OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 1.0
Halaman: 1 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
TUJUAN Arahan kerja ini menerangkan tatacara Permohonan Papan Tanda mudah alih dilaksanakan.
2.0
SKOP Arahan kerja ini merangkumi kaedah pemprosesan bagi Permohonan Papan Tanda mudah alih untuk aktiviti-aktiviti rasmi universiti.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen
4.0
UPM/PGR/MK/001 UPM/BK/TAD/Pek.k/0038
1. 2.
UPM/OPR/BKU/AT01/SOP
3.
Manual Kualiti Pekeliling Permohonan Khidmat Papan Tanda, Pengiringan dan Kebenaran Memasang kain Rentang. Arahan Tetap Operasi (S.O.P)
TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH KB PK PPK PT (P/O) Pemohon Anggota PT PO PYB HEP
5.0
Tajuk Dokumen
-
Pengarah Ketua Bahagian Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Staf dan Pelajar Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Penyelia Tadbir Penyelia Operasi Pegawai Yang Bertanggungjawab Hal Ehwal Pelajar
TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK, PT (P/O), Anggota , PT,PO, PYB dan Pemohon yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Permohonan Papan Tanda ini dilaksanakan.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 6.0
Halaman: 2 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
CARTA ALIR Mula
Terima Borang Permohonan
Semak Borang
Lengkap?
7.1
7.2
7.3
Tidak
7.4
Ya Kelulusan
Lulus?
7.5
7.6 Tidak
Ya Rekod / Fail
Ya Ya
7.7
Terima Salinan Borang
7.8
Catat di Papan Kenyataan
7.9
Failkan Salinan Borang
7.10
Laksana Tugas
7.11
Pemeriksaan
7.12
Ada Kesilapan?
7.13
Tidak Pasang Papan Tanda
7.14
Pantau
7.15
Papan Tanda Hilang?
7.16
Tidak Angkat, Padam dan Simpan
7.17
Laporan Tugas Harian
7.18
Tamat
7.19
Tidak
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 7.0
Halaman: 3 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
PROSES TERPERINCI Tindakan
7.1
Mula
7.2
Terima Borang Permohonan 7.2.1 Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR01/TANDA) hendaklah diisi dengan lengkap dalam dua salinan dan dikemukakan ke Pejabat Keselamatan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum tarikh aktiviti bermula.
7.3
Pemohon / PT (P/O)
7.2.2 Kepilkan surat kelulusan aktiviti pelajar dari HEP.
Pemohon
7.2.3 Borang permohonan yang diterima sehari sebelum tarikh aktiviti hendaklah dicap SEGERA dan akan ditapis, dan kelulusan akan diberi mengikut kesesuaian program / aktiviti.
PK / PT (P/O)
Semak Borang 7.3.1 Semak Borang Permohonan Papan Tanda bagi menentukan ianya telah lengkap diisi agar mudah untuk diproses.
7.4
Tanggungjawab
PT (P/O)
Lengkap? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.5.
PT (P/O)
7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2. 7.5
Kelulusan 7.5.1 Majukan permohonan tersebut untuk mendapat kelulusan PK/PPK
7.6
PT (P/O)
Lulus ? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7.
PK/PPK
7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19. 7.7
Rekod / Fail 7.7.1 Satu salinan disimpan di dalam fail di PeJabat Keselamatan
PT(P/O)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA
Halaman: 4 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
7.7.2 Serahkan satu salinan borang kepada Penyelia Tadbir 7.7.3
7.8
Penyelia Tadbir dikehendaki menandatangani borang tersebut sebagai pengesahan penerimaan borang.
PO
Ada Kesilapan ? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.11. 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14.
7.14
Anggota / PT(P/O)
Pemeriksaan 7.12.1 Periksa samada Papan Tanda yang telah siap dicap / dicetak tidak berlaku sebarang kesilapan.
7.13
PT
Laksana Tugas 7.11.1 Laksanakan tugas mengecap / mencetak Papan Tanda mengikut butir-butir seperti di dalam Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR01/TANDA) yang diterima dan mengikut tajuk yang ada di dalam borang.
7.12
PT
Failkan Salinan Borang 7.10.1 Failkan salinan Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR01/TANDA) setelah butir-butir dicatat di papan kenyataan.
7.11
PT
Catat Di Papan Kenyataan 7.9.1 Catatkan butir-butir permohonan seperti tarikh, tajuk dan masa di papan kenyataan untuk peringatan.
7.10
PT
Terima Salinan Borang 7.8.1 Terima satu (1) salinan Borang Permohonan Papan Tanda yang telah diluluskan daripada Pejabat Keselamatan.
7.9
PT (P/O) / PT
Anggota / PT(P/O) Anggota
Pasang Papan Tanda 7.14.1 Pasang Papan Tanda yang telah siap dicap / dicetak di lokasi yang telah dikenalpasti keperluannya sehari sebelum aktiviti.
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 7.15
7.16
Halaman: 5 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
Pantau 7.15.1 Pantau lokasi Papan Tanda setiap hari bagi mengelakkan Papan Tanda tumbang atau hilang Sekiranya didapati tumbang hendaklah ditegakkan dan sekiranya hilang hendaklah diganti dengan yang baharu
PO
7.15.2 Memastikan Papan Tanda diambil semula dalam tempoh 3 hari selepas tamat aktiviti.
Anggota
Papan Tanda Hilang ? 7.16.1 Jika ya, ikut langkah 7.11.
Anggota
7.16.2 Jika tidak, ikut langkah 7.17. 7.17
Angkat, Padam , Simpan atau Lupus 7.17.1 Setelah tamat tempoh aktiviti, Papan Tanda hendaklah diangkat dan dicat semula permukaan papan tanda dan disimpan di dalam stor manakala bagi papan tanda bercetak hendaklah dilupuskan.
7.18
Laporan Tugas Harian 7.18.1 Anggota hendaklah membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian setelah tamat tugas
7.19
Anggota
Tamat
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 8.0
Halaman: 6 / 6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30/04/2013
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1
UPM/BKU/PAPAN TANDA
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
PT (P/O)
PYB
PAPAN TANDA
UPM/BKU/PAPAN TANDA
PT
PYB
PAPAN TANDA (UNIT TRAFIK)
Buku Laporan Tugas harian
PGH
Kabinet Fail Unit Trafik
PGH
3 Tahun
Salinan Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA)
3
Bilik Dokumen dan Rekod
Kuasa Melupus
3 tahun
Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA)
2
Tempat dan Tempoh Simpanan
PT
PYB
Kabinet Fail Unit Trafik
PGH
3 Tahun
9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
PGH
WP
03/01/2011
02
01
6/2012
Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-4/2011
PGH
WP
30/01/2012
02
02
10/2013
MSKP Bil 1/2013
PGH
WP
30/04/2013
