TECHNISCHE SPECIFICATIES INTERKWARTIER EVERE

Bijlage C aan het bestek 16IS005 – Blz 1.

Technische specificaties.

BIJLAGE C

TECHNISCHE SPECIFICATIES BESTEK MRMP-I/S Nr 16IS005 Meerjarige overeenkomst van Diensten betreffende de “Uitbating en Technisch Onderhoud” (U&TO) van de technische installaties in de militaire kwartieren.

INTERKWARTIER EVERE


1.


Hoofdstuk 1: Algemene technische bepalingen. ............................................................................ 4 a.

Algemeen concept ...................................................................................................................... 4

b.

Algemene verplichtingen ............................................................................................................ 5

c.

(1)

Personeel: ................................................................................................................... 5

(2)

Dienstregeling: ............................................................................................................ 5

(3)

Interventiedienst / Call Desk: ..................................................................................... 5

(4)

Personeel in onder aanneming:.................................................................................. 5

(5)

Begeleiding: ................................................................................................................ 5

(6)

Indienststelling: .......................................................................................................... 6

Activiteiten .................................................................................................................................. 7 (1)

Activiteiten binnen de UITBATING omvatten: ............................................................ 7

(a)

Contractuele & Technische ondersteuning ................................................................ 7

(i)

Algemeenheden.......................................................................................................... 7

(ii)

Coordinatiestructuur .................................................................................................. 7

(iii)

Administratief beheer................................................................................................. 7

(iv)

Geïnformatiseerd beheer ........................................................................................... 8

(v)

Technisch en logistiek beheer .................................................................................... 8

(b)

Inwerkingstelling......................................................................................................... 9

(i)

Algemeenheden.......................................................................................................... 9

(ii)

Toezicht....................................................................................................................... 9

(iii)

Bediening .................................................................................................................... 9

(iv)

Bewarende maatregelen ............................................................................................ 9

(c)

Preventief Onderhoud. ............................................................................................. 10

(i)

Algemeenheden........................................................................................................ 10

(ii)

Gedetailleerde voorschriften.................................................................................... 10

(d)

De controles.............................................................................................................. 11

(i)

Algemeenheden........................................................................................................ 11

(ii)

Wettelijke controle door erkend organisme ............................................................ 11

(iii)

Wettelijke controle NIET uitgevoerd door een erkend organisme .......................... 12

(iv)

Beheercontroles ....................................................................................................... 12

(v)

Kwaliteitscontroles ................................................................................................... 13


(e)

Energiebeheer .......................................................................................................... 14

(i)

Algemeenheden........................................................................................................ 14

(iii)

Opmetingen energietellers ....................................................................................... 14

(iv)

Behoefte beperking .................................................................................................. 15

(v)

Verhogen rendement van de technische installaties ............................................... 15

(2)

2.


Activiteiten binnen het TECHNISCH ONDERHOUD omvatten: ................................. 16

(a)

Algemeenheden........................................................................................................ 16

(b)

Correctief onderhoud en vervanging ....................................................................... 16

(c)

Evolutief onderhoud ................................................................................................. 16

Hoofdstuk 2: Service levels ........................................................................................................... 17 a.

Algemeen concept .................................................................................................................... 17

b.

Specifieke technische contractuele bepalingen ....................................................................... 17 (1)

c.

Activiteitenmatrix ..................................................................................................... 17

(a)

Algemeenheden........................................................................................................ 17

(b)

Ondersteuningsniveau’s ........................................................................................... 17

(c)

Opvolging .................................................................................................................. 18

Service level .............................................................................................................................. 18 (1)

Service level “interventie” ........................................................................................ 18

(a)

Algemeenheden........................................................................................................ 18

(b)

Interventietermijnen ................................................................................................ 18

(c)

Interventies ............................................................................................................... 19

(2)

Service level “energieverbruik” ................................................................................ 20

(a)

Algemeenheden........................................................................................................ 20

(b)

Plaatsen van de energietellers.................................................................................. 20

(c)

Opmetingen .............................................................................................................. 21

(d)

Energieverbruiksprofiel ............................................................................................ 22

(i)

Definities ................................................................................................................... 22

(ii)

Verstrekking van de gegevens .................................................................................. 23

(iii)

Opvolging verbruiksprofiel ....................................................................................... 23

(iv)

Opvolging van de evolutie van de ratio’s van de technische installaties ................. 23

(v)

Opvolging van de evolutie van het verbruik van de installaties in vergelijking met andere installaties in het kwartier ............................................................................ 23



1. Hoofdstuk 1: Algemene technische bepalingen. a. Algemeen concept Het concept “UITBATING en TECHNISCH ONDERHOUD” (UTO) van de elektrotechnische installaties (fig 1) omvat volgende activiteiten: 

De contractuele en technische ondersteuning,



De inwerkingstelling,



Het onderhoud,



De controles,



Het energiebeheer.

Het concept beperkt zich niet tot het «gewone onderhoud » van de installaties. Het heeft weliswaar als doelstelling om op efficiënte wijze de veiligheid van het personeel en van de goederen, maar ook de goede werking en de technische gezondheid van de installaties te verzekeren, met oog voor een minimaal energieverbruik.

UITBATING

TECHNISCH ONDERHOUD

Contractuele & Technische Ondersteuning Inwerkingstelling -

Toezicht Bediening Bewarende Maatregelen

UITBATING Correctief Onderhoud

Preventief Onderhoud Controles -

Wettelijke Beheersmatig Kwaliteit

Evolutief Onderhoud

Energie beheer -

Beheersing verbruiken Energie optimalisatie

Fig1: De activiteiten van uitbating en technisch onderhoud



b. Algemene verplichtingen (1)

Personeel:  Voor de naleving en uitvoering van de contractuele verplichtingen dient de dienstverlener over voldoende gekwalificeerd personeel te beschikken.  Voor de HVAC-installaties, gedeelte “UITBATING” dient de dienstverlener over eigen personeel te beschikken.  Indien het weerhouden personeel en/of de dienstregelingen de uitvoering van de contractuele verplichtingen niet toelaten, dient de dienstverlener op eigen kosten bijkomend personeel aan te wenden.  De Administratie legt geen hogere kwalificaties op dan voorzien door de wet en de regels van goed vakmanschap.

(2)

Dienstregeling:  De Administratie voorziet geen minimale dienstregelingen. De dienstverlener zal na notificatie een document leveren met de voorziene ploegen, dienstregelingen en aanwezigheden. Hij zal de omvang van de ploeg bepalen op basis van een raming van de nodige mankracht voor de uitvoering van de prestaties uitbating en technische onderhoud.  De interventietermijnen dienen te allen tijde gerespecteerd te worden. Cfr hoofdstuk 2 § c.(1).(b).  De dienstregelingen zullen op regelmatige basis door de Administratie geëvalueerd worden.

(3)

Interventiedienst / Call Desk:  De dienstverlener beschikt 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 over een parate en gestructureerde Call Desk en interventiedienst.  De dienstverlener registreert de interventietijden.  Automatische antwoordapparaten en betalende oproepnummers worden niet als bijkomende wachtdienst toegestaan.  De opgelegde interventietermijnen zijn opgenomen in Bijl D.

(4)

Personeel in onder aanneming:  De dienstverlener mag een beroep doen op één of meerdere onderaannemers voor het uitvoeren van prestaties, maar hij blijft volledig verantwoordelijk voor hun prestaties of eventuele tekortkomingen. De specifieke voorwaarden hieromtrent worden beschreven in het bestek Par 5.m.  De dienstverlener staat in voor de eventuele coördinatie.

(5)

Begeleiding:  De dienstverlener staat te allen tijde als verantwoordelijke uitbatingsfirma in voor de begeleiding en toegang aan de aan hen toegewezen technische installaties. En dit zowel op vraag van diensten van Defensie als andere dienstverleners in opdracht van Defensie.


(6)


Indienststelling:  De keuringen met betrekking op indienststelling vallen niet onder de bepaling van wettelijke keuringen door een erkend organisme en maken dus deel uit van het contract.



c. Activiteiten (1)

Activiteiten binnen de UITBATING omvatten: (a)

Contractuele & Technische ondersteuning (i)

Algemeenheden Stemt overeen met activiteiten in het kader van het contractbeheer en de technische opvolging van de installaties:  In plaats stelling van een coördinatiestructuur voor het beheer en de uitvoering van het contract,  Administratief beheer van het contract,  In plaats stelling van een geïnformatiseerd beheersysteem,  Technische en logistieke beheer.

(ii)

Coordinatiestructuur Een coördinatiestructuur zal in plaats worden gesteld:  Op lokaal niveau: De dienstverlener zal een afgevaardigde aanstellen als gesprekspartner voor het betrokkene interkwartier van Defensie (Leidende Ambtenaar + Technische verantwoordelijke Infra). Deze afgevaardigde zal de technische coördinatievergaderingen met deze lokale verantwoordelijken bijwonen. Deze vergadering wordt maandelijks georganiseerd op het niveau interkwartier en betreft alle contractuele prestaties van de diverse kwartieren voorzien in onderhavige overeenkomst.  Op managementsniveau: De dienstverlener zal een afgevaardigde aanstellen als gesprekspartner voor de vertegenwoordigers van de Staf van Defensie (Leidende Dienst en Materieelbeheerder) wat het contractuele beheer betreft. Deze afgevaardigde zal de semestriële coördinatievergaderingen bijwonen.

(iii)

Administratief beheer  Contractuele gegevens: De dienstverlener staat borg voor een zesmaandelijks actualisering van de inventaris van de technische installaties en de daarmee gepaard gaande prijslijst in geval van belangrijke wijzigingen aan deze inventaris.

 Facturatie: De dienstverlener is verantwoordelijk voor de driemaandelijkse facturatie van de prestaties (conform facturatieproces, uitgaven en hun rechtvaardigingen van het TECHNISCH ONDERHOUD).



(iv)

Geïnformatiseerd beheer De dienstverlener zal een geïnformatiseerd beheersysteem in plaats stellen voor onder andere:  Het beheer van de technische installaties (inventaris). De inventaris zal de kenmerkende eigenschappen zoals het type installatie, vermogen en het brandstoftype bevatten.  De opvolging van de planning en de uitvoering van het preventieve onderhoud.  Een duidelijk beeld van de correctieve onderhoudsactiviteiten (historiek, bijeengebrachte kosten voor het correctieve onderhoud per systeem, …).  Het registreren van defecten en de daarmee gepaard gaande reactietijden.  De opvolging van de planning en het uitvoeren van de controles voorzien in het contract.  Het bijhouden van alle onderhouds- en controleverslagen Cfr Register hoofdstuk 1§ c (1).a.(v) Gegevens zijn toegankelijk via een internet portaal. De dienstverlener zal de verantwoordelijken “Infra” van Defensie voor het contract (Leidende Dienst, Materieelbeheerder, Leidende Ambtenaar, Technisch Verantwoordelijke Infra) toegang verlenen tot deze data. De data moet exploiteerbaar / leesbaar zijn in een Microsoft office herkenbaar formaat. Het geïnformatiseerd beheerssysteem zal als tool gebruikt worden tijdens de coördinatievergaderingen op managementsniveau.

(v)

Technisch en logistiek beheer  Fiche voor alle technische installaties: De dienstverlener zal per technische installatie een fiche bijhouden en hiervan aan de installatie een kopij voorzien. De fiche omvat minimum volgende gegevens: 

Blok Nr



Asset Nr (indien bestaande, beheers nummer, eigen aan Defensie en toegekend aan de installatie,)



Type / Nr van de installatie



Datum en reden van de interventie: onderhoud – ongeval – defect



Datum en aard van de prestatie: controle – onderhoud – stukken



Opmerkingen



Naam van de firma en de handtekening van de technicus



 Register / logboek voor alle technische installaties: De originele fiches zullen deel uitmaken van een register / logboek dat in bewaring blijft bij de dienstverlener en door Defensie geraadpleegd moet kunnen worden. Het register / logboek zal onder elektronische vorm zijn, deel uit maken van het geïnformatiseerd beheer, en bevat minimum onderstaande documenten:  Fiches van de technische installaties  Preventieve en correctieve onderhoudsverslagen  Analyseverslagen  Keuringsverslagen  Verwijderingsattesten van gevaarlijke producten (b)

Inwerkingstelling (i)

Algemeenheden De dienstverlener verbindt zich ertoe om de besturing en het toezicht van alle weerhouden technische installaties te verzekeren. Dit alles opdat deze installaties naar behoren zouden werken, in de best mogelijke omstandigheden van comfort, veiligheid en zuinigheid.

(ii)

Toezicht Stemt overeen met de opvolgingsactiviteiten en prestaties van eerste interventie naar aanleiding van een abnormale werking.

(iii)

Bediening Stemt overeen met de instelling- en opvolgingsactiviteiten van de installaties om bij een normale werking van de installaties de doelstellingen met een minimaal energieverbruik te bereiken. De energetische bediening is in elk geval van toepassing. Teneinde een optimale energetische bediening van de installaties te verzekeren, voorziet de Administratie in een service level ‘’energieverbruik’’, bepaald in hoofdstuk 2§ c (2). Bepaalde prestaties van bediening (zie Bijl D) mogen bovendien besteld worden als “BIJKOMENDE PRESTATIES” (volgens prijslijst of kostenraming op offerte) en dienen afzonderlijk gefactureerd te worden.

(iv)

Bewarende maatregelen De bewarende maatregelen 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 beperken zich tot de nodige maatregelen om zowel de veiligheid van de personen als de technische integriteit van de installaties te waarborgen. Deze interventies omvatten de buitendienststelling van risico houdende installaties wegens hun gebrekkige werking evenals het herstellen van de essentiële functies van deze installaties. Tenzij anders vermeld in de gedetailleerde technische bepalingen van Bijl E, zorgt de dienstverlener voor de verwerking, het stockeren, het vervoer en de



behandeling door erkende ophalers, van producten die deel uitmaken van de UITBATING van de installaties en die onder de milieuwetgeving vallen. Hiermee wordt onder meer bedoeld de filters (actieve koolstof en dergelijke) die wellicht vervuild zouden kunnen zijn, productoverschot, afval dat voortvloeit uit het reinigen van de tanks, verwarmingsketels, schouwen, koelvloeistof, oliën, enz. De prestaties van “Bewarende maatregelen” worden als “BIJKOMENDE PRESTATIES” beschouwd en dienen afzonderlijk gefactureerd te worden. (c)

Preventief Onderhoud. (i)

Algemeenheden Het preventief onderhoud is voorzien binnen de UITBATING en heeft als doel een aanvaardbare conditie te behouden of terug te brengen, ten einde in gevraagde mate de functionaliteit van de technische installatie te waarborgen. Het onderhoud dat overeenstemt met geprogrammeerde activiteiten, ten einde:  Gevaarlijke toestanden te voorkomen,  Energieverbruik maximaal te beperken,  Een installatie in goede staat te houden,  De technische capaciteiten van een installatie te behouden;  De maximale levensduur van een installatie te waarborgen, En dit, conform de voorschriften van de fabrikant.

(ii)

Gedetailleerde voorschriften De dienstverlener zal instaan voor alle producten, grondstoffen en nodige documentatie leveren voor het onderhoud en de werking van de installaties die hem toevertrouwd werden, onder meer:  Additieven en consumptiegoederen voor de goede werking van de verwarmingsinstallaties, de productie van sanitair warm water en de werking van de waterontharders, zowel kwalitatief als kwantitatief.  Reservedichtingen en vullingen voor de pompen en het kranenstelsel.  Sproeiers en brandstoffilters.  Oliën en vetstoffen in overeenstemming met de voorschriften van de fabrikant.  Verf en andere normale producten voor het dagelijkse onderhoud van de installaties.  Alle dichtheidsproducten: hennep, teflon, mastiek, dichtingen voor de leidingen en het kranenstelsel.  De voorraad vuurvaste onderdelen voor verwarmingsketels.  Alle schoonmaak- en onderhoudsproducten voor de toestellen.



 Het leveren en vervangen van de hydraulische filters en luchtfilters.  Documentatie ( veiligheids-, onderhouds- en gebruiksvoorschriften fabrikant, CE- certificaten, …). Tenzij anders vermeld in de gedetailleerde technische bepalingen (Bijl E), zorgt de dienstverlener voor de verwerking, het stockeren, het vervoer en de behandeling door erkende ophalers, van producten die deel uitmaken van de UITBATING van de installaties en die onder de milieuwetgeving vallen. Hiermee wordt onder meer bedoeld de filters (actieve koolstof en dergelijke) die wellicht vervuild zouden kunnen zijn, productoverschot, koelvloeistof, oliën en afval dat voortvloeit uit het reinigen van de tanks, verwarmingsketels, schouwen, enz. Bepaalde prestaties van preventief onderhoud (zie Bijl D) mogen bovendien besteld worden als “BIJKOMENDE PRESTATIES” (volgens prijslijst of kostenraming op offerte) en dienen afzonderlijk gefactureerd te worden. (d)

De controles (i)

Algemeenheden Op het vlak van de controles onderscheidt men drie verschillenden controletypes:  Wettelijke controles: De wettelijke controles zijn de controles die door de verschillende overheden worden voorgeschreven (federaal, regionaal). Bepaalde controles vergen de tussenkomst van een erkend controlebureau, terwijl andere door gecertificeerd of bevoegd personeel kunnen worden uitgevoerd.  Beheerscontroles: De beheercontroles die door Defensie of op initiatief van de dienstverlener worden voorgeschreven, omvatten een opvolging van de goede uitvoering van de contractuele bepalingen.  Kwaliteitscontroles: De aanbestedende overheid wil de technische gezondheid van de in contract hernomen installaties kunnen opvolgen en hiervoor worden kwaliteitscontroles voorzien.

(ii)

Wettelijke controle door erkend organisme Het beheer en de uitvoering van deze op 1 Jan 2014 toepasselijke wettelijke controles maken GEEN deel uit van het contract, tenzij anders vermeld in de gedetailleerde technische bepalingen (Bijl E). De te nemen maatregelen naar aanleiding van de controles die vallen onder UITBATING en TECHNISCH ONDERHOUD zijn vervat in het contract.



(iii)

Wettelijke controle NIET uitgevoerd door een erkend organisme Het beheer en de uitvoering van deze op 1 Jan 2014 toepasselijke wettelijke controles (o.a. door bevoegde persoon, gecertificeerde persoon of

gespecialiseerde dienst …) maken deel uit van het contract behalve specifieke voorschriften voorzien in Bijl E. De attesten en verslagen van de wettelijke controles die in het kader van het contract uitgevoerd worden, zullen ten laatste 3 weken na de uitvoering van de controle ter beschikking gesteld worden van de leidende ambtenaar van het contract. (iv)

Beheercontroles  Op lokaal niveau: Maandelijkse vergaderingen met de aanbestedende overheid, vertegenwoordigd door de Leidende Ambtenaar en de technische verantwoordelijke Infra belast met de opvolging van de technische kant van het contract. De dienstverlener organiseert de maandelijkse vergaderingen met de aanbestedende overheid en bereidt de agenda’s voor. Hij zorgt voor het verslag van deze vergaderingen en verdeelt dit onder de belanghebbenden. Tijdens deze vergaderingen zullen minimum aanbod komen: 

Het preventief onderhoud dat werd gedaan ten opzichte van de planning;



Een overzicht van de uitgevoerde depannages / werken, aan de hand van de nodige werkbons;



Resultaten kwaliteitscontroles;



Analyse van interventies en termijnen (geregistreerde oproepen);



Bespreking klachten en anomalieën;



Minimum één keer per 3 maand de presentatie van de volledige bilans van de uitgaven in “open boekhouding”;



Overzicht van de openstaande offertes;



Minimum 2 keer per jaar een evaluatie van de dienstregelingen;



Maandelijkse meterstanden;



Analyse service levels “Interventie” en “Energieverbruik”;



Besprekingen punten energiebeheer.



Voorstel tot wijziging van de inventaris met datumbepaling;



Overzicht van de interventies op gebied van de legionellabestrijding / beheersing.



 Op management niveau: Semestriële vergaderingen met de aanbestedende overheid, vertegenwoordigd door de Leidende Dienst en de verantwoordelijke Materieelbeheerder. De aanbestedende overheid organiseert de semestriële vergadering, bereidt de agenda voor, zendt de uitnodigingen, zorgt voor de verslagen van deze vergaderingen en verdeelt ze onder de belanghebbenden. Tijdens deze vergaderingen zullen minimum aanbod komen:

(v)



De bilans van de uitgaven in “Open boekhouding”;



Aanpassingen aan inventaris en nieuwe prijsbepaling voor de uitbating en technisch onderhoud;



Analyse service levels “Interventie” en “Energieverbruik;



Resultaten kwaliteitscontrole.

Kwaliteitscontroles Om de technische gezondheid van de installatie te kunnen bepalen vraagt de aanbestedende overheid aan de dienstverlener om de kwaliteit van de technische installaties op te volgen. De opvolging heeft hoofdzakelijk betrekking tot volgende installaties: 

HVAC;



Noodstroominstallaties;



Omvormers;



Hoogspanningsinstallaties.

Alle andere technische installaties maken geen deel uit van deze opvolging, en hiervoor gelden de voorschriften zoals voorzien in Bijl E. De opvolging omvat volgende taken: 

Basisregistratie aan de hand van de technische fiche zoals voorzien in hoofdstuk 1 § c.(1).(a).(v) en opvolging en bespreking van de resultaten van de beheerscontrole, zie hoofdstuk 1 § c.(1).(d).(iv);



Gedetailleerde analyse vanaf 5 pannes die noch de veiligheid, noch de hygiëne en noch het welzijn van het personeel in gedrang brengen;



Gedetailleerde analyse per panne die de veiligheid, hygiëne en / of het welzijn van het personeel in gedrang brengt;



De analyse bevat minimum, de oorzaak, getroffen preventieve en correctieve maatregelen en verbeteringsvoorstellen.



(e)

Energiebeheer (i)

Algemeenheden De dienstverlener zal de principes van het energetisch onderhoud in het algemeen en de door de overheid bepaalde “energieverbruikspofiel” (Cfr hoofdstuk 2 c.(2).(d)) in het bijzonder maximaal respecteren. In dit kader zal hij instaan voor:

(ii)



Het uitvoeren van onderstaande metingen;



Het zuinig verwarmen en koelen van de infrastructuur;



Het verhogen van het rendement van de technische installaties.

Opmetingen van het stookolieverbruik Gedeeltelijke bestellingen gebeuren op verzoek van de dienstverlener bij de kwartiercommandant of zijn afgevaardigde: 

Door middel van een gedateerde en getekende bestelbon,



Met vermelding van de per tank te bestellen hoeveelheden brandstof.

Hij zorgt ervoor dat brandstofleverancier.

de

tanks

steeds

toegankelijk

blijven

voor

de

Hij is verplicht de levering en de geleverde hoeveelheden te controleren. De dienstverlener is verantwoordelijk voor elke verwarmingsonderbreking naar aanleiding van brandstof tekort, tenzij hij het bewijs kan leveren dat de fout niet aan hem lag. Hiervoor zal de dienstverlener te allen tijde een minimum niveau van 25% van de tankinhoud garanderen en een autonomie van 3 dagen. Bij overvulling van de tank ten gevolge van een slechte peiling of slechte manipulatie of bij gebrek aan toezicht door de dienstverlener, zal deze laatste instaan voor de schoonmaak en mogelijk de sanering van de aldus verontreinigde site. De hoeveelheid hierbij verspilde brandstof zal in rekening gebracht worden aan de dienstverlener. De dienstverlener is vrij om op eigen rekening bijkomende data monitoring- of opmeting systemen te installeren ten einde het energiebeheer te vergemakkelijken en/of te garanderen. De dienstverlener blijft eigenaar van alle bijkomend geïnstalleerde meetsystemen. Bij het beëindigen van het contract zal de dienstverlener het systeem verwijderen en de installatie in oorspronkelijke staat stellen.

(iii)

Opmetingen energietellers Het opmeten van de energietellers zal uitvoerig beschreven worden in het gedeelte “energieverbruiksprofiel” (Cfr hoofdstuk 2. c.(2).(d)).



(iv)

Behoefte beperking Het beperken van de behoefte is uitvoerig besproken in de gedetailleerde technische bepaling van Bijl E van het contract. Het omvat ondermeer:

(v)



Het controleren en opvolgen van de omgevingstemperaturen bij verwarming en koeling;



Situaties te voorkomen door ruimtes tegelijkertijd te koelen en te verwarmen



De werkingstijd van de installaties te beperken, door regelmatig hun programmering te controleren in functie van de effectieve bezettingstijd (verwarming / koeling / ventilatie).

Verhogen rendement van de technische installaties Voor de warmte en koude productie een goed onderhoud en optimale afstelling van de installaties te garanderen. Het controleren van de goede werking van de thermostatische kranen. Het voorleggen van voorstellen om installaties van warmte en koude productie in de tussenseizoenen / winter / zomer overbodig te maken. Het voorleggen van voorstellen om aanpassingen te voorzien van warm- en koudwatertemperaturen in functie van de lokale behoefte, isoleren van leidingen en het uitbalanceren van de distributienetten. Alle voorstellen zullen eerst ter goedkeuring voorgelegd worden aan de aanbestedende overheid. De uitvoering hiervan, is niet vervat in de uitbating maar kan deel uitmaken van een “BIJKOMENDE PRESTATIE”.



(2) Activiteiten binnen het TECHNISCH ONDERHOUD omvatten: (a) Algemeenheden De activiteiten van TECHNISCH ONDERHOUD zijn: 

Correctief onderhoud en vervanging;



Evolutief onderhoud.

Gedurende de contractuele periode verbindt de dienstverlener zich ertoe om voor alle technische installaties het technische onderhoud en de nodige herstellingen met levering van wisselstukken uit te voeren. Het aantal interventies is onbeperkt. Dit alles opdat de installaties naar behoren zouden werken, in de best mogelijke omstandigheden van comfort, veiligheid en zuinigheid. Het energetisch onderhoud is in elk geval van toepassing wat betreft het TECHNISCH ONDERHOUD van de installaties. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om bepaalde systemen uit het contract te halen, mits aanpassing aan de inventaris en om hiervoor een afzonderlijk contract in plaats te stellen zonder dat de dienstverlener hiervoor recht heeft op welke schadevergoeding ook.

(b) Correctief onderhoud en vervanging Correctief onderhoud en vervanging die overeenstemmen met correctieve maatregelen om een installatie binnen een overeengekomen termijn terug in staat te stellen, wanneer die functionaliteiten door gebruik, ouderdom of externe oorzaken beschadigd werden. Dit omvat zowel de herstellingen als de vervanging van de installaties. Door vervanging van de installaties bedoelt men het vervangen van de bestaande uitrusting door een nieuwe gelijkwaardige uitrusting of de revisie van een uitrusting die de levensduur ervan verlengt. Elke vervanging van de uitrusting door een niet gelijkwaardige installatie, zal deel uitmaken van een prijswijziging of schriftelijke overeenkomst tussen dienstverlener en aanbestedende overheid. Bepaalde prestaties van correctief onderhoud en/of vervangingen (zie Bijl D) mogen bovendien besteld worden als “BIJKOMENDE PRESTATIES” (volgens prijslijst of volgens offerte) en dienen afzonderlijk gefactureerd te worden.

(c) Evolutief onderhoud Evolutief onderhoud dat overeenstemt met onderhoudsactiviteiten die bedoeld zijn om nieuwe technologische ontwikkelingen te integreren en/of de installatie te optimaliseren (energieverbruik, comfort, … ). De prestaties van evolutief onderhoud (zie Bijl D) moeten besteld worden als “BIJKOMENDE PRESTATIES” (volgens prijslijst of kostenraming op offerte) en dienen afzonderlijk gefactureerd te worden.



2. Hoofdstuk 2: Service levels a. Algemeen concept De service level bepaalt de verbintenissen tussen de leverancier van een dienst (dienstverlener) en de gebruiker van deze dienst (aanbestedende overheid). De verbintenissen worden bepaald op basis van objectieve criteria in verband met de interventies en het energieverbruik die door beide partijen geëvalueerd kunnen worden. De service levels worden de prestatieaanwijzers die ter beschikking van de lokale structuren binnen de kwartieren van Defensie worden gesteld.

b. Specifieke technische contractuele bepalingen (1) Activiteitenmatrix (a)

Algemeenheden De activiteitenmatrix identificeert op een gedetailleerde manier de activiteiten die van toepassing zijn voor een bepaald kwartier. Dit model houdt rekening met het specifieke karakter van de betrokken installaties en kwartier. Dit geeft dus aanleiding tot een individueel steunconcept. De activiteitenmatrix voor het betrokken kwartier omvat de lijst met alle technieken opgenomen in het contract en wordt hernomen in Bijl D.

(b)

Ondersteuningsniveau’s Er worden 5 ondersteuningsniveaus onderscheiden: 

Type 1: voor kwartieren met hoog energieverbruik voorziet het ondersteuningsconcept de nodige activiteiten voor een goede werking van de installaties, evenals het energiebeheer met opstelling van een geïntegreerd energieplan, het evolutief onderhoud en diepgaande kwalitatieve controles.



Type 2: voor kwartieren met beperkt energieverbruik voorziet het ondersteuningsconcept de nodige activiteiten voor een goede werking van de installaties, evenals het energiebeheer van de installaties, het evolutief onderhoud en diepgaande kwalitatieve controles. Het opstellen van een energieplan is niet verplicht en gebeurt op eigen initiatief van de dienstverlener.



Type 3: voor kleine entiteiten (Prov Comdo, afgezonderde sites …) voorziet het ondersteuningsconcept de nodige activiteiten voor een degelijke werking van de installaties. A priori is er noch een evolutief onderhoud, noch een diepgaande kwaliteitscontrole, noch een specifiek energiebeheer voorzien.



Type 4: in het kader van het behoud van het bestaande patrimonium voorziet het ondersteuningsconcept minimale prestaties ten einde dit patrimonium maximaal te valoriseren. De technische installaties van te vervreemden kwartieren die door derden opnieuw gebruikt kunnen worden zullen tevens operationeel blijven (vorstbestendig gebouw, driemaandelijkse visuele controles HS cabines, … ).



Type 5: in het kader van het behoud van het bestaande patrimonium voorziet het ondersteuningsconcept minimale prestaties ten einde een territoriale



verantwoordelijkheid te garanderen. Alle prestaties worden uitgevoerd als “BIJKOMENDE PRESTATIES” volgens prijslijst of kostenraming op offerte. (c)

Opvolging Bijl D herneemt de na te leven termijnen in functie van de installaties. De gedetailleerde opvolging van de interventietermijnen zal het voorwerp maken van de maandelijkse en semestriële coördinatie vergaderingen.

c. Service level (1)

Service level “interventie” (a) Algemeenheden Voor een optimale opvolging van de interventietermijnen te hebben, zullen er in de service level, enkele termijnen en tijdstippen gedefinieerd worden die door de dienstverlener gerespecteerd moeten worden. Het niet naleven van deze termijnen geeft de aanbestedende overheid het recht om te beboeten. (b) Interventietermijnen Voor de opvolging van de interventietijden/ termijnen onderscheidt men 4 termijnen en 4 tijdstippen. Deze worden opgenomen in de Bijl D: Detectietermijn (T1); Detectietijd; Interventietermijn (T2); Interventietijd; Termijn nodig om de installaties terug in werking te stellen (T 3); Inwerkingstellingtijd; Termijn om de installaties terug in staat te stellen (T 4); In staat stellingtijd. Iedere noemenswaardige verhoging (+5% in één van de domeinen) wordt uitvoerig door de dienstverlener onderzocht. Er wordt een verbeterplan aan de technische verantwoordelijke Infra voorgelegd. Indien het personeel en/of de in plaats gestelde technische middelen het niet mogelijk maken om de verplichtingen van het contract na te komen, dient de dienstverlener bijkomend personeel en/of technische middelen op zijn kosten in te zetten.



Fig 2: De interventietermijnen

Detectietermijn (T1) is de tijd tussen het ontstaan van het incident en de detectie ervan. Voor bepaalde installaties (zoals koelkamers, specifieke functionaliteiten van de HVAC systemen, … ) wordt de opsporingstijd tot een minimum herleidt, wat bijgevolg een real-time monitoring vergt. ste

ste

1 interventietermijn (T2) is de tijd tussen de detectie en de 1 interventie van de technicus. Deze interventie dient hoofdzakelijk om de veiligheid van het personeel te waarborgen, bewarende maatregelen te treffen en het incident grondig te bestuderen om het te verhelpen. Termijn om de installatie terug in werking te stellen (T3) is de tijd tussen het detecteren en het terug inwerkingstelling van de installatie. Het terug in werking stellen kan worden uitgevoerd met behulp van een back-up systeem of een tijdelijke installatie. Termijn om de installatie terug in staat te stellen (T4) is de tijd voorzien tussen het detecteren en het terug in staat stellen van de installatie. Het terug in staat stellen omvat alle technische en logistieke activiteiten (diagnose, studie, bestelling van onderdelen, herstelling, terug in gebruikstelling, …). (c) Interventies Alle oproepen voor interventies zullen geregistreerd worden. Deze interventies worden gedefinieerd in een service level waarbij de dienstverlener een opvolging zal doen van de verschillende reactietermijnen en deze zal overmaken aan de aanbestedende overheid. Voor opvolging maken we het onderscheid tussen: -

Interventie tijdens de diensturen

-

Interventie na de diensturen, in het weekend en op wettelijke verlofdagen.

Voor beide interventies zal er een centrale registratie zijn bij de dienstverlener, en deze wordt ter beschikking gesteld in hun geïnformatiseerd beheersysteem of zal overgemaakt worden op lokaal niveau tijdens de maandelijkse vergadering. In beide



bovenstaande gevallen zullen de gegevens onder de vorm van een exploiteerbaar / leesbaar Microsoft office herkenbaar formaat overgemaakt worden. Zie hiervoor de template in appendix 1. Voor interventies buiten de diensturen zal er een registratie zijn aan het wachtlokaal waar de dienstverlener zijn interventiefiche / werkbon zal laten aftekenen bij zowel de toegang als verlaten van het kwartier. De aanbestedende overheid zal de nodige richtlijnen overmaken aan de verschillende kwartieren. Voor interventies tijdens de diensturen zal de dienstverlener zijn interventiefiche/ werkbon laten aftekenen bij aanvang en einde van de interventie door een ste de verantwoordelijke van het 1 Echelon of 2 Echelon Infra of bij onbeschikbaarheid ste de van het 1 en 2 Ech Infra bij de aanvrager of betrokkene dienst waar de interventie plaats vond. In beide gevallen zullen de werkbonnen die geen registratie hebben van de uren geweigerd worden. De termijnen van in werking en in staat stellen van de installatie zullen traceerbaar zijn in het geïnformatiseerd beheersysteem van de dienstverlener. Service level “energieverbruik”

(2) (a)

Algemeenheden De dienstverlener is verantwoordelijk om een overzicht van het energieverbruik op te stellen. Het energiebeheer stemt overeen met specifieke activiteiten in het kader van het beheer en het optimaliseren van het energieverbruik. De bediening en het energetische onderhoud zijn in elk geval opgenomen in de inwerkingstelling en het onderhoud van de installaties.

(b)

Plaatsen van de energietellers Om de energieverbruiken nauwkeurig te kunnen opvolgen zullen de verwarmde gebouwen met de volgende energietellers voorzien worden en dit conform de federale en regionale wetgeving bij aanvang van het contract: Prio 1: installaties voor warmte productie 

Stookoliedebietmeter per stookplaats met Cv-installaties op stookolie;



Gasdebietmeter per stookplaats met Cv-installaties op gas;



Meter voor het elektrische verbruik per stookplaats;



Meter voor de geproduceerde energie van de stookplaats (calorimeter of debietmeter + temperatuurmeter);



Meter voor de verbruikte energie op niveau van een gedecentraliseerde warmtewisselaar (calorimeter of debietmeter + temperatuurmeter).

Prio 2: installaties voor koude productie 

Meter voor het elektrische verbruik per koelinstallatie;



Meter voor de geproduceerde energie van de koelinstallatie >500 kW (calorimeter of debietmeter + temperatuurmeter).



Prio 3: varia 

Energieteller op de algemene laagspanningsborden (ALSB);.



Waterteller per gebouw.

Voor Prio 1en 2 zal de dienstverlener aan de aanbestedende overheid volgende documenten in de vooropgestelde termijnen overmaken ter goedkeuring: Binnen de 3 maanden na aanvang van het contract een overzicht van de nodige tellers en planning van de installatie. Na goedkeuring overzicht en planning heeft de dienstverlener 3 maanden om de nodige prijsoffertes. (prijsoffertes op basis van de werkelijke factuur van de leverancier + 15% winstmarge, hiervoor zijn alle verdere kosten inbegrepen behalve de plaatsing) op te stellen. De gemaakte plaatsingskosten zullen verrekend worden aan de in contract voorziene regietarieven. Na goedkeuring en bestelling van de aanbestedende overheid zullen binnen de 6 maanden de nodige meters geplaatst worden. Voor Prio 3 zal de dienstverlener binnen de 12 maanden na aanvang van het contract een overzicht en gedetailleerde offerte overmaken. Het staat de aanbestedende overheid vrij om al voor het verstrijken van deze termijn, de tellers te laten plaatsen naar aanleiding van ingrijpende werken aan de installaties. (c)

Opmetingen De dienstverlener is verantwoordelijk voor de opmetingen van het verbruik, deze prestaties maken deel uit van de activiteiten UITBATING. Iedere verandering van teller zal gedocumenteerd worden.  Maandelijkse opmetingen: Indien van toepassing; niveau stookolie per tank (peiling of teller). Bij aanvang contract, zal de dienstverlener overgaan tot de opmeting van alle tellers of peilingen (reeksnummer + indexcijfer van de teller). ste De meterstanden zullen overgemaakt worden aan het 1 Ech Infra  Jaarlijkse opmetingen: Indien van toepassing: Verbruik gas en stookolie (debietmeter); Geproduceerde energie warmte installaties; Geproduceerde energie koude installaties (>500kW); Verbruik elektriciteit van de technische installaties. Verbruik water (enkel voor de productie van SWW en lokale waterwinning). De meterstanden zullen overgemaakt worden aan het 1 ste Materieelbeheerder tijdens de 1 semestriële vergadering.

ste

Ech Infra en aan de

De tellers moeten te allen tijden toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid. De dienstverlener is vrij om voor eigen rekening bijkomende datamonitoring systemen te installeren ten einde het energiebeheer te vergemakkelijken en/of te garanderen. De dienstverlener blijft eigenaar van alle bijkomend geïnstalleerde meetsystemen.



Bij het beëindigen van het contract moet de dienstverlener de systemen verwijderen en de installatie terug in oorspronkelijke staat stellen of een voorstel overmaken aan de aanbestedende overheid tot aankoop (overname). De verzamelde meetgegevens zijn en blijven de eigendom van Defensie en dienen bijgevolg ten allen tijde volledig beschikbaar te zijn (onder de vorm van een Excelspreadsheet). (d)

Energieverbruiksprofiel De service Level "Energieverbruik" voorziet een jaarlijkse controle van het energieverbruik van de technische installaties. Deze opvolging is gebaseerd op een jaarlijks verbruik (index van debietmeters en verbruiksmeters “elektriciteit” geplaatst op deze installaties). De opmetingen zullen één keer per jaar gebeuren op niveau kwartier, binnen een periode van maximaal 5 werkdagen.

(i)

Definities Index (I): jaarlijkse opgemeten index I0: Initiële Index: Index opgemeten op een vooropgestelde datum in overleg met de Materieel Beheerder, zodra de meters Prio 1 en 2 zijn geïnstalleerd. IX: Index opgemeten: X-aantal jaar na de initiële index. I1: Index opgemeten: 1 jaar na de initiële index. Verbruik (Consumption – C): Het verschil tussen twee opeenvolgende indexen CX: IX - IX -1 C1: I1 - I0 Graaddagen (GD): Iedere graad Celsius van de gemiddelde dagtemperatuur van de buitenlucht die onder de 15 °C ligt, is een graaddag (basis is 15/15 - Ukkel document KMI). Ratio (R): Het verbruik gedeeld door het aantal graaddagen gedurende een specifieke periode (periode tussen twee opeenvolgende indexen) RX = (CX / GDX) R1 = (C1 / GD1) Evolutie van het verbruik (E): variatie in het verbruik van een installatie in % ten opzichte van het gebruik van de installatie van het voorgaande jaar. EX = (CX - CX-1) x 100 / Cx-1 E2 = (C2 - C1) x 100 / C1



(ii)

Verstrekking van de gegevens De meterstanden worden verzonden naar de Materieel Beheerder 10 werkdagen voor de semestriële coördinatie vergadering op basis van het in Appendix 2 bijgeleverde Excel-spreadsheet.

(iii)

Opvolging verbruiksprofiel Op basis van de ontvangen opmetingen, zal de Materieel Beheerder de gegevens verwerken om zo een verbruiksprofiel te bepalen, de verkregen resultaten zullen besproken worden tijdens de laatste semestriële coördinatie vergadering van het jaar. Het verbruiksprofiel van de technische installaties zal worden gevolgd op twee niveaus:

(iv)



Opvolging van de evolutie van de jaarlijkse ratio's van de technische installaties (Rx).



Opvolging van de evolutie van het verbruik van een technische installatie (Ex) in vergelijking met de evolutie van het verbruik van soortgelijke technische installaties binnen hetzelfde kwartier in hetzelfde jaar.

Opvolging van de evolutie van de ratio’s van de technische installaties Het in plaats gestelde concept voor deze opvolging voorziet een jaarlijkse analyse van de ratio's. De analyse van de evolutie van de ratio wordt gebaseerd op een vergelijking met een referentie ratio. Als deze ratio, een marge boven 10% passeert, is er een rechtvaardiging, analyse en / of corrigerende maatregelen door de dienstverlener noodzakelijk. De referentie ratio wordt berekend door het gemiddelde te nemen van de voorgaande ratio’s op voorwaarde dat ze binnen het toegelaten bereik van 10% vallen of beschouwd worden als representatief na rechtvaardiging van de dienstverlener. De referentie ratio kan opnieuw beoordeeld worden in overleg tussen Defensie en de dienstverlener in het geval van belangrijke aanpassingen aan de installatie die het verbruiksprofiel (nieuw isolatie, herbezetting van een gebouw, vorstvrij plaatsen, ...) beïnvloeden.

(v)

Opvolging van de evolutie van het verbruik van de installaties in vergelijking met andere installaties in het kwartier Het in plaats gestelde concept voorziet een analyse van het verbruik van de installatie (verhogen of verlagen verbruik als percentage van het voorgaande jaar) en vergelijkt deze waarden met de gemiddelde verandering in andere gelijkaardige installaties in het kwartier. Wanneer de waarden 10% overschrijden, is een rechtvaardiging, analyse en / of corrigerende maatregelen door de dienstverlener noodzakelijk.

TECHNISCHE SPECIFICATIES INTERKWARTIER EVERE

Recommend Documents