Tartalom: Az adománygyűjtés és projektírás ADOMÁNYGYŰJTÉS: Mi az adománygyűjtés Az adománygyűjtő munkája Az adakozókkal kialakított kapcsolat Az egyének adakozása A cégek adakozása Adománygyűjtő kampányok Tervezett adakozás és a nagy adományok PROJEKTEK ÍRÁSA: Bevezetés Logikai keret Elszámolás
MI AZ ADOMÁNYGYŰJTÉS Az adománygyűjtés (szó szerint: források szerzése) a civil szervezetek tevékenysége, amely az összes többi közül a legnagyobb érzelmeket váltja ki a szervezeten belül. Ha ez sikeres, mindenki elégedett és koncentrálni tud a kitűzött programokra. Nem kell azon gondolkodniuk, hogy miből fizessék alkalmazottaikat és a beszállítókat. Ha nem járnak sikerrel, az egész szervezetben valamiféle feszültség uralkodik, bizonytalanság a jövőre nézve. Ha olyan civil szervezetről beszélünk, amelyik nem önmagát finanszírozza, az adománygyűjtés legalább olyan fontos számára, mint maga a program. Az adománygyűjtés hidat képez azok között, akik rendelkeznek forrásokkal és azok között,
akik megvalósítják a programokat. Ennek a hídnak a megőrzése nem csak az adománygyűjtő feladata, hanem egész civil szervezeté. Az adománygyűjtés egy olyan összetett tevékenység, hogy egyszerre hasonlíthatnánk akár az aranykereskedéshez, a gyümölcsöskerttel való törődéshez, a professzionális kolduláshoz és misszionárius tevékenységhez is. Az adománygyűjtés egy interakció – a kapcsolatfelvételtől a, a bizalom elnyerésén keresztül a mindkét oldali elégedettség kereséséig – az adott civil szervezet és az adakozó között. Alapjában véve az adománygyűjtés az ember és ember között létrejövő kapcsolatról szól. Mindkét oldalnak el kell végeznie a saját munkáját – az adománygyűjtőnek ajánlattal és kérvénnyel kell fordulnia az adakozóhoz, annak pedig ezt el kell bírálnia és szem előtt kell tartania esetleges ígéreteit. Míg egy üzleti kapcsolatban a vevő bizonyos áruért, vagy szolgáltatásért adja a pénzét, addig az adakozó azért hajlandó fizetni, hogy ezzel a non-profit szervezet egyik célcsoportján segítsen. Ilyen tekintetben az adománygyűjtés egy „non-profit” variánsa az eladásnak – mindig jelen kell lennie mindkét félnek, a kezdeményezőnek és a megszólítottnak. Az adománygyűjtés ezért nem valami professzionális koldulás, hanem sokkal inkább érdeklődők keresése egy adott témára (a rászorulók segítése, a fiatal tehetségek keresése, a munkanélküliség csökkentése, a családon belüli erőszak megszüntetése stb.) AZ ADOMÁNYGYŰJTŐ MUNKÁJA A közép európai régióban az adománygyűjtés mestersége csak fokozatosan és nagyon lassan lett elismerve. Ennek egyik oka az, hogy az egyéni és cégi adakozók nem szívesen járulnak hozzá a fizetésükhöz. Az adománygyűjtő fizetésének kiszámítása után láthatjuk, hogy a V4-es országokban tevékenykedő adománygyűjtők nagyon nehezen, vagy abszolút nem tudnak embert szerezni a munkájukra és pénzt sem a szervezetüknek. Ennek eredménye, hogy az adománygyűjtést nem egy külön ebben a pozícióban lévő ember végzi, hanem összevonják egy másik funkcióval – leggyakrabban az igazgatóéval. Az ilyen fajta elrendezésnek meg van a maga logikája és előnye. A kérvényeket egy olyan ember terjeszti elő, aki kellő tapasztalattal, előadói képességgel és egyben
döntésjoggal rendelkezik. Az igazgató reálisan meg tudja ítélni csapata képességeit, valamint azt, hogy mik az adakozó elvárásai. Persze ez nem azt jelenti, hogy emiatt az adminisztrációs munkát is neki kellene elvégeznie – adatbázis kezelése, levelek és meghívók szétküldése. Mint minden más mesterségnél, amely ajánlatokkal keresi meg klienseit, az adománygyűjtő munkájában is jelen van az elutasítás lehetősége. Ezért is állítják ezek az emberek, hogy szükség van egy védekezési mechanizmusra, hogy az elutasítást ne érezzék személyükre irányulónak. Néhány foglalkozással ellentétben az adakozó sohasem egyedül ér el eredményeket – ehhez szüksége van, minimum az adakozóra. Az adománygyűjtőnek tisztában kell lennie azzal, hogy ha mindent becsületesen megcsinál és hibátlanul dolgozik, ez akkor sem elég a sikerhez. Szükség van a potenciális adakozó „munkájára” is – neki értékelnie kell az ajánlatot, és döntést kell hoznia. Néha az adakozónak ugyan olyan nehéz lehet reagálni az ajánlatra, mint az adománygyűjtőnek azt előterjeszteni. Az adománygyűjtőnek az állandó önképzés a segítsége – az új trendek elsajátítása, az adakozókedv
alakulásának
tanulmányozása.
Az
információk
megszerzésére
és
feldolgozására való készség egy eszköz lehet az adománygyűjtő számára, az adakozóval való kapcsolat megtartásában. Nézzük
meg
közelebbről,
milyen
tevékenységek
vannak
kapcsolatban
az
adománygyűjtéssel: -
A már meglévő adakozókkal való kapcsolat megőrzése – ez talán az adománygyűjtés legfontosabb feladata; a már meglévő adakozó, újjal való helyettesítése sokkal nehezebb, mint annak megtartása.
-
Az új potenciális támogatók keresése
-
A téma láthatóvá tétele, hasznos példák bemutatása
-
Hálózat építése az adakozók és a többi érintett csoport között
Az adakozókkal való kapcsolat
A nagy társadalmi támogatást (az éves költségvetésből származó hozzájárulás) nem élvező civil szervezetek számára a lehető legnagyobb biztonságot, az adakozókkal kialakított, széleskörű kapcsolatok jelentik. Ezeket a kapcsolatokat nem lehet ajándékba kapni és örökölni sem lehet, hanem ki kell őket építeni, majd ápolni és fejleszteni. Az adománygyűjtés egyik alap kiinduló pontja az, hogy egyes adakozók különböző képen vannak beavatva és különbözik a szervezethez való viszonyuk is. Ezt gyakran egy ún. „Adakozói piramissal” szemléltetik. hosszútávra tervező adakozó a kommunikáció eszköze: személyes kontaktus nagybani adakozó a kommunikáció eszköze: személyes kapcsolat
ismétlődő adakozók a kommunikáció eszköze: személyes kapcsolat, levél, telefon
egyszeri adakozók a kommunikáció eszköze: közvetlen posta, megszólítás a médián keresztül
lehetséges adakozók
ezért az adománygyűjtés elsődleges feladata nem az új partnerek keresése, hanem a régiekkel való kapcsolat erősítése és ápolása. Az adománygyűjtésből származó bevételek nem az új adakozók kereséséből származnak, hanem főleg a már meglévőkkel való munkából, hogy a lehetséges adakozóból tényleges adakozó legyen, az egyszeriből ismétlődő, hogy idővel nagy adományt nyújthasson és élete végén talán a vagyona egy részét is felajánlhassa. Az új adakozók keresése kihívást jelenthet, de kéznél vannak olyan eszközök, mint közvetlen marketing, média kampány, önkéntesek szerzése. A másodszori adakozás elérése egy embernél sokkal nehezebb, mint az első megszerzése. A már meglévő adakozókkal való kapcsolat megőrzése talán a legfontosabb feladata az adománygyűjtésnek; a régi adakozó újjal való helyettesítése általában sokkal nehezebb, mint a régi megtartása. Ebbe a tevékenységbe tartozik: informálás, akciókra való meghívás, hírek megírása, kapcsolat fenntartása, stb. Érvényes az az elv, hogy az adománygyűjtésre fordított energia 80%-át a legaktívabb adakozókra kell fordítani. Adatbázis kialakítása és vezetése, az adománygyűjtők kihagyhatatlan munkája. Az adománygyűjtés ezen tevékenysége az egész munka 40%-át teheti ki. Az adakozók megszólítása egy konkrét menetrend szerint zajlik, de bizonyos javaslatokat is meg lehet fogalmazni: -
konkrét összeget kérjen (különböző nagyságút, különböző típusú adakozóktól)
-
próbáljon sokrétű lenni (különböző fajta adakozók megszólítása, különböző akciókra való meghívása, különböző nagyságú adomány kérése)
-
miden találkozón köszönetet kell nyilvánítani
Az adomány feldolgozásának, rögtön az arra megtett ígéret után meg kell történnie: írásban, vagy e-mailban, még aznap köszönetet kell mondani, el kell készíteni az adakozói szerződést és elmenteni az adatbázisban. Az adakozó informálása az adomány felhasználásáról, egy visszajelzés számára, hogy jó döntést hozott. Az ilyen információk alapján fogja meghozni a jövőbeni döntéseit is.
Az egyének adakozása A legerősebb non-profit szektorral rendelkező országokban az alap megélhetés a különböző civil szervezetek számára a magánszemélyektől kapott adományok. Ez a polgárok kötelességtudatának köszönhető, amikor olyan dolgokban segítenek, amikor az állam nem tud, vagy nem hajlandó. Az a felfogás, hogy az ember nem csak a családján és munkáján belüli dolgokért felel, nem csak polgári társadalmakban létezik, de jelen van különböző csoportok és kultúrák szintjén is. Ha abból feltételezésből indulunk ki, hogy emberek csoportja képes felismerni a saját problémáit és szükségleteit, és hogy az egyes tagjaik támogatják a megoldásra való kezdeményezést, eljutunk az adakozás és az önkéntesség fogalmának alapjaihoz. Azzal a tevékenységgel ellentétben, ami az embert életszükségletei bebiztosítására motiválja,(munka keresése, vállalkozás) vagy köteles elvégezni (adó befizetése, törvények betartása), az adakozásm nagyon sokszínű és nem kikényszerített. Az adakozás tartalmát és motivációját a külső és belső tényezők különböző kombinációja befolyásolhatja. Az adakozást befolyásoló külső tényezők:
-
A csoport érték orientációja – nagyon fontos, milyen elismertsége van az adakozó egyénnek a családban, vallási gyülekezetében illetve a nemzete előtt. Bár minden csoport megdicséri önkéntes adakozóit, de nem mindegyik várja ezt el tőlük. Egyes társadalmi csoportokban az adakozás kötelező mindenki számára, aki nem szegény.
-
Az adakozóknak járó adókedvezmény arról biztosítja az adakozókat, hogy az állam törődik azokkal, akik a problémák megoldásán munkálkodnak.
Fontosabb viszont a belső motiváció: -
kölcsönösség – az ember azzal a céllal adakozik, hogy visszaadja azt a segítséget, amelyet a múltban ő kapott.
-
Önzetlenség – arról a motivációról van szó, hogy segíteni természetes dolog, a jótékonykodás értelmet ad az ember életének. Az önzetlen emberek nem arról döntenek, hogy fognak-e adakozni, hanem csak arról, hogy milyen területen tegyék azt.
-
Vallásosság – az Istenbe vetett hit által motivált adakozás.
-
Befektetés – az adakozás ésszerű művelése, amikor az valamilyen hasznot hozhat.
Az adakozás lehet még racionális,(észérvek alapján, pl. egy védett állatfaj megmentése) emocionális,(pl. valamilyen katasztrófa utáni segítség) megszokott,(pl. tagsági hozzájárulás évenkénti befizetése) impulzív,(pl. hajléktalannak adott spontán adomány). Valamelyik adomány például szolgál, valamelyik csöndben diszkréten van felajánlva. Az adománygyűjtők gyakran mondják, hogy az adományszerzésnél fontosabb maga, az ember megszerzése. Egy cég számára is fontos az állandó és ismétlődő vendég. A civil szervezetek számára a stabil adakozó még fontosabb, mert nem csak úgy segíthet, hogy adakozik, hanem azzal is, hogy másokat is informál a szervezetről. Ez egy úgynevezett „hullám hatáshoz” vezethet, ahol a szervezet dolgozóitól kiindulva az információk egyre szélesebb körben terjednek el, egészen a hétköznapi emberekig. A cégek adakozása A cégek és a magánszemélyek adakozása közötti különbség megértéséhez tisztában kell lennünk néhány ténnyel.
Nagyon sokáig a cégeket a törvény előtt nem úgy kezelték, mint a magánszemélyeket. A „jogi személy” elnevezés a 19. században lett bevezetve, amelynek eredménye az lett, hogy a cégek bizonyos esetekben ugyanolyan jogokkal rendelkeztek, mint a magánszemélyek. Az adakozásról cégen belül a vezetéssel megbízott emberek döntenek, vagy maga a cég tulajdonosa. Minél nagyobb a cég, annál nagyobb az irányító illetve a végrehajtó részlege. A vállalkozó egyidejűleg tulajdonos, végrehajtó és ő végzi az ellenőrző munkát is. Egy nagyobb társaságnak külön meg vannak a tulajdonosai, a vezetősége (végrehajtó szerv) és az ellenőrző szerve is. Az adakozásról többnyire a vezetőség dönt, aki felel a cég irányításáért és a tulajdonosok érdekeinek betartásáért. A vezetőségnek anyagi felelőssége is van. Felel azért a pénzért, amit a tulajdonosok fektettek be a cégbe és felel annak effektív kihasználásáért is. Ez azt jelenti, hogy a cég hosszú távú adakozási stratégiájának kidolgozásakor respektálni kell a vezetőség anyagi felelősségét. Ez egy lényeges különbség a magánszemély adakozásával szemben, mert az a saját vagyonáért felel. Nem új megállapítás az, hogy a cég nem hagyhatja figyelmen kívül a saját környezetét és azokat az embereket, akiknek életére valamilyen módon hatással van. Idővel ám változik a társadalom elvárása is ezekkel a cégekkel szemben. Az utóbbi évtizedekben ennek hatására egy angol kifejezés alakult ki „corporate social responsibility”(a cégek társadalmi felelőssége). Ez a vezetőség egyensúly megtalálására való törekvését jelenti – hogy szem előtt legyenek tartva a tulajdonosok, alkalmazottak, a környező lakosság és a környezetvédelem érdekei is. A cégektől való adománygyűjtés akkor lesz eredményes, ha ezek az érdekek egyformán ki vannak elégítve. Néha a rövid időn belüli haszonszerzés a cél (bebizonyítani, hogy le tudják küzdeni a kríziseket), néha a név/márka megerősítése (a piaci helyzet kiépítése) és néha a cég megítélésének javítása (pl. egy korrupciós botrány után). A mostanában uralkodó stratégia valószínűleg befolyásolja a cégeket a döntésben, hogyan osszák szét az adományokat. Éppen ezért a non-profit szervezetek részéről érkező kritika, hogy a cégek nem adnak elég adományt a haszonból, nem igazán tisztességes. A szabad akaratából döntő egyénnel ellentétben a cég vezetőségének szem előtt kell tartania elsődleges feladatukat.(a törvénnyel egyetértésben cselekedni, úgy, hogy cég érdekei ne sérüljenek).
Hogyan kell hát adományokat gyűjteni a cégektől? Az úgynevezett „win-win” helyzet kialakításával és professzionális hozzáállással. Hol találkozunk a „win-win” helyzettel? Egy adott cég társadalmi felelősséghez (angolul CSR) való hozzáállása többnyire figyelemmel követhető. Ezek sokszor különböző alapítványok elemzéseinek és kutatásainak a tárgya (pl. a Pontis alapítvány). Egy adott piacon a cégek különböző szervezetekben kommunikálnak, ilyen például a Business Leaders Forum. Sőt léteznek olyan próbálkozások, ahol megpróbálják összehasonlítani az egyes cégek adakozásait, mint a Via Bona Csehországban és Szlovákiában. Az adománygyűjtő non-profit szervezet így tisztában lehet cégek nyilvánosságra hozott adakozási prioritásaival. Ez azt jelenti, hogy az adománygyűjtő ki tud dolgozni egy tervezetet, amely megfelel az adott cég prioritásainak – a projekt potenciális partnerének. A cégek szintén, a non-profit partner keresésének különböző módjait használják – a közvetlen kiválasztástól egészen a különböző kritériumok figyelembevételéig. A civil szervezetek tehát a támogatásszerzés különböző stratégiáit használják – néha egy jól kigondolt és végrehajtott ötlet vezethet eredményhez, amelyet kérvény formájában terjesztenek elő, néha pedig a vállalkozóval történő személyes megbeszélés a sikeres. A civil szervezetek szaktudása segít megtartani az adakozóval meglévő jó viszonyt, de néha ez sem segít – ha pl. más lesz a cég tulajdonosa, vagy változik a cég kommunikációs stratégiája.
Adománygyűjtő kampányok A kampány sokszor a lakosság illetve különböző csoportok mozgósításának az eszköze. Mint fogyasztók állandó reklám kampánynak, mint választók, állandó választási kampánynak, és mint adakozók, állandó adománygyűjtő kampánynak vagyunk kitéve. A kampány lehet informatív,(pl. egy fontos törvény megváltozásáról) propagációs,(pl. az EU népszerűsítése) és aktiváló(pl. egy petíció aláírásáért). Meg van a saját élettartamuk (pontos időzítés a hivatalos kezdettől a befejezésig) céljaik (pl. a márka felismerhetővé tétele)
eszközeik (pl. az érzelmekre való hatás) és kommunikációs csatornáik (leggyakrabban az elektronikus és sajtó média). Az adománygyűjtő kampányok is igyekeznek kialakítani a saját arculatukat (jelképpel, ismert arcokkal, szlogenekkel, stb.), hogy támogatókat szerezzenek, céljaik eléréséhez. Ezért igyekeznek kihasználni a kezdés és befejezés pontos időzítését (pl. a kampányt rögtön a természeti katasztrófa után megindítani, vagy a befejezést az adóbevallási határidő utolsó napjára tenni). Ebben a média partnerek segítségére támaszkodnak és a kommunikáció különböző formáit választják (beszélgetések a médiában, felhívások különböző szlogenek formájában, stb.) Az adománygyűjtő kampány sikere nagyobb lehet ha az konkrét (pl. „Vedd meg a saját fádat”), érthető (pl. az ön 1 USD adománya lehetővé teszi 1 afrikai gyerek beoltását 5 fajta betegség ellen), megbízható (pl. a múlt évben megszerzett támogatások felhasználásáról szóló információ), lényegre törő ( pl. az önkéntes segítségnyújtásra való felhívás a 2005-ös évben, mert ez az év az önkéntesség évének volt kikiáltva).
Tervezett adakozás és a nagy adományok A magánszemélyektől származó nagy adományok a közép európai non-profit szervezetek számára csak egy elérhetetlen, véletlen jelenségnek számítanak. Ez azért van, mert ilyen autentikus adakozók generációja, még csak kialakulóban van, ezért ezeket a nagyobb adományokat egyenlőre a különböző uniós alapítványoktól illetve nagyobb cégektől lehet várni. Ennek esélyét az is csökkenti, hogy a polgárok saját magukat sem érzik anyagi biztonságban, nem hogy még nagyobb adományokat tudjanak nyújtani. Ellentétben a cégekkel a magánszemélynek nem kell átláthatóan nyilvánosságra hoznia, mik a prioritásai, teljesen szabadon dönthet, hová és mennyit adakozik. Ebből kifolyólag a szervezetek számára az ilyen adakozó kiszámíthatatlan és kevesebb energiát fordít rá, mint például az angolszász államokban.
Természetesen az adakozó magánszemélyeknek is meg van az előnyük, mert ezek az adakozók általában megmaradnak, hisz nem változik náluk a „vezetőség”, a „kommunikációs stratégia”, így képesek a végsőkig lojálisak maradni a maguk szervezetéhez. Ha többszöri kapcsolatfelvétel után meggyőződött a szervezet céljainak helyességéről és megerősödött a belévetett bizalma, a szervezet egy hűséges társsal lesz gazdagabb. Éppen a magánszemélyek azok – ismétlődő adakozók, akiknek nem kell újból bemutatni a szervezetet sem a támogatás fontosságáról nem kell győzködni. Azon emberek csoportját képviselik ők, akik között talán ott van azaz ember, aki esetleg egy nagy adományt tud nyújtani a szervezetnek. A „nagy adomány” valakinek az égész éves szint tízszeresét jelenti, másoknak ez az összvagyonuk 5%-át teheti ki. Mindenesetre nagy adomány felajánlása, egy hosszú idő munkájának az eredménye és nagy hatással van magára az adakozóra is. A tehetősebb ember nagy méretű adománya különbözik a mindennapi kiadásaira fordított pénztől. És ez nem csak azért, mert az adóhivatal is másképpen kezeli, hanem mert teljesen más (nemesebb) célra lett feláldozva. A gazdag emberek sokszor félnek, hogy elveszítik a vagyonukat (adózás miatt, egy hibás döntés következtében stb.). Ezért is hallgatnak a lelkiismeretükre, hogy az eladományozott pénzt már senki nem veheti el tőlük. Magára a nagy adományra való biztatás csak egy kicsi, bár nagyon fontos része a folyamatnak, amely a megtervezéssel kezdődik, annak nagyságáról, céljáról, és amely folytatódik a helyes időzítés megválasztásával. A megszólítás túl korai lehet, ha a megszólított adakozó még nincs felkészülve egy ilyen döntésre. Egy érdekes alternatíva a tervezett adakozás, ahol az adakozó folyamatosan tervezi el, változtatja és valósítja meg az adakozói stratégiáját.
GRANT TERVEZETEK ÍRÁSA Bevezető A grant tervezet egy dokumentum típus a civil szervezetek adománygyűjtő tevékenységében egyedülálló. Néha a bürokrácia elmaradhatatlan része, amelynek kihagyása akadályt jelenthet a támogatások megszerzésében, máskor pedig helyettesíthetik a részletes tervezési folyamatokat. A grant tervezet lehet reklámszöveg, de lehet egy száraz, nehezen érthető csomag, amely inkább eltakarja, mint megmutatja az alapinformációkat. Az ideális az, ha a grant tervezet pontosan reagál kihívás feltételeire, de előfordul a tervezet újrafeldolgozása is a különböző „donorok” számára. az a legjobb, ha a tervezet készítésébe az összes dolgozó bele van vonva, aki a projektben részt fog venni, de előfordul az is, hogy a tervezet egy ember munkája, amit nagyon rövid idő alatt dolgoz ki. Mire jó a grant tervezet? Általában az adakozó kérésére íródik, a különböző ötletek összehasonlításának céljából. De kidolgozása a szervezetnek is hasznára van, mert így könnyebben tudja elemezni a projektet, és megtalálhatja annak gyenge pontjait, továbbá megtervezheti a különböző források elosztását (pénz, emberek, idő). Ha feltételezzük, hogy a potenciális adakozó felelősségteljesen elemzi a hozzá benyújtott pályázatot, akkor elmondhatjuk, hogy a grant tervezetnek hatása lehet a projekt támogatásának az elnyerésére.
Milyen kérdésekre vár a potenciális adakozó választ? Az adakozók többsége kérdőív formájában terjeszti elő kérdéseit, de a következő kérdéseknek mindenképpen szerepelniük kell: -
Milyen a kérvényező szervezet profilja és kapacitása?
-
Milyen társadalmi szükségletre reagál a projekt?
-
Milyen célokat tűz ki a projekt és azok elérése mennyiben segítik elő az adott probléma megoldását?
-
Ki fogja a projektet megvalósítani, és ez milyen tevékenységet igényel?
-
Milyen a projekt időbeosztása és milyenek a tervezett kiadások?
A grant tervezet egyik lehetséges formája a következő lehet: - Összefoglaló - A szervezet profilja és kapacitása Jogi formája, a szervezet küldetése, az eddig sikeresen lezárt projektek, szervezési struktúrája, a tagok és alkalmazottak száma. - A helyzet leírása Milyen helyzetre/problémára reagál a projekt, esetleg milyen helyzetet akar kialakítani? Milyen elemzésből indul ki a helyzetleírás? Kik a főszereplők, melyek azok a lényeges összefüggések, amelyek az adott szituációt meghatározzák. Ne keverje össze a helyzetet kiváltó okot, az ön által javasolt megoldással (pl. „nincs elég pénzünk azokra a fiatalokra, akiket most engedtek ki a gyerekotthonokból”. Az említett helyzet oka a következő lehetne: a gyerekotthonokból kikerülő gyerekek egyre növekvő száma). - A tennivalók leírása, azok feltételezett eredménye. Milyen változást fog a projekt elősegíteni? Milyen lépések szükségesek ehhez? Sikeres végrehajtás esetén, mennyivel járulunk hozzá a probléma megoldásához? - Időbeosztás, a beszervezett munkások és minősítésük Ki fogja a projektet koordinálni, milyen belső és külső munkások lesznek a munkába bevonva? Milyen fázisokban lesz a projekt lebonyolítva? Milyen logikai sorrendben következnek az említett fázisok? - Az eredményesség értékelésének módja
Mik az eredményesség mérésének javasolt módjai? Melyik adatok mérése lesz a kiértékelés elkészítésének alapja. - Költségvetés (lásd a „költségvetés készítése“ részben) - Adalékok A munkások életrajzai, az utóbbi évek pénzügyi kimutatásai, adóellenőri jelentés, együttműködési nyilatkozat az esetleges parterektől, stb. A grant tervezetek folyamatos bővülése miatt, egyre összetettebb munkát igényel az elkészítésük, ezért egyre gyakrabban lehet találkozni olyan konzultációs cégekkel, amelyek ezek kidolgozását ajánlják fel, százalékos részesedés fejében. Egyszeri alkalommal ez segítségére lehet a szervezetnek, de hosszútávon kifizetődőbb, ha a saját eszközeit (kapacitását) használja ki erre a célra. Logikai keret A logikai keret a projektírás olyan módja, amely magába foglalja annak összes elemét és megmagyarázza azoknak belső logikáját. A logikai keret kidolgozására való igénnyel a grant tervezetet készítő civil szervezet akkor találkozik, amikor EU-s támogatásért folyamodik. A logikai keret a különböző szintek átlátható bemutatására szolgál, továbbá arra, hogy ellenőrizhető legyen a kitűzött cél és annak elérésére használt konkrét módszerek közötti kapcsolat. A keret a következő logikát követi: a projekt akkor sikeres, ha hozzájárul az általánosan kitűzött célhoz. Ez akkor lehetséges, ha sikeres a küldetése – általában ha változást idéz elő. Változás akkor érhető el, ha a projekt eredményeket tud felmutatni. Ezek tükrözik igazán a cég aktivitását. Az általános cél, küldetés, fellépés és aktivitás a projekt különböző szintjei. Hogy a projekt végrehajtása alatt és után meg lehessen alapítani ezen négy szint megvalósításának mértékét, szükség van még indikátorokra, az ellenőrzés módjaira.
Tehát az üres logikai keret, a projekt kidolgozása előtt így néz ki: Leírás
Mérhető
A hitelesítés Fontos
indikátorok
módjai
előrejelzések
A mennyiség,
A mérhető
Fontos
minőség
és indikátorok
idő
mérésére
események, feltételek, vagy
szempontjából szolgáló
döntések,
történő
amelyek
források.
kívül
kiértékelésekr
esnek a projekt
e
ellenőrzésén, de
szolgáló
paraméterek.
kihagyhatatlano k
az
egyes
szintek eléréséhez. Általános cél Egy tágabb/magasabb cél, amelyért az egész projekt létrejön Hatás A projekt eredménye, a változás, amelyet el akar érni Eredmények Konkrét eredmények, amelyek a projekt megvalósításával jelentkeznek Aktivitás Azok a fő tevékenységek, amelyek kihagyhatatlanok az eredmények szempontjából
Az „általános cél” sorban a következő kérdésekre szóló válaszok szerepelnek: -
A projekt milyen probléma megoldásán dolgozik?
-
Sikeresség esetén, milyen módon járul a projekt hozzá az adott probléma megoldásához?
-
Ilyen esetben hogyan lehet lemérni, milyen hasznot hozott a projekt?
-
Milyen kulcsfontosságú feltételeket kell betartani, hogy a projekt sikeres lehessen?
A „hatás” sorban a következő kérdésekre szóló válaszok szerepelnek: -
Hogyan fog a projekt végződni?
-
Hogyan lehet majd ezt lemérni?
-
Milyen hatást érjen el a projekt, milyen további feltételeknek kell teljesülniük?
-
Hogyan lehet majd a projekt hasznát megőrizni?
A „eredmények” sorban a következő kérdésekre szóló válaszok szerepelnek: -
Mi lesz a projekt eredménye?
-
Hogyan lehet ezt majd lemérni?
-
Ha eredményeket akarunk elérni, milyen további feltételeket kell teljesíteni?
Az „aktivitás” sorban a követező következő kérdésekre szóló válaszok szerepelnek: -
Miben fog megnyilvánulni a projekt tevékenysége?
-
Milyen szintű képzetséget fog ez megkövetelni?
-
Milyen kiadásokkal járnak majd az említett tevékenységek?
-
Ha meg akarjuk valósítani a projekt által megfogalmazott tevékenységeket, milyen további feltételeket kell teljesíteni?
A logikai keret kitöltésének helyességét egy ún. vertikális logika segítségével állapíthatjuk meg: Hogyan járul hozzá a tervezett hatás a projekt céljához? Hogyan járulnak hozzá a tervezett eredmények a projekt tervezett hatásához? A tervezett aktivitások hogyan biztosítják a kívánt eredményeket? A logikai keret kidolgozásakor érvényes: -
Minden projekt csak egy cél elérésére törekedhet
-
A cél, a hatás, az eredmény és az aktivitás ok-okozati viszonyban van
-
Különbséget kell tenni, hogy a tevékenység/eredmény kihagyhatatlan, vagy csak elégséges
-
A keret helyes kitöltését logikusan le lehet vezetni:
1. Ha a feltételek be lesznek tartva, és ezzel egy időben megkezdődik a cég aktivitása is, akkor megszületik a tervezett eredmény. 2. Ha a feltételek be lesznek tartva, és ezzel egy időben megvalósulnak a tervezett eredmények, akkor a projekt eléri hatását. 3. Ha a feltételek be lesznek tartva, és ezzel egy időben a projekt eléri hatását, akkor projekt eléri tervezett célját. A logikai keret használatának megvannak meg van a maga előnye. Ide tartozik: -
A résztvevő felek közös párbeszéde, amely saját elvárásaik és az esetleges nehézségek ismertetésére ösztönzi őket.
-
A projekt kritikus pontjainak az azonosítása, amely pontosabb megtervezést segíti elő
-
Egy egységes keret létrehozása, amely magába foglalja az elbírálók számára kulcsfontosságú információkat.
Más részről viszont, a logikai keret nem mindig garancia a sikerre. Kidolgozásához több oldal bevonása szükséges, továbbá fontos, hogy megértsék belső logikáját. A legkritikusabb a problémával való közös azonosulás fázisa, amely a célok módosulásához vezethet. A logikai keret használatát a projekt létrehozása közben megkülönböztetünk elemzési fázist és tervezési fázist. Az elemzési fázis a célterület feltárásával kezdődik. Ezután következik a problémák elemzése, a kitűzött célok elemzése, a felállított stratégiát is beleértve. A tervezési fázisban a szervezet definiálja a logikai keret elemeit és ellenőrzi annak belső logikáját. Megnevezi az elkerülhetetlen kockázatokat, amelyek kellemetlenül érinthetik a projektet. Meghatározza azokat az indikátorokat, amelyek az eredményesség mérésének az eszközei lesznek. Kidolgozza az elvégzendő feladatok időbeosztását és meghatározza
az egyének felelősségét. Az időbeosztással párhuzamosan, költségvetés formájában kidolgozza a tervezett kiadásokat. KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉSE A költségvetés szó, a várható kiadások átlátható rendszerének az összeállítását jelenti. Egy
jól
összeállított
költségvetés
többet
jelent
az
eszközök
mennyiségének
meghatározásánál. A költségvetés élő bizonyítéka a cég dinamikusan működő pénzügyi vezetőségének. A költségvetés egy kiegészítő is lehet, amelyre a pénzügyi vezetőség támaszkodhat – ezek a könyvelői kimutatások: -
Zárszámadás, amely betekintést ad a cég vagyoni helyzetébe és az aktuális kötelezettségeibe.
-
Bevételi és kiadási kimutatás, amely információval szolgál arról, milyen bevételei illetve kiadásai voltak a cégnek egy adott időszakban.
-
Kimutatás a pénzügyi befektetésekről, amely figyelemmel követi a pénzzel való gazdálkodást.
A költségvetés feladatai közé tartozik, hogy alapul szolgáljon a döntések meghozásának , hogy a tervezés és az értékelés eszköze legyen. Hogy betölthesse ezeket a funkciókat, részletesnek kell lennie, úgy, hogy mindvégig áttekinthető maradjon. Az ideálisan felállított költségvetés, láthatóvá teszi a projekt fontos összefüggéseit, a munkások bevonásának mértékét, anyagi megterhelését és az alulfinanszírozás veszélyét. Az anyagi hozzájárulás nagyságán kívül a kötségvetés meghatározza: -
Az egyes részekhez való hozzáadását
-
A forrásukat (grant, saját tartalék, kölcsönkért összeg stb.)
-
Az aktuális helyzetet (pl. "jóváhagyás előtt", "jóváhagyva, még nemelfogadva", "elfogadva, még nemhasználva")
-
Az időzítésüket (pl. az egyes részletek utalásának feltételezett dátumát)
-
A megkötéseket (a rugalmasság mértéke, amelyel az eszzközöket használni lehet).
A költségvetés így egy pénzügyi térkép, amely megmutatja, a projekt határait és lehetséges flexibilitását. Manapság a költségvetések nagy részét Exceles táblázatban el lehet készíteni, ami lehtővé teszi többféle forgatókönyv létrehozását, esetleges változás esetén a gyors átszámolást (pl. a dollár árfolyamának változása, a grant tervezet sikere, vagy sikertelensége, vagy az infláció mértékének változása.) és az egymással kapcsolatban áló részek gyors ellenőrzését is (pl. a szolgáltatások eladásából származó bevétl hogyan befolyásolja a bevétel utáni adózást). A szoftver kihasználásának további módja Quickbooks könyvelői programba váló integrálása.ez a program különböző pénzügyi kimutatások elkésítését teszi lehetővé. A civil szervezeteknek mégis különböző problémákkal kell szembesülniük. Például azzal, hogy az uniós alapoknak más költségvetési szabályai vannak, mint az állami hozzájárulásoknak. Nézzük meg tehét a projekt költségvetésének tagoltságát: KIADÁSOK Fizetésekre szánt kiádások:
a projekten dolgozók fizetésre, a külső munkatársak jutalma,a
projektet irányító vezetőség és a könyvelők
részesedése) A projektre szánt közvetlen kiadások:
az összes projektel kapcsolatos kiadás, amivel a szervezet nem rendelkezik
Működtetési kiadások:
a projekt működésének biztosítására szánt kiadások (a helyiségek bérlése, energia, karbantartás, stb.)
BEVÉTELEK Saját bevétel: Más szervezetektől származó
a szervezet különböző akcióiból származó bevételek
hozzájárulások:
grantok, az önkormányzatoktól származó hozzájárulások, az állami költségvetésből, cégektől kapott adományok
Magánszemélyektől származó adományok:
a kampőnyba beszervezettektől kapott adományok, tagsági díjak, jótékonysági akciók bevételei
Befejezésül meg lehet állapítani, hogy a költségvetés legjobban magát a szervezetet segíti. Ez egy dokumentum, amit a grant tervezet írásakor nem lehet figyelmen kívül hagyni (ellentétben más részekkel). A grant tervezet elbírálói a legtöbb időtt pontosan ennek a költségvetésnek szentelik: -
A feltételezett kiadások megfelelnek-e a piaci mutatóknak?
-
Reálisak ezek a kiadások?
-
Elégségesek a tervezett kiadások?
-
Kihagyhatatlanok-e ezek a kiadások?
-
Szolgálják-e a tervezett aktivitásokat?
-
Ki vannak-e dolgozva az egyes kiadások okai és cáljai ?
A költségvetés fontosságát az bizonyítja, hogy ez a grant tervezet azon része amelyben a potenciális adakozók a legtöbb változtatást igénylik.
