TERMIJNEN: GEEN BEZWAAR EEN PRAKTIJKONDERZOEK NAAR TERMIJNEN IN DE BEZWAARSCHRIFTENPROCEDURE IN STADSDEEL WEST, GEMEENTE AMSTERDAM

TERMIJNEN: GEEN BEZWAAR EEN PRAKTIJKONDERZOEK NAAR TERMIJNEN IN DE BEZWAARSCHRIFTENPROCEDURE IN STADSDEEL WEST, GEMEENTE AMSTERDAM

Stadsdeel West bestaat per 1 mei 2010 uit: Baarsjes Bos en Lommer Oud-West Westerpark

Organisatie : Stadsdeel Westerpark, Gemeente Amsterdam Afdeling : Bestuur en Organisatie Team : Juridische Zaken VOORWOORD Begeleider : mr. P. Hartkamp Auteur : Mirjam Kemper, student 4e jaars Opleiding : HBO-Rechten aan de Hogeschool van Amsterdam Jaar : 2010

1

VOORWOORD Voor u ligt mijn scriptie die ik heb geschreven als afstudeeropdracht voor mijn HBO-Rechten deeltijdstudie aan de Hogeschool van Amsterdam. In opdracht van stadsdeel Westerpark – een van de stadsdelen van de Gemeente Amsterdam - heb ik in de periode van februari 2010 tot en met juni 2010 een praktijkonderzoek uitgevoerd. Ik heb de termijnen in de bezwaarschriftenprocedure bij het stadsdeel onder de loep genomen. Dit heeft geresulteerd in voorliggend rapport. Inmiddels zijn de vier stadsdelen: Baarsjes, Bos en Lommer, OudWest en Westerpark per 1 mei 2010 gefuseerd tot Stadsdeel West. Ik heb zowel in afgelopen periode de situatie voor en na de fusie meegemaakt. Voorafgaand deze afstudeerstage ben ik vanaf september 2009 tot februari 2010 stagiaire geweest bij het team Juridische Zaken in st0adsdeel Westerpark. Bij het team heb ik de mogelijkheid gekregen om ervaring op te doen en mijzelf te ontwikkelen als juridisch medewerker. Ik heb met enorm veel plezier bij het stadsdeel gewerkt. Ik wil alle juristen van Juridische Zaken Westerpark bedanken voor hun collegialiteit, de kennis die zij hebben gedeeld, de ruimte die zij hebben geboden in mijn werk en de stimulans om op de ingeslagen weg verder te gaan. Tevens wil ik alle personen bedanken die tijdens mijn onderzoek hebben meegewerkt aan de interviews. In het bijzonder wil ik mijn praktijkbegeleider mr. Paul Hartkamp bedanken voor zijn betrokkenheid en enthousiasme, luisterend oor en voor zijn goede adviezen en ideeën voor het schrijven van dit rapport. Tevens bedank ik mijn docentbegeleider mr. Robbert Land, die nuttige feedback heeft gegeven en mij zeer prettig en goed in deze periode heeft begeleid.

Amsterdam, juni 2010 Mirjam Kemper

2

INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING................................................................................................................. 5 VERKLARENDE WOORDENLIJST EN AFKORTINGEN..................................................... 6 1. INLEIDING: PROBLEEMSTELLING ....................................................................... 7 1.1. Aanleiding ............................................................................................................... 7 1.2. Doelstelling ............................................................................................................. 7 1.3. Probleemstelling ..................................................................................................... 7 1.4. Onderzoeksmethode............................................................................................... 8 1.4.1. Analyse bestaand materiaal en literatuuronderzoek................................................ 8 1.4.2. Interviews en dossieranalyse .................................................................................. 8 2. WETTELIJK KADER EN ACHTERGRONDEN ......................................................10 2.1. Inleiding .................................................................................................................10 2.2. Achtergrond Awb ...................................................................................................10 2.3. De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.............................................11 2.4. Termijnen in de bezwaarschriftenprocedure volgens de Awb.................................11 2.5. Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark ...........................14 2.6. Achtergronden omtrent termijnen in de bezwaarschriftenprocedure.......................15 2.6.1. Notitie Termijnen voor bestuur en rechter ..............................................................15 2.6.2. Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht van Ministeries van Justitie en Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties ....................15 2.6.3. Artikel in de Gemeentestem “Die dekselse termijnen!”...........................................16 2.7. Analyse..................................................................................................................17 2.8. Deelconclusie ........................................................................................................18 3. FASEN EN ACTOREN IN DE BEZWAARSCHRIFTENPROCEDURE ...................19 3.1. Inleiding .................................................................................................................19 3.2. Fasen en actoren ...................................................................................................19 3.3. Analyse..................................................................................................................25 3.4. Deelconclusie ........................................................................................................25 4. WERKWIJZE IN DE STADSDELEN ......................................................................27 4.1. Inleiding .................................................................................................................27 4.2. Procesbeschrijving aan de hand van handleiding en/of werkbeschrijving...............27 4.3. Analyse..................................................................................................................29 4.4. Deelconclusie ........................................................................................................30 5. INTERVIEWS ........................................................................................................32 5.1. Inleiding .................................................................................................................32 5.2. Interviews met juristen van de stadsdelen..............................................................32 5.3. Interview met voorzitter van de bezwaarschriftencommissie Westerpark ...............36 5.4. Analyse..................................................................................................................37 5.5. Deelconclusie ........................................................................................................38 6. DOSSIERANALYSE ..............................................................................................39 6.1. Inleiding .................................................................................................................39 6.2. Analyse van dossiers .............................................................................................39 6.3. Deelconclusie ........................................................................................................42 7. CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN ....................................................................43 7.1. Inleiding .................................................................................................................43 7.2. Conclusie ...............................................................................................................43 7.3. Aanbevelingen .......................................................................................................43 LITERATUURLIJST ............................................................................................................45

3

BIJLAGEN BIJLAGE 1

Interne uitleg bezwaarschriftenprocedure stadsdeel West

BIJLAGE 2

Bezwaarclausule stadsdeel West

BIJLAGE 3

Vragenlijst Interview juristen

BIJLAGE 4

Vragenlijst Interview voorzitter bezwaarschriftencommissie Westerpark

BIJLAGE 5

Tabel overzicht dossieranalyse

4

SAMENVATTING Dit praktijkonderzoek gaat over termijnen in de bezwaarschriftenprocedure van stadsdeel West van de Gemeente Amsterdam. Het stadsdeel West bestaat sinds 1 mei 2010 en is ontstaan uit stadsdelen Baarsjes, Bos en Lommer, Oud-West en Westerpark. Door deze samenvoeging is er behoefte ontstaan om helder te krijgen hoe de termijnen behaald worden. Mede door het van kracht worden van de Wet dwangsom en beroep op 1 oktober 2009 is het van belang om grip te houden op de termijnen. Door deze wet kan een bestuursorgaan een dwangsom verbeuren indien het niet tijdig beslist. De resultaten van dit onderzoek leveren de bouwstenen voor een nieuwe werkinstructie. De volgende probleemstelling wordt in dit rapport beantwoord: “Op welke effectieve wijze kunnen de vereiste wettelijke termijnen die gelden in de bezwaarschriftenprocedure worden gehaald in de nieuwe organisatie West”. In dit onderzoek zijn alle termijnen in de bezwaarschriftenprocedure in kaart gebracht. Beschreven is in welke fasen de procedure is onderverdeeld en wie bij de procedure betrokken is. Vervolgens zijn de bestaande werkwijzen in de nu voormalige stadsdelen Westerpark, Baarsjes en Oud-West op een rij gezet. Door middel van de interviews en de dossieranalyse van bezwaardossiers is er een inventarisatie gemaakt om een beeld te krijgen hoe praktisch uitvoering wordt gegeven aan de bezwaarprocedure. Het gaat om zowel een kwalitatief als kwantitatief onderzoek dat inzicht geeft in de termijnen. De resultaten zijn per hoofdstuk in een analyse weergegeven. Vervolgens heeft dit geleid tot deelconclusies per onderwerp en een eindconclusie voor het gehele onderzoek. De belangrijkste conclusies zijn dat door: • het aanpassen van het proces op het gebied van aanwijzen van een secretaris, • het verbeteren van het aanleveren van procesdossiers, • de mogelijkheid om een beslissing op bezwaar op te laten stellen door het team Juridische Zaken zelf, • het bezwaarsysteem Octopus naast registratie, ook als termijnbewaking te gebruiken, er tijdwinst is te behalen, alsmede invloed op de gehele procedure wordt verkregen.

5

VERKLARENDE WOORDENLIJST EN AFKORTINGEN In dit praktijkonderzoek komen meerdere begrippen en afkortingen voor en deze worden als volgt gedefinieerd of verklaard: ABC Awb Belanghebbende

: Algemene Bezwaarschriftencommissie. : Algemene wet bestuursrecht. : degene die rechtstreeks bij een besluit betrokken is volgens de Awb. Bestuursorgaan / b.o. : in dit rapport is dit het Dagelijks Bestuur, de deelraad of de stadsdeelvoorzitter het bestuursorgaan; een bestuursorgaan is een overheidsorgaan met bestuurlijke taken. Besluit : voor bezwaar vatbaar besluit ingevolge de Awb. Bezwaar(schrift) : maken van bezwaar volgens artikel 1:5 van de Awb. Bezwaarde : is belanghebbende en degene die bezwaar aantekent Bezwaarcommissie : een commissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb Bezwaar(schriften)procedure : de procedure volgens hoofdstuk 6 en 7 van de Awb. B.o.b. : beslissing op bezwaar. Dit is een besluit dat opnieuw genomen wordt na het primaire besluit. Dagelijks Bestuur : is het bestuur van het stadsdeel, bestaande uit voorzitter en portefeuillehouders. Deelraad : gekozen stadsdeelraad bij gemeenteraadsverkiezingen in Amsterdam. Sinds 1 mei 2010 heeft Amsterdam 7 stadsdelen. DIV : Digitale Informatievoorziening & Automatisering (stadsdeel Baarsjes). Fusie(stadsdelen) : in dit rapport zijn het de vier stadsdelen die fuseren namelijk Westerpark, Baarsjes, Bos en Lommer en OudWest tot een stadsdeel West. Ingebrekestelling : een herinnering van een aanvrager of bezwaarde aan het bestuursorgaan dat het orgaan binnen de beslistermijn geen beslissing heeft genomen. JZ : (team) Juridische Zaken PAZ : afdeling Post- en Archiefzaken (stadsdeel Westerpark) Primaire afdeling : afdeling bij het stadsdeel die besluiten voorbereidt en neemt namens het DB. Zie ook vakafdeling. Procesdossier : het dossier dat aangemaakt wordt ten behoeve van behandeling bezwaar tijdens hoorzitting. REO : (vakafdeling bij Westerpark) Ruimtelijke en Economische organisatie Stadsdeel : de gemeente Amsterdam is tot 1 mei 2010 onderverdeeld in 14 stadsdelen met eigen bevoegdheden. Stadsdeelsecretaris : hoogste niet politieke bestuurder van het stadsdeel. Termijnen : wettelijke termijnen ingevolge de Awb. Vakafdeling : de afdeling bij het stadsdeel die besluiten voorbereidt en neemt namens het DB. Zie ook primaire afdeling. Wet dwangsom en beroep : bepalingen in deze wet wijzigen de Awb. bij niet tijdig beslissen

6

1.

INLEIDING: PROBLEEMSTELLING

1.1.

Aanleiding

Per 1 mei 2010 dient zich een nieuwe situatie aan. Stadsdeel Westerpark gaat fuseren met drie andere stadsdelen. Door de fusie worden de werkprocessen, waaronder de bezwaarschriftprocedure geharmoniseerd. Tot nu toe heeft elk stadsdeel een eigen werkwijze. Het nieuwe stadsdeel West wordt qua oppervlakte en inwoners aantal groter. De afhandeling van de bezwaarschriften blijft onder de verantwoordelijkheid van Juridisch Zaken (JZ) vallen. Er zullen echter nieuwe werkafspraken gemaakt worden om de afhandeling van de bezwaarschriften in het nieuwe stadsdeel West efficiënt te laten verlopen. De hoorplicht is een essentieel onderdeel van de procedure en dient binnen de gestelde wettelijke termijnen plaats te vinden. Deze procedure - door de wet voorgeschreven en inmiddels zeer beproefd – kan evenwel op verschillende wijzen georganiseerd worden. Elk stadsdeel heeft een onafhankelijke, zogenoemde 7:13-bezwaarschriftencommissie oftewel een externe commissie. Deze commissies blijven in beginsel tot januari 2011 bestaan, maar dan in de hoedanigheid van één bezwaarschriftencommissie verdeeld in vier territoriale kamers. Er zal een uniforme manier van werken met de afzonderlijke kamers worden afgesproken. Wel is reeds besloten om voorlopig de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark te volgen voor het nieuwe stadsdeel. De keuze voor een externe commissie is reeds gemaakt. Per 1 oktober 2009 is de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen ingevoerd. Deze wet stelt voor overheidsorganen een financiële sanctie op het overschrijden van de beslistermijn voor beschikkingen. De aanvrager van een besluit of een indiener van een bezwaarschrift kan het bestuursorgaan in gebreke stellen, waarop het bestuursorgaan per dag dat het in gebreke blijft een dwangsom verbeurt. De toekomst moet uitwijzen hoe vaak de burger een bestuursorgaan in gebreke gaat stellen, de wet is immers recent in werking getreden. Om te voorkomen dat het stadsdeel termijnen niet haalt dient de bezwaarschriftenprocedure opnieuw bekeken te worden en waar nodig aangepast te worden. Deze beide ontwikkelingen zorgen ervoor dat de termijn waarbinnen op een bezwaarschrift moet worden beslist, onder druk komt te staan. 1.2.

Doelstelling

Doel van dit onderzoek is om grip te houden op de termijnen. Door het ontstaan van een nieuwe organisatie, namelijk een samenvoeging van stadsdelen, ontstaat de behoefte om helder te krijgen hoe de termijnen behaald worden. Dit onderzoek is primair gericht op de achtergronden en het verloop van de bestaande bezwaarschriftenprocedure in stadsdeel Westerpark. De procedures van de drie andere stadsdelen worden hierbij betrokken. Het in kaart brengen van de werkwijzen van vier stadsdelen beoogt een ‘best practice’ idee in te voeren voor het nieuwe stadsdeel waarbij de voorwaarden worden beschreven om de termijnen te halen. De uitkomsten van het onderzoek leveren de bouwstenen aan voor een nieuwe werkinstructie en/of handleiding. 1.3.

Probleemstelling

Voorgaande resulteert in de volgende probleemstelling: “Op welke effectieve wijze kunnen de vereiste wettelijke termijnen die gelden in de bezwaarschriftenprocedure worden gehaald in de nieuwe organisatie stadsdeel West”.

7

Daarbij spelen de volgende deelvragen:






Aan welke wettelijke termijnen volgens de Awb is het Dagelijks Bestuur in de bezwaarschriftenprocedure gebonden. In welke fasen wordt de procedure onderverdeeld en wie zijn de actoren per fase. Wat zijn de nu voorkomende (werk)afspraken met de bezwaarschriftencommissie Westerpark. Wat is de huidige werkwijze in de stadsdelen. Welke aanpassingen in de procedure zijn nodig en/of mogelijk om ingebrekestellingen en verbeurte dwangsommen te voorkomen in het kader van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.

1.4.

Onderzoeksmethode

Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag heb ik gebruik gemaakt van een combinatie van onderzoeksmethoden. De onderzoeks(deel)vragen heb ik vanuit meer dan één invalshoek oftewel getrianguleerd1 bestudeerd namelijk door literatuuronderzoek, interviews en dossieranalyse. 1.4.1. Analyse bestaand materiaal en literatuuronderzoek Ten eerste heb ik documenten verzameld die intern en extern van toepassing zijn op de bezwaarprocedure. Na bestudering en analyse heb ik een overzicht gemaakt van de gehele procedure zoals deze in de stadsdelen wordt uitgevoerd uitgesplitst naar acties die verricht worden. Ten tweede heb ik via literatuuronderzoek de bezwaarprocedure vanuit diverse oogpunten belicht. 1.4.2. Interviews en dossieranalyse Ten derde heb ik in elk stadsdeel een jurist van JZ geïnterviewd die betrokken is bij de bezwaarprocedure. Ik heb alle personen bevraagd aan de hand van eenzelfde vragenlijst. Tevens heb ik de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie van stadsdeel Westerpark in een interview gevraagd naar zijn ervaringen en zijn mening ten aanzien van het functioneren van de bezwaarschriftencommissie en de wisselwerking met de secretarissen. Ten vierde heb ik van elk stadsdeel dossiers geanalyseerd om het verloop van behaalde termijnen te onderzoeken en in kaart te brengen. 1.5.

Opbouw onderzoeksrapport

In dit onderzoeksrapport staan termijnen in de bezwaarprocedure centraal. Allereerst heb ik in hoofdstuk twee uiteengezet om welke wettelijke termijnen het gaat en vervolgens de achtergronden met betrekking tot deze termijnen geschetst. In hoofdstuk drie heb ik beschreven hoe de procedure is onderverdeeld in fasen en welke personen of afdelingen een rol vervullen in de procedure. Tevens heb ik de verhouding tussen de ambtelijke organisatie en de bezwaarschriftencommissie belicht. Welke werkwijze er wordt gevolgd in de stadsdelen en hoe dat in de praktijk uitwerkt, wordt behandeld in het vierde hoofdstuk. 1

Verhoeven 2007, p. 172.

8

De hoofdstukken vijf en zes zijn een weerslag van het onderzoek naar de termijnen naar aanleiding van de interviews en dossieranalyse. In ieder hoofdstuk staat een analyse en een deelconclusie per onderwerp. In het afsluitende hoofdstuk zeven staat de eindconclusie en aanbevelingen van dit onderzoek.

9

2.

WETTELIJK KADER EN ACHTERGRONDEN

2.1.

Inleiding

Dit praktijkonderzoek is een onderzoek naar het behalen van de wettelijke termijnen in de bezwaarschriftenprocedure (bijlage 1). Dit zijn de wettelijke termijnen waarbinnen een bestuursorgaan beslissingen moet nemen. Deze wettelijke termijnen zijn vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit onderzoek beperkt zich tot de termijnen in de bezwaarschriftenprocedure, aangezien het team JZ slechts ingediende bezwaarschriften behandelt volgens de zogenaamde Awb-bezwaarschriftenclausule2 (bijlage 2) die onder besluiten van het stadsdeel staan. In dit hoofdstuk komen de Awb, de Wet dwangsom en de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark aan de orde. Deze laatste twee regelingen bepalen mede de termijnen. Vervolgens bespreek ik een notitie, een handreiking en een artikel, waar vanuit verschillende invalshoeken de beslistermijnen in de bezwaarschriftenprocedure worden belicht. 2.2.

Achtergrond Awb

De Awb is een wet die algemene regels van het bestuursrecht vastlegt. Deze wet is gebaseerd op artikel 107 lid 2 van de Grondwet van 1983. Voor deze tijd bestond de Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen (Wet Arob), die veel beperkter was dan de Awb. Veel regels die betrekking hadden op de verhouding tussen overheid en burger stonden in bijzondere wetten. In deze bijzondere bestuurswetten weken bepalingen echter in diverse wetten veelal van elkaar af, zo was er voor bijvoorbeeld voor iedere regeling een andere termijn van beroep en bezwaar3. Door deze talrijke regels verdeeld over verschillende wetten bleek er behoefte te zijn aan een uniforme wet met algemene regelgeving en dit is de Awb geworden. De commissie Scheltema, die sinds 1983 is ingesteld, geeft advies over de Awb en werkt mee aan de voorbereiding van de wet. De daadwerkelijke invoering van de Awb heeft vanaf 1994 in verschillende tranches plaatsgevonden. In 2009 is de vierde tranche in werking getreden. (Het speciale karakter van deze wet is dat het hier gaat om een zogenaamde ‘aanbouwwet’, dit is een wet die tot stand komt in delen en die door verschillende wetten over specifieke onderwerpen gewijzigd of aangevuld wordt.4) Zo is door de Wet dwangsom de Awb op het gebied van termijnen gewijzigd. In beginsel gelden de regels van de Awb voor het gehele bestuursrecht, maar in bijzondere wetten blijven ook in sommige gevallen procedurele regels bestaan. De bijzondere bestuurswet gaat dan voor de Awb. Volgens de memorie van toelichting zijn de doelstellingen van de Awb: • het bevorderen van eenheid binnen de bestuursrechtelijke wetgeving; • het systematiseren en vereenvoudigen van de bestuursrechtelijke wetgeving; • het codificeren van ontwikkelingen die zich in de bestuursrechtelijke jurisprudentie hebben afgetekend; • het treffen van voorzieningen ten aanzien van onderwerpen die zich naar hun aard niet voor regeling in een bijzondere wet lenen. De eerste tranche bevat de hoofdstukken 1, 2 en 3, titel 4.1 en de hoofdstukken 6 en 7 Awb en is op 1 januari 1994 in werking getreden. In de hoofdstukken 6 (algemene bepaling) en 7

2

de clausule geeft aan dat het besluit een Awb-besluit is waar tegen bezwaar gemaakt kan worden. www.justitie.nl/onderwerpen/wetgeving/awb/ 4 Van Ballegooij 2008, p. 14. 3

10

(bijzondere bepalingen) staan de regels omtrent de procedure rondom bezwaar en beroep. Hierin staan ook de termijnen die voor dit praktijkonderzoek van belang zijn. 2.3.

De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen (hierna: Wet dwangsom) is op 1 oktober 2009 inwerking getreden. Uit de memorie van toelichting5 kan worden opgemaakt dat de wetgever zich heeft geschaard achter de conclusie van de notitie ‘Termijnen voor bestuur en rechter’6 dat rechtsbescherming bij niet tijdig beslissen moet worden verbeterd. In de memorie van toelichting is het als volgt verwoord: “Verbeterde rechtsbescherming kan een bijdrage leveren aan het tegengaan van termijnoverschrijdingen, maar het kan daarvoor niet de primaire oplossing bieden. Daarvoor zijn organisatorische maatregelen nodig en in veel gevallen zelfs een cultuuromslag binnen de betrokken diensten en bij hun leidinggevenden. Ook was het kabinet van mening dat “de oplossing voor het terugdringen van termijnoverschrijdingen in de eerste plaats moet worden gezocht in organisatorische maatregelen en maatregelen die de kwaliteit van de dienstverleningen verbeteren. Alleen daarmee kan op een breed front winst worden geboekt”. Hoewel de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de bestaande wettelijke mogelijkheden voldoende achtte en het kabinet primair de oplossing in organisatorische maatregelen zocht, vond het kabinet deze wet niettemin een goede aanvulling in de rechtsbescherming van de burger. Een overheid die niet tijdig beslist, overschrijdt de beslistermijn. Dat kan een wettelijke termijn zijn: soms staat in de wet welke termijn voor een beslissing staat. Als er geen wettelijke termijn is, geldt een ‘redelijke’ termijn. Wat redelijk is, hangt af van de soort beslissing. Dat kan enkele weken of maanden zijn, maar in sommige gevallen ook een paar dagen.7 De Wet dwangsom stelt een financiële sanctie op het overschrijden van de beslistermijnen voor beschikkingen. Deze regeling is alleen van toepassing op beschikkingen op aanvraag en op beslissingen op bezwaar die een beschikking zijn.8 Bij het niet tijdig beslissen kan een belanghebbende direct beroep bij de rechter instellen. Er hoeft geen bezwaar te worden gemaakt. De belanghebbende moet vooraf wel het bestuursorgaan in gebreke stellen. Het bestuursorgaan heeft dan nog twee weken om te beslissen. Er geldt dus nog een paar weken respijt voor het bestuursorgaan. Door de Wet dwangsom zijn de beslistermijnen in de Awb in de bezwaarschriftenprocedure aangepast, namelijk verlengd. Het bestuursorgaan heeft nu meer tijd om te beslissen, waar tegenover staat dat er een sanctie volgt, namelijk het betalen van een dwangsom aan de burger, bij het niet tijdig beslissen. 2.4.

Termijnen in de bezwaarschriftenprocedure volgens de Awb

De Awb kent vaste termijnen voor de bezwaarschriftenprocedure. Deze termijnen bepalen binnen welke periode een besluit genomen dient te zijn.

5

Kamerstukken II 2005/06, 30 435, nr. 3. Kamerstukken II 2000/01, 27 461, nr. 1. 7 http://www.minbzk.nl/wetdwangsom. 8 Implementatie Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in Amsterdam 2009, p. 5. 6

11

Indieningstermijn bezwaar: Artikel 6:7 Awb: De termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift bedraagt zes weken. Aanvang termijn Artikel 6:8 lid 1 Awb: De termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt. De hoofdregel voor beslissing op bezwaar (b.o.b.) is: Artikel 7:10 lid 1 Awb: Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld – binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. (N.B.: door Wet dwangsom is de dag vanaf wanneer deze zes weken worden geteld veranderd, dat is namelijk niet meer vanaf de ontvangst van het bezwaarschrift.9) In bijzondere situaties wordt de b.o.b. opgeschort, verdaagd, uitgesteld. •

Opschorting van de termijn: Artikel 7: 10 lid 2 Awb: De termijn wordt opgeschort gerekend vanaf de dag na die waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is verstreken. ( N.B.: Opschorten van een termijn betekent dat de termijn niet doorloopt. Het is in het belang van de burger als in het algemeen belang dat de overheid een weloverwogen beslissing neemt. De wet biedt overheden de mogelijkheid om de beslistermijn te verlengen. Bijvoorbeeld als het bestuursorgaan meer informatie nodig heeft om een goede beslissing te nemen.10 Een termijn kan uitsluitend worden opgeschort gedurende die termijn, en dus niet vóór of na afloop van die termijn. Dat is inherent aan gebruik van de term opschorting. Indien bijvoorbeeld nog binnen de bezwaartermijn naar aanleiding van een herstelbrief een formeel gebrek wordt hersteld, wordt de (nog niet aangevangen) beslistermijn niet opgeschort.11 Verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb luidt als volgt: Het bezwaar of beroep kan niet-ontvankelijk worden verklaard, indien: a. niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, of b. het bezwaar- of beroepschrift geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 2:15, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. (N.B.: Een termijn die voor het herstel wordt geboden, moet redelijk zijn.12 Een termijn, die de wettelijke indieningstermijn voor een bezwaarschrift bekort, mag niet13.)

•

Verdaging van de termijn: Artikel 7:10 lid 3 Awb: Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen.

9

Handleiding voor juristen/behandelaars van bezwaarschriften 2009, p. 1. www.minbzk.nl/wetdwangsom. 11 Handleiding voor juristen/behandelaars van bezwaarschriften 2009, p. 2. 12 Van Buuren 2009, p. 430. 13 Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht 2004, p. 17. 10

12

(N.B.: Dit kan van rechtswege.) •

Verder uitstel van de termijn: Artikel 7:10 lid 4 Awb: Verder uitstel is mogelijk voor zover: a. alle belanghebbende daarmee instemmen, b. de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of, c. dit nodig is in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften. (N.B.: verder uitstel is dus mogelijk, maar dit moet dan via een instemmingsverzoek.)

Algemene termijnenwet De Algemene termijnenwet is van toepassing op de termijnen in de bezwaarfase. Artikel 1 lid 1 bepaalt: Een in de wet gestelde termijn die op zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag eindigt, wordt verlengd tot en met de eerstvolgende dag die niet een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag is. Einde termijn Artikel 4:17 lid 1 Awb: Indien een beschikking op aanvraag niet tijdig wordt gegeven, verbeurt het bestuursorgaan aan de aanvrager een dwangsom voor elke dag dat het in gebreke is, doch voor ten hoogste 42 dagen. De Algemene termijnenwet is op de laatstgenoemde termijn niet van toepassing. Artikel 4:17 lid 3 Awb: De eerste dag waarover de dwangsom verschuldigd is, is de dag waarop twee weken zijn verstreken na de dag waarop de termijn voor het geven van de beschikking is verstreken en het bestuursorgaan van de aanvrager een schriftelijke ingebrekestelling heeft ontvangen. Dit ziet er schematisch als volgt uit:

bezwaartermijn

termijn beslissing termijn ingebrekestelling op bezwaar (b.o.b.) verdaging • --------------------------*--------------------------------------*-----------------------------*- - - - - - - - - - - - - - • 6 weken 12 weken 6 weken 2 weken primair besluit

Einde bezwaartermijn

Einde b.o.b. termijn

Einde verdaging

Einde procedure

Fig. 1 In dit schema staan de maximale wettelijke termijnen vermeld. Indien het bestuursorgaan gebruik maakt van de maximale termijnen dan heeft het bestuursorgaan achttien weken de tijd om een b.o.b. te nemen en daar bovenop nog twee weken als zij in gebreke is gesteld. Indien er opgeschort is dan kan de termijn om een b.o.b. te nemen langer zijn. Anders dan bij een verdaging, waarbij de termijn wettelijk verlengd kan worden, loopt de termijn bij een schorsing niet door en blijft deze stilstaan.

13

Bovenstaande schema gaat uit van een externe bezwaarschriftencommissie ingevolge artikel 7:13 Awb. Het stadsdeel Westerpark kent een externe bezwaarschriftencommissie. Overeenkomstig artikel 7:10 Awb wordt maximaal twaalf weken gehanteerd om te beslissen op bezwaar. 2.5.

Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark

De verordening van Westerpark (datum inwerkingtreding 01-01-2009) is opgesteld volgens het model van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). In deze verordening is vastgelegd dat “de commissie er is ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de deelraad, het Dagelijks Bestuur en de voorzitter van het Dagelijks Bestuur. Uitgezonderd zijn besluiten ingevolge de parkeerverordening, besluiten van rechtspositionele aard en besluiten ingevolge milieuregelgeving zoals de Wet milieubeheer. Bezwaren omtrent voornoemde onderwerpen worden in Westerpark door een andere commissie behandeld”. De verordening kent de volgende termijnen: Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift. b. Het bezwaarschrift wordt zo spoedig mogelijk in handen van de commissie gesteld. c. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, draagt er zorg voor dat alle op het bezwaar betrekking hebbende stukken binnen zeven werkdagen bij de secretaris liggen. Artikel 10 Uitnodiging hoorzitting a. De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit. b. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken van voornoemde termijn. Artikel 15 Nader onderzoek c. De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo’n verzoek. Artikel 17 Uitbrengen advies en verdaging a. Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 14 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. b. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerende orgaan tijdig de beslissing te verdagen. De termijnbewaking ligt bij het bestuursorgaan en in dit geval bij het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie, onderdeel van het team JZ (later in het nieuwe stadsdeel wordt JZ een afdeling).

14

2.6.

Achtergronden omtrent termijnen in de bezwaarschriftenprocedure

2.6.1. Notitie Termijnen voor bestuur en rechter14 De Tweede Kamer heeft in het vergaderjaar 2000-2001 de notitie ´Termijnen voor bestuur en rechter´ behandeld van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze notitie is geschreven nadat geconstateerd was dat gestelde termijnen zowel in de primaire besluitvormingsfase als de bezwaarfase niet werden gehaald. Een centrale vraag in deze notitie was hoe bewerkstelligd kan worden dat termijnen in het bestuursrecht beter worden nageleefd. Vooropgesteld staat dat bestuursorganen de voorgeschreven termijnen in acht dienen te nemen. De notitie geeft aan dat het stellen van termijnen rechtszekerheid voor bestuur en burger biedt. Voor de burger betekent het namelijk dat besluitvorming binnen een redelijk termijn onderdeel uitmaakt van het rechtszekerheidsbeginsel en voor het bestuur biedt het duidelijkheid over de vraag op welk moment een beslissing genomen moet worden en wanneer een beslissing formele rechtskracht verkrijgt. Ten slotte spelen economische belangen een rol bij tijdige besluitvorming. Essentieel is dat belangrijke beslissingen binnen een redelijke en een voorspelbare termijn genomen moeten worden. De notitie geeft enige mogelijke oorzaken aan die ten grondslag liggen aan een termijnoverschrijding. Soms wordt onvoldoende prioriteit gegeven aan de behandeling van bezwaarschriften. De inrichting van de procedure, gebrekkige communicatie tussen de primaire afdeling en de afdeling die de bezwaarschriften behandelt, het geen besef hebben van een mogelijkheid van informele benadering van de bezwaarschriftenprocedure kunnen ook een oorzaak zijn van het niet halen van de termijnen. Soms is een termijnoverschrijding een gevolg van het feit dat burger en bestuur meer tijd nodig hebben voor advies. Zo zijn er allerlei redenen waarom er niet altijd tijdig wordt beslist. Een van de aanbevelingen die de notitie noemt is dat de inrichting van interne werkprocessen op een zodanige manier gebeurt dat rekening wordt gehouden met de wettelijke beslistermijnen. Dit heeft geleid tot een handreiking voor de inrichting van de bezwaarschriftenprocedure in 2004. Uiteindelijk is op wetgevingsgebied de Wet dwangsom tot stand gekomen. Dit is reeds besproken in paragraaf 2.3. 2.6.2. Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht van Ministeries van Justitie en Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties15 Wat behelst deze handreiking? De handreiking van de ministeries is een overzicht van alle stappen in de bezwaarschriftenprocedure en beschrijft in het kort welke beslissing bij elk onderdeel genomen moet worden. In de bijlagen van deze handreiking bevinden zich nuttige voorbeeldbrieven die een bestuursorgaan kan gebruiken. Deze handleiding is bedoeld om te helpen bij een effectieve en efficiënte inrichting van een bezwaarschriftenprocedure bij een bestuursorgaan. Voor wat betreft de termijnen wordt gesteld dat de wet geen regels voor termijnbewaking bevat. Hierbij wordt aangehaald dat sommige bestuursorganen gebruik maken van een geautomatiseerd systeem waardoor er een tijdspad kan worden gesteld zodat termijnen bewaakt kunnen worden. Veelvoorkomende systemen zijn Octopus en Perfect View. In Westerpark is Perfect View in gebruik. Inmiddels is voor het nieuwe stadsdeel West besloten om over te gaan op het Bezwaar- en beroepssysteem Octopus. Dit systeem werd al gebruikt in stadsdeel Oud-West. 14 15

Kamerstukken II 2000/01, 27 461, nr. 1. Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht 2004.

15

Termijnen die invloed kunnen hebben op de bezwaarschriftenprocedure worden onder meer genoemd bij het versturen van een ontvangstbevestiging, verzuimherstel en verdaging van beslistermijn. Achtereenvolgens wordt hier het volgende over gezegd: Ontvangstbevestiging. Wettelijk verplicht ingevolge artikel 6:14 lid 1 van de Awb. Dit is evenwel zonder uitdrukkelijk termijn. Als tip wordt gegeven dat “een snelle verzending van de ontvangstbevestiging een goede indruk bij de indiener van het bezwaar geeft”. Verzuimherstel en opschorting. Er wordt gememoreerd dat er een mogelijkheid tot verzuim herstel geboden moet worden. Een bestuursorgaan dient hier rekening mee te houden. De b.o.b. termijn wordt er mee opgeschort, hetgeen niet nadelig is voor het bestuursorgaan. Verdaging. Wettelijk mag er ingevolge artikel 7:13 lid 1 Awb – zonder reden - eenmaal verdaagd worden. Een kritische noot die hierbij wordt vermeld is dat “de werkwijze, waarbij als standaard wordt gewezen op de mogelijkheid voor het bestuursorgaan om de beslissing te verdagen, geen goede indruk maakt en dit geen navolging verdient”.16 Ten slotte somt de handreiking ook een differentiatie in de aanpak van bezwaarschriften op die bestuursorganen de gelegenheid biedt om termijnoverschrijding zoveel mogelijk tegen te gaan. Dit zijn de volgende aandachtspunten: • uitvoeren van routinematige handelingen op een passend niveau binnen de organisatie; • kiezen van een bij het bezwaarschrift passende vorm van horen (telefonisch of op een hoorzitting, door een commissie of telefonisch of op een hoorzitting, door een commissie of één ambtenaar); • ontwikkelen en gebruiken van standaardformulieren en/of standaardbrieven voor veel voorkomende situaties; • zorgdragen voor adequate communicatie en afspraken tussen de beleidsafdeling en de afdeling/ambtenaar, die bezwaarschriften behandelt. De handreiking van het ministerie is een instrument om de procedure tegen het licht te houden en te bezien of deze efficiënter en effectiever kan worden ingericht en toegepast17. 2.6.3. Artikel in de Gemeentestem “Die dekselse termijnen!”18 De auteur van dit artikel schetst de belangstelling uit de samenleving voor besluitvorming van de overheid. Hij zegt dat de samenleving niet accepteert dat dossiers te lang in de la blijven liggen. Maar wordt er altijd rekening gehouden met de praktische aspecten van goedbedoelde initiatieven om tot versnelling van de procedures te komen? Gesteld wordt dat het opvallend is dat vanuit wetenschap en politiek vaak verondersteld wordt dat termijnoverschrijding een gevolg is van bestuurlijke dan wel ambtelijke laksheid.19 Een andere visie hierop is dat het nemen van een beslissing soms meer tijd vergt voor een goed besluit. De bezwaarschriftenprocedure neemt hierin een aparte plaats, omdat in beginsel niet een snelle beslissing voorop staat, maar dat het hier gaat om het verkrijgen van een andere beslissing. In dit artikel wordt gewezen op de conflictoplossende vermogen van de bezwarenprocedure. Het gaat om de methode Overijssel.20 Deze stap in de bezwaarschriftenprocedure kan leiden tot een oplossing zodat een bezwaar wordt ingetrokken. Kiest men voor deze lijn dan neemt dat meer tijd in beslag. Deze methode is geheel in de geest van de functie van de bezwaarschriftenprocedure die in de eerste plaats een buitenrechtelijke conflictbeslechting 16

Handreiking bezwaarschriftenprocedure, Algemene wet bestuursrecht 2004, p. 33. Handreiking bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht 2004, p. 5. 18 De Laat 2005, p. 565. 19 De Laat 2005, p. 566. 20 zie paragraaf 3.2., waar deze methode wordt besproken. 17

16

is.21 Ook kan een zorgvuldige behandeling de kwaliteit verhogen en draagvlak van de uiteindelijke beslissing vergroten. De auteur stelt : ”de burger hoort liever drie weken te laat ‘ja’ dan binnen de gestelde termijn ‘nee’. Er valt voor dit laatste veel te zeggen. Ook het advies van de bezwaarschriftencommissie heeft invloed. Wordt het bezwaar gegrond verklaard, dan is er vaak meer tijd nodig voor een b.o.b. omdat het primaire besluit aangepast en opnieuw genomen moet worden. Voorts wordt geconstateerd dat soms zaken in verband met het behalen van de termijnen te snel op zitting geagendeerd worden, terwijl zij daar nog niet ‘ rijp’ voor zijn. Ook worden er bezwaarschriften – bijvoorbeeld bij bestuursdwang – ingediend met als doel het oplossen van een geschil en gaat het niet om het nemen van een b.o.b. Rekening dient ook gehouden te worden met alle partijen die betrokken zijn bij een zaak. Dit zijn de bezwaarmaker(s), vergunninghouder, eventuele derden-belanghebbenden en hun gemachtigden, de vertegenwoordigers van het Dagelijks Bestuur en de behandelende secretaris en de voorzitter en leden van de bezwaarschriftencommissie. Binnen de termijnen is het heel wel mogelijk om een hoorzitting in te plannen, maar er doen zich planningsproblemen voor als bijvoorbeeld een van de partijen verhinderd is of er een verzoek tot uitstel komt. Termijnen komen dan onbedoeld in de knel. In de conclusie van het artikel wordt gewezen op het feit dat niet alle besluitvormingsprocessen hetzelfde zijn. Zoals daar zijn de verschillende genoemde aspecten die bij de bezwaarschriftenprocedure een rol spelen. Het gaat ook om het stellen van de juiste prioriteiten en het permanent nagaan of de werkprocessen goed beheerst worden. 2.7.

Analyse

Om de probleemstelling te beantwoorden dienen de deelvragen geformuleerd in paragraaf 1.3. beantwoord te worden. De eerste deelvraag is als volgt geformuleerd: “Aan welke wettelijke termijnen volgens de Awb is het Dagelijks Bestuur in de bezwaarschriftenprocedure gebonden en welke achtergronden zijn er omtrent deze termijnen”. Samenvattend kom ik tot de volgende beantwoording. De termijnen ten aanzien van de bezwaarprocedure genoemd in de Awb en de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark zijn leidend voor het stadsdeel en bepalen binnen welke periode een besluit genomen dient te worden. Deze termijnen zijn nauwkeurig omschreven in de wet. De termijnen die het stadsdeel zelf heeft bepaald zijn vastgelegd in de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark. Sinds de invoering van de Wet dwangsom heeft het niet tijdig beslissen consequenties namelijk het betalen van een dwangsom aan de belanghebbende. Voorwaarde is wel dat de belanghebbende het bestuursorgaan in gebreke dient te stellen. Overigens zijn door de Wet dwangsom enkele beslistermijnen verruimd. Een betrouwbare overheid dient zich te houden aan de voorgeschreven termijnen. Het geeft rechtszekerheid aan bestuursorgaan en aan burgers. Blijkens literatuur zijn er echter allerlei redenen waarom er niet altijd tijdig wordt beslist. 21

zie Van Wijk, Konijnenbelt & Van Male 2008, p. 544.

17

Vanuit organisatorisch oogpunt kan de oorzaak liggen aan de inrichting van de procedures. Bijvoorbeeld geen goede communicatie tussen de afdelingen of geen goede planning van de hoorzittingen. Evenzo is er soms meer tijd nodig door een informele benadering van het bezwaar door de methode Overijssel oftewel Bellen met de burger. Deze mediation-methode staat niet in de wet maar wordt tegenwoordig wel veel gebruikt bij gemeenten. Indien de bezwaarschriftencommissie adviseert om een bezwaar gegrond te verklaren dan vergt het nemen van een b.o.b. ook meer tijd, immers de vakafdeling dient het besluit te heroverwegen. Ook zorgt een zorgvuldige behandeling om tot een goed besluit te komen soms voor een langere beslistermijn. Dit is soms nodig bij complexe zaken. Een bestuursorgaan kan dan wettelijke mogelijkheden gebruiken zoals opschorten, verdagen of uitstellen om de termijnen te verlengen. De handreiking van het ministerie is voortgekomen uit evaluatie van te behalen termijnen in het bestuursrecht. De handreiking geeft de gehele bezwaarschriftenprocedure weer en geeft goede aandachtspunten aan om termijnoverschrijding zoveel mogelijk tegen te gaan. Ten slotte komt uit mijn literatuuronderzoek naar voren dat het bewaken van termijnen niet wettelijk geregeld is maar dat een geautomatiseerd systeem daarbij handig is. Stadsdeel West heeft gekozen om alle bezwaren te registreren in het bezwaar- en beroepsysteem Octopus. Dit systeem dient naast registratie ook als doel: termijnbewaking. 2.8.

Deelconclusie

De resultaten van het literatuuronderzoek en de inventarisatie van de wettelijke termijnen heb ik in dit hoofdstuk weergegeven. Hiervan heb ik een analyse gemaakt, zoals hiervoor is uiteengezet. De analyse leidt naar de volgende conclusies: • •

•

•

•

•

•

Ik stel vast dat de wettelijke termijnen helder zijn. Deze zijn vastgelegd in de Awb en een bestuursorgaan is bekend met deze termijnen. Naast de wettelijke termijnen heeft het stadsdeel ook zelf termijnen geformuleerd. Deze staan in de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie Westerpark. (Dit wordt Verordening algemene bezwaarschriftencommissie West). Het stadsdeel heeft instrumenten om de termijnen te verlengen. Dit zijn achtereenvolgens: opschorting, verdaging of verdere uitstel. Of een bestuursorgaan i.c. een stadsdeel daar gebruik van maakt hangt af van de situatie. Is er sprake van termijnoverschrijding dan zijn er volgens de literatuur diverse factoren waardoor dit kan ontstaan. Vaak is dit organisatorisch van aard. Inrichting van de bezwaarschriftenprocedure is grotendeels een kwestie van organisatie. De wettelijke termijnen geven structuur aan het proces en zijn dan een goed uitgangspunt om de procedure in te richten. In het kader van behoorlijk bestuur en rechtsbescherming voor de burger is termijnoverschrijding niet gewenst. Of de Wet dwangsom het niet tijdig beslissen voorgoed gaat uitbannen is nog maar de vraag. Nochtans moet het stellen van de juiste prioriteiten in de procedure voorop staan. Vastgesteld kan worden dat de handreiking van het ministerie een goed instrument is om de procedure tegen het licht te houden en te bezien of deze procedure efficiënter en effectiever kan worden ingericht en toegepast. Het gebruik van een geautomatiseerd systeem zoals Octopus is onontbeerlijk om de termijnen in de bezwaarprocedure te bewaken. Het is een instrument om grip te houden op het verloop van de procedure.

18

3.

FASEN EN ACTOREN IN DE BEZWAARSCHRIFTENPROCEDURE

3.1.

Inleiding

Organisatorisch is de behandeling van de bezwaarschriften ondergebracht bij het team JZ van het stadsdeel. Een van de juristen fungeert als secretaris van de bezwaarschriftencommissie. De secretaris is verantwoordelijk voor het dossier, bereidt de hoorzitting voor, woont deze bij en schrijft een verslag en het advies aan het Dagelijks Bestuur nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. De bezwaren die het team JZ behandelt zijn grotendeels bezwaren tegen besluiten van het Dagelijks Bestuur. De Verordening algemene bezwarencommissie Westerpark biedt ook mogelijkheid om bezwaar te maken tegen besluiten van de deelraad en tegen een besluit van de voorzitter van het Dagelijks Bestuur. Deze twee laatste mogelijkheden komen niet vaak voor, vandaar dat ik in dit onderzoeksrapport voornamelijk spreek over de bezwaren tegen besluiten door of namens het Dagelijks Bestuur. De bezwaarfase begint bij de bekendmaking van het primaire besluit. De voorbereiding van een besluit geschiedt door de vakafdeling en wordt doorgaans genomen door het hoofd van de afdeling namens het Dagelijks Bestuur (DB) van het stadsdeel. Het hoofd van de vakafdeling is over het algemeen gemandateerd om besluiten te nemen namens het Dagelijks bestuur. Het zijn namelijk de vakafdelingen die een vergunning opstellen, een WOB-verzoek al dan niet inwilligen, bestuursdwang opleggen, subsidie toekennen of afwijzen, etc. De belanghebbende die bezwaar maakt tegen een besluit stuurt een bezwaarschrift naar het stadsdeel. Vervolgens neemt het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie het bezwaarschrift in behandeling. Na de bezwaarperiode van zes weken wordt het bezwaar voorgelegd aan de bezwaarschriftencommissie. Het bezwaarschrift wordt beoordeeld op ontvankelijkheid en gegrondheid. De bezwaarschriftencommissie nodigt de bezwaarde uit en hoort de bezwaarde tijdens een hoorzitting. Na de hoorzitting schrijft de secretaris namens de commissie het advies. Het advies wordt binnen twee weken na de zitting opgesteld (bij complexe zaken geldt een termijn van vier weken).22 Het advies wordt na vaststelling zo spoedig mogelijk doorgestuurd naar de behandelde ambtenaar, sector oftewel de vakafdeling. In de regel zal een andere ambtenaar dan degene die het primaire besluit heeft opgesteld een b.o.b. schrijven. De b.o.b. zal uiteindelijk door het Dagelijks Bestuur worden genomen omdat het Dagelijks Bestuur slechts bevoegd is om een b.o.b. te nemen. De bezwaarschriftenprocedure kent zodoende diverse fasen en actoren. De wettelijke termijnen in de Awb en de verordening dienen hierbij in acht te worden genomen. 3.2.

Fasen en actoren

De fasen heb ik onderverdeeld naar organisatorische aard, namelijk de fasen waarin het bezwaarschrift wordt beoordeeld (A) en vervolgens in behandeling wordt genomen inclusief voorbereiding van de hoorzitting (B). In de laatste fase (C) wordt de b.o.b. geschreven en de b.o.b. bekendgemaakt. Dagelijks worden besluiten door of namens het Dagelijks Bestuur genomen en bekendgemaakt. Zoals hiervoor is beschreven kunnen belanghebbenden bezwaar maken als de bezwaarclausule van toepassing is op een besluit. Het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie kan niet weten óf en hoeveel bezwaren tegen een besluit binnenkomen. Soms brengt de vakafdeling het JZ-team op de hoogte dat er bezwaren tegen een besluit verwacht kunnen worden, maar dit staat nooit vast. Een bezwaarschrift komt in een periode van zes weken – dus tijdens de bezwaarperiode – binnen op het secretariaat 22

Handleiding bezwaarschriftenprocedure stadsdeel Westerpark 2009, p. 5.

19

van de bezwaarschriftencommissie. De exacte datum van ontvangst wordt geregistreerd en het bezwaarschrift wordt beoordeeld of voldaan is aan de formele vereisten. Vervolgens zal het onderhavige bezwaarschrift in behandeling genomen worden. Dit wil zeggen dat in deze fase de hoorzitting wordt voorbereid en plaatsvindt. In de laatste fase wordt, nadat er advies uitgebracht is door de commissie, een b.o.b. geschreven door de vakafdeling. De vakafdeling neemt het advies over en schrijft een nieuw besluit. Ook kan de vakafdeling contrair gaan, hetgeen betekent dat het advies niet wordt opgevolgd en dat er een eigen koers wordt gevaren. De b.o.b. wordt ingevolge de wet altijd door het Dagelijks Bestuur genomen. Dit ziet er schematisch als volgt uit: Tabel 1.

A

FASE Ontvangst en beoordeling bezwaarschrift

ACTOR(EN) • secretariaat van de bezwaarschriftencommissie (onderdeel van JZ) • vakafdeling • voorzitter bezwaarschriftencommissie

B

Behandeling bezwaarschrift

• secretarissen van de

Voorbereiden hoorzitting

bezwaarschriftencommissie • bezwaarschriftencommissie • vakafdeling • vertegenwoordiger DB

Hoorzitting Advies uitbrengen C

Schrijven van de b.o.b. Bekendmaking b.o.b.

• vakafdeling • DB

Toelichting op de fasen FASE A. Ontvangst bezwaarschrift en beoordeling Deze fase duurt strikt genomen zes weken, aangezien na bekendmaking van een besluit een belanghebbende zes weken de tijd heeft om een bezwaarschrift in te dienen. Feitelijk loopt dus de periode af na deze zes weken. Maar ook in de zevende week na de bekendmaking is het nog mogelijk dat een bezwaarschrift wordt ontvangen. Dit is het geval als een bezwaarschrift tijdig is verzonden, maar het niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen. Dit is overeenkomstig de verzendtheorie van artikel 6.9 lid 2 Awb. Het kan namelijk voorkomen dat er vertraging is ontstaan bij het afleveren van de post door TNT Post of door de interne post van het stadsdeel zelf. Voorts wordt ongeveer na de zevende week vastgesteld hoeveel bezwaarschriften op een besluit binnen zijn gekomen. Het is mogelijk dat er meerdere belanghebbenden zijn die een bezwaar indienen. De bezwaarschriften worden dan gebundeld en worden als één zaak ter

20

hand genomen. Dit dient meerdere belangen. Voor het stadsdeel is het organisatorisch van belang omdat de zaak in één keer voor de commissie kan worden gebracht. Maar het dient ook het belang van zowel de vergunninghouder als de bezwaarmakers, er wordt immers slechts één hoorzitting aan de zaak besteed. Bovendien geef een gezamenlijke behandeling uniformiteit in de besluitvorming. Er kan worden afgezien van een bezwaarprocedure als bezwaarde ingevolge artikel 6:21 Awb een bezwaar schriftelijk intrekt. In Westerpark en de andere drie stadsdelen wordt namelijk de methode Overijssel oftewel Bellen met de Burger gevolgd. Deze methode is in 2006 ontwikkeld en houdt in dat de bezwaarde door het bestuursorgaan wordt gebeld en dat onderzocht wordt of het bezwaar wellicht kan worden ingetrokken en dat naar een andere oplossing wordt gezocht. Te denken valt aan: nader overleg tussen bezwaarde en ambtenaar of gesprek tussen bezwaarde en zijn buren. Deze methode is een vorm van mediation waarbij een extra tussenstap in de bezwaarprocedure wordt ingelast. Praktisch wordt in deze fase het bezwaarschrift beoordeeld. Er wordt
vastgesteld of het een bezwaarschrift is;
getoetst of aan de wettelijke vereisten die aan een bezwaarschrift worden gesteld is voldaan;
vastgesteld of aan de indieningstermijn is voldaan;
bepaald of het bestuursorgaan bevoegd is. Acties die hieruit volgen zijn:
Bellen met de burger.
Inboeken in registratiesysteem.
Versturen herstelbrief: verzuim op grond van artikel 6.5 Awb.
Versturen herstelbrief: verschoonbaar termijnoverschrijding ingevolge artikel 6.7 Awb.
Versturen ontvangstbevestiging bezwaarschrift.
Mededeling afhandeltermijn (mogelijkheid verdaging en/of schorsing termijn). FASE B. Behandeling bezwaarschrift, voorbereiding hoorzitting – hoorzitting – advies In deze fase begint de b.o.b. termijn te lopen. In beginsel wordt na afloop van de bezwaarperiode van zes weken meteen een zaak ingepland voor de eerstkomende hoorzitting. Hoorzittingen vinden één keer per maand plaats en zijn reeds voor een langere periode vastgesteld. Indien er in een periode een grote hoeveelheid bezwaren binnenkomt in verschillende zaken dan kunnen er in overleg met de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie extra hoorzittingen ingepland worden. In deze fase wordt beoordeeld of bezwaarde en belanghebbende worden gehoord. Van het horen kan overeenkomstig artikel 7.3 Awb worden afgezien als het bezwaar: •

kennelijk niet-ontvankelijk is er moet redelijkerwijs geen twijfel mogelijk zijn23 over de niet-ontvankelijkheid. Wordt het verzuim hersteld of is er een verschoonbare reden voor het verzuim, dan spreekt men niet over een kennelijk niet-ontvankelijk;

•

kennelijk ongegrond is Van een kennelijk ongegrond bezwaar is sprake wanneer uit het bezwaarschrift zelfs reeds aanstonds blijkt dat de bezwaren van de indiener van het bezwaarschrift ongegrond zijn en er redelijkerwijs geen twijfel mogelijk is over die conclusie.24

of

23 24

Van Buuren, p. 471. Van Buuren, p. 471.

21

Als er niet gehoord wordt dan wordt het bezwaarschrift in de raadkamer van de bezwaarschriftencommissie besproken. De volgende acties dienen uitgevoerd te worden:
Beoordeling of horen noodzakelijk is.
Uitnodigen belanghebbende(n) voor hoorzitting,
Aanwijzen van secretaris.
Procesdossier aanvragen bij de vakafdelingen.
Procesdossier opsturen naar leden bezwaarschriftencommissie.
Ter inzage leggen van het procesdossier.
Plaatsvinden hoorzitting.
Advies en verslag schrijven.
Voorzitter accordeert advies en verslag.
Advies en verslag wordt naar vakafdeling gestuurd. FASE C. Schrijven en bekendmaken b.o.b. Dit is de laatste fase van de bezwaarschriftenprocedure, waarbij de vakafdeling het advies heeft ontvangen van de bezwaarschriftencommissie. Luidt het advies gegrond dan kan de vakafdeling contrair gaan. Dit betekent dat het advies niet gevolgd wordt en dat de vakafdeling vasthoudt aan het primaire besluit. De (jurist van de) vakafdeling schrijft een b.o.b. De b.o.b. wordt binnen twaalf weken (zonder verdaging) door het Dagelijks Bestuur genomen en bekendgemaakt. De volgende acties dienen uitgevoerd te worden:
Schrijven van de b.o.b.
Bekrachtigen van b.o.b. door Dagelijks Bestuur
Versturen van b.o.b. naar belanghebbende(n).

22

Het processchema ziet er als schematisch als volgt uit25

Ontvangst bezwaarschrift

F A S E

ja Doorzenden

Bestuursorgaan bevoegd

A

nee

Aan formele eisen voldaan nee

Ontvangstbevestiging

ontvangst aanvulling

geen aanvulling

volledig tegemoet gekomen

Horen noodzakelijk ?

F A S E

Ontvangstbevestiging met mogelijkheid tot verzuimherstel

nee

Kennelijk niet-ontvankelijk

Uitnodiging hoorzitting Kennelijk ongegrond

B Voorbereiding hoorzitting

Schriftelijke bevestiging

Belanghebbende wil niet gehoord worden

Hoorzitting

F A S E

Beslissing op bezwaar

Nader onderzoek

C

verzenden

Fig. 2 25

Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht 2004, p. 5.

23

Toelichting op de actoren In de genoemde fasen A, B en C hebben verschillende personen een rol. Dit zijn: Het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie Dit wordt gevoerd door juristen van het team JZ. Een van de juristen treedt op als secretaris van de commissie. De secretaris controleert het procesdossier en zorgt dat de stukken tijdig bij de commissie liggen. Tevens onderhoudt de secretaris het contact met de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie. De secretaris is verantwoordelijk voor de termijnbewaking. Vakafdeling De ambtenaren van de vakafdeling bereiden primaire besluiten, zoals het verlenen van vergunningen voor. Het hoofd van de vakafdeling neemt het besluit namens het DB. De ambtenaren dragen zorg voor het aanleveren van het procesdossier. Vertegenwoordiger DB Over het algemeen vertegenwoordigt de jurist van de vakafdeling het DB bij de hoorzitting. De jurist is bekend met de totstandkoming van het primaire besluit. Hij schrijft vaak een pleitnota voor de hoorzitting. DB Het DB is en blijft verantwoordelijk voor besluiten. Een primair besluit kan door een gemandateerde functionaris bekend worden gemaakt. Het DB is echter alleen bevoegd om een b.o.b. te nemen. Voorbereiding van de b.o.b. ligt wel bij de vakafdeling. De bezwaarschriftencommissie De bezwaarschriftencommissie vormt als het ware het middelpunt in de bezwaarschriftenprocedure. Elk bezwaar dat ontvankelijk is zal dan wel in de raadkamer dan wel tijdens een hoorzitting van de commissie behandeld worden. De procedure is daarvoor ingericht. JZ van het stadsdeel zorgt ervoor dat het gehele traject van bezwaar naar b.o.b. goed verloopt. JZ stelt voor elk dossier een secretaris aan die het traject ook inhoudelijk begeleidt. De rol van JZ is daarmee tweeledig: zowel organisatorisch als inhoudelijk. De leden van de bezwaarschriftencommissie beoordelen enkel inhoudelijk het bezwaar. De commissie komt in beginsel één keer per maand bijeen. Het adviesbureau Leeuwendaal heeft in 2004 een landelijk onderzoek26 uitgevoerd betreffende de afhandeling van bezwaarschriften in gemeenten. Hieruit bleek dat in de meeste gemeenten (93%) wordt gewerkt met een bezwaarschriftencommissie onder leiding van een onafhankelijke voorzitter. Zo ook is dit het geval bij stadsdeel Westerpark en de andere drie (fusie)stadsdelen. De instelling van een adviescommissie is een keuze van het bestuursorgaan zelf. In de wet is dit geregeld in artikel 7:13 Awb. Omdat vanaf 1 mei 2010 de vier stadsdelen gefuseerd zijn, wordt de verordening op de bezwaarschriftencommissie aangepast. Er wordt in het nieuwe stadsdeel tijdelijk één bezwaarschriftencommissie ingesteld met vier territoriale kamers. Hiervoor is gekozen om het nieuwe DB en deelraad tot 1 januari 2011 de tijd en kans te geven om zich uit te spreken over de installatie van een nieuwe bezwaarschriftencommissie. De huidige kamer Westerpark bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en vier onafhankelijke leden. Twee van de onafhankelijke leden zijn voormalige stadsdeelraadsleden. De achterliggende gedachte bij de benoeming van deze leden was om naast juristen ook maatschappelijke actieve personen te benoemen. In de andere stadsdelen fungeren soms ook ambtenaren als lid van de commissie. De contacten met de bezwaarschriftencommissie Westerpark lopen via de voorzitter. Hij is degene die aangeeft of er nog aanvullende stukken nodig zijn voor de hoorzitting, of er wel of 26

De bezwaarschriftenprocedure in de gemeentelijke praktijk 2004, p. 3.

24

geen hoorzitting plaatsvindt, geeft akkoord op planning van de hoorzittingen, wie wel of niet uitgenodigd moeten worden en geeft veelal het dictum mee naar aanleiding van de hoorzitting. De voorzitter heeft hiermee een centrale rol. Hij handelt overeenkomstig de bevoegdheden, toegekend in de verordening. 3.3.

Analyse

In dit hoofdstuk heb ik in kaart gebracht welke fasen er te onderscheiden zijn en welke actoren betrokken zijn in de bezwaarschriftenprocedure. De volgende twee deelvragen zijn aan de orde: “In welke fasen wordt de procedure onderverdeeld en wie zijn de actoren per fase”. en “Wat zijn de nu voorkomende (werk)afspraken met de bezwaarschriftencommissie Westerpark”. Om de bezwaarschriftenprocedure te ontleden heb ik de fasen en actoren benoemd die een rol spelen in de bezwaarschriftenprocedure. Ik heb de procedure verdeeld in drie fasen. Deze fasen zijn schematisch ondergebracht in fasen A, B en C. De eerste periode duurt ongeveer zes weken. Deze fase A is gelijk aan de wettelijke indieningstermijn van bezwaren. Tijdens fasen B en C neemt het bestuursorgaan een b.o.b. Alle handelingen in de verschillende fasen die nodig zijn om een b.o.b. te nemen kunnen van invloed zijn op het behalen van de termijnen. De procedure laat zich leiden door de wettelijke bepalingen in de Awb en de termijnen die in de Verordening algemene bezwaarschriftencommissie staan. De actoren heb ik nader omschreven en besproken. Een van de actoren is de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie. De ambtelijke organisatie, zijnde JZ onderhoudt de contacten met de voorzitter. De bezwaarschriftencommissie en de voorzitter neemt een belangrijke plaats in de procedure. De adviescommissies zijn volgens artikel 7:13 Awb ingesteld in alle vier (fusie)stadsdelen. Een b.o.b. wordt dan pas genomen nadat een hoorzitting (of een bespreking in de raadkamer) heeft plaatsgevonden. 3.4.

Deelconclusie

De onderzoeksresultaten en de analyse uit dit hoofdstuk leiden naar de volgende deelconclusies: •

• •

Ik stel vast dat er verschillende fasen in de bezwaarschriftenprocedure te onderscheiden zijn. Elke fasen heeft zijn eigen dynamiek. De handelingen die uitgevoerd moeten worden kunnen het proces en de termijnen beïnvloeden. Duidelijk is dat alle actoren vaststaande rollen hebben in het proces. De bezwaarschriftencommissie neemt een centrale rol in en komt één keer per maand bijeen. De planning rondom het afhandelen van een bezwaarschrift en het uitbrengen van een b.o.b. is hierop afgesteld. De planning is in samenspraak tussen de voorzitter en JZ vastgesteld.

25

•

•

Bevoegdheden van de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie zijn vastgelegd in de verordening. De planning van hoorzittingen en het al dan niet horen van bezwaarmakers en/of belanghebbenden zijn bevoegdheden van de voorzitter. De secretarissen van JZ begeleiden het traject en onderhouden contacten met de voorzitter over het verloop van de procedure, met name rondom de hoorzitting.

26

4.

WERKWIJZE IN DE STADSDELEN

4.1.

Inleiding

Drie stadsdelen hebben een handleiding dan wel een werkinstructie voor de bezwaarschriftenprocedure op schrift staan. Ik beschrijf in dit hoofdstuk per fase – zoals in het vorige hoofdstuk is uiteengezet – de werkwijze zoals deze is vastgelegd per onderdeel in de huidige stadsdelen. De werkwijze van het Stadsdeel Westerpark heb ik als uitgangspunt genomen. Stadsdeel Bos en Lommer heeft geen actuele beschrijving van hun werkwijze. Fasen A, B en C kunnen in elkaar overlopen qua uitvoering van werkzaamheden. 4.2.

Procesbeschrijving aan de hand van handleiding en/of werkbeschrijving

Tabel 2.

Fase A.

Westerpark Via PAZ komt bezwaarschrift binnen. Deze stuurt bezwaar naar JZ / secretariaat van de bezwaarschriftencie.

Baarsjes Via DIV komt bezwaar binnen. Deze stuurt bezwaar naar JZ / secretariaat van de bezwaarschriftencie.

Kopie wordt gestuurd aan de sector/behandelde ambtenaar.

Kopie wordt gestuurd naar primaire afdeling.

PAZ stuurt automatisch ontvangstbevestiging.

Er wordt door DIV geen automatisch ontvangstbevestiging gestuurd.

PAZ stuurt bezwaren door die niet door de ABC worden behandeld. (controle bevoegdheid). Vaststelling of bezwaar aan wettelijk vereisten voldoet. Inboeken registratiesysteem. Perfect View. Beoordeling of Bellen met de Burger toegepast kan worden.

Ontvangstbevestiging wordt gestuurd.

Oud-West Via postkamer komt bezwaar binnen. JZ / secretariaat van de bezwaarschriftencie. neemt bezwaar in behandeling. (Afstemmen met indiener mogelijk. Dit is een frontoffice activiteit.)

Controleren van bevoegdheid door secretariaat van de bezwaarschriftencie. Vaststelling of bezwaar aan wettelijk vereisten voldoet. Inboeken registratiesysteem. Excell. Beoordeling of Bellen met de Burger toegepast kan worden.

Ontvangstbevestiging wordt binnen drie dagen gestuurd.

Inboeken registratiesysteem. Octopus. Contactpersoon afdeling wordt gevraagd of aan bezwaar tegemoet kan komen. Binnen vijf dagen. Beoordeling verzuimherstel. Redelijk termijn: twee tot zes weken. Ontvangstbevestiging wordt gestuurd. (Als binnen vijf dagen

27

Westerpark

Baarsjes

Opvragen dossier per email bij sector binnen twee dagen.

Opvragen dossier bij primaire afdeling per email binnen drie dagen.

Aanleveren dossier binnen zeven dagen.

Aanleveren dossier binnen een week

Oud-West het bezwaar niet is ingetrokken) Opvragen dossier.

Aanleveren dossier binnen drie werkdagen.

Beoordeling verzuimherstel. Redelijk termijn niet gespecificeerd. Bezwaarschriftendossier wordt aangelegd. Eerste check (proces)dossier

Fase B.

Westerpark Hoorzittingen zijn reeds ingepland: een keer per maand In JZ overleg wordt bepaald wie secretaris wordt. Controle van dossier door secretaris. Uitnodigen bezwaarde en belanghebbende. Twee weken van te voren.

Baarsjes Hoorzittingen zijn reeds ingepland: om de drie weken. Secretaris reeds ingepland.

Oud-West Er is een vergaderschema van de hoorzittingen. Secretaris reeds ingepland.

Uitnodigen bezwaarde en belanghebbende. Minimaal twee weken van te voren.

Uitnodigen bezwaarde en belanghebbende. Termijn van minstens drie weken tussen de uitnodiging en hoorzitting

Bezwaarde krijgt ook dossier toegestuurd. Concept-agenda wordt naar behandeld ambtenaar. Definitieve agenda wordt later per mail aan webcoördinator gestuurd.

Behandelde ambtenaar wordt per e-mail op de hoogte gesteld van datum en tijdstip hoorzitting. Agenda wordt naar Communicatie gestuurd.

Tien dagen voor de hoorzitting wordt de agenda met alle dossierstukken naar commissie verstuurd.

De voorzitter wordt voor de hoorzitting uitgenodigd en commissie krijgt dossier toegestuurd.

Secretariaat stuurt commissie en behandelde afdeling dossier.

28

Westerpark

Het verslag en het conceptadvies wordt binnen twee weken na de zitting opgesteld. Bij complexe zaken geldt er een termijn van vier weken. De voorzitter bespreekt het conceptverslag met de commissieleden binnen een week.

Fase C

Westerpark De vakafdeling stelt een b.o.b. op. Indien contrair dan wordt de bezwaarschriftencie geïnformeerd. Een kopie van DB-besluit, wordt aan belanghebbende(n) gestuurd door de contactpersoon van de vakafdeling.

Baarsjes De proceseigenaar wijst secretaris aan. Na de hoorzitting maakt de secretaris binnen twee weken een conceptadvies.

Oud-West

De voorzitter meldt na vijf dagen als hij het advies heeft ontvangen of hij akkoord gaat.

De voorzitter stelt het verslag en advies vast

Baarsjes Indien advies gegrond, dan wordt verzocht om binnen drie dagen te reageren of DB contrair gaat. Indien niet contrair dan maakt de secretaris een b.o.b.

Oud-West De vakafdeling stelt een b.o.b. op.

Na de hoorzitting wordt verslag en advies gemaakt.

DB tekent b.o.b. Het secretariaat van de bezwaarschriftencie verstuurt b.o.b. Indien contrair dan maakt primaire afdeling binnen twee weken een b.o.b. DB tekent b.o.b. De primaire afdeling verstuurt b.o.b.

4.3.

Analyse

In dit hoofdstuk heb ik een vergelijking gemaakt in werkwijzen in de drie stadsdelen. De volgende twee deelvragen zijn hier van belang: “Wat is de huidige werkwijze in de stadsdelen”. en “Welke aanpassingen in de (gehele) procedure zijn nodig en/of mogelijk om ingebrekestellingen en verbeurte dwangsommen te voorkomen in het kader van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.

29

Door de handleidingen naast elkaar te leggen heb ik inzichtelijk willen maken in welke mate er overeenkomsten en verschillen zijn in de werkwijzen van de stadsdelen. Ik ben daarbij uitgegaan van de drie fasen in het proces. De overeenkomsten laten zich kenmerken door de wettelijke bepalingen in de bezwaarschriftenprocedure. De procesbeschrijvingen in de stadsdelen benoemen de ontvangst van het bezwaarschrift, sturen van ontvangstbevestiging, beoordeling, inplannen hoorzitting, uitnodigingen versturen hoorzitting, schrijven van een advies en verslag. Deze vereisten zijn immers in de wet vastgelegd. Alle stadsdelen voldoen hieraan. De verschillen zijn echter te vinden in de uitvoering. Fase A omvat de ontvangst en beoordeling van het bezwaarschrift. Alle betreffende postkamers zijn geïnstrueerd dat zij bezwaarschriften meteen doorsturen naar JZ. Dit is een vaste regel in alle (fusie)stadsdelen. In Oud-West wordt echter niet automatisch een standaard ontvangstbevestiging gestuurd. Dit is wel het geval in de andere twee stadsdelen. Later in het proces worden door alle JZ teams een ontvangstbevestiging gestuurd namens de bezwaarschriftencommissie. Westerpark heeft geen termijn hiervoor gesteld. De andere twee staddelen hebben dit wel in hun procedure opgenomen. Vervolgens worden de bezwaarschriften geregistreerd. Er wordt gebruikt gemaakt van verschillende registratiesystemen. In Westerpark en de Baarsjes wordt zoveel mogelijk de methode Bellen met de Burger gevolgd. In Oud-West wordt deze methode niet toegepast. Een belangrijk onderdeel tijdens de eerste fase is het opvragen van een procesdossier bij de vakafdeling. Westerpark en Baarsjes hebben beschreven dat dit binnen enkele dagen moet gebeuren. Oud-West heeft geen tijdsbepaling genoemd. Het aanleveren van een procesdossier wordt in alle stadsdelen binnen drie dagen dan wel binnen een week gesteld. Fase B en C omvatten de voorbereiding hoorzitting, het schrijven van het advies en het bekendmaken van de b.o.b. In Westerpark wordt per keer een secretaris aangewezen. In de andere stadsdelen zijn de secretarissen reeds ingepland. De belanghebbenden worden in Westerpark en de Baarsjes twee weken van te voren uitgenodigd en in Oud-West ten minste drie weken van te voren. In Westerpark en de Baarsjes wordt de secretaris geacht om binnen twee weken een concept-verslag op te stellen. In Oud-West is geen termijn genoemd. Het opstellen en nemen van een b.o.b. wordt in Westerpark en in Oud-West door de vakafdeling gedaan. Alleen in de Baarsjes wordt de b.o.b. altijd door de secretaris genomen, mits de primaire afdeling niet contrair gaat. Indien de primaire afdeling contrair gaat dan stelt de primaire afdeling zelf de b.o.b. op. Tot slot blijkt dat in geen van de werkprocessen een procedure is beschreven indien het stadsdeel een ingebreke wordt gesteld. 4.4.

Deelconclusie

Aan de hand van de vergelijking van werkwijzen en de vraag welke aanpassingen in de procedure nodig zijn, kom ik tot de volgende deelconclusies: • • •

Er dient zeker een termijn in de procedure genoemd te worden betreffende het versturen van een ontvangstbevestiging van het bezwaar namens de commissie. De methode Bellen met de Burger behoort een vast onderdeel te zijn in de procedure. Het tijdsbestek dat staat voor het aanleveren van het procesdossier lijkt vrij kort en is daardoor niet reëel. Ik stel vast dat een termijn alleen gehandhaafd kan worden indien de aanlevertermijn langer is.

30

• •

•

Het aanwijzen van een secretaris in een vroeg stadium geeft duidelijkheid in het belang van het begeleiden van het traject. Er is een wezenlijk verschil tussen het opstellen van een b.o.b. door de secretaris van de adviescommissie of door de vakafdeling c.q. primaire afdeling. JZ kan door het zelf nemen van de b.o.b. vat houden op het proces en heeft hiermee invloed op de termijnen die behaald moeten worden. Hiermee is zonder meer tijdswinst te halen. Uit het onderzoek komt naar voren dat er geen procedure is beschreven voor het geval het stadsdeel in gebreke wordt gesteld. Het stadsdeel heeft immers nog twee weken de tijd om alsnog een beslissing te nemen. Het verbeuren van een dwangsom kan hiermee voorkomen worden. Ik stel vast dat dit hiaat in de procedure nog hersteld moet worden.

31

5.

INTERVIEWS

5.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk is een weergave van de gesprekken die ik heb gevoerd met vier juristen en de voorzitter van de Bezwaarschriftencommissie Westerpark. Aan de hand van een vragenlijst heb ik interviews gehouden met juristen in de vier stadsdelen die ook secretaris van de bezwaarschriftencommissie zijn. Uit elk (fusie)stadsdeel heb ik één jurist geïnterviewd. Ik heb hierdoor een vergelijking kunnen maken in de uitvoering van de werkzaamheden. Alle juristen die ik heb gesproken zijn al jarenlang secretaris van de bezwaarschriftencommissie en zij hebben allen een goed inzicht in het verloop van de procedure in hun stadsdeel. Daarnaast heb ik de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie Westerpark geïnterviewd om zijn zienswijze op de procedure naar voren te brengen. Bij deze vragenlijst heb ik uiteraard de termijnen als invalshoek gebruikt. 5.2.

Interviews met juristen van de stadsdelen

De vragenlijst (bijlage 3) die ik heb opgesteld is verdeeld in drie onderdelen. Het eerste deel betreft het organisatorische deel van de bezwaarschriftenprocedure. In het tweede deel wordt ingezoomd op de termijnen en in het laatste deel zijn ervaringen uit de praktijk opgetekend. De vragen zijn deels open vragen, zodat er ruimte was voor aanvullingen en opmerkingen. Ik heb de antwoorden beknopt in onderstaande tabel weergegeven 5.2.1. Eerste deel: organisatie Het eerste deel van de vragen heeft als doel om inzicht te verkrijgen hoe per stadsdeel de bezwaarschriftenafhandeling is georganiseerd. Op het vragenformulier is de titel van deze serie vragen als volgt geformuleerd: A. Deze reeks vragen heeft als doel om inzicht te verkrijgen hoe per stadsdeel de bezwaarschriftenprocedure organisatorisch is ingericht. Dit gedeelte omvat vijftien vragen. Tabel 3. Westerpark

Baarsjes

Bos en Lommer 1

Oud-West

Aantal secretarissen

3

2 (formeel 3)

Administratieve ondersteuning

1 : stagiaire

1 : secretaresse bestuurssecr.

1: ja en nee geleend, was tijdelijk

1 : adm. med.

Wie registreert

secretaris, stagiair

coördinator, stagiair Excell

secretaris, stagiair Word

adm. med.

Welk registratiesysteem

Perfect View

1

Octopus

32

Westerpark

Baarsjes

Bos en Lommer

Oud-West

Wie beoordeelt Wie voert administratie

secretaris secretaris & stagiair

secretaris secretaris & secretaresse

secretaris secretaris & stagiair

secretaris secretaris & adm. medewerker

Zijn de brieven gestandaardiseerd Verdagingsclausule

Ja

Ja

Ja, deels

Ja

Ja

Nee

Nee

Methode Bellen met de Burger consequent toegepast Wanneer wordt secretaris aangewezen Welke besluiten wel

Ja. Wordt wel per keer beoordeeld.

Per keer bekeken Ja. Wordt wel of per keer beoordeeld.

Nee. Methode nog niet ingevoerd.

Nee

bij teamoverleg

uiterlijk 2 weken voor hoorzitting

DB, Deelraad, vz DB

DB, Deelraad,

meteen, er is maar 1 secretaris DB, Deelraad

is reeds ingepland bij jaarplanning DB, Deelraad,

en welke niet

rechtpositionele aard, heffingsaanslagen parkeer, milieu

leges, heffingsaanslagen parkeer, milieu

heffingaanslagen parkeer, milieu

heffingsambtenaar en leerplichtambtenaar heffingsaanslagen parkeer, milieu, rechtspositie personeel en onderwijs, belastingzaken muv leges

Contact met vz bzw cie

secretaris

coördinator, secretaris, secretariaat

secretaris

secretaris en adm. medewerker

Wie schrijft verslag

secretaris of stagiair

medewerker secretariaat

secretaris

Wie schrijft advies

secretaris

secretaris

secretaris of stagiair of externe notulist secretaris

Wie stuurt advies naar vakafdeling

secretaris of stagiair

secretaris

secretaris of stagiair

adm. medewerker

secretaris

5.2.2. Tweede deel: termijnen Het tweede deel van de vragen heeft betrekking op de termijnen. Op het vragenformulier is de ondertitel van deze serie vragen als volgt geformuleerd:

33

B. Deze reeks vragen heeft als doel om inzicht te verkrijgen hoe met termijnen in elke fase van de procedure wordt omgegaan. Dit gedeelte omvat zes vragen. Tabel 4. Westerpark Ontvangstbevestiging Na ontvangst binnen een termijn? automatisch door postkamer. JZ stuurt ontvangstbevest. Geen termijn. Binnen welk termijn Binnen 7 dagen. ligt procesdossier bij In de praktijk secretaris? wordt hier niet aan voldaan.

Baarsjes Binnen 3 dagen door JZ. En in de praktijk: z.s.m.

Bos en Lommer Binnen 3 dagen door postkamer.

Oud-West Binnen 3 dagen door JZ.

Binnen 1 week.

Binnen 3 dagen. Wordt niet aan voldaan.

Binnen welk termijn uitnodiging hoorzitting?

2 weken van te voren.

Verzuimherstelbrief volgens redelijk termijn of altijd dezelfde termijn? Stukken voor hoorzitting binnen een termijn naar commissie? Advies binnen een termijn uitgebracht?

2 weken

2 weken van te voren. In de praktijk vaak 3 weken. 2 weken

Geen termijn doordat contactpersonen op afd. ontbreken; onbekendheid met bezwaarprocedure 2 of 3 weken van te voren.

2 weken.

2 weken

10 dagen. Soms worden stukken nagezonden 2 weken, indien complexe zaak dan 4 weken.

3 weken van te voren.

2 weken tegelijk Geen termijn. met uitn. Wordt wisselend belanghebbende. gedaan.

10 dagen.

2 weken

4 weken

1 week, afhankelijk van complexiteit van zaak

5.2.3. Derde deel: ervaringen Dit derde deel bestaat uit open vragen. Op het vragenformulier is de ondertitel van deze serie vragen als volgt geformuleerd: C. Inventarisatie van ervaringen uit de praktijk. Dit zijn open vragen ter verkenning naar een best practice idee. Dit gedeelte omvat zeven vragen.

34

Tabel 5.

Wat verloopt organisatorisch goed?

Wat verloopt organisatorisch minder goed?

Verloopt samenwerking met voorzitter commissie naar tevredenheid?

Westerpark

Baarsjes

Ruimte voor maatwerk waardoor kwaliteit; Individuele vrijheid van secretarissen. Meerwaarde is de samenwerking met postkamer die goed signaleert. Verantwoordelijkheid over dossiers niet voldoende geregeld door procedure. Geen uniformiteit bij secretarissen. Geen vat op fase uitbrengen b.o.b. Functies Perfect View wordt niet volledig benut: geen managementinformatie. Leermoment en terugkoppeling met vakafdeling is niet zichtbaar. Ja. Soms wisselend. Tevreden over hoorzitting.

Gehele proces verloopt goed.

In welke gevallen vindt er overleg plaats met voorzitter

In veel gevallen overleggen. Indien twijfel over wel of geen hoorzitting, over planning; over inhoud advies. Zijn er vaste Ja. Maar alleen bij contactpersonen vakafdeling REO. met vakafdelingen Wordt er gebruik Nee. gemaakt van Geen behoefte aan. pre-concepten Op welke wijze Perfect View worden de termijnen bewaakt

Bos en Lommer Het horen verloopt goed.

Oud-West

Aanleveren procesdossier

Aanleveren procesdossier.

Beperkt aantal hoorzittingen (2x per maand) ivm aantal (veel) bezwaarschriften. Geen invloed op tijdstip te nemen bob en aanleveren procesdossier

Ja. Soms reactie op advies neemt te veel tijd.

Wisselend. Soms weinig ruimte voor inbreng in raadkamer en tijdens hoorzitting. Overeenkomstig verordening bezwaarschriftencie.

Ja. Secretaris communiceert met gehele commissie.

Nee.

Ja, merendeels

Nee Geen behoefte aan. Rappellijsten postkamer.

Nee. Geen behoefte aan. Via Octopus

Bij knelpunten. Wel of niet horen. Via telefoon of mail. Ja. Is essentieel bij vergunningen. Nee, bij afd. beleid. Nee. Geen behoefte aan. Excell. Door coördinator en secretaris

Hoorzitting en uitbrengen van advies verloopt goed. Advies uitbrengen in eigen hand.

Met name organisatorisch

35

5.3.

Interview met voorzitter van de bezwaarschriftencommissie Westerpark

Ik heb een afzonderlijk interview (bijlage 4: vragenlijst) gehouden met de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie Westerpark. De voorzitter heeft volgens de verordening meerdere bevoegdheden ten aanzien van de bezwaarschriftenprocedure. Hij bepaalt onder meer of een bezwaar ontvankelijk is, of belanghebbende gehoord worden, de orde van de zitting en de planning van de hoorzittingen. Doel van het interview is om een beeld te krijgen van de verhouding tussen de ambtelijke organisatie en de commissie met een blik op de toekomst, te weten de installatie van een nieuwe adviescommissie in 2011. De huidige voorzitter is in 2004 benoemd. De commissie heeft totaal vijf leden. Dit aantal acht de voorzitter voldoende. Bij een hoorzitting zijn de voorzitter en twee leden aanwezig. De leden rouleren. Naar de mening van de voorzitter is de opbouw en samenstelling van de procesdossier die vooraf naar de commissie worden gestuurd niet altijd goed. Wenselijk is als de secretaris altijd het dossier vooraf controleert. Hij ervaart dat dit niet altijd gebeurt, aangezien er nog wel eens stukken worden nagezonden. De agenda en stukken worden tien dagen van te voren naar de leden van de commissie gestuurd. Er valt altijd een weekend in en dat wordt beoordeeld als voldoende. De voorzitter heeft zelf geen behoefte aan preconcepten. Hij geeft aan welke voor- en nadelen hij hierin ziet. Een voorbereiding kost meer tijd voor de secretaris, maar kan daarentegen de snelheid van het schrijven van een advies bevorderen. In de praktijk kan dit ook weer anders uitpakken. Het pre-concept kan zodanig uitgebreid opgesteld worden dat ter zitting veel reeds beschreven informatie niet aan de orde komt. Dit laatste zorgt ervoor dat onnodig tijd is gespendeerd aan het opstellen van het preconcept. De voorzitter wijst de vraag over de bereidheid om avondzittingen te houden door naar het bestuursorgaan. Het stadsdeel bepaalt op welke dag en tijdstip de hoorzittingen plaatsvinden. De voorzitter past zich aan en kan zelf beslissen of hij zich kandideert voor de functie. De voorzitter constateert dat de communicatie met JZ afgelopen periode rommelig is verlopen. Dit wijt hij aan de fusieperiode. Hij geeft JZ mee dat goede communicatie soms wel eens tekortschiet, doordat zijn inziens JZ niet altijd doordrongen is van het feit dat de secretarissen bekend zijn met de dossiers en de voorzitter afhankelijk is van de informatie die hij toegestuurd krijgt. Het werpt nog weleens vragen op en leidt af en toe tot misverstanden. De voorzitter heeft de volgende aanbevelingen ten aan zien van de organisatie rondom de hoorzitting. - Een digitale handtekening op de adviezen kan een paar dagen tijdwinst opleveren. - Nieuwe modellen Advies en Verslag laten opstellen, zodat deze voor alle kamers in het huidige stadsdeel West gelijk zijn. Met betrekking tot een nieuwe adviescommissie West geeft de voorzitter het volgende aan: - dat het bestuurorgaan zelf moet beslissen of er voor een externe commissie wordt gekozen; - dat zijn voorkeur uitgaat naar een commissie met volledige externe leden; - dat er, zoals zijn ervaring met andere gemeenten is, er voor een model gekozen kan worden dat uitgaat van drie kamers: PO-kamer WABO kamer Sociale zekerheidsrecht kamer.

36

5.4.

Analyse

De interviews hebben geresulteerd in een overzicht waarin de antwoorden per stadsdeel zijn terug te vinden. Uit de interviews met de juristen komt naar voren dat er op vergelijkbare wijze praktische uitvoering wordt gegeven aan de bezwaarprocedure, maar dat er daarnaast op meerdere punten verschillen zijn. Vragen omtrent organisatie Overeenkomsten in de organisatorische wijze van inrichting van de procedure blijkt uit: de beoordeling door de secretaris van het bezwaarschrift, het voeren van de administratie door secretaris en stagiair, het gebruik van gestandaardiseerde brieven, welke besluiten vatbaar zijn voor deze bezwaarschriftenprocedure, de contacten die onderhouden worden met de voorzitter en het schrijven van het advies door de secretaris. Dit komt overeen in alle stadsdelen. Verschillen zijn er in het aantal secretarissen. Westerpark heeft drie personen die ingezet kunnen worden als secretaris. In de andere drie stadsdelen is dit beperkt tot één of twee personen. De administratieve ondersteuning is in elk stadsdeel verschillend. Er wordt gebruik gemaakt van een stagiair of van een secretaresse van een andere afdeling of van een administratief medewerker. De bezwaarschriften worden vervolgens geregistreerd door een secretaris maar ook door een stagiair of administratief medewerker. Elk stadsdeel heeft een ander registratiesysteem. Westerpark is het enige stadsdeel dat standaard een verdagingsclausule hanteert. De methode Bellen met de Burger wordt in Oud-West niet gevolgd. Het aanwijzen van een secretaris voor een zaak gebeurt in Westerpark en Baarsjes in een later stadium als bij Bos en Lommer en Oud-West. In de laatstgenoemde stadsdelen is de secretaris reeds bekend voor alle geplande hoorzittingen. Tijdens de hoorzitting wordt het verslag in de Baarsjes door een medewerker van het secretariaat geschreven. In de andere stadsdelen schrijft de secretaris of stagiair het verslag. Bos en Lommer maakt ook gebruik van een externe notulist. De verantwoordelijkheid voor het versturen van een advies aan de vakafdeling ligt ofwel bij de secretaris ofwel bij de stagiair of administratief medewerker. Vragen omtrent termijnen Ten aanzien van de reeks vragen over de termijnen komt de werkwijzen overeen op het gebied van uitnodiging voor een hoorzitting. Dit is twee à drie weken van te voren. Voor wat betreft de stukken die opgestuurd dienen te worden aan de adviescommissie wordt er een termijn aangehouden van tien dagen of twee weken. In Bos en Lommer is geen expliciet termijn genoemd. De redelijke termijn die wordt gehanteerd bij verzuimherstelbrieven is in alle stadsdelen twee weken. Verschillen zijn aan te geven ten aanzien van het versturen van de ontvangstbevestiging. De JZ teams in Baarsjes, Bos en Lommer en Oud-West hanteren hiervoor drie dagen. Westerpark heeft geen termijn hiervoor staan. Het procesdossier dient in Westerpark binnen zeven dagen bij de secretaris te liggen. Hierbij wordt opgemerkt dat deze termijn heel vaak niet gehaald wordt. In Oud-West en Baarsjes is de aanlevertermijn respectievelijk drie dagen en één week. In Oud-West wordt deze termijn meestal niet gehaald. Bos en Lommer heeft zelfs geheel geen termijn doordat de vakafdeling onbekend is met betreffende de bezwaarprocedure. Hier schiet de organisatie tekort. Voor wat betreft het uitbrengen van het advies worden er verschillende termijnen in de stadsdelen gehanteerd. Dit varieert van één week, twee weken of vier weken.

37

Vragen omtrent ervaringen uit de praktijk Meerdere secretarissen zijn tevreden over de hoorzitting en het verloop van het uitbrengen van het advies. Dit zijn de onderdelen waarop zij vat hebben en niet afhankelijk zijn van andere afdelingen. In Westerpark is er veel ruimte voor maatwerk. Opvallend is dat in alle stadsdelen ontevredenheid bestaat over het aanleveren van procesdossiers. Er wordt niet voldaan aan de termijnen, het blijkt dat JZ geen invloed op het proces heeft. Bijna alle stadsdelen – behalve Bos en Lommer – maken gebruik van contactpersonen op de vakafdelingen, hoewel dit weliswaar niet geldt voor alle vakafdelingen. Dit is derhalve afhankelijk van welke afdeling. Er wordt op verschillende momenten gecommuniceerd met de voorzitter van de adviescommissie. Uit de interviews bleek dat de wijze waarop werd samengewerkt afhankelijk was van de betreffende voorzitter. Voorts wordt er geen gebruik gemaakt van pre-concepten. Ten slotte worden termijnen bewaakt via een eigen registratiesysteem, dat per stadsdeel verschilt. Interview met voorzitter adviescommissie De voorzitter heeft aanbevelingen gegeven voor het nieuwe stadsdeel West ten aanzien van de organisatie rondom de hoorzitting en de nieuw te vormen adviescommissie in 2011. 5.5.

Deelconclusie

Uit de interviews kan het volgende worden geconcludeerd: • • • • • •

De methode Bellen met de Burger wordt op één stadsdeel na door alle JZ teams gevolgd. Ik constateer dat het aanleveren van procesdossier niet goed functioneert. De gestelde termijnen worden niet nageleefd. De secretarissen worden op verschillende momenten in het proces aangewezen. Er zijn nog niet op alle vakafdelingen contactpersonen die op de hoogte zijn van de bezwaarschriftenprocedure. Er is geen behoefte aan het gebruik van pre-concepten voor de hoorzittingen. Het geautomatiseerd registratiesysteem dient voor goede registratie als voor termijnbewaking.

38

6.

DOSSIERANALYSE

6.1.

Inleiding

Om een indruk te krijgen in welk tijdsbestek de procedure verloopt heb ik door middel van een steekproef een twaalftal willekeurige bezwaarschriftendossiers onderzocht. Van elk (fusie)stadsdeel heb ik drie dossiers bekeken over een periode die strekt van november 2008 tot en met mei 2010. Ik heb een inventarisatie gemaakt welke termijnen op verschillende momenten in de procedure worden gevolgd. Ik heb vervolgens acht peildata benoemd om het proces weer te geven. Het doel is om een beeld te geven waar de termijnen in de praktijk op uitkomen. Door middel van een dossieranalyse vergelijk ik de behaalde termijnen met de voorgeschreven wettelijke termijnen, de genoemde termijnen in de verordening en de handleidingen of werkinstructies die in de stadsdelen gehanteerd worden. De b.o.b. dient in twaalf - en met verdaging - in achttien weken genomen te worden. In hoeverre wordt van de termijnen afgeweken in het heden en het verleden? De uitgevoerde steekproef geeft een beeld hoe dit in twaalf dossiers is verlopen. 6.2.

Analyse van dossiers

Een tabel met een totaaloverzicht, waarin alle cijfers staan opgesomd, is als bijlage 5 aan dit onderzoeksrapport toegevoegd. Het overzicht bestaat uit de volgende peildata: • • • • • • • •

Datum primair besluit Datum bekendmaking primair besluit Datum bezwaar ontvangst Datum verzending ontvangstbevestiging bezwaar Datum verzending uitnodiging hoorzitting Datum hoorzitting Datum advies naar vakafdeling Datum verzending b.o.b.

Uitgesplitst geeft dit het volgende resultaat. A. Tijdspanne tussen datum bekendmaking primair besluit en datum ontvangst bezwaar. De bezwaarfase is zes weken.. Bezwaarschriften kunnen tijdens deze bezwaarfase binnenkomen. Dit kan zijn binnen enkele weken na de bekendmaking, maar ook aan het einde van de bezwaarfase.

ontvangst bezwaarschrift tijdens indieningstermijn 25% 0-3 weken 75%

3-6 weken

Bij de twaalf dossiers gaf dit het volgende resultaat: In 3 dossiers is er in de weken 0-3 bezwaar gemaakt. In 9 dossiers is er in de weken 3-6 bezwaar gemaakt.

39

Sinds de invoering van de Wet dwangsom vangt de afhandeling van een bezwaarschrift aan na zes weken. In dit dossieronderzoek zijn drie (= 25%) bezwaarschriften ingediend in de eerste drie weken in de bezwaarfase. Negen (= 75%) bezwaarschriften in de laatste drie weken van de bezwaarfase. Tijdwinst is te behalen in die zaken waar in een vroeg stadium bezwaar wordt ingediend. De procedure kan in beginsel meteen worden opgestart. Niettemin dient rekening gehouden te worden met het feit dat voor één besluit soms meerdere bezwaarschriften binnenkomen. B. Tijdspanne tussen datum ontvangst bezwaar en verzending ontvangstbevestiging bezwaar. De wet schrijft voor dat een ontvangstbevestiging gestuurd moet worden. Het is aan het bestuursorgaan zelf om daar nadere instructies aan te geven Volgens de handleiding of werkbeschrijving dient een ontvangstbevestiging bij de Baarsjes binnen drie dagen en bij Oud-West binnen vijf dagen verstuurd te worden. In Westerpark is geen termijn genoemd. Het verzenden van de ontvangstbevestiging gaf de volgende uitkomst: In 7 dossiers is er binnen 3 dagen een ontvangstbevestiging gestuurd. In 1 dossier is er binnen 5 dagen een ontvangstbevestiging gestuurd. In 4 dossiers is er na 5 dagen een ontvangstbevestiging gestuurd.

verzenden ontvangstbevestiging 33% 59%

7x brief verzonden binnen 3 dagen 1x brief verzonden binnen 5 dagen 4x brief verzonden na 5 dagen

8% De grafiek laat zien dat bij meer dan helft van de onderzochte dossiers binnen drie dagen een ontvangstbevestiging is gestuurd. In één dossier binnen vijf dagen. Duidelijk is dat de voorgeschreven termijnen in deze dossiers voor 2/3 wordt gehaald.

40

C. Tijdspanne tussen datum uitnodiging hoorzitting en datum van de hoorzitting. In Westerpark en Baarsjes geldt een uitnodigingstermijn van minstens twee weken. In OudWest wordt drie weken aangehouden. In de onderzochte dossiers waren de termijnen als volgt: In 4 dossiers is er ca. 2 weken van te voren een uitnodiging naar belanghebbende(n) verstuurd. In 1 dossier is er ca. 1 week van te voren een uitnodiging naar belanghebbende(n) verstuurd. In 7 dossiers is er ca. 3 weken van te voren een uitnodiging naar belanghebbende(n) verstuurd.

versturen uitnodigingsbrief voor hoorzitting 33%

4x brief 2 weken van te voren 1x brief 1 week van te voren

59% 7x brief 3 weken van te voren 8% De uitkomst laat zien dat de voorgeschreven procedure in de meeste dossiers ruimschoots in acht worden genomen. In één dossier werd de uitnodiging een week van te voren gestuurd. In alle andere dossiers werd of wel binnen 2 dan wel binnen 3 weken een uitnodiging gestuurd. Derhalve ruim op tijd.

D. Tijdspanne tussen datum advies naar de vakafdeling en verzending b.o.b. In de instructies staat dat binnen twee weken (vier weken bij complexe zaken) een conceptadvies wordt opgesteld. De adviescommissie geeft akkoord op het advies binnen één week. Dan wordt het advies naar de vakafdeling gestuurd. Onderstaande getallen tonen de aantal weken aan die daarna nog toegevoegd worden voor het uitbrengen van het advies en het daadwerkelijk verzenden van een b.o.b. In 4 dossiers is er binnen 1 week na het advies van de commissie een b.o.b. verstuurd. In 2 dossiers is er binnen 3 tot 4 weken na het advies van de commissie een b.o.b. verstuurd. In 2 dossier is er na 6 weken na het advies van de commissie een b.o.b. verstuurd. In 2 dossiers is na 8 weken na het advies van de commissie een b.o.b. verstuurd. In 2 dossiers is na 9 weken na het advies van de commissie een b.o.b. verstuurd.

aantal weken tussen advies en b.o.b. 17% 32%

4 dossiers : 1 week 2 dossiers : 3 tot 4 weken

17%

2 dossier: na 6 weken 2 dossiers : na 8 weken 17%

17%

2 dossier: na 9 weken

41

In 1/3 van de dossiers wordt de b.o.b. binnen één week na het uitbrengen van het advies genomen. Dit is zeer behoorlijk. De termijnen in de andere dossiers zijn lang, namelijk drie, vier, zes, zelfs na acht en negen weken. Geconcludeerd kan worden dat hier veel variabelen in zitten. Er kunnen allerlei redenen hiervoor zijn. Een nieuw besluit nemen kan complex zijn en vergt soms meer tijd voor de vakafdeling c.q. het DB. E. Tijdspanne tussen ontvangst bezwaar en verzending b.o.b. Het DB heeft twaalf weken en bij verdaging achttien weken om een b.o.b. te nemen. In de dossiers die ik heb onderzocht kwamen de volgende termijnen naar voren: In 2 dossiers is binnen 9 weken een b.o.b. genomen. In 2 dossiers is binnen 13 weken een b.o.b. genomen. In 1 dossier is binnen 14 weken een b.o.b. genomen. In 3 dossiers is binnen 19 weken een b.o.b. genomen. In 3 dossiers is na 32 weken een b.o.b. genomen. In 1 dossiers is na 54 weken een b.o.b. genomen.

aantal weken tussen ontvangst bezwaar en verzenden b.o.b. 1 dossier 3 dossiers 3 dossiers 1 dossier 2 dossiers 2 dossiers 0

10

20

30

40

50

60

In drie dossiers wordt na 32 weken een b.o.b. genomen en in één dossier wordt zelfs na 54 weken een b.o.b. genomen. Toch hoeft hier geen sprake te zijn van een termijnoverschrijding aangezien de termijn opgeschort of uitgesteld kan zijn. De oorzaak van de lange beslistermijn is niet onderzocht. Feit is dat in de praktijk langere beslistermijnen voorkomen. 6.3.

Deelconclusie

Uit deze dossieranalyse concludeer ik dat veelal in de pas wordt gelopen met de voorgeschreven termijnen, maar dat hier ook van afgeweken wordt. In de periode dat een bezwaarschrift wordt ontvangen is soms tijdwinst te behalen, hoewel er rekening gehouden dient te worden met het aantal bezwaren in één zaak. Het getuigt van behoorlijk bestuur indien er na enkele dagen een ontvangstbevestiging wordt gestuurd en dat de belanghebbenden ruim van te voren worden uitgenodigd voor een hoorzitting. JZ heeft geen invloed op het nemen van de b.o.b. als deze door de vakafdeling wordt genomen. Hier is mogelijk tijdswinst te behalen indien JZ zelf de b.o.b. zou nemen indien het advies ongegrond is. Overigens zijn langere lange termijnen niet altijd termijnoverschrijdingen.

42

7.

CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN

7.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk bevat de eindconclusie en aanbevelingen van het praktijkonderzoek. Ik beantwoord de probleemstelling die aan het begin van dit rapport is gesteld. De deelvragen heb ik beantwoord per hoofdstuk en staan in de deelconclusies. De deelconclusies leiden naar de eindconclusie van dit rapport. Tot slot heb ik naar aanleiding van de resultaten aanbevelingen geformuleerd. 7.2.

Conclusie

De hoofdvraag of probleemstelling luidt als volgt: “Op welke effectieve wijze kunnen de vereiste wettelijke termijnen die gelden in de bezwaarschriftenprocedure worden gehaald in de nieuwe organisatie Stadsdeel West”. Aan de hand van de deelconclusies kom ik tot de volgende beantwoording. Termijnen zijn een goede leidraad en geven richting in het proces. Uit de deelconclusies komt naar voren dat door aanpassingen in het proces op het gebied van: • het aanwijzen van een secretaris; • het verbeteren van het aanleveren van procesdossiers; • de mogelijkheid om een b.o.b. door JZ op te laten stellen; er tijdwinst is te behalen alsmede er invloed op de gehele procedure wordt verkregen. Daarbij zal door • een goede termijnbewaking; • een inzichtelijke procedure en bekendheid met de procedure binnen JZ en het stadsdeel de effectiviteit bevorderd worden. 7.3.

Aanbevelingen

In stadsdeel West wordt de inrichting van de bezwaarschriftenprocedure heroverwogen en op diverse punten aangepast. De samenvoeging van de stadsdelen heeft verschillende werkwijzen bijeengebracht. In het onderzoek heb ik de procedure van Westerpark als uitgangspunt genomen en de werkwijzen van de andere stadsdelen er naast gelegd. Dit heeft geleid tot de (deel)conclusies in voorgaande hoofdstukken en de eindconclusie in vorige paragraaf. Ik wil naar aanleiding van de conclusies het stadsdeel en JZ graag de volgende aanbevelingen in overweging geven: •

Aandacht houden voor het permanent beheersen en aanpassen van werkprocessen. Veelal is de oorzaak van termijnoverschrijding van organisatorische aard. Het is van belang is om de procedures up to date te houden.

•

De termijnen preciseren bij het opstellen van een nieuwe verordening voor een adviescommissie in West. In de verordening van Westerpark waren verschillende termijnen in de procedure niet specifiek benoemd. Wenselijk is om termijnen nauwkeuriger te bepalen.

43

•

De handreiking van het ministerie toepassen bij aanpassingen in het proces. De handreiking bevat jurisprudentie en geeft stap voor stap in het proces aanwijzingen. Dit document is nuttig om te gebruiken bij het opstellen van een nieuwe werkinstructie.

•

Voor termijnbewaking is een geautomatiseerd registratiesysteem onontbeerlijk. Zowel uit literatuur als uit de praktijk blijkt dat een registratiesysteem een goed instrument is om de termijnen te bewaken. Stadsdeel West heeft gekozen voor het systeem Octopus.

•

Verdaging per dossier beslissen en niet standaard opnemen in de brieven. Verdagen van een termijn is een instrument van het bestuursorgaan om de beslistermijn uit te stellen als dit nodig is. Bij voorbaat verdagen lijkt voorbarig.

•

Standaardinstructie opstellen die standaard gehanteerd worden bij het verzoek aan de vakdeling om stukken voor het procesdossier aan te leveren. Elk (fusie)stadsdeel hanteert een andere wijze om stukken bij de vakafdeling op te vragen. Uniformiteit in het opvragen van procesdossiers zorgt voor duidelijkheid in een grote organisatie.

•

De termijn van aanleveren procesdossier helder en strakker regelen. De termijnen in de werkinstructies blijken vrij kort te zijn, waardoor in de praktijk deze niet gehaald worden. Beter is om een realistische termijn voor te schrijven.

•

In een vroeg stadium van de bezwaarprocedure secretarissen benoemen. Vroegtijdig aanstellen van een secretaris die het dossier van begin tot eind begeleidt bevordert de efficiëntie.

•

Vaste contactpersonen op alle vakafdelingen benoemen en duidelijke afspraken maken. In de (fusie)stadsdelen werd veelal gebruik gemaakt van contactpersonen. Dit blijkt goed te werken. In het nieuwe stadsdeel dienen nieuwe afspraken gemaakt te worden.

•

De b.o.b. door JZ te laten nemen. Indien het advies van de commissie gegrond is en het bestreden besluit moeten worden aangepast dan dient de vakafdeling de b.o.b. te schrijven. De vakafdeling die inhoudelijk bekend is met het primaire besluit is de aangewezen afdeling om in dit laatste geval een b.o.b. voor te bereiden.

•

Er dient een procesbeschrijving op schrift te worden gesteld indien er een ingebrekestelling wordt ingediend. De Wet dwangsom bepaalt dat het bestuursorgaan nog twee weken heeft als zij ingebreke wordt gesteld. In de handleidingen en werkinstructies is er geen procedure beschreven.

•

Invoeren van een digitale handtekening van de voorzitter voor de adviezen. De adviezen die de secretaris schrijft dienen ondertekent te worden door de voorzitter. Uitwisseling van de concepten geschiedt nu per e-mail. De definitieve versie wordt echter per post gestuurd. Om het proces te versnellen zou een digitale handtekening van de voorzitter uitkomst bieden. -.-

44

LITERATUURLIJST

Boeken Van Ballengooij e.a. 2008 G.A.C.M. van Ballengooij e.a., Bestuursrecht in het Awb-tijdperk, Deventer: Kluwer 2008. Van Buuren & Borman 2009 P.J.J. van Buuren & T.C. Borman, Algemene wet bestuursrecht. Tekst & Commentaar, Deventer: Kluwer 2009. Verhoeven 2007 N. Verhoeven, Wat is onderzoek?, Purmerend: Boom onderwijs 2007. Van Wijk, Konijnenbelt & Van Male 2008 H.D. van Wijk, W. Konijnenbelt en R.M. van Male, Hoofdstukken van bestuursrecht, Den Haag: Elsevier Juridisch 2008. Tijdschriften De Laat 2005 F.G.M. de Laat, ‘Die dekselse termijnen!, Door goedbedoelde initiatieven komt bezwaarmaker van de regen in de drup, De Gemeentestem 2005, 154. Handleidingen en rapporten De bezwaarschriftenprocedure in de gemeentelijke praktijk 2004 De bezwaarschriftenprocedure in de gemeentelijke praktijk. Een rapport van bureau Leeuwendaal, Rijswijk: Leeuwendaal 2004. Handleiding bezwaarschriftenprocedure stadsdeel Westerpark 2009 Handleiding bezwaarschriftenprocedure stadsdeel Westerpark 2009. Een handleiding vastgesteld door het MT van Westerpark, Amsterdam: MT 2009. Handleiding voor juristen/behandelaars van bezwaarschriften 2009 Handleiding voor juristen/behandelaars van bezwaarschriften. Een handleiding door het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties, Den Haag: Ministerie BiZa 2009. Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht 2004 Handreiking Bezwaarschriftenprocedure Algemene wet bestuursrecht. Een handreiking door het Ministerie van Justitie & Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Den Haag: Boom Juridische Uitgevers 2004. Implementatie Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in Amsterdam 2009 Implementatie Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in Amsterdam. Een handreiking van Bestuursdienst Gemeente Amsterdam, directie Juridische Zaken, Amsterdam: Bestuursdienst 2009.

45

Wet dwangsom. Procesbeschrijving 2009 Wet dwangsom. Een procesbeschrijving door Bestuursdienst Gemeente Amsterdam, Amsterdam: Bestuursdienst 2009.

Geraadpleegde websites www.justitie.nl/onderwerpen/wetgeving/awb www.minbzk.nl/wetdwangsom

46

BIJLAGEN

47

Bijlage 1 Interne uitleg bezwaarschriftenprocedure stadsdeel West open menu

Bezwaarschriften 11 mei 2010

Wat is een bezwaarschrift? Een bezwaarschrift is een brief van een burger of instelling, waarin deze laat merken het niet eens te zijn met een bepaald besluit van het stadsdeel. Wat gebeurt er met het bezwaarschrift? Er zijn twee mogelijkheden bij ontvangst van een bezwaarschrift: het bewandelen van het formele bezwaartraject volgens de procedure van de Algemene wet Bestuursrecht (Awb) of het bellen met bezwaarde in het kader van de methode ‘Bellen met de Burger.’ Het hangt van het (soort) bezwaarschrift af of meteen het formele bezwaartraject wordt bewandeld, of dat er eerst gebeld wordt in het kader van ‘Bellen met de Burger.’ Bellen met de Burger Als een zaak in aanmerking komt voor ‘Bellen met de Burger’ (dit wordt beoordeeld door de coördinator van de bezwaarschriftenprocedure), wordt contact opgenomen met de indiener van het bezwaarschrift om te beoordelen of er een alternatieve conflictoplossing mogelijk is (bijvoorbeeld een gesprek met de behandelende ambtenaar of toelichting van het beleid door de primaire afdeling) en om te achterhalen of er eventueel achterliggende redenen zijn om bezwaar te maken. Zo kan bijvoorbeeld de ene buurman vanwege een burenruzie bezwaar indienen tegen een verleende bouwvergunning van de andere buurman. Of er wordt bezwaar gemaakt omdat een belanghebbende zich niet serieus genomen voelt. Een mogelijke uitkomst van deze methode is dat het bezwaarschrift wordt ingetrokken. Het is ook mogelijk dat bezwaarde na toepassing van de methode verzoekt om hervatting van het formele bezwaartraject. Formeel bezwaartraject Bij het volgen van het formele bezwaartraject, wordt de contactpersoon van de primaire afdeling gevraagd om binnen een week een procesdossier samen te stellen en deze naar de bezwaarschriftencommissie te sturen. Vervolgens wordt een hoorzitting gepland, waarbij zowel de indiener van het bezwaarschrift als de vertegenwoordiger van het Dagelijks Bestuur het woord krijgt. De commissie brengt vervolgens advies uit aan het Dagelijks Bestuur. Bij de beoordeling van en advisering over het aangevochten besluit speelt de Algemene wet Bestuursrecht een grote rol. Het Dagelijks Bestuur kan het advies van de commissie overnemen of gemotiveerd van het advies afwijken. Het Dagelijks Bestuur moet wettelijk binnen 18 weken na bekendmaking van het bestreden besluit een beslissing op bezwaar nemen. Wie zitten er in de commissie?

48

De commissie bestaat uit drie personen. Een externe voorzitter, een secretaris (een jurist van Juridische Zaken) en een lid. Laatstgenoemde kan een medewerker van West zijn of een externe. De commissie heeft altijd een externe voorzitter. Dit is iemand die geen banden heeft met de stadsdeelorganisatie of het Dagelijks Bestuur. De personen in de commissie zijn niet betrokken geweest bij het besluit dat wordt aangevochten. Wat moet er in het procesdossier zitten? De basis voor een goed proces is een logisch opgebouwd, volledig en goed toegankelijk procesdossier. Het dossier dat de primaire afdeling aanlevert in de bezwaarprocedure, wordt ook gebruikt in een eventueel daarna volgende beroepszaak voor de rechtbank. Het dossier moet dus van het begin af aan helemaal volledig zijn. Het omvat het bezwaarschrift, het bestreden besluit en de overige voor de zaak relevante stukken. Dit zijn alle stukken die in de voorbereiding van het bestreden besluit zijn gebruikt en geproduceerd. Adviezen van externen of interne advisering horen hier ook bij. Wanneer worden de hoorzittingen gehouden? Op intranet staat een overzicht met de data van de hoorzittingen. Kan ik een hoorzitting bijwonen? Dat kan! Vrijwel alle hoorzittingen zijn openbaar. Dit is bijvoorbeeld het geval bij kapzaken, verkeerzaken en bouwzaken. Gaat het om personeelszaken, dan wordt vergaderd achter gesloten deuren. Coördinator bezwaarschriftenprocedure Bij vragen over bezwaarschriften kun je terecht bij de coördinator van de bezwaarschriftenprocedure

49

Bijlage 2 Bezwaarschriftenclausule

Bezwaar Bent u het niet eens met dit besluit? En bent u belanghebbende? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Stuur dit uiterlijk zes weken na de bekendmaking van het besluit naar: Stadsdeel West, t.a.v. de bezwaarschriftencommissie Postbus 57239, 1040 BC Amsterdam In uw bezwaarschrift moet het volgende staan: *uw naam en adres *de datum en handtekening *een duidelijke omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt (stuur een kopie mee of noem het kenmerk); *de redenen van uw bezwaar; Dient iemand anders namens u een bezwaarschrift in? Stuur dan een volmacht mee. Het indienen van een bezwaarschrift schorst de werking van dit besluit niet. Het besluit blijft dus gelden. Is dit voor u nadelig en kunt u de afloop van de bezwaarprocedure niet afwachten? Dan kunt u om een voorlopige voorziening vragen bij: De Voorzieningenrechter van de Rechtbank te Amsterdam, sector Bestuursrecht, Postbus 75850 1070 AW Amsterdam.

50

Bijlage 3 VRAGENLIJST Onderzoeker

: Mirjam Kemper

Onderzoek naar : wettelijke termijnen in de bezwaarschriftenprocedure. Interview met : juristen van Juridische Zaken bij stadsdeel Westerpark, Baarsjes, Bos en Lommer en Oud-West. Werkwijze

: het verslag van deze vragenlijst wordt niet opgenomen in het onderzoeksrapport. Ook de namen worden niet vermeld. De informatie wordt gebruikt om een overzicht te maken van overeenkomsten en verschillen in afhandeling procedure

Stadsdeel : …………………………………………. Naam jurist : …………………………………………. Datum : ………………………………………….

VRAGEN A. Deze reeks vragen heeft als doel om inzicht te verkrijgen hoe per stadsdeel de bezwaarschriftenprocedure organisatorisch is ingericht. A1. Hoeveel juristen fungeren als secretaris van de bezwaarschriftencommissie? …………………………………………………………………………………….. A2. Heeft Juridische Zaken administratieve ondersteuning? Nee Ja, dit is/zijn … perso(o)n(en). Functienaam: ……………………….

A3. Wie registreert het bezwaarschrift in het registratiesysteem? ……………………………………………………………………………………..

A4. Welk registratiesysteem wordt gebruikt? ………………………………………………………………………………………. 51

A5. Wie beoordeelt het bezwaarschrift? ………………………………………………………………………………………. A6. Wie legt het bezwaardossier aan, stuurt ontvangstbevestiging, vraagt het procesdossier op bij vakafdeling, nodigt bezwaarde(n) uit voor hoorzitting? ………………………………………………………………………………………. A7. Zijn de brieven gestandaardiseerd? Ja Nee A8. Wordt de zogenaamde verdagingsclausule van zes weken standaard in brieven opgenomen? Ja Nee A9. Wordt de methode Bellen met de Burger consequent toegepast? Ja, altijd Nee, (soms) niet omdat ……………………………………………………………………. A10. Op welk moment wordt er een secretaris aangewezen voor de hoorzitting? …………………………..……………………………………………………………………. A11. De voorbereiding van beslissing op bezwaar tegen Awb-besluiten gebeurt door een externe bezwaarschriftencommissie volgens de Algemene bezwaarschriftencommissie verordening. Welke besluiten zijn dit? Alle besluiten genomen door: Dagelijks Bestuur Deelraad Stadsdeelsecretaris Uitgezonderd zijn de besluiten op het gebied van: ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….

A12. Wie onderhoudt de contacten met de voorzitter van de commissie? ………………………………………………………………………………………. 52

A13. Wie schrijft het verslag van de hoorzitting? ………………………………………………………………………………………. A14. Wie schrijft het advies? ………………………………………………………………………………………. A15. Wie stuurt het advies naar de vakafdeling? ……………………………………………………………………………………….

B. Deze reeks vragen heeft als doel om inzicht te verkrijgen hoe met termijnen in elke fase van de procedure wordt omgegaan.

B1. Wordt een ontvangstbevestiging gestuurd binnen een termijn? Ja, binnen dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat ……………………………………………………………………. B2. Zorgt de vakafdeling binnen een termijn dat de stukken (het procesdossier) bij de secretaris ligt? Ja, binnen dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat ……………………………………………………………………. B3. Wordt de bezwaarde binnen een termijn uitgenodigd voor de hoorzitting? Ja, binnen dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat ……………………………………………………………………. B4. Wordt in de verzuimherstel brief een redelijk termijn en/of dezelfde termijn gegeven? Ja, dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat …………………………………………………….……………. B5. Worden de stukken voor de hoorzitting binnen een termijn naar de commissie verstuurd? Ja, binnen dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat ……………………………………………………………………. B6. Wordt het advies binnen een termijn uitgebracht? Ja, binnen dagen / we(ek)en Nee, (soms) niet omdat …………………………………………………………………….

C. Inventarisatie van ervaringen uit de praktijk. Dit zijn open vragen ter verkenning naar een best practice idee.

53

C1. Wat verloopt organisatorisch goed tijdens de procedure? C2. Wat verloopt organisatorisch minder goed tijdens de procedure? C3. Verloopt de samenwerking met de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie naar tevredenheid? C4. In welke gevallen vindt er overleg plaats met de voorzitter? C5. Zijn er vaste contactpersonen met alle vakafdelingen / primaire afdelingen? C6. Wordt er gebruik gemaakt van pre-concept adviezen vooraf aan de hoorzitting? C7. Op welke wijze worden de termijnen bewaakt?

Heeft de geïnterviewde aanvullende opmerkingen? ………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..

54

Bijlage 4 VRAGENLIJST Onderzoeker

: Mirjam Kemper, student 4e jaar HBO-Rechten HvA

Onderzoek naar : wettelijke termijnen in de bezwaarschriftenprocedure. Interview met : voorzitter Bezwaarschriftencommissie : kamer Westerpark. Werkwijze

: In het onderzoeksrapport zal een weergave van het interview worden opgenomen. Namen zullen niet vermeld worden. De informatie wordt gebruikt om een beeld te krijgen hoe de organisatie rondom de bezwaarschriften ten aanzien van de commissie verloopt.

Naam vz

: ………………………………………….

Datum

: ………………………………………….

VRAGEN

1. Hoe lang bent u al voorzitter van de commissie? …………………………………………………………………………………….. 2. Vindt u het aantal benoemde leden van de commissie voldoende? Ja Nee ……………………………………………………………………………………..

3. Vindt u de samenstelling en opbouw van de procesdossiers voldoende? Ja Nee …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 55

4. Volgens de JZ handleiding dienen concept-adviezen binnen twee weken en bij complexe zaken binnen vier weken aan de commissie te worden gestuurd? Wordt in de praktijk aan deze termijnen voldaan? Ja Nee …………………………………………………………………………………….. 5. De commissie krijgt de agenda en het procesdossier ten behoeve van de hoorzitting tien dagen van te voren. Is deze termijn voldoende? Ja Nee …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 6. Wat vindt u van het idee van pre-concepten voor de hoorzitting? …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 7. Kunnen er wat u betreft ook avondzittingen worden gehouden? Ja Nee ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..

8. Verloopt de communicatie met JZ goed? Opmerkingen? Ja Nee …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 56

9. Heeft u aanbevelingen ten aanzien van de organisatie rondom de hoorzittingen en het uitbrengen van adviezen wellicht vanuit ervaringen met andere commissies? …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. 10. Heeft u suggesties voor de definitieve inrichting van de bezwaarschriftencommissie West? …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………..

Heeft de geïnterviewde aanvullende opmerkingen? ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………..

57

Bijlage 5 Overzicht data in de bezwaarschriften afhandeling in twaalf dossiers. Bos en Lommer

Baarsjes

Baarsjes

Baarsjes

Bos en Lommer

Bos en Lommer

weigering

leges

bouw-

weigeren

afwijzing

afwijzing

vergunning

kapvergunning

gehandicapten

verzoek

parkeerplaats 27-7-2009

handhaving 29-10-2008

verzoek bouwvergunning verwijdering primair besluit

11-2-2009

2-7-2009

17-4-2009

22-7-2009

bekendmaking

11-2-2009

2-7-2009

17-4-2009

12-8-2009

27-7-2009

29-10-2008

ontvangst bezwaar

11-3-2009

28-7-2009

7-5-2009

6-8-2009

1-9-2009

18-12-2008

A

aantal dagen

-28,00

-26,00

-20,00

6,00

-36,00

-50,00

ontvangst bezwaar

11-3-2009

28-7-2009

7-5-2009

6-8-2009

1-9-2009

18-12-2008

verzending ontvangstbevestiging

25-3-2009

30-7-2009

14-5-2009

21-8-2009

2-9-2009

18-12-2008

B

aantal dagen

-14,00

-2,00

-7,00

-15,00

-1,00

0,00

uitnodiging hoorzitting

16-1-2009

26-8-2009

30-6-2009

28-1-2010

28-1-2010

3-4-2009

hoorzitting

31-1-2009

17-9-2009

16-7-2009

23-2-2010

23-2-2010

28-4-2009

C

aantal dagen

-15,00

-22,00

-16,00

-26,00

-26,00

-25,00

verzending advies vakafdeling

12-5-2009

27-10-2009

11-8-2009

10-3-2010

26-3-2010

20-7-2009

verzending b.o.b.

14-5-2009

28-10-2009

12-8-2009

21-4-2010

10-5-2010

17-9-2009

D

-2,00

-1,00

-1,00

-42,00

-45,00

-59,00

-64,00

-92,00

-97,00

-216,00

-206,00

-214,00

aantal dagen

tijdsbestek in dagen afhandeling tijdsbestek in weken afhandeling

-9

-13

-14

-31

-29

-31

Oud-West

Oud-West

Oud-West

Westerpark

Westerpark

Westerpark

Last onder

Handhaving

Last onder

bouwvergunning

dwangsom boot

last onder

primair besluit

Dwangsom 4-3-2009

tegen 2-6-2009

Dwangsom 26-11-2009

22-9-2009

25-11-2009

dwangsom 3-6-2009

bekendmaking

4-3-2009

2-6-2009

26-11-2009

30-9-2009

26-11-2009

4-6-2009

ontvangst bezwaar

16-4-2009

28-7-2009

11-1-2010

1-10-2009

5-1-2010

15-7-2009

A

-56,00

-46,00

-41,00

28-7-2009

11-1-2010

-1,00 1-10-2009

-40,00

ontvangst bezwaar

-43,00 16-4-2009

5-1-2010

15-7-2009

verzending ontvangstbevestiging

17-4-2009

12-8-2009

11-1-2010

6-10-2009

6-1-2010

16-7-2009

B

-1,00 26-5-2009

-15,00

0,00

-1,00

24-8-2009

7-2-2010

-5,00 2-11-2009

-1,00

uitnodiging hoorzitting

27-1-2010

8-10-2009

hoorzitting

16-6-2009

14-9-2009

1-3-2010

13-11-2009

12-2-2010

16-10-2009

C

aantal dagen

aantal dagen

aantal dagen

-21,00

-21,00

-22,00

-11,00

-16,00

-8,00

verzending advies vakafdeling

21-7-2009

5-10-2009

9-3-2010

30-11-2009

18-3-2010

27-10-2009

verzending b.o.b.

27-4-2010

29-10-2009

16-3-2010

11-2-2010

19-5-2010

23-11-2009

D

-280,00

-24,00

-7,00

-73,00

-62,00

-27,00

-376,00

-93,00

-64,00

-133,00

-134,00

-131,00

aantal dagen

tijdsbestek in dagen afhandeling tijdsbestek in weken afhandeling

-54

-13

-9

-19

-19

-19

58