Een uitgelezen kans Samenwerking ICT in Utrecht
Themaochtend Bouwstenen voor de toekomst High Tech Campus Eindhoven 25 november 2010 Door: Anneke Westland, BiSC
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
1
A
Een stukje geschiedenis
B
Waar staan we in Utrecht nu ?
Hoe zijn we van A naar B gekomen ?
2010 en verder
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
2
A
Een stukje geschiedenis
Hoe was de Utrechtse situatie in 2005 ? • 34 bibliotheken met 1 of meerdere vestigingen • 3 bibliotheeksystemen • beheer door 7 partijen
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
3
A
Een stukje geschiedenis
De Provincie neemt haar regie en geeft subsidie voor de aanbesteding van 1 bibliotheeksysteem voor de hele Provincie. Het beheer van dit systeem moet ondergebracht worden bij 1 organisatie.
Resultaat: 1 pakket voor de hele provincie, nl. Bicat bij 2 beheersorganisaties: • BiSC • Samenwerkingsverband ICT Baarn/Nieuwegein/Veenendaal
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
4
B
Waar staan we in Utrecht nu ?
7 basisbibliotheken, waaronder Bibliotheek Utrecht 1 ICT beheerorganisatie bij BiSC voor alle Utrechtse bibliotheken (m.u.v. Nieuwegein en Veenendaal) voor: • • • • •
Technisch/functioneel beheer Bicat Beheer infrastructuur Beheer lokale/KA omgeving Gezamenlijke Servicedesk inclusief piketdienst Uitvoering ICT gerelateerde projecten
onder aansturing van de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
5
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? Gezamenlijk is er gebouwd aan de ICT beheerorganisatie door ICT verantwoordelijken van de betrokken organisaties. • • • •
Pakket van eisen beheerorganisatie Lokale autonomie en ambitieniveau Personeel Kwaliteit en financiële kaders TIP Neem de tijd en betrek iedereen erbij Go with the flow
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
6
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? Organisatie: •
alle ICT beheerprocessen zijn omschreven en vastgesteld (ITIL/Release en change management, etc.)
•
Voor het personeel een andere manier van werken. Kans: goede inzage in de processen; monitoring Valkuil: weerstand bij personeel
TIP Vastlegging in contracten en SLA’s Maak een generiek SLA, maar houdt de mogelijkheid voor zgn. specials
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
7
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? Lokale autonomie en ambitieniveau Wat moet provinciaal en wat kan op bibliotheekniveau ? Veel kan op bibliotheekniveau; maar is dit efficiënt en kostenbesparend? •
•
Gestart met het onderbrengen van catalogusbeheer bij de grootste partner Bibliotheek Utrecht. Nu: - 1 provinciale ABL - vrijwel al het applicatiebeheer centraal - meerdere hosted diensten Keuzevrijheid bij inrichting, daar waar het kan Nu: - provinciale tarieven en gebruikersvoorwaarden - gratis reserveren - overal lenen en inleveren
TIP Biedt meerdere kleuren aan Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
8
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? • • • • •
Geen gedwongen winkelnering Geen opgelegde leverancierskeuze randapparatuur Partner in ontwikkeling Beheer/beheerkosten transparant Servicedesk: one stop shop Nu: meerdere hosted diensten TIP Ontzorg en regel de achterkant Pak de momenten voor standaardisering
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
9
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? Personeel • •
Een formatieplan o.b.v. gewenste dienstverlening Uitgangspunt: alle ICT beheerders uit de provincie komen in dienst bij BiSC • Keuze aan het personeel: 3 jaar detachering; daarna overstap naar BiSC Voordeel: centrale aansturing: kostenbesparing, synergievoordeel en continuïteit Nadeel: weerstand bij personeel en bibliotheken
TIP Organiseer het met de kennis en know-how die aanwezig is Regel de aansturing
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
10
Hoe zijn we van A naar B gekomen ? Kwaliteit en financiën •
Kwaliteitseisen zijn vastgelegd in de SLA’s TIP Zorg voor rapportages
• •
Financiële kaders Kosten zijn inzichtelijk gemaakt op basis van de gewenste dienstverlening Vergelijking gemaakt met bestaande kosten Berekeningsgrondslag en tarieven zijn vastgesteld door de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken TIP Evalueer jaarlijks Uiteindelijk is het een kwestie van vertrouwen
• •
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
11
2010 en verder 2010 • • •
1 digitale Provinciale kennis-, leer- en contactomgeving met o.a. Livemeeting Besluit om aan te sluiten bij de landelijke huisstijl Centraal collectioneren
2011 • • • • • • •
Gezamenlijke aansluiting op de landelijke infrastructuur Zoek&Boek was in een halfjaar gerealiseerd 1 provinciale catalogus aansluiten op de Nationale Catalogus 1 Bicatsysteem aansluiten op het landelijke Datawarehouse 1 provinciale White Label Website met ruimte voor lokale varianten Systeemkeuze: wat blijft nog over voor het bibliotheeksysteem? Gezamenlijke inkoop
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
12
Nog een stapje verder ……. Is een Provinciale BackOffice het doel ?
Of is een landelijke organisatie de stip op de horizon ?
Themaochtend Bouwstenen voor de Toekomst
13
