Tangram 2000 schooladministratiesysteem versie augustus 2008 Een programma van:

Tangram 2000 schooladministratiesysteem versie 5.4.0 augustus 2008

Een programma van: ICWL Tureluur 13 telefoon: (0514) 569908 e-mail : [email protected]

1 Handleiding Tangram 2000 2 Vooraf 2.1 Omschrijving

Tangram 2000 is een schooladministratiesysteem voor het basisonderwijs. Door middel van het invoeren van de gegevens van de leerlingen en hun ouders, de behaalde resultaten enz. krijgt de leerkracht een duidelijk overzicht van de gegevens van alle leerlingen. Het programma is modulair van opbouw, zodoende kan een school zelf bepalen welke onderdelen van Tangram voor hun school aangeschaft moeten worden. De volgende modules zijn verkrijgbaar:    

Basismodule: Leerlingenadministratie, Leerlingvolgsysteem Absentiemodule Financiële module Docentenmodule

De modules kunnen onderling gekoppeld worden. De wijzigingen van de gegevens uit de ene module worden automatisch door de andere modules overgenomen. Deze handleiding beschrijft het gebruik van het programma en de diverse onderdelen. Per module ontvangt u een aantal pagina's die het gebruik van een specifieke module beschrijven. In dit deel beginnen we met de Basismodule; het invoeren van gegevens van leerlingen, hun ouders en het maken van de koppeling tussen deze twee. Dit doen we aan de hand van een praktijkvoorbeeld.

2.2 Systeemeisen

PC met Pentium IV processor, CD-ROM speler, diskettestation en ca. 50 Mb harddisk ruimte voor de installatie. Windows 98 of hoger Op servers Windows NT 4.0 of hoger.

2.3 Voordelen van Tangram 2000

Tangram 2000 biedt ten opzichte van andere schooladministratiesystemen de volgende voordelen: 





   

Geschikt voor de nieuwste Windows omgevingen voor werkstations (Windows 98 en XP) en servers (NT4, Windows 2000 en Windows 2003). Hierbij wordt optimaal gebruik gemaakt van de functionaliteiten die dit besturingssysteem te bieden heeft. De opzet is flexibel. Er kan naast de verplichte gegevens vrije invoer plaatsvinden, privacygevoelige gegevens kunnen afgeschermd worden en gegevens kunnen op diverse manieren geselecteerd worden. De ontwikkeling van Tangram is mede vanuit het onderwijs bepaald. Reacties en opmerkingen van scholen en besturen zijn in deze versie verwerkt zodat het optimaal aan de wensen van de gebruikers voldoet. Eenvoudig in het gebruik en dus weinig leertijd. De gebruiker hoeft vooraf niet uitvoerig geschoold te worden. Tangram 2000 is relatief laag geprijsd. Een professionele helpdeskondersteuning. Tangram 2000 kan op een netwerk worden geïnstalleerd, zodat de gegevens op de server vanaf verschillende werkstations kunnen worden benaderd.

Tangram 2000 5.4.0





Tangram kan op een internetserver worden geïnstalleerd en via Remote Access of wel via Terminal Services worden benaderd. ICWL biedt de mogelijkheid om dit op haar servers te doen. U kunt hier echter ook zelf in voorzien. Tangram is veilig, omdat u gegevens elke keer dat Tangram wordt gesloten een backup maakt. Hiermee is de veiligheid gewaarborgd. Zolang deze bestanden niet van de server/computer worden verwijderd, kunt u altijd uw gegevens terug halen!!

2.4 Gebruik handleiding

In deze handleiding worden de volgende conventies gebruikt; De Onderstreepte woorden geven aan dat het hier om een knop gaat waarop geklikt kan worden. De Vetgedrukte woorden geven een bepaald gegeven of eigenschap aan die ingevuld moet worden. De waarde die ingevuld moet worden wordt Cursief weergegeven. Bijvoorbeeld: ‘Vul in bij Naam: Jan Jansen en klik op OK.’

Tangram 2000 5.4.0

3 Installatie 3.1 De CD-ROM

Tangram 2000 kan eenvoudig geïnstalleerd worden. 1) Plaats hiervoor de bijgeleverde CD-ROM in het station. Vervolgens krijgt u het startscherm te zien. Als de installatie niet automatisch start, kan het zijn dat deze functie in Windows is uitgeschakeld. Ga dan naar Start, Uitvoeren en type daar in het veld Openen: E:\InstallStart.exe (waarbij “E” het CD-ROM station is) en klik vervolgens op OK. 2) Kies nu voor de optie “Installeren Tangram 2000 (losse installatie)” en volg de aanwijzingen op het scherm. U kunt Tangram 2000 installeren op de standaardlocatie of een andere locatie invoeren. Binnen korte tijd is Tangram 2000 op uw systeem geïnstalleerd. Na het beëindigen van de installatie komt u terug in het installatiemenu. Hier kunt u op Sluiten klikken. U kunt nu via Start, Programma’s, Tangram 2000, Tangram 2000 leerlingenadministratie het programma starten. De eerste keer zal gevraagd worden om de plaats van de databestanden. Als u eens rustig rond wilt kijken in de mogelijkheden van het programma, kunt u hier gebruik maken van de map Voorbeeldbestanden. Om met de nu geïnstalleerde Tangram 2000 te kunnen werken met uw eigen schoolgegevens zult u eerst een aantal voor uw school specifieke bestanden moeten vullen. Om Tangram 2000 te registreren dient de schoolnaam en een aantal sleutelgetallen te worden ingevoerd, welke u bij registratie ontvangt.

3.2 Online Op de website staan zowel een volledige versie van Tangram als wel een update. Deze versies mogen beslist niet door elkaar worden gehaald, omdat belangrijke administratieve gegevens dan overschreven worden. De EXE die u van onze site haalt slaat u ergens op u harde schijf op, start het installatieprogramma op en voer de stappen uit die worden gevraagd.

Tangram 2000 5.4.0

4 Voorbereidende werkzaamheden bij installatie. We gaan zowel de Basismodule als ook het Leerlingvolgsysteem (LVS) eens goed bekijken en wat gegevens invoeren. Voordat we hiermee aan de slag kunnen zullen we enkele voorbereidende werkzaamheden moeten uitvoeren. Dit maakt het invoeren van leerling- en oudergegevens een stuk eenvoudiger. Om een voorbeeld te geven: op een bepaald moment zult u door middel van een selectie aan moeten geven wie de huisarts is van een leerling. Wanneer het artsenbestand nog niet gevuld is kunt u dus ook geen selectie maken. Op zich is dit niet zo'n probleem, u kunt dit achteraf ook nog toevoegen maar het is vaak efficiënter om deze gegevens vooraf in te voeren. De voorbereidende werkzaamheden bestaan uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

de backupprocedure plaats van de bestanden registratie Tangram 2000 (nodig om met meer dan 50 leerlingen te werken) invoeren gebruikers (de namen, wachtwoorden en rechten van gebruikers) invoeren artsen invoeren godsdiensten invoeren toeleverende scholen invoeren van groepen en subgroepen definiëren van extra velden (bij de leerlingen en bij de ouders kunnen 4 extra velden worden aangegeven) 10. categorieën bij leerling- en oudernotities

4.1 De backupprocedure

Het zal u misschien wat vreemd voorkomen om de backupprocedure als ‘voorbereidend’ te bestempelen. Vooral de gebruikers die al met een vorige versie van Tangram gewerkt hebben dienen allereerst een volledige backup van zowel de programmagegevens als de schoolbestanden te maken. Het is uiterst onwaarschijnlijk dat bij het overzetten naar de nieuwe versie iets mis kan gaan, maar mocht dit toch gebeuren dan kunt u altijd bij onze helpdesk terecht die het probleem kan oplossen, mits u een backup heeft gemaakt! Zie hiervoor de handleiding van uw bestaande Tangramversie.

Tangram 2000 5.4.0

4.2 Plaats van de bestanden

Start Tangram 2000 vanaf de Windows 95 (98) desktop via: Start, Programma’s, Tangram 2000. U krijgt nu het openingsscherm te zien. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op OK. Als u het programma voor het eerst gebruikt kunt u als Inlognaam ‘beheerder’ invullen en als Wachtwoord ook ‘beheerder’. De gebruikersnamen en wachtwoorden kunt u later wijzigen. Dit gaan we in paragraaf 4.4 doen.

Nu is het programma opgestart en verschijnt het ‘Tangram 2000’-logo. We kunnen nu beginnen met het invoeren van de (onderhouds-)gegevens. De voorbereidingen zullen steeds plaatsvinden in de zogenaamde onderhoudsmodule. Klik in het menu (de bovenste regel van het scherm) op: Modules, Onderhoudsmodule. U krijgt zo een overzicht te zien van alle items uit de onderhoudsmodule.

Als Tangram 2000 wordt geïnstalleerd zal als plaats van de bestanden de directory: Schijf:\directory\Tangram 2000\voorbeeldbestanden worden gekozen, zodat u met de voorbeeldbestanden kunt oefenen. Als u uw eigen leerlingenadministratie gaat opzetten moet deze locatie van de bestanden worden gewijzigd in: Schijf:\directory\Tangram 2000\Tangramfiles.

Tangram 2000 5.4.0

Doe hiervoor het volgende:

Klik achter de invoerregel op de knop Het venster : “Selecteer bestandsdirectory” verschijnt. Dubbelklik op “Tangram 2000”. Dubbelklik op “Tangramfiles” Klik op OK. Op de invoerregel moet het laatste woord nu “Tangramfiles” zijn.

4.2.1 Netwerk De plaats waar de bestanden worden opgeslagen is vooral van belang wanneer Tangram op een netwerk geïnstalleerd wordt. Alle gegevens in de database worden dan op een schijf in het netwerk gezet zodat ze voor meerdere gebruikers toegankelijk zijn.

Tangram 2000 5.4.0

Stel: u heeft Tangram op de virtuele schijf F: geplaatst in de directory T2000. Open Modules, Onderhoudsmodule, Plaats van bestanden. Klik op de knop met de drie stippen en kies vervolgens Netwerk.

Het scherm ‘Netwerk verbinding maken’ verschijnt nu op uw scherm. Selecteer met behulp van het pijltje (de drop-down box) bij Station de driveletter van het station, in ons voorbeeld F: en kies bij Pad de directory T2000 De optie ‘Opnieuw verbinden bij aanmelden’ kunt u aanvinken in het geval u bent vergeten in te loggen bij het opstarten van Windows. Na het starten van Tangram zult u dan opnieuw verzocht worden om u aan te melden op het netwerk. In dit voorbeeld vinken we deze optie niet aan.

Tangram 2000 5.4.0

4.3 Registratie Tangram 2000

Tangram 2000 zoals het op de CD-ROM staat, is geschikt als demoversie en als werkversie tot het invoeren van 50 leerlingen. Via de conversiemodule kunnen echter wel alle leerlingen van de oude Tangram DOS versie worden ingelezen. Zijn dat er meer dan 50, dan kunt u geen nieuwe leerlingen meer invoeren totdat u het pakket heeft geregistreerd. Voor de registratie van Tangram dient u contact op te nemen met ICWL. Houdt u dan de volgende gegevens op schrift bij de hand: • • •

Op papier de juiste naam van de school. Op papier het juiste adres van de school. Het BRIN-nummer van de school Zorg dat het BRIN-nummer juist is en gelijk aan het nummer dat u in de DOS versie invulde tijdens de conversie van de gegevens. Van ICWL krijgt u dan een registratiecode voor de modules waarvan u de licenties hebt aangeschaft.

Start Tangram 2000 op als beheerder. Klik in het menu op: Onderhoudsmodule, Registratiegegevens Vul de gegevens, die u heeft ontvangen van ICWL, juist in en sluit af met OK. U kunt nu een ongelimiteerd aantal leerlingen invoeren.

Tangram 2000 5.4.0

4.4 Het gebruikersbestand

In het gebruikersbestand autoriseren we de gebruikers: m.a.w. we kunnen aangeven welke gebruikers wat mogen doen. Bijvoorbeeld: U bent beheerder en u wilt collega Boonstra in de gelegenheid stellen om ook de administratie bij te kunnen werken. Kies Modules, Onderhoudsmodule en klik vervolgens op Gebruikers. U ziet nu meteen dat alleen de gebruiker ‘beheerder’ toegang heeft. Dit bent u natuurlijk zelf want zo bent u ingelogd.

Klik nu op Wijzigen; u ziet nu een overzicht van alle modules. Wat meteen opvalt is dat u in alle modules ook alle rechten hebt. Dat is ook logisch, want de beheerder mag alles. Pas op: als u voor de beheerder de onderhoudsmodule uitschakelt en er is geen andere gebruiker die alle rechten heeft in de onderhoudsmodule, dan kan niemand meer bij deze instellingen!!! In dit geval zullen we niets wijzigen en kiezen Annuleren. Klik op Toevoegen. In het nieuwe scherm vullen we bij Gebruikersnaam; in ‘boonstra’ met als Wachtwoord: ‘bloempot’. We willen mijnheer Boonstra alleen leerlingen laten toevoegen, maar hij mag geen toetsdefinities wijzigen, alleen maar bekijken. Dit doen we als volgt:

Tangram 2000 5.4.0

Klik in het kader Leerlingenadministratie: ‘Wijzigen, toevoegen en lezen’ aan en in LVS toetsdefinities: ‘Alleen lezen’. Helemaal onderaan bij Onderhoudsmodule selecteren we Geen toegang. Zo kunnen we voorkomen dat mijnheer Boonstra zichzelf meer rechten zal geven of per ongeluk wijzigingen gaat aanbrengen die problemen kunnen veroorzaken. Klik op OK en de nieuwe gebruiker is aangemaakt. Let op: Het is verstandig dat u zichzelf ook als gebruiker aanmaakt met een eigen naam en eigen wachtwoord. Geeft uzelf daarbij alle rechten in alle modules! Verwijder vervolgens de gebruiker beheerder zodat niemand meer onder deze standaard gebruikersnaam kan inloggen. Maak bij voorkeur nog een gebruiker met alle rechten voor uzelf aan. Mocht er iets mis gaan met uw eigen inlognaam dan kunt u in noodgevallen nog altijd op een tweede manier inloggen. Mocht er onverhoopt toch iets fout gaan, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk. Deze zal er dan voor zorgen dat Tangramn weer toegankelijk wordt.

Tangram 2000 5.4.0

4.5 Het artsenbestand

Om straks bij het invoeren van de leerlinggegevens een huisarts te kunnen kiezen, kunt u vooraf alvast enkele huisartsen met hun adresgegevens invoeren.

Kies via het menu voor: Modules, Onderhoudsmodule, Stambestanden, Artsen. Er verschijnt nu een scherm met een overzicht van alle huisartsen. Als voorbeeld gaan we er een toevoegen. Kies Toevoegen en vul het scherm in met de juiste gegevens

Klik na het invoeren van de gegevens op OK. U ziet nu dat de gegevens van de huisarts in de tabel voorkomen. U kunt vervolgens alle artsen invoeren..

4.6 Het godsdienstbestand

Uit het godsdienstbestand heeft u standaard vier mogelijkheden; Geen, Islam, Katholiek of Prot. Christelijk. Kies uit Modules, Onderhoudsmodule, Stambestanden, Godsdienstbestand en klik op Toevoegen wanneer u een specifieke godsdienst wilt toevoegen. Vul de naam in en klik op OK. Vanaf nu kunt u ook uit deze godsdienst een keuze maken.

Tangram 2000 5.4.0

3.7 Het schooladressenbestand

In dit bestand kunnen gegevens van andere scholen waarmee u regelmatig contact hebt worden ingevoerd. Bijvoorbeeld omdat veel leerlingen van deze school naar uw school komen of naar deze school verhuizen. Dit bestand kan ook gebruikt worden om bijvoorbeeld alle basisscholen uit uw gemeente in te plaatsen wanneer u regelmatig contact onderhoudt. Ga naar: Onderhoudsmodule, School adressen en kies Toevoegen. U krijgt dan het scherm links hiervan te zien. Vul hier de gegevens in van een school waarmee u regelmatig contact hebt. Vergeet het BRIN-nummer van de scholen niet.

4.7 Invoeren van subgroepen

In Tangram zijn de standaard groepen 1 tot en met 8 ingevuld. Hier kunt u niets meer aan toevoegen of verwijderen. We kunnen echter wel subgroepen toevoegen. Wanneer het voorkomt dat een klas, vanwege zijn omvang, in subgroepen moet worden opgesplitst kunnen we dit doen via: Modules, Onderhoudsmodule, Stambestanden, Subgroepen. Kies Toevoegen en vul de naam van de subgroep in. Vaak is het handig om hier de naam van de desbetreffende leerkracht in te vullen. In ons voorbeeld maken we voor groep 4, die in tweeën is gesplitst, de subgroep Van der Woude aan. Klik op OK. Als tweede subgroep vullen we Boersma in. Klik weer op OK. We zien nu in het overzicht de twee subgroepen. Klik weer op OK. Vanaf dit moment kunnen we uit deze twee subgroepen straks een keuze maken bij het invoeren van de gegevens van de leerling.

Tangram 2000 5.4.0

4.8 Definiëren van extra velden

Om straks in het leerlingenscherm een extra invoerveld te kunnen selecteren kunt u dit vooraf definiëren. Extra invoervelden zijn handig als u bij de leerling of bij de ouders specifieke gegevens wilt bijhouden.

Selecteer het leerlingbestand door in de linkerkolom op Leerlingen te klikken. Klik daarna op de knop Wijzigen om de extra velden aan te passen. Als u een bestaand veld een andere naam geeft krijgt u de keuze om alle velden met de oude naam leeg te maken (Ja) of de inhoud te laten staan (Nee)

4.9 Categorieën bij leerlingnotities

Om straks in het leerlingenscherm bij het toevoegen van notities (opmerkingen) uw eigen categorieën te kunnen kiezen kunt u dit vooraf definiëren. Ga naar: Onderhoudsmodule, Stambestanden, Categorieën bij leerlingen-notities. U ziet hier de standaard velden; ‘Huisbezoeken’ en ‘Ouderavonden’.

Tangram 2000 5.4.0

Misschien wilt u voor uzelf nog een categorie toevoegen. Stel; u heeft met een aantal leerlingen een persoonlijk gesprek gehad en wilt een korte samenvatting van deze gesprekken vastleggen. U kunt dan een extra categorie toevoegen met bijvoorbeeld de naam ‘Persoonlijk gesprek’.

Klik op Sluiten om deze module weer af te sluiten. U zult pas gebruik kunnen maken van deze keuzemogelijkheid bij het invoeren van de gegevens van de leerling. In het leerlingenrecord is op het tabblad ‘Notities’ namelijk een extra keuzemogelijkheid ontstaan. Hiernaast ziet u hiervan alvast een voorbeeld.

Tangram 2000 5.4.0

4.10 Burgerlijke staat bij verzorgers

In het verzorgersbestand kunt u de burgerlijke staat aangeven. De lijst van opties die daarbij wordt getoond, kan via Onderhoudsmodule, Stambestanden, Burgerlijke staat worden aangepast.

Wanneer u een bestaande omschrijving wilt aanpassen, klikt u na selecteren van de omschrijving op Wijzigen. In het volgende scherm kan de burgerlijke staat worden aangepast. Via Toevoegen wordt de lijst uitgebreid met de door u gewenste omschrijving.

Tangram 2000 5.4.0

5 Het invoeren en opvragen van gegevens Aan de hand van een voorbeeld zullen we de gegevens van een fictieve nieuwe leerling gaan invoeren. Door middel van afbeeldingen kunt u zien hoe dit gaat.

5.1 Start het programma

Start Tangram 2000 via: Start, Programma’s, Tangram 2000. U krijgt nu het openingsscherm te zien. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op OK. Als u het programma voor het eerst gebruikt kunt u als Inlognaam ‘beheerder’ invullen en als Wachtwoord ook ‘beheerder’. De gebruikersnamen en wachtwoorden kunt u later wijzigen. Dit gaan we in paragraaf 3.4 doen.

Nu is het programma opgestart en verschijnt het ‘Tangram 2000’-logo. We kunnen nu beginnen met het invoeren van de gegevens.

Tangram 2000 5.4.0

5.2 Het invoeren van een leerlingenkaart

Beschrijving van het voorbeeldgezin: De familie Patricharak woont sinds enkele weken in Nederland. Vader Atul Patricharak werkte als ingenieur voor een grote aardoliemaatschappij op Curacao en is overgeplaatst naar Nederland. Moeder Sila Patricharak is huisvrouw. Oorspronkelijk komt het gezin uit Bombay, India. Hun zoontje Shamir is 8 jaar oud, is geboren op Curaçao en zat op een basisschool in Willemstad. Hij gaat nu naar groep 4 van een Nederlandse school. Hij beheerst de Nederlandse en Engelse taal redelijk goed en de verwachting is dat de overgang naar de nieuwe school weinig problemen zal geven.

We gaan allereerst naar de leerlingenmodule om een nieuwe leerlingenkaart aan te maken. Klik op het leerling-icoontje linksboven.

Er verschijnt nu een overzicht van de leerlingen die al eerder zijn ingevoerd. Het kan zijn dat in uw programma nog geen leerlingen zijn ingevoerd. Voor het gemak zijn er in dit voorbeeld al een aantal ingevoerd, voor de werking van het programma maakt dit verder niet uit. We kiezen nu voor ‘Toevoegen’ door op de betreffende knop rechtsonder te klikken. Er verschijnt een nieuwe leerlingkaart.

Tangram 2000 5.4.0

Hier moeten we een aantal gegevens invoeren, we zullen ze allemaal even de revue laten passeren. • Roepnaam: In ons geval voeren we hier ‘Shamir’ in. Door vervolgens op de Tab-toets te drukken springen we automatisch naar het volgende veld. • Voornamen: Hier moeten de volledige voornamen worden ingevuld. Omdat Shamir maar één voornaam heeft vullen we hier hetzelfde in. • Bij Tussenvoegsel (denk hierbij aan ‘van’ of ‘van der’) hoeven we in dit geval ook niets in te vullen. • De Achternaam is Patricharak en bij Geslacht kunnen we Jongen aanvinken. • Bij Geboorteplaats vullen we ‘Bombay’. • Bij Geboortedatum vullen we 14-2-91 in. Druk op de Tab-toets en de datum zal als 14-02-1991 verschijnen, de standaardnotatie voor datumvelden in Tangram. Door te ‘dubbelklikken’ in het veld, verschijnt een kalender. Hiermee kan ook de geboortedatum worden bepaald, en overgenomen op de leerlingkaart. • Het Geboorteland kunnen we kiezen door op de knop met de drie puntjes te klikken. Er verschijnt nu een lijst met namen van landen. We kiezen hier voor India. • Het Land van herkomst is in ons geval Nederlandse Antillen, dit kunnen we op dezelfde manier kiezen. • Bij Nationaliteit kiezen voor Antilliaans (niet Arubaans). • Als Arts kiezen we in ons voorbeeld voor Jong, F.( onder de arts verschijnt meteen het telefoonnummer) • Bij OALT/OETC kruisen we Niet aan. • Als Inschrijfdatum wordt automatisch de huidige datum ingevuld. U kunt deze desgewenst zelf wijzigen. • De Uitschrijfdatum laten we leeg • Bij Godsdienstonderwijs kiezen we voor Geen.

Tangram 2000 5.4.0

•

Voor het toewijzen van de leerling aan een groep klikken we onder het vak ‘Groepsoverzicht’op de knop:

• • • •

Groep wordt 4, en omdat deze groep is opgesplitst vullen we bij Subgroep Van der Woude in. De Weging slaan we eerst over. Deze gaan we verderop in hoofdstuk 4.5 bepalen. Als de leerling een pasfoto heeft ingeleverd en deze staat gedigitaliseerd op het systeem, dan kan met de knop ‘Padnaam pasfoto’ de juiste foto erbij gezocht worden. Bedenk wel dat dit een jaarlijks terugkerende werkzaamheid zal zijn! Het bestandsformaat mag .BMP .JPG of .GIF zijn.

Na het zo volledig mogelijk invullen van de gegevens zien we dat bovenaan de leerlingkaart de naam van de leerling vermeld staat. Aanvullende gegevens van deze leerling kunnen op de achterliggende tabbladen worden ingevuld. Dat gaan we nu nog niet doen, eerst worden deze gegevens opgeslagen. Klik op OK. U krijgt nu de melding dat er een gezinskaart gemaakt moet worden, klik weer op OK. Zoals u bovenaan dit venster kunt zien wordt het tabblad ‘Gezinssamenstelling’ geopend.

Tangram 2000 5.4.0

5.3 Het invoeren van de gegevens van de ouders

We komen nu in het gedeelte waar de gegevens van de ouders kunnen worden ingevoerd. De knop ‘Kies gezin via broer/zus’ kunnen we negeren, de gegevens van deze ouders zijn nog niet ingevoerd. Klik onder het witte vlak op de knop ‘Gezin toevoegen’. We komen nu in het overzicht van verzorgers. Het overzicht toont de gegevens van alle eerder ingevoerde verzorgers. We willen bij het gezin een nieuwe verzorger aangeven, en klikken daarom in dit overzicht op de knop ‘Toevoegen’. We vullen de volgende gegevens in: Aanhef: Dhr Voorletters: A. Naam: Patricharak Straat: Kerklaan Huisnummer: 12 Postcode: 8932 JJ Plaats: Leeuwarden Telefoon: 058 3248614 (thuis) 06 45 68 48 58 (mobiel) Opleiding: Universitair Beroep: Ingenieur Vul eventueel nog de extra velden in die u heeft gedefinieerd. Klik op ‘OK‘ en de gegevens van deze ouder worden opgeslagen. We komen nu terug in het scherm van het verzorgersbestand. In dit scherm selecteren we nu de ouder ‘Patricharak’. Dit is de regel waarbij de oudergegevens blauw zijn gekleurd. Klik op de knop ‘Selecteer’. Het hieronder getoonde scherm verschijnt.

NB: Bij elke leerling MOET woonadres en factuuradres worden ingvuld ! In dit scherm geven we aan dat het de ‘Vader’ betreft, dat dit het juiste woonadres is en dat ook de eventuele factuur voor schoolbijdragen naar deze ouder verstuurd moet worden. Nadat Soort ouder, woon- en factuuradres zijn aangegeven komen we via knop OK terug in het scherm van de gezinssamenstelling.

Tangram 2000 5.4.0

We gaan nu de gegevens van de moeder invoeren. In het bovenstaande scherm klikken we op de knop ‘Toevoegen’. Het overzicht van het verzorgersbestand wordt daarna getoond. Omdat de moeder op hetzelfde adres woont kunnen we de naam en adresgegevens overnemen. We zoeken daarom eerst de gegevens van de zojuist ingevoerde vader op. Dit kan simpelweg door de beginletter(s) van de achternaam op te geven. De selectieregel verspringt naar de eerstvolgende verzorger, waarbij de naam voldoet aan de opgegeven karakters.

N.B. Als we het verzorgersbestand laten sorteren op adres (op tabblad Adres klikken), kunnen we via bovenstaande manier de verzorger op straatnaam gaan zoeken. Met de toets Backspace wordt het laatst ingevoerde karakter van de zoekstring verwijderd. Als verzorger Patricharak is gevonden, vinken we vervolgens het vakje ‘NAW gegevens overnemen…’ aan en klikken we op de knop Toevoegen.

We zien nu dat we alleen maar de aanhef en de voorletters toe hoeven te voegen. Er wordt van uitgegaan dat de achternaam hetzelfde is maar deze kan natuurlijk net als de andere gegevens handmatig worden gewijzigd. Voeg toe: Aanhef: Mevr. Voorletters: S. Opleiding: Basisonderwijs Tangram 2000 5.4.0

Beroep:

Huisvrouw

Klik weer op OK. We komen weer terecht in het overzicht van verzorgers. Klik op de knop Selecteer. Kies daarna als soort ouder Moeder, en vervolgens OK.

Tangram 2000 5.4.0

5.4 Koppeling kind / ouders

Zojuist hebben we de vader en de moeder automatisch aan het gezin toegevoegd. Wanneer er gegevens onjuist zijn ingevoerd kunnen we dit achteraf nog herstellen. Wanneer bijvoorbeeld per ongeluk beide ouders als moeder zijn ingevoerd kunnen we dit als volgt herstellen: • Klik op

• •

• •

• • •

selecteer een leerling door te klikken op Wijzigen of te dubbelklikken op de leerlingnaam. Ga naar tabblad Gezinssamenstelling. Klik op Gezinssamenstelling wijzigen. Selecteer de vader in het overzicht van verzorgers. Klik op Wijzigen (of als er een ouder ontbreekt, dan Toevoegen). Selecteer de optie Vader. Klik op OK, en vervolgens Sluiten.

5.5 Het bepalen van de weging

Voor het bepalen van de weging gaan we als volgt te werk; ga met de knop met het leerlingen-icoontje naar het leerlingenbestand.

Selecteer één van de leerlingen. Aan de weergave van de Weging (rechtsboven op het scherm) kunnen we zien of de weging voor deze leerling al bepaald is of dat dit nog moet gebeuren. Wanneer het kader waarin de weging wordt bepaald grijs is weergegeven, dan moet de weging nog bepaald worden. Hieronder ziet u een voorbeeld.

We zullen onze case weer gebruiken om het bepalen van de weging te demonstreren. Ga naar het overzicht van de leerlingen en selecteer Shamir Patricharak. Klik op Wijzigen. We zien dat de weging hier nog niet bepaald is. Klik op Bepaal Weging. Er verschijnt nu de vraag of we de weging willen bepalen.

We kiezen voor Ja. Er verschijnen nu een drietal vragen waarop we moeten antwoorden. Let op: beantwoord de vragen altijd van boven naar beneden! Dit is belangrijk omdat straks na het beantwoorden van de laatste vraag naar een volgend scherm gesprongen word. We beantwoorden de eerste vraag met Ja omdat de ouders van Shamir in India geboren zijn. Dit is een niet Engelstalig land buiten Europa.

Tangram 2000 5.4.0

De tweede vraag beantwoorden we met Nee omdat de ouders geen vluchtelingen zijn. Vraag drie beantwoorden we ook met Nee omdat de leerling niet uit de Molukse bevolkingsgroep afkomstig is. Er verschijnt nu een nieuw invulscherm met vier nieuwe vragen. Omdat de vader in ons geval een universitaire opleiding heeft gevolgd kunnen we de eerste vraag met Nee beantwoorden. Omdat de moeder van Shamir alleen lager onderwijs genoten heeft beantwoorden we de tweede vraag met Ja beantwoorden. Bij de derde vraag vullen we Nee in omdat de vader, in zijn beroep als ingenieur, geen lichamelijke of handenarbeid verricht. In het kader vullen we Ingenieur in. De laatste vraag is enigszins vreemd geconstrueerd maar het komt erop neer dat de vader juist wel inkomen uit tegenwoordige arbeid heeft. De vraagstelling ‘Is het juist….’ moeten we dus met Nee beantwoorden. Na het invullen van de vragen verschijnt de volgende wegingsnotatie:

We zien dus dat deze leerling een wegingsfactor van 1.90 krijgt.

Tangram 2000 5.4.0

5.6 Het bepalen van de telling

Bij het oproepen van de tellijst kunnen we een overzicht krijgen van de ingeschreven leerlingen. Dit kunnen we doen voor alle leerlingen van de school, per groep, per nationaliteit of per land van herkomst. Klik op Rapporten. U ziet nu de bovenste vier genoemde mogelijkheden.

Bij de keuze Tellijst krijgen we een overzicht van alle ingeschreven leerlingen. Dit kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

In bovenstaand voorbeeld zien we dat er op deze school in totaal 92 leerlingen zijn ingeschreven en dat 75 leerlingen ‘Geen’ weging hebben. Het ‘Schoolgewicht’ wordt berekend door het totale extra gewicht te verminderen met een drempel van 9 %. Dit verschil (wanneer positief) levert het schoolgewicht op. Wanneer we een dergelijk rapport oproepen is dit eigenlijk een afdrukvoorbeeld. Door op het knopje van de printer te drukken wordt het overzicht uitgeprint.

Tangram 2000 5.4.0

Een soortgelijk overzicht kunnen we voor alle vier rapporttypen oproepen en afdrukken.

5.7 Rapporten

Naast de genoemde tellijsten kunnen we meerdere rapporten laten samenstellen en uitprinten. Onder andere: Inschrijfformulieren Uitschrijfformulieren Overzicht ingeschreven leerlingen Overzicht school van herkomst Overzicht in- en uitschrijvingen per maand Overzicht leerlingen per groep Gezins- en Leerlingenlijst Verjaardagslijsten U kunt deze rechtsreeks vanuit het hoofdmenu benaderen door op Rapporten te klikken. Het principe van al deze rapporten is gelijk aan die van de tellijst. Op het scherm kan een overzicht worden getoond en met behulp van de printknop kunnen deze lijsten worden afgedrukt. Bij het rapport in- en uitschrijfformulier kunt u een zgn. standaard formuliertekst opnemen. Hierbij voert u eenmalig een standaardtekst in, die vervolgens bij het rapport wordt afgedrukt. De formuliertekst bestaat uit een boven- en onderschrift, een gedeelte dat boven respectievelijk onder de leerlinggegevens wordt genoteerd. U kunt deze tekst aanpassen via de optie Modules – Onderhoudsmodule – Formulier teksten. Selecteer in het daarna geopende venster het sjabloon waarvan u de tekst wilt aanpassen. Klik vervolgens op de button Wijzigen of Toevoegen. Het scherm dat hierna wordt getoond, bestaat uit de twee genoemde tekstvelden. Met ‘Tekst keus’ worden de teksten getoond voor of het inschrijf- of het uitschrijfformulier. Wijzig de tekst door eerst de cursor naar het tekstveld te verplaatsen (klikken in het tekstveld). Voer de wijzigingen door en verlaat het scherm via OK. De formuliertekst zoals die nu is opgeslagen, kan als sjabloon worden gekozen bij elk volgend rapport. U kunt voor verschillende instanties (vervolgschool, gemeente enz.) diverse sjablonen aanmaken. Voor een overzicht van het aantal leerlingen per groep kiest u Rapporten - Aantal leerlingen per groep. In het bijbehorende dialoogkader kunt u instellen of het leerlingaantal per groep of onderverdeeld per subgroep moet worden genoteerd. Naast de leerlingaantallen kan dit rapport een naamlijst per groep genereren. U heeft daarbij de keus tussen een lijst van oudsten of jongsten.

Tangram 2000 5.4.0

6 Het Leerlingvolgsysteem 6.1 Inleiding

Met het leerlingvolgsysteem (LVS) van Tangram kunnen we de vorderingen van de leerlingen bekijken gedurende de periode dat zij het basisonderwijs volgen. Met het LVS kunnen we een eventuele achterstand in de kernvakken zoals rekenen, lezen en schrijven tijdig signaleren. Dit kunnen we alleen bij die zgn. kernvakken omdat hier meestal sprake is van een aantal periodieke toetsen, waarvan we de resultaten in Tangram kunnen invoeren. Aan de hand van een normlijn kunnen we afleiden of een leerling voldoende presteert. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van Cito-toetsen, de Brus-test of bijvoorbeeld de toetsen van uitgeverij Berkhout. U dient hierbij als leerkracht zelf aan te geven wat de verwachte gemiddelde prestatie is. Aan de hand hiervan wordt de zogenaamde normlijn vastgesteld. Ga hierbij niet zonder meer uit van de normenschaal die bij de toets geleverd wordt. Wanneer u bijvoorbeeld lesgeeft op een school met veel niet-Nederlandstalige leerlingen is het verstandig om uw verwachtingen bij te stellen omdat een groot aantal leerlingen naar alle waarschijnlijkheid onder het landelijk gemiddelde scoort. De resultaten kunnen op verschillende manieren worden uitgedrukt; als percentage boven of onder het landelijk gemiddelde, als Didactische Leeftijd (DL) en als Didactisch Leeftijds Equivalent (DLE). Heeft een leerling bijvoorbeeld een DL van 30 (3 jaar maal 10 maanden) maar een DLE van 25 dan heeft die leerling een achterstand van een half jaar. Het LVS van Tangram is een open en flexibel systeem. U bent niet gebonden aan een beperkt aantal toetsen maar u kunt iedere willekeurige toets gebruiken mits u zelf de toetsmomenten en de waarden voor het bepalen van de normlijn en invoert.

6.2 Het invoeren van de toetsdefinities

We gaan als eerste de toetsdefinitie invoeren. Er is een veelvoud aan toetsmethoden in Nederland verkrijgbaar met ieder hun eigen methode en scorebepaling. U kunt deze scores met behulp van conversietabellen omzetten naar een DLE score en ze op die manier vergelijken maar het is ook mogelijk om voor iedere toets de scores afzonderlijk in te voeren. Dit neemt vaak wat tijd omdat we voor iedere maand waarin een toetsmoment kan plaatsvinden een normlijn voorhanden moeten hebben. Een groot voordeel is echter dat u dit gedurende een aantal jaren voor alle leerlingen op school kunt gebruiken. We gaan in dit hoofdstuk twee verschillende toetsen en toetsdefinities met hun bijbehorende scoretabel invoeren; een IPMON- en een Cito-toets. U kunt natuurlijk zelf ook andere toetsen met hun eigen toetsdefinities invoeren, lees vooraf altijd goed de handleiding van de toets voordat u met het invoeren van de toetsdefinitie begint. 6.2.1 Voorbeeld 1: IPMON We beginnen met het invoeren van de definities van een IPMON toets. Dit doen we via het hoofdmenu middels; Modules, Leerling Volgsysteem, Toetsdefinities. We klikken op Toevoegen. Allereerst vullen we de naam van de toets in. In ons voorbeeld nemen we de toets ‘Niveau – Test – Rekenen (Technisch)’, een IPMON toets. We vullen dus bij Toetsnaam in: Niveau–Test–Rekenen (IPMON). Voor de duidelijkheid geven we bij deze definitie even de soort toets aan, u kunt deze natuurlijk gerust weglaten. In de handleiding van de toets vinden we onderstaande scoretabel. Deze zijn genoteerd volgens de IPMON werkwijze en we dienen deze van boven naar beneden te lezen.

Tangram 2000 5.4.0

Bovenaan zien we de DL, daaronder de eerste letters van de maand en onderaan de

gemiddelde score die daarbij hoort. Laten we de eerste kolom als voorbeeld nemen: In groep 3 in de eerste maand September zien we een DL van 1 en een bijbehorende score van 3. In groep 7 in Mei een DL van 49 met een score van 161, enz. Nu dit duidelijk is kunnen we de waarden in de toetsdefinitie invoeren. We klikken nu op het tabblad Normlijn (bovenrand van het venster). Hier kunnen we de kolommen met hun scores per groep invoeren. Wanneer de score een lineaire toename vertoonde zou het invullen erg simpel geweest zijn; er hoeft dan alleen een beginwaarde ingevoerd te worden en een eindwaarde en via de knop ‘Tussenliggende waarden berekenen’ kan Tangram automatisch de tussenliggende waarde bepalen. Zoals we in de bovenstaande tabel al zien, is dit bij deze toets niet het geval; soms neemt de waarde per maand met 2 toe en soms zelfs met 5 punten. Om zo exact mogelijk de score te bepalen moeten we dus alle waarden handmatig invoeren. Dit neemt enige tijd in beslag, maar bedenk dat we deze toets met deze score maar eenmalig hoeven in te voeren en we kunnen de toets voor bijna alle groepen op elk gewenst tijdstip afnemen om daarmee een zeer nauwkeurige score te bepalen. Voer de gegevens in, te beginnen bij groep 3 en eindig met groep 9 (IPMON noemt deze extra groep de “Brugklas”, soms wordt ook de term ‘Groep 9’ of de letter ‘B’ gebruikt) Tip: Tijdens het invoeren kunt u gebruik maken van de ‘Tab’-toets op uw toetsenbord, hiermee springt u steeds een maand verder en kunt u de bijbehorende score invoeren. Dit gaat vele malen sneller dan wanneer u met de muis zou werken en telkens het volgende vakje aan moet klikken.

Tangram 2000 5.4.0

Het tabblad Normlijn komt er nu als volgt uit te zien:

Wanneer we nu de achterliggende Tabbladen 125%, 75% en 50% ten opzichte van de Normlijn bekijken zullen we zien dat deze waarden ook allemaal nog op 0 staan. Bij sommige toetsen kunnen we deze waarden namelijk handmatig invoeren wanneer zij duidelijk in de bijbehorende handleiding vermeld staan en/of afwijken van de gebruikelijke 125, 75 en 50 procent. In ons geval laten we deze waarden echter door Tangram zelf berekenen. We gaan terug naar het Tabblad ‘Algemeen’ en klikken op Percentage signaallijn 1. We zien dat deze standaard staat ingesteld op 125%. Deze waarde laten we zo staan en we vinken Percentage aan om deze waarden door Tangram zelf te laten berekenen. Klik op OK.

We herhalen deze handelingen ook voor signaallijn 2 en signaallijn 3. We nemen nu weer eens een kijkje op de achterliggende Tabbladen en zien dat Tangram de scores keurig procentueel heeft berekend en afgerond. Wanneer op uw school bij deze toets doorgaans hoger wordt gescoord dan volgens de landelijke norm, dan kunt u natuurlijk ook de percentages van de drie signaallijnen enigszins verhogen. Omgekeerd is natuurlijk ook mogelijk; bij een gemiddeld lagere score kunt u de percentages verlagen. Dit hangt geheel van uw eigen voorkeur en inzicht af. U hoeft in een dergelijk geval alleen bij Percentage een andere waarde in te voeren.

Tangram 2000 5.4.0

6.2.2 Voorbeeld 2: Cito Bij Cito-toetsen wordt in plaats van met signaallijnen met vijf verschillende niveaus A tot en met E gewerkt. Dit geeft bij het invoeren in Tangram echter geen probleem. Immers, met het gebruik van 1 normlijn en 3 signaallijnen kunnen we ook 5 niveaus (gebieden op een grafiek) aangeven. We nemen hier als voorbeeld de Cito-toets ‘Leestempo’ voor groep 4 tot en met 8. In de handleiding staat onderstaande vergelijkingstabel.

Als we de Cito-methode vergelijken met het voorgaande voorbeeld dan kunnen we stellen dat niveau A overeenkomt met het gebied boven de 1e signaallijn, niveau B is het gebied tussen de normlijn en signaallijn 1, niveau C het gebied tussen de 2e signaallijn en de normlijn, niveau D het gebied tussen de 2e en 3e signaallijn en niveau E is het gebied onder de 3e signaallijn. We moeten er in dit geval wel rekening mee houden dat de ondermarge van niveau B dus overeenstemt met de normlijn. De normlijn ligt dus niet precies in het midden van niveau B, maar juist aan de onderkant van dit gebied. Het invoeren van de score gaat bij deze toets als volgt: We klikken op Toevoegen om een nieuwe toets te definiëren. Als Toetsnaam vullen we ‘Leestempo (Cito)’ in. We gaan naar het Tabblad Normlijn. We hebben zojuist al vastgesteld dat we de laagste waarde van niveau B als normlijn gaan hanteren. In de eerste kolom, Medio 4, lezen we dat dit een score van 80 oplevert. We vullen bij januari van groep 4 de waarde 80 in. In de 2e kolom zien we een eindscore van 84 bij ‘Eind 4’. We vullen dus bij juni groep 4 de waarde 84 in. Bij juni groep 5: 89 Bij juni groep 6: 96. Bij juni groep 7: 101 en bij januari groep 8: 102 Klik nu op de knop ‘Bereken de tussenliggende waarden’. We zien dat de tussenliggende waarden automatisch worden ingevuld. We kunnen nu ook de onderste grens voor niveau C bepalen. Ga naar het Tabblad Algemeen en klik op de knop naast signaallijn 2 waar 75% op staat. Vink Handmatig aan. We zien nu dat de tekst op de knop Handmatig is geworden. Doe hetzelfde bij signaallijn 1 en 3. De namen van de Tabbladen zijn nu ook gewijzigd. Klik op Signaallijn 2 en vul de waarden van januari en juni in volgens bovenstaande tabel. Kies steeds de laagste waarde. Let op: voor het invoeren van de scores voor signaallijn 3, dit is de lijn die de scheiding aangeeft tussen Niveau D en niveau E moeten we de tabel goed lezen. Medio 4: ondergrens 74 → januari groep 4: 71. Eind 4: ondergrens 75 → juni groep 4: 75, enz. Daarna tussenliggende waarden handmatig invullen! (februari, maart, april, mei → oplopend.) Voor het bepalen van signaallijn 1, de ondergrens van niveau A moeten we ook goed opletten. Deze geeft een waarde aan van ‘>84’ en we moeten dus 85 invullen en de tussenliggende waarden invoeren.

Tangram 2000 5.4.0

Tot zover het invoeren van de definitie van een Cito-toets. Wanneer wij straks deze normlijn en signaallijn gebruiken om de resultaten van leerlingen te bekijken dienen we ons er dus wel bewust van te zijn dat het zogenaamde ‘normgebied’, het gedeelte is tussen signaallijn 1 en de normlijn. De normlijn geeft dus als het ware de onderwaarde van het gemiddelde niveau aan. De toetsdefinities voor verschillende methodes verschillen onderling enigszins. In grote lijnen komt het echter op hetzelfde neer, u kunt vaak zelf het beste bepalen op welke manier u de toetsdefinitie invoert. 6.2.3 Importeren en exporteren van toetsdefinities Wanneer u een toetsdefinitie heeft aangemaakt is het mogelijk deze te kopiëren en op andere locaties in te lezen. Daarvoor kiest u Modules - Leerlingvolgsysteem Toetsdefinities. Om een toetsdefinitie te exporteren klikt u eerst op de naam van de te exporteren toets. Klik op de knop Exporteer. Plaats een diskette in het diskettestation (of kies een directory). Klik op de knop OK. De toetsdefinities worden bewaard onder de naam Exp_Tdef.tps. Om een toets te importeren plaatst u de diskette met de toetsdefinities in het diskettestation (of kiest de directory waarin zich het exportbestand bevindt) en klikt u op de knop Importeer. Onder Te importeren toetsdefinities: ziet u nu één of meer namen van toetsen. Klik op de naam van de toets die u wilt importeren (inlezen) en klik op de knop OK. Voor elke gewenste toets herhaalt u deze handeling.

6.3 Het invoeren van leerlingresultaten

Om een vergelijking te kunnen maken tussen de benodigde resultaten en de behaalde resultaten moeten natuurlijk ook de resultaten van de leerlingen afzonderlijk worden ingevoerd. Hiervoor heeft u twee mogelijkheden: • invoer van een rijtje toetsresultaten per leerling, of • invoer per groep op een bepaalde toets. 6.3.1 toetsresultaten invoer per leerling Om een voorbeeld te schetsen nemen we onze fictieve leerling Shamir Patricharak en voeren de behaalde scores van een enkele toets in. Deze leerling behaalde op de hiervoor besproken IPMON-toets ‘Niveau-TestRekenen’ de volgende score over de afgelopen 4 jaar. Groep Groep Groep Groep Groep Groep Groep Groep

5: 5: 6: 6: 7: 7: 8: 8:

januari juni januari mei februari juni januari mei

77 88 107 114 132 174 205 227

Kies de leerlingadministratie met de volgende knop: Kies de leerling Shamir Patricharak door er dubbel op te klikken. Kies het Tabblad ‘Toetsresultaten’. Klik hier op de knop ‘Toevoegen’.

Tangram 2000 5.4.0

Kies de toetsnaam met het kleine knopje naast het invoerveld Toetsnaam. Kies het toetsmoment en schooljaar van de toetsafname, en vul de score in.

Na het invoeren van de scores van deze leerling kunnen we uit de grafiek in de volgende paragraaf aflezen dat deze steeds boven de normlijn ligt en aan het eind van groep 8 zelfs een lichte stijging vertoond. Wat ook opvalt is dat zich in februari van het voorgaande jaar plotseling een daling in de score vertoond. Deze wordt in de daarop volgende toetsmomenten echter ruimschoots gecompenseerd.

De knoppen Toetsresultaten worden behandeld in hoofdstuk 5.4.

Tangram 2000 5.4.0

6.3.2 Toetsresultaten van een leerling Bij het aanklikken van het tabblad Toetsresultaten van een geselecteerde leerling krijgt u een volledig beeld van hoe een leerling het 'doet' op school. In het overzicht kunt u alle cijfermatige informatie terugvinden van alle toetsen betreffende de gekozen leerling. In de kolom vallen de scores in het D en E gebied op door een rode letterkleur. 5.3.3 Toetsresultaten invoer per groep In de vorige paragraaf kenden we alle toetsresultaten van een leerling op één en dezelfde toets. In deze paragraaf laten we zien hoe u een hele groep invoert op een toets op een bepaald toetsmoment. Kies uit het Menu: Modules – Leerlingvolgsysteem - Groepsinvoer toetsresultaten’.

In het eerste scherm zoekt u de toetsnaam op, het toetsmoment, het schooljaar en de groep en eventueel de subgroep. Na OK krijgt u de bewuste groep te zien waarna u met ‘Wijzigen score’ de behaalde resultaten van deze groep kunt invoeren. Na het laatst ingevoerde resultaat MOET u met de ENTER-toets afsluiten!!

Tangram 2000 5.4.0

6.4 Het genereren van grafieken

Als u bij het scherm van de invoer van toetsresultaten per leerling (hoofdstuk 5.3.1) op de knop linksonder ‘Toetsresultaten’ klikt verschijnt er een tussenscherm waarin u een toets kunt kiezen. Daarna verschijnt de volgende grafiek op het scherm:

Had u in plaats van de knop ‘Toetsresultaten’ op de knop ‘Toetsmozaiek’ geklikt, dan had u een driedimensionale grafiek gekregen van alle toetsen op alle toetsmomenten. Door middel van klikken op afgebeelde button van het tabblad Toetsresultaten, verschijnt het volgende tussenscherm. In dit scherm kunt u aangeven hoe en welke toetsresultaten van een geselecteerde leerling moeten worden afgedrukt. Bij ‘Score weergave’ kunt u d.m.v. aanvinken de resultaten cijfermatig en/-of grafisch afdrukken. Wanneer u alleen de meest recente score(s) wilt afdrukken en/-of het perspectief, dan vinkt u bij ‘Overzicht’ het betreffend vakje aan. Bij ‘Selectie schooljaar’, maakt u keus uit een overzicht over alle schooljaren of van een op te geven schooljaar. Bij ‘Selectie toets’, maakt u keus uit een overzicht van alle toetsen of van een op te geven toets.

Tangram 2000 5.4.0

6.5 Grafisch groepsoverzicht

Om een goed beeld te krijgen van hoe uw groep met een bepaalde toets heeft gescoord op een bepaalde moment gebruiken we de optie grafisch groepsoverzicht. Kies Modules – Leerlingvolgsysteem - Grafisch groepsoverzicht.

Geef in het dialoogkader aan van welke toets, het toetsmoment, het schooljaar, de groep en eventueel de subgroep u een grafisch overzicht wilt tonen. Klik op de knop OK voor weergave van de grafiek. In het dit nieuwe scherm kunt u een aantal zaken regelen. Voor bepaling van het aantal kolommen dat u wilt zien, verandert u de waarde achter Maximum aantal kolommen per scherm. Stel u heeft 26 leerlingen. Wilt u alle gegevens in één overzicht zien vul dan 26 in (klik daarna op de knop Accepteren) of wilt u dit in twee overzichten vul dan in 13 (klik daarna op de knop Accepteren). Via de knop Print grafiek kunt u vervolgens afdrukken maken van de grafiek(en). Via de knop Print scores krijgt u een overzicht van de scores, normgebied, de DLE en grafisch (in de vorm van een staafdiagram) van de groep van de gekozen toets / moment.

Met de knop Sortering kunt u zelf bepalen hoe de sortering van de gegevens moet plaatsvinden.

Tangram 2000 5.4.0

7 Specifieke kenmerken van Tangram Naast de losse modules heeft Tangram nog enkele extra mogelijkheden ingebouwd die we in dit hoofdstuk in het kort even zullen bespreken. Enkele van deze extra’s zullen we in het kort behandelen. Wanneer u deze handleiding tot dusver heeft doorgelezen, zult u inmiddels bekend zijn met de werkwijze van Tangram 2000. Een te uitgebreide omschrijving van deze specifieke kenmerken zou verwarrend kunnen werken, u leert het meeste van deze onderdelen door er gewoon mee te werken.

7.1 Agendabeheer / Planning Het agendabeheer kunnen we ook het best demonstreren aan de hand van een voorbeeld. Met de komst van onze nieuwe leerling Shamir op uw school heeft u telefonisch contact opgenomen met de ouders. Deze vonden het ook wenselijk om eens langs te komen voor een persoonlijk gesprek. U heeft met de ouders afgesproken, dat deze op donderdag 21 oktober om 11 uur langs zullen komen voor een kennismakingsgesprek. U heeft inmiddels ook een envelop van de Stuyvesandt school uit Willemstad ontvangen met daarin een overzicht van de behaalde resultaten en wat aanvullende informatie over het schoolsysteem op Curaçao. U wilt dit graag van tevoren nog even goed doorlezen zodat u beslagen ten ijs komt. U wilt deze afspraak noteren in het agendabeheer. Dit gaat als volgt;

Klik op het icoontje van Agendabeheer of kies uit het menu: Modules - Planning Agendabeheer / Planning. Uit de drop-down lijst linksboven selecteren we Oktober door op het pijltje te klikken. We selecteren de datum door op 21 te klikken.

We zien nu rechtsboven de tekst ‘Agenda 21-10-1999 Week: 42’ verschijnen. Klik nu op Toevoegen. U bent ook enigszins nieuwsgierig naar het niveau van het onderwijs op Curaçao en vraagt zich af of Papiamento op school geleerd wordt, dus besluit u hiervan een notitie te maken. De gegevens kunnen als volgt worden ingevuld:

Tangram 2000 5.4.0

In dit voorbeeld is geen Categorie aangegeven, u kunt dit natuurlijk wel doen indien u dit wenst. Klik nu op OK om de gegevens op te slaan. Omdat u vooraf nog even de gegevens wilt doorlezen maakt u een notitie in het ‘ToDo’ overzicht. Dit is een overzicht met taken die u voor een bepaalde datum wenst af te handelen.

Klik ook nu op OK om deze taak op te slaan. We zijn nu weer in het overzicht van het agendabestand terechtgekomen en zien dat er voor die dag één afspraak staat en één taak die nog afgehandeld dient te worden. Klik nu op vrijdag 1 oktober. U ziet nu geen afspraken in de agenda staan maar in het ToDo overzicht staat nog steeds de taak vermeld. Deze blijft net zo lang staan totdat hij verwijderd wordt.

Tangram 2000 5.4.0

Wanneer een taak is afgehandeld kunt u dit aangeven door de taak te selecteren en bij Afgehandeld simpelweg een kruisje x te plaatsen. De taak blijft dan in het overzicht staan maar u kunt aan het kruisje zien dat het inmiddels afgehandeld is. U kunt een taak ook verwijderen door op de knop Verwijder taken te klikken.

Met de knop Print beheer Agenda en ToDo kunt u een overzicht van de agenda en taken uitprinten. U kunt een volledige jaaragenda uitprinten, per categorie of per vakanties, vrije uren/dagdelen. Rechtsboven kunt u hierbij de begin- en einddatum aangeven. Doet u dit niet dan wordt ervan uitgegaan dat u een overzicht wenst vanaf vandaag tot en met volgend jaar bij een volledig overzicht en bij de vakanties. Per categorie wordt een standaardperiode van telkens één maand gehanteerd. Vanzelfsprekend kunt u dit steeds handmatig wijzigen.

Wanneer u hierop klikt wordt de geselecteerde taak (blauw geaccentueerd) verwijderd. Met de knop Toon alle niet afgehandelde taken kunt u deze taken oproepen, de tekst op de knop verandert nu in Toon alle afgehandelde taken.

U kunt in de agenda ook alvast alle vakantiedagen, vrije dagen en zelfs vrije uren inplannen. Klik hiervoor op de bijbehorende knop Vakantieplanning.

Met Periode kunt u een hele periode aangeven. Geef hierbij de begin- en einddatum van de periode aan. Tangram zal hierbij automatisch zijn eigen datumformaat gebruiken. Voert u dus bijvoorbeeld 15/1/00 in dan verschijnt dit op het scherm als 15/01/2000. Bij zowel Dagen als Uren hoeft u alleen de juiste datum aan te klikken. Bij uren dient u nog wel de begin- en eindtijd in te vullen. Let op: Sommige agenda’s, meestal de wat goedkopere, hanteren soms een foutief weeknummer. Tangram toont echter altijd het juiste weeknummer omdat het programma zich aan de gestandaardiseerde norm voor weeknummering houdt. Bent u, of één van uw collega's in het bezit van een agenda met foutieve weeknummering, wijzig deze dan handmatig. Maakt u afspraken met derden voor bijvoorbeeld; week x, maandagochtend, vermeld dan zekerheidshalve ook even de datum. Zo voorkomt u verwarring.

Tangram 2000 5.4.0

7.2 Selecteerfunctie leerlingenlijst

De selecteerfunctie kan u veel tijd en energie besparen, vooral wanneer u werkzaam bent in een grote basisschool of scholengemeenschap. In het scherm van de leerlingen kunt aangeven of u alle leerlingen wilt tonen of alleen de ingeschreven leerlingen. Vinkt u Toon alle leerlingen aan, dan verschijnen tevens alle nog niet ingeschreven leerlingen in een blauwe letterkleur en alle uitgeschreven leerlingen in een groene letterkleur. Ook kunt u hiervan de aantallen aflezen. Aan de hand van drie korte voorbeelden zullen we demonstreren hoe u kunt selecteren en uit welke selectiemogelijkheden u kunt kiezen. 7.2.1 Voorbeeld 1 Onze nieuwe leerling van Curaçao zit al enkele weken op onze school. U herinnert zich ineens, dat u de weging nog niet heeft bepaald en besluit deze meteen maar even in te voeren. Hoe was de naam van de leerling ook al weer? Het enige dat u zich nog kunt herinneren is dat de achternaam met iets met ‘Pat…’ was. U heeft echter een school met enkele honderden leerlingen. Wat nu? Moet u de complete lijst doorbladeren? Hier komt de selecteerfunctie handig van pas. Ga naar het leerlingenbestand en klik op de knop Selectiescherm.

Het selectiescherm verschijnt. In dit geval gaat u op Groep en Subgroep zoeken. Daartoe klikt u op het tabblad Selectie.

Tangram 2000 5.4.0

U klikt op de knop Toevoegen en u kiest onder de kolom Veld uit het lijstje 'Groep'. Onder operator kiest u '='. Onder waarde kiest u 4. Veronderstel dat u de subgroepen heeft ingedeeld in A en B en we zoeken alle leerlingen uit groep 4A, dan moeten we nog een extra zoekcriterium inbrengen. U klikt daartoe nogmaals op Toevoegen. U kiest dan volgens nevenstaand voorbeeld nog: subgroep = A Klik op OK om de selectie te activeren. U komt dan in de leerlingenlijst terecht met daarin alle leerlingen uit groep 4A.

Tangram 2000 5.4.0

Wilt u dit selectiecriterium opslaan, dan kiest u weer voor de knop 'Maak/Wis selectie'. Dan kiest u echter voor het tabblad 'Bewaar(de) selectie(s). Achter 'Naam selectie:' geeft u de selectie een naam (zie hiernaast). Klik op 'Opslaan' en hiermee is de selectie opgeslagen. Wilt u de huidige selectie ongedaan maken, klik dan op Wis. Er wordt dan NIETS echt gewist, maar de selectie wordt ongedaan gemaakt en de volledige leerlingenlijst is weer zichtbaar!!

Wanneer u een opgeslagen selectie wilt gebruiken, kies dan weer de knop ´MaakWis selectie´ en dan op de knop ´Laden´en vervolgens op ´OK´.

Tangram 2000 5.4.0

7.3 Selecteerfuntie verzorgersbestand

In het gezinsbestand kunt u een selectie maken met behulp van verschillende selectiecriteria. Klik op de knop Selecteren. In het dialoogkader Selectie waarden kunt u aangeven waarop u wilt selecteren. Voorbeeld: U wilt alle gezinnen uit Drachten. Typ achter Woonplaats: Drachten. Klik op de knop OK. In het scherm ziet u nu de gegevens van de ouders/verzorgers uit Drachten. U kunt etiketten van de adressen van deze ouders/verzorgers afdrukken via de knop Etiketten. Geef aan welke indeling van etiketten u gebruikt en klik vervolgens op de knop Naar Printvoorbeeld. Tevens is het mogelijk om van een selectie of het totale ouder/verzorgerbestand een lijst af te drukken via de knop Lijst.

7.4 Voorkeur instellingen 7.4.1 Instroom leerlingen Bij opstarten van Tangram, kan het programma een overzicht verschaffen van leerlingen die binnenkort op school zullen komen. Door via Modules, Onderhoudsmodule, Voorkeuren een vinkje te plaatsen, geeft u daar opdracht toe. In hetzelfde scherm kunt u het aantal dagen opgeven dat ‘vooruit’ wordt gekeken. Het programma bepaald deze periode met de inschrijfdatum van de leerling als uitgangspunt. Heeft u bovenstaande opdracht aangevinkt en binnen de opgegeven periode komen één of meerdere leerlingen nieuw op school, dan wordt het volgende scherm getoond.

Als standaardinstelling staat deze optie niet aangevinkt bij installatie van Tangram 2000. 7.4.2 Opstart locatie Werkt u met meerdere locaties, dan kan de volgende voorkeurinstelling interessant zijn. Hiermee geeft u aan dat de administratie de eerstvolgende keer opstart met de geselecteerde locatie. Deze voorkeur schakelt u in door aanvinken van ‘Bij opstarten de laatst gekozen locatie selecteren’ via Modules, Onderhoudsmodule, Voorkeuren.

Tangram 2000 5.4.0

7.5 Printfuncties 7.5.1 Print leerlinggegevens In het scherm van de leerlingenlijst kunt u van een gekozen leerling allerlei gegevens afdrukken. Klik daarvoor eerst de gewenste leerling aan en kies de knop Print leerling. Kies in het dialoogkader de gewenste opties en klik op de knop OK. Van de toetresultaten kunt u zowel cijfermatige als grafische informatie in de afdruk meenemen. Cijfermatig geeft informatie over de normlijnen, de DL, de DLE etc. Grafisch toont door middel van een staafdiagram de toetsgegevens van de gekozen leerling. 7.5.2 Print lijsten Een handige optie voor het afdrukken van alleen die gegevens die u wenst, is mogelijk via de knop Print lijst in het scherm van het leerlingenbestand. 7.5.2.1 Bestaande ontwerpen In het scherm Afdrukken lijst kunt u allereerst reeds bestaande ontwerpen kiezen. Klik hiervoor op het kleine driehoekje achter het kader Kies een rapportontwerp. Zo'n rapportontwerp is bijvoorbeeld Adreslijst + kopregels. U kunt de titel van de lijst aanpassen in het kader achter Titel lijst, b.v. Adreslijst leerlingen.

De sorteervolgorde voor afdrukken kunt u rechtsboven in dit scherm instellen. U heeft hierbij de keus uit 6 verschillende opties. Klik op de knop Naar printvoorbeeld om de lijst te tonen en vervolgens af te drukken. Alle velden zoals die in het lijstontwerp zijn opgenomen, kunt u d.m.v. Naar tekstbestand wegschrijven naar een bestand. Het programma vraagt in dat geval om de bestemmingsmap op te geven en een bestandsnaam in te vullen. Tangram 2000 5.4.0

Standaard wordt voor de bestandsnaam de naam van het rapportontwerp genomen. Als beide gegevens correct zijn opgegeven, wordt na OK een tekstbestand aangemaakt, waarbij de verschillende velden door komma’s zijn gescheiden. Dit bestand kunt u vervolgens in elke willekeurige tekstverwerker inlezen en verder opmaken. 7.5.2.2 Een eigen ontwerp maken

In de leerlingenlijst staat de knop ´Print lijst´. Deze knop opent de mogelijkheid om zelf lijsten samen te stellen. Men komt dan in het scherm ´Afdrukken lijst´.

In het scherm Afdrukken lijst kiest u bij Kies: Vrij ontwerp. Bepaal of u een staand of liggend papier wilt gebruiken. Indien u een staand formaat wilt, vink dan de optie Staand formaat papier aan. U kunt vervolgens de items kiezen die u in het ontwerp wilt gebruiken. De items kunt u kiezen bij Kies een veldnaam. Elk item dat u kiest wordt achtereenvolgens op het ontwerp geplaatst. Een item verwijderen of aanpassen: klik met de rechter muistoets op het item en klik op de knop Verwijder of Aanpassen. Een item verplaatsen: plaats de aanwijzer op het item (een grote pijl verschijnt), houdt de linker muistoets ingedrukt, sleep de grote pijl naar links of rechts en laat de muistoets los. U kunt ook met de rechter muistoets klikken op het item, vervolgens klikken op de knop Aanpassen om de positie en/of breedte van het item aan te passen. Controleer via de knop Naar printvoorbeeld of uw gegevens correct Tangram 2000 5.4.0

weergegeven worden. Zo niet, pas uw ontwerp vervolgens aan. Een ontwerp dat klaar is kunt u opslaan via de knop Als nieuw ontwerp opslaan. In het dialoogkader Overzicht van beschikbare ontwerpen klikt u op de knop Naam geven. Geef uw ontwerp een logische naam, geef aan of u lege regels tussen de items wilt en klik op OK. Opmerking: Denkt u erom dat het afhankelijk is van de selectie, die u actief heeft welke gegevens in de lijst worden afgedrukt.

7.5.3 Print etiketten Via het scherm van het leerlingenbestand is het mogelijk om etiketten van de ouders/verzorgers van de (geselecteerde) leerlingen af te drukken. Klik hiervoor op de knop Print etiketten. In het dialoogkader Etiketinstellingen kunnen de instellingen voor uw etiketvellen bepaald worden.

In bovenstaand voorbeeld bevat het etiketvel 3 etiketten naast elkaar en 8 boven elkaar. Via de knop Naar Printvoorbeeld kunt u de etiketten gaan afdrukken.

Tangram 2000 5.4.0

7.6 Exportbestanden 7.6.1 Cƒi-exportbestand Tangram 2000 maakt het voor u gemakkelijk om de jaarlijkse oktobertelling (telgegevens voor het ministerie) uit te voeren. Daarvoor kiest u Modules Onderhoudsmodule – Export - CFI exportbestand........ Na het invullen van de teldatum en het selecteren van de locatie(s), plaatst Tangram het exportbestand in een CFI_TEL directory. Met behulp van het Cƒi-programma "Regulier telformulier Basisonderwijs" kunt u vervolgens het exportbestand inlezen en verwerken. 7.6.2 EDEX exportbestand Ten behoeve van programma's (zoals CITO-LVS), die gegevens kunnen importeren (lezen) vanuit een leerlingadministratieprogramma, zodat niet allerlei reeds bestaande gegevens opnieuw ingetypt hoeven te worden, is het mogelijk via Tangram 2000 een exportbestand aan te maken. Kies Modules - Onderhoudsmodule – Export - EDEX exportbestand. Tangram maakt nu vier TXT- bestanden aan, EDEXLL.TXT, EDEXGR.TXT, EDEXLK.TXT en EDEXLG.TXT in een EDEX-directory.

Vanuit de gebruikte applicatie (zoals CITO-LVS) kunt u nu de gewenste bestanden vervolgens importeren. 7.6.3 Exporteren leerlinggegevens t.b.v. Kennisnet Om leerlinggegevens in een ander (educatief) programma niet nogmaals te hoeven invoeren, kunnen bestaande gegevens vanuit Tangram 2000 worden geëxporteerd. Hiervoor is een exportfunctie opgenomen, die volgens een door Kennisnet vastgelegd formaat leerlinggegevens wegschrijft. De optie Modules – Onderhoudsmodule – Export - Kennisnet export instellingen geeft u toegang tot de instellingen voor het exporteren van leerlinggegevens t.b.v. Kennisnet.

Tangram 2000 5.4.0

De instellingen zijn als volgt:  Bestemmingsmap - de map waarin de gegevensbestanden worden weggeschreven. Via de button rechts van het invulvak, kiest u een geschikte map vanuit het pop-up menu.  Export gegevens – naast de roep- en achternaam kunt u aangeven of van de leerling ook het geslacht en de geboortedatum en/of het adres wordt opgenomen in het exportbestand. U kunt de instelling wijzigen door in de check-box te klikken. Wanneer de regel is aangevinkt, wordt de data meegenomen in het exportbestand.  Te exporteren locaties – Uit de lijst ‘Overzicht locatie(s)’ kiest u de betreffende locatie(s) voor export. Van de gekozen locaties in de rechterlijst worden leerlinggegevens meegenomen in het exportbestand. Wanneer geen locatie is gekozen, wordt geen data geëxporteerd. U selecteert een locaties door in de lijst van ‘Overzicht locatie(s)’ op de omschrijving te klikken en vervolgens op de button met de rechterpijl te klikken. De geselecteerde locatie verschijnt in de lijst van ‘Geselecteerde locaties’. Het deselecteren van een eerder gekozen locatie verloopt als volgt: selecteer in de rechterlijst de locatie, en klik op de button met de linkerpijl. De omschrijving verdwijnt uit de lijst.  Als u beschikt over de docentenmodule kunt u de namen noteren van de coördinatoren en beheerders. Kies uit de lijst de betreffende docent. Ook hierbij geldt dat alleen gegevens worden geëxporteerd van de daarboven geselecteerde locatie(s). Primair is dit scherm bedoeld om de instellingen aan te geven zoals hierboven omschreven. U kunt daarnaast via de knop ‘Exporteren gegevens’ het export bestand aanmaken. Daarbij wijzigt tijdelijk alleen de muisaanwijzer. Wanneer u wilt controleren of er inderdaad gegevens zijn weggeschreven, vraagt u de bestandsinformatie op van de gekozen bestemmingsmap.

Tangram 2000 5.4.0

7.6.4 Roostering exportbestand Om leerlingen op te nemen in het rooster exportbestand, kiest u de optie Modules – Onderhoudsmodule – Roostering exportbestand. Via dit bestand kunnen m.b.v. het programma ‘OuderavondExpert’, roosters worden gegenereerd voor bijvoorbeeld een ouderavond of 10 minuten gesprekken. In dit programma-onderdeel selecteert u de leerlingen die moeten worden ingeroosterd. Bij de geselecteerde leerlingen geeft u aan met welke docent(en) een afspraak moet worden gemaakt. Hierna geeft u opdracht om de gegevens weg te schrijven naar het rooster exportbestand. In het roosterprogramma ‘OuderavondExport’ van GEPRO software worden deze gegevens vervolgens geraadpleegd en wordt het uiteindelijke rooster gegenereerd. Naast het gegenereerde rooster, kunnen met behulp van dit programma overzichten worden uitgedraaid voor o.m. de spreekuurbezetting, brieven naar docenten en brieven naar de ouders. Onderstaand scherm wordt geopend wanneer de optie Roostering exportbestand wordt gekozen. Van het gekozen schooljaar worden in de linkerlijst de leerlingen getoond. Om in het overzicht een selectie van een bepaalde groep te maken, kunt u boven in het scherm de betreffende groep aanvinken. Daarnaast kan op subgroep worden geselecteerd, door via de keuzelijst een subgroep te kiezen.

De leerlingen die u wilt inroosteren, selecteert u op de volgende manier: selecteer de eerste leerling (linker muisknop); selecteer de laatste leerling leerling van de reeks, waarbij tegelijk de SHIFT toets wordt ingedrukt. Alle leerlingen binnen de aangegeven reeks worden blauw gekleurd weergegeven. De bestaande reeks kunt u steeds met één leerling uitbreiden door deze leerling te selecteren, waarbij u de Ctrl toets gelijktijdig houdt ingedrukt. De geselecteerde leerlingen worden in de roostering opgenomen door te klikken op de button Opnemen in Roostering. Het volgende scherm wordt daarbij geopend.

Tangram 2000 5.4.0

In dit scherm kan de docent gekozen worden, waarmee een afspraak moet worden gemaakt. U roept het overzicht van docenten op door op de button (...) te klikken. Wanneer er met meerdere docenten een afspraak gemaakt moet worden, dan vult u bij Docent 2 en Docent 3 de gewenste naam in.

Nadat u dit scherm via de OK button afsluit, worden de leerlingen in de rechterlijst opgenomen. In de linkerlijst wordt tegelijk een vinkje geplaatst ten teken dat de leerling is ingeroosterd. Wanneer binnen hetzelfde rooster nog meer leerlingen moeten worden opgenomen, dan herhaalt u bovenstaande stappen. U kunt specifieke tijdwensen opgeven of de docentkeuze per leerling aanpassen door in de rechterlijst een leerling te selecteren en op button Wijzigen te klikken. Onderstaand scherm wordt daarbij geopend.

Van de gekozen leerling kan naast de docentkeus een tijdwens worden opgegeven. Daarbij is een globale tijdwens mogelijk (Vroeg, Laat of Geen tijdwens) of er kan een exacte tijdwens worden opgegeven. Bij deze laatste optie plaats u een vinkje bij Exacte tijdwens, waarna u aangeeft of dit Voor, Na, Om of Tussen een in te vullen tijdstip geldt. Het tijdstip vult u in door de cursor in het veld Tijd plaatsen. Op dat moment worden rechts twee kolommen getoond (uren en minuten). Bepaal het tijdstip door in de ‘uren’ kolom respectievelijk de ‘minuten’ kolom de gewenste tijd aan te klikken. Alleen bij de tijdwens-optie Tussen verschijnen twee invoer velden voor een begin- en een eindtijd.

Tangram 2000 5.4.0

Wanneer een leerling onbedoeld in de rechterlijst van ‘inroosteren’ terecht is gekomen, kunt u dat herstellen door de betreffende leerling te selecteren en vervolgens op button Verwijderen te klikken. Daarmee wordt de leerling van de lijst ‘inroosteren’ gewist, en wordt het eerder geplaatste vinkje bij de leerling in de linkerlijst weggehaald. Nadat voor een bepaald roosterschema alle betreffende leerlingen zijn opgenomen (genoteerd staan in de rechterlijst), en de eventuele individuele tijdwensen zijn ingevuld, kan het exportbestand worden gegenereerd. De gegevens worden verzameld door op button Aanmaken bestand te klikken. In het daarbij geopende scherm wordt om de bestemmingsmap van het exportbestand gevraagd. U kunt de standaard instelling overnemen of via button (...) een andere bestemmingsmap aangeven. In hetzelfde scherm kunt u aangeven of het rooster voor een bepaald dagdeel geldt. Is dit niet het geval, dan kiest u als dagdeel ‘Hoofdgebied’. Voor het inlezen van de roostergegevens en de specifieke stappen die nodig zijn om het rooster te genereren met het programma OuderavondExpert, wordt verwezen naar de begeleidende handleiding van dit programma. 7.6.5 DOD export Sinds 2004 zijn de softwareleveranciers van schooladministratiesystemen en leerlingvolgsystemen met elkaar in onderhandeling om een universeel uitwisselingsformaat vast te leggen waarbij import en export onderling voor het grootste deel is opgelost. Natuurlijk is deze methode niet volledig dekkend, maar in de meeste gevallen zijn de administratieve gegevens voor het merendeel gevuld. Tangram importeert en exporteert circa 50% van de bekende velden, waarbij ook velden worden meegerekend die niet in Tangram aanwezig zijn. Tangram is de eerste leverancier die werd gecertificeerd (30 maart 2006). De export kunnen we vinden op de leerlingkaart.

Tangram 2000 5.4.0

Wanneer we op de knop DOD hebben geklikt komen we in het exportscherm.

De stappen die moeten worden doorlopen staan duidelijk in dit scherm vermeld. Stap 1: deze stap exporteert de gegevens naar een voor exportbestand. We zien verder ook niets gebeuren, behalve dat er een melding komt dat de gegevens zijn klaargezet.

Tangram 2000 5.4.0

Stap 2: De tweede stap is optioneel. Hier kunnen we overige documenten meesturen. Daartoe zoeken we de leerling op die we net hebben geëxporteerd uit de lijst onder stap 2. (zie volgende pagina)

Om stap 2 te voltooien gaan we documenten toevoegen. We klikken dan op de knop 'Toevoegen'. We kunnen op die manier elk willekeurig bestand meesturen: Word-document, Excelblad, PDF-bestand,tekening, etc.

U kunt een omschrijving meegeven en de bestandsnaam op de hardeschijf van uw PC of netwerk zoeken.

Tangram 2000 5.4.0

Stap 3: De laatste stap is het werkelijk klaarzetten van het document voordat het per mail kan worden verstuurd. Alles wordt dan in één bestand geplaatst en gecodeerd (beveiligd) weggeschreven, zodat derden er niets mee kunnen.

Wanneer we op de knop bij de derde stap hebben geklikt, opent zich een nieuw scherm. Ook hier zoeken we weer de leerling op die we net hebben geëxporteerd.

Daarin ziet u dat er de tekst staat: 'Klaargezet voor export. Wanneer u dat wilt doen, dan kunt u op de knop 'Exporteren DOD-bericht' klikken. Daarop krijgt u de laatste stap: het wel of niet toekennen van een wachtwoord. (Z.O.Z)

Tangram 2000 5.4.0

In overleg met de ontvangende school spreekt u het wel of niet gebruiken van een wachtwoord af en welk wachtwoord er dan wordt gebruikt.

Wanneer dit is gebeurd is het maken van een DOD bericht voltooid. U kunt het nu verzenden via de mail. U hangt het DOD bericht er als bijlage aan. De DOD berichten die zijn klaargezet, staan in de map 'DOD berichten export' in de map waar de Tangrambestanden staan. Om te weten waar deze bestanden staan, gaat u naar de Onderhoudsmodule -> Technisch onderhoud -> Plaats van de bestanden. Deze map is tijdens de installatieprocedure al voor u aangemaakt. 7.6.6 DOD import Natuurlijk kunt u de bestanden van andere scholen ook importeren. Daartoe gaan we in de knoppenbalk naar de volgende button: Hiermee openen we de DOD importmodule.

Wanneer u een DOD bericht van een andere school ontvangt, verzoeken wij u dit bericht op te slaan in de map 'DOD berichten import'. in de map waar de Tangrambestanden staan. Om te weten waar deze bestanden staan, gaat u naar de Onderhoudsmodule -> Technisch onderhoud -> Plaats van de bestanden. Deze map is tijdens de installatieprocedure al voor u aangemaakt. Wanneer u het bericht wilt importeren, klikt u op de knop 'Importeer extern DOD bericht'. (Z.O.Z)

Tangram 2000 5.4.0

U kiest het bestand dat u wilt hebben. DOD bestanden eindigen altijd op dod. Dan opent zich het scherm waarin wordt gevraagd om het wachtwoord. Dat hebt u met de andere school afgesproken.

Het importeren begint en toont eventueel hoeveel documenten er mee zijn gezonden.

Het document staat nu klaar om geïmporteerd te worden. We kiezen dan voor de volgende stap:

Tangram 2000 5.4.0

We gaan naar het overzicht van DOD berichten.

Wanneer we de gegevens van de geselecteerde leerling willen invoeren klikken we op de knop 'Overnemen in schooladministratie'. We krijgen dan nogmaals een scherm waarin nog wat gegevens kunnen worden gewijzigd. Willen we de gegevens nog niet overnemen, maar alleen maar even bekijken, dan kan dat ook. Daartoe klikken we op de knop 'Bekijken'. We gaan er echter vanuit dat de gegevens moeten worden geplaatst in Tangram 2000, dus kiezen we voor 'Overnemen in schooladministratie'.

Het volgende scherm laat het vervolg zien.

Tangram 2000 5.4.0

Deze gegevens kunnen eventueel worden aangepast. Wil men ze overnemen, dan klikken we op 'Kopieer naar Tangram'.

Daarmee is Tangram aangevuld met een nieuwe leerling.

Tangram 2000 5.4.0

7.7 Groep ophogen en uitschrijven van leerlingen

U kunt op twee manieren leerlingen ophogen en uitschrijven: 1. U gaat naar de leerlingenkaart en u voegt een groep toe aan de betreffende leerling als u een leerling wilt ophogen of u zet een datum in het veld Uitschrijfdatum als u een leerling wilt uitschrijven. De leerling blijft na het invullen van een uitschrijfdatum in het systeem aanwezig, maar wordt na het overschrijden van de uitschrijfdatum niet meer getoond in de leerlingenlijst. 2. U gaat via Modules - Onderhoudsmodule – Groep ophogen leerlingen in een hogere groep plaatsen en/of uitschrijven. Uit de lijst van leerlingen selecteert u leerlingen die moeten worden opgehoogd naar één en dezelfde groep. Vervolgens voert u de nieuwe groepsgegevens in, waarna het programma aan de geselecteerde leerlingen de groep en eventueel subgroep toekend voor het volgende schooljaar. Bij leerlingen die u wilt uitschrijven, kiest u de optie ‘Uitschrijven’ en voert u een uitschrijfdatum in.

Als u via de optie Groep ophogen de groepsnummers van de leerlingen aan wilt passen, wordt een scherm getoond met leerlingen (linkerlijst) van het huidige schooljaar. Het is mogelijk dat in het huidige schooljaar nog geen leerlingen een groepsnummer bezitten. Kies dan een voorgaand schooljaar uit de lijst van schooljaren. U selecteert uit deze lijst een aantal leerlingen die allemaal opgehoogd moeten worden naar een zelfde groep. Via de knop Hulp wordt een scherm getoond waarin uiteen wordt gezet hoe u leerlingen selecteert en hoe een bestaande selectie kan worden uitgebreid.

Tangram 2000 5.4.0

Via de knop Ophogen/uitschrijven wordt vervolgens een scherm getoond waarin u voor het komende schooljaar het nieuwe groepsnummer en eventueel de subgroep op kunt geven. Door het aanklikken van de knop OK start u de procedure voor het ophogen. De geselecteerde jongens en meisjes worden toegevoegd aan de lijst leerlingen van het komende schooljaar (rechterlijst). In deze lijst wordt naast de naam het voor dat schooljaar geldende groepsnummer getoond van de leerling. De leerlingen die zojuist zijn opgehoogd worden in de linkerlijst aangevinkt. Op deze manier kunt u nagaan welke leerlingen voor het komende jaar al dan niet zijn opgehoogd. Is er abusievelijk een leerling ingedeeld bij een verkeerde groep, dan kunt u dat ongedaan maken door de leerling in de rechter lijst te selecteren en vervolgens de knop Verwijderen aan te klikken. Alleen de nieuwe groepsgegevens worden daarbij verwijderd. Met de knop Wijzigen bent u in staat om de groepsgegevens van de betreffende leerling aan te passen. Leerlingen die u wilt uitschrijven selecteert u via de bekende manier, waarna u de actie Uitschrijven kiest. Vervolgens wordt gevraagd om de uitschrijfdatum van de leerlingen in te vullen. Wordt het vakje Invoeren vertrekschool aangevinkt, dan kunt u bij alle uit te schrijven leerlingen de nieuwe schoolgegevens opnemen. Leerlingen die worden uitgeschreven, worden logischerwijs niet opgenomen in de lijst van leerlingen voor het nieuwe schooljaar.

Tangram 2000 5.4.0

7.8 Backup en restore 7.8.1 Backup Het belang van een goede backup van uw databestanden wordt vaak onderschat. Uw kostbare gegevens kunnen worden veiliggesteld door het programma Backup en Restore, dat bij Tangram 2000 wordt geleverd. U kunt dit programma op 2 manieren benaderen: 1. Via het hoofdmenu vanuit Tangram 2000: Modules - Onderhoudsmodule - Backup en Restore. 2. Via de taakbalk van Windows: Start - Programma's - Tangram 2000 - Backup en Restore Zorg er voor dat alle schermen binnen Tangram 2000 zijn gesloten, voordat de Backup en Restore wordt gestart. Als er nog schermen zijn geopend, kan het namelijk voorkomen dat bestanden geopend zijn. In dat geval kan geen volledige backup worden gemaakt en bestaat de mogelijkheid dat het programma vastloopt. Onderstaande opties worden getoond in het openingsscherm van de Backup en Restore module.

Om een backup te maken klikt u op Backup. Het volgende scherm verschijnt:

Tangram 2000 5.4.0

In een aantal gevallen zult u de gegevens naar een floppy willen schrijven. Voor kleine scholen zal één diskette meestal volstaan (Tangram maakt alleen een backup van uw databestanden. Bij een systeemcrash moet u de CD-Rom weer gebruiken voor het installeren van het programma). Voor grotere scholen moet u in beginsel rekenen op

2 diskettes. Het programma geeft echter ook aan hoeveel (lege!) diskettes u bij de hand moet houden. Als u kiest voor de backup op diskettes, klik dan op drive A (zoals in het voorbeeld. Wilt u een andere drive (bijvoorbeeld een zip-drive of netwerkdrive) kies dan Andere drive. Als alles goed is hoeft u achter Pad bronbestanden niets in te vullen, want het backupprogramma weet waar u de bestanden heeft staan. Deze gegevens worden uit Tangram gehaald. Eventueel kunt u nog een pad aangeven waar de doelbestanden naar toe moeten worden gekopieerd. Voor backup op een diskette is dit niet relevant. Mogelijk wel voor een ZIPdrive of netwerkdrive. Door op de button achter het veld Pad doelbestanden (optioneel) te klikken kunt u dit pad opzoeken. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op start en dan worden de kopieeracties zichtbaar. Wanneer het kopiëren klaar is, dan is het voorgaande scherm weer in beeld. De backupgegevens kunnen niet gewoon worden teruggezet d.m.v. de verkenner, omdat ze worden ingepakt in een BKP bestand. Alleen via Restore kunnen bestanden worden teruggezet. 7.8.2 Restore

Indien u onverhoopt een systeemcrash hebt gehad of anderszins uw kostbare gegevens bent kwijtgeraakt kunt u door middel van Restore de laatste backup terugzetten. De werkwijze is nagenoeg identiek aan de backupprocedure. Restore vanaf de A-drive vereist meestal geen optioneel pad. Hebt u echter bij de backup wel een padnaam opgegeven, dan dient u deze ook in te vullen bij Pad van waaruit Restore plaatsvindt. U klikt op Start en de backup wordt teruggezet naar zijn oorspronkelijke positie! Hierin hebt u geen keuze meer.

Mocht u uw systeem dus volledig opnieuw hebben moeten opbouwen, omdat de harde schijf gecrasht was, dan dienen bij de installatie van Tangram 2000 de bestanden weer naar dezelfde plaats te verwijzen. Was dat bijvoorbeeld C:\PROGRAM FILES\TANGRAM 2000\TANGRAMFILES, dan dient dat na een nieuwe installatie ook weer zo te worden opgebouwd. TIP voor directeuren/ docenten die thuis 'schaduw' draaien: Ons bereikt regelmatig de vraag hoe thuis de gegevens bij gehouden kunnen en later weer op school terug gezet en v.v. Dit kan probleemloos, mits Tangram 2000 op exact dezelfde wijze is geïnstalleerd als thuis. U maakt dan op school een backup en thuis voert u de Restore uit. Daar kunt u dan bijwerken en weer backuppen. De volgende dag voert u op school weer een restore uit.

Tangram 2000 5.4.0

Mocht u de gegevens in de school op bijvoorbeeld de H-schijf van het netwerk hebben geïnstalleerd, dan ontstaan er problemen als u een backup thuis terug wilt zetten. Daar hebt u naar alle waarschijnlijkheid geen H-schijf tot uw beschikking. Toch is het dan mogelijk om handmatig de gegevens te kopiëren via de Windows Verkenner en thuis op uw machine te plaatsen. U gaat daartoe naar de map waarin de bestanden zijn geplaatst (In Tangram kunt u dat vinden onder: Modules - Onderhoudsmodule - Plaats van de bestanden) en u kopieert ALLE TPS-bestanden in die map naar één of meerdere diskettes. Thuis kopieert u dan met de Verkenner deze bestanden weer naar de map waarin uw bestanden staan. Denkt u eraan dat u ALLE bestanden kopieert. Doet u dat niet dan riskeert u gegevensverlies. 7.8.3 Back-up waarschuwing

Om de risico's van verlies van data zo gering mogelijk te maken, kunt u een waarschuwing inbouwen waarop Tangram meldt dat het al weer een bepaalde tijd geleden is dat u voor het laatst een backup heeft gemaakt. Deze waarschuwing kunt u instellen onder het menu-item Modules - Onderhoudsmodule - Voorkeuren. Hiermee kunt u het o.a. aantal weken instellen waarna u gewaarschuwd wilt worden na de laatst gemaakte backup. Indien u het aantal weken op 0 stelt, zult u nooit een waarschuwing krijgen en dient u zelf waakzaam te zijn op het tijdig maken van een backup.

Tangram 2000 5.4.0

7.8.4 Controle back-up Om te controleren of uw backup toegankelijk is kunt u, zonder daadwerkelijk de backup terug te zetten, de bestanden vanaf de diskette naar een andere locatie kopiëren. Als de bestanden correct gekopieerd kunnen worden, zijn de bestanden ook voor een latere restore te lezen. Een diskette is echter een kwetsbaar medium. Voer deze controle dus regelmatig uit, of stuur de inhoud van de diskette (1.bkp, 2.bkp, etc.) via e-mail naar uw huisadres.

Tangram 2000 5.4.0

8 Absentiemodule 8.1 Inleiding

De absentiemodule bestaat uit 2 gedeelten, te weten:  de groepsinvoer, waar de absentie wordt vastgelegd en waar globaal kan worden bekeken wanneer een leerling absent is geweest;  een tabblad op de leerlingkaart (die na registratie wordt geactiveerd), waarin alleen maar de absentie van de betreffende leerling kan worden bekeken van een maand, een jaar en de gehele schoolperiode. Extra optie daarbij is om de absentiegegevens te printen. Voordat met de invoer van absentiegegevens kan worden begonnen moeten de lestijden van de verschillende groepen worden ingevoerd. Deze invoer vindt u in het menu onder Modules - Onderhoudsmodule - Schooltijden. Wanneer de leerlingen op een bepaalde middag vrij hebben, kan tijdens de registratie van de absentie die vrije middag ook niet als absentie worden geregistreerd. Tevens wordt rekening gehouden met vakanties en vrije dagen die in de agenda zijn ingepland.

Tangram 2000 5.4.0

8.2 (Groeps-)invoer absentiegegevens

Kies uit de taakbalk van Tangram het icoon Groepsinvoer absentie of uit de menubalk Modules - Absentiemodule - Groepsinvoer absentie. Het onderstaande scherm wordt daarmee geopend en dat is de basis van de absentieregistratie.

In eerste instantie worden alle leerlingen in het huidige schooljaar getoond. U kunt eventueel nog absentiegegevens van het voorgaande schooljaar registreren door op de pijltjes in het vak schooljaar (rechtsboven) te klikken. Het schooljaar wijzigt dan in stappen van 1 jaar. Wilt u eventuele uitgeschreven leerlingen ook in het overzicht betrekken, dan kan dat d.m.v. het aanvinken van ‘Inclusief uitgeschreven leerlingen’. U kunt ook een selectie maken van deze lijst. Wanneer (zoals in het voorbeeld hiervoor) groep 2 is aangevinkt, worden alleen de leerlingen uit dat schooljaar in groep 2 getoond. Vinkt u er meer aan, dan wordt de selectie uitgebreid met die betreffende groepen. Optioneel kunt u ook nog op subgroep selecteren, al of niet in combinatie met een groepsnummer. De selectie zoals deze in beeld staat kan worden afgedrukt met Print selectie. De leerlingen met absentiegegegevens worden in dat geval afgedrukt in de door u opgegeven periode. Optioneel worden de gegevens ook grafisch afgedrukt. Bij het afdrukken wordt uitgegaan van het schooljaar zoals dat rechtsboven in het scherm staat.

Tangram 2000 5.4.0

U kunt een invullijst genereren door op Print absentielijst te klikken. In het scherm kiest u een maand en kan optioneel de legenda en een diagonaal in het dagkader worden afgedrukt. Dit laatste vergemakkelijkt het invullen wanneer absenties per dagdeel (morgen/middag) worden genoteerd. Zijn er absenties ingevoerd, dan worden de betreffende dagdelen in de maandlijst gearceerd weergegeven. Is de optie ‘Inclusief legenda’ aangevinkt, dan wordt de arcering vervangen door het overeenkomende nummer van de absentiereden.

Moet er van een leerling een absentie worden genoteerd, dan kan dat op de volgende twee manieren. De eerste is bedoeld om een absentie op een bepaalde datum (rechtstreeks) in te voeren, de tweede manier biedt de mogelijkheid om voor meerdere dagdelen (bijv. een week) een absentie in te vullen. Het volgende scherm wordt gebruikt voor het invoeren van een absentie op een bepaalde dag. Dit scherm wordt opgeroepen door op de button ‘Absentie invoer – dag’ te klikken, of door op een geselecteerde leerling uit de lijst rechts te klikken, en vervolgens optie: Absentie invoer – dag. Voer een geldige datum in. Door te dubbelklikken in het datumveld, verschijnt een kalender, waarmee simpel de correcte datum kan worden overgenomen. Vervolgens kiest u de periode (dagdeel of uren) en geeft u het dagdeel van absentie aan cq. de tijdsperiode. Na het invullen van de overige gegevens verlaat u het scherm via de OK button, waarmee de absentie wordt opgenomen.

Tangram 2000 5.4.0

De tweede methode om een absentie in te voeren is door dubbel te klikken op de naam van de leerling of de knop Selecteren te kiezen. Door op de betreffende ochtend en of middag te klikken wordt het vakje geel gekleurd en is daarmee geselecteerd. Op deze manier kunt u voor de gehele maand de gegevens selecteren. Hebt u één of meerdere dagdelen geselecteerd, dan is inmiddels een button verschenen met de tekst Vul gegevens in. Klik daarop en u kunt de gegevens invoeren of

het geoorloofd of ongeoorloofd verzuim is en de reden van het verzuim. Daarna klikt u op Opslaan en het beeld wordt ververst en de eerst gele vakjes worden nu wit gekleurd. Dat wil zeggen dat gegevens in de database zijn vastgelegd. (zie afbeelding op de volgende pagina). Mocht u achteraf nog wijzigingen door willen voeren, dan kunt u met de rechtermuistoets op het betreffende vak klikken. Wilt u van dezelfde leerling nog meer absenties opnemen, dan herhaalt u de stappen zoals hierboven omschreven. Is een leerling een bepaalde tijdsperiode afwezig geweest, bijvoorbeeld bij te laat komen, dan gebruikt u de buttons in de kolom ‘Uren’. Deze registraties worden echter niet in de telling van de dagdelen meegenomen, maar u krijgt wel een compleet beeld van het verzuim. Met een paar muisklikken zijn de gegevens ingevoerd en geregistreerd.

Tangram 2000 5.4.0

Absentiegegevens bekijken U kunt in het groepsinvoergedeelte een globale indruk krijgen van het verzuim van de betreffende leerling. Op inidividueel niveau kunnen ook via de leerlingkaart de geregistreerde absentiegegevens worden opgevraagd. Na registratie van de absentiemodule is er een tabblad Absentie bij gekomen, waarop de absentiegegevens zijn vermeld. Hier kunt u een overzicht krijgen van maand, jaar en schoolloopbaangegevens met betrekking tot de absentie.

Boven in beeld staan de (huidige) maand en het jaar. De grafiek wordt getoond in de kleuren rood en groen - gearceerd. Rood voor ongeoorloofd verzuim en groen - gearceerd voor geoorloofd verzuim. Het rechtervak geeft het jaaroverzicht weer van het daarboven staande schooljaar(!). U kunt onafhankelijk van het linkergedeelte (maandoverzicht) door de jaren heen bladeren om de historie van de leerling te bekijken. Wilt u een overzicht van de absentie van de gehele schoolperiode, dan klikt u op de knop Absentie hele schoolperiode. De kleurcoderingen zijn voor al deze grafische voorstellingen gelijk. Mocht u een normlijn voor absentie willen instellen om in de toekomst signaleringen te kunnen doen, dan klikt u op de knop Pas absentielijn aan. Vul daarin het aantal dagdelen in en er verschijnt in het jaaroverzicht (en het overzicht van de gehele schoolperiode) een rode markeringslijn. (N.B.: Op dit moment is er aan deze lijn nog geen automatische signalering gekoppeld. Het is nu nog een puur visueel hulpmiddel om te zien of een leerling een kritische grens is overschreden.)

Tangram 2000 5.4.0

9 Financiële module Met behulp van deze module van TANGRAM kunt u de financiële administratie voeren voor de leerling afhankelijke kosten van de school. Ook is er een optie om de inventaris van de school in deze module op te nemen en om betalingsopdrachten aan te maken.

9.1 Onderdelen financiële administratie Bovenstaande toolbox is op te roepen door vanuit de taakbalk van Tangram 2000 op het icoon van de rekenmachine te klikken. De verschillende onderdelen van de financiële module zijn ook te benaderen via het hoofdmenu: Modules - Financiële module.

Tangram 2000 5.4.0

Er zijn vijf opties van de toolbox die worden gebruikt om gegevens voorafgaand aan een boekjaar in te vullen (Wijzig boekjaar, Indelen rubrieken, Vakgebieden, Budget en Reserve). Vervolgens kunt u de begroting opstellen van het gekozen boekjaar en de meerjarenplanning voor de komende jaren. Nadat beide stappen zijn uitgevoerd, kunnen de Inkomsten en Uitgaven worden geboekt. Hiervan kunt u op elk moment via Rubrieken en Overzicht saldo de huidige informatie opvragen en rapporten genereren. De laatste drie onderdelen zijn bedoeld om een inventarisbestand te onderhouden. Via Inventaris kunt u de gegevens raadplegen, waarbij Leverancier en Vindplaats zgn. stambestanden zijn. De financiële gegevens worden opgeslagen onder het BRIN-nummer van de gekozen locatie. 9.1.1 Wijzig boekjaar Voer bij Wijzig boekjaar het jaartal in waarvan u gegevens wilt gaan raadplegen. Wanneer van voorgaande jaren financiële gegevens zijn ingevoerd, kunt u door het betreffende jaartal in te voeren, de gewenste gegevens opvragen. Het ingevoerde boekjaar wordt bij de verschillende onderdelen van de financiële administratie rechtsboven in het scherm getoond.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.2 Indelen rubrieken Bij Indelen rubrieken voert u voor elke rubriek de verschillende kostensoorten in. Er zijn vier rubrieken waarbij u rubriekregels kunt invoeren.

Bovenstaande afbeelding toont voor het Onderwijsleerpakket (rubriek 2) een overzicht van de ingevoerde kostensoorten. Via Toevoegen of Wijzigen kunt u de kostenplaats raadplegen. Bij Kostenplaats Code voert u een unieke code in. Dit kan een eigen codering zijn, of een codering die bijvoorbeeld overeenkomt met die van de leverancier. Vervolgens voert u een omschrijving in en eventueel de Londo Code. U roept de lijst van Londo coderingen op, door op de naastliggende button (…) van het invoerveld te klikken. Maak een keus uit de bestaande Vak- en leergebieden via Selecteer. De administratiecode kunt u gebruiken om meerdere kostenplaatsen te verzamelen onder één en dezelfde administratiecode. Dit veld is niet verplicht. Zolang er geen boekingen op een kostenplaats zijn gedaan kunt u via Verwijderen de geselecteerde rubriekregel uit het overzicht verwijderen. Als via Indelen rubrieken een lijst van kostensoorten is ingevoerd kunt u bij het openen van een volgend boekjaar de indeling in één handeling kopiëren. In dat geval verschijnt links van de button Toevoegen de button Kopieer. Wanneer deze button wordt aangeklikt, kunt u na bevestiging de kostensoorten van de betreffende rubriek overnemen in het volgende boekjaar.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.3 Vakgebieden Bij het indelen van de rubrieken wordt voor het invullen van de Londo Code gebruik gemaakt van het bestand Vak- en leergebieden. Hierin zijn naast de Londo Code de omschrijving van het vakgebied en een verkorte omschrijving opgenomen. U kunt de gegevens toevoegen en wijzigen via de bekende knoppen. Het verwijderen van een regel uit het overzicht is mogelijk wanneer de Londo Code nog niet is opgenomen bij een bepaalde kostenplaats.

9.1.4 Budget De aan de school toegekende budgetten voor het boekjaar worden hier ingevuld. Vanuit de toolbox klikt u op het budget icoon of u kiest vanuit het hoofdscherm van Tangram 2000: Modules - Financiële module, Stambestanden/instellingen, Budget. Voor rubriek 1 - Jaarlijkse kosten en rubriek 4 - Nascholing is één veld beschikbaar voor het invoeren van het budget. Het budget voor rubriek 2 - Onderwijsleerpakket (o.l.p.) is opgesplitst in een bedrag voor vernieuwing en voor vervanging. Het vervangingsbedrag is bedoeld om gelden te reserveren voor reeds aangeschafte onderdelen die over een bepaald aantal jaren (de afschrijvingstermijn) vervangen gaan worden. Het resterende deel van het totale budget is bestemd voor nieuw beleid binnen de school. Het vervangingsbedrag kan worden bepaald aan de hand van de inventarislijst van het o.l.p. binnen de school. Indien er geen inventarislijst beschikbaar is, kunt u een eigen verdeling van het budget maken, of u kunt de vuistregel 40% voor vernieuwing en 60% voor vervanging hanteren. Rubriek 3 - Overige voorzieningen is opgesplitst in A - culturele vorming en B - overige uitgaven.

Tangram 2000 5.4.0

Invoerscherm budget:

9.1.5 Reserve Als uw school aan het begin van het boekjaar over reserves voor de verschillende rubrieken beschikt, dan kunt u deze invoeren via het aanklikken van de icoon Reserve in de toolbox van de financiële administratie. Voor de vier rubrieken kunt u de verschillende bedragen invoeren. De gewijzigde bedragen worden opgeslagen wanneer u via de OK knop dit scherm verlaat. Via Annuleer worden eventueel gewijzigde bedragen niet opgeslagen.

9.1.6 Begroting Voor elke kostensoort binnen een rubriek kunt u een begrotingsbedrag invoeren. Klik hiervoor op het icoon Begroting in de toolbox. Elk tabblad toont weer de kostenplaatsen van de betreffende rubriek (rubriek 1 tot en met 4). Via de knop Wijzigen kunt u per regel het begrotingsbedrag invullen. Met de Tab- of pijltjestoets kunt u naar de volgende c.q. vorige regel springen. U verlaat de edit-procedure met <Enter> of <Esc>. Het totaal van de begrote bedragen wordt onder in het scherm getoond. Omdat bij rubriek 2 - Onderwijsleerpakket een budget voor vernieuwing en een budget voor vervanging/onderhoud beschikbaar is, moet ook de begroting voor de beide subrubrieken worden opgesteld. Vandaar dat in afwijking van de overige rubrieken een button is opgenomen om de beide overzichten op te kunnen vragen: Vernieuwing / Vervanging. Door het aanklikken van deze button roept u voor het gekozen overzicht de begrotingsbedragen op, en kunt u wijzigingen aanbrengen. Achter de rubriekomschrijving boven in het scherm staat aangegeven van welke subrubriek de begroting wordt getoond.

Tangram 2000 5.4.0

Door het aanklikken van de button Afdrukken begroting kunt u een afdruk maken van de begrotingsgegevens van de gekozen rubriek.

9.1.7 Meerjarenplanning Voor het onderwijsleerpakket (rubriek 2) is het mogelijk om voor meerdere jaren een planning te maken van de begroting voor vervanging en onderhoud. In de meerjarenplanning kunt u tot maximaal tien jaar vanaf het huidige boekjaar de begrotingsbedragen invoeren. Hierbij kunt u inzicht krijgen over de ontwikkeling van de reserve van de rubriek en kunt u de financiële consequenties overzien wanneer een bepaalde vervanging wordt vervroegd of uitgesteld. Klik in de toolbox op het icoon Meerjarenplanning. Het scherm toont de kostensoorten van het onderwijsleerpakket, met daarbij kolommen waarin de begrote bedragen staan weergegeven. Voor het aanpassen van de bedragen klikt u op de button Wijzigen. De invoer verloopt vrijwel op dezelfde manier als bij het programmaonderdeel 'Begroting'. Een verschil is de functie van de Tab-toets. Door het aanslaan van deze toets wordt niet naar een volgende regel, maar naar een volgende kolom gesprongen. De begrote bedragen van het huidige boekjaar worden in de meerjarenplanning wel getoond, maar de invoer ervan verloopt via het programmaonderdeel Begroten. Onderin het scherm worden de kolomtotalen weergegeven voor de verschillende begrotingsjaren. U kunt via de button Toon totalen een overzicht opvragen van de begin- en eindsaldi voor elk jaar. Daarbij komt het bedrag Reserveren overeen met het budget-vervangingsbedrag van het huidige boekjaar. Het bedrag Te onttrekken is het totaal begrote bedrag voor het jaar dat staat aangegeven boven de desbetreffende kolom. In het scherm van de totaalbedragen kan via de button Print een afdruk gemaakt worden van de verschillende totalen. Om een afdruk te maken van de planning klikt u op de Print button. U krijgt daarbij de keus om van de eerste vijf jaar of van de totale planning een uitdraai te maken.

Tangram 2000 5.4.0

Overzicht van de meerjarenplanning:

9.1.8 Inkomsten In dit programmaonderdeel voert u boekingen in die als inkomsten gelden voor één van de vier rubrieken binnen de financiële administratie. Hier kunt u de bedragen boeken zoals rente-inkomsten, inkomsten met betrekking tot het onderwijsleerpakket enz. Het veld boeknummer is een vrij invoerveld waarbij een eigen nummering aan kan worden gehouden. Vervolgens wordt om een datum, omschrijving en bedrag gevraagd. De checkbox Boeking definitief kunt u aanvinken als u de gegevens naderhand niet meer hoeft te wijzigen. Via OK worden de gegevens opgenomen in het overzicht van inkomsten.

In het overzicht van boeken inkomsten kunnen via de button Boeking definitief de op dat moment nog niet definitieve boekingen worden gewijzigd in definitief. Het programma vraagt eerst via bevestiging om de status aan te passen. Definitieve boekingen kunnen daarna niet meer worden gewijzigd of verwijderd worden. Via de Print button kunt u een afdruk van de geboekte inkomsten genereren. Dit kan voor het gehele boekjaar of voor een bepaalde periode. Bij afdruk van een periode voert u een begin- en einddatum in voordat u het afdrukvoorbeeld opvraagt.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.9 Uitgaven Voor het boeken van nota 's die betrekking hebben op de vier verschillende rubrieken, start u het programmaonderdeel Boeken uitgaven op. U krijgt daarbij een scherm waarin een overzicht wordt gegeven van eventueel eerder ingevoerde boekingen. Wanneer u op de button

Toevoegen klikt, verschijnt het scherm Uitgaven toevoegen. Als eerste wordt gevraagd om een boeknummer. Dit is een vrij invoerveld waarbij u een eigen nummering kunt aanhouden. In het afgedrukte voorbeeld is in het boeknummer o.a. het jaartal van het huidige boekjaar opgenomen. Voer daarna datum, omschrijving en het bedrag van de nota in. In het veld Code voert u de kostenplaatscode in waarop de nota betrekking heeft. U kunt het overzicht van kostenplaats codes opvragen door het codeveld eerst leeg te maken en vervolgens op de TAB –toets te klikken. Hierna verschijnt het scherm met het overzicht van de kostenplaatsen. Kies de rubriek door het betreffende tabblad te openen, en selecteer vervolgens uit de lijst een kostenplaatscode. De omschrijving van de kostenplaats wordt naast de code overgenomen op het scherm Uitgaven toevoegen. Als u een kostenplaats uit rubriek 2 (o.l.p.) selecteert, dient u nog aan te geven of het aangeschafte materiaal als vervanging of vernieuwing moet worden geboekt. Kies de desbetreffende optie. De boeking kunt u definitief maken door de overeenkomstige checkbox aan te vinken. Via de OK button worden de gegevens opgenomen in het overzicht van Boeken uitgaven. Na invoeren van een nieuwe boeking kunt u m.b.v. de button Wijzigen de gegevens aanpassen. Dit geldt overigens alleen voor niet-definitieve boekingen. Wilt u een boeking

Tangram 2000 5.4.0

ongedaan maken, dan kiest u de button Verwijderen. Na bevestiging wordt de gekozen boeking uit het overzicht verwijderd. Het wijzigen en verwijderen is mogelijk van boekingen die nog niet definitief in de boekingslijst zijn opgenomen. Deze zijn aangemerkt met een sterretje links in de lijst van de boekingsregels. U kunt één of meerdere boekingen definitief maken door het aanklikken van de button Boeking definitief. Als u eerst na bevestiging de boeking definitief wilt maken, moet de daarvoor bestemde checkbox aangevinkt staan. Kies vervolgens Akkoord om de procedure uit te voeren. Voor afdrukken van de boekingen klikt u op de button Print. In het scherm Afdrukken kunt u een keus maken uit het Soort afdruk: Alle boekingen of van een bepaalde rubriek. Selecteer de gekozen optie en voer wanneer u een overzicht wilt hebben van een bepaalde periode een begin en einddatum in. Via de knop Afdrukvoorbeeld worden de gegevens vervolgens verzameld en getoond.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.10 Rubrieken Om op een gegeven moment inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de uitgaven kiest u de optie Rubrieken. Per rubriek (tabblad) worden van de bestaande kostenplaatsen de begrote en geboekte bedragen getoond. In de derde kolom staat het restantbedrag van de kostenplaats vermeld.

Als u van een kostenplaats een overzicht wilt hebben van de daarop geboekte uitgaven, klikt u op de button Toon boeking na eerst uit de lijst de betreffende regel te hebben geselecteerd. Het scherm dat daarbij wordt geopend, geeft een opsomming van de verschillende boekingen op de gekozen kostenplaats. Dit overzicht kan bijvoorbeeld dienen om na te gaan of een bepaalde nota al dan niet is ingeboekt. Via Sluiten komt u weer terug in het rubriek-overzicht. Zolang op een bepaalde kostenplaats niets is geboekt, is opvragen van geboekte uitgaven niet zinvol. De button Toon boeking is om deze reden voor de betreffende regel niet toegankelijk. Bij het tweede tabblad (rubriek 2, onderwijsleerpakket) verschijnt een wisselbutton om te schakelen tussen de bedragen voor vernieuwing of voor vervanging. Bovenin het scherm wordt aangegeven voor welke subrubriek de bedragen van toepassing zijn. U kunt een afdruk maken van de gegevens via de Print knop. Van de gekozen rubriek wordt vervolgens een afdrukvoorbeeld gemaakt. De button Toon budget geeft inzicht in het toegekende budget en de tot op dat moment geboekte bedragen van de rubriek. Met de button Administratiecodes roept u het overzicht op waarin de totalen voor elke administratiecode wordt berekend. In het onderste deel van dat scherm worden de kostensoorten opgesomd, die bij de bovenin geselecteerde administratiecode horen.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.11 Overzicht saldo Naast het overzicht per rubriek zoals hiervoor is beschreven, kan een totaaloverzicht worden opgevraagd voor de inkomsten en uitgaven voor alle rubrieken. Klik hiervoor vanuit de toolbox op het icoon Overzicht saldo. Het scherm dat hierbij getoond wordt geeft in de linkerkolom de reserve bedragen en het totaal aan inkomsten weer. In de rechterkolom staan de totale uitgaven per rubriek vermeld alsmede het saldo. Deze gegevens kunnen afgedrukt worden door op de button Afdrukvoorbeeld te klikken. 9.1.12 Inventaris

In het programmagedeelte 'Inventaris' kunt u een bestand opbouwen waarin alle onderdelen binnen de school, waarvoor een bepaalde afschrijvingstermijn geldt, kunnen worden ingevoerd. U kunt van dit bestand o.a. het totale inventarisbedrag en de jaarlijkse afschrijving laten berekenen, selecties maken, zoeken naar onderdelen en afdrukken maken.

Tangram 2000 5.4.0

Onderstaande afbeelding toont een overzicht van de gegevens die worden opgenomen bij een inventaris onderdeel.

Bij een drietal invoervelden kunt u door het aanklikken van de naastliggende button een regel selecteren uit het daarbij behorende stambestand. Dit geldt voor de velden Londo Code, Leverancier en Vindplaats. De overige velden zoals Omschrijving, Datum aanschaf en Aankoopbedrag vult u handmatig in. De afschrijvingstermijn wordt opgegeven in jaren. Ook kunt u aangeven of het al dan niet een orthotheek onderdeel is en of het item op de vervanglijst moet worden opgenomen. Dit doet u door middel van het aanvinken van de overeenkomstige checkboxen. De velden afschrijvingsjaar, afschrijving per termijn en boekwaarde worden door het programma berekend aan de hand van door u ingevulde waarden. In het overzicht van het inventarisbestand kunt u d.m.v. het aanklikken van één van de vier tabbladen de sortering kiezen. De sortering komt overeen met de tekst in het desbetreffende tabblad. Wanneer u een afdruk maakt via de button Print, wordt de op dat moment actieve sortering gebruikt bij de afdruk. Wanneer daarbij als sorteervolgorde het Afschrijfjaar is gekozen, worden bij het rapport tussentotalen getoond van aankoopbedrag en termijnbedrag. Wilt u van het bestand het totale inventaris bedrag laten berekenen, dan klikt u op de button Totaliseer inventaris. In dit programmaonderdeel wordt naast het inventaris bedrag, de totale boekwaarde en de jaarlijkse afschrijving bepaald. Is binnen het inventarisbestand een selectie actief dan worden de totalen bepaald voor die onderdelen die in de selectie zijn opgenomen.

Tangram 2000 5.4.0

Door op de button Selectiescherm te klikken, opent u het scherm waarin voor verschillende velden criteria kunnen worden ingevuld. Voer voor één of meerdere velden een waarde in en klik op de daarnaast getoonde button. Kies door herhaaldelijk aanklikken hierbij de gewenste vergelijkings methode (gelijk, ongelijk enz.). Wanneer een bepaalde selectie uit het inventaris is gemaakt, dan wordt boven in het bestands-overzicht selectie actief getoond. Daarnaast wordt ook het aantal vermeld van de geselecteerde onderdelen. U kunt de selectie weer ongedaan maken via de button Beëindig selectie. Beschikt u over een bestaand inventarisbestand in de DOS versie van Tangram, dan kunt u het volledige bestand inlezen in Tangram 2000. Hiervoor moet u een aantal stappen uitvoeren: 1. Wegschrijven van de inventarisgegevens vanuit de Tangram DOS versie 2. Inlezen van de inventarisgegevens in Tangram 2000 (Windows) ad 1: Op de CD van Tangram 2000 staat een directory ‘Conversie Tangram DOS inventaris’. Kopieer beide bestanden die daar staan naar een lege diskette. Start Tangram (DOS) op. Kies uit Hoofdmenu, Diversen en vervolgens Installatie nieuwe module. Er wordt u nu gevraagd welk diskettestation u gebruikt. We gaan er vanuit dat dit station A: is. Doe de zojuist gemaakte diskette in het diskettestation en klik op OK. Controleer of het BRIN-nummer van de school juist is. Wacht tot de conversieprocedure "Conversie Tangrambestanden juni 2000. Inventarisgegevens worden uitgelezen…." is afgelopen en sluit Tangram (DOS) af. Op uw harde schijf in de directory C:\Tangram\Gegevens\CSV\Finan zijn nu de inventarisgegevens uit de oude Tangram weggeschreven in een dusdanig formaat (CSV) dat ze nu in Tangram 2000 kunnen worden ingelezen. Als Tangram 2000 op een andere computer staat dan moet u de bestanden uit bovengenoemde directory met een diskette overzetten op deze machine. ad 2: Start Tangram 2000, en maak vooraf een backup. Daarna kiest u vanuit het hoofdscherm de menuoptie: Modules, Financiële module, Conversie, Inlezen inventaris DOS Tangram. Volg daarna de aanwijzingen op het scherm. 9.1.13 Leveranciers Door het icoon Leveranciers aan te klikken, verschijnt een overzicht van het leveranciersbestand. D.m.v. de button Toevoegen kunt u naam en adresgegevens van de verschillende leveranciers opnemen in het bestand. Van de leverancier kunt u naast de adresgegevens het telefoon-, faxnummer-, e-mailadres en eventuele opmerkingen invoeren.

Tangram 2000 5.4.0

9.1.14 Vindplaats Door het icoon Vindplaats aan te klikken, verschijnt een overzicht van het bestand vindplaatsen. Dit ‘stambestand’ wordt gebruikt om vindplaatsen aan te kunnen geven bij de verschillende onderdelen in het inventarisbestand. D.m.v. de button Toevoegen kunt u vindplaatsen aan het bestand toevoegen.

9.2 Betalingsopdrachten

De optie betalingsopdrachten zoals deze in de financiële module is opgenomen, staat geheel los van de financiële administratie. Opdrachten worden dus niet afgeboekt van posten, zoals deze in de financiële module zijn opgenomen. Betalingsopdrachten kunnen worden aangemaakt door in het menu te kiezen voor Modules - Financiële module - Betalingsopdrachten. Deze optie is alleen beschikbaar indien u de financiële module hebt laten registreren. Onderstaand scherm is het openingsscherm.

Vanuit dit scherm kunnen de betalingsopdrachten worden aangemaakt. Dit doen we aan de hand van een case, waarin stap voor stap de betalingsopdracht wordt opgebouwd

Tangram 2000 5.4.0

Stap 1. Klik op de button Toevoegen. Hierin kunt u de algemene gegevens invullen die voor alle personen hetzelfde zijn, te weten: - Omschrijving van de opdracht. - Datum waarop de opdracht is aangemaakt. - Het bedrag dat op de acceptgiro moet verschijnen. - De betalingstermijn. - Het schooljaar waarop de betalingsopdracht betrekking heeft. -

N.B.: Dit schooljaar moet goed worden ingevoerd, omdat de selectie van ouders en leerlingen hiermee samenhangt (2002=schooljaar 2002- 2003).

Betalingskenmerk (optioneel). Factuurnummer (zelf genereren, wordt niet automatisch opgehoogd). Korte extra mededeling (optioneel). Eventuele factuurtekst. (Alleen invullen bij een acceptgiro met factuurruimte).

Wanneer de benodigde gegevens zijn ingevoerd op OK klikken en de benodigde gegevens om de acceptgiro's uit te kunnen draaien liggen vast. Stap 2. Zorg ervoor dat de betalingsopdracht die u hebt aangemaakt is geactiveerd (blauwe balk ligt er overheen). Klik op de button 'Maak selectie voor betalingsopdracht. Dan verschijnt het volgende scherm: U maakt een keuze of u de ingang van de leerlingen kiest of alle afzonderlijke ouders. Op de factuur/giro wordt altijd (ook wanneer u kiest voor de leerlingingang) de naam van de ouder vermeld. De ingang van de leerling is handig wanneer u een uitdraai wilt maken voor de ouders van een bepaalde groep of bepaalde groepen. De ingang gezinnen wordt meestal gekozen wanneer donaties worden gefactureerd Wanneer u de keus gemaakt heeft, klikt u op Ga verder. Tangram 2000 5.4.0

Stap 3.

In dit scherm kunt u de selectie maken van de ouders/verzorgers die een acceptgiro moeten ontvangen. De peildatum (rechtsboven) is van belang om alleen de leerlingen te tonen die op dat moment zijn ingeschreven. Meestal zult u hiervan geen gebruik hoeven maken, maar wanneer u achteraf factureert kan het van belang zijn om de peildatum aan te passen op de datum waarop een activiteit is uitgevoerd. Hiermee bent u er zeker van dat u geen leerlingen in beeld krijgt die op dat moment niet waren ingeschreven.

U kunt een preselectie maken (zoals dat werkt bij de leerlingenlijst). U klikt daartoe op de button Preselectie. U kiest dan bijvoorbeeld voor leerlingen uit groep 3. Alle leerlingen uit die groep worden dan getoond. Dit is een globale filtering op het bestand. U kunt de selectie verfijnen door de methode te gebruiken zoals in de Verkenner van Windows ook wordt gebruikt. U kunt dan met meerdere muistoetscombinaties selecties maken in de lijst. De betreffende rijen worden dan blauw gemarkeerd. Hieronder een lijst van mogelijkheden: 1. linker muisklik: U selecteert 1 rij 2. linker muisklik en daarna ctrl+linkermuisklik: U markeert de rijen die u elke keer aanklikt en deze worden blauw. U kunt in de lijst zo meerdere markeringen aanbrengen. 3. linker muisklik op 1 rij en daarna shift+linkermuisklik in een rij daaronder of daarboven: U markeert alle tussenliggende rijen 4. Ctrl + A: U markeert alle rijen Tangram 2000 5.4.0

5. 6.

Ctrl + Z: U maakt de markering ongedaan Overige markeringsmogelijkheden: Shift + PgUp Shift + PgDn Shift + End Shift + Home Shift + pijltoets omhoog Shift + pijltoets naar beneden

Probeer deze combinaties eens om te kijken welke mogelijkheden deze u bieden. De gemarkeerde rijen kunnen worden vastgelegd door op de button Markering vastleggen te klikken. Wanneer dit is gebeurd keert u terug naar het voorgaande scherm. Door vervolgens op de button Annuleren te klikken keert u terug naar het openingsscherm van de betalingsopdrachten. U ziet dat daarmee ook de gemarkeerde ouders/leerlingen links in het scherm zijn verschenen. Hiermee is de betalingsopdracht klaar voor gebruik en kan deze worden uitgeprint. Stap 4.

U bent nu klaar om de betalingsopdracht te printen. Klik op de button Print betalingsopdracht. Om te kunnen printen moet u eerst een aantal instellingen correct invullen. Deze instellingen blijven bewaard, dus is dit eenmaal goed gebeurd, kunt u de volgende keer meteen verder. Het schermvoorbeeld links geeft de instellingen weer. Om te printen klikt u op Naar printvoorbeeld. Daar krijgt u eerst datgene wat u op papier zou krijgen op het scherm. Van daaruit geeft u de printopdracht.

TIP: Om de juiste instellingen te maken voor de marges, maakt u eerst een fictieve betalingsopdracht aan van ongeveer 3 ouders / leerlingen. Deze print u op normaal papier uit en legt u op u voorbedrukt acceptgiro's. Komt het overeen, dan zijn dat de juiste instellingen. Stap 5. Wanneer u de gegevens hebt ingevoerd en geprint, kunt u bijhouden wie er allemaal betaald hebben. Daartoe dient het rechtergedeelte van het openingsscherm. Ook hier kunt u meerdere rijen (ouders of leerlingen) markeren (zie Stap 3). Klikt u op de button Betaald en onder de kolom betaald staat Nee, dan worden de betalingen op Ja gezet en andersom. Deze markering kunt u ook gebruiken om eventuele rijen (ouders of leerlingen) te verwijderen uit een betalingsopdracht. N.B.: De betalingsgegevens worden niet in de financiële administratie geïntegreerd en verwerkt.

Tangram 2000 5.4.0

10 Docentenmodule Met deze module kunnen binnen Tangram 2000 de voor de school relevante docentgegevens worden bijgehouden. Vanuit het hoofscherm opent u de docentenlijst door middel van het aanklikken van het Docent-icoon, of via menuoptie: Modules – Docentenmodule – Docentenbestand.

In het Docentenbestand kunnen alle docenten worden opgenomen die bij de school zijn aangesteld. Naast de naam- en adresgegevens van de docent kunt u de aanstellinggegevens, de bevoegdheden/specialisaties en de absenties registreren. In een apart notitieveld kunt u algemene opmerkingen van de docent noteren. Zoals bij de leerlingenmodule ook het geval is, zijn de verschillende invoervelden van de docent verspreid over een aantal tabbladen. Via de optie Docentenrooster kan een overzicht worden opgevraagd van lestijden en vakgebieden. Hierbij kan zowel een selectie gemaakt worden op docent als op groep. Vanuit dit overzicht is een grafische weergave mogelijk van het lesrooster. Hierbij kan naast het lesrooster van de docent, ook het rooster per groep c.q. subgroep worden opgevraagd. De derde optie bij de docentmodule is het Vervangersbestand. Dit vervangersbestand is bedoeld om een pool van vervangers te registreren. De lijst van vervangers kan worden geraadpleegd bij absentie van een docent. Wanneer een vervanger aan de pool wordt toegevoegd kunt u daarbij de naam- en adresgegevens en de bevoegdheden/specialisaties van de vervanger noteren. Op een extra tabblad kunnen notities van de vervanger worden opgeslagen. De optie Formatieberekening geeft een overzicht van de berekening van het formatiebudget. Het programma voert de leerlingtelling uit en bepaald aan de hand van de uitkomst (aantal leerlingen onder- en bovenbouw, leerlinggewicht) het totale budget. Via de knop Schoolbudget berekening kan ook de bepaling van dit bedrag worden gevolgd. Bij invoeren van een absentie kunt u een keuze maken uit een aantal omschrijvingen. Het stambestand absentiereden wordt aangepast via de laatste optie: Absentieredenen docenten.

Tangram 2000 5.4.0

10.1 Docentenbestand

Zoals eerder is aangegeven wordt het docentenbestand geopend via het docent-icoon of via menukeus Docentenmodule – Docentenbestand. Het scherm toont een overzicht van docentgegevens die eerder zijn ingevoerd. Via de bekende knoppen Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen kunt u de gekozen bewerking uitvoeren. Afhankelijk van de toegangsrechten die u als gebruiker zijn toegekend, zijn de genoemde knoppen al dan niet actief. Wanneer bijvoorbeeld alleen leesrechten voor de Docentenmodule zijn toegekend, is het niet mogelijk om gegevens van een docent te verwijderen of aan het bestand toe te voegen. Het overzicht bestaat uit twee tabbladen: Gesorteerd op achternaam en Bezettingsoverzicht. Het tabblad Bezettingsoverzicht toont naast de docentnaam, de gegevens die zijn ingevoerd bij de aanstelling: functie, schaalindeling, werktijdsfactor, fre verbruik enz. De kolomtotalen fre-verbruik, bapo-uren en spaarverlof staan boven in het scherm genoteerd.

10.2 Docentgegevens

Via de knop Toevoegen of Wijzigen vanuit het docentenbestand wordt onderstaand scherm getoond. De invoervelden van de docent zijn verdeeld over een aantal tabbladen. Het tabblad Algemeen is hier afgebeeld.

Naast het woonadres bestaat de mogelijkheid om een tweede adres op te geven. Op het tabblad Overig bevinden zich onder meer de invoervelden geboortedatum en datum in dienst. Voor het invoeren van de verschillende bevoegdheden en specialisaties van de docent zijn op tabblad Bevoegdheden twee lijsten beschikbaar. De gegevens in deze lijsten kunt u aanpassen via de knoppen Toevoegen en Wijzigen.

Tangram 2000 5.4.0

Op het derde tabblad Aanstelling worden gegevens genoteerd die gerelateerd zijn aan de benoeming van een docent. De waarden die in het scherm kunnen worden opgegeven, resulteren in berekende waarden onder in het scherm.

De velden Functie en Aanstelling worden ingevuld via het selecteren van een waarde uit de bijbehorende keuzelijst. Ook het veld Maximum schaal wordt op deze wijze ingevuld. Daarbij wordt naast de gekozen functieschaal tussen haakjes het gerelateerde fre-verbruik getoond. Het veld Verbruik is bedoeld om het werkelijke verbruik aan te kunnen geven wanneer eventueel wordt afgeweken van de fre-tabel. Deze waarde is bepalend voor de berekeningen. De werktijdfactor geeft de verhouding weer tussen het maximaal aantal lesuren en de uit te voeren lesuren. De werktijdfactor wordt ingevuld met een nauwkeurigheid van 4 cijfers achter de komma. Het veld Arbeidsduur geeft aan of op basis van een 38-urige, respectievelijk een 40-urige wekelijkse werktijd, de werkzaamheden worden uitgevoerd. De verlofkeus Combinatie jaar- en spaarverlof is alleen mogelijk wanneer de arbeidsduur is ingesteld op 1790 uur per jaar. De Normjaartaak is de som van de feitelijke maximale lessentaak, deskundigheidsbevordering en minimale niet-lessentaak. Hierbij geldt voor onderwijsgevend personeel en onderwijsondersteunend personeel met lesgebonden taken dat 10% van de normjaartaak beschikbaar is voor deskundigheidsbevordering. De verlofkeus maakt of de compensatie uren jaarlijks worden opgenomen of dat deze worden gespaard. In het scherm is dit zichtbaar aan de uren bij Compensatieverlof. Indien er voor spaarverlof is gekozen, dan worden deze uren getoond bij het Spaargedeelte (rechts in het scherm). Het aantal bapo-uren dat is ingevoerd wordt in mindering gebracht op de normjaartaak. Daarbij wijzigen ook de gerelateerde waarden als lessentaak en deskundigheidsbevordering. Tangram 2000 5.4.0

Wanneer een docent voor korte of langere tijd afwezig is, kan dit via tabblad Absentie worden geregistreerd. Hierbij vraagt het programma om de volgende gegevens. Als de absentie voor één of meerdere dagen is, voert u een begin- en einddatum in. Is de docent een bepaald dagdeel afwezig, dan vult u naast de begindatum de aanvangstijd en de eindtijd in. De absentiereden kiest u uit de mogelijke waarden in de daarbij getoonde keuzelijst. Deze keuzelijst kan eventueel worden bewerkt door vanuit het menu de optie Absentieredenen docenten aan te klikken.

Voor het invoeren van de vervanger(s) klikt u op de knop Toevoegen. In het daarbij getoonde scherm selecteert u de betreffende vervanger vanuit een keuzelijst. Is een vervanger nog niet opgenomen als mogelijke keuze, dan kunt u de lijst aanpassen door vanuit het hoofdmenu de optie Vervangersbestand bij Modules – Docentenmodule te kiezen. Na het selecteren van de vervanger, voert u de data in (eventueel tijdstippen) waarop de vervanger werkzaam is geweest. Wanneer een docent door meer dan één persoon is vervangen tijdens een absentieperiode, dan voert u vervanging in met meerdere vervangers.

Tangram 2000 5.4.0

10.3Docent en groepsroosters

Roostering van de groepen en docenten vindt u onder het menu-item Modules - Docentenmodule - Docentenroosters. Voordat u met de invoer van roosters kunt beginnen, zijn een aantal gegevens nodig die vooraf ingevuld moeten zijn, te weten: 1. het docentenbestand dient te zijn geadministreerd (Modules - Docentenmodule Docentenbestand) 2. de lestijden tabel voor de verschillende groepen van het betreffende schooljaar moet ingevuld zijn (Modules - Onderhoudsmodule - Schooltijden) 3. de subgroepen die u wilt gebruiken moeten in het subgroepenbestand staan vermeld (Modules - Onderhoudsmodule - Subgroepen) 4. u dient de vakanties en vrije dagen in de agenda te vermelden om een juiste berekening te kunnen maken van het aantal klokuren op jaarbasis (Modules - Agenda Agendabeheer/Planning - Vakantieplanning) Wanneer deze gegevens up-to-date zijn kunt u met de roostering beginnen. In het roostergedeelte stelt u het rooster samen van een bepaalde groep (met eventueel subgroep). Op basis van de groepsroosters worden automatisch de docentroosters gecreëerd. Onderstaand scherm is het openingsscherm:

Standaard worden in dit scherm alle gegevens van het huidige schooljaar getoond. U kunt echter de selectie inperken door in de vakken Groep, Subgroep en Docent gegevens in te voeren. De selectie die u gemaakt heeft kunt u weer ongedaan maken door op de knop Selectie ongedaan maken te klikken. Om een roosteritem toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen. Dan verschijnt een nieuw scherm waarop alle relevante gegevens kunnen worden ingevoerd.

Tangram 2000 5.4.0

Wanneer u de gegevens hebt ingevoerd klikt u op de knop OK en dit item is vastgelegd. U keert dan terug naar het hoofdscherm voor de invoer van het rooster. U herhaalt deze procedure zo vaak als noodzakelijk. Wanneer het rooster (gedeeltelijk) is ingevoerd, kunt u daarvan een grafisch overzicht zichtbaar maken door op deze knop te klikken:

Behalve het grafisch overzicht kunt u ook het rooster zoals dat in beeld staat afdrukken. Groep en subgroepgegevens worden automatisch overgenomen uit het hoofdscherm. Mocht u daarin geen selectie hebben gemaakt, dan kunt u dit hier alsnog invoeren. Door op de knop te Toon rooster te klikken maakt u het rooster zichtbaar voor de door u geselecteerde groep/ subgroep of docent Voorbeeld van een dergelijke selectie vindt u hieronder:

Tangram 2000 5.4.0

Het donkergrijze gedeelte geeft de schooltijden voor de betreffende groep/subgroep. De gekleurde vakken corresponderen met de door u ingevoerde roosteritems. Op het moment dat u op de knop Toon rooster hebt gedrukt, komen en nog twee buttons beschikbaar: Print huidig overzicht en Kopieer roostergegevens. Bij Print huidig overzicht print u het rooster zoals u dat in beeld hebt grafisch uit. Bij Kopieer roostergegevens kunt u de huidige roostergegevens kopiëren naar een nieuw schooljaar en/of nieuwe groep/subgroep. Onderstaand scherm verschijnt: U ziet hierin de waarden zoals ze worden overgenomen en er wordt een voorstel gedaan welke kopieeractie moet worden uitgevoerd. In dit geval worden de gegevens uit 2001 groep 1 subgroep Caro Lien gekopieerd naar 2002 groep 1 subgroep Caro Lien. De knop rechts van het veld subgroep biedt u de mogelijkheid om de inhoud van het veld leeg te maken.

Tangram 2000 5.4.0

Wanneer u op de knop Kopiëren rooster klikt, worden de betreffende roostergegevens gekopieerd.

In het hoofdscherm van het docentenrooster hebt u nog de beschikking over de volgende knop:

Na aanklikken wordt een overzicht getoond van de klokuren op jaarbasis van de verschillende groepen. Voor een correcte berekening moeten in de agenda wel alle vakanties en vrije dagen/uren zijn ingevoerd. Het overzicht toont een kolom voor het weektotaal op basis van de ingevoerde roostergegevens. De overige kolommen geven het aantal uren op jaarbasis weer (inclusief bijtelling), respectievelijk het totaal aantal uren minus de vakantiedagen en vrije dagen/uren. Wanneer u van de gegevens een afdruk maakt, wordt naast het getoonde overzicht ook de vakantieplanning afgedrukt.

10.4Formatieberekening

De formatieberekening geeft het overzicht van de berekende formatie aan de hand van de leerlingtelling. U vraagt deze gegevens op via menukeus Modules – Docentenmodule – Formatieberekening.

Het programma bepaalt het aantal leerlingen in de onderbouw (4 t/m 7 jaar), het aantal leerlingen bovenbouw (8 jaar en ouder). Uit de aantallen leerlingen per gewichtsfactor wordt het schoolgewicht bepaald. Bepaling schoolgewicht: 1- totaal extra gewicht; de verschillende gewichtsfactoren vermenigvuldigd met het aantal leerlingen: (0,25 * 38) + (0,40 * 2) enz. 2- drempel 9 % van totaal aantal leerlingen: in dit voorbeeld 9% van 130 = 11,7 Tangram 2000 5.4.0

3- verschil van beide waarden: 14,4 – 11,7 = 2,7 4- schoolgewicht is het verschil rekenkundig afgerond op een geheel getal, waarbij de waarde minimaal gelijk is aan 0. In dit voorbeeld is het schoolgewicht 3. Het formatiebudget is via deze drie factoren te bepalen met de vaste kengetallen zoals onderstaand scherm toont.

Alle onderdelen van de berekening kennen een vast kengetal waarmee de berekening wordt uitgevoerd. Uitzondering hierbij is de toeslag voor de schoolleiding: salaire schoolleiding. Deze waarde wordt bepaald aan de hand van onderstaande tabel. 103% van het aantal ll. op teldatum. Naar Aantal fre’s beneden afgerond op geheel getal 1 tot en met 99 48 100 tot en met 199 70 200 tot en met 399 94 400 tot en met 899 138 900 en hoger 183 Door het aanklikken van de knop Schoolbudget berekening, toont Tangram 2000 een overzicht met de berekening voor dit onderdeel. Het schoolbudget is bedoeld om de volgende kosten te kunnen dekken: * salariskosten zoals: ▪ kosten van managementondersteunende en andere ondersteunende functionarissen ▪ kosten die worden gemaakt voor LIO en hun begeleiders ▪ extra salariskosten van hoger ingeschaald personeel ▪ toelagen (b.v. extra periodieken voor herintreders) en gratificaties ▪ extra salariskosten in verband met betaald ouderschapsverlof *overige personele kosten zoals: ▪ kosten van nascholing en deskundigheidsbevordering van het personeel en management ▪ kosten in verband met arbeidsomstandighedenbeleid en arbo-zorg ▪ kosten van arbeidsmarktbeleid ▪ integraal personeelsbeleid

Tangram 2000 5.4.0

De berekeningen zijn evenals bij de formatieberekening, gebaseerd op de leerlingtelling van het voorgaande schooljaar. Het schoolbudget wordt bepaald door de volgende componenten: totaal aantal leerlingen van de school en het schoolgewicht. Uitsluitend voor het schooljaar 2001/2002 is een extra vergoeding toegekend in verband met het inlopen van beloningsverschillen bij loopbaanonderbreking. Scholen met minder dan 145 leerlingen hebben recht op kleinescholentoeslag. De laatste component geldt voor scholen die 70% of meer leerlingen hebben die op de teldatum met de factor 0,9 bijdragen aan het schoolgewicht. Vanuit zowel het scherm waarin de formatieberekening wordt getoond, als die waarbij het schoolbudget wordt weergegeven, kan een afdruk worden gemaakt van de berekeningen. Klik hiervoor op de knop Print berekening.

Tangram 2000 5.4.0