Terms of Reference Pemilihan Ketua OHU 2012 Per tanggal 29 Mei 2012 pukul 12:31.
I. Ketentuan Umum Substantif Bagian ini berisi ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan jabatan, tanggung jawab, serta arahan umum Ketua OHU 2012.
A. Nama Jabatan Pelaksanaan tugas Open House Unit OSKM 2012 dipegang oleh pemegang jabatan Ketua OHU 2012.
B. Tanggal Pelaksanaan OHU 2012 Open House Unit ITB 2012 rencananya akan dilaksanakan pada Sabtu, 1 September 2012. Tanggal tersebut dapat berubah sesuai dengan keputusan LK yang dibuat bersama dengan panitia OSKM 2012.
C.
Kedudukan Ketua OHU 2012 1. Ketua OHU 2012 bertanggung jawab secara langsung kepada Ketua OSKM 2012, yang bertanggung jawab langsung kepada Menteri PSDM KM-ITB. 2. Ketua OHU 2012 bertanggung jawab secara langsung kepada massa unit. 3. Steering Committee OHU 2012, yang bertanggung jawab secara langsung kepada Menteri Koordinator Dinamisasi Kampus KM-ITB, bertugas mengawasi kinerja kepanitiaan OHU 2012. Steering Committee tersebut terdiri atas: a. Hari Triwibowo SI’08, Ketua SC b. Menteri Seni dan Budaya KM-ITB, Anggi Pratiwi Putri TL’09, Anggota SC c. Menteri Olahraga dan Kesehatan KM-ITB, Nindita Soenarso KI’08, Anggota SC d. Menteri Agama dan Pendidikan KM-ITB, Ilham Arnif MS’09, Anggota SC Keanggotaan SC dapat bertambah atas diskresi Ketua SC dan Menteri Koordinator Dinamisasi Kampus KM-ITB.
D. Tugas 1. Mengajukan ide besar OHU 2012 kepada Ketua OSKM 2012 dan massa unit. 2. Merancang konsep acara OHU 2012 dengan berkoordinasi dengan Ketua OSKM 2012 dan Massa Unit.
3. Mengajukan linimasa kerja OHU 2012 kepada Ketua OSKM 2012. 4. Berkoordinasi dengan Bidang Acara OSKM 2012 untuk memastikan sinergi materi dan metode antara hari-H OSKM 2012 dan OHU 2012. 5. Mengajukan Rencana Anggaran Biaya kepada Bendahara Umum OSKM 2012. 6. Mempersiapkan kepanitiaan OHU 2012. 7. Melaksanakan acara OHU 2012. 8. Membuat laporan pertanggungjawaban OHU 2012, yang akan dijadikan bagian dari laporan pertanggungjawaban OSKM 2012.
E. Wewenang dan Struktur 1. Ketua OHU 2012 memiliki hak prerogatif untuk menentukan struktur kepanitiaan internal OHU 2012. 2. Kesekretariatan OHU 2012 bertanggung jawab kepada Sekretaris Umum OSKM 2012. 3. Kebendaharaan OHU 2012 bertanggung jawab kepada Bendahara Umum OSKM 2012. 4. Manajemen sumber daya manusia OHU 2012 bertanggung jawab kepada Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia OSKM 2012. 5. Open recruitment kepanitiaan OHU 2012 untuk angkatan 2011 adalah tanggung jawab Manajemen Sumber Daya Manusia OSKM 2012. 6. Koordinasi antara divisi-divisi di dalam struktur OHU dan divisi-divisi dan bidangbidang OSKM 2012 selain OHU ditentukan bersama oleh Ketua OHU 2012 dan Ketua OSKM 2012.
II. Ketentuan Umum Prosedural Bagian ini menjelaskan tentang alur serta perincian proses pemilihan Ketua OHU 2012.
A. Mekanisme Pemilihan 1. Secara umum, metode pemilihan Ketua OHU 2012 adalah penurunan dari pemilihan Ketua OSKM 2012. 2. Pemilihan Ketua OHU 2012 menggunakan sistem penilaian berbobot terbuka. 3. Pihak yang memiliki hak suara dalam pemilihan Ketua OHU adalah: a. Ketua OSKM 2012, dengan berkonsultasi kepada Steering Committee, memiliki bobot 60%. b. Ketua dari Unit-Unit yang tertera pada subbab II.J, atau perseorangan yang diberi wewenang oleh Ketua Unit-nya untuk mewakili dengan keterangan resmi, dengan bobot 40%. 4. Jangkauan nilai untuk masing-masing kriterion adalah dari 1 (kurang baik) hingga 4 (sangat baik).
5. Pemegang suara diharapkan membaca berkas-berkas setiap calon, yang akan diunggah ke milis Agendaganesha dan media informasi OSKM 2012 lainnya.
B. Linimasa Pemilihan 24–27 Mei 2012 Roadshow ke unit-unit. 28 Mei 2012, pukul 19.00–22.00 WIB Forum sosialisasi mekanisme pemilihan Ketua OHU 2012 29 Mei, pukul 07.00 WIB – 2 Juni 2012, pukul 18.00 WIB Pengambilan kit pencalonan sesuai subbab II.E. 2 Juni 2012, pukul 13.00–20.00 WIB Pengumpulan berkas-berkas pencalonan sesuai subbab II.F. 3 Juni 2012, pukul 10.00 WIB Pengunggahan kit pencalonan calon yang dinyatakan memenuhi syarat administratif ke milis Agendaganesha serta media informasi OSKM 2012 lainnya. 4 Juni 2012, pukul 19.00–22.00 WIB Hearing dan presentasi calon Ketua OHU 2012. 5 Juni 2012 Wawancara calon Ketua OHU 2012 sebagai bahan pertimbangan penilaian untuk Ketua OSKM 2012. 5 Juni 2012, pukul 23.59 WIB Pengumuman Ketua OHU 2012 terpilih melalui milis Agendaganesha serta media informasi OSKM 2012 lainnya.
C. Panitia Ad Hoc Pelaksana Pemilihan Ketua OHU 2012 Penanggung Jawab: Ketua OSKM 2012 Penasihat: Steering Committee OHU 2012 Koordinator: Kepala Divisi Manajemen Acara OSKM 2012 Sekretaris: Sekretaris Umum I OSKM 2012 Moderator: Kepala Divisi Intrakampus OSKM 2012 Pendaftaran: Kepala Divisi Manajamen Sumber Daya Manusia OSKM 2012
D. Prasyarat Pencalonan Bakal calon Ketua OHU 2012 harus memenuhi syarat-syarat berikut untuk mendaftarkan diri menjadi calon Ketua OHU 2012:
1. 2. 3. 4. 5.
Merupakan mahasiswa ITB angkatan 2010. Merupakan anggota sebuah Unit di ITB. Tidak menderita penyakit berat yang dapat mengganggu keberjalanan OHU 2012. Tidak terkena sanksi akademik. Tidak memegang jabatan strategis di Kabinet KM-ITB ataupun kepanitiaan OSKM 2012. 6. Tidak memegang jabatan strategis di unitnya setelah terpilih menjadi Ketua OHU 2012. 7. Tidak mendaftar sebagai Calon Komandan Lapangan dan/atau Calon Koordinator Divisi OSKM 2012.
E. Prosedur Pengambilan Kit Pencalonan 1. Kit pencalonan Ketua OHU 2012 disediakan hanya dalam bentuk digital. 2. Kit pencalonan dapat diperoleh dengan mengirimkan keterangan Nama, NIM, Unit, dan Nomor Ponsel melalui surel kepada Kepala Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia OSKM 2012. Kit pencalonan akan dikirimkan sebagai balasan dari surel tersebut. 3. Kit pencalonan berisi salinan petunjuk pencalonan serta templet esai dan riwayat hidup. 4. Bakal calon yang mengumpulkan berkas-berkas pencalonan namun tidak mengikuti prosedur ini tidak berhak menjadi calon Ketua OHU 2012.
F. Berkas-Berkas Pencalonan Bakal calon Ketua OHU 2012 harus menyerahkan berkas-berkas berikut ini agar dinyatakan sah menjadi calon Ketua OHU 2012: 1. Tiga buah esai a. Tema esai mencakup i. Integrasi untuk Indonesia ii. Ide besar OHU 2012 yang akan diusung iii. OHU 2011 dan tahun-tahun sebelumnya serta evaluasi mengenainya b. Ketentuan esai i. Ditik ii. Ukuran halaman ISO A4, 210×297 mm iii. Times atau Times New Roman 10pt iv. Tinggi baris 1.5 v. Margin vertikal 2 cm, margin horizontal 3 cm vi. Panjang masing-masing esai 450-500 kata 2. Riwayat hidup (CV) yang dikerjakan sesuai dengan templet yang terdapat pada kit pencalonan. 3. Fotokopi KTM.
4. 5. 6. 7. 8.
Pas foto dalam bentuk tercetak ukuran 3×2 cm sebanyak 2 lembar. Surat keterangan keanggotaan unit. Surat keterangan sehat dari dokter. Surat keterangan bebas sanksi akademik. Surat pernyataan pencalonan yang dikerjakan sesuai dengan templet yang terdapat pada kit pencalonan. 9. Lembar dukungan yang dikerjakan sesuai dengan templet yang terdapat pada kit pencalonan, dengan jumlah minimum dukungan dari unit: a. Rumpun Seni Budaya: 13 b. Rumpun Olahraga dan Kesehatan: 12 c. Rumpun Media: 3 d. Rumpun Agama: 3 e. Rumpun Pendidikan: i. Teknologi: 2 ii. Bisnis: 1 iii. Internasional: 1 iv. Lapangan: 2 v. Keilmuan: 2 Seluruh berkas kecuali poin 4 dikumpulkan dalam bentuk hard copy, dimasukkan ke dalam stofmap folio berwarna hijau, lalu dikumpulkan ke Sekretariat OSKM ITB 2012. Poin 1 dan 2 juga dikirimkan dalam bentuk soft copy melalui surel ke Kepala Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia OSKM 2012. Soft copy poin 1 dan 2 berupa berkas PDF. Pengumpulan berkas, baik hard copy maupun soft copy wajib mengikuti linimasa yang ditetapkan dalam poin II.B.
G. Prosedur Forum Sosialisasi Mekanisme Pemilihan Calon Ketua OHU 2012 (Senin, 28 Mei 2012) 1. Hearing dihadiri oleh panitia OSKM 2012, Steering Committee OHU 2012, dan massa unit. 2. Kuota forum adalah 20 unit (25% jumlah unit yang tertera dalam subbab II.J). 3. Apabila kuorum tidak terpenuhi dalam tenggat waktu 30 menit, moderator berhak memulai forum. 4. Sebelum forum, panitia OSKM 2012 wajib mengunggah dokumen ini ke milis Agendaganesha serta media informasi OSKM 2012 lainnya. 5. Alur forum a. Penjabaran mekanisme pemilihan oleh Panitia OSKM 2012 b. Sesi pertanyaan, meliputi: i. Sesi pertanyaan mengenai Bab I. Ketentuan Umum Substansial, dengan proporsi alokasi waktu 40%.
ii. Sesi pertanyaan mengenai Bab II. Ketentuan Umum Prosedural, dengan proporsi alokasi waktu 60%.
H. Prosedur Hearing Calon Ketua OHU 2012 (Senin, 4 Juni 2012) 1. Hearing dihadiri oleh Panitia OSKM 2012 dan massa unit. 2. Kuota forum adalah 40 unit (50% jumlah unit dalam subbab II.J + 1). 3. Apabila kuorum tidak terpenuhi dalam tenggat waktu 30 menit, moderator berhak memulai forum. 4. Pemegang suara yang berhak memberi suara adalah yang menghadiri forum selama 60 menit. 5. Apabila jumlah pemegang suara yang berhak memberi suara tidak mencapai kuorum, maka a. Bobot penilaian diubah menjadi: i. Ketua OSKM 2012: 100% ii. Ketua Unit: 0% b. Massa unit berhak melakukan penilaian, namun hanya akan dijadikan sumber referensi oleh Ketua OSKM 2012. 6. Alur hearing a. Peserta forum datang, mengisi daftar hadir, dan diberi formulir penilaian oleh pemegang jabatan b. Presentasi dari masing-masing calon, yang berisi paling sedikit: i. Biodata ii. Riwayat pengalaman organisasi dan kepanitiaan secara umum. iii. Riwayat pengalaman kepanitiaan OSKM/PROKM/INKM dan OHU secara khusus. iv. Analisis Kondisi, kebutuhan, dan SWOT OHU. v. Ide besar dan konsep OHU yang diusung dari Analisis Kondisi, kebutuhan, dan SWOT OHU. c. Sesi pertanyaan, yang diarahkan agar relevan dengan aspek penilaian dalam subbab II.I.
I. Aspek Penilaian Aspek penilaian calon Ketua OHU 2012 meliputi: 1. Ide besar OHU yang diusung calon a. Analisis kondisi b. Analisis kekuatan c. Analisis kelemahan d. Analisis kesempatan e. Analisis tantangan f. Kesesuaian dengan kebutuhan massa unit
2. Kepribadian dan kemampuan calon a. Kedekatan calon dengan unit b. Kemampuan komunikasi c. Kemampuan mempengaruhi d. Kemampuan berpikir kritis e. Ketegasan f. Kreativitas
J. Daftar Unit Pemegang Suara Unit-unit yang memiliki hak suara dalam Pemilihan Ketua OHU 2012 adalah 78 unit yang telah memiliki jalur koordinasi dengan Kabinet KM-ITB 2012/2013. Unit-unit tersebut adalah: Rumpun Seni dan Budaya 1. UKA 2. UKSU 3. UKM 4. UKMR 5. MUSI 6. SAHANG 7. UBALA 8. UKB 9. LSS 10. PSTK 11. Loedroek 12. MGG 13. UKSS 14. UKIR 15. ISO 16. MBWG 17. KPA 18. PSM 19. APRES 20. Lingkar Sastra 21. UKJ 22. STEMA 23. ITBJazz 24. KMJ 25. DEBUST 26. INFINITY
Rumpun Olahraga dan Kesehatan 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50.
AIKIDO ATLAS GB KARATE BKC KENDO NAUTIKA PASOPATI PERCAMA PERISAI DIRI PS SHIRINJI KEMPO SKOR HOKIE TAEKWONDO TARUNG DRAJAT UAB UATM UBG UBT UBV UCQ URPA US UT HI
Rumpun Agama
51. 52. 53. 54. 55.
Gamais KMB KMH KMK PMK
Rumpun Pendidikan Lapangan 56. 57. 58. 59. 60.
Menwa KSR KMPA PRAMUKA U-Green
65. Kokesma 66. TEC 67. KSEP Internasional 68. SEF 69. Ganesha MUN Club Keilmuan 70. 71. 72. 73.
Tiben PSIK HATI Majalah Ganesha + KSSEP
Teknologi
Rumpun Media
61. 62. 63. 64.
74. 75. 76. 77. 78.
Genshiken LFM URO ARC
Radio Kampus Boulevard Ganeca Pos 8EH GTV
Bisnis
Pembagian unit-unit tersebut sesuai dengan kebijakan Kementerian Koordinator Dinamisasi Kampus Kabinet KM-ITB 2012/2013. Apabila terdapat unit yang tidak termasuk pada daftar di atas, unit tersebut dapat menghubungi Kementerian yang terkait. Apabila dalam selang waktu di antara diterbitkannya dokumen ini dan hearing calon Ketua OHU 2012 terdapat penambahan jumlah unit menurut Kementerian Koordinator Dinamisasi Kampus KM-ITB, maka segala ketentuan dalam dokumen ini yang berkaitan dengan dokumen ini akan menyesuaikan dengan ketetapan baru.
K. Kontak narahubung Koordinator panpel: Andhika Nugraha IF’10
[email protected] Pencalonan: Vania Florensia H. TI’10 0857 1426 2357
