Human Resources and Administration (HRA) Unit Terms of Reference Consultant Firm to produce Film for Basic Disaster Management E-Training Course 1. Background As an archipelagic country that lies in the Pacific Ring of Fire, Indonesia is very prone to disaster. To build the capacity of officials and staff of the National Disaster Management Authority (BNPB) and more than 500 local DM agencies (BPBD), as well as vulnerable people living in hazard prone areas throughout the country, BNPB’s training center, the Indonesian National Disaster Relief Training Ground (INA-DRTG) endeavors to develop an e-training system. It is realized that conventional face-to-face training, although having its own merit and benefit, needs to be complemented with an e-training system that could reach far bigger number of people throughout the country. Such an electronic system may at the same time be more economical and implementable than traditional training delivery mechanism. To support INA-DRTG in developing the e-training system, ADPC seeks a consultant firm to produce 13 lecturing films and 4 case study/ home production films. The firm should develop the film with specific format that suitable format for Open edX Platform. Before each production, the firm should submit the story board to ADPC and will be approved by INA DRTG. The firm should cover consultation meeting (maximum of three times meeting with maximum of 20 participants and the budget should follow the Ministry of Finance regulation on general cost in fiscal year 2017) related with the development of the films within their proposal. 2. Purpose of assignment The purpose of the consultancy is to produce 13 lecturing films and 4 case study/ home production films as a part of content development in Basic Disaster Management E-Training in INA DRTG. 3. Scope of Work a) Prepare each film story board based on Basic Disaster Management E-Training Films Description (Appendix 1) b) Conduct consultations on story board with ADPC and INA DRTG c) Coordinate with internal BNPB to get relevant footage for film development (if possible) d) Coordinate with relevant parties to get the footage for film development with respect of copyright and law. e) Conduct an interview to relevant resource person for film development f) Recording on assignment person from BNPB who will deliver the relevant subject for film development g) Conduct other activities on film production
4. Time Frame Asian Disaster Preparedness Center
1
The consultant shall implement all the activities within 5 months from July 1 – November 30, with the following timeframe: Activity Story Board Development Story Board submission and approval Film Productions Final Editing and Approval
Month 1 V
Month 2
Month 3
Month 4
V
V
Month 5
V V
V
V
5. Deliverables a. 17 Story board film (Story Board format will be explained in Appendix 2) b. Film with specific format (we still waiting the direction from Open edX Platform developer) 6. Qualification a. Register as a firm under the Indonesian law b. Has proven with number of film production in the portfolio c. Has good attitude and excellent communication skill 7. Technical Direction/Supervisor The consultant will work closely with the ADPC Indonesia Team under the Direction of INA DRTG 8. Proposal Submission The proposal should explain about following information; a. Specific Budget of each Lecturing films Production and the total budget to produce 14 lecturing film b. Specific Budget of each Case Study/ Home Production Film and the total budget to produce 4 Case Study/ Home Production Film c. Specific budget for each meeting consultation and the total budget for meeting consultation (Three times meeting) d. All off the total budget should cover all the taxes under the Indonesian tax law e. The consultant should include their portfolio in the proposal. Written proposal must be received by email, before August 8, 2017, addressed to
[email protected] If you have any questions or for clarification related to the requirements of this request for proposal please contact Mr. Sandy Permana,
[email protected]
Appendix 1 Asian Disaster Preparedness Center
2
Basic Disaster Management E-Training Films Description (Appendix 1) 1. Judul Film: Jenis Bencana Jenis Film : Case Studi/ Home Production Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 5-7 Menit Deskripsi Ringkas Film: Film yang menggambarkan ragam bencana yang pernah terjadi di Indonesia, yang meliputi bencana alam (bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh alam, antara lain berupa gempa bumi, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan, dan tanah longsor), bencana non-alam (bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa nonalam yang antara lain berupa gagal teknologi, gagal modernisasi, epidemi, dan wabah penyakit), serta bencana sosial (bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang diakibatkan oleh manusia yang meliputi konflik sosial antarkelompok atau antarkomunitas masyarakat, dan terror). Film ini juga menjelaskan/ memberikan ilustrasi mengenai jumlah bencana yang terjadi di Indonesia setiap tahunnya. Penjelasan kondisi Indonesia yang menyebabkan rawan bencana, teruta dikarenakan faktor letak yang berada di ring of fire dan beriklim tropis, kondisi masyarakat yang sedang masa transisi, ekploitasi sumber daya alam. Bahan bacaan untuk memperkaya pembuatan story board Modul dasar yang berisikan penjelasan kembali mengenai: pengertian, jenis bencana, karakteristik bencana 2. Judul Film: Konsep Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai pengertian bencana menurut Undang-Undang No. 24 tahun 2007 tentang penyelenggaraan penanggulangan bencana diartikan “Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor dan/atau faktor non-alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis”. Pengertian lain mengenai bencana berdasarkan UNISDR (2002) bahwa bencana adalah suatu gangguan serius terhadap keberfungsian masyarakat, sehingga menyebabkan kerugian yang meluas pada kehidupan manusia dari segi materi, ekonomi atau lingkungan, dan gangguan itu melampaui kemampuan masyarakat ybs utk mengatasi dgn menggunakan sumberdaya mereka sendiri”. Berdasarkan kedua terminologi di atas dapat disimpulkan kata kunci dari pengertian bencana meliputi: ada kejadian / peristiwa (alam dan non-alam), menyebabkan gangguan secara meluas terhadap kehidupan dan penghidupan manusia, berdampak korban jiwa, kerugian harta-benda dan kerusakan lingkungan, serta masyarakat yg terkena tidak mampu mengatasi, sehingga membutuhkan bantuan dari luar. Penjelasan mengenai dibutuhkannya pemahaman mengenai karakteristik ancaman dapat Asian Disaster Preparedness Center
3
didekati dengan menggunakan memahami beberapa indikator, diantaranya pemicu, unsur–unsur yang mengancam, Tipe, Kecepatan dan Jarak Ancaman, Tanda – tanda, Frekuensi, Periode, Durasi, Akibat Kerusakan, Akar Penyebab (berikut penjelasannya). Bahan bacaan untuk memperkaya pembuatan story board 1. Undang – Undang Nomor 24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana 2. Peraturan Kepala BNPB Nomor 21 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana. 3. Judul Film: Sistem Penanggulangan Bencana Jenis Film : Lecturing Film atau Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai definisi manajemen bencana sebagai segala upaya atau kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka upaya pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan, tanggap darurat dan pemulihan berkaitan dengan bencana yang dilakukan pada tahapan sebelum, saat dan setelah bencana. Penanggulangan bencana merupakan suatu proses yang dinamis, yang dikembangkan dari fungsi manajemen klasik yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pembagian tugas, pengendalian dan pengawasan dalam penanggulangan bencana. Proses tersebut juga melibatkan berbagai macam organisasi yang harus bekerjasama untuk melakukan pencegahan. mitigasi, kesiapsiagaan, tanggap darurat. dan pemulihan akibat bencana. Penjelasan mengenai dalam penanggulangan bencana terdapat 3 (tiga) manajemen yang aplikasikan yaitu : 1. Manajemen Risiko Bencana yang berupaya menekan faktor-faktor yang bertujuan mengurangi risiko saat sebelum terjadinya bencana, yang dilakukan dalam bentuk pencegahan bencana dan mitigasi, serta kesiapsiagaan. 2. Manajemen Kedaruratan yang berupaya menekan faktor-faktor pengurangan jumlah kerugian dan korban serta penanganan pengungsi saat terjadinya bencana. 3. Manajemen Pemulihan yang berupaya menekan faktor-faktor yang dapat mengembalikan kondisi masyarakat dan lingkungan hidup yang terkena bencana dengan memfungsikan kembali kelembagaan, prasarana, dan sarana secara terencana, terkoordinasi, terpadu dan menyeluruh, yang meliputi fase rehabilitasi dan rekonstruksi. Bahan bacaan untuk memperkaya pembuatan story board Modul dasar yang berisikan penjelasan kembali mengenai: definisi manajemen bencana, prinsip–prinsip penanggulangan bencana, tahapan manajemen bencana, prinsip penanggulangan bencana nasional, prinsip penanggulangan bencana internasional, sistem penanggulangan bencana, sistem penanggulangan bencana dalam pembangunan Sriutomo, S., 2007, Sistem Nasional Penanggulangan Bencana, Menuju Upaya Penanggulangan Bencana yang Tepat Di lndonesia Berdasarkan UU No. 24 Tahun 2007.
4. Judul Film: Prinsip Penanggulangan Bencana Asian Disaster Preparedness Center
4
Jenis Film Tujuan Film Bahasa Durasi
: Lecturing Film atau : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana : Indonesia : 7-10 Menit
Deskripsi Ringkas Film: Animasi yang menggambarkan prinsip-prinsip penanggulangan bencana dan maksudnya: 1. Cepat dan Akurat –bahwa dalam penanggulangan bencana harus dilaksanakan secara cepat dan tepat sesuai dengan tuntutan keadaan. 2. Prioritas –bahwa apabila terjadi bencana, kegiatan penanggulangan harus mendapat prioritas dan diutamakan pada kegiatan penyelamatan jiwa manusia. 3. Koordinasi –bahwa penanggulangan bencana didasarkan pada koordinasi yang baik dan saling mendukung. 4. Keterpaduan –bahwa penanggulangan bencana dilakukan oleh berbagai sektor secara terpadu yang didasarkan pada kerja sama yang baik dan saling mendukung. 5. Berdaya Guna –bahwa dalam mengatasi kesulitan masyarakat dilakukan dengan tidak membuang waktu, tenaga, dan biaya yang berlebihan. 6. Berhasil Guna –bahwa kegiatan penanggulangan bencana harus berhasil guna, khususnya dalam mengatasi kesulitan masyarakat dengan tidak membuang waktu, tenaga, dan biaya yang berlebihan. 7. Transparansi - bahwa penanggulangan bencana dilakukan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan. 8. Akuntabilitas bahwa penanggulangan bencana dilakukan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan secara etik dan hukum. 9. Kemitraan - Cukup jelas. 10. Pemberdayaan – Cukup jelas. 11. Nondiskriminasi –bahwa negara dalam penanggulangan bencana tidak memberikan perlakuan yang berbeda terhadap jenis kelamin, suku, agama, ras, dan aliran politik apa pun. 12. Nonproletisi –bahwa dilarang menyebarkan agama atau keyakinan pada saat keadaan darurat bencana, terutama melalui pemberian bantuan dan pelayanan darurat bencana. Penjelasan mengenai Prinsip Penanggulangan Bencana Internasional, baik mengenai SPHERE maupun CHS (Core Humanitarian Standard on Quality and Accountability), bagaimana prinsip-prinsip ini diakomodasi dalam prinsip penanggulangan bencana di Indonesia Bahan bacaan untuk memperkaya pembuatan story board Modul dasar yang berisikan penjelasan kembali mengenai: definisi manajemen bencana, prinsip–prinsip penanggulangan bencana, tahapan manajemen bencana, prinsip penanggulangan bencana nasional, prinsip penanggulangan bencana internasional, sistem penanggulangan bencana, sistem penanggulangan bencana dalam pembangunan.
Asian Disaster Preparedness Center
5
5. Judul Film: Penanggulangan Bencana dalam Pembangunan Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai mengenai sistem penanggulangan bencana yang meliputi: legislasi yang berlaku saat ini, kelembagaan baik secara nasional maupun di tingkat daerah, perencanaan penanggulangan bencana, pendanaan, pengembangan kapasitas dan juga penyelenggaraan penanggulangan bencana. Selain itu, dijelaskan pula strategi yang dapat dilakukan daam mengitegrasikan penanggulangan bencana di dalam kegiatan-kegiatan pembangunan yang berlangsung. Bahan bacaan untuk memperkaya pembuatan story board Modul dasar yang berisikan penjelasan kembali mengenai: definisi manajemen bencana, prinsip–prinsip penanggulangan bencana, tahapan manajemen bencana, prinsip penanggulangan bencana nasional, prinsip penanggulangan bencana internasional, sistem penanggulangan bencana, sistem penanggulangan bencana dalam pembangunan 6. Judul Film: Pengkajian Resiko Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai pengkajian resiko bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai pengkajian risiko (risk assesment), yang meliputi: identifikasi risiko bencana, menilai risiko, dan mengevaluasi risiko, serta pengelolaan risiko (risk treatment), yang meliputi: menghindari risiko (pencegahan) mengurangi risiko (mitigasi), mengalihkan risiko (transfer), dan menerima risiko (risk acceptance). Bahan Bacaan: Modul dasar yang berisikan penjelasan kembali mengenai: risiko bencana, kerentanan, kapasitas dan manajemen risiko, serta kesiapsiagaan bencana 7. Judul Film: Kesiapsiagaan Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai Kesiapsiagaan bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: penjelasan mengenai pemaknaan kesiapsiagaan, macam-macam aktivitas kesiapsiagaan (9 aspek aktivitas) dan bentuk implementasinya yang telah dilakukan.
Asian Disaster Preparedness Center
6
8. Judul Film: Sistem Komando Tanggap Darurat Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai sistem komando tanggap darurat yang diberlakukan dan operasionalisasi pos komando tanggap darurat, serta pentingnya komando dan koordinasi dalam penanganan tanggap darurat. 9. Judul Film: Pencarian dan Penyelamatan Korban Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai konsep bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai proses pencarian dan penyelamatan korban, pengalaman lapangan dalam pencarian dan penyelamatan korban, kebutuhan peralatan dan kemampuan teknis tim penyelemat, keberadaan tim reaksi cepat BNPB dan BPBD, serta pemulihan segera fungsi sarana dan prasarana vital 10. Judul Film: Rehabilitasi dan Rekonstruksi Bencana Jenis Film : Case Studi/ Home Production Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai Rehabilitasi dan Rekonstruksi bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 5-7 Menit Deskripsi Ringkas Film: Film yang menggambarkan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi bencana yang pernah berlangsung di Indonesia dan penjelasan prinsip dasar dari pemulihan bencana yang mengedepankan build back better dan pentingnya peran masyarakat terdampak dalam proses pemulihan bencana. Film ini juga diharapkan dapat menjelaskan perbedaan dari tahap pemulihan dini, tahap rehabilitasi dan tahap rekonstruksi. 11. Judul Film: Kaji Kebutuhan Pasca Bencana (JITU PASNA) Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai kaji kebutuhan pasca bencana bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai pengkajian kebutuhan pascabencana (JITU PASNA), prinsip dasar JITU PASNA, alur komponen JITU PASNA, metodologi JITU PASNA dan contoh pemanfaatan JITU PASNA dalam sebuah bencana di Indonesia
Asian Disaster Preparedness Center
7
12. Judul Film: Rencana Aksi Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai rencana aksi Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai rencana aksi (RENAKSI) pascabencana, posisi RENAKSI rehabilitasi dan rekonstruksi dalam penanggulangan bencana, mekanisme dan koordinasi program/ kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi, kebutuhan dan pembiayaan, pelaksanaan rehabilitasi dan rekonstruksi pascabencana. 13. Judul Film: Logistik, Peralatan, dan Manajemen Logistik Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai logistik, peralatan, dan manajemen logistik Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai pengertian dari logistik, peralatan dan manajemen logistik dan peralatan dalam kaitan kebencanaan. Manajemen logistik dan peralatan mempunyai peran penting dalam upaya penanggulangan bencana, terutama pada saat prabencana, kesiapsiagaan, dan respon penanganan bencana, untuk dapat memastikan tujuh tepat, (jenis bantuan barang, kuantitas, kualitas, sasaran, waktu, pelaporan dan biaya). Penjelasan juga dilakukan untuk membandingkan rantai pasok komersial dan bantuan kemanusiaan, serta standar minimal kebutuhan dasar yang harus dipenuhi kepada para korban. 14. Judul Film: Sistem Informasi dan Pusdalops Jenis Film : Case Studi/ Home Production Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai Sistem Informasi dan Pusdalops Bahasa : Indonesia Durasi : 5-7 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai beberapa sistem data dan informasi yang dimiliki oleh Indonesia dalam penanganan bencana, seperti: Data&Informasi Bencana Indonesia (DIBI), Indonesia Allhazards Warning and Risk Evalu-ation (InAware), Sistem Informasi dan Managemen PB (SIM-PB), dan manfaatnya, serta lingkup dan operasi dari Pusat Pengendalian Operasi (Pusdalop) yang ada di tingkat nasional dan daerah (baik juga propinsi dan kabupaten/ kota) 15. Judul Film: Peran Komunikasi dan Informasi dalam Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai peran komunikasi dan informasi dalam bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit
Asian Disaster Preparedness Center
8
Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai peran informasi dan komunikasi dalam bencana, prinsip-prinsip pengelolaan informasi dalam bencana, bagaimana berhubungan dengan media, mempersiapkan materi dan melaksanakan konperensi media, serta peran Pos Komando dalam pengelolaan informasi dan data pada saat tanggap darurat. 16. Judul Film: Kerjasama dalam Penanggulangan Bencana Jenis Film : Case Studi/ Home Production Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai Kerjasama dalam Penanggulangan Bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 5-7 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai kerja sama dalam penanggulangan bencana yang bertumpu pada pemerintah, pihak swasta dan masyarakat dalam beberapa kasus bencana di Indonesia. Partisipasi masyarakat sangat besar dalam penanggulangan bencana, namun tanpa koordinasi yang baik akan berpotensi menghadirkan kondisi kekalutan. 17. Judul Film: Kerjasama dan Koordinasi dalam Penanggulangan Bencana Jenis Film : Lecturing Film Tujuan Film : Memberikan penjelasan mengenai Kerjsasama dan Koordinasi dalam Penanggulangan Bencana Bahasa : Indonesia Durasi : 7-10 Menit Deskripsi Ringkas Film: Penjelasan mengenai makna kerja sama dan koordinasi dalam penanggulangan bencana, bentuk-bentuk koordinasi, kerangka dan perlindungan hukum kerja sama antar lembaga, serta sistem klaster dalam penanggulangan bencana.
Asian Disaster Preparedness Center
9
Appendix 2 Format of Story Board Film Production Time
Footage
Voice Over
1’ 2’ 3’ 4’ 5’ 6’ 7’
Asian Disaster Preparedness Center
10
