Tájékoztató az intézmények pénzügyi szakembereinek (IPV, IPR) Baloghné dr. Balla Andrea igazgató Mizsei Zsuzsanna gazdasági vezető 2013
2013/1 ciklus pályázati menetrend: • hirdetmény megjelenése • elektronikus pályázat készítése • elektronikus benyújtás határideje
• • • •
2012. október 18. 2012. december 17-től PD: 2013. február 4. (17:00) K: 2013. február 5. (17:00)
postai feladás végső határideje 2013. február 11. Hungarikum kérelem 2013. január 14. OB döntés 2013. július projekt kezdés 2013. szeptember 1. – 2014. február 1.
Módosult a pályázati kiírás (2013/1)
Kutatási pályázat (K): Megpályázható összeg alsó határa évi minimum 0.5 MFt, felső határa nincs.
Ha a pályázatba betervezett összeg nem haladja meg átlagosan az évi 7 MFtot (és egy adott évben sem haladja meg a 9 MFt-ot) VAGY Teljes munkaidejű kutatói alkalmazás, és/vagy jelentős eszköz, műszerbeszerzés esetén a megpályázható összeg átlagosan évi 11 MFt alatti (előzőekhez képest a többlet kizárólag a kutatói alkalmazásra és/vagy az első évben beszerzett eszközre, műszerre tervezhető)
A pályázatok elbíráltatása a zsűrik és a kollégiumok keretein belül történik (kivéve interdiszciplináris pályázatok)
Kutatási pályázat (K): Megpályázható összeg alsó határa évi minimum 0.5 MFt, felső határa nincs.
Ha a megpályázott összeg az előbbi korlátokat meghaladja (korábbi NK)
A pályázatokat tudományterületi interdiszciplináris szakértői bizottság értékeli
Nagy költségigényű pályázat (K)
A bruttó 10 MFt feletti összegben tervezett befektetett eszközbeszerzés minimum 50%-át az első kutatási évre kell tervezni.
Módosult a pályázati kiírás (2012) Fiatal kutatói pályázat ( PD) (PD-1) önálló, ígéretes kutatási projektre maximum 3 évre, alsó határa évi 0,5 M Ft, felső határa átlagosan évi 4 M Ft, amely egy adott évben nem haladhatja meg az 5 M Ft-t, vagy (PD-2) a pályázó posztdoktori alkalmazására maximum 3 évre (a munkabér havi összege bruttó 280 ezer Ft és törvényben meghatározott járulékai), vagy
Pályázati kiírás (2013/1)
Fiatal kutatói pályázat ( PD) (PD-3) kutatási projektre és alkalmazásra együttesen, maximum 3 évre, átlagosan évi 4 M Ft kutatási projektre, (amely egy adott évben nem haladhatja meg az 5 M Ft-t), valamint havi bruttó 280 ezer Ft munkabérre és járulékaira. Jelentős eszköz vagy műszerbeszerzés esetén a PD-1 és PD-3 pályázatok által megpályázható kutatási összeg felső határa átlagosan (a munkabéren felül) évi 5 M Ft, ebben az esetben a többlet kizárólag az első évben beszerzett anyagra, eszközre, műszerre tervezhető. Adott típusa egy alkalommal nyerhető el Egyéb elfogadott ösztöndíj: Bolyai ösztöndíj
Pályázati kiírás (2013/1)
Nagy költségű fiatal kutatói pályázat (NF): •
Jelenleg szünetel, javasoljuk, hogy az eziránt érdeklődő az MTA Lendület pályázat felhívására pályázzon.
Legfontosabb tudnivalók és eltérések a korábbi évekhez képest 1. PD korhatár egységesen 40 év 2. A pályázathoz csatolnia kell a szükséges nyilatkozatok eredeti példányait (Intézményi nyilatkozat honlapról, kutatói nyilatkozat EPR-ből) 3. A pályázatokat - tudományterülettől függetlenül - angol nyelven kell benyújtani, a magyarul is elkészítendő részeket külön jelezzük (kivétel Hungarikum engedély), de a társadalom- és bölcsészettudományok területén megengedett, hogy a feltöltendő részletes kutatási terv szövege az angol változat után, egy további, szakmailag releváns nyelven is szerepeljen 4. Közleménystatisztikai adatok importálása az MTMT-ből 5. Max FTE = 1/év
Pályázati kiírás (2013/1) • A fogadó intézményt - általános költségekre (rezsi) – a kutatással közvetlenül összefüggő támogatási összeg 20%-a illeti meg, amelyből 5%-ot tudományos információk beszerzésére (könyvtár, adatbázis, Open Access) kell fordítania.
Szintén fontos… A vezető kutató, a részt vevő kutatók és az intézmény (kutatóhely) együttesen pályáznak a kutatási projekt támogatására és közösen viselik a felelősséget. A pénzügyi szabályossági felügyeletet az intézmény biztosítja (TSz 1.2). Összeférhetetlenségi, Közpénz –nyilatkozat kitöltése, aláírása, feltöltése EPR-be (PDF)
Fontos…
A költségterv 1.2 során tervezett személyi juttatások esetén a költségterv indoklásánál pontosan tisztázni kell, hogy mennyi a kutatói, illetve a nem kutatói alkalmazásokra szánt bér 1.2.1 és 1.2.2 sorok megjelenése a költségterv táblázatában (az 1.2 is megmaradt) (????) Nem tervezhető kifizetés az 1.3 „Egyéni kutatói megbízás” sorra
A pályázat felépítése és benyújtása Államháztartáson kívüli kutatóhelyek: a szerződéskötés előtt az OTKA kérheti az alapító okirat, a cégbejegyzés és a 30 napnál nem régebbi cégkivonat benyújtását. Az OTKA külön kutatóhelyi kérdőív alapján megvizsgálja az intézmény kutatóhelyi alkalmasságát (Finanszírozási elv: 25%-os utófinanszírozás).
Érvényességi feltételek A pályázó az adott fordulóban vezető kutatóként nem adott be egynél több pályázatot. A benyújtási határidőig megtörtént a kutatói véglegesítés, valamint az intézményi jóváhagyás. A megadott határidőig kipostázták az aláírt pályázati példányt (a kötelezően benyújtandó nyilatkozatok az OTKA honlapján) A szükséges aláírások közül mind megtalálható a beküldött pályázati anyagban és azok érvényesek. A nyomtatott, aláírt pályázat megegyezik az elektronikus rendszerben található változattal. Valamennyi kötelező rész megtalálható a pályázati anyagban és értékelhető minőségű.
Érvényességi feltételek A párhuzamos kutatásokra vonatkozó adatszolgáltatás teljes. A pályázat nem tartalmaz valótlan adatot. A pályázó nem használja más szerző anyagát hivatkozás nélkül. A pályázat angol nyelven készült, vagy a pályázónak van előzetes írásos engedélye magyar nyelvű beadásra. Minden szükséges adat megadása megtörtént. Az FTE értékek nem hibásak.
6. Melléklet: A költségterv kitöltési útmutató Az OTKA támogatás kizárólag a projektben vállalt kutatáshoz közvetlenül kapcsolódó kiadások fedezetére fordítható. A költségterv ÁFA tervezéshez nem tartalmaz költségvetési sort. A tervezett költségeket bruttó összeggel kell szerepeltetni. (ÁFA nyilatkozat mellékletben) A költségtervet kutatási munkaszakaszokra bontva kell elkészíteni (12 hónapos kutatóévekre) E Ft-ban megadva
A Támogatási Szerződésben és a Teljesítési Szabályzatban foglaltakat is érvényesítve az Intézmény gazdálkodására vonatkozó jogszabályok szerint kell eljárni. OTKA támogatásból nem teljesíthető kiadások (TSz 6.2) OTKA előzetes engedélyével teljesíthető kiadások (TSz 6.3)
Személyi költségek (TSz 6.1) A pályázó kutatók (K, NN, ANN pályázatokban) a támogatásból nem kaphatnak jutalmat, nem jogosultak személyi kifizetésre (kereset-kiegészítés, megbízás vagy más formában) kivéve a napidíjat, semmilyen kutatói feladat elvégzése esetében sem. (TSz 6.1) A kutatói alkalmazásra tervezett költséget (1.2.1 és 1.5) később nem lehet más célra átcsoportosítani. A fel nem használt összeget (a záróbeszámoló kimutatott maradványát) az OTKAnak vissza kell utalni (TSz 5.5) Csak az érintett költségsorok (1.2.1 és 1.5) közötti átcsoportosítás lehetséges az OTKA előzetes engedélye alapján.
Személyi költségek (TSz 6.1) A kutatással kapcsolatos feladatokra alkalmazhatók hallgatók, PhD hallgatók, doktorjelöltek, posztdoktorok és technikai segédmunkatársak. A technikai segédmunkatárs bére (1.2.2) csak az OTKA előzetes engedélye alapján csoportosítható át. Az OTKA támogatás terhére alkalmazásba vett személyek részére csak a hatályos jogszabályok által kötelezően előírt pótlékok fizethetők. Egyéb személyhez kapcsolódó költségtérítések, juttatások (pl. cafetéria elemek) nem számolhatók el.
Személyi költségek (TSz 6.1)
Az intézménnyel munkajogi viszonyban nem állók (nem kutatók) részére technikai feladatokkal kapcsolatos munkák megbízási szerződéssel vagy számla ellenében fizethetők ki a költségterv 1.4 (Egyéb megbízás) vagy 3.3 (Egyéb költség) sorain (TSz 6.1.4) Kivételes jellegű tételes megbízások (fentiek szerint) (TSz 6.1.5) Kutatók alkalmazása technikai feladatra csak különlegesen indokolt esetben, az OTKA előzetes engedélyével lehetséges (TSz 6.1.4) Személyi kifizetés bármely személy számára egyazon időszakra (napidíj kivételével) csak egyetlen jogcímen tervezhető, számolható el (TSz 6.1.7)
6. Melléklet:Befektetett eszközök (4. sor) Az OTKA előirányzat nem fordítható építési beruházásra, felújításra, ingatlan vásárlásra. A tervezett beruházás indoklásában tételesen fel kell sorolni a bruttó 500 EFt egyedi érték felett beszerezni tervezett eszközöket, szoftver beszerzéseket stb. A TBTK esetén ez az összeg bruttó 150 E Ft (T.Sz. 4.2.10.) Egyedi bruttó 5 millió forint feletti értékű beruházás tervezése esetén árajánlatot kell kérni, és azt az OTKA rendszerébe fel kell tölteni. Az első év utáni időszakra eső, két millió forintot meghaladó beruházást tervezni csak különlegesen indokolt esetben lehet. Az emelt összegű K típusú pályázatok esetében az első évi beruházásra tervezett összeg nem csoportosítható át más kategóriára, (T.Sz. 6.4.) alapos indokkal, külön engedéllyel azonban kizárólag a következő évre átvihető. Az esetleges nagy költségigényt szakmailag indokolni kell.
Fontosabb jogszabályok
• Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény • Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet • A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény • Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény • 2006/112 EK Irányelv
A 2012. évi ellenőrzések tapasztalatai Helyszínen ellenőrzött projektek száma: 108 db EPR-ben rögzített ellenőrzött pénzügyi elszámolások száma: 2516 db
EPR-ben rögzített elszámolások hiányosságai:
Téves, hiányos bizonylatok feltöltése. Külföldi bizonylatok, számlákhoz nincs fordítás, hiányzik az árfolyam. HÉA Irányelv!! ÁFA törvény!! CSAK ANNYIT KÉRÜNK, AMENNYIT A JOGSZABÁLYOK ELŐÍRNAK! AZ INTÉZMÉNY GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZATA SZERINT KELL ELSZÁMOLNI Számviteli törvény!!
Számviteli törvény 166 § (4) Az idegen nyelven kibocsátott, illetve a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket,amelyek a bizonylat hitelességéhez, megbízható,a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - belső szabályzatban meghatározott módon magyarul is fel kell tüntetni.
2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 169. § A számla kötelező adattartalma a következő: a) a számla kibocsátásának kelte; b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja; c) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette; d) a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma e) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
169 § folytatása h) a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, a XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében; i) az adó alapja, j) az alkalmazott adó mértéke; k) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; l) az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki; m) adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól; n) a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;
Nyugta adattartalma
ÁFA törvény 173. § A nyugta kötelező adattartalma a következő: a) a nyugta kibocsátásának kelte; b) a nyugta sorszáma, amely a nyugtát kétséget kizáróan azonosítja; c) a nyugta kibocsátójának adószáma, valamint neve és címe; d) a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának adót is tartalmazó ellenértéke.
Számla adattartalmára vonatkozó egyszerűsítés
Áfa tv. 176 § - a számla adóval növelt végösszege nem haladja meg a 100 eurónak megfelelő pénzösszeget. Az egyszerűsített számla kiállításának feltételeit a 176 § részletesen szabályozza.
Az ott felsorolt adattartalom elvárt minden esetben!
A TERVEZETT KÖLTSÉGKERET TÚLLÉPÉSE
418 esetben!! KIVÉTEL NÉLKÜL ELŐZETES ENGEDÉLY NÉLKÜL…
ELŐZETES ENGEDÉLYHEZ KÖTÖTT KIFIZETÉST TELJESÍTETTEK ENGEDÉLY NÉLKÜL
383
ESETBEN!
Rögzítve van a Teljesítési Szabályzatban,
HOL MIKOR MIHEZ kell előzetes engedély.
SZEMÉLYI KIADÁSOKKAL KAPCSOLATOS ÉSZREVÉTELEK SZÁMA A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL:
276 Tipikus hibák: • Megbízási díj, kereset kiegészítés -kutatásban résztvevő társkutatók számára.(T.Sz.6.1.1.) • Napidíj, kiküldetési költség elszámolása -a kutatásban nem részvevő kutatók, hallgatók részére. - Kutatók megbízása, alkalmazása technikai feladatra.(T.Sz.6.1.4.) - A TSZ. 6.1.1. pontjának megsértése – ebben az OTKA nem enged!!! Amennyiben egy személy részére a kifizetés meghaladja a 100 ezer forintot, nem a munkaszerződést kell még egyszer feltölteni, hanem a konkrét kifizetést igazoló bizonylatokat!!!
A kutatói alkalmazásra tervezett személyi költséget más célra nem szabad átcsoportosítani! Csak 1.2.1 és 1.5. között, előzetes engedéllyel lehet költséget átcsoportosítani!!
TELJESÍTÉSI SZABÁLYZAT 6.1.8. Konferencián való részvétellel kapcsolatos költség csak a kutatási projekthez csatlakoztatott résztvevők számára számolható el. A szerződésben nem nevesített kutató vagy egyetemi hallgató részére az OTKA előzetes engedélyével abban az esetben számolható el konferenciaköltség, ha az a kutatáshoz szorosan kapcsolódóan szükséges (pl. ha a hallgató a kutatásban részt vesz, diplomamunkája vagy TDK-témája közvetlenül kapcsolódik a támogatott kutatáshoz).
Teljesítési Szabályzat 6.1.6.1. 6.1.6.1. Rövidebb (egy hónap) magyarországi tartózkodás esetén, külföldi kutatók részére fizethető szállásdíj, belföldi útiköltség, napidíj. Általában nem fizethető, csak igen kivételes, indokolt esetben egyéb útiköltség és tiszteletdíj. A projekt elfogadott költségtervében már szereplő, a meghívni kívánt, nevesített külföldi kutatók költségeit nem kell az OTKA-val külön engedélyeztetni. Ha a szerződésben betervezett konkrét meghívás nem volt nevesítve, akkor a vonatkozó jelentésekben külön indokolni, dokumentálni kell, hogy a meghívás a kutatás közvetlen hasznára és annak érdekében történt. Minden más esetben a pontos indoklást és költség adatokat tartalmazó, előzetesen benyújtott kérelmeket az illetékes tudományterületi kollégium hagyhatja jóvá. A költségek megállapításánál az MTA és/vagy a nagyobb egyetemek előírásait kell alapul venni és azokat az érintett pénzkezelő intézmény szabályainak megfelelően kell kifizetni.
JOGOSULATLAN KIFIZETÉSEK SZÁMA A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL:
181 db
Leggyakrabban elszámolt tiltott tételek: •Reprezentáció, pedig sem étkeztetés, sem étkezés nem számolható el. •Konferencia szervezési költségei (terembérlet, előadói díj,stb.). •Workshopok szervezési költségei . •Béren kívüli juttatások, cafeteria. •Tanulmány készítése, kutatói feladatra külső megbízás adása. •Kari hozzájárulás, közüzemi díj – a 20% általános költségen felül. •Jutalom, honorárium.
ENGEDÉLY NÉLKÜLI ESZKÖZBESZERZÉS
108 ESETBEN TÖRTÉNT A VIZSGÁLT PROJEKTEKNÉL.
Engedélyeknél fő szempont: a beszerzett tárgyi eszköz, a KUTATÁST szolgálja! Eszközbeszerzés ütemezése legyen a költségterv szerinti! A szükséges eszközöket a kutatási időszak elején szerezzék be!
SZABÁLYTALANSÁGOK,MELYEK ESETÉN MINDEN ELSZÁMOLÁST VISSZAADUNK:
- Keresztbe számlázás. - Egy bizonylat több helyen való felhasználása. - Bankkivonat benyújtása számlaként. - Vendégkönyv és egyéb, nem bizonylat erejű másolat. - Vezető kutató rendelkezési joga nem érvényesül.
Kérjük, különösen figyeljenek a Teljesítési Szabályzat 4.2.14. pontjára!
A vezető kutatónak a pénzügyi beszámolóban nyilatkoznia kell arról, hogy a kutatásban résztvevők a szolgáltatásokra igénybe vett cégektől nem részesültek személyi kifizetésben. A megbízásos jogviszony alkalmazásakor a feladatot részletesen meg kell határozni!
Minden, elszámolásra benyújtott – eredeti – bizonylaton szerepelnie kell az OTKA projekt AZONOSÍTÓ SZÁMÁNAK és a VEZETŐ KUTATÓ ALÁÍRÁSÁNAK
Elszámolások során tapasztalt szabálytalanságok • Béren kívüli juttatások elszámolása. • Kutatással össze nem függő költségek kerültek elszámolásra. • Nevesített részt vevő kutatók számára kereset-kiegészítés, megbízási díj (tanulmányírásért) került elszámolásra. • Bizonylatolási hiányosságok (kiküldetési rendelvény, hiányzó számlák). • OTKA tárgyi eszköz beszerzések értékhatárai szabályainak megsértése.
Elszámolások során tapasztalt szabálytalanságok • Összeférhetetlenségi szabályok megsértése. • Eredeti bizonylatokon teljesítés igazolásának hiánya (OTKA szám, vezető kutató rendelkezési joga). • Leltári számok feltüntetésének hiánya. • Tiltott tételek elszámolása. • Egyéb: EPR rendszerben munkaszerződések feltöltése hiányos • Projektenkénti költségmegosztás hiányzik (amennyiben az szükséges).
Személyi juttatásokra vonatkozó szerződéseknél – munkaszerződés, megb.szerz. – alapfeltételek (Kjt.-Mt. előírásain kívül): -
-
-
pontos megfogalmazása a szerződés tárgyának – magyarul, mi a feladat, annak megjelölése, hogy kutatói vagy technikai feladatot lát el a szerződő fél, egyértelmű utalás arra, hogy – függetlenül a munkáltatói jogkör hivatalos gyakorlójától – a vezető kutató határozza meg a szerződő feladatait, projektek közötti költségmegosztásnál annak pontos paramétereit közölni kell.
Köszönjük együttműködésüket! Az OTKA Iroda munkatársai
