SZERVEZETI HATÉKONYSÁG A szervezet működésében rejlő tartalékok feltárása és megszüntetése
www.simconsult.hu
[email protected] (+36) 30-4687469
© Simconsult
KORSZERŰ VEZETÉS SIKERES SZERVEZET
Tartalom
Bevezetés a témakörbe A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés A racionalizálási lehetőségek feltárása Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek megvalósítása Várható eredmények
Simconsult
© Simconsult
2
Hatékonyság Hatékonyság alatt azt értjük, hogy egy adott termék vagy szolgáltatás előállításához mennyi erőforrást (munkaerő, anyag, eszköz, energia) használunk fel.
OUTPUT HATÉKONYSÁG = INPUT INPUT
FELDOLGOZÁS
Erőforrás Munkaerő Anyag Eszköz Információ Energia Tőke
Marketing-értékesítés Kutatás-fejlesztés Logisztika Termelés-szolgáltatás Pénzügy HR Informatika
OUTPUT Termék Szolgáltatás
PAZARLÁS Az ügyfél a pazarlást nem hajlandó megfizetni Pazarlással mindenhol lehet találkozni A veszteségforrásokat következetesen fel kell számolni Alapelv: mindent lehet jobban csinálni © Simconsult
3
Pazarlás Pazarlás a termék vagy szolgáltatás előállításához feltétlenül szükséges minimális erőforrást meghaladó felhasználás (erőforrás = munkaerő, anyag, eszköz, energia, információ). Az ügyfél a pazarlást nem hajlandó megfizetni Pazarlással mindenhol lehet találkozni A veszteségforrásokat következetesen fel kell számolni Alapelv: mindent lehet jobban csinálni Példák: © Simconsult
Rosszul szervezett folyamatok Átfedések, párhuzamosságok Hosszú átfutási és feldolgozási idők Információhiány Várakozás Kommunikációs problémák, félreértések Rossz légkör Vezetési ismeretek hiánya Magas készlet Fölösleges mozgatás Selejt ... 4
Szervezeti hatékonyság Hatékonyság alatt azt értjük, hogy egy adott tevékenységhez mennyi erőforrást használunk fel. Az alapelv az, hogy mindent lehet egy kicsit jobban csinálni. Miből adódnak a problémák?
?
FİNÖK
FŐNÖK
Stratégia
Szervezet
Folyamatok
Információ
Vezetési ismeretek
Szervezeti kultúra
Bla-blabla
Tra-lala
Költségfelelősség
Ügyfélorientáció
Kommunikáció
Szervezés, irányítás
Motiváció
Minőség
Értékesítés
Beszerzés
Készlet
Mozgatás-szállítás
Várakozás
Gépállás
© Simconsult
5
Tipikus problémák Stratégia
?
© Simconsult
Nincs elképzelés a jövőről
Sodródás, nem tudjuk hol vagyunk és hová tartunk
Széthúzó menedzsment
Összehangolatlan rendszerek
„Mióta nem tudjuk, merre tartunk, kétszer annyit dolgozunk”
...
6
Tipikus problémák Szervezet FİNÖK
FŐNÖK
© Simconsult
Tisztázatlan szerepek
Feladat-hatásköri problémák
Nem átlátható folyamatok
Átfedések, párhuzamosságok
Gazdátlan területek
Kommunikációs problémák
Lassú reagálás, döntéshozatal
Rugalmatlanság …
7
Tipikus problémák Folyamatok
© Simconsult
Szervezetlen folyamatok
Átfedések
Párhuzamosságok
Tisztázatlan felelősségek
Hosszú átfutási idők
Hosszú feldolgozási idők
Túlzott bürokrácia
...
8
Tipikus problémák Szervezés, irányítás
© Simconsult
Szervezetlen folyamatok
Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban
Átfedések, párhuzamosságok
Túlterhelések
Gazdátlan, lefedetlen területek
Fejetlenség, kaotikus állapotok
...
9
Tipikus problémák Információ
© Simconsult
Információ-dömping
Információhiány
Nem naprakész információk
Döntésorientáló információk hiánya
Rosszul szervezett folyamatok
Fölösleges adminisztráció
Redundancia
...
10
Tipikus problémák Értékesítés - marketing
© Simconsult
Nem megfelelő piaci munka
Nincs megfelelő marketing
Marketing ráfordítások nem érnek célba
A marketing nem orientálja a fejlesztéseket
Termék-piaci ismeretek hiánya
Ösztönzési problémák
...
11
Tipikus problémák Ellátási lánc
© Simconsult
Nincs rálátás a teljes értékteremtési folyamatra
Erőforrásgazdálkodási hiányosságok
Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban
Pontatlan diszpozíció
Egyidejűleg magas készlet és anyaghiány
...
12
Tipikus problémák Beszerzés
© Simconsult
Nincs megfelelő beszerzési marketing
Termék-piaci ismeretek hiánya
Anyaggazdálkodási problémák
Beszerzők érdekeltsége nem megfelelő
Magas beszerzési költségek
...
13
Tipikus problémák Beszerzés
© Simconsult
Készletgazdálkodási problémák
Nem megfelelő diszpozíció
Raktárra gyártás
Magas készlet
Lassú forgási sebesség
Elfekvő készlet
Pontos, naprakész információk hiánya
...
14
Tipikus problémák Szállítás - anyagmozgatás - raktározás
© Simconsult
Nem hatékony szállítási lánc
Nem jól kialakított folyamatok
Pontatlan diszpozíció
Fölös mozgatások
Puffer
Rosszul megválasztott szállítási mód
Hosszú szállításianyagmozgatási útvonalak …
15
Tipikus problémák Várakozás
© Simconsult
Kapacitások és terhelések nincsenek összhangban
Erőforrás-gazdálkodási problémák (munkaerő, anyag, eszköz, információ)
Pontatlan diszpozíció
Túlterhelt területek
Nem megfelelően leterhelt területek
Fölös kapacitások
...
16
Tipikus problémák Gépállás
© Simconsult
Pontatlan diszpozíció
Várakozás anyaghiány miatt
Várakozás munkaerőhiány miatt
Várakozás technológiai problémák miatt
Várakozás műszaki problémák miatt
Várakozás dokumentációra
Elavult géppark …
... 17
Tipikus problémák Minőség
© Simconsult
Nem megfelelő minőségtudat
Selejt
Pótmunka
Határidőcsúszások
Többletköltségek
A minőség nem épül be a termékbe
Elégedetlen ügyfél
Elmaradó rendelések
...
18
Tipikus problémák Költség
© Simconsult
Nincs tisztánlátás a költségeket illetően
Költségek tervezése és elszámolása nem okozati alapon
Nem tudjuk, mi mennyibe kerül
Költségtudatos magatartás hiánya
Nincs költségfelelősség
Nem megfelelő az érdekeltségi rendszer
...
19
Tipikus problémák Ügyfél--orientáció Ügyfél
© Simconsult
Ügyfél-orientáció hiánya
Nem figyelünk kellően az ügyfélre
Az ügyfél csak problémát okoz
Nem ismerjük fel a változó igényeket
Lassú reagálás a változó igényekre
Lassú kiszolgálás, várakozó sorok
...
20
Tipikus problémák Motiváció
© Simconsult
Célok, elvárások nem ismertek
Nincs teljesítménymenedzsment
Dolgozók nem kapnak visszajelzést
Teljesítmény nem kapcsolódik a bérhez
Nem az igazi hozzáadott értéket honoráljuk
Motiválatlan munkatársak
...
21
Tipikus problémák Vezetési ismeretek
© Simconsult
Korszerű vezetési ismeretek hiánya
Elavult menedzsment tudás
Csak szakterületi specialisták
Hiányzik az ‘egész’ átlátásának képessége
Összköltségszemlélet hiánya
Zsebből irányítás
Káosz menedzsment
... 22
Tipikus problémák Szervezeti kultúra
© Simconsult
Nem megfelelő vezetési stílus
Innovatív légkör hiánya
Motiválatlan dolgozók
Nem ismerik fel a változtatás szükségességét
Nincs erő, akarat a változások generálására
A vezetők nem képesek fenntartani az eredményeket …
23
Tipikus problémák Kommunikáció
Bla-blabla Tra-lala
© Simconsult
Nem világos üzenetek
Mellébeszélés, félreértések
Rossz csatornaválasztás
Folyosói pletykák
Szándék, üzenet nem ér célba
Széthúzó vezetés
Korszerű technikai lehetőségeket nem használjuk ki
...
24
Hatékonysági program
Tulajdonos Stratégia, tervek Pénzügyi helyzet Termékek, piacok
Marketing Értékesítés
Műszaki
Szervezet, munkakörök Folyamatok Létszám, felkészültség Motiváció
Logisztika
Termelés Szolgáltatás
Pénzügy
2. Javaslatok
Helyzetfelmérés eredményeinek bemutatása Hatékonyságnövelési lehetőségek felvázolása
Azonnali intézkedések Részletes projektterv
Informatika
Javasolt projektek (cél, feladat, határidő, ráfordítás, várható eredmény)
Projektek kidolgozása
Erőforrások biztosítása Projektszervezet kialakítása
Eredmények © Simconsult
Humán
Hatékonyságnövelési lehetőségek
3. Megvalósítás
Költségtudat, költségfelelősség Szervezeti légkör Kommunikáció Erősségek, gyengeségek ...
Projektek végrehajtása Projektcontrolling
II. ütem: 6-12 hó
I. ütem: 3-4 hét
1. Helyzetfelmérés
25
Helyzetfelmérés A jelenlegi helyzet felmérése keretében a stratégia és a tervek tisztázása, valamint a szervezet, a folyamtok, a vezetési rendszerek és a döntési mechanizmusok áttekintése.
Probléma
Ok
Kihatás
Javaslat
Interjúk
Kérdőíves felmérések
Dokumentációk tanulmányozása
Elemzések
Munkaértekezletek
Ne gondoljuk, hogy ismerjük a problémákat Bátran kérdezzük meg a munkatársakat A felmérési eredményeken meg fogunk lepődni © Simconsult
26
SWOT elemzés Erősségek
Belső
Gyengeségek
Új termékek, szolgáltatások
Gyenge marketing munka
Speciális szaktudás
Beszállítói minőség
Országos hálózat
Határidők tartása
Magas min őség
Jó ár-érték arány
Nem különböztetjük meg magunkat markánsan a versenytársaktól
…
Öregedő állomány, nincs megfelelő utánpótlás
…
Lehetőségek
Külső
© Simconsult
Veszélyek
Korszerű informatikai lehetőségek kihasználása
Új versenytársak piacra lépése
Stratégiai szövetség kiépítése
Belépés új piaci résekbe
Versenytársak korszerű, innovatív termékekkel jelentkeznek
Nemzetközi piaci lehetőségek
Árverseny hatására csökkenő nyereségtartalom
Új lehetőségek egy fő versenytárs gazdasági nehézségei következtében
Versenytársak jobb értékesítési hálózattal rendelkeznek
…
Kedvezőtlen adózási változások
…
27
Fejlesztési lehetőségek A jelenlegi helyzet felmérése után az erősségek és a gyengeségek számbavétele a szükséges racionalizálási intézkedések meghatározása érdekében.
Stratégia
Szervezet
Értékesítés
Fejlesztés
Termelés
Pénzügy Humán
InforHumán matika
Informatika
ERŐSSÉGEK + Magas szintű szaktudás + Rugalmas munkaidő + Fejlődési lehetőség ... GYENGESÉGEK - A munkaköri szerepek nincsenek tisztázva - A célok, elvárások, teljesítménykritériumok nem ismertek pontosan - A besorolási rendszer nem naprakész - Nincs visszajelzés az elért teljesítményről - A bérrendszer nem mindig ismeri el valódi hozzáadott értéket - Korszerű szervezési-vezetési ismeretek hiánya - Belső kommunikációs problémák - … © Simconsult
Fejlesztési lehetőség
28
Javasolt projektek Egymással versengő fejlesztési javaslat esetén prioritások meghatározása a kulcsszereplők bevonásával.
Stratégiai fontosság
Munkaerőfejlesztés
Munkaköri szerepek
Karrier
Teljesítménymenedzsment
Gazdasági jelentőség © Simconsult
29
Javasolt projektek Stratégia
Stratégia kidolgozása, újragondolása Válságkezelő program kidolgozása Üzleti terv aktualizálása
Szervezet
Szervezet leegyszerűsítése, átfedések-párhuzamosságok, gazdátlan területek megszüntetése Feladatok-hatáskörök szabályozása, munkaköri szerepek tisztázása Folyamatok újragondolása, szabályozása Átfutási és feldolgozási idők lerövidítése
Marketing, értékesítés
Marketing megerősítése, marketing mix, fejlesztések orientálása Üzletszerzés, értékesítés megerősítése, ösztönzése Termék-piaci ismeretek fokozása Ajánlatadás, rendelés-feldolgozás gyorsítása
Logisztika
Erőforrás-gazdálkodás javítása (ember, anyag, gép, információ) Pontosabb diszpozíció Készletszint lecsökkentése
Termelés
Határidők betartása Minőség javítása Selejt csökkentése
Humán
Korszerű HR rendszerek alkalmazása Ösztönző bérrendszer bevezetése (besorolás, bérpolitika, teljesítménymenedzsment) Dolgozói motiváció, elkötelezettség fokozása Létszámhatékonyság fokozása Szervezeti kultúraváltás, változásmenedzsment
Controlling
Tervezés új alapokra helyezése, szakterületek bevonásával Elszámolás okozati elv alapján, terv-tény-indokolt költségszámítás Költségtudat erősítése, költségfelelősség javítása
Informatika
Vállalatirányítási rendszer újragondolása Szakterületi igények magasabb színvonalú kielégítése Pontos, naprakész, döntésorientáló információk biztosítása
© Simconsult
30
Projektjavaslatok kidolgozása Problémák elemzése, értékelése, valamint megoldási javaslatok kidolgozása az érintett szakterületek bevonásával.
© Simconsult
31
Várható eredmények A racionalizálási javaslatok következetes bevezetése esetén az átgondolt, összehangolt intézkedések hatására jelentős hatékonyságnövekedés érhető el. Várható változások:
világos szervezet, egyértelmű felelősségek, hatáskörök nagyobb szervezettség, transzparens folyamatok, átlátható működés gyorsabb átfutási és feldolgozási idők megalapozottabb döntések, gyorsabb reagálás erőforrások (munkaerő, anyag, eszköz, energia) jobb kihasználása költségtudatos magatartás, fajlagos költségek csökkenése változások szükségességének felismerése, változások generálása szervezeti kultúra váltás jobb kommunikáció, kevesebb félreértés motiváltabb, elkötelezett munkatársak hatékonyabb vezetés a vezetők fejlődése eredményeként versenyképesség javulása üzletszerzés, nagyobb rendelésállomány fejlődési lehetőség SZERVEZETI HATÉKONYSÁG FOKOZÁSA
© Simconsult
32
Simconsult Tanácsadóink az ügyfél problémájára koncentrálva korszerű vezetési ismeretekkel segítik a hatékonyság és a versenyképesség fokozását. Stratégia, tervezés Mi a küldetésünk? Melyek a hosszú távú elképzelések? Hogyan kívánunk célba érni? Emberek
Szervezet
Hány és milyen emberre van szükség? Milyen tudás áll rendelkezésre? Hogyan motiváljuk a munkatársakat? Hogy szerezzük meg a legjobbakat? Milyen irányba fejlődjünk?
Melyek a szervezet elvárásai? Hogy alakítsuk ki a szervezetet? Hogy határozzuk meg a szerepeket? Milyen tudásra, tapasztalatra, ismeretekre van szükség?
Döntések
Folyamatok
Kik a döntéshozók? Hogyan születnek a döntések? Hogy biztosítsunk pontos, naprakész döntésorientáló információkat?
Hogyan szolgálják a belső folyamatok a hatékony működést? Milyen az együttműködés és a kommunikáció a vezetők között? Vezetési rendszerek Milyen vezetési rendszerek segítik a hatékony munkavégzést?
© Simconsult
33
Tanácsadási szolgáltatások STRATÉGIA Stratégiai menedzsment Küldetés - vezérelv Hol vagyunk most? Hová kívánunk eljutni? Kritikus sikertényezők A célok levezetése a stratégiából Balanced scorecard SZERVEZETI HATÉKONYSÁG A hatékonyság fogalma A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés Racionalizálási lehetőségek Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek bevezetése LÉTSZÁMHATÉKONYSÁG Létszám és felkészültség Létszám-hatékonysági vizsgálatok Tevékenységelemzés A gazdaságilag indokolt létszám Létszám megoszlása funkciók szerint Akcióorientált létszámtervezés Összehasonlító elemzések KÖLTSÉGHATÉKONYSÁG Stratégiai és operatív controlling Költséghelyek kialakítása Költséghelyi tervezés Terv-, tény- és indokolt költségek Eredmény levezetése Kalkuláció, árképzés Vezetői döntések megalapozása Mi van ha …? elemzések Racionalizálási lehetőségek feltárása Költségtudatos magatartás megteremtése © Simconsult
SZERVEZET Stratégia és szervezet Szervezeti alaptípusok Szervezeti formák bemutatása Szervezet alternatívák vizsgálata Centralizáció – decentralizáció Szervezet és munkakör Átfedések, párhuzamosságok feltárása Feladatok szabályozása Döntési hatáskörök meghatározása A felelősségek összehangolása MUNKAKÖRI SZEREPEK A szerepek tisztázásának fontossága A munkakör célja Fő felelősségek, elvárt eredmények Teljesítménymutatók Tudás, tapasztalat, ismeretek Szükséges kompetenciák A célok, a felelősségek és a követelmények összehangolása Munkaköri szerepleírások kidolgozása BESOROLÁSI RENDSZER A munkakörök elemzése Munkakör-értékelési módszerek Munkakör-értékelési szempontok Különbség munkaköri szintek között Stratégiai fontosság Tudás, tapasztalat, ismeretek Kommunikációs követelmények Problémamegoldás Dimenziók Besorolási rendszer kialakítása Dolgozók besorolása A rendszer bevezetése Kommunikációs feladatok
BÉRPOLITIKA A munkabért meghatározó tényezők Ösztönző bérrendszer kialakítása Munkaerő-piaci vizsgálatok Belső egyensúlyvizsgálatok A bérbeállás meghatározása A fix és a változó bér meghatározása Egyéni teljesítmény figyelembevétele Rugalmas juttatási rendszer TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT Hatékonyság és teljesítmény A teljesítmény tervezésének szempontjai Célok levezetése és összehangolása Teljesítmények tervezése A teljesítmény követése Az elért eredmények elszámolása A teljesítmény és a bér kapcsolata KOMPETENCIA MENEDZSMENT A kompetencia fogalma Kompetencia szótár kialakítása Szervezeti kompetenciák Vezetői kompetenciák Team-kompetenciák Munkaköri és személyi kompetenciák A munkakör és a személy megfeleltetése MUNKAERŐ-FEJLESZTÉS A munkaerő-fejlesztés folyamata Szükséges tudás, kompetenciák Meglévő tudás, kompetenciák Fejlesztési igények meghatározása Tréning anyag kidolgozása Tréning lebonyolítása Eredményesség mérése Tudásmenedzsment
KARRIERTERVEZÉS Munkaköri szintek, karrierlépcsők Munkaköri követelmények A munkakör és a személy megfeleltetése Potenciális vezetők kiválasztása Tehetséggondozás Utánpótlás tervezése SZERVEZETI KULTÚRA, VÁLTOZÁSMENEDZSMENT A jelenlegi kultúra meghatározása A jövőbeli kultúra meghatározása A szükséges változások meghatározása A változtatás képességének megteremtése Változások tervezése és bevezetése Az eredmények konszolidálása és fenntartása BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A kommunikáció célja és alapelvei A cél és a szándék megfogalmazása A célcsoport kiválasztása Az üzenetek meghatározása Kommunikációs csatornák Előnyök, hátrányok A kommunikáció célba juttatása Az eredményesség mérése PROJEKTMENEDZSMENT Projekt fogalma Feladatok, felelősök meghatározása Határidők tervezése Költségek, ráfordítások tervezése Költség-haszonvizsgálat Kockázatok kezelése Projekt controlling
34
