Tátrai Orsolya DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék
Arany Edit – Hajnal Tamás – Kőrössy Zoltán – Nagy Gábor – Novák László – Novák Zsuzsa – Tomecskó Erika (2002): Üzleti rendezvényszervezés I. Titkok és trükkök. Budapest, B+V Lap és Könyvkiadó. Faragó Hilda (2004): Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Képzőművészti Kiadó. Nagy László (1991): Nagyrendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Víva Kft. Pusztai János (2005): Konferenciaszervezés. Székesfehérvár, KJF.
1. A konferenciaturizmus elméleti alapjai 2. A konferencia események típusai 3. A konferenciák személyi háttere 4. A konferenciaszervezés folyamata 5. A konferenciaszervezés sajátos feltételei 6. A konferenciák világához kapcsolódó hazai és nemzetközi szervezetek 7. A konferenciaturizmus tendenciái 8. Protokoll a konferenciák világában
Történeti áttekintés Konferencia Turizmus Hivatásturizmus: MICE -
M (meetings = ülések) I (incentives = incentív utak) C (Congresses, Conventions = konf., kongr.) E (exhibitions = kiállítások)
2. A konferencia események típusai Rendezvények típusai -
Kiegészítő Tudományos Társadalmi, politikai Állami Üzleti Kulturális Egyéni, családi
Konferenciák 1) Hivatalos jellegű rendezvénytípusok ÜLÉSEK ELŐADÁS KEREKASZTAL
FÓRUM
KIÁLLÍTÁS
KONFERENCIA KONGRESSZUS (1-2)
KÖZGYŰLÉS
MUNKACSOPORT BRAINSTORMING WORKSHOP
PANELVITA
PLENÁRIS ÜLÉS
SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ
POSZTERSZEKCIÓ
SZEMINÁRIUM
SZIMPÓZIUM
TELEKONFERENCIA / VIDEÓKONFERENCIA TESTÜLETI ÜLÉS
TRÉNING
2) Étkezéssel egybekötött rendezvénytípusok - Álló alkalmak Fogadás Buffet-dinner Koktélpatry Garden party Egy pohár pezsgő
- Ültetéses alkalmak Díszétkezés Munkaebéd/munkavacsora Villásreggeli
3) Egyéb rendezvények Bál, estély, fesztivál, gála, show stb.
I. SZERVEZŐK a) PCO (Professional Congress Organizers)
b) MP (Meeting Planner) „az ülés megrendelője” – egy személy vagy csoport/testület, megbízásban áll
c) Szakmai szervezőbizottság Tagjai a szakma prominens képviselői. Feladatai: téma, időpont, üléstípusok meghatározása, kiegészítő rendezvények típusának meghatározása, szakmai előkészítés: előadók kiválasztása, felkérése PCO kiválasztása, megbízása, folyamatos ellenőrzés.
d) Közreműködők -
-
hostok, hostessek tolmácsok, fordítók (konszekutív, szinkron, fülbesúrgó) Helyszíngazdák (konferencia szálloda)
e) Szolgáltatók Szállás (szállodák, hotelek, panziók, kollégiumok stb.) Étkezés (éttermek, kiszállítók) Utazás (közlekedési cégek) Kiegészítő programok (cégek, intézmények, társaságok, művészek stb.) Megjelenés, nyilvánosság (grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség, sajtó stb.) Technikai feltételek (hang, fény, biztonság, eszközök)
II. MEGBÍZÓK -
Állami szféra
(szerv, intézmény – szakmai szervezet, testület stb.) -
Vállalkozói szféra
(egyén, cég, vállalat stb.) -
Civil szféra
(egyesület, alapítvány, szövetség stb.)
III. RÉSZTVEVŐK Hallgatóság - Előadók - VIP vendégek - Média Közreműködők, szolgáltatók - Szervezők -
-
I. Tervezés
II. Szervezés III. Lebonyolítás IV. Utómunkálatok
I. Tervezés (1) Környezettanulmány – PEST-analízis (politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése)
(2) Belső erőforrások elemzése – SWOT elemzés (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)
(3) Szervezőbizottság – szakmai szervezőbizottság felállítása (4) Brief összeállítása
BRIEF Kérdés (9)
A BRIEF tartalma
Ki?
A konferencia szervezője
Mit?
A konferencia neve
Miért?
A konferencia célja
Kinek?
A konferencia célcsoportja
Hol?
A konferencia helye
Mikor?
A konferencia időpontja
Mivel?
A konferencia programjai (fő tartalmi elemek)
Hogyan? Miből?
A konferencia nyilvánossága (előzetes marketingterv) A konferencia költségterve (előzetes költségterv)
Ütemterv
A konferencia részletes forgatókönyve
HATÁRI DŐ
TEVÉKENYSÉG SZERVEZÉS Belső kommunikáció kialakítása
(stáblista – feladatkörök, feladatok, ülések, megbeszélések, kapcsolattartás rendje)
Részletes programterv (folyamatosan alakul)
Logisztika –szolgáltatók és közreműködők szervezése
(utazás, szállás, étkezés, helyszín, biztonság, dekoráció, nyomda, előadók, fellépők) - árajánlatok kérése, opciós foglalás, végleges foglalás/szerződés
Engedélyek beszerzése
(ANTSZ, tűzvédelem, rendőrség, önkormányzat stb.)
Marketingterv kidolgozása és megvalósítása (marketing-mix elemei)
Költségterv kialakítása
(tervezett költségek, tényleges költségek nyomon követése, szponzorkeresés)
Folyamatos ellenőrzés
A megvalósítás részletes forgatókönyvének összeállítása
FELELŐ S
HATÁRI DŐ
TEVÉKENYSÉG LEBONYOLÍTÁS napok pontos megjelölésével UTÓMUNKÁLATOK Utólagos kifizetések
Költségvetési elszámolás Köszönőlevelek Sajtókövetés Értékelés Beszámolók
FELELŐ S
III. Lebonyolítás FORGATÓKÖNYV Időpont
Helysz ín
Program/ tevékenység
Szervezői feladatok
Tárgyi feltételek
08.00
DAB
Helyszín előkészítése
Stáb eligazítás
forgatók.
Helyszín(ek) berendezése
virág, reg.csom.
Reg.csom. kiosztása
mappa, kitűző stb.
Részvételi díjak beszedése
jelenléti ív,számlatömb stb.
Termek külön 09.00
DAB fsz.
Termek külön
Résztvevők fogadása
Folyamatos helyszínbizt.
Tech. és eszk. bizt., szellőztetés
Kapcsolattartás
Szolg. fogadása, kifizetése
(szervezők)
Közreműk.fogadása, kifizetése Adott helysz.
Kiegészítő programok
Koordinálás
Zárás
Pakolás, takarítás
Műszaki feltételek
Felelős (ök) Laci
projektor lap top hosszabbító
projektor lap top hosszabbító
Megjegyzések
IV. UTÓMUNKÁLATOK Pénzügyi feladatok: utólagos kifizetések, átutalások rendezése, a költségvetéssel való elszámolás. Marketinghez kapcsolódó feladatok: - utómédia, - sajtókövetés (tv, rádió, internet, nyomtatott sajtó). Köszönőlevelek: résztvevőknek, meghívottaknak, szponzoroknak. Értékelés: megrendelő – szervező között, szervezői stábon belül.
a) HELYSZÍNEK Konferencia termek - Nagyság szerint: nagyterem, kisterem, üléstermek. - Szellőzés, fűtés, légkondicionálás. - Világítás (természetes, mesterséges fény, sötétíthető). - Technika: színpadtechnika, audiovizuális eszközök, műszaki szakemberek.
ISKOLAPADOS ELRENDEZÉS
SZÍNHÁZI SZÉKSOROS ELRENDEZÉS
„U” ALAKOS ELRENDEZÉS
BANKETT ELRENDEZÉS
Konferencia szállodák Szállás + étkezés + konferencia termek + egyéb szolgáltatások
b) Étkeztetés
Ebéd
Érkezés
Kávészünet
Állófogadás
Árajánlat kérése - Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek típusa, fizetés formája, ÁFA-val… Hivatalos levél forma!
Opciós foglalás - Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására.
Megrendelés - A szolgáltatás és az ár véglegesítése.
c) Speciális szervezői feladatok Nyilvánosság! -
-
Felhívás + jelentkezési lap kiküldése (v.) REKLÁM tevékenység Jelentkezés feltételei: absztrakt, resume… + részvételi díjak befizetése. Jelentkezési határidő! – visszajelzés, összesítés (megrendelések véglegesítése). A program (előadókkal, beosztással) véglegesítése – résztvevők értesítése. Előadók! – előadások anyagának (tanulmányoknak) bekérése. Konferenciakötet szerkesztése – nyomdai munkálatok. Konferenciakötetek kipostázása.
Szakmai szervezőbizottság és szervezők Saját (belső) szakmai megbízó - saját rendezvény - BRIEF
PCO-val - pályázás útján - BRIEF alapján részletes terv
Lebonyolítás! - Regisztráció! - regisztrációs csomag, - jelenléti ív, - részvételi díjak helyszínen való befizetése (számlázás), - információk!
(1) Magyar Turizmus Zrt. (1994 - )
Tulajdonos: Magyar Állam – Magyar Fejlesztési Bank Felépítése: Vezérigazgatóság Igazgatóságok Marketing Igazgatóság (promóció, E-marketing, piac-és termékmenedzsment, kutatás) Hálózati Igazgatóság (belföldi koord., külképviseleti koord., rendezvény iroda) Magyar Kongresszusi Igazgatóság Gazdasági Igazgatóság + Tourinform hálózat (144)
Feladatok: -
-
-
Magyarország arculatépítése, imázsjavítás, ismertség növelése itthon és külföldön, piacra juttatás segítése, regionális együttműködések segítése, marketingkommunikációs tevékenység, turisztikai információk biztosítása. Szeptember 27. – a Turizmus Világnapja!
HCB (Hungarian Convention Bureau) - MKI
2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti egysége! Nonprofit szervezet! Feladatai: Kiadványok készítése Adatgyűjtés és –szolgáltatás Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel Közreműködés továbbképzésekben Javaslattevés beruházásokra
PARTNERKERESŐ FUNKCIÓ: - szállodák, helyszínek, szervező irodák, incentive programok, éttermek)
HÁTTÉRANYAGOK: - statisztikák, tanulmányok, szakmai kiállítások, kongresszusi naptár, szaklapok, web-könyvtár, továbbképzések)
ICCA (International Congress and Convention Association – Kongresszus- és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége) Titkársága: Amszterdam (1964-től) A legátfogóbb nemzetközi szervezet – 7 kategória: Utazási irodák Légitársaságok Kongresszus- és kiállítás-szervezők Állami irányító hivatalok és testületek Kongresszusi központok és irodák Szállodák Egyéb szállítók és szolgáltatók LEGNAGYOBB KONFERENCIA ADATBANK (9000 rendezvény története, infói)! MKI tagja!
UIA (Union of International Associations – Nemzetközi Szervezetek Szövetsége)
Titkársága: Brüsszel Adatbázis és statisztikai elemzések Nemzetközi szervezetekről szóló kötetek.
A résztvevők költése ott tartózkodás alatt (4 nap átlagosan) Kb. 3-4-szerese a költés a szabadidős turizmusnak!
Szállodai szoba Szállodai étterem Más étterem Szolgáltatások Szórakozás Vásárlás Helyi közlekedés Egyéb
52 % 10 % 12 % 5% 5% 8% 5% 3%
EURÓPA ÁZSIA AMERIKA AUSZTRÁLIA AFRIKA
5.134 esemény 1.305 esemény 1.824 esemény 264 esemény 426 esemény
57.3 % 14.6 % 20.4 % 2.9 % 4.8 %
Összesen : 8.953 esemény (UIA adatok alapján)
100 %
EURÓPA AMERIKA ÁZSIA AUSZTRÁLIA AFRIKA
3.082 esemény 957 esemény 956 esemény 192 esemény 128 esemény
Összesen: (ICCA adatok alapján)
58 % 18 % 18 % 4 % 2 %
5.315 esemény
100 %
Nemzetközi ülések megoszlása a kontinensek között
(Forrás: UIA)
Vezető konferencia országok (UIA ranglista 2005)
2000 1. USA 1227 2. Franciaország 801 3. Németország 626 4. Egyesült Királyság 662 5. Olaszország 493 6. Spanyolország 387 7. Hollandia 8. Ausztria 230 9. Svájc 244 10. Belgium 373 11. Kína 164 ………
23. Magyarország
138
2001 1064 627 500 464 420 343
2002 1145 565 481 505 371 392
2003 1068 647 487 420 437 376
2004 1080 552 491 377 336 361
231 240 306 159
243 256 313
274 322 283
279 302 282 231
2005 1039 590 410 386 382 368 341 314 268 242 216
98
97
101
128
117
Vezető konferencia országok (ICCA ranglista)
2000 1. USA 284 2. Németország 208 3. Spanyolország 161 4. Egyesült Királyság 224 5. Franciaország 183 6. Hollandia 7. Olaszország 146 8. Ausztrália 166 9. Ausztria 82 10. Svájc ………
20. Magyarország
56
2001 208 160 140 148 139
2002 225 144 177 151 118
2003 232 161 220 177 123
142 133 81
101 119 73
146 117 111
36
59
57
2004 2005 288 376 272 320 267 275 196 270 204 240 181 197 170 196 145 164 129 157 151
78
97
A nemzetközi ülések nagysága (Forrás: ICCA)
Átlagos létszám 687 fő
Nemzetközi konferenciák időtartama
Konferenciavárosok ranglistája: 1. Szingapúr, 2. Párizs, 3. Brüsszel, 4. Bécs, 5.Barcelona, 6. Tokio, 7. Szöul, 8. Budapest, 9. Koppenhága, 10. London…… (ICCA ranglista: Konferenciaszám alapján)
MAGYARORSZÁG Jellemzők
(2009)
Nemzetközi konferenciák (2010): Budapest 71% Pécs 6,7% Sopron 3% Szeged 3% Balaton-vidék 2,6% Debrecen, Eger, Győr stb. ….
Konferenciák helyszínei
A világ legnagyobb szállodaláncai • • • • • • • • • •
1. Intercontinental (GB) 3532 2. Cendant (USA) 6396 3. Marriott (USA) 2564 4. Accor (Francia) 3973 5. Choice (USA) 4987 6. Hilton (USA) 2226 7. Best Western (USA) 4097 92. Danubius Hotels 61 148. Corinthia Hotels 23 183. Hunguest Hotels 29
532 701 520 860 469 218 463 427 403 806 354 312 308 131 9 600 6 230 4 785
Csúcsidőszakok: - május-június - szeptember-október
Átlagos időtartam:
FOGALMAK
A hivatalos érintkezés szabályaira, rendjére, formaságaira az etikett és a protokoll megnevezést használják. Illem: „A társadalmi érintkezés, a jó modor, az udvariasság szabályai”/Magyar értelmező kéziszótár / Etikett: francia eredetű kifejezés (‘etiquette’) „Az (előkelő) társasági érintkezés formáinak megszabott rendszere.” /Magyar Értelmező Kéziszótár/ „Az udvariassági szabályok, illemszabályok összessége.” /Idegen szavak szótára/ Protokoll: görög eredetű szó (‘protosz’ + ‘kolla’) „A hivatalos kapcsolatok írott és íratlan szabályainak, szokásainak és formaságainak összessége.” /Magyar nyelv értelmező szótára /
1)Diplomáciai protokoll Hivatalos nemzetközi kapcsolatok viselkedéskultúrája. A protokoll nemzetközi gyakorlata a diplomácia területén alakult ki. 2)Állami protokoll Az államfő, a kormányfő, a kormány tagjai és a kormánytag jellegű funkciót betöltő vezetők hivatalos tárgyalásainak,találkozóinak, utazásainak szervezése és lebonyolítása. 3)Vállalati protokoll Szervezetek (kisvállalatok, nagy cégek) protokolláris tevékenysége, amely többek között a szervezet kapcsolati hálójától, jellegétől, pénzügyi lehetőségeitől is függ.
A viselkedéstechnika elemei Magatartás: a munkában, magánéletben, másokkal való érintkezésben végzett, erkölcsi jelentéssel bíró cselekedetek összessége. Magatartásunk (másokhoz való viszonyunk) a VISELKEDÉSen keresztül jut kifejezésre.
1) Passzívák: azok a mozzanatok, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunk, protokollismereteink színvonalát. 2) Aktívák: azok az elemek, amelyek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre, megszólalásunkra, valamilyen interakcióra van szükség.
PASSZÍVÁK Jellem, Lelkiismeret, Megjelenés, fellépés, öltözködés, Illedelmesség, jó modor, Udvariasság, Előzékenység, Figyelmesség, Tapintat, Pontosság, Szerénység, Türelem, Önuralom.
AKTÍVÁK Köszönés, kézfogás, kézcsók, Meghajlás, Tegezés, magázás, Bemutatás, bemutatkozás, Társalgás, beszédmodor, Partnerség, Testbeszéd, testhangok.
- öröklött tulajdonságok - finomíthatók, fejleszthetők - megtanulhatók, beépülhetnek az ember viselkedéskultúrájába
Köszönés A legáltalánosabb és leggyakoribb érintkezési forma. Kialakult szabályai: - A szóbeli formula a nemzetközi hivatalos kapcsolatokban - szinte kizárólag a napszakhoz (találkozáskor), - illetve a viszontlátásra utaláshoz (elváláskor) kapcsolódik. - Előre köszön: – – – –
férfi a nőnek, fiatalabb az idősebbnek, beosztott a főnöknek, a belépő a bentlévőnek.
A köszönést elmulasztani vagy nem viszonozni egyértelmű sértés!!!!! A régi bonyolult formalitásoktól megmaradt a fejbiccentés, a könnyű meghajlás, férfiaknál a kalapemelés és a felállás, a kézfogás, az ölelés és a csók, (hölgyeknek) a kézcsók.
Felállás A felállás szabályai az előreköszönés szabályaihoz hasonlítanak: • a férfiak, ha nőt köszöntenek, • a fiatalabbak, ha idősebbet, • a beosztott, ha a főnökét köszönti
Kézfogás Az üdvözlés egyik legrégebbi formája (a fegyvertelenség, a barátság jelképe). Szabályai ellentétesek a köszönésével!! • aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt, • a kézfogás egyszerű, rövid, határozott mozdulat.
Bemutatkozás Harmadik fél segítsége nélkül való ismeretkötés. - Hivatalos látogatás alkalmával (előzetes bejelentés esetén):
a meglátogatott fél titkárságán elegendő a név és a cég bemondása (hogy a titkárnő azonosítani tudja az illetőt) • a partner az előzetes bejelentés alapján tudja, kivel áll szemben, így a bemutatkozás formális, lehetőleg névjegycserével, utána azonnal a hivatalos témára lehet térni. Az előzetes bejelentés nélküli látogatást lehetőleg kerülni kell. •
- Társaságban (fogadáson ) ha nem találunk ismerőst:
• férfi is, nő is odaléphet más magányos ácsorgóhoz - köszönés, bemutatkozás, a vállalat vagy a foglalkozás megjelölése.
Bemutatás Valakit bemutatnak valakinek. • Kétoldalú tárgyalásokon: a delegációvezető (először a fogadó) a kölcsönös üdvözlés után bemutatja a delegáció tagjait, rang és név szerint. • Társaságban a házigazda mutatja be vendégét a korábban érkezetteknek. • Bárki bemutathatja egymásnak saját ismerőseit, vagy megkérheti ismerősét, hogy mutassa be ismerősének.
Kit mutatnak be kinek? • a férfit a nőnek, • a fiatalabbat az idősebbnek, • az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak, • ha a fogadást valakinek a tiszteletére rendezik, annak mutatják be a meghívottakat. Rövidség és célszerűség! Először mindig annak a nevét mondják, akinek a másikat bemutatják. Utána bemutatási formula, majd a bemutatott neve.
Öltözködés JÓLÁPOLTSÁG
-
Testápolás Hajviselet Smink, parfüm, körmök Fogak ÖLTÖZKÖDÉS
Mindig az alkalomhoz igazodik, az ünnepélyesség foka szerint rangsorolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is: 1) Hivatalos öltözet (nincs ünnepi jellege) 2) Alkalmi öltözet: informális, félünnepélyes, ünnepélyes. 3) Speciális alkalmi ruhák (kirándulás, sport, stb.)
Férfiaknál: hagyományos öltöny; galléros, kézelős ing; nem túl harsány nyakkendő, díszzsebkendő; sötét színű zakóhoz illő zokni; tiszta, ragyogóra fényesített fekete félcipő; esztétikus küllemű textilzsebkendő.
Nőknél: a váll legyen mindig fedett; elengedhetetlen a harisnya; vezető pozíciójú nőknél kosztüm, kiskosztüm, kétrészes kosztüm, nadrágkosztüm; kiegészítők használata, amelyek megfelelnek a nők egyéniségének.
a) Informális alkalmi (=formális, hivatali) Férfiaknál: egyszínű öltöny Nőknél: blúz, szoknya, kosztüm b) Félünnepélyes alkalmi Férfiaknál: sötét árnyalatú öltöny Nőknél: kosztüm c) Ünnepélyes alkalmi Férfiaknál: fekete öltöny + fehér ing + szürke nyakkendő Nőknél: hosszú ruha, kosztüm, blúz, magas sarkú cipő
Külön előírás szerint:
‘BLACK TIE’
‘WHITE TIE’
Kellékei: névjegy, meghívó, ajándék, virág NÉVJEGY (klasszikus, hivatalos, közös, diplomáciai, idegen nyelvű)
MEGHÍVÓ A meghívónak tartalmaznia kell: (- a meghívó személy rangját, nevét) - a meghívás tényét, - az alkalom jellegét, - az alkalom idejét, - programot - más tudnivalókat.
