TEMUAN ISO 4 MEI 2010 TEMUAN Kriteria penilaian seleksi, evaluasi, dan re-evaluasi distributor belum dibuat lebih obyektif secara detil
STATUS Observasi
PIC Logistik
Selisih sistem dengan fisik di farmasi
Minor
IM
Penyimpanan Dumin Rectal di F.IGD
Observasi
IGD
KRITERIA PENILAIAN DISTRIBUTOR NO KRITERIA SELEKSI 1 Memenuhi syarat administrasi legal aspek
PENJABARAN Dapat menyerahkan Company Profile Dapat menunjukkan NPWP Dapat menunjukkan Surat Penunjukkan dari pabrik terkait Mengisi Form Profil Distributor 2 Perjanjian kerja sama dengan distributor 2 Masuk set up komputer Berdasar Form Profil Distributor
NO KRITERIA EVALUASI 1 Aksesibilitas baik
PENJABARAN Transportasi lancar Komunikasi baik dan lancar
Informasi cepat
2 Pemenuhan kualitas
Barang yang dikirim termasuk kemasannya tidak rusak atau cacat
PENILAIAN Distributor diutamakan berbentuk PT
POA Memastikan seluruh distributor melengkapi syarat administrasi
Form Profil Distributor dikumpulkan PENILAIAN Ada kendaraan khusus Setiap pemesanan dilayani oleh petugas khusus penerima pesanan Bila dimintai info ketersediaan barang (atau info lain) dapat memberi info dengan data lengkap dan cepat (dalam 24 jam ada info)
Barang tidak rusak Kemasan tidak rusak ED lebih dari 2 tahun (kecuali vaksin dan albumin/insulin lebih dari 1 tahun)
3 Pemenuhan kuantitas
Jumlah dan jenis barang yang dikirim sesuai dengan pesanan
Jumlah dan jenis barang yang dikirim memenuhi prosentasi kesesuaian
4 Pemenuhan respon time dan lead time
Mengantar barang sesuai syarat waktu datang
Waktu barang datang : cito : max 2 jam non cito : max 24 jam
POA Dibuat buku kinerja distributor. Setiap kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = tidak ada kendaraan khusus tidak ada petugas khusus tidak bisa beri info 2 = kadang ada kendaraan khusus kadang ada petugas khusus kadang bisa beri info 3 = sering ada kendaraan khusus sering ada petugas khusus sering bisa beri info 4 = selalu ada kendaraan khusus selalu ada petugas khusus selalu bisa beri info Dibuat buku kinerja distributor. Setiap kinerja distributor dicatat dalam skala nilai
1 = semua barang dan kemasan rusak semua ED kurang dari 2 tahun (1 th) 2 = sebagian barang/kemasan rusak sebagian ED kurang dari 2 tahun (1 th) 3 = ada 1 barang/kemasan rusak ada 1 ED kurang dari 2 tahun (1 th) 4 = semua barang dan kemasan baik semua ED lebih dari 2 tahun (1 th) Dibuat buku kinerja distributor. Setiap kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = 0-25% jenis & jumlah sesuai pesanan 2 = 26-50% jenis/jumlah tidak sesuai 3 = 51-99% jenis/jumlah sesuai pesanan 4 = 100% jenis & jumlah sesuai pesanan Dibuat buku kinerja distributor. Setiap kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = 0-25% waktu barang datang memenuhi standar 2 = 26-50% waktu barang datang memenuhi standar 3 = 51-99% waktu barang datang memenuhi standar 4 = 100% waktu barang datang memenuhi standar
PIC Pengadaan Diputuskan oleh Kepala Instalasi
Ka Inst Pengadaan
PIC Pengadaan (Riana)dan Penerimaan barang (Wanti) Data kinerja dicatat tiap hari dan direkap tiap bulan
Penerimaan barang Data kinerja dicatat tiap hari dan direkap tiap bulan Untuk barang yang ED krg dari 6 bulan terpaksa diterima bila obat fast moving kosong nasional dg acc Ka Inst. Obat cito lgs dipakai,diberi tanda stiker oranye, stok hanya di GP. Penerimaan barang Data kinerja dicatat tiap hari dan direkap tiap bulan
Penerimaan barang Data kinerja dicatat tiap hari dan direkap tiap bulan
NO KRITERIA EVALUASI
5 Harga
PENJABARAN
PENILAIAN
Memberikan info kenaikan harga
Info sebelum harga naik
POA
Dibuat buku kinerja distributor. Setiap kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = tidak pernah beri info 2 = kadang beri info 3 = sering beri info sesudah harga naik 4 = selalu beri info sebelum harga naik 6 Purna jual Kemudahan retur barang bila barang Retur barang mudah dan Dibuat buku kinerja distributor. Setiap tidak sesuai atau retur karena ED cepat kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = tidak bisa retur 2 = proses retur > 1 bulan 3 = proses retur 1 minggu-1 bulan 4 = proses retur < 1 minggu 7 Komitmen terhadap janji Memenuhi janji sesuai info barang Memenuhi sesuai janji Dibuat buku kinerja distributor. Setiap datang atau info lain yang diminta kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = selalu tidak memenuhi 2 = kadang memenuhi janji 3 = sering memenuhi janji 4 = selalu memenuhi janji 8 Hubungan dengan principal Hubungan dengan principal baik/berAntara distributor dan prinDibuat buku kinerja distributor. Setiap masalah cipal bermasalah/tidak kinerja distributor dicatat dalam skala nilai 1 = bermasalah sehub dengan formularium 2 = bermasalah sehub dg PF (komplain PF) frek … 3 = bermasalah sehub dg PF frek…. 4 = tidak bermasalah sama sekali 9 Distributor besar/kecil Bentuk badan usaha distributor Sesuai bentuk badan usaha Dinilai berdasar bentuk badan usaha : distributor 1 = s/d 250 jt 2 = 251-500 jt 3 = 501 jt - 1 M 4=>1M 10 Kelengkapan faktur Faktur lengkap Distributor melengkapi faktur 1 = faktur lengkap >7 hari sejak brg dtg pajak, kuitansi, dll 2 = faktur lengkap 6-7 hari sejak brg dtg 3 = faktur lengkap 4-5 hari sejak brg dtg 4 = faktur lengkap 3 hari sejak brg dtg Evaluasi distributor dilakukan setiap tahun untuk 10 besar distributor, penilaian direkap dan ditabulasi menjadi cluster distributor dengan penggolongan sebagai berikut : 1 Pilihan : nilai 34-44 (A) 2 Bagus : nilai 24-33 (B) 3 Tumbuh : nilai 14-23 (C) 4 Observasi : nilai <14 (D) NO KRITERIA RE-EVALUASI 1 Syarat administrasi legal aspek masih dapat dipenuhi oleh distributor 2 Penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan baik
PENJABARAN Syarat lengkap
PENILAIAN Dilakukan dengan memastikan syarat administrasi legal aspek masih terpenuhi Proses penyelesaian masalah baik
PIC
Pengadaan Data kinerja dicatat tiap ada info
Penerimaan barang Data kinerja dicatat tiap hari dan direkap tiap bulan
Pengadaan dan Penerimaan barang Data kinerja dicatat tiap ada info
Kepala Instalasi sesuai info dari dua belah pihak Data direkap per tahun Kepala Instalasi sesuai penilaian
Verifikasi Data kinerja dicatat tiap ada transaksi
POA PIC Membuat daftar distributor yang masih Logistik dan disetujui aktif, dan memastikan semua syarat masih Kepala Instalasi dipenuhi atau tidak. Jika bermasalah dg legal aspek, lgs putus kerjasama Memantau distributor bermasalah dan meKepala Instalasi lakukan eksekusi tetap aktif atau keluar sesuai persyaratan Re-evaluasi dilakukan tiap 3 tahun. Namun dapat segera dilakukan bila ada masalah dengan distributor terkait dengan legal aspek atau masalah serius lain. Re-evaluasi dilakukan
NO KRITERIA EVALUASI PENJABARAN PENILAIAN untuk memastikan distributor masih dapat ikut memasok barang atau tidak sesuai syarat seleksi dan evaluasi distributor.
POA
PIC
FORM PENILAIAN KINERJA DISTRIBUTOR DI INSTALASI FARMASI RS BETHESDA NO DISTRIBUTOR AKSESIBILITAS 1 APL 2 AAM 3 AMS 4 ESV 5 MBS 6 MUP 7 PPG 8 TEMPO 9 DNR 10 KBY 11 PARAZELSUS NILAI 1 - 4 --> LIHAT PANDUAN penerimaan barang & pengadaan penerimaan barang pengadaan
KUALITAS KUANTITAS RESPON TIME
PENILAIAN KINERJA HARGA PURNA JUAL KOMITMEN JANJI
HUB DG PRINCIPAL
DISTR BESAR/KECIL
Ka Inst/per tahun
Ka Inst/tahun
TGL :
FAKTUR LENGKAP
FORM PENILAIAN KINERJA DISTRIBUTOR DI INSTALASI FARMASI RS BETHESDA DI PENERIMAAN BARANG NO DISTRIBUTOR PENILAIAN KINERJA AKSESIBILITAS KUALITAS KUANTITAS RESPON TIME
PURNA JUAL
1 APL 2 AAM 3 AMS 4 ESV 5 MBS 6 MUP 7 PPG 8 TEMPO 9 DNR 10 KBY 11 PARAZELSUS NILAI 1 - 4 --> LIHAT PANDUAN 1. AKSESIBILITAS 1 = tidak ada kendaraan khusus tidak ada petugas khusus tidak bisa beri info 2 = kadang ada kendaraan khusus kadang ada petugas khusus kadang bisa beri info 3 = sering ada kendaraan khusus sering ada petugas khusus sering bisa beri info 4 = selalu ada kendaraan khusus selalu ada petugas khusus selalu bisa beri info 2. KUALITAS 1 = semua barang dan kemasan rusak semua ED kurang dari 2 tahun (1 th) 2 = sebagian barang/kemasan rusak sebagian ED kurang dari 2 tahun (1 th) 3 = ada 1 barang/kemasan rusak ada 1 ED kurang dari 2 tahun (1 th) 4 = semua barang dan kemasan baik semua ED lebih dari 2 tahun (1 th)
3. KUANTITAS 1 = 0-25% jenis & jumlah sesuai pesanan 2 = 26-50% jenis/jumlah tidak sesuai 3 = 51-99% jenis/jumlah sesuai pesanan 4 = 100% jenis & jumlah sesuai pesanan 4. RESPON TIME DAN LEAD TIME 1 = 0-25% waktu barang datang memenuhi standar 2 = 26-50% waktu barang datang memenuhi standar 3 = 51-99% waktu barang datang memenuhi standar 4 = 100% waktu barang datang memenuhi standar 5. PURNA JUAL 1 = tidak bisa retur 2 = proses retur > 1 bulan 3 = proses retur 1 minggu-1 bulan 4 = proses retur < 1 minggu 6. KOMITMEN JANJI 1 = selalu tidak memenuhi 2 = kadang memenuhi janji 3 = sering memenuhi janji 4 = selalu memenuhi janji
TANGGAL : KOMITMEN JANJI
menuhi standar menuhi standar menuhi standar enuhi standar
