TÁVMUNKA MODELLEK. A távmunka általános ismereteinek kézikönyve. A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve

www.husk-cbc.eu

TÁVMUNKA MODELLEK

A távmunka általános ismereteinek kézikönyve A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve A távmunka-házak információbiztonsági kézikönyve A távmunka-házakban való foglalkoztatás kézikönyve A távmunka-házak költségkalkulációs modellezésének kézikönyve

Készült a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” pályázati projekt keretében.

– 2011. május –

HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

1. oldal

www.husk-cbc.eu

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETŐ......................................................................................................................... 8 I. TÁVMUNKA ÁLTALÁNOS ISMERETEINEK KÉZIKÖNYVE .................................................. 10 Történeti áttekintés................................................................................................................ 10 Tudományos munkaszervezés....................................................................................................... 10 A munkaszervezés humán aspektusai........................................................................................... 11 A munkakörnyezet hatása a teljesítményre.................................................................................. 13 Munkaszervezés napjainkban ....................................................................................................... 15 Az infokommunikációs eszközök fejlődésének hatása a munkaszervezésre ................................ 16 Távmunka, korunk egy lehetséges munkaszervezési modellje..................................................... 17 A távmunka meghatározása.................................................................................................... 18 További távmunka-meghatározások: ............................................................................................ 20 A tanulmányban alkalmazott definíciók........................................................................................ 22 A távmunka típusai................................................................................................................. 23 A távmunka összevetése más munkaszervezési formákkal .......................................................... 26 A távmunka végzés szervezeti és menedzsment jellemzői ........................................................... 28 Távmunkában végezhető tevékenységek...................................................................................... 34 Távmunka-házak elméleti áttekintése ..................................................................................... 36 Hajlandóság a távmunka-házak igénybevételére.......................................................................... 42 A távmunka-házak területfejlesztési aspektusa ............................................................................ 44 A távmunka és telephelyválasztás................................................................................................. 47 A távmunka szerepe területfejlesztésben..................................................................................... 50

II. A TÁVMUNKA JOGI ÉS ADÓÜGYI KÉZIKÖNYVE ............................................................. 52 A távmunkát szabályozó törvényi háttér ................................................................................. 52 A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény módosításai........................................ 53 A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény módosítása ..................................... 54 A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény módosítása ................................................... 54 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

2. oldal

www.husk-cbc.eu

A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény módosítása ........................................ 55 A távmunka bevezetésének munkajogi szempontjai ................................................................ 55 Munkaszerződés és a belső szabályzatok...................................................................................... 56 Kollektív szerződés ........................................................................................................................ 58 Egyéb javaslatok ............................................................................................................................ 59 A távmunka bevezetésének adóügyi szempontjai .................................................................... 60 Távmunka szerződéssel kapcsolatos adózási sajátosságok........................................................... 60 Munkabér ...................................................................................................................................... 61 Költségtérítés................................................................................................................................. 61 Bevételnek nem számító tételek ................................................................................................... 63 Egyéb juttatás................................................................................................................................ 63 Természetbeni juttatás.................................................................................................................. 64 Egyéb tudnivaló ............................................................................................................................. 64

III. A TÁVMUNKA-HÁZAK INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI KÉZIKÖNYVE.................................... 65 Működési kockázatok ............................................................................................................. 65 Szabályzati rendszer ............................................................................................................... 66 Információbiztonsági politika ........................................................................................................ 66 Az információbiztonsági szabályzat............................................................................................... 67 Biztonsági szervezet................................................................................................................ 67 Általános ügyintéző-koordinátor................................................................................................... 67 Rendszergazda............................................................................................................................... 68 Vagyontárgyak kezelése.......................................................................................................... 68 Asztalok, székek, irodabútorok használata ................................................................................... 68 Számítógépek, telefonok használata............................................................................................. 68 Másolás, nyomtatás előírásai........................................................................................................ 68 Kiemelt és kritikus eszközökkel kapcsolatos követelmények........................................................ 69 Tárgyalók használatával kapcsolatos követelmények ................................................................... 69 Személyi biztonság ................................................................................................................. 70 Beléptetés és kiléptetés ................................................................................................................ 70 Informatikai képzés és oktatás ...................................................................................................... 70 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

3. oldal

www.husk-cbc.eu

Teendők a munkavégzés kezdetekor és befejeztével ................................................................... 71 Munkavégzési idő betartása.......................................................................................................... 72 Fizikai és környezeti biztonság ................................................................................................ 72 Belépés a távmunka-házba............................................................................................................ 72 Központi helységek és eszközök védelmi előírásai........................................................................ 72 Vírusvédelmi előírások .................................................................................................................. 73 Gépteremmel kapcsolatos követelmények................................................................................... 73 Közös helyiségek használatával kapcsolatos követelmények ....................................................... 73 Közlekedés a távmunka-ház területén .......................................................................................... 74 Kommunikáció és üzemeltetés biztonsága............................................................................... 74 Internet, e-mail használat előírásai ............................................................................................... 74 Hangrögzítés előírásai ................................................................................................................... 75 Telefonhasználat előírásai............................................................................................................. 75 Dokumentálási előírások ............................................................................................................... 75 Videokonferencia kezdeményezése, fogadása ............................................................................. 76 Adatmentési szabályok.................................................................................................................. 76 Hozzáférés-ellenőrzés ............................................................................................................. 76 Jogosultsági előírások.................................................................................................................... 77 Felhasználói bejelentések kezelése............................................................................................... 77 Adatvédelem, adatcsoportok előírásai.......................................................................................... 77 Információs rendszerek beszerzése, fejlesztése és karbantartása ............................................. 78 Szoftverfejlesztési és verziókövetési előírások.............................................................................. 78 Szoftverek és programok használatának előírásai ........................................................................ 78 Hardware elemek kezelési útmutatója ......................................................................................... 79 Incidenskezelés ...................................................................................................................... 79 Információbiztonsági incidensek kezelése .................................................................................... 80 Üzletmenet-folytonosság ........................................................................................................ 81 Teendők áramszünet esetén ......................................................................................................... 82 Teendők rendszerhiba esetén ....................................................................................................... 83 Teendők adatvesztés esetén ......................................................................................................... 84 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

4. oldal

www.husk-cbc.eu

Teendők a helyszín fizikai elérhetetlensége esetén ...................................................................... 86 Kárfelmérés ................................................................................................................................... 86 Helyreállítás új helyszínen ............................................................................................................. 86 Helyreállítás az eredeti helyszínen, ideiglenes áttelepüléssel ...................................................... 87 Tesztelési terv................................................................................................................................ 87 Karbantartási terv.......................................................................................................................... 88 Megfelelőség.......................................................................................................................... 88 Auditálási előírások ....................................................................................................................... 89

IV. A TÁVMUNKA-HÁZAKBAN VALÓ FOGLALKOZTATÁS KÉZIKÖNYVE............................... 90 A távmunka-házak lehetséges alkalmazási területei................................................................. 90 Távmunkahely folyamatos munkavégzésre .................................................................................. 90 Projektiroda időszakos igénybevételre ......................................................................................... 90 Üzletmenet-folytonossági helyszín ............................................................................................... 91 Oktatóközpont............................................................................................................................... 91 Távmunka-házban végezhető jellemző tevékenységek............................................................. 91 Telefonos ügyfélszolgálat .............................................................................................................. 94 Telefonos értékesítés .................................................................................................................... 95 Telefonos piackutatás.................................................................................................................... 97 Adatrögzítés................................................................................................................................... 98 Adatfeldolgozás ............................................................................................................................. 98 Könyvelési/ügyviteli tevékenységek.............................................................................................. 99 Grafika, szerkesztés, webdesign, weboldalak tartalmának kezelése .......................................... 100 Informatikai szoftverek tesztelése .............................................................................................. 102 Informatikai szoftverek fejlesztése.............................................................................................. 103 Informatikai rendszerek felügyelete, üzemeltetése.................................................................... 104 Munkafolyamatok távmunka specifikus jellemzői...................................................................105 Folyamatábrák – a munka utazik, nem az ember........................................................................ 105 Kommunikációs csatornák – a távolság nem akadály ................................................................. 108 Kontrollpontok – ha fontos az eredményesség........................................................................... 111 Jóváhagyási pontok – több szem többe lát ................................................................................. 114 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

5. oldal

www.husk-cbc.eu

Jelentések – aki jól kérdez, az jó választ kap ............................................................................... 115 Logisztikai igények – digitalizálással hatékonyabb ...................................................................... 116 Infrastrukturális környezet – ugyanahhoz a munkához ugyanazok az eszközök ........................ 117 A távmunka-házak munkaerő kiválasztási sajátosságai ...........................................................119 A távmunkás foglalkoztatás kiválasztási rendszerének sajátosságai .......................................... 119 A projekt keretében alkalmazott előszűrési módszertan............................................................ 119 Munkaerő adatbázis – online toborzás ....................................................................................... 122 A távmunka-házak területi elemzése......................................................................................126 Nagykőrös területi elemzése....................................................................................................... 126 Örkény területi elemzése ............................................................................................................ 129 Szőgyén területi elemzése........................................................................................................... 132 A távmunka-házak jellemzői és felszereltségük.......................................................................134 Nagykőrösi távmunka-ház jellemzői............................................................................................ 134 Szőgyéni távmunka-ház jellemzői ............................................................................................... 135 Örkényi távmunka-ház jellemzői ................................................................................................. 136

V. A TÁVMUNKA-HÁZAK KÖLTSÉGKALKULÁCIÓS MODELLEZÉSÉNEK KÉZIKÖNYVE...........137 Munkáltatói költségkalkulációs modell elemei .......................................................................139 Szervezeti létszámadatok ............................................................................................................ 139 Béradatok .................................................................................................................................... 140 Iroda fenntartási költségek ......................................................................................................... 141 Egyéb költségelemek................................................................................................................... 141 Megtakarítási lehetőségek .......................................................................................................... 142 Munkáltatói költségkalkulációs modell példák .......................................................................144 Telefonos értékesítés költségkalkulációs modellezése ............................................................... 144 Könyvelési tevékenységek költségkalkulációs modellezése ....................................................... 146 Informatikai szoftverek fejlesztésének költségkalkulációs modellezése .................................... 148 Távmunka-ház költségkalkulációs modell elemei ....................................................................150 Rezsi............................................................................................................................................. 150 Kommunikáció............................................................................................................................. 150 Humán erőforrás költségek......................................................................................................... 151 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

6. oldal

www.husk-cbc.eu

Férőhelyek száma, kihasználtság, valós átlaglétszám ................................................................. 151 Javasolt piaci ár kalkulációja........................................................................................................ 151 Javasolt piaci ár éves modellezése .............................................................................................. 152 Távmunka-házak költségkalkulációs modelljének összegzése .................................................... 153

IRODALOMJEGYZÉK .......................................................................................................154 MELLÉKLETEK.................................................................................................................158 1. melléklet: Hasznos dokumentumok....................................................................................159 A projekt weboldala .................................................................................................................... 159 A távmunka törvény (2004. évi XXVIII. törvény) ......................................................................... 159 Adatvédelmi törvény ................................................................................................................... 159 Távmunka szerződés minta ......................................................................................................... 159 Információbiztonsági szabvány (ISO 27001) ............................................................................... 159 Európai Távmunka keretmegállapodás ....................................................................................... 159 Távmunkával kapcsolatos weboldalak gyűjteménye .................................................................. 159 Szervezeti és Működési Szabályzat minták ................................................................................. 159 2. melléklet: Költségkalkulációs modell ..................................................................................161


7. oldal

www.husk-cbc.eu

BEVEZETŐ Jelen tanulmány a Magyar Távmunka Szövetség megbízásából, a HUSK/0901/1.1.1/0140 azonosítójú, “Távmunka infrastruktúra fejlesztése” elnevezésű pályázati projekt keretében készült. A tanulmány célja, hogy szakmai háttéranyagot szolgáltasson a projekt keretében kialakításra kerülő távmunka-házak potenciális munkáltatói számára. A tanulmány elsődleges célközönsége a munkáltatók, de hasznos információval szolgál a távmunka-ház nyitásában érdekeltek, munkavállalók, foglalkoztatáspolitikai szakértők, kutatók számára is. A tanulmány öt témakört dolgoz fel, szekunder kutatási eredményekre támaszkodva. Strukturált, olvasmányos formában összegzi a távmunkára vonatkozó tematikus ismereteket. A témakörök külön Kézikönyvek formájában jelennek meg, amelyek egyben a tanulmány főfejezeteit alkotják. A Kézikönyvek önállóan is értelmezhetők és használhatók, de a témák sorrendisége egymásra épülően alapozza meg a távmunkával és a távmunka-házasfoglalkoztatással kapcsolatos ismereteket. A tanulmány tehát öt fő fejezetre tagolódik, amelyek a következők: I.

A távmunka általános ismereteinek kézikönyve A fejezet ismerteti a távmunka történetét, kialakulását, szociálpszichológiai és munkaszervezési gyökereit. Ezt követően definíciós fejezetekben kerül meghatározásra a távmunka és távmunka-házas foglalkoztatás, amely során elméleti és gyakorlati alapozás is történik. A távmunka típusainak ismertetése is a definíciós alfejezetekben történik. Az utolsó alfejezetek a távmunka területfejlesztési lehetőségeit elemzik, amelynek konkrét megvalósulási formája a távmunka-házas foglalkoztatás is.

II.

A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve A fejezetben ismertetésre kerül a távmunkára vonatkozó jogi háttér, és a távmunka törvény által módosított kapcsolódó foglalkoztatásra vonatkozó jogi környezet. A távmunkások adózási specifikusságairól gyakorlatias útmutató keretében foglaljuk össze a lehetőségeket és a távmunka bevezetése során alkalmazható szabályozásokat.

III.

A távmunka-házak információbiztonsági kézikönyve A fejezetben a távmunka-házban való foglalkoztatásra vonatkozó információbiztonsági alapelvek kerülnek kifejtésre, a nemzetközi ISO27001 minősítési rendszer fejezetei alapján. Miután sok távmunka-házban végezhető tevékenység adatfeldolgozásnak minősülhet, ezáltal az adatvédelmi törvény hatálya alá eshet, így ez a fejezet nélkülözhetetlen részét képezi a munkáltatók üzleti adatainak védelme és jogszabályi megfelelőssége céljából tett


8. oldal

www.husk-cbc.eu

célkitűzések teljesülésének. IV.

A távmunka-házakban való foglalkoztatás kézikönyve A fejezet a távmunka-házak lehetséges igénybevételi formáinak ismertetésével indul. Ezt követően felsorol több jellemzően távmunka-házban végezhető tevékenységet, amelyek szakmai tartalmát is kifejti, ezzel segítve a kis és középvállalatokat abban, hogy átgondolják az egyes ezidáig esetleg még nem létező funkciók távmunka-házban történő létrehozását (pl. telefonos ügyfélszolgálat, piackutatás). A fejezet további részében kifejtésre kerülnek a a korszerű munkaszervezés elemei, amelyek a távmunka esetében jelentős szerepet kapnak (pl. belső kontrollkörnyezet, kommunikációs megoldások). A zárófejezetekben a távmunkaházak területi és infrastrukturális elemzése történik, ezzel segítve a potenciális munkáltatókat a távmunka-házakban való foglalkoztatásra irányuló döntéseik meghozatalában.

V.

A távmunka-házak költségkalkulációs modellezésének kézikönyve Az utolsó főfejezet konkrét költségkalkulációs modelleket ismertet a munkáltatók és a távmunka-házak fenntartói számára. A munkáltatói költségkalkulációs modell elemeinek ismertetését követően néhány konkrét tevékenységre is számításokat végzünk, ezzel alátámasztva a távmunka-házban való foglalkoztatás költséghatékonyságát. A költségkalkulációs modellek XLS formájában jelen tanulmány mellékletét is képezik, valamint felkerül a projekt weboldalára is, nyilvánosan elérhetővé téve azt a munkáltatók és a távmunka-ház nyitásában érdekeltek számára.

A Tanulmány készítése során fontos szempont volt a tartalom olvasmányos és érthető formában való kialakítása. Az elméleti részeknél forráshivatkozások segítik a témában jobban elmélyülni vágyókat, valamint a Kézikönyveket követően részletes Irodalomjegyzék is található, amely további segítséget nyújt a szakma számára. A Tanulmány Mellékletei között további hasznos dokumentumok találhatók (pl. távmunka szerződés minták, jogszabályok). A mellékletek között megtalálható Excel fájl az V. fejezetben ismertetett költségkalkulációs modell dinamikus szabadon paraméterezhető példányát tartalmazza beágyazott fájlként – amely a projekt weboldalán is szabadon elérhetővé válik.


9. oldal

www.husk-cbc.eu

I. TÁVMUNKA ÁLTALÁNOS ISMERETEINEK KÉZIKÖNYVE Történeti áttekintés A távmunka egy modern munkaszervezési mód, amelyet az infokommunikációs technológiák fejlődése tett lehetővé. A távmunka a hagyományos munkaszervezési módszertanokra épülve, a munkavégzés helyének függetlenítésével, lehetőséget biztosít a munkavégzők egyedi igényeinek kiszolgálására és a munkaidő centrikus munkavégzés helyett az eredmény centrikusságot helyezi középpontba. Ezen változások új perspektívákat nyitnak a munka világába. Jelen történeti áttekintés során azon alapvető tényezők kialakulását és fejlődési trendjeit tekintjük át, amelyek a távmunka végzés kialakulására és jövőbeni lehetőségeire is hatnak. Ezeken keresztül megvizsgáljuk a távmunka fenntarthatóságát, azt, hogy csak egy átmeneti foglalkoztatási mód-e, avagy a munka világának fejlődési tendenciáival összhangban áll és hosszú távon is számolhatunk jelenlétével. Jelen fejezetben tekintjük át azon szociálpszichológiai hatásokat is, amelyek a távmunka során megjelennek és szerepet játszanak. Jelentős mennyiségű irodalom foglalkozik a távmunka által indukált társas hatásokban bekövetkezett változásokkal (pl. vezetéselmélet, szervezéselmélet, szociális hatások), ezeket itt röviden áttekintjük. Tudományos munkaszervezés Már az őskori ember is törekedett arra, hogy létfenntartási körülményeit minél jobbá és könnyebbé tegye. Akkor még az volt a cél, hogy minél tökéletesebb eszközöket, szerszámokat alkosson. Kr.e. 4000 körül az egyiptomi piramisok építésekor már megjelent a munkamegosztás is. Mivel a hatalmas építőelemek mérete és formája szabályozott volt, szükség volt olyan szakemberek képzésére, akik ezeket elő tudták állítani. Az építkezésen túlmenően a temetkezés is precíz, szakértelmet igénylő lépésekből állt, ezekre vonatkozóan is nagyon fejlett technikákat, dokumentációt dolgoztak ki. Kínában a császári udvarban minden anyagot meg kellett jelölni, hogy a készítőt egyértelműen azonosítani lehessen. Az ókori Rómában mintegy 100 szabványt ismertek már csak az útépítésre. A középkorban a manufaktúrák idején már az egyes munkafázisok felosztását végezték a céhek segítségével, ekkor már különvált a gyártás, értékesítés. A cél már ekkor is a hatékonyság és a termék minőségének javítása volt. A munkaszervezés napjainkig ható fejlődése az 1900-as évek modern gyáriparának kialakulásával kezdődött. Frederick Winslow Taylor 1911-ben publikálta a „Tudományos menedzsment alapelvei” című munkáját, amelyben arra az eredményre jutott, hogy a munka tudományos megszervezése jelentős mértékben képes a munkavégzés hatékonyságát növelni. A tudományos munkaszervezés alatt az egyes munkafolyamatok optimális elvégzésének kialakítását érti. Taylor idejében a


10. oldal

www.husk-cbc.eu

munkaszervezésre az volt a jellemző, hogy egyes szakemberek hosszú betanulási idő után viszonylag nagy szabadsággal alakították ki az egyes munkafeladatok elvégzésének módját. A Taylor-féle tudományos munkaszervezés az egyes munkafolyamatokat olyan kisebb munkafeladatokra darabolja, amelyek elvégzésének legoptimálisabb folyamata meghatározható, és ezeknek az egyszerűbb és szabályozott munkafeladatoknak az elvégzése oktatás formájában viszonylag rövid idő alatt elsajátítható. Taylor kísérleteiben pusztán a munkaszervezés révén az egyes munkavégzők teljesítményét több esetben képes volt megsokszorozni. Például 60 centes bérnöveléssel 369 centes hasznot generált munkaszervezése, valamint képes volt egy esetben 500 főről 140-re csökkenteni a munkaállományt ugyanolyan teljesítmény mellett. Egy svájci gombostűkészítő manufaktúrában a munkások a tűkészítés összes műveletét egyedül végezték, és így naponta 20 db tűt készítettek. A taylori munkaszervezés időelemzés és munkamegosztás alapú átszervezése után egy munkás naponta 4.800 db tűt volt képes elkészíteni. Ez gyakorlatilag a teljesítmény 240-szerezése. Hasonlóan kiemelkedő eredményt ért el a jénai Zeiss-művek vezetője. A munka tanulmányozása során a munkások teljesítményének alakulását vizsgálta. Munkamódszere alapján sikerült 12 óráról 8 órára csökkenteni a munkaidőt úgy, hogy a napi teljesítmény nem csökkent. A taylori munkaszervezés üzemekben is széleskörű gyakorlati alkalmazása Henry Ford nevéhez kötődik, aki úgyszintén kimagasló hatékonyságnövelést ért el a munkaszervezési mód révén. Ismert példa, hogy 100 dollárt költött a munkavállalói oktatásra, amely révén évente 3 millió dollár többletjövedelmet generált. Taylor rendszerét sok tudományos bírálat is érte, azt kifogásolva, hogy a munkást ugyanúgy kezeli, mint a gépet. Henri Fayol figyelmét már a taylori munkafeladat helyett az emberre összpontosította, aki a feladatért a felelősséget viseli. Ő fogalmazta meg elsőként 1916-ban a rendszeres vezetőképzés szükségességét, valamint meghatározta a vezetés 14 alapelvét, amelyben kimondja, hogy a munkamegosztás jelentősége a társadalmi szervezetek fejlődésével arányosan nő. A munkaszervezés humán aspektusai Elton Mayo a Harvard egyetem kutatójaként 1923–24-ben végzett kísérleteket a Chicago-i „Hawthorne works of the Western Electric” gyárban, amelyek Hawthorne-effektus néven váltak közismertté. Mayo kísérletében munkavállalói csoportokat hozott létre, és 5 éven keresztül mérte hatékonyságukat a legkülönbözőbb munkafeltételek között. A környezeti feltételek módosításával több esetben jelentős hatékonyságnövelést tudott elérni. A kísérletek után a kísérleti személyek a hagyományos munkakörnyezetbe kerültek vissza, ahol Mayo meglepetésére a résztvevők továbbra is jelentős hatékonyságnövelést mutattak a kísérletet megelőző, valamint a többi munkavégző teljesítményéhez képest. Az eredmény jelentősége kiemelkedő, ugyanis rámutatott arra, hogy a kísérletben mért változókon túlmenően a kísérleti személyek hozzáállása is átalakult, amely önmagában is jelentős hatékonyságnövelést tudott indukálni. A hawthorne-i vizsgálatokra építve 1930-ban Lewin és munkatársai vizsgálatsorozatot végeztek a vezetési stílusok tanulmányozására, amelyekkel kimutatták, hogy a csoporttagoknak a döntésekbe való bevonásán alapuló demokratikus vezetés növeli leginkább a munkavállaló elégedettségét.


11. oldal

www.husk-cbc.eu

A munkavégzés hatékonyságára a munkaszervezés technikáján felül tehát a munkavállaló hozzáállása, elégedettsége és motivációja is közvetlen hatással lehet. Motiváció az, ami cselekvésre késztet, ösztönöz, „mozgat”. A motivációs állapotok irányítják és aktiválják viselkedésünket. Tudatosan megválaszthatjuk, hogy motívumaink alapján cselekszünk-e, de a motivációk már tudatalatti szinten is kifejtik hatásukat (például reklámok „rejtett meggyőző ” hatása). A motiváció forrásai: belső késztetések és külső ösztönzők. A motiváció megértéséhez meghatározó Abraham Maslow szükséglet-hierarchia elmélete („Piramismodell”), amely szerint a különféle szükségletek hierarchikusan (rangsorban) egymásra épülnek, vagyis csak akkor válnak hatékonnyá, ha az alattuk levő már (legalább jórészt) kielégült. Ha bármelyik szinten kimarad a szükséglet kielégítése, elakad a motiváció, a személy megreked azon a szinten, ahol még kielégületlenek szükségletei. Így a fejlődés elmarad, nem jut fel az önmegvalósítás csúcsára. Maslow piramisának szintjei a munka interpretációjában a következők: 1. Élettani szükségletek: fizetés, munkafeltételek (fűtés, világítás stb.) 2. Biztonsági szükségletek: biztos és biztonságos munkahely, nyugdíjpénztár, orvosi ellátás stb. 3. Szociális (szeretet) szükségletek: jó munkahelyi légkör, barátok, jó vezető-beosztott kapcsolat stb. 4. Megbecsültség (elismertség): előmenetel lehetősége, teljesítmény-prémium, szolgálati lakás, autó stb. 5. Önmegvalósítás: személyes továbbképzés lehetősége, önállóság, döntési felelősség, vezetői munkakör stb. Maslow struktúrája szerint az ember törekszik arra, hogy az egyes szükségleti szinteket elérje, beteljesítse, majd továbblépjen. Maslow szerint a munkások teljesítménye úgy növelhető, ha teret adunk emberi mivoltuknak. A munkaszervezés – bár nagyban növelheti a teljesítményt –, fizikai megvalósítása elérheti korlátait, ahonnan további hatékonyságjavulást már csak a munkavégzők motiválása, elégedettségüknek javítása indukálhat. Napjaink munkaerőpiacán ez a szempont egyre nagyobb jelentőséget kap, elsősorban a magasan képzett munkaerő esetében, akik megtartása az egyik legnagyobb érték a vállalatoknál. A munkavégzés hatékonyságát a társas hatások is befolyásolhatják, amelyet a hawthorne-i vizsgálatok is megalapoztak. Triplett 1981-ben egyszerű, rutinizált kézmozgást igénylő feladatot adott kísérleti személyeinek (horgászzsinórt kellett egy csévére feltekerniük), akik az egyik kísérleti feltétel szerint egyedül dolgoztak, a másik esetben pedig egymás jelenlétében végezték a feladatot. Az eredmények azt mutatták, hogy az együttes helyzet (mely a kísérleti személyek számára versenyhelyzetként jelentkezett) hatására javult a teljesítmény. Travis 1925-ben publikált egy kísérletet, amely azt mutatta, hogy a közönség jelenléte hatására a kísérleti személyek egy mozgáskoordinációs feladatban nyújtott teljesítménye jelentősen javult. Floyd Allport (1981), Gates HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

12. oldal

www.husk-cbc.eu

(1935) és Dashiell(1935) kísérletei hívták fel a figyelmet arra, hogy míg egyszerű rutinműveleteket igénylő feladatok esetében a teljesítmény általában nő a társas helyzet hatására (versenyben jobban, bámész nézők hatására kevésbé), addig bonyolult vagy kevésbé begyakorolt feladat esetében a társas helyzet hatása fordított, a teljesítmény romlik. Ez a megállapítás rámutat tehát, hogy a komplex és kreatív feladatok elvégzéséhez nyugodt környezet szükséges, ahol a koncentráció jobban biztosítható. A társas hatásban rejlő serkentő, illetve gátló többlethatásra először Robert Zajonc (1971) állított fel magyarázó elméletet. Zajonc elmélete abból indul ki, hogy a társas helyzet konkrét alakzatától függetlenül (mindegy hogy versenyről, együttműködésről, nézők, hallgatók jelenlétéről van-e szó) a más személyek puszta jelenléte bizonytalanságérzetet ébreszt az egyénben, miáltal emelkedik reagáló készsége, s a begyakorlott, egyszerű feladatok esetében ez a domináns reakciók megjelenésének kedvez, míg a begyakorolatlan, illetve gondolkodást igénylő, feszültséget keltő, nehéz vagy kellemetlen feladatok esetében rontja a teljesítményt. Cottrel (1972) magyarázati modellje szerint a társas helyzet oly módon hoz létre motivációs többletet az emberben, hogy a társak anticipált pozitív vagy negatív megerősítőknek (potenciális büntetőknek vagy jutalmazóknak) tűnnek számára, s ezért, hogy a sikert kiérdemelje, illetve a versengéssel járó szégyent elkerülje, fokozottabb erőfeszítéssel fog a feladaton ügyködni. A teljesítményromlás magyarázata az, hogy az egyén társas helyzetben fokozottabban kockáztat, következésképpen könnyebben hibázik. A munkakörnyezet hatása a teljesítményre A munkavégzés minden esetben egy adott munkakörnyezetben történik. Peter J. Muscovite, a PricewaterhouseCoopers Gazdasági Tanácsadó vállalatcsoportban végzett kutatása alapján megjelent „Új tudásközpontú munkahelyek” című írásában többek között a munkakörnyezet és a munkavégzés hatékonyságának szoros összefüggéseit tárgyalja. Kutatása megállapítja, hogy a globális gazdaság mintegy 40%-át jelenleg tudásalapú munkavégzés jellemzi, és néhány éven belül ez meghaladja az 50%-ot. Egy másik megállapítása, miszerint a vállalati tudás mintegy 50%-a informális, valamint egyegy munkavállaló távozása esetén a munkavállaló tudásának csak mintegy 20%-a marad meg a vállalatnál. Muscovite egy komplex Tudásalapú Munkahely Program alapelveit fekteti le írásában, ahol a munkavállaló hatékonyságának növelésében fontos szerepet tulajdonít az irodai munkakörnyezet minél személyre szabottabb kialakításának, és a teljesítményalapú munkakontrollnak is. Ez a kutatás rámutat az emberi tényező felértékelődésére, valamint a munkák pusztán fizikai végrehajtása helyett annak tudásalapúvá válására. A munkakörnyezetnek a munkavégzés hatékonyságára tett közvetlen összefüggései kapcsán 2003ban került publikálásra az „Ablakok és irodák: Tanulmány az irodai munkások teljesítménye és az irodai környezet közötti összefüggésről” című kutatási eredmény, amelyet Peter Boyce PhD vezetésével a Heschong-Mahone Group végzett a Public Interest Energy Research (PIER) program keretében (Boyce, 2004). Két terepkutatás eredményét dolgozták fel, amelyeknek célja az volt, hogy megállapítsák, milyen hatással lehet az irodai terek kialakítása a munkavégzők teljesítményére. Az első terepkutatást a Sacramento Municipal Utility District (SMUD) telefonos ügyfélszolgálatán HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

13. oldal

www.husk-cbc.eu

végezték, ahol 100 irodai munkásnál több változó hatását mérték az átlagos hívásidőre a bejövő hívások kezelésekor. Ezek a változók lefedték a világítást, a kilátást, hőmérsékletet és szellőzést, a telefonközpont státuszát (például hány hívás kezelése van folyamatban), a személyi jellemzőket és a csoportjellemzőket. Az adatokat 2002 szeptemberében négy, majd 2002 novemberében 3 hétig gyűjtötték. Az eredmények kiértékelésekor 7 változó esetében találtak állandó és szignifikáns hatást a hívásidő hosszára. A fülkék mérete, az ablak közelsége, a szellőzés szabályozhatósága, a fény természete a hívásidő hosszát 3–19%-ban csökkentette. A második terepkutatást 5 különböző kognitív teszt felvégtelével végezték a Sacramento Municipal Utility District (SMUD) számítógépes rendszerének segítségével. 201 irodai munkással végezték, akik 3 különböző épületben dolgoztak, amelyek eltérőek voltak a napfény és mesterséges fény arányaiban. A teszteket déltájt, 5 alkalommal, csütörtökönként vették fel 2002 októbere és novembere között. A tesztek vizuális keresési pontosságot, rövid és hosszú távú emlékezést és logikai képességeket mértek. Az eredmények kiértékelésekor a monitor mérete és felbontása, a fény természete, a feladatmegoldásra rendelkezésre álló idő a hatékonyságot 13–29%-ban növelte. Egy másik kutatás a növények és a munkavégzés hatékonysága közötti összefüggést mérte. A „Tanulmány a növények és virágok hatásáról a munkahelyi produktivitásra” című tanulmánytkészítő kutatócsoportot Roger Ulrich PhD viselkedéskutató, a Texas A&M Egyetem Center for Health Systems and Design osztályának igazgatója vezette. A 8 hónapos kutatás során 101 személy érzelmi, kreativitási, figyelmi sajátosságait mérték általános irodai felszereltséggel rendelkező irodákban, kontrollált környezetben. A kísérletben részt vevőkkel többféle feladatot végeztettek el 3 különböző környezetben, ahol a következők egyike dominált: friss növények és virágok, absztrakt szobrok, díszítés nélküli környezet. Minden felmérés 2 kreativitást és egy figyelmet mérő tesztből állt, és ezeket 4 alkalommal vették fel. A tesztek készítéséhez felhasználták E. Paul Torrance PhD által szerkesztett „Creative Thinking and Profile of Mood States” tesztet is. Az eredmények azt mutatták, hogy mind a férfiak, mint a nők hatékonysága szignifikánsan megnőtt a növényekkel kialakított környezetben. A férfiak mintegy 15%-kal több ötletet generáltak a feladatokban, míg a nők kreatívabbnak bizonyultak. A történelem során tehát a taylori tudományos munkaszervezés kétségtelenül nagy áttörést hozott a munka hatékonyságának növelésében. Azonban az ember gépként történő „hasznosítása” hosszú távon nem működhet, márcsak azért sem, mert az ember alapvetően egy komplex érző lény, akit belső erők, például a motiváció vezérel. A maslow-i szükséglethierarchia leírja az ember folyamatos előrehaladásának igényét, amelyet elsősorban a munkakörnyezet tud biztosítani számára. A hatékonyságnövelés következő lépése az emberi igények magasabb szinten való figyelembe vétele lehet. A munka célja változatlanul valaminek az előállítása, átalakítása lehet, azonban a munkavégzés módja, a munkaszervezés és az a környezet, ahol a munka történik, még sokat változhat. A munka világa fokozatosan alakul, napjainkban kifejezetten előtérbe került az EMBER. A munkavégzés hatékonysága egyre inkább függ az ő elégedettségétől, motivációjától, valamint attól a munkakörnyezettől, amelyben munkáját végzi. Az informatikai eszközök terjedésével egyre inkább


14. oldal

www.husk-cbc.eu

lehetővé válik, hogy figyelmünket ezen tényezők folyamatos javítására összpontosítsuk. Napjainkban erre a legalkalmasabb munkaszervezési mód a távmunka lehet. Munkaszervezés napjainkban A szervezés javítása révén érhetjük el a legkisebb ráfordítással a termelékenység növekedését, és ez a tény különösen napjainkban kap nagy jelentőséget, amikor átmenetileg csökkennek a fejlesztési lehetőségek. Szervezés alatt olyan céltudatos tevékenységet értünk, melynek során – egy előre meghatározott cél elérése érdekében – úgy kapcsoljuk össze a rendelkezésre álló erőforrásokat és az emberi munkát, hogy azok kedvező összhangban legyenek. A szervezés a gyakorlatban egyidejű a munkamegosztással. Mindenütt, ahol munkamegosztás van, szükséges a feladatok megosztása is, és így fennáll a szervező tevékenység szükségessége. A munkafeladatok megosztása elsősorban azok pontos körülhatárolását és felelőshöz rendelését feltételezi. Egy adott szervezet üzleti folyamatai1 egyértelműen megismerhetők, mérhetők, ezáltal szabadon megváltoztathatók, fejleszthetők. A csapatmunka alapját is elsősorban a világosan körülhatárolt célok, elvárások jelentik, amelyeket jól meghatározott munkafeladatok esetén lehet csak megvalósítani.

1. ábra: A munkaszervezés hatása a munkafeladatokra és a vezetői irányításra

Napjaink munkaszervezési modelljeinek az alapja Taylor munkaszervezési modellje, ahol az egyes munkafolyamatokat olyan kisebb munkafeladatokra darabolja, amelyek elvégzésének legoptimálisabb folyamata a meghatározható, és ezeknek az egyszerűbb és szabályozott Az üzleti folyamat tevékenységek sorozata, amelynek célja az anyag és/vagy információ átalakítása oly módon, hogy az összhangban legyen az üzleti céllal 1


15. oldal

www.husk-cbc.eu

munkafeladatoknak az elvégzése oktatás formájában viszonylag rövid idő alatt elsajátítható. A munkafeladatok hatékonyan történő folyamatos szervezése időbeli és pénzbeli ráfordításokat is igényel. Az optimális munkaszervezésre fordított kiadás azonban meghatározható, annak a kiadásra és bevételre gyakorolt hatását az alábbi grafikon szemlélteti.

2. ábra: A munkaszervezés optimális költsége a kiadások és bevételek alapján

Az infokommunikációs eszközök fejlődésének hatása a munkaszervezésre A gazdaság folyamatosan alakul, a piaci szereplőknek gyorsan kell reagálniuk a piaci változásokra. A globalizációs folyamat révén az egyes multinacionális vállalatok egyre több országban jelennek meg, telephelyeik száma rohamosan szaporodik. Ahhoz, hogy minél teljeskörűbben tudják kiszolgálni ügyfeleiket, nélkülözhetetlen számukra nemcsak a jelenlét, hanem a helyi piac ismerete, és a sajátosságok figyelembevétele is, valamint ezek beolvasztása működési stratégiájukba. Ennek köszönhetően ugyanazon szolgáltatások egyes országokban gyakran különbözőféleképpen működnek, gondoljunk csak a helyi adózási szabályokra, amelyek szinte minden országban, de gyakran országon belüli régiókban is eltérnek. Ezek a nagyvállalatok tehát a helyi prioritások szerint akarnak működni és terjeszkedni, mindazonáltal az információkat egységesen akarják látni. Ehhez munkafolyamataikat igen komplex módon kell megszervezniük, amely biztosítja az egységes kezelést, de lehetővé teszi a helyi sajátosságokhoz való igazodást is. Napjaink fejlett informatikai háttere nélkül ez a komplex munkaszervezés már elképzelhetetlen lenne.


16. oldal

www.husk-cbc.eu

A gazdaság változásai és az informatikai megoldások fejlődése szoros kapcsolatban vannak. Elképzelhetetlen lett volna a mai modern gazdaság az internet, a vállalatirányítási szoftverek (ERP – Enterprise Ressource Planning), a kommunikációs technológiák kialakulása nélkül. Ezeknek a technológiai fejlesztéseknek köszönhetően napjainkban gyakori, hogy egyes vállalatok napi szintű koordinációjukat más országból vezénylik (például indiai távmunkahelyek amerikai központtal). A munkaszervezés és a technológia tehát az egyes munkafeladatokat azok elvégzésének térbeli helyétől függetlenül is képes munkafolyamatokká építeni. Maguk a munkavégzők ebből a gazdasági és technikai fejlődésből annyit tapasztalnak, hogy munkavégzésük egyre nagyobb részben már csak informatikai és kommunikációs – más néven infokommunikációs – eszközökön történik, a műveletek gyakran automatizáltak, és azokat inkább már csak ellenőrizni, vezényelni kell. A munkakörök egyre nagyobb része a szellemi tevékenység irányába tolódik el. Az átalakulás ellenére a munkavégző továbbra is minden reggel bemegy a munkahelyére, majd nap végén hazatér. Egyes nagyvárosokban ez naponta 1–3 órát is igénybe vehet. Éves szinten ez 10–31 napnyi utazást jelent, de ha munkaidőként tekintünk rá, úgy 31–93 extra munkanapot jelenthet, amit akár szabadságként, nem pedig egyfajta önkéntes, ingyenes munkavégzésként töltene el a legtöbb ember. Hisz ez az idő legtöbbször nem hasznos sem a munkavállalónak, sem a munkaadónak, de mégis kizárólag a munka miatt töltjük utazással az időnket. Ennek a holtidőnek a felszabadítása az egyik fontos eleme a távmunka végzés munkavállalói előnyeinek. A munkavégzés egyre több munkakörben és a nap egyre jelentősebb részében szinte csak infokommunikációs eszközökön történik, így gyakorlatilag lehetővé vált, hogy ne csak a telephelyek legyenek szétszórtan a világban, hisz ugyanaz a munkaszervezési logika és technológia teszi lehetővé azt is, hogy a munkavállalók bárhonnan elérhessék a központi rendszereket. Ugyanazok a számítógépek 1–2 egyszerű szoftver felinstallálásával (például VPN-kliens) technikai szempontból gyakorlatilag azonnal távmunkára alkalmassá tehetik a munkavállalót. Távmunka, korunk egy lehetséges munkaszervezési modellje A távmunka alapját az 1970–80-as évek információs társadalmi és technológiai feltételei nyitották meg. Ekkor jelennek meg a modern gazdasági világra jellemző munkafolyamatok újraszervezései, üzleti egységek kihelyezése (outsourcing), valamint az alvállalkozók megjelenése a nagyvállalatok hátterében. A munkafeladatok egy részét funkcionális területenkénti lehatárolásukkal erőforráskihelyezés formájában alvállalkozónak adhatják ki a vállalatok. Ilyenkor úgynevezett „szolgáltatásszínt-szerződésekben” (SLA – Service Level Agreement) határozzák meg az egyes munkafeladatok elvégzési módját, feltételeit, kontrollkritériumait. A távmunka hasonlóan igényli a munkafeladatok pontos megfogalmazását azzal, hogy rugalmasságot biztosít az egyes feladatok végrehajtására vonatkozó vezetési gyakorlatban. A munkafeladatok elvégzésére vonatkozó utasítások ugyanis a szolgáltatásszínt-szerződésekkel szemben rugalmasabban alakíthatók a változó körülményekhez. A távol dolgozó munkavállaló vezetője ugyanis továbbra is ugyanaz a munkaadó lesz, ellentétben az erőforrás-kihelyezés esetén belépő vállalkozásra, ahol már önálló szervezeti HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

17. oldal

www.husk-cbc.eu

struktúra található. Az alábbi ábra a távmunka és erőforrás-kihelyezés üzleti modelljének hasonlóságát ábrázolja. Munkaszervezési szempontból a különbség tehát csak a munkavégző feletti kontrollban van, amelyet az ábrán pontozott fekete vonal jelez.

3. ábra: Rugalmasabb vezetési gyakorlat a távmunka üzleti modelljében

Az infokommunikációs technológia fejlődésével egyre több olyan munkakör alakul át és jön létre, amelyek munkafeladatait elsősorban számítógépen kell ellátni. Ahogyan napjainkban egy üzleti folyamat munkafeladatai más-más országokban kerülnek végrehajtásra (például az egyik nemzetközi infokommunikációs nagyvállalat beszállítói számlafogadása Prágában, feldolgozása Budapesten, kifizetése Bécsben történik), lehetséges a munkafeladatok oly módon történő munkaszervezése is, amely lehetővé teszi a munkavégzők térben tetszőleges elhelyezkedését. Ez a környezet teszi lehetővé a távmunka egyre szélesebb körben és céllal való felhasználását és elterjedését. A távmunka elsősorban tehát munkaszervezési mód, amely a munkafolyamatok munkafeladatokká való bontásával vált lehetségessé. A távmunka során az infokommunikációs eszközök segítségével az egyes munkafeladatok elvégzése térben elkülönül a vállalatok telephelyétől. Ez lehetővé teheti a munkakörnyezet egyedi, munkavállaló számára legmegfelelőbb kialakítását.

A távmunka meghatározása Mint azt az előző fejezetben is láthattuk, a technikai fejlődéssel, az információs társadalom kialakulásával, a munkavállalókért folytatott harcban a munka világa radikálisan átalakul. A hagyományos munkahelyek száma csökken, a foglalkoztatás újabb és újabb, és egyben olcsóbb HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

18. oldal

www.husk-cbc.eu

megoldásait keresik a munkaadók, hogy a világméretű versenyben megőrizzék vagy erősítsék pozíciójukat. Az új megoldások keresése egyaránt folyik a legális kereteken belül, illetve nem ritka a legalitás világának az átlépése az illegalitás felé, amely előbb-utóbb a vállalkozói szféra érdekérvényesítési erejének következtében a jog által legalitást kap. Az EU egyszerre hangsúlyozza a foglalkoztatás rugalmasabbá tételét és a szociális biztonság megőrzését, miközben folyamatosan ösztönzi az új foglalkoztatási formák terjedését, mint lényegében az egyedüli esélyt arra, hogy a fejlett Európa polgárai munkához jussanak. A munkavégzési formák rendszerében két alapvető típus különböztethető meg: -

Tipikus (szokásos) munkavégzési forma, amelyre jellemző a munkáltató és munkavállaló közötti, a foglalkoztatás feltételeit a szokványos alkalmazási rendelkezések és jogszabályok szerint rendező, határozatlan időre kötött munkaszerződés, melyből a munkavállalót törvényben meghatározott jogok és kötelezettségek illetik meg – fizetett szabadság, betegszabadság, fizetett ünnepnapok stb.

-

Atipikus vagy rugalmas munkáról beszélünk, ha nem érvényesülnek a hagyományos munkaviszony főbb jellemzői, azaz a munkavállaló határozott időre szóló munkaszerződésben, rész-munkaidőben, polgári jogviszonyon alapuló szerződéssel végez olyan új elgondoláson (távmunka, bedolgozás, otthon végzett munka stb.) alapuló munkát, ahol a munkaidő eloszlása a felek igényei szerint alakul.

Az úgynevezett atipikus foglalkoztatási formák térhódítása a fejlett gazdaságokban, így az Európai Unióban is jelentős. 1985-ben az atipikus foglalkoztatás az EU tagországaiban a foglalkoztatottak 32,9%-át érintette. Ez az arány 1996-ban már 43,2% volt. A távmunka az atipikus munkavégzési formák közé sorolható. Megállapítható, hogy a bedolgozói jogviszonyhoz hasonló a távmunka a tekintetben, hogy a terminál, amivel a munkavállaló dolgozik, általában ugyancsak kívül van a munkáltató telephelyén. A távmunka mégis alapvetően különbözik a bedolgozói tevékenységtől: az előbbi ugyanis elsősorban immateriális javakat hoz létre. E javak értéke nagyon különböző: az egyszerű adatrögzítéstől a bonyolult programok elkészítéséig terjedhet. Minél alkotóbb jellegű feladatot végez a távmunkás, annál nehezebb tevékenységét a bedolgozóéval egy kategória alá szorítani. Mélyebb áttekintést a más munkaszervezési formákkal azonban a következő alfejezetben végzek, itt elsősorban a rendelkezésre álló definíciókat kívánom ismertetni. A távmunka első elképzelései a tudományos-fantasztikus irodalomban jelentek meg. Westfall (2004a) kutatómunkája alapján, az első ilyen víziót E.M.Forster 1909-ben megjelent The Machine Stops cmű könyvében vázolta fel. A napjainkban alkalmazott távmunka kifejezés és annak kialakítása azonban az 1970-es évek első felére tehető, az energia krízis idejére, és Jack Nilles nevéhez fűződik. Ő alkotta meg a „telework” és a „telecommuting” kifejezéseket, és definiálta a köztük lévő különbséget.


19. oldal

www.husk-cbc.eu

Telework - ha a munkával kapcsolatos utazásokat az információ-technológia valamely formája (például távközlés vagy számítógép) helyettesíti. Telecommuting - amikor nem a dolgozó utazgat a munkahely és otthona között, hanem a munkája. A munkavállaló a hét egy vagy több napján munkáját nem a cég székhelyén, hanem saját otthonában vagy egy teleházban végzi. A lényeg, hogy a távmunkás kevesebbet vagy egyáltalán nem jár be (to commute=ingázni) a munkahelyére és vissza. Az európai nyelvek nem tesznek különbséget a két szó között, valójában nem is létezik elfogadott szó a telecommuting kifejezésre, így a kontinensen összemosódik a telework és a telecommuting fogalma, németül egyszerűen Telearbeit, olaszul telelavoro, franciául télétravail stb., a magyar nyelvben pedig már meghonosodott és általánosan használt szavunk a távmunka. Magyarországon az Országgyűlés a 2004. április 26-i ülésnapján fogadta el a 2004. évi XXVIII. törvényt, amely a hagyományos munkaviszonyra építve a munka törvénykönyvébe bevezeti a távmunka-végzés fogalmát, valamint több kapcsolódó törvényt is módosít (személyi jövedelemadó, munkavédelem). A törvény 192/D. § definíciója a távmunkára: „A távmunkát végző munkavállaló: a munkáltató működési körébe tartozó tevékenységet rendszeresen az általa választott, a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült helyen, információtechnológiai és informatikai eszközzel végző és a munkavégzés eredményét elektronikus eszközzel továbbító munkavállaló.”.

További távmunka-meghatározások: - Távmunkának tekintjük a munkavégzésnek azt a formáját, amikor a munkavállaló nem a hagyományos munkahelyen, hanem attól távol végzi el rendszeresen napi munkáját, melynek eredményét a kommunikációs és információs technológiák alkalmazásával juttatja el munkaadójához. A legtágabb megközelítés szerint minden olyan munka távmunka, amikor a munkavégzés során a munkáltató és a munkavállaló térben távol van egymástól. Szűkebb értelemben távmunka az a munkaszervezeten belül végzett munka, mely a hagyományos szervezeti karakterektől független térben és időben, valamint számítástechnikai és telekommunikációs eszközökkel támogatott (Olson 2003). -

A távmunka olyan foglalkoztatási forma, amely esetén a munkavállaló vagy munkáltató által megválasztott állandó vagy változó helyszínen, a hagyományos értelemben vett munkahelyen kívül folyik a munkavégzés nagy része, amikor is a munkavállaló a munkáltatóval, illetve esetleg az ügyfelekkel valamely modern kommunikációs eszköz segítségével tartja a kapcsolatot, ilyen formában számol be teljesítményéről (Sikora, 2002).

-

A távmunka a munka rugalmas megszervezésének egyik módja, anélkül, hogy a munkavállaló fizikai jelenlétére szükség lenne munkaideje alatt, és magában foglalja az információtechnológiai eszközök használatát (Gray, 1994).


20. oldal

www.husk-cbc.eu

-

A távmunka legáltalánosabb definíciója szerint távmunkás az, aki munkajogviszonyban áll oly módon, hogy munkaidejének legalább ötven százalékát a munkáltató fő telephelyétől távol tölti, és munkájához számítógépet és telekommunikációs kapcsolatot használ (Barnard 1996).

-

A távmunka személyi számítógépen végzett olyan szellemi tevékenység, amelyben a munkavállaló otthon vagy egy közelébe kihelyezett munkahelyen (például teleházban vagy telecenterben) önállóan old meg feladatokat a távolban lévő munkáltató megbízásából. Munkája eredményét (amely valamilyen elektronikus formában továbbítható dokumentum) valamilyen távközlési módszerrel (interneten, intraneten, e-mail-en vagy valamilyen elektronikus levelezőrendszeren stb.) továbbítja, s többnyire a feladatokat is ugyanígy kapja. Munkáltatójával, főnökével és munkatársaival így elsősorban elektronikus úton, telekommunikáció révén tartja a kapcsolatot. Személyes megjelenésére a munkáltató központjában csak esetenként van szükség (Távmunkáról Röviden, 2008).

-

A távmunka olyan társadalmi, gazdasági és környezetvédelmi érdekeket szolgáló munkavégzés, amikor a munkavállaló nem munkaadója székhelyén vagy más, kijelölt helyen, hanem attól távol, saját prioritásainak megfelelő alternatív helyen dolgozik, s munkája eredményét információtechnikai úton továbbítja munkaadójának (Budai, 2002).

-

A munkáltatótó telephelyétől távol végzett munka, amelyet a távmunkás és/vagy a munkáltató választhat meg. Elsősorban az infokommunikációs eszközök használatára támaszkodó munkavégzés. (Jackson – van der Wielen, 1998).

Mint látható sokféle megközelítés létezik, jelentős mennyiségű publikáció foglalkozik a távmunka pontos lehatárolásával. Mivel a tanulmánynak nem a definíciók mélységi elméleti vizsgálata a célja, ezért a továbbiakban a definíciókban levő azonosságok feltárásával egy saját definíciót alkotunk, amely szerint a távmunkát a tanulmány további részében alkalmazunk. A jelentősebb eltérések alapján típusokat alkottunk, amelyet a következő alfejezetben ismertetünk. A távmunka definícióiban egyezőség, hogy három alapvető szempontból lép fel változás: -

Munkahely: a távmunkás alapvetően nem ott végzi a munkát, ahol hagyományos értelemben tenné azt. A munkahelyen kívül végzi munkája kisebb-nagyobb részét egy olyan helyszínen, ahol folyamatos kommunikációs kapcsolatot tud fenntartani a munkáltatóval.

-

Különleges távközlési eszközök: a munkavállaló és a munkaadó közötti kommunikációs kapcsolat lehetséges hagyományos eszközök segítségével is, mint például: a telefon vagy a posta, de jellemzően a legújabb technikát alkalmazzák a távmunka során.

-

Különleges irányítás és ellenőrzés: a távmunka kisebb mértékben vagy egyáltalán nem tart fenn személyes kapcsolatot a munkaadóval, majd minden esetben közbeiktat valamilyen közvetítőt,


21. oldal

www.husk-cbc.eu

kommunikációs eszközt. Ennek hatása elsősorban a vállalatszervezés és -irányítás területén érzékelhető. Kiemelendő tehát, hogy a munkavégzés e formája nagyban támaszkodik a modern információtechnikai eszközökre. Ez tipikusan számítástechnikai és telekommunikációs eszközök kombinált használatát feltételezi. A munkaeredmény továbbítása is tipikusan modern telekommunikációs eszközök segítségével történik. A munkaadótól térben távol eső hely szerepeltetésének abból a szempontból van jelentősége, hogy a munkavégzés e formája nem korlátozódik kizárólag a távmunkás otthonára. Kétségtelen, hogy a fejlődés kezdeti szakaszában az alapötlet az otthonról történő távdolgozást tartalmazta, azonban a fejlődés számos új munkavégzési lehetőséget teremtett. A feldolgozott irodalom és tapasztalataink alapján egy saját definíciót fogalmaztunk meg a távmunkára. A távmunka definiáláshoz az alábbi szempontokat használjuk fel: -

a távmunka-végzést munkaviszonyhoz köti,

-

hangsúlyozza a távmunka munkaszervezési jellegét,

-

kiköti a munkafeladatok teljes értékű elvégzésének lehetőségét a távmunkahelyen,

-

a rendszeresség tekintetében a lehetőségre helyezi a hangsúlyt, azaz, hogy álljon rendelkezésre erre alkalmas munkakörnyezet,

-

a helyszín tekintetében függetlenséget követel meg a munkafeladat elvégzése és a helyszín között (például egy értékesítési pont nem távmunkahely),

-

kiköti az infokommunikációs eszközök használatát mind a munkavégzéshez, mind a kommunikációhoz,

-

a szervezeti felépítésben rögzíti az elkülönültséget, ezáltal megteremti a távoli felügyelet és mérhetőség kötelezettségét,

-

feltételezi, hogy a munkafeladat nem teljes értékű üzleti folyamat, amely megszorítás lehetővé teszi a távmunka kiterjesztését az alvállalkozókra, önfoglalkoztatókra.

A tanulmányban alkalmazott definíciók Ezen feltételek alapján a tanulmányban alkalmazott definíció a távmunkára a következő: A távmunka egy munkaszervezési mód, melynek lényege, hogy a távmunkás számára biztosított a vállalati központtól eltérő helyen is egy olyan munkakörnyezet, ahol infokommunikációs eszközök segítségével egyes munkafeladatait teljes értékűen el tudja végezni. A távmunka-végzés helyszínének megválasztása nincs közvetlen kapcsolatban az ellátandó munkafeladattal, azaz a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

22. oldal

www.husk-cbc.eu

helyszín hasonló felszereltséggel bárhol létrehozható. A munkavégző munkaviszonyban áll munkaadójával, és munkaszervezési szempontból egy komplexebb munkafolyamatnak csak egy részét végzi, vezetője a távmunka-végzés helyszínétől eltérő helyen található, kommunikációjukat infokommunikációs eszközökkel valósítják meg a távmunka-végzés idején. A távmunka-házban való foglalkoztatás definíciója a következő: A távmunka-házegy olyan irodahelyiség, ahol a munkavégzők munkafeladatokat látnak el az őket foglalkoztató munkáltató számára, úgy, hogy a felek között munkaviszony áll fenn. A távmunkaházban korlátozott számú (egy vagy néhány) munkáltató munkavállalói dolgoznak, a munkáltatóval való kapcsolatot informatikai (például számítógép) és kommunikációs (például internet, telefon, videokonferencia) eszközökkel tartják fenn. A távmunka-házat a legtöbb esetben egy harmadik fél (például önkormányzat vagy vállalkozó) alakítja ki és tartja fenn a munkaadók egyedi elvárásai alapján, és az egyes munkahelyeit a munkaadó bérli. A távmunka-ház a nyilvánosság elől elzárt, oda csak azok a munkavállalók léphetnek be, akiknek a munkavállalói a munkahelyeket bérlik. A távmunka-házat a helyfüggetlenség és a szervezeti felépítéstől való függetlenség választja el a telephelyektől. A helyfüggetlenség alatt azt értjük, hogy ugyanolyan felszereltség mellett a távmunka-háznak bárhol létrehozhatónak kell lennie, azaz nem tartalmazhat helyfüggő funkciókat (például értékesítési pont). A szervezeti felépítéstől való függetlenség azt jelenti, hogy a távmunkaház nem rendelkezhet saját piramishierarchiával, a munkavállalók jelentési kötelezettsége a távmunka-háztól eltérő helyen dolgozó vezető felé irányul – hacsak nem maga a vezető is a távmunka-házból dolgozik, ilyenkor viszont a vezetőnek kell hogy legyen legalább egy, nem ott dolgozó beosztottja.

A távmunka típusai A távmunka jellegéből adódóan nehéz pontosan meghatározott iránymutatásokat adni a távmunkavégzés szabályozásával és típusaival kapcsolatosan. Mutatja ezt az is, hogy sem az európai távmunka keret-megállapodás, sem a magyarországi távmunka törvény nem tett kísérletet a távmunka-végzés helyének és rendszerességének részletesebb szabályozására. A legtöbb felmérés és tanulmány e kérdések vizsgálatakor a munkaszervezés jellegére hivatkozik, azaz távmunkának tekinti azokat a munkaviszony keretében ellátott munkavégzési formákat, ahol a munkaszervezés lehetővé teszi az egyes munkafeladatok helyfüggetlen elvégzését. A munkavégzés helyére és a távoli munkavégzés rendszerességére vonatkozóan az esettanulmányok alapján a szakirodalomban mégis kialakult egyfajta csoportosítás, amelyet itt kívánok bemutatni. A szakirodalom egyes esetekben további részletezést is tartalmazhat, azonban a dolgozat szempontjából az alábbiakban ismertetett fő csoportosítások lesznek az irányadók. A távmunka-végzést a munkavégzés helye szerint az alábbiak szerint csoportosíthatjuk:


23. oldal

www.husk-cbc.eu

-

otthoni távmunka – a távmunkás havonta legalább egyszer otthon végez munkát, rendelkezik a munkaadóval való kommunikációs kapcsolat felvételéhez szükséges technológiai berendezéssel, távmunkában végezhető feladatot kap, illetve képes és hajlandó megfelelő önállósággal és szervezettséggel otthon végezni munkáját. Erre legalkalmasabb munkakörök például a programozó, adatrögzítő.

-

mobil távmunka – a vevők elvárásaihoz, a piac igényeihez leginkább alkalmazkodó forma nemcsak a távmunkák között, hanem az összes foglalkoztatási forma tekintetében is. Ebben az esetben a munkavégzés helyszíne változik a munkavégzés tartalmától függően. A mobil távmunkás laptop, illetve egyéb mobil kommunikációs eszközök segítségével tartja a kapcsolatot munkáltatójával, ugyanakkor a vevőkkel, megrendelőkkel személyes kontaktust alakít ki. Erre legalkalmasabb munkakörök például az értékesítők, kárfelmérők, tanácsadók.

-

távmunka-ház – lényegük, hogy a modern számítástechnikai és telekommunikációs eszközöket közel kívánják vinni az ilyen módon foglalkoztatottak/foglalkoztatni kívántak otthonához. Általában az agglomerációban, vidéki településeken kialakított számítógépes munkahelyek. A munkáltató telephelyétől távol eső irodát jelent, lényege, hogy az adott munkáltató alakítja ki a munkakörnyezetet saját távmunkásai számára. Hasonlítható a hagyományos irodához olyan szempontból, hogy megteremti annak lehetőségét, hogy a munka feletti ellenőrzés hasonlóképpen legyen megoldott, mint a hagyományos irodákban. A költségcsökkentési lehetőségek és a munkaerőpiac rendelkezésre állása alapján a munkavállalók regionális irodákban látják el a feladataikat. Ezen irodák üzemeltetését harmadik fél látja el. Erre legalkalmasabb munkakörök például a call-centerek, könyvelés, adatrögzítés. A távmunka-ház fajtáival és pontosabb meghatározásával egy külön fejezetben foglalkozunk.

A távmunka munkavégzés helye szerinti felosztásával a szakirodalom sokféle megközelítésben foglalkozik. Gyakorlati szempontból azonban a legtöbb felosztás besorolható a fenti három típus egyikébe. Jackson – van der Wielen (1998) a távmunka munkavégzés helye szerinti típusait a hagyományostól a virtuális szervezetek felé való eltolódásként is értelmezi, amelyet az alábbi ábra szemléltet.


24. oldal

www.husk-cbc.eu

4. ábra: Távmunka hatása a szervezeti formára

Magyarázat: Home Worker=otthoni távmunka, Nomadic staff=mobil távmunka, Head office=iroda, a többi típus a távmunka-ház valamely formája.

A telephelytől távol végzett munka rendszeressége alapján az alábbi csoportokat különböztethetjük meg: -

alkalmi távmunka – a munkavégző egyes távmunkára alkalmas munkafeladatokat távmunkában láthat el. Ezek rendszeressége azonban a munka jellegénél fogva nincs meghatározva, a munkafeladat megjelenésekor, külön jóváhagyással, alkalmi jelleggel történik a távmunkázás (például ajánlatok és szerződések készítése, marketingakciók előkészítése, kutatások),

-

részleges távmunka – a munkavállaló előre meghatározott rendszerességgel végezheti munkáját távmunkában (például heti 1–2 nap, heti 2–3 nap),

-

folyamatos távmunka – a munkavállaló gyakorlatilag folyamatosan a telephelytől távolról látja el feladatait (például call-center, adatrögzítés, monitoring feladatok).

Haddon (1999) felhívja a figyelmet, a távmunka rendszerességéből adódó mérési pontatlanságokra. Egy felmérésben a munkavállalók 8.1%-a a munkaidő negyedét, 5%-a felét, és 4%-a a munkaidő több mint felét végezte távmunkában. Westfall (2004a) tapasztalatai alapján távmunkás az aki átlagban az idejének 20%-át legalább a munkahelytől távol tölti. Kiemelten fontos tehát a mérések esetében meghatározni a rendszerességet. A nemzetközi kutatások távmunkának minősítik, amennyiben a munkavállaló havonta legalább egy munkanapot távol dolgozott. A 2004. évi XXVIII.-as törvény bevezette a távmunkát a munka törvénykönyvébe. Ennek megfelelően Magyarországon távmunka-munkaszerződés is köthető, amely egyes speciális elemekkel bővíti a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

25. oldal

www.husk-cbc.eu

hagyományos munkaviszonyra kötött munkaszerződéseket. Ez alapján az alkalmazott jogviszony szerinti csoportosítás: -

hagyományos munkaviszony – a hagyományos munkaviszony keretein belül gyakorolják a munkavállalók a távmunkát,

-

távmunka-szerződés – a munkáltató és a munkavállaló között a munkaviszony távmunkaszerződéssel jön létre.

Fontos megemlíteni, hogy egyes meghatározások az alvállalkozói, önfoglalkoztatói jogviszonyt is megengedik a távmunka értelmezésekor, kiemelve a távmunka a munkaszervezési jelegét. Ez azonban további definíciós és lehatárolási kérdéseket vet fel (pl. alvállalkozói tevékenységektől való lehatárolás), és a gyakorlatban nem bővíti ki jelentősen a vizsgálati kört (pl. munkaviszonyban ugyanúgy el lehet látni a legtöbb kiszervezett tevékenységet), továbbá Magyarországon törvény definiálja a távmunkát, amelyet munkaviszonyhoz köt. Emiatt dolgozatomban a definíciómnak megfelelően, csak a munkaviszonyhoz kötött foglalkoztatást tekintem távmunkának. A távmunka összevetése más munkaszervezési formákkal A munkaszervezést tárgyaló alfejezetben láthattuk, hogy hasonlóság mutatkozik a munka kiszervezése és a távmunka között, abban, hogy a munkafeladatokat térben elkülönült helyen végzik el. Mint azt a fenti definíciós alfejezetből láthatjuk, az érvényben levő jogszabályok szerint, a távmunka munkaviszonyhoz kötött, így ez a kitétel megkülönböztető jellemző minden alvállalkozói formától, még akkor is, ha a munkaszervezés teljességében megegyezik az alvállalkozó és a távmunkás között. Ez a különbség azonban bizonyos esetekben kulcskérdés lehet. A multinacionális vállalatok az úgynevezett magtevékenységeiket nem kívánják ugyanis kiszervezni, hiszen ezek olyan üzleti titkok lehetnek, amelyeket bizalmasan kívánnak kezelni, hogy megőrizhessék versenytársaikkal szembeni előnyeiket. Hasonlóan fontos lehet a vállalati kultúra, amely kialakítása és fenntartása úgyszintén szerves része a vállalati működésnek és a hatékonyságnak, és ez úgyszintén csak a saját hatáskörben biztosítható igazán, kiszervezés esetén csak nehezen várató el az ennek való megfelelés. Az irányítás rugalmassága úgyszintén nehezen megoldható alvállalkozói viszony esetén, hiszen alvállalkozó csak a szerződésben meghatározott feltételek szerint biztosít lehetőséget ad-hoc feladatokra. Az alvállalkozásokba, a beszállítókhoz kiszervezett munka tehát annak ellenére, hogy egyes esetekben hasonlónak vagy hatékonyabbnak tűnhet, mégsem választható a fentebb felsorolt okok miatt, ennek ellenére a távmunka lehetőséget biztosíthat a hasonló munkaszervezési módokban rejlő előnyök kiaknázására. Egy integrált számítógépes könyvelési rendszerben könyvelő dolgozó számára a munka jellegét tekintve első pillanatra teljesen mindegynek tűnhet, hogy egy alvállalkozó telephelyén könyvel, mint „rendes alkalmazott”, vagy egy távmunka-házban távmunkásként, azonban a munkakörnyezetbeli,


26. oldal

www.husk-cbc.eu

utasításadási, ellenőrzési eltérések miatt mélyebb elemzés esetén mégis jelentkeznek eltérések számára is, azaz az eltérés a munkavállaló szintjén is kimutatható. A munkaviszonyhoz kötött más munkaszervezési módoktól, mint például a részmunkaidő, munkamegosztás („job-sharing”), munkaerő kölcsönzés, a távmunka a munkavégzés helyének függetlenítésében különbözik leginkább. A napjainkban elterjedt egyéb munkaviszonyhoz hasonló jogköröket biztosító foglalkoztatási módok estében, ugyanis hagyományos, irodai foglalkoztatást alkalmaznak. Természetesen ilyen esetben is alkalmazható a távmunka, például távmunkában is lehet részmunkaidőben dolgozni. Ezáltal ötvözhetők az egyes eltérő munkaszervezési módok előnyei. Fontos még megemlíteni a hagyományos bedolgozástól való különbséget is. Haddon (1999) megemlíti, hogy a távmunka kialakulásának kezdetén, még nem alkalmazták az infokommunikációs eszközök használatának szükségességét, emiatt a felmérések igen pontatlanok voltak annak függvényében, hogy ki mit értett távmunka alatt. Emiatt viszonylag hamar bevezették a definíciós meghatározásokba, elejében a telekommunikációs később az infokommunikációs eszközök használatát is. Mint az a definíciós alfejezetből egyértelműen kiderül, napjainkban a távmunkát csak és kizárólag az infokommunikációs eszközökön végzet munkára értelmezik. Ez a fontos kitétel egyértelműen elhatárolja a távmunkát az olyan tevékenységektől, amelyek esetében bár a munkavállaló otthonába viszi a munkát, ott dolgozik, majd visszajuttatja a munkáltatónak, azonban a munkavégzés során nem használ infokommunikációs eszközöket (pl. bőrfestés, varrás). Az alábbi összefoglaló táblázatban összehasonlítottam néhány elterjedt munkaszervezési formát, a távmunkára legjellemzőbb szempontok alapján. 1. táblázat: Távmunka összehasonlítása más munkaszervezési formákkal Munkaviszony

Infokommunikációs eszközök használata

Telephelytől távol végzett munka

Távmunka

igen

igen

igen

Alvállalkozói jogviszony

nem

lehetséges

igen

Bedolgozás

igen

nem

igen

Munkaerő kölcsönzés

nem

lehetséges

nem

Munka-megosztás

igen

lehetséges

nem

Részmunkaidő

igen

lehetséges

Nem

Önfoglalkoztató

nem

lehetséges

igen


27. oldal

www.husk-cbc.eu

Jelen tanulmány célja a távmunka, mint korszerű munkaszervezési forma vizsgálata. Nem képezik tehát az elemzés tárgyát olyan hasonló munkaszervezési módok, amelyek részben megegyeznek a távmunkával. Természetesen az egyes hasonlóságok alkalmasak lehetnek a dolgozatban feltárt lehetőségek részleges kiaknázására más munkaszervezési módok esetében is, azonban a lehatárolást szükségesnek látjuk, hogy a távmunka specifikusságát teljes mélységében, megszorítások nélkül alkalmazni tudjuk (pl. korszerű infokommunikációs megoldások által nyújtott lehetőségek). A távmunka végzés szervezeti és menedzsment jellemzői A távmunka témakörében fellelhető szekunder információforrások és gyakorlati tapasztalatok alapján elmondható, hogy a távmunkavégzésre legideálisabbnak tartott munkakörök között az iskolai végzettség nem perdöntő, takarhatnak egyszerű, rövid idő alatt, komolyabb formális képzések nélkül betanulható folyamatokat éppúgy, mint felsőfokú végzettséget és nagyfokú kreativitást igénylő munkákat. A közös metszet minden esetben tevékenységek szellemi volta, ahol a munka végeredménye elektronikus úton továbbítható a munkaadónak. A harmadik jellegzetesség, hogy ezek a munkakörök az időháztartás szempontjából is jelentősen különböznek. Van, amelyikben a dolgozó szabadon osztja be munkaidejét, élethelyzetétől, egyéb körülményeitől függően, míg van olyan, ahol szükség van a „hivatali idő” betartására, hiszen például egy ügyfélszolgálatnak a feltüntetett időpontban mindenképpen válaszolnia kell – függetlenül attól, hol tartózkodik a válaszadó. Ez jelentősen befolyásolhatja bizonyos munkakörökben azt, hogy kik vállalják el: adott esetben a munkakör teljes egészében távmunkássá tehető, de a munkavállaló (pl. egy kismama) azt az élethelyzetéből kifolyólag mégsem végezheti el. Már ennyiből is látható, hogy az atipikus munkavégzés egy szegmensének szűken vett ideális eseteiben is számos differenciát találunk a különböző munkakörök között. A KSH adatai alapján jelenleg Magyarországon a foglalkoztatottak harmada dolgozik számítógéppel, és ez az arány a bemutatott tendenciák alapján jelentősen növekedni fog a közeljövőben. Esetükben máris felmerül, hogy részben vagy egészben munkájuk másként is szervezhető a hagyományos tér- és időkereteken kívül. Meg kell jegyezni, hogy hazánkban a vállalati kultúra egyelőre nem ebbe az irányba mutat, noha a megfelelő munkafolyamat-elemzéssel ha nem is konkrét munkakörök, de bizonyos munkafolyamatok mindenképpen átalakíthatók. A hazai és nemzetközi adatokból a kutatók azt szűrték le, hogy a távmunkában foglalkoztatottak nem elsősorban a hátrányos helyzetűek közül kerülnek ki, hanem többnyire a minden szempontból előnyös helyzetben lévők közül: jellemzően budapesti, magasan kvalifikált munkaerőről van szó, amely az úgynevezett tudásmunkásoknak (knowledge workers) is az elitje. Ehhez képest a távmunkát támogató programok az ösztönzést jellemzően megpróbálják összekapcsolni valamilyen hátrányos foglalkoztatás- vagy szociálpolitikai helyzettel. Vagyis a megcélzott célcsoportok általában a megváltozott munkaképességűek vagy gyermeküket otthon nevelők, roma származásúak, 45 éven felüliek, hátrányos munkaerő-piaci térségben élők, munkanélküliek, pályakezdők stb.


28. oldal

www.husk-cbc.eu

A kutatók azonban arra hívják fel a figyelmet, hogy a távmunka elsősorban nem a szociálpolitika eszközrendszerének a része és megvannak azok a sajátosságai, amelyek eleve megkérdőjelezik ezeknek a szempontoknak az érvényesíthetőségét. Mindezek alapján a távmunka célcsoportjait azok a munkavállalók jelentik, akiknél a munkavégzést és az élethelyzetet az alábbi tényezők jellemzik: 

Elszigetelt faluban, városban élő munkavállalók, akiknek nincs lehetőségük a napi szintű munkába utazásra



Olyan ritka, nehezen megszerezhető tudással, vagy speciális kompetenciákkal rendelkező munkatárs, akinek lakhelye nagyon messze helyezkedik el a munkahelyétől



Számítástechnikai és informatikai tudással rendelkező munkavállalók



A távmunka végzéséhez viszonylag nagy önfegyelemre és nem utolsósorban fejlett munkakultúrára, munkamorálra van szükség, ezért tanulmányaink szerint joggal feltételezhető, hogy a munkából hosszabb-rövidebb időre kiesett regisztrált munkanélküliek vagy munkatapasztalatot nem szerzett pályakezdők nem éppen a legideálisabbak az ilyen jellegű munkavégzésre.



Továbbá a távmunka végzéséhez az otthon dolgozók esetében különösen fontos a nyugodt munkakörnyezet kialakítása is, ami miatt viszont az sem valószínű, hogy a 10 évesnél fiatalabb gyermeküket otthon nevelők jó célcsoportnak tekinthetőek.

A munkáltatók kompetenciáit illetően megállapítható, hogy bármely távmunkában végezhető munkakörről is legyen szó, a távmunkás munkatársakat irányító felettes vezetőknek egyrészt a hagyományoson felül új típusú vezetési feladatokat kell ellátniuk, másrészt a meglévő kompetenciák közül egyesek hangsúlyosabb alkalmazási szükséglete jellemző. A menedzseri szerepek hagyományos munkavégzés esetén – Mintzberg (1983) nyomán – az alábbi csoportokba sorolhatók: Interperszonális szerepek: 

képviselő



kapcsolattartó



vezető

Információs szerepek: 

információgyűjtő


29. oldal

www.husk-cbc.eu



információelosztó



szóvivő

Döntési szerepek: 

erőforrás-elosztó



zavarelhárító



tárgyaló



vállalkozó

A távmunkavégzés során kiemelt szerepet kapnak a kapcsolattartó, információgyűjtő és elosztó, valamint az erőforrás-elosztó és zavarelhárító szerepek. Részletesebben ide tartozik a munkatársak számára kiadott feladatokkal kapcsolatos delegálás képessége, valamint az ezekkel kapcsolatos megfelelő időgazdálkodás, és a feladatvégzések határidőre való elkészítésének fokozott tartatása. Mindezeket nagyban elősegíti a folyamatos és megfelelő kontrol, valamint a formális és informális visszajelzés adásának képessége. Az információkezelést fokozottabb hatékonyság kell, hogy jellemezze, ehhez pedig a szóbeli és írásbeli kommunikációs készség magas szintje szükséges. A munkafolyamatok és feladatok módosult megjelenése megköveteli a konceptuális készség fokozott használatát, a holisztikus látásmód és a rendszerszemléletű gondolkodás tehát alapvető a távmunka esetében. A távmunka hosszú távon jelent kifizetődő megoldást a munkáltatók és komoly motivációt a munkavállalók számára, ezért előtérbe kerül a stratégiai gondolkodás, és a jövőorientált, hosszú távú üzleti szemlélet. Szintén fontos szerepet tölt be a rugalmasság és a problémák flexibilis kezelésének képessége, ugyanis számos esetben követel meg ez a fajta munkavégzés a tipikustól eltérő megoldási módokat. Ugyanezen indokok alapján nélkülözhetetlen a felmerülő konfliktusok kezelésének képessége, a felmerült konfliktusok menedzselése azok elfojtása helyett. Mivel a távolság sok esetben megakadályozza a személyes kapcsolatfelvételt, kapcsolattartást, a vezetői feladatok ellátásához fokozottabb odafigyelés szükséges a távmunkásokra. A teljesítmény mérhetőségének kérdése is új típusú feladatokat állít a vezetők elé, olyan újfajta kompetenciákat igényel, mint pl. az eredmény centrikusság, a precizitás és pontosság, a céltudatosság, valamint a kezdeményzőkészség és a proaktivitás. Ahogyan a távmunkában dolgozó munkavállalót, a munkaadói oldalt is jellemeznie kell a megbízhatóságnak, agilitásnak és fokozott terhelhetőségnek. A motiválás képessége még a hagyományos foglalkoztatásnál is hangsúlyosabb szerepet kap a távmunka esetében. A távmunka bevezetésekor a kapcsolatos kockázatok felmérése nélkülözhetetlen, amelyek során az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni: 

A kontrol elvesztése: mivel a működési folyamatok, feladatok újfajta allokációja és monitorozása – kezdetben még – nem tisztázott, a távmunkában feladatot végző


30. oldal

www.husk-cbc.eu

munkatársak teljesítményének objektív mérése nem lehetséges. Ezzel együtt a teljesítmény értékelése nem elhanyagolandó, a teljesítmény három dimenziójának (munkakörhöz kapcsolódó eredmények, magatartás, tulajdonságok) esetében feladat a követelmények felállítása, majd a működés során a teljesítményszintek mérésének fokozatos elindítása. 

Ad-hoc találkozók hiánya: akár otthoni, akár mobil távmunkáról legyen szó, a munkatársaktól való távolság ellehetetleníti a prompt szervezésű, személyes találkozókat. A kockázat csökkentése érdekében virtuális csapattalálkozók szervezése indokolt.



Adatvédelmi kockázatok: a szervezet intranet hálózatán megtalálható belső információk kikerülésének veszélye a távmunka esetében kisebb-nagyobb mértékben, de fennáll. Az egyes információk kezelése következtében az adatvédelmi szabályzatok sérülhetnek.



Az internetes kapcsolat akadályoztatása, hibái: az internetes hozzáférés ill. az egyéni, otthoni internetkapcsolat esetében több esetben működési hibák fordulhatnak elő, így a munkavégzés megszakadhat, az ebből eredő hibák eredményeképpen csúszások, a határidők módosulása várható.



A távmunkavégző munkatársak folyamatos elérhetőségének hiánya: az otthoni és mobiltávmunkások időbeli és térbeli eltérő helyzetük miatt nem akkor elérhetők, amikor szükség van rájuk, ennek eredményeképpen az információk közlési folyamata sérülhet, megakadhat, végső soron a teljesítmény csúszása prognosztizálható.



A feladatok allokációinak nehézségei: a távmunkások feladatainak kiosztását hátráltatja a tipikus munkavégzésben használt tervező és monitorozó eszközök alkalmazhatatlansága.



A bizalmas információk feletti kontrol elveszítése: a távmunka végzés esetében is szükséges a bizalmas információk felhasználása a munkacélok megvalósítása érdekében. Ezek megbízhatóságának felülvizsgálata a releváns szabályokkal nehezebb feladatokat támaszt a vezetők felé.



Az önmenedzselés képességének hiánya: a távmunka végzéshez nélkülözhetetlen önmenedzselés képességének hiányával küszködő munkatársak esetén a rugalmasság a munka hatékonyságának romlását eredményezheti.



Izoláció: a távmunkások esetében az otthoni iroda és a munkahely közötti távolság következtében elszigetelődésről beszélhetünk, amely negatív befolyással bír a csoport kohéziójára, összetartó erejére. A kockázat kiküszöbölése érdekében ajánlatos a rendszeres időközönként megtartott találkozások, ill. informális rendezvények, konzultációk.



A motiváció hiánya: a szervezettel történő napi kontaktusok hiányában, valamint a beépített motivátor tényezők (pl. informális visszacsatolás a vezető részéről) nélkül a távmunkában dolgozó munkatárs kevésbé motiválttá válhat. A negatív jelenség kiküszöbölése érdekében


31. oldal

www.husk-cbc.eu

ajánlatos a meglévő anyagi és erkölcsi motivációs rendszert és vezetési technikákat is az elektronikus kommunikáció eszközei által végezhetővé alakítani (pl. Messenger alkalmazásával) 

A menedzseri visszacsatolás hiánya: a napi személyes kontaktusok számának minimálisra csökkenése következtében a menedzsereknek alig marad esélyük a visszajelzések biztosítására. Az informális teljesítményértékelés hangsúlyos szerepe így leértékelődik, amely a munkatársak elbizonytalanodásához, a magatartás és teljesítmények kioltásához vezet (abban az esetben is, amikor pedig azok pozitív eredményűek voltak).



Nem megfelelő otthoni munkakörnyezet: az otthon végzett munka esetében a legkevésbé lehet optimális munkakörnyezetről beszélni, az egyes munkaeszközök hiánya vagy nem kielégítő minősége pedig a munkateljesítmény hatékonyságának romlásához vezethet.



A munkaidő meghatározásának kényes kérdései: amennyiben a távmunkások számára nincsenek előírva pontos jelenléti és készenléti idők, amely során a számítógépen történő munkavégzés elektronikusan ellenőrizhetővé válik, azaz nagyobb rugalmassággal, időbeosztási szabadsággal rendelkeznek, úgy az egyéni különbségek – komoly problémákat okozó – elérhetőségi és monitorozási kérdéseket vetnek fel. Ennek érdekében javasolt a rugalmas munkavégzéshez hasonlóan egy időkeret meghatározása, amely során a munkavállaló biztosan elérhető a szervezet számára.



Az emberi kapcsolatok hiánya: a távmunka végzést jellemző távolság a személyes emberi kapcsolatok kialakítását és fenntartását is jelentős mértékben gátolja, a kapcsolattartás elektronikus változata pedig ezt nem képes pótolni. Ennek eredményeképpen alakulhat ki a távmunka egyik legnagyobb hátrányaként említett elszigetelődés.



Személyi alkalmatlanság: lehetnek olyan munkavállalók, akik személyes tulajdonságaik alapján egyszerűen nem felelnek meg a távmunka által támasztott követelményeknek. Egyes képességek és karakterek kizárják annak lehetőségét, hogy az illető a munkahelyétől távol, önállóan végezze munkáját, ezt különböző viselkedési- és személyiségteszt segítségével lehetséges kiszűrni.



A család, mint zavaró tényező: a munka és magánélet egyensúlyára való törekvés következményeként előfordul, hogy a családtagok nem mutatnak kellő toleranciát a munkavégző távmunkás munkaköri feladatai iránt, ezzel sokszor a munkavégzés hatékonyságát csökkentve.



Munkaalkoholizmus: amennyiben a munkavállaló nem rendelkezik a kellő időmenedzselési és önmenedzselési képességekkel, amennyiben nem tudja beosztani munkaidejét, a munka a magánélet rovására mehet, a távmunkás munkaalkoholistává válhat. Egy idő után az ilyen típusú emberek mennyiségben és minőségben is többet teljesítenek az elvártnál, a fokozott


32. oldal

www.husk-cbc.eu

munkaterhelés viszont rövid idő alatti kiégéshez vezet. A helyzet elkerülése érdekében lényeges a pontos feladatmeghatározás, a munka mennyiségének és minőségének egzakt rögzítése. 

A szervezeti kultúra gyengülése: az erős szervezeti kultúrák összetartó csoportszellemmel, egymást kölcsönösen támogató munkatársak esetében alakulhat ki, amennyiben azonban a munkatársak nem találkoznak, fizikailag nincsenek együtt, a kultúra egyes elemei, a normák, viselkedési szabályok, közös történetek leépülnek, így gyengítve a vállalati kultúrát. Mindez pedig a munkatársak egymás iránti elkötelezettségének mérséklődéséhez vezethet.



Nem megfelelő távmunka szabályzat: amennyiben az otthoni munkavégzés szabályait nem rögzítik teljes körűen és konzisztensen, úgy az a távmunka végzés nem megfelelő működését eredményezi, így az elterjedés gátját képezi.



Lassabb információcsere: a közvetlen emberi kapcsolatok, az informális munkacsoportok a könnyebb és gyorsabb információáramlásra adnak lehetőséget, ugyanennek valószínűsége a virtuális csapatok esetében lecsökken, az információk köre szűkebbé válik, a releváns információk



A távmunka költségei: a távmunkahelyek kialakítása, az egyes feladatok átszervezése minden esetben a kommunikációs és IT költségek növekedéséhez vezet. Ez komoly költségoldali tényezőt takar, az ezzel szemben álló hasznok viszont sokszor nem pontosan kalkulálhatók, vagy esetleg nem számszerűsíthetők, ezért hangsúlyosabbá válnak a rugalmas formával kapcsolatos kiadások.

A személyes interjúk alapján elvégzett kutatások eredményei feltételezhető, hogy az idő előrehaladtával a vezetők hozzáállása is változik majd. Egyre több vezető támogatja majd a projektalapú munkaszervezést, vagyis az eredmény érdekli őket, és nem az, hogy mikor és hogyan végzik el a feladatot a munkavállalók. Napjainkban az informatika-, a pénzügy- és a média területén működhetne leginkább a távmunka rendszer. Sokan úgy vélik, hogy a távmunka végzés többek között a munkaszervezési problémák (utasítás, ellenőrzés nehezebb) miatt nem terjed. A munkáltatók attól félnek, hogy a munka felelősségével mi lesz, vagy ha a kismama otthon dolgozik, és a gyerek a klaviatúrára önti a spenótot. Ez abszurd dolog, ez lehet a munkavállaló felelőssége. Ki ruházzon be a számítógépbe? Ennek sincs jelentősége, hisz egy év alatt le lehet írni. Többet nyer a munkáltató, ha megveszi a számítógépparkot és kiadja a munkát. A munkavállaló pedig akkor dolgozik, amikor ráér. Egy másik vélemény az ellenőrzéssel kapcsolatos félelmet támasztja alá: a munkáltató megszokta, hogy látja a munkavállalóját. Ha viszont távmunkában dolgozik, akkor nem látja és úgy gondolja, hogy nem tudja ellenőrizni. Ez is visszariasztja a munkaadókat. Pedig ez is csak rugalmasság, és eredmény-


33. oldal

www.husk-cbc.eu

orientáltság kérdése. Mert az eredményt csak akkor tudja elérni, ha akkor dolgozik a munkavállaló, amikor neki a legalkalmasabb. Ehhez kellenek a pozitív példák és az ösztönzők. Távmunkában végezhető tevékenységek Gyakran merül fel az a kérdés, hogy mely munkakörök végezhetők távmunkában? Erre sokszor és sokféle válasz született már, de a gyakorlatban a kérdésfeltevés túl tág. A távmunka annak munkaszervezési jellegéből adódóan ugyanis elsősorban munkafeladatra definiálható. Azaz a távmunkás a munkaköréhez tartozó munkafeladatok ellátását végzi. A legtöbb irodai munkakörben vannak olyan munkafeladatok, amelyek alkalmasak lehetnek távmunkára, de az is igaz, hogy szinte minden munkakörben vannak olyan munkafeladatok, amelyek nem végezhetők távmunkában. Egy munkafeladatra már konkrétan meghatározható, hogy milyen erőforrásigénnyel rendelkezik, milyen információk és fizikai anyagok kellenek kivitelezéséhez, így megállapítható, hogy tartalmaz-e olyan elemet, amely helyhez kötöttséget igényel, avagy távmunkában is elvégezhető. A távmunkában való ellátásra azon munkafeladatok a legalkalmasabbak, amelyek: -

inkább szellemi, mint fizikai aktivitást igényelnek,

-

erősen támaszkodnak az információ feldolgozásra,

-

egyértelműen megfogalmazhatók vagy önállóan végezhetők,

-

világos céljaik és mérhető eredményeik vannak,

-

nem igényelnek különleges, helyhez kötött vagy drága berendezéseket és infrastruktúrát,

-

minimális közvetlen ellenőrzést igényelnek.

A távmunkában végezhető munkaköröket tehát az alapján célszerű kiválasztani, hogy milyen munkafeladatokat tartalmaznak, és azok mely része alkalmas a távoli megvalósításra. Ezen munkafeladatok csoportosíthatók úgy, hogy folyamatukban 1–2 napot tegyenek ki, ekkor az adott munkakör már alkalmas lehet az alkalmi vagy részleges távmunkára. Az egyes munkafeladatok vállalatonként eltérhetnek, azaz az általánosítás csak részben lehetséges, figyelemmel arra, hogy az adott tevékenységek egyes esetekben mégsem végezhetők el távolról. A legtöbb távmunkásítható munkafeladat gyakran a következő területeken található: -

Szakértők és vezetők: tervezők, tanácsadók, könyvelők, menedzserek (marketing, pénzügy, PR, minőségügy, HR stb.), projektvezetők, ügyfélfelelősök, pénzügyi elemzők, brókerek.

-

Informatikusok: rendszerszervezők, programozók, kiadvány-szerkesztők, webszerkesztők, grafikusok, technikai támogatásban dolgozók, szoftver mérnökök.


34. oldal

www.husk-cbc.eu

-

Irodai szakértők: könyvelők, elemzők, fordítók, korrektorok, kutatók, vezető adminisztratív munkatársak.

-

Adminisztráció: adatrögzítők, szövegbeírók, telefonos értékesítő munkatársak.

-

Ügyfélszolgálati funkciókat ellátók: közvetlen értékesítés, értékesítési támogatás, technikai támogatás, marketing és foglalások.

Az alábbi táblázat a teljesség igénye nélkül egyes munkakörök távmunkában végezhető munkafeladatait tartalmazza, valamint azon munkáltatói csoportokat, ahol ilyen funkciók előfordulhatnak. 2. táblázat: Távmunkában végezhető munkakörök, munkafeladatok Munkakör

Munkafeladatok

Munkáltatói csoport

Adatrögzítés, adatfeldolgozás

nyomtatványok rögzítése; adatok módosítása; rendelések rögzítése; dokumentálási feladatok

Biztosítótársaságok; Kereskedelmi egységek; Pénzintézetek; Közszolgáltatók

Telefonos értékesítés és adatfelvétel

ügyfelek megkeresése, tájékoztatása; értékesítési információk szolgáltatása; információs szolgáltatás; piackutatás

Pénzintézetek; Kereskedelmi hálózatok; Piackutatók; Telemarketing és telesales cégek; Távközlési szolgáltatók

Telefonos ügyfélszolgálat

információszolgáltatás; értékesítési információk szolgáltatása; termékvonal

Pénzintézetek; Kereskedelmi hálózatok; Call centerek, kihelyezett ügyfélszolgálatok; Távközlési szolgáltatók; Közszolgáltatók; Média vállalkozások [emelt díjas szolgáltatók]

Rendszerfelügyelet

rendszerek felügyelete; programtesztelési feladatok; rendszerek dokumentálása

Informatikai vállalatok; Távközlési szolgáltatók; Közszolgáltatók

Szoftverfejlesztés

programozás;

Informatikai vállalatok; Pénzintézetek;

programtesztelési feladatok; szoftverek dokumentálása


35. oldal

www.husk-cbc.eu

Pénzügy, számvitel

könyvelés; adóbevallások készítése; számlaforgalom és pénzügyi tranzakciók lebonyolítása; jelentéskészítés

Bármely vállalat

Humán ügyvitel

munkaügyi adminisztráció; munkaidőadat-feldolgozás; bérszámfejtés; TB ügyvitel és számfejtés; hatósági adatszolgáltatások; munkáltatói juttatások kezelése

Bármely vállalat

Távmunka-házak elméleti áttekintése Memmott már 1963-ban használta a „suburban workcenter” elnevezést, amely elképzelése szerint a vezetők részére lett volna fenntartva, amely közelebb van lakóhelyükhöz, mint a vállalat. Innen el tudják végezni munkájukat, és munkatársaikkal is kapcsolatban lehetnek. Healy 1968-ban a „neighborhood remote work center” kifejezést használta, amely alatt egy olyan távmunkavégzére alkalmas helyszínt értett, ami „sétatávolságra” található a munkavállalók lakóhelyétől. Ő is kiemelte, hogy az ilyen központok előnyösebbek az otthoni távmunkánál, mert lehetővé teszik az eszközök megosztását, csökkentik a munkavállalók izolációját, és megteremtik a a közvetlen munkatársakkal való személyes kapcsolattartás lehetőségét. Harkness 1977-ben a Stanford Kutatóintézetében végzett számításokat, melyek szerint a távmunkaközpontok révén 1985-re 1.4%-kal csökkenhet az üzemanyag-fogyasztás. A távmunkaközpontok mozgalmának eredete az 1980-as években a skandináv államokban indult. Innen terjedt el Nyugat-Európa, Ausztrália és Észak-Amerika országaiba, és az elmúlt években jelent meg Kelet-Európában, Afrikában, Ázsiában és Latin-Amerikában. A nemzetközi és nemzeti fejlesztési ügynökségek felismerték a távmunkaközpontokban rejlő potenciált, és a világ minden táján támogatják azt. Az Egyesült Királyságban például minden vidékfejlesztési irodának van szabályzata a távmunkaközpontok terjesztésére vonatkozóan. A távmunkaközpontokról szóló egyik legátfogóbb gyűjteményt Bagley (1994) publikálta a „Távmunkaközpontok és kapcsolódó koncepciók: Gyakorlati áttekintés” című tanulmányában, ahol tanulmányozta az Egyesült Államok távmunkaközpontjait, valamint a világ más országaiban meglévő modellek jellegzetességeit (például Finnország, Franciaország, Írország, Svájc, Jamaika, Japán, Egyesült Királyság). Első megközelítésben a munkáltatók száma alapján rendszerezhetjük a távmunkaközpontokat. Eszerint megkülönböztethetünk egy és több munkáltató által fenntartott távmunka-házakat, valamint nyilvánosan látogatható úgynevezett teleházakat. Az egy munkáltató által fenntartott házak HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

36. oldal

www.husk-cbc.eu

elsősorban a nagyvállalatokra jellemzőek, akiknek több telephelye is van, ők képesek ugyanis gazdaságosan fenntartani hosszabb távon egy távmunka-házat, ezeket gyakran szatellit irodának nevezi a szakirodalom. A több munkáltató által üzemeltett távmunka-házak nagyobb biztonságot jelentenek a fennmaradásra, hisz esetükben kisebb problémát okoz, ha egy munkavállaló átszervezi működését, emiatt a nem munkáltató által kezdeményezett távmunka-házak esetében ez a preferált modell. A nyilvánosság tekintetében a távmunka-házak alapvetően zártak, oda csak a „regisztrált” munkavállalók léphetnek be munkavégzés céljából. A nyilvánosan látogatható teleházak célja egy-egy térség infokommunikációs eszközökhöz való hozzáférésének biztosítása, azaz a hangsúly itt inkább a vidéki lakosok infokommunikációs eszközhasználatba való bekapcsolásán van, mintsem a foglalkoztatáson. A távmunkaközpontok elnevezését illetően Bagley tette a legátfogóbb kísérletet ezek rendszerezésére, de ő is megállapítja, hogy ezek funkciójukban hasonlók, a néveltérések elsősorban kialakulásuk helye és felhasználásuk körülményei miatt jelentkeztek. Az elnevezések utalhatnak egyrészt az elhelyezkedésre (például Urban Centers, Rural Work Centers), az általuk betöltött szerepre (Executive Office, Community TeleCenters), de egyes esetekben a fantázianév jogvédelmi okok miatt született (például a TeleCenter elnevezést egy kanadai tanácsadó cég levédette, így született a Telecottage). Bagley a következő típusokat különbözteti meg2: Community TeleService Centre, Creative Office, Floating Office, Non-Territorial Office, Resort Office, Satellite Office, Telecottage, Unassigned Office, Urban Telecenters, Rural Remote Work Centers, Urban Executive Office Suites. A tanulmány összegzéseként Bagley megállapítja, hogy a legnagyobb fejlődési potenciállal a vidéki és az egy munkáltató által fenntartott távmunka-házak rendelkeznek. Hasonló konklúziót több helyen is olvashatunk a szakirodalomban. A dolgozat szempontjából a távmunkaközpontokat csak a nyilvánosság által való hozzáférés módja alapján kívánom megkülönböztetni. Eszerint nyilvános, illetve zárt módon működő távmunkaközpontok léteznek. A Magyarországon elterjedt szóhasználatnak megfelelően a dolgozatban ezentúl a nyilvános távmunkaközpontokat teleházaknak, a zártakat távmunka-házaknak nevezzük. A nyilvános távmunkaközpontok, azaz a teleházak már létező szervezetek Magyarországon. Öndefiníciójuk szerint: „A teleház egy többfunkciós, nyitott profilú kisközösségi információs és telekommunikációs szolgáltatóközpont”. Céljuk elsősorban az információtechnológiai eszközökhöz való hozzáférés minél szélesebb körben való biztosítása. Dolgozatomban működési hasonlóságukból kifolyólag ebbe a kategóriába soroljuk az eMagyarország pontokat, és minden más nyilvánosan használható internetelérést biztosító helyszíneket.

2 A felsorolásban megtartjuk az eredeti angol elnevezéseket tekintettel arra, hogy a névhasonlóságok miatt a fordítás nehezen tudná visszaadni a valódi jelentéstartalmat. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

37. oldal

www.husk-cbc.eu

Definíciónk szerint a zárt távmunkaközpont, azaz a távmunka-ház egy olyan irodahelyiség, ahol a munkavégzők munkafeladatokat látnak el az őket foglalkoztató munkáltató számára, úgy, hogy a felek között munkaviszony áll fenn, továbbá a távmunka-házban korlátozott számú (egy vagy néhány) munkáltató munkavállalói dolgoznak, a munkáltatóval való kapcsolatot informatikai (például számítógép) és kommunikációs (például internet, telefon, videokonferencia) eszközökkel tartják fenn. A távmunka-házat a legtöbb esetben egy harmadik fél (például önkormányzat vagy vállalkozó) alakítja ki és tartja fenn a munkaadók egyedi elvárásai alapján, és az egyes munkahelyeit a munkaadó bérli. A távmunka-ház a nyilvánosság elől elzárt, oda csak azok a munkavállalók léphetnek be, akiknek a munkavállalói a munkahelyeket bérlik. A távmunka-házat a helyfüggetlenség és a szervezeti felépítéstől való függetlenség választja el a telephelyektől. A helyfüggetlenség alatt azt értjük, hogy ugyanolyan felszereltség mellett a távmunka-háznak bárhol létrehozhatónak kell lennie, azaz nem tartalmazhat helyfüggő funkciókat (például értékesítési pont). A szervezeti felépítéstől való függetlenség azt jelenti, hogy a távmunka-ház nem rendelkezhet saját piramishierarchiával, a munkavállalók jelentési kötelezettsége a távmunka-háztól eltérő helyen dolgozó vezető felé irányul – hacsak nem maga a vezető is a távmunka-házból dolgozik, ilyenkor viszont a vezetőnek kell hogy legyen legalább egy, nem ott dolgozó beosztottja.

5. ábra: Hagyományos és a távmunka-ház szervezeti felépítése Hagyományos szervezet (beleértve a decentralizált és külső telephely funkciókat)

Távmunkaház szervezeti felépítés

irodában

Irodán kívül


38. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka-ház tehát elsősorban abban tér el a teleházaktól, hogy ez a nyilvánosság számára nem látogatható, kizárólag a távmunka-ház üzemeltetőivel szerződéses kapcsolatban levő munkáltatók távmunkásai jogosultak a belépésre. Ez a különbség teszi lehetővé azt, hogy a távmunka-ház munkakörnyezete a munkáltatók előírásaihoz és szabályozásaihoz legyen igazítva. A teleházak esetében ez nem lehetséges, ugyanis a nyilvánosság kizárásával pont funkciójuk alakulna át. Ezért látjuk szükségesnek a fenti terminológia tisztázását, hogy egyértelműen meg tudjuk különböztetni e két működési modellt. Magyarországon mintegy 439 nyilvánosan látogatható teleház és egyetlen zártkörűen használt távmunka-ház működik. Ez a távmunka-ház 2007 októberében nyílt Örkényben. A távmunka-házat tehát a hagyományos telephelytől az különbözteti meg, hogy a általában harmadik fél üzemelteti, és az független a vállalati szervezeti felépítésétől. További különbség, hogy a távmunka-ház annyiban nem helyhez kötött, hogy a definíció szerint az hasonló feltételekkel máshol is létrehozható kell, hogy legyen, nincs közvetlen kapcsolata a piaccal, ellentétben a telephelyekkel. Az inkubátor házakban és az ipari parkokban vállalkozások üzemelnek, ellenben a távmunkaházakban munkavállalók ülnek. Egy ipari parkban is kialakítható egy távmunka-ház, bár ez nem jellemző, hisz a távmunka-házat elsősorban a munkavállalók lakóhelyéhez közel telepítik, az ipari parkokat pedig a lakóhelyektől távolabb. Az inkubátorházak kisvállalatok számára biztosítanak működési lehetőséget. A definíció szerint azonban a távmunka-házban dolgozóknak kell, hogy legyen olyan munkatársa, aki fizikailag máshol helyezkedik el.

3. táblázat: Távmunka-házak megkülönböztetése más formáktól Fenntartó a munkáltatótó

Elhelyezése kötött

Nyilvánosságtól elzárt

Szervezeti felépítéstől független

Távmunka-ház

nem

nem

igen

igen

Teleház

nem

nem

nem

igen

Telephely

igen

igen

igen

nem

Inkubátor ház

nem

részben

igen

nem

Ipari park

nem

igen

igen

nem


39. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka típusain belül a hagyományos foglalkoztatáshoz a távmunka-ház áll legközelebb, így ennek megvalósítása lehet a legelső lépés a vállalatoknál. A távmunka-ház ugyanis mint szatellit iroda funkcionál, és lehetőséget biztosít a munkaadó előírásainak megfelelő munkakörnyezet kialakítására (például biztonsági követelmények, erőforrások rendelkezésre állása, logisztika). Egyes adatrögzítési és adatfeldolgozási munkakörök betanítható jellege lehetővé teszi, hogy gyakorlatilag bármely alapképzettséggel rendelkező munkavállaló képes legyen a munkafeladatok megfelelő ellátására. A távmunka-ház kiküszöböli az otthoni távmunka egyes hátrányait, de elérhetővé teszi a távmunka általános előnyeit is – a távmunka-ház tehát optimális megoldást nyújthat a vállalatok számára. A távmunka-házak kezdeti időszakában még voltak olyan vélemények, hogy a távolság miatt megnövekedett kommunikációs költségek olyan jelentősek, hogy ezek nem teszik fenntarthatóvá üzemeltetésüket. Napjainkban azonban megállapítható, hogy a kommunikációs költségek gyakorlatilag távolságfüggetlenné váltak, az ország minden pontján szinte azonos áron lehet hozzáférést vásárolni, továbbá a legtöbb esetben a kommunikáció forgalomfüggetlen, azaz költsége nem függ a rajta átfutó adatok mennyiségétől. Ez a változás egy új korszakot nyitott a távmunkaházak számára. A távmunka-házakat ma már széles körben alkalmazzák egyes országokban. Az USA-ban például 1999 óta törvény3 szabályozza távmunka-házak létrehozását, felépítését, sőt a ráfordítások éves minimum költségeit 50.000 amerikai dollárban határozza meg ügynökségenként. Washington környékén például 14 távmunka-házat üzemeltetnek, amelyeknek az elsődleges célja a nagyvárosi forgalom csökkentése, a munkavállalók lakóhelyéhez közelebbi munkavégzési terek létrehozásával. A WorldAtWork (2009) felmérése szerint az USA-ban 2005-ban a munkavállalók 5%-a vette igénybe a távmunka-házak szolgáltatásait, míg 2005-ben 8%-uk, amely lassú emelkedést mutat.

3

Section 630(a) of Public Law 105-277 (Flexiplace Work Telecommuting Programs)


40. oldal

www.husk-cbc.eu

6. ábra: Washington környéki távmunka-házak

A távmunka-házak alkalmazása országonként eltérő, funkciójuk, elnevezésük és szerepük alapján igen nehéz összehasonlító elemzéseket végezni. Ennek ellenére elmondhatjuk, hogy a fejlett országok már több éve alkalmazzák ezt a foglalkoztatási módot. Felismerve a távmunka-házak nyújtotta foglalkoztatási módot, adott tehát a lehetőség, hogy megfelelő tervezés révén Magyarország egyedi igényeihez igazodva induljon el ez a folyamat. Hiszen a nagyvárosoktól való távolság jelentősen alacsonyabb működési költségeken teszi lehetővé egyes munkafeladatok távmunka-házból történő ellátását, amely jelentős motivációt jelent a vállalatok számára (például a bérköltségek 30%-kal, az ingatlanköltségek mintegy 50%-kal is alacsonyabbak vidéken, mint egy nagyvárosban). Mivel a szellemi tevékenységek költsége elsősorban a bérből, ingatlanból és kommunikációs költségekből tevődik össze, a távmunka révén a vállalatok azonnali, 20–40%-os költségcsökkenést realizálhatnak. A távmunka gazdasági előnyt jelenthet egy település számára is. A távmunkás foglalkoztatás során a béreken keresztül tőke és tudás áramolhat a régióba. A tőke a helyi vállalkozások bevételét növelheti, a tudás pedig javíthatja a helyben lakók elhelyezkedési és vállalkozási esélyeit. A térség így a közlekedés jelentős fejlesztése, és ipari központ telepítése nélkül is jelentősen képes javítani gazdasági helyzetét. A távmunka által tehát az egész térség gazdasági és foglalkoztatási versenyképessége javulhat.


41. oldal

www.husk-cbc.eu

Bagley 10 alapelvet fektet le a sikeres távmunka-házak megvalósításához és fenntartásához: 1. „Világos, reális és konzisztens célok megfogalmazása, amelyek a projekt megvalósítása során iránymutatást adhatnak. 2. Mélységi helyzetelemzés és agresszív marketingakció már a megvalósítási fázis elején. 3. A tervezésre és megvalósításra szánjunk 12–18 hónapot. 4. A tervezésnél célszerű hosszú távú pénzügyi terveket készíteni. Javasolt 5–7 éves periódusban gondolkodni a pénzügyi tervezésnél. 5. Szánjunk időt a helyszín kiválasztására. A helyszínnek összhangban kell lennie a megfogalmazott célokkal és a pénzügyi lehetőségekkel. 6. Tervezzünk zárt helyeket állandó munkáltatók számára. 7. Főállású hely-menedzser álljon rendelkezésre az adminisztrációs, technikai feladatok kezelésére. 8. Próbáljunk több funkciót is tervezni az objektumba a gazdasági fenntarthatóság céljából (például munkavégzés, oktatás). 9. Készítsünk információs és tréning anyagokat a távmunka-végzésről, hogy ezzel segítsük mind a munkavállalókat, mind a munkáltatókat a távmunka-végzésben. 10. Dokumentáljuk minden elemét a távmunka-háznak, hogy összehasonlítható legyen más távmunkaközpontokkal.” (Bagley 1994, 45) Arra a kérdésre, hogy a magyarországi távmunka-házakat hová érdemes telepíteni, olyan kutatások és felmérések ismeretében lehet választ adni, amelyek a potenciális tevékenységek sajátosságait (helyfüggetlenség, telephely-választási kritériumok, ágazat), a helyi munkaerő tulajdonságait (munkaerőpiac nagysága, kor és nemek szerinti megoszlás, képzettség, esetleg idegen nyelvtudás), az ingatlanpiacot (elegendő mennyiségű és nagyságú épület), a távközlési infrastruktúrát, a helyi gazdaság szerkezetét, a gazdaságfejlesztési politikát és ösztönzőrendszert térképezik fel. Ez alapján kialakítható akár egy országos távmunka-ház stratégia, amely tudatosan támogatja a távmunka-házak létrehozását oly módon, hogy biztosítja a foglalkoztatás viszonylag homogén országos eloszlását az újonnan létrejövő munkahelyek legrászorulóbb térségekbe való irányításával. Hajlandóság a távmunka-házak igénybevételére Bár Magyarországon a távmunka elterjedtsége igen alacsony százalékon áll, de “ha a távmunka és más atipikus formák jelentőségét helyesen akarjuk megítélni a régi iparágakban, akkor inkább a trendekre kell figyelni, mint a jelenlegi adatokra. … 1860-ban még kisebb lázadást váltott ki egy amerikai textilgyárban, hogy a tulajdonos bezárta a munkásokat, megakadályozandó, hogy ki-be


42. oldal

www.husk-cbc.eu

járjanak a gyárban, és annyi időt töltsenek a munkában, amennyi nekik tetszik. Az ipari társadalomra jellemző gyári munka csak 1914-re teljesedett ki.”(Szabó 2002, 203). Egy 2008-as empirikus kutatásban a távmunka-ház igénybevételét mértük 10 mélyinterjú segítségével, valamint 100, legalább 50 fős hazai vállalat megkérdezésével, akik a távmunkát valamilyen formában már alkalmazzák. Az interjúk értékeléséhez fontos megjegyezni, hogy Magyarországon 2007 őszén nyílt meg az első és azóta egyedüli távmunka-ház Örkényben, azaz felhasználási célja és az általa nyújtott lehetőségek elsősorban csak elméleti szinten lehetnek ismertek a vállalatok számára, ennek megfelelően a megkérdezett vállalatok döntéshozói közül csupán 18% halott már a távmunka-házakról. Az alacsony ismertségre való tekintettel a vizsgálatot három lépcsőben folytattuk le. Elsőként azt vizsgáltuk, hogy milyen hajlandóság mutatkozik a távmunka-házakban való foglalkoztatásra érintetlen üzleti körülmények között. A távmunka-házak vidéki településekre gyakorolt kedvező gazdaságfejlesztési és foglalkoztatáspolitikai hatásai miatt azonban tovább vizsgáltuk a hajlandóságot, erre irányuló ösztönzők használatát feltételezve. A második fázisban a távmunkaházban való foglalkoztatás ingyenessége (azaz irodabérleti díj nélkül), a harmadik fázisban pedig vissza nem térítendő támogatás lehívása melletti feltételekkel mértük a hajlandóságot. Az alábbi ábra mutatja a válaszadók kérdésekre adott megoszlását. A megkérdezett cégek mintegy 12%-a tartja elképzelhetőnek változatlan üzleti feltételek mellett, hogy az újonnan felvenni tervezett munkavállalói közül néhányat távmunka-házból foglalkoztatna. Ez a viszonylag alacsony hajlandóság betudható az alacsony ismertségének is, melyet alátámaszt az is, hogy a szolgáltató szektorban, ahol a legmagasabb a távmunka-házak ismertsége, a legmagasabb az aránya azoknak a cégeknek is (21%), melyek alkalmaznának távmunka-házban munkavállalót. A válaszadók további 7%-a jelezte, hogy irodabérleti díj megfizetése nélkül nyitott lenne a távmunkaházak használatára. Vissza nem térítendő támogatás esetén a munkáltatók további 9%-a lenne hajlandó távmunka-ház igénybevételére. Összességében tehát a jelenlegi távmunkáltatók mintegy 28%-a jelenti a potenciált a távmunkaházakban való foglalkoztatásra, megfelelő ösztönző rendszer kialakítása esetén. A távmunka-házakban való foglalkoztatásra nyitott vállalatok körében felmértük, hogy mely munkakörökben tartják lehetségesnek a foglalkoztatást. A vállalatok kétharmada adatrögzítő és adatfeldolgozó munkakörök esetében tartja elképzelhetőnek a foglalkoztatást, de a cégek több, mint fele az adminisztratív feladatokat ellátó munkavállalókat és könyvelő kollégákat is alkalmaznának távmunka-házakban. A vélemények jól tükrözik a hazai gyakorlat hiányát, a válaszok ugyanis teljességében mellőzték a nemzetközi gyakorlatban úgyszintén jelentős felhasználási módot, amely a magasan képzett szakemberek lakóhelyükhöz közelebbi munkahelyek létrehozását célozzák meg.


43. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka-házban való foglalkoztatástól elzárkózó vállalatok esetében vizsgáltuk azt is, hogy milyen indokokkal utasítják el ezt a foglalkoztatási módot. A spontán kérdésre a válaszadók fele nem tudta megindokolni, hogy miért zárkózik el a távmunka-házban történő foglalkoztatástól, amely a távmunka-házak alacsony ismertségéből és a koncepció részleteinek ismeretlenségéből is adódhat. A segített kérdések esetében szintén magas volt azoknak az aránya, akik nem tudták megindokolni az elzárkózás okát. Az irányított kérdés alapján a válaszadók egyharmada a kommunikáció nehézségét emelte ki, de nem sokkal kisebb arányban vélik úgy a megkérdezettek, hogy ez nem okozna költségmegtakarítást számukra. A válaszadók egyötöde szintén anyagi okokkal magyarázza az elzárkózást, miszerint drága lenne kialakítani a távmunka-házakat. A hajlandóság mélyebb feltárására vonatkozóan azt is megkérdeztük a válaszadóktól, hogy amennyiben csak olyan szakembert találnának egy munkakör betöltésére, aki csak távmunkában hajlandó munkát vállalni, úgy a távmunka melyik formájában alkalmaznák. A válaszadók egyharmada (29%) nyilatkozott úgy, hogy ilyen esetben más munkavállalót alkalmaznának. A cégek 13%-a lenne nyitott ilyen esetben a távmunka-házban való foglalkoztatásra, míg az otthoni és mobil távmunkára mintegy kétötödük (39% és 42%). Megkértük a válaszadókat arra is, hogy ítéljék meg, hogy inkább az alacsony képzettségű szakemberek esetében, költségcsökkentés céljából reális-e a távmunka-házak terjedése, vagy inkább a munkaerő-megtartási szándékkal a magasan kvalifikált emberek foglakoztatása növelheti-e a távmunka-házak elterjedtségét. A megkérdezettek nagyobb része véli úgy, hogy a távmunka-házak terjedését inkább az alacsonyabb képzettségű munkaerő elhelyezése fogja generálni, de jelentős egyetértés mutatkozott a magas végzettséggel rendelkező munkavállalók elégedettségének növelése céljából létrehozott távmunka-házak terjedésével is. Megkértük a válaszadókat arra is, jósolják meg, hogy hogyan fog változni az otthoni távmunkában, valamint a távmunka-házban foglalkoztatottak száma a jövőben. A válaszadóknak csak mintegy 6%-a bízik a távmunka alkalmazásának ugrásszerű növekedésében, azonban a többség úgy véli, ha lassan is, de a távmunka elterjedtsége növekedni fog. Az otthoni távmunka lassú növekedésével 75%, a távmunka-házban végzett távmunka terjedésével pedig 51% értett egyet. Csupán a válaszadók 1516%-a szerint nem fog változni a távmunka elterjedtsége. A válaszadók nagyobb része gondolja úgy, hogy az otthoni távmunka szerepe fog inkább növekedni, mint a távmunka-házban történő távmunka szerepe. A távmunka-házak területfejlesztési aspektusa A területfejlesztés olyan döntések és tevékenységek, amelyek közvetlenül a társadalom és a gazdaság térbeli szerkezetének bizonyos célok érdekében való megváltoztatására irányulnak. Eszközrendszere alapján, meghatározott célok elérésének érdekében a területfejlesztés megvalósítható konkrét objektumok létesítésével, vagy az intézmények, vállalkozások és emberek tevékenységének befolyásolásával.


44. oldal

www.husk-cbc.eu

A tercier gazdaság egyre nagyobb teret hódít és a munkavégzés nagy része ma már számítógépen történik. A szolgáltató tevékenységeket kiszolgáló jelentős méretű háttérosztályok (back office) elvileg a cégközponttól függetlenül bárhová telepíthetők, nem kötik őket a telephely-választással kapcsolatos hagyományos szempontok, amelyek egyes régiókat a hagyományos feldolgozóipari tevékenységek számára kevésbé tettek vonzóvá. Mivel a munkaerő alkalmazásának feltétele a munkavégzéshez szükséges ismeret birtoklása, valamint költsége, így az alacsonyabb átlagkeresettel rendelkező régiók képzés révén versenyképességük globális szinten is jelentős lehet – komparatív előnyeinek kihasználásával ez a folyamat hozzásegítheti a régiót, hogy növekedési centrummá váljon. Ez a folyamat lehet alulról szerveződő és felülről szerveződő. Azaz amennyiben egy régió felismeri ezt a lehetőséget, úgy a homogenitáson és nodalitáson alapú térségek összefogásával alulról szerveződve is kialakíthatja azt a működési környezetet, amely komparatív gazdasági előnyöket nyújt a vállalatoknak, akik egyes munkafeladataikat távmunkában az adott térségbe szervezik, ezáltal a régióba beáramló béreken keresztül, a már előzőekben ismertetett mechanizmus hatására gazdasági fellendülést indukálhat (push hatás). Ennek gyakorlati lehetősége például egy kistérségi távmunka stratégia elkészítése. Felülről szerveződő régiók is létrejöhetnek, amennyiben a tervezett növekedési centrumok központilag kerülnek kijelölésre, és tudatos fejlesztésük elindul (pull hatás). Ilyen jellegű fejlesztés egy lehetséges eszköze lehet a területi alapon meghatározott támogatások nyújtása, például távmunka-házak létrehozására (Forgács 2008a). Mindkét esetben tehát a megfelelő igényfelmérés alapján nyújtott képzés, infrastruktúra létrehozás és támogatás nyújtásával a térségbe foglalkoztatás vonzható a távmunka révén. A gazdasági versenyképességet meghatározó társadalmi-gazdasági faktorok között meghatározóak a humán tényezők. A sikeres térségekben a munkaerő tudásbázisa magas, rugalmasan tud alkalmazkodni a változásokhoz. A kilencvenes évek magyarországi területi folyamatai is azt támasztják alá, hogy a társadalmi-gazdasági változás adta lehetőségeket azok a térségek tudták a legjobban kihasználni, melyek nem csak kedvező földrajzi helyzetűek voltak, de rendelkeztek megfelelő humán potenciállal. … A jövedelmi-kereseti viszonyok két oldalról hatnak a gazdaság térszerkezetére, miközben ki is fejezik annak teljesítőképességét. Az átlagos jövedelemnagyság, a térségben lévő összes jövedelem a belső fogyasztópiac nagyságát, minőségét jelzi. A munkaerő képzettségén túl a telephelyválasztás lényeges szempontja a munkaerő ára, amit pedig a lehetőleg azonos ágazatban, azonos nemű, foglalkozású jellegű csoportok átlagbérén keresztül vizsgálhatunk. Magyarországon a fővároson kívül mintegy 30%-al alacsonyabbak az átlagbérek, így a befektetők döntéseit befolyásolhatják az országon belüli bérkülönbségek, az azonos, a munkavégzéshez elegendő mértékű munkaerő képzettséget biztosító térségek esetében. Ez versenyelőnyként jelentkezhet az alacsonyabb bérű, de megfelelő alapképzésben részesült munkaerővel rendelkező térségek számára. Mint azt Hrubi írja a szolgáltatások regionális fejlesztésekben betöltött szerepéről: „A kínálati oldal támogatása olyan intézkedéseket tartalmazhat, mint például egy átfogó emberi erőforrás-politika (a munkaerő-állomány képzése) vagy közvetlenül az üzleti szolgáltatások alapításának ösztönzése.


45. oldal

www.husk-cbc.eu

Elméletileg az elegendő számban rendelkezésre álló szakképzett munkaerő révén egy régió nagyobb eséllyel tud fejlett üzleti szolgáltatásokat és egyéb tudásintenzív vállalkozásokat vonzani (vagy létrejöttüket helyben inspirálni). A képzési és oktatási kezdeményezések mellett az emberi erőforráspolitika törekedhet egy adott város vagy terület társadalmi-kulturális-politikai környezetének a fejlesztésére is, hogy vonzóbbá varázsolja azt a magasan képzett szakemberek számára. Ugyanígy a fejlett üzleti szolgáltatások elégséges tömege révén egy régió képes lehet kiegészítő (azaz nem szolgáltató) gazdasági tevékenységek számára vonzóbb telephellyé válni.” (Hrubi 2004, 110) A távmunka ezt a lehetőséget tovább bővíti azzal, hogy nem kell a teljes szolgáltatást (pl. a cégközpontot, telephelyet) egy adott régióba vonzani, amely maradhat akár egy nagyvárosban, és csupán a munkaerő egy részét foglalkoztatja különböző helyekről a távmunka révén, aszerint hogy hol található ár-érték arányban a legmegfelelőbb szakemberek. Ez a „helyfüggetlenség” a távmunka unikalitása; nincs más olyan foglalkoztatási mód, amely ekkora szabadságot tudna biztopsítani a munkaerő megválasztásában. Olyan munkahelyeken, ahol a munkavégzés nem kötődik egyértelműen meghatározott helyhez, a szervezet menedzselésének hatékony eszközévé így egyre inkább a távmunka válhat.„Az új foglalkoztatási formákkal nemcsak állandó költségeit csökkentheti a vállalat, hanem jelentősen növelheti humán erőforrásainak színvonalát és elkötelezettségét is, hiszen a szokásosnál szélesebb körből válogathatja ki alkalmazottait, és ráfordítás nélkül növelheti érdekeltségüket. S nem hanyagolhatók el a társadalmi szintű előnyök sem a lakóingatlanok jobb hasznosításától a gyerekes anyák mint munkavállalók karrierproblémáinak és szakmai képzettségük szinten tartásának megoldásáig. A távmunka-házakban rejlő területfejlesztési lehetőségek a vidékfejlesztés, vidéki foglalkoztatás szempontjából is hangsúlyosak lehetnek. A vidékfejlesztés elsődleges fókuszát a vidéki területek, települések és azok lakossága képezik, alapvetően alulról jövő kezdeményezések, célja az emberi tevékenység és a természet fenntartható szimbiózisának megteremtése. A mezőgazdasági foglalkoztatottak arányának jelentős csökkenése azonban már a 80-as évekre jelentős munkanélküliséget generált a vidéki területeken. Az alternatív foglalkoztatási lehetőségek a mai napig nem képesek megoldani ezt a problémát, a megélhetés biztosításának hiányában azonban a vidéki települések elnéptelenednek. Képzéssel azonban a vidéki munkanélküliek egy része felkészíthető néhány alapvető infokommunikációs eszközökön végzett tevékenység ellátására (pl. call-center, adatrögzítés), ezáltal a távmunka révén egyes vidéki csoportok foglalkoztatása ismét megoldhatóvá válhat. Az infokommunikációs elérhetőség fejlesztése, hozzájárulhat a lakóhely és munkahely funkció szétválásához, amelyet a szuburbanizációs folyamatok is támogathatnak. Érdemes azonban megkülönböztetni a szuburbán zónába telepített szolgáltatói/háttérirodai funkciókat, illetve a tényleges vidékfejlesztésben használt távmunka-házakat. A két – formailag hasonló – munkacentrum más funkciót tölt be, már csak helyzeténél fogva, s más területfejlesztési hatásrendszer is várható tőle. Az elobbi alkalmas a korábbi monocentrikus városrégió fejlodésének policentrikus irányba történő elmozdítására, anélkül, hogy a régiós, országos nagystruktúrákat érdemben decentralizálná, sőt tartósítja a területi egyenlotlenségeket. Az utóbbi viszont érdemi dekoncentrációs hatást eredményezhet, legalábbis a munkahelyek területi megoszlásában, anélkül, HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

46. oldal

www.husk-cbc.eu

hogy a gazdaság irányításán belül meglévő hatalmi viszonyokat a legcsekélyebb mértékben átalakítaná. A távmunka és telephelyválasztás A gazdaság térszerkezetét nagyban meghatározzák a vállalkozások telephely-választási szempontjai, amelyek között mind inkább felértékelődnek a humán-erőforrások mennyiségi, minőségi jellemzői. A munkaerő „rendelkezésre állása” ugyanakkor nem minden esetben biztosított, hazánkban a munkavállalók mobilitása igen alacsony, így ez az egyik leginkább térhez (lakóhelyhez) kötött termelési tényező. Ezáltal a humánerőforrás rendelkezésre állása egyre inkább meghatározó szerepet játszik a gazdaság szereplőinek térbeli településében, ily módon a gazdasági térszerkezet formálásában. „A globális gazdasági rendszerek terjedése a kilencvenes évek elején érte el hazánkat, ami természetesen együtt járt a rendszerváltozás által megnyílt gazdasági, politikai és társadalmi környezettel. A globalizáció hazai megjelenésével foglalkozó elemzések rávilágítanak arra, hogy a területi elhelyezkedés roppant rugalmassá vált, ennek megfelelően a településeknek versenyezniük kell a telephelyért, s ebben a versenyben fő tényezővé vált a tudás és az ahhoz kötődő szolgáltatások egész sorozata. Emellett a helyi adottságok, a lokális erőforrások felértékelődnek, amelyek számos gazdasági (pl. munkaerő költsége, infrastruktúra rendelkezésre állása, helyi innovációs környezet) és nem gazdasági (pl. közösségi kapcsolatok, támogatások) tényezőben nyilvánulnak meg. Megszűnnek a homogén régiók, térhálózatok alakulnak ki, s ezekben a hálózatokban kell a településeknek, térségeknek a helyzetüket stabilizálni, illetve a be nem kapcsolódott egységeket, döntően a központi regionális politika segítségével felfűzni. Mindez a versenyképesség javításában nyilvánul meg” (Váti 2003, 6). Amennyiben tehát egy régió megfelelő stratégia mentén, képes olyan működési környezetet kialakítani a vállalatok számára, amelyek számukra gazdasági előnnyel járnak, úgy azok beruházásokat indukálhatnak, foglalkoztatást hozhatnak létre. A távmunka lehetőséget ad a termelőeszközök elválasztására az érékesítési és termelési központtól. Emiatt érdemes áttekinteni a vállalatok telephely választási szempontjait, hogy meghatározhassuk, melyek azok, amelyek fejlesztésével egy régió komparatív előnyökhöz juthat és a távmunka révén gazdasági fejlődés indukálódhat. A telephelyelmélet a gazdaság egységeinek térbeli elhelyezkedésével és működésével, mint általános gazdasági törvényszerűséggel foglalkozik. A telephelyelméletek a gazdaság átalakulásával folyamatosan bővültek. „Walter Isard már nem csak a költségminimalizálást, vagy nyereségmaximalizálást határozza meg a telephely kiválasztás céljaként, hanem az összes tényező optimalizálását tartja fontosnak. Az elmélet fontos eredménye a tényezők helyettesíthetőségének és az infrastruktúra szerepének felismerése. … Reinmuth Jochinsen háromdimenziós infrastruktúra elméletében (1966) az anyagi infrastruktúra mellett a szellemi és az intézményi infrastruktúrát, mint dimenziókat azonosítja. lsard, Greenhut és Smith a gazdasági tevékenység térbeliségére ható valamennyi tényezővel számoltak: a termelés és a fogyasztás mellett a településsel, a infrastruktúrával is foglalkoztak. Az összes tényező figyelembevételével kialakított (matematikai) HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

47. oldal

www.husk-cbc.eu

modell optimalizálásával próbálták a legmegfelelőbb telephelyet meghatározni. Az 1970-es évektől Stöhr, Malecki, Scott munkássága alapján a telephelyelméletek fontos komponense, hogy az infrastruktúra térben nagyjából egyenletes kiépülése után a mikroelektronikára és az informatikára alapozott innovációk és csúcstechnológiák kerülnek az előtérbe. A telepítésnél a magasan képzett, kreatív munkaerő, a települések szolgáltatásai és a környezet állapota felértékelődnek, komplex, egymástól kölcsönösen függő telepítési döntések születnek.” (Ács 2005, 5-6) A telephelyválasztások tehát komplex döntési problémák, melyek mindig a különböző tényezők és szempontok kombinációit veszik alapul. Ács (2005) összefoglaló kutatása alapján, főbb tényezői: természeti környezet, termelési tényezők (föld- munkaerő- tőke), kereslet, szállítás és térbeli kapcsolatok, technológia, szervezeti, politikai és társadalmi tényezők. A munkaerőnek, mint termelési tényezőnek pedig három jellemzőjét célszerű vizsgálni: típusát, mobilitását és költségét. A típusnál a nemek és a képzettség szerinti térbeli megoszlása dominál. Hazánkban különösen korlátozott a munkaerő térbeli mobilitása, amely tradicionális kulturális okokra vezethető vissza, azonban a távmunka pont erre a foglalkoztatási nehézségre adhat választ, miszerint nem a megfelelő szakembereket kell egy helyre terelni, hanem a munkát lehet szétosztani a megfelelő munkaerő számára. A munkaerő költségnél döntő szerepet játszik a szakképzettség, amely alapján megoszlik az igény a speciális szakértelmet igénylő munkát ellátók, valamint az olyan érettségizett szakképzetlenek iránt, akik gyorsan betaníthatók egy-egy mechanikus részfeladat elvégzésére. Az egységnyi munkaerő költség jobban meghatározza a termelői árat, mint az adók, vagy akár a szállítási költségek is. A bérek versenyképessége azonban függ a képzettségtől, a munkaerő mobilitásától, a munkaerőpiac országos szabályozásától, a bérek régiók közötti különbségétől, a kollektív szerződések decentralizációjának kisebb vagy nagyobb fokától, a szakszervezetek tevékenységétől. Az alacsony bérköltségek révén meglévő versenyképességi előnyök azonban további elemekkel is bővíthetők, mint például az ország egyes részeire vonatkozó adókedvezmények, foglalkoztatási támogatások, ezzel akár mesterségesen kedvezőbb környezetet teremtve azokban a térségekbe, ahol foglalkoztatás szempontjából komparatív bérelőnyt akarunk biztosítani. Az egyensúlyi növekedés elmélete kimondja, hogy az elmaradott területek progresszív szakosodással és a már fennálló gazdasági rendszerbe való bekapcsolódással, a komparatív gazdasági előnyök klasszikus törvénye alapján gazdasági fejlődést érhetnek el. Az elmélet gyakorlati alkalmazását a helyi kormányzati stratégiák és döntések tehát nagyban befolyásolhatják. Elősegíthetik ugyanis a funkcionális térbeli munkamegosztást, az integrált termelési folyamatok speciális szakaszainak térben való elkülönülésével (távmunka). A telephelyválasztás ugyanis azokra a helyeket preferálja, ahol a legalacsonyabbak a munkabérek és ahol az üzleti környezet elfogadható. (Forman 2004) Vizsgáljuk meg hát a telepítési tényezőket, hogy megállapíthassuk a távmunka munkaszervezési módjából adódó lehetséges hatásokat. A telepítési tényezőknek megkülönböztethetjük az úgynevezett „kemény” és „puha” típusait. Ezeket az alábbi táblázat foglalja össze.


48. oldal

www.husk-cbc.eu

4. táblázat: A telepítési tényezők típusai Kemény telepítési tényezők

Puha telepítési tényezők

- Beszerzési- és felvevőpiacokhoz viszonyított fekvés

- Helyi/regionális gazdasági környezet

- Közigazgatás minősége - Közlekedési kapcsolatok (utak, ésrendelkezésre állása sínek, víz, levegő) - Város/régió image - Munkaerőpiac - Iparági kapcsolatok, (mennyiségi,minőségi) kommunikációs- és kooperációs - Telephelykínálat, lehetőségek telephelyekára/bérleti díja - Felsőoktatási intézmények, (ipari) kutatás - Energia- és környezeti - A régió innovációs miliője költségek - Helyi adók

- Lakás/lakókörnyezet - Környezet állapota, minősége - Iskolák, képzés - Szociális infrastruktúra - Szabadidő értéke (sport, kulturális kínálat) - A város és a régió varázsa

- Gazdasági szövetségek teljesítőképessége

- Támogatások

„A befektetők elsőként a kemény telepítési tényezőket vizsgálják meg a telephely-választási döntések során, ezen tényezők rendelkezésre állása alapfeltétele a letelepedésnek. Miután a kemény telepítési tényezőkben mutatkozó területi különbségek – többek között a telephelyek közötti fokozódó verseny hatására - eltűnnek, illetve minimálisra csökkennek, a döntésben egyre nagyobb súllyal szerepelnek a puha telepítési tényezők. Ez a tendencia Nyugat- Európában már egyértelműen kimutatható: a kemény telepítési tényezők tekintetében a földrajzi hely kivételével már szinte alig tapasztalhatóak különbségek, a vállalatok egyre inkább a puha tényezők alapján döntenek a telephelyről. Magyarországon ezzel ellentétben még jelentős területi különbségek tapasztalhatók a kemény telepítési tényezők tekintetében” (Váti 2003, 21). A gazdaság térszerkezetének vizsgálata során tehát fontos szempontot jelent az, hogy a befektetők milyen tényezőket vesznek számításba telephelyválasztásuk folyamán. A kérdés tárgyalásában kitüntetett szerep jut az olyan létesítményeknek, amelyek készen kínálják a munkavégzésre alkalmas környezetet, és kedvező gazdasági környezetet biztosítanak a működésre (pl. ipari parkok, távmunka-házak). Egy empirikus kutatás azt vizsgálta, hogy a külföldi beruházások mely tényezőket tartják a legfontosabbnak a telephelyválasztás során, amely során a munkaerő olcsósága gyakorlatilag az egyik HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

49. oldal

www.husk-cbc.eu

legfontosabb tényező volt. Az olcsóbb átlagbérekkel rendelkező régiók tehát természetszerűleg rendelkeznek ezzel a komparatív előnnyel, amely megfelelő helyi politikai stratégia és ösztönzés esetén realizálható előnnyé válhat. Egy másik vizsgálat a 17 közép-magyarországi ipari park tapasztalatait elemezte, és értékelték az ide települő vállalatok területválasztási szempontjait. A megfelelő munkaerő közelsége itt is a legfontosabb kategóriába esett. (Váti 2003, 24) Az eddigi elemzések alapján megállapíthatjuk, hogy amennyiben egy alacsonyabb átlagbérrel rendelkező régió e komparatív előnyeit a távmunka révén kívánja elérhetővé tenni a vállalkozások számára, úgy a fentiek alapján az alábbi fő szempontokat kell vizsgálnia: - távmunkában ellátható tevékenységekre alkalmas, képzett munkaerő jelenléte, - a távmunka végzésre alkalmas infrastruktúra rendelkezésre állása, - a biztosítandó munkakörnyezet iparági elvárásoknak való megfelelőssége, - az infokommunikációs eszközök rendelkezésre állása, alacsony költsége, - a munkáltató központjának néhány órán belüli elérhetőségét lehetővé tevő közlekedési infrastruktúra rendelkezésre állása, - stabil és ösztönző gazdaságpolitika. Amennyiben egy homogén vagy nodális területi egység a fentieket biztosítani tudja, úgy a távmunka révén komparatív előnyeit elérhetővé tudja tenni a vállalatok számára, így befolyásolva azok telephelyválasztási döntéseit. Erre a célra stratégia készíthető, amely lépésenként végigvezeti az adott régiót egy olyan folyamaton, amely révén foglalkoztatás jöhet létre a térségben, a beáramló bérek extern hatása révén pedig komplex gazdaságfejlesztés érhető el. A távmunka szerepét tehát a telephelyválasztási szempontok tekintetében abban látom, hogy a lehetővé teszi a napjainkban egyre jobban felértékelődő munkaerő, mint termelési tényező tetszőleges helyről történő alkalmazását. Ezáltal hozzájárulhat a távmunkáltató vállalatok költséghatékonyabb működésének és versenyelőnyének javulásához, valamint elősegítheti a távmunkásokat biztosító régiók foglalkoztatási és gazdasági mutatóinak javulását, ezáltal támogatva a területfejlesztési törekvéseket. A távmunka szerepe területfejlesztésben A távmunka lehetővé teszi az egyes munkafeladatok térbeli elválasztását más munkafeladatoktól. Ilyen lehet például bármilyen adatrögzítés vagy adatfeldolgozás, illetve telefonos ügyfélszolgálat vagy kereskedelem, informatikai és grafikai tevékenységek stb. A feladatok szétválasztása pedig lehetőséget ad arra, hogy azok elvégzése területileg ott történjen, ahol a gazdasági környezet erre a legalkalmasabb. A térbeli egyenlőtlenségekből adódóan (például alacsonyabb bér és ingatlanköltségek vidéken) tehát a távmunkáltató vállalat gazdasági előnyre tehet szert azáltal, ha az HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

50. oldal

www.husk-cbc.eu

egyes betanítható munkafeladatokat kiemelve a nagyvárosból olyan vidéki helyszínen végezteti el, ahol rendelkezésre áll erre alkalmas munkaerő. A távmunkáltatás alapfeltétele tehát a munkavégzésre alkalmas helyszín rendelkezésre állása, a munkavégzésre alkalmas, képzett munkaerő, valamint a munka fogadására és továbbítására alkalmas kommunikációs háttér. Ez utóbbi leggyakrabban az internet, amely ma már szinte minden településen elérhető, ha máshogy nem, akkor a mobiltelefon technológiáján keresztül (például GPRS mobil-internet), melynek ellátottsága már 2006-ban 95,4% volt (MITJ, 2006:26). Az előbbiek pedig (munkaerő és helyszín) úgyszintén a tevékenységek egy jelentős részére megteremthetők a legtöbb településen. A távmunka tehát út és ipar telepítése nélkül teszi lehetővé, hogy bármely településen foglalkoztatás jöjjön létre, a beáramló és a térségben maradó bérek pedig területfejlesztési hatást váltanak ki a térségben. A távmunka típusai közül a telephelyválasztásra gyakorolt hatása és a területfejlesztési lehetőségek vizsgálata szempontjából célszerű a távmunka-házban történő foglalkoztatást választani. Ez a foglalkoztatási mód áll ugyanis a legközelebb a hagyományos modellekhez, és regionális fejlesztés szempontjából ez a legjobban körülhatárolható, kezelhető és mérhető egység. A távmunka-házban történő foglalkoztatás megvalósítása továbbá nagyrészt megvalósítja a térségben a távmunka egyéb formáinak (otthoni és mobil) meghonosulását is.


51. oldal

www.husk-cbc.eu

II. A TÁVMUNKA JOGI ÉS ADÓÜGYI KÉZIKÖNYVE A távmunkát szabályozó törvényi háttér A távmunka végzés jogi kereteit hazánkban a törvénybe iktatott EU távmunka keret-megállapodás4, és az ehhez kapcsolódó jogszabály-változások jelentik5, melyek a távmunka végzés fogalmát és alapintézményeit bevezették az összes érintett jogszabályban, az alábbiak szerint: 

A Munka törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény új X/A. fejezettel bővült, mely a távmunka végzés munkajogi feltételeit járja körbe.



Módosította e törvény az személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. Törvényt is. Így a munkavállaló SZJA bevallásában elszámolhatja a távmunka végzéshez szükséges anyagi és nem anyagi eszközök beszerzésének költségét, ezen eszközök amortizációs költségét, kommunikációs csatornák használati díját, bérleti díjat, infrastrukturális költségeket.



A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény módosításakor a munkavédelmi előírásokat a távmunkahelyekre is kiterjesztették. Az előírások betartását különböző minősítési szempont-ok, ellenőrzések és formális eljárások garantálják.



Ennek megfelelően módosult a munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény is.



Végül módosításra került a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény és a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény is.

Bár a fenti törvénymódosítások rendelkeznek a távmunka kérdéséről (költségek fedezése, bérezés, teljesítménykövetelmények, munkaidő kérdése, munkáltató munkavédelmi felelőssége, adatvédelmi rendelkezések;) mégsem sikerült teljesen a Keretegyezmény jogalkotói szándékának átültetése. A legnagyobb hiba a távmunka önkéntességéről és megfordíthatóságról szóló részek átvétele, ahol a Keretegyezmény szavainak tompítva puha eljárási kötelezettség keletkezett az új normaszövegben. Hiszen ha a munkavállaló kezdeményezi a munkaszerződés módosítását, úgy a munkaadó a kérdés érdemi meg-vizsgálását követően 15 napon belül dönt, és tájékoztatja a munkavállalót. Problémát jelent az is, hogy a törvény az Mt. Alatti munkaviszonyok egy speciális fajtájaként azonosítja a távmunkát, így terelve a leendő távmunkást a munkaviszony-jellegű alkalmazási forma felé. Ez a megoldás az európai gyakorlattal és az ott gyakorlatos távmunka-jogi formákkal ellentétes. Európai Bizottság: Európai Távmunka Keretmegállapodás (2002), http://ec.europa.eu/employment_social/news/2002/oct/teleworking_agreement_en.pdf 5 2004. évi XXVIII. Törvény a foglalkoztatással összefüggő egyes törvények módosításáról 4


52. oldal

www.husk-cbc.eu

A szabályozás pragmatikus oldalát tekintve ez eszköz lehet a fekete és szürkegazdaság kifehérítésének, azonban lehet, hogy hatását tekintve ellentétes eredményeket ér el. A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény módosításai 1. A munkáltató köteles tájékoztatni az üzemi tanácsot legalább félévente a munkáltatónál távmunkát végző munkavállalók számáról és munkakörük megnevezéséről. 2. Ha a munkavállaló a munkáját - a munka természetéből eredően - szokásosan telephelyen kívül végzi, a munkaszerződésben állandó munkavégzési helyként a munkáltató azon telephelyét kell megjelölni, ahonnan a munkavállaló az utasítást kapja. E rendelkezést kell megfelelően alkalmazni távmunka-végzés esetén is. 3. A törvény új fejezettel egészül ki: "X/A. fejezet - A távmunka-végzés. 4. 192/D. § E törvény alkalmazásában távmunkát végző munkavállaló: a munkáltató működési körébe tartozó tevékenységet rendszeresen az általa választott, a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült helyen, információtechnológiai és informatikai eszközzel végző és a munkavégzés eredményét elektronikus eszközzel továbbító munkavállaló. 5. 192/E. § (1) A távmunka-végzéshez a feleknek a munkaszerződésben a 76. § (5) bekezdésében foglaltakon túlmenően meg kell állapodniuk: 

a munkavállaló távmunkát végző munkavállalóként történő foglalkoztatásában,



a munkáltató és a távmunkát végző munkavállaló közötti, a munkaviszonyból származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás (a továbbiakban: kapcsolattartás) feltételeiben,



a távmunka-végzéssel összefüggésben a távmunkát végző munkavállalónál szükségesen és indokoltan felmerült költség elszámolásának módjáról.

6. A 76. § (7) bekezdésében foglaltakon túlmenően a munkáltató az (1) bekezdés szerinti munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a távmunkát végző munkavállalót köteles tájékoztatni: 

a munkáltatói ellenőrzés 192/G. § (3) bekezdésében,



az információtechnológiai és informatikai, illetve elektronikus eszköz tekintetében a használat korlátozásának a 192/G. § (6) bekezdésében, valamint,



a kártérítési felelősség 193/A. §-ban foglalt szabályairól.


53. oldal

www.husk-cbc.eu

7. A távmunkát végző munkavállaló köteles a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg tájékoztatni a munkáltatót a kapcsolattartáshoz szükséges elektronikus eszköz elérhetőségének adatairól, ha az elektronikus eszközt nem a munkáltató biztosítja. 8. A munkavégzés során felhasznált, illetve keletkezett adatok védelmének feltételeiről a munkáltató köteles gondoskodni.

9. A munkáltató köteles a távmunkát végző munkavállalónak biztosítani a működési rendre vonatkozó szabályok megtartása mellett a területére történő belépést és tartózkodást. 10. A munkáltató a munkavégzési kötelezettség alapján ellátandó feladatot a távmunkát végző munkavállaló rendes munkaidejének mértékére figyelemmel állapítja meg. 11. A munkáltató indokolt esetben ellenőrizheti a távmunkát végző munkavállaló munkavégzési kötelezettségének teljesítését. Az ellenőrzés során a munkáltató nem tekinthet be a távmunkát végző munkavállalónak a munkavégzéshez használt információtechnológiai és informatikai eszközön tárolt, a munkaviszonyból származó jogokkal és kötelezettségekkel össze nem függő adataiba. 12. 193. § (1) Eltérő megállapodás hiányában a távmunkát végző munkavállaló a munkaidő beosztását, felhasználását maga jogosult meghatározni. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény módosítása 6. § A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. számú mellékletének I. fejezete új 24. ponttal egészült ki: 

Jellemzően előforduló költségek



Költségként elszámolható kiadások



Az internet-használat díja



A munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült munkavégzési hely bérleti díja, a fűtés, a világítás és a technológiai energia díja azzal, hogy ha a lakás és a munkavégzési hely műszakilag nem elkülönített, akkor e kiadás(oka)t a távmunka-végzéssel arányosan, az adott költségre jellemző mértékegységek (munkaidő, m2, m3 stb.) alapulvételével lehet figyelembe venni.

A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény módosítása 8. § A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény a 86. §-t követően az alábbi új VII/A.


54. oldal

www.husk-cbc.eu

Fejezettel, címmel és a 86/A. §-sal egészül ki: "VII/A. Fejezet A távmunka-végzés eltérő munkavédelmi szabályai 1. A távmunka-végzés - a munkáltatóval kötött megállapodás alapján - a munkavállaló által biztosított munkaeszközzel is történhet. Az ilyen munkaeszköz használatát a munkáltató munkavédelmi szempontú előzetes vizsgálatot követően engedélyezi. 2. Távmunka-végzés csak a munkáltató által munkavédelmi szempontból előzetesen megfelelőnek minősített munkahelyen folytatható. A munkahelyen a munkavállaló csak a munkáltató hozzájárulása alapján változtathatja meg a munkavédelmi szempontból lényeges munkakörülményeket. 3. A 81. § (4) bekezdésében meghatározott hatósági ellenőrzésről a felügyelet a munkáltatót és a munkavállalót az ellenőrzés megkezdése előtt legalább 3 munkanappal tájékoztatja. A munkáltató az ilyen céllal a munkavégzési helyként szolgáló ingatlan területére történő belépéshez szükséges hozzájárulást a munkavállalótól legkésőbb az ellenőrzés megkezdéséig beszerzi. A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény módosítása 1. 9. § A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény 9. §-a (3) bekezdésének a) pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép: [(3) E törvény alkalmazásában] "a) munkahelyen a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 87. §-ának 5. pontjában foglaltakat kell érteni, kivéve a bedolgozó, illetve a távmunkát végző munkavégzés céljára szolgáló lakóhelyét, vagy más, általa a munkavégzés céljára biztosított lakóhelyiséget,"

A távmunka bevezetésének munkajogi szempontjai A Munkáltatónál a távmunka végzéssel kapcsolatos legfontosabb szabályokat általában a kollektív szerződés, az egyes munkaszerződések, az iratkezelési szabályzat és irattári terv valamint az adatvédelmi szabályzat tartalmazhatja. A távmunka bevezetésével e dokumentumok kiegészítése illetve új, távmunka szerződés bevezetése válik szükségessé. A távmunka bevezetése illetve szélesebb körben történő szabályozása szükségessé teheti, hogy a Munka Törvénykönyve (továbbiakban: „Mt.”) 21. §-a, valamint az Mt. 65. § (3) bekezdése alapján a munkáltató előzetesen értesítse a szakszervezetet, valamint az üzemi tanáccsal véleményeztesse a távmunka végzés feltételeinek tervezetét. Amennyiben a kollektív szerződést is módosítani kell, az a szakszervezettel történő egyeztetést jelent a kollektív szerződés szövegezésével kapcsolatosan. A távmunka alkalmazása egy folyamat, amelynek során – a tanulságokat elemezve – folyamatosan szükségessé válhat a szabályozók módosítása. Ennek megfelelően a munkaszerződésben – a törvényi minimumot meghaladóan – célszerű csak a legfontosabb kérdéseket szabályozni, és az egyéb HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

55. oldal

www.husk-cbc.eu

felmerülő kérdésköröket belső szabályzat formájában javasolt rendezni. Ennek előnye, hogy a munkáltató az aktuális igények figyelembevételével módosítani tudja a szabályzatot, és nem szükséges a munkaszerződés kiegészítéséhez a munkavállaló folyamatos hozzájárulását beszerezni. Munkaszerződés és a belső szabályzatok Az Mt. 192/E. § (1) bekezdés b) és c) pontjában meghatározott rendelkezések alapján a munkáltató és a munkavállaló a kapcsolattartás feltételeiben a munkaszerződésben köteles megállapodni. A kapcsolattartás külön mellékletben is meghatározásra kerülhet, azonban a mellékletben meghatározottaknak a munkaszerződés alakiságaira meghatározott szabályoknak kell megfelelnie, és nincsen arra lehetőség, hogy a kapcsolattartás feltételeit a munkáltató egyoldalú munkáltatói szabályzatban rendezze. Szintén a munkaszerződésben kell szabályozni a munkáltató által viselt költségek térítésének szabályait. Ebben az esetben figyelemmel kell lenni az Mt. 192/E §. (8) bekezdés rendelkezéseire, amely szerint a munkáltató köteles biztosítani a megfelelő adatvédelmet a távmunka-végzés esetére. Ha a munkavállaló a munkaviszony létesítésekor nem rendelkezik megfelelő adatvédelmi eszközökkel, így különösen, amennyiben a munkavégzéshez illetve egyéb tevékenységéhez kapcsolódó hardcopy dokumentációt nem tudja megfelelő módon elzárni illetve őrzéséről gondoskodni, úgy a munkáltató köteles kialakítani az adatvédelemhez szükséges feltételeket, és ennek költségeit is viselnie kell. A távmunka-ház a legtöbb esetben megfelelő adatvédelmi környezetet tud biztosítani, azonban ennek felülvizsgálata szükséges lehet a munkafeladatok konkrét ismeretében, valamint amennyiben otthoni vagy mobil távmunka is lehetséges. A munkahely kialakításával kapcsolatosan, amennyiben otthoni távmunka végzés is engedélyezett, úgy a munkaszerződésnek rendelkeznie kell arról, hogy a munkavállaló a távmunkahely kialakítását hogyan engedélyezi. Egy megoldás lehet erre átadási jegyzőkönyvvel való igazolás. Egyértelműen ki kell ilyenkor derülnie, hogy az átadási jegyzőkönyvet ki és mikor készíti el, illetve, hogy az átadási jegyzőkönyv a munkavállaló egyoldalú nyilatkozatának minősül-e, vagy pedig a munkáltató és a munkavállaló által közösen felvett jegyzőkönyvről van-e szó, amelyet a munkavégzés megkezdését megelőzően azon célból vesznek fel közösen, hogy meggyőződjenek arról, hogy a távmunka-végzés alapjául szolgáló hely az irányadó munkabiztonsági feltételeknek megfelel-e, vagy sem. Figyelemmel a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. tv. 86/A. § rendelkezéseire az egészséges és biztonságos munkavégzéshez szükséges körülmények kialakítása a távmunkahely esetében alapvetően a munkáltató feladata. A távmunka-ház alapvetően megfelel ezen rendelkezéseknek. Otthoni távmunka esetében azonban ennek megvalósítása lehetséges egyrészről úgy, hogy (i) a munkáltató minden egyes távmunkahelyet meglátogat, állapotfelmérést készít, és ennek keretében győződik meg arról, hogy az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételei fennállnak-e, vagy (ii) a munkavállalótól kér be bizonyítékot arra, hogy a munkavállaló által kialakított távmunkahely megfelel a hivatkozott jogszabályi feltételeknek. Ez utóbbi esetben elégséges lehet egy fénykép beszerzése a távmunkahelyről illetve egy nyilatkozat (jegyzőkönyv) a munkavállaló részéről a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

56. oldal

www.husk-cbc.eu

távmunka-végzés körülményeivel kapcsolatosan. Minden esetben szükséges, hogy a munkavállaló távmunka specifikus balesetvédelmi oktatásokon – a többi munkavállalóval együttesen – részt vegyen és a részvétel ténye megfelelő módon dokumentálásra kerüljön. Az otthoni távmunka esetében, az egészséges és biztonságos munkavégzés körülményeinek fenntartása érdekében javasolt a munkaszerződésbe vagy munkáltatói utasításba foglalása oly módon, hogy a munkavállaló köteles minden olyan ténynek, körülménynek a haladéktalan bejelentésére a munkavégzés során, amely a munkavégzéshez szükséges „házi munkahely” bármilyen változására vonatkozik. Bár a jogszabály szerint a házi munkahely körülményeinek módosítása csak a „lényeges körülmények” esetében teszi szükségessé a munkáltató előzetes engedélyét, célszerű mindennemű módosítást előre bejelentetni azt annak érdekében, hogy a későbbiekben ne legyen abból vita, mi minősül „lényegesnek” és mi nem. Amennyiben a munkavállaló később mégis önkényesen módosítaná a távmunka-végzés helyét, feltételeit, és ebből eredően bármilyen káresemény keletkezne, úgy a munkáltató könnyen igazolni tudja, hogy a korábbi állapot – amelyet engedélyezett – megváltozott, és már új – általa nem engedélyezett – feltételek között történt a munkavégzés. Amennyiben nem folyamatos munkavégzéssel kerül a távmunka bevezetésre, úgy az egyik legfontosabb kérdéskör az utasítás-adási jog terjedelme, illetve annak a szabályozása, hogy a munkáltató milyen módon (és körben) jogosult utasítást adni a munkavállaló részére, és a munkavállaló azt milyen körülmények között köteles végrehajtani. A munkaszerződésben és munkáltatói utasításban célszerű pontosan meghatározni, hogy a munkavállalót a munkáltató telefon útján milyen időintervallumon belül utasíthatja, illetve, hogy ugyanilyen utasításnak minősül az az eset is, ha a munkáltató a munkavállaló részére e-mail vagy egyéb eszközzel (pl. SMS) útján küld üzeneteket. Praktikus okokból célszerű lehet munkáltatói szabályzatban rendezni azt a kérdéskört, hogy a munkavállaló az e-mail levelezését milyen időközönként köteles figyelemmel kísérni. Szükség esetén – javasoltan a távmunka-végzés bevezetésekor – azt is célszerű rendezni, hogy a munkavállaló milyen határidőn belül köteles reagálni az egyes munkáltatói utasításokra, felszólításra, bár ez az egyedi munkáltatói utasításokban is specifikálható. A munkavállaló által kezelt adatokkal kapcsolatosan feltétlenül szükséges annak a részletes szabályozása, hogy a hardcopy adatokat a munkavállalók hogyan kötelesek kezelni, őrzésükről milyen módon kötelesek gondoskodni. Ezen feltételeket a távmunka-házban vagy az otthon történő foglalkoztatás megkezdése előtt szükséges részleteiben kialakítani. Az iratkezelési szabályzatnak rendelkezni kell arról, hogy a távmunkában foglalkoztatott munkavállalók által átvett dokumentumokat e munkavállalók milyen módon és milyen határidőn belül kötelesek feldolgozni és visszaszolgáltatni. Az adatok őrzésével kapcsolatosan az adatvédelmi szabályzat is kiegészítésre szorulhat, hiszen az átvett adatok olyan információkat tartalmazhatnak, amelyek az adatkezelési szabályzat alapján üzleti titoknak minősülnek. A munkavállalónak, illetve a távmunka-ház személyzetének ezen okiratok megfelelő őrzéséről gondoskodnia kell. Ennek részletszabályait célszerű szabályzatban rendezni, és HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

57. oldal

www.husk-cbc.eu

előírni, hogy a munkavállalók ezen okiratokat kötelesek elzárni, esetleg – amennyiben ennek feltételei fennállnak – páncélszekrényben őrizni, sürgős esetekben a meghatározott időn belül, szkennelt formában a munkáltató részére továbbítani. Amennyiben a munkaszerződés szerint a munkavállaló saját maga határozza meg a munkavégzés kezdő illetve befejező időpontját, abból az is következik, hogy a munkavállaló az Mt. 147. §-a alapján nem jogosult a rendkívüli munkavégzés díjazására. Ettől a szabálytól függetlenül – különösen a távmunka végzés bevezetésekor – feltétlenül szükséges annak szabályozása, hogy melyik az a törzsidő, amikor a munkavállaló feltétlenül köteles elérhetőségét biztosítani. Ennek megfelelően olyan rugalmas munkaidő beosztás bevezetése javasolt, amely meghatározza a munkavállalók számára a törzsidőt – amikor elméletileg mindig elérhetőnek kell lenniük és a munkáltató utasítását is azonnal teljesíteniük kell – valamint a peremidőt, amikor ez a kötelezettség nem várható el. Kollektív szerződés A munkaviszonnyal kapcsolatos másik legfontosabb norma a munkáltatónál hatályban lévő kollektív szerződés lehet, amely valamennyi munkavállalóra vonatkozóan meghatározza a legfontosabb, munkaviszonyra irányadó szabályokat. A kollektív szerződés kiegészítése feltétlenül javasolt, hiszen egyrészről a távmunka-végzés a munkavállalók nagyobb csoportját érintő munkáltatói intézkedésnek minősíthető, másrészről a távmunka-végzéssel kapcsolatosan a Munka Törvénykönyve számos olyan speciális szabályt tartalmaz, amelyet célszerű a kollektív szerződés rendelkezéseiben is érvényesíteni. A kollektív szerződéssel kapcsolatosan különösen a következő témakörök szabályozása javasolt: vagy (i) külön, a távmunkára vonatkozó melléklet létrehozásával, vagy (ii) a meglévő szövegbe történő beépítéssel. A távmunkában való foglalkoztatás esetében az Mt. 192/E. § konkrétan meghatározza, hogy a munkaszerződésben milyen kérdéseket kell szabályozni. A kollektív szerződés részletes szabályokat tartalmazhat a munkaszerződés kötelező elemeire, így ezeket a kötelező elemeket ki kell egészíteni a távmunka végzés esetére a törvényben meghatározott egyéb szabályokkal. A kollektív szerződés nem taxatív felsorolást is tartalmazhat a rendes felmondás egyes okairól. Javasolt, hogy a távmunka esetében egészüljön ki a rendes felmondás esete azzal a speciális tényállással, mikor a munkavállaló a távmunka feladatok ellátása érdekében rendelkezésre bocsátott eszközöket nem rendeltetésének megfelelően használja. Tekintettel arra, hogy a munkavállaló nem közvetlenül áll a munkáltató felügyelete alatt, javasolt lehet az adatkezelési szabályzatok megsértését is a felmondási okok közé beemelni. Ezt meghaladóan a munkaszerződés is specifikálhat felmondási okokat. A kollektív szerződés általában részletesen szabályozza, hogy a munkaviszony megszűnésekor a munkavállaló hogyan köteles visszaadni a rendelkezésére bocsátott munkaeszközöket. Miután a HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

58. oldal

www.husk-cbc.eu

munkavállaló részére számos, a munkáltató tulajdonát képező adathordozó illetve informatikai eszköz kerül átadásra, javasoljuk, hogy ezek visszaadására a kollektív szerződés tartalmazzon részletes normákat. A távmunka-házban való foglalkoztatás esetén a távmunka-ház fenntartójával kötendő szerződésben is meghatározhatók ilyen irányelvek. Amennyiben otthoni távmunka is engedélyezett, úgy a távmunkával kapcsolatosan nem a kollektív szerződésnek, hanem egy külön szabályzatnak kell tartalmaznia a költségviselésre vonatkozó részletszabályokat, azaz, hogy a munkavállalónál a távmunka-végzéssel kapcsolatosan felmerült költségek viselése (rezsiköltség, bérleti díj, internet előfizetés) milyen módon kerül visszatérítésre a munkavállaló részére. Ezt a kérdéskört a változó APEH értelmezések miatt célszerű egyoldalú, munkáltatói utasításban szabályozni, hogy amennyiben a „hivatalos” értelmezés változik, a dokumentációs kötelezettség szabályozásakor ezt a változást követni lehessen. Az eszközhasználattal kapcsolatosan felmerülő kérdések közé tartozik, hogy mi történik abban az esetben, ha a munkavállaló munkavégzési kötelezettsége bármilyen oknál fogva hosszabb ideig szünetel (például tartós betegállomány esetében). Javasolt a kollektív szerződés kiegészítése egy olyan szabállyal, hogy a munkavállaló a távmunka végzés hosszabb tartamú szünetelése esetében (pl. két hetet meghaladó időtartam esetén) az információhordozókat köteles a munkáltató által meghatározott helyen a szünetelés időtartamára letétbe helyezni (pl. a távmunka-házban). Ezt a szabályt nem kell kiterjeszteni valamennyi eszközre (pl. a mobiltelefon a munkavállalónál hagyható), azonban a laptopot, illetve egyéb, jelentősebb értékű számítástechnikai eszközt adatvédelmi szempontokból is célszerű ezen időtartam alatt a munkáltató részére visszaadni. Egyéb javaslatok A bevezetés fontos stratégiai eleme a megfelelő kommunikáció. A távmunkában foglalkoztatott munkavállaló ugyanúgy a munkavállalói kollektíva tagja, mint az irodai alkalmazott, a munkavégzés részletesebb szabályozása nem a bizalmatlanságból, hanem abból ered, hogy a munkáltató közvetlen módon nem (vagy ritkábban) tudja ellenőrizni a munkavállalókat, és ezért a munkafolyamatok illetve egyes jogok és kötelezettségek részletesebb definíciója szükséges. A kommunikációt erősíteni célszerű oly módon, hogy a munkáltató a valamennyi munkavállalóját érintő közleményét a távmunkában foglalkoztatott munkavállalók számára is elérhetővé teszi, illetve a tréningek, juttatások rendszerében semmilyen megkülönböztetést nem tesz a távmunkában illetve irodai munkában foglalkoztatott munkavállalók között. A juttatási rendszerrel kapcsolatosan egyértelműen szabályozni kell annak tényét, hogy a juttatások körében biztosított költségtérítés nem bérjellegű juttatás, hanem a távmunka természetéből eredő, a munkavállalónál jelentkező többletköltség viselése. Ennek megfelelően lehetnek olyan időtartamok, amikor a munkavállaló jogosult a munkabérre (pl.: fizetett szabadság), azonban miután nincsen munkavégzési kötelezettsége, ezért részére az ehhez kapcsolódó költségeket sem kell megtéríteni.


59. oldal

www.husk-cbc.eu

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy bár az Mt. 192/E. § (3) bekezdése egyfajta „átjárást” feltételez a normál foglalkoztatás és az atipikus távmunka viszonylatában, valójában minden esetben munkaszerződés módosítás szükséges mind az irodai jogviszony távmunkává alakításához, mind pedig az esetleges visszaalakításhoz. A módosítás azt is feltételezi, hogy a foglalkoztatási feltételekben mindkét fél megállapodott. Ennek megfelelően sem az nem lehetséges, hogy a munkavállalók egyoldalúan lépjenek be a távmunka típusú foglalkoztatásba, sem pedig az, hogy a munkáltató egyoldalú munkáltatói utasítással kötelezze a munkavállalókat a távmunka végzésre. A teljes kollektíva számára egyértelművé kell tenni annak a tényét, hogy a távmunka csak meghatározott munkakörök esetében lehetséges, és bevezetése mind a munkáltató, mind pedig az érintett munkakörben foglalkoztatott munkavállalók kölcsönös és egybehangzó akaratával valósítható meg.

A távmunka bevezetésének adóügyi szempontjai Az alábbi fejezetben a távmunka bevezetése és alkalmazása során felmerülő adóügyi kérdéseket tekintettük át. A legtöbb távmunka specifikus kérdés esetében a távmunka-ház lehetővé teszi a vállalati szabályozási környezetnek való megfelelést. Így a távmunka-házban való foglalkoztatáshoz csak minimális változtatások lehetnek szükségesek a munkáltatók részéről. A távmunka bevezetése és alkalmazása azonban kiterjedhet kombinált változatokra is, így az otthoni távmunka végzés lehetőségére is. Távmunka szerződéssel kapcsolatos adózási sajátosságok A távmunkában történő munkavégzést a Munka Törvénykönyve szabályozza, amiből az is következik, hogy a távmunkában foglalkoztatott személyek munkaviszony keretében látják el e tevékenységüket. A munkaviszonyban végzett tevékenység ellenértékeként kapott díjazás, a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. Törvény – a továbbiakban Szja tv – 24. §-a értelmében nem önálló tevékenységből származó jövedelemnek minősül. A munkaviszonyra vonatkozó általános szabályok a munkáltató előtt ismeretesek, ezért csak a speciális javadalmazást érintő rendelkezésekre térünk ki. A nem önálló tevékenységgel összefüggésben a munkavállaló többféle jövedelemben részesülhet, amelyek – rendelkezésünkre bocsátott munkaszerződésben foglaltakat is figyelembe véve – a következők lehetnek: 

munkabér



költségtérítés



természetbeni juttatás



bevételnek nem számító tételek.


60. oldal

www.husk-cbc.eu

Munkabér A munkaviszonyból származó jövedelem tágabb kategória, nem csupán a munkabért, hanem a munkaviszonyra tekintettel kifizetett adóköteles bevételt jelenti a személyi jövedelemadó vonatkozásban. A munkaviszonyból származó jövedelem sajátossága, hogy teljes egészében jövedelemnek minősül, azzal szemben költséget elszámolni nem lehet. Ugyanakkor lehetőséget biztosít a törvény arra, hogy a munkabér mellett a tevékenység érdekében felmerült üzleti kiadások finanszírozása céljából költségtérítést állapítson meg a munkáltató. Költségtérítés Az Szja tv alkalmazásában költségtérítés az a bevétel, amelyet a törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére – kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében – kap a magánszemély. A költségtérítéssel szemben nem lehet olyan kiadást elszámolni, amely a személyes vagy családi szükségletet akár részben is kielégíti, kivéve, ha olyan jogszabályon alapuló költségtérítésről van szó, amellyel szemben a kiadás igazolás nélkül elszámolható, vagy a törvény külön megengedi a költségek elszámolását. Ennek megfelelően kétféle költségtérítést különböztethetünk meg, egyrészt jogszabályon alapuló, kvázi kötelezően térítendő kiadásokat, másrészt olyant, amit a munkáltató és a munkavállaló közös megállapodás alapján, meghatározott mértékben térít. A költségtérítés címen kapott bevétellel szemben költséget a tv 3. számú melléklete alapján lehet elszámolni. A munkaszerződés 3) b pontja taxatíven és a törvényi rendelkezésekkel azonos módon tartalmazza a speciálisan elszámolható költségeket, amelyek a következők: 

a távmunka végzéshez valamint a kapcsolattartáshoz szükséges nem anyagi jószág, számítógép, számítástechnikai eszköz megszerzésére fordított, 50 ezer forintot meg nem haladó kiadás,



a távmunka végzéshez valamint a kapcsolattartáshoz szükséges nem anyagi jószág, számítógép, számítástechnikai eszköz megszerzésére fordított, 50 ezer forintot meghaladó kiadás esetében 33 százalékos leírási kulcs alkalmazásával értékcsökkenési leírás címén megállapított összeg; az értékcsökkenési leírást egyebekben az Szja. tv. 11. számú melléklet értékcsökkenés elszámolására vonatkozó rendelkezéseinek megfelelő alkalmazásával kell megállapítani, és a költségként történő elszámolás feltétele külön részletező nyilvántartás(ok) vezetése,



az internethasználat díja (ideértve különösen az egyszeri, a havi, a forgalmi díjat),



a munkáltató székhelyétől, telephelyétől elkülönült munkavégzési hely bérleti díja, a fűtés, a világítás és a technológiai energia díja azzal, hogy ha a lakás és a munkavégzési hely műszakilag nem elkülönített, akkor e kiadás(oka)t a távmunka végzéssel arányosan, az adott költségre jellemző mértékegységek (munkaidő, m2, m3 stb.) alapulvételével lehet figyelembe venni.


61. oldal

www.husk-cbc.eu

A költségtérítés kifizetésekor a munkavállalónak nyilatkoznia kell, hogy az adott kiadással szemben mennyi költséget kíván elszámolni. Javasoljuk a dolgozó figyelmét felhívni arra, hogy amennyiben a nyilatkozata szerinti költség meghaladja az elszámolható, igazolt költségeket, akkor a különbözet 12%-át az adóbevallásában köteles lesz megfizetnie. Nem kell e „büntető adót” megfizetnie, ha a különbözet nem haladja meg a költségnyilatkozatban tett költségek összegének 5%-át. Amennyiben a költségnyilatkozat év közben túlzottnak bizonyult, akkor a magánszemélynek 11% Egészségügyi hozzájárulást – a továbbiakban EHO – is kell fizetnie. A költségelszámolásnál a munkavállaló figyelmét fontos felhívni, hogy az adott bevétellel szemben elszámolható kiadásnak a naptári évben ténylegesen kifizetett és szabályszerűen igazolt kiadás minősül, kivéve, ha a törvény a bizonylat nélküli elszámolást az adott típusú kiadással összefüggésben megengedi. Általános alapelv, hogy kiadást csak szabályos számla alapján lehet elszámolni. Ha az eladó számlaadásra nem kötelezett, akkor olyan dokumentum alapján lehet a kiadást elszámolni, amely minden szükséges adatot tartalmaz. Ennek megfelelően, ha a munkavállaló pl. számítógépet vásárol, akkor annak beszerzési árát a vásárláskor kapott számla alapján értékcsökkenési leírással számolhatja el. Előfordulhat, hogy a munkavállaló magánszemélytől vásárol, és ekkor figyelni kell arra, hogy az adásvételi szerződés minden olyan adatot tartalmazzon, amely az elszámoláshoz szükséges lehet. Az internet használat díja valamint az internethez szükséges modemre fordított kiadás elszámolása is többféle módon történhet. Amennyiben a munkáltató a munkáltató nevére szóló számla alapján juttatja ezt a szolgáltatást, akkor a szolgáltatás ellenértéke nem minősül adóköteles jövedelemnek. Olyan esetben, amikor a munkáltató erre a célra költségtérítést fizet, akkor ezzel szemben a munkavállaló vagy a házastársa nevére szóló számla alapján számolható el költség. Amennyiben a munkavállaló otthoni távmunka esetén bérli a lakást, akkor az internetre fordított kiadást is a bérbeadó által kiállított számla alapján érvényesítheti. Amennyiben otthoni távmunka esetén a munkavégzés helye műszakilag nem különül el a lakástól, akkor nagy figyelmet kell fordítani egyrészt a költségtérítés helyes összegének megállapítására, másrészt arra, hogy a munkavállaló a költségtérítéssel szemben milyen módon, milyen mértékegységek figyelembevételével számolhat el költségeket. Kötelező érvényű előírást az Szja törvény nem tartalmaz, ezért is bonyolultabb ezen költségek üzleti voltát bizonyítani. Általánosságban megállapítható, hogy minden olyan többlet kiadást el lehet számolni, ami amiatt keletkezett, hogy a munkavállaló a lakásán végzi a tevékenységét. Ennek alátámasztására célszerű megőrizni pl. az előző – azonos időszakra szóló – számlákat, amelyekkel egyértelműen alátámasztható pl. az elektromos energia fogyasztás növekedése. Azonban vannak olyan számlák, amelyek nem összehasonlíthatóak, ezért pl. a munkavállaló választhatja az üzleti célra használt helyiségre jutó arányos költségmegosztást is. Ilyen lehet pl. fűtés esetén a légköbméter (kivéve a mérőórával nem rendelkező távfűtési szolgáltatást, amelynél a kiadás nem az üzlet érdekében, hanem attól függetlenül is felmerül). HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

62. oldal

www.husk-cbc.eu

Bevételnek nem számító tételek A törvény lehetőséget biztosít arra, hogy bizonyos eszközöket ne költségtérítés formájában finanszírozzon a munkáltató, hanem úgy, hogy megvásárolja az adott terméket, szolgáltatást, és közvetlenül a cég nevére szóló számla alapján fizeti ki. Ez történhet központi beszerzés útján vagy utólagos elszámolás keretében, amikor a dolgozó megelőlegezi az adott kiadást, vagy felvesz pénzt utólagos elszámolásra, és az adott termék beszerzését követően egy meghatározott időn belül köteles elszámolni. Ilyen esetekben először is azt kell eldönteni, hogy az adott dolog, eszköz, berendezés stb. szükséges-e a tevékenység ellátásának hatókörében a feladatok ellátása érdekében. Ha igen, akkor annak használata akkor is adómentes juttatásnak számít, ha az részben magáncélokat is szolgál. A számítástechnikai eszközök mellett otthoni távmunka esetén ide tartozhatnak a lakás dolgozószobájának berendezései, mint pl. az íróasztal, lámpa, telefon, iratszekrény, stb. Ez a rendelkezés óriási jelentőséggel bír, különös amiatt, hogy a magánszemély költségtérítéssel szemben csak a számítástechnikai eszközöket, számítógépet tudja költségként érvényesíteni, figyelemmel arra, hogy a törvény nem ad lehetőséget olyan tárgyi eszköz elszámolására, amely részben a magánszemély személyes vagy családi szükségletét is kielégíti. Ugyanez a probléma merül fel a kisebb értékű, de a munkavégzés során felmerülő kiadások elszámolásával kapcsolatban is, mint pl. irodaszerek, tisztálkodási eszközök. Figyelemmel arra, hogy miután a törvény nem tartalmaz egyértelmű rendelkezéseket arra, hogy mely eszközöket célszerű költségtérítéssel finanszírozni és melyek azok, amelyeket fontos, hogy a munkáltató biztosítson, javasolt külön szabályzatban rögzíteni, hogy milyen eszközöket, milyen feltételek mellett, milyen rendszerességgel biztosít a munkáltató. Egyéb juttatás A munkaszerződés tanúsága szerint a munkavállaló saját gépjármű hivatalos célú használatára tekintettel külön megállapodásban rögzítettek szerint költségtérítésben részesül. A munkáltató a költségnyilatkozatban foglaltak szerint állapítja meg az adó és a járulék alapját. Javasoljuk a dolgozó figyelmét felhívni arra, hogy a gépjármű költségek elszámolása, nyilvántartása a munkavállaló felelőssége. Itt szeretnénk megemlíteni, hogy otthoni távmunka esetén a munkába járás távmunka végzés esetén nem értelmezhető, hiszen a lakás és a munkahely valószínűleg egybeesik. Ennek következtében, ha a munkavállalót be- illetve kirendelik munkavégzésre, akkor a hivatalos üzleti utazásokra vonatkozó rendelkezések az irányadók. Ez azt jelenti, hogy az üzleti utak arányában lehet elszámolni az üzemanyagköltséget valamint a fenntartási javítási költségeket. Ez utóbbinál a tételes elszámolás helyett választhatja a dolgozó a kilóméter alapú átalányköltség elszámolását is. Javasolt a dolgozók figyelmét felhívni arra, hogy a költségelszámolás módja adóéven belül nem változtatható meg.


63. oldal

www.husk-cbc.eu

Természetbeni juttatás Természetbeni juttatásról távmunkavégzők esetében is akkor beszélhetünk, ha adóköteles terméket vagy szolgáltatást nem személyre szabottan, hanem szabályzatban rögzített módon juttat a munkáltató a munkavállaló részére. Javasoljuk, hogy a távmunkát végző munkavállalók részére külön szabályzatban rögzítsék azokat a juttatásokat, amelyeket esetleg más munkavállalók részére nem kívánnak biztosítani. Egyéb tudnivaló Javasolt a távmunkát végző munkavállalók figyelmét felhívni arra, hogy amennyiben költségtérítésben részesülnek és e jogcímen kapott bevétellel szemben tételesen költséget kívánnak elszámolni, akkor a személyi jövedelemadó bevallásukat saját maguknak kell elkészíteni. Javasolt továbbá, hogy oktatás, továbbképzés keretében ismertessék a dolgozókkal az alapvető adózási tudnivalókat, az adminisztrációs feladatokat, mint pl. útnyilvántartás vezetése, bizonylatok megőrzése, adóbevallás kitöltése, stb. Összegzésképpen megállapítható, hogy az adókötelezettség pontos teljesítése érdekében belső szabályzatokban javasolt rögzíteni 

A munkáltató által biztosított eszközök igénylését, leltározását, visszaadását,



Azokat az elveket, módszereket, amelyekkel meghatározható a költségtérítés összege



A természetbeni juttatásokat



A munkáltató és a munkavállaló felelősségét az adókötelezettség teljesítésével összefüggésben.


64. oldal

www.husk-cbc.eu

III. A TÁVMUNKA-HÁZAK INFORMÁCIÓBIZTONSÁGI KÉZIKÖNYVE Jelen fejezet célja, hogy a kialakításra kerülő távmunka-házak adatbiztonsági és adatvédelmi szempontból felkészültek legyenek a nemzetközi előírásoknak is megfelelő működésre. Miután a távmunka-házból végezhető tevékenységek nagy része az „adatfeldolgozás” kategóriájába eshet, emiatt a jelen fejezetben kifejtésre kerülő információbiztonsági szempontoknak való megfelelés egyes esetekben elkerülhetetlen (pl. a pénzintézetek esetében például törvényi előírás is). Az információbiztonság az információ védelme a széleskörű fenyegetésektől, hogy biztosítsák az üzleti folyamatok működésének folytonosságát, a lehető legkisebbre csökkentsék a kockázatot, és legnagyobbra növeljék a befektetési megtérülést és a működési lehetőségeket. Az információbiztonsági irányítási rendszer, a működési kockázatokat figyelembe vevő megközelítésen alapulva kialakítja, bevezeti, működteti, figyeli, átvizsgálja, fenntartja és fejleszti az információvédelmet. Az irányítási rendszer magában foglalja a szervezeti felépítést, a szabályzatot, a tervezési tevékenységeket, a felelősségi köröket, a gyakorlatot, az eljárásokat, a folyamatokat és az erőforrásokat. Az információbiztonsági irányítási rendszer tanúsítható rendszer. A tanúsítás alapján az ISO/IEC 27001:2005 (magyar fordításban: MSZ ISO/IEC 27001:2006) szabvány alkotja. Az információbiztonsági irányítási rendszer szabványa hasonlóan a minőségirányítási rendszer szabványához (EN ISO 9001:2008 - MSZ EN ISO 9001:2009) egy szervezet vezetésének munkáját segítő menedzsment eszköz. Jelen fejezetben emiatt az információbiztonsági követelményeket az ISO 27001 minősítési rendszer alapján dolgozzuk ki, biztosítva ezzel a nemzetközi és hazai megfelelősséget és illeszthetőséget a potenciális munkaadók követelményeihez. Az egyes fejezetek megfelelnek a minősítési rendszer fejezeteivel. Minden esetben ismertettük a szabvány által megfogalmazott célt, és a távmunka-házra vonatkozóan kifejtettük a releváns tartalmakat.

Működési kockázatok Az információbiztonsági rendszer kialakítására vonatkozó működési kockázatokként az alábbiakat tártuk fel: 

a távmunka-házban tárolt információkat védeni kell, azokhoz csak a munkaadó kijelölt munkavállalói férhetnek hozzá,



biztosítani kell az egy távmunka-házban működő cégek információinak elkülönült tárolását,


65. oldal

www.husk-cbc.eu



biztosítani kell a munkaadók információinak elzárását a nyilvánosságtól (pl. alkalmi oktatások során),



a távmunka-házba való belépések és kilépések folyamatának biztosítania kell, hogy csak az arra jogosultak tartózkodjanak a távmunka-házba, és csak az arra jogosult időben és területen.

Az egyes távmunkahelyeket bérlő munkáltatók további kockázatelemzést hajthatnak végre, és annak eredményeként további eljárások kialakítása lehet szükséges.

Szabályzati rendszer Cél: Vezetői iránymutatás és támogatás nyújtása az információbiztonság a működés követelményeinek, valamint a vonatkozó törvényeknek és szabályozásnak megfelelően Információbiztonsági politika Az intézmény területén és kezelésében működő kommunikációs és informatikai rendszerek tervezésére, bevezetésére, üzemeltetésére és ellenőrzésére vonatkozó feladatokat úgy kell elvégezni, hogy a rendszerek védelme a jogszabályi és munkáltatói előírásoknak eleget tegyen, valamint a védelem hiányából eredő kockázatokkal legyen arányos. A távmunka-ház kezelésében, valamint felügyeletében működő és a Munkáltatókat kiszolgáló kommunikációs és informatikai rendszereket az adatok titkosságára, bizalmas jellegére és biztonságára vonatkozó adatvédelmi törvényeknek és munkáltatói előírásoknak megfelelően kell üzemeltetni. Ezek alapján a védett adatokra vonatkozóan olyan védelmi eljárásokat kell alkalmazni, amelyek ellenőrizhetővé teszik a cselekményeket, lehetővé teszik az illetéktelen cselekedetek felderítését és a felelősök megállapítását. Az informatikai rendszerekben az előbbieken kívüli adatot, információt és egyéb szellemi tulajdont a szervezet számára jelentkező értékével arányosan kell védeni az illetéktelen betekintéstől, a módosítástól, a megsemmisítéstől és a nyilvánosságra kerüléstől. A védelemnek biztosítania kell az informatikai rendszer megbízható üzemét fenyegető káresemények elhárítását, illetve hatásuk minimalizálását a megadott biztonsági követelmények szintjén. Olyan védelmi eljárásokat kell alkalmazni, amelyek garantálják, hogy a távmunka-ház még akkor is hatékonyan működjön, ha akár egy számítógépét vagy szerverét támadás éri. Az informatikai biztonság rendszere minimális adminisztratív terhet kell, hogy jelentsen, az alkalmazottaktól ne igényeljen aránytalanul nagy erőfeszítést, csak amelyet a helyes munkavégzés gyakorlata során elvárhatunk. Elsősorban abban nyújtson támogatást, hogy állapítsa meg a kivételes eseteket és biztosítsa a normál állapotra való visszatérést a kivételes esemény leküzdése után.


66. oldal

www.husk-cbc.eu

Az információbiztonsági szabályzat A Munkáltató menedzsmentjének információbiztonsági szabályzatot kell jóváhagynia, azt közzé kell tennie és ismertetnie kell valamennyi alkalmazottal.Az információbiztonsági szabályzatot meghatározott időközönként, illetve lényeges változások bekövetkezésekor, át kell vizsgálni annak biztosítására, hogy továbbra is alkalmas, helytálló és hatékony maradjon. Az Informatikai Biztonsági Szabályzat egy olyan belső szervezeti intézkedés, amely a szervezeten belül működtetett informatikai rendszerekre vonatkozóan szabályozza az informatikai rendszerrel kapcsolatos biztonsági intézkedéseket, szervesen illeszkedve a szervezet egyéb működési és ügyrendi előírásaihoz. Az adatvédelem oldaláról megközelítve az adatokkal, mint informatikai elemekkel foglalkozó rendszerek biztonságát kell megteremteni, amelyek természetüknél fogva számítástechnikai eszközök felhasználását is igénylik. A számítástechnika védelménél többről van szó, mert a számítástechnikai eszközök az informatikai rendszer része és azokhoz hozzátartozik a környezeti infrastruktúra, a hardver, az adathordozók, a dokumentumok, a szoftverek, az adatok, a kommunikáció és a személyek elemcsoport valamennyi eleme. Az Informatikai Biztonsági Szabályzatba olyan lényeges intézkedések kerülnek, amelyek ezen rendszerelemekre korlátozódnak és az előírások lehetővé teszik az informatikai rendszerre irányuló veszélyek, fenyegető tényezők hatásainak elviselhető mértékűre való csökkentését. Ebben a fejezetben a távmunka-ház működésére vonatkozó alapvető irányelvek kerülnek meghatározásra az ISO27001 szabvány szerint. A Munkáltatóval kötendő szerződésben felül kell vizsgálni ezeket az irányelveket, és igény esetén meg kell határozni a Munkáltató kívánalmainak megfelelő szabályozást. A távmunkások minden esetben a Munkáltató által meghatározott szabályok és jelen általános irányelvek szigorúbb változatát kötelesek betartani.

Biztonsági szervezet Cél: Az információbiztonság irányítása a szervezeten belül. A távmunka-ház fenntartásához és üzemeltetéséhez egy általános ügyintéző-koordinátor és egy rendszergazda szükséges. Ezt a szerepet szükség szerint betöltheti egy vagy több személy is. Általános ügyintéző-koordinátor Általános ügyintéző-koordinátor feladatai többek között -

a távmunka-házzal kapcsolatos adminisztratív ügyek intézése, kapcsolattartás a munkaadókkal, információ szolgáltatás az érdeklődőknek a távmunka-ház működéséről, a távmunkások tevékenységének támogatása és kontrollja,


67. oldal

www.husk-cbc.eu

-

a logisztikai feladatok megszervezése.

Rendszergazda Rendszergazda feladatai többek között -

a távmunka-ház infokommunikációs eszközeinek fizikai karbantartása, a telepített szoftverek üzemeltetési teendőinek ellátása, a távmunka-ház adatbiztonsági előírásainak való megfelelés biztosítása, a távmunka-ház információs rendszerének folyamatos vírusvédelme általános informatikai feladatok ellátása.

Vagyontárgyak kezelése Cél: Megfelelő védelem elérése és fenntartása a szervezet vagyontárgyait illetően. Asztalok, székek, irodabútorok használata A távmunka-házban levő asztalokat és székeket rendeltetésszerűen kell használni. Minden dolgozó köteles az általa használt eszközöket munkakezdéskor ellenőrizni és amennyiben annak állapotában változást észlel, úgy azt a távmunka-ház koordinátora felé jelezni. A nem rendeltetésszerű használatból eredő károkat a munkavállalók kötelesek megtéríteni. Számítógépek, telefonok használata A távmunka-házban levő számítógépeket és telefonokat rendeltetésszerűen kell használni. Minden dolgozó köteles az általa használt eszközöket munkakezdéskor ellenőrizni és amennyiben annak állapotában változást észlel, úgy azt a távmunka-ház koordinátora felé jelezni. A nem rendeltetésszerű használatból eredő károkat a munkavállalók kötelesek megtéríteni. A számítógépekre a munkavállalók nem telepíthetnek olyan szoftvereket, amelyeket a munkáltató nem engedélyez. A számítógépeken tárolt adatokért a munkavállaló felelős. A telefonokat a munkavállalók a Munkáltató iránymutatásai szerint használhatják magán célú hívásokra. A távmunka-ház szabályai szerint a telefonok privát célra nem használhatók. Másolás, nyomtatás előírásai A távmunka-ház területén érvényes belépőkártyával tartózkodó személyek jogosultak a távmunkaház tulajdonában álló nagykapacitású nyomtatók, fénymásolók és szkennerek használatára. Nyomtatáshoz és fénymásoláshoz, csak az eszközök kijelölt tálcájában levő papírok használhatók. Ennek utánpótlása minden esetben a Munkáltató költséghelyéről történik. Amennyiben a nyomtatást végző személy nem áll Munkáltató foglalkoztatásában, úgy a használat ténye rögzítésre kerül a Nyomtatási naplóba. A következő mezők kerülnek rögzítésre: nyomtatás dátuma, belépőkártya azonosítója, nyomtatást végző személy neve, nyomtatott oldalak száma. A napló alapján havi rendszerességgel kimutatás készül, amely elküldésre kerül a Fenntartó számára. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

68. oldal

www.husk-cbc.eu

Kiemelt és kritikus eszközökkel kapcsolatos követelmények A távmunka-ház kiemeltnek a következő közös használatban levő eszközöket jelöli meg:    

Multifunkcionális nyomtató, szkenner, fax Videokonferencia rendszer Tárgyaló Közös helyiségek (társalgó, konyha, mosdó)

A kiemelt eszközök használata fokozott figyelemmel, az érvényes előírásoknak megfelelően engedélyezett. A távmunka-ház kritikusnak a következő eszközöket jelöli meg:      

Szerverek, Telefonközpont Szünetmentes táp Hálózati elosztók Elektromos áramelosztó Közművel kapcsolatos szekrények

A kritikus eszközök elzárt helyen, csak az arra jogosultak számára elérhető módon kerülnek kialakításra. Tárgyalók használatával kapcsolatos követelmények A távmunkás jelzi a Koordinátornak az erre kialakított nyomtatványon a tárgyalóhasználati igényét. Meg kell jelölni a kívánt napot, időpontot, időtartamát, igényelt informatikai és távközlési eszközöket, igényelt frissítőket. A Koordinátor az igény és a Belépőkártya alapján ellenőrzi a tárgyalóhasználat jogosultságát, majd lefoglalja a tárgyalót a kívánt feltételekkel. Amennyiben a tárgyaló a kért időpontban nem szabad, úgy módosítást kér a távmunkástól. A Rendszergazda a foglalás alapján előkészíti a tárgyalót a szükséges technikai eszközök biztosításával. A távmunkás a foglalt időpontban igénybe veszi a tárgyalót. A tárgyalóhasználatról utólag jegyzőkönyvet készítenek, amelyben rögzítik a valós használat időtartamát, résztvevők nevét, használt eszközöket, elfogyasztott frissítőket, valamint az esetleges észrevételeket. A Koordinátor a tárgyalóhasználat tényét rögzíti a Munkáltatói nyilvántartásba. Amennyiben a szerződéses feltételek eseti díjazást állapítottak meg, úgy ez alapján készül számla Munkáltató részére.


69. oldal

www.husk-cbc.eu

Személyi biztonság Cél: Annak biztosítása, hogy az alkalmazottak, a szerződő felek és harmadik felek, mint felhasználók legyenek tisztában felelősségükkel, legyenek alkalmasak a nekik szánt feladatkörök betöltésére, valamint a lopásból, a csalásból, illetve az eszközökkel való visszaélésből származó kockázatok csökkentésére. Cél: Annak biztosítása, hogy valamennyi alkalmazott, szerződő vállalkozó és felhasználó harmadik fél legyen tudatában az információ biztonságát fenyegető veszélyeknek és nyugtalanító tényezőnek, saját felelősségének és kötelezettségeinek, továbbá, hogy legyenek felkészülve mindennapi munkájuk során a szervezet biztonsági politikájának támogatására, s az emberi hibából eredő kockázat csökkentésére. Cél: annak biztosítása, hogy az alkalmazottak, szerződő és felhasználó harmadik felek szabályos módon váljanak meg egy szervezettől, illetve változtassanak munkahelyet. Beléptetés és kiléptetés A távmunka-házban csak olyan személyek tartózkodhatnak, akik a távmunka-házzal érvényes szerződésben levő munkáltatók alkalmazottai, illetve a távmunka-ház által foglalkoztatott személyzet. A belépők kötelesek megismerni és elfogadni a távmunka-ház használati szabályzatát és aszerint végezni munkájukat. A szabályzatokat a belépés napján a távmunka-ház koordinátor adja át és ő gyűjti össze a nyilatkozatot amelyben a munkavállaló elismeri hogy megismerte és elfogadja azokat. A számítógépes rendszerekhez való hozzáféréseket a munkáltató iránymutatásai alapján készíti el a távmunka-ház koordinátora, illetve a munkáltató. A távmunka-ház koordinátora Személyi kartont nyit minden új belépő számára, amelyre rávezeti az átadott eszközöket és csatolja a nyilatkozatokat. A belépők számára a koordinátor belépő kártyát állít ki, amely a jövőben a belépésre jogosítja a munkavállalókat. A kilépők kötelesek a náluk levő dokumentumokat, belépő kártyát, számítástechnikai eszközöket leadni. A számítástechnikai eszközökhöz való hozzáférést a kilépés napján a távmunka-ház koordinátora törli. A távmunka-ház koordinátora bejegyzi a kilépés tényét a Személyi kartonba. Informatikai képzés és oktatás A munkatársak folyamatos képzése érdekében, a foglalkoztatási terv készítésével párhuzamosan, az Fenntartó és a Munkáltató a távmunkásokkal együttműködve elkészíti a távmunka-ház éves oktatási tervét. A terv összeállításához szükséges adatok a munkatársak végzettsége, felkészültsége és igényei alapján kerülnek meghatározásra. Az oktatási terv megvalósításához Munkáltató HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

70. oldal

www.husk-cbc.eu

- külső (iskolai, tanfolyami, szakmai előadások, konferenciák, kiállítások) és - belső (szakmai oktatás, minőségügyi oktatás, informatikai képzés, nyelvoktatás) oktatási formákat biztosít a távmunkások részére. Belső oktatások esetén az általános oktatási anyagot a Fenntartó, a szakmai oktatási anyagot a Munkáltató állítja össze. Külön szabályok vonatkoznak a biztonságos munkavégzéssel összefüggő munka- és tűzvédelmi ismeretek elsajátítására. Ezen területen az oktatási és vizsgáztatási tevékenység – külső megbízottal történő - végrehajtatásáért a Munkáltató a felelős. A nem tervezhető, rendkívüli, illetve speciális igényeket a munkatársak jelzik a Munkáltató részére, aki dönt annak teljesíthetőségéről. A távmunka-ház személyzete lehetőségeihez mérten segíti az ilyen rendkívüli oktatások lebonyolítását. A külső oktatásokon részt vettek által megszerzett bizonyítványokat, igazolásokat bejegyzésre kerülnek a Személyi kartonra. A belső oktatáson résztvevőkről jegyzőkönyvi nyilvántartás (jelenléti ív) készül. Az oktatottak aláírásával ellátott jegyzőkönyveket a távmunka-ház személyzete tárolja. A külső és belső oktatások megvalósulását - a jegyzőkönyvek és a bizonyítványok, igazolások alapján – a távmunka-ház személyzete az oktatási tervben dokumentálja, melyet a távmunkás és az Oktatást lebonyolító az aláírásával igazol. A távmunka-ház bármely munkatársa, amennyiben a távmunka-ház működését elősegítő javaslatot kíván tenni, javaslatot fogalmaz meg és továbbít az erre a célra kialakított e-mail boxban ([email protected]). A javaslatot és a távmunka-ház Fenntartójának válaszát minden munkatárs megkapja. Teendők a munkavégzés kezdetekor és befejeztével A munkaidő kezdetekor és befejeztével a Koordinátor a Belépőkártya alapján azonosítja a távmunkásokat. A munkaidőnaplóba történt bejegyzés igazolja a távmunkás munkakezdését és munkavégzését. A munkavégzés megkezdésekor, a Koordinátor az azonosítás után kiadja a távmunkásnak a munkavégzéshez kapcsolódó dokumentumait az irattárból. Ilyenkor kerülnek kézbesítésre a Munkáltató által küldött további anyagok is. Ezt követően a Rendszergazda előkészíti a munkavégzéshez szükséges eszközöket. A munkavégzés befejeztével a távmunkás a Rendszergazdának adja át a munkavégzéshez használt eszközöket. A Rendszergazda az ellenőrzést követően a Rendszerhasználati naplóba jegyzi be az eszközök átvételét. A munkavégzés során használt dokumentumokat a Koordinátornak kell átadni, HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

71. oldal

www.husk-cbc.eu

aki elzárt helyre helyezi azokat. A munkavállaló a munkavégzéssel kapcsolatos igényeit egy igénylistán adhatja le (pl. elfogyott formanyomtatványok). A távmunka-ház felelősségi körében levő igényeket a személyzet a lehető legrövidebb időn belül pótolja. A Munkavállaló által kielégíthető igényeket azonnali hatállyal továbbítja a Munkáltató kijelölt felelősének. A megérkezett válaszokat és küldeményeket továbbítja az érintett távmunkásoknak. Munkavégzési idő betartása A távmunkások számára előírt munkaidőt minden esetben a Munkáltatóval kötött munkaszerződés szabályozza. Az előírt munkaidőket a távmunka-ház személyzete megkapja. A Koordinátor a munkakezdéskor ellenőrzi ezeket a Munkáltatói előírásokat. A munkavégzés csak az előre jóváhagyott időpontokban lehetséges a távmunka-ház területén. A távmunka-házban végzett munka a munkaidő naplóban kerül bejegyzésre, amelyet a Munkáltató és a Fenntartó rendszeresen jelentés formájában megkap.

Fizikai és környezeti biztonság Cél: A szervezet helyiségeinek és információinak védelme, a jogosulatlan, illetéktelen fizikai behatolás, károkozás és zavarkeltés megakadályozása. Cél: A vagyontárgyak elvesztésének, károsodásának, eltulajdonításának, illetve megrongálásának, valamint a szervezeti működés fennakadásának megelőzése. Belépés a távmunka-házba A távmunka-házba csak a távmunka-ház személyzete, illetve olyan személyek léphetnek be, akik a távmunka-házzal érvényes szerződésben álló munkáltatók alkalmazottai és érvényes belépőkártyával rendelkeznek. A távmunka-házba való belépés és távozás tényét a koordinátor nyilvántartásba rögzíti. Központi helységek és eszközök védelmi előírásai A távmunka-házba csak érvényes belépőkártyával rendelkező személyek tartózkodhatnak. A belépőkártyát csak az arra jogosult személyek kaphatnak. A távmunka-ház területén az érvényben levő szabályzatok előírásai érvényesek. Egy körülhatárolt munkatérben, a távmunka-ház általános szabályzatai, valamint az ott foglalkoztatott távmunkások Munkavállalói által kialakított, érvényben levő szabályzatainak szigorúbb intézkedései az érvényesek. A vonatkozó szabályzatok oktatására vonatkozóan tananyagok és leírások állnak a rendelkezésre. Az állandó belépőkártyával rendelkező személyek számára ezen tananyagok és leírások elsajátítása kötelező. Ezek elvégzése után igazolást kapnak a belépést igénylők. Ez az igazolás alapfeltétele a Belépőkártya kiadásának és fenntartásának. Állandó belépőkártyára a következő csoportok jogosultak: HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

72. oldal

www.husk-cbc.eu

    

A távmunka-házat fenntartó intézmény vezetője, és az általa meghatalmazott, az intézmény képviseletére jogosult személyek. A távmunka-ház személyzete. A távmunka-házban távmunkásokat foglalkoztató Munkavállaló vezetője és az általa meghatalmazott, az intézmény képviseletére jogosult személyek. A távmunkba-házban foglalkoztatott távmunkások. A távmunka-ház fenntartójával szerződésben álló, az ingatlan takarítását és üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatásokat rendszeresen ellátó vezetők arra nevesített képviselői.

Ideiglenes belépőkártyára a következő csoportok jogosultak:  A hatóságok nevesített képviselői.  A távmunka-házzal szerződéses kapcsolatban álló karbantartó társaságok nevesített képviselői.  A távmunka-házzal szerződéses kapcsolatban álló beszállító szolgáltatók nevesített képviselői.  A távmunka-házat fenntartó intézmény vezetője által engedélyezett személyek.  A távmunka-házban távmunkásokat foglalkoztató Munkavállaló vezetője által engedélyezett személyek. Vírusvédelmi előírások Minden számítógépen (a szervert is beleértve) vírusírtó program fut. Ez biztosítja a különböző forrásból származó vírusok kiszűrését. Ezen program rendszeresen frissíti a vírusadatbázisát, mely minden gépen naponta megtörténik. Ez a funkció automatikus, azonban a felhasználó megszakíthatja. Abban az esetben, ha a megszakítás következtében a rendszerbe vírus kerül, annak teljes anyagi és jogi felelőssége azt a felhasználót terheli, aki a frissítést megszakította. A távmunkaház törekszik olyan vírusölő program bevezetésére, mely azt a funkciót a lehető legkevesebb interaktivitással végzi. Gépteremmel kapcsolatos követelmények A gépterembe csak az erre a célra feljogosító belépőkártyával lehet belépni. A gépteremhez két kulcs van. Az egyik az Fenntartónál, a másik a Rendszergazdánál található. A gépterembe való belépésről minden esetben bejegyzés készül a Gépterem használati naplóba. Közös helyiségek használatával kapcsolatos követelmények A távmunka-házba csak érvényes belépőkártyával rendelkező személyek tartózkodhatnak. A belépőkártyát csak az arra jogosult személyek kaphatnak. A távmunka-ház területén az érvényben levő szabályzatok előírásai érvényesek. Egy körülhatárolt munkatérben, a távmunka-ház általános szabályzatai, valamint az ott foglalkoztatott távmunkások Munkavállalói által kialakított, érvényben levő szabályzatainak szigorúbb intézkedései az érvényesek. A vonatkozó szabályzatok oktatására vonatkozóan tananyagok és leírások állnak a rendelkezésre. Az állandó belépőkártyával rendelkező személyek számára ezen tananyagok és leírások elsajátítása


73. oldal

www.husk-cbc.eu

kötelező. Ezek elvégzése után igazolást kapnak a belépést igénylők. Ez az igazolás alapfeltétele a Belépőkártya kiadásának és fenntartásának. A közös helyiségeket mindenki rendeltetésszerűen használhatja. A közös helyiségekben elhelyezett eszközökben okozott károkért a károkozó a felelős, és köteles megtéríteni az általa okozott kárt. Közlekedés a távmunka-ház területén A távmunka-ház területén kizárólag érvényes belépőkártyával lehet tartózkodni és közlekedni. Az egyes területek a Munkáltatói előírásoknak megfelelően kerülnek kialakításra. A távmunkások csak a rájuk vonatkozó szabályzatokban foglalt területeket használhatják.

Kommunikáció és üzemeltetés biztonsága Cél: Az információ-feldolgozó eszközök előírásszerű és biztonságos üzemeltetésének biztosítása Cél: Az információbiztonság és szolgáltatásnyújtás megfelelő szintjének bevezetése és fenntartása a harmadik felekkel kötött szolgáltatásnyújtási megállapodásokkal összhangban Cél: A rendszerhibák kockázatának minimalizálása Cél: A szoftver és az információ sértetlenségének megóvása. Cél: Az információk és az információ-feldolgozó berendezések sértetlenségének és rendelkezésre állásának fenntartása. Cél: A hálózatokban lévő információk megóvásának és a támogató infrastruktúra védelmének biztosítása. Cél: Vagyontárgyak illetéktelen kiadásának, módosításának, eltávolításának, vagy tönkretételének, valamint a működési tevékenységek megszakadásának megelőzése. Cél: A szervezeten belül és bármilyen külső entitással kicserélt információk és szoftverek biztonságának fenntartása. Cél: A jogosulatlan információ-feldolgozó tevékenységek észlelése. Internet, e-mail használat előírásai A távmunka-házban biztosított a folyamatos Internet hozzáférés. Ezt kizárólag a Munkáltató számára végzett munkafeladatok ellátása során használhatják a dolgozók. Tilos az Internetet illegális, jogszabályba ütköző tevékenységre használni. Minden ebből származó kárért az azt okozó dolgozó teljes felelősséggel tartozik.


74. oldal

www.husk-cbc.eu

Az elektronikus levelezés (e-mail) megvalósítása a távmunka-házban saját mail server és kliens programmal történik. Minden beérkező és kimenő levél a szerveren archiválásra kerül. Amennyiben a Munkáltató másképp nem rendelkezik, minden dolgozónak saját e-mail címe van, felépítése: keresztnév.vezetékné[email protected] . Ezen kívül van egy [email protected], mely általános bejövő információkérő leveleknek van fenntartva. Ez a levél a távmunkaház fenntartójának képviselőjéhez van irányítva. A dolgozók a levelezést csak a Munkáltató számára végzett munkafeladatok ellátása során használhatják. Szigorúan tilos megadni a levélcímet bármilyen, reklámtevékenységet, magán hírlevél küldést, szexuális szolgáltatást és hasonló tevékenységet végző cégeknek. Az ebből származó, a távmunka-házat ért kárért a címet kiadó dolgozó teljes anyagi és jogi felelősséggel tartozik. Hangrögzítés előírásai A távmunka-ház nem rögzíti a bejövő és kimenő hívásokat. Az IP alapú telefonközpont, azonban lehetőséget biztosít mind egyes számtartományok hívásának automatikus, mind konkrét beszélgetések manuális rögzítésére. A hangrögzítésre vonatkozó előírások kialakítására és az adatvédelmi törvénynek való megfelelősségre az ezt igénylő, illetve lehetővé tevő Munkáltató köteles. A távmunka-ház telefonközpontjának hangrögzítéssel kapcsolatos konfigurálásához minden esetben csatolni kell az erre vonatkozó szabályzatot, és a Fenntartó jóváhagyását igazoló dokumentumot. A telefonközpont hangrögzítési szabályainak minden változtatását bele kell vezetni a Hangrögzítési eseménynaplóba. A napló bejegyzéseiről havi rendszerességgel kimutatás készül, amely megküldésre kerül a Fenntartónak. Telefonhasználat előírásai A távmunka-házban lévő telefonkészülékeket csak az arra jogosult személyek használhatják. A telefonkészülék használatához egy kódszám beütése szükséges. Ez a kódszám a belépési engedély kiadásakor igényelhető. A kódszám alapján a telefonközpont a kódszámhoz kapcsolódó hívásokról és eseményekről részletes kimutatást tud adni. A telefonhasználatra nem jogosító belépőkártyával rendelkező személyek a távmunka-ház személyzete által használt készülékekről bonyolíthatnak hívásokat. Ezek a hívások felvezetésre kerülnek a Hívásnaplóba. A telefonközpont hívásstatisztikáiról és a Hívásnaplóba történt bejegyzésekről havi rendszerességgel kimutatás készül, amely megküldésre kerül a Fenntartónak. Dokumentálási előírások A távmunka-ház általános szabályzatai rögzítik azokat az eseményeket, amelyek dokumentálási kötelezettséggel bírnak, Ezek betartása kötelező, és az éves auditokon ellenőrzésre kerül.


75. oldal

www.husk-cbc.eu

A Munkáltatók további előírásokat készíthetnek távmunkásaik részére. A dokumentálási szabályok betartása minden távmunkásra nézve kötelező. Videokonferencia kezdeményezése, fogadása A távmunkás jelzi a Koordinátornak az erre kialakított nyomtatványon a videokonferencia használat igényét, amelyet a tárgyalóban végezhet. Meg kell jelölni a kívánt napot, időpontot, időtartamát, igényelt informatikai és távközlési eszközöket. A Koordinátor az igény és a Belépőkártya alapján ellenőrzi a videokonferencia használat jogosultságát, majd lefoglalja a tárgyalót a kívánt feltételekkel. Amennyiben a videokonferencia rendszer a kért időpontban nem szabad, úgy módosítást kér a távmunkástól. A Rendszergazda a foglalás alapján előkészíti a tárgyalót a videokonferenciára a szükséges technikai eszközök biztosításával. A távmunkás a foglalt időpontban igénybe veszi a tárgyalót és megkezdi a videokonferenciát. A videokonferencia használatról utólag jegyzőkönyvet készítenek, amelyben rögzítik a valós használat időtartamát, résztvevők nevét, használt eszközöket, valamint az esetleges észrevételeket. A Koordinátor a videokonferencia használat tényét rögzíti a Munkáltatói nyilvántartásba. Amennyiben a szerződéses feltételek eseti díjazást állapítottak meg, úgy ez alapján készül számla Munkáltató részére. Adatmentési szabályok A távmunka-ház tulajdonában levő szervereinek és számítógépeinek az erre kijelölt területei és adatbázisai rendszeresen, minden munkanap 22:00-kor mentésre kerülnek. A mentések egy külön merevlemezre, valamint hetente egy újraírható DVD-re kerülnek. A DVD-k tárolása a távmunkaháztól eltérő helyen, a Fenntartó épületében, páncélszekrényben történik. Az adatmentések automatikusan egy adatmentési naplóba kerülnek rögzítésre. Az adatmentési napló is rendszeresen mentésre kerül.

Hozzáférés-ellenőrzés Cél: Az információkhoz való hozzáférés ellenőrzése Cél: Az információs rendszerekhez való jogosult hozzáférés biztosítása, illetve a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása. Cél: A jogosulatlan felhasználói hozzáférés, valamint az információk és információ-feldolgozó eszközök megrongálásának, illetve eltulajdonításának megelőzése. Cél: A hálózatos szolgáltatásokhoz való jogosulatlan hozzáférés megakadályozása


76. oldal

www.husk-cbc.eu

Cél: Az operációs rendszerekhez való jogosulatlan hozzáférés megelőzése Cél: Az alkalmazási rendszerekben tárolt információhoz való jogosulatlan hozzáférés megelőzése Jogosultsági előírások Minden arra jogosult a rendszert, csak a számára létrehozott felhasználói névvel és a hozzátartozó jelszóval használhatja. A jelszó legalább 8 karakter hosszú és 45 naponta változtatni kell. Minden dolgozó saját felelőssége, hogy jelszavát csak ő tudja, az illetéktelen kézbe ne kerüljön. Az eszközökhöz és rendszerekhez való hozzáférések a Munkáltatókkal kötött szolgáltatási szerződésben szabályozott feltételek szerint kerülnek kiosztásra és visszavételre. A jogosultság kiosztása és visszavétele az erre a célra kialakított Jogosultság igénylő és Jogosultság módosító adatlapokon történik. Ezen meg kell határozni a jogosultság igénylés/módosítás igénylőjét, dátumát, a jogcímét, eszközök körét, alkalmazások körét, egyéb hatásokat. A jogosultságok módosulásáról havi rendszerességgel kimutatás készül, amely elküldésre kerül a Fenntartó, és az azt igénylő Munkáltató számára. Felhasználói bejelentések kezelése A munkavégzéshez kapcsolódó, Munkáltatóra vonatkozó felhasználói bejelentések napi rendszerességgel egy Igénylistán kerülnek összegyűjtésre. Ez a lista naponta megküldésre kerül a Munkáltatónak. A távmunka-ház fenntartásához kapcsolódó felhasználói bejelentéseket a távmunka-ház személyzete számára lehet benyújtani írásos formában. Amennyiben ezek megválaszolására és kielégítésére a személyzet nem jogosult, úgy továbbítja azt a Fenntartó erre kijelölt képviselőjének. A bejelentések és azok eredményei bejegyzésre kerülnek az Eseménynaplóba, az alátámasztó dokumentumok (pl. emailek) minden esetben tárolásra kerülnek. Adatvédelem, adatcsoportok előírásai A számítógépet használók minden számítógépes adatot a szerveren kötelesek tárolni az arra kialakított könyvtárakban. Az ezen kívül keletkező adatokkal (képek, mozgófilmek, játékok, stb.), melyek a munkavégzéssel nincsenek összefüggésben a rendszergazda előzetes bejelentés nélkül töröl a szerverről és a kliens számítógépekről. A fenti könyvtárszerkezet a következő: ’KOZOS’ könyvtár: mindenkit érintő adatok, dokumentumok tároló helye. ’FELHASZNÁLÓ NEVE’ könyvtár: az adott felhasználó saját munkafájljai. ’MUNKÁLTATÓ NEVE’ könyvtár: a Munkáltató távmunkásai által elérhető fájlok tároló helye. A fenti könyvtárakon belül igény szerint alkönyvtárakat alakít ki a rendszergazda, illetve a Munkáltató erre kijelölt szakembere. A fenti könyvtárakon kívüli adatok kezelése a rendszergazda feladata, a nem HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

77. oldal

www.husk-cbc.eu

odatartozó (véletlenül odamentett, stb.) adatokat a rendszergazda előzetes egyeztetés után a megfelelő helyre átrakja. A szerveren a fenti könnytárak illetve az ügyviteli rendszer adatai és egyéb, a cég működéséhez szükséges rendszeresen mentésre kerülnek.

Információs rendszerek beszerzése, fejlesztése és karbantartása Cél: Annak biztosítása, hogy a biztonság az információs rendszerek szerves részét képezze. Cél: Az információs tévedések, az információk elvesztésének, jogosulatlan módosításának, illetve az információkkal való visszaélések elkerülése az alkalmazásokban. Cél: Az információ bizalmasságának, hitelességének, valamint sértetlenségének védelme titkosítási eszközökkel Cél: A rendszerfájlok biztonságának garantálása Cél: Az alkalmazási rendszerek szoftverei és információi biztonságának fenntartása. Cél: A nyilvánosságra került műszaki sebezhetőségek kiaknázásából származó kockázatok csökkentése Szoftverfejlesztési és verziókövetési előírások A távmunka-ház nem végez szoftverfejlesztéseket. A távmunka-ház tulajdonában álló szoftverek verziókövetését a Rendszergazda az előírt rendszerességgel végzi. Az automatikus frissítések (pl. operációs rendszer) felügyeletét a Rendszergazda az automatikus eseménynapló alapján rendszeresen ellenőrzi. A jelzett hibákat kivizsgálja, és bevezeti a Verziófrissítési eseménynaplóba. A manuális verziófrissítés minden esetben egy tesztszámítógépen történik, amelyen a frissítés általérintett szoftverek megtalálhatók. A frissítést követően a szoftver verzió kompatibilitásának ellenőrzése történik. Amennyiben ez hibamentes, úgy a frissítés az érintett számítógépeken is megtörténik. Az elvégzett tevékenységek bejegyzésre kerülnek a Verziófrissítési eseménynaplóba. A Verziófrissítési eseménynapló bejegyzéseiről havi rendszerességgel kimutatás készül, amely megküldésre kerül a Fenntartónak. Szoftverek és programok használatának előírásai A számítógépekre telepített szoftverek és programok használata az érvényben levő szabályozásoknak megfelelően történik. Az egyes számítógépeken ezen előírások eltérhetnek, az eszközt bérlő HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

78. oldal

www.husk-cbc.eu

Munkáltató előírásainak megfelelően. Ezen előírásokat a Munkáltatók a foglalkoztatás megkezdésekor a távmunka-ház rendelkezésére bocsátja. Az előírások betartását a távmunka-ház személyzete ellenőrzi. Hardware elemek kezelési útmutatója A hardware elemek használatát az eszközök kézikönyvében foglaltak szerint kell ellátni. Az érvényben levő szabályzatok további előírást tartalmazhatnak az eszközök használatára.

Incidenskezelés Cél: Annak biztosítása, hogy az információs rendszerekkel összefüggő információbiztonsági események és gyengeségek kommunikálása olyan módon történjék, ami időben lehetővé teszi a szükséges helyesbítő intézkedések megtételét. Cél: Annak biztosítása, hogy az információbiztonsággal összefüggő incidenseket következetes és hatékony megközelítéssel kezeljék. Az információbiztonsági incidensek olyan nem kívánt vagy nem várt egyedi vagy sorozatos információbiztonsági események, amelyek nagy valószínűséggel veszélyeztetik az üzleti tevékenységet és fenyegetik az információbiztonságot. Ilyenek például a következő események: 

a szolgáltatás, a berendezés vagy az eszközök elvesztése;



a rendszer hibás működése vagy túlterhelések (DDos-támadás);



emberi hibák;



a szabályzatoknak vagy irányelveknek való nem megfelelés;



a kényszer vészjelzés olyan módszer, amely rejtetten mutatja, hogy egy tevékenység kényszer alattmegy végbe



a fizikai biztonsági rendelkezések megsértése;



nem ellenőrzött rendszerbeli változások;



a szoftver vagy hardver hibás működése;



hozzáférési sértések.



rosszindulatú kód;



a nem teljes vagy nem pontos működési adatokból eredő hibák;


79. oldal

www.husk-cbc.eu



a bizalmasság és sértetlenség megsértése;



az információrendszerekkel való visszaélés

Az incidensek lehetnek véletlen események, illetve szándékos károkozás eredményei. Az incidensek vélt forrása mögött sokkal súlyosabb szándék is meghúzódhat (pl. szándékos hacker-támadás, vagy olyan esemény, mely átlépheti a szervezeti és nemzeti határokat), ezért önkényesen soha nem szabad nekikezdeni az incidens kezelésére vagy felfedésére, hanem csakis a Munkáltató által kidolgozott módszertan szerint eljárni. Információbiztonsági incidensek kezelése Első lépés gyanánt szükséges az információs rendszerekhez kapcsolódó információbiztonsági események és gyenge pontok azonosítása, illetve közzététele, hogy lehetőség legyen helyesbítő tevékenységek időben való megtételére. Szükséges, hogy hivatalos eseményjelentési és kiterjesztési eljárások álljanak rendelkezésre. Szükséges az információbiztonsági tudatosság oktatása egyaránt az alkalmazottak, illetve a szerződő partnerek, harmadik felek felé, melynek egyik pontja éppen az ilyen információbiztonsági események jelentésének kötelezettségét írja elő, illetve kijelöli, hogy mely vezetőt kell értesíteni az esemény bekövetkeztéről. A jelentéseket a lehető leggyorsabban kell közzétenni bármely információbiztonsági incidensről. A jelentő mechanizmus a lehető legkönnyebben, legjobban hozzáférhető és rendelkezésre állónak kell lennie. Tájékoztatni szükséges az érintett alkalmazottakat, szerződő partnereket, harmadik feleket, hogy semmilyen körülmények között ne kíséreljék meg ellenőrizni a gyanított gyenge pontot. Második lépés az incidenskezelési lépések megtétele, erre szintén hivatalos eljárási rendet szükséges kidolgozni. Hivatalos információbiztonsági eseményt jelentő eljárást kell létrehozni, együtt egy incidensre adott válasz- és kiterjesztési eljárással, megállapítva a megteendő tevékenységet egy információbiztonsági eseményjelentés átvételekor. Ki kell alakítani, jelölni egy kapcsolati helyet az információbiztonság jelentéséhez. Gondoskodni kell arról, hogy ezt a kapcsolati helyet ismerjék mindenütt a szervezetben, álljon mindig rendelkezésre és legyen képes kellő időben megfelelő választ adni. Harmadik lépés a tanulságok levonása. Legyenek kész mechanizmusok, hogy lehetővé tegyék az információbiztonsági incidensek fajtái, mennyiségei és költségei számszerűsítését és figyelemmel kísérését,a kinyert információt használják fel, hogy azonosítsák az ismétlődő vagy nagyhatású incidenseket. Az információbiztonsági incidensek kiértékelése jelezheti az igényt fokozott vagy kiegészítő ellenőrzésekre, hogy korlátozzák a jövőbeli előfordulások gyakoriságát, a belőle származó kárt és költséget, vagy amelyeket számításba kell venni a biztonsági politika átvizsgálási folyamatában. A titoktartási szempontokra megfelelően gondolva, az információbiztonsági incidensek felhasználhatók a használó tudatossági oktatásában példaképp, hogy mi történhet, hogyan válaszoljanak az ilyen incidensekre, és hogyan kerüljék el azokat a jövőben. Szükséges lehet,


80. oldal

www.husk-cbc.eu

hogy képesek legyenek az információbiztonsági események és incidensek megfelelő kezelésére, hogy bizonyítékot gyűjtsenek az előfordulás után, amint csak lehet. A távmunka-ház saját szabályzata szerint az incidenseket azonnali hatállyal jelenteni kell a távmunkaház koordinátorának, valamint lehetőség szerint egy e-mailt is írni kell az [email protected] címre, amelyet a Fenntartó is megkap. Az incidensek kivizsgálását és elhárítását a koordinátor azonnali hatállyal megkezdi.

Üzletmenet-folytonosság Cél: A működési tevékenységek fennakadásainak kivédése, a kritikus működési folyamatok megvédése az információs rendszerek nagyobb meghibásodásainak hatásaitól, illetve a rendszerkatasztrófáktól, valamint azok időben történő újraindításának biztosítása Egy szolgáltatás működése szempontjából elengedhetetlen, hogy a normál üzletmenetben esetlegesen bekövetkező rendkívüli események ellenére a szükséges mértékben biztosítsa azon tevékenységi köreinek folytonosságát, amelyek hosszabb távú kiesésével jogszabályi kötelezettségeit sérti, illetve jelentős anyagi és/vagy erkölcsi kár éri. Az üzletmenet folytonosság biztosításának alappillére a rendkívüli események bekövetkezésére történő felkészülés, amely előfeltétele a gyors és hatékony hibahárításnak, illetve az üzleti, ügyviteli folyamatok kiesése minimalizálásának. Az üzletmenet folytonosság tervezése során ezért egyrészt a felkészülési tevékenységekre kell fókuszálni (szükséges tartalék eszközök rendelkezésre állása, esetleges redundáns adminisztráció, stb.), másrészt meg kell határozni a rendkívüli esemény elhárításához, illetve a normál üzem helyreállításhoz kapcsolódó tevékenységeket, harmadrészt, meg kell határozni azokat az alternatív üzleti, ügyviteli folyamatokat, amelyeket bizonyos támogató erőforrások (pl. informatikai rendszerek) kiesése esetén követni kell. Tekintve, hogy napjainkban az információs technológia mélyen beépül a szervezetek működésébe, a vállalatok informatikai rendszereknek való kitettsége és az ezzel járó kockázatok számottevő mértékben megnövekedtek. Mindezek miatt az üzletmenet folytonosság biztosításának fontos eleme az informatikai rendszerek kiesésére történő felkészülés. A felkészülési tevékenység fontos eleme az informatikai infrastruktúra szükséges és elégséges fizikai és logikai biztonságának megteremtéséhez kapcsolódó intézkedés- és szabályozás-rendszer kialakítása és bevezetése, amellyel egy magas kockázatú rendkívüli esemény bekövetkezését lehet megakadályozni, illetve esetleges bekövetkezése esetén hatását minimalizálni. A megfelelő mértékű informatikai biztonság megteremtése és betartatása kulcsfontosságú egy szervezet informatikai infrastruktúrájának üzemszerű működésének fenntartásához.


81. oldal

www.husk-cbc.eu

Az alábbiakban a távmunka-ház üzemeltetése szempontjából kiemelten magas kockázatú rendkívüli események bekövetkezését vizsgáltuk és határoztuk meg az ezekre vonatkozó felkészülés szempontjait, és a végrehajtandó cselekvési tervet. Teendők áramszünet esetén A távmunka-ház szervertermében telepítésre került egy szünetmentes táp, amely a számítógépek 24 órás fenntartására alkalmasak. A rendelkezésre állás természetesen a számítógépek és elektronikai eszközök terhelésétől függően változhat. Emiatt bár a távmunka-ház számítógépei áramszünet esetén több órán át alkalmasak a folyamatos munkavégzésre, áramszünet észlelésekor mégis fokozott figyelemmel kell eljárni. Az alábbi cselekvési terv ismerteti a felelősöket és konkrét feladatokat, amelyeket áramszünet esetén kell végrehajtani. Srsz. 1.

Felelős Távmunkás

Határidő Azonnal

2.

Távmunkás

Azonnal

3.

Rendszergazda

Azonnal

4.

Rendszergazda

Azonnal

5.

Koordinátor

4. feladatot követően

6.

Koordinátor


7.

Koordinátor


Feladat Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort az áramszünet tényéről. A folyamatban levő munkákat azonnal menteni kell. A nem kritikus üzleti feladatokat javasolt felfüggeszteni, az alkalmazásokból kilépni, a számítógépeket és perifériáit (monitor, szkenner) kikapcsolni. Megvizsgálni a szünetmentes tápot, biztosítani annak hibátlan működését. Amennyiben rendellenességet tapasztal a szünetmentes tápon, úgy felkérni a távmunkásokat az azonnali adatmentésre és rendszerből való kilépésre. Megvizsgálni a távmunka-ház elektromos szekrényét, megállapítani, hogy az áramszünet belső vagy külső okból következett-e be. Ennek eredményéről értesíteni a koordinátort. A Rendszergazdával konzultálva,  belső hiba esetén azonnal hívni a karbantartókat,  külső hiba esetén azonnal értesíteni az elektromos műveket Információt szerezni az áramszünet elhárításának lehetséges legkorábbi (Info#1) és legkésőbbi (Info#2) időpontjáról. Értesíteni a távmunkásokat az áramszünet elhárításának lehetséges legkorábbi és legkésőbbi időpontjáról. Jegyzőkönyvbe rögzíteni  az áramszünet kezdetét,  az eddigi intézkedéseket,  a működésben levő munkaállomások és szerverek számát,  a távmunka-házban tartózkodó távmunkások


82. oldal

www.husk-cbc.eu

8.

Koordinátor

Info#1 előtt 30 percel

9.

Rendszergazda


10.

Rendszergazda

Helyreállítás után

11.

Koordinátor


12.

Távmunkás


azonosítóit. Biztosítani hogy minden távmunkás mentse a folyamatban levő munkáját, majd lépjen ki az alkalmazásokból és a rendszerekből. Ellenőrizni, hogy minden munkaállomás kikapcsolásra került-e. Leállítani a szervereket és az egyéb elektronikus berendezéseket. Újraindítani az elektronikus berendezéseket, szervereket. Megvizsgálni a szerverek működőképességét. Biztosítani, hogy a szünetmentes táp megkezdte az újratöltést. Lezárni a jegyzőkönyvet a további információkkal:  az áramszünet vége,  az elhárítás módja,  kik vettek részt az elhárításban (cégnév, név, személyi igazolvány szám),  mely rendszerekhez fértek hozzá az elhárításban résztvevők,  egyéb megjegyzések. A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Az áramszünet tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba. A távmunkások megkezdhetik a munkavégzést.

Teendők rendszerhiba esetén A távmunka-házban az egyes munkáltatók egyedi alkalmazásokat és eszközöket telepíthetnek. Ennek megfelelően minden esetben fontos megkülönböztetni, hogy a rendszerhiba a távmunka-ház által fenntartott eszközökben és alkalmazásokban, vagy a munkáltató által biztosítottakban lépett-e fel. Minden esetben javasolt, hogy a munkáltató tartalék eszközöket és installációs forgatókönyvet biztosítson a távmunka-ház részére, amely lehetővé teszi a rendszerhibák gyors és pontos javítását. Rendszerhiba sok a távmunka-ház fenntartásától független tényező következménye is lehet, emiatt elsődleges cél, hogy a fellépett hibát a munkáltató szakemberei vizsgálják meg és korrigálják. A távmunka-ház személyzetének feladata ilyen esetekben, hogy minden feltételt biztosítson arra, hogy a munkáltató szakemberei távolról is hozzáférjenek a szükséges eszközökhöz és alkalmazásokhoz. Srsz. 1.


Határidő Azonnal

2.

Távmunkás

Azonnal

3.

Rendszergazda

Azonnal

Feladat Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort a rendszerhiba tényéről. A folyamatban levő munkákat azonnal menteni kell. A nem kritikus üzleti feladatokat javasolt felfüggeszteni, az alkalmazásokból kilépni. Megvizsgálni az eszközt vagy alkalmazást, ahol a


83. oldal

www.husk-cbc.eu

4.

Rendszergazda


5.

Koordinátor

Azonnal

6.

Rendszergazda


7.

Koordinátor


8.

Távmunkás


rendszerhiba előállt. A rendelkezésre álló munkáltatói szabályzatokból megállapítani, hogy a hiba helyben orvosolható-e. Amennyiben olyan konkrét utasítás nem áll a rendelkezésére, azonban tartalék eszköz a rendelkezésre áll, úgy azt beüzemelni, és a távmunkás részére rendelkezésre bocsátani. Értesíteni a munkáltató kijelölt szakembereit a rendszerhibáról. A szakemberek távoli hozzáféréséhez minden támogatást biztosítani kell. Jegyzőkönyvbe rögzíteni  a rendszerhiba kezdetét,  az eddigi intézkedéseket,  a működésben levő munkaállomások és szerverek számát,  a távmunka-házban tartózkodó távmunkások azonosítóit. Visszaállítani a standard munkavégzési környezetet. A tartalék eszközöket visszahelyezni eredeti helyükre. A rendszerhibát és az eszközhasználatot rögzíteni az érintett eszközök Eszköz kartonjára. Lezárni a jegyzőkönyvet a további információkkal:  a rendszerhiba vége,  az elhárítás módja,  kik vettek részt az elhárításban (cégnév, név, személyi igazolvány szám),  mely rendszerekhez fértek hozzá az elhárításban résztvevők,  egyéb megjegyzések. A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A rendszerhiba tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba. A távmunkások megkezdhetik a munkavégzést.

Teendők adatvesztés esetén A távmunka-házban üzemeltett számítógépek és szerverek erre kijelölt tárolói, alkalmazásai és adatbázisai rendszeresen mentésre kerülnek. A munkáltatónak lehetősége van egy-egy speciális alkalmazás vagy tárhely számára egyedi igények szerinti adatmentést igényelni. Lehetősége van továbbá egyedi adatmentési eszközöket elhelyezni a távmunka-házban, és azokat távolról üzemeltetni. Az adatvesztés esetén a távmunka-ház cselekvési terve, csak az általa üzemeltett standard adatmentési eljárásra vonatkozóan tartalmaz intézkedési tervet. Ettől eltérő, helyi erőforrást is igénylő adatmentési és adat-visszaállítási eljárások külön szabályzatba kerülhetnek meghatározásra. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

84. oldal

www.husk-cbc.eu

Srsz. 1.


Határidő Azonnal

2.

Rendszergazda

Azonnal

3.

Rendszergazda

Info#2, Info#3, Info#4 esetén

4.

Rendszergazda

Info#1 esetén

5.

Rendszergazda

Info#2 és Info#5 esetén

6.

Rendszergazda

Info#3 és Info#5 esetén

7.

Rendszergazda

8.

Rendszergazda

Info#4 és Info#5 esetén 7. feladatot követően

11.

Koordinátor


Feladat Értesíteni a rendszergazdát és a koordinátort az adatvesztés tényéről. A folyamatban levő munkákat azonnal felfüggeszteni. Megvizsgálni az adatvesztés jellegét a következő kategóriák alapján:  azonnal visszaállítható (Info#1),  adatmentésből visszaállítható (Info#2),  a munkáltató által visszaállítható (Info#3),  nem visszaállítható (Info#4). A Rendszergazda a Munkáltató által biztosított eszközök és szoftverek esetében Info#1 besorolást nem adhat a hibának. Értesíteni kell a Munkáltató kijelölt szakértőjét az adatvesztésről. Továbblépést csak a Munkáltató kijelölt szakemberének írásos (pl. e-mail, fax) jóváhagyása (Info#5) után engedélyezett. Megkísérelni a visszaállítást. Amennyiben a visszaállítás sikertelen, úgy értesíteni a munkáltató erre kijelölt szakemberét. A konzultáció során a munkáltató iránymutatását írásban el kell kérni (Info#6), és ez alapján kell eljárni. Az adat-visszaállítási eljárás alkalmazásával az érintett adatokat vissza kell állítani. Ha a visszaállítás során hiba lépne fel, úgy azt a Munkáltató szakemberével egyeztetni kell. A konzultáció tartalmát a jegyzőkönyvbe fel kell vezetni. A munkáltató szakemberét támogatni kell a visszaállítás folyamatában. Biztosítani kell a távoli elérést, valamint a helyi feladatok elvégzését. A helyi feladatok elvégzésére vonatkozó munkautasításokat írásban kell kérni a munkáltatótól (pl. e-mail). A vissza nem állíthat adatvesztés esetében kizárólag a Munkáltató írásos utasításai alapján szabad eljárni. Jegyzőkönyvbe rögzíteni  az adatvesztés idejét,  a megtörtént intézkedéseket, csatolva a Munkáltató írásos utasításait,  az eszközt és szoftvert, ahol adatvesztés történt,  az adatvesztést elszenvedő távmunkás azonosítóját,  az adatvesztésre tett intézkedések eredményét. A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. Az adatvesztés tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.


85. oldal

www.husk-cbc.eu

Teendők a helyszín fizikai elérhetetlensége esetén A távmunka-ház fizikai elérhetetlensége esetén meg kell állapítani az elérhetetlenség okát. Amennyiben a működés a munkáltatókkal kötött szerződésben vállalt rendelkezésre állási időn belül nem biztosítható, úgy külső helyszínen kell helyreállítani az ügymenet ellátására alkalmas környezetet. A Munkáltatókkal kötendő szolgáltatási szerződésben szabályozni kell, hogy melyek azok a tevékenységek, amelyek minden esetben, akár külső helyszínen is biztosítandók. Erre vonatkozóan minden szolgáltatási szerződés kötelező mellékleteként el kell készíteni a „Szolgáltatás üzletmenet folytonossági szabályzatát”. Kárfelmérés A távmunka-ház teljes vagy részleges elérhetetlensége esetén meg kell kezdeni a kárfelmérést. Ehhez minden esetben szükséges a szolgáltatási szerződés kötelező mellékleteként elkészülő „Szolgáltatás üzletmenet folytonossági szabályzat” (továbbiakban „Szabályzat”). A Szabályzatban foglalt útmutatások minden esetben az irányadók. Az alábbi cselekvési terv a távmunka-házzal kapcsolatos általános lépéseket ismerteti. Srsz. 1.

Felelős Koordinátor

Határidő Azonnal

2.

Rendszergazda

Azonnal

3. 4.

Koordinátor Koordinátor

Azonnal Azonnal

Feladat A ingatlanban történt károk felmérésének megkezdése, szakértők bevonásával. A technikai eszközökben történt károk felmérésének megkezdése, szakértők bevonásával. A Szabályzatban foglalt utasítások végrehajtása. A kárfelmérés eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:  Kárfelvétel megkezdésének és lezárásának ideje  Kárfelvétel eredménye, szakértői vélemények  Végrehajtott tevékenységek pontos listája A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A kárfelvétel tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.

Helyreállítás új helyszínen A távmunka-ház használatának akadályoztatása esetén a Fenntartó gondoskodik új helyszínről. Ez alapesetben a Fenntartó székhelye, de ettől eltérő megállapodások is köthetők a Munkáltatók „Szolgáltatás üzletmenet folytonossági szabályzatában”. Srsz. 1. 2.


Határidő Azonnal

Rendszergazda

Azonnal

Feladat A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdi és lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást. A technikai eszközök beszerzése, előkészítése, installálása és üzembe helyezése az új helyszínen.


86. oldal

www.husk-cbc.eu

3.

Koordinátor

Azonnal

A helyreállítás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:  Helyreállítás megkezdésének és lezárásának ideje  Helyreállítás eredménye, szakértői vélemények  Helyreállítással kapcsolatos költségek, alátámasztó dokumentumokkal  Végrehajtott tevékenységek pontos listája A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A helyreállítás tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.

Helyreállítás az eredeti helyszínen, ideiglenes áttelepüléssel Amennyiben a távmunka-háznak csak egyes területei, funkció váltak használhatatlanná, úgy csak részlegesen szükséges új helyszínre települni. Srsz. 1.


Határidő Azonnal

2.

Rendszergazda

Azonnal

3.

Koordinátor

Azonnal

Feladat A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdi és lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást. A technikai eszközök beszerzése, előkészítése, installálása és üzembe helyezése az új helyszínen. A helyreállítás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:  Helyreállítás megkezdésének és lezárásának ideje  Helyreállítás eredménye, szakértői vélemények  Helyreállítással kapcsolatos költségek, alátámasztó dokumentumokkal  Végrehajtott tevékenységek pontos listája A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A helyreállítás tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.

Tesztelési terv A tesztelési terv célja, a külső helyszíneken történő helyreállítás megfelelősének vizsgálata. A tesztelést rendszeres időközönként, de évente legalább egyszer szükséges végrehajtani. Srsz. 1.

2.


Határidő Szabályzatok szerint

Rendszergazda

Szabályzatok szerint

Feladat A rendelkezésekre álló szabályzatok alapján megkezdi és lebonyolítja az új helyszínen történő helyreállítást. A lebonyolítás során eszközbeszerzések és egyéb költséggel járó tevékenységek nem kerülnek végrehajtásra. A technikai eszközök beszerzési lehetőségeinek ellenőrzése (azok rendelkezésre állása), egy


87. oldal

www.husk-cbc.eu

3.

Koordinátor

Tesztelés lezártával

tesztszerver installálása és üzembe helyezése az új helyszínen. A helyreállítás tesztelésének eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:  Tesztelés megkezdésének és lezárásának ideje  Tesztelés eredménye  Teszteléssel kapcsolatos lehetséges költségek, alátámasztó dokumentumokkal  Végrehajtott tevékenységek pontos listája A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A helyreállítás tesztelésének tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.

Karbantartási terv A karbantartási terv célja, hogy biztosítsa a távmunka-ház üzemszerű működésének feltételeit. A karbantartásokat rendszeres időközönként, dokumentált módon kell végrehajtani. A karbantartási igények egy külön „Karbantartási szabályzatban” kerülnek meghatározásra, amelyet a távmunkaházat kivitelező vállalat definiál, továbbá a Munkáltatókkal kötött megállapodások alapján kerül kiegészítésre, az általuk biztosított eszközökre vonatkozóan. Srsz. 1.


2.

Koordinátor

Határidő Karbantartási szabályzat szerint Karbantartás lezártával

Feladat A karbantartási tevékenységek lebonyolítása. A karbantartás eseményeiről jegyzőkönyv felvétele, a következő adatokkal:  Karbantartás megkezdésének és lezárásának ideje  Karbantartás eredménye  Karbantartással kapcsolatos költségek, alátámasztó dokumentumokkal  Végrehajtott tevékenységek pontos listája A jegyzőkönyvet megküldeni a Fenntartó részére. A karbantartás tényét a jegyzőkönyv azonosítójával rögzíteni az Eseménynaplóba.

Megfelelőség Cél: Bármilyen jogi, törvényben meghatározott, szabályozási, vagy szerződéses kötelezettség, továbbá bármely biztonsági követelmény megsértésének elkerülése.


88. oldal

www.husk-cbc.eu

Cél: Annak biztosítása, hogy a rendszerek megfelelnek a szervezet biztonsági politikáinak és szabványainak Cél: Az információs rendszerek átvizsgálási folyamata eredményességének maximalizálása és a folyamatot érő vagy az általa okozott zavarok minimalizálása Auditálási előírások A távmunka-ház előre egyeztetett időpontban lehetőséget biztosít Munkáltatói auditok elvégzésére. Az audit során ellenőrzésre kerülhet a távmunka-ház általános előírásainak betartása, valamint a Munkáltató szabályzatainak betartása. A távmunka-ház saját hatáskörben évente auditot tart. Az audit célja, a távmunka-ház általános szabályzatainak betartásának ellenőrzése. Az auditálásról a Fenntartó kijelölt képviselője jelentésben összegzi az addig feltárt hiányosságokat, azok megszüntetése érdekében indított javítási tevékenységeket, az utóellenőrzésének eredményeit, az esetlegesen szükséges helyesbítő-megelőző intézkedéseket. Ezt a jelentést a Fenntartó megküldi a Munkáltatók részére.


89. oldal

www.husk-cbc.eu

IV. A TÁVMUNKA-HÁZAKBAN VALÓ FOGLALKOZTATÁS KÉZIKÖNYVE Jelen fejezet célja, hogy a potenciális Munkáltatók részére ismertesse a távmunka-házban való foglalkoztatás lehetőségeket, a rendelkezésre álló munkaerő kiválasztási módszertanát, valamint a távunka-házak területi és infrastrukturális jellemzőit.

A távmunka-házak lehetséges alkalmazási területei A távmunka-ház,mint a nyilvánosság elől elzárt munkavégzési tér a foglalkoztatás állandóságával összefüggésben többféle céllal is igénybe vehető. Ezeket az alábbiakban ismertetjük. Távmunkahely folyamatos munkavégzésre A távmunka-ház elsődleges célja, hogy a térségben lakóhellyel rendelkező munkavállalók számára állandó jelleggel biztosítson a jogszabályok által előírt és a munkaadó által is elvárt munkavégzési környezetet, ahonnan a munkaadóval munkaviszonyban levő munkavállalók elsődlegesen távmunkában végezhetik napi feladataikat. A távunka-házban való folyamatos foglalkoztatás lehetővé teszi egy funkció részleges vagy teljes áthelyezését a távmunka-házba, ahonnan a munkavállalók ugyanúgy végzik a munkájukat, mint egy nagyobb iroda valamely részében. A távmunka-házba való áthelyezés ilyen esetben lehet egyszeri (pl a teljes funkcióáthelyezése) vagy átmeneti (a fluktuáció ütemében az új munkavállalók már a távmunka-házban kerülnek felvételre). A folyamatos munkavégzésre kedvező éves átalánydíjas szolgáltatáscsomagokat dolgoztunk ki, melyek keretében a távmunka-ház a munkaadók vállalati környezetébe illeszkedő munkakörnyezetet és infrastruktúrát biztosíthat. Ez az átalánydíj a fizikai helyszínen túlmenően tartalmazza a rezsiköltségeket, az infokommunikációs eszközök használati díját, az alkalmazások üzemeltetését, a munkavégzés kontrollját és további specifikus szolgáltatásokat. Ez a díj igény esetén teljes egészében, mint szolgáltatás igénybevétele jelenik meg a foglalkoztató számviteli nyilvántartásában, ezáltal lehetővé téve a bérköltségek és rezsiköltségek nagyságrendi csökkentését. Projektiroda időszakos igénybevételre Azon munkaadók számára, akik nem kívánnak folyamatos távmunkás foglalkoztatást, a távmunka-ház lehetőséget biztosít alkalmi, néhány hetes projektek lebonyolítására is. Ebben a konstrukcióban a szolgáltatás tartalmaz minden, a munkaadó speciális munkavállalói és infrastrukturális igényeihez illeszkedő szolgáltatást. A távmunka-ház projektirodaként történő használata esetén lehetőség van arra is, hogy a munkaadó saját munkavállalói dolgozzanak távmunkában, illetve kereshet az interneten keresztül is elérhető távmunkavállalói adatbázis alapján, a távmunka-ház segít alkalmi


90. oldal

www.husk-cbc.eu

munkavállalók kiválasztásában. A szolgáltatás költségeinek megtérítése a projektiroda esetén munkahetenkénti átalánydíjon történhet. Ez a megoldás kiválóan alkalmas az időszakos munkamennyiség megnövekedésének áthidalására. Ilyen lehet például a szezonális munkák, kampányok lekezelése, ahol a munkavégzés betanítható és a munkavégzés helye nem játszik kiemelt szerepet. Üzletmenet-folytonossági helyszín A távmunka-ház mind fizikai, mind adatbiztonsági szempontból megfelel a kapcsolódó jogi és szakmai elvárásoknak. Ez a megfelelés alapvető szükséglet a távmunka-végzés szempontjából is. A távmunkaház infrastruktúrájának kialakításakor fontos szempont volt, hogy az egyes munkaállomások akár önállóan a többi egységtől teljesen szeparálható egységek legyenek, ezzel biztosítva a munkaadók adatainak legnagyobb biztonságát. A régióban működő vállalatok számára így lehetőséget kívánunk biztosítani, hogy igénybe vegyék a távmunka-házat üzletmenet-folytonossági terveik kidolgozásakor. A szolgáltatást átalánydíjon igénybe vevő vállalatok számára a távmunka-ház lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalatnál meglévő működési körülményeket azok akadályoztatása esetén (például áramszünet, természeti katasztrófa) a távmunka-házban 2–6 órán belül megteremtse, így biztosítva a kulcsfontosságú vállalati funkciók (például logisztika, pénzügy stb.) folytonosságát. A távmunka-ház mint költséghatékony megoldás lehet azon vállalatok számára is, amelyeknél törvényi kötelezettség írja elő az üzletmenet-folytonossági helyszín létrehozását és fenntartását (pl. pénzintézeti törvény), valamint azon vállalatoknak, akik szolgáltatási követelményei szükségessé teszik a folyamatos rendelkezésre állást. Az ISO 27001-es minőségbiztosítási szabványnak való megfelelősség biztosítja, hogy a távmunka-ház minden szempontból megfeleljen ezen követelményeknek. Oktatóközpont A projekt kivitelezése során a közvetlen célterületen élő és a távmunkára ajánlott munkakörökben jártas távmunkás jelöltekkel felmérés készült (szaktudás, informatika felkészültség stb.), majd a felmérés eredményeinek felhasználásával oktatási anyag állt elő, amellyel a távmunka-végzéshez szükséges általános és munkakör-specifikus ismeretek átadása válik lehetővé. A munkavállalók oktatása az addigra kialakított távmunka-ház egy szeparálható egységében zajlik. A távmunka-ház, ameddig arra elegendő kapacitással rendelkezik, további általános vagy specifikus célú oktatás lebonyolításának is helyet adhat. A modern infrastruktúra lehetőséget biztosít ECDL, internetes rendszerek, digitális nyomdai munkálatok, ügyfélszolgálati képzések és egyéb infokommunikációs technológiákon alapuló szakmák oktatásának lebonyolítására.

Távmunka-házban végezhető jellemző tevékenységek A távmunka-házakban gyakorlatilag minden olyan tevékenység végezhető, amely egyértelműen meghatározott munkafeladatokból áll, számítógépen végezhető és a munkavégzés HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

91. oldal

www.husk-cbc.eu

eredményességére megfelelő mérőrendszer alakítható ki. Ezek alapján jelent tanulmányunkban csoportosítottunk néhány jellemző tevékenységet, amely megfelel a távmunkában végezhető feladatok sajátosságainak. Első csoportba az elsősorban telefonon végezhető tevékenységeket soroljuk. Ilyen esetben a fő feladat a telefonon szerzett információ feldolgozása. Ez lehet aktív (a munkáltató által generált), vagy passzív (a munkáltató által lereagált). Az alábbi csoportokat határozhatjuk meg ezek szerint: 

telefonos ügyfélszolgálat A munkavállaló feladata elsősorban a szervezet felé irányuló érdeklődők információval történő kiszolgálása. Ilyen például atelefonos információszolgáltatás termékekről, szolgáltatásokról. Ehhez az információk elsősorban számítógépes rendszerekben állnak rendelkezésre és a munka eredménye is ide kerül rögzítésre.



telefonos értékesítés A munkavállaló feladata itt elsősorban a szervezet termékeinek ismertetése egy a munkáltató által meghatározott célcsoport felé. Ilyen tevékenység például a termékek értékesítését célzó hívások. A munkavégzéshez ebben az esetben is számítógépes rendszerben állnak rendelkezésre az információk és ide is történik a munka eredményének rögzítése.



telefonos piackutatás A munkavállaló feladata itt elsősorban a munkáltató által meghatározott célközönség körében végzett vélemény felmérés, egy előre meghatározott kérdéssor segítségével. Ilyen például a kérdőívek telefonos hívásokon keresztüli kitöltése. A munka eredménye itt is elsősorban számítógépes rendszerben kerül rögzítésre.

A másik csoportba az adatokkal való munkavégzést soroljuk. Ilyen lehet például a papír alapú dokumentumok (pl. számlák, kötvények) rögzítése, vagy feldolgozása. Az alábbi csoportokat határozhatjuk meg ezek szerint: 

adatrögzítés A papír alapú dokumentumok, vagy más számítógépes rendszerekben keletkező adatok berögzítése egy konkrét számítógépes programba. Ilyen tevékenységek például a kérdőívek, kötvények berögzítése számítógépbe.



adatfeldolgozás Meglevő elektronikus állományok átdolgozása, bizonyos feltételek szerint. Ilyen tevékenységek lehetnek például a meglevő elektronikus szövegek feldolgozása, adatok tisztítása.


92. oldal

www.husk-cbc.eu



könyvelési/ügyviteli tevékenységek Bár a könyvelés már magasabb szakképzettséget igényelhet, azonban ennek a jelentős része számlák, bizonylatok egyértelmű szabályrendszer szerinti bedolgozása, feldolgozása. Sok ilyen pénzügyi feldolgozóközpont települt már Kelet-Európába, elsősorban a munka betaníthatósága és az alacsony munkabér miatt. Ilyenek például a számlák berögzítése számviteli szabályok szerint.

Harmadik csoportba a számítógépen végzett kisebb-nagyobb informatikai szakértelmet igénylő feladatok csoportja jelenti. Az alábbi csoportokat határozhatjuk meg ezek szerint: 

grafika, szerkesztés, webdesign, weboldalak tartalmának kezelése A grafikai programok ismeretében több olyan tevékenység is végezhető, amelyek kreatív munkát igényelnek és a munkavégzés helye nem kötődik a munka eredményéhez. Az egyszerűbb nyomdai tördelésektől, a meglevő weboldalak karbantartása, adatokkal való feltöltése is ide sorolható.



informatikai szoftverek tesztelése Az informatikai szoftverek tesztelése bizonyos informatikai előismereteket igényelhet, azonban egy adott funkcionalitás ismeretét igényli, amely betanítható. A munkavállaló az elkészült fejlesztések funkcionalitását ellenőrzi és dokumentálja. Gyakran nagyobbcs apat szükséges a rendszerek teljes körű kiteszteléséhez, amely esetében a vidéi helyszínek költséghatékony megoldást jelenthetnek. Ilyen tevékenységek tehát a szoftverek funkcióinak ellenőrzése.



informatikai szoftverek fejlesztése Az informatikai fejlesztések ár szakértelmet is igényelnek, ez tehát elsősorban a magsan képzett munkaerő foglalkoztatási problémáira jelenthet megoldást. Sok fejlesztő szívesen marad eredeti lakókörnyezetében és az ő elérésük ezáltal a munkaerőpiac bővülését is jelentheti. Ilyen tevékenységek tehát a programozás, adatbázis fejlesztés.



informatikai rendszerek felügyelete, üzemeltetése Az informatikai rendszerek felügyelete gyakran betanítható, mert előre meghatározott szabályok szerinti monitoring tevékenységet foglal magában. A rendszerek jelzik azok állapotát, és amennyiben a megszokott normál határokon kívül esik egy-egy mutató, úgy egy előre meghatározott tevékenységet kell elvégeznie a munkavállalóknak. Ezek úgyszintén nem helyhez kötött tevékenységek.

Az alábbiakban részletesebben is ismertetjük a fenti munkakör csoportokra vonatkozó jellemző szakmai ismereteket. Ezzel hozzá kívánunk járulni, hogy a kis és középvállalatok mélyebb ismereteket szerezzenek az egyes munkakörökről, azok céljáról, lehetővé téve egy ilyen funkció költséghatékony létrehozását, amennyiben üzleti céljukat ez segítheti.


93. oldal

www.husk-cbc.eu

Telefonos ügyfélszolgálat A telefonos ügyfélszolgálat feladata a kapcsolattartás a szervezet ügyfeleivel. Legfontosabb rendeltetése általában a vállalat szolgáltatásával, termékeivel kapcsolatos problémák és hibák kezelése, valamint az ügyfelek tájékoztatása, kérdéseik megválaszolása. Az ügyfélszolgálat által elsődlegesen használt csatorna ma a telefon, ennek megfelelően az ügyfélszolgálat infrastruktúráját általában „call center”, de egyre többször „contact center” biztosítja. A call center egy vállalaton belüli - vagy kiszervezett - funkció, amelynek segítségével a szervezet nagyszámú telefonhívást képes hatékonyan kezelni. A call centerek hozzájárulhatnak az ügyfelek elégedettségéhez, csökkenthetik a vállalat költségeit, és/vagy új bevételi forrást jelenthetnek. Magát azt a technikai eszközt, speciális telefonközpont-számítógép-szoftver rendszert is call centernek nevezzük, ami ezt a funkciót ellátja. A contact center lényegében egy multimédia call center. A contact center legnagyobb fölénye a call centerrel szemben az, hogy segítségével egy vállalat nem csupán telefonon, hanem e-mailben, faxon, SMS-en, weben és más csatornán keresztül is hatékonyan kommunikál ügyfeleivel. A legtöbb iparágban egyre élesebb a verseny. A vállalatok életében ezért kulcsfontosságú szempont, hogy ügyfeleiket mindig ugyanolyan magas színvonalon szolgálják ki. Az ügyfelek azonban bármely ügy intézésénél egyre komolyabb és komolyabb elvárásokat támasztanak, és ennek a követelménynek csak tökéletesen megtervezett és kivitelezett ügyfélszolgálati rendszerrel lehet megfelelni. Egy jól kiépített telefonos ügyfélszolgálati rendszer közvetlen és pontos ügyintézést biztosít, és ezáltal kivételes előnyöket nyújt tulajdonosa számára: 

Ügyfélmegtartás. A legtöbb iparágban éles a verseny, ezért az ügyfelek hozzászoktak a minőségi kiszolgáláshoz. Ma már azt is megkövetelik, hogy ők döntsék el, mikor és milyen eszköz használatával lépjenek kapcsolatba az őket kiszolgáló vállalattal.



Költségcsökkentés. A telefonos ügyfélszolgálati rendszer legnagyobb hozadéka a mérhetőség. A várakozási időtől kezdve a telefonvonalak kihasználtságán keresztül az ügyfélszolgálatos munkatársak teljesítményéig sok minden mérhető egy telefonos ügyfélszolgálati rendszerben. A mérhetőség pedig a hatékonyság javításához, azaz költségcsökkentéshez vezet. Sőt, kifinomult technológiai megoldásokkal a telekommunikációs költségek is jelentősen mérsékelhetőek.


94. oldal

www.husk-cbc.eu



Bevételgenerálás. A sikeres vállalatok felismerték, hogy minden egyes ügyfélkontaktust értékesítési szituációvá lehet alakítani. Számos mai telefonos ügyfélszolgálati megoldás rendelkezik olyan technológiákkal, amelyek lényegesen megkönnyítik az ügyfélszolgálatos operátorok munkáját. Emellett értékesítési célú kimenő hívásokat is hatékonyabban lehet menedzselni egy telefonos ügyfélszolgálati rendszer segítségével.

Az ügyfélszolgálati rendszereket régebben csupán arra használták, hogy telefonos tájékoztatást adjanak termékekről és szolgáltatásokról. Ma azonban távolról sem ez a helyzet. Ahogy a piacok fejlődnek, a végfelhasználók egyre nagyobb szabadságot követelnek abban, hogy hol, mikor és milyen eszköz használatával hajtsák végre üzleti tranzakcióikat. Ez azt eredményezi, hogy a csupán hangalapú kommunikációt lehetővé tevő call centereket egyre inkább felváltják a multimédia képességekkel (pl. e-mail, fax, web chat) ellátott contact centerek. Emellett egyre gyakrabban használnak contact centereket a bevételtermelő tevékenység teljes életciklusánál: az ügyfélszerzést ösztönző értékesítés előtti támogatástól (pre-sales supporttól) kezdve az ügyfelek megtartását elősegítő személyre szabott életciklus-kezelésig. A telefonos ügyfélszolgálat távmunka-házban végezhető formái: 

a munkáltató ügyfeleitől érkező telefonhívások megválaszolása



a termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos kérdések megválaszolása

Telefonos értékesítés Ide soroljuk elsősorban a termékek értékesítését célzó hívásokat. Ezek a direkt marketing eszközei, amelyet a szakma olykor telemarketingnek is nevez. A direkt marketing a nem-bolti kiskereskedelem illetve az értékesítés-ösztönzés fontos formája. Valamely reklámeszköz felhasználásával a megcélzott személyekkel történő közvetlen (direkt) kapcsolatfelvételre és (marketing)kommunikációra törekszik. Direkt marketing alkalmazásakor a vállalat közvetlen fogyasztói csatornákon keresztül, azaz közvetítők nélkül lép kapcsolatba a vevőkkel, szállít termékeket, illetve nyújt szolgáltatásokat... Minden, direkt marketinget alkalmazó cég mérhető reakció (válasz) kiváltására törekszik, ami rendszerint egy-egy megrendelés. Ezért, a direkt marketinget közvetlen megrendelést alkalmazó marketingnek (direct-order marketing) is nevezik. A direkt marketing eszközei: 

levélreklám (angolul: direct mail, DM): Közvetlen levél formájában prospektusokat és röpiratokat küldenek a lehetséges vásárlóknak a különböző vállalatok.



csomagküldő kereskedelem: Ez az egyik legelterjedtebb módszer. Az áruházak kínálatukat katalógusokban mutatják be és a megrendelt árut postai úton szállítják el a megrendelők


95. oldal

www.husk-cbc.eu

otthonába. Ez a forma mind előnyökkel mind hátrányokkal rendelkezik. Az áruházaknak nem kell eladó személyzetet fenntartani, azonban nehéz a piaci szegmenst megválasztani, ezért elsősorban azoknak küldik el a katalógusukat, akik már rendeltek tőlük. 

telemarketing: Telefonon történő piaci munka. Ezt az eszközt tartják a leghatékonyabbnak. A telemarketing, ha az ügyfél hívásán alapul, "in-bound" (bejövő), ha a cég a kezdeményező, akkor "out-bound" (kimenő) jellegű lehet.



közvetlen válaszra ösztönző marketing egyéb eszközei: televízió [közvetlen vásárlásra ösztönző reklám (direct-response advertising), otthoni vásárlást lehetővé tevő csatornák (home shoping chnnels), videotext, interaktív televízió), pavilonmarketing, internetmarketing.

A telemarketing szokásos, szűkebb értelemben telefonon történő direktmegkeresés reklám céllal. Ebben az értelmében negatív attitűddel párosul, az erőszakos vagy felkészületlen telemarketinges kampányoknak köszönhetően. Tágabb értelemben telefonon keresztüli marketing tevékenység, ami lehet adatbázis építés-frissítés, marketingkutatás, direktmarketing kommunikáció vagy akár telefonos ügyfélszolgálat. A tágabb értelemben vett telemarketing előnyei: 

interaktív



push-pull kommunikációra egyaránt alkalmas



azonnal mérhető direktmarketing megoldás



azonnali információgyűjtésre alkalmas



személyes (kivéve automatizált kampányok)



a telefonos lefedettség miatt nagy hatékonyságú



a telefontarifák miatt költséghatékony

A tágabb értelemben vett telemarketing hátrányai: 

nagy a szolgáltatói piac lefedettsége, nehéz a megfelelő kiválasztása



ha nincs megfelelő termékspecifikusság, nem vezet eredményre



nagy a fluktuáció a telemarketinges munkaerőpiacon

A telefonos értékesítés távmunka-házban végezhető formái:


96. oldal

www.husk-cbc.eu



a munkáltató termékeinek és szolgáltatásainak értékesítését célzó hívások



a meglevő ügyfelek felkeresése és további szolgáltatások felkínálása

Telefonos piackutatás A piackutatás egy olyan közgazdaságtani vizsgálat, amely általános áttekintést ad egy konkrét termék vagy termékcsoport értékesítési lehetőségeiről, a piacának változásáról. A mai modern gazdaságban nélkülözhetetlen a hatékony információáramlás. Ezért a vállalatok és más piaci cégek arra törekednek, hogy minél több információt szerezzenek a vevőikről, versenytársaikról, üzleti partnereikről. Ezek egységbe foglalását valósítja meg a marketing információs rendszer (MIR). Az információk kétfélék lehetnek: külső és belső. A külsők környezeti adatok, pl.: piaci információk, gazdasági helyzet, versenytársak adatai, fogyasztói információk. A belső, úgynevezett vállalati adatokra példa: piaci részesedés, beszerzési lehetőségek, fizetőképesség (likviditás), erőforrások kihasználtsága stb. Az információkkal szemben használhatóságuk miatt többféle követelményt támasztunk: megbízhatóság(biztos forrás, pontos adatok), időszerűség (aktualitás), mérhetőség (statisztikai adatok), teljesség (információk köre), hozzáférhetőség. Az információszerzés módja lehet primer és szekunder. A primer információkat magunknak gyűjtjük, saját igényeinknek megfelelően megkérdezéssel, megfigyeléssel vagy kísérlettel. Előnyei, hogy saját szempontok alapján történik a gyűjtés, az információk frissek (aktualizáltak), hátrányuk, hogy beszerzésük költséges és időigényes (piackutató munka költségei). A szekunder információkat egyszer már valaki összegyűjtötte, feldolgozta saját céljaira. Ezekhez az információkhoz könnyebben hozzá lehet jutni, olcsóbbak és beszerzésük kevésbé időigényes, de hátrányuk, hogy nem mindig időszerűek, pontosak és nem a saját szempontok alapján vannak összegyűjtve, értékelve. Ilyenek például a statisztikai hivatalok felmérései, szakmai folyóiratok, kiadványok adatai, piackutató cégek publikált adatai. A piackutatásnál általában mindkét információtípust használják, ám a piackutatást mindig a szekunder információk összegyűjtésével érdemes kezdeni, ezután derül ki, hogy szükség van-e a primer információgyűjtésre. A telefonos piackutatás távmunka-házban végezhető formái: 

a munkáltató ügyfeleinek felkeresése, elégedettség felmérés céljából



a termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos igények felmérése a célközönségnél



a konkurencia erősségének felmérése



új termékek és szolgáltatások bevezetése előtt igény felmérése a célközönség körében


97. oldal

www.husk-cbc.eu

Adatrögzítés A papír alapú dokumentumok, vagy más számítógépes rendszerekben keletkező adatok berögzítése egy konkrét számítógépes programba. Ilyen tevékenységek például a kérdőívek, kötvények berögzítése számítógépbe. Az adatvédelmi törvény a következőképpen definiálja az adatkezelés fogalmát: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (például ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is. Az adatrögzítés távmunka-házban végezhető formái: 

biztosítási kötvények berögzítése



kárbejelentők berögzítése



papír alapú kérdőívek, dokumentumok berögzítése



internetes piackutatás eredményeinek berögzítése



a termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos dokumentumok berögzítése



papír alapú dokumentumok elektronizálása

Adatfeldolgozás Az adat informatikai eszközökkel történő feldolgozása. Célja általában a rendelkezésre álló adatok segítségével új információhoz jutás. Tulajdonképpen enyhe túlzással azt is lehetne mondani, hogy az egész informatika célja nem más, mint az adatok feldolgozása. Az adat feldolgozása lehet egyszerű számításokat végző programoktól a táblázatkezelő programokon keresztül a bonyolult (például fizikai mérőeszközökből származó) adatok segítségével végzett új ismeretszerzésre vezető tudományos programig bármi. Egy speciális, nagyon sokat használt adatfeldolgozási terület az adatbáziskezelés, amely speciális adatbáziskezelő szoftverek segítségével tárolja a rendszerezett adatokat, lehetővé téve egyszerű kérdésekkel azok új szempontok szerinti feldolgozását. A köznyelv gyakran nem különbözteti meg az adatkezelés és az adatfeldolgozás fogalmakat. A nemzetközi szaknyelv sem szokott különbséget tenni. A magyar nyelvben azonban az adatfeldolgozást szűkebbnek az adatkezelést általánosabb fogalomnak tartjuk. Az utóbbi felöleli az adatok keletkezésétől azok megsemmisüléséig tartó teljes folyamatot: az adatszerzést, bevitelt,


98. oldal

www.husk-cbc.eu

rendszerezést, magát az adatfeldolgozást, folyamatos mentést, archiválást, ha szükséges akkor módosítást, továbbítást, megsemmisítést. Az adatfeldolgozás e szerint a már elektronikusan rendelkezésre álló adatokból újabb származtatott ismeret előállítását jelenti. Az adatfeldolgozás távmunka-házban végezhető formái: 

meglevő adatbázis „tisztítása”



beszkennelt iratok pontosítása



elektronikus állományok átrögzítése más szoftverbe

Könyvelési/ügyviteli tevékenységek A számla olyan bizonylat, amelyet áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki. Megjelenési formája lehet papír vagy elektronikus alapú. Tartalmazza a vevő és szállító azonosítására szolgáló adatokat (pl. név, cím, adószám), a teljesítésre vonatkozó adatokat (áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód, esedékesség, bankszámla). A számvitelre illetve az adózásra vonatkozó jogszabályok előírják azokat a formai és tartalmi követelményeket, amelyeket a bizonylatnak teljesítenie kell. A szálák nyilvántartása elsősorban számítógépes rendszereken történik. A papír alapú szálák berögzítése jelentős ráfordítást igényel, elsősorban a nagyobb vállalatoknál, de a könyvelő irodák esetében is. A könyvelő felelőssége a különböző adatszolgáltatások határidejének betartása, és azok tartalmának pontossága, valódisága. A számviteli fegyelem betartása, a gazdálkodást, könyvelést érintő jogszabályok pontos ismerete, nyomon követése. A könyvelőik főbb feladatai: 

Az év elején elvégzi a nyitással kapcsolatos teendőket – az új számlatükör elkészítése, a záró főkönyv átforgatása, a tükörnaplók megnyitása, a lekérdező program aktualizálása, az új űrlapok rögzítése.



A fenntartó által elfogadott eredeti előirányzatok felosztása költségnemenként.



A főkönyvi számlákat és a naplókat havonta zárja. A főkönyvi számlák forgalmát egyezteti a naplóforgalommal.



A fenntartó igénye alapján pénzforgalmi jelentést készít.



Vezeti az általános forgalmi adó számlájához kapcsolódó analitikus nyilvántartást. Elvégzi az áfa kiszámítását és azt negyedévenként lezárja. Elkészíti az adóbevallást és azt feladja az adóhatóságoknak az előírt határidőig.


99. oldal

www.husk-cbc.eu



Összesíti a leltárfelvételi íveket, elvégzi a leltár kiértékelését, kimunkálja a leltár-hiányt, illetve a többletet.



Ellenőrzi a gazdasági tevékenység szabályosságát, a bizonylati fegyelem betartását.



A fenntartó felé a kért adatszolgáltatást időben és tárgyszerűen megteszi.



Adatokat szolgáltat a gazdasági vezetőnek, valamint segít a költségvetési és zárlati munkák elkészítésében, egyeztetésében.



Negyedévenként összeállítja a költségvetési beszámolót. Elkészíti az intézményi mérleget, felel annak valós tartalmáért (az analitikus nyilvántartással folyamatosan egyeztet), törekszik arra, hogy a zárlati kimutatások határidőre elkészüljenek.

A fenti feladatok elvégzése során keletkező jelentős adminisztrációs munkák nagy része betanítható. A könyvelési/ügyviteli tevékenységek távmunka-házban végezhető formái: 

számlák bizonylatok kontírozása, berögzítése



számlák/bizonylatok szerződésekkel való egyeztetése



kimutatások készítése, elemzése



jelentések készítése

Grafika, szerkesztés, webdesign, weboldalak tartalmának kezelése A webdesign grafikai prezentáció és tervezés az interneten megjelenő web site- vagy honlap, illetve más applikációk, objektumok formájában. A maga módján kifejezetten alkalmazott grafika, legalább annyira, mint egy újság, szórólap esetleg meghívó tervezése, ugyanúgy figyelembe kell venni a közeg és tartalom támasztotta követelményeket. A legelső webdesignerek programozók és HTMLszakemberek voltak a korai 1990-es években. Jelenleg a legtöbb webdesigner rendelkezik valamely grafikai ismerettel, vagy maga is grafikus, művészeti, alkalmazott grafikai, nyomdai területen végzett. Sok webdesigner rendelkezik átfogó ismeretekkel mind az Adobe Flash, a Photoshop és az Illustrator területén, mivel egyre inkább követelmény e szakmában a multifunkcionalitás. A keresőoptimalizálás (Search Engine Optimization, SEO), illetve keresőmarketing az a tevékenység, melynek célja, hogy egy weboldalt a webes keresők (mint például a Google) megtaláljanak, és a találati listában minél előrébb mutassanak. Akár non-profit, akár üzleti jellegű internetes oldalt készítünk, az egyik legfontosabb cél, hogy arra minél többen ráleljenek. Üzleti honlap esetében persze az ismertség vagy értékesítés ebből fakadó növelése is fontos szempont. A statisztikák szerint a legtöbb weblapot a keresőoldalakon keresztül találják meg (mint amilyen a Google, Yahoo!, Bing, AltaVista és társaik). HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

100. oldal

www.husk-cbc.eu

Nyilvánvaló tehát, hogy ezekben ajánlatos minél jobban szerepelni. Ráadásul ez a jelenlét a legolcsóbb és egyik leghatékonyabb fajtája az oldalak népszerűsítésének. Csakhogy az is általánosan elismert tény, hogy a keresés eredményei közül az első 10-20 találatnál (tehát az első néhány találati oldalnál) többet ritkán néznek meg. Így hát a puszta jelenlét a keresők adatbázisában még nem ér sokat: ha ugyanis a számunkra lényeges kulcsszavakra rákeresve a 433-ik helyen bukkanunk fel, onnan forgalomra nem nagyon lehet számítani. Ezen azonban lehet segíteni. Azokat a módszereket, technikákat, melyek révén növelhető a keresőoldalak felől bejövő forgalom, összefoglalva keresőmarketing (search engine marketing = SEM) néven emlegetik: ennek egyik leghatékonyabb és legolcsóbb, tulajdonképpen ingyenes fajtája a keresőoptimalizálás (search engine optimization = SEO). A keresőoptimalizálás egyik szakmai ága az un. kiemelt keresők optimalizálása, ezek között a Googleoptimalizálás az egyik piacvezető irányzat. A Google Optimalizálás azért az egyik közkedvelt szakterület, mert a Google piacvezető szerepéből adódóan a felhasználók jelentős számban használják és üzleti érték, hogy hol található a weboldalunk a Googleban. A weboldalak tartalmának kezelésére tartalomkezelő rendszerthasználnak. Ez egy marketing kifejezés azokra a szoftverekre, amelyeket több személy együttműködésével készülő munkák koordinálására dolgoztak ki. A tartalomkezelő rendszerek legfontosabb funkciói: 

biztosítsák, hogy sok személy tudjon egyszerre adatokat, ismereteket tárolni és ezeket egymással megosztani,



a hozzáférés szerep szerinti szabályozása: a felhasználó szerepe határozza meg, hogy mely adatokat láthatja vagy módosíthatja,



könnyű adattárolási és adatelérési lehetőségek biztosítása,



csökkentsék a redundáns adatbevitelt,



megkönnyítsék a kimutatások összeállítását,



segítsenek a felhasználók közti kommunikációban.

A kezelt adatok jellege attól függ, hogy a tartalomkezelő rendszert mely alkalmazási területre dolgozták ki. Gyakran alkalmaznak tartalomkezelő rendszertdokumentációk készítésére, tárolására, lektorálására, kiadására, vagy különféle elektronikus anyagok (fényképek, filmek, irat másolatok) tárolására, rendszerezésére, támogatva ezek későbbi, relevancia szerinti megtalálását. A grafikai és weboldal szerkesztési feladatok távmunka-házban végezhető formái: 

weboldalak tartalmának feltöltése, kezelése


101. oldal

www.husk-cbc.eu



kiadványszerkesztés



prezentációk készítése



grafikai elemek készítése



dinamikus weboldalak szerkesztése



intranet oldalak létrehozása, tartalmának kezelése

Informatikai szoftverek tesztelése A szoftvertesztelés (angol: software testing) a szoftverminőség-biztosítás és így a szoftverfejlesztés részét képezi. A tesztelés egy rendszer vagy program kontrollált körülmények melletti futtatása, és az eredmények kiértékelése. A hagyományos megközelítés szerint a tesztelés célja az, hogy a fejlesztés során létrejövő hibákat minél korábban felfedezze, és ezzel csökkentse azok kijavításának költségeit. Jelenleg a tesztelői munka egyre inkább eltolódik a fejlesztők és a döntéshozók információkkal való támogatásának irányába. Fontos szerepek még a fejlesztés állapotának pontos és egzakt mérése, és a kockázatkezelés és -becslés. Különösen így van ez az Agile Programming projektek esetén, ahol klasszikus tesztelésről a specifikáció hiánya miatt nem beszélhetünk. A klasszikus szoftvertesztelés célja a szoftverhibák felfedezése. A fejlesztésnek minél korábbi szakaszában derül fény egy hibára, annál olcsóbb annak korrigálása. Újabb keletű elvárás a szoftverminőség mérése. A tesztelési folyamat egyszerűsített modelljében a megrendelő felállítja a szoftverrel szemben támasztott elvárásait. Ezen elvárásokat a megrendelő megbízottja tolmácsolja a fejlesztők felé a fejlesztő csapat vezető programozójának műszaki segítségével. Ezen munka eredménye a megvalósíthatósági tanulmány, mely az adott üzleti problémára javasol műszaki megoldásokat. A létrejövő programot elkészültekor fejlesztők átadják a tesztelő csapatnak. Az átadásban segíthet az tesztkörnyezet felállításáért felelős csapat és az új szoftver régi környezethez illesztéséért felelős csapat. Az átadás része a funkcionális specifikáció és a technikai specifikáció. A tesztelő csapat az átadott dokumentáció alapján elkészíti a tesztelési tervezetet, valamint becslést ad a tesztelés idő- és munkaerőigényéről. Ezek elfogadása esetén létrehozza a teszt szkripteket, (test script) melyek az adott és elvárt mértékben fedik le a tesztelendő funkcionalitásokat. A teszt szkriptek vagy más néven teszt esetek (test case) összessége a test suite, ezek összessége a tesztkampány. A szoftvertesztelés távmunka-házban végezhető formái: 

az elkészült fejlesztések tesztelési forgatókönyvek alapján történő tesztelése


102. oldal

www.husk-cbc.eu



a szoftverek kapacitás tesztelése



a felhasználói dokumentációk alapján a szoftver funkcionalitásának tesztelése



dokumentációk készítése

Informatikai szoftverek fejlesztése Számítógép-programozás (vagy egyszerűen programozás) egy vagy több absztrakt algoritmus megvalósítását jelenti egy bizonyos programozási nyelven. A programozásban megtaláljuk a művészet, a tudomány, a matematika és a mérnöki tudomány elemeit. A rendszerfejlesztés a programozást (az implementációt) a szoftverfejlesztés egyik lépéseként kezeli. A rendszerfejlesztés eszköztárát a feladat nagyságától, illetve céljától függően használják fel a programozás során: a szabványos modellező és rendszerfejlesztési módszertanok, projektmenedzsment, gyors alkalmazásfejlesztés, programverifikáció stb. A szoftver egy gyűjtőnév a számítógépes programokra és adatokra. A dokumentáció is a szoftver szerves részét képezi, bár ez nincs benne a programban. A szoftvertervezés részei: 

A megoldandó probléma meghatározása, felmérése a majdani felhasználók igényei alapján, specifikáció készítése



Valamely programtervezési módszerrel a programszerkezet megalkotása és a használandó eszközök kiválasztása. (Hardver platform, nyelvek, adatok stb…)



Forrásprogram elkészítése (kódolás)



A kész program tesztelése



Dokumentáció készítése, mely tartalmazza a szoftvertervezés fázisaiban keletkezett adatokat (felhasználói leírás, igényfelmérés, programtervek, algoritmusok, forráskód, tesztelési jegyzőkönyvek stb.), fő célja a szoftver későbbi fejlesztésének elősegítése.

A fenti pontok a program elkészültéig ismétlődnek. A „megoldandó probléma” és a „platform” a nehezebb döntések közé tartozik, mert ezeken a későbbiek során nehéz változtatni. A program kódolása, a tesztelés és a dokumentáció írása (jó esetben) egymást felváltva, a program elkészültéig zajlik. A nagyobb rendszerfejlesztési projektek sikerét nagyban megnöveli a szabványos rendszerfejlesztési módszertanok (például SSADM) és a gyors alkalmazásfejlesztés használata. A szoftverfejlesztés távmunka-házban végezhető formái:


103. oldal

www.husk-cbc.eu



szoftverek tervezése, fejlesztése



elkészült fejlesztések dokumentációinak elkészítése



tesztelési forgatókönyvek készítése, tesztelési eredmények ellenőrzése



Excel makrók készítése



kimutatások, jelentések készítése

Informatikai rendszerek felügyelete, üzemeltetése Az információs rendszer feladata megfelelő adatok rögzítése, feldolgozása és meghatározott jogok alapján történő visszaadása. Üzemeltetésekor ügyelni kell az adatok biztonságára (biztonsági mentések, stb.), a hozzáférés szabályozására (felhasználói jogosultságok megfelelő beállítása, stb) és az egész rendszer kezelhetőségének fenntartására. Fontos továbbá a felhasználók oktatása is a rendszer használhatóságának megtartása érdekében. Az üzemeltetés során elsősorban olyan adminisztrátori szoftverekre támaszkodnak az informatikusok, amelyek a beépített mérőszámok alapján jelzik az egyes rendszerek, programok, hálózatok esetleges hibáit. Ilyen esetekben az üzemeltetőnek egy előre lefektetett eljárásrend szerint kell eljárnia. Általában az üzemeltető nem lép túl ezen a hatáskörön, nem feladata a probléma olyan megoldása, amelyre nem létezik lefektetett eljárásrend. Ilyen esetekben szakértők végzik a javítási munkálatokat. A rendszerfelügyelet célja többek között problémák kiküszöbölése, megelőzése, a hatékonyabb működés biztosítása. Így pl.: 

az intranet (belső hálózat) zavartalan működése



az internetelérés, elektronikus levelezés folyamatos biztosítása



az IT biztonság figyelemmel kísérése, átvilágítás, folyamatos tökéletesítés



megoldáskeresés és javaslattétel a vírusok, SPAM-ek elleni védekezésre



a rendszer aktuális állapotáról a döntéshozók állandó tájékoztatása



figyelmeztetés az esetleges hiányosságok lehetséges korrekciójára



javaslatok, tesz a szükséges fejlesztésekre.



operációs rendszerek, felhasználói programok és hálózati kliensek telepítése és Karbantartása rendszeres rutinellenőrzés



folyamatos kapcsolattartás


104. oldal

www.husk-cbc.eu



karbantartási naplókészítés



egyszerűbb kérdések megoldása telefonon.

A rendszerfelügyeleti és üzemeltetési tevékenységek távmunka-házban végezhető formái: 

meglevő rendszerek üzemeltetése



weboldalak és intranet oldalak üzemeltetése, karbantartása



meglevő rendszerek felügyelete



levelek rendszerezése, megválaszolása



dokumentumok rendszerezése

Munkafolyamatok távmunka specifikus jellemzői Az alábbi fejezetben a távmunka végzés jellemzőit emeljük ki és ismertetjük. Célunk hogy rávilágítsunk arra, hogy a távmunka végzés során szükséges munkafolyamat jellemzők egy jól szervezett környezetben már rendelkezésre állnak és alkalmazhatók, illetve azok hiányában a távmunkától függetlenül is javasolt azok kialakítása és alkalmazása. Folyamatábrák – a munka utazik, nem az ember Szervezés alatt olyan céltudatos tevékenységet értünk, melynek során – egy előre meghatározott cél elérése érdekében – úgy kapcsoljuk össze a rendelkezésre álló erőforrásokat és az emberi munkát, hogy azok kedvező összhangban legyenek. A szervezés a gyakorlatban egyidejű a munkamegosztással. Mindenütt, ahol munkamegosztás van, szükséges a feladatok megosztása is, és így fennáll a szervező tevékenység szükségessége. A munkafeladatok megosztása elsősorban azok pontos körülhatárolását és felelőshöz rendelését feltételezi. Egy adott szervezet üzleti folyamatai6 egyértelműen megismerhetők, mérhetők, ezáltal szabadon megváltoztathatók, fejleszthetők. A csapatmunka alapját is elsősorban a világosan körülhatárolt célok, elvárások jelentik, amelyeket jól meghatározott munkafeladatok esetén lehet csak megvalósítani A távmunka alapját az 1970–80-as évek információs társadalmi és technológiai feltételei nyitották meg. Ekkor jelennek meg a modern gazdasági világra jellemző munkafolyamatok újraszervezései, üzleti egységek kihelyezése (outsourcing), valamint az alvállalkozók megjelenése a nagyvállalatok hátterében.

Az üzleti folyamat tevékenységek sorozata, amelynek célja az anyag és/vagy információ átalakítása oly módon, hogy az összhangban legyen az üzleti céllal (Dangelmaier, 1999) 6


105. oldal

www.husk-cbc.eu

7. ábra: A munkaszervezés hatása a munkafeladatokra és a vezetői irányításra

A jól megfogalmazott és körülhatárolt munkafeladatok alkalmasak arra, hogy egy részét funkcionális területenkénti lehatárolásukkal erőforrás-kihelyezés formájában alvállalkozónak adhatják ki a vállalatok. Ilyenkor úgynevezett „szolgáltatásszínt-szerződésekben” (SLA – Service Level Agreement) határozzák meg az egyes munkafeladatok elvégzési módját, feltételeit, kontrollkritériumait. A távmunka hasonlóan igényli a munkafeladatok pontos megfogalmazását azzal, hogy rugalmasságot biztosít az egyes feladatok végrehajtására vonatkozó vezetési gyakorlatban az erőforrás kihelyezéshez képest. A munkafeladatok elvégzésére vonatkozó utasítások ugyanis a szolgáltatásszínt-szerződésekkel szemben rugalmasabban alakíthatók a változó körülményekhez. A távol dolgozó munkavállaló vezetője ugyanis továbbra is ugyanaz a munkaadó lesz, ellentétben az erőforrás-kihelyezés esetén belépő vállalkozásra, ahol már önálló szervezeti struktúra található. Az alábbi ábra a távmunka és erőforrás-kihelyezés üzleti modelljének hasonlóságát ábrázolja. Munkaszervezési szempontból a különbség tehát csak a munkavégző feletti kontrollban van, amelyet az ábrán pontozott fekete vonal jelez.


106. oldal

www.husk-cbc.eu

8. ábra: Rugalmasabb vezetési gyakorlat a távmunka üzleti modelljében

A távmunka tehát elsősorban munkaszervezési mód, amely a munkafolyamatok munkafeladatokká való bontásával vált lehetségessé. A távmunka során az infokommunikációs eszközök segítségével az egyes munkafeladatok elvégzése térben elkülönül a vállalatok telephelyétől. Ez lehetővé teheti a munkakörnyezet egyedi, munkavállaló számára legmegfelelőbb kialakítását. A távmunka-házakban való foglalkoztatás is a fenti elveken alapszik. A munkáltató központjában meghatározott, helyhez nem kötött tevékenységeket ellátható funkciók egy része vagy egésze kerülhet kihelyezésre távmunka-házakba, vagy akár alvállalkozóhoz is erőforrás kihelyezés formájában. A távmunka esetén a munkáltató megtartja a központi szerepet, a koordinációt és menedzsmentet, és a távmunkások akár a távmunka-házakban akár az otthoni távmunkás helyszíneiken, elvégzik ugyanazt a feladatot, amelyet a cég központjában végezhettek volna. Az alábbi ábra ezt a munkaszervezési folyamatot szemlélteti.


107. oldal

www.husk-cbc.eu

9. ábra: A távmunka-házban való foglalkoztatás folyamatábrája

Kommunikációs csatornák – a távolság nem akadály A szakirodalom a kapcsolattartás módjára megkülönbözteti az infokommunikációs eszközökkel támogatott kommunikációt (computer mediated communication, CMC), valamint a személyes kommunikációt (face-to-face communication, FTF). A távmunkások sokféle CMC csatornán tudnak értekezni (pl. e-mail, azonnali üzenetküldő alkalmazások, telefon, videotelefon), és bizonyos mértékig FTF csatornákon is érintkeznek a kollegáikkal. Egyes tanulmányok szerint a CMC csatornák feladat központúbbak, kevésbé személyesek az FTF-hez viszonyítva. A szociális jelenlét elméletek a telekommunikációs csatornák alkalmasságát vizsgálják, hogy az mennyiben képes kiváltani a személyes találkozásokon alapuló kommunikációt. A definíció alapján egy kommunikációs csatorna annyiban támogatja a szociális jelenlétet, amilyen mértékben „a másik fél érzékelhető a kommunikációban és érzékelhető az interperszonális kapcsolat” (Fonner-Roloff, 2006:3). Ez alapján a kommunikációs csatornákat besorolták hideg-meleg, szociális-nem szociális, interperszonális-nem interperszonális kategóriákba. A szociális jelző akkor adható, amennyiben a kommunikációban részt vevő személyek „közös szociális teret” érzékelnek, amely lehetővé teszi az emberi kapcsolatok kialakulását, a csoport struktúrák és normák, értékek, szabályok, szerepek, hitek és ideológiák megosztott érzékelését. Minél inkább biztosított a kommunikáció szociális volta, annál HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

108. oldal

www.husk-cbc.eu

valószínűbb a közös szociális tér létrejötte, amely feltétele a tiszteletnek, bizalomnak, valahová tartozás érzésének, kohéziónak és a közösség létrejöttének. A szociális tér létrejötte tehát minden vállalat számára fontos, akár CMC akár FTF csatornák állnak a munkavállalók rendelkezésére. Fonner-Roloff (2006) vizsgálatában arra keresi a választ, hogy a távmunkavégzés során milyen kommunikációs csatornák, szabályok és szervezeti normák érzékelhetők, hogy biztosítsák a szociális jelenlét magas fokú érzékelését, és hogy a kollegákkal való kapcsolattartást támogassák. Két hipotézist állít fel. Az elsőben kimondja, hogy a távmunkások az irodai munkásokhoz képest kevésbé érzékelik az információáramlást, a munkacsoport kohéziót, valamint minőségi elvárásokat. Azonban azon távmunkások, akik magas fokú szociális jelenlétet tapasztalnak a munkatársaikkal való kommunikációban, ők az irodai munkatársakkal közeli szinten lesznek képesek érzékelni ezen szempontokat. Második hipotézise szerint, a távmunkások kevésbé érzékelik a szervezeti szabályokat, szociális elvárásokat és kevesebb interakció éri őket, mint az irodai munkatársaik. Azok a távmunkások, akik magas fokú szociális jelenlétet tapasztalnak, azonban az irodai munkatársaikhoz hasonló szinten képesek ezeket érzékelni. Emiatt fontos, hogy a távmunka végzés során a szervezet felülvizsgálja a hagyományos kommunikációs megoldásait, és a lehetőségek függvényében minél több kommunikációt már az irodán belüli kommunikációban is elektronikus csatornára tereljen át. Ez lehetővé teszi, hogy a nem központi telephelyen dolgozó munkatársak is a „hagyományos” formában értesüljenek a szervezeti hírekről, kommunikáljanak munkatársaikkal. Mindazonáltal a távmunka-házba kihelyezett funkciók általában nagy részben szeparálhatók más munkafolyamatoktól, emiatt a szociális tér jelenléte magában a távmunka-házban is értelmezhető, hasonlatosan a telephelyeken működő munkavállalókhoz. Érdemes minden esetben megtalálni a célnak legmegfelelőbb kommunikációs eszközt. Az alábbiakban néhány példát ismertetünk: 

Azonnali információszerzést igénylő helyzetek – amikor a munkavégzés során azonnali ingformációra van szükség a továbblépéshez, ott ajánlott az azonnali kapcsolatfelvételi megoldások alkalmazása. Ilyen a telefon, azonnali üzenetközvetítő megoldások (pl. Skype, MSN).



Néhány órán belüli választ igénylő helyzetek – ilyen esetben célszerű az e-mail, hangüzenet választása.



Néhány napon belüli választ igénylő helyzete – ilyen esetekben alkalmazhatók az üzenőfalak, elektronikus tudástárak alkalmazása.



Egyoldalú tájékoztatási eszközök – ilyen esetekben a hagyományos faliújságot kiváltó intranet megoldások, körlevelek a javasoltak.


109. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunkások felügyeletét végző vezető, menedzser úgyszintén kihívásokkal néz szembe. A vezetési módszerekkel foglalkozó irodalom, általában személyes kapcsolatokat feltételez, amelyekhez képest a távmunka további technikák ismeretét és alkalmazását igényelheti. Ez a munkaszervezési mód különösen nehéz lehet azon vezetők számára, akik vezetési stílusa elsősorban a jelenlét menedzselésére alapul, az eredmények menedzselése helyett. A felmérések azt mutatják, hogy a menedzserek többsége ellenállást tanúsít az új technológiák alkalmazása, valamint a távmunka iránt. Félnek, hogy a változás zökkenőmentes munkavégzést akadályozni fogja, illetve ha nem, akkor pedig olyan hibákra mutat rá, amelyekre ezidáig nem derült fény. Gyakran számolnak be arról, hogy félnek, hogy elvesztik a hatalmukat, a távmunkások önállósodnak, önmenedzselésük olyan fokú lesz, hogy rájuk már nem is lesz szükség. A távolság a munkavégzőtől úgyszintén kétségeket ébreszt bennük, a vezetetési stílusuk alkalmasságát illetően. Ezen félelmek hatására a vezetők gyakran mikro-menedzselésre váltanak, azaz minden részletbe belefolynak, nem merik kiadni a kezükből az irányítást, bürokratikus környezetet teremtve ezzel. Fontos ezért hogy egyfajta bizalom alakulhasson ki a távmunkás és a menedzser között. A jó menedzser a távmunkásokkal együtt határozza meg a célokat, és nem a jelenlétet, hanem az elvégzett munka eredményeit menedzseli. A célok közös meghatározása széleskörben is ismert motivációs technika, amely a bizalom kialakításán túlmenően, a számonkérhetőség, felelősség érzését is felkelti a munkavállalóban. Taylor-Kavanaugh (2005) a távmunkások „jó menedzserét” az alábbi kritériumok alapján határozza meg: 1. Képes bízni a távmunkás becsületességében és képességeiben. 2. Képes menedzselni célok, elvárt teljesítménymutatók és határidők alapján. 3. Képes a teljesítményt az eredmények alapján értékelni, a jelenlét helyett. 4. Képes újraépíteni a távmunkások életvitelét és önismereti képét, biztatva őket az önmenedzselés képességének elsajátítására. 5. Rugalmas és megérti a munkavállalók igényeit a munka és magánélet közötti egyensúlyra. A távmunka bevezetése során tehát a kommunikációs eszközök biztosításán túlmenően a vezetők kommunikációs képességeit és vezetési stílusát is érdemes felülvizsgálni. A vezetőket oktatásokkal lehet segíteni, hogy a távmunkások menedzselését sikeresen valósítsák meg. Az eredmény centrikus vezetés, szemben a személyes jelenléten alapuló vezetéssel minden esetben hatékonyabb, nem csak a távmunka során. A munkatársak objektív megítélését segíti a konkrét, mérhető eredmények értékelése, szemben a személyes benyomáson alapuló értékelésekkel. Ez utóbbi félrevezető lehet a visszahúzódó, kevésbé kommunikatív munkavállalókkal szemben. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

110. oldal

www.husk-cbc.eu

A kommunikációs igények elektronizálása az elmúlt években folyamatosan zajlik. Az újabb és újabb médiumok megjelenése, a globalizáció által eltávolodó szervezeti egységek, az informatikai támogatás adatigénye mind afelé tereli a szervezeteket, hogy a munkához szükséges információk elektronikus úton is tárolásra kerüljenek. A távmunka-ház alkalmazása tehát nem igényel forradalmian új megoldásokat, csupán az eddig is használt és meglevő technológiák igényekhez igazodó alkalmazását. A létrejövő távmunka-házakban nagy segítséget jelent a bevezetésre kerülő távmunka keretszoftver, amely ötvözi az eddig ismert kommunikációs csatornákat, valamint segít a feladatok kiosztásában és objektív értékelésében. A szoftverről a későbbiekben, az infrastruktúra ismertetésénél lesz szó. Kontrollpontok – ha fontos az eredményesség A belső kontroll egy összetett folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és dolgozói valósítanak meg, és amelyet a kockázatok meghatározására és ésszerű biztosíték biztosítására alakítanak ki ahhoz, hogy a szervezet a küldetésének teljesítése során megvalósítsa a következő fő célokat: 

A tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, etikusan, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsa végre;



Teljesítse az elszámolási kötelezettségeket;



Megfeleljen a vonatkozó törvényeknek és szabályozásoknak;



Megvédje a szervezet forrásait a veszteségektől, a nem rendeltetésszerű használattól és károktól.

A belső kontrollok kialakítása minden szervezet életében szükségszerűek. Ezek azok a pontok, amelyek alapján a vezetők meg tudják határozni az elvárásokat és mérni tudják azok teljesülését. A távmunka esetében jelentős szerep hárul ezekre a kontrollpontokra, hiszen a távolság miatt ezek azok a szervezeti elemek, amelyek a munkavégzés sikerességét és célnak megfelelősségét biztosítani tudják. A belső kontrollok összességét „kontrollkörnyezetnek” hívjuk. A kontrollkörnyezet adja meg egy szervezet felső szintű, az egész szervezetre kiható „hozzáállását”, a vezetők és alkalmazottak belső kontrollokhoz való viszonyát. A kontroll környezet magában foglalja az integritást, az etikai értékeket, az érintettek szakmai kompetenciáját, a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát, a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak valamint teljesítményértékelésnek a módszereit, továbbá a vezetőség irányítási tevékenységének minőségét. A kontroll környezet az alapja a belső kontrollok összes többi elemének, amely biztosítja a fegyelmet és a rendet a szervezetbe. A kontrolltevékenységek felölelik mindazokat az eljárásokat, amelyek biztosítják, hogy a vezetés által megfogalmazott célok és elvárások végrehajtásra kerüljenek, az azokat veszélyeztető kockázatok a


111. oldal

www.husk-cbc.eu

tevékenység során a szervezet kezelje. A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden működési területén megjelennek. A kontrolltevékenységek elemei lehetnek egyebek között: 

Előzetes, utólagos és vezetői kontrollok



Kijelölések (pl. vezetői, felülvizsgálati feladatokra)



Jóváhagyások (pl. szerződések, utalások, tranzakciók, stb.)



Jogosultságok (pl. hozzáférési és döntési jogosultságok)



Egyeztetések (pl. terv és tényadatok egyeztetése)



Működési tevékenység áttekintése (pl. folyamatelemzés)



Eszközök védelme (pl. fizikai védelem)



Hozzáférési jogosultságok (pl. informatikai rendszerekhez



Feladatkörök szétválasztása (pl. utalványozó, ellenjegyző, jóváhagyó)



Rendszerek biztonsága és integritása

Az egyes kontroll tevékenységek nem foglalhatók bele egy generikus rendszerbe, azok elemzésére és értékelésére külön eljárások szükségesek szervezetenként és folyamatonként is, ugyanakkor általában négy különböző típusú kontroll tevékenységet különböztetünk meg: Iránymutató kontrollok Ezek a kontrollok egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, időbeni ütemezésüket tartalmazzák. Hasznos lehet a szervezet korábbi, hasonló tevékenységekből nyert tapasztalatainak beépítése az ilyen jellegű kontrollokba, amely ugyancsak biztosítékként szolgálhat a kívánt cél eléréséhez. Iránymutató kontrollok lehetnek pl.: 

eljárásrendek,



előírások,



vezetői utasítások.


112. oldal

www.husk-cbc.eu

Megelőző kontrollok Ezek a kontrollok korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat realizálódásának lehetőségét. A szervezeten belül működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik. Megelőző kontrollok lehetnek pl.: 

Bizonyos feladatok szétválasztása (például az a személy, aki a számlák kifizetését hagyja jóvá különbözik attól, aki az árut vagy szolgáltatást megrendeli – ilyen módon megakadályozható, hogy valaki közpénzen saját hasznára tevékenykedjen).



Hozzáférési és döntési jogosultságok kijelölése, egyes tevékenységek ellátására csak meghatározott személyek felhatalmazása (például megfelelően képzett, felkészített és ezáltal a sajtóval való kapcsolattartásra felhatalmazott személy kijelölése megelőzi a veszélyét annak, hogy nem megfelelő nyilatkozat jelenik meg a szervezetről a médiában).



Eszközök védelme.



Rendszerek biztonságának és integritásának biztosítása

Felderítő kontrollok Ezek a kontrollok azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kár vagy veszteség elfogadására. Felderítő kontrollok lehetnek pl.: 

Utólagos és vezetői ellenőrzések (pl. elszámolások, utalások ellenőrzése, készletellenőrzések – voltak-e, engedély nélküli kivételezések).



Egyeztetések (pl. terv és tényadatok egyeztetése, készletegyeztetések – voltak-e engedély nélküli tranzakciók),



Működési tevékenységek vagy egyes projektek megvalósításáról szóló áttekintések, monitoring jelentések (folyamatelemzések, projektek tapasztalatai, amelyek a későbbiekben is felhasználhatók).

Korrekciós kontrollok Ezek a kontrollok a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére. 

Korrekciós kontrollok lehetnek pl.:


113. oldal

www.husk-cbc.eu



Olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén.



Eshetőségi tervek kidolgozása, amellyel a szervezet működésének folytonosságát tudja biztosítani negatív hatásokkal, veszteséggel járó esemény bekövetkezése esetén.

A belső kontroll tehát nem egy esemény, vagy körülmény, hanem műveletek sora, amelyek beleszövődnek a szervezet minden tevékenységébe, folyamatosan végbemennek azokban. Szerves részét képezik annak a módnak, ahogyan a vezetés a szervezetet működteti. A belső kontroll fogalma tehát eltér egyes személyek nézőpontjától, akik azt a szervezet tevékenységeinek valamilyen kiegészítőjeként, vagy valamilyen szükséges terheként fogják fel. A belső kontrollrendszer összefonódik a szervezet tevékenységeivel, és akkor a leghatékonyabb, ha teljesen beépül a szervezet infrastruktúrájába, és szerves részét képezi a szervezet lényegének, biztosítja a szervezeti célok teljesülését, az eredményességet. Mint látható, a kontrollokat nem a távmunka generálta, azok minden egészséges szervezetben létrehozásra kell hogy kerüljenek. A távmunka azonban erősen támaszkodik a kontrollokra, ezek azok a vezetői eszközök, amelyek lehetővé teszik azt, hogy a megfelelő kontrollkörnyezetben végzett munka helytől függetlenül is a megfelelő mederben történjen és elérje a kitűzött célokat. Jóváhagyási pontok – több szem többe lát A munkafolyamatokba épített kontrollpontok engedélyezési és jóváhagyási eljárásait nevezhetjük jóváhagyási pontoknak. Ezek célja az, hogy a munkafolyamat csak akkor folytatódhasson, ha az addig elvégzett feladatok az elvárásoknak megfelelően teljesültek. A tranzakciók és események engedélyezését és végrehajtását a személyek csak felhatalmazottságuk keretein belül teljesíthetik. Az engedélyezés a fő eszköz annak biztosítására, hogy csak a vezetés szándékának megfelelő, indokolt tranzakciókat és eseményeket kezdeményezzenek. Az engedélyezési eljárásoknak, amelyeket dokumentumban rögzíteni kell, és világosan a vezetők és dolgozók tudomására kell hozni, tartalmaznia kell azokat a specifikus feltételeket és előírásokat, amelyek szerint az engedélyezésnek történnie kell. Az engedélyezési feltételeknek való megfelelés azt jelenti, hogy az alkalmazottak az utasításoknak és a vezetés, vagy a jogszabályok által szabott korlátozásoknak megfelelően cselekszenek. A feladatkörök elhatárolása (engedélyezés, feldolgozás, nyilvántartásba vétel, felülvizsgálat) jelentős szerepet játszik a jóváhagyási pontok létrehozásakor. A hiba, veszteségek, hibás műveletek kockázatának, valamint annak a kockázatnak a csökkentése, hogy az ilyen problémákat nem észlelik, nem valósítható meg a tranzakciók, vagy események minden fontos szakaszának egyetlen személy, vagy csoport általi kontrollja által. Sokkal inkább a feladatkörök és a felelősségek szisztematikusan több személyre történő felosztása biztosítja a hatékony és kiegyensúlyozott kontrollt. Az ezzel kapcsolatos fő feladatkörök keretébe tartozik a tranzakciók kezdeményezésének és nyilvántartásba HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

114. oldal

www.husk-cbc.eu

vételének engedélyezése, a feldolgozás, a felülvizsgálat, vagy a tranzakciók ellenőrzése (auditja). A személyek közötti összejátszás ennek ellenére csökkentheti, vagy teljesen megszüntetheti az ilyen kontrolltevékenységek hatékonyságát. Egy kis szervezetben lehet, hogy túl kevés az alkalmazott ahhoz, hogy a feladatkörök elhatárolása teljességgel megvalósítható legyen. Ilyen esetekben a vezetésnek különösen figyelnie kell a kockázatokra, és gondoskodnia kell a hiányzó kontrollok helyettesítéséről (kompenzálásáról). A jóváhagyási pontok azok, amelyek lehetővé teszik a vezetőknek, hogy a munka a kitűzött célok és elvárások szerint történjen, valamint ezek teszik lehetővé az objektív teljesítmény és minőség ellenőrzést is. Megfelelő jóváhagyási pontok alkalmazásával a munkavégzés helyszíne nem lényeges, ugyanazok az ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok alkalmazhatók mind irodai, mind távmunkás környezetben. Jelentések – aki jól kérdez, az jó választ kap Az információra a szervezet minden szintjén szükség van az eredményes kontroll és a szervezet céljainak elérése érdekében. Ezért meg kell határozni, meg kell szerezni a vonatkozó és megbízható információt, és olyan formában és abban az időben kell az alkalmazottak tudomására hozni, hogy az lehetővé tegye a belső kontrollal kapcsolatos és más kötelezettségeik teljesítését. A megbízható és vonatkozó információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali, helyes nyilvántartásba vétele. Ahhoz, hogy a szervezet működése eredményes legyen (akár iroda, akár távmunkás környezetben) meg kell határozni azokat az információkat, amelyekre szükség van annak megítéléshez, hogy a munkafolyamatok az elvártak szerint teljesülnek-e. A vezetés felelőssége meghatározni azokat a jelentéseket, amelyek alapján a szükséges ellenőrzéseket és döntéseket meg tudják hozni. Ez objektív mérőrendszeren kell, hogy alapuljon, amely nem a személyes jelenléten, hanem a teljesítményen és az elvégzett munka eredményein kell, hogy alapuljon. A megbízható és vonatkozó információ előfeltétele a tranzakciók és események azonnali nyilvántartásba vétele és megfelelő osztályozása. A vonatkozó információt azonosítani kell, meg kell szerezni és közölni kell abban a formában és időben, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára a belső kontrollal és más feladatokkal kapcsolatos kötelezettségeik teljesítését (időbeni információ a megfelelő embereknek). Ezért a belső kontroll rendszert magát is, és az összes tranzakciókat és eseményeket is teljes mértékben dokumentálni kell. Az információs rendszerek olyan jelentéseket készítenek, amelyek többek között megfeleléssel kapcsolatos információkat tartalmaznak, ez teszi lehetővé a tevékenységek folytatását és kontrollját. Nemcsak a szervezeten belül generált adatokkal foglalkoznak, hanem a szervezeten kívüli eseményekkel, tevékenységekkel és feltételekkel is, amelyek a döntéshozatalhoz és jelentéskészítéshez (beszámoláshoz) szükségesek.


115. oldal

www.husk-cbc.eu

A vezetés képességét a megfelelő döntések meghozatalára alapvetően befolyásolja az információ minősége, amely magában hordozza azt a követelményt, hogy az információnak megfelelőnek, időben rendelkezésre állónak, aktuálisnak, pontosnak és elérhetőnek kell lennie. Az alkalmazás által generált fájloknak és jelentéseknek azokat a tranzakciókat és eseményeket kell tükrözniük, amelyek valóban megtörténtek és pontosan tükrözik a feldolgozás eredményeit, a jelentéseket kontrollálni kell és csak az illetékesek számára kell továbbítani. A jól meghatározott tartalommal és rendszeres előálló jelentések támogatják a közvetlen vezetőket abban, hogy a munkavállalók teljesítménye és a munka minősége ellenőrizhető legyen – mind az irodai, mind a távmunkás környezetben. A jól megfogalmazott és körülhatárolt, mérhető eredménnyel rendelkező munkafeladatok a jelentések alapján koordinálhatók távolról is (pl. naponta berögzített kötvények száma, megválaszolt hívások, kontírozott számlák, elvégzett tesztesetek). Logisztikai igények–digitalizálással hatékonyabb A munkavégzés során keletkező dokumentumok ma már elsősorban elektronikus úton állnak elő. A papíron érkező dokumentumokat a legtöbb szervezetnél úgyszintén beszkennelik, elektronizálják. Teszik mindezt a jobb kezelhetőség, továbbíthatóság, rendszerezés, olcsóbb tárolás, gyorsabb visszakereshetőség végett. A dokumentumok kezelésére szakosodott rendszereket dokumentumkezelő rendszereknek (DMS) nevezzük. Ez egy olyan számítástechnikai megoldás, amely az iratok kezelését elektronikus úton oldja meg, egyszerűsítve és gyorsítva ezzel az adminisztrációt. A dokumentumkezelő rendszer feladata elektronikus irattár készítése. Támogatja az akták beolvasását, bevezetését, tárolását, akták tartalom szerinti keresését. Olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejártukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát. Az elektronikus dokumentumkezelés rendkívül gyorsan és dinamikusan fejlődő informatikai ágazat. Jelentősége a vállalatok életében az integrált vállalatirányítási rendszerekhez (ERP) hasonló, az eredményes működés elengedhetetlen feltétele, hiszen pontos, kiváló minőségű és stabil hátteret nyújtó iratkezelő megoldás nélkül nincs hatékonyan működő ügyintézés, sikeres munka. Vállalati környezetben az eredményes működés alapvető elvárás, ahol a megrendelők, árajánlatok, szerződések, számlák, dokumentumok kezelésének gyorsasága és pontossága jelenti a sikeres vállalkozás kulcsát. A rendszerek iparágfüggetlen megoldást kínálnak a teljes vállalati szektor számára. A dokumentumok elektronizálására a könnyebb kezelhetőségen túlmenően a hivatalos dokumentumok tárolását is lehetővé teszi. Magyarországon a következő jogszabályi háttér szabályozza a dokumentumok elektronizálását: 

a digitális archiválásáról szabályairól szóló 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet(GKM rendelet)


116. oldal

www.husk-cbc.eu



az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. Törvény (Eat.)



a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet (IHM rendelet)

A legtöbb dokumentum tehát digitalizálható, még a hivatalos dokumentumok (számlák, bizonylatok, szerződések) is. Ezáltal azok közlekedése könnyedén megvalósítható. Amennyiben nincs külön dokumentum kezelő rendszer, úgy egyszerű könyvtárstruktúrában, fájlmegosztással hozzáférhetővé tehető, illetve e-mailben is küldhető. Amennyiben valamely dokumentum mégsem digitalizálható (pl. terjedelmi, méretbeli okok miatt), úgy azok futárszolgálattal gyakorlatilag akár néhány órán belül eljuttathatók bárhová az országban. Amennyiben ilyen igények is felmerülhetnek, úgy célszerű keret megállapodást kötni valamely futárszolgálattal, amely zökkenőmentessé teheti a munkához szükséges dokumentumok utaztatását. Infrastrukturális környezet – ugyanahhoz a munkához ugyanazok az eszközök A távmunka-házba kihelyezett tevékenységek infrastruktúra igénye alapvetően megegyezik az irodai környezettel. A tevékenységre jellemző eszközök elsősorban az íróasztal, szék, számítógép, nyomtató, szkenner, telefon, internet – a konkrét munkafeladat igényei alapján. A távmunka-házak minden olyan alapvető felszereltséggel rendelkeznek, amelyek a távolról is végezhető munkafeladatok ellátáshoz szükségesek. A távmunkahelyekhez a távmunka-házban biztosítanak asztalt, széket, korszerű számítógépet, valamint nagy átviteli sebességű internet, telefonközpont is a rendelkezésre áll. A munkáltatói kapcsolattartáshoz minden távmunka-házban egy tárgyaló is kialakításra kerül, amely alkalmas video konferenciák tartására. Amennyiben a munkáltató igényli, úgy az általa bérelt távmunkahelyeket szabadon átalakíthatja, felszerelheti, de dönthet úgy is hogy a rendelkezésre bocsátott infrastruktúrát használja. A távmunka házak külön szerverteremmel rendelkeznek, ahol fájlszerver, vírusirtó szerver, internet hozzáférést támogató proxy szerver is a rendelkezésre áll. A szerverterem alkalmas újabb egyedi szerverek elhelyezésére, és igény esetén virtuális hálózat létrehozásával teljes mértékben szeparálható a munkavállalók adatforgalma a többi munkaállomás adatforgalmától. Ezt a korszerű, szabadon konfigurálható hálózati eszközök teszik lehetővé. Mindegyik távmunka-ház korszerű IP alapú telefonközponttal is rendelkezik. Ez alkalmas a hívások rögzítésére, számítógépen való fogadására, továbbításra, átirányításra. A munkáltató saját mellékei is könnyen átirányíthatók a távmunka-házban ülő munkatársak telefonjaira, ezáltal lehetővé téve hogy az irodában ülő kollegák akár egy gombnyomással, ingyenesen hívhassák a távmunkásokat. A távmunka-házak által kínált szolgáltatások egyedisége egy távmunka végzést támogató keretszoftver, amely a munkáltató és a munkavállaló közötti, valamint a munkatársak közötti kommunikációt segíti elő. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

117. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka-házban kialakításra kerülő távmunka keretszoftver főbb funkcionalitása: 

biztosítja a távmunka-házban ülő munkavállalók kommunikációját a munkáltató más munkavégzési helyszínein ülőkkel, olyan környezetet teremtve, amely a munkavégzők közötti kommunikációt természetes módon oldja meg, lehetővé a folyamatos kommunikációt,



támogatja a munkavégzéssel kapcsolatos munkaidő elszámolás adminisztrálását és távoli ellenőrizhetőségét,



tartalmaz ellenőrzési lehetőséget a vezetők számára, elsősorban a távmunka adta specifiusságokra vonatkozóan (min dolgozik munkatárs, mennyi időt tölt el milyen tevékenységgel),



a megoldás tetszőlegesen bővíthető, más rendszerrel összekapcsolható a foglalkoztatók igényeinek megfelelően (külön fejlesztési igények kiszolgálására való nyitottság).

A távmunka keretszoftver által biztosított kommunikációs lehetőségek a következők:       

 

Chat – beépített azonnali üzenetküldő alkalmazás, Hang hívás (konferenciában is), Video hívás (konferenciában is) egyszerű web kamera segítségével, Folyamatos élőkép a csoport tagjairól (frissítés sűrűsége a helyi adottságok alapján állítható), Fájl küldés/fogadás, Képernyő megosztás (konferenciában is), irányítás átadásának lehetőségével, Mentés, mely tartalmazza a következőket: o Hang o Video képek o Chat o Megosztott képernyő Mentett beszélgetés visszajátszása, szükség esetén AVI generálással, Kompakt nézet (ugyanazokkal a funkciókkal).

A távmunka keretszoftver megoldás integrált módon teszi lehetővé a munkatársak közötti kommunikációt, akár vizuális elemekkel is támogatva (webkamera segítségével). A vezetők számára munkafeladat kiosztást, tervezést és ellenőrzést tesz lehetővé. A jelentések révén a vezetők pontos képet kapnak a munkavállalók teljesítményéről, az egyes munkafeladatokon eltöltött időről, és igény esetén a képernyőmegosztás révén bele is avatkozhatnak a munkavállalók által végzett feladatokba.


118. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka-házak munkaerő kiválasztási sajátosságai A távmunkás foglalkoztatás kiválasztási rendszerének sajátosságai A távmunkában való foglalkoztatásra való kiválasztás során kiemelt figyelmet kell szentelni olyan személyes tulajdonságokra, amelyek a távolság révén dominánsabb szerepet kapnak, mint a hagyományos munkavégzés során. A távmunka-házakban a munkavállalók nincsenek egyedül, ezért sok olyan zavaró tényező kiküszöbölésre kerülhet, mint ami jelentkezhet az otthoni távmunkavégzés esetében. Mégis távolság van a közvetlen vezető, más osztályok, a cégvezetés és a távmunkás között. Emiatt fontos hangsúlyt kapnak az olyan személyes kompetenciák is, mint az önállóság, megbízhatóság, ügyfél-központúság. A hagyományos szakmai alkalmassági vizsgálatokon túlmenően a kiválasztás során értékelni kell ezeket a személyes tulajdonságokat is. Ezekre több féle HR teszt is ismert. A távmunka lehetősége sok munkavállaló figyelmét felkelti, sok érdeklődőre lehet számítani. Emiatt is különösen fontos, hogy a kiválasztás során pontosan tudjuk, hogy kikkel szeretnénk együtt dolgozni, milyen tapasztalatokkal és személyes kompetenciákkal kell rendelkeznie a jelöltnek. A távolság miatt kevesebb lehetőség lesz a személyes jelenléten alapuló értékelésnek, az esetleges munkavégzésbeli hiányosságokra később derülhet fény. Emiatt érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni a kiválasztásra. A projekt során emiatt komplex, három lépcsős előszűrési módszertant alkalmaztunk. Célunk az volt, hogy legyen egy olyan munkaerőbázis minden távmunka-ház helyszínén, ahonnan a munkáltatók könnyen és gyorsan választhatnak, távmunkára valóban alkalmas, előszűrt jelölteket. Az előszűréshez tapasztalt szakmai partnereket vontunk be és nemzetközi szűrési módszertant alkalmaztunk. A projekt keretében alkalmazott előszűrési módszertan A távmunkások előszűrésének célja, hogy a két céltérségben a távmunkára jelentkezők közül kiválasszuk azokat a potenciális távmunkásokat, akik a leendő/feltételezett munkaadói igényeknek a leginkább megfelelnek. Célunk olyan munkavállalói bázis kialakítása, amely képzettségben, kompetenciákban és személyes adottságokban is versenyképes, így segítve elő a létrehozandó távmunkahelyek betöltését. Az előszűrési rendszerben képződő információkat olyan formában kell előállítanunk és rendszereznünk, hogy az alkalmas legyen a távmunkás adatbázisba való feltöltésre, konkrét munkaadói elvárások alapján történő szűrésre, lekérdezésre. Az előszűrések során a jelentkezők közül igyekszünk kiválasztani azokat, akik távmunkás munkavégzésre alkalmasak vagy rövidtávon, megfelelő felkészítéssel alkalmassá tehetők. Ehhez figyelembe kell vennünk a jelentkezők képzettségét, motivációit, kompetenciáit és jellemző személyiségjegyeit. A leendő távmunkások előszűrése módszertanilag három lépcsőből áll. A különböző kiválasztási szintek alkalmasak arra, hogy tárgyilagos adatokat, információkat nyerjünk a jelentkezőkről, HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

119. oldal

www.husk-cbc.eu

személyes találkozók alkalmával képet alkothassunk személyiségükről, attitűdjükről, valamint felmérhessük alapvető képességeiket, kompetenciáikat. Mindezek alapján szükséges kiszűrni azon jelentkezőket, akik várhatóan nem felelnek a munkaadói igények, a megfelelő jelentkezőket pedig felkészültségük szerint csoportosítani szükséges. E csoportosítás egyrészt megalapozza a későbbi felkészítést, másrészt elősegíti a konkrét munkaadói igények megjelenése esetén a hatékony munkaerő kiajánlást a távmunka-házak üzemeltetői részére.

Az előszűrés módszertani elemei I. Kérdőíves lekérdezés A jelentkezők az első lépcsőben egy részletes kérdőívet töltenek ki. A kérdőív alapvetően négyféle információra kérdez rá: 

személyes adatok



szakmai előélet



kompetenciák



fogalmi kép a távmunkáról (főbb motivációk, mit gondol a távmunkáról stb.)

Kimenet: összesen 150 – 200 kérdőív összegyűjtése a cél, olyan jelentkezőktől, akik az adott távmunka helyszíneken valóban kívánnak távmunkában dolgozni. A létrehozandó kapacitásokat figyelembe véve Szőgyén térségéből várunk több kérdőívet, de ez a helyi igények szerint módosulhat.

II. Fókuszcsoportos találkozók A beérkezett kérdőíveket a partnerek a Magyar Távmunka Szövetség vezetésével kiértékelik. A jelentkezők ekkor esnek át az első szűrésen. A kiválasztott jelentkezők részére 8-10 fős csoportokra bontott fókuszcsoportos beszélgetéseket szervezünk a két helyszínen. A találkozók programja alapvetően három témakört érint: 

távmunkás blokk: a projekt és céljainak ismertetése, a résztvevők távmunkával kapcsolatos ismereteinek, véleményének felmérése, távmunka végzéssel kapcsolatos félreértések tisztázása, stb.



csoportos feladat: 2-3 fős csoportokban megoldható rövid feladatok, a jelentkezők társas interakciós képességeinek és egyéb pszichikai jellemzőinek feltárása érdekében


120. oldal

www.husk-cbc.eu



írásos teszt: logikai és szövegértési feladatok a problémamegoldó és verbális kommunikációs képesség felmérése érdekében.

Kimenet: Nagykőrös 40 fő, Szőgyén 60-70 fő bevonása a fókuszcsoportos beszélgetésekbe

III. Hogan-teszt A Hogan-teszt olyan nemzetközi munkavállalói minősítési rendszer, amely több millió fős mintára alapozva jelzi előre a jelöltek munkahelyi teljesítményét. A Hogan-teszt alkalmas arra, hogy az egyén főbb személyiségjegyeit feltárja vagy akár – konkrét munkakör ismeretében – adott munkakörben a hosszú távú teljesítőképességet előre jelezze. A projekt keretében a teszt alapváltozatát fogjuk alkalmazni, amely mintegy 70-80 kérdésből áll, és három skála mentén vizsgálja a jelöltet: megbízhatóság, higgadtság, ügyfél-orientáltság. 

Megbízhatóság – Ez a skála a jó vállalati munkaerővel foglalkozik, aki követi a szabályokat, elfogadja aszupervíziót, önkontrollt gyakorol, teljesíti megbízatásait és elkerüli a felesleges kockázatot. Amagas pontértékű személyek hajlamosak a következetességre, megbízhatóságra ésönfegyelemre. Az alacsony pontértékűek hajlamosak az impulzivitásra, szórakozottságra ésakár a nonkonformitásra is.



Higgadtság – Ez a skála annak mértékét mutatja meg, mennyire tűnik egy személy nyugodtnak, kiegyensúlyozottnak és jókedvűnek. A magas pontértékkel rendelkező személyek várhatóan jól kezelik a stresszt és a nyomást: stabilak, higgadtak, nyugodtak maradnak, valamint hajlamosak megnyugtató hatással lenni másokra is. Az alacsony pontértékkel rendelkező személyek hajlamosak a feszültségre, szeszélyességre és érzékenységre, valamint stressz hatására teljesítményük romolhat.



Ügyfél-orientáltság – Ez a skála annak mértékét mutatja meg, mennyire tudja egy személy megfelelő módon kezelni az ügyfeleket, amikor szükséges; ez nem azt jelenti, hogy elbűvölő vagy barátságos – nagyon sok introvertált ember jó az ügyfélkezelésben, míg nagyon sok extrovertált rossz ilyen téren. A magas pontértékkel rendelkező személyek hajlamosak a nyugodtságra, előzékenységre, jólneveltségre és türelemre. Az alacsony pontértékkel rendelkezők sokszor tűnnek figyelmetlennek, zavartnak, feszültnek és akár kapkodónak.

Mára számos hazai multinacionális cég is alkalmazza ezt a módszert a kiválasztás során, és a teszt eredménye olyan minősítést ad, amely hazai és nemzetközi viszonylatban is elfogadott. Ezért a Hogan-teszt alkalmazásában a projekt hozzáadott értékének növekedését látjuk, hiszen a térségekben előszűrésre kerülő leendő távmunkásokról a célvállalatok által is elismert minősítési rendszer szemléletében tudunk információt adni, megkönnyítve a kiválasztást.


121. oldal

www.husk-cbc.eu

A Hogan-tesztet a fókuszcsoportos találkozók után fogjuk kitöltetni, ez fogja képezni előszűrési rendszerünk harmadik szintjét.

Elvárt eredmények A többlépcsős előszűrési folyamat végére olyan potenciális munkavállalói bázist kívánunk kialakítani, amely egyértelműen hozzáadott értéket képvisel azzal, hogy a munkaadók számára értékes munkavállalói réteget integrál. A távmunka-házak vonzerejét és versenyképességét a kedvező üzleti konstrukció mellett jelentősen fokozza, ha a leendő munkaadók kiválasztásra fordított erőforrásai mérsékelhetők a minőségi, megbízható munkavállalói csoportok felmutatásával. és várhatóan felkeltheti a munkaadók érdeklődését. A kiválasztási folyamat során a kérdőívezést követően alapszűrést végzünk. A kérdőívezés során elképzelhető, hogy sok, távmunkára objektív okok miatt alkalmatlan jelentkező fog kiesni. A fókuszcsoportos találkozókkal már minőségi szűrést végzünk. Ez azt jelenti, hogy tájékozottság, pszichológiai jellemzők, problémamegoldó és kommunikációs képességek alapján osztályozzuk a jelentkezőket. Ezt követően a Hogan-teszt már egyfajta minősítést képvisel, amellyel a célunk már nem a célcsoport további szűkítése, hanem a korábbi szinteken előszűrt jelentkezők személyiségjegyek szerinti minősítése, annak értékelése nélkül. Azaz a teszt különböző értékelési skáláin elért eredmények alapján nem kívánjuk rangsorolni a jelentkezőket, hiszen a munka világában éppúgy megtalálható olyan munkaadó, aki a jelöltek higgadtságát értékeli nagyra, mint olyan, aki az ügyfél-orientáltságot helyezi fókuszba. Az előszűrési rendszerre épülő adatbázis minden, a folyamat során a jelentkezőkről képződő adatot tartalmazni fog, ugyanakkor a munkaadók értelemszerűen nem minden információt kapnak meg automatikusan a jelöltekről. Az általános keresés során semmilyen, az egyén beazonosítására alkalmas információt nem kaphatnak, valamint az anonim kereséssel kiválasztott munkavállalók adataihoz is csak a munkavállaló előzetes hozzájárulásával férhetnek majd hozzá.

Munkaerő adatbázis – online toborzás A projekt részeként, az előszűrésben részt vett munkavállalókról egy online adatbázist hozunk létre, amely lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy megtalálják a számukra legmegfelelőbb munkatársakat. Az adatbázisba interneten keresztül is lehet regisztrálni, ahol az alapadatokon, tapasztalatokon túlmenően logikai teszteket is kitölthetnek a munkavállalók. A rendszer azonban megkülönbözteti az interneten keresztül regisztráltak és az előszűrésben részt vett munkavállalókat –


122. oldal

www.husk-cbc.eu

ezzel is segítve a potenciális munkáltatókat a megfelelő munkavállaló kiválasztásában. Az online adatbázis a projekt weboldalán lesz elérhető (www.working-centers.eu). A továbbiakban az online adatbázis működésének főbb ismérveit ismertetjük. Az on-line adatbázis biztosítja a következőket: 1) Az on-line adatbázis felhasználói: munkavállalók, munkáltatók, adminisztrációt végzők. A továbbiakban „látogatónak” nevezzük a munkavállalókat és munkáltatókat, és „adminisztrátoroknak” az adminisztrációs munkát végzőket. 2) Könnyen kezelhető adminisztrációs felület, amelyen az alapadatok feltöltése gyorsan és kényelmesen lehetséges a napjainkban megszokott, korszerű adatkezelési megoldások alkalmazásával 3) A weboldalra látogató vendégek számára regisztrációs lehetőséget kell biztosítani. A regisztráció során két külön csoportot kell megkülönböztetni: munkavállalók, munkáltatók. A regisztrációs mód azonos lehet, de a mögötte levő funkcionalitás eltérő a két célcsoport körében – az elvárások a későbbi fejezetekben meghatározásra kerülnek. 4) A munkáltatók és munkavállalók közötti kapcsolat megteremtése, átlátható, egyszerűen kezelhető módon. Erre a munkáltatói ajánlatok adatbázisa szolgál, amely a későbbiekben kerül kifejtésre. Az adatbázis a weboldalon HÁROM ponton érhető el:   

Munkaadóknak/Bejelentkezés a munkaadói adatbázisba – itt a bejelentkezési felület jelenik meg Munkavállalóknak/Bejelentkezés a munkavállalói adatbázisba – itt a bejelentkezési felület jelenik meg (megjelenésre ugyanolyan mint az előző) Főoldalon – a jobb felső sarokban levő bejelentkezéssel

Az on-line adatbázis munkavállalók számára nyújtandó funkcionalitására vonatkozó követelmények A munkavállalói almenük a főoldalon a következők: 



Regisztráció – e-mail cím és jelszó megadását követően egy ellenőrző e-mail küldése a mail címre (admin felületen szerkeszthető tartalommal). A mailben egy URL, aktiváló link található. Ezt követően lesz aktív a regisztráció – ennek hiányában 24 órán belül automatikusan törlődik a regisztráció. Regisztráció törlése – e-mail cím megadásával, ha az regisztrált cím, akkor egy e-mail kerül kiküldésre (admin felületen szerkeszthető tartalommal), amelyben lesz egy URL, link, amelyre kattintva törlődik a regisztráció (minden adatával együtt, véglegesen)


123. oldal

www.husk-cbc.eu





Elfelejtett jelszó pótlása – e-mail cím megadásával, ha az regisztrált cím, akkor egy e-mail kerül kiküldésre (admin felületen szerkeszthető tartalommal), amelyben lesz egy URL, link, amelyre kattintva megadható egy új tetszőleges jelszó. Bejelentkezés - e-mail cím és jelszó megadását követően, ha az egy regisztrált és aktivált cím akkor bejelentkezik a felhasználó. Ellenkező esetben hibaüzenet tájékoztatja a felhasználót a hibáról (ezek lehetnek: érvénytelen email cím; még nem aktivált e-mail cím; nem megfelelő jelszó)

Sikeres bejelentkezést követően, az alábbi menük elérhetők a munkavállalóknak:  



   

Személyes adatlap –személyes és tapasztalatokat felmérő kérdőív kitöltési/módosítási lehetősége. Logikai tesztek – az admin felületen szabadon szerkeszthető logikai tesztek kitöltése. o A tesztek kitöltése egyesével történik. Azaz csak egy teszt kerül egy időben megjelenésre. o Az admin felületen megadható, hogy egy munkavállaló hány tesztet tölthet ki. Ha ez a szám „0”, akkor bármennyit kitölthet (ez az alapérték). Ha itt „0”-tól eltérő érték szerepel, akkor amikor eléri ezt a számot, utána többet nem enged a rendszer kitölteni, csak megjeleníti a már kitöltött tesztek eredményeit. o A megjelenített logikai tesztek véletlenszerűen kerülnek kiválasztásra az adatbázisból, típusonként az admin felületen meghatározott arányban. o A logikai teszt kitöltésére egy az adatbázisban megadott idő áll rendelkezésre. Ha ez az érték „0”, akkor nincs időkorlát, amennyiben azonban attól eltérő, úgy az adott másodperc után automatikusan átugrik a következő tesztre. A rendelkezésre álló idő lehetőleg jól láthatóan számoljon vissza az oldalon. Személyes konzultációk eredménye – itt tekinthető meg az admin felületen berögzített értékelése a személyes találkozásoknak. Amennyiben a jelölt nem volt ilyenen, úgy egy sablon szöveg kerül ide, ami az admin felületen szerkeszthető. Ha van ilyen érték, akkor ezek csak olvasható formában jelennek meg. Ezen változtatni a munkavállaló nem tud. Jelszó módosítása– új jelszó megadásának lehetősége Regisztráció törlése –egy megerősítő kérdés feltevése után ha IGEN-t mond, akkor törlődik a regisztráció (minden adatával együtt, véglegesen) Munkáltatói ajánlatok böngészése– a feltöltött ajánlatok böngészése, a „Keresési lehetőségek az adatbázisban” fejezetben leírtak szerint Statisztikák – statisztika megtekintése az alábbi adatokkal (értelemszerűen ezen statisztikákat a rendszernek kalkulálnia és tárolnia kell): a) mikor regisztrált (dátum) b) adatainak kitöltöttsége százalékban – a kérdések száma alapján egyszerű százalékszámítás c) adatlapját hányan tekintették meg eddig – minden megtekintésre növekszik a szám d) hányan vették fel a kapcsolatot vele eddig – ahány e-mailt kapott a regisztráció óta


124. oldal

www.husk-cbc.eu



e) hány céggel vette fel a munkavállaló már a kapcsolatot – ahány kapcsolatfelvételt ő kezdeményezett eddig Hírlevél - felíratkozás/leíratkozás a hírlevélre. Az admin felületen legyen lehetőség hírlevele küldeni azoknak akinél ez aktív (a munkavállaló regisztráció 1-es értéket kap, az admin felületen ezáltal küldhető csak nekik szóló levél is)

Az on-line adatbázis munkáltatók számára nyújtandó funkcionalitására vonatkozó követelmények A munkáltatói almenük a főoldalon a következők (a munkavállalói funkcionalitással megegyeznek!): 







Regisztráció – e-mail cím és jelszó megadását követően egy ellenőrző e-mail küldése a mail címre (admin felületen szerkeszthető tartalommal). A mailben egy URL, aktiváló link található. Ezt követően lesz aktív a regisztráció – ennek hiányában 24 órán belül automatikusan törlődik a regisztráció. Regisztráció törlése – e-mail cím megadásával, ha az regisztrált cím, akkor egy e-mail kerül kiküldésre (admin felületen szerkeszthető tartalommal), amelyben lesz egy URL, link, amelyre kattintva törlődik a regisztráció (minden adatával együtt, véglegesen) Elfelejtett jelszó pótlása – e-mail cím megadásával, ha az regisztrált cím, akkor egy e-mail kerül kiküldésre (admin felületen szerkeszthető tartalommal), amelyben lesz egy URL, link, amelyre kattintva megadható egy új tetszőleges jelszó. Bejelentkezés - e-mail cím és jelszó megadását követően, ha az egy regisztrált és aktivált cím akkor bejelentkezik a felhasználó. Elenkező esetben hibaüzenet tájékoztatja a felhasználót a hibáról (ezek lehetnek: érvénytelen email cím; még nem aktivált e-mail cím; nem megfelelő jelszó)

Sikeres bejelentkezést követően, az alábbi menük elérhetők a munkavállalóknak:    



Személyes adatlap –munkáltatói alapadatokat tartalmazó kérdőív kitöltési/módosítási lehetősége. Jelszó módosítása– új jelszó megadásának lehetősége Regisztráció törlése –egy megerősítő kérdés feltevése után ha IGEN-t mond, akkor törlődik a regisztráció (minden adatával együtt, véglegesen) Munkáltatói ajánlatok rögzítése – a 3. mellékletben ismertetett kérdőív alapján rögzíthet a munkáltató ajánlatokat. Ezen ajánlatok bármikor módosíthatók. Az ajánlatok érvényességének végdátuma alapján a rendszer a lejárat előtt automatikusan küldjön egy értesítő e-mailt a munkáltatónak hogy az ajánlata hamarosan lejár, elküldve az URL-t is ahol megtekintheti az adott ajánlatot. Munkavállalói adatlapok böngészése– a regisztrált munkavállalói adatlapok közötti anonym keresési lehetőség, a „Keresési lehetőségek az adatbázisban” fejezetben leírtak szerint


125. oldal

www.husk-cbc.eu





Statisztikák – statisztika megtekintése az alábbi adatokkal (értelemszerűen ezen statisztikákat a rendszernek kalkulálnia és tárolnia kell): f) mikor regisztrált (dátum) g) feltöltött ajánlatok egyesével i) aktív / nem aktív ii) hányan tekintették meg eddig – minden megtekintésre növekszik a szám h) hányan vették fel a kapcsolatot vele eddig – ahány kapcsolatfelvételt kezdeményeztek felé i) hány munkavállalóval vette fel a munkaadó már a kapcsolatot – ahány kapcsolatfelvételt ő kezdeményezett eddig Hírlevél - felíratkozás/leíratkozás a hírlevélre. Az admin felületen legyen lehetőség hírlevele küldeni azoknak akinél ez aktív (a munkáltatói regisztráció 2-es értéket kap, az admin felületen ezáltal küldhető csak nekik szóló levél is)

Keresési lehetőségek az adatbázisban Az on-line adatbázis előnye és lényege azon túlmenően, hogy regisztrálni lehet benne – amely öncélú lenne az adatok használata nélkül – a keresési funkció. A keresések célja, hogy a potenciális munkavállalók és munkáltatók megtalálják egymást. Mindazonáltal azonban biztosítani kell az adatvédelmi előírásokat, az anonimitást. Azaz a rendszer nem jelenítheti meg a munkavállalók, sem a munkáltatók nevét, elérhetőségét, sem semmilyen olyan adatot, amely azonosíthatóvá teheti a regisztráltakat. A rendszer kétféle keresést tesz lehetővé:  

Munkáltatói ajánlatok böngészése– a feltöltött ajánlatok böngészése Munkavállalói adatlapok böngészése– a regisztrált munkavállalói adatlapok közötti anonym keresési lehetőség

A távmunka-házak területi elemzése Nagykőrösterületi elemzése Nagykőrös földrajzi fekvése szerint Duna - Tisza közén, Pest megye déli részén elhelyezkedő mezőváros, Budapesttől 90 km-re délkeletre, a két szomszédvárostól egyaránt 15 km-re lévő Cegléd és Kecskemét között. Közigazgatását tekintve Pest megyéhez tartozik.


126. oldal

www.husk-cbc.eu

Megközelithetősége gépjárművel is egyszerű; az M5 autópálya mintegy 15-20 percre van a várostól. A nemzetközi elérhetőséget tekintve az autópálya közelsége miatt Nyugat-Európa, valamint Szerbia és Montenegró felől a legjobb az elérhetőség. Lakosságszáma jelenleg 25 105 fő, mely az utóbbi években csökkenő tendenciát mutat. Ennek egyik fő oka az elvándorlás. A ceglédi térség aktív kereső lakosságára vetítve azeljárás közel 36%-os, azaz a térség települései aktív keresőinek 36%-a nem a lakóhelyén dolgozik. Ez az arány a győri kistérségben 24,4%, a kaposváriban 29,7%, a szécsényiben 49,9% más településeken dolgozik, könnyű belátni, hogy a felsorolt térségek gazdasági ereje és foglalkoztató képessége befolyásolja ezeket az arányokat.A ceglédi kistérségben nem a lakóhelyén dolgozók aránya 14,4%, ami azt jelenti, hogy a térség vállalkozásaiban dolgozók 14,4%-a nem helybeli. Ugyanakkor, ha ezt összevetjük a térség településeiről eljáró és térség településeire bejáró dolgozók arányát látjuk, hogy a lakhelyéről eljáró aktív keresők többsége a térségen kívül is dolgozik, tehát a térségre erős munkaerő szívóhatás nehezül (főként Budapest, Kecskemét és Szolnok irányából). A mobilabb lakosság főként a környező két megyeszékhely (Kecskemét, Szolnok) és a főváros irányába mozdult el. A térség népesség fogyása azért is kiemelendő, mivel a megyére összességében a népesség növekedése a jellemző. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

127. oldal

www.husk-cbc.eu

Foglalkoztatottságát tekintve 1990-ig a város a régi hagyományoknak megfelelően az agráriumra koncentrált, ez jelentette a lakók fő megélhetési forrását. A rendszerváltás időpontjától a város gazdasági struktúrájában lassú változás következett be. Külföldi multinacionális cégek települtek a városba, s ezzel megindult a város lassú átrendeződése az ipar javára. Az 1990-es években a rendszerváltást követően a foglalkoztatási szerkezet alapvető átalakuláson ment keresztül. Egyaránt csökkent a mezőgazdasági és ipari népesség, míg az egyéb kategóriák száma növekedett. Az ipari népesség fogyását a város legnagyobb ipari üzemének, a konzervgyárnak a leépülése eredményezte. Sajnos a munkanélküliség közismert fogalommá vált. Ennek aránya 10,9% volt az 1999-es esztendőben. A századfordulón jött létre a konzervgyár, amelynek mai utóda a francia érdekeltségű BONDUELLE KFT, a Nagykőrösi Konzervgyár Rt, illetve a CARNAUD METALBOX KFT. A nagyipari üzemek mellett főleg a szolgáltatási szektorban, számtalan magánvállalkozás alakult. Egy 1998-as felmérés szerint Nagykőrösön az összes vállalkozás mintegy 1314 volt. Pozitív tendencia viszont, hogy míg tíz évvel ezelőtt 49 vállalkozás jutott ezer lakosra, addig ez a szám 2006-ban 72 volt. 2006-ban összesen 1884 vállalkozást regisztráltak Nagykőrösön, ebből 573 volt társas vállalkozás (30,4 %). Ágazati megoszlás alapján 122 a mezőgazdaságban, 377 az iparban és építőiparban, 1385 pedig a szolgáltató szektorban tevékenykedett. Jogi forma szerint 274 db Kft, 274 db Bt. és 1311 egyéni vállalkozás működött. a város foglalkoztatási ereje szintén jelentős, a városban több nagy foglalkoztató is letelepült. Említést érdemel, többek között a két konzerv gyár, a Shansin, a konzervdoboz gyár. Meg kell jegyezni, hogy a városban több foglalkoztató is alkalmaz olyan munkaerőt, amelyet munkaerő kölcsönzőn keresztül szerez be, ezek a dolgozók leginkább Bács-Kiskun megye északkeleti részéről és Jász-Nagykun-Szolnok megyéből járnak be dolgozni. Emellett azonban Nagykőrösről is jelentős számban járnak el dolgozni a környező két városba (Kecskemét, Cegléd). Az EUPEC ipari félvezetőket gyárt 170 fővel és világszínvonalú technológiával. A Sanshin áramköri panelek szerelésével, és híradástechnikai részegységek gyártásával foglalkoznak, 450 főt foglalkoztatnak. A térségben az aktív korú népesség 51,8%-a dolgozik Közigazgatásilag a ceglédi kistérségbe tartozik a város, mely 15 településével 121149 fős lakossággal bír. Nagykőrös 25 km-es vonzáskörzetébe 2 kistérség tarozik, az imént említett Ceglédi kistérség, valamint a Kecskeméti kistérség. Az utóbbi17 településsel és összességében 170 777 fő lakossal bír.


128. oldal

www.husk-cbc.eu

A Nagykőröst övező két kistérségben 292 166 fő a lakosok száma.

Örkényterületi elemzése Örkény földrajzi fekvése szerint Pest megyéhez tartozik, azon belül pedig Dabasi kistérség területén fekszik. A megye déli részén szinte összekötő kapocs Bács-Kiskun megyével. Távolsága Budapest központjától 53, Kecskeméttől 36 kilométer.


129. oldal

www.husk-cbc.eu

Elérhetősége rendkivül kedvező. Vonzását meghatározza, hogy 3 km-re mellette halad el az M5-ös autópálya (örkényi lehajtóval), keresztül halad rajta az 5. sz. főút és az Albertirsa – Kunszentmiklós közötti út. Az útvonalak találkozása miatt mindig is fontos kereskedelmi központ volt. A településen áthalad a 142-es számú (Budapest-Nyugati-Lajosmizse-Kecskemét) vasútvonal, és az 5-ös számú főközlekedési út. Lakossászáma 4978 fő (2002 KSH). Örkény lakónépessége 1990 és 2007 között 7,5 százalékponttal (Pest megyéé,köszönhetően az agglomerációs folyamatoknak 25%-kal) nőtt, ez azt jelenti, hogy a rendszerváltás óta kb. 350 fővel nőtt, 2005. év végén a lakónépesség meghaladta az 5000 főt, azóta – tekintettel a vándorlási különbözetre – némileg csökkent.. A születések és a halálozások aránya nagyjából megegyező, évente átlagosan 50–70 fő között születnek, illetve halnak meg. A középkorúak rétege az átlagosnál szélesebb (1990: 59,9%; 2007: 63,1%), amely a munkavállalás szempontjából kedvező, míg az időskorúak aránya (1990: 17,4%; 2007: 18,9) 1990-hez képest csak igen kismértékben nőtt. Örkény lakónépessége társadalmi szempontból sokszínű, a város népességének 20%- a roma származású, a romák többsége munkanélküli, csak a szezonális és alkalmi munkák maradnak számukra. A helyi Cigány Kisebbségi Önkormányzat (CKÖ) a legkülönbözőbb programokat dolgozott ki a romák és a hátrányos helyzetűek felzárkóztatására. A város sokrétű etnikai és vallási HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

130. oldal

www.husk-cbc.eu

összetétele A fentiek ellenére viszonylag magas munkanélküliség sújtja a várost, a Népszámláláskor mért városi szintű arány meghaladja a 10%-ot, ami a mai napig sem csökkent. Ez az érték az országos átlag kétszerese; a városrészek elemzésénél még inkább szembetűnő a munkanélküliségi ráta szórása, a városon belül az egyes városrészek között igen nagy a területi egyenlőtlenség e tekintetben. A romák által sűrűbben lakott városrészekben a munkanélküliség meghaladhatja a 20%ot is. IskolázottságA Közép-magyarországi régióval, valamint Magyarországgal összehasonlítva Örkény lakónépességének iskolai végzettsége területi alapon összehasonlítva nagyon kedvezőtlenek. A felsőfokú oklevéllel rendelkezők 25 évnél idősebb népességen belüli aránya 5,6%, amely városi szinten jóval átlag alattinak tekinthető, ugyanakkor Magyarország értékének is kevesebb, mint a fele, a Közép-magyarországi régió értékének pedig majdnem negyede. A legfeljebb általános iskolai végzettséggel rendelkezők aránya (47%) több mint másfélszer nagyobb, mint az országban és a Közép-magyarországi régióban. Örkény jelenlegi legnagyobb problémája az alacsony iskolai végzettség, az általános iskolában – több pályázati forrás segítségével – a legkülönbözőbb oktatási programokat dolgozták ki az alacsony státuszú lakosság iskolázottsági szintjének emelése érdekében Az aktív korú foglalkoztatottak aránya Örkényen (48,3%) csaknem 5 százalékponttal elmarad az országos (53%), valamint 10 százalékponttal a regionális átlagtól. Ez a budapesti agglomeráción kívül eső térség (Dél-Pest megye: dabasi, nagykátai, ceglédi kistérség) kedvezőtlen foglalkoztatási és munkaerőpiaci helyzetére hívja fel a figyelmet Budapest, és annak agglomerációjával szemben. Közigazgatásilag a Dabasi kistérségbe tartozik a város, mely 10 településével 44 183 fős lakossággal bír. Örkény 25 km-es vonzáskörzetébe 3 kistérség tarozik, az imént említett Dabasi kistérség, valamint a Monori-és Gyáli kistérség.


131. oldal

www.husk-cbc.eu

Az Örkényt övező 3 kistérségben 201 567 fő a lakosok száma.

Szőgyénterületi elemzése Szőgyén földrajzi fekvése szerint Szlovákia déli részén található, Nyitra megyében, az Érsekújvári járásban. 1944-ben egyesítették Magyar-és Német Szőgyént.

Lakosságszáma2694 fő, ebből körülbelül 77 százalék magyar nemzetiségű. Csökkenő népesség. A XVIII. században virágzott a falu. Kézművesipara, téglagyára a megye határain kívül is ismerté tették nevét. Már a múlt század végén telefonja, távirdája, postája volt. Jelentősége azután esett vissza, HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

132. oldal

www.husk-cbc.eu

hogy megépült a Budapest-Bécs útvonal köbölkúti vasútállomása. Szőgyén fénykorában lakosainak száma meghaladta a négyezret. 80 százalékban magyarok, 20 százalékban szlovákok lakják. Betelepüléssel évről évre nő a szlovák lakosok száma. Vallási hovatartozás szerint az emberek 95 százaléka római katolikus, hiszen a község sokáig az esztergomi érsek birtoka volt. A második világháborúnak Szőgyénben 189 áldozata volt, tiszteletükre pár éve emlékművet emelt a falu. A lakosságcsere következtében a két Szőgyénből 135 családot költöztettek Magyarországra, Csehországba pedig 120 lakost telepítettek. A hatvanas években az elvándorlás és népszaporulat visszaesése következtében ismét csökkent a falu lakossága. Az egykori német telepesekre már csak a német hangzású nevek és a temető fejfái emlékeztetnek. Magyar és szlovák alapiskola, középfokú szakmunkásképző működik a községben, valamint óvoda. Két körzeti orvos, gyermekorvos, fogorvos és gyógyszertár gondoskodik a betegek ellátásáról. 350 férőhelyes művelődési ház, tornaterem, teleház, nyugdíjasok klubja, sportpálya szobrok, emlékművek és rengeteg rendezvény várja az idelátogatót. Foglalkoztatottságrólelmondható, hogy a megélhetési lehetőséget jórészt a mezőgazdaság biztosítja. Szőgyénben, 2009 februári adatok alapján 2585 lakosból 193 munkanélküli volt. Ami azt jelenti, hogy 100 lakosra 4,87 munkanélküli jut. A munkanélküliek körében a legmagasabb arányt a 30-40 és a 20-30 éves korosztály jelenti, ami a távmunka bevezetése szempontjából pozitív, hiszen ez a korosztály még hajlandó képzéseken részt venni munkaerő-piaci helyzetének javítása érdekében, nyitottabb az újdonságokra, a digitalizált világra, szemben a 45 év felettiekkel, akik alacsony arányt képviselnek számítógépes tudás tekintetében. Közigazgatásilag az Érsekújvári járásba tartozik, mely 62 települést és 149 717 lakost számlál. Szögyén 25 km-es vonzáskörzetébe 2 kistérség tartozik a Magyarországi területekről; a 9 települést és 56 726 lakost számláló Esztergomi kistérség:

A 2 kistérség és járás összlakossága 246 865 fő.


133. oldal

www.husk-cbc.eu

A távmunka-házak jellemzői és felszereltségük Nagykőrösi távmunka-ház jellemzői Nagykőrös város központjában, 2011. év decemberében Távmunka-ház nyílik. Jelenleg, az Álláskeresők Egyesületének Bács-Kiskun Megyei Szövetsége tulajdonában lévő épületben, civil központ és munkaerő-piaci tanácsadó iroda működik. A Távmunka-házat működtető Szövetség jó céges, intézményi és munkaügyi kapcsolatokkal és húsz éves tapasztalattal rendelkező, rugalmas civil szervezet. Távmunka-házban biztosítva lesz a legmodernebb infrastruktúra, 15 darab független munkaállomás, 2 szerver, távmunka-ház szoftverrel, szuper gyors Internet csatlakozási lehetőségekkel, légkondicionált munkahelyekkel, előadó és képző eszközökkel. A távmunka-ház Nagykőrös középpontjában van és ingyenes parkolókkal rendelkezik. A nagykőrösi távmunka-ház kapacitása: - 4 munkahelyiség, 1 tárgyaló, 1 konyha, 5 WC (ebből 1 akadálymentesített), meghitt udvar - 15 felszerelt munkahely További információ: Tóth István, Nagykőrösi Távmunka-ház igazgatója tel.: +36 20 9 566 505 e-mail: [email protected]


134. oldal

www.husk-cbc.eu

Szőgyéni távmunka-ház jellemzői Szőgyén község központjában, a Fő téren, 2012 január elején nyílik a távmunka-ház. A kétszintes, felújításra kerülő épület az önkormányzat tulajdonában van, aki egyben a távmunka-ház üzemeltetője is lesz, hogy kedvező áron lehetőséget biztosítson olyan munkáltatóknak, akik kedvező feltételek mellett kívánnak a rendelkezésre álló informatikai felszereltséggel, az adatbázisunk által kínált, képzett munkaerőt alkalmazni.A távmunka-ház nyilvánosság számára nem lesz látogatható, csak az üzemeltetővel szerződéses kapcsolatban levő munkáltatók távmunkásai jogosultak a belépésre. A távmunka-ház kapacitása: - 258 m2 beépített terület, 2 szint - 5 helyiség, 2 tárgyalóterem, 1 konferenciaterem, konyha, mosdó mindkét szinten - 30 jól felszerelt munkahely - távmunka programmal ellátott, jól felszerelt számítógép, internet, telefonvonal, 2 szerver - az épület légkondicionált, parkolási lehetőségek adottak További információk: Csókás Judit, marketing menedzser tel: +421 944 518 705 e-mail: [email protected]


135. oldal

www.husk-cbc.eu

Örkényi távmunka-ház jellemzői Az örkényi távmunka-ház 2007. október 25-én került átadásra.A munkaadók számára pozitívumot jelent a területi különbségek által elérhető alacsonyabb költségek, valamint a rendelkezésre álló számítógép használatra képzett munkaerő. A távmunka-ház elsősorban abban tér el a teleházaktól és eMagyarország pontoktól, hogy ez a nyilvánosság számára nem látogatható, kizárólag a távmunkaház üzemeltetőivel szerződéses kapcsolatban levő munkáltatók távmunkásai jogosultak a belépésre. Ez a különbség teszi lehetővé azt, hogy a távmunka-ház munkakörnyezete a munkáltatók előírásaihoz és szabályozásához legyen igazítva. A távmunka-házban való foglalkoztatáshoz nem kell a helyszínt telephelyként bejegyeztetni, a munkáltatóknak csupán szerződést kell kötnie, majd azonnal indulhat a munka, minden további adminisztráció és díj nélkül. Az örkényi távmunka-ház kapacitása: - 4 helyiség (1 nagyobb, kb. 40 m2-es, 3 kisebb) - 22 kiépített munkahely számítógéppel, nagy sebességű internettel és telefonvonallal A távmunka-ház az Örkény Városi Önkormányzat tulajdona, üzemeltetése nonprofit jelleggel történik, a munkáltatóknak csak az üzemeltetési költséget kell megtéríteniük. További információ: Kovács István, Örkény Város polgármestere Tel: +36 29 310 032 E-mail: [email protected]


136. oldal

www.husk-cbc.eu

V. A TÁVMUNKA-HÁZAK KÖLTSÉGKALKULÁCIÓS MODELLEZÉSÉNEK KÉZIKÖNYVE A távmunka bevezetésének egyik motivátora a vállalati döntéshozók számára, hogy azzal költséghatékonyabb működést érjenek el. Általánosan fontos döntési tényező, hogy mekkora beruházással milyen hasznok realizálhatók. Ugyanez a szempont alapján mérlegelhető a távmunkás és a társadalom szempontjából is a távmunka végzése illetve ösztönzése. A szakirodalomban ennek megfelelően mikro és makro szintű elemzésekkel találkozhatunk. A mikro szintű vizsgálatok elsősorban a munkavállalók távmunkában való foglalkoztatásának egyéni és vállalati hatásait elemzik, fókuszálva bevezetés által indukált költségekre és előnyökre. A makro szintű elemzések inkább az vállalatoknál megjelenő költségek és előnyök aggregált hatásaira fókuszálnak. Ezeket azonban nem lehet teljesen elkülönülten vizsgálni, ugyanis lehetnek olyan tényezők, amelyek mindkét szempontból részét kell hogy képezzék a modelleknek. Ilyen például a vidéki távmunka-ház, amely a bértámogatások révén a munkáltatóknak olcsóbb foglalkoztatást tehet lehetővé, a társadalom szempontjából viszont a vidéki foglalkoztatás és regionális gazdaságfejlesztést tesznek lehetővé. Ennek költségei és előnyei, mind a mikro mind a makro szintű elemzésekben szerepet játszanak. A költség-haszon vizsgálatoknál, fontos, hogy legyen egy alapállapot is, amelyhez képest mérjük a költségek és hasznok elmozdulását. A mérés akkor lehet pontos, ha meghatározásra került a vizsgálat mérési módja, célja, vizsgálatba bevont tényezők köre, a vizsgálat időtartama, és az alapállapot, amelyhez képest ki szeretnénk mutatni a változást. Ezután ki kell választani azt a közgazdasági modellt, amelyben a mérést el szeretnénk végezni. Ha a mérési környezet jól definiált, úgy a különféle mérési módok hasonló eredményre kell hogy vezessenek. Shafidazeh (1998) egy átfogó modellt alakított ki a legfontosabb mérési tényezőkről. Ezt a következő táblázat ismerteti.


137. oldal

www.husk-cbc.eu

5. táblázat: A költség-haszon elemzések fontosabb változói

Egyszeri

Társadalmi

KÖLTSÉGEK - marketing és képzés - elemzések - marketing és képzés - látens igények feltárása - városok terjeszkedése

Folyamatos

Egyszeri

Vállalati Folyamatos

Egyszeri

Egyéni Folyamatos

- tervezés - marketing és képzés - felszerelés - program adminisztráció - marketing és munkaerő felvétel - képzés - eszköz karbantartás - kommunikáció - adatbiztonság - munkahely távoli elérése

- felszerelés - szoftver - felkészítés - kommunikációs költségek - eszközök költsége - munkahely költsége - csökkenő munkahelyi kapcsolatok - támogató tevékenységek - munka-magánélet határának megtartása


ELŐNYÖK (nincs) - közlekedés csökkenése - környezetszennyezés csökkenése - megnövekedett biztonság az utakon - javuló gazdaságfejlesztés (vidéki foglalkoztatás) - közbiztonság javulása (nincs)

- hely megtakarítás (iroda, parkoló) - munkaerő felvétel (szélesebb HR piac) - javuló munkaerő megtartás - hatékonyság növekedés - javuló ügyfél kiszolgálás - üzletmenet folytonosság - PR - környezetvédelmi megfelelősség (nincs)

- utazási költségek - utazási idő - kapcsolódó költségek - flexibilitás - csökkenő munkahelyi stressz - több/jobb munkavégzés - utazás közbeni munkavégzés lehetősége - több idő a családdal

138. oldal

www.husk-cbc.eu

A továbbiakban a munkáltatói és távmunka-házak költség-haszon elemzésével foglalkozunk. Megvizsgáljuk, hogy mik azok a konkrét költségelemek, amelyek a távmunka-házban való foglalkoztatás során változhatnak, és modellezzük az ezekben bekövetkező változást.

Munkáltatói költségkalkulációs modell elemei A munkáltatói költségkalkulációs modell célja, hogy egy olyan egyszerűen kezelhető dinamikus költségmodellt hozzunk létre, amely kimutatja a távmunka-házban való foglalkoztatás hatásait a fenntartási költségekre. Az alábbiakban áttekintjük a távmunka-házba való áthelyezés során érintett fontosabb költségelemeket, hogy kimutassuk a szervezeti változás által elérhető költségcsökkentési lehetőségeket. Célunk az volt, hogy modellünk egyszerűen kezelhető legyen, emiatt több helyen átlagköltségekkel, átlagméretekkel számolunk. Nem kívántunk komplexebb modellt kidolgozni, mert annak kitöltése több kis és középvállalat esetében nehézséget okozna. A jelenlegi modellbe azokat a költségelemeket vettük fel, amelyek jellemzően minden munkáltatónál előfordulnak, ezáltal modellünk általánosan használható. A modellben kizárólag a rendszeres költségeket vizsgáljuk. Az egyszeri ráfordítások és esetleges bevételek (pl. támogatások) a fentiekben részletezett okok miatt úgyszintén nem képezik részét a modellnek, ezek ugyanis esetenként eltérhetnek. Fontosnak tartjuk azonban megemlíteni, hogy a távmunka-házba való áthelyezés során jelentkezhetnek egyszeri kiadások (pl. infrastruktúra, oktatás), valamint bevételek is (pl. pályázati támogatás), ezek mértéke azonban a gyakorlatban elenyésző a rendszeres kiadásokhoz képest. Az alábbiakban létrehozott költségkalkulációs modellt egy Excel fájl formájában is elérhetővé tesszük a munkáltatók részére a projekt honlapján (www.working-centers.eu). Szervezeti létszámadatok A szervezeti létszámadatok áttekintése során érdemes figyelembe venni a teljes létszámot, valamint a távmunkával érintett munkavállalók létszámát is. Bár a költségkalkulációban csak a távmunkába áthelyezett munkavállalók jelentenek költségmegtakarítási lehetőséget, a teljes üzemeltetési költségekben bekövetkezett változásokhoz a teljes létszám is fontos szerepet játszhat. A teljes létszám lehet a teljes szervezeti létszám, vagy nagyobb szervezet esetében annak a csoportnak a létszáma, amelyből kiemeljük a távmunka-házban is foglalkoztatni kívánt munkavállalókat. Ezáltal vizsgálhatóvá válik, hogy a szervezeti változás által elért költségcsökkentés hogyan aránylik a teljes szervezet/csoport fenntartási költségeihez. A szervezeti létszámadatoknál további bemeneti adat az egy főre számított átlag irodahasználati terület (m2-ben megadva). Ezt a mutatót a teljes használt irodaméret és a teljes létszám hányadosával kaphatjuk meg (az irodaméretet el kell osztani a munkavállalók számával). A teljes HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

139. oldal

www.husk-cbc.eu

használt irodaméretnél a vizsgált munkavállalók által használt teljes területet kell számítani, a szociális terekkel (pl. konyha, WC), iratárral és minden egyéb olyan térrel együtt, amely a munkavállalók munkája miatt került felhasználásra. A nemzetközileg elfogadott átlagméret egy munkahelyre 12 m2, így amennyiben a méret nem kiszámítható, úgy javasolt ezt az értéket használni. A fentiek alapján látható, hogy költségkalkulációs modellünkben a munkahelyek bekerülési költségét m2 alapon számítjuk. Tesszük ezt azért, mert a gyakorlatban úgyszintén m2 árakat alkalmaznak az irodabérletek során. Így csak akkor tudunk pontos összehasonlítási alapot kapni, ha eszerint kalkuláljuk ki a munkahelyekhez felhasznált irodaterületet. Mindezek ellenére miután a távmunkaházak befogadó képessége korlátozott, ezért ott a munkahelyek költségeit számoljuk ki, és a modellben dinamikusan számítjuk át munkahelyek egységnyi költségeit m2 árakká. Példával illusztrálva, ha egy munkahely mérete a jelenlegi foglalkoztatónál 20 m2, de a távmunka-házban csak 12 m2 áll a rendelkezésre, úgy a 8 m2-es csökkenést is költségcsökkentésként számítjuk be, hiszen 8 m2-el kevesebb helyet szükséges bérelni minden munkavállaló esetében. A szervezeti létszámadatok bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Béradatok A béradatok az egyik legjelentősebb költségeleme a foglalkoztatás rendszeres fenntartási költségeinek. Modellünkben bemeneti adatként szerepel a vizsgálat munkavállalói teljes létszám havi átlagbérköltsége, valamint a távmunkával érintett csoport átlagbérköltsége. A gyakorlatban a fővárosi és nagyvárosi bérköltségek mintegy 20-30%-al magasabbak a vidéki bérköltségeknél. Emiatt a fentieken felül még külön bemeneti adatként szerepel a távmunkával érintett munkavállalók átlagbérköltsége a távmunka-ház területén. Az értékek bruttó vagy nettó formában is rögzíthetők, a lényeg csak hogy egységes megközelítést alkalmazzon a kitöltő. Ezek az átlagbérek úgyszintén könnyen kiszámíthatók a vizsgált munkavállalók teljes bérköltségének létszámmal történő elosztásával. A béradatok bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:


140. oldal

www.husk-cbc.eu

Iroda fenntartási költségek Az iroda fenntartási költségek a másik domináns költségeleme a munkavállalói rendszeres fentartási költségeknek. Az iroda fenntartási költségek két fő komponense a bérleti díj és a rezsi. Ezeket a költségeket a gyakorlatban legtöbbször m2 alapon, EUR-ban határozzák meg az irodák bérbeadói. Emiatt ez a bemeneti adat EUR-ban adható meg. Amennyiben az adott munkáltató nem m2 alapon fizeti ezen költségeket úgy könnyen átszámíthatja: a teljes költség (bérleti vagy rezsi) el kell osztani az iroda teljes m2 méretével. A modellben külön bemeneti adatként szerepelnek a jelenlegi és a távmunka-házban várható költségek. Ezek képezik ugyanis a költség összehasonlítás alapját. A távmunka-házak költségei azonban a modellben automatikusan kalkulálódnak, megengedve azonban hogy ezeket a kitöltő felülírja. A távmunka-házak bérleti költségére a javasolt érték a 0 (nulla). Ugyanis a távmunka-ház igénybevétele, mint azt a korábbiakban ismertettük, szolgáltatásként jelenik meg, emiatt a munkahelyek „bérleti” költsége is rezsiként jelentkezik. Az iroda fenntartási költségek bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Egyéb költségelemek A modell lehetőséget ad egyéb költségelemek rögzítésére is, amelyek a rendszeres fenntartási költségekhez kapcsolódhatnak. Lehetőség van bemeneti adatként megadni az egy főre jutó munkabér támogatást a távmunkaházban való foglalkoztatás esetére. A távmunka-házak ugyanis olyan területen jöttek létre, ahol foglalkoztatási nehézségek vannak, így elképzelhető, hogy a helyi munkaügyi központok saját hatáskörben az erre a célra rendelkezésükre álló keretből munkabér támogatást is nyújtanak. Ide lehet továbbá az esetleges munkabér alapú pályázati forrásokat is rögzíteni.


141. oldal

www.husk-cbc.eu

A modell lehetőséget biztosít továbbá egyéb rendszeres havi megtakarítás rögzítésére is. Ez adódhat például az iparűzési adó különbözetből, más eltérő adózásból vagy járulékfizetésből. Az értéket NEGATÍV előjellel megadva többletkiadást is rögzíthetünk – alapesetben a pozitív előjellel beírt értéket a modell megtakarításként értelmezi. Az egyéb költségelemek bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Megtakarítási lehetőségek A modell a fenti bemeneti adatok megadását követően kiszámítja az érintett irodaterület nagyságát, majd az irodahasználattal kapcsolatos költségeket mind a jelenlegi mind a távmunka-házas foglalkoztatás esetén. Ezt követően kimutatja az irodahasználaton elérhető megtakarításokat. Az irodahasználati költségeket követően kiszámításra kerül a jelenlegi teljes bérköltség (a teljes létszámadat alapján), valamint a távmunkásokat érintő bérköltségek a jelenlegi és a távmunka-házas foglalkoztatás változatában is. Ezekben a számításokban figyelembe vételre kerülnek az esetleges munkabértámogatások is. A számításokat EUR és HUF árfolyamon is megmutatja a modell, lehetőséget adva az aktuális EUR/HUF árfolyam pontosítására is. Ezek a részszámítások az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:


142. oldal

www.husk-cbc.eu

Ezt követően a modell összegzi az eddigi részeredményeket. ismerteti a teljes rendszeres fenntartási költségeket a megadott teljes létszámra, valamint a távmunkások által érintett létszámra a jelenlegi és a távmunka-házas foglalkoztatásra vonatkoztatva. A költségek módosulását százalékos arányban is ismerteti – a távmunkások és a teljes létszám vonatkozásában is. Ezek az összegző számítások az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

A fenti adatok alapján automatikusan grafikon is készül a havi fenntartási költségek változásairól, az alábbiak szerint.

A grafikon a havi EUR fenntartási költségeket ismerteti a teljes létszámra, valamint a távmunkával érintettek jelenlegi és távmunka-házban való foglalkoztatására vonatkoztatva. A modell nem végez további kumulált számításokat, de az adatok alapján könnyen ki lehet számítani az éves költségmegtakarítást, valamint az egyszeri költségek beszámításával további pontosítások is végezhetők.


143. oldal

www.husk-cbc.eu

Munkáltatói költségkalkulációs modell példák Az alábbiakban néhány eltérő tevékenységre végeztünk számítást. Az adatokat konkrét munkáltatók adatai alapján töltöttük fel, azonban kilétüket az adatok bizalmassága miatt nem jelenítjük meg. A weboldalon elérhető modellben az adatok módosíthatók és testreszabhatók – a jelen modellszámítások azonban jól mutatják az adott iparágban elérhető költségcsökkentési lehetőségeket. Telefonos értékesítés költségkalkulációs modellezése A vizsgált munkáltató budapesti székhellyel 280 munkavállalót foglalkoztat budapesti telephelyén. Ebből mintegy 230 fő telefonos értékesítést végez, ők tehát a távmunka révén potenciálisan érintettek. A távmunka-házak befogadó képessége miatt azonban a távmunkával érintettek számát 67-ben maximáltuk. A vizsgált munkakör átlag bérköltsége 220.000 Ft, de a távmunkával érintettek csoportjáé 180.000 Ft. Miután a tevékenység könnyen betanítható és informatikai eszközökkel támogatott, így a távmunkaházakban való foglalkoztatás során 150.000 Ft-os átlagbérrel kalkuláltunk. A jelenlegi irodabérleti költség 12 EUR/m2, és a rezsiköltség mintegy 15 EUR/m2. A fenti bemeneti adatok alapján, a vizsgált munkáltató esetében az alábbi megtakarítási lehetőségeket mutatja ki a modell. (lásd következő oldal)


144. oldal

www.husk-cbc.eu


145. oldal

www.husk-cbc.eu

Könyvelési tevékenységek költségkalkulációs modellezése A vizsgált munkáltató budapesti székhellyel 60 munkavállalót foglalkoztat budapesti telephelyén. Ebből mintegy 40 fő alapvető könyvelési tevékenységet (pl. számlák rögzítése, rendszerezése, szkennelés) végez, ők tehát a távmunka révén potenciálisan érintettek. A távmunka-házak befogadó képessége alapján a távmunkával érintettek számát 40-ben állapítottuk meg. A vizsgált munkakör bérköltsége 240.000 Ft, a távmunkával érintettek csoportjáé 240.000 Ft. Miután a tevékenység betanítható és informatikai eszközökkel támogatott, így a távmunka-házakban való foglalkoztatás során 200.000 Ft-os átlagbérrel kalkuláltunk. A jelenlegi irodabérleti költség 10 EUR/m2, és a rezsiköltség mintegy 13 EUR/m2. A fenti bemeneti adatok alapján, a vizsgált munkáltató esetében az alábbi megtakarítási lehetőségeket mutatja ki a modell. (lásd következő oldal)


146. oldal

www.husk-cbc.eu


147. oldal

www.husk-cbc.eu

Informatikai szoftverek fejlesztésének költségkalkulációs modellezése A vizsgált munkáltató budapesti székhellyel 45 munkavállalót foglalkoztat budapesti telephelyén. Ebből mintegy 30 fő PHP fejlesztő fejlesztési tevékenységet végez, ők a távmunka révén potenciálisan érintettek. A távmunka-házak befogadó képessége alapján a távmunkával érintettek számát 30-ben állapítottuk meg. A vizsgált munkakör bérköltsége 450.000 Ft, a távmunkával érintettek csoportjáé 450.000 Ft. Miután a tevékenység betanítható és informatikai eszközökkel támogatott, így a távmunka-házakban való foglalkoztatás során 350.000 Ft-os átlagbérrel kalkuláltunk. A jelenlegi irodabérleti költség 12 EUR/m2, és a rezsiköltség mintegy 15 EUR/m2. A fenti bemeneti adatok alapján, a vizsgált munkáltató esetében az alábbi megtakarítási lehetőségeket mutatja ki a modell.(lásd következő oldal)


148. oldal

www.husk-cbc.eu


149. oldal

www.husk-cbc.eu

Távmunka-ház költségkalkulációs modell elemei A távmunka-ház költségkalkulációs modell célja, hogy egy olyan egyszerűen kezelhető dinamikus költségmodellt hozzunk létre, amely a távmunka-házak várható fenntartási költségei alapján kiszámítja a távmunkahelyek javasolt árazási modelljét. Az alábbiakban áttekintjük a távmunka-házak fontosabb költségelemeit, majd két évre modellezzük a kihasználtság alapján a várható költségeket és bevételeket. Az alábbiakban létrehozott költségkalkulációs modellt egy Excel fájl formájában is elérhetővé tesszük a projekt honlapján (www.working-centers.eu). Rezsi Első lépésként a modellben a távmunka-ház fenntartása során jelentkező havi rezsiköltségeket összegezzük. Ezek a költségkomponensek az áram, fűtés, víz és csatornadíj, szemétdíj, és az eseti takarítás díja. A rezsi költségelemek bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Kommunikáció A kommunikációs költségek a telefon és internet használat. A számítás során a telefonra csak az alapdíjjal és minimális használattal számolunk. A munkáltatók által keletkező forgalom továbbszámlázásra kerül. Az internethasználatra 5 mpbs sávszélességgel számoltunk, amely alkalmas 25 távmunkahely kiszolgálására. A kommunikációs költségelemek bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:


150. oldal

www.husk-cbc.eu

Humán erőforrás költségek A távmunka-ház fenntartására vonatkoztatva egy fő állandó személyzettel számoltunk, „távmunkaház koordinátori” munkakörben. Ezen felül még további könyvelési feladatok ellátására is lehetséges értéket adni – a távmunka-ház pénzügyi feladatainak ellátására (pl. számlázás, könyvelési feladatok). A humán erőforrás költségelemek bemeneti adatai tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Férőhelyek száma, kihasználtság, valós átlaglétszám Az eddigiekben a modell rendszeres költségelemeit vizsgáltuk. Ezek összege adja a fenntartási költségeket, amelyek megtérülése a munkahelyek bérlői által fizetendő költségekből kell hogy biztosítva legyen. Ahhoz hogy kiszámítsuk, hogy egy munkahelyet milyen áron javasolt kiadni, figyelembe kell vennünk a távmunka-ház kihasználtságát is. Ez az induláskor alacsonyabb, majd sikeres működés esetén növekszik. A kihasználtság mutató azonban csak becslés lehet, viszont mértéke jelentős szerepet játszik a munkahelyek piaci árának meghatározásakor. Emiatt is indokolt az éves modellezés, amelyben gyakorlatilag csak ez az érték változik. A kihasználtság értékét az örkényi távmunka-ház, valamint a nemzetközi minták alapján javasolt értékként a modellben 60%-ra állítottuk. A kihasználtság mutató és a rendelkezésre álló munkahelyek alapján számítható ki a valós átlaglétszám, amely az egy évben átlagosan használt munkahelyek számát jelöli. A munkahelyekre vonatkozó adatok tehát az alábbiak szerint jelennek meg modellünkben:

Javasolt piaci ár kalkulációja A javasolt piaci ár kalkulációja a költségek és a valós átlaglétszám alapján került kiszámításra modellünkben. A költségeket a rezsiköltségek összegzésével, és egy tervezett profitráta alkalmazásával számítottuk ki. A profitráta módosítható bemeneti adat, a modell javasolt értéke 10%. Miután több távmunka-ház fenntartója önkormányzat, így a profit értéke 0%-ra is csökkenthető, hisz a valós előny maga a foglalkoztatás létrejötte a térségben. A munkahelyekre eső költséget a munkáltatói költségkalkulációs modellel való kompatibilitás miatt m2 költséggé is átalakítjuk, a munkáltatói adatlapon szereplő m2/munkahely értékkel kalkulálva. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

151. oldal

www.husk-cbc.eu

Ezáltal meghatározható hogy a munkáltató szempontjából egy munkahely m2 költsége milyen átlagdíjjal vehető igénybe. Mint azt a munkáltatói modell esetében is írtuk, a távmunka-házak férőhelyeinek száma kötött, emiatt a munkáltató nem határozhatja meg igazán – vagy csak kis mértékben módosítva a szükséges területet. Azonban a távmunka-házak létrehozásakor a törvényi és a gyakorlati szempontok szerint alakítottuk ki a munkahelyek méreteit, így azok megfelelnek mind a jogi, mind a munkáltatói elvárásoknak. A javasolt piaci ár kalkulációja tehát az alábbiak szerint jelenik meg modellünkben:

Javasolt piaci ár éves modellezése Mint az írtuk, a javasolt piaci ár erősen függ a valós kihasználtságtól. Minél több munkahely kerül kiadásra, annál többfelé oszlik a rezsiköltség, így a munkahelyek javasolt piaci ára a kihasználtsággal arányosan csökkenthető. A kihasználtság értékét egy éven belül 20%-ról 50%-ra növelve, az alábbi kimutatás nyerhető ki a modellünkből.

Látható, hogy a javasolt piaci ár 17 EUR és 7 EUR között mozdul el, amelynek az éves átlaga 12 EUR. Amennyiben a második évtől 50%-os kihasználtságot feltételezünk és ez felnövekszik 70%-ra, úgy az alábbi kimutatást nyerhetjük.


152. oldal

www.husk-cbc.eu

A két számításban csak a kihasználtság értékét változtattuk. A távmunka-ház fentieknek megfelelő kihasználtsága esetén, a javasolt piaci ár 5 EUR-ra csökkenthető. Mint látható, megfelelő kihasználtság esetén igen kedvező bérleti díjak szabhatók meg – feltételezve a távmunka-ház non-profit, de legalábbis alacsony profittal (10%) való működését. Távmunka-házak költségkalkulációs modelljének összegzése A távmunka-házak elsősorban akkor versenyképesek, ha azok egy munkahelyre eső költségei a piaci ár alatt maradnak, így elsősorban az alacsony profittal való elindulás a javasolt. Fontos mutató továbbá a kihasználtság, ami a távunka-házak feltöltési tendenciájától függ. Emiatt különös hangsúlyt kap a marketing kommunikáció – meg kell szólítani a célközönséget, hogy a potenciális munkáltatók mihamarabb értesüljenek a lehetőségről. A munkahelyek száma alapján megfelelő munkáltató esetén akár egy vagy néhány foglalkoztató is képes feltölteni a távmunka-házat. Többletigény esetén, azonban a vidéki foglalkoztatási lehetőségekre gyakorolt kedvező hatásai miatt a távmunka-házak kapacitása, és száma tovább bővíthető, emiatt a marketing kommunikáció során magát a foglakoztatási koncepciót kell népszerűsíteni, megcélozva a többletigényt.


153. oldal

www.husk-cbc.eu

IRODALOMJEGYZÉK Atkinson, R. L. et al. (1995): Pszichológia. Osiris, Budapest. Bagley, M.N. – Mannering, J.S. – Mokhtarian, P.L. (1994): TelecommutingCenters and Related Concepts: A Review of Practice. Institute of transportation studies. Bankó Zoltán (2003): Távmunka az Európai Unióban és Magyarországon, PTE-ÁJK. Barnard, C. (1996): EC Employment Law, John Wiley & Sons, 543. p. Teleworking in Europe, 5. EIRR 268, EIRR 269. Bernhart, M. (2006): Many employees pass on telework options. Employee Benefit News. Budai Balázs Benjámin (2002): E-government. Aula. Campbell, C.J. (1995): Exploring a Tool for Rural Community Development. Community Technology Centers. Csepeli György (2003): Szociálpszichológia. Osiris, Budapest. 99-138. p., 149–151. p. Dangelmaier, W. – Kress, S. – Wenski, R. (1999): TelCoW: telework under the co-ordination of a workflow management system. Information and Software Technology, no. 41. 341–353 p. Európai Távmunka Keretmegállapodás 2002. Európai Bizottság. (2008.05.03), http://ec.europa.eu/employment_social/news/2002/oct/teleworking_agreement_en.pdf Falch, M. (2006): ICT and the future conditions for democratic governance. Telematics and Informatics, no. 23. 134–156 p. Farkas Ferenc (2004): Változásmenedzsment. KJK-KERSZÖV, Budapest. Fenson, B. – Hill, S. (2003): Implementing and Managing Telework – A guide for those who make it happpen. Praeger, Westport, Connecticut. Fonner K - Roloff M (2006): Using Communication to Bridge the Divide Between Teleworking and Office-Based Employees’ Work Experiences. Paper presented at the annual meeting of the International Communication Association, Dresden, Germany, Jun 16, 2006 Forgas, J. P. (1989): A társas érintkezés pszichológiája. Gondolat, Budapest. Forman Balázs (2004): Regionális Gazdaságtan. Tananyag. HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

154. oldal

www.husk-cbc.eu

Gray, M. – Hodson, N. –Gordon, G.(1994): Teleworking Explained, John Wiley & Sons. Greenberg, P. S. – Greenberg, R. H. – Antonucci, Y. L. (2007): Creating and sustaining trust in virtual teams. Business Horizons, vol. 50, no. 4. 325–333 p. GSA-sponsored Telework Centers. US. General Services Administration. GSA (2008.05.03) http://www.gsa.gov/Portal/gsa/ep/channelView.do?pageTypeId=8195&channelId=-12950 Haddon L (1999): Approaches to Understanding Teleworking. Telektronikk No. 4. 29-38,1999 Helminen, V. – Ristimäki, M. (2007): Relationships between commuting distance, frequency and telework in Finland. Journal of Transport Geography, vol. 15, no. 5. 331–342 p. Highhouse, S. (1999): The Brief History of Personnel Counseling in Industrial-Organizational Psychology. Journal of Vocational Behavior, no. 55. 318–336 p. Hill, E. J. – Ferris, M. – Märtinson, V. (2003): Does it matter where you work? A comparison of how three work venues (traditional office, virtual office, and home office) influence aspects of work and personal/family life. Journal of Vocational Behavior, no. 63. 220–241 p. Hrubi László: Regionális Gazdaságtan. Tananyag. PTE KTK Regionális Politika és Gazdaságtan Doktori Iskola. 2005. IMCC (2007): A minőségügy története. Roldan Kft. Budapest, Inspi-Ráció Egyesület (2005-2006): Motiváció. Animátor képzés. Kárpátalja. Jackson PJ - van der Wielen J (eds) (1998): Teleworking: International Perspectives : from Telecommuting to the Virtual Organisation. Routledge, 1998 JALA International: Cost-benefit analysis (2008.05.03) http://www.jala.com/homecba_employer.php Klein Sándor (2003): Munkapszichológia. Edge 2000, Budapest. Klein Sándor (2004): Vezetés- és szervezetpszichológia. 3. kiadás, Edge 2000, Budapest. Kurland, N. B. – Cooper, C. D. (2002): Manager control and employee isolation in telecommuting environments. The Journal of High Technology Management Research, vol. 13, no. 1. 107–126 p. Latchem, C. –Walker, D. (eds.) (2001): Telecentres: Case studies and key issues. The Commonwealth of Learning, Vancouver. Magyar Információs Társadalom Éves Jelentés, 2006 Magyar Információs Társadalom Éves Jelentés, 2008 HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

155. oldal

www.husk-cbc.eu

Mahoney, K. T. – Baker, D. B. (2002): Elton Mayo and Carl Rogers: A Tale of Two Techniques. Journal of Vocational Behavior, no. 60. 437–450 p. Munkaszervezési alapismeretek, Erdõhasználattan II., NYME – Erdőmérnöki Kar, http://hasznal.emk.nyme.hu/haszn2fuzetek/szervez.pdf (2008.05.03) Muscovite (2004): The New Knowledge Workplace. Executive Perpectives. PwC. Olson, M.(2003): Organisational Barriers to Professional Telework, in: Homework: Historical and Contemporary Perspectives on Paid Labor at Home, 215. p. Orosdy Béla (összeáll.) (1996): Marketing pszichológia – Szöveggyűjtemény. JPTE–KTK Marketing Tanszék, Pécs. Pérez, M. P. et al. (2007): Modelling the adoption of teleworking: an empirical study of resources and organisational factors. International Journal of Services Technology and Management, vol. 8, no. 2–3. 188–206 p. Pérez, M.P. – Sánchez, A.M. – Carnicer, M.P. (2002): Benefits and barriers of telework: perception differences of human resources managers according to company’s operations strategy. Technovation, no. 22. 775–783 p. Peters, P. – Tijdens, K. G. – Wetzels, C. (2004): Employees’ opportunities, preferences, and practices in telecommuting adoption. Information and Management, no. 41. 469–482 p. Pulido, J. C. – López F. J. (2005): Teleworking in the information sector in Spain. International Journal of Information Management, no. 25. 229–239 p. Shafizadeh KR - Niemeier DA - Mokhtarian PL – Salomon I (1997): The Costs and Benefits of Telecommuting Speier, C. – Venkatesh, V. (2000): Creating an effective training environment for enhancing telework. International Journal Human-Computer Studies, no. 52. 991–1005 p. Távmunkáról röviden, Szociális és Munkaügyi Minisztérium (2008.05.04) http://www.szmm.gov.hu/main.php?folderID=12036 Taylor DS – Kavanaugh JK (2005): Developing a model of leadership in the teleworking environment: a qualitative study. Journal of Organizational Culture, Communications and Conflict, July, 2005 Teleházak. Magyar Teleház Szövetség (2008.05.03) http://www.telehaz.hu/index.php?cat=tc&sub_cat=map Telework Australia: Cost-Benefit model (2008.05.03) http://www.teleworkaustralia.com.au/doclibrary/public/templates/CostBenefit.xls HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

156. oldal

www.husk-cbc.eu

Teo, T. S. – Lim, V. G. – Wai, S. H. (1998): An empirical study of attitudes towards teleworking among information technology (IT) personnel. International Journal of Information Management, vol. 18, no. 5. 329–343 p. Tóthné Sikora Gizella (2002): Munkaerőpiaci ismeretek. Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi Kar Humán Erőforrás Tanszék (oktatási segédlet) Török Emőke (2006): Túlléphetünk-e a bérmunka társadalmán? Szociológiai Szemle 2. szám, 111–130 p. Tremblay, D. G. – Genin, É. (2007): The demand for telework of IT self-employed workers. The Jornal of E-working, vol.1. 98–115 p. Váti Kht (2003): A gazdasági térszerkezet vizsgálatát elősegítő új dimenziók illetve az ezzel kapcsolatos módszerek kutatása. Kutatási összefoglaló. Zárójelentés. Westfall ED (2004a): Telecommuting and Telework. In: The Internet Encyclopedia Vol.3 Bidgoli H (ed.) John Wiley and Sons, 2004, 436-447.p. Westfall RD (1997): Does Telecommuting Really Increase Productivity? Fifteen Rival Hypotheses. Proceedings of the AIS Americas Conference, Indianapolis, IN, 1997, 405–407.p. Westfall RD (2004b): Does Telecommuting Really Increase Productivity? August 2004/Vol. 47, No. 8 COMMUNICATIONS OF THE ACM


157. oldal

www.husk-cbc.eu

MELLÉKLETEK


158. oldal

www.husk-cbc.eu

1. melléklet: Hasznos dokumentumok A projekt weboldala http://www.working-centers.eu/

A távmunka törvény (2004. évi XXVIII. törvény) http://www.tavmunka.org/content/view/28/40/

Adatvédelmi törvény http://www.dura.hu/jogkereso/avtv.html

Távmunka szerződés minta http://www.tavmunka.org/download/jogi/tavmunkas_szerzodes_minta.pdf

Információbiztonsági szabvány (ISO 27001) http://www.hu.sgs.com/hu/iso_27001_2005.htm?serviceid=10009993&lobid=49516

Európai Távmunka keretmegállapodás http://www.tavmunka.org/download/jogi/eu_keretmegallapodas.pdf és értékelése: http://www.szmm.gov.hu/download.php?ctag=download&docID=20498

Távmunkával kapcsolatos weboldalak gyűjteménye http://tavmunka.lap.hu/

Szervezeti és Működési Szabályzat minták http://www.zipernowsky.hu/letoltes/alapdokumentumok/SZMSZ.pdf http://www.balatonalmadi.hu/file/30_01_VGSZMSZ.doc http://www.mee.hu/files/images/szmsz_minta.pdf HUSK/0901/1.1.1/0140 “Távmunka infrastruktúra fejlesztése”

159. oldal

www.husk-cbc.eu


160. oldal

www.husk-cbc.eu

2. melléklet: Költségkalkulációs modell Az alábbi fájl beágyazásra került ebbe a dokumentumba. Amennyiben ezt Word (DOC) formában olvassa, úgy dupla kattintással megnyithatja és használhatja. Amennyiben PDF vagy nyomtatott formában olvassa ezt a dokumentumot, úgy a projekt weboldalán, a Munkáltatói menüben találhatja meg letölthető formában (www.working-centers.eu).

MTMSZ Távmunka költségmodellezo v3.xlsx


161. oldal

TÁVMUNKA MODELLEK. A távmunka általános ismereteinek kézikönyve. A távmunka jogi és adóügyi kézikönyve

Recommend Documents