Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs.
de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht) Mark Arts (itelligence)
MUSL Project
Voetbal op een groot scherm
Achtergrondmuziekje
Voetbal GOGO ruilmiddag
SAP Student Lifecycle Management • Universiteiten – Universiteit Maastricht (2009) – Vrije Universiteit Amsterdam (2010)
• ROC/VMBO – – – – –
ROC West Brabant (2008) Prisma College (2009) Leeuwenborgh Opleidingen (2010) Helicon Opleidingen (2010) ROC deLeijgraaf (2011)
• Totaal 90.000 studenten MUSL Project
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
MUSL PROJECT
Stroomlijnen processen
Implementatie SAP SLM
Implementatie Syllabus Plus
Implementatie Studielink
Keuze: Processen en systemen in 1 x MUSL Project
Studenten Levenscyclus
1
Werving
10
Alumni
2
9 Aanmelding
2a Toelating
2b
Exchange Studenten Master 8
Afstuderen
Bachelor
Inschrijving
3
Opleiding / blokken
Uitschrijving
7 Herinschrijven
Taaltraining Spaans
6 Adviseren
Keuze: 1 Proces voor alle studenten 4 soorten Toetsen / studies5 en Voortgangsresultaten
MUSL Project
analyse
Voor het eerst… • Grootschalig stroomlijnen binnen UM • Master admission start niet via faculteiten • Eerste UM project dat test volgens nieuwe UM richtlijn • Project van deze omvang in UM • Live interface SIS en Syllabus Plus… • Live interface SIS en Blackboard… • Live interface SAP en Studielink • Eerste Nederlandse universiteit op SAP SLM • Eerste universiteit ter wereld die volledige student lifecycle functionaliteit in 1 keer invoert… MUSL Project
De echte rit moest nog beginnen…
MUSL Project
We waren niet alleen…
MUSL Project
Theorie vs praktijk SAP, Syllabus Plus en Studielink Live in 1,5 jaar
Van 11.500 studenten tijdens business case Naar 13.500 studenten nu
De UM lijdt aan een “ongezonde ICT-gretigheid” concludeert Wouter Keller
MUSL Project
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
MUSL Project
Project Initiatie fase • Aanleiding – Programma Stroomlijnen UM – Strategisch Programma
• Projectdoelstelling – Business case incl. voorstellen processen
• Scope • Financiën – Business case – Interne kosten, opvangen groei
• Randvoorwaarden & beperkingen • Relaties met andere projecten MUSL Project
Ontwerpen in complexe omgeving
CRM 1
CRM
Werving
10
Alumni
2 Aanmelding
9
Toelating
Uitschrijving
ERP
2a Toelating
SLM, HR & FI
8 Afstuderen
2bInschrijving
Inschrijving
Netweaver
7
Portal, BI & PI 3
Opleiding / blokken
4 MUSL Project
Herinschrijven
6 Adviseren Toetsen / resultaten
5 Voortgangsanalyse
CRM
Projectplan • Projectorganisatie – – – – – – – –
Deelname kerngebruikers en beheerders Change management en band met bestuurders Groeit en krimpt Escalatie en besluitvorming Directeurenberaad i.p.v. stuurgroep Ervaring projectmatig werken Ondersteuning Rapportages
• Communicatie – Door wie en wanneer?
• Risico’s – Bekend – Sturing MUSL Project
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
Technische fasering specificatie globaal ontwerp
detail ontwerp bouw opleidingsplan
opleiding
begeleiding invoering
MUSL Project Bron: De Kleine Prince2 – Onna en Koning
Ontwerp • Stroomlijnvoorstellen – Op initiatief van CvB en decanen – Positieve sfeer
• Globaal ontwerp – Eerste in Nederland – Tegelijk met lokalisatie
• Aanbesteding • Blauwdruk – Nieuwe processen en nieuw systeem – Ervaring
• Functioneel Ontwerp – – – –
Detail niveau Wie kan ze lezen? Geen werkende demo omgeving Lokalisatie in Enhancement Pack
• Technisch ontwerp MUSL Project
Fasering in de realiteit… Should Should haves haves Could haves Could haves
Realisatie Functioneel Ontwerp Blauwdruk Aanbesteding
SAP Back office S+ Pilot
Stroomlijnvoorstellen
2007 MUSL Project
SAP admissions & studielink Nieuwe Nieuwe website website & SAP & Portal SAP Portal
Scope Business Case
SAP inschrijven onderwijs cijfers, afstuderen
S+ live Stroomlijnen Processen
2008
2009
2010
Pinguïn is het doel: op tijd inschrijven studenten en publiceren van de roosters Op de hielen gezeten door het project en eindgebruikers… MUSL Project Dr Julian Moss - Liverpool University
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
Testen – De theorie Google: > 2 miljoen treffers op zoekterm testen software
MUSL Project
Testen – Risk & Requirement Based Testing Gebruikerswensen, Requirements, Bedrijfsprocessen
Black box
Systeem Integratie Test
Systeem Specificatie
Systeem Test White box
Technisch Ontwerp & Code
MUSL Project
Acceptatie Test
Component Integratie Test Component Test
Van risico’s & requirements tot testscript Productrisico Faalkans systeem x Business impact
Product Risico Analyse (PRA)
Requirement(s)
Testconditie(s) Test cluster kaarten
Testgeval(len)
MUSL Project
Een student met BSA kan zich (ten onrechte) opnieuw inschrijven
Resultaten: berekeningen BSA dienen correct te verlopen
De BSA voor BSAopleidingen wordt correct berekend
•Bepaling BSA voor opleiding Economie wordt correct uitgevoerd •Voor opleiding Geneeskunde dient geen BSA bepaling uitgevoerd te worden
Must have
Must test
Must test Should test
Deelproces: Admissions
Testen – de praktijk (lessons learned) PROJECTMANAGER
ARCHITECT
•buiten Start testing before testing starts beeld: SAP SAP / SL • Van requirements tot testscenario’s AIF • Systeem / integratie / acceptatietesten • Acceptatiecriteria – FAT en GAT XI – Performance – Go / No go?
• Conversiedata of synthetische dataPORTAL buiten beeld: testcoördinator • Welke kennis nodig voor testen? MUSL Project
buiten beeld: FICA SLM Testanalist Projectmanager Logica
Testen?
Trainen? MUSL Project
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
Training – De theorie SAP Dummy SAP SLM SAP SLM Training on the job Basic Intro Advanced
S+
Kerngebruikers project
Px,Py, …
Beheerorganisatie
Px,Py, …
Kerngebruikers Eindgebruikers
Px,Py, …
Px
bediening
MUSL Project
concept
systeem
Train de trainer
bediening
Trainen – De praktijk
• Vóór live-gang: – Trainen op een vrijwel leeg systeem
• Na live-gang: – Wijzigingen systeem / oneigenlijk gebruik – Organisatiestructuur Bureaus Onderwijs wijzigt voortdurend – Groepen medewerkers heterogeen – Trainen o.b.v. rollen MUSL Project
Agenda
• • • • • • •
Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie
MUSL Project
Overdracht naar beheersituatie • Meewerken in project – Kerngebruikers – (Toekomstig) beheerders
• Balans vinden – Wanneer is het af? – Te vroeg – Projectwerk vs. beheertaken
• Formatie centraal i.p.v. decentraal – Vele facultaire applicaties vervallen – Gaat niet spontaan
• FTEs – Inhuur vs. formatie
• Professionaliteit en inrichting organisatie – ERP / Ketendenken – Releasematig werken MUSL Project
Conclusie • Evaluatie – Wouter Keller
• Heel veel in heel weinig tijd – Risico’s – Enorme druk
• Communicatie – Aansturing – In de organisatie
• Overdracht naar beheer • Klaar voor de toekomst MUSL Project
MUSL Project
