target pengoperasian suatu sistem)

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.

Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Romney (2015:3), “Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar”. Menurut Mardi (2011:3) pengertian sistem adalah : “Sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki tujuan bersama dan memiliki bagian-bagian yang saling berintegrasi satu sama lain”. Sebuah sistem harus memiliki dua kegiatan; pertama, adanya masukan (input) yang merupakan sebagai sumber tenaga untuk dapat beroperasinya sebuah sistem; kedua, adanya kegiatan operasional (proses) yang mengubah masukan menjadi keluaran (output) berupa hasil operasi (tujuan/sasaran/target pengoperasian suatu sistem). Menurut Mulyadi (2016:2) pengertian sistem adalah : “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu susunan atau komponen yang saling berkaitan atau berintegrasi antara bagian satu dengan yang lain yang memiliki tujuan bersama, serta terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar.

13 http://digilib.mercubuana.ac.id/z

14

Tujuan Pengembangan Sistem Tujuan dari pengembangan sistem menurut Mardi (2011:122) sebagai berikut : 1. Kinerja, bagus atau tidaknya kinerja dalam suatu perusahaan dapat diukur dengan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu dan rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi. Kinerja perusahaan juga dapat dilihat dan diukur dari berbagai aspek, seperti aspek keuangan, aspek lingkungan, aspek eksternal, dan sebagainya. 2. Kualitas Informasi yang disajikan. Informasi yang dihasilkan harus memenuhi

kebutuhan

organisasi

dan

penggunanya,

semakin

berkualitas informasi yang dihasilkan, semakin sukses perusahaan tersebut. 3. Keuntungan akibat penurunan biaya operasional maupun administratif. Akibat dari sumber daya yang digunakan semakin bagus dan kemajuan teknologi

yang

mendukung,

banyak

perusahaan

kelas

dunia

memfokuskan diri di bidang usahanya, terkait urusan di luar aktivitas bisnis akan di-outsource ke perusahaan lain. 4. Sistem baru yang lebih efisien diharapkan dapat meningkatkan pengendalian perusahaan terhadap operasionalisasi secara lebih efisien.

http://digilib.mercubuana.ac.id/z

15

5. Dapat menghasilkan informasi yang detail dan tepat waktu. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang diterima oleh pemakainya tepat pada saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

2.2.

Penggajian 2.2.1. Pengertian tentang Gaji Gaji merupakan suatu bentuk kompensasi terkait kinerja karyawan baik secara individu, kelompok atau organisasi yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator untuk bekerja lebih efektif, meningkatkan kinerja, dan meningkatkan produktivitas. Gaji merupakan suatu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan, dengan adanya gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya. Menurut Mulyadi (2016:309) pengertian gaji adalah : “Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan”.


16

Menurut Mardi (2011:107) pengertian gaji adalah : “Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap”. Gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Sistem penggajian merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi pihak-pihak yang memerlukan.

2.2.2. Tujuan Penggajian Menurut Hasibuan Tujuan Penggajian, antara lain : 1. Ikatan Kerjasama Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerjasama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan

tugas-tugasnya

dengan

baik,

sedangkan

pengusaha atau majikan wajib membayar gaji sesuai perjanjian yang disepakati. 2. Kepuasan Kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya.


17

3. Pengadaan Efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah. 4. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya. 5. Stabilitas Karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relative kecil. 6. Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan - peraturan yang berlaku. 7. Pengaruh Pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang - undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

2.3.

Sistem Penggajian Sistem penggajian (Mardi, 2011:107), merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena;


18

daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan. Dalam kegiatan siklus penggajian sering sekali dikaitkan dengan sistem sumber daya manusia (SDM). Ada perusahaan yang menyatukan keduanya dan ada yang memisahkannya. Menurut Krismiaji (2015:418) Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian adalah : “Serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang terus menerus berhubungan dengan pengelolaan kemampuan karyawan perusahaan secara efektif”. Aktivitas utama dalam sistem manajemen sumberdaya manusia adalah : 1. Seleksi calon karyawan dan pengangkatan karyawan baru 2. Pelatihan (training) karyawan baru 3. Penempatan (placement) atau penugasan karyawan baru 4. Penggajian atau penentuan gaji, upah, dan insentif lainnya 5. Evaluasi kinerja karyawan 6. Pemberhentian karyawan Aktivitas nomor 4, yaitu penggajian, adalah fungsi utama dari sistem penggajian. Fungsi penggajian hanya menangani penggajian (kompensasi), sedangkan kelima aktivitas lainnya dilakukan oleh fungsi


19

manajemen SDM. Kompensasi akan tergantung dari informasi yang disediakan oleh fungsi manajemen SDM. Meski fungsi penggajian kelihatannya sederhana, kegagalan fungsi ini bisa berakibat fatal. Fungsi penggajian harus mematuhi aturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku, misalnya upah minimum, perpajakan, dan lembur. Selain memenuhi aturan perundangundangan, fungsi penggajian harus juga memenuhi kebutuhan manajerial. Sistem penggajian berhubungan erat dengan subsistem lainnya dan juga berhubungan dengan pihak eksternal organisasi. Hubungan ini ditunjukkan oleh Gambar 2.1.

Gambar 2.1. Diagram Hubungan Antara Sistem Penggajian dan Sistem Lainnya (Sumber : Krismiaji, 2015) Gambar

tersebut

menunjukkan

bahwa

sistem

penggajian

memperoleh input dari lima sumber. Departemen SDM memberikan input tentang pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan lama, dan


20

perubahan tarif gaji dan upah karena kenaikan gaji atau promosi. Karyawan memeberikan input tentang potongan-potongan wajib seperti iuran dana pensiun. Dari berbagai departemen, sistem ini menerima data berupa jam kerja untuk setiap karyawan. Lembaga pemerintah memberikan informasi tentang tarif pajak dan petunjuk pengisian SPT sesuai dengan aturan perpajakan yang ada, perusahaan asuransi dan organisasi lainya memberikan input tentang tata cara perhitungan dan pembayaran premi asuransi dan kewajiban keuangan lainnya. Dalam sistem ini, cek merupakan output utama. Karyawan akan menerima cek pembayaran kompensasi kerja mereka. Cek gaji akan dikirimkan ke bank untuk metransfer dana dari rekening induk ke rekening khusus gaji. Cek juga dikeluarkan untuk membayar kepada lembagalembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya untuk memenuhi kewajibannya (misal PPh dan premi asuransi). Sistem penggajian merupakan salah satu komponen yang terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi. Selain itu, sistem penggajian harus dirancang sesuai dengan Peraturan Pemerintah dan sesuai dengan kebutuhan informasi manajemen. Di dalam sistem penggajian, data yang dibuat, diolah, dan disimpan adalah : 1. Data pegawai; 2. Catatan waktu kerja;


21

3. Penghitungan gaji kotor dan bersih; 4. Daftar gaji; 5. Laporan penghasilan pegawai; 6. Dan laporan lain, seperti pajak dan biaya gaji.

2.3.1 Kegiatan Sistem Penggajian Dalam kegiatan sistem penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji kepada karyawannya, melalui sistem penggajian (Mardi, 2011:107), yaitu seperti diuraikan berikut ini : 1. Melakukan Up-Date File Induk Penggajian Aktivitas

penting

yang

dilakukan

dalam

siklus

manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan file penggajian yaitu diantaranya penerimaan tenaga pelaksana, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji karyawan, dan penyesuaian gaji karyawan. Perubahan data penggajian ini diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran gaji berikutnya. Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat tidak boleh langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut.


22

2. Perubahan Tarif dan Pajak Aktivitas kedua adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian tarif namun aktivitas ini jarang terjadi selama belum ada pengumuman yang resmi dari pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif pajak yang berlaku. 3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran Informasi datang dalam berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaran dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran yang dimaksud, yaitu sebagai berikut : a. Skema permbayaran Bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran gaji sesuai dengan jam kerjanya, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar. Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi mengenai jumlah jam kerja yang telah dilakukan karyawan tersebut. Kegiatan ini biasanya hanya berlaku bagi karyawan yang tidak tetap. Pada dasarnya pencatatan kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka.


23

b. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Mengimplementasikan teknologi informasi, untuk lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan, di antaranya untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan selama jam kerja sebaiknya dilakukan dengan pendekatan teknologi informasi sebagai pengganti dokumen kertas. Hal mana bisa mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan pemasukan data waktu serta kehadiran pegawai yang dilakukan secara manual. 4. Menyiapkan Daftar Penggajian Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini di cocokan dan kemudian di otorisasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke departemen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan. Prosedur : a. Pertama, file transaksi penggajian disusun berdasarkan nomor urut pegawai. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang


24

dihabiskan akan dikali dengan tarif upah kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. b. Selanjutnya, semua potongan penerimaan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbarui. c. Terakhir, daftar penggajian dan cek pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji dan gaji bersih dalam format multikolom. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori. Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama jumlah total untuk kolom di slip gaji, merupakan

dasar

untuk

entri


jurnal

ringkasan,

yang

25

dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak. 5. Pembayaran Daftar Gaji Pada perkembangan terakhir ini, sistem pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindah bukukan ke rekening karyawan bersangkutan. Cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan, dan karyawan akan merasa lebih aman bahwa dananya direkening sudah ada secara rutin tiap periode penggajian. a. Prosedur Saat cek dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha

untuk ditinjau dan disetujui. Voucher

pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Voucher

pengeluaran

dan

daftar

penggajian

kemudian dikirim ke kasir. Kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat

dan

menandatangani

sebuah

cek

untuk

mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani dan menyebarkan cek gaji.


26

Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan waktu dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar. b. Efisiensi dengan cara setoran langsung Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima salinan cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama slip gaji. Setiap file berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan social, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan menggunakan electronic data interchange ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan

dengan

meniadakan

biaya

pembelian,

pemrosesan, dan penyebaran cek kertas, penghematan ini


27

sebagai diimbangi dengan hilangnya pengembangan dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukkan ke bank untuk pembayaran. 6. Kalkulasi Kompensasi dan Pajak Perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil pemotongan tersebut akan diserahkan ke kantor pajak atas nama karyawan yang bersangkutan. Berbagai pemotongan yang

dilakukan

oleh

perusahaan

secara

legal

untuk

memudahkan karyawan dari kewajiban terhadap negara. Pemotongan lain dapat juga berupa pemotongan pensiunan untuk hari tua dan sebagainya. 7. Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain Membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya dari setiap pegawai adalah merupakan aktivitas terakhir dari proses penggajian. Organisasi harus secara periodik membuat daftar pengeluaran atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Biro Jasa Penggajian Dalam usaha untuk menekan biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan sumber


28

daya manusia mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja (saat ini di Indonesia masih jarang dilakukan). Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian. Biro jasa penggajian cocok untuk bisnis kecil dan menengah karena : a. Menekan biaya, biro jasa mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. b. Kompensasi yang lebih besar, memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama besarnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya. c. Meminimalisasi sumber daya komputer; meniadakan program aplikasi SIA.

2.3.2 Informasi yang diperlukan dalam Kegiatan Penggajian Menurut Mulyadi (2016:310) informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian, antara lain : a. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. b. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.


29

c. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. d. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggung jawaban selam periode akuntansi tertentu.

2.4.

Prosedur Sistem Penggajian Menurut Krismiaji (2015:421) prosedur dalam sistem penggajian terdiri dari : 2.4.1. Prosedur Penggajian Secara Manual Sistem penggajian manual dilakukan dengan sistem pengelolaan gaji tanpa dibantu teknologi komputer. Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan sistem manual, antara lain : 1. Supervisor/Penyelia a. Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru. b. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi biaya. 1. Karyawan Baru


30

Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dari atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkam dalam kartu jam kerja dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya. 2. Bagian Gaji a. Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat catatan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. b. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan menyerahkannya ke bagian utang. c. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut : 1) Mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad; 2) Memperbarui (update) catatan gaji kumulatif dan; 3) Mengarsipkan catatn gaji kumulatif urut abjad. 3. Bagian Utang Menerima daftar gaji dari Bagian gaji. Selanjutnya bagian ini membuat voucher, menandatangani voucher tersebut, dan


31

menyerahkan kepada Bagian Keuangan bersama-sama dengan daftar gaji. 4. Bagian Keuangan a. Menerima voucher dan daftar gaji dari Bagian Utang. Atas dasar voucher dan daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfergaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. b. Membuat

dan

menandatangani

cek

gaji

serta

membayarkannya kepada karyawan. c. Meneruskan daftar gaji

dan voucher yang sudah dicap

lunas ke Bagian Akuntansi. 5. Bagian Akuntansi a. Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal. b. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar. 2.4.2. Prosedur Penggajian Berbasis Komputer Sistem penggajian berbasis komputer adalah sistem pengolahan gaji yang dilakukan dengan bantuan fasilitas perangkat lunak/program yang telah didesain untuk keperluan pengelolaan sistem penggajian di perusahaan. Berikut ini beberapa penjelasan


32

mengenai

sistem

penggajian

yang

dilaksanakan

secara

terkomputerisasi, antara lain : 1. Bagian Gaji a. Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji ke komputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu. 2. Departemen Pengelolaan Data a. Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah data gaji yang telah urut. b. Selanjutnya, bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: 1) Cek gaji yang akan diserahkan ke departemen keuangan (kasir); 2) Berbagai macam laporan periodik yang akan diserahkan ke berbagai departemen; 3) Daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang. 3. Bagian Utang Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengelolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan


33

memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan ke kasir. 4. Kasir a. Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menandatangani cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher). b. Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut: 1) Daftar gaji diserahkan kebagian gaji 2) Voucher diserahkan kebagian akuntansi 3) Cek gaji didistribusikan kepada karyawan 4) Cek transfer gaji dan diserahkan ke bank 5. Bagian Gaji Atas daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokkan dengan arsip urut tanggal.


Gambar 2.2. Prosedur Penggajian Berbasis Komputer

(Sumber : Krismiaji, 2015)


34

34

2.5.

Jaringan Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2016:319) jaringan prosedur peggajian terdiri dari: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir

ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat

waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine). Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir

digunakan

untuk

menentukan

apakah

karyawan

dapat

memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadirannya. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,

35


36

daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan atas waktu kerja yang sesuai dengan pelaksanannya. 4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji dan upah. Selain itu bagian

akuntansi

melakukan

pencatatan

atas

transaksi

dan

mendokumentasikan dengan baik.

2.6.

Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penggajian Dokumen yang dipakai dalam proses pembayaran gaji (Diana, 2011:182) antara lain: 1. Kartu Waktu Kartu waktu berguna untuk merekam berapa jam hadir karyawan setiap hari dengan melakukan absen sewaktu datang dan


37

pulang kantor. Sehingga dapat terdeteksi karyawan mana yang datang tepat waktu dan yang terlambat. 2. Daftar Gaji Daftar gaji berisi seluruh gaji karyawan yang terdaftar dalam perusahaan, berguna untuk mengetahui jumlah gaji setiap karyawan serta perhitungan Pajak Penghasilan Pasal 21. Daftar gaji juga berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan. 3. Slip Gaji Daftar gaji berisi rincian komponen gaji yang sekaligus sebagai bukti yang diberikan kepada karyawan bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran gaji mereka. Dari slip gaji juga dapat terlihat jika dalam pembayaran terdapat salah gaji. 4. Daftar Transfer Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah yang diberikan oleh perusahaan kepada bank untuk melakukan transfer ke rekening setiap karyawan yang akan menerima gaji.

2.7.

Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian Menurut Mulyadi (2016:382) fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kepegawaian


38

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian dan pengupahan berada di tangan : (1) bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji


39

dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

2.8.

Pengendalian Sistem Penggajian Dalam sistem pengelolaan penggajian yang terdapat pada sistem informasi akuntansi menurut Mardi (2011:114) bertujuan menerapkan sistem pengendalian yang benar, sehingga dapat tercapai beberapa ketentuan sebagai berikut : 1. Mengotorisasi transaksi penggajian secara tepat dan benar. 2. Transaksi penggajian yang dicatat menunjukan validitas yang tinggi. 3. Hanya transaksi penggajian yang valid dan sudah diotorisasi yang masuk ke dalam catatan. 4. Pencatatan transaksi secara akurat. 5. Mengikuti aturan pemerintah tentang peraturan pembebanan pajak kepada pegawai secara benar dan jujur.


40

6. Menjaga dari kehilangan asset (baik kas maupun data tentang gaji). 7. Memenuhi unsur-unsur efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sistem penggajian pegawai. Pada saat pengendalian pembayaran gaji, ada beberapa hal yang penting menjadi perhatian menurut Hall (2009:397), yaitu sebagai berikut : 1. Otorisasi Transaksi Formulir

kegiatan

personalia

memberikan

pengendalian

otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk pnipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu. 2. Pembagian Tugas Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya.


41

3. Supervisi Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadangkadang karyawan memasukkan waktu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. 4. Catatan Akuntansi Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut : a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar. b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji. c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran. d. Akun buku besar umum, yang berisi pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji. 5. Pengendalian Akses Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal yang penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.


42

6. Verifikasi Independen Lakukan pengawasan terhadap jam kerja, pengurus pembayaran, utang usaha, dan buku besar umum serta unit lain yang berhubungan dengan pengelolaan daftar gaji


target pengoperasian suatu sistem)

Recommend Documents