PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN

PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN

No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman

: i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH Jabatan

No

Nama

1.

RM. Yasin Effendi

PLT DM ADM Umum & Fas

2.

Abdan Syakuro

PLT DM Akuntansi

3.

Bambang SA

DM Pemeliharaan

4.

Nursalim

PLT DM Enjiniring

Tanda Tangan

DIPERIKSA OLEH No

Nama

Jabatan

1.

Andi Aziz

Wakil Manajemen

2.

Budi Widi Asmoro

Manajer Enjiniring

3.

Ikram

Manajer Produksi

4.

Nyimas Rosdiana

Manajer Keuangan

5.

Suparyanto

Manajer SDM & Umum

Tanda Tangan

DISETUJUI OLEH No

Nama

Jabatan

1.

Ruly Firmansyah

General Manager

Tanda Tangan



: ii dari iv

DAFTAR ISI Uraian

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................

ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv 1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI ..................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2



: iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No

Unit Kerja

Salinan Dokumen

1.

Wakil Manajemen/Sekretariat SMT

MASTER

2.

Seluruh Karyawan

Softcopy



: iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No

Tgl

Hlm

Uraian yang diubah

Uraian Perubahan

Disahkan oleh

PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN 1.

No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman

: : : :

PT-KITSBS-20 00 April 1 dari 2

TUJUAN

Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan. 2.

LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 3.

REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional 3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 3.2.3. kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan 3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 4.

DEFINISI

4.1 Rekanan Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

5.

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1

Pendaftaran Rekanan

5.1.1

Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //[email protected]

5.1.2

Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai jenis perusahaan.

No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman

PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN

: : : :

PT-KITSBS-20 00 April 2 dari 2

5.1.3. Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan. 5.1.4. Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement. 5.2

Evaluasi Rekanan

5.2.1

Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii)

5.2.2

Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan.

5.2.3

Hasil

evaluasi

tersebut

dikategorikan

dalam

:

“Direkomendasikan”

dan

“Tidak

Direkomendasikan”. Rekanan yang masuk kategori “Direkomendasikan” akan tetap dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu tahun berikutnya, sedangkan kategori “Tidak Direkomendasikan” akan dikeluarkan dari Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya. 5.2.4

Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01)

5.2.5

Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

6. LAMPIRAN 6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan

(PT-KITSBS-20)

6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi

(FR-PT-KITSBS-20-01)

6.3. Formulir Evaluasi Rekanan

(FR-PT-KITSBS-20-02)

No. Dokumen Revisi Tanggal Halaman

EVALUASI REKANAN

No.

Tanggal

:

Produk / Jasa Usaha

:

Periode Evaluasi

: FR-PT-KITSBS-20-02 : 00 : April :

:

Nama Rekanan

Kriteria Penilaian *) 5

3

1

Jml

5

3

1

Jml

5

3

1

Jml

5

3

1

Jml

5

3

1 Mutu Produk / Jasa 2 Harga 3 Waktu Pengiriman 4 Jumlah Pengiriman 5 Kepatuhan terhadap SMT 6 Dokumentasi 7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Total Rata - rata Hasil Evaluasi **) a Digunakan kembali b Digunakan dengan catatan c Tidak digunakan *) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( Kriteria pada Lampiran ) **) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3 Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2

Dibuat Oleh Spv Atas

Diperiksa Oleh MB SDM & Umum

Diketahui Oleh General Manager

........................ )

( ....................... )

........................ )

: FR-PT-KITSBS-20-02

Nama Rekanan 1

Jml

FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran

LAMPIRAN EVALUASI No.

KONDISI

REKANAN : KRITERIA

Sangat Baik : 5

Baik : 3

Tidak Baik : 1

Dalam Satu Periode Penilaian : 1

2

3

Mutu Produk

Tidak ada Komplain atau

Hanya terdapat 1 ( satu ) kali

Terdapat lebih dari 1 ( satu )

/ Jasa

tidak ada reject dari jumlah

Komplain atau ditemukan

kali Komplain atau reject

total pengiriman

reject kurang 1 % dari

lebih 1 % dari jumlah total

jumlah total pengiriman

pengiriman

Hanya terjadi 1 ( satu ) kali

Terjadi Lebih dari 1 ( satu )

kenaikan harga

kali kenaikan harga

Harga

Tidak ada Kenaikan Harga

Waktu

Tidak ada keterlambatan

Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

Terjadi lebih dari 3 ( tiga )

Pengiriman

pengiriman

keterlambatan pengiriman

kali keterlambatan pengiriman

4

Jumlah

Dikirim sesuai permintaan



perubahan jumlah

kali perubahan jumlah

pengiriman

pengiriman



komplain K2L

komplain K2L

Dokumen pendukung dari

Terdapat 3 ( tiga ) dokumen

Terdapat lebih dari 3 ( tiga )

pengiriman barang dan

pendukung dari pengiriman

dokumen pendukung dari

penagihan lengkap + jelas

barang dan saat penagihan

pengiriman barang dan saat

TIDAK lengkap + jelas

penagihan TIDAK lengkap

Pengiriman

Kepatuhan 5

Keselamatan Ke-

Tidak ada Komplain K2L

tenaga-listrikan & Lingkungan (K2L) 6

Dokumentasi *)

dan jelas

KITSBS-21-02 / Lampiran

dak Baik : 1

t lebih dari 1 ( satu )

mplain atau reject

% dari jumlah total

man

Lebih dari 1 ( satu )

aikan harga

ebih dari 3 ( tiga )

erlambatan

man


ubahan jumlah

man


n K2L

t lebih dari 3 ( tiga )

n pendukung dari

man barang dan saat

an TIDAK lengkap

s

No. Formulir No. Revisi Tanggal Halaman

EVALUASI REKANAN

: : : :

Tanggal

:

Periode Evaluasi

:

Nama Perusahaan

:

No. Telpon

:

Alamat

:

Produk / Jasa

:

FR-PT-KITSBS-20-03 00 April 1 dari 1

KRITERIA PENILAIAN : 1

Mutu Produk / Jasa

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

2

Harga

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

3

Waktu Kirim / Pelaksanaan

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

4

Jumlah Kirim / Kesesuaian Progress

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

5

Kepatuhan terhadap SMT

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

6

Dokumentasi

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

7

Purnajual/ Masa Pemeliharaan

Sangat Baik

Baik

Tidak Baik

Total Nilai

:

Nilai Akhir ( Nilai Rata - Rata )

:

HASIL EVALUASI **) : A

Direkomendasi untuk digunakan kembali :

B

Direkomendasi dengan catatan ( pemantauan lebih intensif ) : dengan mekanisme :

C

Tidak direkomendai untuk digunakan kembali :

CATATAN :

Dievaluasi oleh :

Catatan : *) Penilaian : Tidak Baik = 1, Baik = **) Hasil Evaluasi ( diisi tanda ( V ) ) , Point A Jika Rata-rata Nilai Point B Jika Rata-rata Nilai Point C Jika Rata-rata Nilai

Diperiksa oleh ( unit terkait ) :

3,

Sangat Baik = 5

lebih besar dari 3 antara 2 s.d 3 kurang dari 2

Disetujui oleh :

( KRITERIA pada Lampiran )

Disetujui oleh :

KRITERIA EVALUASI REKANAN

No.

KONDISI

No. Formulir No. Revisi Tanggal Halaman

: : : :

PT-KITSBS-22-Lamp ii 00 April 1 dari 1

PENJELASAN KRITERIA Sangat Baik (5)

Baik (3)

Tidak Baik (1)

1

Mutu Produk/Jasa

Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Tidak ada Komplain atau tidak komplain atau ditemukan reject ada reject dari jumlah total kurang dari 1% dari jumlah total pengiriman/pekerjaan pengiriman/pekerjaan

2

Harga

Mendapat potongan harga

3

Waktu Pengiriman/ Pelaksanaan Pekerjaan

Pengiriman / Serah Terima Tidak ada keterlambatan Pekerjaan dilaksanakan lebih pengiriman/ serah terima awal dari waktu yang ditentukan pekerjaan

Terjadi keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan

4

Jumlah Pengiriman/ Pekerjaan

Dikirim/ dikerjakan sesuai permintaan

Hanya terjadi 1 ( satu ) kali perubahan jumlah

Terjadi lebih dari 1 ( satu ) kali perubahan jumlah

5

Kepatuhan dalam pemenuhan penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT)

Terpenuhi secara fisik dan dokumentasi

Hanya dapat memenuhi secara fisik atau dokumentasi saja

Tidak dapat memenuhi baik secara fisik maupun dokumentasi

6

Dokumentasi

Dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan penagihan lengkap dan jelas

Terdapat 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas

Terdapat lebih dari 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas

7

Purnajual/ Masa Pemeliharaan

Respon cepat

Respon lambat

Tidak ada respon

Sesuai harga pasar

Terdapat lebih dari 1 ( satu ) kali komplain atau reject lebih 1% dari jumlah total pengiriman

Diatas harga pasar

DAFTAR REKANAN TERSELEKSI

NO

NAMA REKANAN

BARANG/JASA YANG DIPASOK

ALAMAT

No. formulir No. revisi Tanggal Halaman

: FR-PT-KITSBS-20-01 : 00 : April :

NO. TELEPON/Fax.

CONTACT PERSON

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Dibuat Oleh, Spv Atas

Disetujui Oleh, Manajer Bidang SDM & Umum

Mengetahui, General Manager

(……………………)

(……………………)

(……………………)

PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN

Recommend Documents