OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 1.0
Halaman: 1 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
TUJUAN Arahan Kerja ini menerangkan tatacara Permohonan Papan Tanda mudah alih dilaksanakan.
2.0
SKOP Arahan Kerja ini merangkumi kaedah pemprosesan bagi Permohonan Papan Tanda mudah alih untuk aktiviti-aktiviti rasmi universiti.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen
4.0
5.0
Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK/001 UPM/BK/TAD/Pek.k/0038
1. 2.
UPM/OPR/BKU/AT01/SOP
3.
Manual Kualiti Pekeliling Permohonan Papan Tanda dan Pengiringan. Arahan Tetap Operasi (S.O.P)
TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH PK PPK PT (P/O) Pemohon Anggota
-
PYB HEPA
-
Pengarah Pegawai Keselamatan Penolong Pegawai Keselamatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Staf dan Pelajar Polis Bantuan/Pembantu Keselamatan/ Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Pegawai Yang Bertanggungjawab Bahagian Hal Ehwal Pelajar
TANGGUNGJAWAB PGH, PK, PPK, PT (P/O), Anggota , PT,PO, PYB dan Pemohon yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan Arahan Kerja Permohonan Papan Tanda ini dilaksanakan.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 6.0
Halaman: 2 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
CARTA ALIR Mula
Terima Borang Permohonan
Semak Borang
Lengkap?
7.1
7.2
7.3
Tidak
7.4
Ya Kelulusan
Lulus?
7.5
7.6
Ya Cetak Papan Tanda
7.7
Serah kertas cetak /salinan borang Papan Tanda
7.8
Terima Kertas cetak Papan Tanda
7.9
Catat di Papan Kenyataan
7.10 Tidak
Pasang Papan Tanda
Rekod / Fail
Laporan Tugas Harian
Tamat
7.11
7.12
7.13
7.14
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 7.0
Halaman: 3 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
PROSES TERPERINCI Tindakan
7.1
Mula
7.2
Terima Borang Permohonan 7.2.1 Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA) hendaklah diisi dengan lengkap dalam dua salinan dan dikemukakan ke Pejabat Keselamatan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum tarikh aktiviti bermula. 7.2.2 Kepilkan surat kelulusan aktiviti pelajar dari HEPA 7.2.3 Borang permohonan yang diterima sehari sebelum tarikh aktiviti hendaklah dicap SEGERA dan akan ditapis, dan kelulusan akan diberi mengikut kesesuaian program / aktiviti.
7.3
Pemohon / PT (P/O)
Pemohon PGH/PK /PPK PT (P/O)
Semak Borang 7.3.1 Semak Borang Permohonan Papan Tanda bagi menentukan ianya telah lengkap diisi agar mudah untuk diproses.
7.4
Tanggungjawab
PT (P/O)
Lengkap? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.5.
PT (P/O)
7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2. 7.5
Kelulusan 7.5.1 Majukan permohonan tersebut untuk mendapat kelulusan PGH/PK/PPK
7.6
PT (P/O)
Lulus ? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7.
PGH/PK/PPK
7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14
PGH/PK/PPK
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA
7.7
Halaman: 4 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
Cetak Papan Tanda 7.7.1 Laksanakan tugas mencetak Papan Tanda mengikut butirbutir seperti di dalam Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA) yang diterima dan mengikut tajuk yang ada di dalam borang.
7.8
Serah Kertas Cetak Papan Tanda 7.8.1 Serahkan kertas cetak Papan Tanda dan satu salinan Borang Permohonan Papan Tanda.
7.9
Penyelia Tadbir Penyelia Operasi
Pasang Papan tanda 7.11.1 Pasang Papan Tanda yang telah siap dicetak dilokasi yang telah dikenalpasti
7.12
Penyelia Tadbir Penyelia Operasi Anggota
Catat Di Papan Kenyataan 7.10.1 Catatkan butir-butir permohonan seperti tarikh, tajuk dan masa di papan kenyataan untuk peringatan.
7.11
PT (P/O)
Terima Kertas Cetak Papan Tanda 7.9.1 Terima kertas Cetak Papan Tanda dan satu salinan borang Permohonan Papan tanda.
7.10
PT(P/O)
Anggota
Rekod dan Fail 7.12.1 Failkan Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA) yang telah siap dibuat pencetakan di Pejabat Keselamatan 7.12.2 Failkan salinan kedua Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA) setelah butir-butir dicatat di papan kenyataan.
PT/PO
Penyelia Tadbir Penyelia Operasi
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 7.13
Halaman: 5 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
Laporan Tugas Harian 7.13.1 Setelah tugas selesai, anggota hendaklah membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian.
7.14
Tamat
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK03/TANDA ARAHAN KERJA PERMOHONAN PAPAN TANDA 8.0
Halaman: 6 / 6 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 05/06/2015
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1
UPM/BKU/PAPAN TANDA
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
PT (P/O)
PYB
Papan Tanda
2
Penyelia tadbir
PYB
Papan Tanda (Unit Trafik)
3
PGH
Kabinet Fail Unit Trafik
PGH
3 Tahun
Salinan Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA)
Buku Laporan Tugas harian
Bilik Dokumen dan Rekod
Kuasa Melupus
3 tahun
Borang Permohonan Papan Tanda (OPR/BKU/BR03/TANDA)
UPM/BKU/PAPAN TANDA
Tempat dan Tempoh Simpanan
Penyelia Tadbir
PYB
Kabinet Fail Unit Trafik
PGH
3 Tahun
9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
PGH
WP
03/01/2011
02
01
6/2012
Mesyuarat Pengurusan BKU Bil-4/2011
PGH
WP
30/01/2012
02
02
5/2013
MKSP Bil 1/2013
PGH
WP
30/04/2013
02
03
3/2015
MKKP Bil 1/2015
PGH
WP
05/06/2015
