Technische handleiding database ontslagmanagement 1. Het databasevenster De database opent u door te dubbelklikken1 op het Access-icoon
Ontslagmanagement.lnk
Mogelijk krijgt u eerst één of meerdere vensters die aangeven dat de database virussen kan bevatten. Hiervoor is de programmeertaal in het Access-bestand verantwoordelijk. Negeer de waarschuwing(en) en geef aan dat u het bestand toch wenst te openen. Vervolgens verschijnt onderstaand venster, dit is het databasevenster.
Database sluiten Access-iconen niet belangrijk Object-knop Formulieren ingedrukt
Formulieren
Links op het databasevenster ziet u de kolom ‘Objecten’. Van boven naar onder bevat de kolom de volgende object-knoppen: Tabellen, Query’s, Formulieren, Rapporten,... . Als u een object-knop aanklikt (één klik), verschijnt er een kader omheen. In de kolom ‘Naam’, rechts van de kolom ‘Objecten’, ziet u dan 1
Met (dubbel)klikken wordt steeds klikken met de linkermuisknop bedoeld tenzij anders vermeld.
1
de iconen verschijnen van de respectievelijke objecten. Zo is op het bovenstaande venster de object-knop Formulieren ingedrukt en worden in de kolom ‘Naam’ 3 formulieren weergegeven, namelijk Instelling, Patiënten en Patiënten 2. Bovenaan de kolom ‘Naam’ staan ook 2 Accessiconen maar die doen verder niet terzake2. Slechts 4 object-knoppen zijn voor u van belang: • • • •
Formulieren: Via formulieren worden de gegevens van de patiënten en de instelling ingevoerd. Rapporten: De gegevens worden automatisch verwerkt en de resultaten worden weergegeven in rapporten. Tabellen: In een tabel wordt een overzicht gegeven van de ingevoerde gegevens. Query’s: Via query’s kan u de ingevoerde gegevens opslaan in een Excel-bestand en het jaartal instellen waarvan u rapporten wenst te maken.
De database sluiten doet u door helemaal rechts bovenaan uw scherm op te klikken (zoals in andere Microsoft-toepassingen, vb. Word, Excel,...) Het is mogelijk de database te gebruiken in een multi-user omgeving (indien wenselijk, gelieve hiervoor de eigen ICT-dienst te raadplegen).
2. Formulieren: gegevens invoeren Om gegevens in te voeren wordt gebruik gemaakt van formulieren. Als u in het databasevenster op de object-knop formulieren klikt, komen in de kolom ‘Naam’ de formulieren ‘Instelling’, ‘Patiënten’ en ‘Patiënten 2’ te staan. A. Gegevens van de instelling invoeren: Dubbelklik3 op het formulier ‘Instelling’: u ziet onderstaand venster, het formuliervenster ‘Instelling’ (zie volgende pagina). Het formuliervenster bestaat uit 2 delen: aan de linkerkant staan de gevraagde gegevens opgesomd die rechts in de witte kaders dienen ingevuld te worden. U vult een kader in door erop te klikken (in de kader verschijnt een verticale streep) en vervolgens de passende tekst in te typen.
2
Voor de Access-iconen in de kolom ‘Naam’ van de objectknoppen Tabellen, Rapporten en Query’s geldt dezelfde opmerking. 3 Op een opject-knop (links in het databasevenster) moet slechts éénmaal geklikt worden, op een object (rechts in het databasevenster) dient men te dubbelklikken.
2
De keuzemogelijkheden van het item ‘Categorie dienst’ verschijnen na een klik op de neerwaartse pijl.
Knop ‘Opslaan en afsluiten’
Let op!! •
•
•
Als een datum dient ingevuld te worden, verschijnt ‘_/_ /__ ‘ rechts in de kader. Hier moet verplicht een datum ingevuld worden bestaande uit 8 cijfers; 2 voor de dag, 2 voor de maand en 4 voor het jaar, vb. 01/01/2006 Een neerwaartse pijl aan de rechterkant van een kader duidt aan dat u verplicht moet kiezen uit een aantal mogelijkheden. Als u de pijl aanklikt, verschijnt een tekstbox met de keuzemogelijkheden. U kan de passende keuze selecteren door met de muis te bewegen en uw keuze aan te klikken. De geselecteerde keuze verschijnt dan in de kader. Om uw keuze te wijzigen gaat u analoog te werk. In bovenstaand voorbeeldscherm is de tekstbox van het item ‘categorie dienst’ geopend en zijn 3 keuzemogelijkheden zichtbaar: G-dienst, Sp-dienst en A-dienst. Bij het item ‘Aantal bedden’ kan enkel een getal worden ingevoegd (vb. niet 15 + 12) en bij het item ‘Postcode’ enkel een getal bestaande uit 4 cijfers.
Als u klaar bent met het invullen van de gegevens drukt u op de knop ‘Opslaan en afsluiten’ onderaan het formuliervenster. De gegevens worden dan opgeslagen, het formulier wordt afgesloten en het databasevenster verschijnt.
3
B. Gegevens van patiënten invoeren: Klik op het formulier patiënten: het formuliervenster ‘Patiënten’ verschijnt (zie hieronder). U kan nu de gegevens van een patiënt invullen. Hiervoor gelden dezelfde regels als bij het ingeven van de gegevens van de instelling.
Gegevens van alle patiënten afdrukken
Als u de gegevens van de geselecteerde patiënt wenst te verwijderen, klik dan met de rechtermuisknop op deze balk en kies ‘knippen’.
Enkel dit scherm afprinten
Enkel als op het item ‘Onslagmanagement opgestart’ ‘ja’ wordt geantwoord, mag de knop ‘Ontslagmanagement opgestart’ gebruikt worden.
Als u de gegevens van de patiënt hebt ingevuld, zijn er 2 mogelijkheden: 1. Voor de patiënt werd geen ontslagmanagement opgestart: U klikt op de knop ‘Nieuwe patiënt’ (onderaan het formuliervenster) als u de gegevens van een volgende patiënt wenst in te vullen. of U klikt op de knop ‘Opslaan en afsluiten’ als u geen nieuwe gegevens wenst in te voegen. 2. Voor de patiënt werd wel ontslagmanagement opgestart: U klikt op de knop ‘Ontslagmanagement opgestart’. Het formuliervenster ‘Patiënten 2’ wordt geopend. Hier worden bijkomende gegevens bevraagd van de patiënt. Patiëntennummer, naam, voornaam en opnamedatum worden automatisch overgenomen. Als u 4
klaar bent met invullen drukt u op de knop ‘Opslaan en terug naar formulier ‘Patiënten’’. Het formulier ‘Patiënten 2’ wordt opgeslagen en afgesloten en u ziet terug het formuliervenster ‘Patiënten’. U klikt op de knop ‘Nieuwe patiënt’ (onderaan het formuliervenster) als u de gegevens van een volgende patiënt wenst in te vullen. of U klikt op de knop ‘Opslaan en afsluiten’ als u geen nieuwe gegevens wenst in te voegen. Met de pijlen helemaal onderaan het formuliervenster van ‘Patiënten’ en Patiënten 2’ kan u de gegevens van de ingevoegde patiënten bekijken en indien nodig correcties aanbrengen (zie hieronder). Getal geeft volgorde Eerste patiënt
aan
Volgende patiënt Laatste patiënt
Vorige patiënt
In de witte kader wordt een nummer weergegeven dat de volgorde aangeeft waarin de patiënten zijn ingevoerd. Als u op de pijl links of rechts van de kader klikt, gaat u naar de vorige patiënt (linkse pijl) of de volgende patiënt (rechtse pijl). Als u op de pijlen met verticale streep klikt, gaat u naar de eerste respectievelijk laatste ingevulde patiënt. Om te voorkomen dat patiënten per vergissing meermaals worden ingegeven, verschijnt telkens als u een patiëntennummer invoegt dat reeds gebruikt werd een kader ‘Opgelet, dit patiëntennummer werd reeds gebruikt!’. Deze kader verschijnt zoveel keer als het patiëntennummer al voorkwam. Als het een heropname betreft is er uiteraard geen probleem en negeert u de waarschuwing. U kan een geselecteerde patiënt4 verwijderen uit de database (vb. als tweemaal dezelfde patiënt werd ingegeven) door met de rechtermuisknop te klikken op de verticale balk aan de linkerkant van het formuliervenster en vervolgens ‘knippen’ te kiezen (zie figuur p. 4) C. Patiënten zoeken U kan een patiënt ook zoeken door onderaan het formulier ‘Patiënten’ of ‘Patiënten 2’ te klikken op de knop ‘Zoeken’. Er verschijnt een venster ‘Zoeken en vervangen’ (zie volgende pagina) waar u een patiënt kan zoeken op patiëntennummer, naam en voornaam (eventueel ook andere gegevens). 4
Patiënt waarvan de gegevens op dat ogenblik in het formuliervenster worden weergegeven.
5
In de bovenste kader (= Zoeken naar) vult u of het patiëntennummer of de naam of de voornaam in van de patiënt die u wenst te zoeken. In de kader ‘Zoeken in’ zet u ‘Patiëntennummer’ als u zoekt op basis van patiëntennummer en ‘Patiënt Query1’ als u zoekt op basis van naam of voornaam. De kader ‘Waar’ stelt u het best in op ‘Heel veld’.
Vervolgens drukt u op de knop ‘Volgende zoeken’ waarop de eerste patiënt wordt weergegeven die aan de zoekvoorwaarde voldoet. Als u nogmaals op ‘Volgende Zoeken’ drukt verschijnt de volgende patiënt die aan de zoekvoorwaarde voldoet. Als er geen patiënten (meer) zijn die aan de zoekvoorwaarde voldoen geeft een venster dit aan. Druk Annuleren om het venster ‘Zoeken en vervangen’ af te sluiten.
of
D. Formulieren uitprinten U kan een formulier uitprinten door bovenaan het formuliervenster te klikken op . Als u dit doet in het formulier ‘Patiënten’ of ‘Patiënten 2’ worden de gegevens van alle patiënten die het formulier bevat uitgeprint. Als u enkel het geselecteerde formuliervenster (= venster dat u ziet met gegevens van 1 patiënt) wenst af te drukken, klik dan op de knop ‘Gegevens patiënt afdrukken’ (staat onderaan de formulieren ‘Patiënten’ en ‘Patiënten 2’).
3. Rapporten: de verwerkte gegevens raadplegen De verwerkte gegevens worden weergegeven door middel van rapporten. Klik (éénmaal) in het databasevenster op de object-knop ‘Rapporten’. In de kolom ‘Naam’ komen 8 rapporten te staan waarvan de naam telkens begint met een nummer van 1 tot 8 gevolgd door een omschrijving van de gegevens die het rapport weergeeft (zie volgende pagina).
6
Overzicht rapporten: Rapport 1: Toont de identificatiegegevens van de instelling. Rapport 2: Geeft het geslacht, de gemiddelde leeftijd en gemiddelde verblijftijd van de patiënten weer. Rapporten 3-4: Tonen het profiel van de gezinssituatie en aanwezige thuishulp van de patiënten voor opname in het ziekenhuis en dit zowel in aantallen als percentages. Rapport 5: Geeft de herkomst van de patiënten weer. Rapport 6: Geeft het afhankelijkheidsprofiel (Katz-score) van de patiënten. Rapport 7: Geeft aan waarheen patiënten ontslagen worden. Rapport 8: Berekent een aantal specifieke elementen over de performantie van ontslagmanagement.
Object-knop ‘Rapporten’ 8 rapporten
U opent een rapport door erop te dubbelklikken. Door de schuifbalk te verplaatsen aan de rechterkant van het scherm kan u het beeld op en neer bewegen. Met de iconen
en
kan u in- en uitzoomen.
Afprinten kan u door te klikken op
.
Afsluiten kan door te klikken op de knop ‘Sluiten’ of rechts bovenaan op het onderste
.
Als u nog geen of slechts enkele patiëntengegevens heeft ingevoegd zal voor een aantal waarden ‘#Fout’ worden weergegeven (zoals op volgende pagina te zien in rapport 3). Dit is normaal en verdwijnt als meer
7
gegevens ingegeven worden (de computer berekent waarden en daarbij mag niet gedeeld worden door 0).
Afsluiten In- en uitzoomen Afprinten
Rapport 3
Op en neer bewegen
4. Tabellen: een overzicht van de ingevoegde gegevens Als u een overzicht wenst van de ingevoegde gegevens klikt u (éénmaal) in het databasevenster op de object-knop Tabellen. In de kolom naam verschijnt de tabel ‘Patiënt’ (zie volgende pagina). De tabel ‘Patiënt’ geeft een overzicht van de gegevens die zijn ingevoegd in de formulieren ‘Patiënten’ en ‘Patiënten 2’. Open de tabel ‘Patiënt’ door te dubbelklikken op het icoon van de tabel. In de lichtgrijze rij bovenaan de tabel worden de items van het formulier weergegeven. Elke witte rij van de tabel stelt een patiënt voor en de patiënten zijn gerangschikt in volgorde van invoegen: de eerst ingevoegde patiënt staat helemaal bovenaan, de laatst ingevoegde patiënt onderaan. De eerste kolom van de tabel, ID, doet niet ter zake. Afsluiten kan door te klikken op het onderste
.
U kan de gegevens rechtstreeks corrigeren in de tabel (gegevens worden automatisch aangepast in de formulieren en vice versa) waarbij dezelfde regels gelden als in de formulieren.
8
Tabel Object-knop ‘Tabellen’
Voorbeeld van tabel ‘Patiënt’ waarbij 3 patiënten zijn ingevoegd met: Gegevens van de eerst ingevoegde patiënt Gegevens van de laatst ingevoegde patiënt
9
5. Query’s Klik (éénmaal) in het databasevenster op de objectknop Query’s. In de kolom ‘Naam’ verschijnen de query’s ‘Exporteren naar excel’, ‘Patiënt Query’ en ‘Patiënt Query1’ A. Exporteren naar Excel U wordt verzocht een aantal gegevens elektronisch, in de vorm van een Excel-bestand, ter beschikking te stellen aan de FOD Volksgezondheid (enkel de gegevens die niet vallen onder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer) teneinde verdergaande analyse mogelijk te maken. 1. Het jaartal instellen: Selecteer de query ‘Exporteren naar excel’ door deze éénmaal aan te klikken (blauwe kader eromheen). Klik vervolgens op het icoon venster:
bovenaan het scherm. U krijgt onderstaand
Opslaan Afsluiten
Kolom met als Veld ‘Opnamedatum’ en als Criteria: >=#1/01/2006# And <=#31/12/2006#
In de onderste helft van het venster staan een aantal kolommen. De eerste kolom bevat als Veld ‘Opnamedatum’ en bij Criteria is de volgende expressie ingevuld: >=#1/01/2006# And <=#31/12/2006#. Dit wil zeggen dat deze query alleen de gegevens bevat van patiënten die zijn opgenomen in de periode van 1 januari tot en met 31 december 2006. Als u deze query
10
gebruikt om gegevens op te slaan in een Excel-bestand worden dus enkel gegevens opgeslagen van patiënten die in 2006 zijn opgenomen. Wenst u nu gegevens van 2007 te exporteren naar een Excel-bestand dan vervangt u in de expressie van Criteria ‘2006’ door ‘2007’. U krijgt dan als expressie >=#1/01/2007# And <=#31/12/2007# in plaats van >=#1/01/2006# And <=#31/12/2006# (Een analoge redenering geldt voor 2008, 2009, enz.). Als u de expressie in Criteria verwijdert dan bevat de query de gegevens van alle ingevoegde patiënten. Wijzigingen in de expressie van Criteria slaat u op door te klikken op U sluit de query door te klikken op
.
.
2. De gegevens exporteren naar Excel: Als het gewenste jaartal is ingesteld en u wilt de gegevens opslaan in een Excel-bestand, ga dan als volgt te werk: klik met de rechtermuisknop op de query ‘Exporteren naar excel’ en kies vervolgens ‘Exporteren...’. Er verschijnt een venster waar gevraagd wordt het bestand op te slaan. Verwijder de bestandsnaam ‘Exporteren naar excel’ en zet de naam van de instelling in de plaats. Kies als bestandstype in ‘Opslaan als’ Microsoft-Excel 97-2000. Selecteer vervolgens een locatie waar u het bestand wenst op te slaan en druk op ‘Opslaan’. U hebt het gevraagde Excel-bestand aangemaakt!
Query ‘Exporteren naar excel’
Object-knop ‘Query’s’ Selecteer een locatie waar u het document wenst op te slaan
Vul hier de naam van de instelling in
Kies als bestandstype Microsoft-Excel 97-2000
11
B. Het jaartal van rapporten instellen en exporteren naar Word 1. Het jaartal van rapporten instellen: Via de query ‘Patiënt Query’ kan u het jaartal instellen waarvan u rapporten wenst te maken. Hiervoor gaat u analoog te werk als bij het instellen van het jaartal van de query ‘Exporteren naar excel’ (zie punt hierboven): selecteer de query ‘Patiënt Query’ door erop te klikken, klik op , en vul de gepaste expressie in, in Criteria van de eerste kolom ‘Opnamedatum’ (vb. expressie voor 2006: >=#1/01/2006# And <=#31/12/2006#). De rapporten zullen dan enkel de verwerkte gegevens bevatten van het jaartal dat u hebt ingesteld. 2. Rapporten exporteren naar Word: De 8 rapporten van deze database vormen samen het activiteitenrapport dat aan de FOD Volksgezondheid moet overgemaakt worden. Om de rapporten per e-mail te kunnen doorsturen dienen ze eerst geëxporteerd te worden naar Word. Een rapport exporteren doet u als volgt: klik met de rechtermuisknop op het rapport en kies vervolgens ‘Exporteren...’. Er verschijnt een venster waarin gevraagd wordt het bestand op te slaan. Aan de bestandsnaam hoeft u niets te wijzigen (naam van het rapport wordt automatisch voorgesteld). De mogelijkheid bestaat echter dat de bestandsnamen niet geaccepteerd worden omdat ze te lang zijn: in dat geval vult u als bestandsnaam ‘rapport’ in gevolgd door het nummer van het desbetreffende rapport, vb. ‘rapport2’ in plaats van ‘2: Leeftijdgeslacht-verblijfsduur’. Als bestandstype in ‘Opslaan als’ selecteert u Rich Text Format. Selecteer tenslotte een gewenste locatie en druk op ‘Opslaan’.
C. Het aantal patiënten in formulieren aanpassen Na verloop van tijd kan het aantal patiënten in de formulieren ‘Patiënten’ en ‘Patiënten 2’ sterk oplopen waardoor het moeilijk wordt het overzicht te bewaren. Met de query ‘Patiënt Query1’ kan het aantal patiënten in de formulieren aangepast worden (niet in de tabel Patiënt). Wenst u dit te doen, open dan de query ‘Patiënt Query1’ zoals hierboven beschreven voor de instelling van het jaartal van de query’s ‘Exporteren naar excel’ en ‘Patiënt Query’.
12
U krijgt volgend venster te zien:
Hier kan u het gewenste selectiecriterium invullen
U kan nu zelf kiezen welke patiënten u in de formulieren wenst te behouden. U kan bijvoorbeeld een jaartal instellen waarvoor u analoog te werk gaat als hierboven werd beschreven voor de query’s ’Exporteren naar excel’ en ‘Patiënt Query’. Maar u kan ook alle patiënten selecteren die na een bepaalde datum zijn opgenomen. Hieronder worden een aantal expressies gegeven die u mogelijk zou kunnen invullen. Door de datum of het getal in de expressies te wijzigen, kan u het selectiecriterium aanpassen aan uw wensen. Expressie >=#1/01/2006# And <=#31/12/2006# >=#1/01/2006# >=#12/02/2007# Date()-90 Date()-120
Betekenis Patiënten opgenomen in 2006
Patiënten opgenomen vanaf 1 januari 2006 Patiënten opgenomen vanaf 12 februari 2007 Patiënten opgenomen respectievelijk 90 en 120 dagen voor de huidige datum
U kan de expressies tevens toepassen op de ontslagdatum. U zet de expressie dan in de derde kolom van Criteria (met als Veld ‘Ontslagdatum’). Tenslotte kan het interessant zijn in de formulieren enkel de patiënten weer te geven die nog niet ontslagen zijn. Deze selectie kan u uitvoeren door in de tweede kolom (met als Veld ‘Ontslag’) in Criteria ‘nog gehospitaliseerd’ in te vullen. Let op, de expressies in de tweede en derde kolom (Ontslag en Ontslagdatum) mogen niet zijn ingevuld als u nieuwe patiënten toevoegt !!!
13
