TÁMOP 3.1.4 projektindítás gyakorlati szemmel Bedő Ferenc intézményfejlesztési folyamat szaktanácsadó közoktatási szakértő
www.zalai-iskola.hu
[email protected]
Projektindító tájékoztató • Célunk – a projektek elindításának segítése
• Jelenlegi tudásunk alapján • Nem tekinthető hivatalos tájékoztatásnak • Hivatalos tájékoztatás – OKM – Irányító Hatóság – Közvetítő Szervezet - OKMTI
• Gyakorlati megközelítés
További tájékoztatók • Projektindítás – 2009. június 4. - ma
• Projekt lebonyolítás – szakmai lebonyolítás, elszámolás • június vége, vagy augusztus vége – eljárásrendi, pénzügyi lebonyolítás, elszámolás • június vége, vagy augusztus vége
Projektindítási tennivalók • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Nyertünk, de mit is? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Pályázati dokumentumok megismerése • komplex helyzetelemzés – feladatellátási helyenként
• IKT helyzetelemzés – feladatellátási helyenként
• szakmai feladatterv, szakmai tartalom – feladatellátási helyenként
• költségvetés – feladatellátási helyenként – fenntartói összesített
Projekt dokumentumok megismerése • Támogatási Szerződés – tervezet a www.okmt.hu oldalon • ESZA Elszámolható költségek általános útmutató • ERFA Elszámolható költségek általános útmutató
• Pénzügyi elszámolás részletes szabályai – TSZ -16. melléklet
• HEFOP dokumentumok - linkek – www.zalai-iskola.hu
• …
Kik is vagyunk benne? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Projektszervezet felállítása Intézményvezető(k) Projektmenedzsment – fenntartó alkalmazásában • projektmenedzser • pénzügyi vezető • projektasszisztens
Szakmai megvalósítók – feladatellátási helyeken – szakmai vezető • megvalósító pedagógusok
– szakmai vezető • megvalósító pedagógusok
Projektvezetés OKMTI Intézményvezető
Projektmendzser
Óvodavezető
Pénzügyi vezető
Projektasszisztens
Szakmai vezető
Szakmai vezető
Projektvezetés Pénzügyi vezető
Ig. – Pr. assz.
Sz. v.
Pü. v.
Projektmendzser
Ig. – Pr. assz.
Sz. v.
Pü. v.
Projekt kapcsolattartó
Ig. – Pr. assz.
Ig. – Pr. assz.
Sz. v.
Sz. v.
Pü. v.
Pü. v.
Tevékenységek tisztázása • Volt négy ember, Mindenki, Valaki, Akárki és Senki, valamint egy fontos munka, mely elvégzésére Mindenki felkérést kapott. • Mindenki biztos volt abban, hogy Valaki megcsinálja. • Akárki elvégezhette volna, de Senki nem tette meg. • Valaki mérges lett emiatt, mert ez Mindenki feladata volt. • Mindenki úgy gondolta Akárki meg tudja csinálni, de Senki sem gondolta, hogy Mindenki képtelen. • Végül Mindenki hibáztatott Valakit, amikor Senki nem tette meg, amit Akárki megtehetett volna.
CSAPATMUNKA
Ki és miért felelős? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Felelősség tisztázása „örökölt felelősség” • polgármester – támogatási szerződés aláírója
• intézményvezető – együttműködési megállapodás aláírója – szakmai feladatterv aláírója – költségvetés aláírója – vezetői felelősség alapján
Felelősség tisztázása „vállalt felelősség”
• projektmenedzser – munkaszerződés alapján
• pénzügyi vezető – megbízási szerződés alapján
• szakmai vezetők – megbízási szerződés alapján
• megvalósítók – megbízási szerződés alapján
Ki mit végez el? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Projektmenedzser • • • • • • •
irányítás (figyelemfelhívás, figyelmeztetés) ellenőrzés (folyamatkövetés) koordinálás kommunikálás kapcsolattartás elszámolások készítése …
Pénzügyi vezető • • • • • • •
költségvetés ismerete költségvetés nyomon követése felhasználások követése, göngyölítése számlák ellenőrzése számlák besorolása pénzügyi elszámolás elkészítése (EMIR) …
Projektasszisztens • • • • • • •
dokumentumok kezelése dokumentumok rendezése kommunikáció segítése kapcsolattartás segítése adminisztrációs rendszer működtetése projektnapló vezetése …
Szakmai vezető • • • • • • •
szakmai feladatterv ismerete szakmai irányítás szakmai feladatok koordinálása szakmai tevékenység nyomonkövetése szakmai tevékenységnapló vezetése szakmai tevékenység ellenőrzése …
Megvalósító pedagógusok • • • •
képzések tevékenységek innovációk …
A szó elszáll, … • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Szerződések megkötése • projektszervezet munkarendje • projektmenedzser – munkaszerződés – munkaköri leírás
• pénzügyi vezető – megbízási szerződés – munkaköri leírás
• szakmai vezető – megbízási szerződés – munkaköri leírás
• megvalósítók – megbízási szerződés – munkaköri leírás
Projektszervezet munkarend • csoport meghatározása • tagok megnevezése – funkciói – „feladatait, felelősségét, tevékenységi körét a munkaköri leírás tartalmazza”
• kapcsolattartás • menedzsment értekezletek – gyakorisága – időpontjai – összehívója, összehívói
• döntési mechanizmus – szavazati jogok – szavazatarányok
MINTA
Megbízási szerződés • • • • • • • • • • • • •
megbízó (képviseli) megbízott projekt címe projekt száma funkció feladatai mettől – meddig összeg teljesítés igazolása bankszámlaszám terhelt költségvetési sor dátum (projekt kezdő napja) aláírások
MINTA
Munkaköri leírás • • • • • • • • • • • • •
név funkció projekt címe projekt száma megbízója heti munkaideje feladatai (mb. sz. alapján) felelőssége(i) közreműködési területei segítséget kérhet átadtam átvettem dátum (projekt kezdő napja) - aláírások
MINTA
Mikor is kell megvalósítani? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Megvalósítási ütemterv • • • • • •
projekt adatlapon elnagyolt volt pontos meghatározás időrendi tervezés még akkor is ha nem biztos azt lehet módosítani ami van pl.: Gantt diagram – mit – mikor – ki(k)
MINTA
Cselekvési ütemterv Ütemezés 1. év I. negyedév
II. negyedév
Tevékenység • • • •
A projektindítással kapcsolatos teendők elvégzése. Továbbképzésekről való tájékozódás és jelentkezés a továbbképzésekre. Partnereink tájékoztatása a projektről, az együttműködési terv elkészítése. Kapcsolatfelvétel a Nyugat-dunántúli TIOK-al, a programmentorokkal, a legközelebbi, hasonló projekten dolgozó iskolákkal, az együttműködési tervek elkészítése. • Az IKT eszközök beszerzéséhez szükséges eljárások előkészítése. • A Szervezetfejlesztés, változásmenedzsment továbbképzés. elvégzése (2 fő). • A kompetencia alapú oktatási programcsomagok alkalmazása továbbképzés elvégzése (7 fő). • A választott kompetenciaterületek programmoduljainak 1., és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptációjának előkészítése. • Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A programcsomagok és a tanulói csomagok beszerzésének előkészítése. • • • • • • • •
A Számítógéppel támogatott tanítás lehetőségei a közoktatásban (2 fő) továbbképzés. A Sulinet Digitális Tudásbázis keretrendszerének, adatbázisának kezelése és felhasználása a tanítás-tanulás folyamatában (7 fő) továbbképzés. Az IKT eszközök beszerzéséhez kapcsolódó eljárások befejezése. Az IKT eszközök megrendelése és szállítása. Belső továbbképzések a programmodulok használatáról. A választott kompetenciaterületek programcsomagjainak és tanulói csomagjainak beszerzése. A választott kompetenciaterülethez kapcsolódó programmodulok 1. és az 5. osztályos helyi tantervbe való adaptálása. Az 1. és az 5. osztályos megújult helyi tanterv implementációjának előkészítése.
MINTA
Gantt diagram
MINTA
Kinek mondjam el … ? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Kommunikáció • Belső kommunikáció – projektszervezet – fenntartó – partnerek
• Külső kommunikáció – KSZ – OKMTI – Educatio
• Kommunikációs adattábla – – – – –
név telefon mobil e-mail skype ???
MINTA
Ki hiszi el, hogy dolgoztunk? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Dokumentumok gyűjtése A megvalósulás igazolása dokumentumok segítségével történik. • „MINDENT” gyűjteni kell !!! • Mihez kell? – beszámoló a fenntartónak – Projekt Előrehaladási Jelentés – monitoring ellenőrzés – záró monitoring ellenőrzés – EU-s ellenőrzés (5 évig)
Dokumentumok gyűjtése • kellékek beszerzése a gyűjtéshez • megfelelő dossziék • kategóriák – levelezés – képzések –…
Szakmai dokumentumok – pl.: • • • • • • • •
jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány projektterv témahét terve fotók a projekthétről menedzsment értekezlet – jelenléti ív – jegyzőkönyv, feljegyzés
• …
LISTA
Pénzügyi dokumentumok – pl.: • • • • • • • • • •
ajánlattételi felhívás / ajánlatkérő ajánlati dokumentáció / árajánlat bírálati jegyzőkönyv megrendelő munka / megbízási / vállalkozási szerződés számla A/16 melléklet átvételi jegyzőkönyv teljesítésigazolás banki átutalás
• …
LISTA
Pl.: pedagógus továbbképzés • Szakmai dokumentumok: – – – –
jelentkezési lap felnőttképzési szerződés jelenléti ív tanúsítvány
• Pénzügyi dokumentumok – – – – –
ajánlatkérő árajánlat felnőttképzési szerződés számla banki átutalás LISTA
És még mit gyűjtsünk? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Adminisztráció • levelezés – bejövő • mindent gyűjteni – levél – e-mail
– kimenő • mindent gyűjteni – levél – e-mail
Hogyan nézzünk ki? • • • • • • • • • •
Dokumentáció megismerése Projektszervezet felállítása Felelősségek tisztázása Feladatkörök tisztázása Feladatkörök, felelősségek elfogadása Megvalósítás ütemezése Kommunikáció tervezése Dokumentáció gyűjtése Adminisztráció Arculat
Arculat • projekt fejléces papír • nyilvánosság – hirdetőtábla
• arculat
MINTA
Pecsétek TÁMOP-3.1.4/08/2-2009-0XXX számú projekt terhére elszámolásra beadva TÁMOP-3.1.4/08/2-2009-0XXX Az eredetivel mindenben megegyező másolat.
Gyakorlati tennivalók • Beszerzések – Közbeszerzési eljárásrend betartása – Projektindító szakmai nap tervezése • ZMPI • www.zalai-iskola.hu • augusztus
– Pedagógus továbbképzések tervezés • ZMPI
– Tanácsadók megbízása • folyamat tanácsadó szerepe
Gyakorlati tennivalók • Beszerzések elindítása – Kompetencia alapú oktatási programok taneszközei • NFÜ közlemény
– Kompetencia alapú oktatás alkalmazását támogató egyéb taneszközök – Kompetenciafejlesztő óvodai programcsomag nevelési eszközei – ERFA eszközök – közbeszerzési eljárás lehet – Papír, toner, adathordozó, irodaszerek
További tájékoztató(k) • • • •
Szakmai megvalósítás Pénzügyi elszámolás Projekt Előrehaladási Jelentés – PEJ Szerződésmódosítás
• 2009. augusztusra tervezzük • ??? A projekt és szakmai menedzsment nyárra is kap díjazást.
Jó munkát kívánunk! • Bedő Ferenc – folyamat tanácsadó – 30/400-3098
[email protected]
• Dr. Bertók Sándor – folyamat tanácsadó – 30/235-0816
[email protected]
• Kern Zoltán – folyamat tanácsadó – 30/339-2530
[email protected]
