahasiswa sebagai kartu anggota perpustakaan LABORATORIUM a. Tidak tersedianya akses internet di

a.

dalam laboratorium. b. Jaringan

Tersedianya akses internet

a.

dalam laboratorium

antar

PC

dalam

b.

laboratorium tidak berfungsi.

Perbaikan jaringan antar

a.

PC dalam laboratorium

Jaringan antar PC dapat

b.

diaktifkan kembali

Penambahan jalur internet

Sistem

Informasi

Akademik b.

ke dalam laboratorium


c.

Jaringan Internet

a.

Sistem

DOSEN a. Akses

internet

yang

lambat

a.

menyebabkan dosen sulit untuk mengakses informasi. b. Tidak

tersedianya

pembelajaran

berbasis

b. media internet

yang dapat memudahkan dosen dan

mahasiswa

dalam

proses

c.

Peningkatan

bandwith

a.

Aplikasi

yang

dapat

Informasi

untuk akses internet

membantu dosen dalam

Proses

proses belajar mengajar

b.

e-learning

dapat menggunakan media

dengan

c.

Webmail

berbasis internet

media internet

d.

Jaringan Internet

Aplikasi

e.

Infrastruktur

belajar

Pemanfaatan

mengajar

media

pembelajaran elektronis

b.

menggunakan

pembelajaran

secara elektronis

Akademik

Jaringan



73 belajar mengajar.

d.

Data nilai tidak diberikan

c.


c. Data nilai mahasiswa diberikan

dalam

bentuk

dokumen

dosen

dalam bentuk dokumen kertas ke

namun

secara

elektronis

memasukan

bagian

ini

sehingga input data nilai

oleh

memungkinkan dapat terjadinya

hanya bisa dilakukan oleh

langsung

manipulasi data nilai.

dosen yang bersangkutan.

menghindari

Manipulasi data nilai oleh

data

orang-orang tertentu dapat

tertentu

akademik.

Hal

e.

untuk

dapat

data

dosen

oleh

nilai secara

sehingga manipulasi orang-orang

dihindari. MAHASISWA a. iPelayanan pada bagian akademik

a.

membutuhkan waktu yang lama dikarenakan sistem yang manual. b. Proses

registrasi

ulang

c. Sulit

mengakses

b.

c. data

dan

informasi akademik. d. Pengisian KRS secara manual memungkinkan dapat terjadinya

a.

bagian akademik.

tiap

semester yang panjang.

Otomisasi pelayanan dalam

d.

Proses

registrasi

Aplikasi yang membantu bagian akademik dalam

ulang

pelayanan

terhadap


mahasiswa

Akses data dan informasi

berhubungan

akademis mahasiswa dapat

KRS, KHS, data nilai dan

dilakukan dengan cepat dan

data akademik mahasiswa

mudah.

lainnya

Redundansi pengisian KRS

b.

yang dengan

a. Sistem Informasi Akademik b. Sistem Informasi Wisuda c. e-learning d. Webmail




74 redudansi data.

dapat

h. Mahasiswa tidak memiliki akses

administrasi

atau

otomisasi pengisian KRS

kelulusan

mahasiswa

dihilangkan dengan adanya

ke jaringan internet kampus. e. Proses

dihindari

e.

Mahasiswa

registrasi secara cepat c.

mempunyai

Aplikasi yang membantu mahasiswa untuk dapat

masih manual sehingga mahasiswa

akses

harus mendapatkan syarat-syarat

jaringan internet kampus.

informasi

Mahasiswa

dapat

mereka secara mudah dan

melakukan

proses

adminstrasi

kelulusan

ke bagian tertentu secara manual untuk

memenuhi

f.

kelengkapan

adminstrasi kelulusan. f. Penulisan nama mahasiswa sering

secara

internet

melakukan

cepat

dalam

dan

memperoleh

data

dan

akademik

cepat d.

tidak

Aplikasi yang membantu mahasiswa

dalam

mengalami kesalahan dikarenakan

memerlukan banyak usaha

pengisian KRS sehingga

proses manual

dalam melengkapi syarat-

redundansi

syarat yang diperlukan.

dihindari

g.

Penulisan nama mahasiswa

e.

Mahasiswa

data

dapat

mempunyai

tidak mengalami kesalahan

akses ke jaringan internet

dalam ijazah yang diterima.

kampus f.

Sistem membantu

yang

dapat

mahasiswa

dalam melakukan proses



75 adminstrasi

kelulusan

secara cepat dan efektif tanpa harus menghabiskan waktu

dan

menjamin

adanya penulisan nama yang benar dalam ijazah yang akan diterima BANK a. Tidak

terintegrasinya

pembayaran

di

sistem

bank

a.

dengan

STAKPN

Ambon

sehingga

verifikasi

terhadap mahasiswa

b.

Terintegrasinya

STAKPN Ambon

antara bank dan STAKPN

Pembayaran SPP dan biaya

Ambon.

setelah

melalui ATM

daftar

Sistem yang membantu a. integrasi data pembayaran

lainnya

mencetak

a.

pembayaran antar bank dan

yang telah membayar dilakukan bank

sistem

dapat

dilakukan

b.

Pembayaran biaya

SPP

lainnya

Payment Gateway

dan dapat

mahasiswa yang telah melakukan

menggunakan fitur dari

pembayaran

bank

b. Pembayaran SPP, registrasi dan biaya lainnya masih belum bisa melalui ATM



76

Infrastruktur SI/TI Saat ini

4.6

Pada bagian ini kondisi dari infrastrukttur SI/TI yang ada pada STAKPN Ambon akan dijelaskan dan dipetakan. Infrastruktur SI/TI tersebut akan dipetakan berdasarkan unit-unit atau bagian dan stakeholder yang terkait dengan kegiatan akademik.

4.6.1 Sistem Informasi, Teknologi dan Sumber Daya Manusia Pada tabel berikut akan dijabarkan sistem infromasi dan teknologi apa saja yang ada dalam lingkungan STAKPN Ambon serta sumber daya manusia yang saat ini ada dalam STAKPN Ambon.

Tabel 4.6 Portfolio Sistem Informasi, Teknologi dan SDM STAKPN Ambon SISTEM INFORMASI

TEKNOLOGI

SDM

KETUA

Ketua dan setiap Office

Pembantu Ketua memiliki

Ketua dibantu oleh

Application

akses ke jaringan internet

seorang sekretaris

KABAG

wireless

Office Application

 Notebook

Kabag membawahi Sub

 Jaringan internet

bagian umum, Sub

wireless

Bagian akademik, Sub Bagian kepegawaian dan Keuangan

UMUMM

 PC dan Printer Office Application

 Notebook

20 orang pegawai

 Jaringan internet wireless

AKADEMIK


 Notebook  Jaringan internet

13 orang pegawai

wireless



77

KEUANGAN & KEPEGAWAIAN

 PC  Printer Office Application


9 Orang Pegawai

wireless  Aplikasi Absensi

JURUSAN



70 Orang Dosen

UNIT PENELITIAN

wireless  PC dan Printer Office Application


2 Orang Pegawai

wireless  PC dan Printer

UNIT KOMPUTER

 Modem Office Application

 PC Server Digital Library

2 Orang Pegawai

 PC Server SMS Gateway

PERPUST AKAAN

 Database Absensi  PC dan Printer Digital Library

 Jaringan internet

3 Orang Pegawai

wireless

LAB

 Komputer PC Manual

 Jaringan Antar

2 Orang Pegawai

Komputer (tidak berfungsi)

Aplikasi-aplikasi yang ada dalam lingkungan saat ini dikembangkan dengan menggunakan pihak ketiga dalam pengerjaanya. Pemilihan vendor dalam pembuatan Universitas Indonesia


78

sistem informasi mengacu pada proses pelelangan sesuai dengan peraturan pemerintah. Sistem informasi yang ada saat ini dalam lingkungan STAKPN Ambon adalah SMS Gateway, Digital Library dan Website STAKPN Ambon, sedangkan untuk aplikasi absensi bersifat standalone. Proses administrasi dalam bagianbagian/unit-unit maupun stakeholder hanya menggunakan aplikasi office sebagai aplikasi utama. Dari portfolio dan pembahasan diatas maka dapat dilakukan pemetaan ke dalam tabel McFarlan untuk melhat di tingkat mana kontribusi aplikasi yang ada sekarang. Tabel McFarlan merupakan sebuah alat bantu yang dapat menggambarkan bagaimana SI/TI dapat memberikan kontribusi terhadap strategi organisasi maupun terhadap organisasi itu sendiri (Ward & Peppard, 2002).

Tabel 4.7 Pemetaan McFarlan aplikasi as-is di STAKPN Ambon Strategic

High Potential

Key Operational

Support

Aplikasi Absensi

Website STAKPN Ambon

Digital Library Office Application

Tabel diatas telah memperlihatkan bagaimana konstribusi setiap aplikasi yang ada terhadap organisasi. Saat ini hanya aplikasi absensi, digital libarary dan aplikasi office yang berada dalam area key operasional. Aplikasi office dimasukan kedalam kategori key operational dikarenakan memang aplikasi ini sangat berperan penting bagi STAKPN Ambon sekarang. Fungsi administrasi akademik yang dilakukan secara manual menyebabkan aplikasi ini dimasukan kategori tersebut. Sedangkan website yang menjadi gerbang bagi pihak luar dan mahasiswa untuk mendapatkan informasi masih belum dimanfaatkan sebagaimana mestinya sehingga hanya menjadi aplikasi support bagi STAKPN Ambon. Dari tabel 4.7 kita dapat melihat sistem informasi dan teknologi apa saja yang ada dalam lingkungan STAKPN Ambon dan sumber daya manusia yang memakai Universitas Indonesia


79

sistem informasi maupun teknologi tersebut. Sumber daya manusia yang ada merupakan pengguna awam dan tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi maupun teknologi yang ada sehingga jika ada kerusakan maupun error yang dialami sistem, maka tidak ada SDM yang mampu untuk memperbaiki infrastruktur teknologi dan sistem yang ada. Contoh yang dapat dilihat adalah tidak befungsinya jaringan dalam laboratorium yang sebenarnya sudah ada namun tidak dapat digunakan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya SDM yang dapat mengidentifikasi kerusakan dan memperbaiki jaringan dalam laboratorium tersebut. Contoh lain adalah jika Server Digital Library tidak berfungsi dengan baik/down maka tidak ada SDM yang mampu untuk mengatasi masalah ini. Pemecahan yang sering dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah diatas adalah dengan memanggil teknisi luar yang dapat mengidentifikasi dan memperbaiki kerusakan yang ada. Hal ini tentu menimbulkan lamanya waktu penanganan kerusakan karena harus menunggu teknisi tersebut. sehingga memotong waktu pelayanan kepada stakeholder.



80

4.6.2 Infrastruktur Jaringan Saat ini infrastruktur jaringan di STAKPN Ambon masih belum ada sehingga tidak ada hubungan antar tiap gedung dan unit dalam lingkungan STAKPN Ambon. Server yang tersedia saat ini menggunakan PC yang difungsikan sebagai server dengan jumlah sebanyak dua buah dan digunakan untuk mendukung aplikasi SMS Gateway serta Digital Library. Website STAKPN Ambon saat ini memang sudah ada namun penempatannya berlokasi di hosting ISP. Penempatan website yang diletakan di lokasi hosting akan membuat lamanya penanganan jika terjadi error dan system down.

Internet Cloud

SMS Gateway Server

ISP

STKPN, Ambon Digital Libarary Server

Gambar 4.3 Infrastructure Network Diagram STAKPN Ambon



BAB 5 ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan berisi pembahasan detail dari tiap langkah dan tahapan yang ada dalam penelitian ini. Penelitian ini sendiri mengikuti tahapan-tahapan yang ada dalam siklus TOGAF ADM yang dimulai dari tahap preliminary hingga tahap opportunities and solutions.

5.1

Preliminary Fase preliminary merupakan tahapan awal dalam tahap perencanaan

arsitektur enterprise. Pada tahapan ini dilakukan langkah-langkah tahap prelimary yang akan menjabarkan penentuan framework dan metodologi yang digunakan serta scope yang akan menjadi panduan dari perancangan arsitektur dalam bentuk prinsipprinsip arsitektur yang diinginkan oleh STAKPN Ambon.

5.1.1

Menentukan Framework dan Metodologi Pada bagian ini ditentukan Framework dan metodologi yang akan digunakan

dalam perancangan arsitektur SI/TI pada STAKPN Ambon. Framework yang digunakan adalah TOGAF dengan menggunakan metodologi TOGAF ADM yang telah disediakan oleh TOGAF. Setiap fase yang ada dalam TOGAF ADM ini merupakan tahapan-tahapan detil bagaimana membangun dan mengelola serta menerapkan arsitektur enterprise. TOGAF ADM mempunyai delapan (8) fase utama yaitu Architecture Vision, Business Architecture, Information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solutions, Migration Planning, Implementation Governance dan Change Mangement sedangkan fase preliminary dan fase requirement management merupakan fase pendukung dalam TOGAF ADM. Mengacu pada literature review pada bab 2, maka dalam penelitian ini fasefase yang akan digunakan untuk merancang arsitektur SI/TI pada STAKPN Ambon dimulai dari fase preliminary hingga pada fase Opportunities and Solution.

81



82

5.1.2 Prinsip-Prinsip Perancangan Arsitektur Prinsip-prinsip untuk membangun arsitektur SI/TI di STAKPN perlu diidentifikasi sebagai suatu pondasi dan aturan dasar untuk membangun sistem dan menentukan teknologi informasi yang akan digunakan. Prinsip-prinsip arsitektur ini berdasarkan kondisi STAKPN Ambon saat ini dan disesuaikan dengan kebutuhan arsitektur yang baru. Prinsip-prinsip arsitektur SI/TI yang diidentifikasi adalah :

5.1.2.1 Prinsip Bisnis Terdapat 7 prinsip yang menjadi kebutuhan dalam perancangan arsitektur bisnis yaitu : 1. Prinsip 1 Pernyataan

: Mendukung Rencana Strategis Organisasi : Model rancangan arsistektur yang akan dibangun harus mendukung rencana strategis organisasi

Dasar Pemikiran : Hasil perancangan arsitektur akan menjadi maksimal dan terpakai penuh jika dibuat sesuai dengan arah dan tujuan dari organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja dari arsitektur yang akan dibangun. Implikasi

: Perancangan arsitektur harus memperhatikan visi, misi, arah dan tujuan bisnis dari organisasi

2. Prinsip 2 Pernyataan

: Pelayanan yang handal bagi stakeholder : Pelayanan yang cepat, aman, efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja stakeholder/pengguna

Dasar Pemikiran : Pemanfaatan TI sebagai ujung tombak dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi dari stakeholder merupakan bagian penting dalam organisasi. Kualitas layanan yang cepat, aman, efektif dan efisien menjadi tolak ukur dalam nilai layanan yang diberikan organisasi. Untuk itu dibutuhkan model arsitektur bisnis yang mampu memberikan layanan TI

yang

handal

bagi

organisasi

sehingga

mampu

memberikan pelayanan yang prima.



83

Implikasi

: - Tersedianya layanan bagi stakeholder sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna - Perubahan paradigma layanan dari perangkat komputasi menjadi layanan komputasi. - Tersedianya layanan TI yang mendukung proses bisnis


: Kontinuitas Bisnis : Proses layanan TI harus dapat berjalan tanpa ada interupsi dari sistem.

Dasar Pemikiran : Layanan TI akan semakin meluas dan ketergantungan terhadap layanan TI akan semakin meninggi. Untuk itu kehandalan

dan

ketersediaan

sistem

tersebut

harus

dipertimbangkan. Sistem tidak boleh berhenti karena adanya kerusakan perangkat keras, data yang rusak, bencana alam dan sebagainya Implikasi

: - Rancangan

sistem

ketersediaan

layanan

harus

mempertimbangkan

(redundancy,

recovery

dan

maintainability). - Perlu untuk melakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem dan layanan TI sehingga kelayakan dan ketersediaan dapat terus dipantau.

4. Prinsip 4

: Memberikan keuntungan maksimal bagi organisasi dan semua pihak

Pernyataan

: Model rancangan arsitektur yang baru harus dapat memberikan keuntungan secara maksimal bagi organisasi dan

semua

pihak

yang

memanfaatkan

model

ini.

Keuntungan diperoleh dari faktor investasi, manajemen dan operasional arsitektur tersebut. Dasar Pemikiran : ROI adalah salah satu poin dalam penilaian terhadap kualitas finansioal sistem TI. Nilai bisnis perangkat perlu dipertimbangkan dalam setiap pengadaan perangkat TI. Penggunaan TIK secara optimal dalam pelayanan yang Universitas Indonesia


84

diberikan akan lebih optimal karena faktor otomasi dan integrasi.

Kecepatan

dan

kelancaran

proses

akan

meningkatkan citra STAKPN Ambon dalam memberikan kualitas pelayanan yang lebih baik. Implikasi

: - Informasi harus dapat diakses dan digunakan bersamasama oleh semua pihak - Konfigurasi dan pemilihan perangkat secara optimal sesuai dengan kebutuhan stakeholder.


: Perlindungan Kepemilikan Intelektual : Model arsitektur yang dikembangkan harus mampu menjaga kepemilihan intelektual. Kepemilikan intelektual harus dilindungi dan harus terlihat dalam arsitektur TI, implementasi dan tata kelolanya.

Dasar Pemikiran : Perlindungan

terhadap

kepemilikan

intelektual

dapat

dilakukan dengan menggunakan domain yang terpisah untuk mengatur akses dari entitas kepemilikan intelektual, misalnya dengan penggunaan Single Sign On (SSO). Implikasi

: - Harus ada administrator yang bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup data - Organisasi harus mengerti bahwa data memiliki nilai, sehingga data harus diorganisir dan dapat diakses oleh orang yang berkepentingan.


: Memenuhi Kebutuhan Distribusi dan Interkoneksi : Model arsitektur yang dikembangkan harus mampu memenuhi kebutuhan distribusi dan interkoneksi antar unit dan stakeholder di STAKPN Ambon.

Dasar Pemikiran : Distribusi

dan

interkoneksi

antar

unit

dan

bagian

menggunakan workstation dan personal komputer dalam jaringan

dapat

meningkatkan

produktivitas

kerja.

Ketersediaan kekuatan pemrosesan dengan komputer dan konektivitas

jaringan

komputer

kepada

pengguna



85

merupakan solusi kebutuhan bisnis yang tepat dengan kondisi STAKPN saat ini. Implikasi

: - Pengguna harus dilatih untuk mendapatkan hasil yang optimal dari penggunaan komputasi dan kemampuan jaringan untuk mendapatkan hasil yang optimal - Memerlukan manajemen jaringan dan komputer yang terdistribusi.

7. Prinsip 7

: Terwujudnya Pengelolaan Sistem Administrasi Yang Efektif Dan Efesien

Pernyataan

: Model arsitektur yang dikembangkan harus mampu dapat membantu pengelolaan administtasi STAKPN Ambon menjadi efektif dan efisien.

Dasar Pemikiran : Sebagai

lembaga

merupakan

pendidikan

kegiatan

yang

kegiatan

sering

administratif

dilakukan

dalam

lingkungan STAKPN Ambon. Untuk itu model arsitektur yang dihasilkan harus dapat meningkatkan kinerja dari pelayanan administratif unit-unit dan stakeholder yang ada menjadi lebih efektif dan efisien Implikasi

: - Perancangan model arsitektur harus memperhatikan kegiatan adminstratif yang ada dalam organisasi sehingga

model

yang

dihasilkan

sesuai

dengan

kebutuhan

5.1.2.2 Prinsip Data Terdapat 4 prinsip yang menjadi kebutuhan dalam perancangan arsitektur data yaitu : 8. Prinsip 8 Pernyataan

: Data adalah Aset : Data adalah aset bagi organisasi karena mempunyai nilai dan harus diorganisasi dengan sesuai fungsinya. Data perlu dikelola dan disebarkan bagi sistem maupun stakeholder yang digunakan dalam pelayanan maupun pengambilan keputusan. Universitas Indonesia


86

Dasar Pemikiran : Data merupakan aset yang terpenting dalam lingkungan STAKPN Ambon. Sebagai sebuah lembaga pendidikan data merupakan hal utama yang diakses dalam setiap proses bisnis. Selain itu data merupakan dasar bagi stakeholder maupun organisasi untuk mengambil keputusan, sehingga sebagai aset data harus dikelola dengan baik untuk memberikan

nilai

yang

maksimal

bagi

organisasi.

Kehilangan data akan berdampak langsung bagi organisasi dalam hal ini STAKPN Ambon yang sangat bertumpu pada data. Implikasi

: - Sistem harus mampu menjamin ketersediaan data - Adanya perlindungan terhadap data dari kehilangan dan kerusakan akibat akses ilegal - Diperlukan adanya pengelolaan

yang baik

untuk

memastikan keakuratan, ketersediaan, muktahir dan unik. - Kesadaran akan pentingnya data dan kegunaannya perlu disosialisasikan. - Perlu adanya kebijakan yang mengatur kepemilikan dan penjagaan informasi dan distribusi data tersebut. 9. Prinsip 9 Pernyataan

: Data harus dapat diakses pihak yang berkepentingan : Data

harus

dapat

diakses

oleh

pihak-pihak

yang

berkepentingan baik pihak internal maupun eksternal sesuai dengan peran dan dalam melaksanakan fungsi masingmasing pengguna. Dasar Pemikiran : Akses yang cepat akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi dalam pengambilan keputusan. Kesulitan dalam akses data tentu akan membuat lamanya pengambilan keputusan dan layanan yang diberikan. Implikasi

: - Adanya

prosedur

dalam

pengaksesan

data

dan

penggunaan data



87

- Pengaksesan data dibatasi sesuai dengan hak dari masing-masing pengguna data - Sistem harus mampu menjaga ketersediaan data sehingga akses data dapat dilakukan dengan cepat - Kemudahan bagi pengguna dalam mengakses data dan informasi 10. Prinsip 10 Pernyataan

: Data harus konsisten dan dapat dipercaya : Setiap elemen data harus mempunyai nilai akuntabilitas kepercayaan dalam kualitas datanya.

Dasar Pemikiran : Salah satu keuntungan dalam lingkungan arsitektur adalah kemampuan untuk melakukan pembagian data diantara unit dalam organisasi. Perkembangan data yang terus bertumbuh dan ketergantungan unit-unit terhadap data tersebut, maka data berubah menjadi suatu yang penting bagi organisasi. Konsistensi dan keakuratan merupakan hal yang wajib dimiliki data untuk dapat dipercaya sehingga dapat menjadi landasan dalam pengambilan keputusan. Implikasi

: - Pemuktahiran data harus dilakukan secara berkala agar informasi yang diperoleh adalah data yang baru. - Paradigma kepemilikan data dari milik sendiri menjadi milik bersama diperlukan agar data yang diberikan adalah data yang akurat - Adanya prosedur keamanan dalam pengaksesan dan penggunaan data sehingga tidak terjadi kehilangan atau perubahaan

data

oleh

pihak-pihak

yang

tidak

bertanggung jawab - Kontrol terhadap kualitas data perlu dilakukan untuk memastikan integritas dari data yang ada. - Adanya standarisasi data yaitu model data, elemen data dan metadata lainya.



88


: Keamanan data : Sebagai aset yang sangat berpengaruh besar terhadap kelangsungan hidup organisasi maka data harus diamankan agar tidak terganggu dari akses pihak-pihak yang tidak berwenang.

Dasar Pemikiran : Adanya potensi dalam penyalahgunaan data dan informasi seperti data nilai dan data mahasiswa, untuk itu data harus diamankan dan hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berwenang. Implikasi

: - Rancangan

arsitektur

harus

mempertimbangkan

manajemen keamanan seperti pengendalian akses data, pengelolaan data dan sebagainnya - Perlu

adanya

evaluasi

secara

berkala

untuk

meningkatkan keamanan sistem.

5.1.2.3 Prinsip Aplikasi Terdapat 5 prinsip yang menjadi kebutuhan dalam perancangan arsitektur aplikasi yaitu : 12. Prinsip 12 Pernyataan

: Indenpendensi Teknologi : Keanekaragaman sistem informasi dan platform yang terlibat tidak boleh menghambat pelayanan, artinya tidak ada ketergantungan terhadap suatu teknologi tertentu. Hal ini dimaksudkan agar arsitektur dapat berjalan pada berbagai macam platform.

Dasar Pemikiran : Jika pada kondisi tertentu sistem yang dikembangkan hanya tergantung pada suatu platform atau teknologi tertentu maka jika ada kelemahan dan kerusakan pada sistem tersebut maka akan menimbulkan kerugian dan usaha yang sangat besar untuk membuat sistem tersebut dapat kembali beroperasi.



89

Implikasi

: - Pengembangan sistem informasi dapat menggunakan platform teknologi yang bersifat open standard seperti XML. - Perlu dibuat API (application programming interface) sehingga dapat berinteraksi dengan modul yang lain. - Penggunaan

middleware

atau

service

bus

untuk

dekomposisi fungsi dalam suatu sistem sehingg dapat menyatukan aplikasi-aplikasi yang ada 13. Prinsip 13 Pernyataan

: Kemudahan dalam penggunaan : Aplikasi

yang

dikembangkan

harus

mudah

dalam

penggunaannya dan menggunakan pengetahuan yang sudah dimiliki oleh pengguna. Dasar Pemikiran : Penyesuian penggunaan sistem merupakan kendala utama dalam pemakaian sistem informasi. Proses adaptasi terhadap penggunaan sistem ini akan menggangu proses yang sedang berjalan. Implikasi

: - Pengembangan

sistem

informasi

didasarkan

pada

operasional bisnis yang sudah ada - Adanya panduan penggunaan untuk sistem informasi yang

dikembangkan

menemukan

solusi

sehingga jika

menemui

pengguna

dapat

kendala

dalam

penggunaan sistem informasi - Perancangan antarmuka aplikasi yang user friendly akan membantu pengguna untuk mengerti tujuan dari sistem informasi yang dikembangkan. 14. Prinsip 14 Pernyataan

: Aplikasi harus saling terintegrasi : Aplikasi yang dikembangkan harus saling terintegrasi sesuai dengan proses bisnis organisasi.

Dasar Pemikiran : Integrasi antar aplikasi akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi sehingga layanan yang diberikan akan lebih cepat tanpa harus melewati beberapa aplikasi sebelumnya. Universitas Indonesia


90

Implikasi

: - Pengembangan

asitektur

harus

memperhatikan

kebutuhan integrasi antar unit dan pengguna sehingga dapat

meilihat

aplikasi

mana

saja

yang

dapat

diintegrasikan 15. Prinsip 15 Pernyataan

: Fleksibel dan mudah melakukan migrasi : Aplikasi yang dikembangkan harus fleksibel dan jika ada migrasi dapat dengan mudah dilakukan

Dasar Pemikiran : Proses bisnis maupun kebutuhan dari organisasi mungkin saja berubah sewaktu-waktu sehingga dibutuhkan aplikasi yang bersifat fleksibel dan dapat melakukan migrasi dengan mudah. Perubahan tidak perlu dilakukan di kedua sisi (client dan server) cukup di server saja agar pengguna tidak merasa terganggu. Implikasi

: - Dalam pengembangan aplikasi dapat menggunakan modul-modul sehingga mudah dalam melakukan migrasi maupun perbaikan - Penempatan proses data aplikasi terjadi di sisi server sehingga mudah dalam melakukan perbaikan atau migrasi tanpa pengguna harus mengetahuinya.


: Meningkatkan efektifitas pengguna : Aplikasi yang dikembangkan harus dapat meningkatkan efektifitas pengguna sistem informasi tersebut sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi.

Dasar Pemikiran : Efektifitas yang maksimal akan mempengaruhi layanan yang diberikan organisasi. Aplikasi yang dibangun harus mempermudah

pengguna

sistem

informasi

dalam

melaksanakan tugasnya, bukan sebaliknya malah membuat pengguna sulit untuk mengerjakan pekerjaan mereka karena waktu yang diperlukan habis hanya untuk memahami penggunaan aplikasi tersebut.



91

Implikasi

: - Pengembangan aplikasi harus sesuai dengan kebutuhan dari pengguna/stakeholder. - Aplikasi yang dikembangkan harus dapat memproses informasi dan data yang diperlukan sehingga pelayanan yang diberikan juga cepat dan efisien

5.1.2.4 Prinsip Teknologi Terdapat 8 prinsip yang menjadi kebutuhan dalam perancangan arsitektur teknologi yaitu : 17. Prinsip 17 Pernyataan

: Minimasi keragaman Teknologi : Rancangan infrastruktur TI harus dapat mengurangi keragaman teknologi dalam implementasinya.

Dasar Pemikiran : Keragaman teknologi akan membuat pengelolaan dan pemeliharaannya menjadi rumit dan sulit dilakukan. Minimasi keragaman akan menurunkan biaya pemeliharaan dan implementasinya. Pengguna juga tidak perlu melakukan penyesuaian terhadap teknologi yang baru namun dapat lebih beradaptasi dengan teknologi yang sudah ada sehingga pemanfaatan teknologi dan pelayanan yang diberikan menjadi lebih maksimal. Implikasi

: - Perancangan infrastruktur sedapat mungkin mengurangi penggunaan beragam teknologi - Penentuan platform untuk perangkat keras dan perangkat lunak - Penggunaan bersama/ulang komponen infrastruktur yang telah ada.


: Perubahan berdasarkan kebutuhan : Perubahan pada kebutuhan aplikasi dan teknologi yang dikembangkan harusnya merespon pada kebutuhan bisnis

Dasar Pemikiran : Perubahan dalam lingkungan organisasi adalah dengan merespon kebutuhan bisnis STAKPN Ambon bukan lebih kepada perubahan bisnis yang merespon perubahan IT. Universitas Indonesia


92

Implikasi

: - Arsitektur teknologi yang dikembangkan nantinya dapat memfasilitasi

implementasi

perubahan

berdasarkan

perubahan bisnis sehingga infrastruktur dan lapisan diatasnya tidak mengalami perubahan yang berarti 19. Prinsip 19 Pernyataan

: Penggunaan Teknologi Open Standard : Untuk mengatasi masalah interoperabilitas di sistem yang baru, STAKPN harus dapat menerapkan teknologi open standard

Dasar Pemikiran : Penerapan open standar memungkinkan pengguna tidak harus ditraining lagi. Jika terjadi error, maka untuk melakukan pemulihan maupun backup sistem menjadi lebih mudah dilakukan. Perangkat akan lebih mudah dikelola karena

telah

menggunakan

standar

industri

yang

memungkinkan ketersediaan sumber daya teknologi yang luas dan menjamin kontinuitas produk yang digunakan. Implikasi

: - Penggunaan teknologi-teknologi yang memiliki standar industri. - Penggunaan antarmuka-antarmuka standar dalam semua lapisan arsitektur - penggunaan open standard akan memungkinkan adanya interoperabilitas dengan sistem lain


: Interoperabilitas : Perangkat lunak dan perangkat keras harus menyesuaikan dengan standar yang telah ditentukan dalam menerapkan interoperabilitas untuk data, aplikasi dan teknologi.

Dasar Pemikiran : Penetapan standar akan membantu untuk menjamin konsitensi, yang akan meningkatkan kemampuan untuk mengontrol sistem dan meningkatkan kepuasan penguna, melindungi investasi IT yang telah ada, memaksimalkan ROI

dan

mengurangi

biaya.

Interoperabilitas

akan

meningkatkan kemampuan untuk berbagi data dan sumber daya lain dalam pelayanan kepada pengguna. Universitas Indonesia


93

Implikasi

: - Platform

TI

yang

ada

harus

diidentifikasi

dan

didokumentasikan sehingga memudahkan dalam proses interoperabilitas - Perancangan standar baku harus mulai dibangun, agar dapat merespon kebutuhan perubahan bisnis ataupun aplikasi dan teknologi. - Perlu ada kesadaran dari pihak pimpinan maupun stakeholder mengenai keutungan dari interoperabilitas terhadap kinerja organisasi. 21. Prinsip 21 Pernyataan

: Penggunaan infrastruktur yang sudah ada : Infrastruktur yang sudah ada dalam organisasi dimanfaatkan secara maksimal dalam mengembangkan arsitektur yang baru.

Dasar Pemikiran : Pemanfaatan infrastruktur yang ada akan mengurangi keragaman teknologi dalam pengembangan arsitektur yang baru. Biaya pengembangan akan lebih rendah karena menggunakan infrastruktur yang ada. Mudah dalam melakukan

penyesuian

karena

masih

menggunakan

infrastruktur yang ada. Implikasi

: - Perancangan

arsitektur

dan

teknologi

harus

mempertimbangkan infrastruktur yang ada. - Penggunaan

infrastuktur

yang

baru

harus

dapat

berintegrasi dengan infrastruktur yang sudah ada sebelumnya. 22. Prinsip 22

: Enkripsi semua lalu lintas data transaksi yang melalui jaringan publik

Pernyataan

: Perlu dilakukan enkripsi terhadap lalu lintas data dalam mengakses data melalui jaringan publik.

Dasar Pemikiran : Data adalah aset penting bagi STAKPN Ambon sehingga data perlu dilindungi terhadap adanya akses dari pihakpihak

yang

tidak

bertanggung

jawab.

Salah

satu



94

perlindungan dapat dilakukan dengan melakukan enkripsi data yang diakses terutama dalam jaringan publik. Implikasi

: - Melakukan enkripsi data terhadap setiap data yang akan diakses melalui jaringan publik. - Melakukan evaluasi terhadap sistem enkripsi data secara berkala.


: Keamanan dari akses illegal melalui jaringan : Perlu dilakukan proteksi atas keamanan terhadap akses illegal yang dilakukan melalaui jaringan.

Dasar Pemikiran : Akses ilegal yang masuk melalui jaringan dapat menjadi ancaman serius terhadap data yang menjadi aset dalam organisasi. Akses illegal ini dapat berupa virus ataupun interfensi dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Implikasi

: - Penggunaan Firewall dalam memproteksi serangan dari luar. Firewall akan melakukan seleksi terhadap paket yang masuk kedalam jaringan. - Penggunaan

antivirus

yang

dapat

meminimalisir

serangan virus dan trojan yang dapat mengakses data organisasi. - Melakukan kontrol sistem keamanan secara berkala agar jika ada kekurangan dan kelemahan dapat segera ditangani. - Melakukan kontrol terhadap jaringan yang sedang berjalan untuk melihat akses-akses yang tidak diinginkan - Memerlukan staf yang ahli dalam menangani keamanan jaringan 24. Prinsip 24 Pernyataan

: Duplikasi Komponen Kritis : Komponen-komponen yang kritis dan berpengaruh besar terhadap

kelangsungan

kegiatan

organisasi

harus

diduplikasikan. Dasar Pemikiran : Kegiatan organisasi bergantung pada komponen-komponen atau teknologi-teknologi penting yang membantu organisasi Universitas Indonesia


95

dalam

memberikan

layanan

kepada

pengguna

dan

mahasiswa di lingkungan STAKPN Ambon sehingga kehandalan dan ketersediaan komponen-komponen tersebut harus selalu terjamin. Duplikasi terhadap komponenkomponen tersebut akan membantu menjaga kehandalan dan ketersediaan sehingga pelayanan dapat terjamin kelangsungannya. Implikasi

: - Melakukan duplikasi pada komponen-komponen yang dipakai oleh banyak aplikasi dan layanan. - Melakukan kontrol terhadap komponen-komponen yang menjadi tulang punggung layanan. - melakukan evaluasi secara berkala terhadap komponenkomponen kritis tersebut. - Memerlukan staf yang ahli untuk memelihara komponen tersebut

Semua prinsip-prinsip arsitektur yang telah teridentifikasi diatas dirangkum dalam tabel 5.1 dibawah ini : Tabel 5.1 Rangkuman Prinsip-prinsip Arsitektur Prinsip Bisnis Mendukung Rencana Strategis Organisasi Pelayanan Yang Handal Bagi Stakeholder Kontinuitas Bisnis Keuntungan Maksimal Bagi Organisasi Dan Semua Pihak Perlindungan Kepemilikan Intelektual Memenuhi Kebutuhan Distribusi dan Interkoneksi Terwujudnya Pengelolaan Sistem Administrasi Yang Efektif Dan Efesien Prinsip Data Data Adalah Aset Data Harus Dapat Diakses Siapa Saja Yang Berkepentingan Data Harus Konsisten Dan Terpercaya Keamanan Data Universitas Indonesia


96

Prinsip Aplikasi Indenpendensi Teknologi Kemudahaan Dalam Penggunaan Aplikasi Harus Saling Terintegrasi Fleksibel Dan Mudah Melakukan Migrasi Meningkatkan Efektifitas Pengguna Prinsip Teknologi Minimasi Keragaman Teknologi Perubahan Berdasarkan Kebutuhan Penggunaan Teknologi Open Standard Interoperabilitas Penggunaan Infrasruktur Yang Sudah Ada Enkripsi semua lalu lintas data transaksi yang melalui jaringan publik. Keamanan Data Dari Akses Illegal Melalui Jaringan Duplikasi Komponen Kritis

5.1.3

Pemetaan Kesesuaian Pola Solusi dengan Prinsip Arstitektur Pada bagian ini akan dibahas keseuaian antara pola solusi yang sebelumnya

telah ditentukan berdasarkan permasalahan dan kegiatan masing-masing unit dan stakeholder.

Tabel 5.2 Kesesuian Pola Solusi dengan Prinsip Arsitektur POLA SOLUSI

PRINSIP ARSITEKTUR KETUA, KABAG

b.

Aplikasi online sesuai dengan Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat data yang dibutuhkan.

dalam pola solusi disamping adalah : - Pelayanan

yang

handal

bagi

stakeholder - Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan



97

- Data harus konsisten dan terpercaya - Kemudahaan dalam Penggunaan - Aplikasi harus saling terintegrasi - Meningkatkan efektifitas pengguna - Interoperabilitas SUB BAGIAN AKADEMIK g.

Aplikasi

untuk

melakukan Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat

administrasi kegiatan akademik dalam pola solusi subbag akademik (KHS &KRS) dan berhubungan disamping adalah :

h.

dengan data mahasiswa.

- Kontinuitas bisnis

Aplikasi yang dapat membantu

- Keuntungan maksimal bagi organisasi

dosen

secara

cepat

dalam

pemberian nilai kepada bagian akademik i.

k.

- Pelayanan

yang

handal

bagi

stakeholder

Aplikasi yg dapat membantu

- Perlindungan kepemilikan intelektual

pihak-pihak terkait untuk dapat

- Data adalah aset

mengakses data kemahasiswaan

- Data harus dapat diakses siapa saja

sesuai dengan batasan masing-

j.

dan semua pihak

yang berkepentingan

masing

- Data harus konsisten dan terpercaya

Aplikasi yang dapat menyimpan

- Keamanan Data

data akademik mahasiswa secara

- Kemudahaan dalam Penggunaan

elektronis

- Meningkatkan efektifitas pengguna

Aplikasi yang dapat digunakan

- Enkripsi

semua

lalu

lintas

data

untuk

mengelola

administrasi

transaksi yang melalui jaringan public

proses

kelulusan

mahasiswa

- Keamanan data dari akses ilegal

untuk keperluan wisuda.

melalui jaringan - Interoperabilitas

SUB BAGIAN KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN d.

Aplikasi untuk membantu proses Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat manajemen data dan informasi dalam pola solusi subbag keuangan dan

e.

pegawai

kepegawaian disamping adalah :

Aplikasi yang membantu proses

- Kontinuitas bisnis Universitas Indonesia


98

pengelolaan dan pencatatan data keuangan f.

dan semua pihak

Aplikasi yang dapat membantu untuk


menyimpan

data-data

- Pelayanan

yang

handal

bagi

stakeholder - Perlindungan kepemilikan intelektual

pegawai

- Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Keamanan Data - Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna SUB BAGIAN UMUM e.

Aplikasi untuk membantu proses Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat pendataan dan pengarsipan surat dalam pola solusi dalam subbag umum

f.

g.

masuk dan keluar

disamping adalah :



proses pencarian data arsip surat

- Pelayanan

Aplikasi penyebaran

untuk

membantu

informasi

secara

elektronis h.

yang

handal

bagi

stakeholder - Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja


yang berkepentingan

dalam melakukan invetaris aset


organisasi.

- Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna JURUSAN

d.

Aplikasi yang dapat menyimpan Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat data akademik mahasiswa secara dalam pola solusi di jurusan adalah : elektronis

e.

Aplikasi yang dapat membantu proses penyerahan nilai secara cepat

- Keuntungan maksimal bagi organisasi dan semua pihak - Pelayanan

yang

handal

bagi

stakeholder Universitas Indonesia


99

f.

Aplikasi yang terintegrasi dengan


data nilai mahasiswa sehingga

- Data adalah aset

pembuatan


transkrip

nilai

menjadi mudah dan cepat

yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna - Interoperabilitas

UNIT PENELITIAN c.

Aplikasi untuk membantu proses Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat penyimpanan dan penulusuruan dalam pola solusi pada unit penelitian jurnal dan tulisan ilmiah dengan adalah :

d.

mudah dan cepat


Aplikasi untuk menjadi media


publikasi

jurnal

dan

tulisan

imliah secara luas dan berbasis elektronis

dan semua pihak - Pelayanan

yang

handal

bagi

stakeholder - Perlindungan kepemilikan intelektual - Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Keamanan Data - Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna - Enkripsi

semua

lalu

lintas

data

transaksi yang melalui jaringan public - Keamanan data dari akses ilegal melalui jaringan PERPUSTAKAAN d.

Database mahasiswa dan anggota Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat perpustakaan yang terintegrasi dalam

pola

solusi

dalam

unit



100

sehingga secara otomatis data perpustakaan adalah :

e.

mahasiswa adalah data anggota


perpustakaan.


Perbaikan Digital library yang ada untuk dapat mengakses data mahasiswa

f.


yang

handal

bagi

stakeholder

Penggunaan

kartu

sebagai

mahasiswa

kartu

anggota

perpustakaan

- Perlindungan kepemilikan intelektual - Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Keamanan Data - Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna - Interoperabilitas

LABORATORIUM c.

Perbaikan

jaringan

antar

PC Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat

dalam laboratorium d.

dalam

pola

solusi

dalam

unit

Penambahan jalur internet ke laboratorium adalah : - Kemudahaan dalam Penggunaan

dalam laboratorium

- Meningkatkan efektifitas pengguna - Perubahan berdasarkan kebutuhan - Penggunaan teknologi open standard - Penggunaan infrasruktur yang sudah ada - Interoperabilitas DOSEN d.

Aplikasi yang dapat membantu Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat dosen

dalam

proses

belajar dalam pola solusi ini adalah :

mengajar dengan menggunakan media internet e.

Aplikasi

pembelajaran

- Keuntungan maksimal bagi organisasi dan semua pihak

secara

- Pelayanan

yang

handal

bagi



101

elektronis f.

stakeholder

Aplikasi yang membantu dosen


untuk dapat memasukan data

- Data adalah aset

nilai oleh dosen secara langsung


sehingga menghindari manipulasi data oleh orang-orang tertentu

yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Keamanan Data - Kemudahaan dalam Penggunaan - Meningkatkan efektifitas pengguna - Interoperabilitas

MAHASISWA g.

Aplikasi yang membantu bagian Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat akademik

dalam

pelayanan dalam pola solusi ini adalah :

terhadap

mahasiswa

yang

berhubungan dengan KRS, KHS, data nilai dan data akademik

i.

Aplikasi

membantu

l.

yang

handal

bagi

stakeholder - Perlindungan kepemilikan intelektual

secara cepat

- Data adalah aset

Aplikasi

yang

membantu

untuk

dapat

- Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan

memperoleh data dan informasi


akademik mereka secara mudah

- Keamanan Data

dan cepat

- Kemudahaan dalam Penggunaan

Aplikasi

yang

membantu

- Meningkatkan efektifitas pengguna

mahasiswa dalam pengisian KRS

- Penggunaan

sehingga redundansi data dapat

Standard

dihindari k.

dan semua pihak

mahasiswa melakukan registrasi

mahasiswa

j.

yang

- Keuntungan maksimal bagi organisasi - Pelayanan

mahasiswa lainnya h.


- Enkripsi

semua

Mahasiswa mempunyai akses ke

transaksi

yang

jaringan internet kampus

publik.

Sistem yang dapat membantu

Teknologi

Open

lalu

data

lintas

melalui

jaringan

- Keamanan data dari akses ilegal Universitas Indonesia


102

mahasiswa proses

dalam

adminstrasi

melakukan

melalui jaringan

kelulusan

- Interoperabilitas

secara cepat dan efektif tanpa harus menghabiskan waktu dan menjamin adanya penulisan nama yang benar dalam ijazah yang akan diterima BANK c.

Sistem yang membantu integrasi Prinisp prinsip arsitektur yang terdapat data pembayaran antara bank dan dalam pola solusi ini adalah : - Keuntungan maksimal bagi organisasi

STAKPN Ambon. d.

Pembayaran

SPP

dan

biaya

lainnya dapat menggunakan fitur dari bank


yang

handal

bagi

stakeholder - Data adalah aset - Data harus dapat diakses siapa saja yang berkepentingan - Data harus konsisten dan terpercaya - Keamanan Data - Meningkatkan efektifitas pengguna - Interoperabilitas

5.2

Fase Requirement Management Tujuan fase ini adalah untuk menyediakan proses pengelolaan kebutuhan

arsitektur sepanjang tahapan-tahapan dalam siklus TOGAF ADM. Dalam tahapan ini semua kebutuhan dan requirement dari stakeholder maupun organisasi dikumpulkan dan diidentifikasi yang kemudian dipakai oleh kedelapan fase-fase dalam siklus ADM. Referensi yang digunakan dalam fase ini antara lain dokumen peraturan akademik, dokumen rencana pengembangan induk dan hasil wawancara dengan stakeholder terkait.



103

5.2.1. Visi Arsitektur Visi arsitektur akan dibuat berdasarkan visi dari STAKPN Ambon yaitu Menjadi Pusat Pengembangan Ilmu Agama Kristen yang Unggul Secara Intelektual, Spiritual, dan Oikumenis. Manajemen mengharapkan bagiamana peran dan dukungan teknologi informasi untuk membantu STAKPN sebagai sebuah perguruan tinggi untuk mewujudukan visi STAKPN. Keinginan dari stakakeholder menjadi bagian penting dari pembuatan visi arsitektur ini dimana semuanya dirangkum sebagai pandangan dalam merancang arsitektur SI/TI di STAKPN Ambon.

5.2.2. Arsitektur Bisnis Arsitektur bisnis merupakan gambaran dari proses bisnis dari kegiatan seharihari kegiatan akademis di lingkungan STAKPN Ambon. Arsitektur bisnis akan digambarkan menggunakan metode BPMN (Business Process Modeling Notation). Arsitektur bisnis ini akan digambarkan dalam bentuk proses bisnis akan digambarkan dalam dua bagian yaitu proses bisnis inti dan proses bisnis pendukung. Peran dari arsitektur bisnis ini akan menjadi dasar untuk menentukan aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis di lingkungan STAKPN Ambon. Dengan diketahuinya aliran informasi apa saja yang ada maka membantu dalam penetapan dan indentifikasi sistem informasi yang akan membantu dan mendukung tercapinya proses bisnis tersebut.

5.2.3. Arsitektur Sistem Informasi Requirement management dalam fase arsitektur sistem informasi akan melihat dari dua aspek yaitu : 

Application Architecture Kebutuhan dari stakeholder dan manajemen dari aspek arsitektur aplikasi adalah adanya aplikasi yang dapat saling terintegrasi dan dapat membantu pengguna dalam mengerjakan tugas dan fungsi mereka serta tugas dari unit mereka masing-masing yang selama ini dilakukan secara manual sehingga pengguna/stakeholder dapat meningkatkan pelayanan akademis yang diberikan

kepada

organisasi

maupun

mahasiswa.

Manajemen

juga

mengharapkan adanya aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu Universitas Indonesia


104

manajemen dalam proses pengambilan keputusan sehingga keputusan yang dihasilkan lebih tepat sasaran. Selain itu juga diharapkan adanya aplikasi juga dapat membantu organisasi dalam proses pelaporan. Aplikasi-aplikasi yang akan diusulkan dalam arsitektur sistem informasi ini diindentifikasi dari pemetaan permasalahan dan pola solusi serta pola solusi SI/TI yang telah dipetakan dalam bab 4. Dengan menggunakan proses bisnis yang telah digambarkan pada arsitektur bisnis maka dapat dipetakan aplikasi apa saja yang tepakai dalam setiap proses yang berjalan. 

Architecture Data Kebutuhan dari aspek arsitektur data adalah adanya pusat pangkalan data yang terpusat dan terintegrasi sehingga dapat menyediakan informasi dan data yang diperlukan secara real time, akurat, tepat waktu dan relevan.

5.2.4. Arsitektur Teknologi Requirement management dalam fase arsiktetur teknologi difokuskan pada pembangunan arsiktektur teknologi yang dibutuhkan saat ini untuk mendukung sistem informasi yang telah terindentifikasi pada fase arsitektur sistem informasi. Manajemen sendiri mendukung untuk adanya implementasi dari teknologi di STAKPN Ambon namun juga diharapkan adanya penggunaan kembali secara maksimal teknologi yang sudah ada. Secara umum manajemen membutuhkan teknolgi yang dapat membantu organisasi dalam mengerjakan tugas dan fungsinya sehingga berdampak pada proses pelayanan dan kemajuan dari STAKPN Ambon.

5.2.5. Peluang dan Solusi Dalam fase ini akan dilakukan evaluasi dalam bentuk tabel gap analysis atau analisa kesenjangan antara sistem informasi dan teknologi yang telah ada sekarang dan yang telah diusulkan dalam fase arsitektur sistem informasi dan arsitektur teknologi sebelumnya



105

5.3

Visi Arsitektur Visi arsitektur merupakan sebuah gambaran umum bagaimana teknologi

informasi yang diusulkan dapat digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi. Visi arsitektur ini disusun berdasarkan visi dan misi, proses bisnis kritikal dari organisasi yang dikombinasikan dengan harapan maupun keinginan dari para stakeholder dan pemimpin civitas STAKPN Ambon. Adapun visi arsitektur pengembangan SI/TI dalam kegiatan manajemen akademik STAKPN Ambon adalah sebagai berikut : 1. Membangun jaringan informasi intra internet (campus backbone) meliputi beberapa workstation di gedung rektorat, jurusan dan unit kerja lainnya. 2. Membangun pusat basis data dan sistem informasi akademik yang terintegrasi dari semua bagian-bagian yang berkepentingan di STAKPN Ambon 3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia terhadap teknologi informasi dalam pelayanan administrasi akademik 4. Mengembangkan sistem jaringan informasi terkoneksi dengan bantuan tenaga ahli dalam perencanaan dan pemeliharaan 5. Meningkatkan kecakapan civitas akademik dalam memanfaatkan teknologi informasi intra internet guna mendukung proses belajar mengajar berbasis ICT. 6. Meningkatkan mengoptimalkan

sarana

dan

prasarana

pemanfaatnnya

untuk

STAKPN

Ambon

mendukung

dan

pemerataan

pendidikan, peningkatan kualitas keluaran, relevansi program dan efisiensi pengelolaan. 7. Mengembangkan sarana dan prasarana berorientasi kemajuan ilmu, teknologi dan/atau seni 8. Mengembangkan sistem manajemen yang memungkinkan pemberdayaan sumber daya dan pemanfaatan teknologi serta “Stakeholder” perguruan tinggi secara optimal, sehingga menghasilkan upaya-upaya kreatif dan inovatif pada berbagai tingkat pengambilan keputusan.



106

9. Menigkatkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk kelancaran proses pengambilan berbagai keputusan manajemen atau pimpinan (pada tingkat lembaga sampai jurusan) secara tepat, akurat dan adaptif terhadap berbagai perkembangan. 10. Memanfaatkan teknologi untuk proses belajar mengajar dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

Berdasarkan keinginan dan harapan dari stakeholder maupun pemimpin STAKPN Ambon diatas, maka pada gambar berikut akan digambarkan visi arsitektur yang dapat menampung keinginan-keinginan tersebut. Secara garis besar ada 3 proses utama/kritikal di dalam STAKPN Ambon : a. Penerimaan Mahasiswa Baru Gambaran visi arsitektur penerimaan mahasiswa baru dapat dilihat pada

ba y sP em at u St

ta Da yaran ba

Hasil Penerimaan

KEUANGAN

ar an

BANK

m Pe

Pe m

ba yar an

gambar 5.1 dibawah ini :

Calon Mahasiswa

Data Calon mahasiswa Syarat-syarat

Hasil Seleksi

Pendaftaran Online

Seleksi Calon Mahasiswa Baru

n lo Ca ta t Da ara Sy

s

a isw

as

ah

M

lu a lu sw si i s ha ra ma ist ta dmin a D a

AKADEMIK

Gambar 5.1 Visi Arsitektur Penerimaan Mahasiswa Baru

Pada gambar 5.1 kita dapat melihat bagaimana peran teknologi informasi dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru. Dengan adanya pendaftaran secara online maka manajemen data terhadap calon mahasiswa dilakukan secara elektronis sehingga proses pendaftaran dan hasil seleksi dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Bank mengirimkan data pembayaran sehingga bagian keuangan dapat melihat status dari pembayaran yang Universitas Indonesia


107

dilakukan calon mahasiswa tanpa harus melakukan pengecekan secara manual. Peran teknologi ini akan menghemant waktu dan memotong prosesproses panjang yang sebelumnya dilakukan secara manual. Penggunaan teknologi akan membantu organisasi dalam mengambil keputusan terhadap hasil penerimaan calon mahasiswa baru.

b. Perkuliahan Gambaran visi arsitektur perkuliahan dapat dilihat pada gambar 5.2 dibawah ini : Mengikuti Kuliah

Keuangan

Melihat

Me mb

eri k

Mata Kuliah yang ditawarkan

an

KH

S

Menawarkan Mata Kuliah

Mahasiswa

Data Pembayaran

KRS Online

Pe r Nil setuj ai m ua ah n KR asi sw S a

h

ata ai M Nil

Perkuliahan

lia Ku

Akademik

Mengajar

Pembayaran

Status Pembayaran

BANK

Ujian

kan eri mb Me

an Uji

Dosen

atu ai, St at Nil ll Melih bayaran,d Pem

s

Mengikuti Ujian

Gambar 5.2 Visi Arsitektur Perkuliahan

Dalam gambar 5.2 dapat dilihat peran teknologi sangat berpengaruh dalam proses perkuliahan. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran mata kuliah secara online. Mahasiswa juga dapat melihat nilai, status pembayaran mereka melalui sistem secara online. Sistem ini juga membantu bagian akademik dalam mengelola nilai, mengelola data akademik mahasiswa. Dosen juga dapat memasukan nilai mata kuliah tanpa ada intervensi dari pihak-pihak yang dapat merubah data nilai jika dilakukan dengan cara manual dan persetujuan dosen terhadap krs yang diambil mahasiswa dapat disetujui secara online. Hal ini membuat proses-proses yang dilakukan dosen menjadi lebih efektif, efisien dan aman. Begitu juga dengan bagian keuangan yang



108

dapat melakukan verifikasi data pembayaran secara elektronis yang mempercepat proses pekerjaan dan mengurangi kesalahan data.

c. Kelulusan Gambaran visi arsitektur kelulusan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 5.3 dibawah ini :

Mengikuti Wisuda

Akademik

Perpustakaan

K

M us at St ilai N

Status Peminjaman

Syarat Wisuda Mahasiswa

Pendaftaran Wisuda

Data Pembayaran BANK

Wisuda

Status Pembayaran

Keuangan

Gambar 5.3 Visi Arsitektur Kelulusan Mahasiswa Dalam proses kelulusan mahasiswa dapat dilihat peran teknologi informasi dalam mempercepat proses pendaftaran wisuda dimana teknologi dapat membantu mahasiswa dalam mendapatkan status bebas pustaka, bebas keuangan secara elektronis. Hal ini membuat proses kelulusan menjadi lebih efektif dan efisien yang tentu akan mengurangi kesalahan dalam penulisan nama mahasiswa pada ijazah yang dibuat. Data pembayaran pendaftaran wisuda dapat langsung didapatkan bagian keuangan tanpa harus melakukan verifikasi secara manual.

Visi arsiktektur yang telah dibuat akan menjadi panduan dalam merancang dan membangun arsitektur usulan bagi STAKPN Ambon. Untuk mewujudkan visi arsitektur sesuai dengan ketiga gambar diatas maka diperlukan teknologi informasi yang sesuai. Sistem yang terintegrasi tentunya membutuhkan jaringan backbone Universitas Indonesia


109

yang dapat menghubungkan sistem dan infrastrukutur tersebut kepada seluruh stakeholder dan pengguna, sehingga tugas dan fungsi dari masing-masing pengguna akan terbantu dengan adanya peran teknologi dalam proses bisnis STAKPN Ambon. Visi arsitektur diatas hanya menggambarkan secara garis besar bagaimana peran teknologi dapat membantu proses bisnis STAKPN Ambon menjadi efektif dan efisien yang dapat meningkatkan kinerja pengguna dalam memberikan layanan kepada mahasiswa dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jadi visi arsitektur ini akan menjadi sebuah pandangan dalam membangun arsitektur usulan dimana pada tahaptahpan dan fase berikutnya akan diperinci lagi gambaran visi arsitektur ini sehingga akan terlihat sistem-sistem informasi yang digunakan untuk mendukung porses bisnis serta teknologi-teknologi dan infrastruktur apa saja yang akan digunakan dan diperlukan dalam mendukung berjalannya setiap sistem informasi tersebut dan proses bisnis di STAKPN Ambon.



110

5.4

Arsitektur Bisnis Arsitektur bisnis merepresentasikan kegiatan atau alur kerja operasional dalam sebuah organisasi yang sejalan dengan strategi bisnis

organisasi tersebut. Arsitektur bisnis merupakan bagian yang akan menggambarkan proses bisnis dalam STAKPN Ambon. proses bisnis yang akan digambarkan ini akan terbagi dalam 2 bagian yaitu proses bisnis inti dan proses bisnis pendukung. Dari hasil wawancara dan obersevasi di lapangan maka pada gambar berikut akan digambarkan model arsitektur bisnis yang terdapat pada STAKPN Ambon. Bank Mengirim Data Mahasiswa yang telah membayar

Pendaftaran Mahasiswa Bara

Perkuliahan dan Belajar Mengajar

Registrasi ulang

Pembayaran SPP/Registrasi/ Biaya lainya di Bank

Penyerahan Bukti Transfer ke Bagian Keuangan

Status Pembayaran SPP/ Registrasi

Pencarian Buku Perpustakaan

Peminjaman Buku

Data Peminjaman

Pemberitahuan Jadwal Kuliah, Kalender Akademik

Pengisian KRS

Pengambilan Keputusan

Persetujuan PA, Akademik dan Jurusan

Absensi

Pengumuman Nilai

Proses Kelulusan

Sidang Skripsi

Penerimaan KHS

Laporan Evaluasi Kegiatan Akademik

Data Alumni

Proses Beasiswa

Proses Bisnis Inti Proses Bisnis Pendukung Bagian Umum


Unit Penelitian

Gambar 5.4 Arsitektur Bisnis STAKPN Ambon



111

5.5

Arsitektur Sistem Informasi Arsitektur sistem informasi dapat dilakukan dan dipetakan dengan mendefinisikan arsitektur data dan arsitektur aplikasi.

5.5.1 Arsitektur Data Arsitektur data menggambarkan data-data mana saja yang terpakai oleh sistem informasi yang telah terindentifikasi. Gambaran dari arsitektur data STAKPN Ambon yang terbentuk dalam perancangan arsitektur ini dapat dilihat pada gambar 5.5 seperti dibawah ini :

Gambar 5.5 Arsitektur Data STAKPN Ambon



112

5.5.2 Arsitektur Aplikasi Arsitektur Sistem Informasi adalah struktur aplikasi dan data yang dibutuhkan untuk menjalankan arsitektur bisnis STAKPN Ambon. Pada gambar 5.6 akan terlihat semua sistem informasi yang terpakai dalam proses bisnis STAKPN Ambon. PAY

SIPMB

Pendaftaran Mahasiswa Baru

PAY

Pembayaran SPP/Registrasi di Bank

Penyerahan Bukti Transfer ke Bagian Keuangan

Digilib

Pencarian Buku Perpustakaan

SIA

WEB

SMS

MAIL

SIA

Pemberitahuan Jadwal Kuliah, Kalender Akademik

SIA

SIA

Persetujuan PA, Akademik dan Jurusan

Pengisian KRS

Digilib

Digilib

Peminjaman Buku

SIA

Status Pembayaran SPP/ Registrasi

LEARN

Perkuliahan dan Belajar Mengajar

Registrasi ulang

KEU

KEU

SIA

SIA

Bank Mengirim Data Mahasiswa yang telah membayar

SIA

Data Peminjaman

SIWA

SIPM

Pengambilan Keputusan

SIA

SIPM

KEU

Laporan Evaluasi Kegiatan Akademik

SMS

Pengumuman Nilai

Absensi

SIA

Sidang Skripsi

Proses Kelulusan

EIS

SIA

SIA

SIA

Penerimaan KHS

Proses Beasiswa

ALUM

Data Alumni

Proses Bisnis Inti Proses Bisnis Pendukung SRT

SIMA

Bagian Umum

KEU

PEG

ABS


SIP

Unit Penelitian

Gambar 5.6 Arsitektur Sistem Informasi STAKPN Ambon



113

Semua sistem informasi yang telah teridentifikasi pada gambar 5.6 diatas merupakan seluruh aplikasi yang akan dipakai dalam membantu menyelenggarakan proses bisnis saat ini. Tabel 5.3 akan menjelaskan fungsionalitas dan bagian-bagian yang terkait dengan setiap sistem informasi yang telah teridentifikasi.

Tabel 5.3 Portfolio Sistem Informasi dan Unit terkait Kode

Sistem Informasi

ABS

Aplikasi Absensi

Fungsionalitas Aplikasi

absensi

Unit Terkait

pegawai Sub Bagian Keuangan

dan dosen dalam lingkungan dan Kepegawaian STAKPN Ambon ALUM

Sistem Informasi

Sistem

yang

membantu Sub bagian Akademik

Alumni

dalam mengorganisir data dan Kemahasiswaan, alumni

Sub

bagian

Umum

dan Jurusan DIGILIB Digital Library

Sistem ini digunakan untuk Unit Perpustakaan, membantu proses kegiatan Mahasiswa, Dosen unit

perpustakaan

dalam

mengelola administrasi dan literatur perpustakaan selain itu sistem ini juga akan membantu mahasiswa dan dosen yang dalam pencarian literatur. SIP

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Unit Penelitan, Dosen,

Penelitian dan

membantu

Riset

dalam mengorganisir jurnal

unit

penelitian Mahasiswa

dan tulisan ilmiah dari dosen maupun mahasiswa. EIS

Executive

Sistem ini digunakan untuk PK I, PK II, PK III,

Information System

membantu

para

pimpinan Ketua, Kabag

dalam mengambil keputusan KEU

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Sub Bagian Keuangan Universitas Indonesia


114

Keuangan

membantu

proses-proses dan Kepegawaian,

administrasi keuangan dan Ketua STAKPN pelaporan data keuangan LEARN

e-learning System

Sistem ini digunakan untuk Mahasiswa, Dosen, membantu kegiatan belajar Sub Bagian Akademik mengajar

di

STAKPN

Ambon MAIL

Webmail

Sistem ini digunakan sebagai Semua sarana

komunikasi

stakeholder

antar dan civitas akademika

pegawai STAKPN ambon, STAKPN Ambon dosen dan mahasiswa. PAY

Gateway payment

Sistem ini digunakan agar Bank dan Sub Bagian pembayaran SPP, registrasi Keuangan dan

biaya

lainnya

yang

dilakukan oleh mahasiswa dapat diinformasikan oleh bank kepada secara realtime PEG

SIA

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk

Sub Bagian Keuangan

Kepegawaian

membantu

dan Kepegawaian

Sistem Informasi

Sistem informasi akademik Sub Bagian Akademik

Akademik

digunakan untuk membantu dan Kemahasiswaan, proses kegiatan akademik di Sub Bagian STAKPN Ambon.

Keuangan, Dosen, Mahasiswa

SIMA

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Sub Bagian Umum

Manajemen Aset

membantu organisasi untuk mencatat, mengetahui dan menginventarisir

data-data

seluruh aset yang ada di STAKPN Ambon. SIPM

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Ketua, Unit

Penjaminan Mutu

membantu organisasi dalam Penjaminan Mutu Universitas Indonesia


115

melakukan

kegiatan

penjaminan mutu SIPMB

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Panitia PMB, Sub

Penerimaan

membantu

Mahasiswa Baru

penerimaan mahasiswa baru di

dalam

lingkungan

proses Bagian Akademik

STAKPN

Ambon. SMS

SMS Gateway

Sistem ini digunakan untuk Mahasiswa dan Sub sarana

pemberitahuan Bagian Akademik

informasi kepada mahasiswa dan sarana bagi mahasiswa dan

orang

tua

mendapatkan

untuk

informasi

seputar mahasiswa. SRT

Sistem Informasi

Sistem ini digunakan untuk Sub Bagian Umum,

Persuratan

mengorganisir

administrasi Kabag Administrasi,

tata persuratan di lingkungan Umum dan STAKPN Ambon WEB

Website

Kemahasiswaan

Website digunakan sebagai Semua stakeholder portal web untuk aplikasi- dan civitas STAKPN aplikasi tertentu dan sarana Ambon untuk

mempublikasikan

informasi-informasi

resmi

mengenai perkuliahan dan semua

hal

mengenai

STAKPN Ambon

Semua sistem informasi yang telah terindentifikasi diatas kemudian dipetakan dalam bentuk McFarlan Grid untuk melihat keberadaan dari setiap sistem informasi dalam lingkungan STAKPN Ambon. Tabel 5.4 akan mengkelompokan seberapa kritikal setiap sistem informasi dalam mendukung seluruh kegiatan dan proses bisnis di STAKPN Ambon. Universitas Indonesia


116

Tabel 5.4 Pemetaan McFarlan Aplikasi to-be di STAKPN Ambon Strategic

High Potential

Executif Information System e-learning system Sistem Informasi Penjaminan Mutu Sistem Informasi Profil Mahasiswa

Key Operational

Support

Aplikasi Absensi

Office Application

Sistem Informasi Alumni

Webmail

Digital Library Sistem Informasi Keuangan Payment Gateway Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Manajemen Aset Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Sistem Informasi Wisuda Sistem Informasi Penelitian dan Riset SMS Gateway Sistem Informasi Persuratan Website STAKPN

Setiap Sistem Informasi memiliki modul-modul yang secara operasional mendukung kegiatan-kegiatan yang diusung oleh sistem informasi tersebut. Pada tabel berikut akan dijabarkan modul-modul pada setiap sistem informasi yang telah teridentifikasi diatas. Modul-modul ini hanya merupakan usulan dan perkiraan dari setiap aplikasi usulan dan bukan suatu fungsionalitas standar terhadap sistem informasi tersebut. Fungsionalitas ataupun modul-modul yang diperlukan akan diidentifikasi secara lengkap pada saat sistem yang terkait akan dikembangkan.



117

Adapun modul-modul dari setiap sistem informasi yang telah terindentifikasi dapat dilihat pada tabel 5.5. Tabel 5.5 Sistem Informasi, Modul dan Fungsionalitasnya Sistem

Modul

Informasi ABS

Fungsionalitas

Aplikasi Absensi Pegawai - Pendaftaran Fingerprint Pegawai - Otentifikasi Fingerprint Pegawai - Pencatatan Absensi

- Untuk

menyimpan

data

sidik jari dari para pegawai - Melakukan

otentifikasi

- Cetak & Pelaporan

terhadap sidik jari yang

- Export / Import Data

telah disimpan - Melakukan absensi

pencatatan

pegwai

menggunakan

dengan

sidik

jari

masing-masing pegawai - Melakukan pencetakan data absensi

pegawai

untuk

digunakan sebagai laporan - Melakukan

export

atau

import data absensi untuk dipakai oleh sistem lain ALUM

Sistem Informasi Alumni - Pengelolaan Data Alumni

- Melakukan

- Pencarian Data Alumni

data

- Pengelolaan Forum diskusi

Ambon

- Pengumuman peluang kerja - Galeri foto

alumni

pengelolaan STAKPN

- Melakukan pencarian data alumni - Melakukan

pengelolaan

forum diskusi - Melakukan

publishing

informasi peluang kerja dari organisasi atau dari alumni Universitas Indonesia


118

- Pengelolaan galeri foto-foto yang dipublish oleh alumni DIGILIB

Digital Library - Pengelolaan Data Anggota

- Melakukan

- Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

data anggota perpustakaan - Melakukan

- Pengelolaan Sirkulasi - Pencarian Data Buku

pengelolaan

pengelolaan

sirkulasi perpustakaan - Melakukan pencarian data

- Pencarian Data Peminjaman

buku oleh mahasiswa dan

- Laporan status data buku, jumlah

dosen

peminjam, jumlah peminjaman,

- Menampilkan

dll.

data

buku

yang dipinjam - Menampilkan laporan status data buku, laporan jumlah peminjaman kriteria,

buku

laporan

per jumlah

peminjam, laporan jumlah buku yang ada di dalam perpustakaan, dll. SIP

Sistem Informasi Penelitian dan Riset - Pengelolaan Data Jurnal - Pencarian Data Jurnal - Publish Jurnal - Pengelolaan data peniliti - Statistik dan laporan Status Data Jurnal

- Melakukan

pengelolaan

data jurnal penelitian - Menampilkan

pencarian

data jurnal-jurnal yang ada - Melakukan

pengelolaan

data-data peneliti - Menampilkan

statistik

jumlah jurnal yang ada, jumlah peneliti dan jurnal yang ditulisnya, dll. - Melakukan

publishing

jurnal-jurnal penelitian dan Universitas Indonesia


119

tulisan ilmiah yang telah dilakukan EIS

Executive Information System Menampilkan

rangkuman

dari Menampilkan rangkuman dari

seluruh data yang terintegrasi

seluruh data untuk dilihat oleh pihak

KEU

Sistem Informasi Keuangan - Pengelolaan penerimaan dan pengeluaran anggaran

- Digunakan untuk mengelola pengeluaran

dan

- Laporan anggaran

penerimaan

keuangan

- Posting transaksi

(realisasi

- Transaksi Anggaran

realisasi penerimaan dan

- Pengelolaan SPM

pengeluaran)

- Tutup Buku

anggaran

- Menampilkan

dan

laporan

- Backup dan Restore.

penerimaan

dan

- Laporan akuntansi

pengeluaran anggaran - Melakukan

transaksi

anggaran - Membantu

melakukan

pengelolaan SPM - Menutup

buku

tahun

anggaran - Melakukan restore

backup

data

dan

transaksi

keuangan - Menampilkan laporan buku besar dan laporan neraca LEARN

e-Learning - Pengelolaan Data Pengguna - Pengelolaan konten bahan ajar mata kuliah - Pengelolaan Quiz mata kuliah

- Melakukan

pengelolaan

terhadap data pengguna elearning baik dosen dan mahasiswa Universitas Indonesia


120

- Pengelolaan Nilai Quiz

- Membantu

pengelolaan

- Pengelolaan Forum mata kuliah

terhadap konten bahan ajar

- Pengelolaan pengumpulan tugas

sesuai dengan mata kuliah

mata kuliah

yang ada

- Pengumuman

- Membantu quiz

secara

pengelolaan online

melakukan

dan

pengelolaan

terhadap nilai quiz tersebut - Membantu

pengelolaan

forum di setiap mata kuliah - Membantu

pengelolaan

pengumpulan

tugas

dan

menampilkan

siapa

saja

yang sudah mengumpulkan tugas - Menampilkan pengumuman dari dosen maupun bagian akademik MAIL

Webmail Pengelolaan email

Melakukan pengelolaan fungsi email secara umum

PAY

Payment Gateway Pengiriman data pembayaran

Menampilkan data mahasiswa yang

telah

melakukan

pembayaran yang disyaratkan bagi mahasiswa STAKPN PEG

Sistem Informasi Kepegawaian - Pengelolaan Data Pegawai - Pengelolaan Data Mutasi - Pengelolaan Kepangkatan - Pelaporan detil data pegawai

- Membantu pengelolaan data pegawai lengkap - Membantu pengelolaan data mutasi - Membantu

dalam



121

pengelolaan

kepangkatan

dari pegawai - Menampilkan laporan data kepegawaian

berdasarkan

kriteria tertnetu dan statistic rekapitulasi data pegawai (unit kerja, gologan, masa kerja), dll SIAk

Sistem Informasi Akademik - KRS Online

- Membantu

mahasiswa

- Pengelolaan Data Mahasiswa

dalam

- Pengelolaan Data Nilai

pengambilan KRS secara

- Pengelolaan Data Kelas

online

- Pengelolaan Data Mata kuliah - Pengelolaan Jadwal kuliah, jadwal praktikum dan jadwal ujian - Pengelolaan KRS, KHS - Status Pembayaran

melakukan

- Membantu

dalam

mengelola data mahasiswa - Membantu mengelola

dalam data

nilai

mahasiswa - Membantu mengelola data

- Kalender Akademik

kelas

untuk

- Pengumuman dan Peringatan

perkuliahan

proses

- Membantu pengelolaan data mata kuliah - Membantu

pengelolaan

jadwal kuliah, praktikum dan jadwal ujian - Menampilkan

kalender

akademik, jadwal kuliah, praktikum dan ujian - Membantu akademik dalam melakukan

pengelolaan

KRS dan KHS Universitas Indonesia


122

- Menampilkan

status

pembayaran - Menampilkan pengumuman dan

peringatan

kepada

mahasiswa SIMA

Sistem Informasi Manajemen Aset - Pengelolaan data inventarisasi

- Membantu

dalam

- Pengelolaan data pengadaan

mengelola

- Pengelolaan data bangunan

(bangunan, ruang, properti

- Informasi data aset

ruangan,

- Pencarian Lokasi Aset

penghapusan, non tanah,

- Pelaporan status data aset

bangunan, bangunan listrik

- Rekap data aset

dan air, denah, konstruksi

- Laporan data aset (inventarisasi,

dan ruangan)

pengadaan, bangunan)

data

aset

dan

usulan

- Menampilkan lengkap

secara

informasi

organisasi

aset dan

keberadaannya - Menampilkan informasi lingkungan

laporan aset

di

STAKPN

Ambon - Membantu

dalam

melakukan rekap data aset - Menampilakn laporan aset secara keseluruhan SIPMB

Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru - Registrasi online

- Membantu mahasiswa baru

- Pencetakan formulir pendaftaran

dalam melakukan registrasi

- Menampilkan status pembayaran

secara online

uang pendaftaran mahasiswa baru - Pengumuman hasil penerimaan

- Mencetak pendaftaran

formulir mahasiswa



123

mahasiswa baru - Laporan hasil penerimaan mahasiswa baru

baru - Menampikan

status

dari

pembayaran

uang

pendaftaran - Mengumumkan

hasil

penerimaan mahasiswa baru - Menampilkan mahasiswa

laporan baru

yang

mendaftar, mahasiswa yang ditolak dan diterima. SMS

SMS Gateway - Menampilkan nilai mata kuliah

Membantu

mahasiswa untuk

- Menampikan Jadwal Kuliah

mengetahui nilai mata kuliah Membantu mahasiswa untuk mengetahui jadwal kuliah

SRT

Sistem Informasi Persuratan - Pengelolaan Surat Masuk Keluar

- Membantu bagian umum

- Pencarian Data Surat

dalam mengelola data surat

- Pelaporan data surat

yang masuk dan surat yang keluar - Membantu

dalam

melakukan

pencarian

terhadap data surat yang ada - Menampilkan laporan datadata surat, dan statistik datanya. WEB

Website STAKPN Ambon - Publish Informasi/berita

- Membantu

dalam

- Publish kalender akademik

mengumumkan

informasi

- Portal Organisasi

dan berita terkait dengan STAKPN Ambon Universitas Indonesia


124

- Mengumumkan

kalender

akademik - Mengumumkan

berita

terkait kegiatan akademik kampus - Sebagai

portal

terhadap

aplikasi-aplikasi

online

seperti

Digital

SIAK,

Library, Alumni, SIPMB,dll

5.5.2.1 Pemetaan Sistem Informasi dan Hak Aksebilitas Pengguna Setiap sistem informasi usulan yang telah terindentifikasi akan ditentukan batasan-batasan yang berhak didapatkan bagi tiap unit atau pengguna yang berhubungan langsung dengan aplikasi-aplikasi tersebut. Dengan menggunakan matriks CRUD, maka dapat dipetakan siapa saja dan apa saja hak-hak yang dimiliki oleh tiap-tiap unit/pengguna terhadap sistem terkait. Pemetaan sistem informasi dan hak aksebilitas dari pengguna dapat dilihat pada tabel 5.6 dibawah ini :

Kabag

Akedemik

Keu & Peg

Umum

Jurusan

Penelitian

Perpus

Dosen

Mahasiswa

Lab

ABS

C

C

C

CR

C

C

C

C

C

-

-

-

ALUM

R

R

CR

R

R

R

R

R

R

R

R

-

R

R

R

R

CR

R

R

R

-

Bank

Ketua

Tabel 5.6 Pemetaan SI dan Hak Akesebilitas Pengguna (CRUD)

UD DIGILIB

R

R

R

UD DMS

R

R

CR

CR

CR

R

CR

-

-

-

-

-

eJur

R

R

R

R

R

CR

CR

R

CR

R

R

-

UD Universitas Indonesia


125

EIS

KEU

R

-

R

-

CR

CR

CR

UD

UD

UD

-

CR

-

R

-

CR

CR

-

-

-

-

UD

UD

-

-

-

-

-

-

-

R

R

R

CR

R

R

-

-

UD LEARN

R

R

CR

R

UD MAIL

UD

CR

CR

CR

CR

CR

CR

CR

CR

CR

CR

CR

UD

UD

UD

UD

UD

UD

UD

UD

UD

UD

UD

PAY

-

-

-

R

-

-

-

-

-

-

-

C

PEG

-

-

-

CR

-

-

-

-

-

-

-

-

-

R

-

-

CR

CR

-

-

UD

UD

UD SIAk

-

-

CR

R

UD SIMA

SIPM

R CR UD

R

-

R

R

R

R

CR

CR

-

-

-

-

-

-

-

R

R

R

-

R

-

-

-

R

-

R

-

-

-

-

-

-

R

R

R

R

R

R

CR

-

-

UD

SIPMB

R

R

SIWA

R

R

SMS

-

-

C

-

-

-

-

-

R

-

-

-

SRT

-

-

-

-

CR

-

-

-

-

-

-

-

R

R

R

R

R

R

-

UD CR UD

UD WEB

R

R

R

R

CR UD



126

5.5.2.2 Landscape Aplikasi Perancangan landscape aplikasi digunakan untuk menggambarkan hubungan kedekatan antar sistem aplikasi yang telah terindetifikasi dalam arsitektur sistem informasi. Landscape aplikasi akan berbentuk building block yang mengacu pada TOGAF Technical Reference Model (TRM). Gambaran landscape aplikasi dapat dilihat pada gambar 5.7 dibawah ini.

Web Client (Notebook, Smartphone)

Website

Digital Library

SMS Gateway

e-learning

Sistem Informasi Penelitian dan Riset

Webmail

Sistem Informasi Akademik

Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Payment Gateway

Sistem Informasi Profil Mahasiswa

Sistem Informasi Wisuda

Sistem Informasi Persuratan

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Kepegawaian

Aplikasi Absensi Pegawai

Sistem Informasi Manajemen Aset


Sistem Informasi Eksekutif

Network Security


Database

User Profile Management

Portal Web (Single Sign On)

Sistem Informasi Penjaminan Mutu

Gambar 5.7 Landscape Aplikasi

Perancangan building block landscape aplikasi ini dibuat berdasarkan pada prinsip-prinsip arsitektur yang sudah ada yaitu adanya manajemen terhadap user yang akan melakukan akses terhadap aplikasi dengan menerapkan single sign on, dan penggunaan teknologi open standard dalam hal ini database sistem yang seluruhnya dilindungi dengan keamanan pada jaringan. Untuk meminimasi keragaman teknologi maka seluruh sistem informasi yang diusulkan dalam pengembangan arsitektur SI/TI memakai teknologi berbasis web. Sehingga penggunaan aplikasi yang berbasis desktop saat ini yaitu aplikasi absensi diupgrade dan diganti dengan aplikasi yang berbasis web. Universitas Indonesia


127

5.5.2.3 Peta Interoperabilitas Peta interoperabilitas merupakan gambaran dimana dua sistem atau lebih mampu untuk saling berkerja sama dan saling bertukar informasi. Interoperability merupakan salah satu prasyarat adanya pemanfaatan data dan informasi bersama bagi aplikasi lain yang berada di atasnya. Pada peta interoperabilitas akan terlihat aliranaliran informasi antar sistem informasi yang saling terkait. Peta interoperabilitas bagi sistem yang menunjang kegiatan akademik di STAKPN Ambon dapat dilihat pada gambar berikut ini : Web Client

Website


Payment Gateway

SMS Gateway


Webmail





e-learning







Gambar 5.8 Peta Interoperabilitas

Pola arsitektur yang diterapkan pada infrastruktur SI/TI STAKPN Ambon adalah arsitektur 3-Tier. Pemilihan teknologi ini disesuaikan dengan prinsip-prisnip arsktetur yang telah didefinisikan sebelumnya. 3-Tier ini merupakan arsitektur client server yang memisahkan antar data (Data Management Tier), aplikasi (Middle Tier) dan penyajian (Presentation Tier). Client didefinisikan sebagai requester layanan yang menjalankan aplikasi melalui browser dan meminta informasi dari middle-tier yang berupa HTTP Server dimana middle-tier akan meneruskan dan meminta data/layanan pada server database kemudian mengirimkannya kembali kepada HTTP Server dan HTTP Server akan meneruskan kepada browser. Sebuah sistem arsitektur 3-tier dapat menyediakan support multiuser yang stabil, bahkan saat pada client menjalankan aplikasi yang berbeda. Arsitektur 3-Tier juga dapat mendayagunakan beberapa database yang digunakan secara bersamaan.



Database

Digital Library

Network Security


Portal Web

128

Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan arsitektur 3-tier bermacam-macam namun keuntungan yang terutama yaitu 1. Kemudahan perubahan bisnis logic di masa yang akan datang Perkembangan bisnis logic dari suatu sistem dapat berubah sewaktu-waktu sehingga menuntut adanya perubahan terhadap logika bisnis tersebut untuk menyesuaikan dengan perkembangan yang ada. Dengan menggunakan arsitektur 3-Tier maka perubahan bisnis logic dapat dilakukan dengan mudah pada masa mendatang karena tidak akan merubah di selurh lapisan tapi hanya akan merubah pada lapisan logika bisnis. 2. Business logic yang mudah diimplementasikan dan dipelihara Perubahan terhadap logika bisnis dapat dengan mudah diimplementasikan dan dipelihara karena tidak melibatkan pengguna dan hanya mengganti di satu sisi saja. Hal ini akan membuat layanan dapat dikembangkan dengan cepat tanpa harus mengganggu pengguna. 3. Aplikasi client dapat mengakses berbagai tipe DBMS yang berbeda-beda secara transpararan. Arsitektur 3-Tier dapat memfasilitasi pengguna hingga aplikasi client dapat melakukan akses terhadap berbagai tipe database management system yang berbeda tanpa mereka ketahui sistem kerjanya atau secara transparan.

5.6

Arsitektur Teknologi Informasi Bagian ini membahas arsitektur teknologi informasi yang dibutuhkan untuk

menunjang implementasi dari aplikasi-aplikasi yang telah terdefinisi pada arsitektur sistem informasi. Arsitektur akan dilihat menurut taksonomi umum dalam bentuk building block menurut TOGAF TRM dan perspektifnya terhadap landscape aplikasi yang telah terbentuk pada sub bab sebelumnya. Pada bagian ini akan didefinisikan platform/jenis teknologi yang secara fisik dapat dilihat dalam solusi arsitektur yang dikembangkan pada STAKPN Ambon.

5.6.1 Taksonomi Komponen Umum Taksonomi ini dilakukan untuk melihat kategori-kategori umum komponen menurut TOGAF. Tidak semua kategori tersebut dibutuhkan oleh STAKPN Ambon Universitas Indonesia


129

dimana setiap spesifikasi komponen didalamnya ditetapkan berdasarkan prinsipprinisp arsitektur yang telah didefinisikan pada fase preliminary.

Infrastructure Applications

WebMail

Business Applications

(List Of Application)

Application Programming Interface LDAP XML Over HTTP SOAP ODBC

Graphic & Image

Data Management

Data Interchange

User Interface

International Operations

Location & Directory

Transactional Processing

Security

Software Engineering

PHP on Apache Webserver, Firefox web browser

System & Network Management

Firewall, SSL Antivirus

Operating System Service

Server : Linux Desktop : Windows XP, Windows 7

Network Services

Email SMTP & POP Server

Communication Infrastructure Interface LAN : 10 Mbps Ethernet Wifi : 802.11 g WAN : 128 Kbps MPLS

Communication Infrastructure

Gambar 5.9 Taksonomi Komponen Umum

5.6.2

Perspektif Arsitektur Perspektif arsitektur teknologi merupakan pemetaan antara taksonomi

komponen umum yang digunakan dengan landscape aplikasi STAKPN Ambon yang telah terbentuk. Perspektif arsitektur teknologi dapat dilihat pada gambar 5.10 dibawah ini



130

Infrastructure Applications


Application Programming Interface







Network Security



Graphic & Image


Data Management


Data Interchange

Payment Gateway

User Interface


International Operations


Location & Directory

Webmail

Security

e-learning

Transactional Processing

SMS Gateway

Software Engineering

Digital Library Sistem Informasi Penelitian dan Riset

System & Network Management

Website

Database

Portal Web (Single Sign On) Sistem Informasi Alumni

Business Applications

Operating System Service Network Services Communication Infrastructure Interface


Communication Infrastructure Arsitektur Teknologi

Arsitektur Sistem Aplikasi

Gambar 5.10 Perspektif Arsitektur Teknologi 5.6.3

Arsitektur Gabungan Arsitektur gabungan adalah konfigurasi infrastruktur sistem informasi dan

teknologi informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi-aplikasi pada arsitektur sistem informasi. Arsitektur gabungan dapat dilihat pada gambar 5.11 Firefox


WebMail

Portal Web (Single Sign On)

Digital Library

SMS Gateway

e-learning


Webmail



Payment Gateway









Enterprise Firewall, SSL Antivirus

Network Security


MySQL

Website

Sistem Informasi Eksekutif Server : Linux Desktop : Windows XP Windows 7

XML Over HTTP SOAP

Database


LDAP

PHP on Apache Webserver


Operating System Service Network Services

Email SMTP & POP Server

Communication Infrastructure

LAN : 100 Mbps Ethernet Wifi : 802.11 g WAN : 128 Kbps MPLS

Gambar 5.11 Arsitektur Gabungan



131

Dari arsitektur gabungan maka ditentukan infrastruktur teknologi yang akan digunakan untuk mendukukung arsitektur tersebut. Pemilihan teknologi didasarkan pada prinsip-prinsip arsitektur yang telah ditentukan sebelumnya.

Tabel 5.7 Pilihan Teknologi dan Prinsip Arsitekur Teknologi Web Client

Firefox Browser

Prinsip Arsitektur Penggunaan Teknologi Open Standard

Portal Web

XML over HTTP

Penggunaan Teknologi Open

(Single Sign On)

WebMail

Standard

PHP On Apache Webserver User Profile Managament

Open LDAP

Penggunaan Teknologi Open Standard

Network Security

Firewall

Keamanan Data dari akses

SSL

ilegal melalui jaringan Enkripsi semua lalu lintas data transaksi yang melalui jaringan publik

Database

MySQL

Penggunaan Teknologi Open Standard Memanfaatkan infrastruktur yang sudah ada

Operating System Service

Server

linux

dan Memanfaatkan infrastruktur

Desktop Windows XP, yang sudah ada Windows 7 Network Service

Router Mikrotik

Penggunaan Teknologi Open Standard Memanfaatkan infrastruktur



132

yang sudah ada Communication

LAN 10 Mbps Ethernet

Interoperabilitas

Infrastructure

WAN 128 Kbps MPLS

Memanfaatkan infrastruktur

Wireless LAN

yang sudah ada



133 5.6.4 Integrasi Data Dari gambar peta interoperabilitas, maka data-data yang diintegrasi antar sistem informasi dapat dilihat pada tabel 5.8 Tabel 5.8 Integrasi Data Target

ABS

ALUM

DIGILIB

eJur

EIS

KEU

LEARN

MAIL PAY

PEG

SIA

SIWA

SMS

Data mahasiswa yang wisuda

Data Nilai

SRT

WEB

Source

Data Absen pegawai

ABS Semua Data Semua Data Semua Data

ALUM DIGILIB eJur EIS KEU

Semua Data

LEARN MAIL PAY

PEG SIA SIWA

Data Pembayaran SPP mhs

-

Data Pembayar an SPP mhs Data Pegawai

Data Pegawai Data mahasiswa yang tamat

Data User

Semua Data

Data User

Semua Data

Data User

Data User

Semua Data

SMS SRT WEB Universitas Indonesia


134 5.6.5 Mekanisme Integrasi Dari gambar peta interoperabilitas, maka mekanisme integrasi data antar sistem informasi dapat dilihat pada tabel 5.9 Tabel 5.9 Mekanisme Integrasi Target

ABS

ALUM

DIGILIB

eJur

EIS

KEU

LEARN

MAIL

PAY

PEG

SIA

SIWA

SMS

SOAP

SOAP

SRT

WEB

Source

ABS

SOAP

ALUM

SOAP

DIGILIB

SOAP

eJur

SOAP

EIS KEU

SOAP

SOAP

LEARN MAIL PAY PEG SIA SIWA

SOAP

SOAP SOAP

SOAP

SOAP SOAP

SOAP

SOAP

SOAP

SMS SRT WEB



135

5.6.6 Platform Arsitektur Teknologi Platform arsitektur teknologi mendatang mendeskripsikan bagaimana teknologi yang telah didefinisikan dapat saling berhubungan satu sama lain. Teknologi-teknologi tersebut akan digambarkan diatas layer-layer dimana setiap layer akan mendefinisikan teknologi apa yang terpakai. Platform arsitektur teknologi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 5.12 seperti dibawah ini : Web Browser

Client Interface

Internet – HTTPs / LAN

Network

Network Security

Firewall

Presentation WEB SERVER

Web Server & PHP

Application

Application Integration

Database E-mail

E-journal

Digital Library

Document

E-mail

E-journal

Digital Library

Document

SIPMB

Alumni

E-learning

Persuratan

SIPMB

Alumni

E-learning

Persuratan

SMS

SIAK

Website

Kepegawaian

SMS

SIAK

Website

Kepegawaian

Absensi

ASET

Keuangan

Executive

Absensi

ASET

Keuangan

Executive

DB Server 1

DB Server Mirror

Gambar 5.12 Platform Arsitektur Teknologi mendatang

Penempatan server-server database akan ditempatkan pada ruang server dalam gedung rektorat, namun tidak menutup kemungkinan adanya alternatif lain untuk menempatkan server database di lokasi lain di dalam lingkungan STAKPN Ambon. Arsitektur basis data yang digunakan diusulkan untuk menggunakan model arsitektur client-server seperti yang telah dijabarkan dalam prinsip-prinsip arsitektur sehingga akan memudahkan dalam melakukan migrasi dan membuat pengguna tidak merasakan adanya perbedaan. Universitas Indonesia


136

Pada gambar platform arsitektur teknologi usulan dapat dilihat bahwa adanya mirroring terhadap database server yang menjaga adanya ketersediaan aplikasi sesuai dengan prinsip aplikasi yang telah dijabarkan pada awal bab ini. Ketersediaan terhadap aplikasi dan database akan membuat tersedianya pelayanan yang handal bagi stakeholder yang memakainya sehingga kontinuitas bisnis sebagai sebuah perguruan tinggi dapat tetap berjalan. Data-data yang penting Media yang digunakan untuk menjadi jembatan pertukaran data antara aplikasi web yang dibangun diusulkan dengan menggunakan SOAP sebagai penerapan prinsip penggunaan teknologi open standard sehingga akan memudahkan dalam pertukaran data. Untuk mendukung sistem informasi eksekutif (EIS) maka akan ditempatkan server yang akan berfungsi sebagai OLAP (Online Analytical Processing) atau data mining tool. OLAP berbasis open source yang sangat popular adalah teknologi yang memproses data di dalam data warehouse dalam struktur multidimensi. OLAP akan menjadi sistem yang fleksibel serta mampu memproses data secara cepat sehingga dapat mendukung analisis dalam waktu singkat.

5.6.7 Topologi Infrastruktur Teknologi Bagian ini akan menggambarkan topologi infrastruktur mendatang/usulan yang dibangun di STAKPN Ambon. Secara geografis lokasi dari gedung-gedung STAKPN Ambon terpusat di satu wilayah saja sehingga perancangan topologi infrastruktur juga akan menyesuaikan dengan hal ini. Infrastruktur yang dibangun harus dapat mendukung organisasi dalam melakukan transfer data dengan baik. Prinsip keamanan juga merupakan hal yang harus diperhatikan dalam gambar topologi infrastruktur seperti yang telah dijabarkan dalam prinsip-prinsip arsitektur sebelumnya. Hal ini dapat terlihat dalam gambar dengan adanya server-server dibelakang firewall seperti database server, web server, , email server, dll. Arsitektur Firewall yang diusulkan dipasang untuk membatasi akses dari internal maupun eksternal sebelum terkoneksi dengan public internet. Untuk dapat mendukung transmisi data maka dapat menggunakan media transmisi seperti kabel UTP (unshield twisted pair) dan fiber optic. Kabel UTP akan digunakan untuk menghubungkan jaringan dalam gedung, sedangkan untuk jaringan backbone Universitas Indonesia


137

antar gedung-gedung dapat dihubungkan dengan menggunakan fiber optic sebagai media perantara. Server-server akan dipusatkan di ruang server pada gedung rektorat sedangkan gedung-gedung lain yang memerlukan akses ke server dapat melakukan akses ke dalam jaringan gedung rektorat. Sementara itu dalam mengimplementasi prinsip arsitektur perlindungan kepemilikan intelektual maka otorisasi pemakai akan memakai sistem single sign-on (SSO) yang membuat pengguna secara otomatis login ke dalam sistem portal maupun web services setelah sekali melakukan login ke dalam jaringan. Gambar topologi jaringan yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 5.13.



138

Gedung PAK

Gedung Pastoral Konseling

Gedung Musik Gerejawi

LDAP Server

Database Database Web Server 2 Server 1 Server

Gedung Rektorat Gedung Laboratorium

Gedung Theologia

Gedung Perpustakaan

Gambar 5.13 Topologi Infrastruktur Jaringan Usulan untuk STAKPN Ambon Universitas Indonesia


139

Peluang dan Solusi

5.7

Fase peluang dan solusi ini merupakan fase terakhir yang akan dibahas dalam penelitian ini. fase ini bertujuan mengevaluasi model yang telah dibangun untuk arsitektur saat ini dan tujuan. Evaluasi dilakukan dengan menggunakan tabel gap (kesenjangan) untuk melakukan review/peninjauan terhadap SI/TI dari kedua sisi, sehingga akan terlihat sistem atau teknologi apa saja yang dapat digunakan kembali atau dipertahankan (Peluang) dan sistem atau teknologi apa saja yang dapat dilakukan upgrade dan sistem atau teknologi mana saja yang benar-benar baru dalam membangun arsitektur yang diinginkan (Solusi).

5.7.1 Analisa Kesenjangan (Gap Analysis ) Bagian ini akan menjabarkan kesenjangan SI/TI antar kondisi saat ini (as-is) dan kondisi mendatang (to-be) dengan melakukan review menggunakan tabel gap analysis.

5.7.1.1

Kesenjangan Sistem Informasi Kesenjangan sistem informasi merupakan kesenjangan dari sistem

informasi yang telah dimiliki oleh STAKPN Ambon dan sistem informasi yang diusulkan dalam perancangan arsitektur. Hasil kesenjangan berupa adanya penambahan sistem baru, penggambungan sistem yang lama, penghapusan sistem yang lama atau tetap menggunakan sistem yang sudah ada.



140

Tabel 5.10 Gap Sistem Informasi Sistem Informasi As is ABS ABS

DIGILIB

SMS

WEB

Upgrade

ALUM

Sistem Informasi To be

DIGILIB

Baru

Baru Tetap

eJur

Baru

EIS

Baru

KEU

Baru

LEARN

Baru

MAIL

Baru

PAY

Baru

PEG

Baru

SIAK

Baru

SIMA

Baru

SIPMB

Baru

SIWA

Baru

SMS

Tetap

SRT WEB SSO

Baru Tetap Baru

Buang



141

5.7.1.2

Kesenjangan Teknologi Kesenjangan teknologi merupakan kesenjangan dari teknologi atau

infrastrukur yang telah dimiliki oleh STAKPN Ambon dengan teknologi atau infrastruktur yang diusulkan dalam perancangan arsitektur ini. Hasil kesenjangan berupa adanya penambahan teknologi baru, penggambungan teknologi yang lama, penghapusan teknologi yang lama atau tetap menggunakan teknologi yang sudah ada.

Tabel 5.11 Gap Teknologi Informasi Teknologi Informasi As is Router

PC Server

Access Point

MySQL Bandwith

WIN XP, 7


Baru

Bandwith

Tambah

MySQL

Teknologi Informasi To be

Baru

Tetap

LDAP

Baru

SSL

Baru

SOAP

Baru

Windows XP, WIN 7 Router

Tetap Tambah

Server Linux

Upgrade

Database Server

Upgrade

Web Server

Upgrade



142

Firewall Access Point

Baru Tambah

Buang



BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini akan berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan beserta saran untuk penelitian selanjutnya yang merupakan kelanjutan dari penelitian ini maupun penelitian lainnya yang juga menggunakan TOGAF ADM dalam dunia pendidikan khususnya perguruan tinggi.

6.1

KESIMPULAN Dari penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa : 

TOGAF ADM sebagai sebuah kerangka kerja telah digunakan dalam merancang arsitektur SI/TI pada STAKPN Ambon. Penggunaan TOGAF ADM ini sangat membantu dalam memberikan panduan yang rinci pada perancangan setiap tahapan-tahapan siklus ADM.



Fase-fase yang digunakan dari seluruh siklus ADM adalah fase Preliminary, fase Visi Arsiktektur, fase Arsitektur Bisnis, fase Arsitektur Sistem Informasi, fase Arsitektur Teknologi serta fase peluang dan solusi.



Hasil dari rancangan arsitektur SI/TI berbentuk dokumen-dokumen dari tahapan atau fase-fase yang digunakan dalam siklus ADM pada penelitian ini. Dokumen-dokumen tersebut didapat dari hasil rancangan fase arsitektur bisnis menggambarkan proses bisnis yang terjadi, rancangan fase arsitektur sistem informasi yang terbagi atas rancangan arsitektur data yang menggambarkan keterkaitan sistem informasi dengan data dan rancangan arsitektur aplikasi yang menggambarkan sistem informasi apa saja yang berperan dalam proses bisnis serta rancangan fase arsitektur teknologi menggambarkan

teknologi-teknologi

yang

terpakai

dan

topologi

infrastrukturnya. 

Penelitian ini telah menyediakan rancangan arsitektur SI/TI terintegrasi yang dapat membantu stakeholder dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing sehingga proses yang dilakukan dapat menjadi lebih efisein dan efektif sehingga tidak menimbulkan kesalahan-kesalahan seperti pada saat masih menggunakan sistem manual. 143



144

SARAN

6.2

Saran yang dapat diberikan dari hasil peneltian ini adalah sebagai berikut : 

Agar proses perancangan arsitektur ini dapat berjalan dengan maksimal maka diperlukan komitmen dari manajemen STAKPN Ambon sehingga ada kepastian dan tanggung jawab dari semua pihak.



Dengan adanya penerapan rancangan arsitektur ini maka pasti membutuhkan sumber daya manusia yang ahli di setiap bidang yang ada dalam perancangan ini. Untuk itu sangat disarankan untuk melakukan penerimaan SDM yang mengerti dan ahli, sehingga implementasi dari rancangan arsitektur ini dapat berjalan dengan baik dan dalam proses pengelolaan maupun perawatan dari setiap sistem informasi dan teknologi yang sudah ada menjadi lebih mudah dan terkontrol.



Penelitian ini masih belum menyinggung perancangan kapasitas dari arsitektur yang dibangun karena masih baru. Mengingat penerapan dilakukan pada bidang perguruan tinggi yang sarat dengan data, maka dapat dilakukan perancangan kapasitas terhadap penggunaan storage maupun penggunaan bandwith di STAKPN Ambon.



DAFTAR REFERENSI

Ambler, W. S. Extending the RUP with the Zachman Framework. Enterprise Unified Process.http://www.enterpriseunifiedprocess.com/essays/zachmanFramework .html, Diakses pada tanggal 12 Septermber 2012 Ardiansyah., Rancangan Model Service Oriented Architecture Pada Institusi Pendidikan Tinggi Dengan Pendekatan Enterprise Architecture Studi Kasus : Universitas Muhammadiyah Jakarta, Karya Akhir MTI UI. 2011 Beveridge, T., & Perks, C., Guide to Enterprise Architecture. Springer. New York. 2002 CIT Council. California Enterprise Architecture Framework. California Information Technology Council Enterprise Architecture and Standards Committee. 2005. http://www.cioarchives.ca.gov/stateIT/pdf/California_EA_Framework_Final. pdf, Diakses tanggal 12 September 2012 Dalimunthe. A. H., Perancangan Arsitektur Sistem Informasi dan Teknologi akademik pada Universitas Sriwjaya. Tesis MTI UI. 2009 Harisson, R., TOGAF® 9 Foundation Study Guide 2nd Edition, The Open Group. Reading. United Kingdom. 2011 Källgren. Adrian et al., A Method for Constructing a Company Specific Enterprise Architecture Model Framework. Jurnal IEEE. 2009 Kementerian Pendidikan Nasional. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. Jakarta. 2010 Manik, A. E. H., Perancangan Arsitektur Teknologi Informasi pada PT XYZ Menggunakan Kerangka TOGAF dan Virtualisasi. Karya Akhir MTI UI. 2012 Mitre., Guide to the (Evolving) Enterprise Architecture Body of Knowledge. McLean, Virginia. 2004 Murtadio. M. F., Perancangan Model Arsitektur Teknologi Informasi (TI) Menggunakan TOGAF Architecture Development Method : Studi Kasus Pada Elex Comic Center. Tesis MTI UI. 2009

145



146

Mutyarini. K., & Sembiring. J., Arsitektur Sistem Informasi Untuk Perguruan Tinggi Indonesia. Jurnal Prosiding Konfrensi Nasional Teknologi Informasi & komunikasi untuk Indonesia. 2006 Pasinringi. S., Perancangan Arsitektur Infrastruktur Teknologi Informasi Adaptif pada Universitas Terbuka. Tesis MTI. 2008 Petrus. J., Perancangan Infrastruktur SI/TI untuk Pelaksanaan Pilkada Kota Palembang. Karya Akhir MTI UI. 2010 Session. R., A Comparison of The Top Four Enterprise Architecture Methodologies. MSDN. 2007 Setiawan. E. B., Pemilihan Enterprise Architecture Framework. Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. 2009 The Open Group. TOGAF Version 9: The Open Group Architecture Framework (TOGAF). The Open Group. Utomo. M. R S., Perancangan Integrasi Sistem Menggunakan TOGAF Architecture Development Model: Studi Kasus Sistem Back-Office PT. XYZ. Karya Akhir MTI UI. 2011 UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NO. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2003. Jakarta Yunis. R, Surendro. K., Implementasi Enterprise Architecture Perguruan Tinggi. Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. 2010 Ward & Peppard. 2003.Strategic Planning for Information System. John Wiley and Sons, LTD. West Sussex, England. 2003



LAMPIRAN



Lampiran L - 1

LAMPIRAN 1 TRANSKRIP WAWANCARA Bagian

: Unit Komputer

Nama

: Bpk. Franklin Manuputty, S.Sos

Jabatan : Kepala Unit Komputer

1. Tolong bapak jelaskan tugas pokok dan fungsi unit komputer? Selama ini fungsi unit komputer tidak banyak berjalan dalam lingkup STAKPN ambon. Fungsi dari unit komputer lebih kearah pengadaan barang-barang ataupun sistem informasi di lingkungan STAKPN Ambon. Tugas dan fungsi unit komputer hanya terbatas pada penyediaan barang-barang pengadaan yang berupa printer, komputer pc kepada unit-unit yang memerlukan. 2. Dalam melakukan tugasnya diatas, apa saja fasilitas yang sudah dimiliki? Dikarenakan tugas dan fungsi tidak berjalan maka fasiltas yang ada juga tidak ada. 3. Ada berapa komputer yang melayani kebutuhan STAKPN Ambon? Dan tersedia dimana saja? Komputer-komputer pasti ada di setiap bagian dan unit-unit di STAKPN Ambon. Karena digunakan sebagai sarana utama dalam tugas dan fungsi tiap unit. 4. Infrastruktur apa saja yang sudah ada pada STAKPN Ambon? Infrastruktur yang ada sekarang pada STAKPN ambon di dominasi oleh komputer, laptop dan printer. Kemudian akses internet sudah tersedia dengan memakai Astinet dari Telkom sebagai vendor dalam menyediakan jaringan internet ke STAKPN Ambon. Bandwith internet yang ada pada STAKPN Ambon sekarang sebesar 1 Mbyte. Untuk menyebarkan akses internet, kita menggunakan perangkat wifi/access point berupa antena omni sebanyak dua buah. Access point ini diharapkan dapat menjangkau seluruh bagian dan unit wilayah STAKPN Ambon.



Lampiran L - 2

Sistem informasi yang ada sekarang ada Website kampus, Digital Library untuk pengelolaan perpustakaan, ada sms gateway untuk mahasiswa, kemudian ada aplikasi absensi yang sifatnya standalone. Server yang ada sekarang ada dua untuk menangani aplikasi digital library dan sms gateway. Server tersebut berupa PC yang dijadikan sebagai server untuk menangani kebutuhan sistem informasi tersebut. Sedangkan untuk website kampus diletakan di hosting Jakarta. Jaringan pada LAB namun tidak berfungsi karena rusak. 5. Bagaimana keadaan infrastruktur di STAKPN Ambon? Menurut saya keadaan sekarang sudah sedikit lebih baik dari sebelumnya yang tidak memiliki aplikasi apapun, sudah mulai ada sistem seperti digital library. Namun hanya operator/SDM yang masih sangat kurang di STAKPN Ambon. Pada saat infrastruktur TI siap tapi SDM yang kurang 6. Berapa kecepatan jaringan yang tersedia? Kecepatan jaringan internet yang tersedia sekarang sebesar 1 Mbyte, sedangkan jaringan internal dalam lingkungan STAKPN Ambon masih belum ada. 7. Apakah ada rencana kedepan dari unit komputer mengenai infrastruktur dan teknologi informasi di STAKPN Ambon? Saat ini belum ada rencana kedepan dari unit komputer mengenai infrastruktur dan teknologi informasi di STAKPN Ambon. 8. Apa harapan kedepan dari bapak sebagai kepala unit komputer? Harapan saya kedepan semua sistem informasi dapat dikembangkan, agar semua pekerjaan di lingkungan STAKPN Ambon ini dilakukan secara online dan data juga secara online, menurut saya itu lebih baik. Sehingga akses informasinya menjadi lebih cepat, pertukaran data antar bagian juga lebih cepat dan tidak perlu lagi ada permintaan secara manual ke bagian-bagian tersebut. Hal ini juga akan memudahkan para pemimpin dalam meminta data-data yang diperlukan dan dibutuhkan, karena cukup dengan membuka computer dan semua dapat diperoleh. Kemudian ada jaringan yang menghubungkan unit-unit dan gedung di lingkungan STAKPN Ambon dalam mendukung sistem informasi yang akan dibangun.



Lampiran L - 3

Bagian

: Unit Penelitian

Nama

: Bpk. Dr. Yance. Z. Rumahuru, MA

Jabatan : Kepala Unit Penelitian

1. Bisa bapak jelaskan apa saja yang menjadi tugas dari unit penelitian? Ya, jadi tugas dari unit penelitian saat ini adalah mengorganisir kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat dosen dan mahasiswa dimana penelitian yang dilakukan saat ini masih terbatas pada hibah yang diberikan oleh kemenag Saat ini diusahakan untuk meningkatkan kemampuan dosen sebagai peneliti sehingga kita dapat bersaing untuk memperoleh dana penelitian dari luar kampus atau dari luar departemen. Berhubungan dengan hal itu sebenarnya saat ini diupayakan publikasi-publikasi hasil penelitian dosen yang sebetulnya dengan adanya website kampus bagaimana suatu penelitian dapat diakses kesana tapi saat ini belum dapat dilakukan, untuk itu juga kualitas penelitian diperbaiki hingga dapat dipublikasi dan orang lain dapat mengaksesnya juga. 2. Sejauh ini dari bpk angky sebagai kepala penelitian maupun staf, bagaimana langkah-langkah apa saja yang diambil untuk dapat memenuhi keinginan dan target yang tadi sudah bapak ceritakan? Jadi mulai tahun ini unit penelitian mendapat dipa untuk melakukan peningkatan kapasistas peneliti denganmelakukan pelatihan metodologi penelitian dimana kebutuhan dosen saat ini adalah mengarah pada metode penelitian kuantatif. Melalui join dengan teman-teman di jurusan untuk melakukan pelatihan ilmiah. Saat ini dosen-dosen masih mengikuti model penelitian dan terutama jurnal dari orang lain tanpa mengerti maksud dari bagian-bagian dalam jurnal tersebut dan memahaminya, diharapkan dengan adanya pelatihan tadi maka menigkatkan kemampuan dosen sehingga metodologi nya juga baik sehingga hasil yang diperoleh pasti menjadi baik. Lewat pelatihan teman-teman memahami kaidah-kaidah dalam penulisan jurnal/penelitian ilmiah.



Lampiran L - 4

Saat ini setiap penelitian/hibah dari stakpn dipersyaratkan untuk membuat catatan dr penelitian tersebut berupa laporan penelitan dan artikel hasil penelitian berupa jurnal yang akan diseminarkan. 3. Apakah tugas unit penelitian hanya berhubungan dengan penelitian dosen? Apakah tugas unit penelitian ada hubunganya dengan mahasiswa? Sebetulnya saat ini yang berkaitan dengan mahasiswa hanya seputar administrasi, tapi saat ini diusahakan adanya penelitian mahasiswa bersama dosen dan pelatihan-pelatihan yang dibuat untuk mahasiswa dari unit maupun dari jurusan masing-masing. Unit penelitian bisa menjadi fasilitator. 4. Secara struktural unit penelitian bertanggung jawab kepada siapa? Tanggung jawab unit penelitian kepada ketua melalui PK 1 5. Menurut bapak sebagai kepala unit penelitian apakah IT dapat berperan secara aktif dalam menjalankan tugas pokok unit penelitian? Bagi saya pribadi sebenarnya IT memegang peranan penting. Katakanlah untuk orang yang aktif untuk mau mengetahui penelitian membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperoleh dari bermacam-macam sumber di internet. Tapi yang paling penting adalah penelitian-penelitian yang sudah ada sayang sekali jika tidak dipublikasikan. Saya berkeinginan minimal penelitian-penelitian dosen berupa abstrak dan resume penelitian dapat dipublikasikan dan abstrak hasil peneltian skripsi mahasiswa dapat dipublikasikan sehingga orang dapat melihat dan mengetahui peneltiain tersebut sehingga jika orang ingin mencari fisik maka dapat ditemukan di STAKPN. Karena itu, sebenarnya IT sangat berperan penting dalam penyebaran informasi dalam unit peneltian dan pengembangan Kampus. 6. Kemudian menurut bapak bagaimana kondisi IT yang ada saat ini di lingkungan STAKPN Ambon dalam hal mendukung unit penelitian? Ya, sayang sekali saat ini kita masih terkendala dengan fasilitas itu, secara fisik sudah ada akses internet di dalam kampus tapi tidak tahu apa yang tidak beres, aksesnya lambat, kadang tidak bisa, kadang ada kadang tidak ada. Padahal kita sebagai komunitas akademik yang saat ini sangat membutuhkan



Lampiran L - 5

itu diaman kita memerlukan informasi secara cepat dan itu membantu kita untuk terus membaharui informasi dan referensi tentang ada saat ini. Saat ini saya sedang mengusahakan dengan utusan dari perpustakaanperpustakaan

kongres

Amerika

dalam

memberikan

bantuan

dalam

berlangganan 1 jurnal gratis. Juga STAKPN saat ini untuk dapat membayar jurnal yang lain. Dimana berlangganan jurnal penting bagi kita untuk mengetahui jurnal-jurnal dan perkembangan informasi saat ini. Untuk itu mau tidak mau kita membutuhkan perangkat yang mampu menyediakan akses ini sehingga berlangganan jurnal dapat dilakukan. Mereka mencari tau apakah karya-karya dari dosen sudah terkoleksi atau belum. Kedepan diharapkan karya-karya dosen dapat dipublikasikan secara luas. 7. Apakah ada sistem yang menyimpan koleksi-koleksi dari dosen tersebut dan menyebarkan tulisan-tulisan tersebut? Saat ini belum ada, hal itu penting sekali dimana jurnal terakreditasi nasional saat ini mensyaratkan jurnal terpublikasi web. Unit menyadari itu untuk itu saat ini kualitas penulisan ditingkatkan sehingga pada saat jurnal ini sudah dapat dipublikasikan. Ibu ketua mempercayakan unit penelitian untuk mengontrol jurnal yang ada. 8. Apakah dengan adanya media TI yang mendukung dapat membantu unit penelitian dalam memberikan informasi dan melakukan publikasi jurnal-jurnal dan koleksi dari dosen-dosen? Ya. Untuk harus dapat maju dan berkembang setara dengan kampus lain maka kita harus mempunyai infrastruktur yang dapat mendukung itu. Saat ini juga Indonesia juga sedang meningkatkan publikasi jurnal sesuai dengan standar internasional. 9. Berarti saat ini jurnal maupun penelitian-penelitian masih belum dapat terpublikasi secara luas? Bagaimana penyebaran dari jurnal di STAKPN saat ini? Jadi sayang sekali jurnal itu masih dikalangan sendiri. mahasiswa saja belum dapat mengakses jurnal untuk sumber pengetahuan. Jurnal hanya terpakai



Lampiran L - 6

untuk pengusulan angka kredit dosen. Saat ini solusi yang dapat diupayakan dengan meletakan jurnal-jurnal tersebut di perpustakaan sehingga mahasiswa dapat mengakses penelitan jurnal. Diharapkan dengan agar jurnal bisa dicetak banyak dan dipublikasikan secara luas. Jurnal saat ini dicetak sesuai kondisi sekitar 50, padahal standar jurnal terakreditasi nasional itu minimal 300 jurnal. Semoga kita dapat memperbaiki itu kedepan. 10. Bagaimanan pemikiran akan peranan IT kedepan dalam mendukung tugas pokok unit penelitian? Dengan adanya fasilitas maka penyebaran dan publikasi jurnal dan penelitian dosen dapat dilakukan secara luas baik bagi organisasi, mahasiswa dan orang diluar kampus STAKPN, koleksi-koleksi jurnal dan penelitian dapat ditampung dan dikelola secara baik. Kemudian adanya e-journal, e-book dapat diakses secara luas dengan adanya peranan IT. Dengan tidak adanya IT maka lulusan dari STAKPN akan menjadi lulusan yang ketinggalan dari lulusan-lulusan univesitas lain. Selain itu perlu adanya kesadaran dari dosen sendiri dalam pemanfaatan media IT sendiri. Setidaknya wifi ini bisa dimaksimalkan sehingga informasi bisa diperoleh dan juga bisa disediakan beberapa unit komputer kepada mahasiswa untuk mengakses internet karena saat ini tidak semua mahasiswa mempunyai komputer laptop untuk mengakses wifi. Bandwith internet di STAKPN saat ini kecil dan tidak mampu mengkamodasi kebutuhan STAKPN ambon. Pemakai internet di STAKPN Ambon cukup banyak yaitu dari kalangan dosen dan pegawai adminstrasi sehingga dibutuhkan bandwith yang cukup besar.



Lampiran L - 7

Bagian

: Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Nama /

: 1. Ibu. Vera H. Latukolan, SE, M.Si / Bendahara Penerimaan

Jabatan

2. Ibu. Syeane Lawalata, SE / Pegawai Subag kepegawain dan Keu

1. Apa saja tugas pokok yang dilakukan oleh bagian keuangan dan kepegawaian? Ya, Jadi kedua bagian ini masih berada dalam satu sub bagian namum memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Tugas dan fungsi bagian keuangan untuk mengurusi keuangan dari organisasi secara keseluruhan dari penerimaan sampai pada pengeluaran. Sedangkan untuk bagian kepegawaian memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan mengelola sumber daya manusia dan kepangkatan dari pegawai STAKPN Ambon. 2. Bagaimana dengan data-data yang dibutuhkan oleh bagian keuangan dan kepegawaian? Apakah bisa dengan cepat didapat dan lengkap? Data-data yang dibutuhkan biasanya didapatkan dengan melakukan pencarian secara manual. Jika dibutuhkan data maka harus dilakukan dengan pencarian dengan proses secara manual walau memakan waktu hingga malam hari. Datadata bisa didapatkan namun masih bersifat kertas dan masih manual. 3. Apakah

tersedia

aplikasi

yang

menyimpan

data

keuangan

dan

kepegawaian? Untuk bagian keuangan tidak memiliki aplikasi yang khusus mengurusi keuangan dari organisasi. Jadi pengelolaan keuangan dari proses keuangan di STAKPN Ambon besifat manual dengan pencatatan di kertas. Aplikasi yang paling sering digunakan adalah aplikasi office yang membantu dalam proses ini. Aplikasi SAI merupakan aplikasi yang diturunkan dari pusat dan digunakan untuk pelaporan saja. Sedangkan untuk bagian kepegawaian memiliki aplikasi kepegawaian namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang dikeluarkan dari pusat dan harus dipakai untuk proses pelaporan. Data yang dikirimkan ke pusat juga akan dikirimkan ke STAKPN Ambon tapi tidak bisa diakses oleh orang lain yang berkepentingan.



Lampiran L - 8

Kami mengharapkan adanya pembuatan aplikasi dan pangkalan data dari keuangan maupun kepegawaian dari STAKPN Ambon sehingga pengelolaan dari keuangan dan kepegawaian menjadi lebih efektif dan efisien. 4. Kembali ke tugas pokok bagian keuangan dalam menangani proses pembayaran kuliah, apakah sudah dilakukan kerjasama dengan pihak bank (online systems)? Kalau online system dengan bank belum ada. Selama ini mahasiswa membayar/penyetoran di bank kemudian rekening koran dicetak dari bank dan diserahkan kepada bagian keuangan. Terus akan dilakukan pengecekan terhadap slip pembayaran dari mahasiswa dan data rekening koran dari bank. Jadi sangat memakan waktu dalam melakukan pengecekan ini. Sedangkan di universitas lain sudah ada sistem ini yang membantu mereka 5. Apa saja infrastruktur IT yang ada di bagian keuangan dan kepegawaian? Infrastruktur IT yang ada di bagian keuangan dan kepegawaian hanya berupa komputer, laptop dan printer. 6. Bagaimana dengan penggunaan akses internet di bagian keuangan dan kepegawaian saat ini? Jadi di bagian kepegawaian internet digunakan untuk mengirimkan data kepangkatan dengan menggunakan aplikasi dari pusat. Namun akses yang ada sangat lambat dan memakan waktu sangat lama dalam proses pengiriman data. Untuk penggunaan internet di bagian keuangan hanya digunakan untuk pelaporan ke pusat dari hasil aplikasi SAI saja. 7. Waktu-waktu sibuk (Work peak) yang terjadi di bagian keuangan biasanya terjadi pada saat? Bagian kepegawaian mengalami masa sibuk pada saat bulan januari-april dan juli-oktober pada saat kenaikan pangkat sedangkan bagian keuangan sangat sibuk pada saat bulan registrasi pada bulan februari dan agustus, namun di setiap bulan lain juga sibuk karena ada program penyetaraan yang selalu melakukan registrasi. 8. Jika ada permintaan pembuatan laporan keuangan dan kepegawaian oleh pihak BPK atau Inspektorat, atau ketua. Berapa lama biasanya waktu yang diperlukan agar bisa terpenuhi?



Lampiran L - 9

Harus segera dilakukan dan datanya disediakan. Walau harus dilakukan hingga memakan waktu seharian tetap harus dicari. Proses pencarian dilakukan secara manual sehingga memakan waktu yang lama, kadang hingga pada malam hari data-data masih sering dicari untuk memenuhi permintaan 9. Berapa RIM jumlah kertas yang biasanya dihabiskan dalam sebulan dan digunakan untuk apa saja? Penggunaan kertas di bagian keuangan dan kepegawaian cukup banyak, yaitu kira-kira sebanyak 2 kardus atau 10 RIM kertas per 3 bulan. Penggunaan kertas ini untuk pembuatan laporan dan data-data yang masih dilakukan secara manual. Dan jumlah kertas tersebut masih kurang untuk keperluan kami di sub bagian keuangan dan kepegawaian. 10. Apakah penggunaan teknologi informasi penting untuk bagian keuangan dan kepegawaian? Penggunaan IT sangat penting bagi bagian keuangan. Tempat lain/universitas sudah maju dengan penggunaan IT. Karena dengan IT tinggal membuka saja kita sudah tau mahasiswa ini sudah membayar spp semester brp, nilai sudah sampai mana, semester berapa, kategori apa. Kalau tidak ada IT atau secara manual seperti sekarang sangat sulit. Kita harus mencari data kesana kemari, tanya dan mencari informasi, tapi dengan IT cukup membuka saja kita sudah tau dan mendapatkan data-data yang diperlukan 11. Apakah diperlukan pangkalan data untuk menampung data-data keuangan dan kepegawaian di STAKPN Ambon? Ya, dengan adanya pangkalan data berarti data-data pegawai dan dosen membuat pekerjaan dapat menjadi lebih cepat dan efisien. Tidak memakan waktu yang lama, apalagi ketika unit harus membutuhkan data-data dari pegawai, pengumpulan data dari tiap masing-masing pegawai sangat lama. 12. Harapan kedepan dari bagian keuangan dan kepegawaian? Kalau bisa ada jaringan dan sistem yang dapat membantu bagian keuangan dan kepegawaian, sehingga data dapat dilihat secara online dengan cepat dan tepat.



Lampiran L - 10

Bagian

: Sub Bagian Umum

Nama

: Ibu. Lenda M. Singadji, S.IP

Jabatan : Pegawai Bagian Umum

1. Apa saja tugas pokok sub bagian umum? Tugas pokok bagian ini secara umum adalah melakukan pengelolaan tata persuratan dan distribusinya, menyebarkan informasi, melakukan ketatausahaan, melakukan pengadaan barang, melakukan inventaris barang/aset organisasi dan mengadakan kegiatan publikasi dan hubungan masyarakat. 2. Dalam menjalankan tugas pokok yang dijelaskan tadi, aplikasi apa saja yang digunakan? Secara khusus tidak ada aplikasi yang mendukung tugas dan fungsi dari sub bagian umum. Aplikasi yang ada saat ini adalah SIMAK BMN merupakan aplikasi turunan dari pusat yang digunakan untuk pelaporan dan Website organisasi merupakan aplikasi yang baru dibuat dan digunakan untuk pengumuman lelang dalam lingkungan STAKPN Ambon 3. Apakah aplikasi yang dipakai sudah dapat mengakomodasi semua kebutuhan dari bagian umum? Jadi aplikasi yang ada saat ini belum dapat mengakomodasi kebutuhan dari sub bagian umum. SIMAK BMN merupakan aplikasi untuk pelaporan ke pusat dengan sistem pelaporan yang berbeda sehingga tidak bisa digunakan untuk menjadi pelaporan kepada pihak pimpinan dan aplikasi ini tidak mencatat secara detail dari aset dan lokasi dimana aset tersebut berada. 4. Saat ini apa yang menjadi kendala sub bagian umum dalam melakukan tugas dan fungsi? Saat ini banyak hal yang menjadi kendala kami dalam menjalankan tugas dan fungsi kami. Pencatatan arsip surat yang dilakukan secara manual membuat kami sulit dalam menemukan surat maupun dokumen yang dibutuhkan. pencatatan secara manual membuat kami sulit dalam melakukan penelusuran dan pencarian terhadap arsip yang diperlukan. Kami juga harus membaca satu persatu arsip yang ada untuk menemukan dokumen yang diperlukan. Hal seperti ini akan mengahabiskan waktu kami dan membuat kinerja kami menjadi tidak



Lampiran L - 11

efisien dan efektif. Kemudian pencatatan aset organisasi dilakukan secara manual juga, hal ini juga membuat kami kesulitan dalam mencari dimana lokasi aset yang sedang dicari. Pencatatan yang dilakukan secara manual juga rentan terhadap kerusakan arsip yang membuat kami kehilangan data aset dan membuat kami sulit mengontrol aset-aset yang ada dalam organisasi. 5. Berapa jumlah PC, Notebook atau laptop dari staff dan peralatan TI lainnya yang digunakan di sub bagian umum? Ada dua PC yang digunakan dalam subag umum, satu buah laptop dan satu buah notebook serta dua buah printer. 6. Berapa kertas yang habis digunakan dalam sebulan untuk mencetak laporan dan surat-surat administrasi? Kertas yang dihabiskan cukup banyak terutama dari bagian penggadaan, karena harus melakukan penggadaan untuk keperluan organisasi dan surat keputusan yang dibuat terkait dengan tugas yang harus dilakukan. Sekitar 4 sampai 5 rim yang digunakan dalam waktu 3 bulan. 7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencari arsip surat atau dokumen yang ada? Waktu yang dibutuhkan dalam mencari arsip surat dan dokumen yang dibutuhkan cukup lama. Karena data-data yang dipunyai bersifat manual, kemudian untuk pencarian harus dibaca satu-persatu arsip surat. Pencarian pencatatan arsip surat juga dilakukan secara manual hingga menyulitkan untuk menemukan arsip yang sedang dicari. 8. Apa harapan dari anda dan subag umum dari penggunaan TI di masa yang akan datang? Harapan kami dari sub bagian umum adalah adanya penggunan teknologi informasi untuk membantu kami menjalankan tugas dan fungsi kami. Dengan adanya penggunaa TI di bagian umum maka akan mempercepat kinerja kami sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Kontrol terhadap aset organisasi akan menjadi lebih mudah sehingga pelaporan penggunaan dan lokasi keberadaan aset juga menjadi cepat.



Lampiran L - 12

Nama

: Ibu. Dr. A. Ch. Kakiay, M.Si

Jabatan : Ketua STAKPN Ambon

1. Bagaimana penggunaan TI di lingkungan STAKPN Ambon saat ini? Penggunaan TI saat ini mulai berkembang namun masih sangat minim di STAKPN Ambon. Saat ini penggunaan TI terlihat pada sistem perpustakaan yang membantu unit perpustakaan dalam melakukan kegiatan mereka. Sedangkan yang lain masih manual. 2. Apa yang menjadi fokus utama STAKPN Ambon saat ini dalam pengembangan TI-nya? Saya menginginkan adanya suatu sistem online yang bisa diakses dari mana saja, data yang terintegrasi sehingga memudahkan dalam mendapatkan informasi. Saya perlu adanya sebuah rancangan yang membantu dalam pengembangan infrastruktur ini sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kita bisa membangun infrastrktur ini. TI kedepan dapat dilihat pada RIP (rancangan induk pengembangan), disitu sudah saya dijabarkan pemikiran-pemikiran saya mengenai pengembangan TI. 3. Bagaimana dengan keterlibatan TI dalam aktivitas di lingkungan STAKPN Ambon? Saya sendiri menginginka TI dapat berkembang menjadi penyokong dalam setiap kegiatan di lingkungan STAKPN Ambon. Kalau dalam akreditasi universitas, sistem informasi dan jaringan mempunyai poin masing 4 yang berarti angka sempurna, sehingga untuk mendapatkan akreditasi A infrastruktur TI menjadi salah satu syarat penting. Kemudian dengan adanya infrastruktur yang baik maka DIKTI akan memeriksa kita melalui link antara kita dengan DIKTI, sehingga proses pelaporan dan jika ada bantuan maka kita bisa cepat dan mudah mendapatkannya. Universitas yang lain sudah banyak masuk dalam link ini dan kita belum masuk sehingga kita sangat ketinggalan. Saat ini yang kita punyai itu adalah sistem informasi perpustakaan yang sudah berjalan dengan baik. Perpustakaan mempunyai kartu perpustakaan yang dipakai dalam proses peminjaman, namun belum dapat terintegrasi bersama dengan kartu mahasiswa. Bagian akademik juga dapat mempunyai sistem informasi mereka sendiri



Lampiran L - 13

sehingga memudahkan dalam pelayanan kepada mahasiswa dan pengguna lainnya. Jadi sebenarnya kita sudah ada pembicaraan untuk penggunaan TI secara digital, sehingga ada online sistem antar bagian, dan database yang terintegrasi. 4. Seperti apa harapan anda terhadap pengembangan TI dalam STAKPN Ambon? Harapan saya IT dapat digunakan dalam pelayanan-pelayanan di STAKPN Ambon. Bisa diakses di mana saja dengan data yang terintegrasi dan sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan dalam mendapatkan informasi. Infrastruktur yang baik akan membawa pengaruh dalam peningkatan akreditasi dan kemudahan dalam mendapatkan dan bantuan dari DIKTI dengan bergabung di link mereka. Untuk proyeksi pengembangan kedepan sudah kami rencanakan dalam RIP (rancangan induk pengembangan).



Lampiran L - 14

Bagian

: Unit Perpustakaan

Nama

: Bpk. Marthen E.A Akerina

Jabatan : Kepala Unit Perpustakaan

1. Tolong dijelaskan tugas pokok dari bagian akademik dan kemahasiswaan? Secara umum tugas pokok unit perpustakaan berdasarkan SOP adalah Pengadaan buku, pengolahan dan pemeliharaan bahan kepustakaan serta pelayanan admisnitrasi perpustakaan kepada mahasiswa dan dosen. 2. Unit perpustakaan bertanggung jawab kepada siapa? Unit perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada PK I. 3. Apakah selama ini ada peranan TI dalam membantu tugas dan fungsi unit perpustakaan? Awal tahun 2012 sistem perpustakaan sudah terkomputerisasi yaitu digitallibrary atau perpustakaan online melalui web. 4. Bagaimana digital library dapat membantu unit perpustakaan dan mahasiswa serta pengguna lainnya? Pengguna dapat melakukan pencarian data koleksi melalui internet sehingga dapat diakses dari mana saja. Mahasiswa juga dapat melakukan pemesanan terhadap buku/koleksi yang ingin dipinjam melalui website digital library dengan melakukan login menggunakan nim mereka terlebih dahulu. Untuk akses ke perpustakaan setiap anggota yang terdaftar akan mendapatkan kartu anggota perpustakaan yang menggunakan sistem barcode. Didalam perpustakaan juga disediakan 1 unit komputer yang digunakan oleh pengunjung perpustakaan untuk mencari buku yang diinginkan secara cepat. 5. Apakah dengan adanya digital library ini dapat membantu unit perpustakaan? Sistem komputerisasi pada unit perpustakaan ini sangat membantu dalam proses pelayanan dalam perpustakaan sehingga pelayanan yang efektif dan efisien dapat tercapai. Jadi selain mempermudah mahasiswa mencari buku juga membantu kami sebagai pegawai perpustakaan.



Lampiran L - 15

Yang pertama kalau mahasiswa datang kita harus mencatat tanggal dtg, no anggota, dan lain sebagainya yang membuat antri yang panjang. Sedangkan dengan sistem ini kita dapat melayani mahasiswa dalam jangka waktu beberapa menit saja. Yang kedua jika mahasiswa datang dan mencari buku, maka kita harus cari secara manual lagi ke dalam katalog buku yang membuat waktu pencarian yang lama tapi dengan sistem ini kita dapat melakukan pencarian dengan cepat dan mahasiswa pun dapat mencari sendiri melalui komputer yang disediakan dan diarahkan ke rak buku no berapa. 6. Selain itu ada hal-hal yang menjadi kendala apa yang ditemui dengan sistem yang ada saat ini? Kendala yang dihadapi adalah secara teknis dalam hal ini server down. Jika server down maka kami harus memanggil vendor sehingga membutuhkan waktu yang lama selang waktu datangnya vendor. Hal ini membuat pelayanan menjadi terkendala. Di STAKPN sendiri tidak ada SDM yang mampu mengerjakan hal ini. Sekarang ini sudah mulai bagus jaringan internetnya sehingga pencarian data juga bisa lebih cepat. Jika internet atau listriknya mati ya kami kembali lagi ke proses manual, akan tetapi buku-buku yang baru sudah tidak lagi menggunakan pencatatan secara manual sehingga jika mahasiswa mencari buku yang baru prosesnya akan tetap lama. Stock opname bahan pustaka biasanya dilakukan pada saat akhir semester, jadi setelah ujian semester baru dilakukan stock opname pada saat libur. Pada saat proses stock opname pelayanan peminjaman tidak dilayani. Kemudian belum ada kerjasama dengan perpustakaan lain diluar STAKPN Ambon. Lalu belum ada data tentang jurnal dan skripsi dalam sistem ini. 7. Harapan anda sebagai kepala unit perpustakaan untuk penggunaan TI di STAKPN? Keamanan ruang perpustakaan masih harus diperhatikan, jadi kami belum bisa memantai mahasiswa yang keluar masuk, karena perpustakaan terbagi atasu dua ruangan yang satu sebagai tempat koleksi dan satu lagi sebagai ruang baca dimana kedua ruangan ini terpisah. Jadi kami mengharapkan penggunaan TI



Lampiran L - 16

yang membantu kami dalam memantau dan memonitor mahasiswa yang melakukan peminjaman buku untuk dibaca. Lalu dari masalah SDM, Sesuai dengan aturan bahwa sumber daya manusia pada perpustakaan kurang lebih 10 orang, dengan demikian sumber daya manusia pada unit perpustakaan stakpn ambon masih kurang.



Lampiran L - 17

Bagian

: Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

Nama

: Ibu. Yoakhina N. Makaruku, S.Kom

Jabatan : Pegawai Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

1. Tolong dijelaskan tugas pokok dari bagian akademik dan kemahasiswaan? Jawaban : Secara umum tugas pokok dari bagian akademik dan kemahasiswaan adalah merekam dan menyimpan layanan pendidikan yang diberikan kepada mahasiswa serta hasilnya mulai dari penerimaan mahasiswa baru, penyelenggaraan perkuliahan, ujian sampai pemberian ijazah serta pelaporan. 2. Bagaimana data administrasi mahasiswa dikelola oleh sub bagian Akademik? Jawaban : Pengelolaan data administrasi mahasiswa masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat semua data mahasiswa pada buku atau lembaran kertas. Hal ini menyebabkan beban kerja semakin banyak dan pengerjaan tugas dan fungsi menjadi tidak efisien. Disaat waktu sibuk kami, yaitu pada saat registrasi maka kami sangat kerepotan dalam meladeni permintaan mahasiswa. Terkadang kesalahan data dapat terjadi, baik dari pihak mahasiswa maupun dari pihak bagian akademik. Hal yang sama juga terjadi pada saat proses kelulusan dimana mahasiswa harus mendaftarkan ulang data-data pribadi mereka, yang dapat menyebabkan nama mereka sering salah penulisannya. Seharusnya data-data mereka yang sudah ada pada saat pendaftaran pertama kali saat memasuki STAKPN tinggal dipakai saja sehingga kesalahan dapat dikurangi, namun sekarang terjadi kesalahan karena yang mendaftarkan mahasiswa juga sering memberikan data yang tidak benar. 3. Apakah sudah tersedia aplikasi yang dapat mengkoordinir kebutuhan informasi di sub bagian Akademik? Jawaban : Saat ini belum ada aplikasi yang secara khusus mengkoordinir kebutuhan data dan informasi di dalam bagian akademik. Semua kegiatan, data dan pengelolaan dari data mahasiswa, nilai, dan lain sebagainya dikelola secara manual. Aplikasi Universitas Indonesia


Lampiran L - 18

yang ada hanya epsbed dan itupun digunakan untuk pelaporan bukan untuk mengelola kebutuhan subag akademik. 4. Jika ada, tolong diceritakan kekurangannya? 5. Dimana saja alumni STAKPN Ambon bekerja? Jawaban : Sebagian besar lulusan STAKPN Ambon bekerja sebagai tenaga pendidik di bidang agama. Sebagian lagi bekerja sebagai pendeta, dan sebagian lagi bekerja sebagai pelatih vocal dan musik. Dari segi data, sebenarnya kami sulit dalam mencari mahasiswa yang sudah menjadi alumni serta berhubunngan dengan para mahasiswa yang sudah menjadi alumni. Karena pengelolaan data masih manual maka membutuhkan waktu dan usaha dalam mencari data-data alumni tersebut. 6. Seandainya ada sistem yang bisa mengadopsi kebutuhan-kebutuhan itu, menurut anda apa dampaknya bagi STAKPN Ambon? Jawaban : Tentu saja hal ini akan meningkatkan kinerja subag akedemik itu sendiri. Selain itu layanan yang diberikan kepada mahasiswa akan lebih efektif dan efisien dari segi waktu. Dan keakuratan data akan lebih terjamin. 7. Apa harapan anda untuk penggunaan TI dalam kegiatan STAKPN khususnya di bagian akademik? Jawaban : Harapan kami dari bagian akademik adalah adanya sistem yang mampu membantu kami dalam mengelola data-data akademis mahasiswa sehingga akan meningkatkan kinerja kami menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu juga adanya data-data yang terintegrasi akan membuat penulusuran informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat. Diharapkan konsistensi data dari bagian akademik menjadi tinggi sehingga pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa dan pengguna menjadi maksimal. Kemudian dengan adanya penggunaan TI tentu akan mengurangi penggunaan kertas yang selama ini kamu gunakan secara manual. Tempat penyimpanan data kami sekarang sudah terbatas untuk mengampung data-data akademis mahasiswa. Selain itu penggunaan media kertas bisa membuat penyalahgunaan data-data akademis mahasiswa oleh orang-



Lampiran L - 19

orang yang tidak bertanggung jawab. Penggunaan kertas sendiri sangat rentan terhadap suhu dan rayap-rayap. Untuk itu semoga saja penggunaan TI dapat dilakukan pada STAKPN Ambon khususnya di bagian kami Akademik.



Lampiran L - 20

LAMPIRAN 2 DATA KOMPUTER 

Subbag Keuangan dan Kepegawaian Komputer PC : 2 unit Laptop : 3 unit Printer : 3



Subbag Akademik dan Kemahasiswaan Komputer PC : 1 unit Laptop : 1 unit Printer : 1



Subbag Umum Komputer PC : 2 unit Laptop : 1 unit Notebook : 1 unit Printer : 2



Unit Penelitian Komputer PC : 1 unit Printer : 1 unit



Laboratorium Komputer PC :30 unit Printer : -



Perpus Komputer PC : 2 unit Printer : 1



Unit Komputer Universitas Indonesia


Lampiran L - 21

Komputer PC : 2 unit Printer : 1



Jurusan -

PENDIDIKAN AGAMA KRISTEN Komputer PC : 1 unit Laptop : 1 unit Printer : 1

-

PENDIDIKAN KONSELING Komputer PC : 1 unit Laptop : 1 unit Printer : 1

-

MUSIK GEREJAWI Komputer PC : 1 unit Laptop : 1 unit Printer : 1

-

THEOLOGIA Komputer PC : 1 unit Laptop : 1 unit Printer : 1



Lampiran L - 22

LAMPIRAN 3 DATA INFRASTRUKTUR SI/TI -

Infrastruktur PC Server : 2 unit Access Point berdaya jangkau tinggi (Omni) : 2 buah Router Mikrotik : 1 buah Modem : 1 buah

-

Sistem Informasi Sistem Informasi Perpustakaan (Digital Library) Website STAKPN Aplikasi Absensi SMS Interaktif



TI STUDI KASUS SEKOLAH TINGGI AGAMA KRISTEN PROTESTAN NEGERI AMBON KARYA AKHIR

Recommend Documents