Dit document bevat de technische specificaties van Bestek B10240 als aanvullende inlichting bij de aankondiging van de opdracht. Deze informatie is louter indicitatief en wordt vrijgegeven onder voorbehoud van eventuele wijzigingen. De technische specificaties in Bestek B10240 kunnen dus nog afwijken van deze informatie. Technische vereisten Perceel I + II Medewerking GHA en/of Stad Antwerpen: Indien in het voorstel gebruik wordt gemaakt van tuigen, materieel of personeel van het GHA of van Stad Antwerpen dient dit in de offerte opgenomen te worden. De tarieven zijn deze die vermeld zijn in de geldende verordeningen. De belasting voor de diensten van het GHA en de Stad dient tot een minimum te worden beperkt. Het inzetten van tuigen, materieel of personeel van het GHA of van de Stad kan enkel na voorafgaand akkoord van het GHA of van de Stad. Huisvuilophaling is bijvoorbeeld een dienst die door de Stad wordt aangeboden. De (vrijstelling van) havenrechten voor de deelnemende schepen en de inzet van sleepboten in de dokken (dus niet op de Schelde) is dan weer iets dat door het GHA geregeld en betaald wordt. De inschrijvers dienen steeds te handelen volgens de richtlijnen in het contract dat gesloten werd tussen ‘Antwerpen’ enerzijds (i.e. GHA en Stad Antwerpen) en ‘Sail Training International’ (STI), de organisator van The Tall Ships Races, anderzijds. Dit contract wordt als bijlage aan het bestek toegevoegd. Twee lijsten met door STI opgelegde bepalingen, de commercial check list en fleet check list, van 2010 worden ter informatie toegevoegd als bijlage. Het contract en deze checklists bevatten meer details over de concrete uitvoering en zijn dus van groot belang voor een correcte inschatting van de omvang van de opdracht en bij het opmaken van een voorstel. De inschrijvers dienen zich te houden aan de branding- en identiteitsregels voor het evenement zoals uiteengezet in bijlage 3 van het contract tussen Antwerpen en STI. Technische specificaties perceel I De algemene organisatie omvat: - Het opstellen van een algemeen stappenplan en draaiboek (inclusief retroplanning) voor de praktische organisatie van het evenement. - Opmaak van een draaiboek wat betreft de logistieke invulling van het evenement. - De opbouw en afbraak van het evenement inclusief huur van materialen (tenten, toiletten, podia, licht- en geluidsapparatuur, decoratiemateriaal en nadars). In overleg met het GHA en Stad Antwerpen kan gratis materiaal ter beschikking gesteld worden, voor zover dit beschikbaar is tijdens de periode van het evenement. Een overzicht van de materialen die de Stad beschikbaar kan stellen, staat in het document ‘Invullijst Feestmateriaal Antwerpen’, te vinden op http://www.antwerpen.be/eCache/ABE/3/828.Y29udGV4dD04MTg2NDE4.html. Niet alle materialen zijn voldoende voorradig bij GHA of Stad Antwerpen. Deze zullen bijkomend gehuurd moeten worden door het bureau. Alle kades van de Scheldekaaien en dokranden van de dokken moeten volledig met nadars afgezet worden. Stad Antwerpen beschikt hiervoor over voldoende gratis nadars en kan daarenboven 1000 lopende meter Heras-hekken gratis ter beschikking stellen voor het evenement. De levering van deze materialen gebeurt gratis door de Stad, maar de plaatsing moet gebeuren door bureau I. Het bureau kan maximaal gebruik maken van het elektriciteitsnetwerk van Stad Antwerpen. Bepaalde materialen, zoals generatoren (inclusief verbruik), kunnen niet door
de opdrachtgever ter beschikking gesteld worden. Klasse A-schepen zijn zelfvoorzienend voor elektriciteit, maar een standby generator van 380/420 volt/32 Amp is aangewezen indien een schip dit nodig zou hebben. Klasse B-schepen hebben afhankelijk van hun grootte 220 volt/16 Amp nodig of 380/420 volt/32 Amp Vooral klasse C- en D-schepen zullen elektriciteit aanvragen. Zij hebben gewoonlijk 220 Volt/16 Amp nodig.
- De ruimtelijke invulling van de evenementensite, rekening houdend met de werken die op dat moment zullen plaatsvinden o.a. op volgende locaties. 1. In het kader van de tramverlenging Brabo 2 zal in 2016 gewerkt worden aan de tram in het midden van de Londenstraat. Dat werk is niet impactvol voor wat betreft de rijweg of de evenementensite. Echter de Londenbrug zal vervangen worden door een nieuw geheel en zal lange tijd niet gebruikt kunnen worden. Voor voetgangers, wagens, fietsers, enz… zal er geen link zijn tussen de Amsterdamstraat en de Londenstraat. Iedereen die dus van Kattendijkdok Westkaai naar Kattendijkdok Oostkaai wil, moet een omweg nemen. Dit heeft een grote invloed op de bezoekersstroom van het evenement. Bureau I kan voorstellen doen om hier op een creatieve manier mee om te gaan. 2. Er zullen werken zijn op de Noorderlaan, dus qua bereikbaarheid uit het Noorden moeten er aangepaste vervoersplannen opgesteld worden. 3. De werven van Westkaaitorens 4, 5 en 6 ter hoogte van Kattendijkdok Westkaai. 4. De werf van de (eventuele) afbraak van de loodsen ter hoogte van Kattendijkdok Oostkaai en de werf aan Cadixplein oost (= deel niet gelegen aan dokzijde). De concrete planning van de werken wordt duidelijk in de loop van 2015. De kern van de evenementensite situeert zich op en rond het Eilandje (de zone rond het MAS en het MAS Havenpaviljoen) en Waagnatie. De wandeling langs de Scheldekaaien verbindt de kernzone en de binnenstad. Op het steenplein moeten voorzieningen voor catering geplaatst worden. Betaalparkings, zoals bijvoorbeeld de parkings aan het Noorderterras en het Zuiderterras, kunnen niet dienen als evenementenzone of als locatie voor hospitality. Zij moeten hun functie als parking behouden. Parkings die wel gebruikt kunnen worden, zijn de parkings ter hoogte van de gedempte Zuiderdokken en de Scheldestraat. Deze parkings blijven gratis beschikbaar voor iedereen. Een beperkte zone van deze parkings kan gebruikt worden voor hospitality (shuttlebussen) door bureau II. Dit moet in overleg afgesproken worden tussen bureau I en bureau II. In het inplantingsplan moet ruimte voorzien worden voor sponsors, zodat bureau II hiermee aan de slag kan. Het GHA en Stad Antwerpen zullen in principe geen andere evenementen goedkeuren die plaatsvinden op de evenementensite, tenzij deze georganiseerd worden door partners van het evenement of bijdragen tot het evenement. Bestaande horecazaken op de site hebben wel te allen tijde het recht om op hun vergund terras evenementen te organiseren in het kader van The Tall Ships Races.
- Het opstellen van een evenementenvervoersplan in samenspraak met de betrokken stedelijke diensten (mobiliteit, verkeerspolitie,...), rekening houdend met de bezoekersstroom op de evenementensite en de bereikbaarheid. Hier dient een terugkoppeling te gebeuren in functie van de dan lopende wegeniswerken en werven. Bezoekers moeten gestimuleerd worden om met het openbaar vervoer, de fiets of te voet te komen. Voor het openbaar vervoer moet bureau I onderhandelen met de NMBS en De Lijn. Voor fietsers moet voldoende fietsparking voorzien worden. Bezoekers die toch met de wagen willen komen, moeten gestimuleerd worden om te parkeren op een Park & Ride en vervolgens het openbaar vervoer te nemen. - Een met STI overeengekomen aantal VIP-uitnodigingen voor evenementen georganiseerd als officiële plechtigheden van The Tall Ships Races, bijvoorbeeld het Captain’s dinner, zoals vermeld in het contract tussen Antwerpen en STI. Dergelijk aantal mag niet meer bedragen dan twintig voor de sponsors van STI met betrekking tot evenementen die worden gepland voor ten minste 100 personen, tenzij onderling anders overeengekomen. - Een met STI overeengekomen beperkt aantal VIP-uitnodigingen voor de geplande evenementen voor het Event Management Team van STI, zoals vermeld in het contract tussen Antwerpen en STI. Dit team bestaat uit 12 personen. Veiligheid - Het aanstellen en betalen van een veiligheidscoördinator. - De opmaak van een veiligheidsdraaiboek/plan (inclusief inplantingsplannen, evacuatie, EHBO-posten, noodscenario’s, communicatiemiddelen tussen de hulpdiensten en de organisator, risicoanalyses onder meer inzake dringende geneeskundige hulpverlening) in overleg met de bevoegde hulpdiensten, lokale politie en brandweer. - Voorzien en betalen van security tijdens het evenement. - Voorzien en betalen van een systeem voor het verspreiden van publieksinformatie over de ganse site. Programma voor het grote publiek - De organisatie van een nevenprogramma met muzikale, maritieme en culturele elementen gedurende 4 dagen voor het grote publiek. - Het boeken en opvolgen van artiesten voor animatie tijdens het evenement. -De organisatie van een aangepaste catering voor de bezoekers op de site (inclusief kickback) en catering voor artiesten en medewerkers, inclusief eventueel bijkomende infrastructuur. De keuze voor een bepaalde cateraar moet afgestemd worden met en goedgekeurd worden door de opdrachtgever. -Voorzien van voldoende sanitair voor het publiek, inclusief sanitair voor mindervaliden, inclusief regelmatige reiniging tijdens het evenement. - De organisatie van een avondspektakel met vuurwerk. Voor dit vuurwerk dienen alle voorschriften van GHA en Stad Antwerpen strikt nageleefd te worden. Voorzieningen voor de vloot, bemanning, Liaison Officers, jongerencoaches en vrijwilligers Vrijwilligers kunnen bijvoorbeeld ingezet worden als steward op het terrein, ondersteuning bij het op- en afbouwen, bemanning van infostands, chauffeurs en runners. De wettelijke bepalingen van vrijwilligers moeten steeds gerespecteerd worden. Ter informatie: in 2010 waren er 189 vrijwilligers. Bureau I voorziet de uitwerking van een structuur voor de vrijwilligers. Dit betekent de werving van vrijwilligers, de coördinatie van de werking en de invulling van hun taken. De Stad Antwerpen heeft een databank van een 100-tal vrijwilligers waarop een beroep kan worden gedaan voor diverse taken.
Liaison Officers (LO’s) zijn de tussenpersonen tussen de organisator en het schip. Er is 1 LO per schip voor schepen van klasse B, C en D, voor klasse A-schepen zijn er 2 LO’s per schip. Ter informatie: in 2010 waren er 120 LO’s. Het nautisch gedeelte van het evenement wordt geregeld door de nautische werkgroep, die geleid en aangestuurd wordt door het GHA. Bureau I moet vertegenwoordigd zijn op de vergaderingen van deze nautische werkgroep. Voor de werking van de LO’s is er een nauwe samenwerking tussen bureau I en de nautische werkgroep. De nautische werkgroep staat in voor de werving van de LO’s en zal input geven aangaande hun taken. Bureau I structureert en coördineert de werking van de LO’s. Jongerencoaches worden gelinkt aan de LO’s en zijn de tussenpersonen tussen de organisator en de trainees. Het betreffen lokale Antwerpse jongeren vanaf de leeftijd van 18 jaar die als gastheer/gastvrouw optreden voor de trainees en hen begeleiden en wegwijs maken tijdens het gehele evenement. Daarnaast krijgen de jongerencoaches ook toegang tot het socio-cultureel programma voor de trainees. Er is 1 jongerencoach per schip voor schepen van klasse A en klasse B. De kleinere schepen (klasse C en klasse D) kunnen een jongerencoach delen per twee schepen. Er is een nauwe samenwerking tussen de LO’s, de nautische werkgroep en de jongerencoaches. Bureau I staat in voor de werving van de jongerencoaches in overleg met de nautische werkgroep en structureert en coördineert de werking van de jongerencoaches. Daarnaast krijgen de jongerencoaches ook toegang tot het socio-cultureel programma voor de trainees. Bureau I regelt en betaalt: - Voorzieningen voor de vrijwilligers en de jongerencoaches: t-shirt, polo, pet, regenvest, draagtas, badge en 3 maaltijden per dag. - Voorzieningen voor de LO’s: t-shirt, polo, pet, regenvest, draagtas, badge, 3 maaltijden per dag en slaapgelegenheid (bij voorkeur in opleidingsschip Themis II). Ter informatie: in 2010 werd Themis II gehuurd voor 4 dagen aan een totaalprijs van €3.800. - Een centrum voor de bemanning ingericht met telefoon- en internetfaciliteiten. Ter informatie: in 2010 was dit een lokaal met 15 computers met internetverbinding. - De installatie op de evenementensite van kwalitatieve en voldoende douches en toiletten voor de deelnemers aan de race, inclusief regelmatige reiniging tijdens het evenement. De sanitaire voorzieningen zijn gratis voor de bemanning. Ook hier moeten faciliteiten voor mindervaliden worden voorzien. - Het voorzien van een wasserij voor de bemanningsleden. Ter informatie: in 2010 waren er 4 sanitaire units (douches) voor de crew van de B-, C- en Dschepen voorzien. Daarvan is er één veel gebruikt en één regelmatig. De andere 2 zijn zo goed als nooit gebruikt. De toileteilanden werden opgesplitst in 4 delen: crew M+V en publiek M+V. Sanitaire voorzieningen zijn niet nodig voor de bemanning van A-schepen, aangezien zij dit zelf aan boord hebben.
Socio-cultureel programma voor de bemanning - Een goede ontvangst garanderen voor de bemanningen van de schepen. Het bureau moet voldoende expertise aan boord hebben of halen om te begrijpen wat belangrijk is qua programmatie in nautische middens (trainees, bemanning, …). - De organisatie van een uitgebreid, interessant nevenprogramma voor de deelnemers (onder meer sportcompetities en culturele activiteiten voor de trainees). - Crew parade, gevolgd door een prijsuitreiking voor de sportcompetities (toegankelijk voor het grote publiek). - De organisatie van een prestigieuze ‘Captains’ Dinner’ in samenwerking met STI voor ongeveer 300 personen. Dit is een zittend diner met minstens 3 gangen en aperitief op een prestigieuze locatie in de stad. Dit diner is niet toegankelijk voor het grote publiek. - De organisatie van een feest voor de trainees met warme maaltijd, DJ en drank. Er zullen 1200 à 1500 personen, waarvan ongeveer 15% onder 18 jaar, aanwezig zijn. Er moeten ongeveer 3 drankjes (+-1 liter) en een snack voorzien worden per persoon, volgens een systeem van gekleurde polsbandjes zodat minderjarigen geen alcohol krijgen. Er moeten alcoholcontroles gehouden worden door de LO’s. Er mag niet gewerkt worden met tapkranen, enkel met flesjes of blikjes. Water en niet-alcoholische dranken moeten gratis aangeboden worden. Dit feest is niet toegankelijk voor het grote publiek. - De organisatie van een Afterguard Party, een feest voor de onderofficieren. Op Klasse A schepen zijn er maximum 4per schip, op klasse B,C en D – schepen zijn er 2 per schip. Dit feest is niet toegankelijk voor het grote publiek.
Rekruteren van schepen en trainees - Het aantrekken van de schepen en het leggen en onderhouden van de contacten met de schepen. Dit gebeurt in samenspraak met de nautische werkgroep. Er werden reeds brieven verstuurd naar de ambassadeurs met de vraag militaire schepen te sturen naar Antwerpen tijdens The Tall Ships Races. Ter informatie: in 2010 namen 73 Tall Ships deel aan het evenement als volgt verdeeld over de verschillende klasses: Klasse A: 25 Klasse B: 16 Klasse C: 18 Klasse D: 14 - Het rekruteren van minstens 65 trainees tussen de leeftijd van 15 en 26 jaar om mee te varen op de schepen die deelnemen aan het evenement. Dit gebeurt ook in overleg met de nautische werkgroep. Omdat Antwerpen starthaven van het evenement is en hier ook de technische controles van de race doorgaan, zullen sommige schepen al enkele dagen eerder toekomen. Voor deze schepen moet bureau I opvang voorzien en een aantal minimumfaciliteiten zoals elektriciteit, water en sanitair. De concrete aanloop van de schepen naar Antwerpen wordt opgevolgd door bureau I in nauwe samenwerking met de nautische werkgroep. Hiervoor kan ook netwerkversterkend samengewerkt worden met andere Vlaamse havens. Dit dient in rekening genomen te worden bij de uitwerking van het programma. Promotie - De promotie van het evenement o.a. door aanwezig te zijn in één van de gaststeden van The Tall Ships Races 2015 (Belfast, Aalesund, Kristiansand of Aalborg) met bijhorende receptie voor alle kapiteins en schepen. Dit wil zeggen: een bezoek aan 1 van de vernoemde steden, het verdelen van hospitalitybrochures, het bezoeken van de Tall Ships, het
organiseren van een gezamenlijke receptie met de andere gasthavens aan boord van een Tall Ship waar de kapiteins aanwezig zijn (ongeveer 150 personen). Bureau I betaalt een kwart (1/4) van de kosten van deze receptie en de reiskosten van de vertegenwoordigers van bureau I. - Aanwezigheid op Sail Training International Conference, het novembercongres van STI in 2015, waar de reders en verantwoordelijken van schepen aanwezig zijn. Bureau I voorziet een stand samen met de andere gasthavens van The Tall Ships Races 2016 en legt contacten met deelnemende schepen. Bureau I organiseert, ook gezamenlijk met de andere gasthavens, de openingsreceptie. Tijdens het congres worden de gaststeden van The Tall Ships Races 2016 op een boeiende manier voorgesteld. Bureau I betaalt ¼ van de kosten van de openingsreceptie, de volledige kosten van de voorstelling van Antwerpen als gasthaven en de volledige reiskosten van de vertegenwoordigers van bureau I. Voorzien van kantoorfaciliteiten Alle kantoren moeten worden uitgerust met beveiligde toegang tot het internet. Ze worden naast elkaar en zo dicht mogelijk bij de aanlegplaatsen van de schepen geplaatst. - Kantoren voor de voorzitter, de raceleider en de commercieel directeur van het evenement voor een periode van zeven dagen. - Een algemene vergaderruimte voor minstens 20 personen voor een periode van zeven dagen. Een kantoor voor het inspectieteam vaartuigveiligheid. - Een locatie voor het mobiele evenementenkantoor van de organisator op de kade nabij de schepen van klasse B, C en D met exclusieve toegang tot het internet, elektriciteit. - Eén administratiekantoor op de kade nabij de schepen van klasse B, C en D, uitgerust met toegang tot het internet. - Kantoorruimte voor de sponsors van STI voor een periode van zeven dagen. Ter info: in 2010 werd hier door STI geen gebruik van gemaakt. - Een stand, kraam of soortgelijke weerbestendige faciliteiten van 20 m² op een prominente locatie, toegankelijk voor het grote publiek dat een bezoek brengt aan de racevloot, voor de nationale zeilopleidingsorganisatie van het betreffende land om van de gelegenheid gebruik te maken de zeilopleiding in hun land te promoten. De faciliteit moet een stroomvoorziening, verlichting, 2 tafels en 8 stoelen hebben. - Een auditorium voor de briefing van de kapiteins met audiovisuele apparatuur of een andere geschikte vergaderruimte. - Een zaal voor de dagelijkse briefing van de LO’s. Deze zaal kan ook gebruikt worden voor de briefing van de kapiteins. - Zes mobiele telefoons voor lokaal gebruik voor het event management team van STI, waarvan ten minste één in staat is om lokale en internationale gesprekken tot stand te brengen en te ontvangen. Het ter beschikking stellen van een moderne printer en kopieermachine voor STI. Ter informatie: in 2010 vonden The Tall Ships Races plaats van 10 tot en met 13 juli 2010. De kantoren voor STI waren geopend van 7 juli tot en met 16 juli ’s ochtends. De persruimte van 9 juli tot en met 13 juli en de briefingruimte voor de kapiteins en LO’s van 10 juli tot en met 13 juli. Accommodatie en transport voor STI Event Management team en inspectiebezoeken 84 hotelovernachtingen (84 eenpersoonskamers in hotels met een standaard van 4 sterren of gelijkwaardig) met “bed & breakfast” – formule voor het event management team van STI. Transport over land en water in de haven en het stedelijk gebied voor het event management team van STI, incl. auto’s, ribs en fietsen, zoals vereist terwijl het event management team in de haven is.
Reis- en hotelaccommodatie (vier sterren of gelijkwaardig), alle maaltijden, reis- en alle andere regelingen voor maximaal vier planbezoeken door het managementteam van STI (maximaal 4 personen), inclusief de gezamenlijke vergadering met de gasthavens. Het ter beschikking houden van een vergaderruimte die door eventuele andere gasthavens kan gebruikt worden voor de organisatie van gezamenlijke vergaderingen. Faciliteiten voor de media Een mediacenter voor een aantal geaccrediteerde journalisten en het persteam, inclusief communicatiefaciliteiten waaronder 4 computers met een breedband internetverbinding, Wi-Fi-verbinding en versnaperingen voor deze personen voor een periode van vijf dagen tijdens het evenement. Minstens twee mediaboten beschikbaar vanaf het moment dat het eerste schip aankomt tot een dag na het evenement. Alle mediaboten moeten in staat zijn om minstens 15 knopen te halen en 5 mijl uit de kust te gaan. Ten minste één mediaboot moet een stabiel platform hebben en in staat zijn om 15 fotografen / journalisten te transporteren voor de Parade of Sail en het bijwonen van de start van de race waar nodig. Samenwerking met bureau II Regelmatig overleg met bureau II o.a. over de inplanting van de locaties voor de sponsors. Bureau I werkt hiervoor een voorstel uit met een nauwkeurige planning van de overlegmomenten, die afgetoetst wordt met bureau II. Opvolgen van het nautisch gedeelte van het evenement De schepen liggen in het Willemdok, het Bonapartedok, het Kattendijkdok en aan Scheldekaaien 20-29, afhankelijk van het aantal en de grootte van de deelnemende schepen. De nautische werkgroep kent de ligplaatsen toe aan de schepen. De exclusiviteit van ligplaatsen aan de Scheldekaaien en in de betreffende dokken is gereserveerd voor de deelnemende schepen. Bureau I ondersteunt en faciliteert de nautische werkgroep bij volgende zaken (geen limitatieve opsomming) en voorziet hiervoor een bedrag uit het budget: - Vers drinkwater voor alle schepen. Dit kan eventueel via een samenwerking met Waterlink. In 2010 bedroeg de kost voor de wateraansluiting voor de schepen €3.000. - Pontons voor schepen van klasse C en D die niet in de jachthaven zouden liggen (10 stuks voorzien). In 2010 werden er geen pontons gehuurd. Schatting budget 2016: €8000. - Vervoer van gangways. Schatting budget: €6.000. - Fenders en touwfenders. Schatting budget: €4.000. - Zes ribs (inclusief brandstof). Schatting budget: €4.500 + €800 brandstofkosten. - Telefoonkosten nautische werkgroep. Schatting budget: €2.500. - Infrastructuur Bureau Zonder Naam (ter hoogte van Verbindingsdok): computer, fax/copier/printer, telefoon, hot spots WIFI, algemene onkosten (bv. drank). - Shuttlebussen naar/van het station voor bemanningsleden en kapiteins (inclusief chauffeur) gedurende 4 dagen met een capaciteit van 50 personen (verdeeld over 2 kleine bussen). - ‘Stille’ generatoren, inclusief verbruik, (3 à 4 stuks) om elektriciteit te voorzien voor schepen (klasse C, D en eventueel B). Het gaat over ongeveer 20 schepen. Schatting budget: zie p. 13 voor budget 2010. - Fietsen voor LO’s en vrijwilligers (liefst zonder vaste stallingplaats). - Steun van Defensie o.a. vervoer, kranen en personeelskost voor de actieve en reserve militairen. Schatting budget: €3.500 - Medewerking zee- en rivierloodsen (via MDK). Aantal hospitalitypakketten als return in 2010: 150 personen. - Sleepboten op de Schelde (via URS/Antwerp Towage). Aantal hospitalitypakketten als return in 2010: 150 personen.
- Bootmannen en dokloodsen (via Brabo). Aantal hospitalitypakketten als return in 2010: 150 personen. Het is mogelijk dat bureau II voor sommige diensten naturasponsors zoekt. De return voor de naturasponsors moet afgestemd en goedgekeurd worden door de opdrachtgever.
Verzekering Naast het feit dat de organisator een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering heeft voor het evenement en daarenboven de verzekering van de vrijwilligers (burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering) en LO’s opneemt, dient bureau I volgende verzekeringen aan te gaan: BA – uitbating: de opdrachtnemer is aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad Antwerpen en de haven van Antwerpen, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat (schade aan schepen, gebouwen, installaties en materiaal om mee te werken) veroorzaakt zouden worden als gevolg van de uitvoering van de opdracht . De opdrachtnemer zal een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid – Uitbating en na levering afsluiten ten behoeve van organisator, deelnemende schepen en crews met een minimum verzekerde limiet van 10.000.000 EUR per schade. De opdrachtnemer en zijn BA verzekeraar zullen tevens de stad Antwerpen en de Haven van Antwerpen vrijwaren voor vorderingen tegen hen die te wijten zijn aan een fout, nalatigheid in hoofde van de opdrachtnemer en zijn eventuele onderaannemers. BA-beroepsaansprakelijkheid : de opdrachtnemer is aansprakelijk voor het zorgvuldig uitvoeren van de opdracht en zal hierbij naar de opdrachtgever en derden toe aansprakelijk zijn voor schade die door zijn intellectuele fout zou ontstaan in de voorbereiding van het event en tijdens het event. De opdrachtnemer zal een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid – beroepsaansprakelijkheid afsluiten met een minimum verzekerde limiet van 1.000.000 EUR per schade en per jaar. Arbeidsongevallen : de opdrachtnemer zal een verzekering arbeidsongevallen afsluiten voor zijn werknemers en zal in deze polis een afstand van verhaal laten opnemen ten voordele van de opdrachtgever. Property: De stad heeft bij Ethias NV een brandpolis voor haar patrimonium afgesloten met afstand van verhaal ten voordele van de huurders/gebruikers/bezetters . De polis draagt het nr. 38.036.503 en verleent onder meer dekking voor de volgende waarborgen: Brand en aanverwante (bliksem, ontploffing, elektriciteitsrisico, arbeidsconflicten en aanslagen, … inbegrepen); Storm – hagel – sneeuw- of ijsdruk; Natuurrampen voor de eenvoudige risico’s; Waterschade; Glasverzekering; Daden van vandalisme of kwaad opzet; Rechtsbijstand. De opdrachtnemer zal zich voor de duur van de ingebruikname in 1ste risico verzekeren voor de franchise van 24.823,36 euro (tegen ABEX-index 729) die is opgenomen in de brandpolis van de stad en voor eventuele aanvullende waarborgen die hij/zij nuttig of nodig mocht achten. De polis moet de volgende clausules bevatten.
”Ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij er zich toe, de op grond der verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding, algeheel aan de stad Antwerpen uit te betalen, als eigenares in wier voordeel het gevaarsartikel gedekt is, zonder dat de stad, handelend als openbaar bestuur, kan verplicht worden het schadebedrag voor heropbouw of herstel aan te wenden.” Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen heeft bij Ethias NV een brandpolis voor haar patrimonium afgesloten met afstand van verhaal ten voordele van de huurders en/of gebruikers . De polis draagt het nr. 38.108.891 en verleent onder meer dekking voor de volgende waarborgen: Brand en aanverwante (bliksem, ontploffing, elektriciteitsrisico, arbeidsconflicten en aanslagen, … inbegrepen); Storm – hagel – sneeuw- of ijsdruk; Natuurrampen voor de eenvoudige risico’s; Waterschade; Glasverzekering; Daden van vandalisme of kwaad opzet; Rechtsbijstand. De brandpolis van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen voorziet in een vrijstelling van 2.500,00 euro. De opdrachtnemer aanvaardt dat het bedrag van deze vrijstelling in geval van schade naar aanleiding van de uitoefening van deze opdracht ten laste is van de opdrachtnemer. Wanneer de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer in geval van schade aan gebouwen vaststaat, zal het bedrag van de vrijstelling (zijnde 2.500,00 euro voor zover het bedrag van de schade hoger ligt dan het bedrag van de vrijstelling), aan de opdrachtnemer gefactureerd worden, indien het bedrag van de schade lager is dan de vrijstelling zal het bedrag van de schade gefactureerd worden. De opdrachtnemer zal zelf een verzekering afsluiten voor zijn inboedel, bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze, en zal hierin een afstand van verhaal laten opnemen ten voordele van Stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. Daarenboven dient Bureau I tevens alle andere wettelijk verplichte verzekeringen af te sluiten. Het bewijs van verzekering (de respectievelijke verzekeringsattesten) moet ten laatste 14 dagen voor de start van het evenement worden voorgelegd aan het GHA. Algemene bepalingen: De opdrachtnemer zal ook ten aanzien van zijn onderaannemers erop toezien dat zij voldoende verzekerd zijn. Bovendien zal de opdrachtnemer de opdrachtgever onverwijld op de hoogte brengen van enige wijziging, aanpassing, niet-betaling, schorsing en/of vernietiging van de verzekeringsdekkingen die betrekking hebben op deze opdracht. De verzekeringsverplichting zoals hiervoor vermeld zal op geen enkele manier de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en zijn onderaannemers beperken ten aanzien van de opdrachtgever en derden. Voortgangsrapporten Bureau I dient op regelmatige basis voortgangsrapporten te verstrekken aan de opdrachtgever. Deze voortgangsrapporten geven een gedetailleerde stand van zaken van alle onderdelen van de opdracht en de vooruitzichten en verdere planning. Bij dit rapport worden alle overeenkomsten gevoegd die in het kader en voor de uitvoering van de opdracht werden afgesloten, zoals onder meer overeenkomsten met schepen, liaison officers,
catering, muzikale, maritieme en culturele attracties en andere partners en overeenkomsten in verband met alle nevenactiviteiten zoals avondspektakel, vuurwerk enz. De frequentie en precieze modaliteiten van deze rapportering worden bij de aanvang van de opdracht in overleg met de opdrachtgever bepaald. De rapportering omvat ook de opvolging van de fleet en commercial check list van STI, die op regelmatige basis en vanaf juli 2015 op maandbasis voorgelegd moet worden aan STI. Ter informatie zijn beide lijsten van The Tall Ships Races in 2010 toegevoegd als bijlage aan dit bestek. Deze twee check lists geven een goed beeld van wat vereist is voor het evenement. Financiële afwikkeling Bureau I werkt met een budget van €600.000. Dit budget wordt vermeerderd met de inkomsten van hospitality en sponsoring (inclusief sponsoring in natura). Ter informatie: de bruto-inkomsten uit sponsoring en hospitality van The Tall Ships Races in 2010 bedroegen €250.000 In het bestek moeten onderstaande 2 scenario’s uitgewerkt worden: 1. Een scenario van de invulling van het evenement gebaseerd op de toelage van €600.000 (zonder extra inkomsten). 2. Een scenario gebaseerd op het budget (€600.000) inclusief inkomsten van sponsoring en hospitality, gebaseerd op het voorbeeld van de inkomsten hieruit bij de vorige editie van The Tall Ships Races (zijnde €250.000). Bureau I moet in de offerte voor alle posten een prijs aangeven en in een 2e kolom aanduiden welke van deze posten in aanmerking komen voor naturasponsoring. Ter verduidelijking werken we hier een fictief voorbeeld uit van naturasponsoring en de financiële afhandeling. Bureau I heeft wagens nodig voor het evenement en bureau II zoekt hiervoor een naturasponsor. Bureau II sluit een deal met een automerk voor het gebruik van wagens met een brutowaarde van €10.000. De kosten van de return voor deze sponsoring bedragen €6.000. De nettowaarde van de sponsoring (= brutowaarde – kosten sponsoring) is €4.000. Bureau I gebruikt de wagens tijdens het evenement en kan deze post dus schrappen uit het budget. Met het budget dat vrijkomt betaalt de opdrachtgever een commissie aan Bureau II. Met de overschot van het vrijgekomen budget kan de opdrachtgever een upgrade geven aan het evenement. Bureau II moet steeds van de opdrachtgever de goedkeuring hebben over de sponsordeals met naturasponsors.
Technische specificaties perceel II Sponsoring - Het opstellen van sponsorpakketten. - Het aantrekken van sponsors, inclusief naturasponsors, die afgetoetst worden met GHA, Stad Antwerpen en STI voor The Tall Ships Races in Antwerpen. De inhoud van de sponsordeals moet steeds goedgekeurd worden door de opdrachtgever. Er moet altijd een duidelijke inzage zijn in het financiële luik. - Het aantrekken van naturasponsors die ten goede komen van de algemene organisatie van het evenement, bijvoorbeeld sponsors voor wagens, fietsen, hotels, nautische zaken, … (deze lijst is niet limitatief). Voor de return van de naturasponsoring moet bureau II goedkeuring hebben van de opdrachtgever.
De kosten en verplichtingen die voortvloeien uit deals met sponsors, bv. het maken en plaatsen van banners, het oprichten en inrichten van stands, verzekeringen, vervoer, personeel, enz. zijn op kosten van bureau II. Indien er sponsorcontracten aangebracht worden door anderen (bv. opdrachtgever, bureau I,...), ontvangt bureau II de helft van de sponsorcommissie bij het afsluiten van een contract. Bij alle sponsordeals moet de opdrachtgever vooraf inzage krijgen in de sponsorovereenkomst en toestemming geven tot ondertekening. Na de gunning worden hierover concrete afspraken gemaakt met de opdrachtgever. Sponsordeals (inclusief naturasponsors) gerealiseerd door het GHA en Stad Antwerpen leveren geen commissie op voor bureau II. De sponsors zijn enkel sponsor van The Tall Ships Races 2016 te Antwerpen, niet van de algemene organisatie van The Tall Ships Races (STI). Hospitality - Het uitwerken en verkopen van hospitalitypakketten (inclusief de opmaak en verspreiding van een hospitalitybrochure). Deze pakketten moeten afgetoetst worden met het GHA en Stad Antwerpen. - Het organiseren van hospitality aan boord van de schepen met een minimum van 50 boekingen voor recepties aan boord van de deelnemende schepen. - Het aanbieden van hospitalityformules vanaf 5 à 6 personen voor gezamenlijke recepties. - Het organiseren van hospitality voor genodigden van GHA en Stad Antwerpen en hun (media)partners, aan boord van een schip. In 2010 ging dit om 412 hospitalitypakketten voor de mediadeals en 300 pakketten voor genodigden van het GHA en Stad Antwerpen. De opdrachtgever betaalt aan bureau II de kostprijs per persoon voor de hospitalitypakketten voor het GHA en Stad Antwerpen. Deze prijs wordt vastgelegd als gunningscriterium van perceel II. De organisatie gebeurt door bureau II. Dit hospitalitypakket houdt het volgende in: walking dinner ’s avonds aan boord van een Tall Ship, gedurende drie uur, met minstens 3 koude en 3 warme hapjes, hapjes op de tafels en drank (aperitief, wijn, bier, frisdrank en water). Het is niet toegestaan om commerciële schepen die niet deelnemen aan The Tall Ships Races en dus niet toegankelijk zijn voor het grote publiek, in te schakelen voor hospitalityformules. Alle kosten die verbonden zijn aan het organiseren van recepties en feestelijkheden, bijvoorbeeld het aanbieden van parking en shuttlebussen, zijn ten laste van bureau II. Een beperkte zone van volgende parkings kan gebruikt worden voor hospitality (shuttlebussen): de parkings ter hoogte van de gedempte Zuiderdokken, de cruiseterminal en de Scheldestraat. Deze parkings blijven gratis beschikbaar voor iedereen, slechts een beperkt deel van de parking kan ingenomen worden. Peterschappen trainees Het zoeken van peterschappen voor minstens 65 trainees tussen 15 en 26 jaar. Dit gebeurt in overleg met de nautische werkgroep. Een peter geeft financiële ondersteuning zodat een jongere als trainee mee aan boord kan gaan van een Tall Ship gedurende de hele race (inclusief verblijf in vertrek- en aankomsthaven, maaltijden en transportkosten terug naar België). In 2010 was dit bedrag €1.450 (excl. B.T.W.) per trainee.
In ruil hiervoor krijgt de peter een return die uitgewerkt wordt door bureau II. Dit kan o.a. het volgende inhouden: Uitnodiging op een petermoment tijdens The Tall Ships Races (bijvoorbeeld een receptie in het stadhuis of het Havenhuis: ‘STI bedankt peters’). Vermelding op de website van The Tall Ships Races in Antwerpen. Regelmatige feedback over trainee op zee. De trainee houdt bijvoorbeeld gedurende de reis een dagboek bij en brengt nadien verslag uit aan de peter. Financiële afwikkeling Bureau II krijgt een vaste vergoeding voor de organisatie van de sponsoring en de hospitality. 50% van het bedrag wordt betaald nadat het hiernavolgend deel van de opdracht voltooid is: - De oplevering van en goedkeuring door de opdrachtgever van de sponsordossiers en hospitalitybrochures. - Het klaarmaken van deze documenten voor de commercialisering (het in de markt zetten). De oplevering van en goedkeuring door de opdrachtgever van een lijst van sponsoren hospitalitypartners die aangesproken zullen worden. De overige 50% wordt afgehouden van de netto-inkomsten van de eerst verworven gelden uit sponsoring en hospitality. Bureau II houdt de commissie op de hospitality en sponsoring af van de netto-inkomsten van de hospitality en sponsoring. Het resterende bedrag wordt doorgestort aan de opdrachtgever voor de upgrade van het evenement. Bureau II krijgt een commissie op de nettowaarde van de naturadeals. Deze waarde wordt bepaald in overleg met de opdrachtgever. Een voorbeeld van de samenwerking tussen beide bureaus voor naturasponsoring staat onder perceel I (p.21). De opdrachtgever betaalt aan bureau II de kostprijs per persoon voor de hospitalitypakketten voor de genodigden van GHA en Stad Antwerpen en hun (media)partners. Deze prijs wordt vastgelegd als gunningscriterium van perceel II. De organisatie gebeurt door bureau II. De bruto-inkomsten uit sponsoring en hospitality van The Tall Ships Races in 2010 bedroegen €250.000. Op basis van dit bedrag, voegt bureau II een realistische inschatting van de inkomsten in 2016, met een minimaal en een maximaal scenario toe aan de offerte. Media- en communicatie Bureau II krijgt het ruw media- en communicatieplan, zodat dit meegenomen kan worden in de onderhandelingen over hospitality en/of sponsoring. Van bureau I ontvangen ze een inplantingsplan met daarin ruimte voorzien voor sponsors. Het media-en communicatieplan wordt opgemaakt door de stad Antwerpen en GHA en vertrekt vanuit volgende uitgangspunten: Communicatiedoelstellingen: o Kennis: “Ik weet dat van 5 tot 7 juli 2016 de Tall Ships Races Antwerpen kleur geven als havenstad.” o Gedrag: “Ik ga naar de Tall Ships Races in Antwerpen tussen 5 en 7 juli 2016. “ o Mening: “De Tall Ships Races in Antwerpen is een unieke ervaring, die van Antwerpen weer even een kleurrijke havenstad maakt.” Communicatiedoelgroepen: zie “Doelstellingen van dit evenement” -
-
Kernboodschap: “Beleef de Tall Ships Races 2016 in de kleurrijke Havenstad Antwerpen.” De communicatie wordt ontwikkeld in co-branding stad Antwerpen/GHA binnen de stedelijke huisstijl. Communicatiebudget: er wordt toegewerkt naar een totaal communicatiebudget van ca. 1,1 mio EUR. Een substantieel deel van dit budget dient te worden aangebracht door mediapartners en sponsors. De stad Antwerpen/GHA ontwikkelen hiervoor in het najaar van 2014 een eerste communicatieconcept, en sluiten principe overeenkomsten met een of meerdere mediapartners. Deze kunnen verwerkt worden in het sponsordossier waarmee bijkomende sponsors of hospitality partners worden aangetrokken.
Verdeling van de sponsorruimte De verdeling van de beschikbare ruimte voor sponsors, voorbehouden in het inplantingsplan door bureau I, gebeurt door bureau II in overleg met GHA, Stad Antwerpen en STI. De verdeling van de beschikbare ruimte voor sponsoring is als volgt: -40% van de beschikbare sponsorruimte is voor STI en mogelijke sponsors van STI. In 2010 waren er geen sponsors van STI aanwezig in Antwerpen. -20% van de beschikbare sponsorruimte is voor communicatiemateriaal van GHA en Stad Antwerpen. -40% van de beschikbare sponsorruimte is voor de sponsors. Een sponsor mag maximaal 10% van de totale sponsorruimte innemen. Een uitzondering hierop kan onderhandeld worden met STI, GHA en Stad Antwerpen. Het voorzien van volgende faciliteiten voor de sponsors en/of het Event Management Team van STI - Een overdekte promotieruimte (een tent of gebouw, exclusief decoratie en catering en met een oppervlakte van circa 225 vierkante meter die kan worden onderverdeeld en overeen te komen faciliteiten) voor het exclusieve gebruik door de sponsors van STI voor de duur van het evenement. De locatie moet grenzen aan de aanlegplaats voor schepen van klasse A. Indien er geen sponsors zijn van STI vervalt dit. - Het opzetten, onderhouden en verwijderen van banners/panelen en vlaggen van de sponsors van STI (te voorzien door en op kosten van de sponsors van STI). - Het opzetten, onderhouden en verwijderen van het communicatiemateriaal (o.a. vlaggen, panelen, banners, spandoeken) van GHA en Stad Antwerpen en hun (media)partners en van alle evenementenpartners volgens de afgesproken sponsordeals. - Overdekte ruimte voor de VIP-ontvangst, voorzien van elektriciteit, verlichting en water (exclusief decoratie en catering, minimaal 50 vierkante meter en faciliteiten overeen te komen) voor het exclusieve gebruik door STI voor de duur van het evenement. Samenwerking met het bureau dat inschrijft voor perceel I Regelmatig overleg tussen de bureaus van beide percelen. Bureau I werkt hiervoor een voorstel uit met een nauwkeurige planning van de overlegmomenten, die afgetoetst wordt met het bureau II. Verzekering
Naast het feit dat de organisator een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering heeft voor het evenement en daarenboven de verzekering van de vrijwilligers (burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering) en LO’s opneemt, dient bureau II volgende verzekeringen aan te gaan: BA – uitbating: de opdrachtnemer is aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad Antwerpen en de haven van Antwerpen, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat (schade aan schepen, gebouwen, installaties en materiaal om mee te werken) veroorzaakt zouden worden als gevolg van de uitvoering van de opdracht . De opdrachtnemer zal een afdoende verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid – Uitbating en na levering afsluiten ten behoeve van organisator, deelnemende schepen en crews. De opdrachtnemer en zijn BA verzekeraar zullen tevens de stad Antwerpen en de Haven van Antwerpen vrijwaren voor vorderingen tegen hen die te wijten zijn aan een fout, nalatigheid in hoofde van de opdrachtnemer en zijn eventuele onderaannemers. BA-beroepsaansprakelijkheid : de opdrachtnemer is aansprakelijk voor het zorgvuldig uitvoeren van de opdracht en zal hierbij naar de opdrachtgever en derden toe aansprakelijk zijn voor schade die door zijn intellectuele fout zou ontstaan in de voorbereiding van het event en tijdens het event. De opdrachtnemer zal een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid – beroepsaansprakelijkheid afsluiten met een minimum verzekerde limiet van 1.000.000 EUR per schade en per jaar. Arbeidsongevallen : de opdrachtnemer zal een verzekering arbeidsongevallen afsluiten voor zijn werknemers en zal in deze polis een afstand van verhaal laten opnemen ten voordele van de opdrachtgever. Property: De stad heeft bij Ethias NV een brandpolis voor haar patrimonium afgesloten met afstand van verhaal ten voordele van de huurders/gebruikers/bezetters . De polis draagt het nr. 38.036.503 en verleent onder meer dekking voor de volgende waarborgen: Brand en aanverwante (bliksem, ontploffing, elektriciteitsrisico, arbeidsconflicten en aanslagen, … inbegrepen); Storm – hagel – sneeuw- of ijsdruk; Natuurrampen voor de eenvoudige risico’s; Waterschade; Glasverzekering; Daden van vandalisme of kwaad opzet; Rechtsbijstand. De opdrachtnemer zal zich voor de duur van de ingebruikname in 1ste risico verzekeren voor de franchise van 24.823,36 euro (tegen ABEX-index 729) die is opgenomen in de brandpolis van de stad en voor eventuele aanvullende waarborgen die hij/zij nuttig of nodig mocht achten. De polis moet de volgende clausules bevatten. ”Ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij er zich toe, de op grond der verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding, algeheel aan de stad Antwerpen uit te betalen, als eigenares in wier voordeel het gevaarsartikel gedekt is, zonder dat de stad, handelend als openbaar bestuur, kan verplicht worden het schadebedrag voor heropbouw of herstel aan te wenden.” Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen heeft bij Ethias NV een brandpolis voor haar patrimonium afgesloten met afstand van verhaal ten voordele van de huurders en/of
gebruikers . De polis draagt het nr. 38.108.891 en verleent onder meer dekking voor de volgende waarborgen: Brand en aanverwante (bliksem, ontploffing, elektriciteitsrisico, arbeidsconflicten en aanslagen, … inbegrepen); Storm – hagel – sneeuw- of ijsdruk; Natuurrampen voor de eenvoudige risico’s; Waterschade; Glasverzekering; Daden van vandalisme of kwaad opzet; Rechtsbijstand. De brandpolis van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen voorziet in een vrijstelling van 2.500,00 euro. De opdrachtnemer aanvaardt dat het bedrag van deze vrijstelling in geval van schade naar aanleiding van de uitoefening van deze opdracht ten laste is van de opdrachtnemer. Wanneer de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer in geval van schade aan gebouwen vaststaat, zal het bedrag van de vrijstelling (zijnde 2.500,00 euro voor zover het bedrag van de schade hoger ligt dan het bedrag van de vrijstelling), aan de opdrachtnemer gefactureerd worden, indien het bedrag van de schade lager is dan de vrijstelling zal het bedrag van de schade gefactureerd worden. De opdrachtnemer zal zelf een verzekering afsluiten voor zijn inboedel, bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze, en zal hierin een afstand van verhaal laten opnemen ten voordele van Stad Antwerpen en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. Daarenboven dient Bureau I tevens alle andere wettelijk verplichte verzekeringen af te sluiten. Het bewijs van verzekering (de respectievelijke verzekeringsattesten) moet ten laatste 14 dagen voor de start van het evenement worden voorgelegd aan het GHA. Algemene bepalingen: De opdrachtnemer zal ook ten aanzien van zijn onderaannemers erop toezien dat zij voldoende verzekerd zijn. Bovendien zal de opdrachtnemer de opdrachtgever onverwijld op de hoogte brengen van enige wijziging, aanpassing, niet-betaling, schorsing en/of vernietiging van de verzekeringsdekkingen die betrekking hebben op deze opdracht. De verzekeringsverplichting zoals hiervoor vermeld zal op geen enkele manier de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en zijn onderaannemers beperken ten aanzien van de opdrachtgever en derden. Voortgangsrapporten De inschrijver dient op regelmatige basis voortgangsrapporten te verstrekken aan de opdrachtgever. Deze voortgangsrapporten geven een gedetailleerde stand van zaken van alle onderdelen van de opdracht en de vooruitzichten en verdere planning ervoor. Bij dit rapport worden alle overeenkomsten gevoegd die in het kader en voor de uitvoering van de opdracht werden afgesloten, zoals onder meer overeenkomsten met sponsors, bedrijven, catering en andere partners en overeenkomsten in verband met sponsoring en hospitality. De frequentie en precieze modaliteiten van deze rapportering worden bij de aanvang van de opdracht in overleg met de opdrachtgever bepaald.
