TERM OF REFRENCE PENINGKATAN KAPASITAS APARAT DALAM BIDANG KEHUMASAN DAN PROTOIKOLER DI DAERAH
I. LATAR BELAKANG
Dalam mendukung program kerja Kepala Biro/Bagian Humas, sehingga perlu ditangani oleh struktur organisasi yang kuat. Perubahan sistem pemerintahan yang sudah beralih dari sisten yang sentralistik menjadi sistim yang desentralistik, dimana seluruh urusan penyelenggaraan pemerintahan daerah yang sudah diserahkan kepada pemerintah daerah kab/kota. Oleh karena itu, daerah harus mampu mandiri dan bekerja tanpa ada interfensi pemerintah. Untuk menggali sumber-sumber yang ada di daerah, perlu dilaksanakan peningkatan pembinaan
dan
pemberdayaan sumber daya manusia yang ada di daerah. Salah satu topik yang dibahas adalah peran biro.bagian Humas di daerah dengan tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : 1. Menyusun rencana kegiatan tahunan Biro/Bagian Humas baik rutin maupun pembangunan sesuai RPJM Daerah dan Renstra Sekretariat Daerah serta peraturan yang ditetapkan. 2. Mengkoordinasikan, membagi dan mengarahkan tugas-tugas secara intern dan ekstern pada Biro/Bagian Humas, menjabarkan dan mendukung misi dan policy Kepala Daerah. 3. Membimbing, memantau dan mengevaluasi tugas-tugas bawahan. 4. Menciptakan dan menumbuhkan hubungan harmonis dan serasi antara Pemerintah Daerah, masyarakat dan organisasi kemasyarakatan menyangkut berbagai kebijaksanaan yang ditempuh Pemerintah Daerah. 5. Mengumpulkan, memilih dan mengolah serta menyaring informasi untuk kepentingan Kepala Daerah dan kebutuhan masyarakat. 6. Menganalisa perkembangan informasi dan opini masyarakat sebagai bahan masukan kepada Kepala Daerah. 7. Menyusun sistem inventarisasi, dokumentasi serta distribusi informasi dalam bentuk penerbitan, audio, audiovisual serta gambar foto secara tertib dan teratur. 8. Menyusun laporan hasil kinerja sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada atasan. 9. Menyelenggarakan forum-forum pertemuan dalam rangka meningkatkan tugas dan fungsi kehumasan.
1
10. Mengecek, mengkoordinir, mengarahkan agenda dan acara Kepala Daerah dan kegiatan dinas lainnya yang menjadi tanggung jawab di bidang keprotokolan. 11. Menghadiri dan memantau kegiatan rapat dan pertemuan-pertemuan lainnya, baik yang dilaksanakan secara dinas maupun masyarakat, diminta ataupun tidak. 12. Mengecek dan memeriksa kinerja dan hasil kerja bawahan. 13. Mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier. 14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Sebagaimana diharapkan peran biro/bagian humas mempunyai kontribusi yang sangat penting dalam menyelenggaraan urusan pemerintahan daerah ke depan, yang terkait dalam bidang kehumasan. Disa. Seiring dengan untuk kelancaran melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut, biro/bagian humas dibantu oleh bagian/subbagian protokoler, yang memeliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : 1. Membantu menyusun rencana bidang tugas kehumasan dan Protokol serta menjabarkannya ke dalam rencana kerja bagian/subbagian. 2. Membagi tugas dan kegiatan serta memberikan arahan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas keprotokolan. 3. Mengevaluasi dan menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier. 4. Membuat surat perintah perjalanan dinas untuk para pejabat dan petugas yang ditunjuk oleh Kepala Daerah.. 5. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Upacara Bendera. 6. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan acara dan upacara resmi di daerah. 7. Menyiapkan penyelenggaraan tamu-tamu daerah. 8. Menyusun konvoi kendaraan pada setiap perjalanan dan kunjungan yang bersifat protokoler. 9. Menyiapkan protokoler perjalanan dinas Pimpinan Daerah. 10. Memberikan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan tugas-tugas keprotokolan. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2
Mengingat sangat besarnya tanggung jawab kepala biro/bagian humas dan protokoler serta kepala bagian/subbagian protokoler di daera, kami mengundang bapak/ibu untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) yang berkaitan dengan materi kehumasan dan keprotokoleran daerah, melalui lembaga kami ini.
II.
TUJUAN DAN SASARAN a. Tujuan diklat dimaksud adalah untuk meningkatkan kemampuan dan kualitas Aparat dalam bidang kehumasan dan keprotokoleran. b. Sasaran diklat dimaksud untuk mewujudkan mencapai target kinerja yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan, menyelesaikan solusi dalam bidang kehumasan dan keprotokoleran.
III.
PESERTA Para peserta yang mengikuti diklat tersebut dalam peningkatan kapasitas dan kualitas
Aparatur di bidang kehumasan dan keprotokoleran di lingkungan Sekretariat Daerah. IV.
NARASUMBER Untuk kapasitas dan kualitas Aparatur di bidang kehumasan dan keprotokoleran di
lingkungan Sekretariat Daerah, kami sebagai penyelengara kegiatan ini, akan mengundang para narasumber yang ahli dalam bidangnya, guna membantu fasilitasi bapak/ibu dalam menghadapi permasalahan yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi kehumasan dan keprotokoleran di lingkungan Sekretariat Daerah. V.
MATERI
Materi yang disajikan oleh para narasumber dalam rangka peningkatan kapasitas Camat meliputi : 1. Penyusunan rencana kegiatan tahunan bidang kehumasan dan keprotokoleran sesuai RPJM Daerah dan Renstra Sekretariat Daerah serta peraturan yang ditetapkan. 2. Penyusunan rencana bidang tugas kehumasan dan Protokol serta menjabarkannya ke dalam rencana kerja bagian/subbagian. 3. Tata cara pengumpulan, pemilihan dan pengolahan serta penjaringan informasi untuk kepentingan Kepala Daerah dan kebutuhan masyarakat. 4. Mengevaluasi dan menilai hasil kerja bidang kehumasan dan keprotokoleran. 5. Praktek lapangan langsung daerah kota tua Jakarta tata cara pengambilan foto yang benar. 3
VI.
PENYELENGGARA Penyelenggaraan
kegiatan
ini
dilakukan
atas
kerjasama
Pemerintah
Daerah
Kabupaten ...................... dan LPMKP2D Jakarta, yang memfasilitasi pelaksanaan diklat dimaksud adalah untuk meningkatkan kemampuan dan kualitas
Aparat dalam bidang kehumasan dan
keprotokoleran di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten ...................... Demikian untuk menjadi maklum, atas partisipasi dan kerjasamanya disampaikan terima kasih. Jakarta, 27 Maret 2014. .......................................................................................................................,
(...................................)
LPMKP2D
4
Nomor : 024/LPMKP2D/III/2014 Sifat : Penting Lamp. : 1(satu) berkas DIKLAT NASIONAL Perihal UNDANGAN :
Jakarta, 27 Maret 2014
Kepada Yth Bupati Kab. C/q. Sekretaris,Kabag/Kabid,Kasubbag/Kasubbid, Staf Terkait Di,Tempat
Dengan Hormat Dalam rangka meningkatkan kinerja Aparatur Pemerntah Daerah, dalam era otonomi daerah serta peningkatan kinerja dalam perencanaan dan penganggaran Dalam rangka mewujudkan perencanaan dan penganggaran daerah khususnya dalam bidang kehumasan dan keprotokoleran, Pemerintah Daerah sudah saatnya melakukan inovasi-inovasi pembaharuan terhadap tingkat kebutuhan dan tuntutan daerah dalam menyikapi hal dimaksud . Sebagai salah satu solusi untuk mengurangi berbagai permasalahan yang menyangkut kualitas sumber daya manusia yang sangat terbatas, dalam kesempatan ini lembaga kami bersedia membantu Pemerintah Daerah Kab/Kota, untuk menyelenggarakan sejenis pendidikan dan pelatihan (diklat) yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi dalam bidang kehumasan dan keprotokoleran di daerah. Lembaga kami siap membantu kebutuhan bapak/ibu, dengan menyiapkan para nasumber yang terkait dalam hal dimaksud, dan didukung dengan menyiapkan sarana dan prasarana penyelenggaraan yang sangat memuaskan dan lokasi yang sangat strategis, sehingga para peserta dapat belajar dengan nyaman. Berkenaan dengan penyelenggaraan tersebut, bagi peserta akan mendapatkan kontribusi biaya Rp. 4.500.000, termasuk biaya akomodasi dan konsumsi hotel selama 4 hari 3 malam, materi, biaya pembelajaran serta pemberian sertifikat. Untuk informasi lebih lanjut tentang kepastian konfirmasi peserta untuk mengikuti pelatihan tersebut dapat menghubungi Sdr. Ridwan HP. 081314222567,
7 (Tujuh) hari sebelum pelaksanaan.
Demikian untuk menjadi maklum dan atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Lembaga Pengembangan Manajemen Keuangan Pembangunan Dan Pemerintahan Daerah Ketua Umum,
ISMAIL HS.
5
