Technische specificaties

Bijlage C

Technische specificaties Bestek Nr 14IS808

Meerjarige overeenkomst van diensten 2014 - 2017

MEERJARIGE OVEREENKOMST VAN DIENSTEN VOOR ONDERHOUDS- EN INVESTERINGSWERKEN AAN DE MILITAIRE INDUSTRIËLE POORTEN VAN HET COMMERCIËLE TYPE – INTERKWARTIER LEOPOLDSBURG.

Technische specificaties.

1. 2. 3. 4.

Blz 2.

Inleiding ...........................................................................................................................3 Definitie ...........................................................................................................................3 Het concept .....................................................................................................................4 De werkingsdomeinen ...................................................................................................5 a. (1) (2) (3) (4) (5) (6) b. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) c. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) d. (1) (2) (3) (4) (5) (6) e. (1) (2) (3) (4) f. g. h. i. (1) (2)

5.

Contractuele en technische ondersteuning ............................................................................................ 5 Algemeenheden ................................................................................................................................ 5 Gegevensbeheer ............................................................................................................................... 6 Inventarisatie ..................................................................................................................................... 6 Studie & analyse ............................................................................................................................... 8 Beheer van het uitvoeringsdossier .................................................................................................... 8 De controles ...................................................................................................................................... 9 Preventief onderhoud ............................................................................................................................. 9 Het preventief onderhoud + kleine vervangingen ............................................................................. 9 Een onderhoudsbeurt ...................................................................................................................... 10 Het logboek / de checklist ............................................................................................................... 10 Het forfaitair karakter ....................................................................................................................... 11 Jaarlijkse controle............................................................................................................................ 11 Procedure ........................................................................................................................................ 11 De facturatie .................................................................................................................................... 12 Het correctief onderhoud ...................................................................................................................... 12 Het vervangingsmateriaal ............................................................................................................... 12 De interventies ................................................................................................................................ 13 Voorbeeld ........................................................................................................................................ 13 Het logboek / de checklist ............................................................................................................... 13 Het forfaitair karakter ....................................................................................................................... 13 Procedure ........................................................................................................................................ 14 De facturatie .................................................................................................................................... 14 Investeringen ........................................................................................................................................ 14 Proloog ............................................................................................................................................ 14 Concept ........................................................................................................................................... 14 Het systeem .................................................................................................................................... 15 De interventies ................................................................................................................................ 15 Het logboek / de checklist ............................................................................................................... 15 De facturatie .................................................................................................................................... 15 Dringende interventies .......................................................................................................................... 15 Definitie “dringend” karakter ............................................................................................................ 15 Het logboek / de checklist ............................................................................................................... 15 Procedure ........................................................................................................................................ 16 De facturatie .................................................................................................................................... 16 Uitsluitingen .......................................................................................................................................... 16 Prestatievoorschriften ........................................................................................................................... 16 Garantie ................................................................................................................................................ 17 Algemene verplichtingen ...................................................................................................................... 17 Personeel. ....................................................................................................................................... 17 Kwalificaties van de dienstverlener. ................................................................................................ 17

Prijsbepaling .................................................................................................................18 a. (1) (2) (3)

Algemene prijsbepaling ........................................................................................................................ 18 Binnen het kader van een jaarlijkse periodieke bijdrage ................................................................ 18 Binnen het kader van de facturatie na geleverde prestaties ........................................................... 18 Binnen het kader van de facturatie mits offerte .............................................................................. 18


Blz 3.

1. Inleiding Deze opdracht handelt over het onderhoud van, de controles van, de aanpassingen aan en de vervangingen van de industriële commerciële deuren of poorten van Defensie. Het gaat over een open overeenkomst met een looptijd van 4 jaar.

2. Definitie De industriële poorten vormen een groep binnen de grote verzameling poorten van Defensie waarin we onder andere de hekwerkpoorten in terugvinden De groep “industriële poorten” omvat alle opengaande schrijnwerkelementen ter afsluiting van voertuigen goederendoorgangen die voldoen aan de specifieke vereisten voor een industriële omgeving. Deze poorten bestaan uit horizontaal of verticaal bewegende elementen die via een zelfdragende geleidingsstructuur aan de doorgang bevestigd zijn. De groep “industriële” poorten werd afgelijnd door de definitie van 7 zogenaamde typepoorten die samen de “industriële” poorten van Defensie vertegenwoordigen. Industriële poorten Draaipoorten

Schuifpoorten

Vouwpoorten

Kantelpoorten

Sectionale poorten

Rolluik

Snel loop poorten


Blz 4.

De commerciële poorten vormen een afdeling binnen de groep “industriële” poorten. Het gaat hier over deuren die “gestandaardiseerd” zijn en bijgevolg kunnen onderhouden worden door commerciële firma’s. Naast de commerciële poorten vinden we bij de Defensie ook de zogenaamde operationele of “Ops” poorten terug. Het zijn poorten die onontbeerlijk zijn voor de opdrachten van Defensie en die bijzondere kenmerken vertonen waardoor het onderhoud slechts door enkele gespecialiseerde firma’s kan gebeuren. Het gaat hier bijvoorbeeld over de gepantserde deuren van een munitieopslagplaats. De “Ops” poorten maken het onderwerp uit van een aparte open overeenkomst.

De poorten van Defensie De industriële poorten van Defensie

Commerciële type

“Ops” type

3. Het concept De overeenkomst omvat 5 grote werkingsdomeinen. Open Overeenkomst industriële poorten (commerciële type)

Contractuele en technische ondersteuning

Preventief onderhoud

Algemeenheden

Preventief onderhoud + kleine vervangingen

(Geïnformatiseerd) beheer van het patrimonium

Jaarlijkse controles

Correctief onderhoud

Investeringen

Grote vervangingen

Vervanging van (verouderde ) poortsystemen

Dringende interventies

Inventarisatie

Studie & analyse

Beheer uitvoeringsdossiers

Controles

Het concept van deze overeenkomst beperkt zich niet tot het «gewone onderhoud » van de installaties. Het heeft als doelstelling om op efficiënte wijze de veiligheid van het personeel en van de goederen, maar ook de goede werking en de technische gezondheid van de installaties te verzekeren.


Blz 5.

4. De werkingsdomeinen a. Contractuele en technische ondersteuning Deze ondersteuning stemt overeen met de activiteiten in het kader van het contractbeheer en de administratieve opvolging van de installaties. De kosten, verbonden aan deze activiteiten, worden eenmaal per jaar door Defensie aan de dienstverlener betaald. Dit zijn prestaties type A.

(1) Algemeenheden -

In plaats stellen van een coördinatiestructuur voor het beheer en de uitvoering van de overeenkomst Administratief beheer van de overeenkomst Technische en logistieke activiteiten. (a) Een coördinatiestructuur: o Op lokaal-technisch niveau: De dienstverlener zal een technische afgevaardigde aanstellen als gesprekspartner voor de lokale structuur van het Interkwartierniveau (territoriale verantwoordelijkheidszone) van Defensie (Leidend Ambtenaar / Technische verantwoordelijke Infra). o Op nationaal beheersniveau: De dienstverlener zal een contractuele afgevaardigde aanstellen als gesprekspartner voor de vertegenwoordigers van de Staf van Defensie (Materieelbeheerder en de Leidende Dienst) wat het contractuele beheer betreft. Coördinatievergadering: De dienstverlener zal jaarlijks minimum 1 (meer op aanvraag) coördinatievergadering plannen op lokaal-technisch niveau en minimum 1 op het niveau materiaalbeheerder. Het doel van deze vergadering is onder andere: de algemene werking van het contract te bespreken, de jaarplanning van het onderhoud te overlopen, de correctieve interventies te bespreken, de dringende interventies per kwartier te analyseren, een stand van zaken betreffende het patrimonium (technische gezondheid + inventarisatie) te geven en om eventuele coördinatieproblemen op te lossen. (b) Administratief beheer van het contract Dit luik dekt alle activiteiten die verbonden zijn aan het administratief beheer van het contract (bijvoorbeeld het opstellen van facturen). (c) Technische en logistieke activiteiten Dit luik dekt alle activiteiten die verbonden zijn aan het technische en logistieke luik van het contract. De dienstverlener zal beschikken over een aangepaste technische en logistieke capaciteit die hem in staat stelt het beheer van het contract vlot te behandelen. Het gaat hier bijvoorbeeld (niet exhaustief) over de vlotte levering van wisselstukken voor het ganse patrimonium, de aanwezigheid van voldoende wisselstukken in de onderhoudsvoertuigen om de vervangingen tijdens het preventief onderhoud uit te voeren of de capaciteit om op elke betrokken installatie correct (volgens de geldende wetgeving) tussen te komen (bijvoorbeeld interventies/onderhoud met hoogwerker of stelling),…


Blz 6.

(2) Gegevensbeheer De dienstverlener zal een beheersysteem in plaats stellen voor het beheer van de gegevens van het poortenpatrimonium van Defensie. Deze gegevens dienen voor Defensie uitbaatbaar te zijn door Microsoft Office. Het Interkwartier dient minimum op trimestriële basis een tabel te krijgen die per poortsysteem minimum volgende gegevens bevat: - Het militaire assetnummer - De status van het systeem (operationeel of niet) - Planningsgevens voor het preventief onderhoud - Historiek van het preventief onderhoud - Opmerkingen Voorbeelden van bijkomende (facultatief) nuttige informatie: - Historiek spoedinterventies - Historiek correctieve interventies - Gecumuleerde kosten voor correctieve interventies De gegevens op jaarbasis zullen minimum 5 werkdagen voor de jaarlijkse coördinatievergadering aan de materiaalbeheerder worden overgemaakt. Defensie staat eveneens toe dat de gegevens online via een zogenaamde portaalsite of equivalent worden ter beschikking gesteld. In dit geval dient de dienstverlener minimum één toegang voor de materiaalbeheerder en één toegang per Interkwartier te voorzien.

(3) Inventarisatie (a) Proloog Voorafgaand aan deze open overeenkomst heeft Defensie een inventarisatiecampagne gelanceerd. Deze campagne had een dubbel doel. Enerzijds diende het patrimonium in kaart te worden gebracht en anderzijds diende de technische gezondheid van dit patrimonium bepaald te worden. De campagne resulteerde in een gegevensbestand (zie offerteblad) dat alle (gekende) poorten van Defensie herneemt. Tevens werd de gezondheid van elke poort bepaald aan de hand van een score van 1 (zeer goed) tot 4 (zeer slecht). (b) Het doel De inventaris schept voor de dienstverlener een zo gedetailleerd mogelijk beeld van het patrimonium per kwartier en geeft een totaal per Interkwartier. Na de gunning van de overeenkomst zal Defensie de laatste elektronische versie van de inventaris per Interkwartier overmaken aan de dienstverlener. Deze kan de gegevens gebruiken om zijn eigen beheerssysteem te voeden en een jaarplanning voor het onderhoud op te stellen. De jaarplanning dient in samenspraak met de Leidend Ambtenaar (LA) te gebeuren. De dienstverlener begint zijn onderhoudscyclus mits goedkeuring door de betrokken LA. De inventaris dient te allen tijde als leidraad beschouwd te worden. Dit impliceert dat afwijkingen mogelijk zullen zijn in beide richtingen (verwijderingen / toevoegingen). Elk onderhoud zal per poort gefactureerd worden in plaats van op het totaal van de inventaris. Het is de bedoeling dat bepaalde gegevens door de dienstverlener, als specialist ter zake, worden geactualiseerd (bv technische gezondheid) na het jaarlijks onderhoud. Dit zou na maximum 1 jaar looptijd van het contract moeten resulteren in een inventaris die voor 99% overeenstemt met de realiteit. Het gaat uiteindelijk over de bevestiging of de ontkrachting van de initiële geleverde data. Defensie zal vervolgens deze data gebruiken om de poorten als individueel systeem in te voeren in haar logistiek beheerssysteem. Dit zal de opvolging en het overzicht van het patrimonium in hoofde van de materiaalbeheerder en de gebruiker enorm vergemakkelijken. (c) De rubrieken De rubrieken die door de dienstverlener dienen geactualiseerd te worden: o Militaire assetnummer (PC NUQUA XXX) o Aandrijving: manueel of motor o Poorttype (1/2/3/4/5/6/7/8) o Afmetingen (H(m)xB(m) o Technische gezondheid (1/2/3/4) o Opmerkingen


Blz 7.

(d) Fictief voorbeeld: Een poort in het KW OLT BARON ZUYLEN VAN NYEVELT te Berlaar

PC12002A006 (militair assetnummer) Aandrijving: manueel

Type 3: Vouwpoort

H: 4m x B: 5m

Technische gezondheid: 2 (Goed)

Opmerking: Nihil

(e) Toevoegingen en verwijderingen Het spreekt voor zich dat poorten die onbekend zijn voor Defensie, maar wel deel uitmaken van het patrimonium na identificatie door de dienstverlener zullen geïntegreerd worden in de inventaris. Het gaat hier bijvoorbeeld over poorten die niet werden geïdentificeerd tijdens de initiële inventarisatie of poorten die zullen worden toegevoegd tijdens het contract (vb: nieuwbouw). De dienstverlener zal in dit geval minimum voorgaande rubrieken hernemen om de poort te identificeren. Defensie zal via de LA zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht van de toevoeging zodat de poort ook een passend militair assetnummer kan krijgen. In dezelfde geest zullen poorten die voorkomen in de inventaris, maar niet meer blijken te bestaan (vb: afbraak) door de dienstverlener verwijderd worden uit de inventaris. Ook in dit geval zal Defensie zo snel mogelijk worden gewaarschuwd teneinde de poort in kwestie zo snel mogelijk uit het patrimonium te verwijderen. (f) De vereisten Het is de bedoeling dat elke poort door de dienstverlener, zo snel mogelijk na aanvang van het contract, van een duidelijke herkenningslabel zal voorzien worden. De gegevens die hier op vermeld staan zijn in principe vrij te kiezen door de dienstverlener, maar er zal minimum melding gemaakt worden van het call center met een duidelijk zichtbaar telefoonnummer en een blanco veld voor het definitieve militaire assetnummer van de poort. Het definitieve nummer zal uiterlijk 2 jaar na begin van het contract duidelijk zichtbaar zijn op elke poort die deel uitmaakt van de overeenkomst. Het nummer is als volgt opgebouwd: PC (Poort Commercieel type) NUQUA (uniek identificatienummer van een militair kwartier) 000 (volgnummer 000 – 999).


Blz 8.

Voorbeeld: PC11008E001: De eerste poort in het kwartier te Brasschaat (NUQUA: 11008E) van het Interkwartier Berlaar.

(4) Studie & analyse De dienstverlener zal Defensie steeds bijstaan met raad en daad. Elk correctief onderhoud of investering voor dewelke er meerdere opties mogelijk zijn of die resulteren in een hoge prijs ten opzichte van een volledigere vervanging, zal steeds gepaard gaan met een zogenaamde “studie & analyse”. Deze studie & analyse zal steeds resulteren in een gedetailleerd document. Dit document herneemt onder andere de verschillende mogelijke oplossingen, hun voor- en nadelen, de mogelijke opties (vb manuele bediening, automatisatie, levenscycli,…). Dit moet Defensie in staat stellen steeds het best aangepaste product of interventie voor een behoefte invulling te kiezen.

(5) Beheer van het uitvoeringsdossier De dienstverlener is verantwoordelijk voor het bijhouden van de installatiegegevens in het uitvoeringsdossier. Het uitvoeringsdossier omvat o.a.: (a) de conformiteitsattesten, technische handleidingen en gebruiksaanwijzingen; (b) de as-builtdossiers; (c) het indienststellingsrapport; (d) de registratie van het preventief/correctief onderhoud, het onderhoudsboekje; (e) de documenten betreffende de modernisatie- en renovatieprogramma's. (f) Alle mogelijke wettelijke en nuttige attesten zoals verwijderingsattesten, verwerkingsattesten, enz. Het uitvoeringsdossier is in zijn geheel en te allen tijde eigendom van Defensie. Ten minst één volledig exemplaar wordt door de dienstverlener bij de installatie ter beschikking gesteld en in goede staat gehouden. Het dossier kan, op vraag, eveneens onder elektronische vorm gratis aan Defensie ter beschikking worden gesteld.


Blz 9.

(6) De controles (a) Beheercontroles Door Defensie of op initiatief van de dienstverlener voorgeschreven beheercontroles worden door de dienstverlener uitgevoerd. Desgevallend zal de dienstverlener een planning voorstellen en een opvolging voor de beheersing van de uitvoering van de controles in plaats zetten. (b) Kwaliteitscontroles De door Defensie of op initiatief van de dienstverlener voorgeschreven kwaliteitscontroles worden door de interne kwaliteitscontroledienst van de dienstverlener uitgevoerd. Deze controledienst dient organiek onafhankelijk te zijn van de technische en operationele diensten van de dienstverlener. De resultaten van de eventuele kwaliteitscontrole zullen gerapporteerd worden tijdens de jaarlijkse coördinatievergadering.

b. Preventief onderhoud Het preventief onderhoud bevat alle activiteiten die de dienstverlener binnen zijn verantwoordelijkheidszone (Interkwartier) minimaal éénmaal per jaar dient uit te voeren. Het gaat om periodiek onderhoud en de jaarlijkse controle door een competent persoon. Het preventief onderhoud zal de dienstverlener daarenboven in staat stellen de inventarisatie van het patrimonium te verbeteren en te vervolledigen. Dit zijn prestaties type A. Preventief onderhoud

Periodiek onderhoud

Forfaitair onderhoud i.f.v. poorttype a.d.h.v checklist

Kleine vervangingen met max delegatie van 50€ BTWI

Jaarlijkse controle

Controle van de installatie tijdens het onderhoud

Opmaak van het controleverslag

(1) Het preventief onderhoud + kleine vervangingen Defensie wil binnen het preventief onderhoudsconcept kleine vervangingen integreren. Het gaat in principe over kleine componenten die eenvoudig tijdens het preventief onderhoud kunnen vervangen worden. Deze manier van handelen vermijdt dat er bijkomende prestaties door de dienstverlener moeten worden verricht (verplaatsingen, administratie,…) en dat de installatie grotere schade zou oplopen ten gevolge van een klein defect. De firma mag, mits een maximum delegatieniveau van 50€ per poort BTWI, vervangingen uitvoeren zonder voorafgaand akkoord van de LA. De vervangingen zullen gedetailleerd worden genoteerd in het betrokken logboek en zullen aanleiding geven tot een aparte materiaalfactuur. De prestaties voor de plaatsing van deze onderdelen zullen NIET apart gefactureerd worden, maar maken integraal deel uit van het preventief onderhoud (forfaitaire prijs per poort).


Blz 10.

(2) Een onderhoudsbeurt Hieronder vindt men een lijst met punten die minimum deel uitmaken van preventief onderhoud. Deze lijst is niet limitatief en in elk geval dienen de richtlijnen voor het onderhoud van de fabrikant minimaal gerespecteerd te worden. Niet vermelde werkzaamheden, doch welke noodzakelijk zijn om een goede werking te kunnen garanderen, dienen eveneens uitgevoerd te worden en maken deel uit van het preventief onderhoud. Een preventief onderhoud zal steeds verlopen volgens de regels van de kunst. (a) Een werkingstest van de hele installatie (b) Een doorgedreven nazicht, schoonmaak, test, onderhoud, smering en afregeling van de beveiligingsdispositieven (veerbreukbeveiliging, prints, kabelbreukbeveiliging, parachutesysteem, onderloopbeveiliging, deurcontact, sensoren, radar, fotocellen, waarschuwingslampen, noodstop….) (c) Een doorgedreven nazicht, schoonmaak, onderhoud, smering en afregeling van de bedienings- en bewegingselementen (motor, slipkoppeling, eindloopschakelaars, kettingspanners, stuurkast, noodbediening (handketting),manuele bediening,…) (d) Een doorgedreven nazicht, onderhoud, smering en afregeling van de poortpanelen (nazicht van de loopwielen (alle types), rolhouders, de scharnieren (midden + zijkant), bodemconsoles, handgrepen, schuifgrendels, sloten, afdichtingen, loopdeur, ventilatiesystemen, transparante elementen,…) (e) Een doorgedreven nazicht, onderhoud, smering en afregeling van het balanceringssysteem (kabeltrommels, veerpluggen, lagerplaten, assen, koppelingen, kabelschijven, hefkabels en de torsieveren, gewichten,….) (f) Een doorgedreven nazicht, onderhoud, smering en afregeling van het railsysteem (rails, bochten, de afdichtingsrubbers, de verbindingsmoffen, het bevestigingsmateriaal, de veerbuffers,…) (g) De vervanging van beschadigde onderdelen mits beperkte delegatie. De bovenvermelde minimumvereisten gelden voor al de poorttypes in het patrimonium. De dienstverlener zal een specifiek onderhoudsschema (checklist) voorstellen per poorttype bij aanvang van het contract aan de betrokken LA. Deze lijst zal mits goedkeuring dienen als basis voor het preventief onderhoud voor de ganse looptijd van de overeenkomst.

(3) Het logboek / de checklist Elke poort dient door de dienstverlener van een logboek te worden voorzien. Dit logboek zal met een houder op of in de buurt van de poort geplaatst worden. Het logboek dient alle informatie aangaande de interventies te bevatten. Het logboek blijft eigendom van Defensie (zelfs na het verlopen van het contract) en zal uit opeenvolgende genummerde bladzijden bestaan. Defensie veronderstelt dat elke prestatie, die niet vermeld staat in het logboek, niet werd uitgevoerd en bijgevolg ook niet kan gefactureerd worden. Het logboek met het militaire assetnummer bevat minimum volgende elementen: (a) aard van de interventie (preventief onderhoud/correctief spoedinterventie/andere…) (b) datum van de interventie (c) naam en handtekening van de technicus (duidelijk leesbaar) (d) vervanging onderdelen (indien van toepassing) (e) het nummer van de werkbon (indien van toepassing (f) eventuele opmerkingen

onderhoud/

Het preventief onderhoud dient uitgevoerd te worden aan de hand van een checklist (per poorttype).Per poort dient er een checklist te worden opgemaakt waarbij minimum alle bovenvermelde punten (2) beschreven worden.


Blz 11.

(4) Het forfaitair karakter Het preventief onderhoud is gebaseerd op een forfaitaire kostprijs per poorttype dit impliceert dat alles, behalve het vervangingsmateriaal en de huur van steigers of hoogwerkers in de eenheidsprijs per post begrepen is. Het gaat hier onder andere over (niet exhaustief): (a) Het transport naar de betrokken werf (b) Het preventief onderhoud, de vervangingen en de controle (c) De toegangsprocedure (controle, contactname met de betrokken diensten,…) (d) Gebruik van werktuigen (boormachines, slijpmachines, schroefmachines,…) (e) Gebruik van meettoestellen (f) Gebruik van bijzondere werktuigen (gespecialiseerd materiaal) (g) Gebruik van klein verbruiksmateriaal (nagels, schroeven, bouten, moeren, ringen, rivetten, WAGO klemmen, kabelbinders, lijm, pluggen, boren, slijpschijven,…) (h) Afvoer van afval en overschotten conform de geldende wetgeving (i) De bebakening van werven (j) Additieven en consumptiegoederen voor de goede werking van de installaties, zowel kwalitatief als kwantitatief (k) Oliën en vetstoffen volgens de normen van de fabrikant of equivalent (l) Normale producten voor het dagelijkse onderhoud van de installaties Het gebruik van rolsteigers, ladders en hoogwerkers staat gedetailleerd beschreven in de zogenaamde werkencataloog. Voor het preventief onderhoud zal een hoogwerker APART gefactureerd worden in functie van het reële gebruik. Het gebruik van een hoogwerker gebeurt steeds in samenspraak met de LA teneinde het rendement te maximaliseren. Deze coördinatie dient te gebeuren alvorens een onderhoudsprogramma in een militair kwartier aan te vatten. De dienstverlener zorgt voor de verwerking, de stockage, het vervoer en de behandeling door erkende ophalers, van producten die onder de diverse milieuwetgevingen vallen. Al de werken zullen uitgevoerd worden conform de regels van de kunst en conform de geldende wetgeving.

(5) Jaarlijkse controle Jaarlijks dient elke poort gecontroleerd te worden door een zogenaamd “competent” persoon. Deze persoon dient het volledige poortsysteem na te kijken (veiligheid, structuren, kabels,…) en dient deze controle schriftelijk vast te leggen. Gezien de overeenkomsten tussen het jaarlijks preventief onderhoud per poort en de jaarlijkse controle, opteert Defensie voor de combinatie van het onderhoud met de jaarlijkse controle. De controle spitst zich enerzijds toe op dezelfde onderwerpen als het onderhoud en anderzijds kunnen eventuele opmerkingen, indien deze deel uitmaken van het preventief onderhoud, onmiddellijk worden gecorrigeerd of verholpen. De checklist van het preventief onderhoud kan dienen als basis voor het controleverslag. Er dient minimaal één controleverslag en één checklist beschikbaar te zijn aan de installatie zelf (vb in het logboek) en er dient minimum één kopij verstuurd te worden aan het verantwoordelijke 1° echelon TSS infra van de betrokken installatie.

(6) Procedure Het preventief onderhoud verloopt aan de hand van een planning die wordt bepaald in samenspraak met de LA. Bij aankomst in het betrokken kwartier dient de technicus zich aan te melden bij de lokale infra verantwoordelijke alvorens het preventief onderhoud aan te vatten. Indien het betrokken kwartier geen infra verantwoordelijke heeft of indien deze niet aanwezig is, dient de technicus zich aan te melden bij het wachtpersoneel. De technicus zal bij de aanmelding op de hoogte worden gebracht van de specifieke modaliteiten van het betrokken kwartier (toegangsprocedure) en zal, indien mogelijk of noodzakelijk (volgens de toegangsprocedure van het kwartier), worden begeleid naar de betrokken installaties. De technicus zal, conform zijn planning, het onderhoud uitvoeren. Na het beëindigen van zijn activiteiten zal hij een duidelijke werkbon opstellen ter verduidelijking van zijn interventies. Indien de technicus tijdens het onderhoud vaststelt dat een installatie elementaire tekortkomingen heeft die de veiligheid van het personeel in gevaar zou kunnen brengen, zal hij dit duidelijk vermelden op de werkbon en in het logboek. Alvorens het betrokken kwartier te verlaten, zal de werkbon ter controle worden ondertekend door de lokale infra verantwoordelijke of het wachtpersoneel (indien de lokale infra verantwoordelijke onbeschikbaar is). Tijdens de ondertekening zal de technicus ook duidelijk melding maken van de gevaarlijke situaties en zal hij tevens melden wat de huidige toestand is van de installatie (bruikbaar, tijdelijke buiten dienst,…).


Blz 12.

(7) De facturatie Een kopij van de gehandtekende werkbon zal in een tweede tijd met de factuur naar het betrokken bureau contracten worden verstuurd. Naast de werkbon dient elke factuur binnen dit werkingsdomein duidelijk melding te maken van het assetnummer en het poorttype. Voorts dient de factuur ook duidelijk en apart melding te maken van het gebruikte vervangingsmateriaal per poort (met assetnummer) en een duidelijk apart overzicht te geven van het gebruik van steiger of hoogwerkers. Defensie weerhoudt zich het recht elke factuur zonder gehandtekende werkbon te weigeren. Elke gevaarlijke toestand, die buiten het kader van het preventief onderhoud dient gecorrigeerd te worden, zal aanleiding geven tot een aparte offerte. Deze offerte zal zo snel mogelijk naar het betrokken bureau contracten verstuurd worden voor akkoord.

c. Het correctief onderhoud Het correctief onderhoud stemt overeen met correctieve maatregelen om een installatie terug in staat te stellen, wanneer de functionaliteit door gebruik, ouderdom of externe oorzaken wordt aangetast. Dit type onderhoud omvat de herstellingen (interventies) en vervangingen (materiaal). De vervangingen aan de installaties impliceren de vervanging van de bestaande uitrusting(en) door een nieuwe gelijkwaardige uitrusting of de revisie van een uitrusting die de levensduur ervan verlengt. De uitvoering van het correctief onderhoud zal steeds gebaseerd zijn op een goedgekeurde offerte. De offertes in dit kader zullen steeds bestaan uit een luik vervangingsmateriaal EN een luik interventies. Dit zijn prestaties type B.


Interventies

Werkenposten uit de werkencataloog

Vervangingsmateriaal

Specifieke vervangingen op offerte

Specifieke werken op offerte (1) Het vervangingsmateriaal Dit materiaal is essentieel voor de uitvoering van het correctief onderhoud. Het uitgebreide en vooral divers patrimonium van Defensie maakt het onmogelijk alle onderdelen in het kader van deze overeenkomst apart te definiëren. Indien het correctieve onderhoud specifiek materiaal vereist zal de dienstverlener in samenspraak met de LA minimum één voorstel (meer voorstellen enkel op vraag van de LA of de materiaalbeheerder) uitwerken. De kosten voor deze studie zitten vervat in het luik contractuele en technische ondersteuning (zie: 4.a.). De geleverde materialen zullen, steeds nieuw zijn en minimum het CE merkteken dragen. Defensie staat de dienstverlener een maximum winstpercentage van 15% toe op onderdelen die hij niet zelf kan leveren en die hij bij een gespecialiseerde firma dient aan te kopen. In dit geval zal een kopij, van het aankoopbewijs van de dienstverlener bij de producent, bij de factuur van het correctief onderhoud aangehecht worden als bewijsstuk.


Blz 13.

(2) De interventies De interventies zullen gebaseerd zijn op zogenaamde werkenposten uit de werkencataloog. Deze posten omschrijven het uit te voeren werk per maateenheid. De dienstverlener zal maximaal gebruik maken van deze werkencataloog om het correctief onderhoud uit te voeren. Er zal steeds een kwantitatief verband zijn tussen het vervangingsmateriaal en de interventie (zie onderstaand voorbeeld). De dienstverlener kan in uitzonderlijke gevallen punctueel afwijken van de werkencataloog indien de aard van het werk niet omschreven staat in een post. In dit voorkomend geval kan de dienstverlener gebruik maken van de zogenaamde “uren in regie”. Een offerte mits gebruik van “uren in regie” zal steeds voorgesteld worden mits voorafgaand overleg met de betrokken LA.

(3) Voorbeeld In dit voorbeeld wordt er gesproken over de punctuele vervanging van een component uit het poortsysteem namelijk de motor. Men dient op te merken dat de werkposten forfaitair zijn en dat er een duidelijk kwantitatief verband is tussen het materiaal en de werken.

Post

Omschrijving der werken

W-E-1 Verwijdering (Verwijdering, elektrische ontkoppeling) motorsysteem (motor, bediening, bekabeling,beveiligingssysteem, manuele bediening) W-A-1 Plaatsing (plaatsing, elektrische aansluiting, werkingstest) motorsysteem (motor, bediening, bekabeling,beveiligingssysteem, manuele bediening)

MaatOmschrijving materiaal eenheid 1 (/st) Motor klein (X≤50NM) + sturing + onderloopbeveiliging

Maateenheid 1 (/st)

1 (/st)

(4) Het logboek / de checklist Voor elke correctieve interventie dient de dienstverlener een melding te maken in het logboek conform de minimum gegevens uit 4.b(3).

(5) Het forfaitair karakter Dit impliceert dat alles, behalve het materiaal, in de eenheidsprijs per post begrepen is. Het gaat hier onder andere over: (a) (b) (c) (d) (e) (f)

Het transport naar de betrokken werf De toegangsprocedure (controle, contactname met de betrokken diensten,…) Gebruik van werktuigen (boormachines, slijpmachines, schroefmachines,…) Gebruik van meettoestellen Gebruik van bijzondere werktuigen (gespecialiseerd materiaal) Gebruik van klein verbruiksmateriaal (nagels, schroeven, bouten, moeren, ringen, rivetten, WAGO klemmen, kabelbinders, lijm, pluggen, boren, slijpschijven,…) (g) Afvoer van afval en overschotten conform de geldende wetgeving (h) De bebakening van werven (i) Additieven en consumptiegoederen voor de goede werking van de installaties, zowel kwalitatief als kwantitatief (j) Oliën en vetstoffen volgens de normen van de fabrikant of equivalent

Het gebruik van rolsteigers, ladders en hoogwerkers staat gedetailleerd beschreven in de zogenaamde werkencataloog. De dienstverlener zorgt voor de verwerking, de stockage, het vervoer en de behandeling door erkende ophalers, van producten die onder de diverse milieuwetgevingen vallen. Al de werken zullen uitgevoerd worden conform de regels van de kunst en conform de geldende wetgeving.


Blz 14.

(6) Procedure De procedure verloopt analoog aan deze beschreven in 4.b(6), ook hier dient de werkbon door het betrokken personeel ondertekend te worden.

(7) De facturatie Een factuur binnen dit werkingsdomein dient in overeenstemming met het preventief onderhoud ook steeds vergezeld te zijn van een ondertekende werkbon en (indien van toepassing) van een kopij van het aankoopbewijs (bij een gespecialiseerde fabrikant) voor vervangingsonderdelen. De factuur moet voorts een duidelijk onderscheid maken tussen het luik interventies (werkenposten, uren in regie,…) en het luik vervangingsmateriaal. Bij elk van de twee deelrubrieken zullen duidelijke aantallen en prijzen beschreven staan. Tot slot dient de betrokken factuur ook steeds duidelijk melding te maken van het militair assetnummer van de betrokken installatie.

d. Investeringen Het werkingsdomein investeringen handelt over de plaatsing van volledige poortsystemen ter vervanging van bestaande verouderde of gevaarlijke systemen. Dit zijn prestaties type B.

(1) Proloog De initiële inventarisatie van de commerciële industriële poorten van Defensie heeft uitgewezen dat het patrimonium 10% technisch zeer ongezonde systemen bevat. De dienstverlener dient na maximum 1 jaar contractduur aangeven welk aandeel deze probleemgroep exact vertegenwoordigt binnen het ganse patrimonium.

(2) Concept Het preventief onderhoud zal de dienstverlener in staat stellen de technische gezondheid van het poortenpatrimonium te revalueren. Op basis van zijn bevindingen kan hij voorstellen doen aan Defensie voor correctief onderhoud of investeringen. De dienstverlener zal via de zogenaamde studie & analyse deze voorstellen vertalen in offertes. Deze offertes dienen steeds melding te maken van de resultaten van de analyse. Er dient met andere woorden aangetoond te worden waarom bepaalde acties (correctief onderhoud / investeringen) nodig zijn op een bepaalde installatie en wat de mogelijke voor- of nadelen zijn van bepaalde keuzes. De beslissing zal echter steeds bij Defensie liggen. De dienstverlener dient de LA vanuit zijn ervaring te allen tijde bij te staan met raad en daad. Het luik investeringen dient enkel aangewend te worden indien het normale technisch onderhoud (preventief, correctief) ontoereikend is om een installatie terug in staat te stellen of indien het economisch interessanter is voor Defensie een oude installatie te vervangen door een nieuwe. Het gaat hem hier in wezen dus enkel over volledige vervangingen van poortsystemen. Men spreekt van investeringen daar men een verhoging van het patrimonium creëert door de plaatsing van een volledig nieuw systeem. De uitvoering van de investeringen zal steeds gebaseerd zijn op een goedgekeurde offerte.


Blz 15.

(3) Het systeem De aard van het patrimonium maakt het voor Defensie onmogelijk alle bestaande poortsystemen op voorhand te definiëren. Defensie zal bijgevolg steeds een offerte op maat vragen voor de plaatsing van een volledig nieuw poortsysteem. De dienstverlener zal via de studie en analyse (4.a) aantonen waarom Defensie zijn voorstel(len) dient te hernemen (return on invest, energiebesparing,…). Het geleverde systeem zal steeds vergezeld zijn van een conformiteitsattest (conform met EN13241-1 en 89/106/EC). De offerte zal steeds melding maken van enkele minimumkarakteristieken: - Het poorttype (1/2/3/4/5/6/7) - De afmetingen - De productnorm - Isolatiewaarde (u waarde) - Werkingscycli (minimum gegarandeerd aantal cycli) - Windbelastingsklasse - Waterweerstandklasse - Luchtdichtheidsklasse - Type beveiligingsdispositieven - De standaardkleur - De bediening (standaard steeds manueel) - Meerprijs mits automatisatie

(4) De interventies De interventies, noodzakelijk voor de plaatsing van een poortsysteem, zullen steeds uitgedrukt worden in de zogenaamde “uren in regie”. Een offerte mits gebruik van “uren in regie” zal steeds voorgesteld worden mits voorafgaand overleg met de betrokken LA.

(5) Het logboek / de checklist Voor elke investering dient de dienstverlener minimum een nieuw logboek te voorzien conform de minimum gegevens uit 4.b(3), bovendien zullen bij de nieuwe installaties een kopij van de handleiding, de onderhoudsschema’s van de producent en de nodige attesten (conformiteit,…) voorzien worden zie 4.a(5).

(6) De facturatie Een factuur binnen dit werkingsdomein moet een duidelijk onderscheid maken tussen het luik interventies (uren in regie) en het luik betreffende het materiaal (het poortsysteem). Bij elk van de twee deelrubrieken zullen duidelijke aantallen en prijzen beschreven staan.

e. Dringende interventies De dringende interventies zijn oproepen die Defensie wegens dwingende operationele redenen bestelt bij de dienstverlener. De dienstverlener zal hiervoor een wachtdienst, callcenter of equivalent in plaats stellen. Het callcenter moet in staat zijn deze oproepen conform de geldende landstaal (Frans of Nederlands) correct te beantwoorden (een antwoordapparaat wordt niet als wachtdienst erkend en een betaalnummer voor het callcenter is tevens verboden).

(1) Definitie “dringend” karakter Een dringende interventie mag enkel aangevraagd worden in het kader van dwingende operationele redenen. Dit impliceert dat er voertuigen of goederen, essentieel voor de uitvoering van de opdrachten van Defensie, geblokkeerd zijn door een defect poortsysteem EN dat alle normale middelen (bijvoorbeeld manuele bediening) ontoereikend zijn om het poortsysteem in de gewenste positie te brengen.

(2) Het logboek / de checklist Voor elke dringende interventie dient de dienstverlener een melding te maken in het logboek conform de minimum gegevens uit 4.b(3).


Blz 16.

(3) Procedure Een dringende interventie zal steeds besteld worden door de LA bij de firma. Indien de LA niet aanwezig is op het moment van de panne kan een vervanger beslissen het callcenter van de firma te contacteren. In vele gevallen impliceert dit dat het wachtpersoneel het callcenter zal verwittigen. Defensie zal oproepen die niet door een lid van het wachtpersoneel of een LA werden geïnitieerd niet aanvaarden als prestatie ten laste van Defensie. De firma dient minimum de identiteit en de hoedanigheid van de oproeper, het militaire assetnummer van de betrokken installatie en de aard van de panne te kennen alvorens een technicus te zenden. Na ontvangst van de oproep heeft de dienstverlener maximum 4 uur om ter plaatse te komen. Na aankomst dient de technicus de situatie te analyseren en onmiddellijk over te gaan tot bewarende maatregelen. Hij zal er met andere woorden alles aan doen om de poort zo snel mogelijk te openen of terug in werking te stellen. Indien dit laatste niet mogelijk is zal hij, in samenspraak met de LA of diens afgevaardigde, beslissen de poort in open of gesloten toestand achter te laten. Hij zal duidelijk aanduiden (voor de gebruiker) of de poort al dan niet bruikbaar is. De interventie zal in dit laatste geval aanleiding geven tot een offerte voor correctieve interventies om de poort in een tweede tijd terug in dienst te stellen.

(4) De facturatie De spoedinterventie zal conform het systeem “uren in regie voor spoedinterventie” worden gefactureerd aan Defensie. Ook hier dient de firma een gehandtekende werkbon bij de factuur te voegen. De dringende interventies maken deel uit van prestaties type B.

f.

Uitsluitingen Zijn niet inbegrepen in deze overeenkomst: De herstelling van schade veroorzaakt door opzettelijk verkeerd gebruik, kwaadwillige opzet of vandalisme vanwege personen die niet onder de verantwoordelijkheid van de dienstverlener vallen. In dit geval moet de dienstverlener rechtvaardigen dat deze herstellingen niet ter zijner lasten vallen en zullen de herstellingen dus steeds het voorwerp uitmaken van een bijkomende prestatie (Type B). Het herstellen van schade veroorzaakt door externe omstandigheden zoals bliksem, water, enz. Deze herstellingen zullen steeds het voorwerp uitmaken van een bijkomende prestatie. De elektriciteitskosten inherent aan de werking van de installatie.

g. Prestatievoorschriften De functie van een industriële poort is in open toestand een vrije doorgang te maken in een afsluiting en in gesloten toestand geheel of gedeeltelijk de functie van de wand, gevel of afsluiting over te nemen waarin ze geplaatst wordt. De poorten moeten zo gebouwd zijn, dat ze bij normaal gebruik geen noemenswaardige beschadigingen ondergaan die het uitzicht, de goede werking (functionaliteit) en veiligheid van de poort zelf en de gebruikers van de poort kunnen schaden. Defensie zal van elke dienstverlener eisen dat elk nieuw geplaatst poortsysteem conform de Europese norm EN 13241-1 is. De conformiteit zal bewezen worden aan de hand van een conformiteitsattest dat in het logboek van de poort zal geplaatst worden. Tevens zullen alle prestatievoorschriften als norm gehanteerd worden bij het jaarlijks onderhoud. Dit impliceert dat de dienstverlener elke tekortkoming ten opzichte van deze norm zal melden aan Defensie via het jaarlijks controle verslag of in geval van hoge dringendheid na het preventief onderhoud. Defensie zal vervolgens in functie van de prioriteiten beslissen of, hoe en wanneer de geformuleerde opmerkingen zullen gecorrigeerd worden.


Blz 17.

h. Garantie Defensie vraagt een garantie volgens de modaliteiten van de fabrikant met een minimumtermijn van 12 maanden op alle materialen vanaf de voorlopige oplevering. Tijdens de garantieperiode zijn alle onderhoudswerken van het geïnstalleerde materiaal en zijn componenten, de vervangingen van defecte materialen en al de kosten (werkuren, verplaatsingen, …) verbonden aan deze werken ten laste van de dienstverlener.

i.

Algemene verplichtingen (1) Personeel. (a) Algemeenheden. De dienstverlener dient genoeg en voldoende gekwalificeerd personeel tewerk te stellen voor de uitvoering van de taken hernomen in dit bestek. Indien het weerhouden personeel en/of de dienstregelingen de uitvoering van de contractuele verplichtingen niet toelaten, dient de dienstverlener op eigen kosten bijkomend personeel aan te werven. (b) Dienstregelingen en aanwezigheden. De Administratie voorziet geen minimale dienstregelingen of aanwezigheden. De inschrijver zal bij zijn offerte een overzicht bijvoegen van zijn onderhoudsstructuur met per lokale afdeling een detail van de getalsterkte en de gediplomeerde specialiteiten van het personeel. (c) Permanentie op de site. De Administratie voorziet geen verplichte permanentie in de verschillende militaire kwartieren. (d) Kwalificaties van het personeel. Voor de naleving van de contractuele verplichtingen dient de dienstverlener over voldoende gekwalificeerd personeel te beschikken dat VCA of equivalent gevormd is. Het personeel in kwestie dient naargelang van de behoeften tewerkgesteld te worden. De Administratie legt geen hogere kwalificaties op dan voorzien door de wet en de regels van goed vakmanschap.

(2) Kwalificaties van de dienstverlener. De dienstverlener dient tijdens de volledige duur van deze overheidsopdracht te beschikken over een geldig ISO 9001 certificaat.


Blz 18.

5. Prijsbepaling a. Algemene prijsbepaling In onderstaande figuur wordt de algemene prijsbepaling beschreven. De twee verschillende types prestaties, “TYPE A” en “TYPE B”, vloeien voort uit 3 verschillende mechanismen.

PRESTATIES TYPE A

PRESTATIES TYPE B

Jaarlijkse bijdrage

Facturatie na prestatie

Contractuele & technische ondersteuning


Vaste offerteprijs I

Vaste offerteprijs I

Facturatie mits offerte



Reële prijs zonder offerte met plafond van 50€ BTWI

Reële prijs mits goedgekeurde offerte

Dringende interventies

Investeringen

Reële prijs zonder offerte

Reële prijs mits goedgekeurde offerte

(1) Binnen het kader van een jaarlijkse periodieke bijdrage (a) Dit zijn prestaties “TYPE A” (b) Het gaat exclusief over de bijdrage voor de contractuele en technische ondersteuning. (c) De prestaties “TYPE A” worden afgerekend op basis van de vaste offerteprijs bepaald tijdens de inschrijving en wordt in dit geval betaald via een jaarlijkse bijdrage.

(2) Binnen het kader van de facturatie na geleverde prestaties (a) Dit zijn prestaties “TYPE A” of “TYPE B” (b) De prestaties “TYPE A” worden steeds besteld op basis van een vaste offerteprijs die gebaseerd is op deze van de inschrijving, geïndexeerd in functie van het jaar van effectieve bestelling. (c) De facturatie gebeurt na uitvoering van de prestaties. Deze prestaties zullen, in samenspraak met de LA, zoveel mogelijk gegroepeerd worden per kwartier. Deze aanpak vereenvoudigt de facturatie en vermijdt nutteloze transportkosten voor de dienstverlener. De factuur zal naast de gegevens, opgelegd door het administratief luik, minimum melding maken van het militaire assetnummer van de poort en van de uitgevoerde prestatie. Ze zal steeds vergezeld worden van een kopij van de gehandtekende werkbon. (d) De prestaties “TYPE B” of bijkomende prestaties volgen enerzijds uit de prestaties “TYPE A” of worden anderzijds apart besteld. Er is geen voorgaande offerte noodzakelijk daar het enerzijds gaat om prestaties die geplafonneerd zijn of die anderzijds door hun specifiek karakter niet op voorhand kunnen becijferd worden.

(3) Binnen het kader van de facturatie mits offerte (a) Dit zijn prestaties “TYPE B” (b) Prestaties “TYPE B” of bijkomende prestaties worden steeds besteld op basis van een gedetailleerde en specifieke offerte en betreffen prestaties buiten het kader van de globale verantwoordelijkheid van de dienstverlener. (c) Bijkomende prestaties maken steeds het voorwerp uit van een afzonderlijke factuur per bestelling. Ze zal steeds vergezeld worden van een kopij van de gehandtekende werkbon.

Technische specificaties

Recommend Documents