Temu Teknis Fungsional non Peneltti 2000
D. MAKALAH ARSIPARIS HUBUNGAN TINGKAT PEMAHAMAN APLIKASI PENGELOLAAN KEARSIPAN PETUGAS ARSIP UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) LINGKUP BADAN LITBANG PERTANIAN Mardiyanto
Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Jakarta RINGKASAN Dalam upaya meningkatkan kinerja kearsipan unit kerja di antaranya melalui aplikasi pengelolaan arsip . Pengelola kearsipan mempunyai peran utama dalam upaya penyelamatan arsip unit kerja Keterbatasan wawasan dan pengetahuan kearsipan akan mempengaruhi kinerja petugas dalam mengelola amp cendenmg menghambat perkembangan kearsipan unit kerja. Hasil analisis menunjukkan perbedaan tingkat pemahaman petugas menyangkut latar belakang petugas . Dengan mengetahui sejauhmana wawasan serta pengetahuan yang dapat diserap, diharapkan adanya suatu langkah dukungan dan perhatian nyata dan unsur terkait dalam upaya penyelamatan arsip unit kerja . Kata lomci : Pemahamao, Keasipan dan Pelaksam Teknis
PENDAHULUAN Kegiatan pengelolaan kearsipan lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian dimulai sejak periode 1990/1991 sampai periode 1994/1995. Dan basil evaluasi kajian yang dilakukan terdapat beberapa masalah cukup menonjol, antara lain: sumber daya manusia, keberadaan roang simpan, pengendapan berkas, Hal tersebut penyimp anan dan penyusutan berkas 5) . mendasari tujuan utama pengelolaan arsip sebagai upaya penyelamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional merupakan bagian dan aset negara 1) . Pengelola kearsipan sebagai salah satu unsur sumber daya manusia (SDM) profesional mempunyai peran utama dalam upaya penyelamatan arsip . Beberapa kasus sistem pengelolaan arsip di Indonesia yang berpangkal dari profesionalitas SDM menunjukkan bahwa di negara maju (AS), pendapatan royalti terutama pada sistem pengelolaan informasi dihargai sangat mahal 8). Gejala kurangnya dukungan dan perbatian terhadap kebutuhan sumber daya manusia tersebut ditunjukkan adanya jumlah tenaga kearsipan yang tersebar di masing-masing unit kerja t idak sebanding dengan jumlah tenaga yang
276
•Tenw
Teknis Furgnonal ' n Penrhb 2000
ditingkatkan pengetahuannya, antara lain melalui jalur pelatihan. Tenaga tersebut tersebar tidak merata serta tidak dimanfaatkan secara optimal 9) . Dengan demikian dikhawatirkan adanya kecenderungan persepsi bahwa pengetahuan kearsipan hanya sebatas menyimpan dan mencan arsip. Dengan gejala tersebut dicoba mengadakan pengamatan dan analisis terhadap pengelola kearsipan beberapa UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai upaya penyempumaan wawasan dan tingkat pengetahuan kearsipan . Menurut A. W. Widjaja, agar komuldnan dapat menerima pesan dari komunikator, harus memiliki beberapa syarat antara lain: Kemampuan menangkap dan meneruskan pesan, pengetahuan tertentu clan sikap 3) . Di sini penulis berpendapat bahwa petugas kearsipan diharapkan mampu menangkap pesan ceramah dan mampu mengaplikasikan penanganan informasi arsip yang tersimpan yang dibutuhkan pengguna jasa kearsipan di unit kerjanya . Sedangkan terhadap sikap alas pesan yang diterima, terlihat dari pengaruh stimulus yang diberikan kepada petugas kearsipan berupa pengetahuan teori dan praktek .
TUJUAN KAJIAN Untuk mengetahui sejauhmana pemahaman petugas arsip dalam mengaplikasikan terhadap materi yang diberikan serta upaya dalam memberdayakan petugas dalam penyelamatan arsip .
RUANG LINGKUP Sasaran kegiatan ditujukan kepada pengelola kearsipan Unit Pelaksana Teknis BPTP, LPTP dan INPTP yang mewakili seluruh unit kerja Badan Litbang Pertanian sec ara sampel terpilih . Responden tersebut memilila beragam latar belakang pendidikan yaitu: SLA, Diploma dan Sarjana. Responden berjumlah 30 orang terdiri dari 23 orang SLA, 3 orang D2/D3 dan 4 orang SI . Ruang lingkup kajian meliputi tahapan : 1 . Pemberian materi yang berhubungan dengan teori pengelolaan kearsipan . 2 . Mengaplikasikan dalam bentuk simulasi dan praktek pengelolaan kearsipan . 3 . Rangkaian proses pengolahan data evaluasi dan ditindaklanjuti dengan kegiatan analisis .
BAHAN DAN METODA Materi diberikan meliputi : Organisasi dan pembinaan kearsipan unit kerja, Pengendalian surat dan kearsipan, Program komputerisasi kearsipan dan Jabatan Fungsional Arsiparis . Sedangkan cara penyampaian melalui ceramah, ditindaklanjuti dengan pelaksanaan evaluasi dalam bentuk kajian, melalui tahapan : penentuan
277
Temu Teknis Fungsional non Penelih 2000
sampel, pengumpulan data, tabulasi data, analisis data dan penyajian basil . Kegiatan ini dilaksanakan pada tahun 1998 .
HASLL DAN PEMBAHASAN Analisis Isi Materi Aplikasi Dari segi analisis, apakah materi ceramah dan aplikasinya menarik perhatian dan mudah dipahami responden. Untuk ini dalam penyampaian isi pernyataan/pesan harus diperhatikan unsur kommikatif dalam penyampaian pesan . Menurut Hoetaoehoet, bahwa dalam pesan atau isi pernyataan mengandung 5 unsur yang menunjang kejelasan pengertian yang mudah diterima responden (komunikasi), yaitu : materi, lambang komunikasi, etika, estetika, dan perasaan keadilan 4). Materi Dari pengamatan, materi memenuhi unsur isi pernyataan/pesan (apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana) dan terungkap secara jelas . Lambang Komunikasi Lambang yang digunakan adalah bahasa lisan (suara) dan tulisan berupa huruf cetak (bahasa Indonesia) dengan ilustrasi warna dan visual dalam makalah dan transparansi. Etika Penyampaian Dalam penyampaian isi ceramah dan aplikasinya menggunakan kaidah kesopanan dengan memandang sama semua responden dan berbagai tingkatan latar belakang. Estetika Penyampaian menurut pengamatan memenuhi unsur Dari segi keindahan dalam bahasa lisan maupun tulisan serta format penyampaian dengan ilustrasi yang memudahkan untuk dimengerti responden . Perasaan Keadilan Hal ini ditunjukkan adanya faktor transparansi dalam kaidah peyampaian maten baik dan penyampai materi (komunikator), dan dan responden (komunikan) dalam mengemukakan pendapat (memberikan respon/umpan balik) . Disamping hak dan kewajiban kedua belah pihak dalam menyampaikan dan menerima pesan.
278
Tenor Teknis Fungsional non Penelid 2000
Analisis Kajian Evaluasi Stimulan yang diberikan dalam penyampaian pesan berupa arahan, penyajian makalah dan tanya jawab peserta (responden) . Guna memperjelas penyampaian materi dilakukan aplikasi teori dalam bentuk pelaksanaan praktek simulasi teknis pengelolaan kearsipan secara manual dan komputerisasi . Kemudian diakhiri dengan kegiatan evaluasi basil analisis dalam bentuk rumusan . Dengan pemberian kedua bentuk perlakuan tersebut peserta diharapkan mendapat gambaran jelas mengenai wawasan kearsipan dan diharapkan dapat diterapkan di unit kerjanya . Hasil pengamatan setiap penyampaian materi yaitu adanya peran serta aktif dalam kesempatan tanya jawab . Im membuktikan dorongan ingin tahu permasalahan di bidang kearsipan . Peran serta tersebut terlihat pula terutama pada saat pelaksanaan simulasi teknik pengelolaan kearsipan manual dan komputerisasi arsip, dimana terjadi tanya jawab rinci serta antusias mereka untuk menjadi tenaga fungsional arsiparis . Analisis Tingkat Pendidikan dengan Pemahaman Untuk memperoleh hasil analisis yang dianggap valid dicoba pengamatan melalui kajian hubungan pendidikan dengan tingkat pemahaman responden dalam menyerap serta mengaplikasikan materi kearsipan . Menurut hipotesis, jika tingkat pendidikan responden tinggi maka tingkat pemahaman dalam menyerap isi maten aplkasi akan tinggi pula. Menurut Dennis Mc Quail dan Sven Windhl, jika arus informasi dalam suatu sistem sosial meningkat maka orang-orang yang lebih berpend idikan yang lebih tinggi status ekonominya, maka akan lebih dapat menyerap informasi dari pada yang kurang berpendidikan dan berstatus ekonomis rendah 2) . Penulis sependapat dengan pernyataan di atas, bahwa orang yang berpendidikan lebih tinggi maka akan lebih menyerap informasi (memiliki tingkat pemahaman lebih tinggi) dan pada orang yang tingkat pendidikannya rendah . Untuk mengukur tingkat pemahaman responden, menggunakar, indikator sebagai berikut : 65 - 100 % untuk kategori paham 50 - 64 % untuk kategori kurang paham 0 - 49 % untuk kategori tidak paham Dari basil evaluasi, menunjukkan tingkat pemahaman materi keempat aspek sangat tipis di atas rata-rata sebesar 55 % . Analisis menunjukkan adanva perbedaan hasil terbalik dalam tingkat pemahaman . Tingkat pendidikan SLA dengan kategori paham menempati urutan pertama (2 responden), kemudian diikuti urutan kedua dengan tingkat pendidikian D2/D3 kategori kurang paham (3 responden) dan urutan ketiga SLA (15 responden). Sedangkan urutan keempat
279
Temu Tekrss Fungnonal non Penehn 2000
tingkat pendidikan S 1 kategori kurang paham (3 responden), sisanya adalah kategori tidak paham berjumlah 7 responden (5 SLA, 1 D2/D3 dan 1 S 1) . Adapun presentase tingkat pemahamannya sebagai berikut : -
SLA memperoleh tertinggi 73 %, terendah 33 D2/D3 memperoleh teringgi 66 %, terendah 46 S 1 memperoleh tertinggi 64 %, terendah 48 Tabel 1 . Hasil evaluasi aplikaci kearsipan UPT/UP 1998/1999 . Jawaban per
Unit keija
TBar~is
Kelompok Pertanyaan *) II IV V S B S B S B S B S 7 Set. Badan 5 15 10 8 7 2 30 26 Set. Badan 9 3 21 4 9 6 2 2 41 15 Balithi At 7 5 18 7 10 1 3 31 25 BPTP Oct. Johor 5 7 14 11 9 6 2 2 30 26 BPTP Pd. Marpyn 9 3 13 12 - 12 3 3 1 37 19 BPTP Lembang 7 5 20 5 7 8 2 2 36 20 BPTP L embang 6 6 8 17 10 5 2 2 26 30 BPTP Ungaran 4 8 14 11 10 5 3 1 31 25 BPTP Naibonat 8 4 15 10 10 5 3 1 36 20 BPTP Ambon 2 10 10 15 6 9 1 3 19 37 BPTP Kendari 6 14 11 11 4 4 0 35 21 BPTP Biromaru 7 5 13 12 6 9 3 1 29 27 BPTP Plkraya 7 5 16 9 10 5 3 1 36 20 BPTP Plkraya 7 5 14 11 9 6 3 31 26 BPTP Krploeo 6 6 11 14 11 4 2 2 30 26 7 5 Lolit Gondol 16 9 11 4 2 2 36 20 Lolit Plbng 6 6 15 10 5 10 1 3 27 29 LPTP Bd . Aceh 9 3 15 10 8 7 2 2 34 22 LPTP Pntikayu 5 7 14 11 10 5 3 1 32 24 LPTP Natar 7 5 15 10 11 4 1 36 20 LPTP Pontianak 8 4 17 8 10 5 4 0 39 17 LPTP Sarnarinda 4 8 10 15 8 7 1 3 23 33 INPPTP Denpasar 5 7 11 14 7 8 3 1 26 30 INPPTP Mataram 4 8 14 11 11 4 1 3 30 26 INPPTP Comoro 8 4 12 13 9 6 2 2 31 25 INPPTP Bgkulu 5 7 14 11 5 10 2 2 26 30 INPPTP UPdang 5 7 18 7 7 8 3 1 33 23 INPPTP Kalasy 8 4 13 12 5 10 3 1 29 27 7 5 INPPTP Padang 12 13 7 8 3 1 29 27 5 INPPTPDKI 8 17 9 2 24 23 188 - 420 256 69 - 933 Total kolom L666 .07 % kolom 1 52,22 56,00 56,89 57,50 55,54 55,54 ') Kelompok I : Organisasi dan Pembinaan, III : Penyimpanan, Pemeliharaan II : Pengendalian surat, IV : Penggunaan Sarana
Persen Bans
I
2 80
B S 53,57 46,43 73,21 26,79 55,36 4464 53,57 46,43 66,07 33,93 64,29 35,71 4643 53,57 55,36 4464 64,29 35,71 33,93 66,07 62,50 3750 51,79 48,21 64,29 35,71 55,36 4464 53,57 46,43 64,29 35,71 48,21 51,79 60,71 39,29 57,14 42,86 64,29 35,71 69,64 3036 41,07 58,93 46,43 53,57 53,57 46,43 55,36 44,64 46,43 53,57 58,93 41 07 51,79 48,21 51,79 48,21 42,86 57,14 1 .333 .93 44,46
Tenor Teknis FMngsional non Penelia 2000
Tabel 2 . Hubungan tingkat pendidikan dengan tingkat pemahama responden terhadap materi aplikasi kearsipan . N = 30 Tnngkat Ting,kat pemahaman pendidikan Paham Kurang paham Tidak paham Jml % Jml % Jml 1 . SLA 2 . D2/D3 3 . S1
Jumlah
2 2
69-73 -
15 3 3 21
51-65 53-66 51-64 -
5 1 7
33-48 46 46 -
Berikut disajikan hasil analisis pemaham setiap aspek a. Organisasi dan Pembinaan Kearsipan (sumber daya manusia) Dan basil pengamatan terhadap atensi peserta, umumnya menunjukkan kecendenmgan belum memahami bentuk organisasi kearsipan yang tidak melembaga tetapi meraperlihatkan fungsinya dalam operasional . Hal um terlihat dari basil evaluasi pemahaman organism yang menunjukkan 52 °%o. Ketidakpehaman fungsi dan unsur-unsur organisasi unit kearsipan terlihat pada saat melaksanakan simulasi pengendalian surat. b. Pengendalian surat Di dalam aspek pengendlian surat, umumnya apa yang diterimanya berbeda dengan apa yang dilaksanakan di unit kerjanya. Di sini terlihat ketidakpahaman mengenai mekanisme pengendalian surat dalam ruang lingkup organisast kearsipan suatu unit kerja, terutama pada saat melaksanakan simnlac' pengendalian surat . Dari evaluasi terhadap materi yang telah diberikan menunjukkan persentase yang relatif rendah yakni sebesar 56 %. Ini membuktikan bahwa mekanisme surat yang sesuai dengan norma kearsipan merupakan hal barn yang belum pernah ditemui di unit kerja. Hasil pengamatan tampak segi positif menyikapi peserta sehingga selama ini kebiasaan yang keliru mereka sadari . c . Penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan penghapusan surat Dan evaluasi alas maten dan penjelasan kepada para peserta serta respons yang diberikan, menunjukkan bahwa selama ini belum mengetahui secara jelas mengenai bagaimana seharusnya mengupayakan mengenai penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan penghapusan arsip dalam suatu unit kerja . Hasil pengamatan menunjukkan tingkat pemahaman 57 %. Ketidaktahuan rangkaian proses tersebut nampak pada saat melakukan simulasi pemberkasan, terutama dalam penentuan k1acifikaci dan teknik pemberkasan .
281
Temu Teknu Fungsional non Peneliti 2000
d. Penggunaan Sarana Penunjang Pengelolaan Arsip belum Dalam penggunaan sarana pengelolaan arsip menunjukkan . Perlu lebih tepat dalam mengelola arsip mengetahui manfaat jenis sarana yang diperhatikan, bahwa berbagai jenis dan bentuk arsip memerlukan sarana simpan yang berbeda . Namun hal ini tidak tertutup mengenai unsur fleksibelitas sarana sesuai peruntukannya . Hasil evaluasi menunjukkan persentase 57 % peserta mengetahui berbagai kebutuhan sarana simpan yang dianggap tepat .
KESIMPULAN Beberapa kesimpulan yang menunjukkan adanya hubungan tingkat pemahaman responden dengan aplikasi pengelolaan kearsipan serta upaya tindak lanjut yang dapat ditarik : L Basil anlisis dan penganatan selama aplikasi pengelolaan kearsipan berlanpnng adalah sebagai berikut : dan pembinaan a. Tingkat pemahaman serta penguasaan bidang organisasi kearsipan menunjukkan rata-rata 52 %. bidang pengendalian surat b. Tingkat pemahaman dan penguasaan menunjukkan rata-rata 56 %. c . Tingkat pemahaman dan penguasaan bidang penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan menunjukkan rata-rata 57 %. penggunaan sarana d. Tingkat pemahaman dan penguasaan bidang pengelolaan menunjukkan rata-rata 57%. Untuk sementara hasil pengamatan di atas, hipotesis belum sesuai menunggu upaya tindak lanjut program sosialisasi kearsipan dalam rangka peningkatan kualitas SDM bidang kearsipan Badan Litbang lebih lanjut . Dari 30 peserta responden dan unit kerja sampel tingkat pemahaman dan penggunaan pengetahuan bidang kearsipan setelah diberi stimuli teori dan praktek terdapat 6 unit kerja di bawah ratarata yang terdiri dan 1 BPTP, 1 LPTP, 1 Lolit dan 3 IP2TP . Dengan demikian tingkat pemahaman dan penguasaan pesertra responden atas Pedoman Kearsipan Departemen Pertanian (SK . Menteri Pertanian nomor 433 tahun 1996) berada di atas rata-rata terdapat di 21 unit kerja. Dengan presentase kumulatif yang menunjukkan tingkat pemahaman peserta sedikit di atas rata-rata sebesar 55 % tersebut, beberapa faktor yang perlu diperhatikan mengenai pemanfaatan sumber daya manusia yang ada dalam rangka upaya peningkatan kegiatan kearsipan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian : a. Pemahaman fungsi organisasi kearsipan yang tidak melembaga, namun tampak dalam operasional . b. Pemahaman mekanisme pengendalian surat (informasi permasalahan) .
282
Temu Teknus Fungsionai non Penetiti 20010
keberadaan arsip, seharusnya mengupayakan c . Pemahaman bagaimana penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan penghapusan. d. Pemanfaatan sarana yang tepat dalam pengelolaan kearsipan . Dengan hasil analisis dan pengamatan di atas, maka perlu langkah tindak lanjut dalam rangka pemenuhan SK . Menteri Pertanian nomor 433 tahun 1996, sebagai berikut : 1 . Hasil analisis dan pengamatan di atas dijadikan tolok ukur kemampuan, potensi sumber daya manusia bidang kearsipan sebagai bahan rumusan kajian lebih lanjut pada unit kerja sampel . 2 . Konsistensi dalam aplikasi pengelolaan kearsipan di unit kerja masingmasing dapat dipertahankan dilakukan melalui kegiatan monitoring dalam bentuk pelaporan secara berkala . 3 . Dalam upaya peningkatan profesionalitas tenaga kearsipan serta respons sampel responden, mengharapkan adanya tindak lanjut peningkatan kualitas tenaga arsip melalui pelatihan. 4 . Sebagai bahan rumusan potensi pengelola kearsipan alas sistem dan aplikasi penggunaan teknologi komputerisasi, kiranya hal tersebut masih merupakan langkah awal dan upaya mengukur profesionalitas tenaga bidang kearsipan. Dalam era teknologi informasi saat ini sangat dibutuhkan tenaga kearsipan yang benar-benar terampil dan profesional . Hal ini sejalan dengan upaya ANRI dalam program pelestanan arsip substantif, yang perlu adanya pengembangan teknologi informasi arsip dengan menempatkan jaringan instalasi antar unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian .
BAHAN BACAAN Anonimous . Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan . Dennis Mc Quail dan Sven Windahl . 1995 . Model-Model Komunikasi "Terjemahan Putu Laxman Pendit ". Penerbit Uit Primus Jakarta . A .W . Widjaja 1996. Komrnikasi dan Hubungan Masyarakat. Penerbit PT. Bin Masyarakat . A .M. Hoeta Soehoet. 1986 . Teori Komunikasi IV. Perpustakaan 11SIP Jakarta. Anonimous . 1995 . Laporan Evaluasi Pelaksanaan Program Otomasi Perkantoran 1993 . Pedoman Tata Kearsipan . Badan Penelitian dan Pengembangan Penman Departemen Pertanian . Anonimous. 198 . Laporan Kajian Apresiasi Otomasi Perkantoran . Anonimous. 1998. Apresiasi Kearsipan UPT Badan Litbang Pertanian:, Cipayung, Oktober 1998 . Anonimous . 1998 . Laporan Bulanan, Agustus 1998 . Sekretariat Badan Litbang Pertanian.
283
